Warenwirtschaft

Wir leben in einer Welt der Individualisierung: So individuell wie das Privatleben gestaltet wird, entwickeln sich auch die Prozesse in Unternehmen. Umso erstaunlicher ist es, dass trotz dieser Vielfalt die etablierten Arbeitsschritte in vielen Betrieben branchenübergreifend oft auf die gleichen Hürden stoßen. Betrachtet man die Situation in KMU, treten immer wieder typische Probleme in den Bereichen Warenwirtschaft und Produktion auf.

Die Produktion als Mysterium

Produktionsaufträge bleiben bis zu ihrer Fertigstellung oft ein unergründliches Mysterium: Vom Büro aus ist nicht nachvollziehbar, wie weit ein Fertigungsauftrag fortgeschritten ist und ob die verfügbaren Materialien ausreichen. Zudem ist häufig unklar, wie viel Zeit letztlich auf den Auftrag verwendet wurde, was eine Prüfung der Angebotskalkulation erschwert.

Mit Excel-Tabellen versucht man, Wissenslücken punktuell zu schließen. Dies führt jedoch zu einer Dokumentenflut, deren Komplexität kaum noch zu bewältigen ist. Besonders problematisch wird es, wenn der Urheber der Basis-Excel-Tabelle das Unternehmen verlässt.

Digitalisierung als Lösung

Digitalisierung kann Unternehmen helfen, die genannten Defizite in Warenwirtschaft und Produktion zu beheben. Die Betonung liegt dabei auf „kann“. Digitalisierung kann analoge Prozesse in die digitale Welt überführen und den Mitarbeitern die passenden Werkzeuge und Informationen bereitstellen.

Richtig und konsequent umgesetzt, kann der Weg der Digitalisierung zunächst schmerzhaft sein. Langfristig bietet er jedoch Lösungen für viele unternehmerische Probleme. Doch eine falsche Abzweigung, das Verharren in veralteten Prozessen oder Einsparungen an den falschen Stellen können die geplante Digitalisierung ins Fiasko führen. Daher empfiehlt es sich, jedes Digitalisierungsvorhaben sorgfältig zu planen. Die folgenden Tipps geben Hinweise, wie Unternehmen vorgehen sollten, um die Abläufe in ihrer Warenwirtschaft und Produktion zu digitalisieren.

7 Tipps zur erfolgreichen Digitalisierung von Warenwirtschaft und Produktion

1. Prozesse analysieren

Bevor man beginnt, ein Warenwirtschaftssystem und Produktionssoftware zu installieren sowie teure Industrie-Hardware zu kaufen, muss man sich erst klar darüber werden, wie der digitale Arbeitsablauf im Unternehmen aussehen soll. Komplizierte und veraltete Prozesse durch Software vereinfachen zu wollen, ohne die grundlegenden Probleme anzugehen, führt in der Regel zum Scheitern.

Ebenso wenig nützt es, blind eine Software zu kaufen, ohne die Lücken zu kennen, die es zu schließen gilt. In solchen Fällen ist die Gefahr groß, dass sich im Nachhinein herausstellt, dass die Software überdimensioniert ist oder wichtige Funktionen fehlen. Um erfolgreich die Warenwirtschaft und Produktion zu digitalisieren, ist eine gründliche Planung und Analyse der bestehenden Prozesse unerlässlich.

2. Das Werkzeug „Software“

Sind die digitalen Prozesse definiert und die Abläufe, bei denen Software unterstützen soll, herausgearbeitet, erfolgt die Auswahl des Warenwirtschaftsprogramms. Dabei gilt: Die Software muss sich an die Anforderungen der neuen Unternehmensstrukturen anpassen – und nicht umgekehrt. Wesentliche Werkzeuge zur Unterstützung der Wertschöpfungskette sollten nicht auf Provisorien aufgebaut werden. Es ist daher nicht empfehlenswert, ein System zu implementieren, das von Anfang an nur „gerade so“ funktioniert.

Eine Software muss immer Spielraum für zukünftiges Wachstum lassen, damit sie mit dem Unternehmen wachsen kann. Gleichzeitig sollte sie die Nutzer nicht mit ihrem Funktionsumfang überfordern, denn der Erfolg eines softwaregestützten Arbeitsablaufs hängt stark von der einfachen Bedienbarkeit ab. Erhöhen unnötige Programmkomponenten die Komplexität, wird das neue Tool bei den Nutzern auf wenig Begeisterung oder im schlimmsten Fall sogar auf Widerstand stoßen.

3. Wachstum durch Schnittstellen

An dieser Stelle befinden wir uns wieder tief im Dunstkreis der Individualisierung. Wie bereits erwähnt, muss sich die Software an das Unternehmen anpassen und nicht umgekehrt. Ein individuell entwickeltes Warenwirtschaftssystem kann dies zu 100 Prozent leisten, jedoch sollte die Sinnhaftigkeit dieser Lösung gegen den Investitionsspielraum abgewogen werden, da Individualsoftware definitiv kostspielig ist.

Es ist deutlich preiswerter, auf eine Warenwirtschaftslösung zu setzen, die sich über Schnittstellen mit anderen Funktionen kombinieren lässt. Schnittstellen bieten der Software flexibles und teilweise individuelles Wachstumspotenzial. So kann man ein Warenwirtschaftsprogramm auch nachträglich um Planungstools, Lagersoftware, Produktionssoftware, Apps für mobile Endgeräte oder Customer-Relationship-Management-Systeme (CRM) erweitern. Dieser Ansatz ermöglicht es Unternehmen, ihre Warenwirtschaft und Produktion schrittweise zu digitalisieren, ohne die hohen Kosten einer maßgeschneiderten Lösung.

