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Beiträge zu Warenwirtschaft, Auftragsabwicklung, Finanzbuchhaltung und Controlling.

Compliance in der Warenwirtschaft – So bleiben KMU rechtssicher
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Compliance in der Warenwirtschaft – So bleiben KMU rechtssicher

Compliance in der Warenwirtschaft ist für KMU eine zentrale Herausforderung. Steigende gesetzliche Anforderungen und komplexe Prozesse erhöhen das Risiko von Fehlern und Haftungsfällen. Dieser Artikel zeigt typische Problemfelder auf und erläutert, wie eine Warenwirtschaftssoftware Unternehmen dabei unterstützt, rechtssicher und effizient zu arbeiten.

5 Min. Lesezeit

Die Anforderungen an Unternehmen steigen kontinuierlich: Gesetzgeber, Behörden, Kunden und Geschäftspartner erwarten transparente, nachvollziehbare und rechtskonforme Prozesse. Besonders in der Warenwirtschaft treffen zahlreiche gesetzliche Vorgaben auf operative Alltagsabläufe. Dies stellt insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) eine besondere Herausforderung dar. Begrenzte personelle Ressourcen, historisch gewachsene Prozesse und ein hoher manueller Aufwand erhöhen das Risiko von Compliance-Verstößen erheblich. Gleichzeitig bietet eine strukturierte und softwaregestützte Warenwirtschaft große Chancen, Rechtssicherheit und Effizienz miteinander zu verbinden.

Bedeutung von Compliance in der Warenwirtschaft

Compliance in der Warenwirtschaft beschreibt die konsequente Einhaltung aller gesetzlichen, regulatorischen und internen Vorgaben entlang der gesamten Warenbewegung. Dazu zählen der Einkauf von Waren, deren Lagerung und Weiterverarbeitung sowie der Verkauf und die Dokumentation und Archivierung aller relevanten Vorgänge. Dabei werden unter anderem das Handels- und Steuerrecht, Vorschriften zur Produktsicherheit und Produkthaftung, das Zoll- und Außenwirtschaftsrecht, datenschutzrechtliche Anforderungen sowie Umwelt- und Entsorgungsauflagen berührt.

Für KMU bedeutet dies: Jeder Wareneingang, jede Bestandsbewegung und jede Rechnung muss nicht nur betriebswirtschaftlich korrekt, sondern auch rechtlich einwandfrei abgebildet sein.

Typische Compliance-Problemfelder in KMU

Viele KMU sind sich der Relevanz von Compliance in der Warenwirtschaft bewusst, stoßen in der Praxis jedoch immer wieder auf Probleme. Ein zentrales Problem ist die mangelnde Transparenz in den Warenwirtschaftsprozessen. Oft kommen Excel-Listen, Einzellösungen oder manuelle Abläufe zum Einsatz, die nicht miteinander verzahnt sind. Dadurch entstehen Medienbrüche, unvollständige Daten und eine fehlende Nachvollziehbarkeit.

Hinzu kommt, dass das Wissen über aktuelle gesetzliche Anforderungen begrenzt ist. Diese ändern sich regelmäßig, etwa im Steuerrecht, bei Dokumentationspflichten oder im Bereich Verpackung und Nachhaltigkeit. Ohne spezialisierte Fachkräfte ist es für KMU schwierig, stets auf dem neuesten Stand zu bleiben.

Ein weiterer kritischer Punkt sind Dokumentationslücken. Fehlende oder unvollständige Belege, nicht revisionssichere Ablagen oder unklare Zuständigkeiten können bei Betriebsprüfungen, Zollkontrollen oder Audits schnell zu Problemen führen. Dieses Risiko wird durch manuelle Datenerfassung verstärkt, da menschliche Fehler dabei kaum vermeidbar sind.

Risiken und Folgen mangelnder Compliance in der Warenwirtschaft

Compliance-Verstöße bleiben selten ohne Folgen. KMU riskieren Bußgelder, Nachzahlungen, Vertragsstrafen oder sogar Lieferstopps, wenn sie gesetzliche Anforderungen nicht erfüllen. Darüber hinaus können fehlerhafte Produktinformationen oder eine unklare Rückverfolgbarkeit zu Haftungsfällen führen. Auch der Verlust von Kundenvertrauen und die Schädigung des eigenen Rufs sind nicht zu unterschätzen. Gerade in wettbewerbsintensiven Märkten kann mangelnde Compliance die Existenz des Unternehmens langfristig gefährden.

Strategien für rechtssichere Warenwirtschaftsprozesse

Um Compliance nachhaltig sicherzustellen, benötigen KMU klare, standardisierte und dokumentierte Prozesse. Die Verantwortlichkeiten sollten eindeutig geregelt sein, beispielsweise für die Bereiche Einkauf, Lagerverwaltung, Inventur und Versand. Ergänzend dazu sind regelmäßige Schulungen sinnvoll, um Mitarbeitende für relevante rechtliche Anforderungen zu sensibilisieren.

Ein wirksames Mittel zur Risikominimierung sind interne Kontrollen. Durch regelmäßige Prüfungen von Beständen, Belegen und Prozessabläufen können Schwachstellen frühzeitig erkannt und behoben werden. In der Praxis zeigt sich jedoch, dass diese Maßnahmen ohne technische Unterstützung nur mit hohem Aufwand umzusetzen sind.

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Die Rolle der Warenwirtschaftssoftware für Compliance in KMU

An dieser Stelle kommt Warenwirtschaftssoftware ins Spiel. Sie bildet das Rückgrat einer rechtssicheren Warenwirtschaft, indem sie Prozesse digitalisiert, automatisiert und zentralisiert. Statt verteilter Datenquellen gibt es eine einheitliche Datenbasis, auf die alle relevanten Abteilungen zugreifen können.

Durch die softwaregestützte Erfassung von Wareneingängen, Lagerbewegungen, Aufträgen und Rechnungen entsteht eine lückenlose Dokumentation. Jede Änderung ist nachvollziehbar, Verantwortlichkeiten sind klar zugeordnet, und relevante Informationen stehen jederzeit zur Verfügung.

Vorteile von Warenwirtschaftssoftware für die rechtliche Sicherheit

Ein wesentlicher Vorteil von Warenwirtschaftssystemen ist ihre hohe Transparenz. Alle Warenbewegungen lassen sich in Echtzeit nachvollziehen, wodurch sich die Rückverfolgbarkeit erheblich verbessert. Einheitliche Stammdaten gewährleisten, dass Produktinformationen, Preise und steuerliche Angaben konsistent und korrekt sind.

Darüber hinaus unterstützen viele Systeme eine revisionssichere Archivierung von Belegen und Dokumenten. Mithilfe von Audit-Logs und Änderungsprotokollen kann jederzeit nachgewiesen werden, wer wann welche Anpassungen vorgenommen hat. Dies ist ein entscheidender Faktor bei Prüfungen durch Finanzbehörden oder externe Auditoren.

Moderne Softwarelösungen bieten zudem integrierte Kontrollmechanismen. Plausibilitätsprüfungen, Pflichtfelder und Freigabeprozesse reduzieren das Risiko menschlicher Fehler erheblich. Warnhinweise machen auf Unstimmigkeiten aufmerksam, bevor es zu Compliance-Verstößen kommt.

Nicht zuletzt profitieren KMU von regelmäßigen Software-Updates, die gesetzliche Änderungen, etwa bei Steuersätzen, Meldepflichten oder internationalen Handelsvorschriften, berücksichtigen. So bleibt die Warenwirtschaft auch bei sich ändernden Rahmenbedingungen rechtssicher.

Warenwirtschaftssoftware als Wettbewerbsvorteil für KMU

Compliance wird oft als lästige Pflicht betrachtet. Wenn sie jedoch richtig umgesetzt wird, kann sie zu einem echten Wettbewerbsvorteil werden. Unternehmen, die ihre Warenwirtschaft sauber, transparent und regelkonform organisieren, profitieren von stabilen Prozessen, geringeren Risiken und höherer Effizienz. Geschäftspartner und Kunden schätzen die Zuverlässigkeit und Professionalität, die sich aus einer rechtskonformen Arbeitsweise ergibt.

Der Einsatz einer geeigneten Warenwirtschaftssoftware bedeutet für KMU daher nicht nur mehr Rechtssicherheit, sondern auch eine solide Basis für Wachstum und Skalierbarkeit.

Fazit: Rechtssicherheit durch digitale Warenwirtschaft

Compliance in der Warenwirtschaft ist für KMU eine zentrale Managementaufgabe. Eine Kombination aus klar definierten Prozessen, geschulten Mitarbeitenden und einer leistungsfähigen Warenwirtschaftssoftware ermöglicht es, gesetzliche Anforderungen zuverlässig zu erfüllen und Risiken zu minimieren. Unternehmen, die frühzeitig in digitale und strukturierte Lösungen investieren, schaffen nicht nur Rechtssicherheit, sondern stärken zugleich ihre Wettbewerbsfähigkeit in einem zunehmend regulierten Marktumfeld.

FAQ – Compliance in der Warenwirtschaft

Was bedeutet Compliance in der Warenwirtschaft?

Compliance in der Warenwirtschaft bezeichnet die rechtssichere Abwicklung aller Warenbewegungen innerhalb eines Unternehmens. Dazu gehören der Einkauf, die Lagerhaltung, die Weiterverarbeitung, der Verkauf sowie die vollständige und revisionssichere Dokumentation aller Vorgänge gemäß rechtlicher Vorgaben wie den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).

Warum ist Compliance in der Warenwirtschaft für KMU so wichtig?

Für KMU ist Compliance in der Warenwirtschaft von besonderer Relevanz, da Fehler hier schnell zu Bußgeldern, Steuernachzahlungen oder Haftungsrisiken führen können. Gleichzeitig fehlen oft die personellen Ressourcen, um die komplexen gesetzlichen Anforderungen manuell umzusetzen.

Welche gesetzlichen Anforderungen betreffen die Warenwirtschaft?

Die Warenwirtschaft unterliegt unter anderem:

  • Handels- und Steuerrecht
  • Produktsicherheits- und Produkthaftungsgesetzen
  • Zoll- und Außenwirtschaftsvorschriften
  • Datenschutz (DSGVO)
  • Umwelt- und Entsorgungsauflagen

Eine rechtskonforme Warenwirtschaft gewährleistet, dass alle Vorgaben eingehalten werden und dies jederzeit nachweisbar ist.

Welche Compliance-Probleme treten in der Warenwirtschaft von KMU häufig auf?

Typische Compliance-Risiken in der Warenwirtschaft sind:

  • Fehlende Transparenz durch Excel-Listen oder Insellösungen
  • Medienbrüche und doppelte Datenerfassung
  • Unvollständige oder nicht revisionssichere Dokumentation
  • Manuelle Prozesse mit hoher Fehleranfälligkeit

Diese Faktoren erhöhen das Risiko von Verstößen erheblich.

Welche Folgen hat mangelnde Compliance in der Warenwirtschaft?

Fehlende Compliance kann Bußgelder, Nachzahlungen, Vertragsstrafen oder Lieferstopps nach sich ziehen. Darüber hinaus drohen Reputationsschäden und Vertrauensverluste bei Kunden und Geschäftspartnern. Diese können die Wettbewerbsfähigkeit langfristig gefährden.

Wie können KMU eine rechtssichere Warenwirtschaft umsetzen?

Eine rechtssichere Warenwirtschaft basiert auf:

  • Standardisierten und dokumentierten Prozessen
  • Klar geregelten Verantwortlichkeiten
  • Regelmäßigen Mitarbeiterschulungen
  • Internen Kontrollen zur Fehlervermeidung

Ohne digitale Unterstützung sind diese Maßnahmen jedoch mit hohem Aufwand verbunden.

Wie unterstützt Warenwirtschaftssoftware die Compliance?

Eine Warenwirtschaftssoftware für KMU digitalisiert und automatisiert alle relevanten Prozesse. Sie schafft eine zentrale Datenbasis, ermöglicht lückenlose Nachvollziehbarkeit und reduziert Fehler durch integrierte Prüf- und Kontrollmechanismen.

Welche Vorteile bietet Warenwirtschaftssoftware für die rechtliche Sicherheit?

Ein Warenwirtschaftssystem unterstützt die Compliance durch:

  • Echtzeit-Transparenz aller Warenbewegungen
  • Einheitliche und korrekte Stammdaten
  • GoBD-konforme Archivierung von Belegen
  • Audit-Logs und Änderungsprotokolle
  • Automatische Plausibilitätsprüfungen und Freigabeprozesse
  • Regelmäßige Updates bei gesetzlichen Änderungen

Ersetzt Warenwirtschaftssoftware interne Kontrollen und Fachwissen?

Nein, eine Warenwirtschaftssoftware ergänzt interne Kontrollen und fachliches Know-how, ersetzt diese jedoch nicht. Erst das Zusammenspiel von Software, klaren Prozessen und geschulten Mitarbeitenden gewährleistet nachhaltige Compliance.

Kann Compliance in der Warenwirtschaft ein Wettbewerbsvorteil sein?

Ja, denn eine transparente und rechtskonforme Warenwirtschaft stärkt das Vertrauen von Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern. Gleichzeitig verbessern sich die Effizienz, die Prozesssicherheit und die Skalierbarkeit, wodurch sich ein klarer Wettbewerbsvorteil für KMU ergibt.

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Buchhaltung im Baubetrieb: Kostenstellen organisieren und Kostenrechnung aufbauen
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Buchhaltung im Baubetrieb: Kostenstellen organisieren und Kostenrechnung aufbauen

5 Min. Lesezeit

Die Leistung entsteht auf der Baustelle, der wirtschaftliche Erfolg zeigt sich in den Zahlen im Büro. Ein gut organisiertes Rechnungswesen im Baubetrieb hilft, Abweichungen frühzeitig zu erkennen und schnell gegenzusteuern. So lassen sich finanzielle Risiken minimieren und fundierte Entscheidungen treffen. Doch gerade die Organisation der Kostenstellen bereitet vielen Bauunternehmen Schwierigkeiten. Dabei sind Kostenstellen ein zentrales Instrument, um zu erkennen, wo Kosten entstehen, Verantwortlichkeiten zuzuordnen und fundierte Entscheidungen in der Kalkulation und Baustellensteuerung zu treffen.

Organisation als Grundlage des Rechnungswesens

Ein schlüssiges Rechnungswesen beginnt mit einer klaren Organisation. Dr. Christian Keidel, Dipl. oec. Rainer Koßmann und Klaus Roth beschreiben in ihrem Werk „Rechnungswesen im Baubetrieb" (BRZ Deutschland GmbH, 1. Auflage, 2019, S. 18), dass „Organisation des baubetrieblichen Rechnungswesens hier die Entwicklung eines durchdachten kaufmännischen Konzepts zur Erfassung, Verarbeitung und Auswertung von Geschäftsvorfällen bedeutet, das einerseits den gesetzlichen Anforderungen (z. B. HGB, Steuerrecht, GoBD) genügen muss, andererseits aber auch betriebswirtschaftliche Aspekte einbeziehen soll".

Auf dieser Organisation baut die Baubetriebsrechnung auf. Sie liefert wichtige Kennzahlen für Kalkulation und Steuerung und besteht aus mehreren Teilrechnungen:

  • Kostenartenrechnung: Welche Kosten sind entstanden?
  • Kostenstellenrechnung: Wo sind die Kosten angefallen?
  • Kostenträgerrechnung: Wer oder was hat sie verursacht?
  • Leistungsrechnung: Welche Leistungen wurden erzielt?
  • Ergebnisrechnung: Wie ist das Betriebsergebnis zustande gekommen?

Kostenartenrechnung: Welche Kosten sind entstanden?

Die Kostenartenrechnung beantwortet die Frage, welche Kosten wann in welcher Höhe im Betrieb entstanden sind. Hierfür werden alle Kosten systematisch gesammelt und anhand von Rechnungen oder Buchhaltungsunterlagen erfasst. Eine klare Gliederung in Kostenarten, etwa Material, Personal, Geräte oder Fremdleistungen, sowie ein sinnvoller Kontenrahmen bilden die Grundlage.

Diese Struktur hilft nicht nur bei der täglichen Buchhaltung, sondern auch bei Analysen, zum Beispiel um Kostensteigerungen zu erkennen oder Einsparpotenziale aufzudecken. Man unterscheidet dabei zwischen Einzelkosten, die direkt einem Projekt oder Produkt zuordenbar sind, und Gemeinkosten, die sich nur indirekt zurechnen lassen. Kleinere Bauunternehmen können die Gliederung vereinfachen und an ihre individuellen Bedürfnisse anpassen, solange eine klare und konsistente Struktur gewährleistet bleibt.

Was sind Kostenstellen im Baubetrieb?

Kostenstellen sind die Orte der Kostenentstehung und Leistungserbringung. Der Ort der Kostenentstehung (und Leistungserbringung) wird deshalb als Kostenstelle bezeichnet. Die Einteilung kann sich an verursachungsgerechter Kostenerfassung, Verantwortungsbereichen oder räumlichen Gegebenheiten orientieren. Die Kostenstellenrechnung beantwortet damit die zentrale Frage, wo im Baubetrieb Kosten angefallen sind, und liefert die Grundlage für transparente Baukosten und eine belastbare Kalkulation.

Kostenstellen sind abgegrenzte Bereiche im Unternehmen, zum Beispiel Baustellen, Projekte, ein Bauhof oder interne Abteilungen. Direkt zuordenbare Kosten werden sofort auf die jeweilige Kostenstelle gebucht. So können einzelne Projekte betriebswirtschaftlich bewertet oder mehrere Kostenstellen gruppiert betrachtet werden, etwa Hochbau, Tiefbau oder Straßenbau.

Arten von Kostenstellen

Man unterscheidet zwischen produzierenden beziehungsweise leistenden Kostenstellen und nichtproduzierenden Kostenstellen:

  • Hauptkostenstellen sind Baustellen, auf denen die eigentliche Bauleistung erbracht wird.
  • Hilfskostenstellen wie Bauhof, Geräte oder Baumaschinen unterstützen die Hauptkostenstellen.
  • Nebenkostenstellen, etwa betriebseigene Beton- oder Kieswerke, beliefern überwiegend intern, können aber auch externe Leistungen verkaufen.
  • Nichtproduzierende Kostenstellen umfassen die Verwaltung und Geschäftsleitung sowie sonstige Gemeinkostenstellen wie IT oder interne Dienste.

Gemeinkosten, die sich nicht direkt zuordnen lassen, etwa Verwaltungskosten, werden mithilfe einer Umlage verteilt. Diese Verteilung erfolgt meist über den Betriebsabrechnungsbogen (BAB), der eine Übersicht liefert und die Kosten fair auf die jeweiligen Kostenstellen verteilt.

