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Es war einmal: die Papierrechnung. Zum Glück stirbt sie aus. Wie einst Automobil und Eisenbahn die Postkutsche ersetzten und die E-Mail den Brief, so ersetzt heute die E-Rechnung ihren papiernen Vorläufer. Unternehmen stellen auf digitale Buchführung um. Sie vernetzen ihre Abläufe und Informationen durch ERP-Systeme. Das öffnet das Tor zu Automatisierung und höherer Effizienz. So lassen sich zum Beispiel durch eine elektronische Rechnungseingangsverarbeitung Zeit, Geld und Arbeitskraft sparen – insbesondere dann, wenn ein strukturiertes, einheitliches Rechnungsformat verwendet wird. Hier konkurrieren gegenwärtig zwei Formate um die Vorherrschaft bei der elektronischen Rechnungsstellung: das reine XML-Format XRechnung und das hybride Standardformat ZUGFeRD 2.1. Schauen wir uns beide einmal genauer an – doch zuvor ein paar Grundlageninformationen zum Thema E-Rechnung.
Die Rechnung ist der zentrale Beleg
Im Zentrum des Belegwesens stand immer und steht noch heute: die Rechnung. Sie wird heute, wie so vieles andere, digital erstellt. Wie? Indem Ihr System aus strukturierten Daten eine digitale Rechnung macht. Die wird als PDF versendet. Das System des Empfängers liest sie per OCR aus und setzt die Rechnungsdaten in eine Buchungsmaske ein. Dabei können Fehler passieren: Die optische Erkennung verwechselt schon mal ein großes „I“ mit einer 1. Jedes OCR-Ergebnis muss manuell überprüft und nachbearbeitet werden.
Die Notwendigkeit strukturierter Rechnungsdaten
Warum strukturierte Daten in ein unstrukturiertes PDF überführen, das dann mühsam wieder in strukturierte Daten zurück verwandelt werden muss? Warum nicht gleich strukturierte Daten austauschen?
Was sind strukturierte Rechnungsdaten?
Strukturierten Rechnungsdaten liegt ein semantisches Datenmodell zugrunde. Das bedeutet, dass die einzelnen Datenelemente einer strengen logischen Ordnung folgen. Die dadurch geschaffene inhaltliche Eindeutigkeit der Datenelemente (z.B. zu Anordnung, Typ und Struktur) ist die Voraussetzung dafür, dass die Daten automatisch verarbeitet werden können.
Neben den Datentypen der Datenelemente sind weiterhin auch ihre Abfolge, ihre erlaubte minimale oder maximale Anzahl und Klassifizierungen geregelt, beispielsweise über Schlüsselverzeichnisse.
Zur Darstellung von strukturierten Rechnungsdaten gibt es eine Vielzahl an Formaten. Das XML-Format hat sich unter anderem auch wegen seiner maschinellen Lesbarkeit bewährt.
Die Notwendigkeit eines Standards
Es gibt jedoch ein wesentliches Problem: Sender und Empfänger können ihre Rechnungsdaten nicht einfach frei austauschen, weil diese jeweils unterschiedlich strukturiert sind. Gleichzeitig stellen die Finanzbehörden – national wie international – strenge Anforderungen an jede Rechnung. Hinzu kommen Regelungen wie das Reverse-Charge-Verfahren. Zudem muss jede elektronische Rechnung fälschungssicher sein.
Für einen reibungslosen Austausch strukturierter, rechtskonformer und fälschungssicherer elektronischer Rechnungsdaten braucht es daher einen einheitlichen, idealerweise internationalen Standard. Um diesen zu entwickeln, gründeten die Spitzen von Bund und Wirtschaftsverbänden 2010 das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD).
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Wie entstand die E-Rechnung?
2011 hat der Gesetzgeber mit dem Steuervereinfachungsgesetz die E-Rechnung der klassischen Papierrechnung gleichgesetzt. Seitdem erschuf das FeRD einen entsprechenden Standard: ZUGFeRD, oder „Zentraler User Guide Forum elektronische Rechnung Deutschland“, wie die Abkürzung ausgeschrieben heißt.
ZUGFeRD dümpelte schon seit 2014 im Format 1.0 vor sich hin, ohne breite Akzeptanz zu finden. Das änderte sich durch das E-Government-Gesetz – auch: E-Rechnungsgesetz – und die E-Rechnungsverordnung (E-Rech-VO) des Bundes in Deutschland.
- Öffentliche Auftraggeber wurden verpflichtet, bis zum 18. April 2020 E-Rechnungen annehmen zu können. Für Bundesbehörden bestand diese Verpflichtung schon seit Ende 2018.
- Auftragnehmer des Bundes sind verpflichtet, Rechnungen ab dem 27. November 2020 elektronisch an den Bund zu stellen. Ausnahmen sind unter anderem Direktaufträge bis 1.000 Euro und Aufträge aus dem Verteidigungs- und Sicherheitsbereich.
Der Termindruck beschleunigte die Entwicklung der E-Rechnung. Vor allem Deutschland und Frankreich tüftelten gemeinsam an der Umsetzung.