4. Eine Software ist nur so gut wie ihre Datenstruktur

Bei der Einrichtung der Software legt man die Datenbasis fest, die im Unternehmen zukünftig verwendet wird. Es ist ratsam, hier ausreichend Zeit zu investieren, um die eigene Artikelstruktur zu analysieren und eine passende Datenstruktur zu definieren. Dabei sollte man klar festlegen, welche Artikel an welchen Stellen im Arbeitsablauf wie und warum identifizierbar sein müssen. Auf dieser Grundlage können Artikelarten, Belegprozesse und weitere Informationsstrategien entwickelt werden. Eine Neustrukturierung der Datenbestände im laufenden Betrieb ist deutlich aufwendiger, insbesondere bei umfangreichen Bestands- oder Beleghistorien.

5. Die richtige Hardware

Wenn das Warenwirtschaftssystem implementiert ist und um zusätzliche Module und Komponenten erweitert werden soll, stellt sich die Frage nach der passenden Hardware. Angesichts des vielfältigen Angebots an Industrie-Hardware ist es herausfordernd, den Überblick zu behalten und sich nicht von den neuesten technologischen Errungenschaften in die Irre führen zu lassen. Bei der Einführung technischer Innovationen gilt es, diese sorgfältig zu prüfen und nicht um jeden Preis einzusetzen.

Die beste Antwort auf die Frage nach der Hardware erhält man oft durch die Mitarbeiter, die damit arbeiten werden. Denn trotz der Verlockung, Bestände per RFID mit dem Smartphone umzubuchen, nützt es letztlich wenig, wenn – um es drastisch auszudrücken – das achte Retina-Display bei einem Sturz auf Beton zerbricht.

6. Personelle Ressourcen schaffen

Die Einführung von Softwaresystemen erfordert Zeit, die man sich wirklich nehmen sollte. Überhastete Entscheidungen können später zu schwerwiegenden Hindernissen führen, die das gesamte Vorhaben gefährden. Letztlich geht es darum, die Kernabteilungen des Unternehmens zu vernetzen und Wissen sowie Informationen effektiv zu verteilen, um den Ablauf der Wertschöpfungskette reibungsloser und effizienter zu gestalten. Daher sollte man betroffene Mitarbeiter frühzeitig in die Gestaltung der digitalen Prozesse einbeziehen und ihnen dafür ausreichend Zeit einräumen. Sie sind die Experten in ihrem Arbeitsbereich und können wertvolle Informationen beitragen oder auf bisher unerkannte Probleme hinweisen. Die Einbindung der Mitarbeiter wirkt zudem präventiv gegen ablehnendes Verhalten oder Berührungsängste, die bei spürbaren Veränderungen wie der Digitalisierung auftreten können.

7. Hilfe von außen in Anspruch nehmen

Es ist eine Herausforderung, sich selbst aus dem eigenen Unternehmen zu lehnen und einen objektiven Blick auf die Geschehnisse innerhalb der Organisationsstrukturen zu gewinnen. Ohne diesen klaren Blick ist es jedoch äußerst schwierig, die tatsächlichen Ursachen von Problemen in den Abläufen zu erkennen. Es reicht nicht aus, ein Problem nur zu beschreiben; man muss auch die Ursache identifizieren und eine geeignete Lösung finden.

Wenn es allein nicht möglich ist, ein digitales Abbild der Prozesse zu erstellen oder sich im Dschungel der Hard- und Software für kleine und mittelgroße Fertigungsbetriebe zurechtzufinden, empfiehlt es sich, einen externen Berater hinzuzuziehen. Ein solcher Berater bringt die notwendige Objektivität, Erfahrung und oft auch spezifisches Wissen über branchenübliche Soft- und Hardware mit. Im Interesse einer effizienten Lösungsfindung sollte dieser Schritt besser früher als später in Betracht gezogen werden.

Spätestens seit der Öffnung asiatischer Staaten für ausländische Investoren in den 1970er-Jahren ist es für Industrieunternehmen üblich, bestimmte Leistungen im Produktionsprozess fremd zu beziehen. Die Öffnung Osteuropas in den frühen 1990er-Jahren und die zunehmende Globalisierung haben diesen Trend zur „verlängerten Werkbank“ weiter verstärkt. Mit der Digitalisierung hat zudem ein Veränderungsprozess eingesetzt, der zu noch stärker fragmentierten Wertschöpfungsketten führen wird – Stichwort: Industrie 4.0. Daher kommt es auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) darauf an, Fremdleistungen möglichst nahtlos in die eigene Fertigung einzubinden.

Organisatorische Voraussetzungen in Produktion und Verwaltung schaffen

Längst lagern nämlich auch KMU verschiedene Prozesse der Produktion aus. Die Gründe für solche strategischen Make-or-Buy-Entscheidungen sind meistens wirtschaftlicher und pragmatischer Natur. Oft fehlt es im eigenen Betrieb an den nötigen Maschinen und Fachkenntnissen, um beispielsweise spezielle Arbeitsschritte wie die Bestückung von Leiterplatinen oder das Eloxieren von Oberflächen selbst durchzuführen.

Wer sich für eine Fremdfertigung, also für den Kauf von Leistungen im Rahmen des Produktionsprozesses entscheidet, muss auch die organisatorischen Voraussetzungen hierfür schaffen. Dabei ist es entscheidend, eine transparente Verwaltung zu etablieren, um den Überblick zu behalten. So ist es wichtig, jederzeit zu wissen, welche Fremdleistungen für einen Artikel in Auftrag gegeben wurden und welche Aufträge gerade von Fremdfertigern bearbeitet werden.

