ERP Software

Der Außendienst repräsentiert das Unternehmen beim Kunden, sei es im Verkauf, im Service, in der Montage oder im Dienstleistungsbereich. Sein Einfluss auf die Kundenzufriedenheit ist immens. Schon deshalb ist es sinnvoll, die Arbeit der Außendienstler zu erleichtern – zum Beispiel durch die Integration einer mobilen Service-App für den Außendienst in den Informationsfluss, also  in das ERP-System (Enterprise Resource Planning) des Unternehmens.

Service-App für den Außendienst ermöglicht Datenzugriff vor Ort

Außendienstmitarbeiter müssen bereits vor einem Kundentermin schnell auf Daten wie Termine, Ansprechpartner, Adressen, Dokumente oder die Auftragshistorie zugreifen können. Wenn sie dann beim Kunden sind, sollten sie über das Internet alle wichtigen Informationen in Echtzeit abrufen können. Diese Auskunftsfähigkeit wird heute von vielen Kunden vorausgesetzt. Wer sein Gegenüber vertrösten muss, die Informationen später nachzureichen, hat schon die ersten Minuspunkte gesammelt.

Ein wesentlicher Punkt ist das Wie des Datenzugriffs. Ein Notebook ist zwar auch ein „mobiles“ Gerät – aber um es zu nutzen, muss man es aufklappen, den Rechner starten und die Anwendung öffnen. Das kostet wertvolle Zeit im Kundengespräch. Zudem braucht man für diesen Vorgang beide Hände und eine Ablagemöglichkeit für das Gerät, was die Möglichkeiten beim Kundentermin einschränkt. Viel einfacher ist es, das Smartphone aus der Tasche zu ziehen und die entscheidenden Daten schnell abzurufen.

Daten zum Kundentermin stehen dem Innendienst sofort digital zur Verfügung

Wichtige Informationen über einen durchgeführten Kundentermin, wie z.B. Bestellungen oder Angaben über Materialverbrauch und Arbeitszeit, müssen zudem so schnell wie möglich in den Innendienst des Unternehmens gelangen. Denn sie sind für die weitere  Auftragsabwicklung bis hin zur Rechnungsstellung unerlässlich. Die Mitarbeiter im Außendienst müssen daher in der Lage sein, die benötigten Daten sofort digital zu erfassen und an die ERP-Software zu übermitteln.

Es reicht heute nicht mehr aus, nach einer mehrtägigen Außendiensttour handschriftliche Notizen abzutippen und erst dann in das System einzupflegen. Deshalb empfiehlt es sich, im Außendienst ein mobiles Gerät zu nutzen, das man ohnehin immer dabei hat und das im Handumdrehen einsatzbereit ist: das Smartphone.

Smartphones bieten optimale Voraussetzungen als mobiles Arbeitsgerät

Smartphones verfügen über viele Funktionen, die ein Außendienstmitarbeiter für seine Arbeit benötigt: Sie ermöglichen die Navigation, die Kommunikation per Telefon, E-Mail und Messenger sowie den Zugriff auf Kalender, Cloud-Speicher und Dokumente aus dem Dokumentenmanagementsystem (DMS) des Unternehmens. Darüber hinaus hat jedes Smartphone eine Kamera und damit einen Scanner. Bei Bedarf können mit dem Gerät sogar Unterschriften erfasst werden.

Der Nutzen von Smartphones im Außendienst liegt also auf der Hand. Mit dem zunehmenden Ausbau des Mobilfunkstandards 5G wird die digitale Kommunikation noch schneller. Um Smartphones im Außendienst einzusetzen, muss man aber nicht auf 5G warten. Eine mobile Service-App für den Außendienst lässt sich auch auf Basis der vorhandenen Mobilfunktechnologien (4G – LTE) anwenden.

Einbindung mobiler Lösungen ins ERP-System ist für Prozessoptimierung entscheidend

Um eine Service-App für den Außendienst erfolgreich zu nutzen, müssen die mobilen Geräte nahtlos in das betriebliche ERP-System eingebunden sein. Dies lässt sich über eine Web-basierte Schnittstelle (REST API) realisieren. So vermeidet man sogenannte Insellösungen, die am Ende bloß neue Kommunikationsbarrieren schaffen würden. Ein integriertes mobiles System sorgt hingegen für einen reibungslosen digitalen Datenaustausch zwischen Büro und Außendienst. Das erleichtert allen am Prozess Beteiligten die Arbeit und sorgt dafür, dass die Kunden schneller bedient werden.

Ein Beispiel: Service-App für den Außendienst

Der Hersteller Suiteify (Suiteify) und sein Partner Albos haben eine mobile App für den Servicebereich entwickelt. Diese Service-App ist über eine REST API mit den ERP-Programmen von Suiteify verbunden.

Die mobile Lösung richtet sich an Unternehmen, deren Außendienstmitarbeiter beim Kunden Waren ausliefern, Anlagen und Geräte installieren oder Dienstleistungen (z.B. Wartungsarbeiten) erbringen.

Ein typisches Einsatzszenario für die Service-App kann so aussehen:

• Der Innendienst erfasst einen Serviceauftrag (einmalig/wiederkehrend).
• Ein Servicemitarbeiter fährt mit einem Sollbestand an Artikeln zum Kunden.
• Nach Erledigung des Auftrags erfasst der Mitarbeiter über die mobile Service-App die verbrauchten Artikel sowie die Arbeits- und Fahrzeiten im Serviceauftrag.
• Sobald der Serviceauftrag abgeschlossen ist, erstellt der Außendienstmitarbeiter über die App einen Servicebericht mit Fotos und digitaler Unterschrift.
• Der Servicebericht liefert dem Innendienst alle Daten zur Dokumentation und Rechnungsstellung.

Die Grundfunktionen der Service-App können um individuell benötigte Funktionen erweitert werden. Dies ermöglicht es den Nutzern, ganze Prozessketten im Außendienst zu digitalisieren.

Wozu brauchen Sie ein ERP-System? Diese Frage klingt banal, aber sie trifft den Kern des Problems, dessentwegen ERP-Projekte scheitern. Um die Frage zu beantworten, müssen Sie Ihre Prozesse und Anforderungen genauestens kennen, inklusive der Erwartungen der Endanwender und Führungskräfte. Und das ist erst der Anfang. Sie müssen minutiös planen, hervorragend kommunizieren, den richtigen Partner wählen und immer schön agil bleiben. Doch lesen Sie selbst: Hier sind zehn Gründe, warum ERP-Projekte scheitern können – und praxisnahe Tipps, wie Sie diese Hürden meistern können.

1. Unklare Zielsetzung lässt ERP-Projekte scheitern

Hier kommen wir direkt auf die Eingangsfrage zurück: das große „Warum“. Prozesse optimieren, wettbewerbsfähig bleiben, Kosten sparen – all diese oft gehörten Antworten sind viel zu abstrakt. Schauen Sie deshalb genau hin: Wo wird doppelte Arbeit getan, an welchen Stellen hakt es, wo sitzt der Schmerz? Möchten Sie den Einkauf und die Warenwirtschaft besser koordinieren? Den Angebots- und Auftragsprozess automatisieren? Bessere Forecasts erstellen, um Fehlentscheidungen zu minimieren? Wo immer es möglich ist, sollten Sie sogenannte SMARTe Ziele definieren: spezifisch, messbar, akzeptabel, realistisch, terminiert. Also beispielsweise: „Ich will die Durchlaufzeit von Angebots- und Auftragsprozessen in sechs Monaten um 20 Prozent senken.“ Rechnen Sie aus, welche Vorteile Ihnen das bringt und erstellen Sie ein Lastenheft.

