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Digitalisierung & KI

Beiträge zu Automatisierung, KI, Cloud und digitalen Arbeitsprozessen.

Künstliche Intelligenz – was genau ist das und was nicht?
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Künstliche Intelligenz – was genau ist das und was nicht?

Kaum ein anderes Thema wird derzeit so intensiv diskutiert wie Künstliche Intelligenz (KI) – doch was verbirgt sich wirklich dahinter? Zwischen Buzzwords, Hype und Missverständnissen lohnt sich ein genauer Blick: Was ist KI tatsächlich, was nicht, und warum ist das Zusammenspiel verschiedener Methoden so spannend? Der Beitrag zeigt, wie KI funktioniert, wo ihre Grenzen liegen und warum sie weit mehr ist als nur ChatGPT.

5 Min. Lesezeit

Was ist Künstliche Intelligenz?

Künstliche Intelligenz beschreibt ganz allgemein, dass Computer Fähigkeiten des menschlichen Denkens erlernen. Es geht also darum, dass Maschinen Aufgaben übernehmen, die bislang Menschen vorbehalten waren – von der Mustererkennung bis zur Entscheidungsfindung. Dabei werden Begriffe wie „KI“, „Machine Learning“ oder „ChatGPT“ oft synonym verwendet, obwohl sie unterschiedliche Aspekte abdecken. KI ist ein Sammelbegriff für viele Technologien, die darauf abzielen, Maschinen intelligentes Verhalten beizubringen.

Die Geschichte der KI: Von den Anfängen bis heute

KI ist kein neues Phänomen. Bereits in den 1940er Jahren wurde intensiv daran geforscht. Nach Anfangserfolgen galt das Thema lange Zeit als zu komplex und wurde eher verdrängt. Erst mit dem rasanten Anstieg von Rechenleistung und Datenverfügbarkeit in den letzten Jahren erlebte KI einen neuen Aufschwung. Die Entwicklung verlief in Wellen: Nach ersten Erfolgen folgten sogenannte „KI-Winter“, in denen das Interesse abnahm, bis neue Technologien und mehr Daten die Forschung wieder beflügelten.

Machine Learning und Deep Learning – die Motoren der KI

Ein Teilgebiet der KI ist das Machine Learning (ML). Hier lernen Algorithmen aus Daten, ohne dass sie explizit für jede einzelne Aufgabe neu programmiert werden müssen. Deep Learning wiederum ist eine spezielle Form des ML, die mit tiefen neuronalen Netzen arbeitet – und die Grundlage für moderne Sprachmodelle wie ChatGPT bildet. Machine Learning ist heute das Herzstück vieler KI-Anwendungen, weil es ermöglicht, Muster und Zusammenhänge in großen Datenmengen zu erkennen.

Was ist KI – und was nicht?

Ein entscheidender Unterschied: KI und ML benötigen immer Daten. Klassische Automatisierung, die auf festen Regeln basiert („Wenn A, dann B“), ist keine KI. Erst wenn Algorithmen eigenständig aus Daten lernen und Muster erkennen, spricht man von KI. Ohne Daten – keine Intelligenz. Automatisierung ist zwar nützlich, aber nicht „intelligent“ im eigentlichen Sinne. KI geht darüber hinaus, indem sie flexibel auf neue Situationen reagieren kann, wenn die entsprechenden Daten zur Verfügung stehen.

Die drei Lernformen: Supervised, Unsupervised und Reinforcement Learning

  1. Supervised Learning: Algorithmen lernen anhand von Trainingsdaten, z. B. zur Vorhersage von Kategorien oder Entwicklungen. Hier besteht die Gefahr von Verzerrungen, wenn die Trainingsdaten nicht repräsentativ sind.
  2. Unsupervised Learning: Hier werden Strukturen und Ähnlichkeiten in Daten erkannt, etwa durch Clustering oder Dimensionsreduktion.
  3. Reinforcement Learning: Lernen durch Belohnung und Bestrafung – ähnlich wie ein Kind, das laufen lernt. Besonders wichtig für Sprachmodelle, die darauf trainiert werden, hilfreiche Antworten zu geben

Supervised Learning
Unsupervised Learning

Sprachmodelle und neuronale Netze

Sprachmodelle wie ChatGPT basieren auf tiefen neuronalen Netzen. Diese benötigen enorme Datenmengen und Rechenleistung. Erst durch das Internet und moderne Hardware wurde diese Entwicklung möglich. Die ersten Anwendungen waren Bild- und Objekterkennung. Transformer-Modelle, die seit 2017 im Einsatz sind, haben die Möglichkeiten noch einmal deutlich erweitert. Neben Aufgaben der Textklassifikation können sie als generative Modelle auch Texte erzeugen und Fragen beantworten.  

Praktische Einsatzmöglichkeiten von KI

KI kann allerdings noch weit mehr als nur Texte generieren. Besonders bei der richtigen Nutzung strukturierter Daten – etwa für Predictive Maintenance – lassen sich große Einsparungen erzielen. Sprachmodelle ermöglichen es, riesige Textmengen effizient zu durchsuchen und relevante Informationen zu extrahieren. Die Kombination verschiedener Techniken eröffnet neue Möglichkeiten, etwa das automatische Erkennen von Objekten in Bildern oder das Extrahieren von Daten aus Grafiken. Auch in der Baubranche und im Energiemanagement spielt KI eine immer größere Rolle.

KI Einsatzmöglichkeiten

Die intelligente Kombination: KI als Wettbewerbsvorteil

Das große Versprechen der KI liegt in der geschickten Kombination unterschiedlicher Methoden. Durch die Multiplikation der Möglichkeiten entsteht ein riesiger Lösungsraum. Wenn Unternehmen hier kreativ agieren, können sie sich entscheidende Wettbewerbsvorteile verschaffen. Die optimale Nutzung dieser Potenziale wird uns noch viele Jahre beschäftigen. Besonders spannend ist die Verbindung von klassischen Machine-Learning-Methoden mit generativen Modellen, um sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Daten optimal zu nutzen.

Fazit: KI verstehen und nutzen

KI ist mehr als ein Hype. Sie umfasst viele Methoden, die sich sinnvoll kombinieren lassen. Wer die Unterschiede und Möglichkeiten versteht, kann KI gezielt einsetzen und echten Mehrwert schaffen. Es lohnt sich, sich mit dem Thema auseinanderzusetzen – nicht nur mit generativen Modellen, sondern auch mit klassischen Ansätzen.

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Digitale Transformation in der Praxis – wie ein Softwarehersteller den Wandel angeht
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Digitale Transformation in der Praxis – wie ein Softwarehersteller den Wandel angeht

Die digitale Transformation erfordert Veränderungen im eigenen Unternehmen – das ist den meisten Mittelständlern klar. Weniger klar ist vielen, wie sie in den Change-Prozess einsteigen und dabei ihre Mitarbeiter mitnehmen können. Der Blick auf andere Firmen kann da hilfreich sein. Hier der Erfahrungsbericht eines mittelständischen ERP-Softwareherstellers.

5 Min. Lesezeit

Digitalisierung, Disruption, Change – diese Schlagworte beschreiben die Situation vieler Unternehmen heute. Das Bewusstsein, „etwas verändern zu müssen“, ist bei den meisten vorhanden. Oft fehlt jedoch ein konkreter Ansatzpunkt, um den Prozess zu beginnen.

Die Aufgabe der digitalen Transformation erscheint übergroß und die Angst vor Veränderungen übersteigt die damit verbundenen Chancen. Zudem lässt das Tagesgeschäft oft keinen Raum für strategische Überlegungen.

Ähnlich sah es vor einiger Zeit auch beim ERP-Softwarehersteller Suiteify (Suiteify) aus. Doch mittlerweile hat sich das Unternehmen auf den mühsamen Weg des Wandels begeben. Dieser Blogbeitrag beschreibt, wie die Verantwortlichen vorgegangen sind und welche Erfahrungen sie gemacht haben.

Ausgangssituation: Viel Erfahrung, aber (noch) keine stringente Digitalisierungsstrategie

Suiteify ist seit 40 Jahren auf dem Markt und zählt in der Zielgruppe der kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) in Deutschland und Österreich zu den führenden ERP-Softwareherstellern.

Das Softwarehaus beschäftigt über 170 Mitarbeitende und stellt standardisierte Anwendungen für Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft, Lohnabrechnung, Personalmanagement und Dokumentenmanagement her. Darüber hinaus versorgt es die Anwender mit individuellen Zusatzlösungen.

Um seine Marktposition zu behaupten, muss Suiteify den Produkt- und Leistungsumfang, die Marktbearbeitung und die internen Prozesse an die Rahmenbedingungen der Digitalisierung anpassen.

Festlegung von Vision und Leitbild

Nach dem Motto „Wer sein Ziel nicht kennt, wird den Weg dorthin nicht finden“ definierte die Unternehmensleitung von Suiteify gemeinsam mit allen Mitarbeitenden eine Vision und ein Leitbild. Diese beschreiben, wo Suiteify in zehn Jahren stehen wird und mit welchen Werten, Selbstverständnis und Verhalten die gesteckten Ziele realisiert werden sollen. Das Ergebnis las sich zwar gut – aber wie soll der Weg dorthin konkret aussehen? Eine strategische Neuausrichtung sollte darauf die Antwort geben.

Strategische Neuausrichtung

Auch bei der strategischen Neuausrichtung des Unternehmens bezog die Führung die Belegschaft mit ein. In einem Mitarbeiterworkshop wurden die relevanten strategischen Handlungsfelder definiert und eine große Zahl von Ideen, Projekten und Maßnahmen dazu generiert. Daraus entstand schließlich die im Februar 2019 verabschiedete Suiteify Strategie 2021. Sie weist dem Hersteller für einen Zeitraum von zunächst drei Jahren den Weg. Hierzu bricht sie die Vision und das Leitbild in konkrete Projekte und Maßnahmen herunter.

