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Beiträge zu Warenwirtschaft, Auftragsabwicklung, Finanzbuchhaltung und Controlling.

Compliance in der Warenwirtschaft – So bleiben KMU rechtssicher
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Compliance in der Warenwirtschaft – So bleiben KMU rechtssicher

Compliance in der Warenwirtschaft ist für KMU eine zentrale Herausforderung. Steigende gesetzliche Anforderungen und komplexe Prozesse erhöhen das Risiko von Fehlern und Haftungsfällen. Dieser Artikel zeigt typische Problemfelder auf und erläutert, wie eine Warenwirtschaftssoftware Unternehmen dabei unterstützt, rechtssicher und effizient zu arbeiten.

5 Min. Lesezeit

Die Anforderungen an Unternehmen steigen kontinuierlich: Gesetzgeber, Behörden, Kunden und Geschäftspartner erwarten transparente, nachvollziehbare und rechtskonforme Prozesse. Besonders in der Warenwirtschaft treffen zahlreiche gesetzliche Vorgaben auf operative Alltagsabläufe. Dies stellt insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) eine besondere Herausforderung dar. Begrenzte personelle Ressourcen, historisch gewachsene Prozesse und ein hoher manueller Aufwand erhöhen das Risiko von Compliance-Verstößen erheblich. Gleichzeitig bietet eine strukturierte und softwaregestützte Warenwirtschaft große Chancen, Rechtssicherheit und Effizienz miteinander zu verbinden.

Bedeutung von Compliance in der Warenwirtschaft

Compliance in der Warenwirtschaft beschreibt die konsequente Einhaltung aller gesetzlichen, regulatorischen und internen Vorgaben entlang der gesamten Warenbewegung. Dazu zählen der Einkauf von Waren, deren Lagerung und Weiterverarbeitung sowie der Verkauf und die Dokumentation und Archivierung aller relevanten Vorgänge. Dabei werden unter anderem das Handels- und Steuerrecht, Vorschriften zur Produktsicherheit und Produkthaftung, das Zoll- und Außenwirtschaftsrecht, datenschutzrechtliche Anforderungen sowie Umwelt- und Entsorgungsauflagen berührt.

Für KMU bedeutet dies: Jeder Wareneingang, jede Bestandsbewegung und jede Rechnung muss nicht nur betriebswirtschaftlich korrekt, sondern auch rechtlich einwandfrei abgebildet sein.

Typische Compliance-Problemfelder in KMU

Viele KMU sind sich der Relevanz von Compliance in der Warenwirtschaft bewusst, stoßen in der Praxis jedoch immer wieder auf Probleme. Ein zentrales Problem ist die mangelnde Transparenz in den Warenwirtschaftsprozessen. Oft kommen Excel-Listen, Einzellösungen oder manuelle Abläufe zum Einsatz, die nicht miteinander verzahnt sind. Dadurch entstehen Medienbrüche, unvollständige Daten und eine fehlende Nachvollziehbarkeit.

Hinzu kommt, dass das Wissen über aktuelle gesetzliche Anforderungen begrenzt ist. Diese ändern sich regelmäßig, etwa im Steuerrecht, bei Dokumentationspflichten oder im Bereich Verpackung und Nachhaltigkeit. Ohne spezialisierte Fachkräfte ist es für KMU schwierig, stets auf dem neuesten Stand zu bleiben.

Ein weiterer kritischer Punkt sind Dokumentationslücken. Fehlende oder unvollständige Belege, nicht revisionssichere Ablagen oder unklare Zuständigkeiten können bei Betriebsprüfungen, Zollkontrollen oder Audits schnell zu Problemen führen. Dieses Risiko wird durch manuelle Datenerfassung verstärkt, da menschliche Fehler dabei kaum vermeidbar sind.

Risiken und Folgen mangelnder Compliance in der Warenwirtschaft

Compliance-Verstöße bleiben selten ohne Folgen. KMU riskieren Bußgelder, Nachzahlungen, Vertragsstrafen oder sogar Lieferstopps, wenn sie gesetzliche Anforderungen nicht erfüllen. Darüber hinaus können fehlerhafte Produktinformationen oder eine unklare Rückverfolgbarkeit zu Haftungsfällen führen. Auch der Verlust von Kundenvertrauen und die Schädigung des eigenen Rufs sind nicht zu unterschätzen. Gerade in wettbewerbsintensiven Märkten kann mangelnde Compliance die Existenz des Unternehmens langfristig gefährden.

Strategien für rechtssichere Warenwirtschaftsprozesse

Um Compliance nachhaltig sicherzustellen, benötigen KMU klare, standardisierte und dokumentierte Prozesse. Die Verantwortlichkeiten sollten eindeutig geregelt sein, beispielsweise für die Bereiche Einkauf, Lagerverwaltung, Inventur und Versand. Ergänzend dazu sind regelmäßige Schulungen sinnvoll, um Mitarbeitende für relevante rechtliche Anforderungen zu sensibilisieren.

Ein wirksames Mittel zur Risikominimierung sind interne Kontrollen. Durch regelmäßige Prüfungen von Beständen, Belegen und Prozessabläufen können Schwachstellen frühzeitig erkannt und behoben werden. In der Praxis zeigt sich jedoch, dass diese Maßnahmen ohne technische Unterstützung nur mit hohem Aufwand umzusetzen sind.

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Die Rolle der Warenwirtschaftssoftware für Compliance in KMU

An dieser Stelle kommt Warenwirtschaftssoftware ins Spiel. Sie bildet das Rückgrat einer rechtssicheren Warenwirtschaft, indem sie Prozesse digitalisiert, automatisiert und zentralisiert. Statt verteilter Datenquellen gibt es eine einheitliche Datenbasis, auf die alle relevanten Abteilungen zugreifen können.

Durch die softwaregestützte Erfassung von Wareneingängen, Lagerbewegungen, Aufträgen und Rechnungen entsteht eine lückenlose Dokumentation. Jede Änderung ist nachvollziehbar, Verantwortlichkeiten sind klar zugeordnet, und relevante Informationen stehen jederzeit zur Verfügung.

Vorteile von Warenwirtschaftssoftware für die rechtliche Sicherheit

Ein wesentlicher Vorteil von Warenwirtschaftssystemen ist ihre hohe Transparenz. Alle Warenbewegungen lassen sich in Echtzeit nachvollziehen, wodurch sich die Rückverfolgbarkeit erheblich verbessert. Einheitliche Stammdaten gewährleisten, dass Produktinformationen, Preise und steuerliche Angaben konsistent und korrekt sind.

