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Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen: Welche Fristen und Pflichten gelten?
Recht & Compliance

Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen: Welche Fristen und Pflichten gelten?

Unternehmen müssen geschäftliche Unterlagen aufbewahren. Doch wie ist das eigentlich konkret geregelt? Welche Aufbewahrungsfristen gelten zum Beispiel für Rechnungen, Lieferscheine oder Quittungen? Dieser Beitrag informiert über die wesentlichen Pflichten zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen.

5 Min. Lesezeit

Eine der größten bürokratischen Hürden für Unternehmen ist die Pflicht zur langjährigen Aufbewahrung steuerrechtlich relevanter Unterlagen. Rechnungen, Lieferscheine, Geschäftskorrespondenz – ständig kommen neue aufbewahrungspflichtige Dokumente hinzu. Um Stress mit dem Finanzamt, etwa bei Betriebsprüfungen, zu vermeiden, sollten die Vorschriften bekannt sein und die Aufbewahrungsfristen für die verschiedenen Dokumentenarten und Belege eingehalten werden. Im Folgenden finden Sie Antworten auf die wichtigsten Fragen zu den Aufbewahrungspflichten für Unternehmen.

Wo sind die Pflichten zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen geregelt?

Die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist in Deutschland gesetzlich geregelt, insbesondere im Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO). Diese Vorschriften legen fest, welche Unterlagen wie lange aufzubewahren sind. Darüber hinaus finden sich im Umsatzsteuergesetz (UStG) sowie in zahlreichen anderen Gesetzen und Verordnungen Vorschriften zur Aufbewahrungspflicht von Dokumenten – beispielsweise im Arbeitsrecht, im Sozialversicherungsrecht oder im Produkthaftungsrecht.

Für die betriebliche Praxis sind insbesondere die Vorschriften in § 257 HGB und § 147 AO von Bedeutung. Zudem müssen Unternehmen die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) beachten.

Wer ist zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen verpflichtet?

Alle Gewerbetreibenden, die zur Buchführung und Aufzeichnung verpflichtet sind, müssen ihre geschäftlichen Unterlagen im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen archivieren. Die Pflicht zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen betrifft somit etablierte Unternehmen ebenso wie Gründer und Start-ups. Eine Sonderregelung für Kleinunternehmen gibt es nicht. Auch bei einer Geschäftsaufgabe oder einer Geschäftsübergabe besteht die Aufbewahrungspflicht für den Steuerpflichtigen weiter.

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Welche Dokumente sind aufbewahrungspflichtig?

Nach § 147 AO und § 257 HGB sind insbesondere folgende Unterlagen aufbewahrungspflichtig:

  • Bücher und Aufzeichnungen
  • Inventare
  • Jahresabschlüsse
  • Lageberichte
  • Eröffnungsbilanz sowie die dazu erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
  • Handels- und Geschäftsbriefe (d. h. jegliche Kommunikation und Korrespondenz – einschließlich E-Mails, Faxe etc. – zur Vorbereitung, Durchführung oder Rückgängigmachung von Geschäftsvorfällen)
  • Buchungsbelege zur Dokumentation von Geschäftsvorfällen (z. B. Quittungen)
  • Unterlagen für die Zollanmeldung, sofern sie nicht bereits den Zollbehörden vorliegen
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind (z. B. Kalkulationsunterlagen oder Ausfuhrbelege)

Mitunter bereitet die richtige Einordnung der Unterlagen allerdings Probleme. Denn nicht jeder Beleg ist zwangsläufig ein aufbewahrungspflichtiger Buchungsbeleg und nicht jeder Brief muss als Geschäftsbrief archiviert werden. In Zweifelsfällen sollte ein Steuerberater oder eine Steuerberaterin gefragt werden.

Wie lang sind die Aufbewahrungsfristen in der Buchhaltung?

Durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) wurde die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt. Für Bücher, Jahresabschlüsse und Inventare gilt dagegen weiterhin die zehnjährige Frist. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, bei Vertragsunterlagen nach Ablauf des Vertrags.

Übersicht der Aufbewahrungsfristen ab 2025

Dokumententyp

Neue Frist ab 2025

Bisherige Frist

Buchungsbelege (z. B. Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Lieferscheine, Lohn- und Gehaltslisten)

8 Jahre

10 Jahre

Bücher, Jahresabschlüsse, Inventare

10 Jahre

10 Jahre

Handels- und Geschäftsbriefe

6 Jahre

6 Jahre

Aufbewahrungsfristen für ausgewählte Dokumentenarten

  • Rechnungen müssen seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre (vorher: zehn Jahre) lang aufbewahrt werden. Nach § 14b des Umsatzsteuergesetzes (UStG) und § 147 der Abgabenordnung (AO)  sind Unternehmer verpflichtet, sowohl eine Kopie ihrer ausgestellten Rechnungen (Ausgangsrechnungen) als auch alle empfangenen Rechnungen (Eingangsrechnungen) zu archivieren.
  • Lieferscheine gelten grundsätzlich als Handels- oder Geschäftsbriefe und müssen sechs Jahre aufbewahrt werden, wenn sie lediglich die Korrespondenz im Rahmen eines Geschäfts dokumentieren. Sobald ein Lieferschein jedoch als Buchungsbeleg dient – etwa, weil er gleichzeitig als Rechnung verwendet wird oder buchungsrelevante Vermerke enthält –, gilt die längere Aufbewahrungsfrist von acht Jahren (vor 2025: zehn Jahre).
  • Kontoauszüge, Quittungen, Bewirtungsbelege, Tankbelege und ähnliche Dokumente sind Buchungsbelege und unterliegen ab 2025 einer Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Vorsicht ist geboten bei Belegen auf Thermopapier, da diese oft schon nach kurzer Zeit verblassen und unlesbar werden. Dies kann bei einer Betriebsprüfung den Vorsteuerabzug gefährden. Daher empfiehlt es sich, Thermopapierbelege zu scannen und digital zu archivieren. Alternativ besteht die Möglichkeit, solche Belege auf normales DIN-A4-Papier zu kopieren und zusammen mit dem Original aufzubewahren.

In welcher Form müssen Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden?

Für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen gelten folgende Formvorschriften:

  • Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und andere relevante Unterlagen wie Rechnungen, Handelsbriefe und Geschäftsbriefe dürfen elektronisch aufbewahrt werden, solange die Daten unverändert, lesbar und während der gesamten Aufbewahrungsfrist zugänglich bleiben. Es ist zulässig, Papierunterlagen zu scannen und anschließend gesichert und geordnet auf einem Speichermedium aufzubewahren. Nach dem Scannen können die Originalbelege in den meisten Fällen vernichtet werden, sofern keine gesetzlichen oder rechtlichen Gründe entgegenstehen. Es wird empfohlen, vor der Vernichtung von Originalbelegen gegebenenfalls Rücksprache mit einem Steuerberater oder einer zuständigen Behörde zu halten.
  • Eine Ausnahme bilden Unterlagen, die für die Anwendung bestimmter Zollverfahren mit wirtschaftlicher Bedeutung erforderlich sind (z. B. aktive Veredelung). In solchen Fällen kann die Zollbehörde verlangen, dass die Unterlagen im Papieroriginal vorgelegt werden.
  • Für den Vorsteuerabzug aus Eingangsrechnungen ist die Aufbewahrung der Papieroriginalrechnungen dagegen nicht zwingend erforderlich. Auch elektronisch aufbewahrte Rechnungen sind für den Vorsteuerabzug ausreichend, solange die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit gewährleistet sind.
  • Originär digitale Unterlagen, wie elektronische Rechnungen, müssen im digitalen Original aufbewahrt werden. Sie dürfen innerhalb der achtjährigen Aufbewahrungsfrist weder verändert noch gelöscht werden. Zudem muss ein Betriebsprüfer sie maschinell auswerten können. Ein Ausdruck auf Papier reicht hier also nicht aus.
  • Alle relevanten Buchführungsunterlagen müssen so aufbewahrt werden, dass sie jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.
  • In jedem Fall muss die digitale Archivierung von gescannten oder originär elektronischen Dokumenten die Anforderungen der GoBD erfüllen.

