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Digital und rechtssicher archivieren: GoBD-Update 2025
Die digitale Archivierung ist längst nicht mehr nur eine Option, sondern eine gesetzliche Pflicht – auch für Bauunternehmen. Mit den GoBD, den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, wurde der rechtliche Rahmen bereits vor Jahren geschaffen. Seit dem 1. Januar 2020 liegt eine überarbeitete Neufassung vor, die alle älteren Regelungen wie GDPdU oder GoBS ersetzt. Im Juli 2025 folgte nun ein weiteres Update durch das Bundesfinanzministerium, das vor allem mit Blick auf die verpflichtende E-Rechnung neue Anforderungen bringt. Für Bauunternehmen bedeutet das: IT-Systeme, Workflows und Archivlösungen müssen nicht nur effizient, sondern auch rechtskonform organisiert sein.
GoBD: Was aktuell gilt
Die GoBD gelten für jedes Unternehmen in Deutschland – unabhängig von Größe oder Branche. Sie legen fest, wie elektronische Unterlagen und Belege aufzubewahren sind. Das betrifft digitale Buchführungen, gescannte Dokumente, E-Mails mit steuerrelevanten Inhalten oder elektronische Rechnungen. Entscheidend ist, dass alle Informationen vollständig, unveränderbar, nachvollziehbar und maschinell auswertbar archiviert werden. Zudem fordert die Finanzverwaltung eine sogenannte Verfahrensdokumentation. Darin muss beschrieben werden, wie im Unternehmen mit Belegen, Dokumenten und Daten umgegangen wird, vom Eingang über die Verarbeitung bis hin zur Aufbewahrung.
Neue Anforderungen seit Juli 2025
Mit dem BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025 wurden die GoBD an die aktuellen gesetzlichen Rahmenbedingungen angepasst. Besonders die Einführung der verpflichtenden E-Rechnung seit dem 1. Januar 2025 machte Änderungen erforderlich. Künftig rückt die Nutzung strukturierter Datenformate wie XML oder ZUGFeRD stärker in den Mittelpunkt. Auch die Anforderungen an die maschinelle Auswertbarkeit wurden konkretisiert. Für Bauunternehmen bedeutet das: E-Rechnungen müssen so archiviert werden, dass sie jederzeit elektronisch geprüft und automatisiert verarbeitet werden können. Darüber hinaus wurden Doppelpflichten bei bestimmten Dokumentenarten reduziert, sodass die Archivierung in einigen Bereichen einfacher geworden ist.
Serverstandort: EU oder Drittstaat?
Ein weiterer wichtiger Punkt betrifft den Speicherort der Daten. Nach § 146 Abs. 2a Abgabenordnung dürfen elektronische Aufzeichnungen innerhalb der Europäischen Union gespeichert werden, sofern ein uneingeschränkter Datenzugriff aus Deutschland gewährleistet ist. Für Drittstaaten gilt dies nicht: Wer Server in Ländern außerhalb der EU nutzen möchte, benötigt dafür eine ausdrückliche Genehmigung der Finanzbehörden. Unternehmen, die Cloud-Anbieter außerhalb Europas einsetzen, sollten daher genau prüfen, ob die Speicherung rechtlich zulässig ist und ob entsprechende Vereinbarungen vorliegen.
Risiken bei Verstößen
Die Folgen einer nicht GoBD-konformen Archivierung können gravierend sein. Zum einen drohen steuerliche Risiken wie Schätzungen durch die Finanzverwaltung oder die Aberkennung von Vorsteuerabzügen. Zum anderen besteht die Gefahr, dass Daten im Rahmen einer Betriebsprüfung nicht anerkannt werden. Besonders problematisch ist der Verlust der Revisionssicherheit. Werden Unterlagen nicht unveränderbar, vollständig oder nachvollziehbar aufbewahrt, kann dies erhebliche finanzielle und rechtliche Konsequenzen haben.
Umsetzung in der Praxis
Für Bauunternehmen bedeutet das in der Praxis, dass ein Dokumentenmanagement- oder Archivsystem ausgewählt werden muss, das die Anforderungen der GoBD zuverlässig erfüllt. Wichtig ist, dass eine unveränderliche Speicherung möglich ist, dass alle Prozesse dokumentiert werden und dass die Software auch moderne Anforderungen wie Cloud-Anbindung oder EU-konforme Serverlösungen berücksichtigt. Gleichzeitig sollten Verträge mit IT-Dienstleistern regelmäßig überprüft werden, um sicherzustellen, dass die gesetzlichen Vorgaben erfüllt bleiben. Ebenso entscheidend ist die Schulung der Mitarbeitenden. Nur wenn alle Beteiligten die Abläufe kennen und die Aufbewahrungspflichten verstehen, können Fehler vermieden werden.
Fazit
Die digitale Archivierung ist für Bauunternehmen längst zur Pflichtaufgabe geworden. Mit den Änderungen der GoBD im Juli 2025 sind insbesondere E-Rechnungen, Datenformate und Archivierungsprozesse in den Fokus gerückt. Wer sich nicht rechtzeitig vorbereitet, riskiert steuerliche Nachteile und rechtliche Probleme. Deshalb sollten Unternehmen jetzt ihre Systeme prüfen, ihre Verfahrensdokumentation anpassen und auf verlässliche Partner setzen, die GoBD-konforme Lösungen anbieten.
FAQs zur digitalen Archivierung und GoBD
Welche Daten müssen nach GoBD archiviert werden?
Alle steuerlich relevanten Unterlagen, darunter Rechnungen (auch E-Rechnungen), Buchführungsdaten, Verträge, E-Mails mit steuerlicher Relevanz sowie gescannte Papierbelege.
Wie lange müssen digitale Unterlagen aufbewahrt werden?
Grundsätzlich gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren nach § 147 AO. Je nach Art der Unterlagen können längere Fristen erforderlich sein, z. B. bei anhängigen Steuerverfahren.
Darf ich meine Belege auf einem Server außerhalb der EU speichern?
Nein, grundsätzlich nicht. Der Speicherort muss innerhalb der EU liegen. Eine Ausnahme ist nur mit Genehmigung der Finanzbehörden möglich (§ 146 Abs. 2a AO).
Was ist eine Verfahrensdokumentation und brauche ich sie?
Ja, jede Firma benötigt eine Verfahrensdokumentation. Sie beschreibt detailliert, wie Belege verarbeitet, archiviert und aufbewahrt werden. Ohne sie drohen Beanstandungen bei einer Betriebsprüfung.
Sind Cloud-Lösungen GoBD-konform?
Ja, sofern der Anbieter die gesetzlichen Anforderungen erfüllt, Server innerhalb der EU nutzt und Daten unveränderbar sowie revisionssicher speichert.
Welche Neuerungen bringen die GoBD 2025?
Das BMF-Schreiben von Juli 2025 legt einen stärkeren Fokus auf die E-Rechnungspflicht, die Nutzung strukturierter Datenformate und die elektronische Auswertbarkeit von Daten. Außerdem wurden manche Doppelarchivierungen abgeschafft.