Darüber hinaus unterstützen viele Systeme eine revisionssichere Archivierung von Belegen und Dokumenten. Mithilfe von Audit-Logs und Änderungsprotokollen kann jederzeit nachgewiesen werden, wer wann welche Anpassungen vorgenommen hat. Dies ist ein entscheidender Faktor bei Prüfungen durch Finanzbehörden oder externe Auditoren.

Moderne Softwarelösungen bieten zudem integrierte Kontrollmechanismen. Plausibilitätsprüfungen, Pflichtfelder und Freigabeprozesse reduzieren das Risiko menschlicher Fehler erheblich. Warnhinweise machen auf Unstimmigkeiten aufmerksam, bevor es zu Compliance-Verstößen kommt.

Nicht zuletzt profitieren KMU von regelmäßigen Software-Updates, die gesetzliche Änderungen, etwa bei Steuersätzen, Meldepflichten oder internationalen Handelsvorschriften, berücksichtigen. So bleibt die Warenwirtschaft auch bei sich ändernden Rahmenbedingungen rechtssicher.

Warenwirtschaftssoftware als Wettbewerbsvorteil für KMU

Compliance wird oft als lästige Pflicht betrachtet. Wenn sie jedoch richtig umgesetzt wird, kann sie zu einem echten Wettbewerbsvorteil werden. Unternehmen, die ihre Warenwirtschaft sauber, transparent und regelkonform organisieren, profitieren von stabilen Prozessen, geringeren Risiken und höherer Effizienz. Geschäftspartner und Kunden schätzen die Zuverlässigkeit und Professionalität, die sich aus einer rechtskonformen Arbeitsweise ergibt.

Der Einsatz einer geeigneten Warenwirtschaftssoftware bedeutet für KMU daher nicht nur mehr Rechtssicherheit, sondern auch eine solide Basis für Wachstum und Skalierbarkeit.

Fazit: Rechtssicherheit durch digitale Warenwirtschaft

Compliance in der Warenwirtschaft ist für KMU eine zentrale Managementaufgabe. Eine Kombination aus klar definierten Prozessen, geschulten Mitarbeitenden und einer leistungsfähigen Warenwirtschaftssoftware ermöglicht es, gesetzliche Anforderungen zuverlässig zu erfüllen und Risiken zu minimieren. Unternehmen, die frühzeitig in digitale und strukturierte Lösungen investieren, schaffen nicht nur Rechtssicherheit, sondern stärken zugleich ihre Wettbewerbsfähigkeit in einem zunehmend regulierten Marktumfeld.

FAQ – Compliance in der Warenwirtschaft

Was bedeutet Compliance in der Warenwirtschaft?

Compliance in der Warenwirtschaft bezeichnet die rechtssichere Abwicklung aller Warenbewegungen innerhalb eines Unternehmens. Dazu gehören der Einkauf, die Lagerhaltung, die Weiterverarbeitung, der Verkauf sowie die vollständige und revisionssichere Dokumentation aller Vorgänge gemäß rechtlicher Vorgaben wie den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).

Warum ist Compliance in der Warenwirtschaft für KMU so wichtig?

Für KMU ist Compliance in der Warenwirtschaft von besonderer Relevanz, da Fehler hier schnell zu Bußgeldern, Steuernachzahlungen oder Haftungsrisiken führen können. Gleichzeitig fehlen oft die personellen Ressourcen, um die komplexen gesetzlichen Anforderungen manuell umzusetzen.

Welche gesetzlichen Anforderungen betreffen die Warenwirtschaft?

Die Warenwirtschaft unterliegt unter anderem:

  • Handels- und Steuerrecht
  • Produktsicherheits- und Produkthaftungsgesetzen
  • Zoll- und Außenwirtschaftsvorschriften
  • Datenschutz (DSGVO)
  • Umwelt- und Entsorgungsauflagen

Eine rechtskonforme Warenwirtschaft gewährleistet, dass alle Vorgaben eingehalten werden und dies jederzeit nachweisbar ist.

Welche Compliance-Probleme treten in der Warenwirtschaft von KMU häufig auf?

Typische Compliance-Risiken in der Warenwirtschaft sind:

  • Fehlende Transparenz durch Excel-Listen oder Insellösungen
  • Medienbrüche und doppelte Datenerfassung
  • Unvollständige oder nicht revisionssichere Dokumentation
  • Manuelle Prozesse mit hoher Fehleranfälligkeit

Diese Faktoren erhöhen das Risiko von Verstößen erheblich.

Welche Folgen hat mangelnde Compliance in der Warenwirtschaft?

Fehlende Compliance kann Bußgelder, Nachzahlungen, Vertragsstrafen oder Lieferstopps nach sich ziehen. Darüber hinaus drohen Reputationsschäden und Vertrauensverluste bei Kunden und Geschäftspartnern. Diese können die Wettbewerbsfähigkeit langfristig gefährden.

Wie können KMU eine rechtssichere Warenwirtschaft umsetzen?

Eine rechtssichere Warenwirtschaft basiert auf:

  • Standardisierten und dokumentierten Prozessen
  • Klar geregelten Verantwortlichkeiten
  • Regelmäßigen Mitarbeiterschulungen
  • Internen Kontrollen zur Fehlervermeidung

Ohne digitale Unterstützung sind diese Maßnahmen jedoch mit hohem Aufwand verbunden.

Wie unterstützt Warenwirtschaftssoftware die Compliance?

Eine Warenwirtschaftssoftware für KMU digitalisiert und automatisiert alle relevanten Prozesse. Sie schafft eine zentrale Datenbasis, ermöglicht lückenlose Nachvollziehbarkeit und reduziert Fehler durch integrierte Prüf- und Kontrollmechanismen.

Welche Vorteile bietet Warenwirtschaftssoftware für die rechtliche Sicherheit?

Ein Warenwirtschaftssystem unterstützt die Compliance durch:

  • Echtzeit-Transparenz aller Warenbewegungen
  • Einheitliche und korrekte Stammdaten
  • GoBD-konforme Archivierung von Belegen
  • Audit-Logs und Änderungsprotokolle
  • Automatische Plausibilitätsprüfungen und Freigabeprozesse
  • Regelmäßige Updates bei gesetzlichen Änderungen

Ersetzt Warenwirtschaftssoftware interne Kontrollen und Fachwissen?

