Digitalisierung

Noch vor ein paar Jahren wurde ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) vorwiegend dazu benutzt, Geschäftsunterlagen revisionssicher aufzubewahren. Das gehört auch weiterhin zu den Aufgaben eines DMS.

Heutige Systeme erfüllen jedoch einen umfassenderen Einsatzzweck: Mit ihnen kontrollieren und verwalten Unternehmen jedes Dokument von seiner Entstehung bis zur Langzeitarchivierung. Ziel ist es, die enthaltenen Informationen jederzeit und unternehmensweit nutzbar zu machen. Der Lebenszyklus eines Dokuments lässt sich dabei, in Anlehnung an das 5-Komponenten-Modell des internationalen ECM-Dachverbands AIIM, in die fünf Phasen Erfassung, Ablage, Nutzung, Archivierung und Ausgabe gliedern.

Erfassung von Dokumenten

Der Werdegang eines Dokuments im DMS beginnt damit, dass es in digitaler Form erfasst wird. Unterlagen in Papierform sind daher zu scannen. Zwecks leichter Wiederauffindbarkeit im System werden jedem Dokument beschreibende Informationen bzw. Attribute zugeordnet, die sogenannten Metadaten. Fachleute sprechen bei diesem Vorgang von Verschlagwortung oder auch Indexierung. Weisen Dokumente einen hohen Strukturierungsgrad auf, kann das Dokumentenmanagementsystem sie weitgehend automatisiert verschlagworten. Bei anderen Dokumenten, wie zum Beispiel einem unstrukturierten Bild im JPEG-Format, muss der Benutzer eingreifen.

Ablage vs. Archivierung

Auf die Verschlagwortung folgt die digitale Ablage. Hierbei handelt es sich um eine „Zwischenspeicherung“ der Dokumente im DMS, die für das aktive Arbeiten mit den Unterlagen notwendig ist. Davon zu unterscheiden ist die Langzeitarchivierung. Sollen Dokumente für zehn Jahre oder länger archiviert werden, kommt den verwendeten Speichermedien eine wichtige Rolle zu. Laut Marktforschern dominieren zurzeit im Bereich der Archivierung – je nach gespeicherten Datenmengen – drei Speichermedien: externe und interne Festplatten sowie Tapes. Damit die Informationen in jedem Fall lesbar bleiben, empfehlen Experten als Faustregel, wichtige Daten alle fünf Jahre auf neue Medien zu kopieren.

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Finden, bearbeiten, versionieren

Die abgelegten oder bereits archivierten Dokumente lassen sich im DMS anhand ihrer Metadaten oder per Volltexteingabe suchen. Das System zeigt Unterlagen aus verschiedensten Quellen auf einen Blick an. Die Benutzer brauchen also weder weitere Anwendungen zu öffnen noch das Datei­system zu durchsuchen.

Mithilfe individueller Zugriffsrechte lässt sich sicherstellen, dass die Dokumente ausschließlich von befugten Personen gelesen und/oder bearbeitet werden können. Wurde ein Dokument bearbeitet, legt das DMS automatisch eine neue Version an und speichert die ursprüngliche Dokumentenfassung. Dies vermeidet Wildwuchs im Dateisystem aufgrund manuell versionierter und später schwer nachvollziehbarer Dateinamen.

Auch sogenannte Check-In- und Check-Out-Funktionen helfen, Inkonsistenzen zu vermeiden: Ein Benutzer kann ein Dokument zwecks Bearbeitung aus dem DMS entnehmen und für andere Benutzer sperren. Sobald der Bearbeiter seine Änderungen mittels Check-In im System abgelegt hat, steht das Dokument als neue Version wieder zur Verfügung.

Zusammenarbeit mit anderen Systemen

In ein Dokumentenmanagementsystem lassen sich Dokumente aus verschiedensten Quellen integrieren (z. B. ERP-Software, Mail, Posteingang). Das DMS bündelt sämtliche Informationen und stellt sie gezielt bereit. Allen berechtigten Benutzern im Unternehmen steht damit eine einheitliche Informationsplattform zur Verfügung.