Suiteify Strategie 2021

Der neuen Strategie liegen drei Kerngedanken zugrunde:

  1. Der Kunde soll noch konsequenter als bisher im Mittelpunkt aller Prozesse stehen.
  2. Suiteify öffnet sich für Partner, um das Suiteify Ecosystem zu bilden.
  3. Suiteify geht neue Wege bei der internen Zusammenarbeit (z. B. agile Arbeitsweisen)

Zur Umsetzung der Strategie wurden insgesamt 36 Maßnahmen in den folgenden Handlungsfeldern festgelegt:

  • Geschäftsmodell
  • Leistungsspektrum
  • Kunden
  • Partner
  • Technologie
  • Interne Prozesse/Strukturen/Systeme

Jede Maßnahme hat einen Projektverantwortlichen, einen Zeitplan und ein Ziel. Das Controlling der Maßnahmen-Umsetzung erfolgt auf einer zentralen Softwareplattform. Und ganz wichtig ist: Die strategischen Maßnahmen sind nicht in Stein gemeißelt, sondern können sich im Zuge der Strategie-Laufzeit in ihrer Priorität und/oder Zeitplanung verändern. Neue Maßnahmen können hinzukommen, ursprünglich verabredete Maßnahmen können wegfallen.

Erfahrungen mit der Entwicklung und Umsetzung der Strategie

Im Laufe der rund sechsmonatigen Phase der Strategieentwicklung sammelten alle Beteiligten bei Suiteify wertvolle Erfahrungen, die immer wieder in den Strategieprozess einflossen und einfließen. Die wichtigsten Erkenntnisse daraus stehen sich häufig in Form von vermeintlichen oder tatsächlichen Widersprüchen gegenüber.

Die Aufgabe des Managements besteht darin, diese Widersprüche zu erkennen, zu erklären und idealerweise aufzulösen. Ausgewählte Spannungsfelder sind:

Breite Beteiligung vs. effizienter Prozessverlauf

Nur eine möglichst breite Beteiligung vieler Mitarbeiter sichert die Identifikation mit der strategischen Planung und deren Umsetzung. Dabei sind Mitarbeiter, die sich freiwillig für ein neues Team bzw. eine neue Aufgabe melden, in der Regel engagierter bei der Sache. Auch lässt sich so das eine oder andere bisher nicht erkannte Talent entdecken.

Gleichzeitig kann ein umfassender Beteiligungsprozess eine zeitgerechte Entwicklung und Umsetzung der Strategie behindern. Es gilt also, das richtige Maß an Partizipation, am Einsatz wichtiger Multiplikatoren und an zielgerichteter Kommunikation zu finden.

Geschwindigkeit vs. Nachhaltigkeit

Ein strategischer Veränderungsprozess greift tief in die Organisation und die Abläufe ein. Veränderungen finden aber nur dann tatsächlich statt, wenn die Menschen den Sinn der Neuausrichtung verstehen und ihn sich im besten Fall zu eigen machen.

Allerdings fällt es manchmal schwer, die eigene Komfortzone zu verlassen. Es gibt – erst recht bei dem neuen Thema digitale Transformation – Ängste und Vorbehalte. Diese zu überwinden braucht es Zeit, viel Kommunikation und Transparenz. Über Leuchtturmprojekte und erste Erfolge lassen sich positive Erfahrungen sammeln, aus denen man Kraft für weitere Veränderungen schöpfen kann.

Strategische Maßnahmen vs. notwendiges Tagesgeschäft

Nicht alle Mitarbeiter können und sollen gleichzeitig an den strategischen Projekten und Maßnahmen zur Digitalisierung arbeiten. Auch das bisherige „Brot-und-Butter-Geschäft“ muss weitergehen, denn es stellt die Unternehmenssubstanz dar. Es können ja auch nicht alle Prozesse auf einmal angefasst werden, weil dies die Organisation überfordern würde.

Es ist Managementaufgabe, die Bedeutung des Tagesgeschäftes für den Erfolg des Unternehmens herauszustellen, und gleichzeitig die notwendigen Ressourcen für den strategischen Veränderungsprozess bereitzustellen.

Großer Wurf vs. konkrete Maßnahmen

Zu Recht wird mit einer strategischen Neuausrichtung die Erwartung verbunden, dass das Big Picture erkennbar, gegebenenfalls sogar radikal neu ist. Solche einfachen Botschaften erleichtern dann auch die interne und externe Kommunikation. Auf der anderen Seite kann die Strategie nur durch möglichst konkrete Maßnahmen beschrieben und vor allem umgesetzt werden. Ein Baustein muss zum anderen passen – und am Ende sind es viele Bausteine, die zum Erfolg beitragen.

Zudem muss nicht jeder Prozess zur gleichen Zeit angepackt werden. Quick-Wins bei eher einfachen Umstellungen mit engagierten, freiwilligen First-Movern helfen dabei, schnell erste Erfolge zu erzielen, die andere dann auch motivieren. Beide Erwartungshaltungen – großer Wurf wie auch konkrete Maßnahmen – sind berechtigt und müssen vom Management bedient werden.

Fazit

Die Digitalisierung verlangt auch kleinen und mittleren Unternehmen Veränderungsbereitschaft ab. Ein One Size fits all wird es bei der Frage des richtigen Vorgehens zur Entwicklung und Umsetzung einer strategischen Neuausrichtung aber nicht geben.

Jedes Unternehmen wird sich vor dem Hintergrund seiner Marktposition individuell überlegen müssen, in welchem Umfang das bisherige Vorgehen und die bestehende Produktpalette im Hinblick auf die digitale Transformation auf den Prüfstand zu stellen sind.

Unabhängig davon wird ein Change-Prozess nur dann gelingen, wenn die Beteiligungs- und Kommunikationsprozesse gut organisiert sind, die Umsetzung der Strategie in konkrete Maßnahmen sichergestellt ist und fortlaufendes Controlling sowie eine flexible Anpassung der Strategie möglich sind.

Agile Softwareentwicklung – was habe ich als Anwender davon?
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Agile Softwareentwicklung – was habe ich als Anwender davon?

Software dient immer einem Zweck: Unternehmen beispielsweise möchten damit bestimmte betriebswirtschaftliche Aufgaben erledigen. Eine gute Software deckt den Bedarf der Anwender so ab, dass sie ihre Aufgaben effizient erfüllen können. Dieser Beitrag gibt einen nicht-technischen Einblick, wie agile Softwareentwicklung die Entstehung eines passenden Softwareprodukts unterstützt.

5 Min. Lesezeit

Die Kernaufgabe der Softwareentwicklung besteht darin, die Software an den Anforderungen der Kunden auszurichten und die geforderte Fachlichkeit zu liefern. Das ist der Sinn von Softwareentwicklung: Der Kunde erhält eine funktionsfähige Software, die seinen Anforderungen entspricht und technisch wie technologisch up to date ist (zum linguistischen Unterschied zwischen „technisch“ und „technologisch“).

Im Grunde ist es dem Kunden vermutlich relativ egal, wie die für ihn passende Software entsteht. Aber er hat ganz sicher nichts gegen ein Vorgehen, welches ihn intensiv einbindet und am Ende zu einem guten Ergebnis führt. Ein agiles Vorgehen in der Softwareentwicklung kann genau das sicherstellen.

Softwareentwicklung – die Basics

Softwareentwicklung ist eine durchaus komplexe Aufgabe. Zu der Fachlichkeit, sprich: den fachlichen Anforderungen, die eine Software abbilden soll, kommen weitere Aspekte hinzu: etwa die Architektur der Anwendung, welche wesentlichen Einfluss auf die Stabilität und langfristige Wartbarkeit hat. Auch technische und technologische Aspekte müssen berücksichtigt werden, damit der Lebenszyklus der Software langfristig gesichert ist. Alles muss am Ende so aufeinander abgestimmt sein, dass der Kunde mit der Lösung zufrieden ist und seine Aufgaben erfüllen kann.

Die initiale Herstellung einer neuen Software ist eine große Aufgabe, aber auch die dauerhafte Pflege von Software ist eine Herausforderung.

Der Lebenszyklus einer Software ist geprägt von häufigen Änderungen aufgrund neuer Anforderungen. Dies können fachliche Änderungen sein, die sich wiederum aus gesetzlichen Neuerungen oder geänderten Prozessen ergeben. Auch technische Veränderungen, zum Beispiel durch eine neue Version des Betriebssystems, können Anpassungen der Software notwendig machen.

Eine Software muss stets so konstruiert sein, dass sie robust gegenüber Änderungen jeder Art ist. Das bedeutet, Änderungen dürfen weder die Stabilität noch die Funktionsweise beeinträchtigen.

Softwareentwicklung – die oftmals bittere Realität

Im Rahmen herkömmlicher, also nicht agiler Softwareentwicklungsprozesse versucht man üblicherweise, die erforderliche Fachlichkeit in mitunter langatmigen und schwerfälligen Konzeptionsphasen möglichst umfassend zu beschreiben. Dies ist sehr ressourcenintensiv. Häufig stehen jedoch am Anfang des Lebenszyklus einer Software die fachlichen Anforderungen im Detail noch gar nicht fest. Der Kunde kann zwar seine Anforderungen grob beschreiben, aber kaum detailliert benennen.

Im Laufe oder sogar erst am Ende der Entwicklungsphase stellt sich dann oft heraus, dass vieles in den Konzepten falsch oder unvollständig war. Dadurch geraten Softwareprojekte in Schieflage und Verzug oder scheitern sogar ganz – was wiederum die Gesamtkosten und den Frustrationspegel erheblich steigen lässt.