Nein, eine Warenwirtschaftssoftware ergänzt interne Kontrollen und fachliches Know-how, ersetzt diese jedoch nicht. Erst das Zusammenspiel von Software, klaren Prozessen und geschulten Mitarbeitenden gewährleistet nachhaltige Compliance.

Kann Compliance in der Warenwirtschaft ein Wettbewerbsvorteil sein?

Ja, denn eine transparente und rechtskonforme Warenwirtschaft stärkt das Vertrauen von Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern. Gleichzeitig verbessern sich die Effizienz, die Prozesssicherheit und die Skalierbarkeit, wodurch sich ein klarer Wettbewerbsvorteil für KMU ergibt.

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Buchhaltung im Baubetrieb: Kostenstellen organisieren und Kostenrechnung aufbauen
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Buchhaltung im Baubetrieb: Kostenstellen organisieren und Kostenrechnung aufbauen

5 Min. Lesezeit

Die Leistung entsteht auf der Baustelle, der wirtschaftliche Erfolg zeigt sich in den Zahlen im Büro. Ein gut organisiertes Rechnungswesen im Baubetrieb hilft, Abweichungen frühzeitig zu erkennen und schnell gegenzusteuern. So lassen sich finanzielle Risiken minimieren und fundierte Entscheidungen treffen. Doch gerade die Organisation der Kostenstellen bereitet vielen Bauunternehmen Schwierigkeiten. Dabei sind Kostenstellen ein zentrales Instrument, um zu erkennen, wo Kosten entstehen, Verantwortlichkeiten zuzuordnen und fundierte Entscheidungen in der Kalkulation und Baustellensteuerung zu treffen.

Organisation als Grundlage des Rechnungswesens

Ein schlüssiges Rechnungswesen beginnt mit einer klaren Organisation. Dr. Christian Keidel, Dipl. oec. Rainer Koßmann und Klaus Roth beschreiben in ihrem Werk „Rechnungswesen im Baubetrieb" (BRZ Deutschland GmbH, 1. Auflage, 2019, S. 18), dass „Organisation des baubetrieblichen Rechnungswesens hier die Entwicklung eines durchdachten kaufmännischen Konzepts zur Erfassung, Verarbeitung und Auswertung von Geschäftsvorfällen bedeutet, das einerseits den gesetzlichen Anforderungen (z. B. HGB, Steuerrecht, GoBD) genügen muss, andererseits aber auch betriebswirtschaftliche Aspekte einbeziehen soll".

Auf dieser Organisation baut die Baubetriebsrechnung auf. Sie liefert wichtige Kennzahlen für Kalkulation und Steuerung und besteht aus mehreren Teilrechnungen:

  • Kostenartenrechnung: Welche Kosten sind entstanden?
  • Kostenstellenrechnung: Wo sind die Kosten angefallen?
  • Kostenträgerrechnung: Wer oder was hat sie verursacht?
  • Leistungsrechnung: Welche Leistungen wurden erzielt?
  • Ergebnisrechnung: Wie ist das Betriebsergebnis zustande gekommen?

Kostenartenrechnung: Welche Kosten sind entstanden?

Die Kostenartenrechnung beantwortet die Frage, welche Kosten wann in welcher Höhe im Betrieb entstanden sind. Hierfür werden alle Kosten systematisch gesammelt und anhand von Rechnungen oder Buchhaltungsunterlagen erfasst. Eine klare Gliederung in Kostenarten, etwa Material, Personal, Geräte oder Fremdleistungen, sowie ein sinnvoller Kontenrahmen bilden die Grundlage.

Diese Struktur hilft nicht nur bei der täglichen Buchhaltung, sondern auch bei Analysen, zum Beispiel um Kostensteigerungen zu erkennen oder Einsparpotenziale aufzudecken. Man unterscheidet dabei zwischen Einzelkosten, die direkt einem Projekt oder Produkt zuordenbar sind, und Gemeinkosten, die sich nur indirekt zurechnen lassen. Kleinere Bauunternehmen können die Gliederung vereinfachen und an ihre individuellen Bedürfnisse anpassen, solange eine klare und konsistente Struktur gewährleistet bleibt.

Was sind Kostenstellen im Baubetrieb?

Kostenstellen sind die Orte der Kostenentstehung und Leistungserbringung. Der Ort der Kostenentstehung (und Leistungserbringung) wird deshalb als Kostenstelle bezeichnet. Die Einteilung kann sich an verursachungsgerechter Kostenerfassung, Verantwortungsbereichen oder räumlichen Gegebenheiten orientieren. Die Kostenstellenrechnung beantwortet damit die zentrale Frage, wo im Baubetrieb Kosten angefallen sind, und liefert die Grundlage für transparente Baukosten und eine belastbare Kalkulation.

Kostenstellen sind abgegrenzte Bereiche im Unternehmen, zum Beispiel Baustellen, Projekte, ein Bauhof oder interne Abteilungen. Direkt zuordenbare Kosten werden sofort auf die jeweilige Kostenstelle gebucht. So können einzelne Projekte betriebswirtschaftlich bewertet oder mehrere Kostenstellen gruppiert betrachtet werden, etwa Hochbau, Tiefbau oder Straßenbau.

Arten von Kostenstellen

Man unterscheidet zwischen produzierenden beziehungsweise leistenden Kostenstellen und nichtproduzierenden Kostenstellen:

  • Hauptkostenstellen sind Baustellen, auf denen die eigentliche Bauleistung erbracht wird.
  • Hilfskostenstellen wie Bauhof, Geräte oder Baumaschinen unterstützen die Hauptkostenstellen.
  • Nebenkostenstellen, etwa betriebseigene Beton- oder Kieswerke, beliefern überwiegend intern, können aber auch externe Leistungen verkaufen.
  • Nichtproduzierende Kostenstellen umfassen die Verwaltung und Geschäftsleitung sowie sonstige Gemeinkostenstellen wie IT oder interne Dienste.

Gemeinkosten, die sich nicht direkt zuordnen lassen, etwa Verwaltungskosten, werden mithilfe einer Umlage verteilt. Diese Verteilung erfolgt meist über den Betriebsabrechnungsbogen (BAB), der eine Übersicht liefert und die Kosten fair auf die jeweiligen Kostenstellen verteilt.

