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Bestände, Aufträge und Lieferketten: So behalten Sie Ihre Warenwirtschaft unter Kontrolle.

Compliance in der Warenwirtschaft – So bleiben KMU rechtssicher
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Compliance in der Warenwirtschaft – So bleiben KMU rechtssicher

Compliance in der Warenwirtschaft ist für KMU eine zentrale Herausforderung. Steigende gesetzliche Anforderungen und komplexe Prozesse erhöhen das Risiko von Fehlern und Haftungsfällen. Dieser Artikel zeigt typische Problemfelder auf und erläutert, wie eine Warenwirtschaftssoftware Unternehmen dabei unterstützt, rechtssicher und effizient zu arbeiten.

5 Min. Lesezeit

Die Anforderungen an Unternehmen steigen kontinuierlich: Gesetzgeber, Behörden, Kunden und Geschäftspartner erwarten transparente, nachvollziehbare und rechtskonforme Prozesse. Besonders in der Warenwirtschaft treffen zahlreiche gesetzliche Vorgaben auf operative Alltagsabläufe. Dies stellt insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) eine besondere Herausforderung dar. Begrenzte personelle Ressourcen, historisch gewachsene Prozesse und ein hoher manueller Aufwand erhöhen das Risiko von Compliance-Verstößen erheblich. Gleichzeitig bietet eine strukturierte und softwaregestützte Warenwirtschaft große Chancen, Rechtssicherheit und Effizienz miteinander zu verbinden.

Bedeutung von Compliance in der Warenwirtschaft

Compliance in der Warenwirtschaft beschreibt die konsequente Einhaltung aller gesetzlichen, regulatorischen und internen Vorgaben entlang der gesamten Warenbewegung. Dazu zählen der Einkauf von Waren, deren Lagerung und Weiterverarbeitung sowie der Verkauf und die Dokumentation und Archivierung aller relevanten Vorgänge. Dabei werden unter anderem das Handels- und Steuerrecht, Vorschriften zur Produktsicherheit und Produkthaftung, das Zoll- und Außenwirtschaftsrecht, datenschutzrechtliche Anforderungen sowie Umwelt- und Entsorgungsauflagen berührt.

Für KMU bedeutet dies: Jeder Wareneingang, jede Bestandsbewegung und jede Rechnung muss nicht nur betriebswirtschaftlich korrekt, sondern auch rechtlich einwandfrei abgebildet sein.

Typische Compliance-Problemfelder in KMU

Viele KMU sind sich der Relevanz von Compliance in der Warenwirtschaft bewusst, stoßen in der Praxis jedoch immer wieder auf Probleme. Ein zentrales Problem ist die mangelnde Transparenz in den Warenwirtschaftsprozessen. Oft kommen Excel-Listen, Einzellösungen oder manuelle Abläufe zum Einsatz, die nicht miteinander verzahnt sind. Dadurch entstehen Medienbrüche, unvollständige Daten und eine fehlende Nachvollziehbarkeit.

Hinzu kommt, dass das Wissen über aktuelle gesetzliche Anforderungen begrenzt ist. Diese ändern sich regelmäßig, etwa im Steuerrecht, bei Dokumentationspflichten oder im Bereich Verpackung und Nachhaltigkeit. Ohne spezialisierte Fachkräfte ist es für KMU schwierig, stets auf dem neuesten Stand zu bleiben.

Ein weiterer kritischer Punkt sind Dokumentationslücken. Fehlende oder unvollständige Belege, nicht revisionssichere Ablagen oder unklare Zuständigkeiten können bei Betriebsprüfungen, Zollkontrollen oder Audits schnell zu Problemen führen. Dieses Risiko wird durch manuelle Datenerfassung verstärkt, da menschliche Fehler dabei kaum vermeidbar sind.

Risiken und Folgen mangelnder Compliance in der Warenwirtschaft

Compliance-Verstöße bleiben selten ohne Folgen. KMU riskieren Bußgelder, Nachzahlungen, Vertragsstrafen oder sogar Lieferstopps, wenn sie gesetzliche Anforderungen nicht erfüllen. Darüber hinaus können fehlerhafte Produktinformationen oder eine unklare Rückverfolgbarkeit zu Haftungsfällen führen. Auch der Verlust von Kundenvertrauen und die Schädigung des eigenen Rufs sind nicht zu unterschätzen. Gerade in wettbewerbsintensiven Märkten kann mangelnde Compliance die Existenz des Unternehmens langfristig gefährden.

Strategien für rechtssichere Warenwirtschaftsprozesse

Um Compliance nachhaltig sicherzustellen, benötigen KMU klare, standardisierte und dokumentierte Prozesse. Die Verantwortlichkeiten sollten eindeutig geregelt sein, beispielsweise für die Bereiche Einkauf, Lagerverwaltung, Inventur und Versand. Ergänzend dazu sind regelmäßige Schulungen sinnvoll, um Mitarbeitende für relevante rechtliche Anforderungen zu sensibilisieren.

Ein wirksames Mittel zur Risikominimierung sind interne Kontrollen. Durch regelmäßige Prüfungen von Beständen, Belegen und Prozessabläufen können Schwachstellen frühzeitig erkannt und behoben werden. In der Praxis zeigt sich jedoch, dass diese Maßnahmen ohne technische Unterstützung nur mit hohem Aufwand umzusetzen sind.

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Die Rolle der Warenwirtschaftssoftware für Compliance in KMU

An dieser Stelle kommt Warenwirtschaftssoftware ins Spiel. Sie bildet das Rückgrat einer rechtssicheren Warenwirtschaft, indem sie Prozesse digitalisiert, automatisiert und zentralisiert. Statt verteilter Datenquellen gibt es eine einheitliche Datenbasis, auf die alle relevanten Abteilungen zugreifen können.

Durch die softwaregestützte Erfassung von Wareneingängen, Lagerbewegungen, Aufträgen und Rechnungen entsteht eine lückenlose Dokumentation. Jede Änderung ist nachvollziehbar, Verantwortlichkeiten sind klar zugeordnet, und relevante Informationen stehen jederzeit zur Verfügung.

Vorteile von Warenwirtschaftssoftware für die rechtliche Sicherheit

Ein wesentlicher Vorteil von Warenwirtschaftssystemen ist ihre hohe Transparenz. Alle Warenbewegungen lassen sich in Echtzeit nachvollziehen, wodurch sich die Rückverfolgbarkeit erheblich verbessert. Einheitliche Stammdaten gewährleisten, dass Produktinformationen, Preise und steuerliche Angaben konsistent und korrekt sind.

Darüber hinaus unterstützen viele Systeme eine revisionssichere Archivierung von Belegen und Dokumenten. Mithilfe von Audit-Logs und Änderungsprotokollen kann jederzeit nachgewiesen werden, wer wann welche Anpassungen vorgenommen hat. Dies ist ein entscheidender Faktor bei Prüfungen durch Finanzbehörden oder externe Auditoren.

Moderne Softwarelösungen bieten zudem integrierte Kontrollmechanismen. Plausibilitätsprüfungen, Pflichtfelder und Freigabeprozesse reduzieren das Risiko menschlicher Fehler erheblich. Warnhinweise machen auf Unstimmigkeiten aufmerksam, bevor es zu Compliance-Verstößen kommt.

Nicht zuletzt profitieren KMU von regelmäßigen Software-Updates, die gesetzliche Änderungen, etwa bei Steuersätzen, Meldepflichten oder internationalen Handelsvorschriften, berücksichtigen. So bleibt die Warenwirtschaft auch bei sich ändernden Rahmenbedingungen rechtssicher.

Warenwirtschaftssoftware als Wettbewerbsvorteil für KMU

Compliance wird oft als lästige Pflicht betrachtet. Wenn sie jedoch richtig umgesetzt wird, kann sie zu einem echten Wettbewerbsvorteil werden. Unternehmen, die ihre Warenwirtschaft sauber, transparent und regelkonform organisieren, profitieren von stabilen Prozessen, geringeren Risiken und höherer Effizienz. Geschäftspartner und Kunden schätzen die Zuverlässigkeit und Professionalität, die sich aus einer rechtskonformen Arbeitsweise ergibt.

Der Einsatz einer geeigneten Warenwirtschaftssoftware bedeutet für KMU daher nicht nur mehr Rechtssicherheit, sondern auch eine solide Basis für Wachstum und Skalierbarkeit.

Fazit: Rechtssicherheit durch digitale Warenwirtschaft

Compliance in der Warenwirtschaft ist für KMU eine zentrale Managementaufgabe. Eine Kombination aus klar definierten Prozessen, geschulten Mitarbeitenden und einer leistungsfähigen Warenwirtschaftssoftware ermöglicht es, gesetzliche Anforderungen zuverlässig zu erfüllen und Risiken zu minimieren. Unternehmen, die frühzeitig in digitale und strukturierte Lösungen investieren, schaffen nicht nur Rechtssicherheit, sondern stärken zugleich ihre Wettbewerbsfähigkeit in einem zunehmend regulierten Marktumfeld.

FAQ – Compliance in der Warenwirtschaft

Was bedeutet Compliance in der Warenwirtschaft?

Compliance in der Warenwirtschaft bezeichnet die rechtssichere Abwicklung aller Warenbewegungen innerhalb eines Unternehmens. Dazu gehören der Einkauf, die Lagerhaltung, die Weiterverarbeitung, der Verkauf sowie die vollständige und revisionssichere Dokumentation aller Vorgänge gemäß rechtlicher Vorgaben wie den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).

Warum ist Compliance in der Warenwirtschaft für KMU so wichtig?

Für KMU ist Compliance in der Warenwirtschaft von besonderer Relevanz, da Fehler hier schnell zu Bußgeldern, Steuernachzahlungen oder Haftungsrisiken führen können. Gleichzeitig fehlen oft die personellen Ressourcen, um die komplexen gesetzlichen Anforderungen manuell umzusetzen.

Welche gesetzlichen Anforderungen betreffen die Warenwirtschaft?

Die Warenwirtschaft unterliegt unter anderem:

  • Handels- und Steuerrecht
  • Produktsicherheits- und Produkthaftungsgesetzen
  • Zoll- und Außenwirtschaftsvorschriften
  • Datenschutz (DSGVO)
  • Umwelt- und Entsorgungsauflagen

Eine rechtskonforme Warenwirtschaft gewährleistet, dass alle Vorgaben eingehalten werden und dies jederzeit nachweisbar ist.

Welche Compliance-Probleme treten in der Warenwirtschaft von KMU häufig auf?

Typische Compliance-Risiken in der Warenwirtschaft sind:

  • Fehlende Transparenz durch Excel-Listen oder Insellösungen
  • Medienbrüche und doppelte Datenerfassung
  • Unvollständige oder nicht revisionssichere Dokumentation
  • Manuelle Prozesse mit hoher Fehleranfälligkeit

Diese Faktoren erhöhen das Risiko von Verstößen erheblich.

Welche Folgen hat mangelnde Compliance in der Warenwirtschaft?

Fehlende Compliance kann Bußgelder, Nachzahlungen, Vertragsstrafen oder Lieferstopps nach sich ziehen. Darüber hinaus drohen Reputationsschäden und Vertrauensverluste bei Kunden und Geschäftspartnern. Diese können die Wettbewerbsfähigkeit langfristig gefährden.

Wie können KMU eine rechtssichere Warenwirtschaft umsetzen?

Eine rechtssichere Warenwirtschaft basiert auf:

  • Standardisierten und dokumentierten Prozessen
  • Klar geregelten Verantwortlichkeiten
  • Regelmäßigen Mitarbeiterschulungen
  • Internen Kontrollen zur Fehlervermeidung

Ohne digitale Unterstützung sind diese Maßnahmen jedoch mit hohem Aufwand verbunden.

Wie unterstützt Warenwirtschaftssoftware die Compliance?

Eine Warenwirtschaftssoftware für KMU digitalisiert und automatisiert alle relevanten Prozesse. Sie schafft eine zentrale Datenbasis, ermöglicht lückenlose Nachvollziehbarkeit und reduziert Fehler durch integrierte Prüf- und Kontrollmechanismen.

