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Bestände, Aufträge und Lieferketten: So behalten Sie Ihre Warenwirtschaft unter Kontrolle.

Compliance in der Warenwirtschaft – So bleiben KMU rechtssicher
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Compliance in der Warenwirtschaft – So bleiben KMU rechtssicher

Compliance in der Warenwirtschaft ist für KMU eine zentrale Herausforderung. Steigende gesetzliche Anforderungen und komplexe Prozesse erhöhen das Risiko von Fehlern und Haftungsfällen. Dieser Artikel zeigt typische Problemfelder auf und erläutert, wie eine Warenwirtschaftssoftware Unternehmen dabei unterstützt, rechtssicher und effizient zu arbeiten.

5 Min. Lesezeit

Die Anforderungen an Unternehmen steigen kontinuierlich: Gesetzgeber, Behörden, Kunden und Geschäftspartner erwarten transparente, nachvollziehbare und rechtskonforme Prozesse. Besonders in der Warenwirtschaft treffen zahlreiche gesetzliche Vorgaben auf operative Alltagsabläufe. Dies stellt insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) eine besondere Herausforderung dar. Begrenzte personelle Ressourcen, historisch gewachsene Prozesse und ein hoher manueller Aufwand erhöhen das Risiko von Compliance-Verstößen erheblich. Gleichzeitig bietet eine strukturierte und softwaregestützte Warenwirtschaft große Chancen, Rechtssicherheit und Effizienz miteinander zu verbinden.

Bedeutung von Compliance in der Warenwirtschaft

Compliance in der Warenwirtschaft beschreibt die konsequente Einhaltung aller gesetzlichen, regulatorischen und internen Vorgaben entlang der gesamten Warenbewegung. Dazu zählen der Einkauf von Waren, deren Lagerung und Weiterverarbeitung sowie der Verkauf und die Dokumentation und Archivierung aller relevanten Vorgänge. Dabei werden unter anderem das Handels- und Steuerrecht, Vorschriften zur Produktsicherheit und Produkthaftung, das Zoll- und Außenwirtschaftsrecht, datenschutzrechtliche Anforderungen sowie Umwelt- und Entsorgungsauflagen berührt.

Für KMU bedeutet dies: Jeder Wareneingang, jede Bestandsbewegung und jede Rechnung muss nicht nur betriebswirtschaftlich korrekt, sondern auch rechtlich einwandfrei abgebildet sein.

Typische Compliance-Problemfelder in KMU

Viele KMU sind sich der Relevanz von Compliance in der Warenwirtschaft bewusst, stoßen in der Praxis jedoch immer wieder auf Probleme. Ein zentrales Problem ist die mangelnde Transparenz in den Warenwirtschaftsprozessen. Oft kommen Excel-Listen, Einzellösungen oder manuelle Abläufe zum Einsatz, die nicht miteinander verzahnt sind. Dadurch entstehen Medienbrüche, unvollständige Daten und eine fehlende Nachvollziehbarkeit.

Hinzu kommt, dass das Wissen über aktuelle gesetzliche Anforderungen begrenzt ist. Diese ändern sich regelmäßig, etwa im Steuerrecht, bei Dokumentationspflichten oder im Bereich Verpackung und Nachhaltigkeit. Ohne spezialisierte Fachkräfte ist es für KMU schwierig, stets auf dem neuesten Stand zu bleiben.

Ein weiterer kritischer Punkt sind Dokumentationslücken. Fehlende oder unvollständige Belege, nicht revisionssichere Ablagen oder unklare Zuständigkeiten können bei Betriebsprüfungen, Zollkontrollen oder Audits schnell zu Problemen führen. Dieses Risiko wird durch manuelle Datenerfassung verstärkt, da menschliche Fehler dabei kaum vermeidbar sind.

Risiken und Folgen mangelnder Compliance in der Warenwirtschaft

Compliance-Verstöße bleiben selten ohne Folgen. KMU riskieren Bußgelder, Nachzahlungen, Vertragsstrafen oder sogar Lieferstopps, wenn sie gesetzliche Anforderungen nicht erfüllen. Darüber hinaus können fehlerhafte Produktinformationen oder eine unklare Rückverfolgbarkeit zu Haftungsfällen führen. Auch der Verlust von Kundenvertrauen und die Schädigung des eigenen Rufs sind nicht zu unterschätzen. Gerade in wettbewerbsintensiven Märkten kann mangelnde Compliance die Existenz des Unternehmens langfristig gefährden.

Strategien für rechtssichere Warenwirtschaftsprozesse

Um Compliance nachhaltig sicherzustellen, benötigen KMU klare, standardisierte und dokumentierte Prozesse. Die Verantwortlichkeiten sollten eindeutig geregelt sein, beispielsweise für die Bereiche Einkauf, Lagerverwaltung, Inventur und Versand. Ergänzend dazu sind regelmäßige Schulungen sinnvoll, um Mitarbeitende für relevante rechtliche Anforderungen zu sensibilisieren.

Ein wirksames Mittel zur Risikominimierung sind interne Kontrollen. Durch regelmäßige Prüfungen von Beständen, Belegen und Prozessabläufen können Schwachstellen frühzeitig erkannt und behoben werden. In der Praxis zeigt sich jedoch, dass diese Maßnahmen ohne technische Unterstützung nur mit hohem Aufwand umzusetzen sind.

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Die Rolle der Warenwirtschaftssoftware für Compliance in KMU

An dieser Stelle kommt Warenwirtschaftssoftware ins Spiel. Sie bildet das Rückgrat einer rechtssicheren Warenwirtschaft, indem sie Prozesse digitalisiert, automatisiert und zentralisiert. Statt verteilter Datenquellen gibt es eine einheitliche Datenbasis, auf die alle relevanten Abteilungen zugreifen können.

Durch die softwaregestützte Erfassung von Wareneingängen, Lagerbewegungen, Aufträgen und Rechnungen entsteht eine lückenlose Dokumentation. Jede Änderung ist nachvollziehbar, Verantwortlichkeiten sind klar zugeordnet, und relevante Informationen stehen jederzeit zur Verfügung.

Vorteile von Warenwirtschaftssoftware für die rechtliche Sicherheit

Ein wesentlicher Vorteil von Warenwirtschaftssystemen ist ihre hohe Transparenz. Alle Warenbewegungen lassen sich in Echtzeit nachvollziehen, wodurch sich die Rückverfolgbarkeit erheblich verbessert. Einheitliche Stammdaten gewährleisten, dass Produktinformationen, Preise und steuerliche Angaben konsistent und korrekt sind.

Darüber hinaus unterstützen viele Systeme eine revisionssichere Archivierung von Belegen und Dokumenten. Mithilfe von Audit-Logs und Änderungsprotokollen kann jederzeit nachgewiesen werden, wer wann welche Anpassungen vorgenommen hat. Dies ist ein entscheidender Faktor bei Prüfungen durch Finanzbehörden oder externe Auditoren.

Moderne Softwarelösungen bieten zudem integrierte Kontrollmechanismen. Plausibilitätsprüfungen, Pflichtfelder und Freigabeprozesse reduzieren das Risiko menschlicher Fehler erheblich. Warnhinweise machen auf Unstimmigkeiten aufmerksam, bevor es zu Compliance-Verstößen kommt.

Nicht zuletzt profitieren KMU von regelmäßigen Software-Updates, die gesetzliche Änderungen, etwa bei Steuersätzen, Meldepflichten oder internationalen Handelsvorschriften, berücksichtigen. So bleibt die Warenwirtschaft auch bei sich ändernden Rahmenbedingungen rechtssicher.

Warenwirtschaftssoftware als Wettbewerbsvorteil für KMU

Compliance wird oft als lästige Pflicht betrachtet. Wenn sie jedoch richtig umgesetzt wird, kann sie zu einem echten Wettbewerbsvorteil werden. Unternehmen, die ihre Warenwirtschaft sauber, transparent und regelkonform organisieren, profitieren von stabilen Prozessen, geringeren Risiken und höherer Effizienz. Geschäftspartner und Kunden schätzen die Zuverlässigkeit und Professionalität, die sich aus einer rechtskonformen Arbeitsweise ergibt.

Der Einsatz einer geeigneten Warenwirtschaftssoftware bedeutet für KMU daher nicht nur mehr Rechtssicherheit, sondern auch eine solide Basis für Wachstum und Skalierbarkeit.

Fazit: Rechtssicherheit durch digitale Warenwirtschaft

Compliance in der Warenwirtschaft ist für KMU eine zentrale Managementaufgabe. Eine Kombination aus klar definierten Prozessen, geschulten Mitarbeitenden und einer leistungsfähigen Warenwirtschaftssoftware ermöglicht es, gesetzliche Anforderungen zuverlässig zu erfüllen und Risiken zu minimieren. Unternehmen, die frühzeitig in digitale und strukturierte Lösungen investieren, schaffen nicht nur Rechtssicherheit, sondern stärken zugleich ihre Wettbewerbsfähigkeit in einem zunehmend regulierten Marktumfeld.

FAQ – Compliance in der Warenwirtschaft

Was bedeutet Compliance in der Warenwirtschaft?

Compliance in der Warenwirtschaft bezeichnet die rechtssichere Abwicklung aller Warenbewegungen innerhalb eines Unternehmens. Dazu gehören der Einkauf, die Lagerhaltung, die Weiterverarbeitung, der Verkauf sowie die vollständige und revisionssichere Dokumentation aller Vorgänge gemäß rechtlicher Vorgaben wie den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).

Warum ist Compliance in der Warenwirtschaft für KMU so wichtig?

Für KMU ist Compliance in der Warenwirtschaft von besonderer Relevanz, da Fehler hier schnell zu Bußgeldern, Steuernachzahlungen oder Haftungsrisiken führen können. Gleichzeitig fehlen oft die personellen Ressourcen, um die komplexen gesetzlichen Anforderungen manuell umzusetzen.

Welche gesetzlichen Anforderungen betreffen die Warenwirtschaft?

Die Warenwirtschaft unterliegt unter anderem:

  • Handels- und Steuerrecht
  • Produktsicherheits- und Produkthaftungsgesetzen
  • Zoll- und Außenwirtschaftsvorschriften
  • Datenschutz (DSGVO)
  • Umwelt- und Entsorgungsauflagen

Eine rechtskonforme Warenwirtschaft gewährleistet, dass alle Vorgaben eingehalten werden und dies jederzeit nachweisbar ist.

Welche Compliance-Probleme treten in der Warenwirtschaft von KMU häufig auf?

Typische Compliance-Risiken in der Warenwirtschaft sind:

  • Fehlende Transparenz durch Excel-Listen oder Insellösungen
  • Medienbrüche und doppelte Datenerfassung
  • Unvollständige oder nicht revisionssichere Dokumentation
  • Manuelle Prozesse mit hoher Fehleranfälligkeit

Diese Faktoren erhöhen das Risiko von Verstößen erheblich.

Welche Folgen hat mangelnde Compliance in der Warenwirtschaft?

Fehlende Compliance kann Bußgelder, Nachzahlungen, Vertragsstrafen oder Lieferstopps nach sich ziehen. Darüber hinaus drohen Reputationsschäden und Vertrauensverluste bei Kunden und Geschäftspartnern. Diese können die Wettbewerbsfähigkeit langfristig gefährden.

Wie können KMU eine rechtssichere Warenwirtschaft umsetzen?

Eine rechtssichere Warenwirtschaft basiert auf:

  • Standardisierten und dokumentierten Prozessen
  • Klar geregelten Verantwortlichkeiten
  • Regelmäßigen Mitarbeiterschulungen
  • Internen Kontrollen zur Fehlervermeidung

Ohne digitale Unterstützung sind diese Maßnahmen jedoch mit hohem Aufwand verbunden.

