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Mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes Mitte März 2024 steht es fest: Künftig sind Unternehmen dazu verpflichtet, Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format wie XRechnung oder ZUGFeRD zu empfangen und zu versenden. Diese E-Rechnungspflicht bietet den Betrieben erhebliches Potenzial zur Prozessoptimierung und Kosteneinsparung. Hier sind die wichtigsten Gründe für die Einführung der E-Rechnung.
XRechnung und ZUGFeRD
XRechnung und ZUGFeRD sind die beiden zentralen elektronischen Rechnungsformate in Deutschland. Sie basieren auf der vom Europäischen Komitee für Normung (CEN) entwickelten EU-Norm EN 16931.
7 Gründe, die E-Rechnung einzuführen
1. Die bevorstehende E-Rechnungspflicht lässt keine Wahl zu.
- Bereits seit November 2020 müssen Lieferanten des Bundes ihre Rechnungen in den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD einreichen. Mit dem Wachstumschancengesetz wird die E-Rechnungspflicht ausgeweitet: Ab Januar 2025 sollen alle Unternehmen imstande sein, elektronische Rechnungen zu versenden und zu verarbeiten. Bei der Einführung dieser Pflicht gelten Übergangsregelungen. Spätestens ab dem 1. Januar 2028 müssen dann alle Unternehmen E-Rechnungen versenden.
- Das Wachstumschancengesetz hatte den Deutschen Bundestag im November 2023 passiert. Der Bundesrat verweigerte anschließend jedoch zunächst seine Zustimmung und verwies das Gesetz an den Vermittlungsausschuss. Insbesondere der ambitionierte Zeitplan zur Einführung stieß auf Kritik, weshalb die Länderkammer in ihrer Beschlussvorlage eine Verschiebung um zwei Jahre forderte.
- Fest steht: Die E-Rechnungspflicht wird kommen. Daher ist es Unternehmen dringend zu empfehlen, ihre Rechnungsprozesse zeitnah zu digitalisieren.
2. Durch den digitalen Workflow spart man Kosten.
- Wer elektronische Rechnungen per E-Mail versendet, spart die Kosten für Papier, Druck und Porto ein. Wie groß das Sparpotenzial ist, zeigt eine Bitkom-Studie: Demnach werden in Deutschland jährlich rund 30 Milliarden Euro nur für die Erstellung und den Versand von Papierrechnungen ausgegeben.
- Bei digitaler Verarbeitung eingehender Rechnungen ergeben sich weitere Einsparungen durch bessere Workflows. Studien zufolge sinkt der Aufwand im Vergleich zu papiergebundenen Rechnungsprozessen um bis zu 70 Prozent.
3. Mit E-Rechnungen geht alles schneller.
- Elektronische Ausgangsrechnungen brauchen weder ausgedruckt noch kuvertiert zu werden. Dadurch gewinnen die Mitarbeiter wertvolle Arbeitszeit.
- Papierrechnungen sind per Briefpost üblicherweise zwei bis drei Arbeitstage unterwegs. Bei einem Versand an ausländische Geschäftspartner dauert es meistens noch länger. Eine E-Mail-Rechnung liegt dem Empfänger sofort vor. In der Regel bekommen Unternehmer, die elektronische Rechnungen versenden, ihr Geld also früher.
- Darüber hinaus können Unternehmen durch die digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen und durch die elektronische Archivierung in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) massiv Zeit sparen.
4. E-Rechnungen sind jederzeit ortsunabhängig verfügbar.
- Papierrechnungen sind entweder im Unternehmen auf Freigabetour unterwegs oder in den Tiefen irgendwelcher Aktenordner versteckt. Das bedeutet: Man muss vor Ort anwesend sein und das gesuchte Dokument zunächst einmal hervorholen. Auf digital aufbewahrte elektronische Rechnungen lässt sich hingegen ortsunabhängig zugreifen. Alle Beteiligten des Rechnungsfreigabeprozesses können somit jederzeit den aktuellen Bearbeitungsstand abrufen.
- Zudem besteht die Möglichkeit, Rechnungen mobil zu prüfen und zur Überweisung freizugeben – etwa, wenn der Vorgesetzte geschäftlich unterwegs ist.
- Bei Rückfragen zu einer Rechnung und in Klärfällen ist die Buchhaltung schnell auskunftsfähig, da ihr sofort das entsprechende Dokument vorliegt.
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5. Digitale Rechnungsprozesse verbessern die Arbeitsabläufe.
- Die strukturierten digitalen Rechnungsformate ZUGFeRD und XRechnung erleichtern den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen. Der Rechnungsempfänger kann die Daten durch entsprechende Finanzbuchhaltungssoftware auslesen und in sein Buchungssystem übertragen lassen. So vermeidet er die fehleranfällige manuelle Datenerfassung und gewinnt zugleich Zeit.
- Des Weiteren bleiben elektronische Rechnungen bei Abwesenheit eines Mitarbeiters nicht auf dessen Schreibtisch liegen, sondern werden per E-Mail automatisch an den Stellvertreter weitergeleitet.
6. E-Rechnungen lassen sich leicht und sicher aufbewahren.
- Um elektronische Rechnungen zu archivieren, braucht man weder Aktenordner noch Archivstellfläche. Stattdessen lassen sich die digitalen Dokumente weitgehend automatisiert und platzsparend in einem DMS aufbewahren.
- In einem DMS archivierte Rechnungen bleiben im digitalen Original dauerhaft gut lesbar erhalten – insbesondere bei sogenannten Thermobelegen ist das oft nicht der Fall. Außerdem werden etwaige Änderungen am Ursprungsdokument vom System protokolliert. Damit erfüllt die digitale Aufbewahrung wesentliche Anforderungen der GoBD an die Archivierung von steuerlich relevanten Dokumenten.
- Zudem sind digital archivierte Rechnungen leichter zu finden und besser vor Verlust geschützt als Papierbelege in Aktenordnern.
7. E-Rechnungen schonen Umwelt und Ressourcen.
- Durch die Einführung digitaler Rechnungsprozesse senken Unternehmen ihren Verbrauch an Papier, Aktenordnern, Druckertoner und weiterem Büromaterial nachhaltig. Das schont nicht nur das eigene Budget, sondern auch die Umwelt. Die geringere Menge an Briefpost wirkt sich außerdem positiv auf die CO2-Bilanz aus.
Alles Wichtige zur E-Rechnungspflicht ab 2025
