Zeiterfassung

Das deutsche Arbeitszeitgesetz verpflichtet Arbeitgeber dazu, die geleisteten Überstunden ihrer Mitarbeiter zu dokumentieren – nicht aber die gesamte Arbeitszeit. Diese Regelung wurde im Mai 2019 durch ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs revolutioniert. Demzufolge sind die Arbeitgeber in den Mitgliedsstaaten dazu verpflichtet, ein System zur vollständigen Arbeitszeiterfassung einzurichten.

Doch obwohl das Thema die deutsche HR-Szene zunächst kräftig aufmischte, ist es seither ruhig geworden um die Zeiterfassung. Das Bundesarbeitsgericht hat es nun wieder erneut aufs Tableau gebracht. Das erst wenige Tage veröffentlichte Urteil stellt nämlich fest: Die vom EuGH gemachte Vorgabe zur verpflichtenden Zeiterfassung gilt bei korrekter Auslegung des Arbeitszeitgesetzes schon heute. Und setzt damit die deutschen Arbeitgeber jetzt in Zugzwang.

Das EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019 im Überblick

In dem EuGH-Urteil entschieden die Richter, dass Arbeitgeber verpflichtet werden sollen, ein „objektives, verlässliches und zugängliches System“ einzuführen, das die detaillierte Zeiterfassung ermöglicht. Dies soll die Aufsichtsbehörden in die Lage versetzen, die Einhaltung der Rechtsvorschriften zur Arbeitszeit zu kontrollieren, etwa der Mindestruhezeiten oder der maximalen, durchschnittlichen Arbeitszeit pro Woche. Arbeitnehmern ermöglicht ein Zeiterfassungssystem zudem, ihre Rechte besser durchzusetzen, weil dadurch die tatsächlich geleistete Arbeitszeit nachweisbar wird.

Die bisherige Rechtssituation: Zeiterfassung für einige Arbeitgeber verpflichtend

Schon vor dem EuGH-Urteil gab es im deutschen Recht mehrere Vorschriften zu einer verpflichtenden Zeiterfassung:

• Nach § 16 Abs. 2 ArbZG muss der Arbeitgeber Überstunden und Mehrarbeit aufzeichnen und diese Dokumentation mindestens zwei Jahre lang aufbewahren. Entscheidend ist hier, dass nur der Teil der Arbeitszeit aufzuzeichnen ist, der über die werktägliche Arbeitszeit hinausgeht.
• Auch das Mindestlohngesetz schreibt für viele Arbeitgeber eine Verpflichtung zur Dokumentation von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer vor, wenn sie in von Schwarzarbeit betroffenen Wirtschaftsbereichen tätig sind (§ 17 Abs. 1 MiLoG).
• § 19 Abs. 1 AEntG (Arbeitnehmer-Entsendegesetz) verpflichtet den entsendenden Arbeitgeber, Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit des entsendeten Arbeitnehmers zu erfassen.
• Hat der Arbeitgeber Kurzarbeit angemeldet, muss er auf Verlangen für alle betroffenen Arbeitnehmer bei der Bundesagentur für Arbeit Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden sowie Ausfall- und Fehlzeiten einreichen.

Alle Arbeitgeber, die unter keine der oben genannten Regeln fallen, mussten bisher die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter nicht zwingend dokumentieren. Darüber hinaus gab es bislang keine Verpflichtung, ein elektronisches System für die Zeitwirtschaft einzuführen.

Unklare Rechtslage bis zum BAG-Urteil

Die deutschen Arbeitgeber standen bis vor Kurzem noch vor dem Problem, dass der konkrete Handlungsbedarf bislang nicht geklärt werden konnte. Viele Experten waren der Auffassung, dass das EuGH-Urteil eine Vorgabe für die Gesetzgebung der EU-Mitgliedsstaaten sei, die Pflicht zur Zeiterfassung in nationales Recht umzusetzen. Folgte man dieser Argumentation, bestünde für die deutschen Arbeitgeber (noch) kein Handlungsbedarf über die bereits existierenden Verpflichtungen hinaus.

Andere Spezialisten kommen hingegen zu dem Ergebnis, dass das EuGH-Urteil direkt zur Anwendung kommen muss. In diese Kerbe schlägt auch ein Urteil des Arbeitsgerichts Emden vom 20. Februar 2020. In einem Vergütungsprozess stellten die Richter fest, dass die Ansicht des Europäischen Gerichtshofs aufgrund der EU-Grundrechts-Charta direkte Anwendung findet. Vor diesem Hintergrund wurde der Überstundenvortrag des klagenden Arbeitnehmers auf Basis seiner eigenen, handschriftlichen Dokumentation von den Richtern akzeptiert, weil der Arbeitgeber die Behauptungen mangels eines entsprechenden Zeiterfassungssystems nicht entkräften konnte.