Kostenstellenplan: Struktur und jährliche Aktualisierung

Alle Kostenstellen werden in einem Kostenstellenplan festgehalten, oft numerisch strukturiert. Dieser Plan sollte zu Beginn jedes Geschäftsjahres überprüft und aktualisiert werden, um Änderungen in Organisation und Projekten abzubilden. Idealerweise wird zudem jeder Ein- und Ausgangsbeleg bereits beim Buchen einer Kostenstelle zugeordnet. So lassen sich Kosten und Leistungen genau dort auswerten, wo sie entstanden sind. Das sorgt für Transparenz und ermöglicht eine präzise Baustellen- und Unternehmenssteuerung.

Kostenträgerrechnung: Wer oder was hat die Kosten verursacht?

Die Kostenträgerrechnung klärt, wofür die Kosten angefallen sind und wer oder was sie verursacht hat. Sie baut auf den Informationen aus der Kostenarten- und Kostenstellenrechnung auf: Einzelkosten wie Material oder Löhne werden direkt dem Kostenträger zugeordnet, Gemeinkosten werden über Umlagen verteilt.

In der Baubranche ist der Kostenträger in der Regel das jeweilige Bauprojekt oder eine Baustelle. Bei komplexen Bauvorhaben lassen sich auch einzelne Bauabschnitte getrennt betrachten. Neben der stückbezogenen Kostenträgerrechnung, etwa bei Fertigbauteilen, kann in Bauunternehmen zudem eine zeitbezogene Rechnung sinnvoll sein, um Kosten über bestimmte Bauphasen hinweg zu verfolgen.

Fazit

Die Kostenrechnung bildet das Fundament für ein belastbares und aussagekräftiges Bau-Rechnungswesen. Sie liefert klare Antworten auf die Fragen, welche Kosten entstehen, wo sie anfallen und wer sie verursacht. Kostenstellen helfen dabei, Kosten transparent zuzuordnen, Verantwortlichkeiten zu definieren und fundierte Entscheidungen für Kalkulation und Steuerung zu treffen. Damit schaffen Bauunternehmen eine sichere Grundlage für Kalkulation, Projektsteuerung und unternehmerische Entscheidungen.

Häufige Fragen zu Kostenstellen und Kostenrechnung im Baubetrieb

Was versteht man unter Kostenstellen im Baubetrieb? 

Kostenstellen sind abgegrenzte Bereiche im Unternehmen, in denen Kosten entstehen und Leistungen erbracht werden, etwa Baustellen, Projekte, der Bauhof oder interne Abteilungen. Die Kostenstellenrechnung beantwortet die Frage, wo im Baubetrieb Kosten angefallen sind, und schafft damit die Grundlage für transparente Baukosten und eine belastbare Kalkulation.

Warum sind Kostenstellen für Bauunternehmen wichtig? 

Kostenstellen machen sichtbar, wo Kosten entstehen, und ordnen Verantwortlichkeiten klar zu. So lassen sich einzelne Baustellen oder Projekte betriebswirtschaftlich bewerten, Abweichungen frühzeitig erkennen und fundierte Entscheidungen für Kalkulation und Baustellensteuerung treffen.

Welche Arten von Kostenstellen gibt es im Baubetrieb? 

Man unterscheidet Hauptkostenstellen wie Baustellen, auf denen die eigentliche Bauleistung erbracht wird, Hilfskostenstellen wie Bauhof oder Baumaschinen, die die Hauptkostenstellen unterstützen, Nebenkostenstellen wie betriebseigene Beton- oder Kieswerke sowie nichtproduzierende Kostenstellen wie Verwaltung, Geschäftsleitung oder IT.

Was ist der Unterschied zwischen Kostenarten-, Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung? 

Die Kostenartenrechnung zeigt, welche Kosten entstanden sind, etwa für Material, Personal, Geräte oder Fremdleistungen. Die Kostenstellenrechnung zeigt, wo diese Kosten angefallen sind, zum Beispiel auf welcher Baustelle. Die Kostenträgerrechnung zeigt, wer oder was die Kosten verursacht hat, in der Regel das jeweilige Bauprojekt.

Wie werden Gemeinkosten auf die Kostenstellen verteilt? 

Kosten, die sich nicht direkt einer Kostenstelle zuordnen lassen, etwa Verwaltungskosten, werden über eine Umlage verteilt. Diese Verteilung erfolgt meist mithilfe des Betriebsabrechnungsbogens (BAB), der eine Übersicht liefert und die Kosten fair auf die jeweiligen Kostenstellen aufteilt.

Was ist ein Kostenstellenplan und wie oft sollte er aktualisiert werden? 

Der Kostenstellenplan hält alle Kostenstellen eines Unternehmens fest, meist in einer numerisch strukturierten Übersicht. Er sollte zu Beginn jedes Geschäftsjahres überprüft und an Änderungen in Organisation und Projekten angepasst werden, damit Kosten weiterhin präzise ausgewertet werden können.

Was ist der Unterschied zwischen Einzelkosten und Gemeinkosten?

Einzelkosten lassen sich direkt einem Projekt oder Produkt zuordnen, etwa Materialkosten für eine bestimmte Baustelle. Gemeinkosten, wie Verwaltungskosten, lassen sich nur indirekt zurechnen und werden über eine Umlage auf die Kostenstellen verteilt.

Welche Rolle spielt der Betriebsabrechnungsbogen (BAB)? 

Der Betriebsabrechnungsbogen verteilt Gemeinkosten systematisch auf die einzelnen Kostenstellen. Er schafft eine Übersicht über die Kostenverteilung im Unternehmen und ist damit ein zentrales Werkzeug der Kostenstellenrechnung im Baubetrieb.

Wie sollten kleinere Bauunternehmen ihre Kostenstellen organisieren? 

Kleinere Bauunternehmen können ihre Kostenstellenstruktur vereinfachen und an die eigenen Bedürfnisse anpassen. Entscheidend ist, dass die Gliederung klar und konsistent bleibt, damit Kosten weiterhin verlässlich ausgewertet und verglichen werden können.

Was bedeutet die Baubetriebsrechnung insgesamt? 

Die Baubetriebsrechnung liefert wichtige Kennzahlen für Kalkulation und Steuerung und umfasst mehrere Teilrechnungen: die Kostenartenrechnung, die Kostenstellenrechnung, die Kostenträgerrechnung, die Leistungsrechnung und die Ergebnisrechnung. Gemeinsam zeigen sie, welche Kosten entstanden sind, wo sie anfielen, wer sie verursacht hat, welche Leistungen erzielt wurden und wie sich das Betriebsergebnis zusammensetzt.