Wie unterstützt Warenwirtschaftssoftware die Compliance?

Eine Warenwirtschaftssoftware für KMU digitalisiert und automatisiert alle relevanten Prozesse. Sie schafft eine zentrale Datenbasis, ermöglicht lückenlose Nachvollziehbarkeit und reduziert Fehler durch integrierte Prüf- und Kontrollmechanismen.

Welche Vorteile bietet Warenwirtschaftssoftware für die rechtliche Sicherheit?

Ein Warenwirtschaftssystem unterstützt die Compliance durch:

  • Echtzeit-Transparenz aller Warenbewegungen
  • Einheitliche und korrekte Stammdaten
  • GoBD-konforme Archivierung von Belegen
  • Audit-Logs und Änderungsprotokolle
  • Automatische Plausibilitätsprüfungen und Freigabeprozesse
  • Regelmäßige Updates bei gesetzlichen Änderungen

Ersetzt Warenwirtschaftssoftware interne Kontrollen und Fachwissen?

Nein, eine Warenwirtschaftssoftware ergänzt interne Kontrollen und fachliches Know-how, ersetzt diese jedoch nicht. Erst das Zusammenspiel von Software, klaren Prozessen und geschulten Mitarbeitenden gewährleistet nachhaltige Compliance.

Kann Compliance in der Warenwirtschaft ein Wettbewerbsvorteil sein?

Ja, denn eine transparente und rechtskonforme Warenwirtschaft stärkt das Vertrauen von Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern. Gleichzeitig verbessern sich die Effizienz, die Prozesssicherheit und die Skalierbarkeit, wodurch sich ein klarer Wettbewerbsvorteil für KMU ergibt.

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Warenwirtschaftssystem einführen: So steuern Sie Bestände und Prozesse effizient
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Warenwirtschaftssystem einführen: So steuern Sie Bestände und Prozesse effizient

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Ob Auftragsabwicklung, Lagerbestand oder Einkauf: Ein modernes Warenwirtschaftssystem bündelt diese Prozesse in einer zentralen Datenbasis. Wir zeigen Ihnen, warum die Software gerade für mittelständische Unternehmen zum strategischen Faktor wird, welche Vorteile sie bietet und wie Sie die Einführung in sieben Schritten strukturiert planen – inklusive der häufigsten Fehler, die Sie vermeiden sollten.

Warum ein Warenwirtschaftssystem für Ihr Unternehmen wichtig ist

Die Konzepte und Organisationsformen des Handels in Deutschland haben sich in den vergangenen Jahrzehnten stark verändert. Prägten in der Nachkriegszeit vorwiegend kleinere Geschäfte und Genossenschaften die Handelslandschaft, bestimmen heute Unternehmenskonzentrationen, Internationalisierung, wachsende Sortimente und zunehmend der Onlinehandel das Bild. Zugleich sind die Erwartungen Ihrer Kunden in Bezug auf Warenangebot, Preis-Leistungs-Verhältnis und Service gestiegen.

Vor allem als kleines oder mittleres Unternehmen (KMU) verfügen Sie über deutlich geringere betriebswirtschaftliche Spielräume als Großunternehmen und Handelskonzerne. Ineffiziente Abläufe, mangelnde Information der Führungsebene oder Fehlentscheidungen bei der Sortimentspolitik können Sie sich daher noch weniger leisten als große Wettbewerber. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, benötigen Sie ein Steuerungsinstrument, mit dem Sie Warenbewegungen artikelgenau erfassen, Ihr Sortiment laufend weiterentwickeln und Ihre Bestände optimal führen können. Diese Aufgaben lassen sich angesichts der Dynamik und Komplexität der betrieblichen Praxis nur mithilfe eines Warenwirtschaftssystems (WWS) effizient erledigen.

Ein Warenwirtschaftssystem bündelt relevante Informationen aus Einkauf, Lagerhaltung, Auftragsabwicklung und Verkauf und unterstützt Sie dabei, Abläufe einheitlich zu organisieren. Sie erhalten einen besseren Überblick über Lagerbestände, offene Aufträge und Warenflüsse. Das erleichtert operative Entscheidungen und kann dazu beitragen, Überbestände, Fehlmengen und unnötige manuelle Arbeit zu reduzieren.

Trotz dieser Vorteile setzen manche kleinen oder mittelgroßen Unternehmen noch immer kein Warenwirtschaftssystem ein, sondern erledigen die Auftragsbearbeitung mithilfe selbst erstellter Anwendungen oder auf Basis von Tabellenprogrammen wie Microsoft Excel. Damit lassen sich zwar Aufträge erfassen, den Warenfluss umfassend abbilden können solche Lösungen jedoch nicht. Auch veraltete und unflexible Warenwirtschaftssysteme, die sich bei veränderten Anforderungen nicht anpassen lassen, sind in der Praxis verbreitet. Häufig bestehen zudem Defizite bei der organisatorischen Einbindung, der Datenqualität, dem internen IT-Know-how oder der Nutzung vorhandener Funktionen. Dies zeigt: Warenwirtschaftssysteme werden vielerorts noch nicht als strategischer Wettbewerbsfaktor betrachtet.

Welche Aufgaben übernimmt ein Warenwirtschaftssystem?

Das WWS bildet als zentrales Softwaresystem in Ihrem Unternehmen den physischen Warenfluss in den Schlüsselbereichen der Warenwirtschaft ab. Dazu gehören typischerweise:

  • Einkauf und Bestellwesen
  • Lagerverwaltung und Bestandsführung
  • Auftragsabwicklung sowie Wareneingang und Warenausgang
  • Sortiments-, Lieferanten- und Artikeldatenverwaltung
  • Inventur und Rechnungsprüfung
  • Auswertungen und Analysen
  • Anbindung von Online-Shops und weiteren Vertriebskanälen

Auf Basis der erfassten und weiterverarbeiteten Daten liefert Ihnen das System jederzeit aktuelle Informationen zur Entscheidungsvorbereitung und Ergebniskontrolle. Neben Auswertungen zu warenwirtschaftlichen Messgrößen wie Umsatz und Rohertrag stellt ein WWS auch Bewertungs- und Steuerungsinformationen zu Kunden, Lieferanten und Lagerbeständen bereit. Anhand dieser Informationen behalten Sie Sortiment und Bestände im Blick, erkennen Fehlentwicklungen frühzeitig und können steuernd eingreifen.

Die konkrete Ausstattung hängt von der jeweiligen Lösung und Ihren Anforderungen ab. Entscheidend ist, dass die Software Ihre tatsächlichen Abläufe unterstützt und Daten möglichst ohne doppelte Erfassung zwischen den beteiligten Bereichen fließen – etwa zwischen Warenwirtschaft, Lagerwirtschaft und Finanzbuchhaltung.

Warenwirtschaftssysteme werden für KMU immer wichtiger

Insbesondere die Anforderungen des Omni-Channel- und Cross-Channel-Vertriebs erhöhen die Komplexität im Handel spürbar: Ihre Kunden entscheiden sich in jeder Phase des Kaufprozesses – Information, Kauf, Logistik, Bezahlung, Rückgabe – unabhängig voneinander für einen Kanal. Differenziertere Kundenbedürfnisse erfordern schnellere Veränderungen von Handelsleistungen und -prozessen. Ein Warenwirtschaftssystem, das vollständig mit Ihrer Shop-Lösung und einem Analyse- und Auswertungssystem integriert ist, bildet die zentrale IT-technische Basis, ohne die Prozesse im Handel kaum noch effizient funktionieren.

Besonders wichtig ist deshalb die Integration mit angrenzenden Systemen: Online-Shops, Kassensysteme, Business-Intelligence-Lösungen sowie Anwendungen für die Kundenbetreuung. Wenn diese Systeme miteinander verbunden sind, lassen sich Systembrüche und redundante Datenhaltung reduzieren. Auch beim elektronischen Datenaustausch (EDI) besteht bei vielen KMU noch Potenzial – etwa bei der bislang oft manuellen Artikelanlage, die sich auf automatisierte Prozesse umstellen lässt.

Zusätzliches Potenzial liegt in der Automatisierung von Bestellungen: Geeignete Systeme unterstützen Sie dabei, Bestände zu überwachen, Fehlmengen zu vermeiden und die Warenverfügbarkeit besser zu planen. Auch die Vertriebsunterstützung lässt sich in Richtung eines effizienten Customer-Relationship-Managements (CRM) weiterentwickeln, um beispielsweise selektives Marketing zu ermöglichen.

Eine Warenwirtschaftslösung sollte dabei nicht isoliert betrachtet werden. Ihr Nutzen hängt maßgeblich davon ab, ob die Software passend eingerichtet ist, von Ihren Mitarbeitenden verstanden wird und die organisatorischen Prozesse mit ihr übereinstimmen.

Welche Vorteile bietet Ihnen ein Warenwirtschaftssystem?

Ein leistungsfähiges Warenwirtschaftssystem versetzt Sie in die Lage, Ihre Geschäftsprozesse wirtschaftlich zu gestalten – in mehreren Bereichen zugleich:

Mehr Transparenz über Bestände und Prozesse

Aktuelle Informationen erleichtern Ihnen die Beurteilung von Lagerbeständen, Aufträgen und Warenbewegungen. Dadurch können Sie fundierter entscheiden und Engpässe oder Überbestände früher erkennen.

Weniger manuelle Arbeit durch Rationalisierung

Aufträge, Adressen, erbrachte Leistungen und gelieferte Waren müssen nur einmal erfasst werden, wodurch sich Ihr Zeit- und Kostenaufwand reduziert. Das gilt auch für Artikel-, Kunden- und Lieferantenstammdaten, die sich mithilfe der Software übersichtlich verwalten lassen. Abhängig vom Funktionsumfang lassen sich zudem wiederkehrende Arbeitsschritte automatisieren, was das Risiko von Fehlern durch doppelte Datenpflege senkt.

Schnellere Auftragsabwicklung und optimierte Bestände

Ein modernes WWS beschleunigt die Abläufe im Bestellwesen, was dazu beiträgt, Lagerbestände zu optimieren und die Verkaufsbereitschaft zu erhöhen. Auch die Rechnungsschreibung funktioniert schnell und nahezu automatisch.

Effizientere Zusammenarbeit

Einkauf, Lager, Vertrieb und Verwaltung arbeiten mit einer gemeinsamen Datenbasis. Das verbessert die Abstimmung und erleichtert die Übergabe von Informationen zwischen den Bereichen – etwa der Lagerwirtschaft und der Finanzbuchhaltung.

Fundiertere Auswertungen

Ausgereifte Reportingfunktionen, idealerweise ergänzt um ein Kennzahlen-Cockpit, verschaffen Ihnen als Führungskraft einen schnellen Überblick und ermöglichen fundierte Geschäftsentscheidungen.

Ein zusätzliches Sparpotenzial ergibt sich, wenn Sie elektronische Rechnungen erstellen und archivieren: Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Geschäftsverkehr grundsätzlich empfangen und verarbeiten können; für die Ausstellung gelten je nach Unternehmensgröße noch Übergangsfristen bis Ende 2027 beziehungsweise Ende 2028. Als E-Rechnung gelten dabei nur strukturierte, maschinenlesbare Formate wie XRechnung oder das hybride Format ZUGFeRD – eine reine PDF-Rechnung erfüllt diese Anforderung nicht mehr. Ein Warenwirtschaftssystem, das solche Formate direkt erzeugen, versenden und GoBD-konform archivieren kann, unterstützt Sie dabei, diese gesetzlichen Vorgaben ohne zusätzlichen manuellen Aufwand zu erfüllen.