Wie lässt sich trotz Aufbewahrungspflicht Ordnung im Archiv halten?

Aufgrund der Aufbewahrungspflichten für Unternehmen sammeln sich in der Buchhaltung Jahr für Jahr zahlreiche Belege an. Wer weiterhin papiergebunden und manuell archiviert, läuft Gefahr, den Überblick zu verlieren. Zum einen wird das Archiv irgendwann zu klein, zum anderen steigt die Zahl digitaler Dokumente kontinuierlich – Stichwort E-Rechnungspflicht.

Hinzu kommt, dass alle relevanten Dokumente nach den Vorgaben der GoBD im elektronischen Original und unveränderbar aufbewahrt werden müssen. Das beste Mittel, um diese Vorgaben effizient zu erfüllen und Ordnung im digitalen Archiv zu halten, ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS).

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GoBD 2020: Erleichterungen für die Buchhaltung
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GoBD 2020: Erleichterungen für die Buchhaltung

Die seit Jahresbeginn gültige Fassung der GoBD trägt mit verschiedenen Vereinfachungen dem zunehmend digitalen Unternehmensalltag Rechnung. Ein Überblick über die wichtigsten Neuerungen der GoBD 2020.

5 Min. Lesezeit

Seit dem 1. Januar 2020 sind die neuen GoBD in Kraft. Und sie bringen gute Neuigkeiten für Buchhalter, Finanzleiter und CFOs. Dieser Artikel erklärt, was sich mit den GoBD 2020 geändert hat. Sie erfahren:

  • wie Sie organisatorisch von den Neuerungen profitieren können,
  • worin die Erleichterungen für die Buchhaltung bestehen und
  • warum ein GoBD-konformes DMS so wichtig ist.

Was sind die GoBD?

Die GoBD sind Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Das Bundesfinanzministerium (BMF) definierte sie erstmals 2014. Sie postulieren Compliance-Anforderungen an digitale Buchhaltung und Belegarchivierung und gelten für alle Unternehmen.

Sofern Sie sich schon eingehend mit der alten Fassung beschäftigt haben, seien Sie beruhigt: Die Neufassung der GoBD betrifft nur einzelne Punkte. Die Struktur und Randziffern (Rz.) des BMF-Schreibens vom 14. November 2014, mit dem die erste Fassung veröffentlicht wurde, bleibt unverändert.

GoBD 2020: Diese Änderungen sollten Sie kennen

Mobiles Scannen: Sie dürfen Belege mit dem Smartphone abfotografieren

Technisch besteht schon seit Jahren die Möglichkeit, Belege per Smartphone oder Tablet bildlich zu erfassen. Mit mobilen Apps lassen sich Reisekostenbelege, Rechnungen und Kassenquittungen scannen. Die Lösungen erfassen die Belege in einem verbundenen Buchhaltungssystem und archivieren sie in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS). Nicht selten kontieren sie die Belege auch oder leiten sie mit automatisierten Workflows an zuständige Bearbeiter im Unternehmen weiter.

Nach den alten GoBD war die mobile Belegerfassung eine Grauzone: nicht richtig erlaubt, aber auch nicht verboten. Die GoBD-Neufassung erlaubt jetzt ausdrücklich, dass Papierbelege mit mobilen Geräten abfotografiert werden dürfen. Damit erfüllen Sie die Voraussetzungen des ersetzenden Scannens ebenso wie mit einem stationären Scanner. Das bedeutet: Sie können die Papierbelege prinzipiell vernichten, nachdem Sie sie per Smartphone oder Tablet digitalisiert und GoBD-konform archiviert haben.

Belegdigitalisierung: jetzt auch im Ausland zulässig

Es wäre unlogisch, die mobile Belegerfassung im Inland zu erlauben und im Ausland zu verbieten. Wozu ist Mobilität denn da? So sieht es inzwischen auch das BMF und gestattet in Rz. 130 der GoBD die Digitalisierung von Belegen im Ausland – falls die Belege dort empfangen wurden oder entstanden sind und keine anderen steuerlichen oder außersteuerlichen Bestimmungen eine Aufbewahrung des Originalbelegs verlangen (Rz. 140).

Für international operierende Unternehmen bedeutet das, dass sie ihre Belege ins Ausland schaffen und dort digitalisieren lassen können. Das gibt ihnen neue Optionen, Kosten zu senken.

Formatkonvertierung: Ursprungsbeleg muss nicht mehr gespeichert werden

Die GoBD 2020 vereinfachen auch das Ursprungsbelegprinzip. Wenn Sie einen Beleg scannen oder fotografieren und dann in einem DMS archivieren, entstehen zwei Versionen desselben Belegs. Nach der alten Fassung der GoBD mussten Sie bei jeder Formatänderung beide Belegexemplare aufbewahren; die Ursprungsversion und die konvertierte Version.

Die Neufassung 2020 besagt in Rz. 135, dass Sie nur noch den konvertierten Beleg archivieren müssen; meist ein PDF des Belegs. Die Ursprungsversion können Sie löschen. Die Voraussetzungen dafür sind:

  • Die Konvertierung ist verlustfrei, das heißt, es wird keine bildliche oder inhaltliche Änderung vorgenommen.
  • Es gehen bei der Konvertierung keine aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren.
  • Nach wie vor ist der gesamte Vorgang in einer Verfahrensdokumentation festzuhalten.
  • Der Datenzugriff der Finanzbehörde wird nicht eingeschränkt. Zwischenstufen der Konvertierung müssen Sie nicht aufbewahren, aber die rückwirkende (retrograde) und vorausschauende (progressive) Prüfbarkeit bleiben sichergestellt.

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Cloudsysteme sind nun ausdrücklich erlaubt

Das BMF hat sich hierauf festgelegt, um mit der technologischen Entwicklung Schritt zu halten. Wenn Sie also mit einer Buchhaltungssoftware aus der Cloud arbeiten oder ein Cloud-gestütztes Dokumentenmanagementsystem (DMS) nutzen, so ist dies GoBD-konform. Sie können Ihre Belege in der Cloud oder im eigenen Betrieb archivieren oder beides in einer Hybridlösung mixen. Auch Ihre Buchhaltungs- und ERP-Systeme dürfen Sie in der Cloud betreiben. Achten Sie aber weiterhin darauf, dass Ihr Cloud-Anbieter seine Server in Deutschland oder einem anderen zulässigen Server-Standort betreibt.

Erleichterung für den Datenzugriff nach Systemwechsel

Die Finanzbehörden dürfen bei einer Prüfung auf Ihre Buchführungsdaten zugreifen. Das können sie tun, indem sie direkt auf Ihre Buchhaltungssoftware zugreifen (Z1- und Z2-Zugriff), oder indem sie die Herausgabe der Daten auf Datenträgern verlangen (Z3-Zugriff).

