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Warenwirtschaft
Bestände, Aufträge und Lieferketten: So behalten Sie Ihre Warenwirtschaft unter Kontrolle.
Compliance in der Warenwirtschaft – So bleiben KMU rechtssicher
Compliance in der Warenwirtschaft ist für KMU eine zentrale Herausforderung. Steigende gesetzliche Anforderungen und komplexe Prozesse erhöhen das Risiko von Fehlern und Haftungsfällen. Dieser Artikel zeigt typische Problemfelder auf und erläutert, wie eine Warenwirtschaftssoftware Unternehmen dabei unterstützt, rechtssicher und effizient zu arbeiten.
Die Anforderungen an Unternehmen steigen kontinuierlich: Gesetzgeber, Behörden, Kunden und Geschäftspartner erwarten transparente, nachvollziehbare und rechtskonforme Prozesse. Besonders in der Warenwirtschaft treffen zahlreiche gesetzliche Vorgaben auf operative Alltagsabläufe. Dies stellt insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) eine besondere Herausforderung dar. Begrenzte personelle Ressourcen, historisch gewachsene Prozesse und ein hoher manueller Aufwand erhöhen das Risiko von Compliance-Verstößen erheblich. Gleichzeitig bietet eine strukturierte und softwaregestützte Warenwirtschaft große Chancen, Rechtssicherheit und Effizienz miteinander zu verbinden.
Bedeutung von Compliance in der Warenwirtschaft
Compliance in der Warenwirtschaft beschreibt die konsequente Einhaltung aller gesetzlichen, regulatorischen und internen Vorgaben entlang der gesamten Warenbewegung. Dazu zählen der Einkauf von Waren, deren Lagerung und Weiterverarbeitung sowie der Verkauf und die Dokumentation und Archivierung aller relevanten Vorgänge. Dabei werden unter anderem das Handels- und Steuerrecht, Vorschriften zur Produktsicherheit und Produkthaftung, das Zoll- und Außenwirtschaftsrecht, datenschutzrechtliche Anforderungen sowie Umwelt- und Entsorgungsauflagen berührt.
Für KMU bedeutet dies: Jeder Wareneingang, jede Bestandsbewegung und jede Rechnung muss nicht nur betriebswirtschaftlich korrekt, sondern auch rechtlich einwandfrei abgebildet sein.
Typische Compliance-Problemfelder in KMU
Viele KMU sind sich der Relevanz von Compliance in der Warenwirtschaft bewusst, stoßen in der Praxis jedoch immer wieder auf Probleme. Ein zentrales Problem ist die mangelnde Transparenz in den Warenwirtschaftsprozessen. Oft kommen Excel-Listen, Einzellösungen oder manuelle Abläufe zum Einsatz, die nicht miteinander verzahnt sind. Dadurch entstehen Medienbrüche, unvollständige Daten und eine fehlende Nachvollziehbarkeit.
Hinzu kommt, dass das Wissen über aktuelle gesetzliche Anforderungen begrenzt ist. Diese ändern sich regelmäßig, etwa im Steuerrecht, bei Dokumentationspflichten oder im Bereich Verpackung und Nachhaltigkeit. Ohne spezialisierte Fachkräfte ist es für KMU schwierig, stets auf dem neuesten Stand zu bleiben.
Ein weiterer kritischer Punkt sind Dokumentationslücken. Fehlende oder unvollständige Belege, nicht revisionssichere Ablagen oder unklare Zuständigkeiten können bei Betriebsprüfungen, Zollkontrollen oder Audits schnell zu Problemen führen. Dieses Risiko wird durch manuelle Datenerfassung verstärkt, da menschliche Fehler dabei kaum vermeidbar sind.
Risiken und Folgen mangelnder Compliance in der Warenwirtschaft
Compliance-Verstöße bleiben selten ohne Folgen. KMU riskieren Bußgelder, Nachzahlungen, Vertragsstrafen oder sogar Lieferstopps, wenn sie gesetzliche Anforderungen nicht erfüllen. Darüber hinaus können fehlerhafte Produktinformationen oder eine unklare Rückverfolgbarkeit zu Haftungsfällen führen. Auch der Verlust von Kundenvertrauen und die Schädigung des eigenen Rufs sind nicht zu unterschätzen. Gerade in wettbewerbsintensiven Märkten kann mangelnde Compliance die Existenz des Unternehmens langfristig gefährden.
