Die digitale Lagerverwaltung erfreut sich auch bei kleineren Mittelständlern zunehmender Beliebtheit. Doch wann ist der Einsatz eines Lagerverwaltungssystems tatsächlich sinnvoll?
Jürgen Grabowski: Sobald es im Unternehmen ein Lager gibt, kann ein digitales Lagerverwaltungssystem prinzipiell sinnvoll sein. Vor allem dann, wenn man in der Lagerwirtschaft mit Problemen kämpft. Der Leidensdruck sollte immerhin so stark sein, dass eine gewisse Investitionsbereitschaft besteht. Denn, so ehrlich muss man sein, Industrie-Hardware, die notwendige Verkabelung für Netzwerke, Software sowie eigene und fremde Arbeitsleistung kosten Geld – und zwar manchmal gar nicht so wenig.
Ist der Leidensdruck nicht hoch genug und scheut man sich vor den notwendigen Ausgaben, sollte man gar nicht erst damit beginnen, Lagersoftware einzuführen. Ein halbes Lagerverwaltungssystem hilft nicht. Schlimmer noch: Es kann den Ablauf aufblähen und verkomplizieren. Letztlich hängt es also von Art und Umfang der Probleme im Lager ab, ob man eine digitale Lagerverwaltung braucht oder nicht.
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Welche Probleme in der Lagerwirtschaft begegnen Ihnen im Rahmen Ihrer Beratungstätigkeit?
Grabowski: Die Probleme im Lager können vielfältig sein. Das fängt bei einer hohen Fehlerquote in der Kommissionierung an und reicht bis hin zu falschen Lagerbeständen.
Manchmal stellt man bei der Problemanalyse aber fest, dass es sich dabei nur um die Spitze des Eisbergs handelt und dass die Ursache tiefer liegt. Dann landet man schnell bei viel umfangreicheren Themen, wie zum Beispiel einem fehlenden Wissens- und Datenmanagement im Lager.
Denn gerade bei kleinen Mittelständlern sind die wesentlichen und wichtigen Informationen oft im Kopf eines bestimmten Mitarbeiters gesammelt. Fällt diese Schlüsselperson kurzfristig oder für längere Zeit aus, ist guter Rat teuer.
Wie lassen sich solche Probleme lösen?
Grabowski: Ein Lagerverwaltungssystem kann hier erhebliche Verbesserungen bringen. Denn damit können die Lagerbestände verwaltet, Falschlieferungen minimiert und Informationen rund um das Lager global und für jeden zugänglich bereitgestellt werden. Das Ziel ist eine durchgängige digitalisierte Prozesskette, die weniger störanfällig ist und keine Medienbrüche hat.
Sie empfehlen Unternehmen, bei der Digitalisierung der Lagerverwaltung von vornherein professionelle Beratung und Unterstützung in Anspruch zu nehmen – warum?
Grabowski: Eine Lagersoftware zu installieren macht noch keine Digitalisierung. Der Eingriff innerhalb eines solchen Projekts beginnt schon viel früher, nämlich direkt bei den Arbeitsabläufen im Unternehmen. Über Jahre hinweg eingeschliffene und erprobte Prozesse müssen nun auf einmal in Frage gestellt werden, weil andere Prozesse nicht ausreichend anknüpfen können oder die Herangehensweise überholt ist. Diese eingefahrenen Organisationsstrukturen und Arbeitsabläufe müssen zugunsten des Digitalisierungsvorhabens kritisch hinterfragt, aufgebohrt und angepasst werden.
Die Software ist nur das Werkzeug und unterstützt später die digitale Abbildung von angepassten Arbeitsabläufen und Informationsflüssen.
Die Digitalisierung von Lagerprozessen ist also ein aufwendiges Unterfangen, das Zeit und Geld kostet. Umso ärgerlicher ist es, wenn man am Ende feststellt, dass die neuen Prozesse nicht passen und im schlimmsten Fall den Ablauf komplizierter und langsamer machen. Daher ist es sinnvoll, auf die Expertise externer Berater zurückzugreifen und sie rechtzeitig in das Digitalisierungsprojekt einzubeziehen.
