Warenwirtschaft

Jedes Unternehmen muss regelmäßig seinen tatsächlichen Waren- und Wertbestand mit dem buchmäßigen Sollbestand vergleichen. Im Folgenden wird erläutert, wozu diese Inventur dient, wie sie richtig durchgeführt wird und wie sich Inventurdifferenzen vermeiden lassen.

Was ist eine Inventur?

Die Inventur ist eine lückenlose Bestandsaufnahme des Vermögens und der Schulden eines Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt. Bei bilanzierenden Unternehmen ist sie Bestandteil des Jahresabschlusses.

Wozu dient die Inventur?

Mit der Inventur weisen Unternehmen nach, dass ihre Bilanz die tatsächlichen Verhältnisse widerspiegelt. Diese Bilanzwahrheit und -klarheit gehören zu den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB). Die Inventur beweist, dass ein Unternehmen über Wareneingänge und Warenausgänge ordnungsgemäß Buch geführt hat und die Wertansätze korrekt sind.

Welche Vorteile hat eine Inventur für Unternehmen?

Eine Inventur verschafft einen guten Überblick über den Betrieb und seine wirtschaftliche Situation. Sie stellt sicher, dass die Vorräte keinen „Schwund“ aufweisen. Zudem deckt sie Ladenhüter auf und ermöglicht deren Abwertung durch Sonderabschreibungen. Insgesamt erlaubt sie eine realistische Einschätzung des Unternehmenswerts.

Wann müssen Sie die Inventur durchführen?

Die Inventur ist grundsätzlich zum Ende des Geschäftsjahres durchzuführen.

Wie häufig sollte eine Inventur durchgeführt werden?

Der Gesetzgeber schreibt vor, dass der Ist-Bestand mindestens einmal jährlich gezählt, gemessen und schriftlich dokumentiert werden muss. Das Ergebnis muss mit den Buchbeständen übereinstimmen, die den Sollbestand widerspiegeln. Ist dies nicht der Fall, liegt eine Inventurdifferenz vor, die es zu vermeiden gilt.

Was müssen Unternehmen bei der Inventur beachten?

Eine Inventur erfasst grundsätzlich alle Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens. Auf der Aktivseite sind dies beispielsweise Kassenbestände, Guthaben auf Konten, Wertpapiere, Beteiligungen, Forderungen, Vorräte, das Anlagevermögen, Grundstücke und Gebäude sowie materielle und immaterielle Vermögensgegenstände. Auf der Passivseite werden die Schulden erfasst. Diese Form der Inventur wird als Buchinventur bezeichnet.

In der Praxis bezieht sich der Begriff “Inventur” jedoch meist auf die körperliche Bestandsaufnahme von Waren, Rohstoffen und anderen materiellen Gütern eines Unternehmens. Diese Güter bilden das Inventar. Die gezählten Bestände werden anschließend mit den Buchwerten der entsprechenden Sachkonten (Sollbestände) verglichen. Zu diesen Sachkonten gehören beispielsweise Posten unter "Vorräte“ wie Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe.

Hinweis: Dieser Artikel legt den Fokus stärker auf die Inventur materieller Güter als auf die von Forderungen oder Anlagevermögen. Der Grund dafür ist, dass die Inventur von Lager- und Warenbeständen in den Bereichen Handel, Handwerk, Gastronomie und Industrie meist als die größere Herausforderung angesehen wird.

Welche Formen der Inventur gibt es und was sind die Unterschiede?

Es gibt verschiedene Arten und Verfahren der Bestandsaufnahme, die sich zum Teil deutlich voneinander unterscheiden. Im Folgenden wird ein Überblick über die relevanten Inventurmethoden gegeben.

Stichtagsinventur

Diese gängige Form der Inventur findet in der Regel unmittelbar nach dem Ende des Geschäftsjahres zu einem festgelegten Termin oder Stichtag statt – meist zwischen dem 31. Dezember und dem 10. Januar des Folgejahres. Sie liegt in zeitlicher Nähe zum Jahresabschluss, da die Inventur die Richtigkeit der Bilanzansätze zum Bilanzstichtag nachweisen soll.

Vor- oder nachgelagerte Inventur

Die Stichtagsinventur kann bis zu drei Monate vor und bis zu zwei Monate nach dem Bilanzstichtag durchgeführt werden. Anhand der festgestellten Bestände und der Buchführung über Warenein- und -ausgänge wird dann auf den Stichtag zurückgerechnet, um die Richtigkeit der Bilanz nachzuweisen.

Einzelhändler legen ihre Stichtagsinventur oft in den Januar, da nach dem Weihnachtsgeschäft die Regale leer sind und es somit weniger zu zählen gibt. Die Warenein- und -ausgänge werden mithilfe des Warenwirtschaftssystems dann auf den Bilanzstichtag zurückgerechnet.

Eine vor- oder nachgelagerte Inventur ist schwierig, wenn sich die Warenbestände durch Verderb, Schwund, Verdunstung oder Ähnliches unkontrolliert verändern können. In solchen Fällen ist es ratsam, vorher die Genehmigung des Finanzamts für dieses Verfahren einzuholen.

Für diese Form der Inventur ist ein Warenwirtschaftssystem (WWS) zwingend erforderlich.

{{box-list-right}}

Stichprobeninventur

Wenn es Vorräte gibt, die sich aufgrund ihrer Beschaffenheit nur schwer durch Messen, Zählen oder Wiegen erfassen lassen, bietet sich eine Teilinventur an. Dabei werden die Bestände mithilfe von Stichproben ermittelt und hochgerechnet. Auch für diese Inventurmethode ist ein Warenwirtschaftssystem erforderlich.

Permanente Inventur

Unternehmen haben zudem die Möglichkeit, ihre Lagerbestände kontinuierlich über das Jahr hinweg zu erfassen und regelmäßig mit dem Warenwirtschaftssystem abzugleichen. Diese Inventurmethode setzt ebenfalls den Einsatz eines Warenwirtschaftssystems voraus.

