Warenwirtschaft

Als Markus B., Geschäftsführer eines mittelständischen Großhandels für Industriebedarf, vor zwei Jahren seinen ersten Onlineshop live schaltete, war die Begeisterung groß. Endlich digital verkaufen! Doch die Euphorie hielt nur kurz.

Schon nach wenigen Wochen häuften sich die Beschwerden der Geschäftskunden:

• „Warum sehe ich meine individuellen Preise nicht?“
• „Ich brauche meine alten Bestellungen zum Wiederholen – wo finde ich die?“
• „Unsere Einkaufsabteilung kann keine Sammelbestellungen freigeben!“

Markus musste einsehen: Er hatte auf das falsche Pferd gesetzt – ein klassisches B2C-Shopsystem, das für den Endkundenhandel konzipiert ist. Im B2B-Geschäft stieß es rasch an seine Grenzen. Denn der digitale Vertrieb funktioniert nur, wenn das Shopsystem auf B2B-Prozesse ausgelegt ist und in bestehende Systeme integriert werden kann.

Warum ein spezieller B2B Onlineshop notwendig ist

Im Endkundengeschäft (B2C) zählen Emotion und Einfachheit: schönes Design, schnelle Lieferung, fertig. Im B2B-Bereich dagegen stehen Prozesse, Integration und Stabilität im Mittelpunkt.

Ein erfolgreicher B2B Onlineshop muss:

• kundenspezifische Preise und Rabatte anzeigen,
• in Echtzeit mit der Warenwirtschaft kommunizieren, und
• sich in bestehende Einkaufs- und Freigabeprozesse einfügen.

„Wir haben erst verstanden, wie wichtig die Schnittstellen zur Warenwirtschaft sind, als der erste Shop online war – und nichts synchron lief“, erinnert sich Geschäftsführer Markus B.

Zentrale Anforderungen an ein B2B Shopsystem

Damit ein mittelständischer Händler im B2B E-Commerce erfolgreich ist, braucht sein Shopsystem bestimmte Kernfunktionen.

Produkt- und Preisdarstellung

• Kundenspezifische Preise und Rabattstaffeln
• Staffelpreise für Großabnehmer
• Suche nach Artikel-, Hersteller- oder Kundennummern
• Echtzeit-Anzeige von Verfügbarkeiten

Bestellprozesse

• Wiederholungs- und Rahmenbestellungen
• Mindestbestellmengen
• Direktbestellung per Artikelnummer
• Unterstützung von E-Procurement-Formaten (EDIFACT, VDA, GAEB)
• Bestellfreigaben nach interner Hierarchie

Self-Service-Funktionen

• Bestellhistorie und Rechnungsübersicht
• Verwaltung von Benutzerrechten
• Download von Rechnungen
• Übersicht über Kontingente und Guthaben

Diese Funktionen sorgen dafür, dass Kunden schnell, sicher und effizient bestellen können – und der Vertrieb spürbar entlastet wird.

Integration mit der Warenwirtschaft: Das Rückgrat des B2B-Shops

Ohne funktionierende Verbindung zur Warenwirtschaftssoftware bleibt jeder Onlineshop Stückwerk. Hier liegen alle entscheidenden Daten: Preise, Lagerbestände, Kundengruppen und Rabatte.

Ein gutes B2B Shopsystem fungiert als Frontend, das in Echtzeit mit dem Warenwirtschaftssystem kommuniziert. So werden Artikel, Preise und Bestände automatisch aktualisiert – ohne manuelle Exporte oder Datenfehler.

„Früher mussten wir alles händisch abgleichen. Heute läuft das automatisch“, erzählt Geschäftsführer Markus B. nach der Umstellung auf ein spezielles B2B-Shopsystem.