Klärung durch das neueste BAG-Urteil

Klärung bringt jetzt ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts, das sich eigentlich mit einer ganz anderen Frage auseinandersetzte. Die Richter hatten zu klären, ob dem Betriebsrat ein Initiativrecht bezüglich der Einführung einer elektronischen Zeiterfassung zusteht. Dieses Recht steht ihm nach Auffassung der BAG-Richter nicht zu (BAG, Beschluss vom 13.9.2022, 1 ABR 21/22, Pressemitteilung 35/22). Was jetzt jedoch die Diskussion um das Thema Zeiterfassung anheizt, ist die Begründung. Im Urteil heißt es auszugsweise:

„Der Betriebsrat hat nach § 87 Abs. 1 Eingangssatz BetrVG in sozialen Angelegenheiten nur mitzubestimmen, soweit eine gesetzliche oder tarifliche Regelung nicht besteht. Bei unionsrechtskonformer Auslegung von § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG ist der Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, die Arbeitszeiten der Arbeitnehmer zu erfassen. Dies schließt ein – ggfs. mithilfe der Einigungsstelle durchsetzbares – Initiativrecht des Betriebsrats zur Einführung eines Systems der Arbeitszeiterfassung aus.“

Das BAG hat damit klar festgestellt: Entgegen der bisherigen Annahmen zahlreicher Rechtsexperten kann das EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019 durchaus europarechtskonform ausgelegt werden. In der Konsequenz müssen Arbeitgeber die Vorgaben zur Zeiterfassung bereits erfüllen und dürfen nicht abwarten, bis der deutsche Gesetzgeber die EuGH-Vorgabe in nationales Recht umgesetzt hat.

Im Vorteil sind jetzt Arbeitgeber, die schon frühzeitig vorgesorgt und ein adäquates Zeiterfassungssystem eingeführt bzw. bestehende Systeme nachjustiert haben. Akuter Handlungsbedarf besteht nun in Unternehmen, die bislang noch keine Zeiterfassungslösung im Einsatz haben.

Modelle wie die Vertrauensarbeitszeit werden zukünftig in der jetzigen Form nicht mehr möglich sein, besonders wenn sie mit einer pauschalen Überstundenabgeltung verbunden sind. Unternehmen, die solche oder ähnliche Arbeitszeitmodelle im Einsatz haben, werden künftig nicht mehr um ein Mindestmaß an Kontrolle herumkommen.

Professionelle Zeiterfassung – warum sich die Investition lohnt

Die Investition in eine softwaregestützte Arbeitszeiterfassung lohnt sich unabhängig von der gesetzlichen Verpflichtung für nahezu jeden Unternehmer. Der Einsatz professioneller Zeitwirtschaftslösungen von Anbietern wie askDANTE oder ZMI bringt nämlich eine ganze Reihe von Vorteilen:

• Homeoffice: Arbeiten die Mitarbeiter im Homeoffice, kann der Arbeitgeber die Arbeitszeiten nur über ein Zeiterfassungssystem effektiv kontrollieren.
• Transparenz: Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer können jederzeit nachvollziehen, wann wie viele Stunden gearbeitet wurde und wie viele Überstunden angefallen sind.
• Geringere Fehleranfälligkeit: Gegenüber der manuellen Berechnung von Löhnen ist die automatisierte Arbeitszeiterfassung klar im Vorteil – viele Prozesse, etwa die Lohnabrechnung, lassen sich anhand der lückenlosen Daten automatisieren.
• Aktuelle Berichte: Der Arbeitgeber kann jederzeit auf aktuelle Berichte und Statistiken zugreifen.
• Flexibilität: Das EuGH-Urteil führt nicht etwa zum Zwangs-Comeback der klassischen Stechuhr, sondern bietet jede Menge Freiraum für die Zeiterfassung, etwa per Terminal, Webbrowser, Computer oder Smartphone.

Zeiterfassung manuell oder elektronisch? Professionelle Zeitwirtschaft empfehlenswert

Der EuGH machte keine Angaben dazu, wie das Zeiterfassungssystem konkret aussehen soll und auch Vorgaben des deutschen Gesetzgebers fehlen hierzu noch. Mit dem neuen BAG-Urteil haben sich diesbezüglich keine Veränderungen ergeben. Nach wie vor gibt es keine vorgeschriebene Form, und der Betriebsrat hat für die Einführung eines elektronischen Zeiterfassungssystem kein Initiativrecht, kann sie also nicht erzwingen.