In der Phase vor Beginn einer steuerlichen Außenprüfung und nach einem Systemwechsel oder der Auslagerung von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten aus dem Produktivsystem, ist es künftig nach Ablauf von fünf Kalenderjahren ausreichend, wenn Sie dem Finanzamt nur noch den Zugriff per Datenträgerüberlassung (Z3) ermöglichen.

Sie müssen also Ihr Altsystem nicht bis zum Sankt-Nimmerleins-Tag vorhalten. Das steht in Rz. 164 der neuen GoBD.

Für viele KMU eine Hürde: Beschreibungsstandard für die Datenträgerüberlassung

Bei einer steuerlichen Außenprüfung müssen Sie dem Betriebsprüfer relevante Daten zur Verfügung stellen. So weit, so bekannt. Was kleine und mittlere Unternehmen häufig nicht wissen: Auf Verlangen müssen Sie der Finanzverwaltung auch die zur Auswertung dieser Daten erforderlichen Strukturinformationen in maschinell auswertbarer Form übergeben. W

as bedeutet das? Es bedeutet ganz einfach, dass Ihre Buchhaltungssoftware eine Schnittstelle zu der vom Prüfer verwendeten Datenanalyse-Software IDEA besitzen muss. Diese Schnittstelle erfüllt den Beschreibungsstandard für eine problemlose Datenübergabe an die Finanzverwaltung. Achten Sie also bei der Wahl Ihrer Buchhaltungssoftware darauf, dass eine IDEA-Schnittstelle bereitgestellt wird. Das ist zwar keine Neuigkeit aus den GoBD 2020, aber immer noch eine Quelle der Verwirrung für kleine und mittlere Unternehmen.

Anpassungen an neue Gesetzeslage

Einige Neuerungen in den GoBD 2020 betreffen die Novellierung des § 146 AO. Diese werden im Folgenden kurz vorgestellt.

Einzelaufzeichnungspflicht

Eine Verschärfung basiert auf der Neuregelung von § 146 Abs. 1 Satz 1 AO. Wir erinnern uns: Grundsätzlich besteht eine Einzelaufzeichnungspflicht für alle Geschäftsvorfälle. Seit 2020 kann nach Rz. 39 nur noch dann eine Ausnahme gemacht werden, wenn eine Einzelaufzeichnung technisch, betriebswirtschaftlich und praktisch unmöglich ist (was der betroffene Unternehmer nachweisen muss).

Ausgenommen von der Einzelaufzeichnungspflicht sind nur noch Betriebe, die eine offene Ladenkasse statt eines elektronischen Kassensystems verwenden. Die Bon-Schwemme Anfang des Jahres 2020 war eine Folge dieser Verschärfung.

Pflicht zur täglichen Kassenführung

Die tägliche Erfassung von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben (Rz. 48) ist nunmehr eine Pflicht. Zuvor war sie nur eine Soll-Bestimmung. Das resultiert aus der Neufassung des § 146 Abs. 1 Satz 2 AO.

Periodenweise Buchung strenger geregelt

Rz. 50 wurde ebenfalls geändert. Geschäftsvorfälle müssen grundsätzlich laufend gebucht werden. Die periodenweise Buchung ist nur noch unter vier Voraussetzungen möglich:

  1. Sie erfassen die Geschäftsvorfälle vorher zeitnah im Grundbuch. Zeitnah bedeutet bei unbaren Geschäftsvorfällen zehn Tage und bei Kassenbewegungen tägliche Erfassung.
  2. Sie sorgen durch organisatorische Maßnahmen dafür, dass die Unterlagen vor ihrer Erfassung nicht verlorengehen können.
  3. Sie stellen sicher, dass in jedem Einzelfall alle Unterlagen vollständig sind.
  4. Sie ordnen die Geschäftsvorfälle zeitnah nach betrieblichen und privaten Vorgängen; besser noch: Sie kontieren sie direkt.

Ordnung, Belegwesen und Belegsicherung

Hier hat das BMF Dinge eingefügt oder konkretisiert, die eigentlich selbstverständlich sein sollten:

  • Erfassen Sie bare und unbare Geschäfte im Kassenbuch?Nach Rz. 55 der neuen GoBD geht das nur, wenn Sie unbare Tagesumsätze kennzeichnen und nachvollziehbar unmittelbar nachfolgend auf ein gesondertes Konto umtragen.
  • Ein neuer Absatz in Rz. 64 verlangt, dass Korrektur- und Stornobuchungen auf die ursprüngliche Buchung zurückverfolgbar sein müssen.
  • Vielbeachtet ist die Neufassung der Randziffern 68 und 130. Endlich erklärt das BMF klipp und klar, dass das Abfotografieren von Papierbelegen mit einem Smartphone oder Tablet zulässig ist (s. o.). Bisher war nur das Scannen ausdrücklich erlaubt.

Drei Gründe für ein integriertes Dokumentenmanagementsystem

Um steuerlich relevante Belege im Einklang mit den GoBD effizient und regelkonform aufzubewahren, ist ein digitales Dokumentenmanagementsystem praktisch unverzichtbar:

  1. Ein DMS erleichtert die Protokollierung von Änderungen. Es zeichnet lückenlos auf, was mit einem Beleg geschieht, sobald er ins Archiv hochgeladen wurde. Das ist notwendig, um die GoBD-Anforderungen der Überprüfbarkeit und Authentizität zu erfüllen. Das kann doch jeder Dokumentenspeicher, wenden Sie ein? Im Prinzip ja, aber ein Beleg steht niemals isoliert für sich. Er ist ein buchungsbegründendes Dokument und integraler Bestandteil eines Geschäftsvorfalls. Und an dieser Stelle hilft Ihnen ein x-beliebiger Speicher nicht weiter, auch wenn er mit Versionierung und Zugriffssteuerung arbeitet.
  2. Sie benötigen also ein DMS, das in Ihr Buchhaltungssystem oder – noch besser – in Ihr ERP-System integriert ist. Die Belege werden darin mit dem Geschäftsvorfall verknüpft. Im Hintergrund dokumentiert das System nicht nur die Belegverarbeitung, sondern den gesamten zugrunde liegenden Vorgang. Das ist für ein „revisionssicheres“ Belegarchiv unerlässlich. Weiterer Pluspunkt: Ihre Verfahrensdokumentation schreibt sich gleichsam von selbst.
  3. Außerdem speichert ein integriertes DMS auch systemgenerierte Belege. Die meisten Unternehmen erzeugen ihre Angebote, Ausgangsrechnungen, Lieferscheine, Kassenquittungen und zahlreiche andere Unterlagen mit einer Software. Diese Unterlagen werden im Augenblick ihrer Entstehung im DMS hinterlegt, mit allen Verknüpfungen und Metainformationen, die eine GoBD-konforme Buchhaltung erfordert. Die Sicherheit, Wirtschaftlichkeit und Effizienz dieses Verfahrens ist unerreicht. Deshalb entscheiden sich immer mehr Unternehmen dafür.