Welche Vorteile bietet Warenwirtschaftssoftware für die rechtliche Sicherheit?

Ein Warenwirtschaftssystem unterstützt die Compliance durch:

  • Echtzeit-Transparenz aller Warenbewegungen
  • Einheitliche und korrekte Stammdaten
  • GoBD-konforme Archivierung von Belegen
  • Audit-Logs und Änderungsprotokolle
  • Automatische Plausibilitätsprüfungen und Freigabeprozesse
  • Regelmäßige Updates bei gesetzlichen Änderungen

Ersetzt Warenwirtschaftssoftware interne Kontrollen und Fachwissen?

Nein, eine Warenwirtschaftssoftware ergänzt interne Kontrollen und fachliches Know-how, ersetzt diese jedoch nicht. Erst das Zusammenspiel von Software, klaren Prozessen und geschulten Mitarbeitenden gewährleistet nachhaltige Compliance.

Kann Compliance in der Warenwirtschaft ein Wettbewerbsvorteil sein?

Ja, denn eine transparente und rechtskonforme Warenwirtschaft stärkt das Vertrauen von Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern. Gleichzeitig verbessern sich die Effizienz, die Prozesssicherheit und die Skalierbarkeit, wodurch sich ein klarer Wettbewerbsvorteil für KMU ergibt.

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Warenwirtschaftssystem einführen: So steuern Sie Bestände und Prozesse effizient
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Warenwirtschaftssystem einführen: So steuern Sie Bestände und Prozesse effizient

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Ob Auftragsabwicklung, Lagerbestand oder Einkauf: Ein modernes Warenwirtschaftssystem bündelt diese Prozesse in einer zentralen Datenbasis. Wir zeigen Ihnen, warum die Software gerade für mittelständische Unternehmen zum strategischen Faktor wird, welche Vorteile sie bietet und wie Sie die Einführung in sieben Schritten strukturiert planen – inklusive der häufigsten Fehler, die Sie vermeiden sollten.

Warum ein Warenwirtschaftssystem für Ihr Unternehmen wichtig ist

Die Konzepte und Organisationsformen des Handels in Deutschland haben sich in den vergangenen Jahrzehnten stark verändert. Prägten in der Nachkriegszeit vorwiegend kleinere Geschäfte und Genossenschaften die Handelslandschaft, bestimmen heute Unternehmenskonzentrationen, Internationalisierung, wachsende Sortimente und zunehmend der Onlinehandel das Bild. Zugleich sind die Erwartungen Ihrer Kunden in Bezug auf Warenangebot, Preis-Leistungs-Verhältnis und Service gestiegen.

Vor allem als kleines oder mittleres Unternehmen (KMU) verfügen Sie über deutlich geringere betriebswirtschaftliche Spielräume als Großunternehmen und Handelskonzerne. Ineffiziente Abläufe, mangelnde Information der Führungsebene oder Fehlentscheidungen bei der Sortimentspolitik können Sie sich daher noch weniger leisten als große Wettbewerber. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, benötigen Sie ein Steuerungsinstrument, mit dem Sie Warenbewegungen artikelgenau erfassen, Ihr Sortiment laufend weiterentwickeln und Ihre Bestände optimal führen können. Diese Aufgaben lassen sich angesichts der Dynamik und Komplexität der betrieblichen Praxis nur mithilfe eines Warenwirtschaftssystems (WWS) effizient erledigen.

Ein Warenwirtschaftssystem bündelt relevante Informationen aus Einkauf, Lagerhaltung, Auftragsabwicklung und Verkauf und unterstützt Sie dabei, Abläufe einheitlich zu organisieren. Sie erhalten einen besseren Überblick über Lagerbestände, offene Aufträge und Warenflüsse. Das erleichtert operative Entscheidungen und kann dazu beitragen, Überbestände, Fehlmengen und unnötige manuelle Arbeit zu reduzieren.

Trotz dieser Vorteile setzen manche kleinen oder mittelgroßen Unternehmen noch immer kein Warenwirtschaftssystem ein, sondern erledigen die Auftragsbearbeitung mithilfe selbst erstellter Anwendungen oder auf Basis von Tabellenprogrammen wie Microsoft Excel. Damit lassen sich zwar Aufträge erfassen, den Warenfluss umfassend abbilden können solche Lösungen jedoch nicht. Auch veraltete und unflexible Warenwirtschaftssysteme, die sich bei veränderten Anforderungen nicht anpassen lassen, sind in der Praxis verbreitet. Häufig bestehen zudem Defizite bei der organisatorischen Einbindung, der Datenqualität, dem internen IT-Know-how oder der Nutzung vorhandener Funktionen. Dies zeigt: Warenwirtschaftssysteme werden vielerorts noch nicht als strategischer Wettbewerbsfaktor betrachtet.

Welche Aufgaben übernimmt ein Warenwirtschaftssystem?

Das WWS bildet als zentrales Softwaresystem in Ihrem Unternehmen den physischen Warenfluss in den Schlüsselbereichen der Warenwirtschaft ab. Dazu gehören typischerweise:

  • Einkauf und Bestellwesen
  • Lagerverwaltung und Bestandsführung
  • Auftragsabwicklung sowie Wareneingang und Warenausgang
  • Sortiments-, Lieferanten- und Artikeldatenverwaltung
  • Inventur und Rechnungsprüfung
  • Auswertungen und Analysen
  • Anbindung von Online-Shops und weiteren Vertriebskanälen

Auf Basis der erfassten und weiterverarbeiteten Daten liefert Ihnen das System jederzeit aktuelle Informationen zur Entscheidungsvorbereitung und Ergebniskontrolle. Neben Auswertungen zu warenwirtschaftlichen Messgrößen wie Umsatz und Rohertrag stellt ein WWS auch Bewertungs- und Steuerungsinformationen zu Kunden, Lieferanten und Lagerbeständen bereit. Anhand dieser Informationen behalten Sie Sortiment und Bestände im Blick, erkennen Fehlentwicklungen frühzeitig und können steuernd eingreifen.

Die konkrete Ausstattung hängt von der jeweiligen Lösung und Ihren Anforderungen ab. Entscheidend ist, dass die Software Ihre tatsächlichen Abläufe unterstützt und Daten möglichst ohne doppelte Erfassung zwischen den beteiligten Bereichen fließen – etwa zwischen Warenwirtschaft, Lagerwirtschaft und Finanzbuchhaltung.

Warenwirtschaftssysteme werden für KMU immer wichtiger

Insbesondere die Anforderungen des Omni-Channel- und Cross-Channel-Vertriebs erhöhen die Komplexität im Handel spürbar: Ihre Kunden entscheiden sich in jeder Phase des Kaufprozesses – Information, Kauf, Logistik, Bezahlung, Rückgabe – unabhängig voneinander für einen Kanal. Differenziertere Kundenbedürfnisse erfordern schnellere Veränderungen von Handelsleistungen und -prozessen. Ein Warenwirtschaftssystem, das vollständig mit Ihrer Shop-Lösung und einem Analyse- und Auswertungssystem integriert ist, bildet die zentrale IT-technische Basis, ohne die Prozesse im Handel kaum noch effizient funktionieren.

Besonders wichtig ist deshalb die Integration mit angrenzenden Systemen: Online-Shops, Kassensysteme, Business-Intelligence-Lösungen sowie Anwendungen für die Kundenbetreuung. Wenn diese Systeme miteinander verbunden sind, lassen sich Systembrüche und redundante Datenhaltung reduzieren. Auch beim elektronischen Datenaustausch (EDI) besteht bei vielen KMU noch Potenzial – etwa bei der bislang oft manuellen Artikelanlage, die sich auf automatisierte Prozesse umstellen lässt.

Zusätzliches Potenzial liegt in der Automatisierung von Bestellungen: Geeignete Systeme unterstützen Sie dabei, Bestände zu überwachen, Fehlmengen zu vermeiden und die Warenverfügbarkeit besser zu planen. Auch die Vertriebsunterstützung lässt sich in Richtung eines effizienten Customer-Relationship-Managements (CRM) weiterentwickeln, um beispielsweise selektives Marketing zu ermöglichen.

Eine Warenwirtschaftslösung sollte dabei nicht isoliert betrachtet werden. Ihr Nutzen hängt maßgeblich davon ab, ob die Software passend eingerichtet ist, von Ihren Mitarbeitenden verstanden wird und die organisatorischen Prozesse mit ihr übereinstimmen.

Welche Vorteile bietet Ihnen ein Warenwirtschaftssystem?

Ein leistungsfähiges Warenwirtschaftssystem versetzt Sie in die Lage, Ihre Geschäftsprozesse wirtschaftlich zu gestalten – in mehreren Bereichen zugleich:

Mehr Transparenz über Bestände und Prozesse

Aktuelle Informationen erleichtern Ihnen die Beurteilung von Lagerbeständen, Aufträgen und Warenbewegungen. Dadurch können Sie fundierter entscheiden und Engpässe oder Überbestände früher erkennen.

Weniger manuelle Arbeit durch Rationalisierung

Aufträge, Adressen, erbrachte Leistungen und gelieferte Waren müssen nur einmal erfasst werden, wodurch sich Ihr Zeit- und Kostenaufwand reduziert. Das gilt auch für Artikel-, Kunden- und Lieferantenstammdaten, die sich mithilfe der Software übersichtlich verwalten lassen. Abhängig vom Funktionsumfang lassen sich zudem wiederkehrende Arbeitsschritte automatisieren, was das Risiko von Fehlern durch doppelte Datenpflege senkt.

Schnellere Auftragsabwicklung und optimierte Bestände

Ein modernes WWS beschleunigt die Abläufe im Bestellwesen, was dazu beiträgt, Lagerbestände zu optimieren und die Verkaufsbereitschaft zu erhöhen. Auch die Rechnungsschreibung funktioniert schnell und nahezu automatisch.

Effizientere Zusammenarbeit

Einkauf, Lager, Vertrieb und Verwaltung arbeiten mit einer gemeinsamen Datenbasis. Das verbessert die Abstimmung und erleichtert die Übergabe von Informationen zwischen den Bereichen – etwa der Lagerwirtschaft und der Finanzbuchhaltung.

Fundiertere Auswertungen

Ausgereifte Reportingfunktionen, idealerweise ergänzt um ein Kennzahlen-Cockpit, verschaffen Ihnen als Führungskraft einen schnellen Überblick und ermöglichen fundierte Geschäftsentscheidungen.

Ein zusätzliches Sparpotenzial ergibt sich, wenn Sie elektronische Rechnungen erstellen und archivieren: Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Geschäftsverkehr grundsätzlich empfangen und verarbeiten können; für die Ausstellung gelten je nach Unternehmensgröße noch Übergangsfristen bis Ende 2027 beziehungsweise Ende 2028. Als E-Rechnung gelten dabei nur strukturierte, maschinenlesbare Formate wie XRechnung oder das hybride Format ZUGFeRD – eine reine PDF-Rechnung erfüllt diese Anforderung nicht mehr. Ein Warenwirtschaftssystem, das solche Formate direkt erzeugen, versenden und GoBD-konform archivieren kann, unterstützt Sie dabei, diese gesetzlichen Vorgaben ohne zusätzlichen manuellen Aufwand zu erfüllen.

Worauf sollten Sie bei der Auswahl achten?