Worauf sollten Sie bei der Auswahl achten?

Die passende Software sollte sich an den Anforderungen Ihres Unternehmens orientieren. Wichtige Auswahlkriterien sind:

  • Intuitive Bedienbarkeit: Das spart Schulungskosten und sorgt dafür, dass die Software sofort produktiv genutzt werden kann.
  • Passende Funktionen für Ihre Geschäftsprozesse: Orientieren Sie sich an den Kernaufgaben Ihrer Warenwirtschaft sowie an branchenspezifischen Anforderungen, etwa bei Stammdaten wie Mindesthaltbarkeitsdatum, Seriennummern oder Farb-Größen-Matrizen.
  • Integrationsfähigkeit in Ihre bestehende IT-Landschaft, etwa zu Lagerwirtschaft, Finanzbuchhaltung, Onlineshop oder Kassensystemen. Erst der wechselseitige Datenfluss mit anderen Unternehmensbereichen bringt die Vorzüge eines WWS voll zur Geltung.
  • Support durch den Anbieter in jeder Projektphase – das schützt Sie besonders in der Einführungsphase vor ungewollten Verzögerungen.
  • Auswertungs- und Analysefunktionen, idealerweise mit Kennzahlen-Cockpit.
  • Skalierbarkeit: Die Lösung sollte funktional mit Ihrem Unternehmen mitwachsen können.
  • Angemessene Gesamtbetriebskosten, betrachtet über den gesamten Total-Cost-of-Ownership-Ansatz.

Bei der Grundsatzfrage Standard- versus Individualsoftware gilt: Für die meisten KMU dürfte eine Standardsoftware die bessere Wahl sein. Sie ist in der Regel deutlich kostengünstiger als eine individuell angefertigte Lösung und bietet durch kontinuierliche Weiterentwicklung und Wartung des Herstellers ein höheres Maß an Zukunftssicherheit. Das verbreitete Vorurteil, man müsse bei Standardsoftware erst die eigenen Geschäftsprozesse anpassen, ist in der Praxis längst widerlegt: Moderne Standard-Warenwirtschaftssysteme lassen sich dank ihres modularen Aufbaus flexibel konfigurieren und durch Customizing auf Ihre Bedürfnisse zuschneiden. Individualsoftware kann sinnvoll sein, wenn sehr spezielle Prozesse abgebildet werden müssen – sie geht jedoch meist mit höheren Anschaffungs- und Wartungskosten sowie einer stärkeren Abhängigkeit vom Softwareentwickler einher. Entscheidend ist letztlich, ob der Anbieter in der Lage ist, Ihre Spezialanforderungen zuverlässig umzusetzen, im Idealfall durch Aufnahme in den Software-Standard.

Bewerten Sie dabei nicht nur den Anschaffungspreis, sondern auch Einführung, Schulung, Betrieb, Wartung, Schnittstellen und mögliche Anpassungen.

Warenwirtschaft einführen: In sieben Schritten zum passenden System

Die Einführung einer Warenwirtschaftssoftware ist kein gewöhnliches IT-Projekt, sondern greift direkt in zentrale Abläufe der Auftragsabwicklung ein. Ein Softwareprojekt kann beispielsweise daran scheitern, dass sich die betrieblichen Anforderungen nach der Einführung ändern und die gewählte Lösung sich als unflexibel erweist oder der Anbieter benötigte Funktionen nicht zeitnah bereitstellen kann. Solche Fehlentscheidungen lassen sich mit einer sorgfältigen, strukturierten Planung von Anfang an vermeiden.

1. Ziele klar definieren

Bestimmen Sie zunächst, welche Ziele Sie mit der Einführung einer neuen Warenwirtschaftssoftware verfolgen. Dazu können zählen: eine beschleunigte Auftragsabwicklung durch verbesserten Informationsfluss, eine höhere Qualität und Aktualität von Informationen zur Entscheidungsvorbereitung, Kostensenkung durch Rationalisierung der Betriebsabläufe oder der Ersatz papierbasierter, manueller Prozesse.

2. Anforderungen priorisieren und im Lastenheft festhalten

Erstellen Sie ein Lastenheft (Anforderungskatalog) mit Ihren Anforderungen an das Warenwirtschaftssystem. Legen Sie fest, welche Funktionsbereiche die Software abdecken muss – von den Kernaufgaben wie Auftragsverwaltung, Bestandsführung und Rechnungsprüfung bis zu Zusatzfunktionen wie Einkauf, Chargenverwaltung oder Offene-Posten-Verwaltung. Beziehen Sie die betroffenen Fachabteilungen ein, damit die Anforderungen aus Einkauf, Lager, Vertrieb und Verwaltung berücksichtigt werden. Prüfen Sie zudem, ob eine Integration mit angrenzenden Funktionsbereichen wie digitaler Lagerverwaltung, Fertigung oder Dokumentenmanagement sinnvoll ist.

3. Geeignete Anbieter sorgfältig vergleichen

Recherchieren Sie auf Basis Ihres Lastenhefts geeignete Anbieter und lassen Sie sich typische Prozesse anhand Ihrer Anforderungen zeigen. Bewerten Sie dabei nicht nur die Funktionen, sondern auch Bedienbarkeit, Integrationsfähigkeit und Anbieterunterstützung. Wählen Sie einen engeren Kreis infrage kommender Kandidaten aus und bitten Sie diese um vergleichbare Angebote auf Grundlage Ihres Lastenhefts.

4. Zuständigkeiten, Abläufe und Fristen festlegen

Klären Sie, wer in Ihrem Unternehmen verantwortlicher Hauptansprechpartner während des Einführungsprojekts ist, wer die Fachabteilungen vertritt, wer das Konzept erstellt und wer für die Datenübernahme aus dem Altsystem zuständig ist. Legen Sie außerdem gemeinsam mit dem Softwareanbieter fest, welche Aufgaben bis wann erledigt sein müssen, wann die Testphase beginnt und wann das neue System in den Echtbetrieb gehen soll. Ein realistischer Zeitplan mit klaren Meilensteinen schafft Verbindlichkeit.

5. Daten vorbereiten und gründlich testen

Bereinigen und vereinheitlichen Sie Artikeldaten, Lieferanteninformationen und Bestände vor der Übernahme in das neue System. Testen Sie vor dem Produktivstart insbesondere die Funktionen, die Stabilität der Prozesse, die Schnittstellen sowie die Konsistenz der übernommenen Daten. In der Testphase werden häufig noch Anpassungen vorgenommen, etwa Fehlerkorrekturen oder die Ergänzung von Funktionen.

6. Mitarbeitende praxisnah schulen

Warten Sie mit der Schulung Ihrer Mitarbeitenden nicht bis zum Produktivstart. Machen Sie zunächst Ihre IT-Fachleute und Führungskräfte mit Konfiguration, Rechtevergabe und Bedienung vertraut. Im nächsten Schritt lernen die künftigen Anwenderinnen und Anwender die Bedienabläufe kennen, um im Tagesgeschäft sicher damit umgehen zu können. Erklären Sie dabei nicht nur die Bedienung, sondern auch die Ziele der Umstellung.

7. Schrittweise starten und kontinuierlich optimieren

Ein Pilotprojekt mit ausgewählten Bereichen oder Lieferanten kann den Einstieg erleichtern. Mit dem Produktivstart ist das Projekt „Warenwirtschaft einführen“ jedoch nicht automatisch beendet: Meist zeigen sich nach den ersten Praxiserfahrungen weitere Möglichkeiten, das System zu optimieren. Betrachten Sie die Weiterentwicklung Ihrer Warenwirtschaft als fortlaufenden Prozess und nehmen Sie Ihren Softwareanbieter dabei in die Pflicht.

Typische Fehler bei der Einführung

Viele Softwareprojekte scheitern nicht an fehlenden Funktionen, sondern an unzureichender Vorbereitung. Häufige Fehler sind:

  • Ziele und Anforderungen bleiben unklar formuliert.
  • Mitarbeitende werden erst kurz vor dem Produktivstart einbezogen.
  • Daten werden ungeprüft aus dem Altsystem übernommen.
  • Zuständigkeiten für die Einführung sind nicht eindeutig geregelt.
  • Schnittstellen zu anderen Systemen werden erst spät betrachtet.
  • Die Software wird nicht ausreichend geschult.
  • Das System wird nicht an die tatsächlichen betrieblichen Prozesse angepasst.

Auch eine Lösung mit vielen Funktionen bringt wenig, wenn sie organisatorisch nicht eingebettet ist oder in den Fachabteilungen unzureichende Kenntnisse vorhanden sind. Die Einführung endet deshalb nicht mit dem Go-live: Regelmäßige Überprüfung und Weiterentwicklung gehören zum laufenden Betrieb dazu.

Fazit

Ein Warenwirtschaftssystem bildet als zentrales Softwaresystem die Grundlage, um Bestände, Aufträge und Warenflüsse transparent zu steuern. Für Sie als KMU wird die Software vor allem dann zum strategischen Vorteil, wenn sie vollständig in Ihre bestehende Systemlandschaft integriert ist, Daten konsistent hält und Ihre tatsächlichen Prozesse unterstützt – statt umgekehrt Ihre Abläufe an die Software anzupassen.

Eine erfolgreiche Einführung braucht klare Ziele, ein priorisiertes Lastenheft, sorgfältig ausgewählte Anbieter, eindeutige Zuständigkeiten, bereinigte Daten und die frühzeitige Einbindung Ihrer Mitarbeitenden. Wenn Sie das Projekt strukturiert planen und schrittweise umsetzen, schaffen Sie bessere Voraussetzungen für effiziente Abläufe und eine belastbare Grundlage für die weitere Digitalisierung Ihres Unternehmens.

Häufig gestellte Fragen zum Warenwirtschaftssystem

Was ist ein Warenwirtschaftssystem?

Ein Warenwirtschaftssystem (WWS) ist eine Software zur Planung, Steuerung und Dokumentation von Warenprozessen. Es bildet den physischen Warenfluss in den Schlüsselbereichen Verkauf, Bestellwesen, Einkauf und Lagerhaltung ab und liefert der Unternehmensführung aktuelle Informationen zur Entscheidungsvorbereitung.

Warum ist ein Warenwirtschaftssystem für KMU wichtig?

Es schafft mehr Transparenz über Bestände und Warenbewegungen, reduziert manuelle Datenpflege durch einmalige Erfassung und unterstützt Sie dabei, komplexere Abläufe – etwa durch Omni-Channel-Vertrieb oder wachsende Sortimente – effizienter zu steuern, obwohl Sie als KMU über geringere betriebswirtschaftliche Spielräume verfügen als Großunternehmen.

Welche Vorteile bietet eine Warenwirtschaftssoftware?

Zu den möglichen Vorteilen zählen eine bessere Bestandsübersicht, schnellere Auftragsabwicklung, weniger doppelte Datenerfassung, effizientere Zusammenarbeit zwischen Fachabteilungen und fundiertere Auswertungen durch Reportingfunktionen und Kennzahlen-Cockpits.

Wie führen Sie ein Warenwirtschaftssystem erfolgreich ein?

Definieren Sie zunächst Ihre Ziele, halten Sie die Anforderungen in einem Lastenheft fest, vergleichen Sie geeignete Anbieter, legen Sie Zuständigkeiten und Fristen fest, bereiten Sie Daten vor und testen Sie das System gründlich, schulen Sie Ihre Mitarbeitenden praxisnah und starten Sie idealerweise schrittweise mit einem Pilotprojekt.

Welche Funktionen sollte ein Warenwirtschaftssystem haben?