Fazit: Nützliche Neuerungen in den GoBD 2020

Die GoBD-Novelle gibt Ihnen mehr Spielraum und Flexibilität für Ihre Buchhaltung. Die wichtigsten Punkte sind:

  • Mobiles Scannen von Belegen mit dem Smartphone oder Tablet ist jetzt zulässig und wird dem stationären Scannen gleichgestellt.
  • Sie dürfen Papierbelege ins Ausland verbringen und dort digitalisieren.
  • Bei einer verlustfreien Konvertierung müssen Sie nicht mehr den Ursprungsbeleg aufbewahren.
  • Cloud-Systeme werden ausdrücklich in den Anwendungsbereich der GoBD einbezogen.
GoBD in der Praxis: Steuerexperte erklärt Anforderungen und Chancen
Recht & Compliance

GoBD in der Praxis: Steuerexperte erklärt Anforderungen und Chancen

Die Buchführung vieler kleiner und mittlerer Unternehmen (KMU) in Deutschland entspricht noch nicht den Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Stefan Groß, Steuerberater und CISA, erläutert im Interview die Anforderungen und den Nutzen der GoBD für Firmen.

5 Min. Lesezeit

Manches Unternehmen empfindet die GoBD als eine zusätzliche bürokratische Hürde. Ist dies gerechtfertigt?

Stefan Groß: Zunächst einmal: Die GoBD sind keine isolierte Sichtweise der Finanzverwaltung. Sie erfinden das Rad auch nicht neu, sondern geben im Wesentlichen die bestehende Rechtslage wieder. Die wesentlichen Vorgaben gelten bereits seit dem Inkrafttreten der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) Ende 1995 und der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) im Jahr 2002.

Mit den GoBD hat die Finanzverwaltung die bestehenden Regelungen zusammengefasst und folgerichtig weiterentwickelt, etwa im Hinblick auf Sonderthemen wie den Umgang mit elektronischen Rechnungen. Damit rücken Anforderungen in den Vordergrund, die bisher nicht immer im Fokus der Unternehmen standen, die aber jedes Unternehmen ohnehin beachten sollte, wie zum Beispiel das innerbetriebliche Kontrollsystem, die Verfahrensdokumentation oder die Unveränderbarkeit archivierter Daten.

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Über die Praktikabilität mancher Regelung der GoBD lässt sich durchaus streiten. Ein Beispiel hierfür ist die Vorgabe, dass Unternehmen die maschinelle Auswertbarkeit steuerrelevanter Daten bis zu zehn Jahre gewährleisten müssen und zwar unabhängig von Veränderungen im Hard- oder Softwareumfeld. Große neue bürokratische Hürden sehe ich jedoch nicht. Allerdings nehmen die GoBD mehr noch als bisher die IT-gestützten Prozesse in Unternehmen in den Blick – und das verlangt Unternehmensverantwortlichen ab, die internen Abläufe zu prüfen und erforderlichenfalls anzupassen.

Welche zentralen Anforderungen lassen sich in der Gesamtschau der GoBD erkennen?

Stefan Groß: Die GoBD stellen letztlich vier zentrale Anforderungen an die Ausgestaltung der Unternehmens-IT und der damit verbundenen Prozesse: Erstens muss ein angemessenes Kontroll- und Protokollumfeld vorhanden sein. Zweitens sind die relevanten Geschäftsprozesse zu dokumentieren. Drittens muss die Integrität von Stamm-, Bewegungs- und Metadaten gewährleistet sein. Und viertens muss dies alles für die Dauer der Aufbewahrungsfrist migrationsfest, d. h. unabhängig von Veränderungen der Fachprozesse und der IT-Technologie, gewährleistet sein. Diese vier zentralen Anforderungen ziehen sich wie ein roter Faden durch die GoBD. Und auch wenn sie für sich genommen nichts Neues sind, so stellen sie in ihrer Kombination insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen eine Herausforderung dar.

Welche Vorteile ergeben sich aus dem Regelwerk für die Unternehmen?

Stefan Groß: Die GoBD schaffen an verschiedenen Stellen mehr Klarheit und Rechtssicherheit für die Unternehmen. Beispielsweise werden elektronische Rechnungen und Papierrechnungen nun steuerlich gleichbehandelt. Vorteile ergeben sich dabei etwa daraus, dass Papierbelege gescannt und unter bestimmten Voraussetzungen vernichtet werden dürfen. Das eröffnet Unternehmen die Möglichkeit, ihre alten Papierarchive ad acta zu legen und sich ganz auf die deutlich effizientere digitale Archivierung zu konzentrieren. Eine erwünschte Nebenwirkung der GoBD ist sicherlich, dass die Unternehmen sich Gedanken über ihre IT-gestützten Prozesse machen und diese entsprechend systematisieren.

Welche Rolle spielt die geforderte Verfahrensdokumentation bei der Umsetzung GoBD-konformer Prozesse?

Stefan Groß: Richtigerweise machen die GoBD angesichts der kurzen Halbwertszeiten der IT keine technologischen Vorgaben, sondern bleiben hier neutral. Was das Regelwerk hingegen explizit fordert, ist eine Verfahrensdokumentation im Unternehmen. Diese spielt als Bestandteil des internen Kontrollsystems eine zentrale Rolle. Inhaltlich beschreibt sie die tatsächlich eingesetzte IT-Lösung einschließlich der Prozesse, Organisation und Nutzung – und zwar sowohl die aktuellen als auch die historischen Verfahrensinhalte für die Dauer der Aufbewahrungsfrist. In der Vergangenheit fragten die Finanzbehörden bei Außenprüfungen eher selten danach. Dies ändert sich zurzeit. Der Trend geht dahin, dass Betriebsprüfer standardmäßig eine Verfahrensdokumentation von den Unternehmen verlangen.

Fehlt die Verfahrensdokumentation, kann dies zu Nachteilen für den Steuerpflichtigen führen. Ich gebe Ihnen ein Beispiel: Die Buchhaltung hat sich bei der Umsatzsteuer verrechnet und korrigiert nachträglich die bereits übermittelte Umsatzsteuervoranmeldung. Wenn später bei einer Betriebsprüfung wegen fehlender oder unzureichender Dokumentation nicht nachgewiesen werden kann, dass hier alles seine Richtigkeit hatte, dass letztlich ein wirksames internes Kontrollsystem für Steuern eingerichtet war, wird aus einer einfachen Korrektur schnell der Verdacht der Steuerhinterziehung nach § 370 AO. Eine lückenlose und aussagekräftige Verfahrensdokumentation kann sich zugunsten des Steuerpflichtigen auswirken und ihm helfen, den Vorwurf des Vorsatzes oder der Leichtfertigkeit zu entkräften.

Die Erstellung einer solchen Dokumentation kann je nach Komplexität des eingesetzten IT-Systems sehr aufwändig sein und ist nicht auf die Schnelle zu erledigen. Ich empfehle daher allen Unternehmen, die hier noch Defizite haben, jetzt zu handeln und zumindest eine schlanke Verfahrensdokumentation nach den Vorgaben der GoBD zu erstellen.

Was empfehlen Sie Unternehmen, die noch mit Aktenordnern hantieren, also papierbasiert arbeiten?

Stefan Groß: Der Anteil der originär elektronischen Belege am gesamten Belegaufkommen wird in den kommenden Jahren weiter zunehmen. Beispielsweise wird es immer mehr elektronische Rechnungen geben. Deshalb empfiehlt es sich schon im Interesse einer effizienten Verarbeitung, den Belegeingang und die Aufbewahrung vollständig zu digitalisieren.

