Optimale Lagerbestände sind die Basis für reibungslose Abläufe rund um das Lager. Das bedeutet konkret: es muss immer genau die richtige Menge zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort sein. Die Lagerhaltung und die Bestandsverwaltung sind der Schlüsselbereich der Warenwirtschaft jedes Handels- und Produktionsunternehmens. Davon hängt es ab, wie gut die Auftragsabwicklung funktioniert. Daher ist es wichtig, dass Unternehmen ihr Lager optimieren und die Lagerkosten senken. Viele Betriebe tun sich damit jedoch schwer.
Die zwei großen Hürden für viele Unternehmen
Vor allem bei analoger Lagerverwaltung haben Unternehmen mit zwei Hauptproblemen zu kämpfen: dem Lagerrisiko sowie der Abhängigkeit von einzelnen Personen.
- Das Lagerrisiko ist eines der größten Bestandsrisiken. In lagerintensiven Betrieben machen die Lagerbestände oft 25 Prozent der Aktiva aus. Dies betrifft viele Handels- und Industriebetriebe, darunter auch zahlreiche kleine und mittlere Unternehmen (KMU). Analoge Lagerverwaltung führt hier oft zu einer ungenauen Bestandsführung, die Unternehmen teuer zu stehen kommt.
- Hinzu kommt die Abhängigkeit von einzelnen Personen: Manche Lageristen sind ein wandelndes Warenwirtschaftssystem. Sie wissen immer genau, welche Waren ein- und ausgehen und was wann nachbestellt werden muss. Dies birgt allerdings ein Problem: Solche Personen sind rar, praktisch unersetzbar und nicht skalierbar. Sie können immer nur an einem Ort sein. Und mit wachsender Schnelligkeit, Größe und Volatilität eines Lagers kommt der Punkt, an dem der beste Lagerist überfordert ist.
Was ist zu tun?
Eine gute Lagerhaltung bedeutet unter anderem, dass die Lagerbestände stets optimal kalkuliert und in benötigter Menge vorhanden sind. Die Lagerwirtschaft steht damit laufend vor der Herausforderung, einen Spagat zwischen jederzeitiger Lieferfähigkeit und möglichst geringen Lagerbestandskosten hinzubekommen. Denn jedes gelagerte Teil bindet Kapital, das anderweitig eventuell gewinnbringend nutzbar wäre. Hinzu kommen Miet-, Betriebs-, Instandhaltungs- und Personalkosten. Dies bedeutet aber auch: In fast jedem Lager schlummern Potenziale zur Kostensenkung. Und es gibt Stellschrauben, an denen man drehen kann, um sie zu heben.
Durch eine Optimierung Ihrer Lagerbestandsführung können auch Sie Ihre Lagerkosten senken, Ihre Auftragsdurchlaufzeiten verringern und Ihre Lieferfähigkeit verbessern. Die folgenden Denkanstöße und Tipps helfen Ihnen dabei, das Thema anzugehen und den “Lagerwirtschafts-Spagat” zu meistern.
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Wie steht es um Ihren Lagerbestand?
Bevor Sie Ihr Lager optimieren, sollten Sie eine Bestandsaufnahme und Bestandsanalyse durchführen. Schauen Sie sich dazu in Ihrem Lager um und sprechen Sie mit den Mitarbeitern dort. So bekommen Sie ein Gespür für die gegenwärtige Situation und etwaigen Handlungsbedarf. Liegen für die Bestandsanalyse keine aktuellen Inventurdaten vor, müssen diese erhoben werden. Folgende Informationen benötigen Sie:
- Was genau haben Sie in welcher Menge auf Lager (Roh-, Hilfs-, Betriebsstoffe/halbfertige und fertige Teile/Handelsware)?
- Welchen Wert haben die einzelnen Güter? Welchen Wert hat der gesamte Lagerbestand?
- Wie lange bleiben die einzelnen Waren/Teile im Lager?
- Wo in Ihrem Lager gibt es Probleme? Und welche Ursachen stecken dahinter?
Beantworten Sie diese Fragen mithilfe Ihrer Lager-Kennzahlen (siehe Infobox). Diese helfen Ihnen, die Lagerbestände zu erfassen und die Situation im Lager sowie die Kapitalbindung zu analysieren und zu optimieren. Auch sogenannte ABC-Analysen können eine Grundlage für die Ableitung von Maßnahmen zur Bestandsoptimierung sein. Identifizieren Sie auf Basis Ihrer aktuellen Inventurdaten mithilfe solcher Analysen die mengen-, wert- oder verbrauchsmäßig wichtigsten Teile in Ihrem Lager und fangen Sie bei der Optimierung mit diesen an.
