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Warum Planabweichungen im Baualltag unvermeidlich sind

Ob Material, Nachunternehmerleistungen oder Personal: Abweichungen vom ursprünglichen Plan treten auf jeder Baustelle auf. Gefährlich wird es, wenn kein strukturiertes Vorgehen vorhanden ist. Fragen wie „Wo bleibt das Geld?“ oder „Wer kontrolliert was?“ zeigen, dass Transparenz und Kontrolle fehlen.

Unterschiedliche „Sprachen“ von Technik und Kaufleuten

Ein Ingenieur kalkuliert nach Leistungsverzeichnis, während der Kaufmann Eingangsrechnungen nach Konten bucht. Ohne gemeinsame Grundlage ist eine Vergleichbarkeit schwierig. Deshalb braucht es ein „Wörterbuch“, das beide Welten verbindet.

Kosten- und Leistungsrechnung als gemeinsame Basis

Die Herstellkosten sind eine zentrale Größe, die beide Seiten kennen. Werden Hauptkostenarten wie Lohn, Material, Geräte oder Nachunternehmerkosten sinnvoll strukturiert, entsteht eine 1:1-Beziehung zwischen Plan- und Ist-Werten. So lassen sich Abweichungen systematisch erfassen.

Abgrenzungen richtig definieren

Für aussagekräftige Soll-Ist-Vergleiche ist eine periodengerechte Abgrenzung unerlässlich. Noch nicht verbautes Material muss aus den Ist-Kosten herausgerechnet werden, erbrachte, aber noch nicht abgerechnete Leistungen hingegen hinzugerechnet. Dieses Vorgehen erfordert Disziplin, Zusammenarbeit und klare Regeln.

So gelingt ein erfolgreicher Soll-Ist-Vergleich

Ein funktionierender Soll-Ist-Vergleich braucht klare Schritte und ein gemeinsames Verständnis:

• Step 1: Hauptkostenarten der Kalkulation identifizieren
• Step 2: Zu verwendende Kostenarten definieren
• Step 3: Abrechenbare Leistungen und deren Ermittlung festlegen
• Step 4: Abgrenzungen bestimmen

Dabei müssen auch Detailfragen geklärt werden, etwa zur Behandlung von Kleingeräten, Regiearbeiten oder Nachträgen. Wichtig ist, dass diese Definitionen im Team abgestimmt und regelmäßig überprüft werden.

Fazit

Planabweichungen lassen sich nicht vermeiden – aber steuern. Mit klaren Definitionen, regelmäßigen Soll-Ist-Vergleichen und einem gemeinsamen Verständnis im Team können Bauunternehmen Transparenz schaffen, Risiken minimieren und ihre Projekte wirtschaftlich absichern.

Verwaltung als unterschätzter Kostenfaktor

Die Verwaltung rückt oft erst in den Fokus, wenn es Probleme gibt – etwa beim Ausfall von Lohnsachbearbeitern oder Buchhaltern. Zusätzlich belasten gesetzliche Vorgaben wie die GoBD oder Anforderungen öffentlicher Auftraggeber zur E-Rechnung die Betriebe. Diese Themen sind nicht nur lästige Pflichten, sondern können im Ernstfall zur unternehmenskritischen Herausforderung werden.

Unterstützung durch externe Partner – ein bewährtes Prinzip

Bau- und Handwerksbetriebe arbeiten traditionell mit Nachunternehmern, um Projekte effizient abzuwickeln. Dieses Prinzip lässt sich auch auf die Verwaltung übertragen. Externe Spezialisten übernehmen klar abgrenzbare Aufgaben zuverlässig und professionell. Das entlastet die Betriebe, die sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren können.

Outsourcing als Einstieg in die Digitalisierung

Die Auslagerung von Routinetätigkeiten an spezialisierte Partner bietet nicht nur Entlastung, sondern kann auch ein Katalysator für die Digitalisierung sein. Externe Anbieter verfügen häufig über moderne Systeme für digitale Dokumentenablage, elektronische Rechnungsprozesse oder mobile Dashboards. Bauunternehmen profitieren so von mehr Transparenz, effizienteren Abläufen und einem zukunftssicheren Arbeitsplatz – ohne selbst hohe Investitionen tätigen zu müssen.