Strategien für rechtssichere Warenwirtschaftsprozesse
Um Compliance nachhaltig sicherzustellen, benötigen KMU klare, standardisierte und dokumentierte Prozesse. Die Verantwortlichkeiten sollten eindeutig geregelt sein, beispielsweise für die Bereiche Einkauf, Lagerverwaltung, Inventur und Versand. Ergänzend dazu sind regelmäßige Schulungen sinnvoll, um Mitarbeitende für relevante rechtliche Anforderungen zu sensibilisieren.
Ein wirksames Mittel zur Risikominimierung sind interne Kontrollen. Durch regelmäßige Prüfungen von Beständen, Belegen und Prozessabläufen können Schwachstellen frühzeitig erkannt und behoben werden. In der Praxis zeigt sich jedoch, dass diese Maßnahmen ohne technische Unterstützung nur mit hohem Aufwand umzusetzen sind.
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Die Rolle der Warenwirtschaftssoftware für Compliance in KMU
An dieser Stelle kommt Warenwirtschaftssoftware ins Spiel. Sie bildet das Rückgrat einer rechtssicheren Warenwirtschaft, indem sie Prozesse digitalisiert, automatisiert und zentralisiert. Statt verteilter Datenquellen gibt es eine einheitliche Datenbasis, auf die alle relevanten Abteilungen zugreifen können.
Durch die softwaregestützte Erfassung von Wareneingängen, Lagerbewegungen, Aufträgen und Rechnungen entsteht eine lückenlose Dokumentation. Jede Änderung ist nachvollziehbar, Verantwortlichkeiten sind klar zugeordnet, und relevante Informationen stehen jederzeit zur Verfügung.
Vorteile von Warenwirtschaftssoftware für die rechtliche Sicherheit
Ein wesentlicher Vorteil von Warenwirtschaftssystemen ist ihre hohe Transparenz. Alle Warenbewegungen lassen sich in Echtzeit nachvollziehen, wodurch sich die Rückverfolgbarkeit erheblich verbessert. Einheitliche Stammdaten gewährleisten, dass Produktinformationen, Preise und steuerliche Angaben konsistent und korrekt sind.
Darüber hinaus unterstützen viele Systeme eine revisionssichere Archivierung von Belegen und Dokumenten. Mithilfe von Audit-Logs und Änderungsprotokollen kann jederzeit nachgewiesen werden, wer wann welche Anpassungen vorgenommen hat. Dies ist ein entscheidender Faktor bei Prüfungen durch Finanzbehörden oder externe Auditoren.
Moderne Softwarelösungen bieten zudem integrierte Kontrollmechanismen. Plausibilitätsprüfungen, Pflichtfelder und Freigabeprozesse reduzieren das Risiko menschlicher Fehler erheblich. Warnhinweise machen auf Unstimmigkeiten aufmerksam, bevor es zu Compliance-Verstößen kommt.
Nicht zuletzt profitieren KMU von regelmäßigen Software-Updates, die gesetzliche Änderungen, etwa bei Steuersätzen, Meldepflichten oder internationalen Handelsvorschriften, berücksichtigen. So bleibt die Warenwirtschaft auch bei sich ändernden Rahmenbedingungen rechtssicher.
Warenwirtschaftssoftware als Wettbewerbsvorteil für KMU
Compliance wird oft als lästige Pflicht betrachtet. Wenn sie jedoch richtig umgesetzt wird, kann sie zu einem echten Wettbewerbsvorteil werden. Unternehmen, die ihre Warenwirtschaft sauber, transparent und regelkonform organisieren, profitieren von stabilen Prozessen, geringeren Risiken und höherer Effizienz. Geschäftspartner und Kunden schätzen die Zuverlässigkeit und Professionalität, die sich aus einer rechtskonformen Arbeitsweise ergibt.
Der Einsatz einer geeigneten Warenwirtschaftssoftware bedeutet für KMU daher nicht nur mehr Rechtssicherheit, sondern auch eine solide Basis für Wachstum und Skalierbarkeit.