Branchenlösungen: Wenn Standard nicht reicht

Viele mittelständische Unternehmen benötigen branchenspezifische Erweiterungen, wie zum Beispiel:

• Produktkonfiguratoren für Maße, Farben oder Gravuren
• Direktlieferung an Endkunden im Namen des Händlers
• Mandantenfähigkeit für verschiedene Marken oder Subshops
• Design-Anpassung an das Corporate Design von Vertriebspartnern

Solche individuellen Anforderungen lassen sich meist nur durch maßgeschneiderte B2B E-Commerce-Lösungen umsetzen – nicht mit Standardsoftware aus dem B2C-Bereich.

Fazit: Investition in den richtigen B2B Onlineshop zahlt sich aus

Für mittelständische Unternehmen ist der richtige B2B Onlineshop mehr als bloß eine weitere Website. Er ist das digitale Tor zum Kunden und eine zentrale Schnittstelle im Vertriebsprozess. Wer auf ein System setzt, das mit der Warenwirtschaft integriert ist, auf B2B-Prozesse ausgelegt ist, und kundenspezifische Abläufe unterstützt, schafft die Basis für langfristigen Erfolg im digitalen Handel. Oder wie Geschäftsführer Markus B. es heute ausdrückt: „Unser Onlineshop arbeitet jetzt für uns – und nicht umgekehrt.“

1. Unzureichende Bestandsübersicht in der Warenwirtschaft und Lagerverwaltung

Viele KMU erfassen ihre Lagerbestände nicht genau genug. Fehlende Echtzeitdaten verursachen entweder Engpässe oder Überbestände. Engpässe verzögern Kundenaufträge und beeinträchtigen die Kundenzufriedenheit, während Überbestände Kapital binden und die Lagerkosten unnötig erhöhen.

Die Lösung:

• Der Einsatz einer modernen Warenwirtschaftssoftware mit automatischer Bestandsaktualisierung sorgt für einen stets aktuellen Überblick.
• Benachrichtigungen beim Erreichen von Mindestbeständen erleichtern Nachbestellungen und verhindern Lieferengpässe.
• Technologien wie mobile Scanner oder RFID-Systeme verbessern die Lagerhaltung zusätzlich, indem sie Fehler minimieren und Arbeitsprozesse beschleunigen.

2. Fehlende Automatisierung in der Warenwirtschaft und Lagerlogistik

In vielen KMU laufen zentrale Prozesse wie Auftragserfassung, Lagerbewegungen oder Rechnungsstellung noch manuell ab. Dies kostet Zeit und erhöht die Fehlerquote, beispielsweise durch falsche Bestellmengen oder Tippfehler.

Die Lösung:

• Die Automatisierung von Warenwirtschaftsprozessen erhöht die Effizienz und Genauigkeit erheblich.
• Digitale Warenwirtschaftssysteme beschleunigen durch automatisierte Prozesse Aufgaben wie Bestellvorgänge, Rechnungsstellung oder Lagerbewegungen.
• Die Integration von Barcode- oder RFID-Technologien ermöglicht zudem die fehlerfreie Erfassung von Warenein- und -ausgängen.

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3. Mangelhafte Lagerorganisation und ineffiziente Lagerhaltung

Ein unstrukturiertes Lager führt zu langen Suchzeiten, Fehlkommissionierungen und ineffizienten Laufwegen – was die Produktivität erheblich beeinträchtigt.

Die Lösung:

• Ein durchdachtes Lagerverwaltungssystem optimiert den verfügbaren Raum und verbessert den Warenfluss.
• Die so genannte chaotische Lagerhaltung, bei der die Artikel nach Verfügbarkeit und nicht nach festen Lagerplätzen eingelagert werden, kann mit intelligenter Software äußerst effizient gestaltet werden.
• Klare Kennzeichnungen, optimierte Regalsysteme sowie regelmäßige Schulungen des Personals sorgen für eine strukturierte Lagerverwaltung.