2. Prozesse nicht richtig aufgenommen

Prozesse durchziehen Ihr gesamtes Unternehmen: Marketing und Kundenakquisition, Angebote und Aufträge, Einkauf und Verkauf, Personalwesen, Lager, Produktion, Logistik, Buchführung und Rechnungslegung, Entscheidungsfindung und Berichtswesen. Ein ERP-System wird im Idealfall die meisten Prozesse integrieren und abbilden. Dies ermöglicht eine höhere Arbeitseffizienz und Transparenz.

Damit das gelingt, müssen Sie Ihre Prozesse genau aufzeichnen und analysieren. Dazu benötigen Sie tiefe Einblicke in die einzelnen Funktionen. Aber einen Prozess, den Sie nicht kennen, können Sie auch nicht optimieren, geschweige denn in einer Software abbilden. Viele ERP-Projekte scheitern daran, dass diese grundlegende Arbeit nicht oder nur oberflächlich im Vorfeld geleistet wurde.

3. Die Verschwendungsarten nicht richtig identifiziert

Das Lean Management kennt innerhalb der Wertschöpfungskette Verschwendung in den folgenden Bereichen:

• Transport – Produkte und Materialien werden unnötig hin- und herbewegt.
• Bestände – Sie halten überflüssige Vorräte.
• Bewegung – Ihre Mitarbeiter machen am Arbeitsplatz überflüssige Bewegungen oder legen unnötige Wege zurück.
• Wartezeit – Ein Teilprozess kann nicht starten, weil der Vorläuferprozess nicht fertig ist.
• Überproduktion – Sie stellen mehr Produkte und Leistungen her als benötigt werden.
• Falsche Technologie/Prozesse – Im Lager oder in der Administration laufen Dinge zu kompliziert oder mit vorsintflutlichen Methoden ab.
• Ausschuss/Nacharbeit – Die Qualität stimmt nicht; ein Teil Ihrer Arbeit muss später aussortiert oder mühsam korrigiert werden.

Jedes Unternehmen hat einen oder mehrere dieser Mängel. Die gute Nachricht ist: All diese Probleme lassen sich mit einem ERP-System in den Griff bekommen und beheben. Aber zuvor müssen Sie sie richtig identifizieren, notfalls gegen den Widerstand der Beschäftigten, die sich nicht gern bei Fehlern erwischen lassen.

4. Mangelnde Unterstützung durch die Führungsebene

Es ist extrem wichtig, dass die Geschäftsführung das ERP-Projekt unterstützt. Manche Führungskräfte machen sich über die Digitalisierung Illusionen; sie halten ein ERP-System für ein Allheilmittel. Andere wiederum zögern und fragen, wozu das gut sein soll, ob es nicht auch eine Nummer kleiner oder billiger geht, und überhaupt: Wir haben das immer schon so gemacht, never change a running system.

Egal, welche dicken Bretter Sie bohren müssen: Tun Sie es! Wenn Sie die ersten beiden Punkte beachtet, Prozessmängel erkannt, mögliche Verbesserungen identifiziert und ein Lastenheft erstellt haben, dann haben Sie gute Argumente. Informieren Sie Ihre Führungsebene genau über das, was möglich und nötig ist, und erklären Sie, wie ein ERP-System gerade die Unternehmensführung in ihren Entscheidungen unterstützt.

5. Kritik wird nicht gehört

Viele ERP-Projekte scheitern, weil eine Person oder ein kleiner Kreis das Projekt als ihr „Baby“ betrachten und sich nicht hineinreden lassen wollen. Doch jeder, vom Chef bis zum Pförtner, hat Einblicke in seinen Bereich und weiß genau, was gut funktioniert und was nicht. Profitieren Sie von diesem spezifischen Wissen! Kritik und Vorschläge verdienen Wertschätzung. So gewinnen Sie die Sympathie der Beteiligten für das ERP-Projekt.

6. Mangelnde Einbindung der Anwender ins ERP-Projekt

Es sind die Menschen in Ihrem Unternehmen, die mit der ERP-Software arbeiten werden. Diese Menschen müssen Sie frühzeitig mit ins Boot holen. Es gibt im Lean Management den Begriff „Gemba“. Das japanische Wort bedeutet sinngemäß: Gehen Sie zum Ort des Geschehens und sehen Sie selbst nach. Holen Sie sich aus allen Unternehmensfunktionen Input: Über welche Missstände klagen die Menschen, welche Entlastungen wünschen sie sich? Die Mitarbeitenden, die tagtäglich mit Doppelarbeit und fehleranfälligen Prozessen kämpfen, sind Ihre wertvollste Informationsquelle: Lassen Sie sich alles genau schildern und werben Sie für die Software, die den Betroffenen letztlich Erleichterung bringen soll.

In der Implementierungsphase werden Ihnen diese Mitarbeitenden abermals wertvolles Feedback geben, um Feineinstellungen an der ERP-Lösung vorzunehmen und maximalen Gewinn herauszuholen.

7. Anforderungen der Zukunft nicht berücksichtigt

Um das Scheitern Ihres ERP-Projekts zu vermeiden, sollten Sie auch einen Blick in die Zukunft werfen. Werden Sie in absehbarer Zeit eine Auslandsniederlassung eröffnen? Dann benötigen Sie eine mehrsprachige Lösung. Werden Sie einen Konkurrenten übernehmen? Dann müssen Sie in der Software mehrere Gesellschaften abbilden können. Werden Sie die Art Ihrer Produkte oder Geschäftsmodelle ändern? Werden Sie wachsen? Dann muss Ihre ERP-Software horizontal und vertikal skalierbar sein. Achten Sie darauf, dass Ihr ERP-Projekt nicht nur das Heute berücksichtigt.

8. Auswahl des falschen Softwareanbieters

Der Markt für ERP-Software ist unübersichtlich. Manche Anbieter, insbesondere die jungen und unerfahrenen, aber mitunter besonders preisgünstigen, versprechen mehr, als sie halten können. Suchen Sie deshalb einen ERP-Anbieter, der bereits erfolgreich mit anderen, vergleichbaren Unternehmen Ihrer Branche zusammengearbeitet hat. Fragen Sie nach Referenzkunden.

Ihr ERP-Anbieter soll langfristig Ihr Partner sein. Davon hängt ein Gutteil Ihres Geschäftserfolgs ab. Kann er die Software für Sie konfigurieren, Ihre Mitarbeiter schulen und Ihre Anforderungen langfristig abdecken? Bietet er alle Module an, die Sie benötigen? Wie ist der Service für Bestandskunden? Können Schnittstellen für die Integration in Ihre bestehende Softwarelandschaft programmiert werden?

9. Fehlplanung beim Kosten- und Zeitrahmen des ERP-Projekts

Häufig werden Budgets und Zeitrahmen festgelegt, bevor überhaupt feststeht, welche Leistungen erbracht werden sollen. Deshalb eilt ERP-Projekten häufig der Ruf voraus, den Kosten- und Zeitrahmen regelmäßig zu sprengen.