Das hängt von Ihren individuellen Anforderungen ab. Zu den Kernaufgaben zählen typischerweise Auftragsverwaltung, Bestandsführung, Steuerung des Warenflusses, Erfassung von Wareneingängen und -ausgängen, Sortimentsverwaltung, Inventur und Rechnungsprüfung. Wichtig ist zusätzlich die Integration mit relevanten Nachbarsystemen wie Lagerwirtschaft, Finanzbuchhaltung oder Online-Shop.

Standardsoftware oder Individualsoftware: Was ist für KMU sinnvoller?

Für die meisten KMU ist Standardsoftware die wirtschaftlichere Wahl. Sie ist in der Regel kostengünstiger, wird vom Hersteller kontinuierlich weiterentwickelt und lässt sich dank modularem Aufbau flexibel an betriebliche Besonderheiten anpassen. Individualsoftware bietet zwar einen geringeren Anpassungsaufwand an bestehende Prozesse, geht aber meist mit höheren Anschaffungs- und Wartungskosten sowie einer stärkeren Abhängigkeit vom Entwickler einher.

Welche Rolle spielt die E-Rechnungspflicht für Warenwirtschaftssysteme?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland im B2B-Geschäftsverkehr grundsätzlich E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Als E-Rechnung gelten nur strukturierte, maschinenlesbare Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD – eine reine PDF-Datei erfüllt diese Vorgaben nicht mehr. Für die Ausstellung von E-Rechnungen gelten je nach Unternehmensgröße noch Übergangsfristen bis Ende 2027 beziehungsweise Ende 2028. Ein Warenwirtschaftssystem, das diese Formate direkt erzeugen und GoBD-konform archivieren kann, erleichtert Ihnen die Umsetzung dieser gesetzlichen Vorgaben erheblich.

Welche Rolle spielen Mitarbeitende bei der Einführung?

Mitarbeitende kennen die bestehenden Abläufe am besten und sollten deshalb frühzeitig einbezogen werden. Schulungen, klare Zuständigkeiten und ein schrittweises Vorgehen erleichtern die Akzeptanz und die produktive Nutzung der neuen Lösung im Tagesgeschäft.

Welche Anforderungen ein B2B-Onlineshop erfüllen muss
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Welche Anforderungen ein B2B-Onlineshop erfüllen muss

Der Onlinehandel im B2B-Bereich wächst rasant – und viele mittelständische Unternehmen möchten davon profitieren. Doch was auf den ersten Blick nach einem einfachen Digitalisierungsschritt aussieht, entpuppt sich oft als komplexes Projekt: Standardshops stoßen schnell an ihre Grenzen, Prozesse laufen nicht rund, und Kunden sind unzufrieden. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Anforderungen ein B2B-Onlineshop erfüllen muss und warum die Integration mit der Warenwirtschaft von entscheidender Bedeutung ist.

5 Min. Lesezeit

Als Markus B., Geschäftsführer eines mittelständischen Großhandels für Industriebedarf, vor zwei Jahren seinen ersten Onlineshop live schaltete, war die Begeisterung groß. Endlich digital verkaufen! Doch die Euphorie hielt nur kurz.

Schon nach wenigen Wochen häuften sich die Beschwerden der Geschäftskunden:

  • „Warum sehe ich meine individuellen Preise nicht?“
  • „Ich brauche meine alten Bestellungen zum Wiederholen – wo finde ich die?“
  • „Unsere Einkaufsabteilung kann keine Sammelbestellungen freigeben!“

Markus musste einsehen: Er hatte auf das falsche Pferd gesetzt – ein klassisches B2C-Shopsystem, das für den Endkundenhandel konzipiert ist. Im B2B-Geschäft stieß es rasch an seine Grenzen. Denn der digitale Vertrieb funktioniert nur, wenn das Shopsystem auf B2B-Prozesse ausgelegt ist und in bestehende Systeme integriert werden kann.

Warum ein spezieller B2B Onlineshop notwendig ist

Im Endkundengeschäft (B2C) zählen Emotion und Einfachheit: schönes Design, schnelle Lieferung, fertig. Im B2B-Bereich dagegen stehen Prozesse, Integration und Stabilität im Mittelpunkt.

Ein erfolgreicher B2B Onlineshop muss:

  • kundenspezifische Preise und Rabatte anzeigen,
  • in Echtzeit mit der Warenwirtschaft kommunizieren, und
  • sich in bestehende Einkaufs- und Freigabeprozesse einfügen.

„Wir haben erst verstanden, wie wichtig die Schnittstellen zur Warenwirtschaft sind, als der erste Shop online war – und nichts synchron lief“, erinnert sich Geschäftsführer Markus B.

Zentrale Anforderungen an ein B2B Shopsystem

Damit ein mittelständischer Händler im B2B E-Commerce erfolgreich ist, braucht sein Shopsystem bestimmte Kernfunktionen.

Produkt- und Preisdarstellung

  • Kundenspezifische Preise und Rabattstaffeln
  • Staffelpreise für Großabnehmer
  • Suche nach Artikel-, Hersteller- oder Kundennummern
  • Echtzeit-Anzeige von Verfügbarkeiten

Bestellprozesse

  • Wiederholungs- und Rahmenbestellungen
  • Mindestbestellmengen
  • Direktbestellung per Artikelnummer
  • Unterstützung von E-Procurement-Formaten (EDIFACT, VDA, GAEB)
  • Bestellfreigaben nach interner Hierarchie

Self-Service-Funktionen

  • Bestellhistorie und Rechnungsübersicht
  • Verwaltung von Benutzerrechten
  • Download von Rechnungen
  • Übersicht über Kontingente und Guthaben

Diese Funktionen sorgen dafür, dass Kunden schnell, sicher und effizient bestellen können – und der Vertrieb spürbar entlastet wird.

Integration mit der Warenwirtschaft: Das Rückgrat des B2B-Shops

Ohne funktionierende Verbindung zur Warenwirtschaftssoftware bleibt jeder Onlineshop Stückwerk. Hier liegen alle entscheidenden Daten: Preise, Lagerbestände, Kundengruppen und Rabatte.

Ein gutes B2B Shopsystem fungiert als Frontend, das in Echtzeit mit dem Warenwirtschaftssystem kommuniziert. So werden Artikel, Preise und Bestände automatisch aktualisiert – ohne manuelle Exporte oder Datenfehler.

„Früher mussten wir alles händisch abgleichen. Heute läuft das automatisch“, erzählt Geschäftsführer Markus B. nach der Umstellung auf ein spezielles B2B-Shopsystem.

Branchenlösungen: Wenn Standard nicht reicht

Viele mittelständische Unternehmen benötigen branchenspezifische Erweiterungen, wie zum Beispiel:

  • Produktkonfiguratoren für Maße, Farben oder Gravuren
  • Direktlieferung an Endkunden im Namen des Händlers
  • Mandantenfähigkeit für verschiedene Marken oder Subshops
  • Design-Anpassung an das Corporate Design von Vertriebspartnern

Solche individuellen Anforderungen lassen sich meist nur durch maßgeschneiderte B2B E-Commerce-Lösungen umsetzen – nicht mit Standardsoftware aus dem B2C-Bereich.

Fazit: Investition in den richtigen B2B Onlineshop zahlt sich aus

Für mittelständische Unternehmen ist der richtige B2B Onlineshop mehr als bloß eine weitere Website. Er ist das digitale Tor zum Kunden und eine zentrale Schnittstelle im Vertriebsprozess. Wer auf ein System setzt, das mit der Warenwirtschaft integriert ist, auf B2B-Prozesse ausgelegt ist, und kundenspezifische Abläufe unterstützt, schafft die Basis für langfristigen Erfolg im digitalen Handel. Oder wie Geschäftsführer Markus B. es heute ausdrückt: „Unser Onlineshop arbeitet jetzt für uns – und nicht umgekehrt.“

Effiziente Warenwirtschaft: 5 Herausforderungen für KMU und ihre Lösungen
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Effiziente Warenwirtschaft: 5 Herausforderungen für KMU und ihre Lösungen

Eine effiziente Lagerverwaltung und ein optimiertes Bestandsmanagement sind Schlüsselfaktoren für den wirtschaftlichen Erfolg kleiner und mittlerer Unternehmen (KMU). Dennoch stehen viele Unternehmen in der Praxis vor Herausforderungen, die den Betrieb verlangsamen, Kosten in die Höhe treiben und wertvolle Zeit beanspruchen. Dieser Beitrag beleuchtet fünf typische Probleme in der Warenwirtschaft von KMU und zeigt Lösungen auf.

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1. Unzureichende Bestandsübersicht in der Warenwirtschaft und Lagerverwaltung

Viele KMU erfassen ihre Lagerbestände nicht genau genug. Fehlende Echtzeitdaten verursachen entweder Engpässe oder Überbestände. Engpässe verzögern Kundenaufträge und beeinträchtigen die Kundenzufriedenheit, während Überbestände Kapital binden und die Lagerkosten unnötig erhöhen.

Die Lösung:

  • Der Einsatz einer modernen Warenwirtschaftssoftware mit automatischer Bestandsaktualisierung sorgt für einen stets aktuellen Überblick.
  • Benachrichtigungen beim Erreichen von Mindestbeständen erleichtern Nachbestellungen und verhindern Lieferengpässe.
  • Technologien wie mobile Scanner oder RFID-Systeme verbessern die Lagerhaltung zusätzlich, indem sie Fehler minimieren und Arbeitsprozesse beschleunigen.

2. Fehlende Automatisierung in der Warenwirtschaft und Lagerlogistik

In vielen KMU laufen zentrale Prozesse wie Auftragserfassung, Lagerbewegungen oder Rechnungsstellung noch manuell ab. Dies kostet Zeit und erhöht die Fehlerquote, beispielsweise durch falsche Bestellmengen oder Tippfehler.

Die Lösung:

  • Die Automatisierung von Warenwirtschaftsprozessen erhöht die Effizienz und Genauigkeit erheblich.
  • Digitale Warenwirtschaftssysteme beschleunigen durch automatisierte Prozesse Aufgaben wie Bestellvorgänge, Rechnungsstellung oder Lagerbewegungen.
  • Die Integration von Barcode- oder RFID-Technologien ermöglicht zudem die fehlerfreie Erfassung von Warenein- und -ausgängen.

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3. Mangelhafte Lagerorganisation und ineffiziente Lagerhaltung

Ein unstrukturiertes Lager führt zu langen Suchzeiten, Fehlkommissionierungen und ineffizienten Laufwegen – was die Produktivität erheblich beeinträchtigt.

Die Lösung:

  • Ein durchdachtes Lagerverwaltungssystem optimiert den verfügbaren Raum und verbessert den Warenfluss.
  • Die so genannte chaotische Lagerhaltung, bei der die Artikel nach Verfügbarkeit und nicht nach festen Lagerplätzen eingelagert werden, kann mit intelligenter Software äußerst effizient gestaltet werden.
  • Klare Kennzeichnungen, optimierte Regalsysteme sowie regelmäßige Schulungen des Personals sorgen für eine strukturierte Lagerverwaltung.

4. Schwache Kommunikation mit Lieferanten

Unzuverlässige oder fehlerhafte Lieferungen führen zu Engpässen und frustrieren Kunden. Gerade KMU mit begrenzten Lagerkapazitäten sind auf reibungslose Lieferketten angewiesen. Mangelnde Transparenz und ineffiziente Kommunikation erschweren jedoch häufig die Zusammenarbeit mit Lieferanten.

