Digitale Personalakte
Alle Mitarbeiterdaten sicher an einem Ort
In vielen Personalabteilungen fließt wertvolle Arbeitszeit in die Suche nach Dokumenten, die eigentlich längst griffbereit sein sollten. Mit der digitalen Personalakte in der Suiteify HR Suite verwalten Sie alle relevanten Unterlagen revisionssicher, DSGVO-konform und jederzeit abrufbar.
Kernfunktionen
Personaldaten mit einem Klick auf einen Blick
Alle personalrelevanten Dokumente von der Einstellung bis zum Austritt liegen strukturiert, zugriffssicher und gesetzeskonform an einem zentralen Ort.
Zentrale Dokumentenablage
Unterlagen wie Arbeitsverträge, Entgeltabrechnungen und Zeugnisse werden strukturiert und automatisch verschlagwortet in einer Akte abgelegt.
Daten blitzschnell finden
Die Volltextsuche und filterbare Schlagwörter bringen Sie in Sekunden zum gewünschten Dokument, unabhängig davon, wann und wie es abgelegt wurde.
Revisionssichere Archivierung
Dokumente werden 100 % GoBD-konform gespeichert. Zugriffsrechte lassen sich nach Mitarbeiter, Team oder Rolle steuern.
Ressourcen
Insights und Wissen für bessere Personalarbeit
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Die digitale Personalakte einführen: Vorbereitung, Struktur und rechtssichere Aufbewahrung
Papierakten kosten Personalabteilungen wertvolle Arbeitszeit. Der Beitrag zeigt, warum sich die Umstellung auf die digitale Personalakte lohnt, welche Vorbereitung nötig ist – von Struktur über Zugriffsrechte bis zu rechtlichen Aufbewahrungsfristen – und wie Employee-Self-Service sowie automatisierte Workflows die HR-Abteilung entlasten.
Entgelttransparenz umsetzen – Was auf Arbeitgeber zukommt
Informieren Sie sich über die rechtlichen Grundlagen und erfahren Sie, welche Schritte Sie jetzt angehen sollten.
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Hören Sie nicht auf uns, sondern auf unsere Kunden
"Mit dem neuen Setup haben wir eine tolle Lösung gefunden, welche unseren Wunsch nach Augenhöhe erfüllt und ein etabliertes Payroll- und Finance-Modul beinhaltet."
"Wofür wir bisher mehrere Tage benötigten, erledigen wir heute in wenigen Stunden."
"Die Software bietet mir die Flexibilität, Standfestigkeit und Zuverlässigkeit, die ich für meine Services in den Bereichen Finanzbuchhaltung und Lohnabrechnung benötige."
"Mit dem DMS haben wir alle Dokumente zu einem Vorgang schnell zusammen – das erleichtert die Rückverfolgung."
"Im Vergleich zu der händischen Bearbeitung führt die Lösung zur Rechnungseingangsverarbeitung zu effizienteren Arbeitsabläufen."
"Ein absolutes Plus an Flexibilität, Sicherheit und besseren Informationen."
Anwender
Ihr Arbeitsalltag mit der digitalen Personalakte
Wenn Mitarbeiterverwaltung keine Zeit mehr kostet, macht HR-Arbeit mehr Spaß.
Die HR-Leitung bereitet die Prüfung vor
Die Rentenversicherung kündigt eine Betriebsprüfung an. Statt Ordner zu wälzen, Kopien anzufertigen und Protokolle zusammenzusuchen, öffnet die HR-Leiterin den entsprechenden Mitarbeitenden-Filter, exportiert die angefragten Entgeltunterlagen aus der Akte und schickt sie innerhalb von Minuten weiter.
Die Führungskraft braucht eine Auskunft
Ein Teamleiter möchte wissen, ob eine Mitarbeiterin ihre aktuelle Weiterbildungsbescheinigung eingereicht hat. Er meldet sich im Self-Service-Portal an, sieht auf Anhieb den Status ihrer Akte und kann die Frage beantworten, ohne die HR-Abteilung einzuschalten. Dort läuft der Arbeitstag ungestört weiter.
Der Payroll-Verantwortliche schließt den Monat ab
Die Gehaltsabrechnungen für den laufenden Monat sind fertig. Mit einem Klick landen alle Verdienstabrechnungen automatisch in den jeweiligen Personalakten. Alle Dateien werden korrekt benannt, abgelegt und unveränderbar gespeichert. Keine manuelle Nacharbeit, keine vergessenen Dokumente.