Wer muss eine Inventur durchführen?

Unternehmen, die zur doppelten Buchführung sowie zur Aufstellung eines Jahresabschlusses in Form einer Bilanz und einer Gewinn- und Verlustrechnung verpflichtet sind, müssen eine Inventur durchführen. Die Inventurpflicht knüpft somit grundsätzlich an die Buchführungs- und Bilanzierungspflicht an. Hierzu zählen insbesondere Kapitalgesellschaften (z. B. GmbH, UG, AG), Personenhandelsgesellschaften (z. B. OHG, KG, GmbH & Co. KG) sowie eingetragene Kaufleute (e. K.).

Freiberufler und andere Unternehmer, die ihren Gewinn mittels Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln und nicht zur Buchführung verpflichtet sind, unterliegen dagegen in der Regel keiner Inventurpflicht.

Auch Kleingewerbetreibende und Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR) sind von der Inventurpflicht befreit, solange für sie keine Buchführungs- und Bilanzierungspflicht besteht, d. h. solange die maßgeblichen steuerlichen Schwellenwerte für Umsatz und Gewinn nicht überschritten werden.

Wird eine Buchführungspflicht begründet (z. B. durch Überschreiten dieser Grenzen oder aufgrund der Art und Größe des Geschäftsbetriebs), entsteht damit auch eine Inventurpflicht.

In welchen Schritten sollten Unternehmen eine Inventur durchführen?

Bei der Durchführung einer Inventur sollten Unternehmen folgendermaßen vorgehen:

1. Termin festsetzen — Der Inventurtermin sollte in zeitlicher Nähe zum Jahresabschluss liegen, da ein späterer Termin die Rückrechnung zum Stichtag erschwert.
2. Steuerberater einbeziehen — Für prüfungspflichtige Unternehmen ist dies Pflicht, für alle anderen eine Empfehlung: Ziehen Sie Ihren Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer hinzu, damit er stichprobenartig prüfen kann, ob die Inventur ordnungsgemäß durchgeführt wurde. Die Ergebnisse der Stichproben sind schriftlich zu dokumentieren.
3. Inventurteams bilden — Teilen Sie Ihr Personal in Inventurteams ein und rekrutieren Sie rechtzeitig Hilfskräfte. Es hat sich bewährt, Zweierteams zu bilden, bei denen ein Teammitglied zählt und das andere Teammitglied aufnimmt. Eine Inventur ohne Vier-Augen-Prinzip neigt zu Ungenauigkeiten und Fehlern.
4. Umfang festlegen — Legen Sie den Umfang der Inventur fest. Waren können gezählt, gemessen und gewogen werden, während bei Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen wie Schrauben und Nägeln oft eine Schätzung ausreicht. Die Schätzmethode muss jedoch schriftlich dokumentiert werden. Alle drei Jahre sollten auch Gegenstände wie Nägel und Öldosen gezählt werden.
5. Ware ordnen — Unterscheiden Sie zwischen Eigenware, Kundenware (eventuell für Reparaturen im Betrieb) und Fremdware (z. B. Kommissionsware). Ordnen Sie Ihre Waren, beispielsweise nach Produktkategorien.
6. Zählbereiche bilden — Die Arbeit mit Zählbereichen hat sich bewährt. Diese Bereiche entsprechen den Räumen, in denen sich das Inventar befindet, wie z. B. Schaufenster, Laden, Werkstatt, Lagerräume oder bei größeren Lagerflächen einzelne Regale. Anhand der Zählbereiche erstellen Sie einen Inventurplan, an dem sich Ihre Inventurteams orientieren können.
7. Vollständigkeit gewährleisten — Achten Sie bei der Festlegung der Zählbereiche sorgfältig auf Vollständigkeit. Vergessen Sie keine Ware, die sich außerhalb Ihres Betriebes, z.B. in einer angemieteten Halle, befinden könnte. Sonst kann es Probleme mit dem Finanzamt geben. Im schlimmsten Fall droht eine Steuerschätzung, die erhebliche Kosten verursachen kann.

Wie wird eine Inventur richtig durchgeführt?

Die Inventurteams erfassen die Bestände durch Zählen, Messen und Wiegen nach dem zuvor erstellten Inventurplan. Nach Abschluss jedes Zählbereichs führt der Inventurleiter oder der Steuerberater eine Stichprobenkontrolle durch, um zu überprüfen, ob bestimmte Gegenstände erfasst wurden.

Wie unterstützt ein Warenwirtschaftssystem beim Inventur durchführen?

Am Ende jeder Inventur werden alle Aufzeichnungen zusammengefasst. Die Bewertung der Vorräte übernimmt das Warenwirtschaftssystem, da dort die Einkaufspreise der einzelnen Artikel hinterlegt sind. Um die Bestände und Werte zum Bilanzstichtag vor- oder zurückzurechnen, ist ein Warenwirtschaftssystem unerlässlich.

Auch die Inventurlisten, die von Ihren Teams ausgefüllt werden, können Sie aus dem Warenwirtschaftssystem entnehmen. Inventurlisten unterliegen gemäß § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB und § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO einer zehnjährigen Aufbewahrungspflicht, beginnend mit dem Ablauf des Kalenderjahrs, in dem sie erstellt wurden. Diese Frist gilt sowohl für papiergebundene als auch für elektronisch erstellte Inventurlisten. Sie müssen revisionssicher nach den GoBD-Prinzipien lesbar archiviert werden, um bei Betriebsprüfungen oder Steuerfeststellungen uneingeschränkt zugänglich zu sein.

Im Rahmen Ihrer Dokumentation müssen Sie Folgendes schriftlich festhalten:

• Wo wurden die Waren erfasst, beispielsweise im Lager, im Geschäft, in der Werkstatt usw.?
• Wer hat die Proben genommen?
• Wann wurden die Proben entnommen?
• Welche Inventurmethode wurde verwendet (insbesondere bei Schätzungen)?