Lagerkosten senken – diese Kennzahlen sind wichtig
Der durchschnittliche Lagerbestand gibt an, wie groß die Vorräte im Durchschnitt – meist im Verlauf eines Geschäftsjahres – sind. Verändert er sich, wirkt sich das auf die Kapitalbindung und damit auf die Lagerkosten aus.
Der Bestandswert beschreibt den buchhalterischen Wert eines Materials innerhalb eines Lagers und eines Zeitraums. In Verbindung mit der Umschlagshäufigkeit und der durchschnittlichen Lagerdauer (s. u.) ergibt sich eine Bewertung, die eine Optimierung der Bestände erlaubt.
Die Lagerumschlagshäufigkeit gibt an, wie häufig Material im Lager aufgebraucht ist und durch Neueinlagerung ersetzt wird. Der Umschlag bezieht sich auf eine bestimmte Periode – meist ein Jahr.
Die durchschnittliche Lagerdauer gibt an, wie lange Material bzw. Ware im Lager bleibt, also auch, wie lange das Kapital gebunden ist. Außerdem lässt sich daran ablesen, für wie viele Perioden der durchschnittliche Lagerbestand ausreicht, bis er theoretisch aufgebraucht ist.
Die Lagerreichweite sagt aus, wie lange der Vorrat ausreicht, um den durchschnittlichen Verbrauch zu decken. Mit ihr lässt sich zum Beispiel die interne Versorgungssicherheit innerhalb einer bestimmten Periode beurteilen.
Der Lagerzinssatz gibt an, wie viel Prozent Zinsen das im durchschnittlichen Lagerbestand gebundene Kapital während der durchschnittlichen Lagerdauer kostet.
Lagerzinsen beziffern, wie viel Zins dem Unternehmer während der Lagerdauer entgeht.
Der optimale Lagerbestand ist die wirtschaftliche Lagerbestandsgröße, die bei vorgegebenem Lieferbereitschaftsgrad zu minimalen relevanten Gesamtkosten (bestehend aus Lagerkosten + Beschaffungskosten) führt.
Fünf Maßnahmen, um Lagerkosten zu senken
1. Lagerhüter aussortieren
Lagerhüter erkennen Sie in der Regel an einer sehr geringen Umschlagshäufigkeit. Schauen Sie sich diese Waren genau an und entfernen Sie sie gegebenenfalls rechtzeitig und regelmäßig aus Ihrem Lager. Dadurch gewinnen Sie Liquidität und Platz für andere Produkte. Vielleicht können Sie sogar auf ganze Läger verzichten und dadurch weitere Kosten senken. Auch Waren, die keine Saison haben, gehören nicht oder nur in minimalen Mengen ins Lager. Das Geld für ihre Bevorratung können Sie einsparen oder anders einsetzen.
2. Mindestbestand, Meldebestand und Höchstbestand festlegen
Mit der Festlegung der Parameter Mindest-, Melde- und Höchstbestand tun Sie etwas für Ihre Lieferfähigkeit sowie für Ihre Kostensenkung und Liquidität. Der Mindestbestand dient dazu, unvorhergesehene Schwankungen des Bedarfs oder des Nachschubs auszugleichen. Der Meldebestand löst die Bestellung von Waren so rechtzeitig aus, dass Sie nicht auf den Mindestbestand zurückgreifen müssen. Der Höchstbestand wiederum dient dem Zweck, unnötig hohe Vorräte zu verhindern und damit liquide Mittel und Lagervolumen freizusetzen.
3. Zu hohe Lagerbestände reduzieren
Die Lager-Kennzahlen und ihre Entwicklung geben Hinweise darauf, ob beziehungsweise wovon Sie zu viel auf Lager haben.
Beispiel: Eine hohe/steigende Lagerreichweite deutet auf unnötige Kapitalbindungs- und Lagerkosten hin. Hier können Sie optimieren. Achtung bei einer niedrigen/sinkenden Lagerreichweite: Wenn es zu Fehlmengen kommt, kostet Sie das viel Geld.
- Bei Waren mit langer Lagerdauer können Sie durch deren Verkürzung liquide Mittel freisetzen.
- Teile mit niedrigen Verbräuchen oder hohem Bestandswert brauchen Sie nicht in großen Mengen. Korrigieren Sie hier zum Beispiel den Sicherheits- oder Höchstbestand in Ihrer Lagerhaltung.
- Auch eine sehr niedrige beziehungsweise sinkende Umschlagshäufigkeit deutet auf eine unnötig hohe Kapitalbindung durch zu hohe Lagerbestände hin; hier besteht Potenzial zur Kostensenkung. Eine sehr hohe Lagerumschlagshäufigkeit hingegen kann darauf hinweisen, dass Sie mehr einkaufen müssen, um Fehlmengen zu vermeiden und ein hohes Serviceniveau zu halten.