Haben Sie jedoch einen genauen Überblick über Ihre Anforderungen, Prozesse und Prioritäten, sollten Sie mit einem erfahrenen Softwareanbieter einen realistischen Zeitplan für die Einführung Ihrer neuen Software erarbeiten. So erhalten Sie bereits im Vorfeld eine ziemlich genaue Vorstellung von den Kosten. Damit bleiben Ihnen böse Überraschungen erspart.

10. Mangelnde Agilität bei der ERP-Einführung

Bei einer komplexen Softwareeinführung ist der Projektplan nicht in Stein gemeißelt. Im Rahmen der Einführung tauchen oft Herausforderungen oder neue Anforderungen auf. Für manche davon müssen Sie gemeinsam mit dem Serviceteam Ihres Softwareanbieters eine Lösung finden. Solche Situationen sind ganz normal.

Gehen Sie deshalb agil an die Softwareeinführung heran: Immer ein Prozess, immer ein Modul nach dem anderen – immer nach dem Motto „Plan-Do-Check-Act”. So können Sie die Funktionalitäten bei der Implementierung optimal justieren und aufeinander abstimmen.

Wichtig ist, dass Sie klare Prioritäten bei den Anforderungen setzen. Nachdem Sie die Must-haves abgearbeitet haben, kommen die weniger wichtigen Punkte an die Reihe.

Fazit

Im Wesentlichen scheitern viele ERP-Projekte an drei Faktoren: Planungsmängel, Kommunikationsmängel und die falsche Wahl des Softwareanbieters. Holen Sie daher alle Beteiligten mit ins Boot, zeichnen Sie Prozesse und Anforderungen genau auf und definieren und priorisieren Sie Ihre Ziele. Wählen Sie außerdem einen Softwareanbieter, der über die nötige Erfahrung verfügt und eine skalierbare ERP-Lösung bietet. Dann kann nichts mehr schiefgehen.

Das ERP-System wurde erfolgreich installiert und läuft – Projekt abgeschlossen? Nicht ganz, ein zentraler Schritt fehlt noch: die ERP-Schulung. Denn ohne eine optimale Nutzung bleibt das Potenzial einer Software für Enterprise Resource Planning (ERP) in den Startlöchern stecken. Im Folgenden erläutern wir, wie Ihre Anwender die nötigen Kenntnisse erlernen, um die ERP-Software gewinnbringend für Ihr Unternehmen einzusetzen. Wir starten mit der wahrscheinlich wichtigsten Frage für Sie.

Warum ist eine ERP-Schulung für Ihr Unternehmen sinnvoll?

Sie wünschen sich Mitarbeiter, die ihre Aufgaben mithilfe digitaler Lösungen effizient erledigen und sich dabei wohlfühlen – auch weil Sie wissen, wie viel es kostet, wenn dies nicht der Fall ist. Schließlich steht und fällt der Erfolg einer Software mit den bedienerischen Fähigkeiten der Anwender. Das gilt im Besonderen für ein ERP-System, mit dem man wichtige geschäftliche Prozesse im Unternehmen steuert – von der Finanzbuchhaltung über die Warenwirtschaft bis zur Produktion.

Vorteile für Ihr Unternehmen

Falls der Fach- und Arbeitskräftemangel im Mittelstand Sie bisher noch nicht belastet – schon bald könnte es auch Ihren Betrieb treffen. Umso wichtiger ist es, die Automatisierung von Geschäftsprozessen mithilfe digitaler Systeme voranzutreiben. Und das macht die Ausbildung und Weiterbildung der eigenen Mitarbeiter im Bereich ERP-Systeme zu einem zentralen Baustein Ihres Unternehmenserfolgs.

• Durch eine erfolgreiche ERP-Einführung verbessern und beschleunigen Sie zahlreiche Prozesse, etwa die Auftragsabwicklung.
• Je effektiver Ihre Anwender die ERP-Software einsetzen, desto größer ist der Effizienzsteigerungseffekt für Ihr Unternehmen.
• Von einer ERP-Schulung profitieren dabei indirekt alle Beschäftigten, weil die Teilnehmer ihr neues Know-how weitergeben können.
• Darüber hinaus steigert der Unternehmenserfolg Ihre Attraktivität als Arbeitgeber, was Ihnen im Wettbewerb um Fachkräfte zugutekommt.

Vorteile für Ihre Mitarbeiter

Eine frühzeitige ERP-Schulung im Unternehmen kann dazu beitragen, eventuelle Ängste und Vorbehalte gegenüber der ERP-Software zu verringern. Doch es gibt noch weitere Vorteile, von denen Ihre Mitarbeiter bei einer Weiterbildung in Sachen ERP profitieren:

• Die neu erlernten Fähigkeiten verbessern das Qualifikationsprofil und steigern das Selbstvertrauen.
• Durch eine effektivere Nutzung des ERP-Systems gewinnen die Anwender im Arbeitsalltag Zeit, weil Routinearbeiten durch automatisierte Prozesse ersetzt werden.
• Außerdem stärkt eine gemeinsame ERP-Schulung das Wir-Gefühl in den Fachabteilungen.

Was müssen Sie vor, während und nach einer ERP-Schulung beachten?

Eine ERP-Schulung nützt Ihrem Unternehmen, wie oben dargelegt, in mehrfacher Hinsicht. Damit die Weiterbildung ein voller Erfolg wird, sollten Sie frühzeitig die folgenden Fragen beantworten:

• Wer führt die ERP-Schulung Ihrer Anwender durch?
• Wo und wie soll das ERP-Seminar stattfinden?
• Wie können Sie die Durchführung einer ERP-Schulung noch effektiver gestalten?
• Was ist bei der Nachbereitung einer ERP-Schulung zu beachten?

Wer übernimmt die Schulung Ihrer ERP-Anwender?

Es ist eine Grundsatzentscheidung: Wollen Sie Ihre Anwender über Key-User oder durch externe Experten schulen lassen? Beide Wege haben ihre Vor- und Nachteile.

ERP-Weiterbildung über Key-User innerhalb Ihres Unternehmens

Wie funktioniert die ERP-Schulung Ihrer Anwender mithilfe von Key-Usern? Die Antwort: in zwei Schritten. Als erstes erfolgt die Weiterbildung der Key-User. Dies geschieht bereits während der Einführung der ERP-Software, damit die Key-User den gesamten Prozess besser einschätzen können. Im Anschluss an die Implementierung sollen die gewonnenen Erkenntnisse dann an Ihre Anwender im Unternehmen weitergegeben werden.