Das System muss dem EuGH zufolge lediglich „objektiv, verlässlich und zugänglich“ sein. Diesen Anforderungen könnte nach heutigem Stand sogar eine gut strukturierte, handschriftliche Dokumentation der Arbeitszeiten oder eine klassische Stechuhr gerecht werden. Und doch gibt es gute Gründe, sich für eine professionelle digitale Zeiterfassung zu entscheiden:

• Datenschutz: Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) stellen hohe Anforderungen an die Verarbeitung von Arbeitszeitdaten und damit verbundenen personenbezogenen Daten. Professionelle Software stellt sicher, dass nur zulässige Daten verarbeitet werden, diese nach deren maximal zulässiger Speicherdauer gelöscht werden und der Zugriff durch unberechtigte Dritte verhindert wird.
• Datensicherung: Ein Verlust von Daten würde nicht nur einen Verstoß gegen die Vorschriften zur Dokumentation der Arbeitszeiten bedeuten, sondern zugleich auch den Verlust der Nachweismöglichkeiten im Fall eines Gerichtsprozesses. Eine fortlaufende Datensicherung in Form von Back-ups ist für professionelle Software selbstverständlich.
• Homeoffice: Rund jeder vierte Arbeitnehmer arbeitet 2021 bereits im Homeoffice. Um bei Remote-Arbeitsmodellen die Kontrolle über gearbeitete Arbeitsstunden behalten zu können, lohnt sich die Investition in ein Zeiterfassungssystem, das die Dokumentation über mobile Schnittstellen ermöglicht. Zudem sollten Arbeitgeber schon heute einen Blick in die Zukunft werfen: Mit einem neuen Referentenentwurf des „Mobile-Arbeit-Gesetzes“ will das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) Arbeitgeber dazu verpflichten, die gesamte tägliche Arbeitszeit von mobil arbeitenden Mitarbeitern zu dokumentieren.
• Auswertbarkeit: Um den Anforderungen des Europäischen Gerichtshofs genügen zu können, müssen die Daten auswertbar sein. Anhand handschriftlicher Aufzeichnungen dürfte dies nur schwer möglich sein.

Fazit

Jetzt ist der Punkt gekommen, an dem Arbeitgeber schnell handeln müssen, um ihre rechtlichen Verpflichtungen zu erfüllen. Die Einführung einer professionellen Zeiterfassung ist nun Pflicht. Im Idealfall wird sie softwaregestützt umgesetzt, aber auch jedes andere zuverlässige System ist ausreichend. Wer dieser Verpflichtung nicht nachkommt, riskiert schwerwiegende Folgen: Es könnte zu bösen Überraschungen kommen, wenn eine Vergütungsklage genauere Aufzeichnungen erfordert oder seitens des Gesetzgebers Strafen für Versäumnisse der Arbeitgeber eingeführt werden.

Besonders in Zeiten von Home-Office und mobiler Arbeit werden die Grenzen zwischen Job und Privatleben zunehmend unklarer, sodass eine genaue und faire Arbeitszeiterfassung für beide Parteien für mehr Transparenz sorgt.

Was genau unter Arbeitszeiterfassung zu verstehen ist, wie diese gesetzlich geregelt ist und welche Systeme zur Erfassung der Arbeitszeit verwendet werden können, erfährst Du im folgenden Beitrag.

Arbeitszeiterfassung: Was ist das eigentlich?

Die Arbeitszeiterfassung ist ein Oberbegriff für alle Maßnahmen, mit denen die täglichen Arbeitszeiten von Angestellten so genau wie möglich dokumentiert werden können. Die Arbeitszeiterfassung umfasst den Zeitraum, der vertraglich als Arbeitszeit definiert wurde. Ruhezeiten und gesetzlich vorgeschriebene Pausen zählen nicht zur Arbeitszeit. Mit dem Aufzeichnen der Arbeitszeit sind sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer in der Lage, die Einhaltung der Pausenzeiten im Überblick zu behalten, mögliche Fehler in der Lohnabrechnung zu erkennen und zu korrigieren sowie Überstunden auf die Minute genau zu erfassen.

Gesetzliche Regelungen zur Arbeitszeiterfassung

Seit 1994 gibt es das Arbeitszeitgesetz (ArbZG), das für alle Arbeitsverhältnisse in der Bundesrepublik Deutschland ohne Einschränkung Gültigkeit besitzt. In diesem wurden bereits die gesetzlichen Mindestruhezeiten, die tägliche Höchstarbeitszeit sowie der vorgeschriebene zeitliche Abstand zwischen zwei Arbeitsschichten festgelegt.

Bis 2019 umfasste dieses Gesetz lediglich die Pflicht, Überstunden zu erfassen und damit die Zeit, die über die reguläre Arbeitszeit hinausgeht. Bei einem Arbeitsvertrag, der 40 Stunden umfasst, wäre das die Zeit, die zusätzlich zu den vereinbarten 8 Stunden pro Tag geleistet wird sowie Arbeit an Sonn- und Feiertagen.

Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit im Jahr 2022

Im Mai 2019 wurde vom EuGH ein neues Urteil erlassen, das heute noch gilt. Seitdem besteht für Unternehmen eine Verpflichtung zur vollständigen Erfassung der Arbeitszeit, von Arbeitszeitbeginn bis -ende, einschließlich Ruhezeiten und Überstunden. Ob die Aufzeichnung digital oder analog erfolgt, liegt im Ermessen des Unternehmens.