4. Schwache Kommunikation mit Lieferanten

Unzuverlässige oder fehlerhafte Lieferungen führen zu Engpässen und frustrieren Kunden. Gerade KMU mit begrenzten Lagerkapazitäten sind auf reibungslose Lieferketten angewiesen. Mangelnde Transparenz und ineffiziente Kommunikation erschweren jedoch häufig die Zusammenarbeit mit Lieferanten.

Die Lösung:

• Digitale Schnittstellen zwischen Warenwirtschaftssystem und Lieferanten verbessern den Informationsfluss erheblich.
• Automatisierte Bestellprozesse synchronisieren Bestellungen und Lieferbestätigungen in Echtzeit.
• Regelmäßige Lieferantenaudits, verbindliche Liefervereinbarungen sowie alternative Bezugsquellen sichern die Lieferkette zusätzlich ab.

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5. Fehlende Datenauswertung und -analyse

Viele KMU werten ihre Warenwirtschaftsdaten nicht systematisch aus. Ohne aussagekräftige Analysen bleibt es schwierig, ineffiziente Prozesse zu erkennen oder fundierte Entscheidungen über Bestandsgrößen und Lieferketten zu treffen.

Die Lösung:

• Eine leistungsfähige Warenwirtschaftssoftware wertet zentrale Kennzahlen wie Lagerumschlag, Bestellzyklen oder Retourenquoten aus.
• Diese Datenanalyse ermöglicht es Unternehmen, Engpässe frühzeitig zu erkennen, ineffiziente Prozesse zu optimieren und Entscheidungen datenbasiert zu treffen.

Fazit: Optimierte Warenwirtschaft für mehr Effizienz in KMU

Mit modernen Technologien und klar definierten Prozessen können KMU ihre Warenwirtschaft effizienter gestalten: Die Digitalisierung spart Zeit, reduziert Fehler und verbessert die Lagerhaltung nachhaltig. Unternehmen, die ihre Warenströme mit intelligenter Warenwirtschaftssoftware steuern, die Kommunikation mit Lieferanten optimieren und Entscheidungen datenbasiert treffen, sichern sich langfristig Wettbewerbsvorteile und eine höhere Kundenzufriedenheit.

Die Investition in ein modulares Warenwirtschaftssystem zahlt sich aus: Unternehmen senken Kosten, erhöhen ihre Flexibilität und schaffen eine solide Basis für nachhaltiges Wachstum. Gerade im Mittelstand kann dies den entscheidenden Unterschied zwischen stagnierendem Geschäft und dynamischem Erfolg ausmachen.

Kein anderes Werkzeug wird in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) häufiger zur Produktionsplanung und -steuerung (PPS) eingesetzt als Microsoft Excel. Tatsächlich erfüllt Excel in der Fertigung durchaus sinnvolle Aufgaben – als führendes System eignet sich die Tabellenkalkulation jedoch weniger. Um dies zu verdeutlichen, werfen wir zunächst einen Blick auf die typischen Aufgaben im PPS-Bereich.

Die drei Aufgabenbereiche von PPS

1. Fertigungsplanung und Produktionsplanung – mit Excel bei wachsender Komplexität schwierig

Ziel der Produktionsplanung, auch Fertigungsplanung genannt, ist es, einen Überblick über alle Arbeitsschritte zu gewinnen, die zur Fertigstellung eines Produktes notwendig sind. In vielen Produktionsbetrieben erfolgt dies mit Excel. Bei wachsender Anzahl an Maschinen, Aufträgen und Ressourcen stößt dieses System jedoch schnell an seine Grenzen. Ein ERP-System für die Produktion kann hier deutlich zuverlässiger und skalierbarer agieren.

2. Produktionssteuerung in KMU – warum Excel nicht ausreicht

Je näher der Produktionstermin rückt, desto komplexer wird die Produktionssteuerung. Hier versagt Excel häufig: Es fehlen dynamische Funktionen, um auf kurzfristige Änderungen wie Materialengpässe oder Maschinenausfälle zu reagieren. Eine integrierte ERP-Software kann dies deutlich besser.