Insbesondere für die Archivierung stellen die GoBD klare Anforderungen an die Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit. Um diese zu erfüllen, muss man nicht zwingend ein elektronisches Archiv- oder Dokumentenmanagementsystem einsetzen, in vielen Fällen dürfte dies aber die einfachste Lösung sein. Denn es reicht nicht aus, Dokumente nur im Dateisystem abzulegen, sondern das Unternehmen muss zusätzlich zum Beispiel Maßnahmen zum Zugriffsschutz und zur Unveränderbarkeit der Daten treffen und dokumentieren.

Ein Archiv- oder Dokumentenmanagementsystem verfügt über eigene Sicherheitsmechanismen, die die Umsetzung der GoBD-Anforderungen unterstützen. Bei der Auswahl einer Lösung sollte darauf geachtet werden, dass diese von unabhängiger Seite geprüft wurde und den einschlägigen Standards wie beispielsweise dem IDW RS FAIT 3 entspricht.

Unter welchen Voraussetzungen dürfen Papierdokumente nach der elektronischen Erfassung vernichtet werden?

Stefan Groß: Werden Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege in Papierform empfangen und anschließend elektronisch erfasst, also gescannt, ist das Scanergebnis so aufzubewahren, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt, wenn es lesbar gemacht wird. Zudem muss das Scanverfahren in einer Organisationsanweisung dokumentiert werden, die insbesondere auch das entsprechende Kontrollumfeld beschreibt.

Nach dem Scannen können die Papierdokumente grundsätzlich vernichtet werden, sofern dem keine steuerlichen oder außersteuerlichen Vorschriften dagegen sprechen. Der Steuerpflichtige hat zu entscheiden, ob Dokumente, deren Beweiskraft bei einer ausschließlich elektronischen Aufbewahrung nicht erhalten bleibt, zusätzlich in Papierform aufbewahrt werden müssen. Dies betrifft zum Beispiel notarielle Urkunden oder Wertpapiere. In jedem Fall darf der Verzicht auf einen Papierbeleg die Möglichkeit der Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit nicht beeinträchtigen.

Gesetzliche Neuerungen 2026 – Was Unternehmen beachten müssen
Recht & Compliance

Gesetzliche Neuerungen 2026 – Was Unternehmen beachten müssen

Das Jahr 2026 bringt zahlreiche Änderungen, die Unternehmen verschiedener Größen und Branchen direkt betreffen. Viele Regelungen greifen bereits zum Jahresbeginn, andere werden im Laufe des Jahres eingeführt oder umgesetzt. Hier ist ein Überblick über wichtige gesetzliche Neuerungen 2026.

5 Min. Lesezeit

Gesetzliche Neuerungen 2026 im Arbeitsrecht

Entgelttransparenz

Die EU‑Entgelttransparenzrichtlinie muss bis zum 7. Juni 2026 in nationales Recht umgesetzt werden. Der deutsche Gesetzgeber wird daher voraussichtlich des bestehende Entgelttransparenzgesetz anpassen. Dem Zielbild der EU-Richtlinie entsprechend könnte es zu folgenden Neuerungen kommen:

  • Gehaltsspannen in Stellenausschreibungen: Arbeitgeber sollen künftig verpflichtend die Gehaltsspanne (Startgehalt oder Bandbreite) angeben – entweder direkt in der Ausschreibung oder vor dem ersten Vorstellungsgespräch. Zudem soll es Unternehmen künftig verboten sein, Bewerbende nach ihrer Gehaltshistorie zu fragen, um auf dieser Basis niedrigere Angebote zu machen.
  • Auskunftsrechte für Beschäftigte: Die Richtlinie stärkt die Informationsrechte der Beschäftigten während des laufenden Arbeitsverhältnisses. Beschäftigte haben der Richtlinie zufolge das Recht, jederzeit eine schriftliche Auskunft über ihre individuelle Entgelthöhe sowie über die durchschnittlichen Entgelte von Kolleginnen und Kollegen zu erhalten, die die gleiche oder eine gleichwertige Arbeit verrichten. Die Auskunft muss unter anderem nach Geschlecht aufgeschlüsselt werden. Zudem sind Arbeitgeber verpflichtet, die objektiven und geschlechtsneutralen Kriterien offenzulegen, nach denen Gehälter festgelegt werden, sowie die möglichen Karriere- oder Gehaltsentwicklungen. Dieses Auskunftsrecht gilt unabhängig von der Unternehmensgröße. Werden die Informationen unvollständig oder fehlerhaft erteilt, können die Beschäftigten eine weitergehende Klarstellung verlangen.
  • Berichtspflichten zur Lohngleichheit: Unternehmen mit mindestens 100 Beschäftigten sollen künftig Berichte über geschlechtsspezifische Entgeltunterschiede (Gender Pay Gap) erstellen. Diese Berichte sollen auch den Beschäftigten, Arbeitnehmervertretungen und nationalen Behörden zugänglich gemacht werden.

Flexiblere Arbeitszeitmodelle

Ab Januar 2026 ist im Arbeitszeitrecht nicht mehr das tägliche Arbeitszeitlimit, sondern die wöchentliche Höchstarbeitszeit von 48 Stunden maßgeblich. Dadurch sind längere Arbeitstage von bis zu zwölf Stunden möglich, sofern die Ruhezeiten eingehalten und der Ausgleich gewährleistet wird.

Gleichzeitig wird die digitale Zeiterfassung verpflichtend: Unternehmen mit mehr als 249 Beschäftigten müssen sofort umstellen, Betriebe mit 50 bis 249 Mitarbeitenden bis 2028. Bei Verstößen können Bußgelder verhängt werden. Zentrale Vorgaben sind weiterhin Datenschutz, Fälschungssicherheit und Mitbestimmung.

Höherer Mindestlohn 2026

Zum 1. Januar 2026 ist der gesetzliche Mindestlohn in Deutschland auf 13,90 Euro pro Stunde gestiegen. Damit hat sich auch die monatliche Verdienstgrenze für Minijobber auf 603 Euro erhöht. Dies wirkt sich direkt auf die Lohnkosten und die Stundenplanung aus.

Digitale Personalverwaltung

Bereits seit Anfang 2025 können Arbeitsverträge, Änderungsvereinbarungen und Nachweise rechtsgültig in elektronischer Textform, beispielsweise per E-Mail, abgewickelt werden. Eigenhändige Unterschriften sind nur noch bei Kündigungen oder Aufhebungsverträgen sowie bei sachgrundlosen Befristungen notwendig.

Ab 2027 müssen zudem Lohnunterlagen und Personalakten digital und revisionssicher geführt werden. Verstöße gegen diese Vorgaben können sanktioniert werden. Bei der Einführung entsprechender IT-Systeme sind die Datenschutzregelungen sowie die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats zu beachten.

Lieferkettengesetz: Novelle 2026

Das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) soll Anfang 2026 durch eine Novelle punktuell entschärft werden, ohne dass die Kernpflichten entfallen. Unternehmen müssen also weiterhin menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken in ihren Lieferketten erkennen, priorisieren und mindern.

Geplante Entlastungen

  • Die bisherige jährliche Berichtspflicht für Unternehmen mit mehr als 1.000 Beschäftigten soll vollständig wegfallen. Die Aufsichtsbehörden prüfen entsprechende Berichte bereits nicht mehr.
  • Bußgelder sollen künftig auf schwere Pflichtverstöße beschränkt werden, insbesondere wenn diese zu gravierenden Menschenrechtsverletzungen führen.