Wie werten Sie die Ergebnisse der Inventur aus?

In Ihrem Warenwirtschaftssystem können Sie den Zähl- bzw. Ist-Bestand mit dem Buch- bzw. Soll-Bestand vergleichen. Diese müssen rechnerisch übereinstimmen.

Darüber hinaus können Sie mit der Warenwirtschaftssoftware relevante Kennzahlen zu Wareneinsatz, Lagerumschlag und Durchschnittsbeständen extrahieren und analysieren. So erkennen Sie, welche Produkte sich schlecht verkaufen.

In Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater können Sie diese schwer verkäuflichen Waren dann bilanziell abwerten, was zu steuermindernden Sonderabschreibungen führt. In den meisten Fällen wird es jedoch auch zu Inventurdifferenzen kommen.

Wie lassen sich Inventurdifferenzen vermeiden?

Inventurdifferenzen treten bei fast jeder Inventur auf. Mögliche Ursachen sind Fehler bei der Inventur selbst, fehlerhafte Buchungen, eine falsche Zuordnung von Waren und Preisen, Verderb, Beschädigung oder Verlust von Waren sowie Schwund durch Diebstahl.

Zunächst sollte geprüft werden, ob die Inventur korrekt durchgeführt wurde und ob die richtigen Preise im System verwendet wurden. Eine eingehende Prüfung der Buchhaltung sowie eine genaue Überprüfung des Soll-Ist-Abgleichs sind ebenfalls ratsam.

Der Einsatz eines Warenwirtschaftssystems trägt wesentlich dazu bei, viele Inventurdifferenzen von vornherein zu vermeiden. Ein solches System zeichnet alle Warenein- und -ausgänge genau auf, ermöglicht eine permanente Bestandsverfolgung und erlaubt zeitnahe und korrekte Buchungen.

Es ist kurz nach sieben Uhr morgens. Auf der Werkbank eines mittelständischen Betriebs stapeln sich handschriftliche Aufträge. Auf dem Bildschirm: eine Excel-Liste, daneben neue E-Mails mit dringenden Anfragen. Ein Kunde braucht eine Reparatur, ein anderer wartet auf eine Sonderanfertigung. Parallel laufen Wartungsarbeiten und eine kleine Serienproduktion.

Wenn Flexibilität zur Belastung wird

Mit jedem Auftrag steigt die Komplexität. Wo steht welcher Auftrag gerade? Wurde das richtige Material verbaut? Sind alle Arbeitszeiten korrekt erfasst? Antworten auf diese Fragen kosten Zeit. Je mehr Informationen manuell festgehalten werden, desto größer ist das Risiko von Fehlern, Medienbrüchen und Nacharbeiten.

Viele KMU kennen diese Situation. Der Arbeitsalltag besteht aus Improvisation, Zetteln und dem ständigen Versuch, den Überblick zu behalten. Spätestens bei der Abrechnung zeigt sich, wie aufwendig manuelle Prozesse wirklich sind.

Warum die Digitalisierung der Werkstattfertigung entscheidend ist

Werkstattähnliche Fertigungsstrukturen lassen sich nur bedingt standardisieren. Umso wichtiger ist es, sie digital zu unterstützen. Informationen sollten dort erfasst werden, wo sie entstehen – direkt in der Werkstatt oder beim Serviceeinsatz vor Ort.

Dafür hat sich die Kombination aus der Warenwirtschaftssoftware Suiteify Commercial classic und der mobilen Service-App von Albos bewährt. Gemeinsam bilden sie eine durchgängige digitale Prozesskette, die einen Auftrag von der Erfassung über die Werkstatt bis zur Auslieferung und Rechnungsstellung begleitet.

Vom Auftrag bis zur Rechnung: Alles digital, alles verbunden

Sobald ein Auftrag im Warenwirtschaftssystem angelegt ist, startet der digitale Workflow. Kundendaten, Termine und Leistungsumfang werden automatisch über eine API-Schnittstelle an die mobile Service-App übertragen.

Die App läuft auf Smartphones, Tablets oder stationären Rechnern mit Internetzugang. Sie unterstützt Android, iOS und Windows. Über eine sichere VPN- oder HTTPS-Verbindung greifen die Mitarbeitenden auf aktuelle Auftragsdaten zu – auch unterwegs oder beim Kunden.

Die Service-App im Werkstattalltag

Die App erleichtert den Arbeitsalltag spürbar. Der Datenfluss zwischen Büro und mobilem Gerät verhindert Medienbrüche und Verzögerungen. Zudem werden Papierformulare überflüssig.

Aufträge zeigt das System übersichtlich mit Status, Fristen und Dokumenten an. Mitarbeitende können ihre Arbeitszeiten direkt in der App erfassen. Gleichzeitig wird der Materialverbrauch inklusive Chargen- und Seriennummern präzise dokumentiert.

Fotos, Videos oder Sprachaufnahmen entstehen direkt am Einsatzort und landen ohne Umwege beim passenden Auftrag. Nach Abschluss der Arbeiten bestätigt der Kunde die Leistung per digitaler Unterschrift auf dem Touchscreen. Selbst ohne Internet bleibt die App einsatzfähig; alle Daten synchronisieren sich automatisch, sobald wieder eine Verbindung besteht.

Automatisierte Datenintegration statt manueller Nacharbeit

Ist der Auftrag abgeschlossen, fließen alle Informationen – Zeiten, Materialien, Dokumentationen und Kundenfreigaben – automatisch zurück ins Warenwirtschaftssystem. Dort stehen sie sofort für die Rechnungsstellung und Weiterverarbeitung bereit.