Vorteile:

• Niedrigere Kosten für die ERP-Schulung
• Eine größere Nähe zwischen Key-Usern und Anwendern
• Weniger „Widerstand“ bei den Anwendern

Nachteile:

• Arbeitsaufwand für Ihre Key-User
• Möglicherweise unzureichende Expertise bei den Key-Usern – vor allem im Vergleich zu externen Experten

ERP-Schulung durch einen externen Experten

Neben der geringeren zeitlichen Belastung der Beschäftigten (Key-User) sprechen die folgenden Vorteile dafür, bei der ERP-Schulung auf einen externen Experten zu setzen:

• Umfangreiches Fachwissen des Dozenten
• Anwendung bewährter Lernmethoden, damit Einsteiger in die ERP-Software möglichst effektiv die Inhalte vermittelt bekommen
• Erfahrung im Umgang mit Problemen bei der Vermittlung von Inhalten
• Eröffnung neuer Perspektiven durch den Blick von außen

Dabei gilt: Je intensiver vorab der Austausch mit dem ERP-Anbieter ist, desto mehr profitieren Ihr Unternehmen und Ihre Teilnehmer von der ERP-Schulung. So kann im Vorwege bereits eine Analyse der zu schulenden Gruppe stattfinden. Auf diese Weise können die Teilnehmer, basierend auf Ihren Kompetenzen, verschiedenen Lernteams zugeordnet und die Hilfestellungen an die individuellen Bedürfnisse der Anwender angepasst werden. Außerdem können bereits vorhandene unternehmensspezifische Problemsituationen angesprochen und die ERP-Schulung gezielt darauf ausgerichtet werden. Je näher die ERP-Schulung an den jeweiligen Anwendern und deren Praxis anknüpft, desto erfolgsversprechender ist das ERP-Training.

Wo und wie soll die Schulung stattfinden?

Doch es ist nicht nur entscheidend, wer Ihre Anwender schult, sondern auch wo und wie. Wollen Sie die ERP-Schulung lieber in Präsenz im Unternehmen, beim Hersteller oder digital stattfinden lassen? Wünschen Sie eine Gruppenschulung oder eine Einzelbetreuung? Die passende Lösung hängt hier stark von Ihrem Unternehmen und den verfügbaren Rahmenbedingungen ab: Handelt es sich zum Beispiel um die Einarbeitung in eine neues ERP-System oder lediglich in die neue Version einer bereits genutzten ERP-Software?

Gerade zu Beginn bietet sich für die Vermittlung der Grundlagen eine Gruppenschulung an, zum Beispiel vor Ort beim Hersteller der ERP-Software. Im Idealfall ist die Gruppe nicht größer als 15 Personen, damit auf einzelne Fragen von Anwendern optimal eingegangen werden kann. Im Anschluss an die zentrale Einführung eignet sich dann eine digitale Einzelbetreuung in Form von Online-Schulungen gut zur Vertiefung. Dabei lassen sich individuelle Fragen beantworten und Probleme gezielt lösen.

Wie können Sie die Durchführung einer ERP-Schulung noch effektiver gestalten?

Neben dem Ort ist auch die Art der ERP-Schulung von Bedeutung. Welche Unterlagen und technischen Hilfsmittel werden benötigt? Können diese ausreichend bereitgestellt werden? Soll die ERP-Schulung häppchenweise in den Alltag der Anwender integriert werden oder bevorzugen Sie Ganztagesveranstaltungen? Wichtig ist hier immer, dass Sie eine Überforderung Ihrer Anwender vermeiden und immer wieder auf einen hohen Praxisbezug der ERP-Schulung achten. Da hat es Vorteile die ERP-Schulung auf digitalem Weg in den Alltag Ihrer Teilnehmer zu integrieren. Nur so bleiben Ihre Anwender auch motiviert bei der Sache. Eine Schlüsselrolle für den Erfolg der ERP-Schulung hat dabei auch die Nachbereitung.

Was ist bei der Nachbereitung zu beachten?

Oft wird unterschätzt, wie wichtig die Nachbereitung für eine erfolgreiche Schulung ist – und wie viel Zeit Sie hier besser vorab einplanen. Wir klären Sie gerne auf.

Wieviel Zeit können die Teilnehmer der ERP-Weiterbildung in die Nachbereitungszeit investieren?

Eine ERP-Schulung kostet viel Konzentration und braucht daher vor allem auch Zeit, um die nötigen Kompetenzen zu erlernen und zu festigen. Das gilt allerdings nicht nur für den ERP-Kurs selbst, sondern insbesondere für eine erfolgreiche Nacharbeitung und Verinnerlichung der Kompetenzen. So sollten Sie ungefähr dreimal so viel Zeit für die Nachbereitung einplanen, wie für die ERP-Schulung selbst, damit die Lerninhalte auch wirklich auf höchstem Niveau umgesetzt werden können. Nur, wenn Sie Ihren Anwendern auch den nötigen Raum geben, werden Sie von einer ERP-Schulung auch wirklich optimal profitieren können.

Was bei der Nachbereitung des ERP-Kurses nicht fehlen sollte

Neben der einzuplanenden Zeit für die Nachbereitung sollten Sie auch Wert darauflegen, dass die Teilnehmer der ERP-Schulung die Unterlagen der Weiterbildung gezielt an Ihr Unternehmen anpassen, umso zukünftigen Mitarbeitern einen optimalen Einstieg in die ERP-Software zu ermöglichen. Wichtig ist hier dann vor allem auch, dass der Zugriff auf dieses Nachschlagewerk für alle Anwender jederzeit möglich ist. So können auftretende Probleme noch schneller gelöst werden. Mit diesen Gedanken im Hinterkopf sind Sie optimal für die ERP-Schulung in Ihrem Unternehmen gerüstet.

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Viele kleine und mittlere Unternehmen (KMU) stehen vor der Herausforderung, ihre Geschäftsprozesse zu digitalisieren und zu automatisieren. Zugleich sind die IT-Infrastrukturen und Software-Landschaften in den Betrieben zunehmend heterogen zusammengesetzt. Das bedeutet: Ohne eine Vernetzung der verschiedenen Systeme gibt es keine reibungslosen digitalen Abläufe. Wir haben bei zwei Spezialisten nachgefragt, wie sich in der Praxis mithilfe von Schnittstellen Prozesse optimieren und digitalisieren lassen. Lesen Sie hier das Interview mit Daniel Peters und Christian Sachse.

Sie erstellen bzw. implementieren Schnittstellen für mittelständische Unternehmen. Was leisten diese Lösungen?

Daniel Peters: Im E-Commerce geht es beispielsweise darum, Shopsysteme und Marktplätze mit ERP-Software zu verbinden. Weitere Schwerpunkte sind die Anbindung von Paketdiensten und Speditionen ans ERP-System sowie der Zahlungsabgleich zwischen Buchhaltung und Payment-Dienstleistern wie PayPal. Dabei nutzen wir meist die Programmierschnittstellen (APIs) der zu verbindenden Systeme. So entstehen integrierte Verbindungen, die ohne langsame und teils manuelle Datentransfers auskommen. Dies macht die Prozesse nicht nur schneller, sondern auch sicherer, weil es keine Erfassungsfehler mehr gibt.

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Christian Sachse: Auch bei unseren Projekten zur Prozessautomatisierung und -optimierung sind APIs unverzichtbar. Wir nutzen sie, um den Kunden eine Fernsteuerung ihrer Standardsysteme für Auftragsbearbeitung, Finanzbuchhaltung oder Dokumentenmanagement über individuelle Zusatzlösungen zu ermöglichen. Dabei werden zum Beispiel einfache und wiederkehrende Tätigkeiten von einem Programm übernommen, das die Mitarbeiter in ihrer täglichen Arbeit unterstützt. Fakt ist: Ohne Schnittstellen gäbe es keinen digitalen Prozess.

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Ist es denn mit einer Schnittstelle bereits getan oder braucht es für eine Verknüpfung der Prozesse und Programme mehr?

Daniel Peters: Der Begriff Schnittstelle suggeriert eine vollständige Verbindung zwischen zwei Systemen. Das ist aber nicht automatisch der Fall. Wenn eine Programmierschnittstelle (API) oder eine Dateischnittstelle vorhanden ist, heißt das zunächst bloß, dass eine Seite, etwa der Onlineshop, kommunikationsbereit ist. Für eine Verbindung zwischen zwei Systemen ist jedoch eine Gegenstelle notwendig, die die Daten verarbeiten kann.

Man braucht also eine Art Mittler zwischen den Systemen?

Daniel Peters: Richtig. Wir sprechen hier von Middleware. Das ist eine Software, die zwischen zwei oder mehreren Systemen „vermittelt“. Damit zum Beispiel die Verbindung zwischen einem Onlineshop und einer ERP-Software gelingt, benötigen beide Systeme technische Anknüpfungspunkte, sprich: Programmierschnittstellen, mit denen die Kommunikation nach außen erst möglich wird. Moderne Systeme bringen diese APIs gleich mit. Ältere Systeme bieten häufig nur Dateischnittstellen und/oder Datenbankschnittstellen an. Diese eignen sich zwar ebenfalls, die Verbindung ist dann aber nicht so performant und tief integriert wie bei der Verwendung von APIs.

Was bekommen die Anwender von der Middleware mit?

Daniel Peters: Im besten Fall: nichts. Die Datentransfers – wie das Auslesen von Bestellungen aus einem Shop oder der Belegimport ins ERP-System – laufen im Hintergrund ab.

Welche Einsatzmöglichkeiten gibt es für APIs darüber hinaus?

Christian Sachse: Abgesehen von der Verbindung verschiedener Systeme leisten APIs auch bei der teilweisen oder vollständigen Automatisierung betrieblicher Prozesse wichtige Dienste, zum Beispiel in der Warenwirtschaft.

Wie sieht das konkret aus?

Christian Sachse: Die Szenarien reichen von der Zustandsüberwachung, beispielsweise Lagerbestand oder Bestelleingang, bis hin zur vollständigen Automatisierung von Verkaufs- und Beschaffungsprozessen. Mithilfe von APIs laufen die Prozesse oder auch Teilschritte automatisch im Hintergrund ab. Ist eine vollständige Automatisierung nicht sinnvoll, kann oft eine Eingabemaske erstellt werden, die mehrere Schritte bzw. Eingaben in der Warenwirtschaft aus einer gemeinsamen Ansicht heraus startet, überwacht und steuert.

Nehmen wir mal an, ein Unternehmen möchte mithilfe von Schnittstellen Prozesse optimieren. Wie läuft so ein Projekt üblicherweise ab?

Daniel Peters: In der Praxis hat sich ein mehrstufiges Vorgehen bewährt: Nach einer Erstberatung schätzen wir die Machbarkeit und die Kosten ein. Im nächsten Schritt präsentieren wir dem Kunden mögliche individuelle Lösungswege – kommt Standardsoftware zum Einsatz, wird eine Demoversion eingerichtet. Erteilt der Kunde daraufhin den Auftrag, beginnt die Programmierung und Implementierung der Schnittstellenlösung. Dies geschieht im Rahmen agiler Entwicklung oft in Iterationen, also in mehreren Entwicklungszyklen. Sind alle Vorgaben wunschgemäß umgesetzt, startet der Einsatz der Lösung.

Christian Sachse: Wichtig ist dabei insbesondere während der heißen Umsetzungsphase ein enger Kontakt zu den Anwendern. Kommt es später beim Einsatz der Lösungen zu Fragen oder Schwierigkeiten, lassen sich diese im Rahmen des Kundensupports lösen.

Stichwort: Schwierigkeiten. Welche Hürden kann es bei der praktischen Umsetzung von Schnittstellenlösungen geben?

Daniel Peters: Zuerst sind hier technische Hürden zu nennen. Als Schnittstellenanbieter muss ich mich darauf verlassen, dass die APIs der zu verbindenden Systeme korrekt und wie beschrieben arbeiten. In der Praxis gibt es jedoch immer wieder Abweichungen. Diese gilt es dann durch Workarounds zu kompensieren.

Christian Sachse: Eine weitere Schwierigkeit resultiert daraus, dass die Abläufe in den Betrieben meist über Jahre organisch gewachsen sind. Häufig wird das Prozesswissen schon in der zweiten oder dritten Generation mündlich überliefert. Dies bedeutet einen beträchtlichen Recherche- und Dokumentationsaufwand, bevor man einen optimierten digitalen Prozess konzipieren kann.

Daniel Peters: Hürden lauern auch bei der Abstimmung zwischen den Beteiligten. Wenn die Mitarbeiter bei früheren Projekten die Erfahrung gemacht haben, dass bestimmte Prozesse danach nicht mehr so gut funktionierten, kann das zu Problemen aufgrund mangelnder Akzeptanz führen.

Christian Sachse: Überhaupt spielt der Faktor Mensch eine wesentliche Rolle. Nicht selten fürchten sich die Mitarbeiter vor Veränderungen am Arbeitsplatz. Dann sind sie auch nicht bereit, mitzuwirken und Neues zu erlernen. Dieses Problem ist nicht einfach zu lösen. Bewährt hat sich aber, die Beteiligten frühzeitig mit an Bord zu holen, in ihrem Tempo mitzunehmen und das Vorhaben zu entmystifizieren.

Mit welchem Aufwand müssen Unternehmen rechnen, wenn sie mithilfe von Schnittstellen Prozesse optimieren möchten?

Daniel Peters: Bei einer Standardlösung entstehen lediglich einige Stunden Integrationsaufwand. Zudem fallen Lizenzgebühren für die Software sowie Wartungs- und Servicekosten an. Diese beginnen im niedrigen vierstelligen Bereich pro Jahr. Bei individuell programmierter Software läuft ein Projekt dagegen mindestens einige Monate. Dementsprechend liegen die Umsetzungskosten im mittleren vierstelligen Bereich oder auch darüber.

Christian Sachse: Im Bereich der Prozessautomatisierung ist es kaum möglich, mit Standardsoftware zu arbeiten, da es die „eierlegende Wollmilchsau“ nicht gibt. Das liegt an der Vielzahl an Schaltern, Verästelungen und Eventualitäten, die ein Prozess haben kann. Daher bleibt oft nur die Erstellung von maßgeschneiderten individuellen Lösungen. Gute Erfahrungen haben wir mit dem Einsatz von kleineren Skripten oder Programmen gemacht, die sich in der Regel auch sehr schnell amortisieren.

Mancher Unternehmer möchte zwar durch den Einsatz von Schnittstellen Prozesse optimieren, aber nicht gleich einen Dienstleister im Haus haben. Welches Vorgehen empfehlen Sie?

Christian Sachse: Um Prozesse zu automatisieren, muss man diese kennen und verstehen. Daher empfehle ich, zuerst eine Übersicht über die gesamte Prozesskette zu erstellen. Mit Papier, Lineal und Buntstiften kommt man dabei erstaunlich weit. Auf dieser Basis leitet man dann zur Detailansicht eines Prozesses oder einer Prozessstation über. Ist ein Prozess erst einmal dokumentiert, wird schnell das Automatisierungspotenzial sichtbar: Es sollte nach einfachen, wiederkehrenden und fehleranfälligen Schritten Ausschau gehalten werden. Wichtiger Tipp: Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter mit ein und lassen Sie sich von ihnen automatisierbare Vorgänge nennen.

Daniel Peters: Speziell für den Bereich des E-Commerce empfehle ich, sich frühzeitig einen Überblick über bereits verfügbare Lösungen zu verschaffen und Praxisbeispiele anzusehen. Für manche Anforderungen gibt es nämlich fertige Schnittstellen, die sich schnell und günstig einsetzen lassen. Infos dazu findet man auf der Website des ERP-Herstellers sowie bei Anbietern von Schnittstellenlösungen. So bekommt man ein Gefühl dafür, ob eine umfassende Beratung überhaupt notwendig ist.

Werfen wir abschließend einen Blick auf den Markt: Welche Lösungen sind zurzeit besonders gefragt? Zeichnen sich Trends ab?

Daniel Peters: Seit zwei, drei Jahren ist eine zunehmende Nutzung von Cloud-basierten Shopsystemen zu beobachten. Die Vorzüge liegen auf der Hand: Im Unterschied zu On-premises-Lösungen laufen diese Systeme auf leistungsfähigen Cloud-Servern, die auch Lastspitzen – zum Beispiel durch hohes Bestellvolumen nach einer TV-Ausstrahlung – verkraften. Auch Cloud-basierte Shops oder Marktplätze wie eBay oder Amazon lassen sich mithilfe von APIs an eine Middleware anbinden. Diese transferiert die Daten dann zur API des ERP-Systems im Unternehmen. Dateischnittstellen kommen hier nur selten zum Einsatz, zum Beispiel für den Export von Artikellisten.

Christian Sachse: Auch im Bereich der innerbetrieblichen Prozesse ist der Bedarf an Automatisierung und Vernetzung hoch, nicht zuletzt aufgrund der Erfahrungen während der Corona-Pandemie. APIs können hier helfen, Prozesse zu beschleunigen und Kosten zu senken. Dies ermöglicht einen effektiveren Einsatz von Fachkräften.

Viele Unternehmen stehen im Zuge der digitalen Transformation vor Herausforderungen. Sie müssen ihre etablierten Geschäftsprozesse kritisch hinterfragen und den sich wandelnden Anforderungen anpassen. Bisher stand dabei meist die Optimierung betriebsinterner Arbeitsabläufe im Vordergrund. Inzwischen richtet sich die Aufmerksamkeit von KMU verstärkt auf die Interaktion mit Partnerunternehmen – und damit auf die Digitalisierung der Lieferkette (englisch: supply chain) mithilfe von Blockchain Technologie.

Ein wichtiger Grund für das wachsende Interesse an digitalen Lösungen zur Optimierung von Lieferketten sind staatliche Regulierungen. So führt das im Juli 2021 in Kraft getretene Lieferkettengesetz besondere unternehmerische Sorgfaltspflichten im Hinblick auf die Einhaltung von Menschenrechtsstandards ein. Die Vorgaben betreffen zwar in erster Linie größere Firmen ab 3000 Beschäftigten (ab Januar 2024 dann schon ab 1000 Beschäftigten), sie erhöhen jedoch indirekt den Handlungsdruck auf KMU. Als Teil größerer Lieferketten sind auch viele Mittelständler gefordert, für mehr Transparenz zu sorgen.

Ein weiterer Grund für das Interesse von KMU an einer digitalisierten supply chain sind die oft umständlichen analogen Prozesse zwischen den Handelspartnern. Kurz gesagt: Es geht um Zeitgewinn und Kostensenkung. Mithilfe der Blockchain lässt sich beides erzielen. Schauen wir uns jedoch zunächst die Ausgangssituation genauer an.

Das Problem: Aufwendiger und fehleranfälliger Informationsaustausch

Die moderne Lieferkette besteht aus vielen Daten. Damit die beteiligten Partnerunternehmen effizient zusammenarbeiten können, braucht es einen reibungslosen, digitalen Datenaustausch ohne Medienbrüche. Die Realität im Mittelstand sieht bislang meist jedoch anders aus, wie das folgende Beispiel eines fiktiven Fertigungsunternehmens verdeutlicht.

Typische Lieferkettenprobleme in der Fertigung – ein Beispiel

Ein mittelständischer Fertigungsbetrieb stimmt sich in mehreren Durchläufen mit seinen Lieferanten über die Spezifikation seiner Fertigungsartikel hinsichtlich Materialbeschaffenheit, Preise, Liefermengen und Liefertermine ab. Dazu tauschen die Unternehmen vorwiegend PDF-Dateien aus. So weit, so digital.

Die Sache hat jedoch einen Haken: Die beteiligten Unternehmen nutzen unterschiedliche ERP-Systeme. Es gibt also keinen einheitlichen Standard für den Datenaustausch.

Nun ändern sich die Spezifikationen während der sogenannten Definitions- und Anbahnungsphase häufig. Für unser Fertigungsunternehmen und seine Lieferanten bedeutet das, dass sie alle Änderungen manuell in ihre Systeme eingeben müssen. Dadurch entsteht insbesondere bei hoher Komplexität und einer großen Anzahl von Aufträgen ein beträchtlicher Aufwand. Zudem kommt es häufig zu Erfassungsfehlern und inkonsistenten Daten.

Ein Datenaustausch über EDI würde hier nur vordergründig weiterhelfen. Zwar schafft EDI ein für alle Partner verbindliches Format und gewährleistet einen digitalen Datenfluss, jedoch stets nur zwischen zwei Teilnehmern. Die übrigen Teilnehmer bleiben außen vor und haben keine Informationen über die jeweils bilateral ausgetauschten Daten, Waren oder Finanzmittel der Geschäftspartner. Beim Aushandeln der Spezifikationen über mehrere Stationen der Lieferkette hinweg wären die Partner daher dennoch auf eine manuelle Datenerfassung angewiesen.

Die Lösung: Digitale Prozessautomation mit Blockchain

Durch den Einsatz von Blockchains lassen sich die beschriebenen Probleme lösen. Die digitale Datenbanktechnologie ist bisher vor allem aus dem Bereich der Kryptowährungen bekannt. Was sich bei Bitcoin und Co. bewährt, leistet auch im Supply-Chain-Management wertvolle Dienste.

Eine Blockchain ermöglicht es, Informationen mithilfe einer gemeinsam genutzten Datenbank dezentral bei vielen Teilnehmern manipulationssicher und nachvollziehbar zu speichern. Dadurch können Transaktionspartner innerhalb einer Lieferkette, relevante Dokumente mehreren Teilnehmern gleichzeitig zugänglich machen. Alle Aktualisierungen erfolgen dabei in Echtzeit und für die Beteiligten sichtbar.

Im Fall unseres beispielhaften Fertigungsunternehmens werden alle Daten und Spezifikationen, welche die Partner aushandeln, über die Blockchain auf den beteiligten Rechnern im Netzwerk gesichert. Eine manuelle Erfassung ist nicht erforderlich. Die Daten können umgehend gemeinsam genutzt werden. Zugleich sind sie vor Manipulationen oder versehentlichen Änderungen geschützt. Bei Unstimmigkeiten und Klärungsbedarf stehen die Informationen den Partnern – genauer: jedem berechtigten Teilnehmer – sofort digital zur Verfügung.

Sicherheit durch Transparenz

Die Blockchain-Technologie ermöglicht es den beteiligten Partnern, die Lieferkette transparent und zugleich sicher zu gestalten.

So kann beispielsweise ein Hersteller in der Blockchain produktspezifische Informationen zu bestellten Komponenten abrufen, lange bevor die Bauteile bei ihm eintreffen. Er weiß frühzeitig, wo und wann die Teile gefertigt wurden und aus welcher Charge sie stammen.

Mittels der Blockchain lässt sich somit auch die Herkunft von Produkten und Produktkomponenten zuverlässig zurückverfolgen.

Zudem erleichtert die Technologie den Partnern in der Lieferkette, auf die Einhaltung von Menschenrechtsstandards zu achten – Stichwort: Lieferkettengesetz.

Entscheidungen in Echtzeit

Die Blockchain-Technologie erleichtert Unternehmen aber nicht nur die Administration von Lieferketten – sie ermöglicht darüber hinaus zwischen den Partnern synchronisierte Entscheidungen. Weil die Teilnehmer einer Blockchain kontinuierlichen Zugang zu sämtlichen Transaktionen der Lieferkette haben, können sie iterativ und vorausschauend arbeiten.

Unser Beispielbetrieb erfährt also schon vorab in Echtzeit, wenn eine Lieferung nur einen Teil des bestellten Materials enthält. Damit kann er rechtzeitig umdisponieren und auf den eigenen Lagerbestand zugreifen, das fehlende Material bei einem anderen Lieferanten bestellen oder auch den Preis neu verhandeln.

Wichtige Voraussetzung: Interaktion zwischen Blockchain und ERP-System

Damit der gesamte Prozess tatsächlich effizient funktioniert, muss die Blockchain mit den ERP-Systemen der beteiligten Partner interagieren. Die finale Spezifikation eines Fertigungsartikels, die Bestellung mit Mengen, Preisen und Lieferterminen sowie die Abwicklung der Auslieferung finden nämlich weiterhin über die verschiedenen Warenwirtschaftssysteme der Partnerunternehmen statt.

Blockchain-Lösung für KMU

Die Nutzung einer Blockchain ist keineswegs Großunternehmen mit sehr umfangreichen ERP-Systemen vorbehalten. Auch kleinere mittelständische Betriebe können die Technologie verwenden. So hat etwa das Berliner Unternehmen Flowciety sein System zur unternehmensübergreifenden Geschäftsprozessautomation an die Warenwirtschaftssoftware von Suiteify angebunden. Mit dieser integrierten Blockchain-Lösung digitalisieren die Anwender den Informationsaustausch mit ihren Partnern, ohne hierfür ihre gewohnten Abläufe ändern zu müssen.

Die fünf wichtigsten Vorteile auf einen Blick:

• Einsparung von Kosten für manuelle Bearbeitung von Bestellvorgängen
• Fehlervermeidung beim Übertrag von Artikeldaten
• Höherer Durchsatz bei bearbeitungsintensiven Vorgängen
• Transparente und rechtssichere Speicherung von Vereinbarungen
• Stärkung der partnerschaftlichen Kooperation – auch ohne einheitliche Systeme und Datenaustauschstandards

Die Einführung eines ERP-Systems ist eine Maßnahme mit enormer Tragweite. Sie beeinflusst alle Unternehmensbereiche und Prozesse. Daher sollte die Auswahl des ERP-Systems durchdacht und strukturiert erfolgen. In diesem Zusammenhang sind das Lastenheft und das Pflichtenheft wichtige Werkzeuge. Doch was genau steckt hinter den beiden Dokumenten und wie werden sie aufgebaut?

Lastenheft und Pflichtenheft: Definition und Unterschiede

Das Lastenheft und das Pflichtenheft erfüllen im Rahmen von ERP-Projekten verschiedene Aufgaben:

• Ein Lastenheft beschreibt die Anforderungen des Unternehmens an eine neue ERP-Lösung. Daher erstellt der Kunde es in aller Regel selbst.
• Ein Pflichtenheft beschreibt dagegen die Lösung aus Sicht des Software-Anbieters und wird durch ihn erstellt.

Bei genauerer Betrachtung umfasst das Lastenheft alle Anforderungen, die die neue ERP-Software erfüllen muss. Neben dem aktuellen Zustand werden vor allem die benötigten Soll-Prozesse und Soll-Funktionen beschrieben. Somit ist das Lastenheft eine wichtige Grundlage für die Ausschreibung. Es dient den ERP-Anbietern als Grundlage für die Angebotserstellung.

Auf Basis des Lastenhefts erstellt der Anbieter im späteren Projektverlauf dann das Pflichtenheft. Dieses beschreibt die Funktionen und die technischen Grundlagen des neuen ERP-Systems detailliert. Zudem stellt das Pflichtenheft dar, wie die benötigten Funktionen umgesetzt werden sollen. Somit ist das ERP-Pflichtenheft eine wichtige Arbeitsunterlage für die Umsetzungsphase eines ERP-Projekts. Es unterstützt auch die spätere Prüfung und Abnahme der erstellten ERP-Lösung.

Wann benötigen Unternehmen ein Lastenheft?

Ein Lastenheft benötigen Unternehmen bei jedem größeren Projekt. Hierzu zählt auch die Einführung einer ERP-Software bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMU). Denn es handelt sich dabei um ein komplexes Vorhaben, das Kapital und Personalressourcen bindet. Zudem gehen mit der ERP-Einführung oft Veränderungen der Ablauforganisation einher. Daher sollten Unternehmen ihre Anforderungen an die neue ERP-Software sowie die mit der Einführung verfolgten Ziele unbedingt exakt formulieren.

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Warum ist ein ERP-Lastenheft wichtig?

Ein ERP-Lastenheft hilft einem Unternehmen, sich seiner Anforderungen bewusst zu werden. Darüber hinaus stößt es häufig Prozessoptimierungen an. Denn oft befassen sich die Fachbereiche erst dann ausführlich mit ihren Prozessen, wenn das Lastenheft erstellt werden soll.

Das Lastenheft erleichtert außerdem die ERP-Auswahl deutlich. So schafft das Dokument bereits in einer frühen Phase Klarheit darüber, inwieweit infrage kommende Systeme die individuellen Anforderungen des Unternehmens abdecken.

Wie bereits erwähnt, wird das Lastenheft in einer späteren Projektphase in ein Pflichtenheft umgewandelt. Somit bildet es auch die Grundlage für eine reibungslose Zusammenarbeit mit dem ERP-Anbieter.

Kurz gesagt: Das Lastenheft ist an mehreren Stellen eines ERP-Projekts von zentraler Bedeutung und damit erfolgskritisch. Deshalb sollte es professionell erstellt werden. Worauf es dabei ankommt, erläutern wir im Folgenden.

Aufbau und Inhalt

Ein gutes ERP-Lastenheft beinhaltet eine Unternehmensbeschreibung inklusive der Unternehmensziele, Daten zur vorhandenen IT-Infrastruktur und Systemlandschaft, einen Zeitplan und die funktionellen Anforderungen. Weiterhin empfiehlt es sich, die Marktsituation, die eigenen Produkte und Services, die Alleinstellungsmerkmale und die Projekt-Ansprechpartner aufzunehmen.

Eine geeignete Gliederung kann beispielsweise folgendermaßen aussehen:

1. Unternehmensbeschreibung
2. Produkte, Dienstleistungen und Marktumfeld
3. Stärken und Alleinstellungsmerkmale
4. Aktuelle IT-Landschaft (inkl. User-Anzahl)
5. Prozessorientierte Beschreibung der funktionalen Anforderungen (inkl. Reporting-Funktionen)
6. Zeitplanung
7. Ansprechpartner

Da die Kapitel 4 und 5 besonders wichtig sind, gehen wir nachfolgend näher darauf ein.

Welche Informationen über die aktuelle IT-Landschaft (Ist-Zustand) gehören ins Lastenheft?

In diesem Teil des Lastenhefts stellen Unternehmen den aktuellen Zustand ihrer IT-Umgebung dar. Hierzu zählen Angaben zur gegenwärtig eingesetzten Server-Hardware und zur Software. Zudem muss ersichtlich sein, ob ein vorhandenes ERP-System abgelöst werden soll (Stichwort: Datenmigration). Weitere wichtige Aspekte zur Ist-Situation sind:

• Drittsysteme, die zurzeit über Schnittstellen angebunden sind
• Anzahl der User (wichtig für die Preisgestaltung)
• Gründe für den Systemwechsel (Schwächen der Altsysteme)

Wie beschreibt man die funktionellen Anforderungen (Soll-Zustand)?

Die Beschreibung der funktionellen Anforderungen ist das Herzstück jedes Lastenhefts. Sie sollte lösungsneutral formuliert sein, weil sich das Unternehmen durch allzu detaillierte technische Vorgaben den Weg für andere (potenziell bessere) Lösungsvorschläge der ERP-Anbieter verbauen könnte.

Inhaltlich muss das Lastenheft die Anforderungen sämtlicher Fachbereiche detailliert beschreiben. Diese sind im Rahmen von Prozessaufnahmen und Workshops im Vorfeld zu ermitteln. Idealerweise beschränken sich die Ausführungen nicht auf die Auflistung der benötigten Funktionen, sondern enthalten zusätzlich eine genaue Beschreibung der angestrebten Soll-Prozesse. Oder anders formuliert: Das Lastenheft legt dar, welche Funktionen ein Unternehmen benötigt, um optimierte Abläufe zu realisieren. Neben einer reinen Textbeschreibung bietet es sich an, Prozessbeschreibungen in visueller Form zu integrieren – etwa als Flussdiagramm.

Neben den benötigten Funktionen sollten die erforderlichen Reports, Auswertungen und Dashboards skizziert werden. Gleiches gilt für die relevanten Querschnittsfunktionen.

Eine gewisse Herausforderung bei der Erstellung eines Lastenhefts besteht darin, den richtigen Detaillierungsgrad zu finden. Eine zu oberflächliche Beschreibung kann dazu führen, dass man wichtige Aspekte überseht oder die ERP-Anbieter die Zusammenhänge nicht verstehen. Demgegenüber kann eine zu ausführliche Beschreibung den Software-Lieferanten überfordern.

Das Ziel ist es, ein Mittelmaß zu finden. So ist es beispielsweise unnötig, zu erwähnen, dass auf jedem Rechnungsbeleg ein Datum und eine Rechnungsnummer stehen sollen. Auch dass eine Wareneingangsbuchung zu einer Bestandserhöhung führen muss, ist naheliegend und sollte somit nicht im Detail ausgeführt werden.

Anders sieht es bei Anforderungen aus, die branchenunüblich sind oder über den gängigen Funktionsumfang von ERP-Lösungen hinausgehen. In solchen Fällen beugt eine ausführliche Beschreibung Missverständnissen vor.

Was steht im ERP-Pflichtenheft?

Hat sich das Unternehmen für eine ERP-Software entschieden, so wird das Lastenheft in ein ERP-Pflichtenheft überführt. Diese Aufgabe übernimmt in der Regel der Anbieter. Im Pflichtenheft legt er zu jeder im Lastenheft aufgeführten Anforderung seine technische Lösung dar. Dabei kennzeichnet er genau, wo Standards eingesetzt und an welchen Stellen eine individuelle Anpassung oder Programmierung erforderlich sein werden.

Ebenso beschreibt der Anbieter im Pflichtenheft, wie die Integration der neuen ERP-Software in die bestehenden IT-Systeme aussehen wird, um einen reibungslosen Datenaustausch zu gewährleisten. Weiterhin können folgende Aspekte aufgegriffen werden:

• Notwendige Datenbereinigungen im Vorfeld
• Änderungen und Erweiterungen von Stammdaten sowie Stammdatenstrukturen
• Anforderungen an Hardware, Datenbanken und Netzwerk
• Migrationskonzept
• Abnahmeprozedere

Unternehmen sollten das ERP-Pflichtenheft genau prüfen, da es üblicherweise zur Vertragsgrundlage mit dem ausgewählten ERP-Anbieter wird.

Vom Lastenheft zum Pflichtenheft – Schritt für Schritt

1. Abstimmung mit der Geschäftsleitung: strategische Ziele, langfristige Planung und Vision festhalten
2. Genügend Zeit für die Erstellung des Lastenhefts einplanen (mindestens drei Monate)
3. Workshops mit allen Fachbereichen durchführen: Ist-Prozesse aufnehmen
4. Zukünftige Soll-Prozesse (optimierte Prozesse) skizzieren
5. ERP-Lastenheft gemeinsam mit den Fachabteilungen und der IT aufbauen: auf lösungsneutrale und prozessorientierte Formulierung achten (ggf. Berater hinzuziehen)
6. Fertiges Lastenheft an alle infrage kommenden ERP-Anbieter versenden („Longlist“)
7. Anbieter-Vorauswahl treffen („Shortlist“)
8. Workshops mit den potenziell geeigneten ERP-Anbietern durchführen
9. ERP-System auswählen
10. Pflichtenheft von ausgewählten ERP-Anbieter erstellen lassen
11. Pflichtenheft prüfen und abnehmen
12. ERP-Einführung starten

Fazit: Lastenheft und Pflichtenheft sollten fester Bestandteil der Auswahl von ERP-Software sein

Zusammengefasst spielt das Lastenheft während des gesamten ERP-Auswahlprozesses eine zentrale Rolle. So dient es in einer frühen Phase dazu, ein Commitment der Geschäftsführung einzuholen, die eigenen Anforderungen zu definieren und Optimierungspotenziale zu identifizieren.

Anschließend unterstützt es die Projektverantwortlichen bei der Eingrenzung des Anbieterkreises und der Ausschreibung. Somit trägt es maßgeblich dazu bei, die passende ERP-Software zu finden. Unternehmen sollten daher keinesfalls auf das ERP-Lastenheft verzichten, sondern es möglichst frühzeitig und gewissenhaft erstellen. Ähnliches gilt für das Pflichtenheft, das in der Umsetzungsphase eine hohe Relevanz hat.