Die passende Software sollte sich an den Anforderungen Ihres Unternehmens orientieren. Wichtige Auswahlkriterien sind:

  • Intuitive Bedienbarkeit: Das spart Schulungskosten und sorgt dafür, dass die Software sofort produktiv genutzt werden kann.
  • Passende Funktionen für Ihre Geschäftsprozesse: Orientieren Sie sich an den Kernaufgaben Ihrer Warenwirtschaft sowie an branchenspezifischen Anforderungen, etwa bei Stammdaten wie Mindesthaltbarkeitsdatum, Seriennummern oder Farb-Größen-Matrizen.
  • Integrationsfähigkeit in Ihre bestehende IT-Landschaft, etwa zu Lagerwirtschaft, Finanzbuchhaltung, Onlineshop oder Kassensystemen. Erst der wechselseitige Datenfluss mit anderen Unternehmensbereichen bringt die Vorzüge eines WWS voll zur Geltung.
  • Support durch den Anbieter in jeder Projektphase – das schützt Sie besonders in der Einführungsphase vor ungewollten Verzögerungen.
  • Auswertungs- und Analysefunktionen, idealerweise mit Kennzahlen-Cockpit.
  • Skalierbarkeit: Die Lösung sollte funktional mit Ihrem Unternehmen mitwachsen können.
  • Angemessene Gesamtbetriebskosten, betrachtet über den gesamten Total-Cost-of-Ownership-Ansatz.

Bei der Grundsatzfrage Standard- versus Individualsoftware gilt: Für die meisten KMU dürfte eine Standardsoftware die bessere Wahl sein. Sie ist in der Regel deutlich kostengünstiger als eine individuell angefertigte Lösung und bietet durch kontinuierliche Weiterentwicklung und Wartung des Herstellers ein höheres Maß an Zukunftssicherheit. Das verbreitete Vorurteil, man müsse bei Standardsoftware erst die eigenen Geschäftsprozesse anpassen, ist in der Praxis längst widerlegt: Moderne Standard-Warenwirtschaftssysteme lassen sich dank ihres modularen Aufbaus flexibel konfigurieren und durch Customizing auf Ihre Bedürfnisse zuschneiden. Individualsoftware kann sinnvoll sein, wenn sehr spezielle Prozesse abgebildet werden müssen – sie geht jedoch meist mit höheren Anschaffungs- und Wartungskosten sowie einer stärkeren Abhängigkeit vom Softwareentwickler einher. Entscheidend ist letztlich, ob der Anbieter in der Lage ist, Ihre Spezialanforderungen zuverlässig umzusetzen, im Idealfall durch Aufnahme in den Software-Standard.

Bewerten Sie dabei nicht nur den Anschaffungspreis, sondern auch Einführung, Schulung, Betrieb, Wartung, Schnittstellen und mögliche Anpassungen.

Warenwirtschaft einführen: In sieben Schritten zum passenden System

Die Einführung einer Warenwirtschaftssoftware ist kein gewöhnliches IT-Projekt, sondern greift direkt in zentrale Abläufe der Auftragsabwicklung ein. Ein Softwareprojekt kann beispielsweise daran scheitern, dass sich die betrieblichen Anforderungen nach der Einführung ändern und die gewählte Lösung sich als unflexibel erweist oder der Anbieter benötigte Funktionen nicht zeitnah bereitstellen kann. Solche Fehlentscheidungen lassen sich mit einer sorgfältigen, strukturierten Planung von Anfang an vermeiden.

1. Ziele klar definieren

Bestimmen Sie zunächst, welche Ziele Sie mit der Einführung einer neuen Warenwirtschaftssoftware verfolgen. Dazu können zählen: eine beschleunigte Auftragsabwicklung durch verbesserten Informationsfluss, eine höhere Qualität und Aktualität von Informationen zur Entscheidungsvorbereitung, Kostensenkung durch Rationalisierung der Betriebsabläufe oder der Ersatz papierbasierter, manueller Prozesse.

2. Anforderungen priorisieren und im Lastenheft festhalten

Erstellen Sie ein Lastenheft (Anforderungskatalog) mit Ihren Anforderungen an das Warenwirtschaftssystem. Legen Sie fest, welche Funktionsbereiche die Software abdecken muss – von den Kernaufgaben wie Auftragsverwaltung, Bestandsführung und Rechnungsprüfung bis zu Zusatzfunktionen wie Einkauf, Chargenverwaltung oder Offene-Posten-Verwaltung. Beziehen Sie die betroffenen Fachabteilungen ein, damit die Anforderungen aus Einkauf, Lager, Vertrieb und Verwaltung berücksichtigt werden. Prüfen Sie zudem, ob eine Integration mit angrenzenden Funktionsbereichen wie digitaler Lagerverwaltung, Fertigung oder Dokumentenmanagement sinnvoll ist.

3. Geeignete Anbieter sorgfältig vergleichen

Recherchieren Sie auf Basis Ihres Lastenhefts geeignete Anbieter und lassen Sie sich typische Prozesse anhand Ihrer Anforderungen zeigen. Bewerten Sie dabei nicht nur die Funktionen, sondern auch Bedienbarkeit, Integrationsfähigkeit und Anbieterunterstützung. Wählen Sie einen engeren Kreis infrage kommender Kandidaten aus und bitten Sie diese um vergleichbare Angebote auf Grundlage Ihres Lastenhefts.

4. Zuständigkeiten, Abläufe und Fristen festlegen

Klären Sie, wer in Ihrem Unternehmen verantwortlicher Hauptansprechpartner während des Einführungsprojekts ist, wer die Fachabteilungen vertritt, wer das Konzept erstellt und wer für die Datenübernahme aus dem Altsystem zuständig ist. Legen Sie außerdem gemeinsam mit dem Softwareanbieter fest, welche Aufgaben bis wann erledigt sein müssen, wann die Testphase beginnt und wann das neue System in den Echtbetrieb gehen soll. Ein realistischer Zeitplan mit klaren Meilensteinen schafft Verbindlichkeit.

5. Daten vorbereiten und gründlich testen

Bereinigen und vereinheitlichen Sie Artikeldaten, Lieferanteninformationen und Bestände vor der Übernahme in das neue System. Testen Sie vor dem Produktivstart insbesondere die Funktionen, die Stabilität der Prozesse, die Schnittstellen sowie die Konsistenz der übernommenen Daten. In der Testphase werden häufig noch Anpassungen vorgenommen, etwa Fehlerkorrekturen oder die Ergänzung von Funktionen.

6. Mitarbeitende praxisnah schulen

Warten Sie mit der Schulung Ihrer Mitarbeitenden nicht bis zum Produktivstart. Machen Sie zunächst Ihre IT-Fachleute und Führungskräfte mit Konfiguration, Rechtevergabe und Bedienung vertraut. Im nächsten Schritt lernen die künftigen Anwenderinnen und Anwender die Bedienabläufe kennen, um im Tagesgeschäft sicher damit umgehen zu können. Erklären Sie dabei nicht nur die Bedienung, sondern auch die Ziele der Umstellung.

7. Schrittweise starten und kontinuierlich optimieren

Ein Pilotprojekt mit ausgewählten Bereichen oder Lieferanten kann den Einstieg erleichtern. Mit dem Produktivstart ist das Projekt „Warenwirtschaft einführen“ jedoch nicht automatisch beendet: Meist zeigen sich nach den ersten Praxiserfahrungen weitere Möglichkeiten, das System zu optimieren. Betrachten Sie die Weiterentwicklung Ihrer Warenwirtschaft als fortlaufenden Prozess und nehmen Sie Ihren Softwareanbieter dabei in die Pflicht.

Typische Fehler bei der Einführung

Viele Softwareprojekte scheitern nicht an fehlenden Funktionen, sondern an unzureichender Vorbereitung. Häufige Fehler sind:

  • Ziele und Anforderungen bleiben unklar formuliert.
  • Mitarbeitende werden erst kurz vor dem Produktivstart einbezogen.
  • Daten werden ungeprüft aus dem Altsystem übernommen.
  • Zuständigkeiten für die Einführung sind nicht eindeutig geregelt.
  • Schnittstellen zu anderen Systemen werden erst spät betrachtet.
  • Die Software wird nicht ausreichend geschult.
  • Das System wird nicht an die tatsächlichen betrieblichen Prozesse angepasst.

Auch eine Lösung mit vielen Funktionen bringt wenig, wenn sie organisatorisch nicht eingebettet ist oder in den Fachabteilungen unzureichende Kenntnisse vorhanden sind. Die Einführung endet deshalb nicht mit dem Go-live: Regelmäßige Überprüfung und Weiterentwicklung gehören zum laufenden Betrieb dazu.

Fazit

Ein Warenwirtschaftssystem bildet als zentrales Softwaresystem die Grundlage, um Bestände, Aufträge und Warenflüsse transparent zu steuern. Für Sie als KMU wird die Software vor allem dann zum strategischen Vorteil, wenn sie vollständig in Ihre bestehende Systemlandschaft integriert ist, Daten konsistent hält und Ihre tatsächlichen Prozesse unterstützt – statt umgekehrt Ihre Abläufe an die Software anzupassen.

Eine erfolgreiche Einführung braucht klare Ziele, ein priorisiertes Lastenheft, sorgfältig ausgewählte Anbieter, eindeutige Zuständigkeiten, bereinigte Daten und die frühzeitige Einbindung Ihrer Mitarbeitenden. Wenn Sie das Projekt strukturiert planen und schrittweise umsetzen, schaffen Sie bessere Voraussetzungen für effiziente Abläufe und eine belastbare Grundlage für die weitere Digitalisierung Ihres Unternehmens.

Häufig gestellte Fragen zum Warenwirtschaftssystem

Was ist ein Warenwirtschaftssystem?

Ein Warenwirtschaftssystem (WWS) ist eine Software zur Planung, Steuerung und Dokumentation von Warenprozessen. Es bildet den physischen Warenfluss in den Schlüsselbereichen Verkauf, Bestellwesen, Einkauf und Lagerhaltung ab und liefert der Unternehmensführung aktuelle Informationen zur Entscheidungsvorbereitung.

Warum ist ein Warenwirtschaftssystem für KMU wichtig?

Es schafft mehr Transparenz über Bestände und Warenbewegungen, reduziert manuelle Datenpflege durch einmalige Erfassung und unterstützt Sie dabei, komplexere Abläufe – etwa durch Omni-Channel-Vertrieb oder wachsende Sortimente – effizienter zu steuern, obwohl Sie als KMU über geringere betriebswirtschaftliche Spielräume verfügen als Großunternehmen.

Welche Vorteile bietet eine Warenwirtschaftssoftware?

Zu den möglichen Vorteilen zählen eine bessere Bestandsübersicht, schnellere Auftragsabwicklung, weniger doppelte Datenerfassung, effizientere Zusammenarbeit zwischen Fachabteilungen und fundiertere Auswertungen durch Reportingfunktionen und Kennzahlen-Cockpits.

Wie führen Sie ein Warenwirtschaftssystem erfolgreich ein?

Definieren Sie zunächst Ihre Ziele, halten Sie die Anforderungen in einem Lastenheft fest, vergleichen Sie geeignete Anbieter, legen Sie Zuständigkeiten und Fristen fest, bereiten Sie Daten vor und testen Sie das System gründlich, schulen Sie Ihre Mitarbeitenden praxisnah und starten Sie idealerweise schrittweise mit einem Pilotprojekt.

Welche Funktionen sollte ein Warenwirtschaftssystem haben?

Das hängt von Ihren individuellen Anforderungen ab. Zu den Kernaufgaben zählen typischerweise Auftragsverwaltung, Bestandsführung, Steuerung des Warenflusses, Erfassung von Wareneingängen und -ausgängen, Sortimentsverwaltung, Inventur und Rechnungsprüfung. Wichtig ist zusätzlich die Integration mit relevanten Nachbarsystemen wie Lagerwirtschaft, Finanzbuchhaltung oder Online-Shop.

Standardsoftware oder Individualsoftware: Was ist für KMU sinnvoller?

Für die meisten KMU ist Standardsoftware die wirtschaftlichere Wahl. Sie ist in der Regel kostengünstiger, wird vom Hersteller kontinuierlich weiterentwickelt und lässt sich dank modularem Aufbau flexibel an betriebliche Besonderheiten anpassen. Individualsoftware bietet zwar einen geringeren Anpassungsaufwand an bestehende Prozesse, geht aber meist mit höheren Anschaffungs- und Wartungskosten sowie einer stärkeren Abhängigkeit vom Entwickler einher.