Für den Mittelstand entwickelt
Eine Plattform, die sich auf Ihre Prozesse anpasst
Suiteify bündelt Ihre Arbeitsabläufe in ERP, Finance, HR und Payroll zentral und 100 % digital.
Diese Zahlen sagen mehr als tausend Zeilen
Seit 40 Jahren digitalisieren unsere Experten die individuellen HR- und Finanzprozesse unserer Kunden – und reduzieren dabei messbar den Aufwand.
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glückliche Kunden
6 Millionen
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Software, die für Ihre Prozesse und Mitarbeiter entwickelt wurde
Arbeitet dort, wo Sie arbeiten.
Hat alle Daten, die Sie brauchen.
Bündelt Prozesse in einer Suite.
Verwandte Funktionen
Verbunden sind unsere Features noch stärker
Diese Suiteify-Features digitalisieren Ihre Prozesse in Personalmanagement, Personalentwicklung, Recruiting und Zeiterfassung.
FAQ
Sie fragen, wir antworten
Alles, was Sie über die digitale Personalakte wissen müssen.
Welche Dokumente gehören in die digitale Personalakte?
Grundsätzlich alle Unterlagen, die das Arbeitsverhältnis betreffen: Bewerbungsunterlagen, Arbeitsvertrag und Ergänzungen, Entgeltabrechnungen, Sozialversicherungs- und Steuerdokumente, Zeugnisse, Weiterbildungsnachweise sowie Protokolle aus Mitarbeitergesprächen. Auch Dokumente aus der Personalentwicklung wie Zielvereinbarungen können zentral hinterlegt werden. Wichtig: Nicht jedes HR-Dokument ist automatisch eine Entgeltunterlage im Sinne der BVV – die gesetzliche Pflicht zur elektronischen Führung bezieht sich konkret auf den in § 8 Abs. 2 BVV definierten Dokumentenkreis.
Ist die elektronische Führung von Personalakten gesetzlich vorgeschrieben?
Eine allgemeine gesetzliche Pflicht zur vollständig digitalen Personalakte besteht in Deutschland aktuell nicht – die Form der Personalakte können Unternehmen grundsätzlich noch frei wählen. Was jedoch bereits seit dem 1. Januar 2022 gesetzlich vorgeschrieben ist: Bestimmte begleitende Entgeltunterlagen müssen elektronisch geführt und aufbewahrt werden (§ 8 Abs. 2 BVV). Ab dem 1. Januar 2027 entfällt die bisher mögliche Befreiung auf Antrag. Die Pflicht gilt dann ausnahmslos für alle Arbeitgeber. Die digitale Personalakte in der Suiteify HR Suite unterstützt Sie dabei, diese Anforderungen zu erfüllen.
Wie werden Zugriffsrechte geregelt?
Zugriffsrechte lassen sich in Suiteify granular steuern, nach Rolle, Team, Abteilung oder einzelnen Mitarbeitenden. Führungskräfte können beispielsweise nur die Akten ihres Teams einsehen; alle Zugriffe und Änderungen werden protokolliert und bleiben nachvollziehbar.
Ist die Lösung DSGVO-konform?
Ja. Die Datenhaltung erfolgt ausschließlich in zertifizierten Rechenzentren innerhalb Deutschlands. Alle Dokumente werden revisionssicher gespeichert, Zugriffshistorien protokolliert und personenbezogene Daten nach geltenden Datenschutzstandards verarbeitet.
Können bestehende Papierakten in die digitale Personalakte überführt werden?
Dokumente können über verschiedene Wege importiert werden: per Drag & Drop, Stapelverarbeitung oder Einzelzuweisung. Für die Digitalisierung umfangreicher Papierbestände empfehlen wir die Zusammenarbeit mit spezialisierten Scan-Dienstleistern, die sowohl Datenschutz als auch korrekte Archivierungsformate sicherstellen. Wir unterstützen Sie bei der Auswahl.
NOCH FRAGEN
Die digitale Personalakte mit eigenen Augen erleben
In einer Demo zeigen wir Ihnen, wie Suiteify Ihre Mitarbeiterverwaltung vereinfacht.