Indem diese Regelung eintrat, wurde das Augenmerk deutlich auf das Wohl und die psychische Gesundheit der Angestellten gelegt sowie auf Transparenz innerhalb des Unternehmens. Sollte der Arbeitgeber beispielsweise wiederholt gegen die Arbeitszeitregelung verstoßen und unbezahlte Überstunden verlangen, können die Arbeitnehmer die Behörden informieren. Gleichzeitig ist es dem Arbeitgeber möglich, die Mitarbeiter zu enttarnen, die ihre vertraglich vereinbarte Arbeitszeit nicht erfüllen.

Erfassungssysteme und Modelle

Die Erfassung der Arbeitszeit kann auf vielen verschiedenen Wegen erfolgen, wobei bisher keine konkrete Form gefordert wird und jedes Unternehmen selbst über die Art der Zeiterfassung entscheiden kann. Die Entscheidung sollte basierend auf der Unternehmensbranche, der Organisation des Betriebs, dem Arbeitszeitmodell sowie der eigenen Präferenz getroffen werden.

Ein IT-Unternehmen wird die Arbeitszeit anders erfassen als ein Handwerkerbetrieb, ein kleines Familienunternehmen anders als eine international agierende Firma, Unternehmen mit Schichtarbeit anders als solche mit Kernarbeitszeit und einem sonst flexiblen Arbeitszeitmodell.
Die Arbeitszeiterfassungssysteme, die von Unternehmen am häufigsten verwendet werden, sind:

• die Stempeluhr,
• das stationäre System,
• die Niederschrift im Stundenzettel,
• die Excel-Tabelle,
• die Desktop- oder Smartphone Anwendung.

Die Stempeluhr

Die Stempeluhr ist wohl die klassischste Variante und eignet sich besonders für Unternehmen, in denen ein festes Schichtsystem etabliert ist. Zur Zeiterfassung wird die Arbeitszeit auf eine Karteikarte gestempelt, die für Arbeitgeber und Arbeitnehmer zugänglich ist. In Zeiten der steigenden Digitalisierung wird dieses System jedoch zunehmend durch eine modernere, sichere Art der Datenverarbeitung ersetzt.

Zeiterfassung via Browser-Stempeluhr

Arbeitnehmer können flexibel über ihren Browser ihre Zeiten erfassen. Sobald sie ihren Laptop hochfahren, stempeln sie sich per Browser-Stempeluhr ein und können sich ebenso einfach wieder ausstempeln, um beispielsweise eine Pause zu machen.

Vorteil: Arbeitszeiten können sehr einfach und bedienungsfreundlich erfasst und auch nachträglich verändert werden.

Nachteil: Die Zeiterfassung ist abhängig davon, dass ein Mitarbeiter über eine gute, stabile Internetverbindung verfügt. Kommt es zu Netzstörungen, ist die Zeiterfassung unterbrochen.

Das stationäre System

Das stationäre System, sei es mittels eines Chips, eines Mitarbeiterausweises oder gar des Fingerabdrucks, ist wie eine zeitgemäße Version der Stempeluhr. Der Mitarbeiter geht nach wie vor zu einem bestimmten Ort im Gebäude, wo sich das Terminal befindet, und verwendet statt der Stempelkarte einen digitalen Stempel des Arbeitszeitbeginns. Oftmals ist das stationäre System mit einer Desktop-Anwendung verbunden, sodass die Arbeitszeiten jederzeit von Arbeitgeber und Arbeitnehmer eingesehen werden können.

Zeiterfassungsgeräte mit RFID-Chip

Physische Zeiterfassungsgeräte werden bei einem Arbeitgeber installiert. Jeder Mitarbeiter hält zu Beginn und Ende der Arbeitszeit seinen persönlichen Transponder in Form einer Karte vor das Gerät. Das Terminal erfasst Datum und Uhrzeit und gibt die Daten an die Software weiter.

Vorteil: Die Bedienung ist einfach, die Zeiten an mehreren Standorten können erfasst werden, Auswertungen sind in Echtzeit möglich.

Nachteil: Über physische Zeiterfassungsgeräte lassen sich keine Stunden erfassen, die zum Beispiel unterwegs oder remote geleistet werden. Diese müssen manuell nachgetragen werden und können leicht in Vergessenheit geraten. Gleichzeitig können Zeiterfassungskarten, die auch als Zugangskarten dienen, von nicht autorisierten Personen am Gerät verwendet werden, was ggf. zu Sicherheitsbedenken führt.