Die wichtigsten Vorteile von Outsourcing

Die Auslagerung administrativer Prozesse bietet Bauunternehmen eine Vielzahl an Vorteilen:

• Keine Personalengpässe mehr
• Digitalisierung interner Abläufe
• Mehr Zeit für das Kerngeschäft
• Transparente Kennzahlen
• Höhere Effizienz und Prozessqualität
• Kostensenkung
• Stärkung von Liquidität und Finanzierung

Fazit

Outsourcing ist für Bauunternehmen weit mehr als eine Notlösung bei Personalmangel. Es schafft Entlastung, eröffnet den Zugang zu modernen digitalen Prozessen und erhöht die Effizienz im Betrieb. Wer frühzeitig auf externe Expertise setzt, sichert nicht nur seine Handlungsfähigkeit, sondern gewinnt auch neue Freiräume für die Weiterentwicklung des Unternehmens.

Warum entscheiden sich Bauunternehmen für den Vollservice?

Thomas Barwitz: „Im Regelfall gibt es im eigenen Unternehmen niemanden, der den Baulohn beherrscht. Man möchte auch kein spezielles Know-how aufbauen, sondern sich auf die eigenen Kernkompetenzen konzentrieren. Kosten sind meist nicht der Hauptgrund.“

Spart Outsourcing wirklich Kosten?

Thomas Barwitz: „Unter Berücksichtigung des Risikos von Krankheitsfällen oder Personalausfällen lässt sich eine Kosteneinsparung errechnen. Dennoch sollten Kosten nicht der Hauptgrund sein. Wichtiger sind Flexibilität und Sicherheit.“

Ab wie vielen Mitarbeitern lohnt sich der Vollservice?

Thomas Barwitz: „Grundsätzlich ab einem Mitarbeiter. Die meisten Kunden liegen zwischen 10 und 20 Arbeitnehmern. Auch bei größeren Betrieben steigt die Tendenz zum Outsourcing.“

Wie erkläre ich meinen Mitarbeitern Outsourcing, ohne Ängste zu schüren?

Thomas Barwitz: „Oft gibt es im Betrieb schlicht niemanden, der den Lohn macht. In kleineren Firmen übernimmt das häufig die Ehefrau des Unternehmers. In größeren Unternehmen fallen Mitarbeiter aus Altersgründen oder wegen Elternzeit weg. Die verbleibenden Beschäftigten sind meist froh, wenn Bereiche ausgelagert werden.
Outsourcing mit dem Ziel des Personalabbaus ist sehr selten.“

Wie viele Lohnmitarbeiter können eingespart werden?

Thomas Barwitz: „Das hängt von der Unternehmensgröße ab. Kleine Betriebe sparen meist keine Stelle, weil es keine gibt.
Bei etwa 100 Beschäftigten kann eine bisher teilweise eingesetzte Lohnkraft entfallen. Firmen, die demnächst Personal durch Rente verlieren, denken daher oft über Vollservice nach.“

Wie lange dauert die Umstellung auf Vollservice?

Thomas Barwitz: „Betriebe mit 1–20 Beschäftigten können innerhalb eines Tages umgestellt werden.
Unternehmen mit mehr als 100 Beschäftigten benötigen oft bis zu zwei Wochen, abhängig von der Datenaufbereitung und der Möglichkeit zur elektronischen Datenübernahme.“

Welche Aufgaben sollten intern bleiben?

Thomas Barwitz: „Die Personalverwaltung sollte intern bleiben. Dazu gehören Einstellungen, Arbeitsverträge, Zeugnisse und die direkte Kommunikation mit Mitarbeitern. Für den Vollservice wird ein zentraler Ansprechpartner im Unternehmen benötigt.“

Wie finde ich den richtigen Partner für die Baulohnabrechnung?

Thomas Barwitz: „Wählen Sie einen Spezialisten mit Branchenkenntnis. Prüfen Sie die gegenseitigen Erwartungshaltungen, um spätere Enttäuschungen zu vermeiden.“

Warum setzen viele Bauunternehmen auf den Suiteify-Vollservice?