Die Lösung:

  • Digitale Schnittstellen zwischen Warenwirtschaftssystem und Lieferanten verbessern den Informationsfluss erheblich.
  • Automatisierte Bestellprozesse synchronisieren Bestellungen und Lieferbestätigungen in Echtzeit.
  • Regelmäßige Lieferantenaudits, verbindliche Liefervereinbarungen sowie alternative Bezugsquellen sichern die Lieferkette zusätzlich ab.

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5. Fehlende Datenauswertung und -analyse

Viele KMU werten ihre Warenwirtschaftsdaten nicht systematisch aus. Ohne aussagekräftige Analysen bleibt es schwierig, ineffiziente Prozesse zu erkennen oder fundierte Entscheidungen über Bestandsgrößen und Lieferketten zu treffen.

Die Lösung:

  • Eine leistungsfähige Warenwirtschaftssoftware wertet zentrale Kennzahlen wie Lagerumschlag, Bestellzyklen oder Retourenquoten aus.
  • Diese Datenanalyse ermöglicht es Unternehmen, Engpässe frühzeitig zu erkennen, ineffiziente Prozesse zu optimieren und Entscheidungen datenbasiert zu treffen.

Fazit: Optimierte Warenwirtschaft für mehr Effizienz in KMU

Mit modernen Technologien und klar definierten Prozessen können KMU ihre Warenwirtschaft effizienter gestalten: Die Digitalisierung spart Zeit, reduziert Fehler und verbessert die Lagerhaltung nachhaltig. Unternehmen, die ihre Warenströme mit intelligenter Warenwirtschaftssoftware steuern, die Kommunikation mit Lieferanten optimieren und Entscheidungen datenbasiert treffen, sichern sich langfristig Wettbewerbsvorteile und eine höhere Kundenzufriedenheit.

Die Investition in ein modulares Warenwirtschaftssystem zahlt sich aus: Unternehmen senken Kosten, erhöhen ihre Flexibilität und schaffen eine solide Basis für nachhaltiges Wachstum. Gerade im Mittelstand kann dies den entscheidenden Unterschied zwischen stagnierendem Geschäft und dynamischem Erfolg ausmachen.

Excel in der Fertigung: Wann es an seine Grenzen stößt
ERP & Finance

Excel in der Fertigung: Wann es an seine Grenzen stößt

Viele kleine und mittlere Produktionsbetriebe führen ihre Fertigungsplanung und Produktionssteuerung mit Excel durch. Obwohl das Tabellenkalkulationsprogramm in bestimmten Bereichen nützlich sein kann, stößt Excel in der Fertigung oft an seine Grenzen. Dieser Artikel beleuchtet die Herausforderungen und zeigt, warum eine ERP-Software für die Fertigung die bessere Wahl ist.

5 Min. Lesezeit

Kein anderes Werkzeug wird in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) häufiger zur Produktionsplanung und -steuerung (PPS) eingesetzt als Microsoft Excel. Tatsächlich erfüllt Excel in der Fertigung durchaus sinnvolle Aufgaben – als führendes System eignet sich die Tabellenkalkulation jedoch weniger. Um dies zu verdeutlichen, werfen wir zunächst einen Blick auf die typischen Aufgaben im PPS-Bereich.

Die drei Aufgabenbereiche von PPS

1. Fertigungsplanung und Produktionsplanung – mit Excel bei wachsender Komplexität schwierig

Ziel der Produktionsplanung, auch Fertigungsplanung genannt, ist es, einen Überblick über alle Arbeitsschritte zu gewinnen, die zur Fertigstellung eines Produktes notwendig sind. In vielen Produktionsbetrieben erfolgt dies mit Excel. Bei wachsender Anzahl an Maschinen, Aufträgen und Ressourcen stößt dieses System jedoch schnell an seine Grenzen. Ein ERP-System für die Produktion kann hier deutlich zuverlässiger und skalierbarer agieren.

2. Produktionssteuerung in KMU – warum Excel nicht ausreicht

Je näher der Produktionstermin rückt, desto komplexer wird die Produktionssteuerung. Hier versagt Excel häufig: Es fehlen dynamische Funktionen, um auf kurzfristige Änderungen wie Materialengpässe oder Maschinenausfälle zu reagieren. Eine integrierte ERP-Software kann dies deutlich besser.

3. Produktionsnachverfolgung und Betriebsdatenerfassung – mit ERP statt Excel

Während des Produktionsprozesses ist eine präzise Produktionsnachverfolgung entscheidend. Excel bietet weder Transparenz noch entsprechende Funktionen zur ausreichenden Betriebsdatenerfassung. Eine ERP-Software für die Fertigungssteuerung sorgt für Echtzeitdaten, Qualitätssicherung und Chargenverfolgung, was für viele KMU unverzichtbar ist.

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Grenzen von Excel in der Fertigung

Excel in der Fertigung kann kurzfristig hilfreich sein, ist langfristig aber fehleranfällig und schwer skalierbar. Besonders in der Fertigungssteuerung führt Excel oft zu einem Wildwuchs an Tabellen, veralteten Daten und fehlender Übersicht. Eine digitale Fertigungslösung mit ERP vermeidet solche Probleme durch zentrale Datenhaltung und automatisierte Prozesse.

Tipps für kleine und mittlere Fertigungsbetriebe

  1. Nutzen Sie Excel zur Datenanalyse, nicht zur Prozesssteuerung.
  2. Speichern Sie Produktionsdaten im ERP-System oder in der Warenwirtschaftssoftware.
  3. Versuchen Sie nicht, komplexe Produktionsprozesse mit Excel zu steuern.
  4. Verlagern Sie die Produktionssteuerung ins ERP-System oder Ihre Warenwirtschaftssoftware, um Transparenz zu schaffen.
  5. Speichern Sie Daten zur Qualitätssicherung und Chargenverfolgung im Produktions-ERP.

Digitalisierung der Fertigung: Warum ERP Excel ersetzen sollte

Kleine und mittlere Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre Fertigungsprozesse zu digitalisieren. Excel ist dabei eher ein Hindernis als eine Hilfe. Eine durchgängige ERP-Lösung für die Produktion ermöglicht eine konsistente Abbildung der Produktionsplanung, -steuerung und -nachverfolgung – von der Bedarfsermittlung bis zum fertigen Produkt.

Fazit: Excel als Hilfsmittel, ERP als führendes System

Microsoft Excel bleibt ein gutes Werkzeug für Analysen. Doch in der Fertigungsplanung und Produktionssteuerung ist es keine langfristige Lösung. KMU, die ihre Prozesse zukunftssicher gestalten wollen, sollten Schritt für Schritt auf ein integriertes ERP-System für die Fertigung umsteigen – für mehr Transparenz, Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit.

Fertigungssoftware für kleine Unternehmen: Tipps zur Lösungsauswahl
ERP & Finance

Fertigungssoftware für kleine Unternehmen: Tipps zur Lösungsauswahl

Materialengpässe, unklarer Fertigungsstatus, mangelnde Kostentransparenz: Durch den Einsatz einer professionellen Fertigungssoftware für KMU lassen sich solche Probleme in der Produktion lösen. Kleine Unternehmen mit geringerem Budget sollten die Auswahl und Einführung einer Software schrittweise angehen.

5 Min. Lesezeit

Viele kleinere Fertigungsbetriebe nutzen selbst erstellte Excel-Auswertungen für die Produktionsplanung. Das funktioniert grundsätzlich, stößt aber an Grenzen, wenn steigende Umsatzerwartungen, neue Key-Kunden oder komplexere Produkte die Ablauforganisation überfordern. Zusätzlich droht wertvolles Wissen verloren zu gehen, wenn erfahrene Mitarbeitende in den Ruhestand treten. Spätestens dann benötigt das Unternehmen eine professionelle Produktionssoftware. Hier einige Tipps für die Auswahl einer geeigneten Lösung für kleine Unternehmen.

Lastenheft für optimale Fertigungssoftware erstellen

Zunächst sollte das Unternehmen die wesentlichen Problemfelder im Bereich der Fertigungssteuerung ermitteln. Oft ist unklar, was wann produziert werden soll. Benötigtes Material fehlt regelmäßig. Und bevor man einem Kunden Auskunft über den Auftragsstatus geben kann, muss man durch die Produktionshalle laufen. Kostentransparenz? Fehlanzeige!

Nun gilt es, die Ursachen der Probleme zu identifizieren und die produktionsrelevanten Geschäftsprozesse kritisch zu hinterfragen. Die gewonnenen Erkenntnisse müssen in einem strukturierten Anforderungskatalog dokumentiert werden: dem Lastenheft.

Welche Punkte gehören ins Lastenheft?

  • Aktueller Ist-Zustand: Welche Probleme bestehen in der Produktion? Wo und warum laufen Prozesse nicht rund? Welche Schwachstellen entstehen durch unzureichende IT-Unterstützung?
  • Gewünschter Soll-Zustand: Welche Ziele verfolgt das Unternehmen mit der neuen Software? Beispiele: optimierte Produktionsplanung, besserer Überblick über Produktionsprozesse und Bestände, beschleunigter Fertigungsdurchlauf.
  • Festlegung der Verantwortlichkeiten: Wer übernimmt welche Aufgaben im Projekt? Welcher Mitarbeiter trägt die Projektverantwortung? Wer ist Hauptansprechpartner für den Softwareanbieter?
  • Funktionelle Anforderungen: Welche Funktionen soll die Fertigungssoftware enthalten? Geht es primär um Materialbedarfsplanung und Bestandsführung oder auch um Produktionsplanung und Betriebsdatenerfassung (BDE)?
  • Nicht-funktionelle Anforderungen: Welche Schnittstellen zu bestehenden IT-Systemen sind erforderlich? Welche Anforderungen gibt es an Support und Wartung durch den Softwareanbieter?

Softwareanbieter in die Pflicht nehmen

Im nächsten Schritt müssen die ausgewählten Softwareanbieter und ihre Lösungen geprüft werden. Dazu erhalten die Anbieter das Lastenheft und erstellen auf dieser Basis ein Pflichtenheft. Darin definieren sie, wie die geforderten Funktionen mit ihren Softwaremodulen umgesetzt werden.

Zusätzlich sollte das Pflichtenheft klar darlegen, welche Ziele die Software erreicht und welche Funktionen sie nicht bietet. Häufig kombinieren Anbieter das Pflichtenheft bereits mit einem konkreten Angebot. Dies erleichtert den Vergleich verschiedener Softwarelösungen.

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Bei der Auswahl von Fertigungssoftware die Betriebsgröße berücksichtigen

Die weit verbreitete Annahme „Viel hilft viel“ trifft bei Produktionssoftware nicht immer zu. Umfangreiche PPS-Systeme (Produktionsplanungs- und -steuerungssysteme) können zwar alle Prozesse detailliert abbilden, sie neigen jedoch dazu, die Steuerung der Produktionsprozesse zu dominieren. Dadurch verlieren kleinere Fertigungsbetriebe oft die Flexibilität, die ihnen einen Wettbewerbsvorteil verschafft.

Zudem erfordert ein großes PPS-System häufig zusätzliches IT-Personal und verursacht hohe Beratungskosten.

Angesichts dieser Kosten stoßen kleine Produktionsbetriebe schnell an ihre finanziellen Grenzen. Oft wird nur ein Bruchteil der Funktionen tatsächlich genutzt, wodurch sich das Kosten-Nutzen-Verhältnis verschlechtert.

Eine Fertigungssoftware für KMU sollte exakt auf den Bedarf des Unternehmens zugeschnitten sein und die vorhandenen Ressourcen möglichst wenig belasten. Dies ist gewährleistet, wenn folgende Kriterien erfüllt sind:

  • Die Fertigungssoftware erweitert das eingesetzte Warenwirtschaftssystem nur dort um produktionsspezifische Funktionen, wo es notwendig ist.
  • Das Unternehmen entscheidet, welche Funktionen es benötigt, und bezahlt nur für diese.
  • Die Produktionssoftware ist skalierbar. Steigende Anforderungen lassen die Lösung mitwachsen.