E-Rechnung und GoBD: Diese Pflichten und Erleichterungen gelten für Unternehmen
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E-Rechnung und GoBD: Diese Pflichten und Erleichterungen gelten für Unternehmen

5 Min. Lesezeit

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Für die Ausstellung gelten noch Übergangsfristen bis 2027 beziehungsweise 2028. Gleichzeitig hat das Bundesministerium der Finanzen am 14. Juli 2025 die GoBD aktualisiert und dabei die Archivierung elektronischer Rechnungen sowie den Datenzugriff bei Betriebsprüfungen konkretisiert. Dieser Beitrag ordnet beide Themen ein und zeigt, was Unternehmen jetzt beachten sollten.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung muss maschinenlesbar sein und strukturierte XML-Daten in einem einheitlichen Format enthalten. Maßgeblich ist die EU-Richtlinie 2014/55/EU sowie die Norm EN 16931, die das semantische Datenmodell festlegt. In Deutschland wurden diese Vorgaben mit der E-Rechnungsverordnung des Bundes umgesetzt.

Eine reine PDF-Datei oder andere bildhafte Darstellungen wie „.tif“ oder „.jpeg“ erfüllen diese Vorgaben nicht, selbst wenn sie die Rechnungsinhalte vollständig zeigen. Entscheidend ist, dass das Format eine automatische elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eingescannte Papier- oder PDF-Rechnungen leisten das nicht. Per E-Mail versandte einfache PDF-Rechnungen gelten deshalb seit dem 1. Januar 2025 nicht mehr als E-Rechnungen im umsatzsteuerrechtlichen Sinn, bleiben aber während der Übergangsfristen unter bestimmten Voraussetzungen zulässig.

In Deutschland sind zwei E-Rechnungsformate verbreitet:

  • XRechnung: ein strukturierter XML-Datensatz ohne für Menschen lesbare Sichtkomponente. Buchhaltungssoftware kann die Daten dennoch zur Prüfung sichtbar machen. XRechnungen sind im Geschäftsverkehr mit öffentlichen Auftraggebern (B2G) Standard und werden meist über spezielle Portale übermittelt.
  • ZUGFeRD ab Version 2.0.1: ein hybrides Format aus XML-Teil und PDF-Teil im Format PDF/A-3, das für Maschinen und für Menschen gleichermaßen lesbar ist. Seit Version 2.1.1 ist das deutsche ZUGFeRD-Format mit dem französischen Format Factur-X harmonisiert. Bei hybriden Formaten ist für die steuerliche Verarbeitung der strukturierte XML-Teil maßgeblich.

Empfangspflicht seit 2025

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Betriebe elektronische Rechnungen grundsätzlich empfangen und verarbeiten können. Empfänger einer E-Rechnung können dem digitalen Format seitdem nicht mehr widersprechen. Unternehmen benötigen deshalb eine Lösung, die rechtskonforme Formate wie XRechnung und ZUGFeRD empfangen, verarbeiten und archivieren kann.

Ausstellungspflicht: Übergangsfristen bis 2028

Für die Erstellung und Versendung von E-Rechnungen gelten Übergangsfristen. Zu einem zwischen dem 1. Januar 2025 und dem 31. Dezember 2026 ausgeführten Umsatz kann statt einer E-Rechnung befristet bis zum 31. Dezember 2026 auch eine sonstige Rechnung auf Papier oder in einem nicht strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden. Dafür ist die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich. Spätestens ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen selbst E-Rechnungen erstellen und versenden.

Diese Frist verlängert sich um ein weiteres Jahr bis zum 31. Dezember 2027 für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz (2026) von bis zu 800.000 Euro. Diese Unternehmen müssen spätestens ab dem 1. Januar 2028 E-Rechnungen erstellen und versenden.

Das EDI-Verfahren bleibt übergangsweise nutzbar: Zu einem bis zum 31. Dezember 2027 ausgeführten Umsatz können Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers bis Ende 2027 per EDI übermittelt werden. Diese Rechnungen müssen nicht der E-Rechnungsnorm EN 16931 entsprechen, sondern lediglich die zur Rechnungslegung wichtigen Daten enthalten.

Rechtliche Grundlage und Meldesystem

Das Wachstumschancengesetz hat die E-Rechnungspflicht mit Änderungen im Umsatzsteuergesetz und der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung eingeführt, namentlich in § 14 Abs. 1 Satz 2 bis 8, Abs. 2 und 3 UStG, § 27 Abs. 38 UStG sowie §§ 33, 34 UStDV.

Hintergrund ist auch die Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug. Die Europäische Kommission schätzt die Umsatzsteuerlücke in Deutschland für 2021 auf 7,46 Milliarden Euro, EU-weit auf 61 Milliarden Euro. Deshalb hat die Kommission Ende 2022 die Initiative ViDA (VAT in the Digital Age) gestartet. Der Rat der EU hat das ViDA-Paket am 11. März 2025 final verabschiedet, am 14. April 2025 ist es in Kraft getreten. Seitdem dürfen Mitgliedstaaten eine E-Rechnungspflicht für inländische Umsätze einführen, ohne dafür eine gesonderte Ausnahmegenehmigung der EU zu benötigen.

Ein zentraler Baustein von ViDA ist ein EU-weites Echtzeitreporting umsatzsteuerpflichtiger Transaktionen auf Basis der E-Rechnung, die sogenannten Digital Reporting Requirements (DRR). Diese Meldepflicht gilt ab dem 1. Juli 2030 für innergemeinschaftliche B2B-Umsätze; ab diesem Zeitpunkt soll die E-Rechnung zum Standard für diese Umsätze werden. Nationale E-Rechnungs- und Meldesysteme, die bereits vor dem 1. Januar 2024 eingeführt wurden, müssen erst bis zum 1. Januar 2035 vollständig an die EU-Standards angeglichen werden. Die Europäische Kommission hat im Mai 2026 ein Arbeitsprogramm veröffentlicht, das die Umsetzung dieser Fristen weiter konkretisiert.