Thomas Barwitz: „Wir haben uns seit Jahrzehnten auf die Baulohnabrechnung spezialisiert und ein tiefes Know-how aufgebaut. Besonders Betriebe mit 10–30 Mitarbeitern profitieren, weil der Aufbau eigenen Fachwissens oft zu teuer oder unmöglich ist. Bei größeren Unternehmen hilft die Flexibilität: Wenn Schlüsselpersonal ausfällt (z. B. Rente, Elternzeit), kann Vollservice temporär einspringen.“

Fazit: Vollservice – eine Frage von Sicherheit und Effizienz

Baulohn-Outsourcing ist für viele Bauunternehmen eine echte Entlastung. Kostenersparnisse können entstehen, entscheidend sind jedoch Sicherheit, Fachwissen und Flexibilität. Wer sich für den Vollservice entscheidet, profitiert von zuverlässiger Abrechnung und kann interne Ressourcen auf andere wichtige Unternehmensbereiche lenken.

Position des HDB: BIM als Werkzeug für bessere Prozesse

Der Hauptverband der Deutschen Bauindustrie (HDB) betont in seinem Positionspapier „BIM im Straßenbau“ die Chancen der Methode. Dr. Walter Fleischer, Vorsitzender der Bundesfachabteilung Straßenbau, fasst es so zusammen: „BIM ist kein Allheilmittel, aber ein Werkzeug, das sinnvoll genutzt Verbesserungen und Vorteile für alle Beteiligten bringt.“
Besonders wichtig sei es, die Erfahrungen und Kenntnisse der Bauausführenden frühzeitig einzubeziehen. So können Logistikfragen, Bauabläufe und Risiken schon vor der Realisierung berücksichtigt werden.

Vorteile für mittelständische Bauunternehmen

BIM muss nicht zwingend als „großer Wurf“ gestartet werden. Bereits kleinere Schritte, oft als „Little BIM“ bezeichnet, bringen spürbaren Nutzen. Lars Grundmann, Geschäftsführer von CKS-Bau, betont: „BIM im Straßen- und Tiefbau ist weiter als man vermutet und erzielt von Beginn an messbaren Nutzen bei vertretbarem Aufwand.“
Allein die modellbasierte Mengenermittlung sorgt von der Kalkulation bis zur Abrechnung für mehr Effizienz. Die benötigten Daten sind häufig schon vorhanden oder lassen sich leicht erzeugen.

Modellbasierte Mengenermittlung in der Praxis

Digitale Formate wie ISYBAU, DWG, LandXML oder REB bilden die Grundlage für die Weiterverarbeitung. Aus einem Digitalen Geländemodell (DGM) können beispielsweise Achsen, Gradienten und Ausführungspläne direkt übernommen werden. Dadurch sinkt die Fehlerquote, die bei manuellen Eingaben oft hoch ist.
Die so erzeugten Modelle ermöglichen:

• präzise Kalkulation,
• exakte Materialbestellungen,
• schnellere Rechnungsprüfung und
• durchgängige Prozesse bis zur Abrechnung.

Transparenz und Zusammenarbeit auf neuer Ebene

BIM schafft nicht nur Effizienz, sondern auch Vertrauen. David Vierling, Bauleiter bei CKS-Bau, berichtet: „Früher war der Erdabtrag im Hang oft ein Streitthema. Jetzt haben wir die Mengen im Modell verglichen – alles war transparent und wir konnten objektiv diskutieren.“
Die transparente Zusammenarbeit sorgt für entspanntere Abläufe, weniger Konflikte und mehr Zufriedenheit bei allen Beteiligten – ein wichtiger Aspekt angesichts des Fachkräftemangels.

Konkrete Vorteile für Bauunternehmen

Die modellbasierte Arbeitsweise im Straßen- und Tiefbau bietet zahlreiche Vorteile:

• Plausibilitätsprüfung von 3D-Modellen
• REB- und VOB-konforme Mengenermittlung
• schnellere Fakturierung und höhere Liquidität
• optimierte Materialbestellung
• neue Einsatzmöglichkeiten für Bauleiter und Poliere mit GPS-gestützter Bauvermessung
• bessere Qualitätssicherung und Fehlervermeidung
  

Empfehlungen für den Einstieg in BIM

• Starten Sie mit einem überschaubaren Projekt und sammeln Sie eigene Erfahrungen.
• Nutzen Sie gängige Formate und bauen Sie darauf auf.
• Ziehen Sie externe Spezialisten hinzu, die die Methode im Unternehmen verankern.