3. Produktionsnachverfolgung und Betriebsdatenerfassung – mit ERP statt Excel

Während des Produktionsprozesses ist eine präzise Produktionsnachverfolgung entscheidend. Excel bietet weder Transparenz noch entsprechende Funktionen zur ausreichenden Betriebsdatenerfassung. Eine ERP-Software für die Fertigungssteuerung sorgt für Echtzeitdaten, Qualitätssicherung und Chargenverfolgung, was für viele KMU unverzichtbar ist.

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Grenzen von Excel in der Fertigung

Excel in der Fertigung kann kurzfristig hilfreich sein, ist langfristig aber fehleranfällig und schwer skalierbar. Besonders in der Fertigungssteuerung führt Excel oft zu einem Wildwuchs an Tabellen, veralteten Daten und fehlender Übersicht. Eine digitale Fertigungslösung mit ERP vermeidet solche Probleme durch zentrale Datenhaltung und automatisierte Prozesse.

Tipps für kleine und mittlere Fertigungsbetriebe

1. Nutzen Sie Excel zur Datenanalyse, nicht zur Prozesssteuerung.
2. Speichern Sie Produktionsdaten im ERP-System oder in der Warenwirtschaftssoftware.
3. Versuchen Sie nicht, komplexe Produktionsprozesse mit Excel zu steuern.
4. Verlagern Sie die Produktionssteuerung ins ERP-System oder Ihre Warenwirtschaftssoftware, um Transparenz zu schaffen.
5. Speichern Sie Daten zur Qualitätssicherung und Chargenverfolgung im Produktions-ERP.

Digitalisierung der Fertigung: Warum ERP Excel ersetzen sollte

Kleine und mittlere Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre Fertigungsprozesse zu digitalisieren. Excel ist dabei eher ein Hindernis als eine Hilfe. Eine durchgängige ERP-Lösung für die Produktion ermöglicht eine konsistente Abbildung der Produktionsplanung, -steuerung und -nachverfolgung – von der Bedarfsermittlung bis zum fertigen Produkt.

Fazit: Excel als Hilfsmittel, ERP als führendes System

Microsoft Excel bleibt ein gutes Werkzeug für Analysen. Doch in der Fertigungsplanung und Produktionssteuerung ist es keine langfristige Lösung. KMU, die ihre Prozesse zukunftssicher gestalten wollen, sollten Schritt für Schritt auf ein integriertes ERP-System für die Fertigung umsteigen – für mehr Transparenz, Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit.

Viele kleinere Fertigungsbetriebe nutzen selbst erstellte Excel-Auswertungen für die Produktionsplanung. Das funktioniert grundsätzlich, stößt aber an Grenzen, wenn steigende Umsatzerwartungen, neue Key-Kunden oder komplexere Produkte die Ablauforganisation überfordern. Zusätzlich droht wertvolles Wissen verloren zu gehen, wenn erfahrene Mitarbeitende in den Ruhestand treten. Spätestens dann benötigt das Unternehmen eine professionelle Produktionssoftware. Hier einige Tipps für die Auswahl einer geeigneten Lösung für kleine Unternehmen.

Lastenheft für optimale Fertigungssoftware erstellen

Zunächst sollte das Unternehmen die wesentlichen Problemfelder im Bereich der Fertigungssteuerung ermitteln. Oft ist unklar, was wann produziert werden soll. Benötigtes Material fehlt regelmäßig. Und bevor man einem Kunden Auskunft über den Auftragsstatus geben kann, muss man durch die Produktionshalle laufen. Kostentransparenz? Fehlanzeige!

Nun gilt es, die Ursachen der Probleme zu identifizieren und die produktionsrelevanten Geschäftsprozesse kritisch zu hinterfragen. Die gewonnenen Erkenntnisse müssen in einem strukturierten Anforderungskatalog dokumentiert werden: dem Lastenheft.