Fazit: Rechtssicherheit durch digitale Warenwirtschaft
Compliance in der Warenwirtschaft ist für KMU eine zentrale Managementaufgabe. Eine Kombination aus klar definierten Prozessen, geschulten Mitarbeitenden und einer leistungsfähigen Warenwirtschaftssoftware ermöglicht es, gesetzliche Anforderungen zuverlässig zu erfüllen und Risiken zu minimieren. Unternehmen, die frühzeitig in digitale und strukturierte Lösungen investieren, schaffen nicht nur Rechtssicherheit, sondern stärken zugleich ihre Wettbewerbsfähigkeit in einem zunehmend regulierten Marktumfeld.
FAQ – Compliance in der Warenwirtschaft
Was bedeutet Compliance in der Warenwirtschaft?
Compliance in der Warenwirtschaft bezeichnet die rechtssichere Abwicklung aller Warenbewegungen innerhalb eines Unternehmens. Dazu gehören der Einkauf, die Lagerhaltung, die Weiterverarbeitung, der Verkauf sowie die vollständige und revisionssichere Dokumentation aller Vorgänge gemäß rechtlicher Vorgaben wie den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).
Warum ist Compliance in der Warenwirtschaft für KMU so wichtig?
Für KMU ist Compliance in der Warenwirtschaft von besonderer Relevanz, da Fehler hier schnell zu Bußgeldern, Steuernachzahlungen oder Haftungsrisiken führen können. Gleichzeitig fehlen oft die personellen Ressourcen, um die komplexen gesetzlichen Anforderungen manuell umzusetzen.
Welche gesetzlichen Anforderungen betreffen die Warenwirtschaft?
Die Warenwirtschaft unterliegt unter anderem:
- Handels- und Steuerrecht
- Produktsicherheits- und Produkthaftungsgesetzen
- Zoll- und Außenwirtschaftsvorschriften
- Datenschutz (DSGVO)
- Umwelt- und Entsorgungsauflagen
Eine rechtskonforme Warenwirtschaft gewährleistet, dass alle Vorgaben eingehalten werden und dies jederzeit nachweisbar ist.
Welche Compliance-Probleme treten in der Warenwirtschaft von KMU häufig auf?
Typische Compliance-Risiken in der Warenwirtschaft sind:
- Fehlende Transparenz durch Excel-Listen oder Insellösungen
- Medienbrüche und doppelte Datenerfassung
- Unvollständige oder nicht revisionssichere Dokumentation
- Manuelle Prozesse mit hoher Fehleranfälligkeit
Diese Faktoren erhöhen das Risiko von Verstößen erheblich.
Welche Folgen hat mangelnde Compliance in der Warenwirtschaft?
Fehlende Compliance kann Bußgelder, Nachzahlungen, Vertragsstrafen oder Lieferstopps nach sich ziehen. Darüber hinaus drohen Reputationsschäden und Vertrauensverluste bei Kunden und Geschäftspartnern. Diese können die Wettbewerbsfähigkeit langfristig gefährden.
Wie können KMU eine rechtssichere Warenwirtschaft umsetzen?
Eine rechtssichere Warenwirtschaft basiert auf:
- Standardisierten und dokumentierten Prozessen
- Klar geregelten Verantwortlichkeiten
- Regelmäßigen Mitarbeiterschulungen
- Internen Kontrollen zur Fehlervermeidung
Ohne digitale Unterstützung sind diese Maßnahmen jedoch mit hohem Aufwand verbunden.
Wie unterstützt Warenwirtschaftssoftware die Compliance?
Eine Warenwirtschaftssoftware für KMU digitalisiert und automatisiert alle relevanten Prozesse. Sie schafft eine zentrale Datenbasis, ermöglicht lückenlose Nachvollziehbarkeit und reduziert Fehler durch integrierte Prüf- und Kontrollmechanismen.
Welche Vorteile bietet Warenwirtschaftssoftware für die rechtliche Sicherheit?
Ein Warenwirtschaftssystem unterstützt die Compliance durch:
- Echtzeit-Transparenz aller Warenbewegungen
- Einheitliche und korrekte Stammdaten
- GoBD-konforme Archivierung von Belegen
- Audit-Logs und Änderungsprotokolle
- Automatische Plausibilitätsprüfungen und Freigabeprozesse
- Regelmäßige Updates bei gesetzlichen Änderungen
Ersetzt Warenwirtschaftssoftware interne Kontrollen und Fachwissen?