Neue Technologien verändern die Baubranche

Ob 3D-Druck in der Planung, digitale Zeiterfassung oder E-Rechnung: Neue Technologien führen dazu, dass Büro, Baustelle und Homeoffice enger zusammenrücken. Ziel ist es stets, Prozesse effizienter zu gestalten, Kosten zu sparen und die tägliche Arbeit zu erleichtern. Dabei gilt: Digitalisierung muss auf das jeweilige Unternehmen abgestimmt sein und Schritt für Schritt eingeführt werden.

Mit digitalen Lösungen durchgängig handlungsfähig bleiben

Ein sicherer Zugriff auf aktuelle Daten, die Zusammenarbeit mit Partnern und Kollegen oder die Nutzung von jedem internetfähigen Endgerät – all das sind Voraussetzungen für moderne Workflows. Videokonferenzen, gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten und transparente Kommunikationswege machen Unternehmen widerstandsfähiger und halten die Produktivität auch in Krisenzeiten hoch.‍

Erfolgsfaktoren: Prozessoptimierung und Mobilität

Digitalisierung im Bau bedeutet nicht nur Automatisierung, sondern auch Flexibilität. Mobile Anwendungen ermöglichen die Dokumentation von Arbeitsschritten direkt vor Ort, während cloudbasierte Systeme Abläufe im Hintergrund beschleunigen. Unternehmen sparen Zeit und Geld und schaffen zugleich ein modernes Arbeitsumfeld, das Fachkräfte erwarten.

Individuelle Digitalisierung für Bauunternehmen

Die Einführung neuer Technologien sollte strukturiert erfolgen. Wichtig sind eine klare Schulungsstrategie, transparente Kommunikation und auf die Rollen zugeschnittene Trainings. So können alle Mitarbeitenden – unabhängig von Alter oder Funktion – mit den Tools arbeiten. Web-Seminare und praxisnahe Anwendungsbeispiele erleichtern den Einstieg und machen die Vorteile greifbar.‍

Fazit: Vom digitalen Arbeitsplatz zum Baubetrieb 4.0

Die Nachfrage nach digitalen Lösungen zeigt, dass Bauunternehmen handeln wollen. Mit durchdachter Digitalisierung schaffen sie es, effizienter zu arbeiten, Kosten zu reduzieren und zukunftsfähig zu bleiben. Der Arbeitsplatz der Zukunft ist nicht nur modern und digital, sondern vor allem ein Erfolgsfaktor im Wettbewerb.

Was sind Umlagen im Baugewerbe?

Umlagen sind ein Instrument, um Gemeinkosten verursachungsgerecht auf Kostenstellen oder Baustellen zu verteilen.
Während Einzelkosten wie Löhne der gewerblichen Mitarbeiter, Materialkosten oder Gerätekosten direkt einem Bauvorhaben zugeordnet werden können, müssen Gemeinkosten über Schlüsselgrößen verteilt werden. Nur so lassen sich Baustellen realistisch kalkulieren und unternehmerische Entscheidungen auf verlässliche Zahlen stützen.

Gemeinkosten verstehen

Zu den Gemeinkosten gehören alle Kosten, die nicht direkt einem Projekt zugeordnet werden können, zum Beispiel:

• Allgemeine Geschäftskosten (AGK): Verwaltung, Gehälter, Büromieten, Versicherungen, Telefon- und IT-Kosten, Fachliteratur
• Sozialkosten: Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, Feiertagslöhne, Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, Beiträge zur SOKA-BAU
• Werkzeuge und Kleingeräte: Schaufeln, Wasserwaagen, Arbeitshandschuhe, Kleingeräte-Verschleiß

Die Wahl einer verursachungsgerechten Umlagebasis ist entscheidend, um faire und belastbare Werte zu erhalten.

Häufige Fehler bei Umlagen

• Arbeiten mit veralteten Umlagen: Zahlen aus Vorjahren werden ohne Anpassung an aktuelle Kostenstrukturen genutzt.
• Keine regelmäßige Überprüfung: Änderungen bei Mitarbeiterzahl, Lohnkosten oder Sozialabgaben werden nicht berücksichtigt.
• Falsche Umlagebasis: Unpassende Schlüsselgrößen führen zu verzerrten Ergebnissen.
• Komplexität unterschätzen: Gemeinkosten werden pauschal verteilt, statt differenziert nach Kostenarten zu betrachten.