Anforderungen an eine rechtskonforme E-Rechnung
Eine PDF-Rechnung mit unstrukturierten Daten, wie sie heute oft als E-Mail-Anhang versendet wird, ist keine E-Rechnung. Denn der Empfänger kann unstrukturierte Rechnungsinhalte nur mit zusätzlichen Zwischenschritten, sprich: OCR-Erkennung, in sein System einlesen.
Medienbruchfreie Verarbeitung
Eine „richtige“ elektronische Rechnung oder E-Rechnung muss medienbruchfrei zu verarbeiten sein. Daraus ergeben sich zwei Bedingungen: Erstens muss sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Zweitens muss dieses Format eine digitale, automatisierte Verarbeitung der Rechnung ermöglichen.
Form und Format
- Die Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das eine automatische, elektronische Verarbeitung ermöglicht (z. B. XRechnung, ZUGFeRD 2.x‑XML, andere EN‑16931‑konforme Formate). Eine bloße PDF ohne eingebettete Struktur gilt nicht als E‑Rechnung, sondern nur als „sonstige Rechnung“.
- Das verwendete Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder zwischen den Beteiligten als gleichwertig vereinbart sein (z. B. bestimmte EDI‑Formate).
Inhaltliche Pflichtangaben
Inhaltlich gelten die normalen Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 UStG, z.B.:
- Vollständiger Name und Anschrift von leistendem Unternehmer und Leistungsempfänger, Steuernummer/USt‑IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer.
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der Leistung, Zeitpunkt der Leistung, Entgelt und Steuersatz, Steuerbetrag sowie ggf. Hinweise auf Steuerbefreiung oder Gutschrift.
XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X – die wichtigsten Unterschiede
XRechnung
Die XRechnung wird in § 4 der E-Rechnungsverordnung ausdrücklich als Datenaustauschstandard für die Erstellung von Rechnungen an öffentliche Auftraggeber erwähnt.
Nach dem XRechnungs-Standard muss eine E-Rechnung folgende Bestandteile enthalten:
- eine Leitweg-Identifikationsnummer
- die Bankverbindungsdaten
- die Zahlungsbedingungen,
- die De-Mail-Adresse oder E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
Wird die XRechnung schon bei Auftragserteilung übermittelt, muss sie zusätzlich die Lieferantennummer und eine Bestellnummer enthalten.
ZUGFeRD 2.1 ist für Mensch und Maschine lesbar
ZUGFeRD 2.1 aus Deutschland ist identisch mit Factur-X aus Frankreich. Es ist derselbe, gemeinsam entwickelte Standard. Er erfüllt alle oben genannten Anforderungen an die XRechnung sowie die europäische Norm EN16931 zur elektronischen Rechnungsstellung.
Der besondere Vorteil einer ZUGFeRD-Rechnung ist ihr hybrides Datenformat. Sie besteht aus zwei inhaltlich identischen Darstellungen der Rechnungsdaten:
- einer PDF/A-3-Datei, die für Menschen lesbar ist
- einer standardisierten XML-Datei, die die strukturierten Nutzdaten der E-Rechnung enthält
PDF/A-3 ist ein PDF-Format, das sich besonders gut für die Langzeit-Archivierung eignet.
Vorteile von ZUGFeRD
Einheitlicher Standard
Der XML-Anteil von ZUGFeRD 2.1 bzw. Factur-X 1.0 speichert zum Beispiel Aussteller, Datum, Nummer, Betrag, Empfänger, IBAN und alle Pflichtangaben in einem einheitlichen Format. Dadurch können Buchhaltungsprogramme die Rechnungsdaten automatisch weiterverarbeiten.
Bildhafte PDF-Darstellung
Anders als die XRechnung verfügt ZUGFeRD aber auch über eine für Menschen lesbare PDF-Darstellung. Das erleichtert das Handling der Rechnungen. Das hybride Format ermöglicht es, verarbeitungsfähige Daten und ein visuelles Rechnungsbild gleichsam in einem Container zusammenhängend zu speichern.
International kompatibel
Das Format ist mit dem internationalen Standard UN-CEFACT kompatibel und damit auch für den grenzüberschreitenden Rechnungsverkehr geeignet.
Fazit: ZUGFeRD ist kein Amtsschimmel
XRechnung ist der Standard für E-Rechnungen. ZUGFeRD 2.1 (deutsche Bezeichnung) und Factur-X 1.0 (französische Bezeichnung) setzen diesen Standard um. Beide sind vollständig kompatibel und technisch identisch. Sie umfassen einen bildhaften PDF-Teil und einen maschinenlesbaren XML-Teil mit strukturierten Daten. Beide Teile liegen in demselben Container und können gemeinsam archiviert werden.
Neben öffentlichen Verwaltungen profitiert auch die Privatwirtschaft von ZUGFeRD. E-Rechnungen lassen sich damit schnell und einfach implementieren. Die Kosten für Porto und Material fallen weg, ebenso die Arbeitszeit, die früher auf die Berichtigung von OCR-Scans der PDF-Rechnungen entfiel. Das verleiht der Automatisierung von Prozessen rund um Rechnungswesen und Buchführung einen enormen Schub. Achten Sie bei der Auswahl einer Software darauf, dass sie ZUGFeRD-Rechnungen umsetzt und – sofern der Bund zu Ihren Auftraggebern zählt – am besten auch die XRechnung.
Die E-Rechnungspflicht mit einer integrierten Lösung effizient erfüllen