Kostenstellenplan: Struktur und jährliche Aktualisierung

Alle Kostenstellen werden in einem Kostenstellenplan festgehalten, oft numerisch strukturiert. Dieser Plan sollte zu Beginn jedes Geschäftsjahres überprüft und aktualisiert werden, um Änderungen in Organisation und Projekten abzubilden. Idealerweise wird zudem jeder Ein- und Ausgangsbeleg bereits beim Buchen einer Kostenstelle zugeordnet. So lassen sich Kosten und Leistungen genau dort auswerten, wo sie entstanden sind. Das sorgt für Transparenz und ermöglicht eine präzise Baustellen- und Unternehmenssteuerung.

Kostenträgerrechnung: Wer oder was hat die Kosten verursacht?

Die Kostenträgerrechnung klärt, wofür die Kosten angefallen sind und wer oder was sie verursacht hat. Sie baut auf den Informationen aus der Kostenarten- und Kostenstellenrechnung auf: Einzelkosten wie Material oder Löhne werden direkt dem Kostenträger zugeordnet, Gemeinkosten werden über Umlagen verteilt.

In der Baubranche ist der Kostenträger in der Regel das jeweilige Bauprojekt oder eine Baustelle. Bei komplexen Bauvorhaben lassen sich auch einzelne Bauabschnitte getrennt betrachten. Neben der stückbezogenen Kostenträgerrechnung, etwa bei Fertigbauteilen, kann in Bauunternehmen zudem eine zeitbezogene Rechnung sinnvoll sein, um Kosten über bestimmte Bauphasen hinweg zu verfolgen.

Fazit

Die Kostenrechnung bildet das Fundament für ein belastbares und aussagekräftiges Bau-Rechnungswesen. Sie liefert klare Antworten auf die Fragen, welche Kosten entstehen, wo sie anfallen und wer sie verursacht. Kostenstellen helfen dabei, Kosten transparent zuzuordnen, Verantwortlichkeiten zu definieren und fundierte Entscheidungen für Kalkulation und Steuerung zu treffen. Damit schaffen Bauunternehmen eine sichere Grundlage für Kalkulation, Projektsteuerung und unternehmerische Entscheidungen.

Häufige Fragen zu Kostenstellen und Kostenrechnung im Baubetrieb

Was versteht man unter Kostenstellen im Baubetrieb? 

Kostenstellen sind abgegrenzte Bereiche im Unternehmen, in denen Kosten entstehen und Leistungen erbracht werden, etwa Baustellen, Projekte, der Bauhof oder interne Abteilungen. Die Kostenstellenrechnung beantwortet die Frage, wo im Baubetrieb Kosten angefallen sind, und schafft damit die Grundlage für transparente Baukosten und eine belastbare Kalkulation.

Warum sind Kostenstellen für Bauunternehmen wichtig? 

Kostenstellen machen sichtbar, wo Kosten entstehen, und ordnen Verantwortlichkeiten klar zu. So lassen sich einzelne Baustellen oder Projekte betriebswirtschaftlich bewerten, Abweichungen frühzeitig erkennen und fundierte Entscheidungen für Kalkulation und Baustellensteuerung treffen.

Welche Arten von Kostenstellen gibt es im Baubetrieb? 

Man unterscheidet Hauptkostenstellen wie Baustellen, auf denen die eigentliche Bauleistung erbracht wird, Hilfskostenstellen wie Bauhof oder Baumaschinen, die die Hauptkostenstellen unterstützen, Nebenkostenstellen wie betriebseigene Beton- oder Kieswerke sowie nichtproduzierende Kostenstellen wie Verwaltung, Geschäftsleitung oder IT.

Was ist der Unterschied zwischen Kostenarten-, Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung? 

Die Kostenartenrechnung zeigt, welche Kosten entstanden sind, etwa für Material, Personal, Geräte oder Fremdleistungen. Die Kostenstellenrechnung zeigt, wo diese Kosten angefallen sind, zum Beispiel auf welcher Baustelle. Die Kostenträgerrechnung zeigt, wer oder was die Kosten verursacht hat, in der Regel das jeweilige Bauprojekt.

Wie werden Gemeinkosten auf die Kostenstellen verteilt? 

Kosten, die sich nicht direkt einer Kostenstelle zuordnen lassen, etwa Verwaltungskosten, werden über eine Umlage verteilt. Diese Verteilung erfolgt meist mithilfe des Betriebsabrechnungsbogens (BAB), der eine Übersicht liefert und die Kosten fair auf die jeweiligen Kostenstellen aufteilt.

Was ist ein Kostenstellenplan und wie oft sollte er aktualisiert werden? 

Der Kostenstellenplan hält alle Kostenstellen eines Unternehmens fest, meist in einer numerisch strukturierten Übersicht. Er sollte zu Beginn jedes Geschäftsjahres überprüft und an Änderungen in Organisation und Projekten angepasst werden, damit Kosten weiterhin präzise ausgewertet werden können.

Was ist der Unterschied zwischen Einzelkosten und Gemeinkosten?

Einzelkosten lassen sich direkt einem Projekt oder Produkt zuordnen, etwa Materialkosten für eine bestimmte Baustelle. Gemeinkosten, wie Verwaltungskosten, lassen sich nur indirekt zurechnen und werden über eine Umlage auf die Kostenstellen verteilt.

Welche Rolle spielt der Betriebsabrechnungsbogen (BAB)? 

Der Betriebsabrechnungsbogen verteilt Gemeinkosten systematisch auf die einzelnen Kostenstellen. Er schafft eine Übersicht über die Kostenverteilung im Unternehmen und ist damit ein zentrales Werkzeug der Kostenstellenrechnung im Baubetrieb.

Wie sollten kleinere Bauunternehmen ihre Kostenstellen organisieren? 

Kleinere Bauunternehmen können ihre Kostenstellenstruktur vereinfachen und an die eigenen Bedürfnisse anpassen. Entscheidend ist, dass die Gliederung klar und konsistent bleibt, damit Kosten weiterhin verlässlich ausgewertet und verglichen werden können.

Was bedeutet die Baubetriebsrechnung insgesamt? 

Die Baubetriebsrechnung liefert wichtige Kennzahlen für Kalkulation und Steuerung und umfasst mehrere Teilrechnungen: die Kostenartenrechnung, die Kostenstellenrechnung, die Kostenträgerrechnung, die Leistungsrechnung und die Ergebnisrechnung. Gemeinsam zeigen sie, welche Kosten entstanden sind, wo sie anfielen, wer sie verursacht hat, welche Leistungen erzielt wurden und wie sich das Betriebsergebnis zusammensetzt.

E-Rechnung und GoBD: Diese Pflichten und Erleichterungen gelten für Unternehmen
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E-Rechnung und GoBD: Diese Pflichten und Erleichterungen gelten für Unternehmen

5 Min. Lesezeit

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Für die Ausstellung gelten noch Übergangsfristen bis 2027 beziehungsweise 2028. Gleichzeitig hat das Bundesministerium der Finanzen am 14. Juli 2025 die GoBD aktualisiert und dabei die Archivierung elektronischer Rechnungen sowie den Datenzugriff bei Betriebsprüfungen konkretisiert. Dieser Beitrag ordnet beide Themen ein und zeigt, was Unternehmen jetzt beachten sollten.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung muss maschinenlesbar sein und strukturierte XML-Daten in einem einheitlichen Format enthalten. Maßgeblich ist die EU-Richtlinie 2014/55/EU sowie die Norm EN 16931, die das semantische Datenmodell festlegt. In Deutschland wurden diese Vorgaben mit der E-Rechnungsverordnung des Bundes umgesetzt.

Eine reine PDF-Datei oder andere bildhafte Darstellungen wie „.tif“ oder „.jpeg“ erfüllen diese Vorgaben nicht, selbst wenn sie die Rechnungsinhalte vollständig zeigen. Entscheidend ist, dass das Format eine automatische elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eingescannte Papier- oder PDF-Rechnungen leisten das nicht. Per E-Mail versandte einfache PDF-Rechnungen gelten deshalb seit dem 1. Januar 2025 nicht mehr als E-Rechnungen im umsatzsteuerrechtlichen Sinn, bleiben aber während der Übergangsfristen unter bestimmten Voraussetzungen zulässig.

In Deutschland sind zwei E-Rechnungsformate verbreitet:

  • XRechnung: ein strukturierter XML-Datensatz ohne für Menschen lesbare Sichtkomponente. Buchhaltungssoftware kann die Daten dennoch zur Prüfung sichtbar machen. XRechnungen sind im Geschäftsverkehr mit öffentlichen Auftraggebern (B2G) Standard und werden meist über spezielle Portale übermittelt.
  • ZUGFeRD ab Version 2.0.1: ein hybrides Format aus XML-Teil und PDF-Teil im Format PDF/A-3, das für Maschinen und für Menschen gleichermaßen lesbar ist. Seit Version 2.1.1 ist das deutsche ZUGFeRD-Format mit dem französischen Format Factur-X harmonisiert. Bei hybriden Formaten ist für die steuerliche Verarbeitung der strukturierte XML-Teil maßgeblich.

Empfangspflicht seit 2025

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Betriebe elektronische Rechnungen grundsätzlich empfangen und verarbeiten können. Empfänger einer E-Rechnung können dem digitalen Format seitdem nicht mehr widersprechen. Unternehmen benötigen deshalb eine Lösung, die rechtskonforme Formate wie XRechnung und ZUGFeRD empfangen, verarbeiten und archivieren kann.

Ausstellungspflicht: Übergangsfristen bis 2028

Für die Erstellung und Versendung von E-Rechnungen gelten Übergangsfristen. Zu einem zwischen dem 1. Januar 2025 und dem 31. Dezember 2026 ausgeführten Umsatz kann statt einer E-Rechnung befristet bis zum 31. Dezember 2026 auch eine sonstige Rechnung auf Papier oder in einem nicht strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden. Dafür ist die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich. Spätestens ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen selbst E-Rechnungen erstellen und versenden.

Diese Frist verlängert sich um ein weiteres Jahr bis zum 31. Dezember 2027 für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz (2026) von bis zu 800.000 Euro. Diese Unternehmen müssen spätestens ab dem 1. Januar 2028 E-Rechnungen erstellen und versenden.

Das EDI-Verfahren bleibt übergangsweise nutzbar: Zu einem bis zum 31. Dezember 2027 ausgeführten Umsatz können Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers bis Ende 2027 per EDI übermittelt werden. Diese Rechnungen müssen nicht der E-Rechnungsnorm EN 16931 entsprechen, sondern lediglich die zur Rechnungslegung wichtigen Daten enthalten.

Rechtliche Grundlage und Meldesystem

Das Wachstumschancengesetz hat die E-Rechnungspflicht mit Änderungen im Umsatzsteuergesetz und der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung eingeführt, namentlich in § 14 Abs. 1 Satz 2 bis 8, Abs. 2 und 3 UStG, § 27 Abs. 38 UStG sowie §§ 33, 34 UStDV.

Hintergrund ist auch die Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug. Die Europäische Kommission schätzt die Umsatzsteuerlücke in Deutschland für 2021 auf 7,46 Milliarden Euro, EU-weit auf 61 Milliarden Euro. Deshalb hat die Kommission Ende 2022 die Initiative ViDA (VAT in the Digital Age) gestartet. Der Rat der EU hat das ViDA-Paket am 11. März 2025 final verabschiedet, am 14. April 2025 ist es in Kraft getreten. Seitdem dürfen Mitgliedstaaten eine E-Rechnungspflicht für inländische Umsätze einführen, ohne dafür eine gesonderte Ausnahmegenehmigung der EU zu benötigen.

Ein zentraler Baustein von ViDA ist ein EU-weites Echtzeitreporting umsatzsteuerpflichtiger Transaktionen auf Basis der E-Rechnung, die sogenannten Digital Reporting Requirements (DRR). Diese Meldepflicht gilt ab dem 1. Juli 2030 für innergemeinschaftliche B2B-Umsätze; ab diesem Zeitpunkt soll die E-Rechnung zum Standard für diese Umsätze werden. Nationale E-Rechnungs- und Meldesysteme, die bereits vor dem 1. Januar 2024 eingeführt wurden, müssen erst bis zum 1. Januar 2035 vollständig an die EU-Standards angeglichen werden. Die Europäische Kommission hat im Mai 2026 ein Arbeitsprogramm veröffentlicht, das die Umsetzung dieser Fristen weiter konkretisiert.

GoBD 2025: Neue Klarheit bei Archivierung und Datenzugriff

Am 14. Juli 2025 hat das Bundesministerium der Finanzen ein aktualisiertes BMF-Schreiben zu den GoBD veröffentlicht. Es konkretisiert den Umgang mit E-Rechnungen, strukturierten elektronischen Dokumenten und dem Datenzugriff der Finanzverwaltung. Die überarbeiteten GoBD gelten ohne Übergangsfrist seit dem 14. Juli 2025.

Keine doppelte Archivierung von Ausgangsrechnungen mehr

Erstellen Sie Ihre Rechnungen elektronisch über ein Fakturierungssystem, genügt nun die Möglichkeit, jederzeit eine identische Kopie der Rechnung zu erzeugen. Eine zusätzliche Ablage als PDF oder auf Papier ist nicht mehr notwendig (vgl. GoBD Rz. 76 n. F.). Das reduziert Speicheraufwand und vereinfacht Prozesse.

Nur der strukturierte XML-Teil muss archiviert werden

Eingehende strukturierte E-Rechnungen im XML-Format, etwa als XRechnung oder als Teil einer ZUGFeRD-Rechnung, müssen nicht mehr zusätzlich als PDF gespeichert werden, sofern die XML-Datei alle steuerlich relevanten Inhalte vollständig und unverändert enthält.

Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD oder Factur-X reicht im Regelfall ebenfalls die XML-Datei für die GoBD-konforme Archivierung aus. Enthält das PDF zusätzliche rechtlich relevante Informationen, etwa Buchungsvermerke, handschriftliche Ergänzungen oder Signaturen, muss auch dieses archiviert werden. Eine Umwandlung der XML-Datei in ein grafisches Format wie eine Bilddatei ist nicht zulässig.

Technische Zahlungsbelege nur bei Buchungsrelevanz

Kassenzettel von Kartenterminals oder Transaktionsnachweise von Zahlungsdienstleistern müssen Sie nur archivieren, wenn sie als Buchungsbeleg dienen oder die einzige Abrechnungsgrundlage darstellen. Reine technische Belege ohne steuerliche Relevanz unterliegen nicht der Archivierungspflicht (Rz. 121).

Strukturierte E-Dokumente und OCR-Texte

Die GoBD 2025 erkennen strukturierte elektronische Dokumente, etwa E-Rechnungen gemäß § 14 UStG, ausdrücklich als aufbewahrungspflichtige Unterlagen an. Diese müssen Sie im empfangenen Dateiformat speichern. OCR-Texte, die durch maschinelle Texterkennung aus Scans gewonnen wurden, gelten als relevante Informationen, sofern sie geprüft wurden und ergänzende Buchführungsdaten enthalten.

Datenzugriff bei Betriebsprüfungen: Z2 wird konkretisiert

Beim mittelbaren Datenzugriff (Z2) müssen Sie Prüfern auf Anfrage eigene Auswertungen aus dem Buchführungssystem bereitstellen, und zwar mithilfe vorhandener Softwarefunktionen. Alternativ können Sie einen Nur-Lese-Zugriff einrichten. Eine zusätzliche Softwareentwicklung darf dafür nicht nötig sein. Ist eine systeminterne Auswertung nicht möglich, hat der Prüfer das Recht, den direkten Datenzugriff (Z3) zu verlangen (vgl. GoBD Rz. 166).

Daneben wurden einzelne Passagen sprachlich überarbeitet, etwa der Wegfall des Begriffs „als Textdokumente“ (Rz. 133) sowie kleinere Ergänzungen zu Hard- und Softwarevoraussetzungen (Rz. 175). Diese redaktionellen Änderungen haben keine materiellen Auswirkungen auf die Praxis.

Was Sie jetzt tun sollten

Prüfen Sie zunächst, ob Ihr Empfangsweg für E-Rechnungen und Ihre Buchhaltungssoftware die strukturierten Formate XRechnung und ZUGFeRD verarbeiten können. Führen Sie, sofern noch nicht vorhanden, eine Lösung für die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen, eine Anwendung für den automatisierten Empfang von Eingangsrechnungen sowie eine Software für die GoBD-konforme Archivierung ein. Ordnen Sie anschließend Ihre Ausgangsrechnungen nach Vorjahresumsatz und den geltenden Übergangsfristen ein und passen Sie Ihr Archivierungskonzept an die neuen GoBD-Vorgaben an, insbesondere bei der Frage, ob PDF-Dateien neben dem XML-Teil noch aufbewahrt werden müssen.

Fazit

Die Empfangspflicht für E-Rechnungen gilt bereits seit dem 1. Januar 2025 und lässt sich nicht mehr durch einen Widerspruch des Empfängers umgehen. Für die Ausstellung bleibt bis 2027 beziehungsweise, bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro, bis 2028 Zeit. Die GoBD 2025 schaffen zusätzliche Klarheit: Fakturierungssysteme müssen Ausgangsrechnungen nicht mehr doppelt speichern, und bei eingehenden E-Rechnungen genügt in der Regel die Archivierung des strukturierten XML-Teils. Gleichzeitig stellen die konkretisierten Regeln zum Z2-Datenzugriff neue Anforderungen an die technische Auswertbarkeit Ihrer Buchführungssysteme.

Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht und den GoBD 2025

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung? 

Nein. Eine reine PDF-Datei oder andere bildhafte Formate wie „.tif“ oder „.jpeg“ ermöglichen keine automatische elektronische Verarbeitung und gelten deshalb nicht als E-Rechnung im umsatzsteuerrechtlichen Sinn. Während der Übergangsfristen bleiben solche Formate unter bestimmten Voraussetzungen dennoch zulässig.

Ab wann müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können? 

Seit dem 1. Januar 2025. Empfänger können dem digitalen Format seitdem nicht mehr widersprechen, unabhängig davon, ob das eigene Unternehmen bereits E-Rechnungen ausstellen muss.

Bis wann dürfen Unternehmen noch Papier- oder einfache PDF-Rechnungen ausstellen? 

Bis zum 31. Dezember 2026 grundsätzlich mit Zustimmung des Empfängers. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz (2026) von bis zu 800.000 Euro dürfen diese Formate bis zum 31. Dezember 2027 weiter nutzen und müssen erst ab dem 1. Januar 2028 E-Rechnungen ausstellen.

Welche E-Rechnungsformate sind in Deutschland zulässig und verbreitet? 

Vor allem XRechnung, ein rein strukturierter XML-Datensatz, und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ein hybrides Format aus XML- und PDF-Teil. Für die steuerliche Verarbeitung ist bei ZUGFeRD der XML-Teil maßgeblich.