GoBD 2025: Neue Klarheit bei Archivierung und Datenzugriff

Am 14. Juli 2025 hat das Bundesministerium der Finanzen ein aktualisiertes BMF-Schreiben zu den GoBD veröffentlicht. Es konkretisiert den Umgang mit E-Rechnungen, strukturierten elektronischen Dokumenten und dem Datenzugriff der Finanzverwaltung. Die überarbeiteten GoBD gelten ohne Übergangsfrist seit dem 14. Juli 2025.

Keine doppelte Archivierung von Ausgangsrechnungen mehr

Erstellen Sie Ihre Rechnungen elektronisch über ein Fakturierungssystem, genügt nun die Möglichkeit, jederzeit eine identische Kopie der Rechnung zu erzeugen. Eine zusätzliche Ablage als PDF oder auf Papier ist nicht mehr notwendig (vgl. GoBD Rz. 76 n. F.). Das reduziert Speicheraufwand und vereinfacht Prozesse.

Nur der strukturierte XML-Teil muss archiviert werden

Eingehende strukturierte E-Rechnungen im XML-Format, etwa als XRechnung oder als Teil einer ZUGFeRD-Rechnung, müssen nicht mehr zusätzlich als PDF gespeichert werden, sofern die XML-Datei alle steuerlich relevanten Inhalte vollständig und unverändert enthält.

Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD oder Factur-X reicht im Regelfall ebenfalls die XML-Datei für die GoBD-konforme Archivierung aus. Enthält das PDF zusätzliche rechtlich relevante Informationen, etwa Buchungsvermerke, handschriftliche Ergänzungen oder Signaturen, muss auch dieses archiviert werden. Eine Umwandlung der XML-Datei in ein grafisches Format wie eine Bilddatei ist nicht zulässig.

Technische Zahlungsbelege nur bei Buchungsrelevanz

Kassenzettel von Kartenterminals oder Transaktionsnachweise von Zahlungsdienstleistern müssen Sie nur archivieren, wenn sie als Buchungsbeleg dienen oder die einzige Abrechnungsgrundlage darstellen. Reine technische Belege ohne steuerliche Relevanz unterliegen nicht der Archivierungspflicht (Rz. 121).

Strukturierte E-Dokumente und OCR-Texte

Die GoBD 2025 erkennen strukturierte elektronische Dokumente, etwa E-Rechnungen gemäß § 14 UStG, ausdrücklich als aufbewahrungspflichtige Unterlagen an. Diese müssen Sie im empfangenen Dateiformat speichern. OCR-Texte, die durch maschinelle Texterkennung aus Scans gewonnen wurden, gelten als relevante Informationen, sofern sie geprüft wurden und ergänzende Buchführungsdaten enthalten.

Datenzugriff bei Betriebsprüfungen: Z2 wird konkretisiert

Beim mittelbaren Datenzugriff (Z2) müssen Sie Prüfern auf Anfrage eigene Auswertungen aus dem Buchführungssystem bereitstellen, und zwar mithilfe vorhandener Softwarefunktionen. Alternativ können Sie einen Nur-Lese-Zugriff einrichten. Eine zusätzliche Softwareentwicklung darf dafür nicht nötig sein. Ist eine systeminterne Auswertung nicht möglich, hat der Prüfer das Recht, den direkten Datenzugriff (Z3) zu verlangen (vgl. GoBD Rz. 166).

Daneben wurden einzelne Passagen sprachlich überarbeitet, etwa der Wegfall des Begriffs „als Textdokumente“ (Rz. 133) sowie kleinere Ergänzungen zu Hard- und Softwarevoraussetzungen (Rz. 175). Diese redaktionellen Änderungen haben keine materiellen Auswirkungen auf die Praxis.

Was Sie jetzt tun sollten

Prüfen Sie zunächst, ob Ihr Empfangsweg für E-Rechnungen und Ihre Buchhaltungssoftware die strukturierten Formate XRechnung und ZUGFeRD verarbeiten können. Führen Sie, sofern noch nicht vorhanden, eine Lösung für die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen, eine Anwendung für den automatisierten Empfang von Eingangsrechnungen sowie eine Software für die GoBD-konforme Archivierung ein. Ordnen Sie anschließend Ihre Ausgangsrechnungen nach Vorjahresumsatz und den geltenden Übergangsfristen ein und passen Sie Ihr Archivierungskonzept an die neuen GoBD-Vorgaben an, insbesondere bei der Frage, ob PDF-Dateien neben dem XML-Teil noch aufbewahrt werden müssen.

Fazit

Die Empfangspflicht für E-Rechnungen gilt bereits seit dem 1. Januar 2025 und lässt sich nicht mehr durch einen Widerspruch des Empfängers umgehen. Für die Ausstellung bleibt bis 2027 beziehungsweise, bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro, bis 2028 Zeit. Die GoBD 2025 schaffen zusätzliche Klarheit: Fakturierungssysteme müssen Ausgangsrechnungen nicht mehr doppelt speichern, und bei eingehenden E-Rechnungen genügt in der Regel die Archivierung des strukturierten XML-Teils. Gleichzeitig stellen die konkretisierten Regeln zum Z2-Datenzugriff neue Anforderungen an die technische Auswertbarkeit Ihrer Buchführungssysteme.

Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht und den GoBD 2025

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung? 

Nein. Eine reine PDF-Datei oder andere bildhafte Formate wie „.tif“ oder „.jpeg“ ermöglichen keine automatische elektronische Verarbeitung und gelten deshalb nicht als E-Rechnung im umsatzsteuerrechtlichen Sinn. Während der Übergangsfristen bleiben solche Formate unter bestimmten Voraussetzungen dennoch zulässig.

Ab wann müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können? 

Seit dem 1. Januar 2025. Empfänger können dem digitalen Format seitdem nicht mehr widersprechen, unabhängig davon, ob das eigene Unternehmen bereits E-Rechnungen ausstellen muss.

Bis wann dürfen Unternehmen noch Papier- oder einfache PDF-Rechnungen ausstellen? 

Bis zum 31. Dezember 2026 grundsätzlich mit Zustimmung des Empfängers. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz (2026) von bis zu 800.000 Euro dürfen diese Formate bis zum 31. Dezember 2027 weiter nutzen und müssen erst ab dem 1. Januar 2028 E-Rechnungen ausstellen.

Welche E-Rechnungsformate sind in Deutschland zulässig und verbreitet? 

Vor allem XRechnung, ein rein strukturierter XML-Datensatz, und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ein hybrides Format aus XML- und PDF-Teil. Für die steuerliche Verarbeitung ist bei ZUGFeRD der XML-Teil maßgeblich.