​Weiterhin geltende Pflichten

  • Risikomanagement, regelmäßige Risikoanalysen sowie Präventions- und Abhilfemaßnahmen bleiben als Kernpflichten bestehen.
  • Unternehmen müssen Beschwerden ermöglichen und ihre Maßnahmen intern dokumentieren, auch wenn keine öffentliche Berichterstattung mehr gefordert ist.

​Blick auf die EU‑Vorgaben (CSDDD)

  • Parallel dazu überarbeitet die EU die Corporate Sustainability Due Diligence Directive (CSDDD), die bis Mitte 2028 in deutsches Recht umgesetzt werden muss.
  • Nach derzeitigem Stand soll die Richtlinie deutlich abgeschwächt werden und zunächst nur für Unternehmen mit mehr als 5.000 Beschäftigten und 1,5 Milliarden Euro weltweitem Nettoumsatz gelten. Die genauen Schwellen und Fristen können sich im weiteren Gesetzgebungsverfahren jedoch noch ändern.

Neue Regeln gegen Greenwashing

Mit der Empowering Consumers for the Green Transition Directive (EmpCo) hat die EU neue Vorgaben gegen sogenanntes Greenwashing beschlossen. Deutschland muss diese Richtlinie bis zum 27. März 2026 umsetzen.

Ab dem 27. September 2026 gelten dann verschärfte Vorgaben für „grüne“ Werbung: Umwelt- oder Nachhaltigkeitsaussagen (z. B. „umweltfreundlich“) dürfen künftig nur noch verwendet werden, wenn sie objektiv belegbar sind. Verbraucherinnen und Verbraucher müssen die entsprechenden Nachweise direkt in der Werbung erkennen oder über QR-Codes abrufen können.

Nachhaltigkeitssiegel müssen auf anerkannten Zertifizierungssystemen beruhen oder von staatlicher Seite festgelegt werden. Die Bundesregierung hat dazu bereits einen Gesetzentwurf zur Anpassung des Gesetzes gegen den unlauteren Wettbewerb vorgelegt.

Gesetzliche Neuerungen 2026 bei der Forschungsförderung

Der Bund hat die steuerliche Forschungsförderung im Rahmen des Forschungszulagengesetzes (FZulG) zum Jahresbeginn 2026 überarbeitet. Demnach können Unternehmen für Projekte, die ab dem 1. Januar 2026 gestartet sind, eine Forschungszulage von bis zu zwölf Millionen Euro geltend machen (bisher: zehn Millionen Euro). Bei einer Förderquote von 25  Prozent ergibt sich daraus eine maximale Zulage von drei Millionen Euro.

Für kleine und mittlere Unternehmen, die bereits von einer Förderquote von 35  Prozent profitieren, steigt die maximale Förderung auf 4,2 Millionen Euro.

Ausweitung der Produkthaftung

Mit der neuen Produkthaftungsrichtlinie (EU) 2024/2853 modernisiert die EU das Produkthaftungsrecht und verbessert den Verbraucherschutz in der digitalen Welt. Deutschland muss die entsprechenden Vorgaben bis zum 9. Dezember 2026 umsetzen. Zu diesem Zweck hat das Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz (BMJV) am 11. September 2025 einen Referentenentwurf vorgelegt.

Demnach gelten künftig neben klassischen Waren auch Software, KI-Systeme, digitale Baupläne, smarte Geräte und vernetzte Dienste als Produkte. Auch bisher nicht haftungsrelevante Akteure wie Softwareanbieter, Plattformbetreiber, Fulfillment-Dienstleister oder Unternehmen, die Produkte wiederaufbereiten, können haftbar werden.

Der bisherige Selbstbehalt von 500 Euro sowie die Haftungsobergrenze von 85 Millionen Euro entfallen, sodass Geschädigte den vollen Schaden geltend machen können. Zudem werden Kollektivklagen wahrscheinlicher.

Darüber hinaus bestehen nun neue Offenlegungspflichten. So sind Unternehmen dazu verpflichtet, dem Kläger auf Antrag relevante Beweismittel, wie beispielsweise Konstruktionsdaten, bereitzustellen. Wird dies unterlassen, greift die gesetzliche Vermutung eines fehlerhaften Produkts. Vertrauliche Unterlagen können auf Antrag als solche gekennzeichnet werden. Ein Verstoß gegen diese Kennzeichnung kann bestraft werden.

Für Unternehmen bedeutet die Richtlinie, dass sie ihre Prozesse, Dokumentationen und ihre IT-Sicherheit überprüfen und anpassen müssen.

Recht auf Reparatur

Zu den gesetzlichen Neuerungen 2026 zählt außerdem, dass Deutschland bis zum 31. Juli 2026 die „Recht auf Reparatur“-Richtlinie der EU umsetzen muss. Danach sind Hersteller bestimmter Produktgruppen wie beispielsweise Smartphones oder Haushaltsgeräte verpflichtet, Reparaturen zu fairen Preisen und in angemessener Zeit anzubieten – selbst nach Ablauf der Gewährleistungsfrist.

Entscheiden sich Verbraucherinnen und Verbraucher im Rahmen der Sachmängelhaftung für eine Reparatur statt für einen Ersatz, soll die Gewährleistung entsprechend verlängert werden. Mit der Richtlinie sollen vor allem die Haltbarkeit und Lebensdauer von Produkten gefördert werden.

Neue Pflichten beim Thema Verpackung

Spätestens im Sommer 2026 muss Deutschland die Vorgaben der EU-Verpackungsverordnung (PPWR) in nationales Recht umsetzen. Das bisherige Verpackungsgesetz wird durch das neue Verpackungsrecht-Durchführungsgesetz (VerpackDG) ersetzt. Es betrifft Hersteller und Händler ebenso wie Onlineshops, Importeure und Vertreiber von Verpackungen gleichermaßen.

Ein zentraler Punkt ist die erweiterte Herstellerverantwortung: Unternehmen müssen sich bei der Zentralen Stelle Verpackungsregister registrieren und digitale Nachweise, wie beispielsweise QR-Codes, auf Verpackungen anbringen. Die Recyclingquoten steigen deutlich: Bis 2030 sollen 75 Prozent der Kunststoff- und 95 Prozent der Metallverpackungen recycelt werden. Außerdem wird ein Abfallvermeidungsfonds eingeführt, in den Hersteller einzahlen müssen.

Wer die Vorgaben ignoriert, riskiert Bußgelder von bis zu 200.000 Euro oder Verkaufsverbote. Unternehmen sollten daher ihre Verpackungsstrategien prüfen, die Recyclingfähigkeit der verwendeten Materialien testen und die Registrierung vorbereiten.

Verpflichtung zum Cyber-Risikomanagement

Mit der NIS-2-Richtlinie („Network and Information Security Directive 2“) will die EU die Cybersicherheitsstandards für Unternehmen verbessern und den Kreis der Verpflichteten erweitern. Das entsprechende deutsche Umsetzungsgesetz (NIS2UmsuCG) ist am 6. Dezember 2025 in Kraft getreten.