Wie lange kann das EDI-Verfahren noch genutzt werden? 

Zu einem bis zum 31. Dezember 2027 ausgeführten Umsatz können Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers bis Ende 2027 per EDI übermittelt werden, sofern sie die zur Rechnungslegung wichtigen Daten enthalten.

Müssen Ausgangsrechnungen künftig noch doppelt archiviert werden? 

Nein. Erstellen Sie Rechnungen über ein Fakturierungssystem, das jederzeit eine identische Kopie erzeugen kann, ist eine zusätzliche Ablage als PDF oder auf Papier nicht mehr erforderlich.

Muss bei einer ZUGFeRD-Rechnung zusätzlich das PDF archiviert werden? 

Im Regelfall nicht. Enthält die XML-Datei alle steuerlich relevanten Inhalte vollständig und unverändert, genügt deren Archivierung. Enthält das PDF zusätzliche rechtlich relevante Informationen wie Buchungsvermerke oder Signaturen, muss auch dieses aufbewahrt werden.

Wann müssen technische Zahlungsbelege archiviert werden? 

Nur dann, wenn sie als Buchungsbeleg dienen oder die einzige Abrechnungsgrundlage darstellen. Rein technische Belege ohne steuerliche Relevanz unterliegen nach den GoBD 2025 nicht der Archivierungspflicht.

Was bedeutet der Z2-Datenzugriff bei Betriebsprüfungen? 

Beim mittelbaren Datenzugriff müssen Unternehmen Prüfern eigene Auswertungen aus dem Buchführungssystem mithilfe vorhandener Softwarefunktionen bereitstellen oder einen Nur-Lese-Zugriff einrichten. Ist das nicht möglich, kann der Prüfer den direkten Datenzugriff (Z3) verlangen.

Wann kommt das EU-weite Meldesystem für B2B-Umsätze? 

Im Rahmen der ViDA-Initiative (VAT in the Digital Age) gilt die Echtzeit-Meldepflicht für innergemeinschaftliche B2B-Umsätze ab dem 1. Juli 2030. Bestehende nationale E-Rechnungs- und Meldesysteme, die vor dem 1. Januar 2024 eingeführt wurden, müssen bis zum 1. Januar 2035 an die EU-Standards angeglichen werden. Das ViDA-Paket wurde am 11. März 2025 verabschiedet und ist am 14. April 2025 in Kraft getreten.

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Warum ein Warenwirtschaftssystem für Ihr Unternehmen wichtig ist

Die Konzepte und Organisationsformen des Handels in Deutschland haben sich in den vergangenen Jahrzehnten stark verändert. Prägten in der Nachkriegszeit vorwiegend kleinere Geschäfte und Genossenschaften die Handelslandschaft, bestimmen heute Unternehmenskonzentrationen, Internationalisierung, wachsende Sortimente und zunehmend der Onlinehandel das Bild. Zugleich sind die Erwartungen Ihrer Kunden in Bezug auf Warenangebot, Preis-Leistungs-Verhältnis und Service gestiegen.

Vor allem als kleines oder mittleres Unternehmen (KMU) verfügen Sie über deutlich geringere betriebswirtschaftliche Spielräume als Großunternehmen und Handelskonzerne. Ineffiziente Abläufe, mangelnde Information der Führungsebene oder Fehlentscheidungen bei der Sortimentspolitik können Sie sich daher noch weniger leisten als große Wettbewerber. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, benötigen Sie ein Steuerungsinstrument, mit dem Sie Warenbewegungen artikelgenau erfassen, Ihr Sortiment laufend weiterentwickeln und Ihre Bestände optimal führen können. Diese Aufgaben lassen sich angesichts der Dynamik und Komplexität der betrieblichen Praxis nur mithilfe eines Warenwirtschaftssystems (WWS) effizient erledigen.

Ein Warenwirtschaftssystem bündelt relevante Informationen aus Einkauf, Lagerhaltung, Auftragsabwicklung und Verkauf und unterstützt Sie dabei, Abläufe einheitlich zu organisieren. Sie erhalten einen besseren Überblick über Lagerbestände, offene Aufträge und Warenflüsse. Das erleichtert operative Entscheidungen und kann dazu beitragen, Überbestände, Fehlmengen und unnötige manuelle Arbeit zu reduzieren.

Trotz dieser Vorteile setzen manche kleinen oder mittelgroßen Unternehmen noch immer kein Warenwirtschaftssystem ein, sondern erledigen die Auftragsbearbeitung mithilfe selbst erstellter Anwendungen oder auf Basis von Tabellenprogrammen wie Microsoft Excel. Damit lassen sich zwar Aufträge erfassen, den Warenfluss umfassend abbilden können solche Lösungen jedoch nicht. Auch veraltete und unflexible Warenwirtschaftssysteme, die sich bei veränderten Anforderungen nicht anpassen lassen, sind in der Praxis verbreitet. Häufig bestehen zudem Defizite bei der organisatorischen Einbindung, der Datenqualität, dem internen IT-Know-how oder der Nutzung vorhandener Funktionen. Dies zeigt: Warenwirtschaftssysteme werden vielerorts noch nicht als strategischer Wettbewerbsfaktor betrachtet.

Welche Aufgaben übernimmt ein Warenwirtschaftssystem?

Das WWS bildet als zentrales Softwaresystem in Ihrem Unternehmen den physischen Warenfluss in den Schlüsselbereichen der Warenwirtschaft ab. Dazu gehören typischerweise:

  • Einkauf und Bestellwesen
  • Lagerverwaltung und Bestandsführung
  • Auftragsabwicklung sowie Wareneingang und Warenausgang
  • Sortiments-, Lieferanten- und Artikeldatenverwaltung
  • Inventur und Rechnungsprüfung
  • Auswertungen und Analysen
  • Anbindung von Online-Shops und weiteren Vertriebskanälen

Auf Basis der erfassten und weiterverarbeiteten Daten liefert Ihnen das System jederzeit aktuelle Informationen zur Entscheidungsvorbereitung und Ergebniskontrolle. Neben Auswertungen zu warenwirtschaftlichen Messgrößen wie Umsatz und Rohertrag stellt ein WWS auch Bewertungs- und Steuerungsinformationen zu Kunden, Lieferanten und Lagerbeständen bereit. Anhand dieser Informationen behalten Sie Sortiment und Bestände im Blick, erkennen Fehlentwicklungen frühzeitig und können steuernd eingreifen.

Die konkrete Ausstattung hängt von der jeweiligen Lösung und Ihren Anforderungen ab. Entscheidend ist, dass die Software Ihre tatsächlichen Abläufe unterstützt und Daten möglichst ohne doppelte Erfassung zwischen den beteiligten Bereichen fließen – etwa zwischen Warenwirtschaft, Lagerwirtschaft und Finanzbuchhaltung.

Warenwirtschaftssysteme werden für KMU immer wichtiger

Insbesondere die Anforderungen des Omni-Channel- und Cross-Channel-Vertriebs erhöhen die Komplexität im Handel spürbar: Ihre Kunden entscheiden sich in jeder Phase des Kaufprozesses – Information, Kauf, Logistik, Bezahlung, Rückgabe – unabhängig voneinander für einen Kanal. Differenziertere Kundenbedürfnisse erfordern schnellere Veränderungen von Handelsleistungen und -prozessen. Ein Warenwirtschaftssystem, das vollständig mit Ihrer Shop-Lösung und einem Analyse- und Auswertungssystem integriert ist, bildet die zentrale IT-technische Basis, ohne die Prozesse im Handel kaum noch effizient funktionieren.

Besonders wichtig ist deshalb die Integration mit angrenzenden Systemen: Online-Shops, Kassensysteme, Business-Intelligence-Lösungen sowie Anwendungen für die Kundenbetreuung. Wenn diese Systeme miteinander verbunden sind, lassen sich Systembrüche und redundante Datenhaltung reduzieren. Auch beim elektronischen Datenaustausch (EDI) besteht bei vielen KMU noch Potenzial – etwa bei der bislang oft manuellen Artikelanlage, die sich auf automatisierte Prozesse umstellen lässt.

Zusätzliches Potenzial liegt in der Automatisierung von Bestellungen: Geeignete Systeme unterstützen Sie dabei, Bestände zu überwachen, Fehlmengen zu vermeiden und die Warenverfügbarkeit besser zu planen. Auch die Vertriebsunterstützung lässt sich in Richtung eines effizienten Customer-Relationship-Managements (CRM) weiterentwickeln, um beispielsweise selektives Marketing zu ermöglichen.

Eine Warenwirtschaftslösung sollte dabei nicht isoliert betrachtet werden. Ihr Nutzen hängt maßgeblich davon ab, ob die Software passend eingerichtet ist, von Ihren Mitarbeitenden verstanden wird und die organisatorischen Prozesse mit ihr übereinstimmen.

Welche Vorteile bietet Ihnen ein Warenwirtschaftssystem?

Ein leistungsfähiges Warenwirtschaftssystem versetzt Sie in die Lage, Ihre Geschäftsprozesse wirtschaftlich zu gestalten – in mehreren Bereichen zugleich:

Mehr Transparenz über Bestände und Prozesse

Aktuelle Informationen erleichtern Ihnen die Beurteilung von Lagerbeständen, Aufträgen und Warenbewegungen. Dadurch können Sie fundierter entscheiden und Engpässe oder Überbestände früher erkennen.

Weniger manuelle Arbeit durch Rationalisierung

Aufträge, Adressen, erbrachte Leistungen und gelieferte Waren müssen nur einmal erfasst werden, wodurch sich Ihr Zeit- und Kostenaufwand reduziert. Das gilt auch für Artikel-, Kunden- und Lieferantenstammdaten, die sich mithilfe der Software übersichtlich verwalten lassen. Abhängig vom Funktionsumfang lassen sich zudem wiederkehrende Arbeitsschritte automatisieren, was das Risiko von Fehlern durch doppelte Datenpflege senkt.

Schnellere Auftragsabwicklung und optimierte Bestände

Ein modernes WWS beschleunigt die Abläufe im Bestellwesen, was dazu beiträgt, Lagerbestände zu optimieren und die Verkaufsbereitschaft zu erhöhen. Auch die Rechnungsschreibung funktioniert schnell und nahezu automatisch.

Effizientere Zusammenarbeit

Einkauf, Lager, Vertrieb und Verwaltung arbeiten mit einer gemeinsamen Datenbasis. Das verbessert die Abstimmung und erleichtert die Übergabe von Informationen zwischen den Bereichen – etwa der Lagerwirtschaft und der Finanzbuchhaltung.

Fundiertere Auswertungen

Ausgereifte Reportingfunktionen, idealerweise ergänzt um ein Kennzahlen-Cockpit, verschaffen Ihnen als Führungskraft einen schnellen Überblick und ermöglichen fundierte Geschäftsentscheidungen.

Ein zusätzliches Sparpotenzial ergibt sich, wenn Sie elektronische Rechnungen erstellen und archivieren: Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Geschäftsverkehr grundsätzlich empfangen und verarbeiten können; für die Ausstellung gelten je nach Unternehmensgröße noch Übergangsfristen bis Ende 2027 beziehungsweise Ende 2028. Als E-Rechnung gelten dabei nur strukturierte, maschinenlesbare Formate wie XRechnung oder das hybride Format ZUGFeRD – eine reine PDF-Rechnung erfüllt diese Anforderung nicht mehr. Ein Warenwirtschaftssystem, das solche Formate direkt erzeugen, versenden und GoBD-konform archivieren kann, unterstützt Sie dabei, diese gesetzlichen Vorgaben ohne zusätzlichen manuellen Aufwand zu erfüllen.

Worauf sollten Sie bei der Auswahl achten?

Die passende Software sollte sich an den Anforderungen Ihres Unternehmens orientieren. Wichtige Auswahlkriterien sind:

  • Intuitive Bedienbarkeit: Das spart Schulungskosten und sorgt dafür, dass die Software sofort produktiv genutzt werden kann.
  • Passende Funktionen für Ihre Geschäftsprozesse: Orientieren Sie sich an den Kernaufgaben Ihrer Warenwirtschaft sowie an branchenspezifischen Anforderungen, etwa bei Stammdaten wie Mindesthaltbarkeitsdatum, Seriennummern oder Farb-Größen-Matrizen.
  • Integrationsfähigkeit in Ihre bestehende IT-Landschaft, etwa zu Lagerwirtschaft, Finanzbuchhaltung, Onlineshop oder Kassensystemen. Erst der wechselseitige Datenfluss mit anderen Unternehmensbereichen bringt die Vorzüge eines WWS voll zur Geltung.
  • Support durch den Anbieter in jeder Projektphase – das schützt Sie besonders in der Einführungsphase vor ungewollten Verzögerungen.
  • Auswertungs- und Analysefunktionen, idealerweise mit Kennzahlen-Cockpit.
  • Skalierbarkeit: Die Lösung sollte funktional mit Ihrem Unternehmen mitwachsen können.
  • Angemessene Gesamtbetriebskosten, betrachtet über den gesamten Total-Cost-of-Ownership-Ansatz.

Bei der Grundsatzfrage Standard- versus Individualsoftware gilt: Für die meisten KMU dürfte eine Standardsoftware die bessere Wahl sein. Sie ist in der Regel deutlich kostengünstiger als eine individuell angefertigte Lösung und bietet durch kontinuierliche Weiterentwicklung und Wartung des Herstellers ein höheres Maß an Zukunftssicherheit. Das verbreitete Vorurteil, man müsse bei Standardsoftware erst die eigenen Geschäftsprozesse anpassen, ist in der Praxis längst widerlegt: Moderne Standard-Warenwirtschaftssysteme lassen sich dank ihres modularen Aufbaus flexibel konfigurieren und durch Customizing auf Ihre Bedürfnisse zuschneiden. Individualsoftware kann sinnvoll sein, wenn sehr spezielle Prozesse abgebildet werden müssen – sie geht jedoch meist mit höheren Anschaffungs- und Wartungskosten sowie einer stärkeren Abhängigkeit vom Softwareentwickler einher. Entscheidend ist letztlich, ob der Anbieter in der Lage ist, Ihre Spezialanforderungen zuverlässig umzusetzen, im Idealfall durch Aufnahme in den Software-Standard.

Bewerten Sie dabei nicht nur den Anschaffungspreis, sondern auch Einführung, Schulung, Betrieb, Wartung, Schnittstellen und mögliche Anpassungen.

Warenwirtschaft einführen: In sieben Schritten zum passenden System

Die Einführung einer Warenwirtschaftssoftware ist kein gewöhnliches IT-Projekt, sondern greift direkt in zentrale Abläufe der Auftragsabwicklung ein. Ein Softwareprojekt kann beispielsweise daran scheitern, dass sich die betrieblichen Anforderungen nach der Einführung ändern und die gewählte Lösung sich als unflexibel erweist oder der Anbieter benötigte Funktionen nicht zeitnah bereitstellen kann. Solche Fehlentscheidungen lassen sich mit einer sorgfältigen, strukturierten Planung von Anfang an vermeiden.

1. Ziele klar definieren

Bestimmen Sie zunächst, welche Ziele Sie mit der Einführung einer neuen Warenwirtschaftssoftware verfolgen. Dazu können zählen: eine beschleunigte Auftragsabwicklung durch verbesserten Informationsfluss, eine höhere Qualität und Aktualität von Informationen zur Entscheidungsvorbereitung, Kostensenkung durch Rationalisierung der Betriebsabläufe oder der Ersatz papierbasierter, manueller Prozesse.

2. Anforderungen priorisieren und im Lastenheft festhalten

Erstellen Sie ein Lastenheft (Anforderungskatalog) mit Ihren Anforderungen an das Warenwirtschaftssystem. Legen Sie fest, welche Funktionsbereiche die Software abdecken muss – von den Kernaufgaben wie Auftragsverwaltung, Bestandsführung und Rechnungsprüfung bis zu Zusatzfunktionen wie Einkauf, Chargenverwaltung oder Offene-Posten-Verwaltung. Beziehen Sie die betroffenen Fachabteilungen ein, damit die Anforderungen aus Einkauf, Lager, Vertrieb und Verwaltung berücksichtigt werden. Prüfen Sie zudem, ob eine Integration mit angrenzenden Funktionsbereichen wie digitaler Lagerverwaltung, Fertigung oder Dokumentenmanagement sinnvoll ist.

3. Geeignete Anbieter sorgfältig vergleichen

Recherchieren Sie auf Basis Ihres Lastenhefts geeignete Anbieter und lassen Sie sich typische Prozesse anhand Ihrer Anforderungen zeigen. Bewerten Sie dabei nicht nur die Funktionen, sondern auch Bedienbarkeit, Integrationsfähigkeit und Anbieterunterstützung. Wählen Sie einen engeren Kreis infrage kommender Kandidaten aus und bitten Sie diese um vergleichbare Angebote auf Grundlage Ihres Lastenhefts.

4. Zuständigkeiten, Abläufe und Fristen festlegen

Klären Sie, wer in Ihrem Unternehmen verantwortlicher Hauptansprechpartner während des Einführungsprojekts ist, wer die Fachabteilungen vertritt, wer das Konzept erstellt und wer für die Datenübernahme aus dem Altsystem zuständig ist. Legen Sie außerdem gemeinsam mit dem Softwareanbieter fest, welche Aufgaben bis wann erledigt sein müssen, wann die Testphase beginnt und wann das neue System in den Echtbetrieb gehen soll. Ein realistischer Zeitplan mit klaren Meilensteinen schafft Verbindlichkeit.

5. Daten vorbereiten und gründlich testen

Bereinigen und vereinheitlichen Sie Artikeldaten, Lieferanteninformationen und Bestände vor der Übernahme in das neue System. Testen Sie vor dem Produktivstart insbesondere die Funktionen, die Stabilität der Prozesse, die Schnittstellen sowie die Konsistenz der übernommenen Daten. In der Testphase werden häufig noch Anpassungen vorgenommen, etwa Fehlerkorrekturen oder die Ergänzung von Funktionen.

6. Mitarbeitende praxisnah schulen

Warten Sie mit der Schulung Ihrer Mitarbeitenden nicht bis zum Produktivstart. Machen Sie zunächst Ihre IT-Fachleute und Führungskräfte mit Konfiguration, Rechtevergabe und Bedienung vertraut. Im nächsten Schritt lernen die künftigen Anwenderinnen und Anwender die Bedienabläufe kennen, um im Tagesgeschäft sicher damit umgehen zu können. Erklären Sie dabei nicht nur die Bedienung, sondern auch die Ziele der Umstellung.

7. Schrittweise starten und kontinuierlich optimieren

Ein Pilotprojekt mit ausgewählten Bereichen oder Lieferanten kann den Einstieg erleichtern. Mit dem Produktivstart ist das Projekt „Warenwirtschaft einführen“ jedoch nicht automatisch beendet: Meist zeigen sich nach den ersten Praxiserfahrungen weitere Möglichkeiten, das System zu optimieren. Betrachten Sie die Weiterentwicklung Ihrer Warenwirtschaft als fortlaufenden Prozess und nehmen Sie Ihren Softwareanbieter dabei in die Pflicht.