Welche Punkte gehören ins Lastenheft?

• Aktueller Ist-Zustand: Welche Probleme bestehen in der Produktion? Wo und warum laufen Prozesse nicht rund? Welche Schwachstellen entstehen durch unzureichende IT-Unterstützung?
• Gewünschter Soll-Zustand: Welche Ziele verfolgt das Unternehmen mit der neuen Software? Beispiele: optimierte Produktionsplanung, besserer Überblick über Produktionsprozesse und Bestände, beschleunigter Fertigungsdurchlauf.
• Festlegung der Verantwortlichkeiten: Wer übernimmt welche Aufgaben im Projekt? Welcher Mitarbeiter trägt die Projektverantwortung? Wer ist Hauptansprechpartner für den Softwareanbieter?
• Funktionelle Anforderungen: Welche Funktionen soll die Fertigungssoftware enthalten? Geht es primär um Materialbedarfsplanung und Bestandsführung oder auch um Produktionsplanung und Betriebsdatenerfassung (BDE)?
• Nicht-funktionelle Anforderungen: Welche Schnittstellen zu bestehenden IT-Systemen sind erforderlich? Welche Anforderungen gibt es an Support und Wartung durch den Softwareanbieter?

Softwareanbieter in die Pflicht nehmen

Im nächsten Schritt müssen die ausgewählten Softwareanbieter und ihre Lösungen geprüft werden. Dazu erhalten die Anbieter das Lastenheft und erstellen auf dieser Basis ein Pflichtenheft. Darin definieren sie, wie die geforderten Funktionen mit ihren Softwaremodulen umgesetzt werden.

Zusätzlich sollte das Pflichtenheft klar darlegen, welche Ziele die Software erreicht und welche Funktionen sie nicht bietet. Häufig kombinieren Anbieter das Pflichtenheft bereits mit einem konkreten Angebot. Dies erleichtert den Vergleich verschiedener Softwarelösungen.

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Bei der Auswahl von Fertigungssoftware die Betriebsgröße berücksichtigen

Die weit verbreitete Annahme „Viel hilft viel“ trifft bei Produktionssoftware nicht immer zu. Umfangreiche PPS-Systeme (Produktionsplanungs- und -steuerungssysteme) können zwar alle Prozesse detailliert abbilden, sie neigen jedoch dazu, die Steuerung der Produktionsprozesse zu dominieren. Dadurch verlieren kleinere Fertigungsbetriebe oft die Flexibilität, die ihnen einen Wettbewerbsvorteil verschafft.

Zudem erfordert ein großes PPS-System häufig zusätzliches IT-Personal und verursacht hohe Beratungskosten.

Angesichts dieser Kosten stoßen kleine Produktionsbetriebe schnell an ihre finanziellen Grenzen. Oft wird nur ein Bruchteil der Funktionen tatsächlich genutzt, wodurch sich das Kosten-Nutzen-Verhältnis verschlechtert.

Eine Fertigungssoftware für KMU sollte exakt auf den Bedarf des Unternehmens zugeschnitten sein und die vorhandenen Ressourcen möglichst wenig belasten. Dies ist gewährleistet, wenn folgende Kriterien erfüllt sind:

• Die Fertigungssoftware erweitert das eingesetzte Warenwirtschaftssystem nur dort um produktionsspezifische Funktionen, wo es notwendig ist.
• Das Unternehmen entscheidet, welche Funktionen es benötigt, und bezahlt nur für diese.
• Die Produktionssoftware ist skalierbar. Steigende Anforderungen lassen die Lösung mitwachsen.

Fazit

Die richtige Fertigungssoftware kann Materialengpässe reduzieren, die Kostentransparenz verbessern und Produktionsprozesse effizienter gestalten. Entscheidend ist eine strukturierte Vorgehensweise bei der Auswahl und Einführung.