Nein, eine Warenwirtschaftssoftware ergänzt interne Kontrollen und fachliches Know-how, ersetzt diese jedoch nicht. Erst das Zusammenspiel von Software, klaren Prozessen und geschulten Mitarbeitenden gewährleistet nachhaltige Compliance.
Kann Compliance in der Warenwirtschaft ein Wettbewerbsvorteil sein?
Ja, denn eine transparente und rechtskonforme Warenwirtschaft stärkt das Vertrauen von Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern. Gleichzeitig verbessern sich die Effizienz, die Prozesssicherheit und die Skalierbarkeit, wodurch sich ein klarer Wettbewerbsvorteil für KMU ergibt.
WEITERE ARTIKEL
Mobile Lagerlösung – wie Kawasaki Transparenz im Lager schafft
Die Kawasaki Gas Turbine Europe GmbH hat ihre Lagerverwaltung umfassend digitalisiert. Direktor Thomas Himmighofen und ERP-Administratorin Yasemin Türkmen erläutern im Interview, wie das Unternehmen dabei vorgegangen ist und was sich verändert hat.
Die Kawasaki Gas Turbine Europe GmbH (KGE) steuert ihre betriebswirtschaftlichen Prozesse seit Jahren mit Anwendungen von Suiteify. Aufgrund des jüngsten Wachstums und des damit einhergehenden erhöhten Einkaufsvolumens hat KGE nun auch die Abläufe im Bereich der Lagerverwaltung digitalisiert. Hierzu wurde albos.lawi eingeführt.
Mit der mobilen Lagerlösung des Suiteify-Partners Albos erfassen die Anwender sämtliche Lagerbewegungen und melden diese direkt ans Warenwirtschaftssystem Suiteify Commercial classic zurück. Welche Vorteile sich daraus ergeben und wie ein solches Digitalisierungsprojekt erfolgreich gestartet und durchgeführt werden kann, darüber berichten Yasemin Türkmen und Thomas Himmighofen im gemeinsamen Interview.
Herr Himmighofen, Sie haben kürzlich Ihre Arbeitsabläufe im Lager umfassend digitalisiert. Welche Beweggründe waren hierfür ausschlaggebend?
Thomas Himmighofen: Als Tochtergesellschaft der Kawasaki Heavy Industries Ltd. sind wir in den vergangenen Jahren kontinuierlich gewachsen. Die Anzahl unserer Anlagen im Markt hat sich stetig vergrößert, was wiederum unser Ein- und Verkaufsvolumen stark beeinflusst. Am Hauptsitz in Bad Homburg befindet sich unser zentrales Warenlager für Europa. Dort lagern wir Verbrauchsmaterialen, Einzelkomponenten und Baugruppen für die Fertigung, wie auch die Ersatzteile für den Service.
Wenn man bedenkt, dass ein Gasturbinen Generator Aggregat aus mehreren Tausend Einzelteilen besteht, wundert es nicht, dass wir mit unseren alten Prozessen in der Lagerverwaltung immer häufiger an unsere Grenzen gestoßen sind.
Die Umstellung auf eine Lagerlösung mit mobiler Anbindung war unabdingbar, nicht nur um tägliche Arbeitsabläufe zu erleichtern, sondern auch um Teileplanung, Instandhaltungs- und Reparaturplanung, Lagerhaltung und Controlling künftig noch effizienter durchführen können.
Wie haben Sie das Lager denn zuvor geführt? Welche Lösungen hatten Sie im Einsatz?
Yasemin Türkmen: Vor Einführung der mobilen Lagerlösung wurde das Lager hauptsächlich mit verschiedenen Office-Lösungen und mithilfe der Warenwirtschaftssoftware von Suiteify geführt. Lager und Regale waren durchgängig nummeriert und in den Stammdaten der Artikel vermerkt.
Wareneingänge wurden in der Regel mündlich mitgeteilt und mussten dann manuell in Suiteify Commercial classic nacherfasst werden.
Die Fehleranfälligkeit war dementsprechend hoch und weiterführende Maßnahmen wie Forecast-Planung, Lagerabwicklung, Lagerhaltung und Controlling immer sehr zeitintensiv.
Es ging Ihnen also primär darum, eine höhere digitale Durchgängigkeit zu erreichen und dass Daten möglichst nur einmal im System vorhanden sind?