Typische Fehler bei der Einführung

Viele Softwareprojekte scheitern nicht an fehlenden Funktionen, sondern an unzureichender Vorbereitung. Häufige Fehler sind:

  • Ziele und Anforderungen bleiben unklar formuliert.
  • Mitarbeitende werden erst kurz vor dem Produktivstart einbezogen.
  • Daten werden ungeprüft aus dem Altsystem übernommen.
  • Zuständigkeiten für die Einführung sind nicht eindeutig geregelt.
  • Schnittstellen zu anderen Systemen werden erst spät betrachtet.
  • Die Software wird nicht ausreichend geschult.
  • Das System wird nicht an die tatsächlichen betrieblichen Prozesse angepasst.

Auch eine Lösung mit vielen Funktionen bringt wenig, wenn sie organisatorisch nicht eingebettet ist oder in den Fachabteilungen unzureichende Kenntnisse vorhanden sind. Die Einführung endet deshalb nicht mit dem Go-live: Regelmäßige Überprüfung und Weiterentwicklung gehören zum laufenden Betrieb dazu.

Fazit

Ein Warenwirtschaftssystem bildet als zentrales Softwaresystem die Grundlage, um Bestände, Aufträge und Warenflüsse transparent zu steuern. Für Sie als KMU wird die Software vor allem dann zum strategischen Vorteil, wenn sie vollständig in Ihre bestehende Systemlandschaft integriert ist, Daten konsistent hält und Ihre tatsächlichen Prozesse unterstützt – statt umgekehrt Ihre Abläufe an die Software anzupassen.

Eine erfolgreiche Einführung braucht klare Ziele, ein priorisiertes Lastenheft, sorgfältig ausgewählte Anbieter, eindeutige Zuständigkeiten, bereinigte Daten und die frühzeitige Einbindung Ihrer Mitarbeitenden. Wenn Sie das Projekt strukturiert planen und schrittweise umsetzen, schaffen Sie bessere Voraussetzungen für effiziente Abläufe und eine belastbare Grundlage für die weitere Digitalisierung Ihres Unternehmens.

Häufig gestellte Fragen zum Warenwirtschaftssystem

Was ist ein Warenwirtschaftssystem?

Ein Warenwirtschaftssystem (WWS) ist eine Software zur Planung, Steuerung und Dokumentation von Warenprozessen. Es bildet den physischen Warenfluss in den Schlüsselbereichen Verkauf, Bestellwesen, Einkauf und Lagerhaltung ab und liefert der Unternehmensführung aktuelle Informationen zur Entscheidungsvorbereitung.

Warum ist ein Warenwirtschaftssystem für KMU wichtig?

Es schafft mehr Transparenz über Bestände und Warenbewegungen, reduziert manuelle Datenpflege durch einmalige Erfassung und unterstützt Sie dabei, komplexere Abläufe – etwa durch Omni-Channel-Vertrieb oder wachsende Sortimente – effizienter zu steuern, obwohl Sie als KMU über geringere betriebswirtschaftliche Spielräume verfügen als Großunternehmen.

Welche Vorteile bietet eine Warenwirtschaftssoftware?

Zu den möglichen Vorteilen zählen eine bessere Bestandsübersicht, schnellere Auftragsabwicklung, weniger doppelte Datenerfassung, effizientere Zusammenarbeit zwischen Fachabteilungen und fundiertere Auswertungen durch Reportingfunktionen und Kennzahlen-Cockpits.

Wie führen Sie ein Warenwirtschaftssystem erfolgreich ein?

Definieren Sie zunächst Ihre Ziele, halten Sie die Anforderungen in einem Lastenheft fest, vergleichen Sie geeignete Anbieter, legen Sie Zuständigkeiten und Fristen fest, bereiten Sie Daten vor und testen Sie das System gründlich, schulen Sie Ihre Mitarbeitenden praxisnah und starten Sie idealerweise schrittweise mit einem Pilotprojekt.

Welche Funktionen sollte ein Warenwirtschaftssystem haben?

Das hängt von Ihren individuellen Anforderungen ab. Zu den Kernaufgaben zählen typischerweise Auftragsverwaltung, Bestandsführung, Steuerung des Warenflusses, Erfassung von Wareneingängen und -ausgängen, Sortimentsverwaltung, Inventur und Rechnungsprüfung. Wichtig ist zusätzlich die Integration mit relevanten Nachbarsystemen wie Lagerwirtschaft, Finanzbuchhaltung oder Online-Shop.

Standardsoftware oder Individualsoftware: Was ist für KMU sinnvoller?

Für die meisten KMU ist Standardsoftware die wirtschaftlichere Wahl. Sie ist in der Regel kostengünstiger, wird vom Hersteller kontinuierlich weiterentwickelt und lässt sich dank modularem Aufbau flexibel an betriebliche Besonderheiten anpassen. Individualsoftware bietet zwar einen geringeren Anpassungsaufwand an bestehende Prozesse, geht aber meist mit höheren Anschaffungs- und Wartungskosten sowie einer stärkeren Abhängigkeit vom Entwickler einher.

Welche Rolle spielt die E-Rechnungspflicht für Warenwirtschaftssysteme?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland im B2B-Geschäftsverkehr grundsätzlich E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Als E-Rechnung gelten nur strukturierte, maschinenlesbare Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD – eine reine PDF-Datei erfüllt diese Vorgaben nicht mehr. Für die Ausstellung von E-Rechnungen gelten je nach Unternehmensgröße noch Übergangsfristen bis Ende 2027 beziehungsweise Ende 2028. Ein Warenwirtschaftssystem, das diese Formate direkt erzeugen und GoBD-konform archivieren kann, erleichtert Ihnen die Umsetzung dieser gesetzlichen Vorgaben erheblich.

Welche Rolle spielen Mitarbeitende bei der Einführung?

Mitarbeitende kennen die bestehenden Abläufe am besten und sollten deshalb frühzeitig einbezogen werden. Schulungen, klare Zuständigkeiten und ein schrittweises Vorgehen erleichtern die Akzeptanz und die produktive Nutzung der neuen Lösung im Tagesgeschäft.

DMS-Software und Datenschutz: 6 Tipps zum richtigen Einsatz
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DMS-Software und Datenschutz: 6 Tipps zum richtigen Einsatz

Der Einsatz von DMS-Software verbessert nicht nur das Dokumentenmanagement, sondern erleichtert auch die Einhaltung datenschutzrechtlicher Bestimmungen. Lesen Sie hier, worauf Sie dabei achten sollten.

5 Min. Lesezeit

Sicherheit im Umgang mit Daten ist ein Wunsch, den jeder hegt. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) kann den Datenschutz und die Datensicherheit in Unternehmen erheblich unterstützen – vorausgesetzt, es wird korrekt verwendet. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Vorteile ein DMS für den Datenschutz bietet und wie Sie DMS-Software optimal einsetzen.

Anforderungen an Datensicherheit und Compliance stark gestiegen

Mit der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) wurde 2019 das Datenschutzrecht europaweit verschärft. Vor allem stärkt die DSGVO die Rechte der Personen, deren personenbezogene Daten Sie verarbeiten. Kunden, Mitarbeiter, Interessenten, Lieferanten – sie alle sind „Betroffene“ im Sinne des Datenschutzes. Besonders schutzwürdig sind Informationen über Gesundheit, sexuelle Orientierung, Religion, Bonität, Vorstrafen und politische Meinung von Personen.

Die GoBD wiederum stellen hohe Anforderungen an den Umgang mit steuerrelevanten Belegen und Daten. Rechtssichere Archivierung bedeutet, dass Belege unverlierbar, unveränderbar und nachvollziehbar, das heißt mit Bezug zum Geschäftsvorfall, aufbewahrt werden müssen. Diese Anforderungen und die entsprechende Verfahrensdokumentation können nur mit einem Dokumentenmanagementsystem erfüllt werden.

Verstöße gegen diese Vorschriften sind kein Kavaliersdelikt. Unternehmen, die sich nicht an die Vorgaben halten, riskieren Bußgelder und rechtliche Nachteile. Die gute Nachricht: Moderne DMS-Software macht es Unternehmen leicht, die Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Wie DMS-Software Datenschutz und Compliance unterstützt

Welche Compliance-Anforderungen kann ein Dokumentenmanagementsystem besonders gut unterstützen? Diese Frage wird im folgenden Abschnitt beantwortet.

DSGVO besser einhalten mit DMS-Software

Die folgende Tabelle zeigt, welche Datenschutzrisiken Sie eingehen, wenn Sie auf ein DMS verzichten. Sie erfahren, welche Anforderungen die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) an den Umgang mit personenbezogenen Daten stellt und wie ein DMS Ihnen die Einhaltung erleichtert. In einer dritten Spalte sehen Sie, ob und wie Sie die jeweilige Anforderung auch ohne DMS erfüllen können.

DSGVO-Vorgabe

Erfüllung mit DMS

Erfüllung ohne DMS

Rechtmäßigkeit der Verarbeitung

Informationen sind mit der Einwilligung des Betroffenen verlinkt

Ablage von Informationen und Einwilligung in demselben (realen oder digitalen) Ordner

Zweckbindung

Informationen sind mit dem Geschäftsvorfall verlinkt

Bezug zum Geschäftsvorfall durch Aktenplan und Register

Auskunftsrecht und Recht auf Vergessenwerden

Daten lassen sich per Suchfunktion systemweit extrahieren und an den Betroffenen liefern bzw. nachweislich löschen

Manuelle Suche durch Dateisystem oder in der Aktenablage, keine Garantie auf Vollständigkeit

Speicherbegrenzung

Wenn der Verarbeitungszweck wegfällt, können personenbezogene Daten entweder anonymisiert oder gelöscht werden

Anonymisierung ist oft nicht möglich, die Vernichtung bzw. das Löschen nur nach aufwändiger manueller Suche, oft unvollständig

Integrität und Vertraulichkeit

Zugriffsbeschränkungen, Zugriffsebenen und Schutz vor Weitergabe lassen sich einstellen, jeder Zugriff wird dokumentiert, redundante Speicherung schützt vor Verlust oder Beschädigung

Bei Papierakten unmöglich zu gewährleisten, bei Dateisystemen schwierig und unvollständig machbar

GoBD besser einhalten mit DMS-Software

Eine ähnliche Betrachtung zeigt, wie DMS-Software auch die GoBD-Compliance Ihrer Buchführung auf ein neues Niveau heben kann.

GoBD-Anforderung

Erfüllung mit DMS

Erfüllung ohne DMS

Unverlierbarkeit

Durch redundante Speicherung und Zugriffssteuerung bzw. Lösch-Schutz sind Belege unverlierbar

Versehentliche Löschung, Beschädigung oder Untergang lassen sich nie ganz ausschließen

Unveränderbarkeit

Belege bleiben im Originalzustand erhalten. Jede Weiterverarbeitung erzeugt eine neue Version

In Dateisystem mit Versionshistorie möglich, bei Papierbelegen unmöglich einzuhalten

Nachvollziehbarkeit

Verlinkung mit Geschäftsvorfall und Verfahrensdokumentation durch integrierte, automatische Protokollierung der Zugriffe und Verarbeitung

Aktenplan und/oder gemeinsame Ablage zusammengehöriger Dokumente

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Sechs Tipps für den Einsatz eines DMS

Eine DMS-Software allein kann den Datenschutz nicht garantieren. Die DSGVO verlangt daher geeignete „technische und organisatorische Maßnahmen“ (TOMs). Ein für den Unternehmenseinsatz geeignetes DMS erfüllt die technischen Anforderungen. Die organisatorischen Maßnahmen müssen jedoch von Ihnen selbst umgesetzt werden. Unsere Tipps unterstützen Sie dabei.

1. Geeignete DMS-Software verwenden

Dokumentenmanagementsysteme gibt es wie Sand am Meer – doch welches passt zu Ihrem Unternehmen? Unser Tipp: Setzen Sie auf ein DMS, das in der EU hergestellt wird. Hierauf ist besonders bei Cloud-Lösungen zu achten. Denn sobald Ihre Daten über den Atlantik wandern, ist eine GoBD- und DSGVO-konforme Archivierung nicht mehr gewährleistet. Grund dafür ist, dass US-Behörden per Gesetz Zugriff auf sämtliche in den USA gehosteten Daten erhalten können.

Achten Sie außerdem darauf, dass Ihre Dokumente im DMS verschlüsselt gespeichert werden. Die Software sollte alle Dokumentenvorgänge automatisch protokollieren. So bleiben Änderungen nachvollziehbar, Versionen wiederherstellbar und die Datenintegrität jederzeit gesichert.

Optimal ist ein Dokumentenmanagementsystem, das sich nahtlos in Ihre bestehenden Geschäftsanwendungen – idealerweise Ihr ERP-System – integriert. Auf diese Weise vermeiden Sie Datensilos, arbeiten durchgängig über Prozesse hinweg und steigern Ihre Effizienz. Zudem sollte Ihr DMS alle Funktionen bieten, die Sie benötigen, um die folgenden Empfehlungen umzusetzen.

2. Daten richtig klassifizieren und verschlagworten

Betroffene können jederzeit die Herausgabe oder Löschung ihrer Daten verlangen. In einem DMS können Sie jedes personenbezogene Dokument mit dem Namen der betroffenen Person verschlagworten. Oder Sie stellen einen Bezug zu seinen Stammdaten her, wenn die DMS-Software mit dem Kontaktmanagement integriert ist. Auch der Bezug zu Geschäftsvorfällen, Zweckbindungen und Einwilligungen kann auf diese Weise hergestellt werden.

Bei der Klassifizierung von Daten geht es um verschiedene Schutzstufen. Wie bereits erwähnt, sind einige Informationen besonders schutzwürdig. Andere wiederum unterliegen einer Aufbewahrungspflicht. Mit DMS-Software lassen sich Dokumente klassifizieren, so dass bestimmte Zugriffsprofile oder Verfallsdaten auf sie angewendet werden können, ohne dass sie einzeln angefasst werden müssen.

3. Berechtigungen richtig einstellen

Vertraulichkeit und Integrität sind wichtige Aspekte im Datenschutzrecht: Niemand darf unbefugt personenbezogene Daten einsehen, weitergeben, verändern oder löschen können.

Das bedeutet:

  • Mitarbeitende erhalten so viel Zugriff wie nötig und so wenig wie möglich. Auch die Suchfunktion der DMS-Software soll ihnen keine Dokumente anzeigen, die sie nichts angehen.
  • Auch zeitlich ist der Zugriff auf das geschäftlich Notwendige beschränkt.
  • Die Zugriffsebenen, d.h. Lesezugriff, Zugriff zum Bearbeiten, Zugriff zum Herunterladen und/oder zur Weitergabe von Dokumenten und Informationen, sollten ebenfalls minimiert werden.

Damit nicht für jeden Mitarbeiter ein eigenes Zugriffsprofil erstellt werden muss, sollten Profile für Benutzergruppen erstellt werden. Beispielsweise benötigt die Personalsachbearbeiterin einen Schreibzugriff auf die Personalstammdaten, für den Auszubildenden reicht aber ein Lesezugriff auf ausgewählte Bereiche. Und dieser Zugriff sollte erlöschen, sobald der Auszubildende in eine andere Abteilung wechselt.

4. Datenschutzkonzept für DMS-Einsatz erstellen

Gemeinsam mit Ihrem Datenschutzbeauftragten sollten Sie ein Konzept zur Gewährleistung der Datensicherheit erarbeiten. Ein solches Konzept sollte folgende Aspekte abdecken:

  • Unbefugten Zugriff auf sensible Daten verhindern
  • Verhindern, dass Daten zur Unzeit gelöscht oder verändert werden
  • Sicherstellen, dass Daten anonymisiert oder gelöscht werden, wenn der Verarbeitungszweck wegfällt – nicht jedoch bei Dokumenten, die einer Aufbewahrungspflicht unterliegen
  • Rechtzeitige Löschung im DMS nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sicherstellen
  • Verschlüsselung und Integritätsschutz sicherstellen
  • Datenschutz-Folgenabschätzung für besonders schutzwürdige Daten vornehmen
  • Protokollierung und Versionierung in die Verfahrensdokumentation integrieren
  • Prozesse rund um die Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten definieren und ebenfalls in die Verfahrensdokumentation aufnehmen

5. Ersetzendes Scannen und Belegarchivierung

Papierdokumente wie Rechnungen, Verträge und Quittungen sind nach wie vor wichtig. Um sie zu sichern und für die digitale Verarbeitung verfügbar zu machen, werden sie gescannt. Das gescannte Dokument ersetzt dann das Original und wird im Dokumentenmanagementsystem (DMS) archiviert.

Moderne DMS-Software bietet speziell für Eingangsrechnungen umfassende Unterstützung bei der GoBD-Compliance. Dazu gehören der Schutz vor unbeabsichtigtem Löschen sowie die revisionssichere Archivierung der Belege. Häufig beinhaltet die Software auch ein spezielles Berechtigungsprofil für den Zugriff durch die Finanzbehörden.

6. Dokumentenbasierte Prozesse definieren

Einige DMS bieten die Möglichkeit, dokumentenbasierte Prozesse zu definieren. Diese Prozesse ermöglichen es Ihnen, bestimmte Dokumenttypen durch vordefinierte Bearbeitungsabläufe zu leiten. So können Sie zum Beispiel für Eingangsrechnungen einen Genehmigungsworkflow festlegen oder vom Dokumentenempfänger eine Bestätigung einfordern, dass er die Sicherheitsbelehrung gelesen und verstanden hat. Der Vorteil solcher Workflows ist, dass Sie einen qualitätsgesicherten Prozess haben, der beweiskräftig dokumentiert ist.

Fazit

Die Anforderungen an Datenschutz, Verfahrensdokumentation und Ordnungsmäßigkeit der digitalen Buchführung sind in den letzten Jahren stetig gestiegen. Mit modernen Dokumentenmanagementsystemen können Unternehmen diese Anforderungen erfüllen – vorausgesetzt, sie konfigurieren und administrieren ihr DMS richtig.

Der Aufwand lohnt sich, denn DMS-Software bietet verschlüsselte Ablage, Zugriffskontrolle und spezielle Funktionen für die rechtssichere Verwaltung von Dokumenten. Mehr noch: Sie unterstützt dokumentenbezogene Prozesse und ermöglicht die revisionssichere Archivierung von Buchungsbelegen.