Wie lange kann das EDI-Verfahren noch genutzt werden? 

Zu einem bis zum 31. Dezember 2027 ausgeführten Umsatz können Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers bis Ende 2027 per EDI übermittelt werden, sofern sie die zur Rechnungslegung wichtigen Daten enthalten.

Müssen Ausgangsrechnungen künftig noch doppelt archiviert werden? 

Nein. Erstellen Sie Rechnungen über ein Fakturierungssystem, das jederzeit eine identische Kopie erzeugen kann, ist eine zusätzliche Ablage als PDF oder auf Papier nicht mehr erforderlich.

Muss bei einer ZUGFeRD-Rechnung zusätzlich das PDF archiviert werden? 

Im Regelfall nicht. Enthält die XML-Datei alle steuerlich relevanten Inhalte vollständig und unverändert, genügt deren Archivierung. Enthält das PDF zusätzliche rechtlich relevante Informationen wie Buchungsvermerke oder Signaturen, muss auch dieses aufbewahrt werden.

Wann müssen technische Zahlungsbelege archiviert werden? 

Nur dann, wenn sie als Buchungsbeleg dienen oder die einzige Abrechnungsgrundlage darstellen. Rein technische Belege ohne steuerliche Relevanz unterliegen nach den GoBD 2025 nicht der Archivierungspflicht.

Was bedeutet der Z2-Datenzugriff bei Betriebsprüfungen? 

Beim mittelbaren Datenzugriff müssen Unternehmen Prüfern eigene Auswertungen aus dem Buchführungssystem mithilfe vorhandener Softwarefunktionen bereitstellen oder einen Nur-Lese-Zugriff einrichten. Ist das nicht möglich, kann der Prüfer den direkten Datenzugriff (Z3) verlangen.

Wann kommt das EU-weite Meldesystem für B2B-Umsätze? 

Im Rahmen der ViDA-Initiative (VAT in the Digital Age) gilt die Echtzeit-Meldepflicht für innergemeinschaftliche B2B-Umsätze ab dem 1. Juli 2030. Bestehende nationale E-Rechnungs- und Meldesysteme, die vor dem 1. Januar 2024 eingeführt wurden, müssen bis zum 1. Januar 2035 an die EU-Standards angeglichen werden. Das ViDA-Paket wurde am 11. März 2025 verabschiedet und ist am 14. April 2025 in Kraft getreten.

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Warum ein Warenwirtschaftssystem für Ihr Unternehmen wichtig ist

Die Konzepte und Organisationsformen des Handels in Deutschland haben sich in den vergangenen Jahrzehnten stark verändert. Prägten in der Nachkriegszeit vorwiegend kleinere Geschäfte und Genossenschaften die Handelslandschaft, bestimmen heute Unternehmenskonzentrationen, Internationalisierung, wachsende Sortimente und zunehmend der Onlinehandel das Bild. Zugleich sind die Erwartungen Ihrer Kunden in Bezug auf Warenangebot, Preis-Leistungs-Verhältnis und Service gestiegen.

Vor allem als kleines oder mittleres Unternehmen (KMU) verfügen Sie über deutlich geringere betriebswirtschaftliche Spielräume als Großunternehmen und Handelskonzerne. Ineffiziente Abläufe, mangelnde Information der Führungsebene oder Fehlentscheidungen bei der Sortimentspolitik können Sie sich daher noch weniger leisten als große Wettbewerber. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, benötigen Sie ein Steuerungsinstrument, mit dem Sie Warenbewegungen artikelgenau erfassen, Ihr Sortiment laufend weiterentwickeln und Ihre Bestände optimal führen können. Diese Aufgaben lassen sich angesichts der Dynamik und Komplexität der betrieblichen Praxis nur mithilfe eines Warenwirtschaftssystems (WWS) effizient erledigen.

Ein Warenwirtschaftssystem bündelt relevante Informationen aus Einkauf, Lagerhaltung, Auftragsabwicklung und Verkauf und unterstützt Sie dabei, Abläufe einheitlich zu organisieren. Sie erhalten einen besseren Überblick über Lagerbestände, offene Aufträge und Warenflüsse. Das erleichtert operative Entscheidungen und kann dazu beitragen, Überbestände, Fehlmengen und unnötige manuelle Arbeit zu reduzieren.

Trotz dieser Vorteile setzen manche kleinen oder mittelgroßen Unternehmen noch immer kein Warenwirtschaftssystem ein, sondern erledigen die Auftragsbearbeitung mithilfe selbst erstellter Anwendungen oder auf Basis von Tabellenprogrammen wie Microsoft Excel. Damit lassen sich zwar Aufträge erfassen, den Warenfluss umfassend abbilden können solche Lösungen jedoch nicht. Auch veraltete und unflexible Warenwirtschaftssysteme, die sich bei veränderten Anforderungen nicht anpassen lassen, sind in der Praxis verbreitet. Häufig bestehen zudem Defizite bei der organisatorischen Einbindung, der Datenqualität, dem internen IT-Know-how oder der Nutzung vorhandener Funktionen. Dies zeigt: Warenwirtschaftssysteme werden vielerorts noch nicht als strategischer Wettbewerbsfaktor betrachtet.

Welche Aufgaben übernimmt ein Warenwirtschaftssystem?

Das WWS bildet als zentrales Softwaresystem in Ihrem Unternehmen den physischen Warenfluss in den Schlüsselbereichen der Warenwirtschaft ab. Dazu gehören typischerweise:

  • Einkauf und Bestellwesen
  • Lagerverwaltung und Bestandsführung
  • Auftragsabwicklung sowie Wareneingang und Warenausgang
  • Sortiments-, Lieferanten- und Artikeldatenverwaltung
  • Inventur und Rechnungsprüfung
  • Auswertungen und Analysen
  • Anbindung von Online-Shops und weiteren Vertriebskanälen

Auf Basis der erfassten und weiterverarbeiteten Daten liefert Ihnen das System jederzeit aktuelle Informationen zur Entscheidungsvorbereitung und Ergebniskontrolle. Neben Auswertungen zu warenwirtschaftlichen Messgrößen wie Umsatz und Rohertrag stellt ein WWS auch Bewertungs- und Steuerungsinformationen zu Kunden, Lieferanten und Lagerbeständen bereit. Anhand dieser Informationen behalten Sie Sortiment und Bestände im Blick, erkennen Fehlentwicklungen frühzeitig und können steuernd eingreifen.