Manuelle Übertragungen, doppelte Dateneingaben oder Medienbrüche gehören damit der Vergangenheit an. Dank standardisierter API-Schnittstellen lassen sich zudem weitere Systeme wie ERP oder Controlling problemlos anbinden – ein wichtiger Schritt in Richtung zukunftssicherer IT-Strukturen.

Mehr Überblick und weniger Stress in der Werkstattfertigung

Die Kombination aus mobiler Service-App und Warenwirtschaftssoftware bringt messbare Vorteile. Echtzeitdaten ermöglichen eine bessere Planung und Steuerung der Fertigungsprozesse. Engpässe werden früher erkannt und Ressourcen können gezielter eingesetzt werden. Gleichzeitig sorgt die lückenlose Dokumentation für mehr Transparenz und eine verbesserte Qualitätssicherung.

Am Ende profitieren alle: Die Mitarbeitenden werden entlastet, Prozesse laufen effizienter und das Unternehmen wird flexibler.

‍{{box-quote-left}}

FAQ: Digitale Werkstattfertigung in KMU

Was versteht man unter Werkstattfertigung in KMU?

Werkstattfertigung bezeichnet eine flexible Fertigungsform, bei der individuelle Aufträge, Reparaturen oder Kleinserien in wechselnder Reihenfolge bearbeitet werden. Besonders kleine und mittlere Unternehmen (KMU) nutzen diese Form, da sie sich gut an kundenspezifische Anforderungen anpassen lässt.

Welche Herausforderungen gibt es in der Werkstattfertigung kleiner Unternehmen?

Typische Herausforderungen sind unübersichtliche Prozesse, manuelle Dokumentation, Medienbrüche zwischen Werkstatt und Büro sowie ein hoher Koordinationsaufwand. Häufig fehlt Transparenz darüber, wo sich ein Auftrag befindet, welche Materialien verbaut wurden oder ob Arbeitszeiten korrekt erfasst sind.

Warum ist die Digitalisierung der Werkstattfertigung für KMU wichtig?

Digitale Prozesse schaffen Transparenz, reduzieren manuelle Nacharbeiten und minimieren Fehlerquellen. Durch die Digitalisierung können Informationen dort erfasst werden, wo sie entstehen – direkt in der Werkstatt oder beim Serviceeinsatz – und stehen anschließend zentral zur Verfügung.

Wie können digitale Prozesse die Effizienz in der Werkstatt steigern?

Digitale Lösungen ermöglichen eine durchgängige Prozesskette vom Auftrag bis zur Rechnung. Arbeitszeiten, Materialverbrauch, Dokumentationen und Kundenfreigaben werden automatisch erfasst und weiterverarbeitet. Das spart Zeit, senkt den Verwaltungsaufwand und beschleunigt die Abrechnung.

Welche Rolle spielen mobile Service-Apps in der Werkstattfertigung?

Mobile Service-Apps unterstützen Mitarbeitende direkt im Arbeitsalltag. Sie zeigen Aufträge übersichtlich an, ermöglichen die Erfassung von Zeiten und Materialien und erlauben das Hinzufügen von Fotos, Videos oder Sprachnotizen. Dadurch entfallen Papierformulare und doppelte Dateneingaben.

Wie funktioniert die Verbindung zwischen Werkstatt und Büro digital?

Durch die Integration einer Service-App mit einer Warenwirtschaftssoftware werden alle Daten automatisch synchronisiert. Über Schnittstellen (z. B. APIs) fließen Auftragsdaten, Arbeitszeiten und Materialien zwischen Büro und Werkstatt hin und her – in Echtzeit oder nachträglich bei bestehender Internetverbindung.

Ist digitale Werkstattfertigung auch ohne permanente Internetverbindung möglich?

Ja. Moderne mobile Lösungen funktionieren auch offline. Alle erfassten Daten werden lokal gespeichert und synchronisieren sich automatisch, sobald wieder eine Internetverbindung besteht. Das ist besonders bei Serviceeinsätzen vor Ort ein großer Vorteil.

Welche Vorteile bietet digitale Dokumentation in der Werkstattfertigung?

Eine digitale Dokumentation sorgt für lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Arbeitsschritte. Sie verbessert die Qualitätssicherung, erleichtert die Abrechnung und schafft Transparenz für Kunden und Mitarbeitende. Gleichzeitig reduziert sie Fehler und Nacharbeiten.

Können bestehende ERP- oder Controllingsysteme angebunden werden?

Ja. Digitale Werkstattlösungen lassen sich über standardisierte Schnittstellen in bestehende ERP-, Warenwirtschafts- oder Controllingsysteme integrieren. Dadurch entstehen zukunftssichere IT-Strukturen, die mit dem Unternehmen wachsen können.

Welche Vorteile haben KMU langfristig von digitaler Werkstattfertigung?

Langfristig profitieren KMU von effizienteren Abläufen, besserer Planbarkeit und höherer Transparenz. Mitarbeitende werden entlastet, Engpässe früher erkannt und Ressourcen gezielter eingesetzt. Gleichzeitig steigt die Flexibilität und Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.

Im Bereich der Fertigungsplanung sehen sich viele mittelständische Fertigungsunternehmen mit der Herausforderung konfrontiert, komplexe Aufträge effektiv zu organisieren und zu steuern. Eine präzise Produktionssteuerung ist dabei entscheidend, um eine optimale Ressourcenauslastung zu gewährleisten und die Liefertermintreue sicherzustellen. Die cloudbasierte Planungslösung „Production Planning & Control“ der ISTOS GmbH, einem Unternehmen der DMG-MORI-Gruppe und Lösungspartner von Suiteify, hilft Unternehmen, diese Herausforderungen zu bewältigen.