Dokumentenbasierter Workflow

Die meisten Dokumente durchlaufen im Unternehmen mehrere Stationen, mitunter sogar parallel – beispielsweise zur Bearbeitung, Prüfung, Kenntnisnahme und Freizeichnung. Ein Dokumentenmanagementsystem verbessert den Workflow, indem es die Dokumente an den elektronischen Postkorb der entsprechenden Benutzer weiterleitet. Dabei lassen sich Wiedervorlagetermine festlegen, Fristen setzen und Aufgaben delegieren. Das System verkürzt so die Durchlaufzeiten und ermöglicht den Benutzern, den Status und Verlauf sowie das Ergebnis der Bearbeitung zu kontrollieren und zu dokumentieren.

Ausgabe von Dokumenten

Zu den wichtigen Funktionen eines Dokumentenmanagementsystems zählt zudem die Ausgabe abgelegter oder archivierter Dokumente. Hierbei geht es zum einen darum, den Benutzern die von ihnen gesuchten Dokumente anzuzeigen. Zum anderen zählt dazu die Verteilung von Dokumenten aus dem DMS heraus – zum Beispiel per E-Mail im Einzel- oder Massenversand. Darüber hinaus verlangen Steuerberater und die Prüfer der Finanzverwaltung immer häufiger, dass Unternehmen ihnen Dokumente aus dem digitalen Archiv zur Verfügung stellen. Auch diese Anforderung lässt sich mithilfe eines DMS erfüllen.

Professioneller Scanner oder Multifunktionsgerät für das Dokumentenmanagement?

Vor dieser Frage steht jeder Unternehmer, der papiergebundene Dokumente digitalisieren möchte. Für die Arbeit mit einem Dokumentenmanagementsystem ist eine hohe Scanqualität entscheidend – und diese ist bei professionellen Scannern in der Regel besser als bei einem Multifunktionsgerät. Bei der Auswahl helfen folgende Kriterien:

Formate und Scanfunktionen beachten

Sollen neben DIN-A4-Dokumenten auch kleinere Belege wie Kassenbelege, Visitenkarten oder Krankmeldungen gescannt werden, empfiehlt sich ein Desktop-Scanner mit Vorlageneinzug. Für gebundene Dokumente ist ein Einzugscanner mit Flachbetteinheit sinnvoll. Großformatscanner für Zeichnungen größer als DIN A3 lohnen sich meist nicht – hier ist ein externer Scandienstleister oft die bessere Wahl.

Einseitig oder beidseitig scannen – Duplex-Scanner nutzen

Moderne Desktop-Scanner unterstützen meist Duplex-Scannen, also das automatische beidseitige Scannen. Funktionen wie das Entfernen leerer Seiten während des Scanvorgangs erhöhen die Effizienz im Büroalltag.

Scangeschwindigkeit und Volumen im Blick behalten

Für den Einsatz im Unternehmen sollte ein Dokumentenscanner mindestens 40 Seiten pro Minute schaffen. Ein großer Dokumenteneinzug verhindert ständiges Nachlegen. Bei sehr hohem Scanvolumen – etwa bei Bestandsakten – empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit einem Scandienstleister.

Anschlussmöglichkeiten – USB-Scanner oder Netzwerk-Scanner?

Für das Scannen sensibler Dokumente kann ein USB-Scanner am Arbeitsplatz die beste Wahl sein. Teilen sich mehrere Mitarbeitende ein Gerät, ist ein Netzwerk-Scanner oder die Nutzung eines USB-Device-Servers sinnvoll, um den Zugriff über das Unternehmensnetzwerk zu ermöglichen.

Scansoftware und OCR-Software im Dokumentenmanagement

Neben der Hardware ist auch die Scansoftware entscheidend. Eine gute OCR-Software (Optical Character Recognition) wandelt gescannte Bilder in durchsuchbaren Text um – wichtig für die Volltextsuche im DMS. Für Unternehmen mit über 10.000 Belegen pro Jahr kann sich eine erweiterte Erkennungssoftware mit automatischer Analyse, Datenextraktion und Klassifikation lohnen.

Ein Tipp: Unternehmen, die sich auf den Vertrieb von Scannern spezialisiert haben, bieten Interessenten die Möglichkeit, Geräte mithilfe eigener Belege zu testen.

Richtig scannen – Auflösung, Farbauswahl und Dateiformate

Schwarz-Weiß-Scan oder Farbscan?

Schwarz-Weiß-Scans sparen Speicherplatz und sind ideal für reine Textdokumente. Farbscans oder Graustufen-Scans sind bei farbigen Elementen oder für eine bessere OCR-Erkennung zu empfehlen.