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Das benötigte Material für die Fremdfertigung im Blick haben

Eine erfolgreiche Fremdfertigung setzt einen reibungslosen Materialfluss voraus: Der Fremdfertiger erhält vom Auftraggeber das zu bearbeitende Material, das er in einem separaten Lager verwaltet. Nach Abschluss der Arbeiten liefert er das bearbeitete Material an den Auftraggeber zurück. Die Effizienz dieser Abläufe hängt im Wesentlichen von zwei Faktoren ab: Zum einen müssen die Partner zuverlässig liefern. Zum anderen braucht es eine präzise Bestandsführung und Mengenverwaltung, die jederzeit Auskunft über die Materialverfügbarkeit bei den Fremdfertigern gibt. Nur so lässt sich das benötigte Material ermitteln, das jeweils für einen Auftrag an den Fremdfertiger zu liefern ist.

Die Kosten der Fremdleistung berücksichtigen

Nachdem der Fremdfertiger die bestellte Leistung erbracht hat, erhält der Auftraggeber eine entsprechende Rechnung. Dabei ist es entscheidend, diese Rechnung im Rahmen der Rechnungseingangskontrolle der entsprechenden Bestellung zuzuordnen. Zudem ist es wichtig, die Kosten der Fremdleistung bei der Vorkalkulation zu berücksichtigen.

Professionelle Fertigungssoftware nutzen

Fremdfertigung in die eigene Fertigung einzubinden, ist keine triviale Aufgabe. Es gilt, laufend den Überblick zu behalten, den Materialbedarf zu ermitteln und in Echtzeit die Bestände zu verwalten. Mit Excel und Co. ist das nicht vernünftig zu bewerkstelligen. Aus diesem Grund sollten kleine und mittlere Produktionsunternehmen professionelle Software nutzen, die die fertigungsspezifischen Funktionen mit der Warenwirtschaft verknüpft:

• Eine in das Warenwirtschaftssystem integrierte Fertigungssoftware hilft produzierenden Unternehmen, den Fertigungsdurchlauf einschließlich der Fremdfertigungsprozesse übersichtlich zu organisieren.
• Sie unterstützt dabei, den Materialbedarf für die zu fertigenden Artikel zu ermitteln. Außerdem zeigt sie an, welches Material in welcher Menge bestellt werden muss.
• Da die Fertigungsfunktionen mit dem Warenwirtschaftssystem verknüpft sind, ist die Bestandsführung zu jedem Zeitpunkt aktuell.
• Im Fertigungsvorschlag (auftragsbezogen oder auf Basis der Lagerbestände) bestimmt die Software den Materialbedarf und erkennt automatisch, welche Leistungen von welchen Fremdfertigern zu erbringen sind. Bestätigt der Benutzer den Vorschlag, wird für das ermittelte Material ein Fremdfertigungsauftrag erzeugt, der als Beleg an den Fremdfertiger mit ausgeliefert wird.
• Auch die Bestellungen der Leistungen beim Fremdfertiger lassen sich mithilfe der Software generieren. So wissen die Nutzer, welche Aufträge bei Lieferanten offen sind.
• Geht die Ware bzw. die Fremdleistung ein, werden die gelieferten Mengen durch die Fertigmeldung des Auftrags automatisch wieder zugebucht. Damit stehen sie für weitere Fertigungsprozesse zur Verfügung.
• Weiterhin ordnet die Software die Eingangsrechnung des Lieferanten der Bestellung zu, wodurch der Belegfluss abgeschlossen wird. Das sorgt für Transparenz, da die Lösung alle Belege zu einem Auftrag in einer Abrufhistorie auflistet.

Immer wieder müssen Hersteller Teile ihrer Produkte zurückrufen – sei es wegen krankheitserregender Bakterien in der Wurst, Plastikteilen im Müsli oder falsch dosierten Wirkstoffen in einem Medikament. In solchen Situationen ist es entscheidend zu wissen, welche Chargen von dem Qualitätsmangel betroffen sind. Man möchte schließlich nicht gleich den gesamten Warenbestand aus dem Verkauf nehmen. Die Chargenrückverfolgung ermöglicht es, die Herkunft der Bestandteile eines Produkts und den Weg, den sie innerhalb der Lieferkette genommen haben, nachzuvollziehen. Auf diese Weise kann jedes Produkt bis zum Erzeuger zurückverfolgt werden. Diese Rückverfolgung befähigt Hersteller und Vertriebspartner dazu, bei Qualitätsmängeln oder Reklamationen betroffene Produkte gezielt zurückzurufen, um weiteren Schäden oder Haftungsansprüchen vorzubeugen.

In bestimmten Branchen, wie der Lebensmittelwirtschaft, dem Arzneimittelhandel und dem Automobil-, Bahn- und Flugzeugbau, ist die Chargenrückverfolgung von besonderer Bedeutung. Hier können Qualitätsmängel schwerwiegende gesundheitliche Schäden verursachen, sogar bis hin zu Todesfällen. Aus diesem Grund ist die Rückverfolgbarkeit der Lieferkette in diesen Bereichen gesetzlich vorgeschrieben.

Chargenrückverfolgung in der Lebensmittelwirtschaft

Betrachten wir zum Beispiel die Lebensmittelindustrie: Seit 2005 verlangt die EU-Verordnung Nr.178/2002 von Herstellern und Lieferanten, dass Lebensmittel, Futtermittel und ihre Inhaltsstoffe lückenlos zurückverfolgbar sind. Jedes Unternehmen in der Lieferkette muss auf Anfrage der Behörden nachweisen können, von wem es seine Waren bezogen hat und an wen es geliefert hat. Gemäß den Vorschriften müssen Lebensmittelbetriebe über Systeme und Verfahren verfügen, um die Rückverfolgbarkeit und den Rückruf ihrer Produkte zu gewährleisten.

Die Pflicht zur Rückverfolgbarkeit erstreckt sich auch auf Materialien und Gegenstände, die mit Lebens- oder Futtermitteln in Kontakt kommen, wie beispielsweise Werkzeuge und Behälter. Diese Regelungen haben alle das Ziel, die Gesundheit der Verbraucher zu schützen, indem potenzielle Gesundheitsrisiken minimiert werden.