Cloudbasierte Produktionsplanung mit Integration in die Warenwirtschaft

Die Produktionsplanung Software von ISTOS steht als integrierte Zusatzlösung zur Warenwirtschaftssoftware „Suiteify Commercial classic“ von Suiteify optional zur Verfügung. Durch die enge Verzahnung der Systeme ist eine automatisierte Synchronisation ERP-seitig möglich, wodurch papier- und Excel-basierte Planungsprozesse ersetzt werden. So können alle Daten zu Fertigungsaufträgen in Echtzeit zwischen der Warenwirtschaftssoftware und dem Planungssystem via API ausgetauscht werden. Das reduziert den Planungsaufwand erheblich und erhöht die Übersichtlichkeit.

Funktionen der ISTOS Planungslösung

Das Planungssystem „Production Planning & Control“ besteht aus drei aufeinander abgestimmten Anwendungen:

• Das Planning Board fungiert als intuitives Tool für die manuelle Produktionsplanung und ersetzt traditionelle Planungsinstrumente durch eine übersichtliche Visualisierung – unter anderem in Form eines Gantt-Diagramms, das die Maschinenbelegung und Mitarbeiterplanung erleichtert.

• Mit dem Production Feedback erhalten Maschinenbediener und Management Echtzeitrückmeldungen zum aktuellen Fertigungsstatus aller Aufträge.

• Ergänzend bietet das Production Cockpit ein individuell anpassbares Produktionsdashboard, das die relevanten Produktionsprozesse auf einen Blick darstellt.

Vorteile der digitalen Fertigungsplanung

Die Kombination aus der Planungslösung von ISTOS und Suiteify Commercial classic ermöglicht mehr Transparenz hinsichtlich Rüstzeiten, Durchlaufkosten sowie vorhandener Kapazitäten. Die dadurch gesteigerte Planungssicherheit unterstützt Unternehmen dabei, frühzeitig auf mögliche Engpässe und Terminkonflikte zu reagieren und so die Fertigungsoptimierung schrittweise voranzutreiben. Besonders wichtig ist dies für die Aufrechterhaltung der Liefertermintreue, die direkten Einfluss auf die Kundenzufriedenheit hat.

Sofort einsetzbar und wartungsfrei durch Cloud-Technologie

Die webbasierte Lösung wird als Cloud-Service angeboten. Anwender von Suiteify Commercial classic können somit sofort von der Software profitieren, ohne dass eine aufwändige Installation oder Wartung erforderlich ist. Ein einfacher Internetzugang genügt, um die volle Funktionalität der digitalen Produktionsplanung zu nutzen. Dies macht die Anwendung besonders attraktiv für kleine und mittlere Unternehmen.

{{box-list-left}}

Digitale Versandabwicklung: Zeit- und Kostenvorteile für KMU

Smarte Gabelstapler, Drohnen und komplexe Logistikmanagementsysteme: In Großunternehmen ist die digitale Versandabwicklung bereits Alltag. In vielen KMU erfolgen die Versandprozesse hingegen noch überwiegend analog, allenfalls unterstützt durch einzelne digitale Lösungen. Das birgt Risiken wie Kommissionierungsfehler oder Falschlieferungen und verlangsamt die Liefergeschwindigkeit. Kunden erwarten heute jedoch schnelle und fehlerfreie Lieferungen – ein wichtiges Argument für effiziente digitalisierte Prozesse.

Versandprozesse optimieren – der Schlüssel zu effizienter Auftragsabwicklung

Unternehmen, die ihre Versandabwicklung optimieren möchten, sollten den gesamten Ablauf im Zusammenhang mit der digitalen Auftragsabwicklung betrachten. Ziel ist es nicht, technologisch mit Großkonzernen gleichzuziehen, sondern die eigenen Versandprozesse zu digitalisieren und Schwachstellen gezielt mit einer passenden Versandsoftware oder Lagersoftware zu beseitigen.

Lagerprozesse digitalisieren – Effizienzsteigerung mit moderner Lagerverwaltung

Im Lager liegen die zentralen Aufgaben der Versandabwicklung: Kommissionierung, Verpackung und Versand. Eine moderne Lagerverwaltung bzw. ein Lagerverwaltungssystem (LVS) sorgt für strukturierte Abläufe. Mitarbeitende greifen über mobile Geräte jederzeit auf aktuelle Versanddaten zu, vermeiden so Kommissionierungsfehler und steigern die Liefergeschwindigkeit.

Mit einer Lagerwirtschaftssoftware lassen sich diese Prozesse automatisieren, was zu einer spürbaren Effizienzsteigerung im Lager führt.

Kommissionierungsfehler vermeiden und Liefergeschwindigkeit steigern

Ein Lagerverwaltungssystem erhöht in Kombination mit moderner Hardware unmittelbar die Produktivität im Lager. Statt mit papierbasierten Prozessen zu arbeiten, greifen Lagermitarbeiter auf mobilen Geräten jederzeit auf alle relevanten Informationen zu. Das System stellt die erfassten Daten in Echtzeit bereit, prüft sie automatisch auf Plausibilität und verhindert dadurch Fehler – so läuft die Versandabwicklung schneller, präziser und effizienter.

Büro und Lager vernetzen – mit Warenwirtschaftssystem und Lagersoftware

Eine effiziente Versandabwicklung basiert auf der engen Verknüpfung von Büro und Lager. Während im Büro das Warenwirtschaftssystem (ERP) zum Einsatz kommt, werden die Prozesse im Lager über eine Lagersoftware gesteuert. Eine kombinierte Lösung stellt erfasste Daten sofort bereit, überprüft sie automatisch auf Plausibilität und verhindert so Fehler. Gleichzeitig wird Zeit gespart. Diese Vernetzung von Büro und Lager ermöglicht eine fehlerfreie Datenübernahme, reduziert manuelle Eingaben und steigert die Transparenz über alle Versandprozesse hinweg.

Versandprozesse automatisieren – mehr Tempo und weniger Fehler

Die Kombination aus Warenwirtschafts- und Lagerverwaltungssystem ermöglicht es Unternehmen, ihre Versandabwicklung zu automatisieren. Das spart Zeit und Geld.