Yasemin Türkmen: Ja, wenn nicht alle Bereiche durchgängig digitalisiert sind, schleichen sich Fehler ein. Im Grunde waren wir ständig am Anpassen der Prozesse und kamen nie so richtig hinterher.
Aufgrund der manuellen Erfassung in Wareneingang und Lager wurden die Artikel im Warenwirtschaftssystem teilweise doppelt angelegt, Artikelnummern waren nicht identisch oder fehlerhaft erfasst.
Oder am Wareneingang abgelegte Ersatzteile waren nicht auffindbar, weil ein Servicetechniker diese für einen Wartungsauftrag in sein Fahrzeug gepackt hatte und niemand darüber informiert war.
Menschen machen eben Fehler, und da wurden dann oft Teile doppelt bestellt, obwohl sich diese noch am Lager befanden.
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Wie verlief das Projekt und welche Herausforderungen mussten dabei überwunden werden?
Yasemin Türkmen: Ein Vorteil war sicherlich, dass wir gemeinsam mit den Experten von Albos und Suiteify im Vorfeld sehr genau unsere Anforderungen und Ziele definiert hatten.
Aufgrund der Partnerschaft war die Schnittstellenzusammenführung letztlich auch viel einfacher als ursprünglich befürchtet.
Allerdings mussten wir einiges an Fleißarbeit leisten, um konsistente Daten zu erhalten. Nicht nur die bereits erfassten Artikel mussten inventiert werden, auch der gesamte Lagerbestand wurde neu mit der Albos-Software erfasst.
Auch die Aufteilung des physischen Lagers in diverse digitale Lagerbereiche war eine Herausforderung.
Welche system- und hardwareseitigen Voraussetzungen mussten Sie dafür schaffen?
Thomas Himmighofen: Für den Lagerarbeitsplatz wurde eigens ein neues Lagerterminal installiert. Im Lager selbst verwenden wir mobile Handhelds für Umlagerungen und Inventur. Darauf läuft eine von Albos entwickelte Lager-App.
Wie wichtig ist Mobilität bei dieser Art von Lagerhaltung? Und kommunizieren das Warenwirtschaftssystem und die Lagerlösung heute nahtlos miteinander?
Yasemin Türkmen: Mobilität ist für unsere Lagerhaltung sehr wichtig. Mithilfe der mobilen Endgeräte wird nun jede Lagerbewegung erfasst und an Suiteify Commercial classic rückgemeldet.
Im Warenwirtschaftssystem werden die Bestände dann automatisch gegeneinander abgeglichen und bei Bedarf nachbestellt.
Ein großer Vorteil ist der automatisierte Bestandsabgleich zwischen albos.lawi und Suiteify Commercial classic. Damit ist jede Lagerbewegung lückenlos im Bestand dokumentiert und nicht mehr in irgendeiner Excel-Tabelle erfasst.
Die Transparenz ist somit heute deutlich höher. Ganz gleich, wo etwas gebucht wird, der Bestand ist immer aktuell.
Das führende System bleibt die Warenwirtschaftssoftware Suiteify Commercial classic – dort werden die Stammdaten zentral erfasst und von der Lagerlösung übernommen. Die Anbindung zwischen Warenwirtschaft und Lagerbestandsführung erfolgt über Webservices.
Was hat sich durch die Einführung der Lagerlösung bei Ihnen nachhaltig verbessert?
Yasemin Türkmen: Durch den Einsatz von Barcodes und Scannern vermeiden wir Übertragungsfehler, außerdem konnten wir die manuellen Erfassungszeiten deutlich verringern. Wegzeiten fallen kürzer aus und Aufträge laufen somit schneller durch. Insgesamt profitieren wir von einem besseren Überblick und mehr Transparenz in Bezug auf Lagerbestände und -bewegungen. Für die Inventur brauchen wir heute nur noch drei statt fünf Tage.
Thomas Himmighofen: Nicht zuletzt können wir durch die Digitalisierung des Lagers unseren Kunden einen besseren Service bieten. Gerade bei Ersatzteilen mit längeren Lieferzeiten, die direkt aus Japan kommen, ist lückenlose Transparenz im Lagerbestand essenziell, damit bei Mindestbestand frühzeitig nachbestellt werden kann.