Agile Softwareentwicklung – in kurzen Schritten zu guter Software

Agilität in der Softwareentwicklung kann solche für Kunden, Projektmanager und Softwareentwickler frustrierenden Erlebnisse verhindern. Unter Agilität versteht man in diesem Zusammenhang die kontinuierliche Bereitschaft, Veränderungen schnell herbeizuführen, Wandel – auch unvorhergesehenen – aufzugreifen und aus der Veränderung zu lernen.

Als ein ganzheitliches Konzept zielt agile Softwareentwicklung darauf ab, Risiken im Entwicklungsprozess zu minimieren und zugleich den Kundennutzen durch Effizienz, Qualitätsorientierung und Einfachheit zu erhöhen.

Agile Softwareentwicklung umfasst eine Reihe von Methoden und Praktiken, die auf dem sogenannten Manifest für Agile Softwareentwicklung basieren (s. Kasten).

Auszug aus dem Manifest für Agile Softwareentwicklung

„Wir erschließen bessere Wege, Software zu entwickeln, indem wir es selbst tun und anderen dabei helfen. Durch diese Tätigkeit haben wir diese Werte zu schätzen gelernt:

Individuen und Interaktionen mehr als Prozesse und Werkzeuge
Funktionierende Software mehr als umfassende Dokumentation
Zusammenarbeit mit dem Kunden mehr als Vertragsverhandlung
Reagieren auf Veränderung mehr als das Befolgen eines Plans

Das heißt, obwohl wir die Werte auf der rechten Seite wichtig finden, schätzen wir die Werte auf der linken Seite höher ein.“

Quelle: https://agilemanifesto.org/iso/de/manifesto.html

Was zeichnet agile Softwareentwicklung aus?

  • Entsprechend dem Agilen Manifest hat die Erstellung einer funktionierenden Software als Dokumentation der Fachlichkeit bei der agilen Softwareentwicklung hohe Priorität. Die Fachlichkeit wird zu Beginn des Projekts durch den Kunden, die Fachexperten und die Softwareentwickler gemeinsam erarbeitet. Erst wenn mindestens grundsätzliche Einigkeit und Klarheit über die fachlichen Anforderungen herrschen, beginnt man mit der Entwicklung der Software.
  • Aufgrund der intensiven und regelmäßigen Einbindung der Anwender und der Fachexperten in kurze Entwicklungsabschnitte kann die Software sehr zielgerichtet und bedarfsgerecht entwickelt werden. Der ständige Austausch der Beteiligten für zu einer kontinuierlich verbesserten Abbildung der Fachlichkeit in der Software.
  • Bereits am Ende eines Entwicklungsabschnitts steht das jeweilige Ergebnis in Form einer funktionsfähigen Software zur Verfügung. Oft stellen die Softwareentwickler dem Kunden das Ergebnis vor und holen von diesem direkt ein Feedback dazu ein.
  • Die Auslieferung der Software erfolgt in der Regel erst dann, wenn die Fachlichkeit soweit implementiert ist, dass die Software bei der Erledigung der Aufgaben tatsächlich helfen kann. Aber die Auslieferung sollte so schnell wie möglich erfolgen, was wiederum zu schnellem Feedback führt und weitere Umsetzungsschritte ermöglicht.

Fazit: Agile Softwareentwicklung führt zu besserer Software

Die agile Softwareentwicklung stellt konsequent die Anforderung des Kunden in den Fokus. Sie ermöglicht durch kurze Entwicklungsabschnitte ein intensives und zeitnahes Feedback der Anwender und der Fachexperten. Durch den ständigen Austausch sind alle Beteiligten eingebunden und die fachliche Implementierung entwickelt sich kontinuierlich bis zur Reife weiter. Unterm Strich erhalten die Kunden zügig eine funktionierende Software, die den Anforderungen entspricht.

Digitales Informationsmanagement ist existenziell wichtig für KMU
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Digitales Informationsmanagement ist existenziell wichtig für KMU

Die Digitalisierung bringt in puncto Informationsmanagement neue Anforderungen und Möglichkeiten mit sich. Viele kleine und mittlere Unternehmen (KMU) verwalten und organisieren ihre Geschäftsdokumente jedoch noch wie im letzten Jahrtausend – mit Papier und Aktenordnern. Das muss und wird sich zunehmend ändern, prognostiziert Experte Ulrich Kampffmeyer.

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Wer als Unternehmer seine dokumentenbasierten Prozesse in die elektronische Welt überführen möchte, bekommt es früher oder später mit dem Begriff Enterprise-Content-Management, kurz: ECM, zu tun? Was ist darunter zu verstehen?

Ulrich Kampffmeyer: Enterprise-Content-Management ist ein Begriff, der von der Branche seit Jahren verwendet wird, um Funktionalitäten, Strategien und Methoden zu beschreiben, die zur Verwaltung und Erschließung elektronischer Informationen genutzt werden. Der Begriff hat sich in Deutschland nie durchgesetzt, und auch die Ziele eines allumfassenden, unternehmensweiten Enterprise-Content-Managements haben wir nur sehr selten erreicht. Mittlerweile wurde ECM links und rechts von neuen Entwicklungen überholt.

Heute denkt auch der Mittelstand in Dimensionen des digitalen Wandels, der Digitalisierung. Hierfür benötigen wir weiterhin Komponenten aus dem ECM-Füllhorn, aber diese kann man mit Begriffen wie Rechnungseingangsverarbeitung, Dokumentenmanagement, elektronische Archivierung oder Geschäftsprozessmanagement besser verständlich machen.

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Wo stehen die KMU in Deutschland bei der praktischen Umsetzung der genannten ECM-Komponenten?

Kampffmeyer: Bei kleineren KMU stand in den letzten Jahren das Thema Archivierung im Vordergrund. Dieses Thema ist aber ständig erweitert worden, da auch Daten, Datensätze und andere neue Informationsformen aufbewahrt und erschlossen werden müssen.

Vor der Archivierung liegen Systeme zur Verwaltung von E-Mails, Office-Dokumenten, Plänen und anderen Informationen. Hier leiden die meisten Unternehmen unter der „hybriden Welt“, das heißt, Informationen liegen auf Papier und in elektronischer Form vor – manche nur in einem Medium, aber häufig unkontrolliert redundant.

Informationen wiederzufinden und festzustellen, was originär ist, gehört daher zu den täglichen Problemen, die Zeit, Ressourcen und Geld kosten.

Ein einheitliches Dokumentenmanagement mit Postkorbsystemen, Workflow, Scan-Strecken, Einbindung der Office- Dokumente und Unterstützung der Zusammenarbeit – Collaboration – ist noch nicht weit verbreitet.

Durchgängiges Business Process Management, das Prozesse von Anfang bis Ende steuert, fehlt meistens. Stattdessen finden sich vielfach Insellösungen, bei denen zum Beispiel das Dokumentenmanagement an die Finanzbuchhaltung oder ein ERP angebunden ist und nur diesen Systemen zur Verfügung steht.

Durch sichere, kostengünstige Angebote aus der Cloud steht hier aber ein grundsätzlicher Wandel bevor, der es gerade dem kleineren Mittelstand ermöglicht, auf professionelle Lösungen zuzugreifen. Blickt man auf Branchenvorreiter, dann sind Logistik-, Finanz- und Dienstleistungsunternehmen aktuell vorn. Aber: Digitalisierung ist ein existenziell wichtiges Thema für alle KMU.

Was hält Betriebe denn davon ab, beispielsweise eine durchgängige digitale Lösung für das Dokumentenmanagement zu implementieren?

Kampffmeyer: Man kann heute davon ausgehen, dass die meisten ECM-, DMS-, Archiv- und wie auch immer genannten Produkte ausgereift sind. Die Probleme liegen beim Anwender selbst. Die Unternehmen sind nicht auf die organisatorischen, prozessualen und kulturellen Umstellungen vorbereitet. Besonders bei den Prozessen scheut man Veränderungen, obwohl hier die meisten Optimierungspotenziale liegen.

Die vorhandenen Abläufe einfach in elektronischen Systemen nachzubilden führt nur zur Elektrifizierung der vorhandenen Ineffizienz in einer intransparenten Umgebung. Letzteres gilt besonders dann, wenn der demografische Wandel im Unternehmen zuschlägt. Informationsmanagementlösungen helfen hier, das Wissen zu bewahren.

Die Menschen in den Unternehmen sind auch dann ein entscheidender Faktor, wenn es um die Ressourcen zur Planung, Vorbereitung und Umsetzung sowie den Betrieb einer aufwendigen Lösung fürs Informationsmanagement, wie ECM, geht. Entsprechende Projekte scheitern heute häufiger an der Umsetzung als an der Technik. Der Aufwand und die Folgekosten sind für KMU oft schwer zu kalkulieren.

Ebenfalls eine Rolle spielt, dass das Thema Informationsmanagement häufig nicht ausreichend auf der Geschäftsführungsebene priorisiert ist, da die Gegenüberstellung von Kosten und Nutzen gerade bei „weichen“, nicht sofort in Geld ausdrückbaren Nutzeneffekten recht schwierig ist. Wenn dann die Systeme nicht die Geschäftsstrategie unterstützen, werden sie häufig als reine Kostenposten betrachtet.

Benennen wir die Optimierungspotenziale konkret: Welche Vorteile bringt es einem KMU, wenn es in ECM investiert?

Kampffmeyer: Hier sind zwei Bereiche zu unterscheiden: zum einen die Erfüllung rechtlicher Vorgaben und zum anderen die Unterstützung der Geschäftsprozesse durch Bereitstellung der richtigen, aktuellen und vollständigen Information für den Mitarbeiter – unabhängig von Ort, Zeit, Ursprung und Format.