Betroffen sind nicht mehr nur Betreiber kritischer Infrastrukturen, sondern auch zahlreiche mittelständische Unternehmen aus 18 verschiedenen Branchen – von Energie über Gesundheit bis zur verarbeitenden Industrie. Maßgeblich ist, dass ein Unternehmen mindestens 50 Beschäftigte hat oder einen Umsatz von über zehn Millionen Euro erzielt. Ob ein Unternehmen betroffen ist, lässt sich mit einem BSI-Tool unter https://betroffenheitspruefung-nis-2.bsi.de prüfen.

Die verpflichteten Unternehmen müssen ein Risikomanagement aufbauen, Sicherheitskonzepte entwickeln, ihre Lieferketten absichern und ihre Mitarbeitenden schulen. Zudem müssen sie Sicherheitsvorfälle streng dokumentieren und melden: eine erste Meldung innerhalb von 24 Stunden, eine detaillierte Analyse nach 72 Stunden sowie einen Abschlussbericht spätestens nach einem Monat.

Neue Meldepflichten nach dem Cyber Resilience Act (CRA)

Ab dem 11. September 2026 treten die ersten Pflichten aus dem Cyber Resilience Act (CRA) in Kraft: Hersteller von Produkten mit digitalen Elementen müssen schwere Sicherheitsvorfälle und aktiv ausgenutzte Schwachstellen an die zuständigen Stellen melden. Hierzu sind gestufte Fristen mit einer sehr frühen Erstmeldung und anschließenden Detailberichten vorgesehen.

​Der CRA (Verordnung (EU) 2024/2847) ist seit Dezember 2024 in Kraft und legt einheitliche Cybersicherheitsanforderungen für nahezu alle vernetzten Produkte mit digitalen Elementen fest. Hersteller, Importeure und Händler müssen die Sicherheit ihrer Produkte über den gesamten Lebenszyklus hinweg gewährleisten und ein systematisches Schwachstellen- und Risikomanagement etablieren.

Start des CO₂-Emissionshandels (CBAM)

Mit dem Carbon Border Adjustment Mechanism (CBAM), dem CO₂-Grenzausgleichssystem, will die EU eine Verlagerung emissionsintensiver Produktion ins Ausland verhindern. Am 1. Januar 2026 hat die Regelphase begonnen. Importeure von Stahl, Aluminium, Zement, Düngemitteln sowie Strom und Wasserstoff müssen künftig für die mit der Herstellung verbundenen Emissionen CBAM-Zertifikate erwerben.

Von der Pflicht betroffen sind nur Unternehmen mit einem Importvolumen von mehr als 50 Tonnen CBAM-Waren pro Jahr. Sie müssen sich als „zugelassene CBAM-Anwender” registrieren lassen.

ERP-Software steuerlich absetzen: Sofortabschreibung nutzen
ERP & Finance

ERP-Software steuerlich absetzen: Sofortabschreibung nutzen

Die Digitalisierung der Geschäftsprozesse schreitet voran – und mit ihr auch der Einsatz von ERP-Software (Enterprise Resource Planning). Erfreulicherweise können Unternehmen ihre ERP-Software steuerlich absetzen – und zwar bereits im Jahr der Anschaffung. Diese Sofortabschreibung bringt beträchtliche Vorteile für die Liquidität und erleichtert digitale Investitionen.

5 Min. Lesezeit

Sofortabschreibung für ERP-Software: Steuerliche Vorteile seit 2021

Durch eine Änderung der steuerlichen Vorschriften können Unternehmen ihre ERP-Systeme sofort abschreiben. Dies reduziert den Gewinn und verschafft steuerliche Entlastung im Jahr der Anschaffung. Möglich macht das eine für steuerliche Zwecke gesetzlich verkürzte Nutzungsdauer von nur einem Jahr.

Die Sofortabschreibung von ERP-Software gilt für alle Geschäftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2020 enden.

ERP-Software sofort abschreiben oder linear abschreiben?

Alternativ zur Sofortabschreibung erlaubt das Steuerrecht weiterhin die lineare Abschreibung von ERP-Software. Dabei wird die Software auf Basis des § 7 Abs. 1 Satz 1 EStG über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer (in der Regel fünf Jahre) abgeschrieben. Welche Methode die günstigere ist, hängt von der Unternehmensstrategie, dem Investitionsvolumen und der Liquiditätslage ab.

Eine lineare Abschreibung kann zum Beispiel sinnvoll sein, wenn die steuerlichen Vorteile über mehrere Jahre hinweg verteilt werden sollen – etwa zur Glättung von Gewinnen oder zur Abstimmung mit der Handelsbilanz.

Unternehmen sollten individuell abwägen: Die steuerliche Sofortabschreibung bringt kurzfristig Entlastung, die lineare Abschreibung dafür Planungssicherheit. Ein Steuerberater kann helfen, die optimale Abschreibungsstrategie für ERP-Systeme zu wählen.

Handels- vs. Steuerbilanz: Unterschiede bei der ERP-Abschreibung

Handelsrechtlich kann die Nutzungsdauer einer ERP-Lösung deutlich länger angesetzt werden als steuerlich, zum Beispiel auf zehn Jahre. Dies führt zu Unterschieden zwischen Handels- und Steuerbilanz und kann sogenannte latente Steuern verursachen.

Implementierungskosten von ERP-Systemen richtig absetzen

Vorbereitende Kosten, die unmittelbar mit der Anschaffung und der Herstellung der Betriebsbereitschaft der ERP-Software zusammenhängen (z. B. Lizenzkosten, Customizing, Implementierung, notwendige Anpassungen), sind zu aktivieren, also als Vermögenswert in der Bilanz auszuweisen. Sie sind ebenso wie Folgeaufwendungen bei der Abschreibung zu berücksichtigen. Die Abschreibung beginnt jedoch erst mit der Betriebsbereitschaft, d. h. nach Abschluss der Implementierung oder einem erfolgreichen Testlauf.

Digitale Investitionen fördern: ERP-Software steuerlich richtig nutzen

Gerade für KMU und wachstumsorientierte Unternehmen ist die Sofortabschreibung von ERP-Software in vielen Fällen attraktiv: Wer in digitale Unternehmensprozesse investiert, profitiert direkt steuerlich. Die Sofortabschreibung stärkt die Innovationskraft und hilft beim Aufbau digitaler Infrastruktur.

Ein Tipp zum Schluss

Mit der richtigen Software für Finanzbuchhaltung und Anlagenbuchhaltung lassen sich sowohl steuerliche als auch betriebswirtschaftliche Vorteile erzielen.

Moderne Buchhaltungs- und Anlagenbuchhaltungssoftware automatisiert viele Prozesse, sorgt für die korrekte Berücksichtigung steuerlicher Vorgaben (z. B. Abschreibungsvarianten), erleichtert den Jahresabschluss und ermöglicht die schnelle digitale Bereitstellung von Berichten und Anlagenspiegeln.

Dadurch werden Fehler reduziert, Compliance-Anforderungen besser erfüllt und der Aufwand für Dokumentation und Reporting deutlich verringert.

Fazit: ERP-Software steuerlich absetzen – jetzt von der Sofortabschreibung profitieren

Die steuerliche Behandlung von ERP-Software wurde vereinfacht – und bietet klare Vorteile:

  • Sofortabschreibung von ERP-Kosten möglich
  • Reduzierung des steuerpflichtigen Gewinns
  • Flexibilität zwischen Sofort- und Linearabschreibung
  • Förderung von digitalen Investitionen in der Unternehmens-IT
Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung: Was Arbeitgeber zur euBP-Pflicht wissen müssen
Recht & Compliance

Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung: Was Arbeitgeber zur euBP-Pflicht wissen müssen

Seit Anfang 2025 gelten für Arbeitgeber erweiterte Meldepflichten im Rahmen der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP). Hier sind die wichtigsten Informationen.