Welche Rolle spielt die E-Rechnungspflicht für Warenwirtschaftssysteme?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland im B2B-Geschäftsverkehr grundsätzlich E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Als E-Rechnung gelten nur strukturierte, maschinenlesbare Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD – eine reine PDF-Datei erfüllt diese Vorgaben nicht mehr. Für die Ausstellung von E-Rechnungen gelten je nach Unternehmensgröße noch Übergangsfristen bis Ende 2027 beziehungsweise Ende 2028. Ein Warenwirtschaftssystem, das diese Formate direkt erzeugen und GoBD-konform archivieren kann, erleichtert Ihnen die Umsetzung dieser gesetzlichen Vorgaben erheblich.

Welche Rolle spielen Mitarbeitende bei der Einführung?

Mitarbeitende kennen die bestehenden Abläufe am besten und sollten deshalb frühzeitig einbezogen werden. Schulungen, klare Zuständigkeiten und ein schrittweises Vorgehen erleichtern die Akzeptanz und die produktive Nutzung der neuen Lösung im Tagesgeschäft.

Welche Anforderungen ein B2B-Onlineshop erfüllen muss
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Welche Anforderungen ein B2B-Onlineshop erfüllen muss

Der Onlinehandel im B2B-Bereich wächst rasant – und viele mittelständische Unternehmen möchten davon profitieren. Doch was auf den ersten Blick nach einem einfachen Digitalisierungsschritt aussieht, entpuppt sich oft als komplexes Projekt: Standardshops stoßen schnell an ihre Grenzen, Prozesse laufen nicht rund, und Kunden sind unzufrieden. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Anforderungen ein B2B-Onlineshop erfüllen muss und warum die Integration mit der Warenwirtschaft von entscheidender Bedeutung ist.

5 Min. Lesezeit

Als Markus B., Geschäftsführer eines mittelständischen Großhandels für Industriebedarf, vor zwei Jahren seinen ersten Onlineshop live schaltete, war die Begeisterung groß. Endlich digital verkaufen! Doch die Euphorie hielt nur kurz.

Schon nach wenigen Wochen häuften sich die Beschwerden der Geschäftskunden:

  • „Warum sehe ich meine individuellen Preise nicht?“
  • „Ich brauche meine alten Bestellungen zum Wiederholen – wo finde ich die?“
  • „Unsere Einkaufsabteilung kann keine Sammelbestellungen freigeben!“

Markus musste einsehen: Er hatte auf das falsche Pferd gesetzt – ein klassisches B2C-Shopsystem, das für den Endkundenhandel konzipiert ist. Im B2B-Geschäft stieß es rasch an seine Grenzen. Denn der digitale Vertrieb funktioniert nur, wenn das Shopsystem auf B2B-Prozesse ausgelegt ist und in bestehende Systeme integriert werden kann.

Warum ein spezieller B2B Onlineshop notwendig ist

Im Endkundengeschäft (B2C) zählen Emotion und Einfachheit: schönes Design, schnelle Lieferung, fertig. Im B2B-Bereich dagegen stehen Prozesse, Integration und Stabilität im Mittelpunkt.

Ein erfolgreicher B2B Onlineshop muss:

  • kundenspezifische Preise und Rabatte anzeigen,
  • in Echtzeit mit der Warenwirtschaft kommunizieren, und
  • sich in bestehende Einkaufs- und Freigabeprozesse einfügen.

„Wir haben erst verstanden, wie wichtig die Schnittstellen zur Warenwirtschaft sind, als der erste Shop online war – und nichts synchron lief“, erinnert sich Geschäftsführer Markus B.

Zentrale Anforderungen an ein B2B Shopsystem

Damit ein mittelständischer Händler im B2B E-Commerce erfolgreich ist, braucht sein Shopsystem bestimmte Kernfunktionen.

Produkt- und Preisdarstellung

  • Kundenspezifische Preise und Rabattstaffeln
  • Staffelpreise für Großabnehmer
  • Suche nach Artikel-, Hersteller- oder Kundennummern
  • Echtzeit-Anzeige von Verfügbarkeiten

Bestellprozesse

  • Wiederholungs- und Rahmenbestellungen
  • Mindestbestellmengen
  • Direktbestellung per Artikelnummer
  • Unterstützung von E-Procurement-Formaten (EDIFACT, VDA, GAEB)
  • Bestellfreigaben nach interner Hierarchie

Self-Service-Funktionen

  • Bestellhistorie und Rechnungsübersicht
  • Verwaltung von Benutzerrechten
  • Download von Rechnungen
  • Übersicht über Kontingente und Guthaben

Diese Funktionen sorgen dafür, dass Kunden schnell, sicher und effizient bestellen können – und der Vertrieb spürbar entlastet wird.

Integration mit der Warenwirtschaft: Das Rückgrat des B2B-Shops

Ohne funktionierende Verbindung zur Warenwirtschaftssoftware bleibt jeder Onlineshop Stückwerk. Hier liegen alle entscheidenden Daten: Preise, Lagerbestände, Kundengruppen und Rabatte.

Ein gutes B2B Shopsystem fungiert als Frontend, das in Echtzeit mit dem Warenwirtschaftssystem kommuniziert. So werden Artikel, Preise und Bestände automatisch aktualisiert – ohne manuelle Exporte oder Datenfehler.

„Früher mussten wir alles händisch abgleichen. Heute läuft das automatisch“, erzählt Geschäftsführer Markus B. nach der Umstellung auf ein spezielles B2B-Shopsystem.

Branchenlösungen: Wenn Standard nicht reicht

Viele mittelständische Unternehmen benötigen branchenspezifische Erweiterungen, wie zum Beispiel:

  • Produktkonfiguratoren für Maße, Farben oder Gravuren
  • Direktlieferung an Endkunden im Namen des Händlers
  • Mandantenfähigkeit für verschiedene Marken oder Subshops
  • Design-Anpassung an das Corporate Design von Vertriebspartnern

Solche individuellen Anforderungen lassen sich meist nur durch maßgeschneiderte B2B E-Commerce-Lösungen umsetzen – nicht mit Standardsoftware aus dem B2C-Bereich.

Fazit: Investition in den richtigen B2B Onlineshop zahlt sich aus

Für mittelständische Unternehmen ist der richtige B2B Onlineshop mehr als bloß eine weitere Website. Er ist das digitale Tor zum Kunden und eine zentrale Schnittstelle im Vertriebsprozess. Wer auf ein System setzt, das mit der Warenwirtschaft integriert ist, auf B2B-Prozesse ausgelegt ist, und kundenspezifische Abläufe unterstützt, schafft die Basis für langfristigen Erfolg im digitalen Handel. Oder wie Geschäftsführer Markus B. es heute ausdrückt: „Unser Onlineshop arbeitet jetzt für uns – und nicht umgekehrt.“

Effiziente Warenwirtschaft: 5 Herausforderungen für KMU und ihre Lösungen
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Effiziente Warenwirtschaft: 5 Herausforderungen für KMU und ihre Lösungen

Eine effiziente Lagerverwaltung und ein optimiertes Bestandsmanagement sind Schlüsselfaktoren für den wirtschaftlichen Erfolg kleiner und mittlerer Unternehmen (KMU). Dennoch stehen viele Unternehmen in der Praxis vor Herausforderungen, die den Betrieb verlangsamen, Kosten in die Höhe treiben und wertvolle Zeit beanspruchen. Dieser Beitrag beleuchtet fünf typische Probleme in der Warenwirtschaft von KMU und zeigt Lösungen auf.

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1. Unzureichende Bestandsübersicht in der Warenwirtschaft und Lagerverwaltung

Viele KMU erfassen ihre Lagerbestände nicht genau genug. Fehlende Echtzeitdaten verursachen entweder Engpässe oder Überbestände. Engpässe verzögern Kundenaufträge und beeinträchtigen die Kundenzufriedenheit, während Überbestände Kapital binden und die Lagerkosten unnötig erhöhen.

Die Lösung:

  • Der Einsatz einer modernen Warenwirtschaftssoftware mit automatischer Bestandsaktualisierung sorgt für einen stets aktuellen Überblick.
  • Benachrichtigungen beim Erreichen von Mindestbeständen erleichtern Nachbestellungen und verhindern Lieferengpässe.
  • Technologien wie mobile Scanner oder RFID-Systeme verbessern die Lagerhaltung zusätzlich, indem sie Fehler minimieren und Arbeitsprozesse beschleunigen.

2. Fehlende Automatisierung in der Warenwirtschaft und Lagerlogistik

In vielen KMU laufen zentrale Prozesse wie Auftragserfassung, Lagerbewegungen oder Rechnungsstellung noch manuell ab. Dies kostet Zeit und erhöht die Fehlerquote, beispielsweise durch falsche Bestellmengen oder Tippfehler.

Die Lösung:

  • Die Automatisierung von Warenwirtschaftsprozessen erhöht die Effizienz und Genauigkeit erheblich.
  • Digitale Warenwirtschaftssysteme beschleunigen durch automatisierte Prozesse Aufgaben wie Bestellvorgänge, Rechnungsstellung oder Lagerbewegungen.
  • Die Integration von Barcode- oder RFID-Technologien ermöglicht zudem die fehlerfreie Erfassung von Warenein- und -ausgängen.

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3. Mangelhafte Lagerorganisation und ineffiziente Lagerhaltung

Ein unstrukturiertes Lager führt zu langen Suchzeiten, Fehlkommissionierungen und ineffizienten Laufwegen – was die Produktivität erheblich beeinträchtigt.

Die Lösung:

  • Ein durchdachtes Lagerverwaltungssystem optimiert den verfügbaren Raum und verbessert den Warenfluss.
  • Die so genannte chaotische Lagerhaltung, bei der die Artikel nach Verfügbarkeit und nicht nach festen Lagerplätzen eingelagert werden, kann mit intelligenter Software äußerst effizient gestaltet werden.
  • Klare Kennzeichnungen, optimierte Regalsysteme sowie regelmäßige Schulungen des Personals sorgen für eine strukturierte Lagerverwaltung.

4. Schwache Kommunikation mit Lieferanten

Unzuverlässige oder fehlerhafte Lieferungen führen zu Engpässen und frustrieren Kunden. Gerade KMU mit begrenzten Lagerkapazitäten sind auf reibungslose Lieferketten angewiesen. Mangelnde Transparenz und ineffiziente Kommunikation erschweren jedoch häufig die Zusammenarbeit mit Lieferanten.

Die Lösung:

  • Digitale Schnittstellen zwischen Warenwirtschaftssystem und Lieferanten verbessern den Informationsfluss erheblich.
  • Automatisierte Bestellprozesse synchronisieren Bestellungen und Lieferbestätigungen in Echtzeit.
  • Regelmäßige Lieferantenaudits, verbindliche Liefervereinbarungen sowie alternative Bezugsquellen sichern die Lieferkette zusätzlich ab.

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5. Fehlende Datenauswertung und -analyse

Viele KMU werten ihre Warenwirtschaftsdaten nicht systematisch aus. Ohne aussagekräftige Analysen bleibt es schwierig, ineffiziente Prozesse zu erkennen oder fundierte Entscheidungen über Bestandsgrößen und Lieferketten zu treffen.

Die Lösung:

  • Eine leistungsfähige Warenwirtschaftssoftware wertet zentrale Kennzahlen wie Lagerumschlag, Bestellzyklen oder Retourenquoten aus.
  • Diese Datenanalyse ermöglicht es Unternehmen, Engpässe frühzeitig zu erkennen, ineffiziente Prozesse zu optimieren und Entscheidungen datenbasiert zu treffen.

Fazit: Optimierte Warenwirtschaft für mehr Effizienz in KMU

Mit modernen Technologien und klar definierten Prozessen können KMU ihre Warenwirtschaft effizienter gestalten: Die Digitalisierung spart Zeit, reduziert Fehler und verbessert die Lagerhaltung nachhaltig. Unternehmen, die ihre Warenströme mit intelligenter Warenwirtschaftssoftware steuern, die Kommunikation mit Lieferanten optimieren und Entscheidungen datenbasiert treffen, sichern sich langfristig Wettbewerbsvorteile und eine höhere Kundenzufriedenheit.