In puncto Compliance bzw. Corporate Governance ist zu beachten: Handels- und steuerrechtlich relevante Daten und Belege in elektronischer Form, wie Rechnungen oder E-Mails, müssen im originären elektronischen Format vorgehalten werden. Ausdrucken hilft nicht mehr. Es bedarf also geeigneter digitaler Lösungen zur Aufbewahrung.

Wichtiger ist jedoch, dass man die Informationen sinnvoll nutzbar macht und als Wissen in Prozesse einsteuert. Es gilt, Daten und Dokumente in elektronische Kunden-, Fall-, Projekt- und andere Strukturen einzuordnen, um das Papier aus den Prozessen herauszubekommen.

Die elektronische Welt bietet die Möglichkeit, Lösungen nach und nach auszubauen, von der einfachen Archivierung bis hin zu Portalen, Collaboration und Geschäftsprozessmanagement. Dies setzt voraus, dass man sich nicht in Insellösungen verheddert.

Es gibt einzelne Bereiche, in denen schnell Erfolge erzielt werden können – Beispiele sind die elektronische Rechnung und die elektronische Akte. Jedoch kommt der richtige Nutzen immer erst dann, wenn man eine einheitliche Lösung in möglichst vielen Bereichen des Unternehmens und der Prozesse einsetzt. Das erfordert eine vorausschauende Planung.

Beispiel Eingangsprozesse: Es ergibt keinen Sinn, das Scannen von Rechnungen vom Scannen anderer Dokumente oder das Verwalten von E-Mails vom Empfang elektronischer Rechnungen usw. zu trennen. Stattdessen braucht es einen ganzheitlichen Ansatz, der alle Eingangsinformationen aufbereitet in ein Postkorbsystem für die Mitarbeiter einstellt und die erfassten Daten gleich an die richtigen Anwendungen übergibt.

Auch bei der Archivierung ist ein ganzheitlicher Ansatz sinnvoll, weil alle Arten von Informationen in ihren Kontext gestellt werden müssen, unabhängig von Quelle und Format. Inseln zu bauen – etwa separate Lösungen für E-Mails, steuerlich relevante ERP-Daten usw. – ist unwirtschaftlich und schafft langfristig Probleme beim Betrieb.

Welche Rolle spielt ECM im Gesamtkontext der digitalen Transformation in Unternehmen?

Kampffmeyer: Ganz einfach: Ohne ECM, ohne effizientes Informationsmanagement, ohne eine passende Infrastruktur kann und wird die digitale Transformation nicht funktionieren. Punkt. Digitalisierung und digitale Transformation betreffen weniger die Technik als neue Geschäftsmodelle: Wie kann man mithilfe von Kommunikations- und Softwaretechnologien neue oder bessere Services und Produkte an den Kunden bringen?

Das ist nicht vorrangig das Thema von ECM, da Enterprise-Content-Management hauptsächlich auf die internen Prozesse und Informationen des Unternehmens zielt. Je mehr sich aber das Unternehmen in der digitalen Welt bewegt, desto mehr Daten und Dokumente entstehen. Diese müssen geschützt, erschlossen, verwaltet und genutzt werden.

Damit Information einen Wert gewinnt und behält, muss sie bekannt sein und entsprechend ihrer Qualität und ihres Werts verwaltet werden. Das ist die Aufgabe von ECM.

Wie wird die Entwicklung in Sachen ECM Ihrer Einschätzung nach im Mittelstand weitergehen?

Kampffmeyer: Der Einsatz dieser Technologien – egal, ob wir sie weiterhin ECM oder anders nennen – ist essenziell für alle Unternehmen, die wettbewerbsfähig bleiben und einen Nutzen aus den Informationen ziehen wollen. Es ist daher keine Frage des Ob, sondern nur eine des Wie und Wann. Das Wann sollte längst eingetreten sein. Gerade das Thema Cloud wird ECM für den Mittelstand attraktiv machen, weil immer mehr Angebote in der Cloud auch Projektmanagement, Collaboration, Aufbewahrung und andere Dienste beinhalten.

Dabei sollte man aber den Überblick behalten und sich nicht in Einzellösungen verzetteln. Es gilt, das Thema ECM strategisch zu betrachten, denn von der Verfügbarkeit und Richtigkeit elektronischer Information sind alle Unternehmen inzwischen fast vollständig abhängig.

„Die Digitalisierung erfordert neue Führungskonzepte“
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„Die Digitalisierung erfordert neue Führungskonzepte“

Viele Führungskräfte denken beim Thema Digitalisierung in erster Linie an die IT-Prozesse. Der digitale Wandel wirkt sich jedoch auch auf die Zusammenarbeit in Unternehmen aus. Es brauche daher eine neue Führungskultur, sagt Ursula Vranken. Im Interview erläutert die HR-Expertin, was das für Unternehmen bedeutet.

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Die Digitalisierung hat nicht nur eine technische Dimension – sie beeinflusst auch die Menschen und ihre Ansprüche. Mit welchen Veränderungen müssen sich Arbeitgeber im Bereich Human Resources (HR) auseinanderzusetzen?

Ursula Vranken: Die Auswirkungen der Digitalisierung zeigen sich in allen Unternehmensbereichen, und das wirkt sich auch massiv auf die Themen Personal, Führung, Kultur und Arbeitsorganisation aus. Wir stellen fest, dass die digitale Transformation nicht im Wesentlichen eine Frage der Technologie ist, sondern dass es insbesondere auf exzellente Führung und gutes People Management ankommt.

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Gerade kleine und mittlere Unternehmen (KMU) setzen häufig auf traditionelle Hierarchien und starre Führungsstile, die mit einer digital vernetzten Arbeitswelt kaum kompatibel sind. Welche Gefahren birgt dies für Unternehmen?

Vranken: Die Zeiten ändern sich. Unternehmen stehen vor der Aufgabe, neue Geschäftsprozesse und Produkte für eine digitalisierte Welt zu (er-)finden. Dazu brauchen sie geeignete Mitarbeiter, die über ein digitales Mindset und entsprechende Kenntnisse verfügen. Diese digitalen Wissensarbeiter müssen sie nicht nur finden, sondern auch weiterentwickeln und binden.

Die erfolgreichen Unternehmen der Zukunft werden jene sein, die es am besten schaffen, die Mitarbeiter und damit das Wissen zu vernetzen, zu verbinden und daraus neue Produkte und Services zu erschaffen.

Abteilungsdenken, Top-down-Vorgaben und hierarchische Führungsstile werden dabei nicht weiterhelfen bzw. verlangsamen den Innovationsprozess. Unternehmen droht in diesem Fall sogar, dass sie den Anschluss verlieren.

Welche Erwartungen bringen Arbeitnehmer heutzutage mit?

Vranken: Die heutige Generation jüngerer Arbeitnehmer hat andere Vorstellungen von Arbeiten, Führen und Work-Life-Balance als ihre Vorgänger. Sie will mehr eingebunden werden und mitbestimmen. Besonders die Wissensarbeiter suchen Freiheit, Selbstentfaltung und Sinnstiftung.

In Zeiten des Fachkräftemangels treten sie selbstbewusst auf und wollen umworben werden. Unternehmen, die da nicht mithalten können oder wollen, werden es zunehmend schwer haben, geeignete Fachkräfte zu finden. Diese schätzen nämlich die agilen, innovativen und „coolen“ Wettbewerber – und sie sind im Zweifel auch wechselbereit.

Wenn Hierarchie und Linienorganisation also nicht mehr funktionieren: Was muss sich in den Unternehmen ändern?

Vranken: Wir sollten uns an den Gedanken gewöhnen, dass Organisationsmodelle nicht mehr für die Ewigkeit gebaut sind und dass es das eine richtige Modell nicht gibt. Organisationen werden in Zukunft ein Sowohl-als-auch brauchen.

Wir sprechen in diesem Fall von einem dualen Betriebssystem. Das heißt: Jedes Unternehmen braucht Bereiche und Strukturen, die für Stabilität und Hierarchien – jedoch bitte möglichst flach – stehen, aber ebenso braucht es Räume für Agilität und Netzwerke.

Die Mitarbeiter im „zweiten Betriebssystem“, das agil und vernetzt ist, werden sich eher selbst organisieren und eigene Ziele setzen und dann die Innovationen vorantreiben.

Die Idee des „one size fits all“, nämlich eine für alle gleiche Art der Organisation und des Arbeitens, wird in Zukunft nicht mehr ausreichen.

Unternehmen müssen in Zeiten der Digitalisierung flexibler und durchlässiger werden und immer wieder neu ausbalancieren, wie sie schnell, innovativ und exzellent operieren können.

Wie sähe ein erster Umsetzungsschritt aus?

Vranken: Unternehmen, die bis jetzt eher klassisch organisiert sind, sollten damit beginnen, Experimentierräume zu schaffen und eine Bewegung des Mitmachens und Mitdenkens zu organisieren.

Es gibt so viele Mitarbeiter, die beklagen, dass ihre Ideen ausgebremst werden und sie sich nicht genügend einbringen können.

Lassen Sie die Leute doch mal machen, organisieren Sie Projekte, Workshops, Mitmach- und Kreativformate und kanalisieren Sie die Ergebnisse und Ideen, um im Unternehmen einen Spirit für Innovation zu wecken!

Welche Rolle spielen die Führungskräfte in einer digitalen Unternehmenswelt?

Vranken: Digitaler Wandel braucht neue Konzepte der Führung und vor allem sogenannte „Digital Leader“, die Technik und Menschen sinnstiftend miteinander verbinden.