Automatisierte Systeme übernehmen Aufgaben wie:

• Versanddaten automatisieren (Maße, Gewicht, Versandart)
• Versandpapiere automatisch drucken
• Sendungsverfolgung und Versandbestätigung per E-Mail
• Datenübernahme vom Versanddienstleister ohne manuelle Eingabe

So profitieren KMU von einer digitalen Versandabwicklung, die Zeit spart, für Transparenz sorgt und die Kundenzufriedenheit fördert.

Vorteile einer digitalen Versandabwicklung im Überblick

• Kommissionierungsfehler vermeiden: Richtige Artikel und Mengen werden zuverlässig verpackt.
• Automatisierte Versanddaten: Maße, Gewicht und Versandeinheiten werden direkt an den Versanddienstleister übermittelt.
• Fehlerfreie Datenübernahme: Transaktionsdaten werden automatisch ins Warenwirtschaftssystem übernommen.
• Zeitersparnis im Versandprozess: Automatischer Ausdruck von Aufklebern und Papieren.
• Transparente Prozesse: Versanddaten sind in Büro und Lager sofort verfügbar.
• Bessere Kundenkommunikation: Automatisierte Sendungsverfolgung sorgt für Vertrauen und Kundenzufriedenheit.

Was ist Auftragsabwicklung?

Die Auftragsabwicklung ist ein zentraler Wertschöpfungsprozess in Unternehmen . Sie steuert den gesamten Informationsfluss rund um Kundenaufträge und koordiniert wichtige Kernprozesse wie Beschaffung, Bestandsmanagement, Produktion, Versand und Zahlung. Ein reibungsloser Ablauf sichert Termintreue, Lieferqualität, Kostenkontrolle und letztlich die Kundenzufriedenheit.

Obwohl sich die einzelnen Prozessschritte je nach Branche und Unternehmensgröße unterscheiden können, ist der Ablauf ähnlich. Typische Schritte der Auftragsabwicklung sind:

• Auftragsanbahnung und Angebotserstellung: Kontaktaufnahme, Bedarfsermittlung und Angebot
• Auftragsannahme und -bestätigung: Bestelleingang über Telefon, E-Mail oder online und formelle Auftragsbestätigung
• Bearbeitung und Prüfung: Kontrolle der Konditionen, Bonitätsprüfung, Terminplanung, Produktions- oder Kommissionierungsfreigabe
• Fertigung oder Serviceerbringung: Herstellung, Zusammenstellung oder Erbringung der Dienstleistung
• Verpackung und Versand: Vorbereitung der Ware, Erstellung und Prüfung der Versandpapiere
• Fakturierung: Rechnungserstellung und -versand, ggf. Bonitätskontrolle
• Zahlungsabwicklung: Überwachung der Zahlungseingänge
• After-Sales-Service: Betreuung nach dem Kauf, Bearbeitung von Reklamationen, Kundenbindung

Häufige Schwachstellen in der Auftragsabwicklung

Kleine und mittlere Unternehmen sehen sich häufig mit erheblichen Problemen bei der Auftragsabwicklung konfrontiert. Typische Symptome sind lange Durchlaufzeiten, Verzögerungen, Missverständnisse, eine steigende Zahl von Beschwerden und höhere Kosten. Die Ursachen hierfür liegen meist in strukturellen Schwächen.

Ein zentrales Problem ist das Fehlen klarer Verantwortlichkeiten und einer eindeutigen Auftragsdefinition. Bereits in der Klärungsphase kommt es zu Verzögerungen, da Informationen unvollständig sind und Zuständigkeiten nicht eindeutig geregelt sind.

Hinzu kommt eine unzureichende Abstimmung zwischen den Abteilungen. Unübersichtliche Prozesse, doppelte oder fehlerhafte Datenerfassungen sowie mangelnde Kommunikation verschärfen die Situation zusätzlich. Die Folge sind vermehrte Fehler, Reklamationen und eine stockende Auftragsabwicklung.

Da systematische Nachbesprechungen und eine vorausschauende Planung häufig fehlen, bleibt eine kontinuierliche Verbesserung aus. So treten die gleichen Schwierigkeiten immer wieder auf und verhindern nachhaltige Optimierungen.

{{box-list-right}}

Auftragsabwicklung optimieren in 6 Schritten

1. Ist-Zustand analysieren und Schwachstellen erkennen

Betrachten Sie Ihre Auftragsabwicklung im Detail und hinterfragen Sie sie kritisch:

• Ist der Prozess durchgängig und stabil?
• Sind die Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten eindeutig geregelt?
• Wie gut funktioniert der Informationsfluss – intern wie extern?
• Wo treten wiederholt Fehler oder Verzögerungen auf?
• Was läuft gut, was nicht – und warum?

Diese Analyse sollte gemeinsam mit Mitarbeitenden aus allen betroffenen Abteilungen durchgeführt werden. Nur so entsteht ein realistisches Bild der aktuellen Situation und ein Verständnis für die tatsächlichen Schwächen in der Auftragsabwicklung sowie die vorhandenen Optimierungspotenziale.

2. Prozesse (neu) strukturieren und effizient gestalten

Gestalten Sie Ihre Auftragsabwicklung als klar strukturierten, schlanken und fehlerresistenten Prozess. Dazu ist eine systematische Prozessklärung erforderlich:

• Analysieren Sie alle Teilprozesse.
• Legen Sie Abläufe, Rollen und Verantwortlichkeiten verbindlich fest.
• Definieren Sie außerdem eindeutige Anforderungen für alle internen und externen Schnittstellen.
• Optimieren Sie anschließend den Ablauf durch Umstrukturierung, Parallelisierung oder das Eliminieren unnötiger Schritte.