Die Niederschrift

Das handschriftliche System, der sogenannte Stundenzettel, wird oft von Firmen verwendet, deren Mitarbeiter keinen festen Arbeitsplatz haben und weniger digitalisiert sind als andere Branchen. So sind es oft Mitarbeiter im Handwerk, in der Baubranche oder im Außendienst, die ihre Arbeits- und Pausenzeiten handschriftlich vermerken.

Die Excel-Tabelle

Eine Excel-Tabelle kann durchaus zur Arbeitszeiterfassung verwendet werden, ist jedoch auch eine der unzuverlässigsten Varianten. Sie ist leicht manipulierbar und menschliche Fehler bei der Dateneingabe sind nicht auszuschließen.

Desktop- oder Smartphone-Anwendung

Eine Desktop- oder Smartphone-Anwendung eignet sich gut für Unternehmen, in denen ein sehr großer Teil der Mitarbeiter dauerhaft am PC arbeitet. Mit einem Mausklick wird die Aufzeichnung der Arbeitszeit begonnen und auf gleiche Weise beendet. Ebenso werden Beginn und Ende der Pausen auf die Sekunde genau im System vermerkt, sodass sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer jederzeit eine genaue Übersicht der geleisteten Arbeitsstunden und Ruhepausen einsehen können. Oft werden in diesem System auch Urlaubstage beantragt und eingetragen, Krankheits- und Fehltage vermerkt sowie möglicher Überstundenausgleich erfasst.

Welches System das Unternehmen auch gewählt hat, um die Arbeitszeit zu dokumentieren: Entgegen der weitläufigen Meinung dient die Arbeitszeiterfassung keineswegs der Kontrolle der Mitarbeiter, sondern der Fairness und Transparenz innerhalb des Unternehmens. Die Ausbeutung der Mitarbeiter und dem ständigen Überschreiten der vereinbarten Arbeitszeit soll so vorgebeugt werden.

Arbeitszeiterfassung und Datenschutz

Wo es um die Verarbeitung von Daten geht, muss auch der Schutz besagter Daten berücksichtigt werden. Wie mit den Daten zur Arbeitszeiterfassung umgegangen werden darf, wird im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie in der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) geregelt.

Da die genauen Arbeitszeiten eines Mitarbeiters zu den persönlichen Daten zählen, gelten diese als besonders schützenswert. Um Missbrauch zu vermeiden, müssen daher seitens des Unternehmens Maßnahmen ergriffen werden, die den Zugang für Unbefugte verhindern.

Es gibt sieben essenzielle Maßnahmen zu Schutz der persönlichen Daten:

1. Die Zutrittskontrolle: Der Zugang zu Datenverarbeitungsanlagen darf nicht für jeden möglich sein.
2. Die Zugangskontrolle: Das Zeiterfassungssystem, in welcher Form es auch genutzt wird, soll nur der Person zugänglich sein, um deren Zeiterfassung es sich handelt.
3. Die Weitergabekontrolle: Es darf nicht möglich sein, Daten ohne Weiteres zu lesen, zu kopieren oder aus dem Zeiterfassungssystem zu entfernen.
4. Die Eingabekontrolle: Sollten Daten korrigiert werden müssen, muss deren Änderung nachvollziehbar bleiben.
5. Die Auftragskontrolle: Daten dürfen nur entsprechend der Weisung verarbeitet werden.
6. Die Verfügbarkeitskontrolle: Der Verlust oder die Zerstörung von Daten muss verhindert werden.
7. Daten zur Erfassung der Arbeitszeit dürfen nicht für andere Zwecke als diesen verwendet werden. Sie dürfen außerdem nicht gemeinsam mit anderen Daten verarbeitet werden.

Die Daten zur Erfassung der Arbeitszeit müssen laut Gesetz zwei Jahre aufbewahrt werden, bevor sie vernichtet werden dürfen.

Die Arbeitszeiterfassung: Für mehr Fairness und Transparenz in der Arbeitswelt

Die Arbeitszeiterfassung soll kein Kontroll- und Überwachungsinstrument darstellen, sondern für mehr Transparenz sorgen. Arbeitszeiten und Überstunden können damit sekundengenau erfasst werden, wodurch mögliche Überstundenabrechnungen fair und nachvollziehbar sind und sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer nachweisen können, dass die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit eingehalten wurde.

Die meisten Arbeitgeber erfassen schon heute die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden, entweder um gesetzlichen Regelungen zu entsprechen oder um sich selbst abzusichern. Dennoch gibt es für viele Arbeitgeber Handlungsbedarf, denn durch das EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019 werden sich auch in Deutschland die gesetzlichen Rahmenbedingungen im Bereich der Lohnabrechnung und Zeiterfassung verändern.

Was ist Arbeitszeiterfassung?