Die Investition in ein modulares Warenwirtschaftssystem zahlt sich aus: Unternehmen senken Kosten, erhöhen ihre Flexibilität und schaffen eine solide Basis für nachhaltiges Wachstum. Gerade im Mittelstand kann dies den entscheidenden Unterschied zwischen stagnierendem Geschäft und dynamischem Erfolg ausmachen.

Excel in der Fertigung: Wann es an seine Grenzen stößt
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Excel in der Fertigung: Wann es an seine Grenzen stößt

Viele kleine und mittlere Produktionsbetriebe führen ihre Fertigungsplanung und Produktionssteuerung mit Excel durch. Obwohl das Tabellenkalkulationsprogramm in bestimmten Bereichen nützlich sein kann, stößt Excel in der Fertigung oft an seine Grenzen. Dieser Artikel beleuchtet die Herausforderungen und zeigt, warum eine ERP-Software für die Fertigung die bessere Wahl ist.

5 Min. Lesezeit

Kein anderes Werkzeug wird in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) häufiger zur Produktionsplanung und -steuerung (PPS) eingesetzt als Microsoft Excel. Tatsächlich erfüllt Excel in der Fertigung durchaus sinnvolle Aufgaben – als führendes System eignet sich die Tabellenkalkulation jedoch weniger. Um dies zu verdeutlichen, werfen wir zunächst einen Blick auf die typischen Aufgaben im PPS-Bereich.

Die drei Aufgabenbereiche von PPS

1. Fertigungsplanung und Produktionsplanung – mit Excel bei wachsender Komplexität schwierig

Ziel der Produktionsplanung, auch Fertigungsplanung genannt, ist es, einen Überblick über alle Arbeitsschritte zu gewinnen, die zur Fertigstellung eines Produktes notwendig sind. In vielen Produktionsbetrieben erfolgt dies mit Excel. Bei wachsender Anzahl an Maschinen, Aufträgen und Ressourcen stößt dieses System jedoch schnell an seine Grenzen. Ein ERP-System für die Produktion kann hier deutlich zuverlässiger und skalierbarer agieren.

2. Produktionssteuerung in KMU – warum Excel nicht ausreicht

Je näher der Produktionstermin rückt, desto komplexer wird die Produktionssteuerung. Hier versagt Excel häufig: Es fehlen dynamische Funktionen, um auf kurzfristige Änderungen wie Materialengpässe oder Maschinenausfälle zu reagieren. Eine integrierte ERP-Software kann dies deutlich besser.

3. Produktionsnachverfolgung und Betriebsdatenerfassung – mit ERP statt Excel

Während des Produktionsprozesses ist eine präzise Produktionsnachverfolgung entscheidend. Excel bietet weder Transparenz noch entsprechende Funktionen zur ausreichenden Betriebsdatenerfassung. Eine ERP-Software für die Fertigungssteuerung sorgt für Echtzeitdaten, Qualitätssicherung und Chargenverfolgung, was für viele KMU unverzichtbar ist.

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Grenzen von Excel in der Fertigung

Excel in der Fertigung kann kurzfristig hilfreich sein, ist langfristig aber fehleranfällig und schwer skalierbar. Besonders in der Fertigungssteuerung führt Excel oft zu einem Wildwuchs an Tabellen, veralteten Daten und fehlender Übersicht. Eine digitale Fertigungslösung mit ERP vermeidet solche Probleme durch zentrale Datenhaltung und automatisierte Prozesse.

Tipps für kleine und mittlere Fertigungsbetriebe

  1. Nutzen Sie Excel zur Datenanalyse, nicht zur Prozesssteuerung.
  2. Speichern Sie Produktionsdaten im ERP-System oder in der Warenwirtschaftssoftware.
  3. Versuchen Sie nicht, komplexe Produktionsprozesse mit Excel zu steuern.
  4. Verlagern Sie die Produktionssteuerung ins ERP-System oder Ihre Warenwirtschaftssoftware, um Transparenz zu schaffen.
  5. Speichern Sie Daten zur Qualitätssicherung und Chargenverfolgung im Produktions-ERP.

Digitalisierung der Fertigung: Warum ERP Excel ersetzen sollte

Kleine und mittlere Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre Fertigungsprozesse zu digitalisieren. Excel ist dabei eher ein Hindernis als eine Hilfe. Eine durchgängige ERP-Lösung für die Produktion ermöglicht eine konsistente Abbildung der Produktionsplanung, -steuerung und -nachverfolgung – von der Bedarfsermittlung bis zum fertigen Produkt.

Fazit: Excel als Hilfsmittel, ERP als führendes System

Microsoft Excel bleibt ein gutes Werkzeug für Analysen. Doch in der Fertigungsplanung und Produktionssteuerung ist es keine langfristige Lösung. KMU, die ihre Prozesse zukunftssicher gestalten wollen, sollten Schritt für Schritt auf ein integriertes ERP-System für die Fertigung umsteigen – für mehr Transparenz, Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit.

Fertigungssoftware für kleine Unternehmen: Tipps zur Lösungsauswahl
ERP & Finance

Fertigungssoftware für kleine Unternehmen: Tipps zur Lösungsauswahl

Materialengpässe, unklarer Fertigungsstatus, mangelnde Kostentransparenz: Durch den Einsatz einer professionellen Fertigungssoftware für KMU lassen sich solche Probleme in der Produktion lösen. Kleine Unternehmen mit geringerem Budget sollten die Auswahl und Einführung einer Software schrittweise angehen.

5 Min. Lesezeit

Viele kleinere Fertigungsbetriebe nutzen selbst erstellte Excel-Auswertungen für die Produktionsplanung. Das funktioniert grundsätzlich, stößt aber an Grenzen, wenn steigende Umsatzerwartungen, neue Key-Kunden oder komplexere Produkte die Ablauforganisation überfordern. Zusätzlich droht wertvolles Wissen verloren zu gehen, wenn erfahrene Mitarbeitende in den Ruhestand treten. Spätestens dann benötigt das Unternehmen eine professionelle Produktionssoftware. Hier einige Tipps für die Auswahl einer geeigneten Lösung für kleine Unternehmen.

Lastenheft für optimale Fertigungssoftware erstellen

Zunächst sollte das Unternehmen die wesentlichen Problemfelder im Bereich der Fertigungssteuerung ermitteln. Oft ist unklar, was wann produziert werden soll. Benötigtes Material fehlt regelmäßig. Und bevor man einem Kunden Auskunft über den Auftragsstatus geben kann, muss man durch die Produktionshalle laufen. Kostentransparenz? Fehlanzeige!

Nun gilt es, die Ursachen der Probleme zu identifizieren und die produktionsrelevanten Geschäftsprozesse kritisch zu hinterfragen. Die gewonnenen Erkenntnisse müssen in einem strukturierten Anforderungskatalog dokumentiert werden: dem Lastenheft.

Welche Punkte gehören ins Lastenheft?

  • Aktueller Ist-Zustand: Welche Probleme bestehen in der Produktion? Wo und warum laufen Prozesse nicht rund? Welche Schwachstellen entstehen durch unzureichende IT-Unterstützung?
  • Gewünschter Soll-Zustand: Welche Ziele verfolgt das Unternehmen mit der neuen Software? Beispiele: optimierte Produktionsplanung, besserer Überblick über Produktionsprozesse und Bestände, beschleunigter Fertigungsdurchlauf.
  • Festlegung der Verantwortlichkeiten: Wer übernimmt welche Aufgaben im Projekt? Welcher Mitarbeiter trägt die Projektverantwortung? Wer ist Hauptansprechpartner für den Softwareanbieter?
  • Funktionelle Anforderungen: Welche Funktionen soll die Fertigungssoftware enthalten? Geht es primär um Materialbedarfsplanung und Bestandsführung oder auch um Produktionsplanung und Betriebsdatenerfassung (BDE)?
  • Nicht-funktionelle Anforderungen: Welche Schnittstellen zu bestehenden IT-Systemen sind erforderlich? Welche Anforderungen gibt es an Support und Wartung durch den Softwareanbieter?

Softwareanbieter in die Pflicht nehmen

Im nächsten Schritt müssen die ausgewählten Softwareanbieter und ihre Lösungen geprüft werden. Dazu erhalten die Anbieter das Lastenheft und erstellen auf dieser Basis ein Pflichtenheft. Darin definieren sie, wie die geforderten Funktionen mit ihren Softwaremodulen umgesetzt werden.

Zusätzlich sollte das Pflichtenheft klar darlegen, welche Ziele die Software erreicht und welche Funktionen sie nicht bietet. Häufig kombinieren Anbieter das Pflichtenheft bereits mit einem konkreten Angebot. Dies erleichtert den Vergleich verschiedener Softwarelösungen.

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Bei der Auswahl von Fertigungssoftware die Betriebsgröße berücksichtigen

Die weit verbreitete Annahme „Viel hilft viel“ trifft bei Produktionssoftware nicht immer zu. Umfangreiche PPS-Systeme (Produktionsplanungs- und -steuerungssysteme) können zwar alle Prozesse detailliert abbilden, sie neigen jedoch dazu, die Steuerung der Produktionsprozesse zu dominieren. Dadurch verlieren kleinere Fertigungsbetriebe oft die Flexibilität, die ihnen einen Wettbewerbsvorteil verschafft.

Zudem erfordert ein großes PPS-System häufig zusätzliches IT-Personal und verursacht hohe Beratungskosten.

Angesichts dieser Kosten stoßen kleine Produktionsbetriebe schnell an ihre finanziellen Grenzen. Oft wird nur ein Bruchteil der Funktionen tatsächlich genutzt, wodurch sich das Kosten-Nutzen-Verhältnis verschlechtert.

Eine Fertigungssoftware für KMU sollte exakt auf den Bedarf des Unternehmens zugeschnitten sein und die vorhandenen Ressourcen möglichst wenig belasten. Dies ist gewährleistet, wenn folgende Kriterien erfüllt sind:

  • Die Fertigungssoftware erweitert das eingesetzte Warenwirtschaftssystem nur dort um produktionsspezifische Funktionen, wo es notwendig ist.
  • Das Unternehmen entscheidet, welche Funktionen es benötigt, und bezahlt nur für diese.
  • Die Produktionssoftware ist skalierbar. Steigende Anforderungen lassen die Lösung mitwachsen.

Fazit

Die richtige Fertigungssoftware kann Materialengpässe reduzieren, die Kostentransparenz verbessern und Produktionsprozesse effizienter gestalten. Entscheidend ist eine strukturierte Vorgehensweise bei der Auswahl und Einführung.

Service-App für den Außendienst - warum davon das gesamte Unternehmen profitiert
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Service-App für den Außendienst - warum davon das gesamte Unternehmen profitiert

In der heutigen digitalisierten Geschäftswelt ist die Ausstattung des Außendienstes mit modernen Tools entscheidend für den Unternehmenserfolg. Mobile Service-Apps spielen dabei eine zentrale Rolle, indem sie Außendienstmitarbeitern ermöglichen, jederzeit und überall optimal vernetzt zu sein. Eine Service-App für den Außendienst steigert nicht nur die Effizienz, sondern beschleunigt auch maßgeblich die Auftragsabwicklung.

5 Min. Lesezeit

Der Außendienst repräsentiert das Unternehmen beim Kunden, sei es im Verkauf, im Service, in der Montage oder im Dienstleistungsbereich. Sein Einfluss auf die Kundenzufriedenheit ist immens. Schon deshalb ist es sinnvoll, die Arbeit der Außendienstler zu erleichtern – zum Beispiel durch die Integration einer mobilen Service-App für den Außendienst in den Informationsfluss, also  in das ERP-System (Enterprise Resource Planning) des Unternehmens.