E-Mail-Archivierung: Sechs verbreitete Irrtümer
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E-Mail-Archivierung: Sechs verbreitete Irrtümer

Viele geschäftliche E-Mails enthalten steuerrelevante Informationen und müssen daher nach den Vorgaben der GoBD archiviert werden. Längst nicht alle Unternehmen verfügen jedoch über eine rechtskonforme Lösung hierfür. Zudem herrscht häufig Unklarheit darüber, wann und wie E-Mails aufbewahrt werden müssen. Sechs gängige Fehleinschätzungen zur E-Mail-Archivierung.

5 Min. Lesezeit

Die E-Mail ist das meistgenutzte Kommunikationsmittel in deutschen Unternehmen. Neun von zehn Firmen nutzen das Medium sehr häufig, die restlichen zehn Prozent immerhin noch häufig. Das hat eine repräsentative Umfrage des Digitalverbands Bitkom ergeben. Laut Bitkom erhalten Berufstätige in Deutschland durchschnittlich 26 geschäftliche E-Mails pro Tag.

Trotz des hohen Verbreitungsgrades der E-Mail als Kommunikationsmittel handhaben viele Unternehmen das Thema E-Mail-Archivierung nur unzureichend. Insbesondere kleine und mittlere Unternehmen (KMU) verstoßen häufig gegen rechtliche Vorgaben wie die seit 2015 geltenden Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Dies geschieht nicht selten aus Unkenntnis der Vorschriften. Nachfolgend finden Sie häufige Irrtümer im Zusammenhang mit der Aufbewahrung von E-Mails.

1. Unternehmen müssen jede E-Mail archivieren

Viele E-Mails erfüllen rechtlich gesehen die Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs. Damit unterliegen sie der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht. Unternehmen müssen daher steuerlich relevante E-Mail-Korrespondenz für sechs bis zehn Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres archivieren. Dabei spielt es keine Rolle, ob eine E-Mail empfangen oder selbst versendet wurde.

E-Mails, die lediglich als Transportmedium dienen, zum Beispiel zur Übermittlung eines PDF-Anhangs, müssen nicht aufbewahrt werden – vorausgesetzt, sie enthalten keine steuerlich relevanten Informationen. Auch Spam-Mails und Newsletter sind von der Aufbewahrungspflicht ausgenommen.

2. Unternehmen dürfen jede E-Mail archivieren

Viele E-Mails müssen archiviert werden, bei anderen haben Unternehmen die Wahl. Auf keinen Fall aber dürfen Unternehmen private E-Mails ihrer Mitarbeitenden automatisch speichern. Der Grund: Dürfen Beschäftigte ihr dienstliches E-Mail-Postfach auch privat nutzen, wird der Arbeitgeber nach dem Telekommunikationsgesetz gegenüber seinen Beschäftigten zum Telekommunikationsdiensteanbieter. Er unterliegt damit dem Fernmeldegeheimnis und darf die E-Mail-Kommunikation ohne ausdrückliche Einwilligung der Beschäftigten weder überwachen noch speichern. Die meisten Unternehmen verbieten ihren Mitarbeitenden daher die private Nutzung der dienstlichen E-Mail-Adresse.

3. Es reicht aus, E-Mails auszudrucken und in Papierform aufzubewahren

Die GoBD fordern unmissverständlich: Aufbewahrungspflichtige E-Mails und deren Anhänge müssen im elektronischen Originalformat archiviert werden. Das bedeutet, dass nur das digitale Original als Beleg im Sinne des Steuerrechts gilt. E-Mails auszudrucken und in Papierform aufzubewahren, reicht nicht aus.

4. Aufbewahrung in der E-Mail-Anwendung reicht zur rechtskonformen Archivierung aus

Die GoBD fordern, dass jedes Unternehmen seine E-Mail-Korrespondenz vor nicht nachvollziehbaren und unbefugten Veränderungen des Inhalts schützt. Dieser Grundsatz der Unveränderbarkeit lässt sich bei der Ablage von E-Mails in herkömmlichen Mailsystemen allenfalls dann umsetzen, wenn das Unternehmen umfangreiche zusätzliche Sicherungsmaßnahmen ergreift. Da der Aufwand hierfür immens ist, verzichten viele Unternehmen auf solche Journal- oder regelbasierten Verfahren.

Ein weiterer Grundsatz der GoBD ist die geordnete Aufbewahrung von E-Mails. Jede E-Mail, die ein Buchungsbeleg ist, muss eindeutig der jeweiligen Buchung (Geschäftsvorfall) zugeordnet werden können. E-Mail-Anwendungen verfügen nicht über die hierfür erforderliche Ordnungsstruktur. Laut GoBD-Praxisleitfaden der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung (AWV) sind daher zusätzliche Maßnahmen erforderlich, wie zum Beispiel der „Einsatz einer DMS-Lösung, die E-Mails im Originalformat aufbewahrt, eine geordnete Ablage erlaubt und damit dazu beiträgt, die ordnungsgemäße Aufbewahrung der E-Mails sicherzustellen.“

5. Technische Lösungen zur E-Mail-Archivierung sorgen automatisch für Compliance

Es gibt verschiedene technische Lösungen, mit denen Unternehmen die Archivierung von E-Mails automatisieren und erheblich vereinfachen können. Jedoch gibt es keine Revisionssicherheit auf Knopfdruck. Weder ein reines E-Mail-Archivierungssystem noch ein umfassendes unternehmensweites Dokumentenmanagementsystem (DMS) garantieren ohne weitere betriebsorganisatorische Maßnahmen bereits Rechtskonformität – sie schaffen lediglich die Grundlage für eine revisionssichere E-Mail-Archivierung.

Um die Anforderungen der GoBD zu erfüllen, benötigt jedes Unternehmen einen klaren organisatorischen Ablaufplan. Dieser wird in einer sogenannten Verfahrensdokumentation festgehalten. Nur so können Unternehmen sicherstellen, dass einerseits alle aufbewahrungspflichtigen E-Mails gesetzeskonform archiviert werden und andererseits die datenschutzrechtlichen Bestimmungen (Schutz vor unbefugtem Zugriff, keine Speicherung bzw. Löschung von Nachrichten) eingehalten werden.

6. E-Mail-Archivierung dient nur der Erfüllung rechtlicher Vorgaben

Da E-Mails heute einen erheblichen Teil der Geschäftskorrespondenz ausmachen, ist es auch unabhängig von der gesetzlichen Verpflichtung sinnvoll, sie geordnet und unveränderbar, also GoBD-konform, aufzubewahren. Schließlich enthalten E-Mails wichtige geschäftsrelevante Informationen. Gehen sie verloren, entstehen Lücken in der Dokumentation von Geschäftsvorfällen. Werden E-Mails dagegen sicher archiviert, zum Beispiel in einem Dokumentenmanagement-System, können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über Suchfunktionen jederzeit schnell darauf zugreifen. Das verbessert die Auskunftsfähigkeit und erleichtert die tägliche Arbeit erheblich.

Tipp: E-Mail-Archivierung im DMS

Besonders einfach und sicher lassen sich E-Mails in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) archivieren:

  • Die E-Mail-Archivierung in einem Dokumentenmanagementsystem schafft die Basis für eine geordnete und unveränderbare Aufbewahrung nach den Vorgaben der GoBD: Stellt ein Unternehmen durch organisatorische Maßnahmen sicher, dass aufbewahrungspflichtige E-Mails GoBD-konform in einem DMS abgelegt werden, ist in der Regel keine aufwändige Journal- oder regelbasierte E-Mail-Archivierung erforderlich.
  • Der Einsatz eines DMS verbessert die Arbeitsabläufe: Aufbewahrungspflichtige E-Mails und deren Anhänge lassen sich unmittelbar aus der E-Mail-Anwendung heraus (z.B. Microsoft Outlook) archivieren. Dabei werden sie automatisch in ein langzeitstabiles Format (z.B. EML) konvertiert, so dass sie auch nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist noch lesbar sind – auch wenn zwischenzeitlich ein anderes E-Mail-Programm verwendet wird.
  • Ein weiterer Vorteil der E-Mail-Archivierung in einem DMS besteht in der besseren Verfügbarkeit der Informationen: Sind die E-Mails und ihre Anhänge einmal im Dokumentenmanagement abgelegt, können alle berechtigten Anwender zentral darauf zugreifen. Über eine Schlagwort- oder Volltextsuche gelangen sie schnell zu den gewünschten Informationen. Das erspart den Mitarbeitenden langwieriges Suchen und Nachfragen in anderen Abteilungen.
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Die europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) regelt auch den Umgang mit personenbezogenen Daten in der Finanzbuchhaltung. Was dabei zu beachten ist, erklärt dieser Artikel.

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Die Datenschutz-Grundverordnung enthält spezifische Regelungen und Prinzipien, die auch für den Datenschutz in der Finanzbuchhaltung relevant sind. Im Wesentlichen geht es in der DSGVO in Bezug auf den Schutz personenbezogener Daten um zwei Grundsätze:

  1. Datenminimierung oder Datensparsamkeit: Es sollten so wenig personenbezogene Daten wie möglich verwendet werden und nur so lange, wie es notwendig ist, um den Verarbeitungszweck zu erfüllen.
  2. Zweckbindung: Sobald der Zweck der Datenspeicherung erreicht ist, müssen personenbezogene Daten gelöscht werden. In diesem Zusammenhang wird häufig der Grundsatz der Speicherbegrenzung genannt.

Zum Gesamtpaket der DSGVO gehören auch das „Recht auf Vergessenwerden“, umfassende Auskunfts- und Widerspruchsrechte der Betroffenen, „Privacy by default“ sowie die neuen Regelungen zur Datenverarbeitung im Auftrag.

In der Finanzbuchhaltung werden schutzbedürftige Daten von Kunden, Lieferanten, Partnern und anderen verarbeitet. Dazu gehören beispielsweise Stammdaten, Rechnungsdaten und Kontodaten. Für einen effektiven Datenschutz in der Finanzbuchhaltung müssen daher einige Prozesse überprüft werden. Sehen wir uns an, welche Maßnahmen Sie dazu ergreifen können.

Wo ist der Datenschutz in der Finanzbuchhaltung rechtlich geregelt?

Bis Mai 2018 war der Datenschutz in Deutschland im Wesentlichen durch das alte Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) geregelt. Seit dem 25. Mai 2018 gilt in Deutschland und allen anderen EU-Mitgliedstaaten die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Um der Datenschutz-Grundverordnung zu entsprechen, wurde das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zur gleichen Zeit angepasst.

Das BDSG-neu dient dazu, spezifische nationale Regelungen zu ergänzen und auszugestalten, wo die DSGVO den Mitgliedstaaten entsprechende Gestaltungsspielräume lässt. Es enthält beispielsweise Regelungen zur Datenverarbeitung im Beschäftigungskontext, zu den Rechten der Betroffenen, zur Datenschutzaufsicht und zu Sanktionen.

Die Regelungen zum Datenschutz in der Finanzbuchhaltung finden sich somit sowohl in der DSGVO als auch im BDSG-neu. Darüber hinaus ist zu beachten, dass die Abgabenordnung (AO) und das Handelsgesetzbuch (HGB) längere Aufbewahrungsfristen für personenbezogene Daten vorsehen können.

Welche Daten stehen im Fokus der datenschutzrechtlichen Regelungen?

Die DSGVO zielt auf personenbezogene Daten ab. Darunter fallen alle Daten, die sich direkt oder indirekt auf eine Person zurückführen lassen. Das sind nicht nur Namen, Adressen und Telefonnummern, sondern beispielsweise auch IP-Adressen von benutzten Computern und Kundennummern oder -kennungen.

Was fordert die DSGVO für den Umgang mit personenbezogenen Daten in der Finanzbuchhaltung?

Erinnern Sie sich noch an die von den GoBD geforderten technischen und organisatorischen Maßnahmen, kurz: TOMs? Dieses Kürzel steht für die Maßnahmen, die ergriffen werden müssen, um den gesetzlichen Anforderungen zu genügen. Auch die TOMs für den Datenschutz in der Finanzbuchhaltung müssen dokumentiert werden.

Die Finanzbuchhaltung muss Maßnahmen in folgenden Bereichen umsetzen:

  • Zugang und Zugriff auf geschützte Daten: Der Zugang und Zugriff muss durch ein System von Rollen und Rechten beschränkt werden. Beispielsweise benötigt eine Buchhaltungskraft Zugriff auf bestimmte Stammdaten und Rechnungen – in der Regel aber nur lesend, es sei denn, sie ist auch für die Stammdatenpflege zuständig.
  • Zweckbindung und Datenminimierung: Diese Prinzipien betreffen sowohl die Menge als auch die Dauer der Datenaufbewahrung. Überprüfen Sie insbesondere die Vorgänge rund um die Stammdatenpflege.
  • Weitere Verarbeitungsgrundsätze: Dazu gehören Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben, Transparenz, Integrität und Vertraulichkeit. Diese Grundsätze müssen nicht nur beachtet, sondern auch dokumentiert werden. Wenn dies noch nicht geschehen ist, sollten Sie das nachholen.
  • Cloudgestützte Programme: Falls Sie mit cloudbasierten Programmen arbeiten, überprüfen Sie die Vereinbarungen zur Auftragsdatenverarbeitung mit den betreffenden Anbietern. Weiter unten finden Sie mehr Informationen zu diesem Punkt.

Speichern Sie nur die Daten, die dem Zweck der Verarbeitung entsprechen, und machen Sie sie nur den Personen zugänglich, die diese Daten verarbeiten. In der Buchhaltung werden in der Regel keine Angaben zum Geschlecht oder zur Herkunft benötigt. Wenn Sie aber beispielsweise als Steuerberater Steuererklärungen für Kunden erstellen, sind Angaben zum Familienstand, zu Kindern usw. relevant.

Benötigen Sie für den Datenschutz in der Finanzbuchhaltung ein Risk Assessment und Privacy Impact Assessment?

Häufig fallen die Begriffe „Risk Assessment“ und „Privacy Impact Assessment“. Dabei handelt es sich um sogenannte Datenschutzfolgenabschätzungen. Diese werden durchgeführt, wenn besonders schutzwürdige Daten betroffen sind. Dazu gehören beispielsweise Gesundheitsdaten, Daten über politische und religiöse Überzeugungen, ethnische Herkunft oder Vorstrafen. Datenlecks, die solche Informationen betreffen, können besonders großen Schaden anrichten.

Wenn Sie mit solchen sensiblen Daten arbeiten, ist es wichtig, eine entsprechende Datenschutzfolgenabschätzung (Privacy Impact Assessment) und eine Risikobewertung (Risk Assessment) durchzuführen. Diese Analysen helfen Ihnen, potenzielle Risiken zu erkennen und geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um den Schutz der Daten zu gewährleisten und die Folgen eines möglichen Datenlecks zu minimieren.

Ist immer eine Einwilligung in die Datenverarbeitung erforderlich?

Die Einwilligungserklärung von Kunden und Partnern ist wichtig. Auch die Datenschutzerklärung Ihres Unternehmens sollte auf dem neuesten Stand sein. Normalerweise ist die Finanzbuchhaltung dafür nicht zuständig. Als Verantwortlicher für die Buchhaltung sollten Sie sich aber bei den zuständigen Stellen erkundigen, ob alles korrekt ist.

Grundsätzlich dürfen Sie Daten nur mit Einwilligung der betroffenen Person verarbeiten. Eine Einwilligung ist jedoch nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO nicht erforderlich, wenn die Datenverarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags zwischen Verbraucher und Unternehmer erforderlich ist.

Das bedeutet: Wenn ein Kunde bei Ihnen etwas bestellt, willigt er stillschweigend ein, dass sein Name, seine Bestelldaten und seine Rechnungsadresse von Ihnen gespeichert und verarbeitet werden. Laut DSGVO ist dies ein „Erlaubnistatbestand“, weil die Verarbeitung „für die Erfüllung eines Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist“.

Ist Ihre Datenarchivierung DSGVO-konform?

Um Ihre Daten DSGVO-konform zu archivieren, empfiehlt sich der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems (DMS). Damit können Sie sicherstellen, dass die Daten während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist vor unbefugtem Zugriff geschützt, jederzeit wiederauffindbar und lesbar sind. Die Speicherung der Daten einfach auf einem internen Netzlaufwerk ist dagegen nicht DSGVO-konform, da diese Methode ein höheres Risiko für Datenverlust oder -korruption birgt.

Falls Ihr Unternehmen Cloud-Dienste zur Datenarchivierung nutzt, sollten Sie zusätzlich die folgenden Punkte beachten:

  • Die Speicherung auf Servern innerhalb der EU ist grundsätzlich zulässig.
  • Server in den USA sind nur dann rechtssicher, wenn sie nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert sind.
  • Vor der Übertragung von Daten in die Cloud müssen angemessene Datenschutzvorkehrungen getroffen werden.

Auftragsdatenverarbeitung in der Cloud

Die DSGVO betrachtet Cloud-Anbieter als Auftragsverarbeiter, weshalb ein Vertrag über die Auftragsverarbeitung Ihrer Daten abgeschlossen werden muss. Die meisten seriösen Anbieter haben ihre Verträge bereits DSGVO-konform gestaltet. Dennoch gilt: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Sowohl Ihr Unternehmen als Verantwortlicher als auch der Cloud-Provider müssen geeignete Datenschutzmaßnahmen nachweisen können.

Haftung für Datenschutzverstöße

Bei Verstößen gegen die DSGVO haftet die Partei, die den Fehler nachweislich begangen hat. Prüfen Sie in Ihrem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), ob Ihr Cloud-Partner diese Haftung übernimmt.

Übrigens: Die Möglichkeit, dass Ihr Cloud-Anbieter als Auftragsdatenverarbeiter für Datenschutzverstöße in der Buchhaltung haftbar gemacht werden kann, ist eine Neuerung der DSGVO.

Löschpflichten für Buchhaltungsdaten

Die Abgabenordnung (AO) regelt die Aufbewahrungspflichten für steuerrelevante Daten in § 147 AO wie folgt:.​

  • 10 Jahre für bestimmte Unterlagen (z. B. Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanz, bestimmte Zollunterlagen).​
  • 8 Jahre für Buchungsbelege (z. B. Rechnungen, Kontoauszüge, Kassenbelege, Lohnabrechnungen) – diese Frist wurde von zuvor 10 Jahren abgesenkt.​
  • 6 Jahre für sonstige aufbewahrungspflichtige Unterlagen wie Handels- und Geschäftsbriefe.

Nach Ablauf dieser gesetzlichen Fristen sind personenbezogene Daten gemäß DSGVO zu löschen.

Wie sieht ein rechtskonformes Löschkonzept aus?