Chargennummer sorgt für Klarheit

Um die vorgeschriebene Rückverfolgbarkeit sicherzustellen, werden in Produktion und Logistik Chargennummern verwendet. Eine Charge bezeichnet eine spezifische Menge eines Artikels, die unter gleichen Bedingungen produziert, hergestellt oder verpackt wurde und identische Eigenschaften aufweist. Je nach Branche werden auch andere Begriffe wie Los, Serie, Batch oder Lot (engl. für „Menge“) verwendet.

Obwohl im Produktionsprozess das gleiche Material verarbeitet wird, können die Endprodukte verschiedener Chargen qualitativ unterschiedlich sein. Im Falle von Qualitätsmängeln oder Reklamationen muss der beanstandete Artikel lückenlos bis zum Produktionsprozess zurückverfolgt werden können. Daher werden auf den Endprodukten üblicherweise alphanumerische Chargennummern zur eindeutigen Identifizierung vermerkt, meist auf der Verpackung. Bei verderblichen Produkten und anderen mit begrenzter Haltbarkeit enthalten diese Chargennummern neben dem Herstellungsdatum oft auch ein Ablaufdatum.

Chargenrückverfolgung im Warenwirtschaftssystem

Die Chargennummer muss stets eindeutig sein, um Verwechslungen zu vermeiden, und sie sollte leicht über alle Prozesse hinweg weitergegeben werden können. Ein effektives Chargenrückverfolgungssystem erfordert daher entsprechende organisatorische Maßnahmen im Betrieb. Um manuellen Aufwand zu reduzieren und Erfassungsfehler zu minimieren, ist der Einsatz einer Warenwirtschaftssoftware mit integrierter Chargenrückverfolgung empfehlenswert. Selbst kleinere Unternehmen können mit einer solchen Lösung ihre Lieferketten überblicken und ihre Chargen effizient zurückverfolgen.

In groben Zügen funktioniert die Chargenrückverfolgung im Warenwirtschaftssystem folgendermaßen:

• Um die Rückverfolgbarkeit auf den Lieferanten zu gewährleisteten, werden die Inhalts- oder Werkstoffe eines Produkts bereits beim Wareneingang einer bestimmten Charge zugeordnet und mit Etiketten gekennzeichnet. Hierbei kann man eine eigene Chargennummer vergeben oder die Chargennummer des Lieferanten weiterführen.
• Von nun an läuft die Chargennummer fortwährend im Warenwirtschaftssystem mit – etwa bei Warenentnahmen aus einer Charge für die Produktion oder bei Auslieferungen an Kunden. Auf diese Weise kann das Unternehmen den Warenbewegungsprozess vollständig überwachen und nachvollziehen.
• Fürs Controlling lassen sich mit der Warenwirtschaftssoftware außerdem Übersichten zu Lieferanten, Kunden und Belegen erstellen.

Chargenrückverfolgung bietet wirtschaftlichen Nutzen

Ein funktionierendes Rückverfolgungssystem ist jedoch nicht nur für die Einhaltung regulatorischer Vorgaben wichtig, sondern auch aus wirtschaftlicher Sicht. So zeigt eine Praxisstudie zur Rückverfolgbarkeit in kleinen und mittleren Lebensmittelbetrieben, dass der Einsatz einer Warenwirtschaft mit Chargenverwaltung bei Produktmängeln oder Beschwerden wesentliche Vorteile im Umgang mit Kunden und Lieferanten bietet:

• Durch die Nachvollziehbarkeit der Warenbewegungen können Unternehmen gezieltere Korrekturmaßnahmen ergreifen, wie beispielsweise einen Auslieferungsstopp der betroffenen Chargen verhängen und die Kunden frühzeitig informieren. Dadurch lassen sich Schadensersatzforderungen oft abwehren und Image- oder Kundenverluste minimieren.
• Die Chargenrückverfolgung unterstützt Hersteller auch dabei, die Anforderungen der Verbraucher an Transparenz zu erfüllen. Immer mehr Kunden wünschen sich Informationen über den Herstellungsprozess und die verwendeten Bestandteile von Produkten. Durch ein Rückverfolgungssystem können Unternehmen diesem Bedürfnis gerecht werden, indem sie beispielsweise Herkunftsnachweise und Details zur Lieferkette mittels QR-Codes auf der Produktverpackung zugänglich machen.
• Darüber hinaus vereinfacht die Chargenrückverfolgung in Verbindung mit dem Einsatz eines Warenwirtschaftssystems die internen Prozesse in Produktion, Lagerhaltung und Inventur. Dies trägt dazu bei, dass Unternehmen Kundenwünsche gezielter und schneller erfüllen können.

Insbesondere viele größere Unternehmen setzen ein Lagerverwaltungssystem (LVS) ein, um Lagermengen und Lagerorte effizient zu verwalten. Kleinere Mittelständler mit 20 bis 100 Beschäftigten hingegen nutzen häufig kein LVS. In manchen Fällen ist dies kein Problem – etwa bei Anbietern digitaler Produkte, deren Lagerhaltung sich auf Büromaterial, Getränke und andere Verbrauchsgüter für die Beschäftigten beschränkt. Bei Handels- oder Fertigungsunternehmen, die jederzeit über einen bedarfsorientierten Vorrat verfügen müssen, sieht die Sache jedoch anders aus. Hier kann eine digitale Lagerverwaltung helfen, das Lager zu optimieren, Kosten zu senken und die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern.

Dieser Beitrag beleuchtet die wesentlichen Funktionen und den Nutzen, aber auch die Kosten eines Lagerverwaltungssystems. Dadurch sollen Verantwortliche in KMU das Potenzial einer Digitalisierung der Lagerverwaltung für ihren Betrieb besser einschätzen können.