Fazit

Die richtige Fertigungssoftware kann Materialengpässe reduzieren, die Kostentransparenz verbessern und Produktionsprozesse effizienter gestalten. Entscheidend ist eine strukturierte Vorgehensweise bei der Auswahl und Einführung.

Service-App für den Außendienst - warum davon das gesamte Unternehmen profitiert
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Service-App für den Außendienst - warum davon das gesamte Unternehmen profitiert

In der heutigen digitalisierten Geschäftswelt ist die Ausstattung des Außendienstes mit modernen Tools entscheidend für den Unternehmenserfolg. Mobile Service-Apps spielen dabei eine zentrale Rolle, indem sie Außendienstmitarbeitern ermöglichen, jederzeit und überall optimal vernetzt zu sein. Eine Service-App für den Außendienst steigert nicht nur die Effizienz, sondern beschleunigt auch maßgeblich die Auftragsabwicklung.

5 Min. Lesezeit

Der Außendienst repräsentiert das Unternehmen beim Kunden, sei es im Verkauf, im Service, in der Montage oder im Dienstleistungsbereich. Sein Einfluss auf die Kundenzufriedenheit ist immens. Schon deshalb ist es sinnvoll, die Arbeit der Außendienstler zu erleichtern – zum Beispiel durch die Integration einer mobilen Service-App für den Außendienst in den Informationsfluss, also  in das ERP-System (Enterprise Resource Planning) des Unternehmens.

Service-App für den Außendienst ermöglicht Datenzugriff vor Ort

Außendienstmitarbeiter müssen bereits vor einem Kundentermin schnell auf Daten wie Termine, Ansprechpartner, Adressen, Dokumente oder die Auftragshistorie zugreifen können. Wenn sie dann beim Kunden sind, sollten sie über das Internet alle wichtigen Informationen in Echtzeit abrufen können. Diese Auskunftsfähigkeit wird heute von vielen Kunden vorausgesetzt. Wer sein Gegenüber vertrösten muss, die Informationen später nachzureichen, hat schon die ersten Minuspunkte gesammelt.

Ein wesentlicher Punkt ist das Wie des Datenzugriffs. Ein Notebook ist zwar auch ein „mobiles“ Gerät – aber um es zu nutzen, muss man es aufklappen, den Rechner starten und die Anwendung öffnen. Das kostet wertvolle Zeit im Kundengespräch. Zudem braucht man für diesen Vorgang beide Hände und eine Ablagemöglichkeit für das Gerät, was die Möglichkeiten beim Kundentermin einschränkt. Viel einfacher ist es, das Smartphone aus der Tasche zu ziehen und die entscheidenden Daten schnell abzurufen.

Daten zum Kundentermin stehen dem Innendienst sofort digital zur Verfügung

Wichtige Informationen über einen durchgeführten Kundentermin, wie z.B. Bestellungen oder Angaben über Materialverbrauch und Arbeitszeit, müssen zudem so schnell wie möglich in den Innendienst des Unternehmens gelangen. Denn sie sind für die weitere  Auftragsabwicklung bis hin zur Rechnungsstellung unerlässlich. Die Mitarbeiter im Außendienst müssen daher in der Lage sein, die benötigten Daten sofort digital zu erfassen und an die ERP-Software zu übermitteln.

Es reicht heute nicht mehr aus, nach einer mehrtägigen Außendiensttour handschriftliche Notizen abzutippen und erst dann in das System einzupflegen. Deshalb empfiehlt es sich, im Außendienst ein mobiles Gerät zu nutzen, das man ohnehin immer dabei hat und das im Handumdrehen einsatzbereit ist: das Smartphone.

Smartphones bieten optimale Voraussetzungen als mobiles Arbeitsgerät

Smartphones verfügen über viele Funktionen, die ein Außendienstmitarbeiter für seine Arbeit benötigt: Sie ermöglichen die Navigation, die Kommunikation per Telefon, E-Mail und Messenger sowie den Zugriff auf Kalender, Cloud-Speicher und Dokumente aus dem Dokumentenmanagementsystem (DMS) des Unternehmens. Darüber hinaus hat jedes Smartphone eine Kamera und damit einen Scanner. Bei Bedarf können mit dem Gerät sogar Unterschriften erfasst werden.

Der Nutzen von Smartphones im Außendienst liegt also auf der Hand. Mit dem zunehmenden Ausbau des Mobilfunkstandards 5G wird die digitale Kommunikation noch schneller. Um Smartphones im Außendienst einzusetzen, muss man aber nicht auf 5G warten. Eine mobile Service-App für den Außendienst lässt sich auch auf Basis der vorhandenen Mobilfunktechnologien (4G – LTE) anwenden.

Einbindung mobiler Lösungen ins ERP-System ist für Prozessoptimierung entscheidend

Um eine Service-App für den Außendienst erfolgreich zu nutzen, müssen die mobilen Geräte nahtlos in das betriebliche ERP-System eingebunden sein. Dies lässt sich über eine Web-basierte Schnittstelle (REST API) realisieren. So vermeidet man sogenannte Insellösungen, die am Ende bloß neue Kommunikationsbarrieren schaffen würden. Ein integriertes mobiles System sorgt hingegen für einen reibungslosen digitalen Datenaustausch zwischen Büro und Außendienst. Das erleichtert allen am Prozess Beteiligten die Arbeit und sorgt dafür, dass die Kunden schneller bedient werden.

Ein Beispiel: Service-App für den Außendienst

Der Hersteller Suiteify (Suiteify) und sein Partner Albos haben eine mobile App für den Servicebereich entwickelt. Diese Service-App ist über eine REST API mit den ERP-Programmen von Suiteify verbunden.

Die mobile Lösung richtet sich an Unternehmen, deren Außendienstmitarbeiter beim Kunden Waren ausliefern, Anlagen und Geräte installieren oder Dienstleistungen (z.B. Wartungsarbeiten) erbringen.

Ein typisches Einsatzszenario für die Service-App kann so aussehen:

  • Der Innendienst erfasst einen Serviceauftrag (einmalig/wiederkehrend).
  • Ein Servicemitarbeiter fährt mit einem Sollbestand an Artikeln zum Kunden.
  • Nach Erledigung des Auftrags erfasst der Mitarbeiter über die mobile Service-App die verbrauchten Artikel sowie die Arbeits- und Fahrzeiten im Serviceauftrag.
  • Sobald der Serviceauftrag abgeschlossen ist, erstellt der Außendienstmitarbeiter über die App einen Servicebericht mit Fotos und digitaler Unterschrift.
  • Der Servicebericht liefert dem Innendienst alle Daten zur Dokumentation und Rechnungsstellung.

Die Grundfunktionen der Service-App können um individuell benötigte Funktionen erweitert werden. Dies ermöglicht es den Nutzern, ganze Prozessketten im Außendienst zu digitalisieren.

Mobile Datenerfassung im Lager: Besser digital als mit Stift und Zettel
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Mobile Datenerfassung im Lager: Besser digital als mit Stift und Zettel

Viele kleine und mittlere Unternehmen (KMU) erfassen Daten im Lager immer noch mit Stift und Zettel. Das führt zu Übertragungsfehlern, verlangsamt die Arbeitsabläufe und erschwert es den Überblick über die Lagerbestände. Die Lösung lautet: mobile Datenerfassung – digital und direkt im Lager.

5 Min. Lesezeit

Im privaten Umfeld sind wir längst daran gewöhnt, überall und jederzeit mit dem Smartphone Daten mobil zu erfassen und abzurufen. Umso erstaunlicher ist es, dass die digitale Informationsverwaltung und -nutzung in einigen Bereichen der Wirtschaft noch nicht vollständig angekommen ist. In der Lagerverwaltung von Unternehmen dominieren beispielsweise oft noch Zettel und Stift als Informationsträger. Dabei könnten die Abläufe durch mobile Datenerfassung (MDE) im Lager erheblich verbessert werden.

„Mobile Datenerfassung“ mit Zettel und Stift als Behelfslösung

Gerade in der Lagerverwaltung sind aktuelle Informationen wichtig: Wo befindet sich welche Ware? Welche Artikel nähern sich dem Verfallsdatum? Welche Ware läuft gut, welche Artikel sind Ladenhüter? Oft werden solche Daten im Tagesgeschäft ad hoc und in Echtzeit benötigt.

Ein intelligentes, digitales Informationsmanagement im Lager kann die Arbeitsabläufe enorm vereinfachen und freie Kapazitäten schaffen. Die technische Basis dafür ist in vielen kleinen und mittleren Unternehmen bereits vorhanden.

Häufig wird im Büro schon seit längerem eine Warenwirtschaftssoftware zur Bestands- und Auftragsverwaltung eingesetzt. Das Lager, also der Ort, an dem bestandsrelevante Informationen entstehen, bleibt davon jedoch häufig abgeschnitten. Stattdessen behilft man sich mit Zettel und Stift, Microsoft-Excel-Tabellen und ebenso umfangreichen wie unübersichtlichen Datenstrukturen. Meist gelingt es den Unternehmen auf diese Weise zwar, die Informationen dorthin zu bringen, wo sie hingehören. Von Effizienz kann aber keine Rede sein.

Analoge Kommunikationswege erschweren Bestandsführung

Bestandsrelevante Informationen in Papierform sind in Unternehmen zum Teil lange unterwegs. Mit jeder Station und jedem Medienbruch steigt das Fehlerrisiko. Lagermitarbeiter erleben solche Situationen täglich: Weil es schnell gehen muss, werden wichtige Informationen in der Halle zwischen Gabelstapler und Gitterbox hastig auf einen Zettel gekritzelt. Schon hier kann es zu Übertragungsfehlern kommen. Typisches Beispiel: Statt der eigentlich gemeinten „7“ hält der Kollege die handgeschriebene Zahl auf dem Zettel für eine „1“.

Ein weiteres Problem: Solange eine Information – auf einem Zettel notiert – durch das Lager getragen wird, ist sie für Kolleginnen und Kollegen in anderen Unternehmensbereichen nicht verfügbar. Erst wenn der Zettel im Lagerbüro angekommen ist und fehlerfrei in das Warenwirtschaftssystem oder eine Excel-Tabelle übertragen wurde, wissen auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Einkauf und Verkauf über den Warenbestand Bescheid – allerdings nur über den Bestand, der zum Zeitpunkt der Erstellung des Zettels vorhanden war.

Das bedeutet: Eine Bestandsführung auf Basis analog erfasster Lagerdaten ist aufgrund der verzögerten Datenübermittlung nur selten aktuell.

Mobile Datenerfassung Lagerhalle
Mobile Datenerfassung mithilfe digitaler Geräte verbessert die Kommunikation zwischen Büro und Lager und beschleunigt die Arbeitsabläufe

Die richtige Information zur richtigen Zeit am richtigen Ort

Eine zentrale Herausforderung im Bereich der Lagerverwaltung besteht darin, die Fülle der Daten zu ordnen und die relevanten Informationen an den richtigen Stellen verfügbar zu machen. Denn in Lagern herrscht in der Regel Hochbetrieb.

Je mehr Mitarbeiter im Lager arbeiten, je mehr Arbeitsschritte parallel ablaufen, desto wichtiger sind aktuelle Informationen über Arbeitsaufträge, Bestände und Waren. Doch nicht jeder Mitarbeiter muss jederzeit Zugriff auf alle Informationen haben. Meist ist es sogar hinderlich, wenn man von Daten regelrecht erschlagen wird, die man für die eigene Tätigkeit gar nicht benötigt. Beispielsweise benötigt man für den Wareneingang ganz andere Informationen als für die Kommissionierung oder die Inventur.