Einen erfolgreichen Digital Leader zeichnet weit mehr aus als das Wissen um Prozesse und Technik. Digital Leader müssen die Gestalter einer Kultur werden, die die Arbeit und das Leben nicht als Widerspruch versteht. Einer Kultur, die lebenslanges Lernen fördert. Einer Organisation, die Sinn und Werte nicht vorschreibt, sondern vorlebt.

Wir brauchen nicht weniger Führung, sondern gute, echte, passionierte Führungskräfte. Statt auf Hierarchie und Kontrolle setzen Digital Leader auf Werte wie Vertrauen, Transparenz und Partizipation.

Was müssen Digital Leader können und leisten?

Vranken: Digital Leader müssen sich einerseits technisch up to date halten, um die neuesten digitalen Trends und Geschäftsmodelle nicht zu verpassen. Gleichzeitig müssen sie eine moderne, offene Führungskultur etablieren.

Der Digital Leader ist im Wesentlichen Wissensmanager, Coach und Netzwerker. Egal ob Bereichs-, Team- oder Projektleiter – sie alle brauchen sehr gute Kommunikations-, Führungs- und Moderationsfähigkeiten.

Arbeiten in Netzwerken verlangt nach einer anderen Art der Führung und Zusammenarbeit. Stichworte dazu sind: agile Teams moderieren, Selbstorganisation ermöglichen, virtuelle und vernetzte Kollaboration ermöglichen und einen Führungsstil praktizieren, der statt Kontrolle und Vorgaben das Coaching in den Vordergrund stellt.

Mit welchen Maßnahmen können Arbeitgeber ihre Führungskräfte in Richtung Digital Leadership entwickeln?

Vranken: Zuerst sollten sich die Unternehmensverantwortlichen und die Führungskräfte fragen, wie fit sie für die Digitalisierung sind, welche digitalen Techniken und Tools sie bereits beherrschen, wie gut sie sich mit den Wirkungsmechanismen und Geschäftsmodellen digitaler Unternehmen auskennen und ob ihre Führungswerkzeuge noch zeitgemäß sind.

Und dann heißt es: Weiterbilden, online und offline! Wir vom IPA beispielsweise haben dazu ein breit gefächertes Modulsystem für Digital Leader angelegt – von der halbtägigen Veranstaltung zur Orientierung im digitalen Dschungel über Leadership-Weiterbildungen bis hin zu Networking-Veranstaltungen mit den innovativsten Playern der digitalen Wirtschaft.

Wohin, glauben Sie, wird die Reise insbesondere im HR-Bereich künftig gehen?

Vranken: Wir werden wohl über künstliche Intelligenz (KI) sprechen – und darüber, wie diese HR dabei unterstützen kann, menschliches Urteilsvermögen und Handeln zu ergänzen. Computerprogramme wie „IBM Watson“ werden vom Recruitingprozess über die Karriereentwicklung bis hin zur Performanceentwicklung sicherlich ein breites Anwendungsspektrum finden. HR muss sich damit frühzeitig beschäftigen und ein sachkundiger Anwender und Steuerer werden.

Elektronische Besucherverwaltung: Deshalb gewinnt sie an Bedeutung
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Elektronische Besucherverwaltung: Deshalb gewinnt sie an Bedeutung

Worauf Sie beim Thema elektronische Besucherverwaltung achten sollten und mit welchen Lösungen Sie den Überblick behalten, erklärt dieser Artikel.

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Mit einer Software für das digitale Management Ihrer Besuche erfassen Unternehmen die Daten ihrer Besucher, Gäste oder Kunden professionell und behalten jederzeit den Überblick, wer sich wann und wie lange im Gebäude aufgehalten hat. Und wir alle wissen: Gerade in der aktuellen Zeit ist es wichtiger denn je, den Durchblick über Kontakte zu behalten.

Warum die elektronische Besucherverwaltung jetzt Gold wert ist

Jetzt, da sich die ganze Welt in einer Pandemie befindet, ist es ungemein wichtig, dass Betriebe jederzeit überschauen können, wer sich zu welcher Zeit im eigenen Unternehmen bewegt hat. Um im Fall der Fälle Infektionsketten nachvollziehen zu können, muss in diesem Punkt eine absolute Nachvollziehbarkeit gewährleistet sein – unter den eigenen Mitarbeitern sowieso, aber auch unter Personen, die einen Betrieb nur besucht haben.

Damit jeder einzelne Besucher im Betrieb zuverlässig identifiziert werden kann, empfiehlt sich ein durchdachtes Empfangs-Konzept mit einer elektronischen Besucherverwaltung. Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten. Zum Beispiel können in den Empfangsbereichen eines Unternehmens Check-In Terminals aufgestellt werden an welchen Gäste sich Besucherausweise ausstellen können.

Besucher erfassen ihre Daten im Self Service

Das Prinzip ist denkbar einfach: Gäste erfassen ihre Daten – Name, Adresse, Grund des Besuchs – an dem Terminal im Self Service. Das System gleicht automatisch ab, ob der Besuch von einem Mitarbeiter innerhalb der elektronischen Besucherverwaltung angemeldet wurde. Falls ja, erhält der Gast einen Besucherausweis und mit diesem den Zugang zum Gebäude.

Aber auch ein solches Szenario ist denkbar: Gäste erhalten zusammen mit der elektronischen Termineinladung einen QR-Code. Vor Ort scannen Besucher diesen QR-Code ein und erhalten Ausweise mit den für sie definierten Zutrittsberechtigungen. Diese Ausweise werden automatisch von dem System erstellt – als Druck auf Karton oder in Form einer wiederverwendbaren Plastikkarte.

Während die Besucherausweise gedruckt oder erstellt werden, erhält der Gastgeber eine E-Mail, dass die Besucher vor Ort sind und er sie in Empfang nehmen kann. Verlässt der Besucher das Unternehmen wieder, öffnet die Zugangskarte die Zugangsschranke. Das Papierkärtchen verliert danach automatisch seine Gültigkeit und kann entsorgt werden. Im Falle eines Plastikausweises können Unternehmen einen speziellen Sammelbehälter aufstellen und die Karten wiederverwenden.

Was sind die Herausforderungen bei der Verwaltung von Besuchern?

Eine elektronische Besucherverwaltung löst aber noch viele andere Probleme und reduziert organisatorische Herausforderungen. Ohne eine elektronische Besucherverwaltung werden Besucherdaten meist in Papierform erfasst. Hier können Gäste falsche oder unleserliche Informationen hinterlassen. Manchmal gerät die Zutrittserfassung der Besucher sogar ganz in Vergessenheit. Die Folge ist eine mangelnde Kenntnis der Besucher. Das ist kritisch bei der Nachverfolgung von Kontakten.

Wird der Empfang nicht professionell gemanagt, kann es aber noch zu anderen unschönen Szenarien kommen. Zum Beispiel kann es passieren, dass Personen, die dem Unternehmen schaden wollen, fälschlicherweise einen Besucherausweis und damit Zutritt erhalten. Diese Gefahr ist nicht ganz von der Hand zu weisen. In der Vergangenheit besetzten Unternehmen ihren Empfang vielfach nicht mit ausgebildetem Sicherheitspersonal, sondern mit ungeschulten Personen. Dieser Versuch, Kosten zu sparen, rächte sich in manchen Fällen. Zum Beispiel, weil Daten unerlaubt ausgespäht werden konnten – von Personen, die unautorisiert ins Unternehmen gelangt waren.

Warum digital Besucher verwalten? Die Vorteile und Mehrwerte digitaler Prozesse.

Mit einer elektronischen Besucherverwaltung räumen Unternehmen diese Gefahren und Herausforderungen beim Empfang von Gästen ein für alle Mal aus:

  • Zutritt erhalten nur autorisierte Gäste
  • Die Daten liegen vollständig vor
  • Der Betrieb hat einen Überblick, wie lange sich ein Besucher im Unternehmen aufgehalten hat
  • Alle Besucher sind rückverfolgbar
  • Der Empfang eines Gastes erfolgt kontaktlos, da kein gedruckter Ausweis ausgegeben werden muss
  • Bei einer plötzlichen Evakuierung im Brandfall wissen Betriebe genau, wer sich in im Gebäude aufhält, einschließlich der Besucher
  • Ungebetene Besucher können dauerhaft gesperrt werden

Elektronische Besucherverwaltung in Kombination mit Zeiterfassungssoftware

Es gibt aber noch weitere Einsatzmöglichkeiten. Es besteht zum Beispiel die Möglichkeit, die elektronische Besucherverwaltung mit einer Zeiterfassung Software zu kombinieren. Das ist zum Beispiel relevant, um die Zeiten externer Dienstleister oder Freelancer zu erfassen und eine exakte Abrechnung erstellen zu können. Selbstredend können so aber auch die Zeiten der Mitarbeiter erfasst werden.

Stelle dazu spezielle Zutritts-Ausweise für Ihre Mitarbeiter aus. Sobald diese das Unternehmen betreten, werden automatisch die Arbeitszeiten erfasst. Auch Pausen lassen sich auf diese Weise sehr einfach erfassen – zum Beispiel, indem Mitarbeiter ihren Ausweis beim Besuch der Kantine ein- und beim Verlassen wieder aus scannen. Das System verbucht den Aufenthalt in der Kantine dann automatisch als Pause.

Elektronische Besucherverwaltung in Kombination mit Zutrittskontrolle

Derzeit kann die elektronische Besucherverwaltung außerdem in Kombination mit einer elektronischen Zutrittskontrolle in stark frequentierten Umfeldern wie öffentlichen Einrichtungen und Behörden, Museen und Ausstellungen, Galerien und Gedenkstätten sehr gute Dienste leisten.