Konsequenz: Baustellenergebnisse werden verfälscht, Kostenunterdeckungen bleiben unentdeckt, und strategische Entscheidungen beruhen auf fehlerhaften Kennzahlen.

Umlagen zur Deckung von Sozialkosten

Das Sozialpaket gewerblicher Arbeitnehmer enthält alle tariflichen, gesetzlichen und betrieblichen Sozialkosten, z. B.:

• Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung (Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung)
• Feiertagslöhne
• Lohnfortzahlung im Krankheitsfall
• Beiträge an die SOKA-BAU
  

Empfohlene Umlagebasis:
Lohnsumme der gewerblichen Arbeitnehmer (Fertigungslohn)

Beispielrechnung:

• Fertigungslöhne: 410.000 €
• Sozialkosten: 290.000 €

Zuschlagssatz = 290.000 € ÷ 410.000 € = 71 %

Alle Lohnkosten auf Baustellen werden mit einem Zuschlag von 71 % versehen, um die Sozialkosten abzudecken.

Umlagen für Kleingeräte und Werkzeuge

Auch Werkzeuge und Kleingeräte müssen verursachungsgerecht verteilt werden. Arbeitsmaterialien wie Schaufeln, Handschuhe oder Wasserwaagen verschleißen oder gehen verloren.

Empfohlene Umlagebasis:
Produktivlohnsumme der gewerblichen Arbeitnehmer

Begründung: Je mehr Arbeitsstunden auf einer Baustelle anfallen, desto höher ist typischerweise der Verbrauch an Werkzeugen und Kleingeräten.

Ausblick: Umlagen für Allgemeine Geschäftskosten

Neben Sozialkosten und Werkzeugen müssen auch die Allgemeinen Geschäftskosten (AGK) auf Baustellen verteilt werden. Diese Kostenart ist komplexer, da verschiedene Verteilungsansätze möglich sind (z. B. nach Lohnsumme, Maschinenstunden oder Umsatz). Eine detaillierte Betrachtung der AGK-Umlagen sowie Tipps zur Wahl der richtigen Umlagebasis erfahren Sie hier, im zweiten Teil dieser Serie.

Fazit

Umlagen sind ein entscheidendes Werkzeug für eine realistische Baustellenkalkulation und wirtschaftliche Entscheidungen im Baugewerbe. Wer veraltete Werte nutzt oder pauschale Sätze übernimmt, riskiert falsche Ergebnisse und finanzielle Risiken. Die Wahl einer verursachungsgerechten Umlagebasis – z. B. Lohnsumme für Sozialkosten oder Produktivlohnsumme für Werkzeuge – ist somit der Schlüssel zu verlässlichen Zahlen. Schützen Sie daher Ihren Baubetrieb mit regelmäßigen Überprüfungen und Aktualisierungen vor teuren Fehlentscheidungen.

FAQ: Umlagen im Bau

Was sind Umlagen im Bauwesen?

Umlagen sind Schlüsselgrößen, um Gemeinkosten fair auf Baustellen oder Kostenstellen zu verteilen.

Warum sind Umlagen so wichtig?

Ohne korrekt berechnete Umlagen sind Baustellenkalkulationen fehlerhaft, und Unternehmen riskieren falsche Entscheidungen und Verluste.

Wie wähle ich die richtige Umlagebasis?

Die Basis sollte den Kostenverursacher abbilden. Für Sozialkosten z. B. die Lohnsumme, für Kleingeräte die Produktivlohnsumme.

Wie oft sollte ich Umlagen überprüfen?

Mindestens einmal jährlich sowie bei wesentlichen Änderungen (z. B. Tarifverträgen, Mitarbeiterstruktur, Kostenentwicklung).

Kann ich historische Umlagen verwenden?

Nur, wenn sie regelmäßig geprüft und an neue Kostenstrukturen angepasst werden.

Quellen

‍‍SOKA-BAU – Sozialkassen der Bauwirtschaft‍

‍Statistisches Bundesamt – Arbeitskostenindex‍

‍Haufe – Baugewerbe