Selbst bei ungeplanten Wartungen sind nun 95 Prozent der Ersatzteile immer vorrätig. Ebenso bietet die Neuorganisation die Möglichkeit, sowohl nicht bestandsgeführte Komponenten wie Spezialwerkzeug als auch Verbrauchsmaterialien diversen Prozessschritten zuzuordnen.
Früher hatten wir immer das Gefühl, dass wir gar nicht genau wussten, was am Lager ist – von dieser Sorge sind wir jetzt völlig befreit.
Digitalisierung ist ein fortlaufender Prozess. Welches Projekt folgt bei Ihnen als nächstes?
Thomas Himmighofen: Bis zum Sommer soll das Lager für den allgemeinen Einkauf auf die Lagerlösung albos.lawi nachgezogen werden. Gemeinsam mit Albos und Suiteify haben wir hierfür eine solide Basis geschaffen.
Yasemin Türkmen: Wir haben natürlich schon viel Vorarbeit geleistet, sodass wir das nächste Projekt schneller und effektiver umsetzen können. Vieles lässt sich dann schon remote bewerkstelligen. Aufgrund der intuitiven Handhabung unserer Lagerbestandsverwaltung können wir neue Nutzer innerhalb kürzester Zeit einarbeiten.
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Produktionsdaten mobil erfassen – wie MDE Fertigungsprozesse optimiert
Schnell und stets in Topqualität: Um die hohen Ansprüche des Marktes erfüllen zu können, sind produzierende Unternehmen auf effiziente Abläufe angewiesen. Das erfordert nicht zuletzt mobile Datenerfassung (MDE) und digitale Vernetzung. Lesen Sie hier, warum auch kleine und mittlere Fertigungsbetriebe Produktionsdaten mobil erfassen sollten.
Die Ansprüche an Produktionsware steigen ebenso rasant wie das Tempo, in dem sie zur Verfügung stehen müssen. Fertigungsbetriebe müssen ihre Ware daher in immer kürzerer Zeit produzieren und ausliefern. Das darf natürlich weder die Qualität beeinträchtigen noch die Produktkosten in die Höhe treiben. Damit stehen insbesondere kleine und mittlere Unternehmen (KMU) vor einer ständigen Herausforderung: Wie setzen wir unsere vergleichsweise begrenzten Ressourcen optimal ein? Wehe dem Betrieb, dessen Produktionslauf ins Stocken gerät – etwa weil die Verwaltung aufgrund verzögerter Datenübermittlung aus der Produktion zu spät Material nachgeordert hat.
Erfreulicherweise gibt es für solche Herausforderungen aber längst eine digitale Lösung – und die lautet: Produktionsdaten mobil erfassen. Die mobile Datenerfassung unterstützt produzierende Unternehmen dabei, den steigenden Anforderungen gerecht zu werden. Durch höhere Transparenz in der Produktion erkennen sie Engpässe frühzeitig und können sofort eingreifen.
Häufiges Problem: Produktion als Black Box
Transparenz und Überblick über die Produktionsprozesse, am besten in Echtzeit – von diesem Idealzustand sind viele kleine und mittlere Fertigungsbetriebe noch weit entfernt. Immer wieder kommt es zu Verzögerungen im Produktionslauf, was gerade bei dichter Auftragslage problematisch ist. Die Ursachen reichen von fehlendem Material bis hin zu falschen Abrechnungen, weil keine korrekten Informationen zu den Fertigungszeiten vorlagen.
In vielen KMU gleicht die Produktion aus Sicht des kaufmännischen Bereichs einer in sich geschlossenen, undurchsichtigen Black Box. Die Verwaltung hat oft keinen oder nur eingeschränkten Zugang zu Informationen aus der Produktion.
Wichtige Daten wie Arbeitszeiten oder Änderungen an der Stückliste ergänzen die Mitarbeitenden handschriftlich auf den ausgedruckten Fertigungsaufträgen; somit stehen sie der Verwaltung meist erst am Ende des Produktionslaufs zur Verfügung. Die verzögerte Informationsübermitttlung erschwert nicht nur die Materialbeschaffung, sondern auch die Steuerung, Planung und Kalkulation der Fertigung.