Service-App für den Außendienst ermöglicht Datenzugriff vor Ort

Außendienstmitarbeiter müssen bereits vor einem Kundentermin schnell auf Daten wie Termine, Ansprechpartner, Adressen, Dokumente oder die Auftragshistorie zugreifen können. Wenn sie dann beim Kunden sind, sollten sie über das Internet alle wichtigen Informationen in Echtzeit abrufen können. Diese Auskunftsfähigkeit wird heute von vielen Kunden vorausgesetzt. Wer sein Gegenüber vertrösten muss, die Informationen später nachzureichen, hat schon die ersten Minuspunkte gesammelt.

Ein wesentlicher Punkt ist das Wie des Datenzugriffs. Ein Notebook ist zwar auch ein „mobiles“ Gerät – aber um es zu nutzen, muss man es aufklappen, den Rechner starten und die Anwendung öffnen. Das kostet wertvolle Zeit im Kundengespräch. Zudem braucht man für diesen Vorgang beide Hände und eine Ablagemöglichkeit für das Gerät, was die Möglichkeiten beim Kundentermin einschränkt. Viel einfacher ist es, das Smartphone aus der Tasche zu ziehen und die entscheidenden Daten schnell abzurufen.

Daten zum Kundentermin stehen dem Innendienst sofort digital zur Verfügung

Wichtige Informationen über einen durchgeführten Kundentermin, wie z.B. Bestellungen oder Angaben über Materialverbrauch und Arbeitszeit, müssen zudem so schnell wie möglich in den Innendienst des Unternehmens gelangen. Denn sie sind für die weitere  Auftragsabwicklung bis hin zur Rechnungsstellung unerlässlich. Die Mitarbeiter im Außendienst müssen daher in der Lage sein, die benötigten Daten sofort digital zu erfassen und an die ERP-Software zu übermitteln.

Es reicht heute nicht mehr aus, nach einer mehrtägigen Außendiensttour handschriftliche Notizen abzutippen und erst dann in das System einzupflegen. Deshalb empfiehlt es sich, im Außendienst ein mobiles Gerät zu nutzen, das man ohnehin immer dabei hat und das im Handumdrehen einsatzbereit ist: das Smartphone.

Smartphones bieten optimale Voraussetzungen als mobiles Arbeitsgerät

Smartphones verfügen über viele Funktionen, die ein Außendienstmitarbeiter für seine Arbeit benötigt: Sie ermöglichen die Navigation, die Kommunikation per Telefon, E-Mail und Messenger sowie den Zugriff auf Kalender, Cloud-Speicher und Dokumente aus dem Dokumentenmanagementsystem (DMS) des Unternehmens. Darüber hinaus hat jedes Smartphone eine Kamera und damit einen Scanner. Bei Bedarf können mit dem Gerät sogar Unterschriften erfasst werden.

Der Nutzen von Smartphones im Außendienst liegt also auf der Hand. Mit dem zunehmenden Ausbau des Mobilfunkstandards 5G wird die digitale Kommunikation noch schneller. Um Smartphones im Außendienst einzusetzen, muss man aber nicht auf 5G warten. Eine mobile Service-App für den Außendienst lässt sich auch auf Basis der vorhandenen Mobilfunktechnologien (4G – LTE) anwenden.

Einbindung mobiler Lösungen ins ERP-System ist für Prozessoptimierung entscheidend

Um eine Service-App für den Außendienst erfolgreich zu nutzen, müssen die mobilen Geräte nahtlos in das betriebliche ERP-System eingebunden sein. Dies lässt sich über eine Web-basierte Schnittstelle (REST API) realisieren. So vermeidet man sogenannte Insellösungen, die am Ende bloß neue Kommunikationsbarrieren schaffen würden. Ein integriertes mobiles System sorgt hingegen für einen reibungslosen digitalen Datenaustausch zwischen Büro und Außendienst. Das erleichtert allen am Prozess Beteiligten die Arbeit und sorgt dafür, dass die Kunden schneller bedient werden.

Ein Beispiel: Service-App für den Außendienst

Der Hersteller Suiteify (Suiteify) und sein Partner Albos haben eine mobile App für den Servicebereich entwickelt. Diese Service-App ist über eine REST API mit den ERP-Programmen von Suiteify verbunden.

Die mobile Lösung richtet sich an Unternehmen, deren Außendienstmitarbeiter beim Kunden Waren ausliefern, Anlagen und Geräte installieren oder Dienstleistungen (z.B. Wartungsarbeiten) erbringen.

Ein typisches Einsatzszenario für die Service-App kann so aussehen:

  • Der Innendienst erfasst einen Serviceauftrag (einmalig/wiederkehrend).
  • Ein Servicemitarbeiter fährt mit einem Sollbestand an Artikeln zum Kunden.
  • Nach Erledigung des Auftrags erfasst der Mitarbeiter über die mobile Service-App die verbrauchten Artikel sowie die Arbeits- und Fahrzeiten im Serviceauftrag.
  • Sobald der Serviceauftrag abgeschlossen ist, erstellt der Außendienstmitarbeiter über die App einen Servicebericht mit Fotos und digitaler Unterschrift.
  • Der Servicebericht liefert dem Innendienst alle Daten zur Dokumentation und Rechnungsstellung.

Die Grundfunktionen der Service-App können um individuell benötigte Funktionen erweitert werden. Dies ermöglicht es den Nutzern, ganze Prozessketten im Außendienst zu digitalisieren.

Mobile Datenerfassung im Lager: Besser digital als mit Stift und Zettel
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Mobile Datenerfassung im Lager: Besser digital als mit Stift und Zettel

Viele kleine und mittlere Unternehmen (KMU) erfassen Daten im Lager immer noch mit Stift und Zettel. Das führt zu Übertragungsfehlern, verlangsamt die Arbeitsabläufe und erschwert es den Überblick über die Lagerbestände. Die Lösung lautet: mobile Datenerfassung – digital und direkt im Lager.

5 Min. Lesezeit

Im privaten Umfeld sind wir längst daran gewöhnt, überall und jederzeit mit dem Smartphone Daten mobil zu erfassen und abzurufen. Umso erstaunlicher ist es, dass die digitale Informationsverwaltung und -nutzung in einigen Bereichen der Wirtschaft noch nicht vollständig angekommen ist. In der Lagerverwaltung von Unternehmen dominieren beispielsweise oft noch Zettel und Stift als Informationsträger. Dabei könnten die Abläufe durch mobile Datenerfassung (MDE) im Lager erheblich verbessert werden.

„Mobile Datenerfassung“ mit Zettel und Stift als Behelfslösung

Gerade in der Lagerverwaltung sind aktuelle Informationen wichtig: Wo befindet sich welche Ware? Welche Artikel nähern sich dem Verfallsdatum? Welche Ware läuft gut, welche Artikel sind Ladenhüter? Oft werden solche Daten im Tagesgeschäft ad hoc und in Echtzeit benötigt.

Ein intelligentes, digitales Informationsmanagement im Lager kann die Arbeitsabläufe enorm vereinfachen und freie Kapazitäten schaffen. Die technische Basis dafür ist in vielen kleinen und mittleren Unternehmen bereits vorhanden.

Häufig wird im Büro schon seit längerem eine Warenwirtschaftssoftware zur Bestands- und Auftragsverwaltung eingesetzt. Das Lager, also der Ort, an dem bestandsrelevante Informationen entstehen, bleibt davon jedoch häufig abgeschnitten. Stattdessen behilft man sich mit Zettel und Stift, Microsoft-Excel-Tabellen und ebenso umfangreichen wie unübersichtlichen Datenstrukturen. Meist gelingt es den Unternehmen auf diese Weise zwar, die Informationen dorthin zu bringen, wo sie hingehören. Von Effizienz kann aber keine Rede sein.

Analoge Kommunikationswege erschweren Bestandsführung

Bestandsrelevante Informationen in Papierform sind in Unternehmen zum Teil lange unterwegs. Mit jeder Station und jedem Medienbruch steigt das Fehlerrisiko. Lagermitarbeiter erleben solche Situationen täglich: Weil es schnell gehen muss, werden wichtige Informationen in der Halle zwischen Gabelstapler und Gitterbox hastig auf einen Zettel gekritzelt. Schon hier kann es zu Übertragungsfehlern kommen. Typisches Beispiel: Statt der eigentlich gemeinten „7“ hält der Kollege die handgeschriebene Zahl auf dem Zettel für eine „1“.

Ein weiteres Problem: Solange eine Information – auf einem Zettel notiert – durch das Lager getragen wird, ist sie für Kolleginnen und Kollegen in anderen Unternehmensbereichen nicht verfügbar. Erst wenn der Zettel im Lagerbüro angekommen ist und fehlerfrei in das Warenwirtschaftssystem oder eine Excel-Tabelle übertragen wurde, wissen auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Einkauf und Verkauf über den Warenbestand Bescheid – allerdings nur über den Bestand, der zum Zeitpunkt der Erstellung des Zettels vorhanden war.

Das bedeutet: Eine Bestandsführung auf Basis analog erfasster Lagerdaten ist aufgrund der verzögerten Datenübermittlung nur selten aktuell.

Mobile Datenerfassung Lagerhalle
Mobile Datenerfassung mithilfe digitaler Geräte verbessert die Kommunikation zwischen Büro und Lager und beschleunigt die Arbeitsabläufe

Die richtige Information zur richtigen Zeit am richtigen Ort

Eine zentrale Herausforderung im Bereich der Lagerverwaltung besteht darin, die Fülle der Daten zu ordnen und die relevanten Informationen an den richtigen Stellen verfügbar zu machen. Denn in Lagern herrscht in der Regel Hochbetrieb.

Je mehr Mitarbeiter im Lager arbeiten, je mehr Arbeitsschritte parallel ablaufen, desto wichtiger sind aktuelle Informationen über Arbeitsaufträge, Bestände und Waren. Doch nicht jeder Mitarbeiter muss jederzeit Zugriff auf alle Informationen haben. Meist ist es sogar hinderlich, wenn man von Daten regelrecht erschlagen wird, die man für die eigene Tätigkeit gar nicht benötigt. Beispielsweise benötigt man für den Wareneingang ganz andere Informationen als für die Kommissionierung oder die Inventur.

Mithilfe von Lagerverwaltungssoftware können die gesammelten Informationen in kompakter Form und in Echtzeit genau dort angezeigt werden, wo sie tatsächlich benötigt werden.

Zugunsten einer übersichtlichen Datenstruktur sollte jedoch nur das gesammelt werden, was relevant und notwendig ist. Denn Sammeln bedeutet Erfassen – und das ist immer mit Aufwand verbunden.

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Mobile Datenerfassung ist für effizientes Informationsmanagement unverzichtbar

Um Daten dort zu erfassen, wo sie anfallen, und dort zur Verfügung zu stellen, wo sie benötigt werden, sind mobile Lösungen gefragt. Eine Lagersoftware, die Daten ausschließlich von stationären Geräten bezieht, hat mit den gleichen Problemen zu kämpfen, wie die Zettel-Stift-Excel-Variante: umständliche Kommunikations- und Laufwege, Übertragungsfehler, verschwundene oder unleserliche Laufzettel.

Hat dagegen jeder Lagermitarbeiter ein mobiles Endgerät bei sich, mit dem er vor Ort Daten erfassen und abrufen kann, sieht die Sache ganz anders aus: Die Daten landen direkt im digitalen System und sind sofort abrufbar. In die Software integrierte Plausibilitätsprüfungen erhöhen zudem die Datenqualität und unterstützen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit. Dabei spielt die Arbeitsumgebung keine Rolle – für jede Anforderung gibt es das passende Equipment: von der Scan-App für Smartphone und Tablet bis hin zu spezieller Hardware für die mobile Datenerfassung.

Lager optimieren durch digitale Lagerverwaltung
ERP & Finance

Lager optimieren durch digitale Lagerverwaltung

In vielen kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) läuft die Lagerverwaltung weniger effizient als sie sollte. Ein häufiger Grund dafür ist die Arbeit per Zuruf und mit Excel-Listen. Eine digitale Lagerverwaltung kann das Lager optimieren und die Unternehmensprozesse im und rund ums Lager nachhaltig verbessern.