Ergänzend sollten Sie:

• Qualitätsstandards für jede Prozessphase definieren.
• Checklisten einführen, um sicherzustellen, dass keine wesentlichen Arbeitsschritte übersehen werden.
• Einen verbindlichen Feedbackprozess für jeden Auftrag etablieren.

Wichtig: Binden Sie Ihre Mitarbeitenden aktiv in die Neugestaltung ein! Zwar kann es anfangs zu Widerständen kommen, doch erfahrungsgemäß entsteht schnell ein konstruktiver Dialog. Beteiligte Mitarbeitende sind in der Regel deutlich motivierter bei der Umsetzung.

3. Ergebnisse dokumentieren und Transparenz schaffen

Halten Sie alle definierten Prozesse und Abläufe in einem digitalen Handbuch fest. Visualisieren Sie die Prozesskette, beispielsweise anhand eines typischen Musterprojekts. So schaffen Sie mehr Transparenz, einheitliche Standards, eine klare Orientierung für Mitarbeitende und Verlässlichkeit gegenüber Kunden.

4. Digitalisierung von Anfang an mitdenken

Die Digitalisierung bietet große Potenziale, um die Auftragsabwicklung optimieren zu können. Haben Sie Ihre Abläufe erst einmal durchstrukturiert, sollten Sie prüfen, wie Sie digitale Lösungen nutzen können – hier einige Beispiele:

• Integration von Lager, Warenwirtschaft und Einkauf
• Automatische Erstellung von Versanddokumenten direkt im Lager
• Einsatz von Barcodes und mobilen Scannern zur Vermeidung von Erfassungsfehlern
• Digitaler Datenaustausch mit Lieferanten und Versanddienstleistern
• Elektronischer Rechnungsversand und automatisierte Zahlungseingangsprüfung

Der große Vorteil: Einmal erfasste Daten stehen zentral zur Verfügung und sind für berechtigte Personen jederzeit abrufbar – abteilungsübergreifend, aktuell und vollständig. Dadurch verbessern sich der Informationsfluss, die interne Kommunikation und Abstimmung, die Planbarkeit und die Fehlerresistenz Ihrer Prozesse.

5. Digitale Lösungen gezielt zur Effizienzsteigerung der Auftragsabwicklung nutzen

Nicht jede Digitalisierungsmaßnahme ist für jedes Unternehmen gleichermaßen geeignet. Prüfen Sie daher individuell – ggf. mit externer Beratung:

• Welche digitalen Lösungen passen zu Ihrem Unternehmen?
• Welche Probleme sollen konkret gelöst werden?
• Welchen Nutzen erwarten Sie (z. B. Zeitgewinn, Fehlerreduktion, mehr Transparenz)?
• In welcher Reihenfolge sollten die Maßnahmen umgesetzt werden?

Für alle Unternehmen gilt: Die elektronische Erfassung und Verarbeitung von Daten ist in der Auftragsabwicklung heute aus wirtschaftlicher Sicht sinnvoll, denn sie gewährleistet Effizienz, Aktualität und Verfügbarkeit von Informationen.

Wichtig: Sie müssen nicht alles auf einmal digitalisieren. Es gibt viele modular einsetzbare und skalierbare Lösungen speziell für KMU, die sich schrittweise einführen lassen.

6. Feedback etablieren und kontinuierlich Auftragsabwicklung optimieren

Fragen Sie sich regelmäßig:

• Funktionieren die neuen Prozesse wie gewünscht?
• Welche Rückmeldungen erhalten Sie von Mitarbeitenden und Kunden?
• Gibt es neue Schwachstellen oder Verbesserungspotenziale?

Nutzen Sie Feedback, Projektberichte und regelmäßige Teamgespräche, um Ihre Auftragsabwicklung optimieren und bei Bedarf gezielt nachsteuern zu können. Auf diese Weise etablieren Sie eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung und sorgen so für eine zukunftsfähige und leistungsstarke Auftragsabwicklung.

Fazit: Auftragsabwicklung optimieren lohnt sich

Für KMU ist eine strukturierte, transparente und digital unterstützte Auftragsabwicklung eine rentable Investition. Sie fördert die Einhaltung von Terminen, reduziert interne Kosten, steigert die Kundenzufriedenheit und verbessert das Betriebsklima nachhaltig. Nutzen Sie die Möglichkeiten der Digitalisierung und Prozessoptimierung, um Ihr Auftragsmanagement zukunftssicher zu gestalten. Unser Tipp: Beginnen Sie mit kleinen digitalen Lösungen, die konkrete Schwachstellen beheben, und bauen Sie Schritt für Schritt ein effizientes, automatisiertes System auf.

Unübersichtliche und ungenaue Lagerbestandsführung ist einer der häufigsten Kostentreiber in Unternehmen. Lesen Sie hier, wie Sie durch Digitalisierung Licht ins Dunkel bringen und Ihre Lagerkosten senken können.

Kennen Sie Ihre Lagerkosten? Wissen sie, wo Einsparpotenziale liegen? Im härter werdenden Wettbewerb sind Unternehmen mehr denn je darauf angewiesen, ihre Kostenstruktur zu optimieren. Trotzdem zahlen viele Unternehmen zu hohe Lagerkosten – und wissen es oft nicht.

Dieser Artikel erklärt, warum die analoge Bestandsführung hohe Lagerrisiken birgt. Zudem erfahren Sie, wie Sie mit einem Warenwirtschaftssystem (WWS) Ihre Lagerkosten senken und gleichzeitig Ihre Kunden besser bedienen können.

Hohes Lagerrisiko: Warum analoge Lagerverwaltung Kosten verursacht

In lagerintensiven Betrieben machen Bestände oft 25 Prozent der Unternehmensaktiva aus. Fehlende Transparenz in der Bestandsführung führt zu unnötigen Kosten, Überbeständen und Kapitalbindung.