5 Min. Lesezeit

Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) ist für Arbeitgeber bereits seit 2023 verpflichtend. Bisher mussten Arbeitgeber jedoch nur die Daten der Entgeltabrechnung an die Deutsche Rentenversicherung (DRV) elektronisch übermitteln.

Zum 1. Januar 2025 wurde diese Verpflichtung auf die relevanten Daten der Finanzbuchhaltung ausgeweitet. Ziel dieser Erweiterung ist es, Verwaltungsprozesse weiter zu digitalisieren und den Aufwand bei Betriebsprüfungen für alle Beteiligten zu reduzieren.

Welche Daten müssen Arbeitgeber für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung übermitteln?

Ab 2025 müssen Arbeitgeber im Rahmen der euBP die folgenden Daten übermitteln:

  1. Relevante Entgeltdaten aus der Lohnbuchhaltung, einschließlich:
    • Stammdaten der Arbeitnehmer
    • Lohndaten der Arbeitnehmer
    • Inhalte der Beitragsnachweise
  2. Prüfungsrelevante Daten aus dem Gehaltsabrechnungsprogramm, wie:
    • SV-Meldungen
    • Abrechnungen und Korrekturabrechnungen
    • Arbeits- und Fehlzeiten
  3. Seit dem 1. Januar 2025 zusätzlich:
    • Daten der Finanzbuchhaltung, insbesondere Summen und Salden von Sachkonten

In den meisten Unternehmen liegen diese Daten bereits in elektronischer Form vor. Die Herausforderung besteht nun darin, sie in das richtige Format zu bringen und über die vorgeschriebenen Kanäle zu übermitteln.

Das technische Verfahren der euBP

Die Übermittlung der prüfungsrelevanten Daten erfolgt über das sogenannte eXTra-Verfahren (einheitliches XML-basiertes Transportverfahren). Dieses Verfahren wird auch in anderen Bereichen der Sozialversicherung, z.B. bei der Sofortmeldung, eingesetzt. Es läuft wie folgt ab:

  1. Der Arbeitgeber übermittelt die Daten über das eXTra-Verfahren.
  2. Nach Eingang der Daten beim Rentenversicherungsträger erhält der Arbeitgeber eine elektronische Eingangsbestätigung.
  3. Die Daten werden beim Rentenversicherungsträger in einem geschützten System gespeichert.
  4. Nach Bestandskraft des Bescheides werden die Daten gelöscht, worüber der Arbeitgeber elektronisch informiert wird.

Übergangsregelung für Arbeitgeber

Um den Unternehmen die Möglichkeit zu geben, sich auf die neuen Anforderungen einzustellen, wurde eine Übergangsregelung bis zum 31. Dezember 2026 geschaffen. In diesem Zeitraum können Arbeitgeber beim zuständigen Rentenversicherungsträger unter Angabe ihrer Betriebsnummer einen formlosen Antrag auf Befreiung von der elektronischen Übermittlung der Buchhaltungsdaten stellen.

Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung: Höhere Effizienz durch digitale Abläufe

Die Sozialversicherungsprüfung wird auch weiterhin in regelmäßigen Abständen stattfinden – bei größeren Unternehmen in der Regel alle vier Jahre, bei kleineren Unternehmen möglicherweise in größeren Abständen. Der entscheidende Unterschied liegt im Ablauf der Prüfung:

  • Der Prüfer greift zunächst auf die im Rahmen der euBP zur Verfügung gestellten Daten zurück.
  • Diese Daten werden einer Plausibilitätsprüfung unterzogen.
  • Nur bei Unklarheiten, Abweichungen oder Verdachtsmomenten ist eine Vor-Ort-Besichtigung erforderlich.

Diese Vorgehensweise verspricht eine erhebliche Zeitersparnis und Effizienzsteigerung für alle Beteiligten. In vielen Fällen kann auf einen persönlichen Besuch des Auditors im Unternehmen verzichtet werden, was den Arbeitsalltag weniger stört und Ressourcen schont.

Information zum Prüfergebnis: Digitale Option neben klassischem Postweg

Auch wenn die Datenübermittlung nun digital erfolgt, bleibt der klassische Postweg für die Zustellung des Prüfergebnisses zunächst bestehen. Dies ist insbesondere für die Berechnung der Einspruchsfristen relevant, die sich weiterhin nach dem Zeitpunkt der postalischen Zustellung richten. Allerdings kann das Prüfergebnis nun unter folgenden Voraussetzungen zusätzlich als PDF zur Verfügung gestellt werden:

  • Die Betriebsprüfung wurde mit euBP-Lohndaten durchgeführt.
  • Der Wunsch nach elektronischer Zusendung wurde bereits bei der Übermittlung der Daten geäußert.
  • Es wurde eine gültige E-Mail-Adresse für den Empfang der Benachrichtigung angegeben.

Wichtig: Da es sich um vertrauliche Daten handelt, sollten Unternehmen keine allgemein zugängliche E-Mail-Adresse verwenden, sondern eine, die nur von autorisierten Personen eingesehen werden kann.

Was Arbeitgeber jetzt tun müssen

Um für die erweiterte euBP-Pflicht gerüstet zu sein, sollten Arbeitgeber folgende Schritte unternehmen:

  1. Systemüberprüfung: Analysieren Sie Ihre bestehenden Systeme und Prozesse auf Kompatibilität mit den neuen Anforderungen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Software in der Lage ist, die erforderlichen Daten im korrekten Format zu exportieren.
  2. Softwareanpassung: Falls Ihre aktuelle Software den Anforderungen nicht genügt, stellen Sie auf ein geeignetes System um. Achten Sie dabei besonders auf die Schnittstellen zur Datenübertragung.
  3. Zertifizierung prüfen: Vergewissern Sie sich, dass Ihre Software den Vorgaben der Rentenversicherungsträger entspricht und systemgeprüft ist. Dies ist eine unabdingbare Voraussetzung für die Teilnahme am euBP-Verfahren.
  4. Prozessoptimierung: Überprüfen und optimieren Sie Ihre internen Prozesse, um eine reibungslose und fehlerfreie Datenerfassung und -übermittlung zu gewährleisten.
  5. Schulung der Mitarbeiter: Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeitenden in der Lohnbuchhaltung und Finanzbuchhaltung mit den neuen Anforderungen und Systemen vertraut sind. Gegebenenfalls sind Schulungen erforderlich.
  6. Übergangsregelung prüfen: Evaluieren Sie sorgfältig, ob die Nutzung der Übergangsregelung für Ihr Unternehmen sinnvoll ist. Falls ja, reichen Sie den Antrag schnellstmöglich ein.

Fazit

Die Digitalisierung der Betriebsprüfung ist ein weiterer Schritt in Richtung einer modernen, effizienten Verwaltung. Unternehmen, die diese Entwicklung proaktiv mitgehen, werden langfristig von schlankeren Prozessen und einer besseren Zusammenarbeit mit den Sozialversicherungsträgern profitieren. Arbeitgeber sind daher gut beraten, sich – falls noch nicht geschehen – jetzt mit den Anforderungen der euBP auseinanderzusetzen und die nötigen Schritte einzuleiten.

Weitere Informationen zur elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP)