Steuerrecht

Seit dem 1. Januar 2020 sind die neuen GoBD in Kraft. Und sie bringen gute Neuigkeiten für Buchhalter, Finanzleiter und CFOs. Dieser Artikel erklärt, was sich mit den GoBD 2020 geändert hat. Sie erfahren:

• wie Sie organisatorisch von den Neuerungen profitieren können,
• worin die Erleichterungen für die Buchhaltung bestehen und
• warum ein GoBD-konformes DMS so wichtig ist.

Was sind die GoBD?

Die GoBD sind Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Das Bundesfinanzministerium (BMF) definierte sie erstmals 2014. Sie postulieren Compliance-Anforderungen an digitale Buchhaltung und Belegarchivierung und gelten für alle Unternehmen.

Sofern Sie sich schon eingehend mit der alten Fassung beschäftigt haben, seien Sie beruhigt: Die Neufassung der GoBD betrifft nur einzelne Punkte. Die Struktur und Randziffern (Rz.) des BMF-Schreibens vom 14. November 2014, mit dem die erste Fassung veröffentlicht wurde, bleibt unverändert.

GoBD 2020: Diese Änderungen sollten Sie kennen

Mobiles Scannen: Sie dürfen Belege mit dem Smartphone abfotografieren

Technisch besteht schon seit Jahren die Möglichkeit, Belege per Smartphone oder Tablet bildlich zu erfassen. Mit mobilen Apps lassen sich Reisekostenbelege, Rechnungen und Kassenquittungen scannen. Die Lösungen erfassen die Belege in einem verbundenen Buchhaltungssystem und archivieren sie in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS). Nicht selten kontieren sie die Belege auch oder leiten sie mit automatisierten Workflows an zuständige Bearbeiter im Unternehmen weiter.

Nach den alten GoBD war die mobile Belegerfassung eine Grauzone: nicht richtig erlaubt, aber auch nicht verboten. Die GoBD-Neufassung erlaubt jetzt ausdrücklich, dass Papierbelege mit mobilen Geräten abfotografiert werden dürfen. Damit erfüllen Sie die Voraussetzungen des ersetzenden Scannens ebenso wie mit einem stationären Scanner. Das bedeutet: Sie können die Papierbelege prinzipiell vernichten, nachdem Sie sie per Smartphone oder Tablet digitalisiert und GoBD-konform archiviert haben.

Belegdigitalisierung: jetzt auch im Ausland zulässig

Es wäre unlogisch, die mobile Belegerfassung im Inland zu erlauben und im Ausland zu verbieten. Wozu ist Mobilität denn da? So sieht es inzwischen auch das BMF und gestattet in Rz. 130 der GoBD die Digitalisierung von Belegen im Ausland – falls die Belege dort empfangen wurden oder entstanden sind und keine anderen steuerlichen oder außersteuerlichen Bestimmungen eine Aufbewahrung des Originalbelegs verlangen (Rz. 140).

Für international operierende Unternehmen bedeutet das, dass sie ihre Belege ins Ausland schaffen und dort digitalisieren lassen können. Das gibt ihnen neue Optionen, Kosten zu senken.

Formatkonvertierung: Ursprungsbeleg muss nicht mehr gespeichert werden

Die GoBD 2020 vereinfachen auch das Ursprungsbelegprinzip. Wenn Sie einen Beleg scannen oder fotografieren und dann in einem DMS archivieren, entstehen zwei Versionen desselben Belegs. Nach der alten Fassung der GoBD mussten Sie bei jeder Formatänderung beide Belegexemplare aufbewahren; die Ursprungsversion und die konvertierte Version.

Die Neufassung 2020 besagt in Rz. 135, dass Sie nur noch den konvertierten Beleg archivieren müssen; meist ein PDF des Belegs. Die Ursprungsversion können Sie löschen. Die Voraussetzungen dafür sind:

• Die Konvertierung ist verlustfrei, das heißt, es wird keine bildliche oder inhaltliche Änderung vorgenommen.
• Es gehen bei der Konvertierung keine aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren.
• Nach wie vor ist der gesamte Vorgang in einer Verfahrensdokumentation festzuhalten.
• Der Datenzugriff der Finanzbehörde wird nicht eingeschränkt. Zwischenstufen der Konvertierung müssen Sie nicht aufbewahren, aber die rückwirkende (retrograde) und vorausschauende (progressive) Prüfbarkeit bleiben sichergestellt.