Im Idealfall können Sie bei der Datenarchivierung ein „Verfallsdatum“ für Daten festlegen. Ein praktisches Löschkonzept könnte wie folgt aussehen:

  1. Unterteilen Sie die Daten in Kategorien, zum Beispiel mit Aufbewahrungsfristen von zehn Jahren oder sechs Jahren.
  2. Formulieren Sie für jede Kategorie klare Löschregeln. Zum Beispiel: Die Rechnung X wurde am 27. Juni 2024 eingegeben, daher ist ihre Löschung für den 27. Juni 2034 vorgesehen.
  3. Definieren Sie einen Prozess für die Durchführung der Löschung.
  4. Legen Sie die Verantwortlichkeiten für die Löschung fest und hinterlegen Sie diese im Rollen- und Rechtesystem der Software.
  5. Dokumentieren Sie das gesamte Löschkonzept und dessen Umsetzung.

Moderne Archiv- bzw. Dokumentenmanagementsysteme unterstützen Sie bei der Erstellung solcher Löschregeln. Sobald der Prozess in der Software implementiert ist, müssen Sie sich nicht mehr darum kümmern.

Vier Irrtümer beim Dokumentenmanagement
ERP & Finance

Vier Irrtümer beim Dokumentenmanagement

Immer mehr Unternehmen nutzen digitale Lösungen für das Dokumentenmanagement. Allerdings gibt es oft Missverständnisse in Bezug auf die rechtlichen Anforderungen beim Scannen und Aufbewahren von Geschäftsunterlagen. In diesem Beitrag werden vier häufige Irrtümer aufgeklärt und dargestellt, was Mythos und was Wahrheit ist.

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Vor über 40 Jahren prägte ein Zeitungsartikel in der „Washington Post“ erstmals den Begriff des „papierlosen Büros“. Zwar sind wir von einer vollständig papierlosen Arbeitswelt noch weit entfernt, doch in den letzten Jahren hat die Digitalisierung in Büros erheblich an Fahrt aufgenommen. Leistungsfähige Dokumentenmanagementsysteme (DMS), die weitgehend papierloses Archivieren und effiziente Workflows ermöglichen, sind mittlerweile auch für kleinere Unternehmen verfügbar. Immer mehr Betriebe setzen auf solche DMS-Lösungen, dennoch herrscht bei vielen Nutzern Unsicherheit darüber, was im Zusammenhang mit der digitalen Erfassung und Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen erlaubt ist und was nicht. Besonders hartnäckig halten sich die folgenden Irrtümer:

1. Farbdokumente müssen in Farbe gescannt und archiviert werden

Unternehmen erhalten häufig farbige Papierdokumente wie Baupläne, technische Zeichnungen oder Schadensfotos. Damit stellt sich die Frage, wie solche Dokumente gescannt und im Dokumentenmanagement-System archiviert werden sollten: farbig oder schwarz-weiß?

Laut den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), Randziffer 137, ist eine vollständige Farbwiedergabe beim Scannen nur erforderlich, wenn die Farbe eine Beweisfunktion hat. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn ein Papierdokument Minusbeträge in roter Schrift aufweist oder Sicht-, Bearbeitungs- und Zeichnungsvermerke in unterschiedlichen Farben enthält. Bei Bauplänen und technischen Zeichnungen kann ein Farbscan ebenfalls sinnvoll sein, da Leitungen für Trinkwasser, Abwasser, Gas und Strom häufig in unterschiedlichen Farben dargestellt werden.

Fakt ist: Wenn die Farbe keine Beweisfunktion hat, sollten farbige Dokumente grundsätzlich schwarz-weiß gescannt werden, um Speicherplatz im DMS zu sparen. Dies gilt auch für Dokumente mit farbigen Unterschriften, Siegeln oder Logos. Diese Vorgehensweise entspricht den herkömmlichen papiergebundenen Verfahren, bei denen in der Praxis nahezu alle Dokumente schwarz-weiß kopiert wurden.

2. Eingangsrechnungen auf Papier müssen nach dem Scannen aufbewahrt werden

Der Mythos, dass Unternehmen Originaldokumente nicht vernichten dürfen, ist weit verbreitet.

Fakt ist: Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) erlaubt Unternehmen seit vielen Jahren, Papierrechnungen nach dem Scannen zu vernichten. Fachleute für Dokumentenmanagement sprechen hierbei vom ersetzenden Scannen. Das BMF legte die erforderlichen Voraussetzungen dafür im Jahr 1995 in seinem Schreiben zu den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) fest.

Seitdem veröffentlichte das BMF zahlreiche weitere Schreiben, die die Zulässigkeit des ersetzenden Scannens bestätigen. Die aktuelle Fassung der GoBD vom 28. November 2019 erklärt unter Randziffer 140 ausdrücklich, dass Unternehmen Papierrechnungen vernichten dürfen, solange keine anderen gesetzlichen Vorschriften oder innerbetrieblichen Regelungen die Aufbewahrung im Original verlangen.

Organisationsanweisung zum ersetzenden Scannen erstellen

Eine wichtige Voraussetzung für die GoBD-Konformität ist, dass Unternehmen ihr Scanverfahren dokumentieren. Dazu sollten sie im Rahmen der Verfahrensdokumentation eine Organisationsanweisung erstellen, die unter anderem folgende Punkte regelt:

  • Wer darf Papierbelege scannen?
  • Zu welchem Zeitpunkt werden Belege erfasst: schon beim Posteingang oder erst während oder nach Abschluss der Vorgangsbearbeitung?
  • Welches Schriftgut wird gescannt?
  • In welchen Fällen müssen die Scans nicht nur inhaltlich mit dem Original übereinstimmen (betrifft alle Dokumente), sondern auch bildlich identisch sein (betrifft z. B. empfangene Handelsbriefe/Geschäftsbriefe und Buchungsbelege)?
  • Wie stellt das Unternehmen die Qualitätskontrolle im Hinblick auf Lesbarkeit und Vollständigkeit sicher?
  • Wie werden Fehler protokolliert?

Eine kostenlose Musterverfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen, an der sich Unternehmen orientieren können, ist auf der Website des Deutschen Steuerberaterverbands (DStV) erhältlich.

Welche sicherheitsrelevanten technischen und organisatorischen Maßnahmen beim ersetzenden Scannen zu berücksichtigen sind, hat das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) in der Richtlinie RESISCAN zusammengefasst.

3. Bildoptimierungen an gescannten Belegen sind nicht erlaubt

Das Papieroriginal und der Scan eines Belegs müssen laut GoBD inhaltlich identisch sein. Die bildliche Wiedergabe muss somit wortgetreu und die Inhalte müssen reproduzierbar sein.

Bei bestimmten aufbewahrungspflichtigen Dokumenten, wie Handels- und Geschäftsbriefen oder Buchungsbelegen (z. B. Rechnungen), verlangen die GoBD zusätzlich die bildliche Gleichheit. Das bedeutet, der Scan muss das Papieroriginal visuell exakt wiedergeben. Alle relevanten Informationen müssen für sachverständige Dritte, beispielsweise einen Betriebsprüfer des Finanzamts, lesbar sein.

Fakt ist: Bildverbesserungen sind grundsätzlich zulässig, wenn dabei die GoBD eingehalten werden. Beispielsweise darf man: schwarze Ränder am gescannten Bild entfernen, die durchscheinende Rückseite des Papierdokuments herausfiltern, sogenannten „Fliegendreck“ eliminieren, sowie Belege geraderücken und zuschneiden. Nach der Archivierung im Dokumentenmanagement System (DMS) darf man keine bildlichen Änderungen mehr vornehmen.

4. Nach zehn Jahren müssen aufbewahrungspflichtige Dokumente gelöscht werden

Ein weiteres hartnäckiges Gerücht besagt, dass man archivierte Dokumente nach dem Ablauf der Aufbewahrungsfrist löschen muss.

Fakt ist: Die Aufbewahrungspflichten und -fristen von steuerlich relevanten Dokumenten sind vor allem in der Abgabenordnung (AO) und im Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt. Weder die AO noch das HGB schreiben eine Vernichtung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vor.

Ausnahmen ergeben sich im Datenschutzrecht aus der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG): Werden Unterlagen nicht mehr für die Geschäftstätigkeit benötigt, sollten sie zeitnah vernichtet werden. Ob ein Dokument nicht mehr notwendig ist, lässt sich stets nur im Einzelfall beurteilen.

Um Speicherplatz zu sparen und das Dokumentenmanagement übersichtlich zu halten, sollte man alle nicht mehr benötigten oder zu vernichtenden Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist löschen. Dokumente, aus denen sich Forderungen oder Verbindlichkeiten für ein Unternehmen ergeben könnten, sollte man jedoch weiterhin im DMS aufbewahren. Dies kann sogar über die Dauer der Geschäftsbeziehung hinausgehen.

Grundsätzlich gilt es also, bei jedem Dokument genau hinzuschauen. Ein Dokumentenmanagementsystem bietet verschiedene Funktionen, die helfen, die Aufbewahrungsfristen im Blick zu behalten und den Löschpflichten nachzukommen.

Warenwirtschaft und Produktion digitalisieren: 7 Tipps für KMU
ERP & Finance

Warenwirtschaft und Produktion digitalisieren: 7 Tipps für KMU

Durch gezielte Digitalisierung können auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ihre Abläufe und die Zusammenarbeit verschiedener Arbeitsbereiche nachhaltig verbessern. Unser Gastautor, der Experte Jürgen Grabowski, erklärt in diesem Beitrag, wie Unternehmen vorgehen sollten, wenn sie ihre Warenwirtschaft und Produktion digitalisieren möchten.

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Wir leben in einer Welt der Individualisierung: So individuell wie das Privatleben gestaltet wird, entwickeln sich auch die Prozesse in Unternehmen. Umso erstaunlicher ist es, dass trotz dieser Vielfalt die etablierten Arbeitsschritte in vielen Betrieben branchenübergreifend oft auf die gleichen Hürden stoßen. Betrachtet man die Situation in KMU, treten immer wieder typische Probleme in den Bereichen Warenwirtschaft und Produktion auf.

Die Produktion als Mysterium

Produktionsaufträge bleiben bis zu ihrer Fertigstellung oft ein unergründliches Mysterium: Vom Büro aus ist nicht nachvollziehbar, wie weit ein Fertigungsauftrag fortgeschritten ist und ob die verfügbaren Materialien ausreichen. Zudem ist häufig unklar, wie viel Zeit letztlich auf den Auftrag verwendet wurde, was eine Prüfung der Angebotskalkulation erschwert.

Mit Excel-Tabellen versucht man, Wissenslücken punktuell zu schließen. Dies führt jedoch zu einer Dokumentenflut, deren Komplexität kaum noch zu bewältigen ist. Besonders problematisch wird es, wenn der Urheber der Basis-Excel-Tabelle das Unternehmen verlässt.

Digitalisierung als Lösung

Digitalisierung kann Unternehmen helfen, die genannten Defizite in Warenwirtschaft und Produktion zu beheben. Die Betonung liegt dabei auf „kann“. Digitalisierung kann analoge Prozesse in die digitale Welt überführen und den Mitarbeitern die passenden Werkzeuge und Informationen bereitstellen.

Richtig und konsequent umgesetzt, kann der Weg der Digitalisierung zunächst schmerzhaft sein. Langfristig bietet er jedoch Lösungen für viele unternehmerische Probleme. Doch eine falsche Abzweigung, das Verharren in veralteten Prozessen oder Einsparungen an den falschen Stellen können die geplante Digitalisierung ins Fiasko führen. Daher empfiehlt es sich, jedes Digitalisierungsvorhaben sorgfältig zu planen. Die folgenden Tipps geben Hinweise, wie Unternehmen vorgehen sollten, um die Abläufe in ihrer Warenwirtschaft und Produktion zu digitalisieren.

7 Tipps zur erfolgreichen Digitalisierung von Warenwirtschaft und Produktion

1. Prozesse analysieren

Bevor man beginnt, ein Warenwirtschaftssystem und Produktionssoftware zu installieren sowie teure Industrie-Hardware zu kaufen, muss man sich erst klar darüber werden, wie der digitale Arbeitsablauf im Unternehmen aussehen soll. Komplizierte und veraltete Prozesse durch Software vereinfachen zu wollen, ohne die grundlegenden Probleme anzugehen, führt in der Regel zum Scheitern.

Ebenso wenig nützt es, blind eine Software zu kaufen, ohne die Lücken zu kennen, die es zu schließen gilt. In solchen Fällen ist die Gefahr groß, dass sich im Nachhinein herausstellt, dass die Software überdimensioniert ist oder wichtige Funktionen fehlen. Um erfolgreich die Warenwirtschaft und Produktion zu digitalisieren, ist eine gründliche Planung und Analyse der bestehenden Prozesse unerlässlich.

2. Das Werkzeug „Software“

Sind die digitalen Prozesse definiert und die Abläufe, bei denen Software unterstützen soll, herausgearbeitet, erfolgt die Auswahl des Warenwirtschaftsprogramms. Dabei gilt: Die Software muss sich an die Anforderungen der neuen Unternehmensstrukturen anpassen – und nicht umgekehrt. Wesentliche Werkzeuge zur Unterstützung der Wertschöpfungskette sollten nicht auf Provisorien aufgebaut werden. Es ist daher nicht empfehlenswert, ein System zu implementieren, das von Anfang an nur „gerade so“ funktioniert.

Eine Software muss immer Spielraum für zukünftiges Wachstum lassen, damit sie mit dem Unternehmen wachsen kann. Gleichzeitig sollte sie die Nutzer nicht mit ihrem Funktionsumfang überfordern, denn der Erfolg eines softwaregestützten Arbeitsablaufs hängt stark von der einfachen Bedienbarkeit ab. Erhöhen unnötige Programmkomponenten die Komplexität, wird das neue Tool bei den Nutzern auf wenig Begeisterung oder im schlimmsten Fall sogar auf Widerstand stoßen.

3. Wachstum durch Schnittstellen

An dieser Stelle befinden wir uns wieder tief im Dunstkreis der Individualisierung. Wie bereits erwähnt, muss sich die Software an das Unternehmen anpassen und nicht umgekehrt. Ein individuell entwickeltes Warenwirtschaftssystem kann dies zu 100 Prozent leisten, jedoch sollte die Sinnhaftigkeit dieser Lösung gegen den Investitionsspielraum abgewogen werden, da Individualsoftware definitiv kostspielig ist.

Es ist deutlich preiswerter, auf eine Warenwirtschaftslösung zu setzen, die sich über Schnittstellen mit anderen Funktionen kombinieren lässt. Schnittstellen bieten der Software flexibles und teilweise individuelles Wachstumspotenzial. So kann man ein Warenwirtschaftsprogramm auch nachträglich um Planungstools, Lagersoftware, Produktionssoftware, Apps für mobile Endgeräte oder Customer-Relationship-Management-Systeme (CRM) erweitern. Dieser Ansatz ermöglicht es Unternehmen, ihre Warenwirtschaft und Produktion schrittweise zu digitalisieren, ohne die hohen Kosten einer maßgeschneiderten Lösung.

4. Eine Software ist nur so gut wie ihre Datenstruktur

Bei der Einrichtung der Software legt man die Datenbasis fest, die im Unternehmen zukünftig verwendet wird. Es ist ratsam, hier ausreichend Zeit zu investieren, um die eigene Artikelstruktur zu analysieren und eine passende Datenstruktur zu definieren. Dabei sollte man klar festlegen, welche Artikel an welchen Stellen im Arbeitsablauf wie und warum identifizierbar sein müssen. Auf dieser Grundlage können Artikelarten, Belegprozesse und weitere Informationsstrategien entwickelt werden. Eine Neustrukturierung der Datenbestände im laufenden Betrieb ist deutlich aufwendiger, insbesondere bei umfangreichen Bestands- oder Beleghistorien.

5. Die richtige Hardware

Wenn das Warenwirtschaftssystem implementiert ist und um zusätzliche Module und Komponenten erweitert werden soll, stellt sich die Frage nach der passenden Hardware. Angesichts des vielfältigen Angebots an Industrie-Hardware ist es herausfordernd, den Überblick zu behalten und sich nicht von den neuesten technologischen Errungenschaften in die Irre führen zu lassen. Bei der Einführung technischer Innovationen gilt es, diese sorgfältig zu prüfen und nicht um jeden Preis einzusetzen.

Die beste Antwort auf die Frage nach der Hardware erhält man oft durch die Mitarbeiter, die damit arbeiten werden. Denn trotz der Verlockung, Bestände per RFID mit dem Smartphone umzubuchen, nützt es letztlich wenig, wenn – um es drastisch auszudrücken – das achte Retina-Display bei einem Sturz auf Beton zerbricht.

6. Personelle Ressourcen schaffen

Die Einführung von Softwaresystemen erfordert Zeit, die man sich wirklich nehmen sollte. Überhastete Entscheidungen können später zu schwerwiegenden Hindernissen führen, die das gesamte Vorhaben gefährden. Letztlich geht es darum, die Kernabteilungen des Unternehmens zu vernetzen und Wissen sowie Informationen effektiv zu verteilen, um den Ablauf der Wertschöpfungskette reibungsloser und effizienter zu gestalten. Daher sollte man betroffene Mitarbeiter frühzeitig in die Gestaltung der digitalen Prozesse einbeziehen und ihnen dafür ausreichend Zeit einräumen. Sie sind die Experten in ihrem Arbeitsbereich und können wertvolle Informationen beitragen oder auf bisher unerkannte Probleme hinweisen. Die Einbindung der Mitarbeiter wirkt zudem präventiv gegen ablehnendes Verhalten oder Berührungsängste, die bei spürbaren Veränderungen wie der Digitalisierung auftreten können.

7. Hilfe von außen in Anspruch nehmen

Es ist eine Herausforderung, sich selbst aus dem eigenen Unternehmen zu lehnen und einen objektiven Blick auf die Geschehnisse innerhalb der Organisationsstrukturen zu gewinnen. Ohne diesen klaren Blick ist es jedoch äußerst schwierig, die tatsächlichen Ursachen von Problemen in den Abläufen zu erkennen. Es reicht nicht aus, ein Problem nur zu beschreiben; man muss auch die Ursache identifizieren und eine geeignete Lösung finden.

Wenn es allein nicht möglich ist, ein digitales Abbild der Prozesse zu erstellen oder sich im Dschungel der Hard- und Software für kleine und mittelgroße Fertigungsbetriebe zurechtzufinden, empfiehlt es sich, einen externen Berater hinzuzuziehen. Ein solcher Berater bringt die notwendige Objektivität, Erfahrung und oft auch spezifisches Wissen über branchenübliche Soft- und Hardware mit. Im Interesse einer effizienten Lösungsfindung sollte dieser Schritt besser früher als später in Betracht gezogen werden.

Fremdfertigung in die eigene Produktion einbinden
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Fremdfertigung in die eigene Produktion einbinden

Viele Fertigungsunternehmen lagern Produktionsprozesse aus und beziehen Bauteile, Zwischenprodukte und weitere Leistungen von Lieferanten. Die Herausforderung besteht darin, Eigenfertigung und Fremdfertigung in der Produktion miteinander in Einklang zu bringen. Dabei es einiges zu beachten.