Unter dem Begriff “Arbeitszeiterfassung” versteht man die genaue Protokollierung der Arbeitszeit, die die Mitarbeitenden geleistet haben. Dies erstreckt sich nicht nur auf die Stundenzahl, sondern auch auf den Beginn und das Ende der Arbeitsstunden und der Pausenzeiten. Hierfür stehen unterschiedliche Zeiterfassungssysteme zur Verfügung.

Die Dokumentation der Arbeitszeit kann aufgrund gesetzlicher Vorgaben erfolgen, bietet aber auch unabhängig davon Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer, etwa einen besseren Überblick über die erbrachte Leistung und angefallene Überstunden.

Die Arbeitszeiterfassung ist Grundlage für die Lohnbuchhaltung. Die Unterlagen sollten wenigstens zwei Jahre lang aufbewahrt werden. Als Teil der Lohnabrechnung kann für die Daten allerdings auch eine Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren gelten.

Für wen ist die Arbeitszeiterfassung Pflicht?

Zurzeit besteht in Deutschland keine allgemeine Pflicht für Arbeitgeber, eine Arbeitszeiterfassung durchzuführen. Dennoch gibt es – quasi durch die Hintertür – in einigen Konstellationen und Branchen eine Pflicht zur Protokollierung der Arbeitszeiten:

Hinzu kommen Situationen, in denen die Zeiterfassung dringend angeraten ist, um anderen gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen. Hat ein Unternehmen etwa Kurzarbeit eingeführt, muss es in der Lage sein, die tatsächliche Arbeitszeit der Mitarbeitenden auf Verlangen nachzuweisen – auch wenn dies nicht konkret dem Gesetzestext zu entnehmen ist.

Das ändert sich infolge des EuGH-Urteils

Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat in seinem Urteil vom 14. Mai 2019 festgelegt, dass jedes Unternehmen eine Zeitwirtschaftslösung einführen muss, die die Arbeitszeiten der Mitarbeiter objektiv, verlässlich und zugänglich dokumentiert. Zukünftig wird sich die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung also nicht mehr auf einzelne Branchen beziehen, sondern alle Arbeitgeber betreffen.

Ein Gutachten im Auftrag des Bundesarbeitsministeriums hat bereits festgestellt, dass die gegenwärtigen gesetzlichen Regelungen den Ansprüchen des EuGH nicht genügen. Deshalb sollten Arbeitgeber bereits heute eine Zeiterfassungssoftware nutzen, mit der sich Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeiten aufzeichnen lassen.

Bislang ist die Art der Zeiterfassung nicht vorgeschrieben. Um jedoch den Anforderungen des EuGH gerecht zu werden, empfiehlt es sich, sich schon heute mit digitalen Lösungen für die Zeitwirtschaft auseinanderzusetzen.

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Korrekter Umgang mit den erfassten Zeitwirtschaftsdaten

Um ihren Pflichten nachzukommen, müssen Arbeitgeber die Zahl der geleisteten Arbeitsstunden, deren zeitliche Lage (Beginn und Ende) sowie Pausenzeiten und etwaige Überstunden dokumentieren.

Weil es sich hierbei um personenbezogene Daten handelt, greifen die hohen Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Dies gilt insbesondere für digitale Systeme, da die Daten auf Servern verarbeitet werden.

Doch auch die klassische „Zettelwirtschaft“ kann datenschutzrechtlich bedenklich sein, beispielsweise wenn Stundenzettel versehentlich auf dem falschen Schreibtisch landen.

Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass nur diejenigen Mitarbeitenden Zugriff auf die Daten erhalten, die sie für ihre Tätigkeit tatsächlich benötigen. Hierzu gehören vorrangig die Mitarbeitenden der Personalabteilung, die sich um Zeitwirtschaft und Lohnbuchhaltung kümmern, sowie der direkte Vorgesetzte.

Verwendet der Arbeitgeber Apps als Zeitwirtschaftslösung, muss entweder sichergestellt werden, dass keine Bewegungsprofile erstellt werden, oder der betroffene Mitarbeitende muss sich im Rahmen des gesetzlich Erlaubten damit einverstanden erklären.

Lohnabrechnung und Zeiterfassung: Überblick über Zeiterfassungssysteme

Vom klassischen Stundenzettel bis hin zur professionellen Zeitwirtschaftslösung, die Lohnabrechnung und Zeiterfassung vereint, gibt es eine Vielzahl von Systemen für die Arbeitszeiterfassung:

• Stundenzettel: Diese Lösung ist besonders einfach umzusetzen und mit minimalen Kosten verbunden. Allerdings ist die Methode zeitaufwendig und fehleranfällig, zumal alle erfassten Informationen von Hand in die Lohnbuchhaltung übertragen werden müssen.
• Excel-Tabelle: Mit dieser Lösung ist das Papierchaos beseitigt. Microsoft Excel ist für jeden Mitarbeitenden ortsunabhängig zugänglich sowie einfach und schnell zu nutzen. Allerdings bleibt der aufwendige manuelle Übertrag der Daten in die Lohnbuchhaltung. Und: Das System ist manipulations- und fehleranfällig.
• Stechuhr und Stempelanlagen: Ob per Fingerabdruck, Stempelkarte oder PIN, jeder Mitarbeitende erfasst seine Zeiten effizient und einfach direkt am Arbeitsplatz. Leider sind die Systeme teuer in der Anschaffung, erfordern eine regelmäßige Wartung und sind für Beschäftigte im Außendienst oder im Homeoffice nicht nutzbar.
• Zeiterfassungssoftware: Damit erfassen alle Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten digital, direkt am PC oder Notebook. Die Systeme können auch außerhalb des Betriebs genutzt werden und sind einfach anzuwenden. Über eine Schnittstelle sollten Lohnabrechnung und Zeiterfassung direkt miteinander verknüpft sein. Dann sind die erfassten Daten sofort für die Abrechnung verfügbar.
• Payroll-Software mit Zeitwirtschaft: Die gleichen Vorteile wie eine angebundene Zeiterfassungssoftware bietet eine Lohnabrechnungssoftware mit integrierten Funktionen zur Zeiterfassung.
• Apps/Cloudlösungen: Anwendungen, die am Rechner ebenso wie am Smartphone genutzt werden können, sind einfach zu bedienen und orts- und zeitunabhängig verfügbar. Die Daten werden zentral gespeichert und können per Schnittstelle an die Lohnbuchhaltung übertragen werden.

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Digitale Zeiterfassung: Vorteile für Arbeitgeber und Mitarbeitende

Warum es sich lohnt, die Lohnabrechnung und Zeiterfassung zu verknüpfen

Es lohnt sich, die Verbindung zwischen Lohnabrechnung und Zeiterfassung entweder über eine Schnittstelle herzustellen oder beide Bereiche in einem System zu verknüpfen. Diese Verbindung bringt gleich mehrere Vorteile mit sich:

• Weniger Aufwand für die sonst manuell erfolgende Übernahme der Daten
• Geringere Fehleranfälligkeit dank Wegfall der Handarbeit
• Keine doppelten Daten
• Aktuellere Daten durch tagesgenaue Auswertungen

Digitale Zeiterfassungssoftware einführen - darauf ist zu achten

Bei der Auswahl einer Zeitwirtschaftslösung sollte das Hauptaugenmerk darauf liegen, eine Software zu finden, die optimal zum Unternehmen passt. Relevant sind vor allem diese Faktoren:

• Erfüllung gesetzlicher Vorgaben (z. B. DSGVO, Betriebsverfassungsgesetz, Arbeitszeitgesetz)
• Abbildung der internen Prozesse in der Software
• Nahtlose Verbindung zwischen Lohnabrechnung und Zeiterfassung
• Definition der zu erfassenden Daten
• Wahl der Art des Zeiterfassungssystems passend zu den Mitarbeitenden (z. B. Cloudlösungen, wenn viele Beschäftigte im Homeoffice arbeiten)

Entscheidend ist, die eigenen Erwartungen an das Zeiterfassungssystem bereits im Vorfeld zu klären und mit den zur Verfügung stehenden Lösungen abzugleichen. Dies betrifft beispielsweise die zu erfassenden Daten, die Verfügbarkeit des Systems sowie die gewünschten Auswertungsmöglichkeiten.

Mobil oder nicht mobil? Wohin geht der Trend in der Zeiterfassung?

Die Corona-Pandemie hat eine Entwicklung angestoßen, die noch zu Jahresbeginn 2020 undenkbar gewesen wäre. Der Trend geht eindeutig in Richtung Remote-Working. Viele Arbeitgeber haben während der Coronakrise festgestellt, dass die Sache mit dem Home-Office besser klappt als gedacht. Nun wollen sie daran festhalten. Einer von ihnen ist zum Beispiel die Allianz, die 90 Prozent ihrer Mitarbeiter ins Home-Office schickte und nun auf den Geschmack gekommen ist. Über kurz oder lang sollen 40 Prozent der Angestellten dauerhaft von zu Hause arbeiten.

Ähnliche Töne stimmt auch das Management bei Siemens, bei der Deutschen Bank oder bei JP Morgan an. Sie alle liebäugeln mit einem Hybridmodell für ihre Mitarbeiter: Ein paar Tage zuhause, den Rest der Zeit im Büro. Der Übergang von einer stark durch Präsenzkultur dominierten Arbeitswelt zu einer vernetzten und dezentral organisierten Arbeitswelt wird auch Einfluss auf die Zeitwirtschaft haben.