Viele kleine und mittlere Unternehmen (KMU) scheuen sich vor der Digitalisierung, weil sie die Einführung einer Lagerverwaltungssoftware als komplex empfinden. Dabei gibt es heute Lösungen, die speziell für KMU geeignet sind und dabei helfen, Lagerkosten zu senken.

So vermeiden Sie Kostenfallen in der Lagerverwaltung

Lagerkosten senken heißt, die größten Kostentreiber zu identifizieren und gezielt zu minimieren. Hier zeigen wir, wie analoge Prozesse hohe Kosten verursachen – und wie ein digitales Lagerverwaltungssystem hilft, diese Kosten zu senken.

1. Lagerbestände optimieren: Zu hohe Bestände binden Kapital

Eine optimale Bestandsführung stellt sicher, dass nur die Waren auf Lager sind, die tatsächlich benötigt werden. Zu hohe Lagerbestände erhöhen die Lagerkosten, da Kapital gebunden wird. Mit einer digitalen Lagerverwaltung haben Sie Bestände, Verbrauch und Liefermengen immer im Blick.

Ein Warenwirtschaftssystem mit digitaler Lagerverwaltung analysiert in Echtzeit, welche Artikel sich schlecht verkaufen, und hilft Ihnen, die optimalen Nachbestellmengen zu berechnen. So vermeiden Sie Überbestände, senken durch gezielten Kapitaleinsatz Ihre Lagerkosten und verbessern gleichzeitig Ihre Liefertreue.

2. Veraltete Bestände vermeiden: Waren altern und verlieren an Wert

Unverkäufliche Artikel blockieren wertvollen Lagerplatz und verursachen Kosten. In vielen Unternehmen werden diese Ladenhüter zu spät erkannt.

Eine digitale Lagerverwaltung hilft Ihnen, Ladenhüter frühzeitig zu erkennen, um Lagerkapazitäten effizient zu nutzen und Lagerkosten zu senken.

3. Personalkosten reduzieren: Automatisierte Lagerverwaltung spart Zeit und Geld

Manuelle Lagerhaltung ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Ein Lagerverwaltungssystem automatisiert Prozesse wie Wareneingang und -ausgang, Kommissionierung und Inventur.

Durch den Einsatz einer Lagerverwaltungssoftware können Unternehmen Personalkosten senken, Durchlaufzeiten verkürzen und die Effizienz steigern.

4. Lager digitalisieren und Reaktionszeiten verkürzen: Echtzeit-Daten für flexible Lagerlogistik

Marktveränderungen, Nachfrageschwankungen oder Lieferengpässe können die Lagerhaltungskosten in die Höhe treiben.

Mit einem modernen Lagerverwaltungssystem erhalten Sie in Echtzeit präzise Informationen über Ihre Bestände und können flexibel auf Veränderungen reagieren. So können Sie Ihre Lagerhaltungskosten senken und Lieferengpässe vermeiden.

5. Skalierbare digitale Lagerverwaltung: Wachstum ohne hohe Kosten ermöglichen

Mit Lagerverwaltungssoftware minimieren Sie auch die Reibungsverluste beim Aufbau zusätzlicher Kapazitäten: Angenommen, Sie mieten ein weiteres Lager an, bauen eine neue Halle oder eröffnen einen neuen Standort. Spätestens dann ist der Punkt erreicht, an dem die analoge Lagerlogistik viel Geld verbrennt, weil sie einfach nicht mehr funktioniert. Mit einem WaWi-System können Sie Ihre Prozesse auch in volatilen Märkten schnell anpassen und skalieren.

6. Produktionsstillstand vermeiden: Lieferengpässe kosten Zeit und Geld

Wenn jemand vergessen hat, rechtzeitig die richtigen Zahlen in die richtigen Excel-Tabellen einzugeben, kann es passieren, dass Ihnen dringend benötigte Materialien oder Waren ausgehen. Im schlimmsten Fall kann Ihr Unternehmen nicht mehr liefern oder Ihre Produktion steht still, weil Rohstoffe fehlen. Eine unangenehme Situation, wenn Sie als Lagerverwalter der Verursacher sind.

Mit einer digitalen Lagerverwaltung können Sie den Warenumschlag genau und in Echtzeit verfolgen und die Beschaffung von Waren, Materialien und Rohstoffen rechtzeitig anstoßen.

7. Kundenzufriedenheit steigern: Liefertreue als Wettbewerbsfaktor

Die Kunden sind anspruchsvoller denn je. Sie wollen ihre Ware schnell. Onlinehandel und digitale Lieferketten führen dazu, dass lange Lieferzeiten nicht mehr akzeptiert werden.

Ein digitales Lager mit optimierter Bestandsführung erleichtert es dem gesamten Unternehmen, seine Lieferverpflichtungen zu erfüllen.

Liefertreue ist wichtig für Ihren Ruf. Sie bindet Kunden, die Ihr Unternehmen weiterempfehlen und Ihnen neue Kunden bringen. Umgekehrt verlieren Sie Kunden und Umsatz, wenn sich herumspricht, dass Ihre Liefertreue zu wünschen übrig lässt – eine weitere teure Nebenwirkung fehleranfälliger analoger Prozesse.

Fazit: Digitale Lagerverwaltung ist der Schlüssel zur Kostenoptimierung

Lager sind in vielerlei Hinsicht teuer. Eine optimale Lagerhaltung bietet daher enorme Einsparpotenziale. Diese können nur durch den Einsatz eines Warenwirtschaftssystems (WWS) und einer integrierten Lagerverwaltungslösung voll ausgeschöpft werden.

Eine moderne Warenwirtschaftssoftware bietet:

• Echtzeit-Transparenz über Bestände
• Automatisierte Prozesse zur Effizienzsteigerung
• Flexible Skalierbarkeit für wachsende Unternehmen
• Optimierte Bestandsführung zur Kostenreduzierung

Wer seine Lagerkosten senken möchte, sollte daher auf ein WWS mit integrierter Lagerverwaltungssoftware setzen.