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Cloudsysteme sind nun ausdrücklich erlaubt

Das BMF hat sich hierauf festgelegt, um mit der technologischen Entwicklung Schritt zu halten. Wenn Sie also mit einer Buchhaltungssoftware aus der Cloud arbeiten oder ein Cloud-gestütztes Dokumentenmanagementsystem (DMS) nutzen, so ist dies GoBD-konform. Sie können Ihre Belege in der Cloud oder im eigenen Betrieb archivieren oder beides in einer Hybridlösung mixen. Auch Ihre Buchhaltungs- und ERP-Systeme dürfen Sie in der Cloud betreiben. Achten Sie aber weiterhin darauf, dass Ihr Cloud-Anbieter seine Server in Deutschland oder einem anderen zulässigen Server-Standort betreibt.

Erleichterung für den Datenzugriff nach Systemwechsel

Die Finanzbehörden dürfen bei einer Prüfung auf Ihre Buchführungsdaten zugreifen. Das können sie tun, indem sie direkt auf Ihre Buchhaltungssoftware zugreifen (Z1- und Z2-Zugriff), oder indem sie die Herausgabe der Daten auf Datenträgern verlangen (Z3-Zugriff).

In der Phase vor Beginn einer steuerlichen Außenprüfung und nach einem Systemwechsel oder der Auslagerung von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten aus dem Produktivsystem, ist es künftig nach Ablauf von fünf Kalenderjahren ausreichend, wenn Sie dem Finanzamt nur noch den Zugriff per Datenträgerüberlassung (Z3) ermöglichen.

Sie müssen also Ihr Altsystem nicht bis zum Sankt-Nimmerleins-Tag vorhalten. Das steht in Rz. 164 der neuen GoBD.

Für viele KMU eine Hürde: Beschreibungsstandard für die Datenträgerüberlassung

Bei einer steuerlichen Außenprüfung müssen Sie dem Betriebsprüfer relevante Daten zur Verfügung stellen. So weit, so bekannt. Was kleine und mittlere Unternehmen häufig nicht wissen: Auf Verlangen müssen Sie der Finanzverwaltung auch die zur Auswertung dieser Daten erforderlichen Strukturinformationen in maschinell auswertbarer Form übergeben. W

as bedeutet das? Es bedeutet ganz einfach, dass Ihre Buchhaltungssoftware eine Schnittstelle zu der vom Prüfer verwendeten Datenanalyse-Software IDEA besitzen muss. Diese Schnittstelle erfüllt den Beschreibungsstandard für eine problemlose Datenübergabe an die Finanzverwaltung. Achten Sie also bei der Wahl Ihrer Buchhaltungssoftware darauf, dass eine IDEA-Schnittstelle bereitgestellt wird. Das ist zwar keine Neuigkeit aus den GoBD 2020, aber immer noch eine Quelle der Verwirrung für kleine und mittlere Unternehmen.

Anpassungen an neue Gesetzeslage

Einige Neuerungen in den GoBD 2020 betreffen die Novellierung des § 146 AO. Diese werden im Folgenden kurz vorgestellt.

Einzelaufzeichnungspflicht

Eine Verschärfung basiert auf der Neuregelung von § 146 Abs. 1 Satz 1 AO. Wir erinnern uns: Grundsätzlich besteht eine Einzelaufzeichnungspflicht für alle Geschäftsvorfälle. Seit 2020 kann nach Rz. 39 nur noch dann eine Ausnahme gemacht werden, wenn eine Einzelaufzeichnung technisch, betriebswirtschaftlich und praktisch unmöglich ist (was der betroffene Unternehmer nachweisen muss).

Ausgenommen von der Einzelaufzeichnungspflicht sind nur noch Betriebe, die eine offene Ladenkasse statt eines elektronischen Kassensystems verwenden. Die Bon-Schwemme Anfang des Jahres 2020 war eine Folge dieser Verschärfung.

Pflicht zur täglichen Kassenführung

Die tägliche Erfassung von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben (Rz. 48) ist nunmehr eine Pflicht. Zuvor war sie nur eine Soll-Bestimmung. Das resultiert aus der Neufassung des § 146 Abs. 1 Satz 2 AO.

Periodenweise Buchung strenger geregelt

Rz. 50 wurde ebenfalls geändert. Geschäftsvorfälle müssen grundsätzlich laufend gebucht werden. Die periodenweise Buchung ist nur noch unter vier Voraussetzungen möglich:

1. Sie erfassen die Geschäftsvorfälle vorher zeitnah im Grundbuch. Zeitnah bedeutet bei unbaren Geschäftsvorfällen zehn Tage und bei Kassenbewegungen tägliche Erfassung.
2. Sie sorgen durch organisatorische Maßnahmen dafür, dass die Unterlagen vor ihrer Erfassung nicht verlorengehen können.
3. Sie stellen sicher, dass in jedem Einzelfall alle Unterlagen vollständig sind.
4. Sie ordnen die Geschäftsvorfälle zeitnah nach betrieblichen und privaten Vorgängen; besser noch: Sie kontieren sie direkt.

Ordnung, Belegwesen und Belegsicherung

Hier hat das BMF Dinge eingefügt oder konkretisiert, die eigentlich selbstverständlich sein sollten:

• Erfassen Sie bare und unbare Geschäfte im Kassenbuch?Nach Rz. 55 der neuen GoBD geht das nur, wenn Sie unbare Tagesumsätze kennzeichnen und nachvollziehbar unmittelbar nachfolgend auf ein gesondertes Konto umtragen.
• Ein neuer Absatz in Rz. 64 verlangt, dass Korrektur- und Stornobuchungen auf die ursprüngliche Buchung zurückverfolgbar sein müssen.
• Vielbeachtet ist die Neufassung der Randziffern 68 und 130. Endlich erklärt das BMF klipp und klar, dass das Abfotografieren von Papierbelegen mit einem Smartphone oder Tablet zulässig ist (s. o.). Bisher war nur das Scannen ausdrücklich erlaubt.

Drei Gründe für ein integriertes Dokumentenmanagementsystem

Um steuerlich relevante Belege im Einklang mit den GoBD effizient und regelkonform aufzubewahren, ist ein digitales Dokumentenmanagementsystem praktisch unverzichtbar:

1. Ein DMS erleichtert die Protokollierung von Änderungen. Es zeichnet lückenlos auf, was mit einem Beleg geschieht, sobald er ins Archiv hochgeladen wurde. Das ist notwendig, um die GoBD-Anforderungen der Überprüfbarkeit und Authentizität zu erfüllen. Das kann doch jeder Dokumentenspeicher, wenden Sie ein? Im Prinzip ja, aber ein Beleg steht niemals isoliert für sich. Er ist ein buchungsbegründendes Dokument und integraler Bestandteil eines Geschäftsvorfalls. Und an dieser Stelle hilft Ihnen ein x-beliebiger Speicher nicht weiter, auch wenn er mit Versionierung und Zugriffssteuerung arbeitet.
2. Sie benötigen also ein DMS, das in Ihr Buchhaltungssystem oder – noch besser – in Ihr ERP-System integriert ist. Die Belege werden darin mit dem Geschäftsvorfall verknüpft. Im Hintergrund dokumentiert das System nicht nur die Belegverarbeitung, sondern den gesamten zugrunde liegenden Vorgang. Das ist für ein „revisionssicheres“ Belegarchiv unerlässlich. Weiterer Pluspunkt: Ihre Verfahrensdokumentation schreibt sich gleichsam von selbst.
3. Außerdem speichert ein integriertes DMS auch systemgenerierte Belege. Die meisten Unternehmen erzeugen ihre Angebote, Ausgangsrechnungen, Lieferscheine, Kassenquittungen und zahlreiche andere Unterlagen mit einer Software. Diese Unterlagen werden im Augenblick ihrer Entstehung im DMS hinterlegt, mit allen Verknüpfungen und Metainformationen, die eine GoBD-konforme Buchhaltung erfordert. Die Sicherheit, Wirtschaftlichkeit und Effizienz dieses Verfahrens ist unerreicht. Deshalb entscheiden sich immer mehr Unternehmen dafür.

Fazit: Nützliche Neuerungen in den GoBD 2020

Die GoBD-Novelle gibt Ihnen mehr Spielraum und Flexibilität für Ihre Buchhaltung. Die wichtigsten Punkte sind:

• Mobiles Scannen von Belegen mit dem Smartphone oder Tablet ist jetzt zulässig und wird dem stationären Scannen gleichgestellt.
• Sie dürfen Papierbelege ins Ausland verbringen und dort digitalisieren.
• Bei einer verlustfreien Konvertierung müssen Sie nicht mehr den Ursprungsbeleg aufbewahren.
• Cloud-Systeme werden ausdrücklich in den Anwendungsbereich der GoBD einbezogen.

Manches Unternehmen empfindet die GoBD als eine zusätzliche bürokratische Hürde. Ist dies gerechtfertigt?

Stefan Groß: Zunächst einmal: Die GoBD sind keine isolierte Sichtweise der Finanzverwaltung. Sie erfinden das Rad auch nicht neu, sondern geben im Wesentlichen die bestehende Rechtslage wieder. Die wesentlichen Vorgaben gelten bereits seit dem Inkrafttreten der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) Ende 1995 und der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) im Jahr 2002.

Mit den GoBD hat die Finanzverwaltung die bestehenden Regelungen zusammengefasst und folgerichtig weiterentwickelt, etwa im Hinblick auf Sonderthemen wie den Umgang mit elektronischen Rechnungen. Damit rücken Anforderungen in den Vordergrund, die bisher nicht immer im Fokus der Unternehmen standen, die aber jedes Unternehmen ohnehin beachten sollte, wie zum Beispiel das innerbetriebliche Kontrollsystem, die Verfahrensdokumentation oder die Unveränderbarkeit archivierter Daten.

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Über die Praktikabilität mancher Regelung der GoBD lässt sich durchaus streiten. Ein Beispiel hierfür ist die Vorgabe, dass Unternehmen die maschinelle Auswertbarkeit steuerrelevanter Daten bis zu zehn Jahre gewährleisten müssen und zwar unabhängig von Veränderungen im Hard- oder Softwareumfeld. Große neue bürokratische Hürden sehe ich jedoch nicht. Allerdings nehmen die GoBD mehr noch als bisher die IT-gestützten Prozesse in Unternehmen in den Blick – und das verlangt Unternehmensverantwortlichen ab, die internen Abläufe zu prüfen und erforderlichenfalls anzupassen.

Welche zentralen Anforderungen lassen sich in der Gesamtschau der GoBD erkennen?

Stefan Groß: Die GoBD stellen letztlich vier zentrale Anforderungen an die Ausgestaltung der Unternehmens-IT und der damit verbundenen Prozesse: Erstens muss ein angemessenes Kontroll- und Protokollumfeld vorhanden sein. Zweitens sind die relevanten Geschäftsprozesse zu dokumentieren. Drittens muss die Integrität von Stamm-, Bewegungs- und Metadaten gewährleistet sein. Und viertens muss dies alles für die Dauer der Aufbewahrungsfrist migrationsfest, d. h. unabhängig von Veränderungen der Fachprozesse und der IT-Technologie, gewährleistet sein. Diese vier zentralen Anforderungen ziehen sich wie ein roter Faden durch die GoBD. Und auch wenn sie für sich genommen nichts Neues sind, so stellen sie in ihrer Kombination insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen eine Herausforderung dar.

Welche Vorteile ergeben sich aus dem Regelwerk für die Unternehmen?

Stefan Groß: Die GoBD schaffen an verschiedenen Stellen mehr Klarheit und Rechtssicherheit für die Unternehmen. Beispielsweise werden elektronische Rechnungen und Papierrechnungen nun steuerlich gleichbehandelt. Vorteile ergeben sich dabei etwa daraus, dass Papierbelege gescannt und unter bestimmten Voraussetzungen vernichtet werden dürfen. Das eröffnet Unternehmen die Möglichkeit, ihre alten Papierarchive ad acta zu legen und sich ganz auf die deutlich effizientere digitale Archivierung zu konzentrieren. Eine erwünschte Nebenwirkung der GoBD ist sicherlich, dass die Unternehmen sich Gedanken über ihre IT-gestützten Prozesse machen und diese entsprechend systematisieren.

Welche Rolle spielt die geforderte Verfahrensdokumentation bei der Umsetzung GoBD-konformer Prozesse?

Stefan Groß: Richtigerweise machen die GoBD angesichts der kurzen Halbwertszeiten der IT keine technologischen Vorgaben, sondern bleiben hier neutral. Was das Regelwerk hingegen explizit fordert, ist eine Verfahrensdokumentation im Unternehmen. Diese spielt als Bestandteil des internen Kontrollsystems eine zentrale Rolle. Inhaltlich beschreibt sie die tatsächlich eingesetzte IT-Lösung einschließlich der Prozesse, Organisation und Nutzung – und zwar sowohl die aktuellen als auch die historischen Verfahrensinhalte für die Dauer der Aufbewahrungsfrist. In der Vergangenheit fragten die Finanzbehörden bei Außenprüfungen eher selten danach. Dies ändert sich zurzeit. Der Trend geht dahin, dass Betriebsprüfer standardmäßig eine Verfahrensdokumentation von den Unternehmen verlangen.

Fehlt die Verfahrensdokumentation, kann dies zu Nachteilen für den Steuerpflichtigen führen. Ich gebe Ihnen ein Beispiel: Die Buchhaltung hat sich bei der Umsatzsteuer verrechnet und korrigiert nachträglich die bereits übermittelte Umsatzsteuervoranmeldung. Wenn später bei einer Betriebsprüfung wegen fehlender oder unzureichender Dokumentation nicht nachgewiesen werden kann, dass hier alles seine Richtigkeit hatte, dass letztlich ein wirksames internes Kontrollsystem für Steuern eingerichtet war, wird aus einer einfachen Korrektur schnell der Verdacht der Steuerhinterziehung nach § 370 AO. Eine lückenlose und aussagekräftige Verfahrensdokumentation kann sich zugunsten des Steuerpflichtigen auswirken und ihm helfen, den Vorwurf des Vorsatzes oder der Leichtfertigkeit zu entkräften.

Die Erstellung einer solchen Dokumentation kann je nach Komplexität des eingesetzten IT-Systems sehr aufwändig sein und ist nicht auf die Schnelle zu erledigen. Ich empfehle daher allen Unternehmen, die hier noch Defizite haben, jetzt zu handeln und zumindest eine schlanke Verfahrensdokumentation nach den Vorgaben der GoBD zu erstellen.

Was empfehlen Sie Unternehmen, die noch mit Aktenordnern hantieren, also papierbasiert arbeiten?

Stefan Groß: Der Anteil der originär elektronischen Belege am gesamten Belegaufkommen wird in den kommenden Jahren weiter zunehmen. Beispielsweise wird es immer mehr elektronische Rechnungen geben. Deshalb empfiehlt es sich schon im Interesse einer effizienten Verarbeitung, den Belegeingang und die Aufbewahrung vollständig zu digitalisieren.

Insbesondere für die Archivierung stellen die GoBD klare Anforderungen an die Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit. Um diese zu erfüllen, muss man nicht zwingend ein elektronisches Archiv- oder Dokumentenmanagementsystem einsetzen, in vielen Fällen dürfte dies aber die einfachste Lösung sein. Denn es reicht nicht aus, Dokumente nur im Dateisystem abzulegen, sondern das Unternehmen muss zusätzlich zum Beispiel Maßnahmen zum Zugriffsschutz und zur Unveränderbarkeit der Daten treffen und dokumentieren.

Ein Archiv- oder Dokumentenmanagementsystem verfügt über eigene Sicherheitsmechanismen, die die Umsetzung der GoBD-Anforderungen unterstützen. Bei der Auswahl einer Lösung sollte darauf geachtet werden, dass diese von unabhängiger Seite geprüft wurde und den einschlägigen Standards wie beispielsweise dem IDW RS FAIT 3 entspricht.

Unter welchen Voraussetzungen dürfen Papierdokumente nach der elektronischen Erfassung vernichtet werden?

Stefan Groß: Werden Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege in Papierform empfangen und anschließend elektronisch erfasst, also gescannt, ist das Scanergebnis so aufzubewahren, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt, wenn es lesbar gemacht wird. Zudem muss das Scanverfahren in einer Organisationsanweisung dokumentiert werden, die insbesondere auch das entsprechende Kontrollumfeld beschreibt.

Nach dem Scannen können die Papierdokumente grundsätzlich vernichtet werden, sofern dem keine steuerlichen oder außersteuerlichen Vorschriften dagegen sprechen. Der Steuerpflichtige hat zu entscheiden, ob Dokumente, deren Beweiskraft bei einer ausschließlich elektronischen Aufbewahrung nicht erhalten bleibt, zusätzlich in Papierform aufbewahrt werden müssen. Dies betrifft zum Beispiel notarielle Urkunden oder Wertpapiere. In jedem Fall darf der Verzicht auf einen Papierbeleg die Möglichkeit der Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit nicht beeinträchtigen.