4. Bestellverhalten anpassen
Passen Sie auf Basis Ihrer (Kennzahlen-/ABC-)Analysen und Erkenntnisse Ihr Bestellverhalten an.
Beispiel: Einkaufsstopp für Materialien, von denen Sie weit mehr als den Höchstbestand im Lager haben.
- Wechseln Sie zu einer bedarfsgerechten Bestellung von teuren Materialien mit hohem Bestandswert. Diese sollten erst kurz bevor sie verwendet werden in Ihrem Unternehmen eintreffen. Dies gilt auch für Teile, deren Verbrauch genau vorhersagbar ist. Ebenso sollten Teile, die sporadisch verbraucht werden, nach Möglichkeit im Bedarfsfall bestellt werden. Für Teile mit gelegentlichen Verbrauchsschwankungen empfiehlt sich hingegen eine Vorratsbeschaffung.
- Erhöhen Sie den Höchstbestand und damit die Verfügbarkeit bei „Schnelldrehern“, also Waren oder Materialien mit hoher Umschlagshäufigkeit.
- Überprüfen und optimieren Sie Ihre Einkaufskonditionen laufend. Nachverhandlungen mit Lieferanten – zum Beispiel über Rabatte für höhere Einkaufsvolumina – helfen ebenfalls dabei, Kosten zu senken.
5. Tschüss Papier, hallo Lagersoftware!
Ob Bestandserfassung, Bestandsanalyse oder Bestandsoptimierung – bei allen drei Aufgaben können Sie sich die Arbeit mithilfe digitaler Lösungen wesentlich erleichtern. Zwar nutzen viele KMU bereits ein digitales Warenwirtschaftssystem, die Lagerverwaltung findet aber häufig noch per Excel-Listen, auf Basis von Erfahrungswissen und auf Zuruf statt. Die Folgen: redundante Datenerfassung durch Medienbrüche, Fehleranfälligkeit, Ungenauigkeiten, vergeudete Zeit durch lange Artikelsuche, Kommissionierungsfehler, Falschlieferungen, Über- und Fehlbestände. Kurz: kein Überblick über das Lager und keine Kontrolle über die Kosten.
Mithilfe einer digitalen Lagerwaltung können Sie Ihr Lager optimieren. Die Software bringt Ihnen Überblick und Kontrolle (zurück) und schafft Transparenz. Hier ist ein Überblick über wichtige Funktionen und Vorzüge einer Lagersoftware:
- Erfassung von Waren und deren Lagerbewegungen mit Handscanner
- Erfassung sämtlicher Schritte im Lagerprozess
- Packstück- oder mengenbezogene Bestandsverwaltung
- Vereinfachte Inventur
- Erstellung von Etiketten mit Barcodes
- Erfassung von Bestands- Mindest- und Bestellmengen
- Liefer- und Bestellvorschläge
- Automatische Bestandsveränderungen durch Vorgangsverarbeitung
- Bewertung von Lagerbeständen
- Informationen in Echtzeit
- Beseitigung von Medienbrüchen und Herstellung eines durchgängigen Informationsflusses
- Automatische Berechnung wichtiger Lagerkennzahlen
- Unterstützung bei der Ausrichtung der Disposition an Verbrauchswerten der Vergangenheit und zukünftiger Planung
- Erstellung von Reports; dadurch bessere Einbindung der Lagerwirtschaft in die Gesamtstrategie des Unternehmens möglich
Fazit: Nicht ohne Warenwirtschaftssystem und digitale Lagerverwaltung
Eine optimale Bestandsführung bietet enorme Einsparpotenziale. Diese lassen sich am besten durch den Einsatz eines Warenwirtschaftssystems mit integrierter Lagerwirtschaftslösung ausschöpfen. Die Warenwirtschaftssoftware erfasst alle Bestände, Ein- und Ausgänge in Echtzeit, erlaubt ein standortübergreifendes, skalierbares Lagermanagement, optimiert Prozesse und eliminiert fehleranfällige, manuelle Arbeiten. Zudem optimiert sie die Beschaffung, erstellt Picklisten und erleichtert die Lagerplatzverwaltung, das Kommissionieren und die Inventur.
Wenn Sie Ihre Lagerkosten senken und Ihre Kunden zuverlässig beliefern möchten, sollten Sie Ihre Lagerverwaltung daher digitalisieren. Wägen Sie dabei sorgfältig ab, welche Bereiche und Prozesse Ihres Lagers Sie digitalisieren. Schließlich geht es um eine Investition, die Geld und Zeit kostet. Sie können aber davon ausgehen, dass der Abschied von Excel, Papier und Zuruf bei der Bestandsführung Ihr Unternehmen wettbewerbsfähiger macht.
Lagerprozesse optimieren und Kosten senken