Der Außendienst repräsentiert das Unternehmen beim Kunden, sei es im Verkauf, im Service, in der Montage oder im Dienstleistungsbereich. Sein Einfluss auf die Kundenzufriedenheit ist immens. Schon deshalb ist es sinnvoll, die Arbeit der Außendienstler zu erleichtern – zum Beispiel durch die Integration einer mobilen Service-App für den Außendienst in den Informationsfluss, also  in das ERP-System (Enterprise Resource Planning) des Unternehmens.

Service-App für den Außendienst ermöglicht Datenzugriff vor Ort

Außendienstmitarbeiter müssen bereits vor einem Kundentermin schnell auf Daten wie Termine, Ansprechpartner, Adressen, Dokumente oder die Auftragshistorie zugreifen können. Wenn sie dann beim Kunden sind, sollten sie über das Internet alle wichtigen Informationen in Echtzeit abrufen können. Diese Auskunftsfähigkeit wird heute von vielen Kunden vorausgesetzt. Wer sein Gegenüber vertrösten muss, die Informationen später nachzureichen, hat schon die ersten Minuspunkte gesammelt.

Ein wesentlicher Punkt ist das Wie des Datenzugriffs. Ein Notebook ist zwar auch ein „mobiles“ Gerät – aber um es zu nutzen, muss man es aufklappen, den Rechner starten und die Anwendung öffnen. Das kostet wertvolle Zeit im Kundengespräch. Zudem braucht man für diesen Vorgang beide Hände und eine Ablagemöglichkeit für das Gerät, was die Möglichkeiten beim Kundentermin einschränkt. Viel einfacher ist es, das Smartphone aus der Tasche zu ziehen und die entscheidenden Daten schnell abzurufen.

Daten zum Kundentermin stehen dem Innendienst sofort digital zur Verfügung

Wichtige Informationen über einen durchgeführten Kundentermin, wie z.B. Bestellungen oder Angaben über Materialverbrauch und Arbeitszeit, müssen zudem so schnell wie möglich in den Innendienst des Unternehmens gelangen. Denn sie sind für die weitere  Auftragsabwicklung bis hin zur Rechnungsstellung unerlässlich. Die Mitarbeiter im Außendienst müssen daher in der Lage sein, die benötigten Daten sofort digital zu erfassen und an die ERP-Software zu übermitteln.

Es reicht heute nicht mehr aus, nach einer mehrtägigen Außendiensttour handschriftliche Notizen abzutippen und erst dann in das System einzupflegen. Deshalb empfiehlt es sich, im Außendienst ein mobiles Gerät zu nutzen, das man ohnehin immer dabei hat und das im Handumdrehen einsatzbereit ist: das Smartphone.

Smartphones bieten optimale Voraussetzungen als mobiles Arbeitsgerät

Smartphones verfügen über viele Funktionen, die ein Außendienstmitarbeiter für seine Arbeit benötigt: Sie ermöglichen die Navigation, die Kommunikation per Telefon, E-Mail und Messenger sowie den Zugriff auf Kalender, Cloud-Speicher und Dokumente aus dem Dokumentenmanagementsystem (DMS) des Unternehmens. Darüber hinaus hat jedes Smartphone eine Kamera und damit einen Scanner. Bei Bedarf können mit dem Gerät sogar Unterschriften erfasst werden.

Der Nutzen von Smartphones im Außendienst liegt also auf der Hand. Mit dem zunehmenden Ausbau des Mobilfunkstandards 5G wird die digitale Kommunikation noch schneller. Um Smartphones im Außendienst einzusetzen, muss man aber nicht auf 5G warten. Eine mobile Service-App für den Außendienst lässt sich auch auf Basis der vorhandenen Mobilfunktechnologien (4G – LTE) anwenden.