Die optimale Auflösung für Dokumentenscanner

Für Textdokumente hat sich eine Auflösung von 300 dpi als Standard im Dokumentenmanagement bewährt. Höhere Auflösungen vergrößern lediglich die Dateigröße, ohne die OCR-Ergebnisse zu verbessern.

Das richtige Dateiformat wählen

Für die Archivierung eignen sich:

• PDF für Text- und Mischdokumente (als durchsuchbares PDF mit OCR)
• TIFF für Zeichnungen
• JPEG für Bilder

Warum einfache Passwörter ein Risiko sind

Viele Nutzer wählen leicht zu merkende Passwörter: den Namen des Haustieres, den Geburtstag, eine einfache Tastenkombination wie „123456“ oder „qwertz“. Das Problem: Was für Menschen einfach zu merken ist, lässt sich von Hackern leicht knacken.

Die steigende Zahl an Online-Diensten führt oft dazu, dass Nutzer nur ein Passwort für viele Konten verwenden oder besonders einfache Varianten wählen. Das spart zwar Zeit, öffnet aber Cyber-Kriminellen Tür und Tor.

Sicherheitslücke Mensch: Technik reicht allein nicht

Unternehmen investieren in Firewalls, Antivirensoftware und sichere Netzwerke, doch die größte Schwachstelle bleibt oft der Mensch.
Typische Fehler sind:

• Schwache oder mehrfach genutzte Passwörter,
• Admin-Zugänge mit Standardpasswörtern,
• Passwörter, die sichtbar auf Zetteln am Arbeitsplatz kleben.
  

Selbst die beste Technik kann keine Sicherheit garantieren, wenn Mitarbeitende unsicher oder nachlässig handeln.

Wie Hacker Passwörter knacken

Cyber-Kriminelle nutzen automatisierte Tools, die pro Sekunde tausende Kombinationen testen.
Besonders unsicher sind:

• echte Wörter (z. B. „Sommer“, „Peter“),
• Tastaturmuster wie „qwertz“,
• einfache Variationen mit Zahlen oder Sonderzeichen (z. B. „Fu22b@ll“).

Solche Passwörter werden oft innerhalb von Sekunden entschlüsselt. Komplexe Kennwörter aus Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen halten dagegen deutlich länger stand.

So erstellen Sie sichere Passwörter

Eine bewährte Methode ist die Satztechnik:
Man denkt sich einen leicht merkbaren Satz aus und nutzt die Anfangsbuchstaben, z. B.:

„Meine Schwester wurde 1970 geboren!“ → MSw1970g!

Dieses Grundpasswort kann für verschiedene Dienste angepasst werden, etwa durch Zusätze:

• Windows-PC: MSw1970g!-ws
• Outlook: MSw1970g!-ok
• Facebook: MSw1970g!-fk

Solche Passwörter sind deutlich schwerer zu knacken und gleichzeitig gut zu merken.

Warum regelmäßige Passwortwechsel wichtig sind

Auch sichere Passwörter sollten regelmäßig erneuert werden, insbesondere wenn:

• ein Konto von einem Datenleck betroffen ist,
• mehrere Personen Zugriff auf ein Passwort haben,
• unsichere Geräte oder Netzwerke genutzt wurden.

Ein universelles Passwort für alle Konten ist ein großes Risiko: Wird ein Dienst gehackt, können Angreifer sofort auf alle anderen Konten zugreifen.

IT-Sicherheit im Unternehmen verbessern

• Mitarbeitende schulen: Sensibilisierung für Phishing, sichere Passwörter und Umgang mit E-Mails.
• Passwort-Manager einsetzen: Komplexe Passwörter sicher speichern und generieren.
• Mehrstufige Anmeldung (MFA) aktivieren: Zusätzliche Sicherheit durch einen zweiten Faktor.
• Richtlinien festlegen: Mindestlängen, regelmäßige Wechsel und keine Wiederverwendung.

Fazit

Passwort-Sicherheit ist kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit für den Schutz von Unternehmensdaten. Schwache oder mehrfach genutzte Kennwörter gehören zu den größten Sicherheitsrisiken – gerade in Betrieben, die zunehmend digital arbeiten.

Mit starken, individuellen Passwörtern, regelmäßigen Schulungen und klaren Sicherheitsrichtlinien lassen sich viele Cyberangriffe vermeiden.

Quellen

‍Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) – Passwortschutz