Mithilfe von Lagerverwaltungssoftware können die gesammelten Informationen in kompakter Form und in Echtzeit genau dort angezeigt werden, wo sie tatsächlich benötigt werden.

Zugunsten einer übersichtlichen Datenstruktur sollte jedoch nur das gesammelt werden, was relevant und notwendig ist. Denn Sammeln bedeutet Erfassen – und das ist immer mit Aufwand verbunden.

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Mobile Datenerfassung ist für effizientes Informationsmanagement unverzichtbar

Um Daten dort zu erfassen, wo sie anfallen, und dort zur Verfügung zu stellen, wo sie benötigt werden, sind mobile Lösungen gefragt. Eine Lagersoftware, die Daten ausschließlich von stationären Geräten bezieht, hat mit den gleichen Problemen zu kämpfen, wie die Zettel-Stift-Excel-Variante: umständliche Kommunikations- und Laufwege, Übertragungsfehler, verschwundene oder unleserliche Laufzettel.

Hat dagegen jeder Lagermitarbeiter ein mobiles Endgerät bei sich, mit dem er vor Ort Daten erfassen und abrufen kann, sieht die Sache ganz anders aus: Die Daten landen direkt im digitalen System und sind sofort abrufbar. In die Software integrierte Plausibilitätsprüfungen erhöhen zudem die Datenqualität und unterstützen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit. Dabei spielt die Arbeitsumgebung keine Rolle – für jede Anforderung gibt es das passende Equipment: von der Scan-App für Smartphone und Tablet bis hin zu spezieller Hardware für die mobile Datenerfassung.

Effiziente Lagerhaltung in fünf Schritten
ERP & Finance

Effiziente Lagerhaltung in fünf Schritten

Viele Unternehmen stehen vor Herausforderungen in der Lagerhaltung – ineffiziente Prozesse, hohe Kosten und Verzögerungen bei der Auftragsabwicklung bremsen den Geschäftserfolg. Mit gezielter Prozessoptimierung und digitalen Lösungen können Sie diese Probleme meistern und Ihre Lagerhaltung nachhaltig effizienter gestalten.

5 Min. Lesezeit

Lange Laufwege, Fehler bei der Kommissionierung und ungenaue Excel-basierte Bestandsdaten kosten Zeit und Geld. Zudem erschweren sie effizientes Arbeiten im Lager. Gerade im Zeitalter der Digitalisierung wächst der Wunsch, diese Hürden zu überwinden und Lagerprozesse zu optimieren.

Doch die Installation neuer Software allein reicht nicht aus. Eine effiziente Lagerhaltung erfordert eine ganzheitliche Neuausrichtung – von der Lagerstruktur über die Abläufe bis hin zur digitalen Lagerverwaltung.

1. Schwachstellen in der Lagerhaltung erkennen

Analysieren Sie Ihre aktuelle Lagerstruktur und Lagerprozesse genau, bevor Sie Maßnahmen ergreifen. Identifizieren Sie Schwachstellen und verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre Artikelstruktur.

Nutzen Sie dabei Methoden wie die ABC-Analyse, um Ihre Artikel nach Zugriffshäufigkeit zu kategorisieren. Berücksichtigen Sie außerdem Anforderungen wie Chargenpflicht, Seriennummern oder Gefahrstoffe.

Binden Sie Ihre Lagermitarbeiter aktiv in die Analyse ein, denn sie kennen die Abläufe aus erster Hand und können wertvolle Hinweise auf Prozesslücken geben. So schaffen Sie die Basis für eine gezielte Lageroptimierung.

2. Lager optimieren – Strukturen neu gestalten

Nachdem Sie die Schwachstellen erkannt haben, können Sie mit der praktischen Lageroptimierung beginnen:

  • Prüfen Sie, ob Sie neue Regale, Fördertechnik oder eine geeignete Lagerverwaltungssoftware benötigen.
  • Wählen Sie eine Software mit Scan- und Erfassungslösungen, um Arbeitsprozesse zu beschleunigen. Achten Sie dabei auf Anwenderfreundlichkeit und Praxisnähe.
  • Gestalten Sie Ihre Lagerbereiche (z. B. Kleinteile-, Kommissions- oder Palettenlager) effizient. Lagern Sie schnell drehende Artikel vorne, trennen Sie Kleinteile und sortieren Sie veraltete Bestände aus.

Eine digitale Lagererfassung sorgt für Transparenz und ermöglicht eine präzise Bestandsführung in Echtzeit.

3. Lagerbestände optimieren – Kapitalbindung reduzieren

Ein hoher Lagerbestand bindet Kapital und verursacht Kosten. Gleichzeitig dürfen fehlende Artikel den Versand nicht verzögern.

Nutzen Sie deshalb Ihr Warenwirtschaftssystem (WWS), um optimale Mindestbestände und Bestellvorschläge zu ermitteln. Durch die Integration von WWS und Lagerverwaltungssoftware erhalten Sie eine Echtzeitübersicht über Ihre Bestände und können schnell nachbestellen. So senken Sie Ihre Lagerkosten und erhöhen Ihre Lieferfähigkeit.

4. Prozesse digitalisieren – Arbeitsabläufe effizient gestalten

Eine wirklich effiziente Lagerhaltung basiert auf digitalen Prozessen. Vermeiden Sie Medienbrüche, indem Sie Ihre Systeme vernetzen, und automatisieren Sie wiederkehrende Arbeitsschritte.

Digitale Unterstützung stellt sicher, dass alle Lagerdaten jederzeit aktuell sind und für Mitarbeitende zugänglich bleiben – selbst wenn Schlüsselpersonen fehlen.

So verbessern Sie die Prozesssicherheit, reduzieren Fehlerquellen und schaffen mehr Transparenz im gesamten Lager.

5. Schritt für Schritt zur Lagerhaltung 4.0

Die Industrie 4.0 eröffnet vielfältige Möglichkeiten für eine moderne Lagerverwaltung. Sie müssen nicht sofort vollautomatisieren. Bereits kleine, gezielte Digitalisierungsmaßnahmen können Ihre Lagerlogistik deutlich verbessern.

Denken Sie langfristig und prüfen Sie Förderprogramme zur Digitalisierung, um Ihr Projekt wirtschaftlich umzusetzen. Eine Übersicht aktueller Programme finden Sie in der Förderdatenbank des BMWK. So entwickeln Sie Ihre Lagerhaltung Schritt für Schritt hin zu einer zukunftssicheren Lösung.

Whitepaper: Digitalisierung der Warenwirtschaft – den Nutzen erkennen und Ziele definieren
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Whitepaper: Digitalisierung der Warenwirtschaft – den Nutzen erkennen und Ziele definieren

Was bringt die Digitalisierung der Warenwirtschaft kleinen und mittleren Unternehmen (KMU)? Wie lassen sich individuelle Ziele für die digitale Transformation des eigenen Unternehmens definieren? Ein Whitepaper hilft bei der Beantwortung dieser Fragen.

5 Min. Lesezeit

Viele mittelständische Betriebe setzen im Bereich der Auftragsabwicklung digitale Lösungen ein.Dabei handelt es sich jedoch oft um Programme, die bestimmte Funktionen ausführen, aber keine Prozesse abbilden. Mit Office-Anwendungen wie Excel oder Word werden beispielsweise Listen und Auswertungen erstellt, deren Daten häufig nicht aktuell sind.

Wird eine Warenwirtschaftslösung eingesetzt, unterstützt diese meist nur die Abläufe im Büro, während die Werkhalle, das Lager und der Außendienst digital abgehängt sind. All dies beeinträchtigt die Auftragsabwicklung und somit die Fähigkeit, Kunden zufriedenzustellen. Abhilfe schafft hier eine gezielte Digitalisierung der Warenwirtschaft.

Auftragsabwicklung durch Digitalisierung der Warenwirtschaft optimieren

Durch digitale Vernetzung können KMU die Teilprozesse ihrer Auftragsabwicklung miteinander verbinden und einen durchgängigen Datenfluss schaffen. Das schreiben die Autoren eines neuen Whitepapers von Suiteify. Auf Basis einer leistungsfähigen Warenwirtschaftssoftware lasse sich ein effizientes System einrichten, das einen höheren Durchsatz und bessere Übersicht ermögliche.

Als wesentliche Vorzüge einer Digitalisierung der Warenwirtschaft nennt das Whitepaper unter anderem:

  • Kostensenkung durch verbesserte Prozesse
  • Produktivitätssteigerung durch Automatisierung, wo immer diese sinnvoll ist
  • Höhere Kundenzufriedenheit durch schnellere Auftragsabwicklung
  • Bessere Steuerungs- und Reaktionsmöglichkeiten anhand von Kennzahlen

Messbare Ziele für die Digitalisierung der Warenwirtschaft definieren

Das Whitepaper enthält zudem Anregungen und Tipps, die Unternehmern dabei helfen, sich konkrete und messbare Ziele für die Digitalisierung ihrer Warenwirtschaft zu setzen. Anstatt zu sagen: „Wir wollen bessere Qualität liefern“, sollte man sich beispielsweise vornehmen: „Wir wollen den Ausschuss bei der Fertigung bis zum 30. Oktober 2019 um 30 Prozent reduzieren.“

Da sich die Ziele einer Digitalisierung der Warenwirtschaft von Betrieb zu Betrieb erheblich unterscheiden können, empfehlen die Autoren des Whitepapers, zuerst eine schonungslose Schwachstellenanalyse durchzuführen. Wo liegen die Herausforderungen des Unternehmens? Liegen die Probleme bei den Lieferungen? Häufige Reklamationen? Redundante Arbeiten? Oder eine schlechte Bestandsführung?

Nach dieser Bestandsaufnahme gilt es, aus der Analyse der Schwachstellen eine Prioritätenliste mit messbaren Zielen abzuleiten. Eine Priorisierung ist wichtig, da man nicht alles zugleich anpacken kann. Deshalb empfiehlt es sich, einen Stufenplan aufzustellen und sich zuerst die größten Herausforderungen vorzunehmen.

In der Regel kann der Geschäftsbetrieb dann nahezu ungestört weiterlaufen, während die Warenwirtschaftsprozesse Schritt für Schritt digitalisiert werden.

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Shopsystem mit Wawi - welche Lösungen sich gut miteinander verbinden lassen
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Shopsystem mit Wawi - welche Lösungen sich gut miteinander verbinden lassen

Ein Onlineshop-System sollte sich gut mit der Warenwirtschaft verbinden lassen. In diesem Beitrag finden Sie Informationen und Tipps, die Ihnen dabei helfen, das passende Shopsystem mit Wawi zu finden.

5 Min. Lesezeit

Immer mehr Unternehmen setzen auf Onlineshops, um ihre Produkte zu verkaufen. Entscheidend für den Erfolg ist dabei die Verbindung zwischen Shopsystem und Warenwirtschaft (Wawi). Nur wenn ein Shopsystem mit Wawi richtig integriert ist, können Artikelstammdaten, Bestände und Bestellungen effizient ausgetauscht werden.

Eine gelungene Wawi-Integration spart Zeit, reduziert Fehler und optimiert die Prozesse im E-Commerce. Dies setzt voraus, dass in den zu verbindenden Systemen bestimmte Funktionen zur Verfügung stehen. Welche das sind, erfahren Sie in diesem Blogartikel.