Besucher registrieren sich vor ihrem Besuch elektronisch und erhalten ein elektronisches Ticket auf ihr Handy. Dieses wird am Eingang an einem Terminal gescannt. Zugang wird aber erst gewährt, sobald sich nur noch die zugelassene Zahl an Personen im Gebäude oder auf dem Gelände befindet.

Das unterstützt Unternehmen, Institutionen oder Behörden bei der Umsetzung der aktuell geltenden Bestimmungen bezüglich der Begrenzung von Besuchern oder Kunden in den verschiedenen Umfeldern. Institutionen legen einfach eine zugelassene Höchstzahl der Personen fest, die das Unternehmen betreten dürfen.

Unsere Beispiele zeigen: Unterm Strich birgt eine elektronische Besucherverwaltung also viele Vorteile und löst viele Herausforderungen im Unternehmensalltag. Warum Du deine Besuche eigentlich noch per Hand dokumentieren musst? Das fragen wir uns auch!

Die 5 wichtigsten Punkte einer Digitalisierungsstrategie für KMU
Digitalisierung & KI

Die 5 wichtigsten Punkte einer Digitalisierungsstrategie für KMU

Wie finden kleine und mittlere Unternehmen (KMU) zur richtigen Digitalisierungsstrategie? Hier eine kompakte Starthilfe zur Digitalisierung in mittelständischen Betrieben.

5 Min. Lesezeit

Digitalisierung – ein ebenso häufig verwendeter wie schwer greifbarer Begriff. Vor allem KMU stehen häufig vor der Frage, wie sie mit diesem Thema umgehen sollen. Und vor allem: Wie sollen sie anfangen? Mit welcher Digitalisierungsstrategie sollen sie vorgehen? In diesem Beitrag erklären wir den Begriff der Digitalisierung, zeigen mögliche Ansatzpunkte für Digitalisierungsvorhaben in mittelständischen Unternehmen auf und geben Tipps für ein zielführendes Vorgehen.

Was bedeutet „Digitalisierung“?

Der Begriff der Digitalisierung begegnet uns heute in verschiedenen Kontexten. Am naheliegendsten ist der technische Zusammenhang: Hier bedeutet Digitalisierung die Umwandlung von analogen Werten in digitale Formate und ihre Verarbeitung oder Speicherung in einem digital-technischen System. Beispiel: Die Informationen aus einer Papierrechnung wie der Zahlungsbetrag, die Kontoverbindung oder der Zahlungsempfänger werden in ein elektronisches System, beispielsweise in eine Finanzbuchhaltungssoftware, übertragen und dort weiterverarbeitet.

Doch Digitalisierung geht heute noch viel weiter und bestimmt praktisch alle Teile unseres Lebens: privat, beruflich, gesellschaftlich und politisch. Diese umfassende Betrachtung wird mit den Begriffen „digitale Revolution“ oder „digitale Transformation“ beschrieben. Denn wir buchen (häufig) unsere Reisen heute nicht mehr im Reisebüro, sondern im Internet. Wir lesen die Zeitung (häufig) nicht mehr in Papierform, sondern per App. Und wir gehen für unsere Bankgeschäfte (häufig) nicht mehr in eine Bankfiliale, sondern machen Online-Banking.

Digitalisierung bestimmt in weiten Teilen also unser Leben. Dabei ist die Technik meist aber nicht der Auslöser, sondern der Umsetzer unserer Bedürfnisse nach Komfort, Schnelligkeit und Sicherheit von Produkten und Prozessen.

Bevor man mit Überlegungen zur Digitalisierung beginnt, ist es wichtig, sich in die Rolle des Kunden, Nutzers oder Anwenders zu begeben und dessen Wünsche in den Mittelpunkt der Veränderungen zu stellen.

Dies ist dann die dritte Dimension des Begriffs „Digitalisierung“ – die ökonomische. Für Unternehmen bedeutet sie einen konsequenten Wechsel der Perspektive: von der Produkt- zur Kundenzentrierung!

Welchen Nutzen bringt Digitalisierung für Unternehmen?

Ökonomisch zu handeln bedeutet aber eben auch, nutzenorientiert zu handeln. Digitalisierung muss also einem mittelständischen Unternehmen und dessen Kunden einen Nutzen bringen, sonst lohnt sich die Beschäftigung damit nicht. Worin könnte dieser Nutzen liegen? Zunächst in der Verbesserung der Wettbewerbsposition:

  • Durch Digitalisierung kann ich Prozesse effizienter gestalten, also mehr Output erzielen und damit Wachstum generieren.
  • Gleichzeitig können aber auch Kosten gespart werden, wenn bestimmte Aufgaben beispielsweise automatisiert werden können.
  • Und auch neue Produkte, Dienstleistungen oder sogar ganz neue Geschäftsmodelle können das Ergebnis von Digitalisierungsaktivitäten sein.

Die „digitale Dividende“ lohnt sich also, und Umfragen zeigen, dass sich ein Großteil der Unternehmen mit Fragen der Digitalisierung beschäftigt. So ergeben beispielsweise die regelmäßigen Unternehmensbefragungen der Förderbank des Bundes KfW ein klares Bild: Mehr als 60 Prozent aller Unternehmen planen in den kommenden zwei Jahren konkrete Digitalisierungsprojekte – und das über alle Branchen und Unternehmensgrößen hinweg.

Was sollten KMU im Hinblick auf ihre Digitalisierungsstrategie beachten?

Aber wie gehe ich als KMU nun konkret vor, wenn ich mein Unternehmen digitalisieren möchte? Drei Ansatzpunkte können dabei betrachtet werden: die Prozesse, die Daten und das Geschäftsmodell.

  • Im Mittelpunkt jeder Planung einer Digitalisierungsstrategie stehen die Prozesse in einem Unternehmen. „Leider“ gibt es davon so viele, dass die Auswahl und Priorisierung der wirklich wichtigen und erfolgsrelevanten Abläufe bereits eine erste Kraftanstrengung ist. Eine konsequente Abfolge einzelner Schritte kann dabei hilfreich sein: Transparenz über die Prozesse herstellen → einzelne Prozessschritte analysieren → Optimierungspotenzial identifizieren → Automatisierungsansätze finden → Effizienzpotenziale heben
  • Ein Beispiel gefällig? Schauen Sie sich den Umgang in Ihrem Unternehmen mit eingehenden Rechnungen an. Wie lange benötigt dieser Prozess vom Eingang über die Verarbeitung in der Buchhaltung, die rechnerische und sachliche Prüfung bis zur Freigabe und Auszahlung? Wie viele Stationen bzw. Menschen sind beteiligt? Wie häufig bleiben Rechnungen liegen, weil Verantwortliche nicht am Arbeitsplatz sind (Homeoffice!) und dadurch zum Beispiel Skontofristen versäumt werden? Ein vollständig digitalisierter Prozess zur Bearbeitung, Prüfung und Buchung von Eingangsrechnungen kann hier in jedem Unternehmen Zeit und Geld sparen! Eine Prozessanalyse lohnt sich in vielen Unternehmensbereichen: in der Fertigung und bei Logistikprozessen genauso wie bei administrativen Prozessen im Personal- und Finanzbereich.
  • Ähnliche Potenziale liegen vielfach im Umgang mit Daten. Denn mindestens so groß wie die Anzahl der Prozesse ist die Menge der Daten, die in einem Unternehmen existieren – und oftmals nicht genutzt werden. Hier spielen rechtliche Anforderungen des Datenschutzes wie die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) der EU eine wichtige Rolle. Denn Daten dürfen nur unter Beachtung rechtlicher Vorgaben gesammelt, aufbereitet und genutzt werden. Dann aber können Sie bei Marketingaktivitäten (Welche Kunden mit welchen Merkmalen nutzen welche Produkte/Dienstleistungen am häufigsten?), bei der Vertriebssteuerung (Über welche Kontaktwege sind Interessenten auf uns zugekommen? Wie häufig waren wir mit Interessenten bereits in Kontakt?) oder auch der Produktentwicklung (Welche Kundenrückmeldungen können zur Verbesserung meines Produkts/meiner Dienstleistung führen?) große Wirkung entfalten. Ein Kunden(daten)-Management-System (CRM = Customer Relationship-Management) kann hier ein wichtiger Baustein der Digitalisierungsstrategie sein.
  • Die „höchste“ Stufe der Digitalisierung besteht darin, das gesamte Geschäftsmodell eines Unternehmens infrage zu stellen. Hier spricht man häufig auch von Disruption – damit gemeint ist die kreative Zerstörung des Vorhandenen, aus der dann Innovation und Zukunftsfähigkeit entstehen. Eine solche Disruption kann einzelne Produkte, Dienstleistungen oder auch das gesamte Ecosystem, also das unternehmerische Umfeld eines Betriebs umfassen.
  • Auch hierzu ein Beispiel gefällig? Die Axel Springer SE steigerte ihre Erlöse aus digitalen Geschäftsmodellen auf mittlerweile rund 8o Prozent des Gesamtkonzernumsatzes. Gedruckte Zeitungen und Zeitschriften, die ursprünglich das Kerngeschäft von Springer als Verlag waren, spielen nur noch eine nachgelagerte Rolle. Der Konzern hat sein Geschäftsmodell fast vollständig digital transformiert.