Einbindung mobiler Lösungen ins ERP-System ist für Prozessoptimierung entscheidend

Um eine Service-App für den Außendienst erfolgreich zu nutzen, müssen die mobilen Geräte nahtlos in das betriebliche ERP-System eingebunden sein. Dies lässt sich über eine Web-basierte Schnittstelle (REST API) realisieren. So vermeidet man sogenannte Insellösungen, die am Ende bloß neue Kommunikationsbarrieren schaffen würden. Ein integriertes mobiles System sorgt hingegen für einen reibungslosen digitalen Datenaustausch zwischen Büro und Außendienst. Das erleichtert allen am Prozess Beteiligten die Arbeit und sorgt dafür, dass die Kunden schneller bedient werden.

Ein Beispiel: Service-App für den Außendienst

Der Hersteller Suiteify (Suiteify) und sein Partner Albos haben eine mobile App für den Servicebereich entwickelt. Diese Service-App ist über eine REST API mit den ERP-Programmen von Suiteify verbunden.

Die mobile Lösung richtet sich an Unternehmen, deren Außendienstmitarbeiter beim Kunden Waren ausliefern, Anlagen und Geräte installieren oder Dienstleistungen (z.B. Wartungsarbeiten) erbringen.

Ein typisches Einsatzszenario für die Service-App kann so aussehen:

• Der Innendienst erfasst einen Serviceauftrag (einmalig/wiederkehrend).
• Ein Servicemitarbeiter fährt mit einem Sollbestand an Artikeln zum Kunden.
• Nach Erledigung des Auftrags erfasst der Mitarbeiter über die mobile Service-App die verbrauchten Artikel sowie die Arbeits- und Fahrzeiten im Serviceauftrag.
• Sobald der Serviceauftrag abgeschlossen ist, erstellt der Außendienstmitarbeiter über die App einen Servicebericht mit Fotos und digitaler Unterschrift.
• Der Servicebericht liefert dem Innendienst alle Daten zur Dokumentation und Rechnungsstellung.

Die Grundfunktionen der Service-App können um individuell benötigte Funktionen erweitert werden. Dies ermöglicht es den Nutzern, ganze Prozessketten im Außendienst zu digitalisieren.

Im privaten Umfeld sind wir längst daran gewöhnt, überall und jederzeit mit dem Smartphone Daten mobil zu erfassen und abzurufen. Umso erstaunlicher ist es, dass die digitale Informationsverwaltung und -nutzung in einigen Bereichen der Wirtschaft noch nicht vollständig angekommen ist. In der Lagerverwaltung von Unternehmen dominieren beispielsweise oft noch Zettel und Stift als Informationsträger. Dabei könnten die Abläufe durch mobile Datenerfassung (MDE) im Lager erheblich verbessert werden.

„Mobile Datenerfassung“ mit Zettel und Stift als Behelfslösung

Gerade in der Lagerverwaltung sind aktuelle Informationen wichtig: Wo befindet sich welche Ware? Welche Artikel nähern sich dem Verfallsdatum? Welche Ware läuft gut, welche Artikel sind Ladenhüter? Oft werden solche Daten im Tagesgeschäft ad hoc und in Echtzeit benötigt.

Ein intelligentes, digitales Informationsmanagement im Lager kann die Arbeitsabläufe enorm vereinfachen und freie Kapazitäten schaffen. Die technische Basis dafür ist in vielen kleinen und mittleren Unternehmen bereits vorhanden.

Häufig wird im Büro schon seit längerem eine Warenwirtschaftssoftware zur Bestands- und Auftragsverwaltung eingesetzt. Das Lager, also der Ort, an dem bestandsrelevante Informationen entstehen, bleibt davon jedoch häufig abgeschnitten. Stattdessen behilft man sich mit Zettel und Stift, Microsoft-Excel-Tabellen und ebenso umfangreichen wie unübersichtlichen Datenstrukturen. Meist gelingt es den Unternehmen auf diese Weise zwar, die Informationen dorthin zu bringen, wo sie hingehören. Von Effizienz kann aber keine Rede sein.