Digitale Vernetzung schafft Transparenz
Zwischen Produktion und Verwaltung klafft in vielen Unternehmen eine breite Kommunikationslücke. Um sie dauerhaft zu schließen, müssen beide Bereiche digital miteinander vernetzt werden – aber nicht beliebig und wild durcheinander, sondern mithilfe eines durchdachten Informationskonzepts. Dabei dreht sich alles um eine zentrale Frage: Wie gelangen die Mitarbeitenden im Büro schnellstmöglich an die Informationen, die sie brauchen, um störungsfreie Produktionsläufe zu ermöglichen und Aufträge besser kalkulieren zu können?
Die Lösung des Problems beginnt dort, wo die Informationen entstehen: in der Produktion. Die Kolleginnen und Kollegen in der Fertigung müssen in die Lage versetzt werden, die Betriebsdaten standortunabhängig zu erfassen und sofort digital zur Verfügung zu stellen. Dies darf den Arbeitsfluss selbstverständlich nicht behindern.
Mithilfe von produktionsunterstützender Software und entsprechender Hardware lässt sich Licht in die Black Box Produktion bringen.
Solche digitalen Lösungen enthalten Plausibilitätsprüfungen, die zugleich für eine hohe Datenqualität sorgen. Auf diese Weise lassen sich wichtige Informationen aus der Produktion mittels schnittstellenverknüpfter Systeme im Haus ohne die Gefahr von Übertragungsfehlern schnell verteilen und im Warenwirtschaftssystem weiterverarbeiten.
Mobile Datenerfassung ist entscheidend
Datenerfassung in der Produktion besteht aber nicht nur aus der stationären Erfassung an Maschinen. Auch an anderen Stellen entstehen Informationen zum Produktionshergang und zu Materialbeständen, die für die Verwaltung relevant sind. Wo diese Informationen konkret entstehen, hängt von der Art des Auftrags ab.
Bei serviceleistenden Unternehmen, die ihre produzierten Waren vor Ort bei ihren Kunden montieren, liegt es beispielsweise in der Natur der Sache, dass der Standort ständig wechselt. Daher gilt:
Die Mobilität produktionsunterstützender Software ist ein mindestens ebenso entscheidender Faktor wie die unternehmensinterne Vernetzung und eine hohe Datenqualität.
Wichtig ist auch, dass sich die Hardware für die jeweilige Arbeitsumgebung und die Bedürfnisse der Benutzer eignet. Mittlerweile gibt es auf dem Markt ein breites Angebot an Geräten, mit dem sich Produktionsdaten mobil erfassen lassen.
Die Geräte erfüllen unterschiedlichste Anforderungen: So können beispielsweise Touch-Displays mit Arbeitshandschuhen bedient werden. Die Geräte halten Stürze auf Beton aus und können je nach Modell sogar in Kühlhäusern eingesetzt werden.
Den Wünschen sind hier meist nur durch das Budget Grenzen gesetzt – Industrie-Hardware hat nun einmal ihren Preis. Die Investition in die mobile Datenerfassung zugunsten einer störungsfreien Wertschöpfungskette lohnt sich aber allemal.
Warenwirtschaftssoftware erfolgreich einführen
Sie möchten in Ihrem Unternehmen ein neues Warenwirtschaftssystem implementieren? Ein kostenlos erhältliches Whitepaper gibt Tipps, wie Sie eine Warenwirtschaftssoftware erfolgreich einführen, ohne dabei Ihren Betrieb zu überfordern.
Ein hoher Digitalisierungsgrad bringt für Unternehmen viele Vorteile mit sich: effizientere Abläufe, höhere Transparenz und eine bessere Wettbewerbsfähigkeit. Viele Betriebe nutzen deshalb die Chance, ihre Geschäftsprozesse gezielt zu optimieren, etwa durch den Einsatz eines modernen Warenwirtschaftssystems (WWS).
Die Einführung einer Warenwirtschaftssoftware ist jedoch weit mehr als ein gewöhnliches IT-Projekt. Ein Warenwirtschaftssystem greift direkt in die Warenwirtschaft und damit in die zentralen Prozesse der Auftragsabwicklung ein. Daher sind eine sorgfältige Planung, strukturierte Vorbereitung und ein systematisches Vorgehen entscheidend für den erfolgreichen Einsatz.