Ausgewählte Beispiele für Digitalisierung in Unternehmen

Selbst bei Axel Springer fand die Digitalisierung nicht von einem Tag auf den anderen und in dem heute vorliegenden Umfang statt, sondern war das Ergebnis vieler Jahre Planung und Umsetzung. Daher sollte auch ein mittelständisches Unternehmen bei der Digitalisierung schrittweise vorgehen und auf einzelne Prozesse schauen. Das könnte zum Beispiel, wie bereits geschildert, der Prozess der Rechnungseingangsverarbeitung sein. Oder – noch grundlegender – die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS). Damit können Dokumente wie E-Mails oder Belege gesetzeskonform gespeichert und archiviert werden. Der Vorteil: schnelles Finden per Volltextsuche, Zeit- und Kostenersparnis durch verringerten Lagerplatz bzw. eingesparte Papiermengen sowie Rechtssicherheit durch jederzeitigen Zugriff.

Eine Digitale Personalakte sorgt zum Beispiel für durchgängige Prozesse bei der Beurteilung von Mitarbeitenden und ermöglicht auch Führungskräften den dezentralen Zugriff auf alle für sie relevanten Informationen. Damit können beispielsweise Multiplikatoren für andere Digitalisierungsvorhaben gewonnen werden.

Ein anderes Beispiel für die Digitalisierung eines Unternehmens ist die Verlagerung der IT-Infrastruktur in die Cloud – wobei letztere ein Rechenzentrum ist, das nicht im Anwenderunternehmen liegt, sondern extern betrieben wird. Der Vorteil: niedrige Investitionskosten, hohe Anpassbarkeit der Kapazitäten nach oben wie nach unten, professionelle Abwicklung von Prozessen der Datensicherheit und -speicherung.

Das Digitalisierungsportfolio kann aber noch viel mehr Ansatzpunkte umfassen, so zum Beispiel die mobile Nutzung von Software-Anwendungen über Apps, die Integration eines Onlineshops in die Unternehmens-Website (lohnt sich übrigens nicht nur für B2C- bzw. Endverbraucher-Anbieter, sondern auch im Business-to-Business-Geschäft) sowie die Verbesserung der Prozesse in Fertigung oder Logistik.

Die 5 wichtigsten Punkte bei der Digitalisierung

Unabhängig von der Entscheidung, mit welchem Projekt gestartet werden soll, können die folgenden fünf Punkte dabei helfen, die Digitalisierung in KMU zum Erfolg zu führen:

#1 Überzeugung an der Spitze und in der Belegschaft

Es braucht eine klare Haltung im Unternehmen, bevor der Startschuss für eine Digitalisierungsstrategie fällt. Digitalisierung „mal so nebenbei“ ist zum Scheitern verurteilt. Daher sollten sich alle Beteiligten darauf verständigen, Digitalisierungsprojekten eine gewisse Priorität im Unternehmen einzuräumen. Denn Digitalisierung kostet Zeit, Kraft – und auch Geld. Nur wenn Team und Chefetage gemeinsam dahinterstehen, kann Digitalisierung funktionieren.

#2 Ein klarer Digitalisierungsfahrplan („Step by Step“)

Wer zu Beginn zu viel und zu schnell will, verliert sich bald im Detail-Dschungel aus Prozessen, Daten und Beteiligten. Es braucht also einen klaren Vorgehensplan mit Prioritäten, welches Thema zuerst angegangen werden soll. Und dieser Plan gilt so lange, bis es eine neue, von allen gemeinsam vereinbarte Vorgehensweise gibt.

#3 Analyse (und ggf. Optimierung) der Prozesse

Wesentlicher Teil des Digitalisierungsplans ist die Betrachtung der Prozesse, die digitalisiert werden sollen. Darüber muss Transparenz geschaffen werden, es muss eine sorgfältige Analyse und Dokumentation der ausgewählten Prozesse erfolgen und eine kritische Betrachtung, ob es hier erkennbares Optimierungspotential gibt. Denn es gilt: Ein schlechter Prozess bleibt auch digitalisiert ein schlechter Prozess.

#4 Zuverlässige technologische Umsetzung

Ohne Technologie geht Digitalisierung nicht! Software ist zwar nicht das Wichtigste bei der Digitalisierung – aber sie ist auch nicht verzichtbar. Erst kommt die Kundenzentrierung (Was will der Kunde?), dann die sorgfältige Prozessanalyse (Wie kann das Ergebnis besser, schneller, günstiger, sicherer als heute sein?) und zuletzt die Entscheidung zur technischen Umsetzung (Welche Technologie/Software liefert mir die gewünschte Prozessverbesserung?)

#5 Begleitung und Förderung

Es kann durchaus sinnvoll sein, das interne Prozess-Know-how mit dem externen Expertenblick zu verbinden, um zu einer optimalen Digitalisierungsstrategie zu kommen. Denn die zu betrachtenden Themen wie auch die zu analysierenden Prozesse sind komplex und es besteht die Gefahr, dabei den Überblick zu verlieren. Ein externes Projektmanagement kann bei der Organisation des Digitalisierungsprozesses helfen. Und das Gute dabei: Diese Begleitung (wie auch die tatsächliche Umsetzung und die damit verbundenen Investitionen) wird in vielen Fällen durch Fördergelder von Bund oder Land unterstützt.

Fazit

Digitalisierung ist ein gleichermaßen angesagtes wie komplexes Thema. Leicht verliert gerade ein KMU den Überblick bei der Frage: Wie fange ich an? Wie gehe ich vor? Daher ist eine sorgfältige Vorbereitung ein Erfolgsfaktor bei der Entwicklung der Digitalisierungsstrategie für das eigene Unternehmen. Und es ist gewiss keine Schande, dabei auf die Unterstützung von kompetenten Partnern zurückzugreifen. Suiteify hat mehr als vier Jahrzehnte Erfahrung bei der Digitalisierung betriebswirtschaftlicher Prozesse in KMU – und stellt diese gern Kunden und Interessenten zur Verfügung!

Wie wichtig sind Schnittstellen für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen?
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Wie wichtig sind Schnittstellen für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen?

Unternehmen nutzen heute eine Vielzahl von Tools und Software, um ihre Geschäftsprozesse abzubilden. Dadurch entsteht die Herausforderung, all diese verschiedenen Lösungen ohne Medienbrüche miteinander arbeiten zu lassen. Schnittstellen sind für die Digitalisierung daher unverzichtbar.

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Das Spektrum ist breit: Fast immer gehört betriebswirtschaftliche Software für die Lohnabrechnung, Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft oder das Customer-Relationship-Management (CRM) dazu. Ebenso Kollaborationssoftware wie E-Mail-Programme, Team-Chats und Kalender. Je nach Branche kommen beispielsweise noch Maschinensteuerungen in der Produktion, Grafikprogramme oder Produktivitätssoftware hinzu.

Und das ist nur ein Teil der Programme und Tools, die Unternehmen einsetzen. Mit der Zeit entsteht so sprichwörtlich ein „Zoo“ an Softwaresystemen, selbst in kleineren Unternehmen. Um Medienbrüche und Reibungsverluste zu vermeiden, sind Schnittstellen für die Digitalisierung notwendig.

Schnittstellen für Digitalisierung von Geschäftsprozessen

In jedem Unternehmen gibt es zahlreiche Geschäftsprozesse. Ein Geschäftsprozess besteht wiederum meist aus mehreren Einzelaufgaben. Diese Aufgaben werden mithilfe eines oder mehrerer Softwaresysteme durchgeführt. Software spielt bei der Aufgabenbewältigung innerhalb der Geschäftsprozesse somit eine elementare Rolle.

Die Übergänge zwischen den einzelnen Aufgaben stellen Beschäftigte im eigenen Unternehmen, beim Lieferanten oder Kunden häufig auf manuellem Wege her. Will man diese „Schnittstellen“ digitalisieren, ist es sinnvoll, zuvor die manuell durchgeführte Routinetätigkeiten durch den Einsatz von Software zu automatisieren. Dabei gibt es aber ein Problem: Angesichts der vielen logisch verknüpften Einzeltätigkeiten eines Geschäftsprozesses gibt es zwischen den Softwaresystemen immer wieder Übergänge, bei denen Personen Daten manuell eingeben.

Um händische Datenübertragungen zu automatisieren, muss beispielsweise das Softwaresystem A Daten exportieren und bereitstellen. Das Softwaresystem B muss diese Daten einlesen. Damit diese Schritte in der Software überhaupt möglich sind, braucht es Schnittstellen.

In dem beschriebenen Fall braucht Softwaresystem A eine Schnittstelle, um die entsprechenden Daten zu exportieren und Softwaresystem B muss für den Import der Daten eine Schnittstelle bereitstellen.

Mit Schnittstellen Programme vernetzen

Im geschäftlichen Umfeld ist die Vernetzung von Software (und damit von Geschäftsprozessen) von großer Bedeutung. Deshalb ist Business-Software in der Regel mit einer Reihe von Schnittstellen ausgestattet.

Manche Schnittstellen sind eher für Endnutzer bestimmt, andere Schnittstellen sind technischer Art und damit für die automatische Kommunikation zwischen Computern vorgesehen. Um den Nutzen dieser Schnittstellen beurteilen zu können, hier zunächst ein Überblick über die Möglichkeiten der einzelnen Schnittstellen-Arten.

Schnittstellen-Arten

Benutzerschnittstelle

Damit ist die Anwendungsoberfläche gemeint und man kennt sie in Form eines Desktop-Programms, einer App-Benutzeroberfläche auf dem Mobiltelefon oder einer Webanwendung im Browser. Über die Benutzerschnittstelle interagieren Menschen direkt mit der Software, indem Sie zum Beispiel Daten eingeben oder auf dem Bildschirm Daten „auslesen“.