Häufige Probleme der Lagerwirtschaft in KMU

Die Beschäftigung mit der Situation im Lager und der Einführung einer digitalen Lagerverwaltung resultiert fast immer aus schmerzhaften Erfahrungen. Diese werden durch typische Fehlersituationen ausgelöst, die in vielen Unternehmen leider allzu häufig vorkommen.

Wo es bei der Lagerhaltung oft hakt

• Aufwändige Artikelsuche im Lager
• Fehlende Artikel oder Überstand aufgrund mangelnder Transparenz über die Bestände
• Reduzierte Produktivität der Mitarbeiter infolge ineffizienter Prozesse im Lager
• Auslieferung falscher Artikel, Mengen oder Chargen
• Verfall verderblicher Ware aufgrund von Artikelentnahmen in der falschen Reihenfolge
• Erhöhte Fehlerrate und Produktivität in Stoßzeiten
• Probleme bei der Lagerhaltung bei krankheitsbedingten Ausfällen oder dem Ausscheiden erfahrener Mitarbeiter
• Große Inventurdifferenzen

Die Ursachen für solche Fehlersituationen liegen meistens im Bereich der Lagerverwaltung. Viele KMU arbeiten dort mit Zetteln und Excel-Listen, was leicht zu Fehlern und Ungenauigkeiten bei der Datenübertragung ins Warenwirtschaftssystem führt. Zudem können Informationen verloren gehen, wodurch die Bestandsführung selten aktuell ist. Wer solche Probleme in der Lagerverwaltung feststellt, sollte den Einsatz eines LVS in Erwägung ziehen, um das Lager zu optimieren.

Bessere Abläufe durch digitale Lagerverwaltung

Vor der Einführung eines Lagerverwaltungssystems sollte stets der gesamte Prozess betrachtet werden. Dieser beginnt nicht erst im Lager, sondern bereits bei der Beschaffung. Spätestens mit dem Wareneingang, der entweder auf eine Bestellung bei einem Lieferanten oder einen Fertigungsprozess folgt.

• Der Wareneingang muss so organisiert sein, dass alle darauffolgenden Schritte effizient und transparent ablaufen können. Bereits die Prüfung des Wareneingangs kann fehlerhaft sein oder unnötig lange dauern, wenn Wareneingang und Bestellung nicht einfach abgeglichen werden können. Ein LVS muss daher die Lagerhaltung mit dem Beschaffungsprozess des eingesetzten Warenwirtschaftssystems verknüpfen. Prüfungen und Qualitätssicherungsschritte müssen einfach integrierbar sein, da sie unverzichtbar sind, um die beschriebenen Probleme in der Lagerverwaltung zu lösen.
• Für die Einlagerung und weitere Bearbeitung sind maschinenlesbare Informationen in Form von Barcodes notwendig. Ein LVS muss dabei drei Szenarien bewältigen können:
  1. Die Ware ist bereits mit Barcodes ausgezeichnet, die alle benötigten Informationen enthalten.
  2. Aus vorhandenen Barcodes lassen sich zumindest einige Informationen, insbesondere die Artikelnummer, entnehmen.
  3. Barcodes müssen neu erzeugt und die Ware entsprechend gelabelt werden.

Die Barcodes dienen der späteren Identifikation der Ware. Zugleich setzen sie Prüfmechanismen in Gang, um sicherzustellen, dass alle Bearbeitungsschritte – beginnend mit der Einlagerung – möglichst fehlerfrei durchgeführt werden. Bereits bei der Einlagerung ist zudem die Lagerorganisation im Betrieb zu berücksichtigen, einschließlich eventuell genutzter spezieller Einlagerungsmethoden wie der chaotischen Lagerhaltung.

• Basierend auf den vorangegangenen Schritten konzentrieren wir uns nun auf einen besonders fehleranfälligen Vorgang: den Warenausgang bzw. die Kommissionierung. Das Lagerverwaltungssystem unterstützt die Lagermitarbeiter mit Informationen, um das Ergebnis der Kommissionierung mit dem Auftrag abzugleichen. Ein gutes LVS erlaubt hier auch Abweichungen von der Norm. Diese Flexibilität kommt vor allem kleinen und flexiblen Unternehmen zugute.
• Auch beim Versand über Speditionen und Paketdienste kann ein Lagerverwaltungssystem die Prozesse im Lager optimieren. Kleinere Unternehmen stellen ihren Dienstleistern oft manuell die benötigten Daten zur Verfügung, was eine doppelte Datenerfassung bedeutet – ein aufwändiger und fehleranfälliger Prozess. Effizienter ist es, die Daten für den Versand automatisch mithilfe eines LVS zu generieren. Dafür müssen die Lagervorgänge nahtlos in das Warenwirtschaftssystem integriert sein. Zumal weitere Teilschritte wie die Rechnungsstellung sowie möglicherweise Retouren, Reklamationen oder Teillieferungen hinzukommen.

Digitale Lagerverwaltung – die wichtigsten Vorzüge

• Geringere Fehlerquote, vor allem in der Lagerentnahme und der Kommissionierung
• Kostensenkung durch effizientere Lagerprozesse
• Übersicht und Transparenz im Lager
• Verlässliche Bestandsführung
• Bessere Nutzung von Lagerflächen
• Zeitersparnis in der Inventur

Kosten eines Lagerverwaltungssystems

Wer sein Lager optimieren und ein digitales Lagerverwaltungssystem einführen möchte, sollte neben den Lizenzkosten für ein LVS und den Einführungskosten auch weitere Ausgaben einplanen. Dazu zählen die Kosten für neue Hardware wie Scanner, Tablets und andere mobile Geräte sowie der Ausbau der Netzinfrastruktur (LAN, WLAN).