Ein Whitepaper von Suiteify erläutert, wie man die Einführung von Warenwirtschaftssoftware optimal vorbereitet und umsetzt.
Stufenplan zur Implementierung von Warenwirtschaftssoftware aufstellen
Wenn man eine Warenwirtschaftssoftware erfolgreich einführen möchte, kommt es entscheidend darauf an, Betriebsunterbrechungen zu vermeiden. Hierzu ist ein Stufenplan aufzustellen, der die Prioritäten und die Reihenfolge der Einführungsschritte festlegt.
Generell bieten sich dabei drei verschiedene Methoden für die Einführung von Warenwirtschaftssoftware an:
- Sequenzielle Einführung einzelner Module – Hierbei werden einzelne Funktionsbereiche und Prozesse nacheinander eingeführt (also zum Beispiel erst die Stammdatenverwaltung, dann die Belegprozesse, anschließend die Bestandsführung und so weiter). Diese Methode gilt als relativ risikoarm, weil der Einführungsprozess überschaubar bleibt und sich dadurch Betriebsunterbrechungen besser vermeiden lassen.
- Einführung von Modulgruppen in zeitlichen Abständen – Bei dieser Methode nimmt man sich jeweils mehrere Bereiche auf einmal vor (beispielsweise Stammdatenverwaltung und Belegbearbeitungsprozesse in einem Rutsch, dann alle lagerbezogenen Funktionen und so weiter).
- Prozessorientierte Einführung – Diese Methode birgt das höchste Risiko von Betriebsunterbrechnungen, da sie gleich komplette Geschäftsprozesse, wie zum Beispiel die Bestellabwicklung, ins Visier nimmt und umstellt.
Die Autoren des Whitepaper empfehlen, die Warenwirtschaftslösung zuerst für die Teilprozesse und Bereiche einzuführen, in denen der Optimierungsbedarf am größten ist. Dadurch lassen sich schnell erste Erfolge erzielen und eine grundsätzliche Akzeptanz des neuen Warenwirtschaftssystems durch die Mitarbeiter erzielen.
Wichtig sei es, nicht nur die Module der Warenwirtschaftssoftware sorgfältig auszuwählen und zu priorisieren, sondern auch an ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS) zu denken. DMS-Software ermögliche jederzeitige Informationsverfügbarkeit und eine zentrale, GoBD-konforme Aufbewahrung von Belegen.
Gründlich auf die Einführung vorbereiten
Bevor es an die Implementierung der Warenwirtschaftssoftware geht, sind noch einige Vorbereitungsschritte notwendig. Als wichtige Punkte nennt das Whitepaper unter anderem:
- Ausreichend Zeit für das Projekt einplanen
- Einen Projektverantwortlichen bestimmen
- Klare Maßstäbe zur Erfolgskontrolle definieren (Key Performance Indicators – KPI)
- Personelle Ressourcen für die Einführung bereitstellen
Zu einer guten Vorbereitung gehört es zudem, frühzeitig ein Anwenderteam aus Personen zusammenzustellen, die mit der Lösung arbeiten werden. Sie können die Kollegen in den jeweiligen Funktionsbereichen später coachen.
Bei der Implementierung den Hersteller des Warenwirtschaftssystems einbeziehen
Bereits in der Vorbereitungsphase sollte ein Consultant des Softwareherstellers das Unternehmen beraten. Spätestens bei der Implementierung des Warenwirtschaftssystems ist die Unterstützung durch Spezialisten dann unverzichtbar – sowohl in technischer Hinsicht als auch im Hinblick auf die Umstellung von Prozessen. Die Fachleute des Softwareanbieters verfügen über die entsprechende Projekterfahrung und das erforderliche Know-how. Darauf aufbauend erstellen sie gemeinsam mit dem Unternehmen einen Ablaufplan für die gesamte Implementierungsphase, bis hin zur Inbetriebnahme des neuen Systems.
Zu den Stationen und Aufgaben, bei denen die Consultants unterstützen, zählen beispielsweise:
- Ermittlung des künftigen Bedarfs an IT-Ausstattung
- Bereinigung der Bestandsdaten und Migration ins neue Warenwirtschaftssystem
- Anpassung und Konfiguration der Software
- Integration des neuen WWS in die bestehende Systemlandschaft
- Anwenderschulung
- Test und Roll-out der Lösung
- Evaluation
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