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Spätestens seit der Öffnung asiatischer Staaten für ausländische Investoren in den 1970er-Jahren ist es für Industrieunternehmen üblich, bestimmte Leistungen im Produktionsprozess fremd zu beziehen. Die Öffnung Osteuropas in den frühen 1990er-Jahren und die zunehmende Globalisierung haben diesen Trend zur „verlängerten Werkbank“ weiter verstärkt. Mit der Digitalisierung hat zudem ein Veränderungsprozess eingesetzt, der zu noch stärker fragmentierten Wertschöpfungsketten führen wird – Stichwort: Industrie 4.0. Daher kommt es auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) darauf an, Fremdleistungen möglichst nahtlos in die eigene Fertigung einzubinden.

Organisatorische Voraussetzungen in Produktion und Verwaltung schaffen

Längst lagern nämlich auch KMU verschiedene Prozesse der Produktion aus. Die Gründe für solche strategischen Make-or-Buy-Entscheidungen sind meistens wirtschaftlicher und pragmatischer Natur. Oft fehlt es im eigenen Betrieb an den nötigen Maschinen und Fachkenntnissen, um beispielsweise spezielle Arbeitsschritte wie die Bestückung von Leiterplatinen oder das Eloxieren von Oberflächen selbst durchzuführen.

Wer sich für eine Fremdfertigung, also für den Kauf von Leistungen im Rahmen des Produktionsprozesses entscheidet, muss auch die organisatorischen Voraussetzungen hierfür schaffen. Dabei ist es entscheidend, eine transparente Verwaltung zu etablieren, um den Überblick zu behalten. So ist es wichtig, jederzeit zu wissen, welche Fremdleistungen für einen Artikel in Auftrag gegeben wurden und welche Aufträge gerade von Fremdfertigern bearbeitet werden.

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Das benötigte Material für die Fremdfertigung im Blick haben

Eine erfolgreiche Fremdfertigung setzt einen reibungslosen Materialfluss voraus: Der Fremdfertiger erhält vom Auftraggeber das zu bearbeitende Material, das er in einem separaten Lager verwaltet. Nach Abschluss der Arbeiten liefert er das bearbeitete Material an den Auftraggeber zurück. Die Effizienz dieser Abläufe hängt im Wesentlichen von zwei Faktoren ab: Zum einen müssen die Partner zuverlässig liefern. Zum anderen braucht es eine präzise Bestandsführung und Mengenverwaltung, die jederzeit Auskunft über die Materialverfügbarkeit bei den Fremdfertigern gibt. Nur so lässt sich das benötigte Material ermitteln, das jeweils für einen Auftrag an den Fremdfertiger zu liefern ist.

Die Kosten der Fremdleistung berücksichtigen

Nachdem der Fremdfertiger die bestellte Leistung erbracht hat, erhält der Auftraggeber eine entsprechende Rechnung. Dabei ist es entscheidend, diese Rechnung im Rahmen der Rechnungseingangskontrolle der entsprechenden Bestellung zuzuordnen. Zudem ist es wichtig, die Kosten der Fremdleistung bei der Vorkalkulation zu berücksichtigen.

Professionelle Fertigungssoftware nutzen

Fremdfertigung in die eigene Fertigung einzubinden, ist keine triviale Aufgabe. Es gilt, laufend den Überblick zu behalten, den Materialbedarf zu ermitteln und in Echtzeit die Bestände zu verwalten. Mit Excel und Co. ist das nicht vernünftig zu bewerkstelligen. Aus diesem Grund sollten kleine und mittlere Produktionsunternehmen professionelle Software nutzen, die die fertigungsspezifischen Funktionen mit der Warenwirtschaft verknüpft:

  • Eine in das Warenwirtschaftssystem integrierte Fertigungssoftware hilft produzierenden Unternehmen, den Fertigungsdurchlauf einschließlich der Fremdfertigungsprozesse übersichtlich zu organisieren.
  • Sie unterstützt dabei, den Materialbedarf für die zu fertigenden Artikel zu ermitteln. Außerdem zeigt sie an, welches Material in welcher Menge bestellt werden muss.
  • Da die Fertigungsfunktionen mit dem Warenwirtschaftssystem verknüpft sind, ist die Bestandsführung zu jedem Zeitpunkt aktuell.
  • Im Fertigungsvorschlag (auftragsbezogen oder auf Basis der Lagerbestände) bestimmt die Software den Materialbedarf und erkennt automatisch, welche Leistungen von welchen Fremdfertigern zu erbringen sind. Bestätigt der Benutzer den Vorschlag, wird für das ermittelte Material ein Fremdfertigungsauftrag erzeugt, der als Beleg an den Fremdfertiger mit ausgeliefert wird.
  • Auch die Bestellungen der Leistungen beim Fremdfertiger lassen sich mithilfe der Software generieren. So wissen die Nutzer, welche Aufträge bei Lieferanten offen sind.
  • Geht die Ware bzw. die Fremdleistung ein, werden die gelieferten Mengen durch die Fertigmeldung des Auftrags automatisch wieder zugebucht. Damit stehen sie für weitere Fertigungsprozesse zur Verfügung.
  • Weiterhin ordnet die Software die Eingangsrechnung des Lieferanten der Bestellung zu, wodurch der Belegfluss abgeschlossen wird. Das sorgt für Transparenz, da die Lösung alle Belege zu einem Auftrag in einer Abrufhistorie auflistet.
DMS-Software und Datenschutz: 6 Tipps zum richtigen Einsatz
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DMS-Software und Datenschutz: 6 Tipps zum richtigen Einsatz

Der Einsatz von DMS-Software verbessert nicht nur das Dokumentenmanagement, sondern erleichtert auch die Einhaltung datenschutzrechtlicher Bestimmungen. Lesen Sie hier, worauf Sie dabei achten sollten.

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Sicherheit im Umgang mit Daten ist ein Wunsch, den jeder hegt. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) kann den Datenschutz und die Datensicherheit in Unternehmen erheblich unterstützen – vorausgesetzt, es wird korrekt verwendet. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Vorteile ein DMS für den Datenschutz bietet und wie Sie DMS-Software optimal einsetzen.

Anforderungen an Datensicherheit und Compliance stark gestiegen

Mit der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) wurde 2019 das Datenschutzrecht europaweit verschärft. Vor allem stärkt die DSGVO die Rechte der Personen, deren personenbezogene Daten Sie verarbeiten. Kunden, Mitarbeiter, Interessenten, Lieferanten – sie alle sind „Betroffene“ im Sinne des Datenschutzes. Besonders schutzwürdig sind Informationen über Gesundheit, sexuelle Orientierung, Religion, Bonität, Vorstrafen und politische Meinung von Personen.

Die GoBD wiederum stellen hohe Anforderungen an den Umgang mit steuerrelevanten Belegen und Daten. Rechtssichere Archivierung bedeutet, dass Belege unverlierbar, unveränderbar und nachvollziehbar, das heißt mit Bezug zum Geschäftsvorfall, aufbewahrt werden müssen. Diese Anforderungen und die entsprechende Verfahrensdokumentation können nur mit einem Dokumentenmanagementsystem erfüllt werden.

Verstöße gegen diese Vorschriften sind kein Kavaliersdelikt. Unternehmen, die sich nicht an die Vorgaben halten, riskieren Bußgelder und rechtliche Nachteile. Die gute Nachricht: Moderne DMS-Software macht es Unternehmen leicht, die Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Wie DMS-Software Datenschutz und Compliance unterstützt

Welche Compliance-Anforderungen kann ein Dokumentenmanagementsystem besonders gut unterstützen? Diese Frage wird im folgenden Abschnitt beantwortet.

DSGVO besser einhalten mit DMS-Software

Die folgende Tabelle zeigt, welche Datenschutzrisiken Sie eingehen, wenn Sie auf ein DMS verzichten. Sie erfahren, welche Anforderungen die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) an den Umgang mit personenbezogenen Daten stellt und wie ein DMS Ihnen die Einhaltung erleichtert. In einer dritten Spalte sehen Sie, ob und wie Sie die jeweilige Anforderung auch ohne DMS erfüllen können.

DSGVO-Vorgabe

Erfüllung mit DMS

Erfüllung ohne DMS

Rechtmäßigkeit der Verarbeitung

Informationen sind mit der Einwilligung des Betroffenen verlinkt

Ablage von Informationen und Einwilligung in demselben (realen oder digitalen) Ordner

Zweckbindung

Informationen sind mit dem Geschäftsvorfall verlinkt

Bezug zum Geschäftsvorfall durch Aktenplan und Register

Auskunftsrecht und Recht auf Vergessenwerden

Daten lassen sich per Suchfunktion systemweit extrahieren und an den Betroffenen liefern bzw. nachweislich löschen

Manuelle Suche durch Dateisystem oder in der Aktenablage, keine Garantie auf Vollständigkeit

Speicherbegrenzung

Wenn der Verarbeitungszweck wegfällt, können personenbezogene Daten entweder anonymisiert oder gelöscht werden

Anonymisierung ist oft nicht möglich, die Vernichtung bzw. das Löschen nur nach aufwändiger manueller Suche, oft unvollständig

Integrität und Vertraulichkeit

Zugriffsbeschränkungen, Zugriffsebenen und Schutz vor Weitergabe lassen sich einstellen, jeder Zugriff wird dokumentiert, redundante Speicherung schützt vor Verlust oder Beschädigung

Bei Papierakten unmöglich zu gewährleisten, bei Dateisystemen schwierig und unvollständig machbar

GoBD besser einhalten mit DMS-Software

Eine ähnliche Betrachtung zeigt, wie DMS-Software auch die GoBD-Compliance Ihrer Buchführung auf ein neues Niveau heben kann.

GoBD-Anforderung

Erfüllung mit DMS

Erfüllung ohne DMS

Unverlierbarkeit

Durch redundante Speicherung und Zugriffssteuerung bzw. Lösch-Schutz sind Belege unverlierbar

Versehentliche Löschung, Beschädigung oder Untergang lassen sich nie ganz ausschließen

Unveränderbarkeit

Belege bleiben im Originalzustand erhalten. Jede Weiterverarbeitung erzeugt eine neue Version

In Dateisystem mit Versionshistorie möglich, bei Papierbelegen unmöglich einzuhalten

Nachvollziehbarkeit

Verlinkung mit Geschäftsvorfall und Verfahrensdokumentation durch integrierte, automatische Protokollierung der Zugriffe und Verarbeitung

Aktenplan und/oder gemeinsame Ablage zusammengehöriger Dokumente

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Sechs Tipps für den Einsatz eines DMS

Eine DMS-Software allein kann den Datenschutz nicht garantieren. Die DSGVO verlangt daher geeignete „technische und organisatorische Maßnahmen“ (TOMs). Ein für den Unternehmenseinsatz geeignetes DMS erfüllt die technischen Anforderungen. Die organisatorischen Maßnahmen müssen jedoch von Ihnen selbst umgesetzt werden. Unsere Tipps unterstützen Sie dabei.

1. Geeignete DMS-Software verwenden

Dokumentenmanagementsysteme gibt es wie Sand am Meer – doch welches passt zu Ihrem Unternehmen? Unser Tipp: Setzen Sie auf ein DMS, das in der EU hergestellt wird. Hierauf ist besonders bei Cloud-Lösungen zu achten. Denn sobald Ihre Daten über den Atlantik wandern, ist eine GoBD- und DSGVO-konforme Archivierung nicht mehr gewährleistet. Grund dafür ist, dass US-Behörden per Gesetz Zugriff auf sämtliche in den USA gehosteten Daten erhalten können.

Achten Sie außerdem darauf, dass Ihre Dokumente im DMS verschlüsselt gespeichert werden. Die Software sollte alle Dokumentenvorgänge automatisch protokollieren. So bleiben Änderungen nachvollziehbar, Versionen wiederherstellbar und die Datenintegrität jederzeit gesichert.

Optimal ist ein Dokumentenmanagementsystem, das sich nahtlos in Ihre bestehenden Geschäftsanwendungen – idealerweise Ihr ERP-System – integriert. Auf diese Weise vermeiden Sie Datensilos, arbeiten durchgängig über Prozesse hinweg und steigern Ihre Effizienz. Zudem sollte Ihr DMS alle Funktionen bieten, die Sie benötigen, um die folgenden Empfehlungen umzusetzen.

2. Daten richtig klassifizieren und verschlagworten

Betroffene können jederzeit die Herausgabe oder Löschung ihrer Daten verlangen. In einem DMS können Sie jedes personenbezogene Dokument mit dem Namen der betroffenen Person verschlagworten. Oder Sie stellen einen Bezug zu seinen Stammdaten her, wenn die DMS-Software mit dem Kontaktmanagement integriert ist. Auch der Bezug zu Geschäftsvorfällen, Zweckbindungen und Einwilligungen kann auf diese Weise hergestellt werden.

Bei der Klassifizierung von Daten geht es um verschiedene Schutzstufen. Wie bereits erwähnt, sind einige Informationen besonders schutzwürdig. Andere wiederum unterliegen einer Aufbewahrungspflicht. Mit DMS-Software lassen sich Dokumente klassifizieren, so dass bestimmte Zugriffsprofile oder Verfallsdaten auf sie angewendet werden können, ohne dass sie einzeln angefasst werden müssen.

3. Berechtigungen richtig einstellen

Vertraulichkeit und Integrität sind wichtige Aspekte im Datenschutzrecht: Niemand darf unbefugt personenbezogene Daten einsehen, weitergeben, verändern oder löschen können.

Das bedeutet:

  • Mitarbeitende erhalten so viel Zugriff wie nötig und so wenig wie möglich. Auch die Suchfunktion der DMS-Software soll ihnen keine Dokumente anzeigen, die sie nichts angehen.
  • Auch zeitlich ist der Zugriff auf das geschäftlich Notwendige beschränkt.
  • Die Zugriffsebenen, d.h. Lesezugriff, Zugriff zum Bearbeiten, Zugriff zum Herunterladen und/oder zur Weitergabe von Dokumenten und Informationen, sollten ebenfalls minimiert werden.

Damit nicht für jeden Mitarbeiter ein eigenes Zugriffsprofil erstellt werden muss, sollten Profile für Benutzergruppen erstellt werden. Beispielsweise benötigt die Personalsachbearbeiterin einen Schreibzugriff auf die Personalstammdaten, für den Auszubildenden reicht aber ein Lesezugriff auf ausgewählte Bereiche. Und dieser Zugriff sollte erlöschen, sobald der Auszubildende in eine andere Abteilung wechselt.

4. Datenschutzkonzept für DMS-Einsatz erstellen

Gemeinsam mit Ihrem Datenschutzbeauftragten sollten Sie ein Konzept zur Gewährleistung der Datensicherheit erarbeiten. Ein solches Konzept sollte folgende Aspekte abdecken:

  • Unbefugten Zugriff auf sensible Daten verhindern
  • Verhindern, dass Daten zur Unzeit gelöscht oder verändert werden
  • Sicherstellen, dass Daten anonymisiert oder gelöscht werden, wenn der Verarbeitungszweck wegfällt – nicht jedoch bei Dokumenten, die einer Aufbewahrungspflicht unterliegen
  • Rechtzeitige Löschung im DMS nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sicherstellen
  • Verschlüsselung und Integritätsschutz sicherstellen
  • Datenschutz-Folgenabschätzung für besonders schutzwürdige Daten vornehmen
  • Protokollierung und Versionierung in die Verfahrensdokumentation integrieren
  • Prozesse rund um die Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten definieren und ebenfalls in die Verfahrensdokumentation aufnehmen

5. Ersetzendes Scannen und Belegarchivierung

Papierdokumente wie Rechnungen, Verträge und Quittungen sind nach wie vor wichtig. Um sie zu sichern und für die digitale Verarbeitung verfügbar zu machen, werden sie gescannt. Das gescannte Dokument ersetzt dann das Original und wird im Dokumentenmanagementsystem (DMS) archiviert.

Moderne DMS-Software bietet speziell für Eingangsrechnungen umfassende Unterstützung bei der GoBD-Compliance. Dazu gehören der Schutz vor unbeabsichtigtem Löschen sowie die revisionssichere Archivierung der Belege. Häufig beinhaltet die Software auch ein spezielles Berechtigungsprofil für den Zugriff durch die Finanzbehörden.

6. Dokumentenbasierte Prozesse definieren

Einige DMS bieten die Möglichkeit, dokumentenbasierte Prozesse zu definieren. Diese Prozesse ermöglichen es Ihnen, bestimmte Dokumenttypen durch vordefinierte Bearbeitungsabläufe zu leiten. So können Sie zum Beispiel für Eingangsrechnungen einen Genehmigungsworkflow festlegen oder vom Dokumentenempfänger eine Bestätigung einfordern, dass er die Sicherheitsbelehrung gelesen und verstanden hat. Der Vorteil solcher Workflows ist, dass Sie einen qualitätsgesicherten Prozess haben, der beweiskräftig dokumentiert ist.

Fazit

Die Anforderungen an Datenschutz, Verfahrensdokumentation und Ordnungsmäßigkeit der digitalen Buchführung sind in den letzten Jahren stetig gestiegen. Mit modernen Dokumentenmanagementsystemen können Unternehmen diese Anforderungen erfüllen – vorausgesetzt, sie konfigurieren und administrieren ihr DMS richtig.

Der Aufwand lohnt sich, denn DMS-Software bietet verschlüsselte Ablage, Zugriffskontrolle und spezielle Funktionen für die rechtssichere Verwaltung von Dokumenten. Mehr noch: Sie unterstützt dokumentenbezogene Prozesse und ermöglicht die revisionssichere Archivierung von Buchungsbelegen.

E-Mail-Archivierung: Sechs verbreitete Irrtümer
ERP & Finance

E-Mail-Archivierung: Sechs verbreitete Irrtümer

Viele geschäftliche E-Mails enthalten steuerrelevante Informationen und müssen daher nach den Vorgaben der GoBD archiviert werden. Längst nicht alle Unternehmen verfügen jedoch über eine rechtskonforme Lösung hierfür. Zudem herrscht häufig Unklarheit darüber, wann und wie E-Mails aufbewahrt werden müssen. Sechs gängige Fehleinschätzungen zur E-Mail-Archivierung.

5 Min. Lesezeit

Die E-Mail ist das meistgenutzte Kommunikationsmittel in deutschen Unternehmen. Neun von zehn Firmen nutzen das Medium sehr häufig, die restlichen zehn Prozent immerhin noch häufig. Das hat eine repräsentative Umfrage des Digitalverbands Bitkom ergeben. Laut Bitkom erhalten Berufstätige in Deutschland durchschnittlich 26 geschäftliche E-Mails pro Tag.