Aber was bringen externe Berater mit, das die eigenen IT-Leute im Unternehmen nicht haben?
Grabowski: Externe Berater bringen Erfahrungen aus vorherigen Projekten mit. Zudem können Sie die Prozesse im Unternehmen unvoreingenommen und aus einem ganz anderen Blickwinkel als die Beschäftigten betrachten. Es ist schwer, die Abläufe, in denen man selbst arbeitet und die man vielleicht sogar mitgestaltet hat, neutral zu analysieren, zu verändern oder als obsolet einzustufen. Im Optimalfall bringen die externen Berater auch gleich die passende Software mit, dann erhält man alles aus einer Hand.
Wie läuft ein Einführungsprojekt „digitale Lagerverwaltung“ denn üblicherweise ab?
Grabowski: Ein Digitalisierungsprojekt zur Einführung einer Lagerwirtschaftslösung umfasst in der Regel die fünf Teilschritte Analyse, Konzeption, Testphase, Realisierung und Echtbetrieb.
- Im Zuge einer Analyse geht es für die Berater darum, die vorhandenen Prozesse im Unternehmen zu verstehen. Dabei prüfen sie, inwiefern die Prozesse durch ein digitales Lagerverwaltungssystem sinnvoll unterstützt werden können. Hierzu schaut man sich die Arbeitsabläufe vor Ort an und zerlegt sie in einzelne Arbeitsschritte. Wenn die Probleme erkannt sind und das Ziel definiert wurde, werden die erforderlichen Maßnahmen festgehalten und Arbeitspakete zusammengestellt.
- Sobald feststeht, wohin der Weg führen soll und was dafür zu tun ist, folgt die Konzeption. Die Berater werten die in der Analysephase gesammelten Erkenntnisse aus und bilden sie in digitalen Musterprozessen ab. Die eingesetzte Lagersoftware wird vorkonfiguriert und der Musterprozess mit einem beispielhaft eingerichteten Artikel durchlaufen, bis dieser unter Laborbedingungen fehlerfrei funktioniert.
- Um herauszufinden, ob der Musterprozess auch in der Praxis funktioniert, wird der Ablauf in einer Testphase erprobt. Dazu wird die Lagersoftware im Unternehmen installiert und eingerichtet. Da ein unter Laborbedingungen erstellter Prozess niemals alle in der Praxis vorkommenden Hürden auf Anhieb berücksichtigen kann, rollt man den neuen Ablauf erstmal nur für einen Artikel oder einen Kunden aus. So können Hürden der Praxis gefunden werden, ohne gleich im schlimmsten Fall das ganze Lager lahmzulegen. Während der Testphase werden eventuelle Lücken in der Software und den Prozessen geschlossen und die Abläufe geschliffen. Dieser Schritt kann insofern unangenehm sein, da man sich von alten Gewohnheiten trennen und sich an neue Abläufe gewöhnen muss.
- Auf die erfolgreich abgeschlossene Testphase folgt die Realisierung. In dieser Phase bereitet das Beratungsunternehmen die Hardware vor und installiert die Lagersoftware auf allen dafür vorgesehenen Arbeitsplätzen. Anschließend wird der digitale Prozess auf alle Artikel bzw. alle Kunden ausgerollt. Dies bedeutet meistens einen vorübergehend erhöhten Datenpflege- und Erfassungsaufwand, bis alle relevanten Datensätze im Unternehmen an die neuen Abläufe angepasst sind.
- Im letzten Schritt wird die digitale Lagerverwaltung vom Testbetrieb auf den Echtbetrieb umgestellt und die alten Arbeitsabläufe durch die neuen abgelöst. Sind die Eingriffe in die Arbeitsabläufe sehr umfangreich, ist auch eine schrittweise Einführung in den Echtbetrieb möglich, zum Beispiel artikel- oder kundenweise.
Jürgen Grabowski ist Geschäftsführer und Leiter der Softwareentwicklung bei der albos computer GmbH.