Die Software selbst macht somit nur einen Teil der voraussichtlichen Kosten für eine digitale Lagerverwaltung aus. Zusätzlich müssen die benötigten Geräte und die entsprechenden Arbeitsabläufe in die Kosten-Nutzen-Betrachtung einbezogen werden. Entscheidende Fragen sind hier:

• An welchen Stellen werden mobile Geräte benötigt, und wo reichen fest installierte und meist kostengünstigere Geräte aus?
• Welche Anforderungen stellt die Situation im Lager an die Geräte hinsichtlich Temperatur, Staub, möglicher Fallhöhe und Reichweite der Scanner?
• Welche Daten müssen eingegeben werden, und wie groß muss der Bildschirm sein, um diese effizient zu verarbeiten?
• Wie werden die Geräte bedient, und welche Benutzerfreundlichkeit ist erforderlich, um eine reibungslose Nutzung zu gewährleisten?

Fazit: Digitale Lagerverwaltung eignet sich auch für kleinere KMU

Das Beispiel der Lagerwirtschaft zeigt, wie auch kleinere Unternehmen durch gezielte Digitalisierung der Lagerverwaltung erhebliche Vorteile erzielen können. Für die meisten Betriebe in einer Größenordnung von bis zu 100 Mitarbeitern bedeutet Digitalisierung dabei vor allem, Geschäftsprozesse digital abzubilden und zu optimieren – ohne störende Medienbrüche, fehlende Informationen oder doppelte Datenhaltung in verschiedenen Systemen.

Viele KMU sind bereits teilweise digitalisiert und nutzen beispielsweise ein Warenwirtschaftssystem. Doch in der Lagerhaltung dominieren oft noch Zettel und die allgegenwärtigen Excel-Listen. Dieser Bruch führt häufig zu isolierten Informationsinseln ohne Verbindung zueinander. Eine digitale Lagerverwaltung hingegen ermöglicht einen durchgängigen Informationsfluss.

Dies ist auch für kleinere Mittelständler, die in der Lagerhaltung Optimierungsbedarf haben, gut umsetzbar. Denn die benötigten Technologien wie Lagerverwaltungssysteme, Scanner und mobile Geräte sind bereits ausgereift und praxisbewährt. Man muss sie nur einführen und nutzen.

Im stationären Handel kriselt es vielerorts – und das nicht erst seit Corona. Demgegenüber gewinnt der Onlinehandel zunehmend an Bedeutung. So rechnet der Handelsverband Deutschland (HDE) für das Jahr 2024 mit einem E-Commerce-Umsatz in Höhe von rund 87 Milliarden Euro. Das entspricht einem Zuwachs von drei Prozent gegenüber dem Vorjahr. Daher ist es verständlich, dass viele Unternehmen selbst einen Onlineshop aufbauen möchten. Dementsprechend hoch ist die Nachfrage nach schnellen Onlinelösungen. Dieser Blogbeitrag gibt einen kompakten Überblick über wichtige Informationsquellen zum Thema Onlineshop aufbauen.

E-Commerce: Wenn es schnell gehen soll

Der Aufbau eines Onlineshops dauert üblicherweise mehrere Monate. In dieser Zeit werden unter anderem Produktkataloge erstellt, Zahlungs- und Versandprozesse aufgesetzt, Schnittstellen definiert und Layouts abgestimmt. Die dazugehörigen Programmierungen und individuelle Anpassungen erfordern in der Regel ebenfalls eine längere Aufbauphase.

Wenn es schnell gehen soll, lässt sich dieser Prozess jedoch auch verkürzen. Dann müssen zwar Abstriche in Kauf genommen werden, grundsätzlich ist es aber möglich, einen Onlineshop im Expressverfahren aufzubauen – sofern man sich auf folgende Kompromisse einlassen kann:

• Nutzung eines vorgefertigten Standardlayouts für den Shop (trotzdem mit Einbindung des eigenen Logos und eigenen Farben)
• Manuelle Eingabe von Produkten im Onlineshop
• Nutzung von Standardzahlungsweisen (wie Barzahlung bei Abholung, Vorkasse durch Überweisung, Rechnung, Nachnahme), die ohne gesonderten Zahlungsdienstleister auskommen
• Nutzung eines schnell einrichtbaren Zahlungsanbieters wie PayPal oder vergleichbare Alternativen (die meisten Shopsysteme bieten Integrationen ohne Zusatzkosten an)
• Nutzung von Standardrechtstexten für AGB, Widerrufsbelehrung, Datenschutzerklärung usw.
• Sich selbst über rechtliche Anforderungen informieren
• Zunächst manuelle Abwicklung von Bestellungen und Versand

Die nachfolgenden Tipps und Links erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit, sie eigen sich aber gut, um sich in das Thema einzulesen und mit dem erworbenen Wissen einen Onlineshop in Eigenregie aufzubauen.

Grundlagen und Schritt-für-Schritt-Anleitungen

Wenn Sie einen Onlineshop aufbauen möchten, braucht es hierfür einige Grundlagen. Unter den folgenden Links können Sie sich einen Überblick verschaffen:

• Tipps für ein Onlineshop-Konzept
• Sechs Schritte zum Aufbau eines Onlineshops, mit Auflistung einiger Shopsysteme

Onlineshop aufbauen: Shopsysteme und Marktplätze

Wenn es schnell gehen muss, kann man sich kein eigenes Shopsystem programmieren lassen. Es gibt jedoch fertige Lösungen, die sich in drei Gruppen unterteilen lassen.

Gruppe 1: Shop-Software für den Betrieb auf dem eigenen Server

Der Betrieb eines Onlineshops auf dem eigenen Server ermöglicht größtmögliche Kontrolle über das System. Zusätzlich ist die Anpassbarkeit am größten, falls der Webshop in Zukunft wachsen soll. Allerdings muss man sich um die Installation von Updates (Wartung) selbst kümmern und sich einen geeigneten Webhoster suchen.