Dateischnittstelle

Mithilfe einer Dateischnittstelle können Informationen aus Programmen exportiert und/oder importiert werden. Grundlage für den Datenaustausch bilden hier immer Dateien, die sich beispielsweise per E-Mail verschicken, auf einen USB-Stick kopieren oder einfach mittels eines Festplattenverzeichnisses im Netzwerk weitergeben lassen. Typisches Beispiel ist eine Exceldatei mit tabellarischen Informationen. Diese Datei lässt sich mittels einer Dateischnittstelle in eine andere Software importieren (Beispiel: Kundenliste).

Application Programming Interface (API)

Seit einiger Zeit ist diese Abkürzung in der IT-Presse häufiger zu lesen: API. Damit sind Programmierschnittstellen (engl. Application Programming Interfaces) gemeint, mit denen sich Softwaresysteme „von außen“ ansprechen lassen. Das ist keine neue Technik, sondert wird seit Jahrzehnten bereits in Software eingesetzt. Da die Vernetzung zunimmt und Schnittstellen für Digitalisierung immer wichtiger werden, rückt diese Technik nun jedoch verstärkt in den Blick.

Inzwischen sind API auch außerhalb der Tech-Welt ein Begriff, da Sie großen Nutzen bringen können. Je nach Ausgestaltung bilden API die Grundlage für vollautomatische Schnittstellen, mit denen sich Geschäftsprozesse umfangreich automatisieren lassen. Der Informationsaustausch erfolgt hierbei nicht mit Dateien, sondern innerhalb eines Computers (auf dem zwei Programme miteinander kommunizieren) oder über Netzwerk-Verbindungen im Hintergrund (z. B. über das Internet). Dadurch lassen sich Daten austauschen, aber auch Verarbeitungen in Anwendungen durch andere Anwendungen auslösen.

Ein Beispiel: In einer CRM-Software sind alle Kundendaten zentral gespeichert. Die Warenwirtschaftssoftware und auch der Newsletter-Dienst bedienen sich dieser zentralen Kundendaten, indem Sie über die API stets die aktuellen E-Mail-Adressen aus der CRM-Software „abholen“. So müssen die Kundendaten in der Warenwirtschaft und im Newsletter-System nicht noch einmal erfasst werden. Wenn nun ein Newsletter verschickt werden soll, könnte dies über die CRM-Software ausgelöst werden und ein externer Newsletter-Dienst führt den eigentlichen Versand durch.

Falls im Rahmen einer Marketingaktion nur Stammkunden mit Umsätzen im letzten Jahr eine E-Mail erhalten sollen, werden zusätzlich Umsatzdaten aus der Warenwirtschaftssoftware herangezogen. Möglich wird dies durch die Verwendung der API aller drei Programme.

Welche Rolle spielen API Schnittstellen für die Digitalisierung?

Mit dem bloßen Im- und Export von Dateien kommt man bei der Prozessautomatisierung meist nicht weit.

API bieten gegenüber dateibasierten Schnittstellen den Vorteil, dass Software „direkter“ miteinander kommunizieren kann.

Möglich wird das dadurch, dass interne Programmfunktionen sozusagen von außen genutzt werden können. Je mehr Programme im Unternehmen sich mit API steuern lassen, desto mehr Geschäftsprozesse lassen sich auch digitalisieren. Dabei können sogar die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens berücksichtigt werden.

Heute nutzen nahezu alle SaaS-basierten Softwaresysteme (Cloudlösungen) moderne API, um externen Datenaustausch zu ermöglichen und auch Programmfunktionen extern nutzbar zu machen. Dadurch können die Programme besser in die Prozesse des Unternehmens integriert werden, als wenn lediglich dateibasierte Schnittstellen existierten.

Eine Smartphone-App kommuniziert beispielweise mit den API der in der Cloud laufenden Software, um mit ihr Daten auszutauschen und Prozesse zu starten. Die App ist dabei nur noch die Benutzerschnittstelle. Alle wichtigen Prozesse und Datenspeicherungen passieren im Hintergrund im Kern des Systems.

Praktischer Nutzen von API

Unternehmenssoftware wird in letzter Zeit immer häufiger mit der Funktion API beworben. Dahinter steht das Versprechen, die Lösung mit anderen Softwaresystemen verknüpfen zu können. Es handelt sich also um die grundsätzliche Möglichkeit, Drittsysteme mit dieser Software über einen standardisierten Weg kommunizieren zu lassen. Die eigentliche Verknüpfung der Prozesse und Programme ist damit aber leider noch nicht getan. Als ein Beispiel lässt sich die Verknüpfung eines Onlineshops mit einer Warenwirtschaftssoftware anführen.

Ablauf einer Onlineshop-Bestellung mithilfe von API (Beispiel)

  1. Der Kunde löst im Onlineshop eine Bestellung aus.
  2. Über die API des Onlineshops ruft eine speziell für diese Aufgabe geschaffene Software (Middleware) die Bestellung aus dem Shop ab.
  3. Die Middleware empfängt die Bestellung und prüft mithilfe der API des Warenwirtschaftssystems, ob die Bestellung gültige Daten enthält (sind z. B. alle Artikelnummern vorhanden?). Zugleich sorgt sie dafür, dass – wenn nötig – ein neuer Kunde in der Warenwirtschaftssoftware angelegt wird. Dann erstellt sie den Beleg in der Warenwirtschaft.
  4. Anschließend steht die Bestellung als Beleg im Warenwirtschaftssystem zur Verfügung und kann dort weiterbearbeitet werden.
  5. Wenn sich der Status der Bestellung in der Warenwirtschaft ändert, kann mithilfe der Onlineshop-API auch der neue Status an den Shop gemeldet werden, damit das Shopsystem die Kunden über die Statusänderung automatisch per E-Mail informiert (z. B. „wurde versendet“).

Im oben beschriebenen Beispiel wurde die manuelle Eingabe einer neuen Bestellung mithilfe von zwei API und einer Middleware automatisiert. Ohne die Schnittstellen auf Seiten des Onlineshops und der Warenwirtschaft wäre dies nicht möglich gewesen.

Es braucht nur noch eine weitere Software („Middleware“), die die Ansteuerung der API übernimmt und die gewünschten Prozesse auslöst. Eine solche Middleware kann sowohl individuell für die Bedürfnisse des Unternehmens entwickelt werden, steht aber für bestimmte Standardsoftware und -Anwendungsfälle auch fertig zur Verfügung.

Darüber hinaus bieten API die Möglichkeit, externe Dienste in bestehende Software zu integrieren, ohne eine Middleware zu benutzen. Ein Beispiel ist die Umsatzsteuer-ID-Prüfung des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt), die als Onlinedienst bereitgestellt wird. Sie ist in viele Fakturierungsprogramme integriert. Das BZSt stellt dazu eine API bereit, damit eine Integration dieses Onlinedienstes in Drittsoftware möglich ist.

Digitalisierung mit Schnittstellen

Beginnt man ein Unternehmen zu digitalisieren, findet man oft zunächst eine Reihe von nicht miteinander vernetzen Programmen vor, sogenannte Insellösungen. Mehrfache Datenhaltung ist an der Tagesordnung. Das bedeutet: Die gleichen Stammdaten werden in mehreren Programmen mehrfach gespeichert, weil kein automatischer Datenaustausch stattfindet. In solchen Fällen ist es bereits hilfreich, wenn die doppelte Datenhaltung entfällt.

Hier spielen nun Schnittstellen für Digitalisierung ihre Stärken aus, da Stammdaten nur noch an einer Stelle eingegeben werden müssen und diese automatisch an andere Systeme verteilt werden, die sie benötigen.

Neben dem reinen Austausch von Stammdaten ermöglichen einige Schnittstellen auch die Automatisierung von Geschäftsprozessen. Dann lassen sich komplette Workflows bzw. Geschäftsprozesse automatisch steuern, sodass manuelle Eingriffe auf das Minimum reduziert werden.

Um das obige Beispiel mit den Onlinebestellungen weiter zu denken, könnten weitere Schritte automatisiert werden. Sinnvoll digitalisierbar wäre etwa die automatische Erzeugung von Versandpapieren (wie Sendungsetiketten) bis hin zu einer automatischen Verarbeitung im Lager, wo nur noch die letzten Prozessschritte durch das Personal erledigt werden müssen (wie das Packen).

Das Ziel kann durchaus sein, nur noch jene Tätigkeiten manuell zu erledigen, die menschliche Entscheidungen erfordern. Wo allerdings immer dieselben Schritte manuell gemacht werden, lassen sich diese meistens auch automatisieren.

Fazit

Natürlich ist das Thema Digitalisierung viel umfassender als es Schnittstellen allein sind. Auch birgt das beschriebene Vorgehen die Gefahr, dass ineffiziente analoge Prozesse digital fortgeführt werden. Dies gilt es natürlich im Vorfeld sehr genau zu prüfen. Nicht selten kommt es bei der Digitalisierung zur Neugestaltung des Geschäftsmodells. Der hinterfragende Blick von außen ist daher umso wichtiger, um nicht aufgrund einer gewissen Betriebsblindheit bestehende Probleme lediglich zu elektrifizieren – anstatt sie zu lösen.

So gesehen ist Digitalisierung kein rein technisches Unterfangen, auch wenn Vernetzung, das Internet und digitale Technologien einen großen Anteil davon einnehmen.

Schnittstellen für Digitalisierung und insbesondere Programmierschnittstellen (API) sind dabei eine Schlüsseltechnologie, um Softwaresysteme miteinander zu vernetzen. So wird Digitalisierung einfacher, preiswerter und zuverlässiger möglich als noch vor einigen Jahren.

Die Möglichkeiten sind fast grenzenlos und es lohnt sich, den eigenen „Zoo“ an Software auf das Digitalisierungspotenzial hin zu untersuchen. Welch wichtige Rolle Schnittstellen dabei spielen, hat dieser Artikel anhand einiger praktischer Beispiele zu zeigen versucht.