5 Min. Lesezeit

Insbesondere viele größere Unternehmen setzen ein Lagerverwaltungssystem (LVS) ein, um Lagermengen und Lagerorte effizient zu verwalten. Kleinere Mittelständler mit 20 bis 100 Beschäftigten hingegen nutzen häufig kein LVS. In manchen Fällen ist dies kein Problem – etwa bei Anbietern digitaler Produkte, deren Lagerhaltung sich auf Büromaterial, Getränke und andere Verbrauchsgüter für die Beschäftigten beschränkt. Bei Handels- oder Fertigungsunternehmen, die jederzeit über einen bedarfsorientierten Vorrat verfügen müssen, sieht die Sache jedoch anders aus. Hier kann eine digitale Lagerverwaltung helfen, das Lager zu optimieren, Kosten zu senken und die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern.

Dieser Beitrag beleuchtet die wesentlichen Funktionen und den Nutzen, aber auch die Kosten eines Lagerverwaltungssystems. Dadurch sollen Verantwortliche in KMU das Potenzial einer Digitalisierung der Lagerverwaltung für ihren Betrieb besser einschätzen können.

Häufige Probleme der Lagerwirtschaft in KMU

Die Beschäftigung mit der Situation im Lager und der Einführung einer digitalen Lagerverwaltung resultiert fast immer aus schmerzhaften Erfahrungen. Diese werden durch typische Fehlersituationen ausgelöst, die in vielen Unternehmen leider allzu häufig vorkommen.

Wo es bei der Lagerhaltung oft hakt

  • Aufwändige Artikelsuche im Lager
  • Fehlende Artikel oder Überstand aufgrund mangelnder Transparenz über die Bestände
  • Reduzierte Produktivität der Mitarbeiter infolge ineffizienter Prozesse im Lager
  • Auslieferung falscher Artikel, Mengen oder Chargen
  • Verfall verderblicher Ware aufgrund von Artikelentnahmen in der falschen Reihenfolge
  • Erhöhte Fehlerrate und Produktivität in Stoßzeiten
  • Probleme bei der Lagerhaltung bei krankheitsbedingten Ausfällen oder dem Ausscheiden erfahrener Mitarbeiter
  • Große Inventurdifferenzen

Die Ursachen für solche Fehlersituationen liegen meistens im Bereich der Lagerverwaltung. Viele KMU arbeiten dort mit Zetteln und Excel-Listen, was leicht zu Fehlern und Ungenauigkeiten bei der Datenübertragung ins Warenwirtschaftssystem führt. Zudem können Informationen verloren gehen, wodurch die Bestandsführung selten aktuell ist. Wer solche Probleme in der Lagerverwaltung feststellt, sollte den Einsatz eines LVS in Erwägung ziehen, um das Lager zu optimieren.

Bessere Abläufe durch digitale Lagerverwaltung

Vor der Einführung eines Lagerverwaltungssystems sollte stets der gesamte Prozess betrachtet werden. Dieser beginnt nicht erst im Lager, sondern bereits bei der Beschaffung. Spätestens mit dem Wareneingang, der entweder auf eine Bestellung bei einem Lieferanten oder einen Fertigungsprozess folgt.

  • Der Wareneingang muss so organisiert sein, dass alle darauffolgenden Schritte effizient und transparent ablaufen können. Bereits die Prüfung des Wareneingangs kann fehlerhaft sein oder unnötig lange dauern, wenn Wareneingang und Bestellung nicht einfach abgeglichen werden können. Ein LVS muss daher die Lagerhaltung mit dem Beschaffungsprozess des eingesetzten Warenwirtschaftssystems verknüpfen. Prüfungen und Qualitätssicherungsschritte müssen einfach integrierbar sein, da sie unverzichtbar sind, um die beschriebenen Probleme in der Lagerverwaltung zu lösen.
  • Für die Einlagerung und weitere Bearbeitung sind maschinenlesbare Informationen in Form von Barcodes notwendig. Ein LVS muss dabei drei Szenarien bewältigen können:
    1. Die Ware ist bereits mit Barcodes ausgezeichnet, die alle benötigten Informationen enthalten.
    2. Aus vorhandenen Barcodes lassen sich zumindest einige Informationen, insbesondere die Artikelnummer, entnehmen.
    3. Barcodes müssen neu erzeugt und die Ware entsprechend gelabelt werden.

Die Barcodes dienen der späteren Identifikation der Ware. Zugleich setzen sie Prüfmechanismen in Gang, um sicherzustellen, dass alle Bearbeitungsschritte – beginnend mit der Einlagerung – möglichst fehlerfrei durchgeführt werden. Bereits bei der Einlagerung ist zudem die Lagerorganisation im Betrieb zu berücksichtigen, einschließlich eventuell genutzter spezieller Einlagerungsmethoden wie der chaotischen Lagerhaltung.

  • Basierend auf den vorangegangenen Schritten konzentrieren wir uns nun auf einen besonders fehleranfälligen Vorgang: den Warenausgang bzw. die Kommissionierung. Das Lagerverwaltungssystem unterstützt die Lagermitarbeiter mit Informationen, um das Ergebnis der Kommissionierung mit dem Auftrag abzugleichen. Ein gutes LVS erlaubt hier auch Abweichungen von der Norm. Diese Flexibilität kommt vor allem kleinen und flexiblen Unternehmen zugute.
  • Auch beim Versand über Speditionen und Paketdienste kann ein Lagerverwaltungssystem die Prozesse im Lager optimieren. Kleinere Unternehmen stellen ihren Dienstleistern oft manuell die benötigten Daten zur Verfügung, was eine doppelte Datenerfassung bedeutet – ein aufwändiger und fehleranfälliger Prozess. Effizienter ist es, die Daten für den Versand automatisch mithilfe eines LVS zu generieren. Dafür müssen die Lagervorgänge nahtlos in das Warenwirtschaftssystem integriert sein. Zumal weitere Teilschritte wie die Rechnungsstellung sowie möglicherweise Retouren, Reklamationen oder Teillieferungen hinzukommen.

Digitale Lagerverwaltung – die wichtigsten Vorzüge

  • Geringere Fehlerquote, vor allem in der Lagerentnahme und der Kommissionierung
  • Kostensenkung durch effizientere Lagerprozesse
  • Übersicht und Transparenz im Lager
  • Verlässliche Bestandsführung
  • Bessere Nutzung von Lagerflächen
  • Zeitersparnis in der Inventur

Kosten eines Lagerverwaltungssystems

Wer sein Lager optimieren und ein digitales Lagerverwaltungssystem einführen möchte, sollte neben den Lizenzkosten für ein LVS und den Einführungskosten auch weitere Ausgaben einplanen. Dazu zählen die Kosten für neue Hardware wie Scanner, Tablets und andere mobile Geräte sowie der Ausbau der Netzinfrastruktur (LAN, WLAN).

Die Software selbst macht somit nur einen Teil der voraussichtlichen Kosten für eine digitale Lagerverwaltung aus. Zusätzlich müssen die benötigten Geräte und die entsprechenden Arbeitsabläufe in die Kosten-Nutzen-Betrachtung einbezogen werden. Entscheidende Fragen sind hier:

  • An welchen Stellen werden mobile Geräte benötigt, und wo reichen fest installierte und meist kostengünstigere Geräte aus?
  • Welche Anforderungen stellt die Situation im Lager an die Geräte hinsichtlich Temperatur, Staub, möglicher Fallhöhe und Reichweite der Scanner?
  • Welche Daten müssen eingegeben werden, und wie groß muss der Bildschirm sein, um diese effizient zu verarbeiten?
  • Wie werden die Geräte bedient, und welche Benutzerfreundlichkeit ist erforderlich, um eine reibungslose Nutzung zu gewährleisten?

Fazit: Digitale Lagerverwaltung eignet sich auch für kleinere KMU

Das Beispiel der Lagerwirtschaft zeigt, wie auch kleinere Unternehmen durch gezielte Digitalisierung der Lagerverwaltung erhebliche Vorteile erzielen können. Für die meisten Betriebe in einer Größenordnung von bis zu 100 Mitarbeitern bedeutet Digitalisierung dabei vor allem, Geschäftsprozesse digital abzubilden und zu optimieren – ohne störende Medienbrüche, fehlende Informationen oder doppelte Datenhaltung in verschiedenen Systemen.

Viele KMU sind bereits teilweise digitalisiert und nutzen beispielsweise ein Warenwirtschaftssystem. Doch in der Lagerhaltung dominieren oft noch Zettel und die allgegenwärtigen Excel-Listen. Dieser Bruch führt häufig zu isolierten Informationsinseln ohne Verbindung zueinander. Eine digitale Lagerverwaltung hingegen ermöglicht einen durchgängigen Informationsfluss.

Dies ist auch für kleinere Mittelständler, die in der Lagerhaltung Optimierungsbedarf haben, gut umsetzbar. Denn die benötigten Technologien wie Lagerverwaltungssysteme, Scanner und mobile Geräte sind bereits ausgereift und praxisbewährt. Man muss sie nur einführen und nutzen.

Onlineshop aufbauen: Tipps und Informationen
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Onlineshop aufbauen: Tipps und Informationen

Die Digitalisierung schreitet auch im Handel zunehmend voran. Viele Unternehmer möchten daher schnellstmöglich einen eigenen Onlineshop aufbauen. In diesem Blogbeitrag finden Sie Links zu Informationsquellen, die Ihnen dabei helfen, rasch ins Thema E-Commerce einzusteigen.

5 Min. Lesezeit

Im stationären Handel kriselt es vielerorts – und das nicht erst seit Corona. Demgegenüber gewinnt der Onlinehandel zunehmend an Bedeutung. So rechnet der Handelsverband Deutschland (HDE) für das Jahr 2024 mit einem E-Commerce-Umsatz in Höhe von rund 87 Milliarden Euro. Das entspricht einem Zuwachs von drei Prozent gegenüber dem Vorjahr. Daher ist es verständlich, dass viele Unternehmen selbst einen Onlineshop aufbauen möchten. Dementsprechend hoch ist die Nachfrage nach schnellen Onlinelösungen. Dieser Blogbeitrag gibt einen kompakten Überblick über wichtige Informationsquellen zum Thema Onlineshop aufbauen.

E-Commerce: Wenn es schnell gehen soll

Der Aufbau eines Onlineshops dauert üblicherweise mehrere Monate. In dieser Zeit werden unter anderem Produktkataloge erstellt, Zahlungs- und Versandprozesse aufgesetzt, Schnittstellen definiert und Layouts abgestimmt. Die dazugehörigen Programmierungen und individuelle Anpassungen erfordern in der Regel ebenfalls eine längere Aufbauphase.

Wenn es schnell gehen soll, lässt sich dieser Prozess jedoch auch verkürzen. Dann müssen zwar Abstriche in Kauf genommen werden, grundsätzlich ist es aber möglich, einen Onlineshop im Expressverfahren aufzubauen – sofern man sich auf folgende Kompromisse einlassen kann:

  • Nutzung eines vorgefertigten Standardlayouts für den Shop (trotzdem mit Einbindung des eigenen Logos und eigenen Farben)
  • Manuelle Eingabe von Produkten im Onlineshop
  • Nutzung von Standardzahlungsweisen (wie Barzahlung bei Abholung, Vorkasse durch Überweisung, Rechnung, Nachnahme), die ohne gesonderten Zahlungsdienstleister auskommen
  • Nutzung eines schnell einrichtbaren Zahlungsanbieters wie PayPal oder vergleichbare Alternativen (die meisten Shopsysteme bieten Integrationen ohne Zusatzkosten an)
  • Nutzung von Standardrechtstexten für AGB, Widerrufsbelehrung, Datenschutzerklärung usw.
  • Sich selbst über rechtliche Anforderungen informieren
  • Zunächst manuelle Abwicklung von Bestellungen und Versand

Die nachfolgenden Tipps und Links erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit, sie eigen sich aber gut, um sich in das Thema einzulesen und mit dem erworbenen Wissen einen Onlineshop in Eigenregie aufzubauen.