Trotz des hohen Verbreitungsgrades der E-Mail als Kommunikationsmittel handhaben viele Unternehmen das Thema E-Mail-Archivierung nur unzureichend. Insbesondere kleine und mittlere Unternehmen (KMU) verstoßen häufig gegen rechtliche Vorgaben wie die seit 2015 geltenden Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Dies geschieht nicht selten aus Unkenntnis der Vorschriften. Nachfolgend finden Sie häufige Irrtümer im Zusammenhang mit der Aufbewahrung von E-Mails.

1. Unternehmen müssen jede E-Mail archivieren

Viele E-Mails erfüllen rechtlich gesehen die Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs. Damit unterliegen sie der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht. Unternehmen müssen daher steuerlich relevante E-Mail-Korrespondenz für sechs bis zehn Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres archivieren. Dabei spielt es keine Rolle, ob eine E-Mail empfangen oder selbst versendet wurde.

E-Mails, die lediglich als Transportmedium dienen, zum Beispiel zur Übermittlung eines PDF-Anhangs, müssen nicht aufbewahrt werden – vorausgesetzt, sie enthalten keine steuerlich relevanten Informationen. Auch Spam-Mails und Newsletter sind von der Aufbewahrungspflicht ausgenommen.

2. Unternehmen dürfen jede E-Mail archivieren

Viele E-Mails müssen archiviert werden, bei anderen haben Unternehmen die Wahl. Auf keinen Fall aber dürfen Unternehmen private E-Mails ihrer Mitarbeitenden automatisch speichern. Der Grund: Dürfen Beschäftigte ihr dienstliches E-Mail-Postfach auch privat nutzen, wird der Arbeitgeber nach dem Telekommunikationsgesetz gegenüber seinen Beschäftigten zum Telekommunikationsdiensteanbieter. Er unterliegt damit dem Fernmeldegeheimnis und darf die E-Mail-Kommunikation ohne ausdrückliche Einwilligung der Beschäftigten weder überwachen noch speichern. Die meisten Unternehmen verbieten ihren Mitarbeitenden daher die private Nutzung der dienstlichen E-Mail-Adresse.

3. Es reicht aus, E-Mails auszudrucken und in Papierform aufzubewahren

Die GoBD fordern unmissverständlich: Aufbewahrungspflichtige E-Mails und deren Anhänge müssen im elektronischen Originalformat archiviert werden. Das bedeutet, dass nur das digitale Original als Beleg im Sinne des Steuerrechts gilt. E-Mails auszudrucken und in Papierform aufzubewahren, reicht nicht aus.

4. Aufbewahrung in der E-Mail-Anwendung reicht zur rechtskonformen Archivierung aus

Die GoBD fordern, dass jedes Unternehmen seine E-Mail-Korrespondenz vor nicht nachvollziehbaren und unbefugten Veränderungen des Inhalts schützt. Dieser Grundsatz der Unveränderbarkeit lässt sich bei der Ablage von E-Mails in herkömmlichen Mailsystemen allenfalls dann umsetzen, wenn das Unternehmen umfangreiche zusätzliche Sicherungsmaßnahmen ergreift. Da der Aufwand hierfür immens ist, verzichten viele Unternehmen auf solche Journal- oder regelbasierten Verfahren.

Ein weiterer Grundsatz der GoBD ist die geordnete Aufbewahrung von E-Mails. Jede E-Mail, die ein Buchungsbeleg ist, muss eindeutig der jeweiligen Buchung (Geschäftsvorfall) zugeordnet werden können. E-Mail-Anwendungen verfügen nicht über die hierfür erforderliche Ordnungsstruktur. Laut GoBD-Praxisleitfaden der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung (AWV) sind daher zusätzliche Maßnahmen erforderlich, wie zum Beispiel der „Einsatz einer DMS-Lösung, die E-Mails im Originalformat aufbewahrt, eine geordnete Ablage erlaubt und damit dazu beiträgt, die ordnungsgemäße Aufbewahrung der E-Mails sicherzustellen.“

5. Technische Lösungen zur E-Mail-Archivierung sorgen automatisch für Compliance

Es gibt verschiedene technische Lösungen, mit denen Unternehmen die Archivierung von E-Mails automatisieren und erheblich vereinfachen können. Jedoch gibt es keine Revisionssicherheit auf Knopfdruck. Weder ein reines E-Mail-Archivierungssystem noch ein umfassendes unternehmensweites Dokumentenmanagementsystem (DMS) garantieren ohne weitere betriebsorganisatorische Maßnahmen bereits Rechtskonformität – sie schaffen lediglich die Grundlage für eine revisionssichere E-Mail-Archivierung.

Um die Anforderungen der GoBD zu erfüllen, benötigt jedes Unternehmen einen klaren organisatorischen Ablaufplan. Dieser wird in einer sogenannten Verfahrensdokumentation festgehalten. Nur so können Unternehmen sicherstellen, dass einerseits alle aufbewahrungspflichtigen E-Mails gesetzeskonform archiviert werden und andererseits die datenschutzrechtlichen Bestimmungen (Schutz vor unbefugtem Zugriff, keine Speicherung bzw. Löschung von Nachrichten) eingehalten werden.

6. E-Mail-Archivierung dient nur der Erfüllung rechtlicher Vorgaben

Da E-Mails heute einen erheblichen Teil der Geschäftskorrespondenz ausmachen, ist es auch unabhängig von der gesetzlichen Verpflichtung sinnvoll, sie geordnet und unveränderbar, also GoBD-konform, aufzubewahren. Schließlich enthalten E-Mails wichtige geschäftsrelevante Informationen. Gehen sie verloren, entstehen Lücken in der Dokumentation von Geschäftsvorfällen. Werden E-Mails dagegen sicher archiviert, zum Beispiel in einem Dokumentenmanagement-System, können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über Suchfunktionen jederzeit schnell darauf zugreifen. Das verbessert die Auskunftsfähigkeit und erleichtert die tägliche Arbeit erheblich.

Tipp: E-Mail-Archivierung im DMS

Besonders einfach und sicher lassen sich E-Mails in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) archivieren:

  • Die E-Mail-Archivierung in einem Dokumentenmanagementsystem schafft die Basis für eine geordnete und unveränderbare Aufbewahrung nach den Vorgaben der GoBD: Stellt ein Unternehmen durch organisatorische Maßnahmen sicher, dass aufbewahrungspflichtige E-Mails GoBD-konform in einem DMS abgelegt werden, ist in der Regel keine aufwändige Journal- oder regelbasierte E-Mail-Archivierung erforderlich.
  • Der Einsatz eines DMS verbessert die Arbeitsabläufe: Aufbewahrungspflichtige E-Mails und deren Anhänge lassen sich unmittelbar aus der E-Mail-Anwendung heraus (z.B. Microsoft Outlook) archivieren. Dabei werden sie automatisch in ein langzeitstabiles Format (z.B. EML) konvertiert, so dass sie auch nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist noch lesbar sind – auch wenn zwischenzeitlich ein anderes E-Mail-Programm verwendet wird.
  • Ein weiterer Vorteil der E-Mail-Archivierung in einem DMS besteht in der besseren Verfügbarkeit der Informationen: Sind die E-Mails und ihre Anhänge einmal im Dokumentenmanagement abgelegt, können alle berechtigten Anwender zentral darauf zugreifen. Über eine Schlagwort- oder Volltextsuche gelangen sie schnell zu den gewünschten Informationen. Das erspart den Mitarbeitenden langwieriges Suchen und Nachfragen in anderen Abteilungen.
Datenschutz in der Finanzbuchhaltung: Was fordert die DSGVO?
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Datenschutz in der Finanzbuchhaltung: Was fordert die DSGVO?

Die europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) regelt auch den Umgang mit personenbezogenen Daten in der Finanzbuchhaltung. Was dabei zu beachten ist, erklärt dieser Artikel.

5 Min. Lesezeit

Die Datenschutz-Grundverordnung enthält spezifische Regelungen und Prinzipien, die auch für den Datenschutz in der Finanzbuchhaltung relevant sind. Im Wesentlichen geht es in der DSGVO in Bezug auf den Schutz personenbezogener Daten um zwei Grundsätze:

  1. Datenminimierung oder Datensparsamkeit: Es sollten so wenig personenbezogene Daten wie möglich verwendet werden und nur so lange, wie es notwendig ist, um den Verarbeitungszweck zu erfüllen.
  2. Zweckbindung: Sobald der Zweck der Datenspeicherung erreicht ist, müssen personenbezogene Daten gelöscht werden. In diesem Zusammenhang wird häufig der Grundsatz der Speicherbegrenzung genannt.

Zum Gesamtpaket der DSGVO gehören auch das „Recht auf Vergessenwerden“, umfassende Auskunfts- und Widerspruchsrechte der Betroffenen, „Privacy by default“ sowie die neuen Regelungen zur Datenverarbeitung im Auftrag.

In der Finanzbuchhaltung werden schutzbedürftige Daten von Kunden, Lieferanten, Partnern und anderen verarbeitet. Dazu gehören beispielsweise Stammdaten, Rechnungsdaten und Kontodaten. Für einen effektiven Datenschutz in der Finanzbuchhaltung müssen daher einige Prozesse überprüft werden. Sehen wir uns an, welche Maßnahmen Sie dazu ergreifen können.

Wo ist der Datenschutz in der Finanzbuchhaltung rechtlich geregelt?

Bis Mai 2018 war der Datenschutz in Deutschland im Wesentlichen durch das alte Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) geregelt. Seit dem 25. Mai 2018 gilt in Deutschland und allen anderen EU-Mitgliedstaaten die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Um der Datenschutz-Grundverordnung zu entsprechen, wurde das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zur gleichen Zeit angepasst.

Das BDSG-neu dient dazu, spezifische nationale Regelungen zu ergänzen und auszugestalten, wo die DSGVO den Mitgliedstaaten entsprechende Gestaltungsspielräume lässt. Es enthält beispielsweise Regelungen zur Datenverarbeitung im Beschäftigungskontext, zu den Rechten der Betroffenen, zur Datenschutzaufsicht und zu Sanktionen.

Die Regelungen zum Datenschutz in der Finanzbuchhaltung finden sich somit sowohl in der DSGVO als auch im BDSG-neu. Darüber hinaus ist zu beachten, dass die Abgabenordnung (AO) und das Handelsgesetzbuch (HGB) längere Aufbewahrungsfristen für personenbezogene Daten vorsehen können.

Welche Daten stehen im Fokus der datenschutzrechtlichen Regelungen?

Die DSGVO zielt auf personenbezogene Daten ab. Darunter fallen alle Daten, die sich direkt oder indirekt auf eine Person zurückführen lassen. Das sind nicht nur Namen, Adressen und Telefonnummern, sondern beispielsweise auch IP-Adressen von benutzten Computern und Kundennummern oder -kennungen.

Was fordert die DSGVO für den Umgang mit personenbezogenen Daten in der Finanzbuchhaltung?

Erinnern Sie sich noch an die von den GoBD geforderten technischen und organisatorischen Maßnahmen, kurz: TOMs? Dieses Kürzel steht für die Maßnahmen, die ergriffen werden müssen, um den gesetzlichen Anforderungen zu genügen. Auch die TOMs für den Datenschutz in der Finanzbuchhaltung müssen dokumentiert werden.

Die Finanzbuchhaltung muss Maßnahmen in folgenden Bereichen umsetzen:

  • Zugang und Zugriff auf geschützte Daten: Der Zugang und Zugriff muss durch ein System von Rollen und Rechten beschränkt werden. Beispielsweise benötigt eine Buchhaltungskraft Zugriff auf bestimmte Stammdaten und Rechnungen – in der Regel aber nur lesend, es sei denn, sie ist auch für die Stammdatenpflege zuständig.
  • Zweckbindung und Datenminimierung: Diese Prinzipien betreffen sowohl die Menge als auch die Dauer der Datenaufbewahrung. Überprüfen Sie insbesondere die Vorgänge rund um die Stammdatenpflege.
  • Weitere Verarbeitungsgrundsätze: Dazu gehören Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben, Transparenz, Integrität und Vertraulichkeit. Diese Grundsätze müssen nicht nur beachtet, sondern auch dokumentiert werden. Wenn dies noch nicht geschehen ist, sollten Sie das nachholen.
  • Cloudgestützte Programme: Falls Sie mit cloudbasierten Programmen arbeiten, überprüfen Sie die Vereinbarungen zur Auftragsdatenverarbeitung mit den betreffenden Anbietern. Weiter unten finden Sie mehr Informationen zu diesem Punkt.

Speichern Sie nur die Daten, die dem Zweck der Verarbeitung entsprechen, und machen Sie sie nur den Personen zugänglich, die diese Daten verarbeiten. In der Buchhaltung werden in der Regel keine Angaben zum Geschlecht oder zur Herkunft benötigt. Wenn Sie aber beispielsweise als Steuerberater Steuererklärungen für Kunden erstellen, sind Angaben zum Familienstand, zu Kindern usw. relevant.

Benötigen Sie für den Datenschutz in der Finanzbuchhaltung ein Risk Assessment und Privacy Impact Assessment?

Häufig fallen die Begriffe „Risk Assessment“ und „Privacy Impact Assessment“. Dabei handelt es sich um sogenannte Datenschutzfolgenabschätzungen. Diese werden durchgeführt, wenn besonders schutzwürdige Daten betroffen sind. Dazu gehören beispielsweise Gesundheitsdaten, Daten über politische und religiöse Überzeugungen, ethnische Herkunft oder Vorstrafen. Datenlecks, die solche Informationen betreffen, können besonders großen Schaden anrichten.

Wenn Sie mit solchen sensiblen Daten arbeiten, ist es wichtig, eine entsprechende Datenschutzfolgenabschätzung (Privacy Impact Assessment) und eine Risikobewertung (Risk Assessment) durchzuführen. Diese Analysen helfen Ihnen, potenzielle Risiken zu erkennen und geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um den Schutz der Daten zu gewährleisten und die Folgen eines möglichen Datenlecks zu minimieren.

Ist immer eine Einwilligung in die Datenverarbeitung erforderlich?

Die Einwilligungserklärung von Kunden und Partnern ist wichtig. Auch die Datenschutzerklärung Ihres Unternehmens sollte auf dem neuesten Stand sein. Normalerweise ist die Finanzbuchhaltung dafür nicht zuständig. Als Verantwortlicher für die Buchhaltung sollten Sie sich aber bei den zuständigen Stellen erkundigen, ob alles korrekt ist.

Grundsätzlich dürfen Sie Daten nur mit Einwilligung der betroffenen Person verarbeiten. Eine Einwilligung ist jedoch nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO nicht erforderlich, wenn die Datenverarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags zwischen Verbraucher und Unternehmer erforderlich ist.

Das bedeutet: Wenn ein Kunde bei Ihnen etwas bestellt, willigt er stillschweigend ein, dass sein Name, seine Bestelldaten und seine Rechnungsadresse von Ihnen gespeichert und verarbeitet werden. Laut DSGVO ist dies ein „Erlaubnistatbestand“, weil die Verarbeitung „für die Erfüllung eines Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist“.

Ist Ihre Datenarchivierung DSGVO-konform?

Um Ihre Daten DSGVO-konform zu archivieren, empfiehlt sich der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems (DMS). Damit können Sie sicherstellen, dass die Daten während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist vor unbefugtem Zugriff geschützt, jederzeit wiederauffindbar und lesbar sind. Die Speicherung der Daten einfach auf einem internen Netzlaufwerk ist dagegen nicht DSGVO-konform, da diese Methode ein höheres Risiko für Datenverlust oder -korruption birgt.

Falls Ihr Unternehmen Cloud-Dienste zur Datenarchivierung nutzt, sollten Sie zusätzlich die folgenden Punkte beachten:

  • Die Speicherung auf Servern innerhalb der EU ist grundsätzlich zulässig.
  • Server in den USA sind nur dann rechtssicher, wenn sie nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert sind.
  • Vor der Übertragung von Daten in die Cloud müssen angemessene Datenschutzvorkehrungen getroffen werden.

Auftragsdatenverarbeitung in der Cloud

Die DSGVO betrachtet Cloud-Anbieter als Auftragsverarbeiter, weshalb ein Vertrag über die Auftragsverarbeitung Ihrer Daten abgeschlossen werden muss. Die meisten seriösen Anbieter haben ihre Verträge bereits DSGVO-konform gestaltet. Dennoch gilt: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Sowohl Ihr Unternehmen als Verantwortlicher als auch der Cloud-Provider müssen geeignete Datenschutzmaßnahmen nachweisen können.

Haftung für Datenschutzverstöße

Bei Verstößen gegen die DSGVO haftet die Partei, die den Fehler nachweislich begangen hat. Prüfen Sie in Ihrem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), ob Ihr Cloud-Partner diese Haftung übernimmt.

Übrigens: Die Möglichkeit, dass Ihr Cloud-Anbieter als Auftragsdatenverarbeiter für Datenschutzverstöße in der Buchhaltung haftbar gemacht werden kann, ist eine Neuerung der DSGVO.

Löschpflichten für Buchhaltungsdaten

Die Abgabenordnung (AO) regelt die Aufbewahrungspflichten für steuerrelevante Daten in § 147 AO wie folgt:.​

  • 10 Jahre für bestimmte Unterlagen (z. B. Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanz, bestimmte Zollunterlagen).​
  • 8 Jahre für Buchungsbelege (z. B. Rechnungen, Kontoauszüge, Kassenbelege, Lohnabrechnungen) – diese Frist wurde von zuvor 10 Jahren abgesenkt.​
  • 6 Jahre für sonstige aufbewahrungspflichtige Unterlagen wie Handels- und Geschäftsbriefe.

Nach Ablauf dieser gesetzlichen Fristen sind personenbezogene Daten gemäß DSGVO zu löschen.

Wie sieht ein rechtskonformes Löschkonzept aus?

Im Idealfall können Sie bei der Datenarchivierung ein „Verfallsdatum“ für Daten festlegen. Ein praktisches Löschkonzept könnte wie folgt aussehen:

  1. Unterteilen Sie die Daten in Kategorien, zum Beispiel mit Aufbewahrungsfristen von zehn Jahren oder sechs Jahren.
  2. Formulieren Sie für jede Kategorie klare Löschregeln. Zum Beispiel: Die Rechnung X wurde am 27. Juni 2024 eingegeben, daher ist ihre Löschung für den 27. Juni 2034 vorgesehen.
  3. Definieren Sie einen Prozess für die Durchführung der Löschung.
  4. Legen Sie die Verantwortlichkeiten für die Löschung fest und hinterlegen Sie diese im Rollen- und Rechtesystem der Software.
  5. Dokumentieren Sie das gesamte Löschkonzept und dessen Umsetzung.

Moderne Archiv- bzw. Dokumentenmanagementsysteme unterstützen Sie bei der Erstellung solcher Löschregeln. Sobald der Prozess in der Software implementiert ist, müssen Sie sich nicht mehr darum kümmern.