Arbeitszeiterfassung ist Pflicht

Denn, dass Unternehmen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter erfassen müssen, daran führt auch in der neuen Welt des Arbeitens kein Weg vorbei. Klassisch geschieht das über Terminals. Doch diese werden unter den sich verändernden Voraussetzungen an ihre Grenzen stoßen. Denn mit Terminals erfassen Arbeitnehmer ihre Zeiten direkt vor Ort. Wer ab und an mal einen Home-Office-Tag einlegt, kann die Zeiten dafür nachtragen, sobald er wieder im Büro ist. Das ist kein Problem. Was aber, wenn zwei Drittel der Angestellten über Tage hinweg remote arbeiten? Dann kann es beim Nachtragen schnell unübersichtlich werden.

Zumal die Arbeitszeiterfassung laut des Urteils des Europäischen Gerichtshofs zur Zeiterfassung von Mai 2019 deutlich machte: Die Arbeitszeiterfassung muss in Europa systematisch erfolgen. Entsprechend entspricht eine reine Terminal-Lösung nicht den Vorgaben des Gesetzgebers. Zu groß ist die Gefahr, dass das Nachtragen gearbeiteter Stunden im großen Stil in Vergessenheit gerät.

Zeiterfassung: Sind Terminal-Lösungen ein Auslaufmodell?

Aber was heißt das jetzt für Unternehmen? Sind Terminal-Lösungen damit ein Auslaufmodell? Keineswegs! Sie sind nach wie vor optimal für die Zeiterfassung vor Ort geeignet. Ergänzt um eine App können Terminals so aufgerüstet werden, dass Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten auch jederzeit mobil erfassen können. Unternehmen können ihre bestehende Hardware dann weiterhin nutzen wie bisher.

Für eine ergänzende App zur Zeiterfassung spricht außerdem, dass so gut wie jeder Arbeitnehmer heute über ein Smartphone verfügt. Oft sogar über ein Firmen-Smartphone. Damit sind Angestellte von vornherein optimal ausgerüstet und es muss keine neue Hardware angeschafft werden. Alles, was sie tun müssen, ist, sich die App aus dem App-Store herunterzuladen, sich anzumelden und schon kann’s losgehen.

Welche Zeiterfassungs-App ist die richtige?

Apps für die mobile Zeiterfassung gibt es viele. Wichtig dabei ist jedoch, dass Arbeitnehmer auf eine einheitliche gleiche Lösung zugreifen. Am besten eine, die nahtlos mit dem Zeitwirtschaftssystem des Arbeitgebers kommuniziert und die erfassten Zeiten automatisch mit diesem austauscht. Dann gerät nichts in Vergessenheit und der Arbeitgeber ist stets auf dem neuesten Stand. Das reduziert den administrativen Aufwand spürbar.

Hat ein Mitarbeiter einmal keinen Empfang auf seinem Smartphone, wirkt sich das nicht auf die Datenqualität aus. Er trägt seine Daten wie gewohnt in die App ein und bei der nächsten Synchronisation mit dem Zeitwirtschaftssystem des Arbeitgebers ist alles wieder auf den neuesten Stand. Die einfache Handhabung einer Zeiterfassungs-App dürfte die Akzeptanz in der Mitarbeiterschaft schnell steigen lassen.

Viele Konzerne liebäugeln mit einem Hybridmodell für Home Office: Ein paar Tage zuhause, den Rest der Zeit im Büro. - Suiteify

Gibt es Nachteile bei einer Zeiterfassungs-App?

Nachteile einer mobilen Zeiterfassung per App sind für Mitarbeiter tatsächlich kaum auszumachen:

• Du musst dich nicht in eine komplexe neue Software einarbeiten
• Es entsteht kein hoher zusätzlicher Aufwand, die Zeiterfassung lässt sich problemlos in die eigene Arbeit integrieren
• Professionelle Zeiterfassungs-Apps sind datenschutzkonform, Mitarbeiter müssen sich also keine Sorgen machen, dass ihre Daten in die falschen Hände gelangen

Eine App ist schnell funktionsbereit: keine mühsamen VPN-Definitionen und Installationen auf mobilen Endgeräten

Wie funktioniert eine Zeiterfassungs-App?

Und so funktioniert’s: Über ein einfach zu bedienendes Interface gibt der Mitarbeiter mit einem Fingertipp an, ob er kommt oder geht. So aktiviert oder deaktiviert er die digitale Stempeluhr. In der App hat er nicht nur einen genauen Überblick über seine Zeitsalden, sondern auch über seine Urlaubssalden.

Er kann sogar direkt über die App Urlaubsanträge stellen und sie an seinen Linienvorgesetzten oder HR schicken. Mit einem Klick kann der Antrag von dem zuständigen Entscheidungsträger genehmigt werden und der Mitarbeiter erhält umgehend eine Nachricht auf sein Handy. Wem die kleinen Displays von Smartphones zu klein sind, kann übrigens jederzeit auf die Desktopversion ausweichen und seine Zeiterfassung über den PC oder Laptop managen. Zeiterfassung per App – einfacher, effizienter und sicherer geht’s nicht.