Analoge Kommunikationswege erschweren Bestandsführung

Bestandsrelevante Informationen in Papierform sind in Unternehmen zum Teil lange unterwegs. Mit jeder Station und jedem Medienbruch steigt das Fehlerrisiko. Lagermitarbeiter erleben solche Situationen täglich: Weil es schnell gehen muss, werden wichtige Informationen in der Halle zwischen Gabelstapler und Gitterbox hastig auf einen Zettel gekritzelt. Schon hier kann es zu Übertragungsfehlern kommen. Typisches Beispiel: Statt der eigentlich gemeinten „7“ hält der Kollege die handgeschriebene Zahl auf dem Zettel für eine „1“.

Ein weiteres Problem: Solange eine Information – auf einem Zettel notiert – durch das Lager getragen wird, ist sie für Kolleginnen und Kollegen in anderen Unternehmensbereichen nicht verfügbar. Erst wenn der Zettel im Lagerbüro angekommen ist und fehlerfrei in das Warenwirtschaftssystem oder eine Excel-Tabelle übertragen wurde, wissen auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Einkauf und Verkauf über den Warenbestand Bescheid – allerdings nur über den Bestand, der zum Zeitpunkt der Erstellung des Zettels vorhanden war.

Das bedeutet: Eine Bestandsführung auf Basis analog erfasster Lagerdaten ist aufgrund der verzögerten Datenübermittlung nur selten aktuell.

Die richtige Information zur richtigen Zeit am richtigen Ort

Eine zentrale Herausforderung im Bereich der Lagerverwaltung besteht darin, die Fülle der Daten zu ordnen und die relevanten Informationen an den richtigen Stellen verfügbar zu machen. Denn in Lagern herrscht in der Regel Hochbetrieb.

Je mehr Mitarbeiter im Lager arbeiten, je mehr Arbeitsschritte parallel ablaufen, desto wichtiger sind aktuelle Informationen über Arbeitsaufträge, Bestände und Waren. Doch nicht jeder Mitarbeiter muss jederzeit Zugriff auf alle Informationen haben. Meist ist es sogar hinderlich, wenn man von Daten regelrecht erschlagen wird, die man für die eigene Tätigkeit gar nicht benötigt. Beispielsweise benötigt man für den Wareneingang ganz andere Informationen als für die Kommissionierung oder die Inventur.

Mithilfe von Lagerverwaltungssoftware können die gesammelten Informationen in kompakter Form und in Echtzeit genau dort angezeigt werden, wo sie tatsächlich benötigt werden.

Zugunsten einer übersichtlichen Datenstruktur sollte jedoch nur das gesammelt werden, was relevant und notwendig ist. Denn Sammeln bedeutet Erfassen – und das ist immer mit Aufwand verbunden.

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Mobile Datenerfassung ist für effizientes Informationsmanagement unverzichtbar

Um Daten dort zu erfassen, wo sie anfallen, und dort zur Verfügung zu stellen, wo sie benötigt werden, sind mobile Lösungen gefragt. Eine Lagersoftware, die Daten ausschließlich von stationären Geräten bezieht, hat mit den gleichen Problemen zu kämpfen, wie die Zettel-Stift-Excel-Variante: umständliche Kommunikations- und Laufwege, Übertragungsfehler, verschwundene oder unleserliche Laufzettel.

Hat dagegen jeder Lagermitarbeiter ein mobiles Endgerät bei sich, mit dem er vor Ort Daten erfassen und abrufen kann, sieht die Sache ganz anders aus: Die Daten landen direkt im digitalen System und sind sofort abrufbar. In die Software integrierte Plausibilitätsprüfungen erhöhen zudem die Datenqualität und unterstützen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit. Dabei spielt die Arbeitsumgebung keine Rolle – für jede Anforderung gibt es das passende Equipment: von der Scan-App für Smartphone und Tablet bis hin zu spezieller Hardware für die mobile Datenerfassung.