• WooCommerce (als Plugin für das Content-Management-System WordPress)
• Shopware
• Gambio

Gruppe 2: Cloud- und SaaS-Lösungen

Mithilfe von Cloud- bzw. SaaS-Lösungen kann man sehr schnell starten, weil die Installation auf einem eigenen Server entfällt. Die Infrastruktur mietet man bei der Nutzung der Software automatisch dazu. Der Anbieter kümmert sich um die Infrastruktur und Wartung.

• Jimdo
• Shopify
• Strato Webshop Now
• IONOS MyWebsite Shop

Gruppe 3: Marktplätze

Klassische Online-Marktplätze bieten gegen Provision die Möglichkeit, sehr schnell eine große Anzahl an Kunden zu erreichen.

• Amazon Marketplace
• Ebay
• Etsy

Zahlungsanbieter im Onlineshop

Wenn Sie einen Onlinshop aufbauen und dort Zahlungen außerhalb der eigenen Kasse oder des Bankkontos anbieten möchten, brauchen Sie einen spezialisierten Zahlungsdienstleister. Dieser wickelt die Zahlung ab und bestätigt die Korrektheit. Insbesondere für Kreditkartenzahlungen oder PayPal ist die Inanspruchname eines Dienstleisters notwendig. In der Regel sind dafür eine monatliche Grundgebühr und eine umsatzabhängige Provision für jeden Verkauf fällig. Hier finden Sie eine Übersicht über Zahlungsanbieter.

Im deutschsprachigen Markt liegt PayPal in der Verbreitung unangefochten vorn. Es gibt kaum einen Onlineshop, der auf PayPal verzichtet. Das liegt vermutlich an der vergleichsweisen einfachen Einrichtung sowohl im Onlineshop als auch auf Kundenseite. Allerdings sollte man keinen Zahlungsdienstleister „einfach so“ ohne vorherige Prüfung einsetzen, da zum Beispiel das Provisionsmodell und andere Gründe gegen bestimmte Anbieter sprechen können. Gerade gegenüber PayPal gibt es auch Kritik. Informieren Sie sich daher im Vorwege.

Versand im E-Commerce

Sofern sich Ihre Produkte in Pakete verpacken lassen, können Sie für den Versand auf die üblichen Paketdienste zurückgreifen, wie:

• DHL
• DPD
• GLS
• Hermes
• UPS

Die Versandetiketten lassen sich meistens nach einer kurzen Registrierung direkt online erstellen und selbst ausdrucken.

Als Alternative gibt es auch Anbieter wie shipcloud, die Ihnen alle Paketdienste über ein einziges Interface zusammen anbieten. Dies ist gerade beim Start eines Onlineshops hilfreich.

Für die automatische Übergabe von Versanddaten aus dem Shop oder einem Warenwirtschaftssystem sind meistens noch weitere Zugänge erforderlich. Informieren Sie sich am besten direkt bei dem Paketdienst oder dem Softwareanbieter über die Möglichkeiten.

Schnittstellen zu Paketdiensten werden von den meisten Onlineshop-Systemen und Warenwirtschaftssystemen angeboten, allerdings braucht die Einrichtung und Registrierung meistens etwas Zeit. Dies lohnt sich möglicherweise erst bei höherem Versandvolumen zu einem späteren Zeitpunkt.

Recht

Ihr besonderes Augenmerk sollten Sie auf die Rechtssicherheit richten, wenn Sie einen Onlineshop aufbauen. Da ein Onlineshop öffentlich ist, fallen Fehler sofort auf und können durch Konkurrenzunternehmen abgemahnt werden. Das vermeiden Sie, indem Sie sich im Vorwege über die rechtlichen Aspekte beim Betrieb eines Webshops informieren. Hierzu finden Sie im Internet umfangreiche Informationen zu verschiedenen rechtlichen Aspekten.

Tipp: Abonnieren Sie die Newsletter von Portalen zum Thema E-Commerce-Recht. Es gibt dort immer wieder aktualisierte Informationen und aktuelle Urteile.

Einen Überblick über die wichtigsten Rechtsthemen im E-Commerce bieten beispielsweise die folgenden Ratgeber im Web:

• Onlineshop rechtssicher in 10 Schritten: So wird‘s juristisch wasserdicht
• Gegen die Krise: In 9 Schritten zum abmahnsicheren Onlineshop
• Rechtshilfen vom E-Commerce-Bundesverband bevh

Bei der Erstellung der notwendigen Kundeninformationen wie AGB, Datenschutzerklärung, Impressum und Widerrufsbelehrung hilft Ihnen ein kostenloser Generator für E-Commerce-Rechtstexte von Trusted Shops.

Der sicherste Weg ist natürlich die Beratung durch eine Rechtsanwältin bzw. einen Rechtsanwalt mit Schwerpunkt auf E-Commerce. Darüber hinaus gibt es spezielle E-Commerce-Versicherungen, die Risiken abmildern können.

Marketing

Das Marketing nimmt im E-Commerce ebenfalls einen hohen Stellenwert ein. Die Zeiten, in denen Besucher von allein zu den Onlineshops von Unternehmen finden, sind in den meisten Branchen vorbei – zu groß und unübersichtlich ist das Angebot im Web.

Zum Marketing zählen zum Beispiel die Suchmaschinenoptimierung (SEO), Anbindung an Preissuchmaschinen, Social-Media-Marketing, usw. Informationen dazu erhalten Sie unter folgenden Links:

• 7 effiziente Marketing-Tipps für Online-Händler
• Preissuchmaschinen: Was spricht für dieses mächtige Marketing-Tool und was dagegen?