Grundlagen und Schritt-für-Schritt-Anleitungen

Wenn Sie einen Onlineshop aufbauen möchten, braucht es hierfür einige Grundlagen. Unter den folgenden Links können Sie sich einen Überblick verschaffen:

Onlineshop aufbauen: Shopsysteme und Marktplätze

Wenn es schnell gehen muss, kann man sich kein eigenes Shopsystem programmieren lassen. Es gibt jedoch fertige Lösungen, die sich in drei Gruppen unterteilen lassen.

Gruppe 1: Shop-Software für den Betrieb auf dem eigenen Server

Der Betrieb eines Onlineshops auf dem eigenen Server ermöglicht größtmögliche Kontrolle über das System. Zusätzlich ist die Anpassbarkeit am größten, falls der Webshop in Zukunft wachsen soll. Allerdings muss man sich um die Installation von Updates (Wartung) selbst kümmern und sich einen geeigneten Webhoster suchen.

Gruppe 2: Cloud- und SaaS-Lösungen

Mithilfe von Cloud- bzw. SaaS-Lösungen kann man sehr schnell starten, weil die Installation auf einem eigenen Server entfällt. Die Infrastruktur mietet man bei der Nutzung der Software automatisch dazu. Der Anbieter kümmert sich um die Infrastruktur und Wartung.

Gruppe 3: Marktplätze

Klassische Online-Marktplätze bieten gegen Provision die Möglichkeit, sehr schnell eine große Anzahl an Kunden zu erreichen.

Zahlungsanbieter im Onlineshop

Wenn Sie einen Onlinshop aufbauen und dort Zahlungen außerhalb der eigenen Kasse oder des Bankkontos anbieten möchten, brauchen Sie einen spezialisierten Zahlungsdienstleister. Dieser wickelt die Zahlung ab und bestätigt die Korrektheit. Insbesondere für Kreditkartenzahlungen oder PayPal ist die Inanspruchname eines Dienstleisters notwendig. In der Regel sind dafür eine monatliche Grundgebühr und eine umsatzabhängige Provision für jeden Verkauf fällig. Hier finden Sie eine Übersicht über Zahlungsanbieter.

Im deutschsprachigen Markt liegt PayPal in der Verbreitung unangefochten vorn. Es gibt kaum einen Onlineshop, der auf PayPal verzichtet. Das liegt vermutlich an der vergleichsweisen einfachen Einrichtung sowohl im Onlineshop als auch auf Kundenseite. Allerdings sollte man keinen Zahlungsdienstleister „einfach so“ ohne vorherige Prüfung einsetzen, da zum Beispiel das Provisionsmodell und andere Gründe gegen bestimmte Anbieter sprechen können. Gerade gegenüber PayPal gibt es auch Kritik. Informieren Sie sich daher im Vorwege.

Versand im E-Commerce

Sofern sich Ihre Produkte in Pakete verpacken lassen, können Sie für den Versand auf die üblichen Paketdienste zurückgreifen, wie:

Die Versandetiketten lassen sich meistens nach einer kurzen Registrierung direkt online erstellen und selbst ausdrucken.

Als Alternative gibt es auch Anbieter wie shipcloud, die Ihnen alle Paketdienste über ein einziges Interface zusammen anbieten. Dies ist gerade beim Start eines Onlineshops hilfreich.

Für die automatische Übergabe von Versanddaten aus dem Shop oder einem Warenwirtschaftssystem sind meistens noch weitere Zugänge erforderlich. Informieren Sie sich am besten direkt bei dem Paketdienst oder dem Softwareanbieter über die Möglichkeiten.

Schnittstellen zu Paketdiensten werden von den meisten Onlineshop-Systemen und Warenwirtschaftssystemen angeboten, allerdings braucht die Einrichtung und Registrierung meistens etwas Zeit. Dies lohnt sich möglicherweise erst bei höherem Versandvolumen zu einem späteren Zeitpunkt.

Recht

Ihr besonderes Augenmerk sollten Sie auf die Rechtssicherheit richten, wenn Sie einen Onlineshop aufbauen. Da ein Onlineshop öffentlich ist, fallen Fehler sofort auf und können durch Konkurrenzunternehmen abgemahnt werden. Das vermeiden Sie, indem Sie sich im Vorwege über die rechtlichen Aspekte beim Betrieb eines Webshops informieren. Hierzu finden Sie im Internet umfangreiche Informationen zu verschiedenen rechtlichen Aspekten.

Tipp: Abonnieren Sie die Newsletter von Portalen zum Thema E-Commerce-Recht. Es gibt dort immer wieder aktualisierte Informationen und aktuelle Urteile.

Einen Überblick über die wichtigsten Rechtsthemen im E-Commerce bieten beispielsweise die folgenden Ratgeber im Web:

Bei der Erstellung der notwendigen Kundeninformationen wie AGB, Datenschutzerklärung, Impressum und Widerrufsbelehrung hilft Ihnen ein kostenloser Generator für E-Commerce-Rechtstexte von Trusted Shops.

Der sicherste Weg ist natürlich die Beratung durch eine Rechtsanwältin bzw. einen Rechtsanwalt mit Schwerpunkt auf E-Commerce. Darüber hinaus gibt es spezielle E-Commerce-Versicherungen, die Risiken abmildern können.

Marketing

Das Marketing nimmt im E-Commerce ebenfalls einen hohen Stellenwert ein. Die Zeiten, in denen Besucher von allein zu den Onlineshops von Unternehmen finden, sind in den meisten Branchen vorbei – zu groß und unübersichtlich ist das Angebot im Web.

Zum Marketing zählen zum Beispiel die Suchmaschinenoptimierung (SEO), Anbindung an Preissuchmaschinen, Social-Media-Marketing, usw. Informationen dazu erhalten Sie unter folgenden Links:

Blogs und Podcasts

Dass man im E-Commerce immer Potenzial zur Optimierung hat, ist kein Geheimnis. Es empfiehlt sich also, im Thema zu bleiben und den Shop immer wieder zu verbessern. Gute und kostenlose Informationen dazu erhalten Sie in diversen Blogs und Podcasts. Hier einige Beispiele:

Warenwirtschaft für den Onlineshop und ERP-Systeme

So richtig effizient wird der Onlinehandel erst durch die Nutzung einer Warenwirtschaftssoftware: Man gewinnt zum Beispiel aktuelle Informationen über die Lagerbestände, kann Einkäufe und Lagerbuchungen damit abbilden und mehrere Verkaufskanäle miteinander verbinden. Die Software zentralisiert sämtliche Ein- und Verkäufe und bereitet die Buchhaltung vor.

Automatisierung durch Schnittstellen

Um die Warenwirtschaft mit dem Onlineshop zu verbinden, benötigt man eine Shop-Schnittstelle. Diese sorgt dafür, dass der Onlineshop als zusätzlicher Verkaufskanal über die Warenwirtschaftssoftware abgewickelt werden kann. Es ist dann keine doppelte Datenpflege mehr notwendig und die Systeme arbeiten direkt zusammen. So wird die Steuerung der verschiedenen Verkaufskanäle zentral über die Warenwirtschaft möglich.

Fazit und Empfehlung

Die Linksammlung in diesem Blogbeitrag zielt darauf ab, Ihnen zu helfen, sich sachkundig zu machen, damit Sie schnell einen Onlineshop aufbauen können. Wenn der Shop dann aber erst einmal läuft, ist die Verknüpfung mit der Warenwirtschaft ein sinnvoller nächster Schritt zur Automatisierung. Denn dadurch lässt sich meist eine deutliche Effizienzsteeigerung erzielen. Die Verknüpfung zwischen Warenwirtschaftssystem und Shop lohnt sich gerade dann, wenn mehrere Verkaufskanäle zu bedienen sind.

Empfehlung: Wenn Sie Wert auf einen schnellen und preiswerten Start in den E-Commerce sowie auf Möglichkeiten zur späteren Anpassung und Erweiterung legen, sollten Sie sich die nachfolgend aufgeführte Produktkombination näher ansehen:

Fertigung: Schnell und präzise den Materialbedarf ermitteln
ERP & Finance

Fertigung: Schnell und präzise den Materialbedarf ermitteln

Kleine und mittelgroße Produktionsunternehmen ermitteln häufig ihren Materialbedarf aufgrund von Erfahrung, Bauchgefühl und Excel-basierten Stücklisten. Dies birgt Risiken, die durch den Einsatz professioneller Software vermieden werden können.

5 Min. Lesezeit

Materialengpässe, Fertigungsstillstand, Lieferverzögerungen – für jedes produzierende Unternehmen sind diese Szenarien ein Albtraum. Um eine unterbrechungsfreie Produktion zu gewährleisten, neigt so manche Betriebsleitung dazu, im Lager mehr Material vorzuhalten, als tatsächlich benötigt wird. Doch Überbestände führen zu Problemen an anderer Stelle, da sie unnötig Lagerfläche und Kapital binden. Auf diese Weise kommen rasch beträchtliche Kosten zusammen. Um dies zu vermeiden, sollte der Lagerbestand von Material und Produkten stets dem tatsächlichen Bedarf entsprechen. Daher sollte jedes Unternehmen schnell und präzise seinen Materialbedarf ermitteln können.

Stückliste als Dreh- und Angelpunkt der Fertigung

Insbesondere in produzierenden Unternehmen, die auftragsbezogen fertigen, reicht es nicht aus, den Materialbedarf und die Fertigungsmengen beispielsweise einmal monatlich zu planen. Stattdessen muss der Bedarf auftragsorientiert ermittelt werden. Dabei sind das bereits bestellte Material sowie die aktuellen und reservierten Lagerbestände zu berücksichtigen. Auch Erfahrungswerte und Absatzerwartungen fließen mit ein.

Der Dreh- und Angelpunkt der Bedarfsermittlung ist die Stückliste. Als zentrales Instrument sind in ihr alle Baugruppen, Teile oder Materialien, die zur Herstellung eines Produkts benötigt werden, mengenmäßig aufgelistet. Darüber hinaus bildet die Stückliste die Struktur und die unterschiedlichen Fertigungsebenen eines Produkts ab. Somit gehören Stücklisteninformationen zu den wichtigsten Datenstrukturen eines Produktionsunternehmens. Sie dokumentieren, aus welchen Bauteilen ein bestimmtes Produkt besteht, und werden benötigt, um den Materialbedarf korrekt zu ermitteln.

Stücklistenverwaltung oft problematisch

Doch ausgerechnet die Stücklistenverwaltung zählt in vielen kleinen und mittelgroßen Produktionsbetrieben zu den Problemfeldern. Die üblicherweise verwendeten Tools, meist auf Basis von Microsoft Excel, sind oft nicht geeignet, um die komplexe Struktur mehrstufiger Stücklisten sauber und übersichtlich abzubilden. Infolgedessen verlässt sich mancher Fertigungsleiter bei der Ermittlung des Materialbedarfs eher auf seine Erfahrung als auf die ohnehin unzureichende Stücklistenverwaltung.

Materialbedarf ermitteln mithilfe von Software

Eine professionelle Fertigungssoftware löst das Problem und erleichtert den Anwendern die Arbeit, indem sie die Verwaltung komplexer Stücklisten erheblich vereinfacht und übersichtlicher gestaltet. Sie ermöglicht die gleichzeitige Ermittlung des Nettomaterialbedarfs für eine auftragsbezogene oder lagernde Fertigung über alle Ebenen der Stückliste hinweg. Dadurch spart das Unternehmen Zeit und verbessert die Transparenz im Bereich der Materialbeschaffung. Durch die Integration der Fertigungssoftware mit dem Warenwirtschaftssystem werden außerdem die Bestandsführung und die Materialverfügbarkeit optimiert. Dadurch lassen sich Materialengpässe oder kostspielige Überbestände zuverlässig vermeiden.