Szenario für ein Shop-Schnittstellen-Projekt

Definieren wie zuerst ein Beispielszenario, das geradezu typisch für ein Shop-Schnittstellen-Projekt ist: In unserem Beispiel wird ein Basisumfang an Artikeldaten aus der Warenwirtschaft an den Onlineshop übermittelt. Die Artikelattribute ändern sich häufig. Zusätzlich werden Bestellungen aus dem Onlineshop in die Warenwirtschaft übernommen. Dabei werden Kunden angelegt oder aktualisiert.

Artikeldaten

Bevor ein Unternehmen einen Onlineshop einführt, speichert es in der Warenwirtschaftssoftware vorwiegend abrechnungsrelevante Daten sowie Informationen zur Lagerhaltung. Das reicht für die Daten-Befüllung eines Onlineshops aber nicht aus. Wenn man sich dafür entscheidet, Artikel aus der Warenwirtschaft an den Onlineshop zu übermitteln, müssen daher im Warenwirtschaftssystem zusätzliche Daten gespeichert werden. Hierzu gehören unter anderem:

  • Metadaten (Beschreibung, Titel)
  • Bilder
  • Detaillierte HTML-Beschreibungstexte mit Formatierungen
  • Gesetzliche Pflichtangaben (etwa bei Lebensmitteln)
  • Kategoriezuordnungen
  • Artikeleigenschaften (zur effektiven Filterung)
  • Varianten (beispielsweise zur Farben- und Größenauswahl)

Weil die oben genannten Angaben sich von den Abrechnungsdaten signifikant unterscheiden, beziehen die meisten Unternehmen die Artikeldaten des Onlineshops nicht vollständig aus der Warenwirtschaft. Stattdessen pflegen sie die für den Onlineverkauf spezifischen Artikelattribute direkt im Onlineshop. Nur Attribute, die sich häufig ändern, werden zwischen beiden Systemen synchronisiert. In unserem Szenario werden deshalb keine kompletten Artikel übermittelt, sondern nur die Preis- und Bestandsänderungen. Das spart eine Menge Zeit bei der Datenpflege und Migration ein.

Bestellungen

Zu einer reibungslosen Abwicklung von Onlinebestellungen gehört deren Import in das Warenwirtschaftssystem. Dazu werden die Bestellungen regelmäßig (z. B. stündlich) aus dem Onlineshop „abgeholt“ und in die Warenwirtschaft importiert. Eine Onlinebestellung enthält üblicherweise die folgenden Daten:

  • Kundendaten
  • Liefer- und Rechnungsadresse
  • Bestellstatus (zum Beispiel: offen, in Bearbeitung, versendet)
  • Bestellpositionen

Beim Import der Daten ordnet die Shop-Schnittstelle Debitorennummern zu, ergänzt Kunden bzw. legt neue Kunden an und prüft Bestellpositionen. Zum Schluss wird der Beleg erstellt. Ab hier übernimmt die Warenwirtschaft die Kontrolle und reserviert gegebenenfalls bereits die bestellten Artikel, damit es nicht zu Überverkäufen kommt. Auch die E-Mail-Kommunikation über die Versandbestätigung bis hin zur Rechnung erfolgt dann üblicherweise direkt aus der Warenwirtschaft, weil hier alle Verkäufe aus unterschiedlichen Kanälen zusammenlaufen.

Was ein Onlineshop können sollte

Für die reibungslose Kommunikation zwischen Warenwirtschaftssystem und Online-Shop braucht es einige Funktionen im Shop. Moderne Shop-Systeme bieten für diesen Zweck Schnittstellen zum Datenaustausch an: Zum einen gibt es Dateischnittstellen für den Import und Export von beispielweise CSV- oder XML-Dateien, zum anderen werden Programmierschnittstellen angeboten (API – Application Programming Interface). Diese sogenannten APIs sind vorrangig dafür gemacht, dass Maschinen miteinander kommunizieren.

Für eine möglichst gute Integration der Systeme sollte im Schnittstellen-Projekt auf APIs zurückgegriffen werden. Eine dateibasierte Schnittstelle ermöglicht nämlich keine vollständige Automatisierung und ist zumindest für eine direkte Kommunikation zwischen zwei Softwaresystemen weniger gut geeignet. Für das oben beschriebene Szenario sollte der Online-Shop also eine API-Schnittstelle anbieten, die folgende Funktionen enthält:

  • Bestellungen (lesen)
  • Bestellpositionen (lesen)
  • Kundendaten (lesen)
  • Liefer- und Rechnungsadresse (lesen)
  • Bestellstatus (lesen und schreiben)
  • Artikelpreise (lesen und schreiben)
  • Artikelbestände (lesen und schreiben)

Was die Warenwirtschaftssoftware können sollte

Um eine Onlinebestellung reibungslos in die Warenwirtschaftssoftware zu bekommen und Artikeldaten zu lesen, bieten die Hersteller von Onlineshop-Systemen unterschiedliche Lösungen an.

Integration

Von einer Integration spricht man, wenn die Warenwirtschaft Onlineshops so einbindet, dass fast kein Unterschied zwischen online und offline feststellbar ist. Eine solche Integration ist meist zwar schnell eingerichtet, aber nicht sonderlich flexibel. Grund hierfür ist, dass tiefe Integrationen oft nur für bestimmte Shop-Systeme oder für Eigenentwicklungen der Wawi-Hersteller angeboten werden – entsprechend unflexibel sind sie, wenn der Kunde individuelle Wünsche umsetzen bzw. ein anderes Shop-System nutzen möchte.

Allgemeine Schnittstelle

Eine allgemeine Schnittstelle bietet den Vorteil, dass sich hierüber viele verschiedene Daten mit der Warenwirtschaft austauschen lassen. Als Zuspieler sind nicht nur Onlineshops möglich, sondern auch andere Quellen, wie EDI-Prozesse oder Kassensysteme. Daher setzen die meisten Anbieter von Warenwirtschaftssystemen auf allgemeine Schnittstellen. Diese können wie beim Onlineshop in Form einer Datei-Schnittstelle daherkommen – besser jedoch als API-Schnittstelle, weil das eine nahtlose Verbindung ermöglicht.

Zwischen der allgemeinen Schnittstelle der Warenwirtschaft und der Schnittstelle des Onlineshops kommt zusätzlich eine sogenannte Middleware-Software zum Einsatz, die die Verbindung zwischen den Systemen herstellt. Diese kann sowohl eine Standardsoftware sein (Shop-Schnittstelle) als auch individuell auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sein. Viele professionelle Onlinehändler setzen auf eine solche Lösung.

Was die Finanzbuchhaltung können sollte

Der Finanzbuchhaltung kommt im Zusammenhang mit einem Onlineshop keine derart zentrale Rolle wie der Warenwirtschaft zu. Daher sind die Anforderungen an die Schnittstellentechnologie grundsätzlich nicht so hoch. Dennoch sollte natürlich auch die Finanzbuchhaltung Schnittstellen haben, um Daten zu lesen und zu schreiben (z. B. mittels Datei- oder API-Schnittstelle). Die wichtigsten Funktionen zur Automatisierung sind hier:

  • Schnittstellen für den Import von Kontoauszügen der Zahlungsanbieter (wie PayPal, KLARNA oder paydirekt)
  • Automatischer Zahlungsausgleich mit Zahlungsanbietern (Offene-Posten-Ausgleich)

Beispiele für geeignete Shopsysteme

Im Folgenden schauen wir uns einige beliebte Shop-Systeme hinsichtlich ihrer Möglichkeiten zur Anbindung an die Warenwirtschaft an.

Hinweis: Bei der Auswahl wurde lediglich darauf geachtet, wie gut sich die Systeme in die bestehende IT-Umgebung integrieren lassen. Der übrige Funktionsumfang wird nicht beurteilt. Eine Bewertung oder Empfehlung stellt dies in keiner Weise dar.

Shopware

(Ähnliche Anbindungsmöglichkeiten besitzen: Magento 2, WooCommerce, Gambio GX3)

Bei Shopware – wie auch bei Magento 2, WooCommerce und Gambio GX3 – handelt es sich um Shop-Software, die typischerweise selbst betrieben wird (auf dem eigenen bzw. auf gemieteten Servern). Diese Systeme bieten standardmäßig eine API zur Kommunikation mit Warenwirtschaftssystemen an und lassen sich dadurch gut integrieren.

OXID eSales

(Ähnliche Anbindungsmöglichkeiten besitzt: xt:Commerce)

Bei Lösungen wie OXID eSales handelt es sich ebenfalls um Shop-Software, die man selbst betreiben kann. Der wesentliche Unterschied zu den oben genannten Shop-Systemen besteht darin, dass im Standardfunktionsumfang von OXID eSales keine API-Schnittstelle enthalten ist. Man nutzt entweder Dateischnittstellen, greift im Hintergrund direkt auf Datenbanken zu (was nicht zu empfehlen ist), oder man muss die API-Schnittstelle individuell beauftragen (bzw. lizenzieren, falls möglich). In der Praxis führt das zu höherem Abstimmungsaufwand und umfangreicheren Lizenz- und Dienstleistungskosten, die oft in der anfänglichen Planung vernachlässigt werden.

Shopify

(Ähnliche Anbindungsmöglichkeiten besitzen: Lightspeed, ePages – letzteres wird z. B. von 1&1 und Strato eingesetzt)

Bei Systemen wie Shopify handelt es sich um sogenannte Software-as-a-Service-Angebote, die auch als Cloud-Software bezeichnet werden. Sie werden direkt vom Anbieter betrieben und man zahlt in der Regel eine wiederkehrende Nutzungsgebühr (z. B. monatlich). Die Systeme zeichnen sich dadurch aus, dass sie in der Regel umfangreiche APIs anbieten und sich dadurch gut integrieren lassen. Manchmal ist die Nutzung der API aufpreispflichtig. Auch kann es sein, dass die Menge der zu übermittelnden Daten begrenzt ist (z. B. maximal zwei Anfragen pro Sekunde).

Marktplätze wie Amazon und Ebay

Marktplätze sind eigenständige Plattformen, auf denen man ohne große Hürden direkt Onlinehandel treiben kann. Im Unterschied zu einem selbst betriebenen Onlineshop hat man aber nur wenig Kontrolle über die Platzierung des eigenen Angebots und über die Präsentation der Artikel. Allerdings hat man sofort „Zugriff“ auf eine große Zahl potenzieller Kunden. Aus Schnittstellen-Sicht können Marktplätze in der Regel gut mit Warenwirtschaften verbunden werden, weil sie API-Schnittstellen anbieten.

Fazit: Shopsystem mit Wawi optimal auswählen

Es gibt auf dem Markt zahlreiche Shop-Systeme, die sich gut in die Warenwirtschaft integrieren lassen. Die hier erwähnten Shop-Systeme stellen nur einen kleinen Ausschnitt des breiten Angebots dar. In diesem Beitrag habe ich beschrieben, welche Funktionen ich für die Wawi-Integration als wichtig erachte. So können Sie die anfänglich oft vernachlässigte Integration in die Warenwirtschaft bereits bei der Auswahl des Shop-Systems berücksichtigen bzw. dies als Anforderung gegenüber der Shop-Agentur anbringen.

Wer ein Shopsystem mit Wawi sucht, darf aber natürlich nicht nur auf die Schnittstellen-Thematik schauen. Weitere wichtige Kriterien kommen bei der Auswahl einer geeigneten Shop-Lösung hinzu. Schließlich kommt es nicht nur darauf an, dass sich das Shopsystem gut in die IT-Landschaft integriert, sondern es sollen damit in erster Linie Verkäufe erzielt werden. Lassen Sie sich deshalb am besten von Ihrer Shop-Agentur beraten, worauf noch zu achten ist.