Blogs und Podcasts

Dass man im E-Commerce immer Potenzial zur Optimierung hat, ist kein Geheimnis. Es empfiehlt sich also, im Thema zu bleiben und den Shop immer wieder zu verbessern. Gute und kostenlose Informationen dazu erhalten Sie in diversen Blogs und Podcasts. Hier einige Beispiele:

• Kassenzone (Blog und Podcast)
• Excitingcommerce (Blog und Podcast „Exchanges“)
• Shopbetreiber-Blog (von Trusted Shops mit dem Schwerpunkt „Recht“)

Warenwirtschaft für den Onlineshop und ERP-Systeme

So richtig effizient wird der Onlinehandel erst durch die Nutzung einer Warenwirtschaftssoftware: Man gewinnt zum Beispiel aktuelle Informationen über die Lagerbestände, kann Einkäufe und Lagerbuchungen damit abbilden und mehrere Verkaufskanäle miteinander verbinden. Die Software zentralisiert sämtliche Ein- und Verkäufe und bereitet die Buchhaltung vor.

Automatisierung durch Schnittstellen

Um die Warenwirtschaft mit dem Onlineshop zu verbinden, benötigt man eine Shop-Schnittstelle. Diese sorgt dafür, dass der Onlineshop als zusätzlicher Verkaufskanal über die Warenwirtschaftssoftware abgewickelt werden kann. Es ist dann keine doppelte Datenpflege mehr notwendig und die Systeme arbeiten direkt zusammen. So wird die Steuerung der verschiedenen Verkaufskanäle zentral über die Warenwirtschaft möglich.

Fazit und Empfehlung

Die Linksammlung in diesem Blogbeitrag zielt darauf ab, Ihnen zu helfen, sich sachkundig zu machen, damit Sie schnell einen Onlineshop aufbauen können. Wenn der Shop dann aber erst einmal läuft, ist die Verknüpfung mit der Warenwirtschaft ein sinnvoller nächster Schritt zur Automatisierung. Denn dadurch lässt sich meist eine deutliche Effizienzsteeigerung erzielen. Die Verknüpfung zwischen Warenwirtschaftssystem und Shop lohnt sich gerade dann, wenn mehrere Verkaufskanäle zu bedienen sind.

Empfehlung: Wenn Sie Wert auf einen schnellen und preiswerten Start in den E-Commerce sowie auf Möglichkeiten zur späteren Anpassung und Erweiterung legen, sollten Sie sich die nachfolgend aufgeführte Produktkombination näher ansehen:

• Shop-Software: Shopware Community (selbst gehostet) oder Shopify (als SaaS- bzw. Cloud-Lösung)
• Zahlung: PayPal, Nachnahme und Vorkasse per Überweisung
• Versand: ShipCloud
• Recht: TrustedShops Rechtstexte

Materialengpässe, Fertigungsstillstand, Lieferverzögerungen – für jedes produzierende Unternehmen sind diese Szenarien ein Albtraum. Um eine unterbrechungsfreie Produktion zu gewährleisten, neigt so manche Betriebsleitung dazu, im Lager mehr Material vorzuhalten, als tatsächlich benötigt wird. Doch Überbestände führen zu Problemen an anderer Stelle, da sie unnötig Lagerfläche und Kapital binden. Auf diese Weise kommen rasch beträchtliche Kosten zusammen. Um dies zu vermeiden, sollte der Lagerbestand von Material und Produkten stets dem tatsächlichen Bedarf entsprechen. Daher sollte jedes Unternehmen schnell und präzise seinen Materialbedarf ermitteln können.

Stückliste als Dreh- und Angelpunkt der Fertigung

Insbesondere in produzierenden Unternehmen, die auftragsbezogen fertigen, reicht es nicht aus, den Materialbedarf und die Fertigungsmengen beispielsweise einmal monatlich zu planen. Stattdessen muss der Bedarf auftragsorientiert ermittelt werden. Dabei sind das bereits bestellte Material sowie die aktuellen und reservierten Lagerbestände zu berücksichtigen. Auch Erfahrungswerte und Absatzerwartungen fließen mit ein.

Der Dreh- und Angelpunkt der Bedarfsermittlung ist die Stückliste. Als zentrales Instrument sind in ihr alle Baugruppen, Teile oder Materialien, die zur Herstellung eines Produkts benötigt werden, mengenmäßig aufgelistet. Darüber hinaus bildet die Stückliste die Struktur und die unterschiedlichen Fertigungsebenen eines Produkts ab. Somit gehören Stücklisteninformationen zu den wichtigsten Datenstrukturen eines Produktionsunternehmens. Sie dokumentieren, aus welchen Bauteilen ein bestimmtes Produkt besteht, und werden benötigt, um den Materialbedarf korrekt zu ermitteln.

Stücklistenverwaltung oft problematisch

Doch ausgerechnet die Stücklistenverwaltung zählt in vielen kleinen und mittelgroßen Produktionsbetrieben zu den Problemfeldern. Die üblicherweise verwendeten Tools, meist auf Basis von Microsoft Excel, sind oft nicht geeignet, um die komplexe Struktur mehrstufiger Stücklisten sauber und übersichtlich abzubilden. Infolgedessen verlässt sich mancher Fertigungsleiter bei der Ermittlung des Materialbedarfs eher auf seine Erfahrung als auf die ohnehin unzureichende Stücklistenverwaltung.

Materialbedarf ermitteln mithilfe von Software

Eine professionelle Fertigungssoftware löst das Problem und erleichtert den Anwendern die Arbeit, indem sie die Verwaltung komplexer Stücklisten erheblich vereinfacht und übersichtlicher gestaltet. Sie ermöglicht die gleichzeitige Ermittlung des Nettomaterialbedarfs für eine auftragsbezogene oder lagernde Fertigung über alle Ebenen der Stückliste hinweg. Dadurch spart das Unternehmen Zeit und verbessert die Transparenz im Bereich der Materialbeschaffung. Durch die Integration der Fertigungssoftware mit dem Warenwirtschaftssystem werden außerdem die Bestandsführung und die Materialverfügbarkeit optimiert. Dadurch lassen sich Materialengpässe oder kostspielige Überbestände zuverlässig vermeiden.