Die konkrete Ausstattung hängt von der jeweiligen Lösung und Ihren Anforderungen ab. Entscheidend ist, dass die Software Ihre tatsächlichen Abläufe unterstützt und Daten möglichst ohne doppelte Erfassung zwischen den beteiligten Bereichen fließen – etwa zwischen Warenwirtschaft, Lagerwirtschaft und Finanzbuchhaltung.

Warenwirtschaftssysteme werden für KMU immer wichtiger

Insbesondere die Anforderungen des Omni-Channel- und Cross-Channel-Vertriebs erhöhen die Komplexität im Handel spürbar: Ihre Kunden entscheiden sich in jeder Phase des Kaufprozesses – Information, Kauf, Logistik, Bezahlung, Rückgabe – unabhängig voneinander für einen Kanal. Differenziertere Kundenbedürfnisse erfordern schnellere Veränderungen von Handelsleistungen und -prozessen. Ein Warenwirtschaftssystem, das vollständig mit Ihrer Shop-Lösung und einem Analyse- und Auswertungssystem integriert ist, bildet die zentrale IT-technische Basis, ohne die Prozesse im Handel kaum noch effizient funktionieren.

Besonders wichtig ist deshalb die Integration mit angrenzenden Systemen: Online-Shops, Kassensysteme, Business-Intelligence-Lösungen sowie Anwendungen für die Kundenbetreuung. Wenn diese Systeme miteinander verbunden sind, lassen sich Systembrüche und redundante Datenhaltung reduzieren. Auch beim elektronischen Datenaustausch (EDI) besteht bei vielen KMU noch Potenzial – etwa bei der bislang oft manuellen Artikelanlage, die sich auf automatisierte Prozesse umstellen lässt.

Zusätzliches Potenzial liegt in der Automatisierung von Bestellungen: Geeignete Systeme unterstützen Sie dabei, Bestände zu überwachen, Fehlmengen zu vermeiden und die Warenverfügbarkeit besser zu planen. Auch die Vertriebsunterstützung lässt sich in Richtung eines effizienten Customer-Relationship-Managements (CRM) weiterentwickeln, um beispielsweise selektives Marketing zu ermöglichen.

Eine Warenwirtschaftslösung sollte dabei nicht isoliert betrachtet werden. Ihr Nutzen hängt maßgeblich davon ab, ob die Software passend eingerichtet ist, von Ihren Mitarbeitenden verstanden wird und die organisatorischen Prozesse mit ihr übereinstimmen.

Welche Vorteile bietet Ihnen ein Warenwirtschaftssystem?

Ein leistungsfähiges Warenwirtschaftssystem versetzt Sie in die Lage, Ihre Geschäftsprozesse wirtschaftlich zu gestalten – in mehreren Bereichen zugleich:

Mehr Transparenz über Bestände und Prozesse

Aktuelle Informationen erleichtern Ihnen die Beurteilung von Lagerbeständen, Aufträgen und Warenbewegungen. Dadurch können Sie fundierter entscheiden und Engpässe oder Überbestände früher erkennen.

Weniger manuelle Arbeit durch Rationalisierung

Aufträge, Adressen, erbrachte Leistungen und gelieferte Waren müssen nur einmal erfasst werden, wodurch sich Ihr Zeit- und Kostenaufwand reduziert. Das gilt auch für Artikel-, Kunden- und Lieferantenstammdaten, die sich mithilfe der Software übersichtlich verwalten lassen. Abhängig vom Funktionsumfang lassen sich zudem wiederkehrende Arbeitsschritte automatisieren, was das Risiko von Fehlern durch doppelte Datenpflege senkt.

Schnellere Auftragsabwicklung und optimierte Bestände

Ein modernes WWS beschleunigt die Abläufe im Bestellwesen, was dazu beiträgt, Lagerbestände zu optimieren und die Verkaufsbereitschaft zu erhöhen. Auch die Rechnungsschreibung funktioniert schnell und nahezu automatisch.

Effizientere Zusammenarbeit

Einkauf, Lager, Vertrieb und Verwaltung arbeiten mit einer gemeinsamen Datenbasis. Das verbessert die Abstimmung und erleichtert die Übergabe von Informationen zwischen den Bereichen – etwa der Lagerwirtschaft und der Finanzbuchhaltung.

Fundiertere Auswertungen

Ausgereifte Reportingfunktionen, idealerweise ergänzt um ein Kennzahlen-Cockpit, verschaffen Ihnen als Führungskraft einen schnellen Überblick und ermöglichen fundierte Geschäftsentscheidungen.

Ein zusätzliches Sparpotenzial ergibt sich, wenn Sie elektronische Rechnungen erstellen und archivieren: Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Geschäftsverkehr grundsätzlich empfangen und verarbeiten können; für die Ausstellung gelten je nach Unternehmensgröße noch Übergangsfristen bis Ende 2027 beziehungsweise Ende 2028. Als E-Rechnung gelten dabei nur strukturierte, maschinenlesbare Formate wie XRechnung oder das hybride Format ZUGFeRD – eine reine PDF-Rechnung erfüllt diese Anforderung nicht mehr. Ein Warenwirtschaftssystem, das solche Formate direkt erzeugen, versenden und GoBD-konform archivieren kann, unterstützt Sie dabei, diese gesetzlichen Vorgaben ohne zusätzlichen manuellen Aufwand zu erfüllen.

Worauf sollten Sie bei der Auswahl achten?

Die passende Software sollte sich an den Anforderungen Ihres Unternehmens orientieren. Wichtige Auswahlkriterien sind:

  • Intuitive Bedienbarkeit: Das spart Schulungskosten und sorgt dafür, dass die Software sofort produktiv genutzt werden kann.
  • Passende Funktionen für Ihre Geschäftsprozesse: Orientieren Sie sich an den Kernaufgaben Ihrer Warenwirtschaft sowie an branchenspezifischen Anforderungen, etwa bei Stammdaten wie Mindesthaltbarkeitsdatum, Seriennummern oder Farb-Größen-Matrizen.
  • Integrationsfähigkeit in Ihre bestehende IT-Landschaft, etwa zu Lagerwirtschaft, Finanzbuchhaltung, Onlineshop oder Kassensystemen. Erst der wechselseitige Datenfluss mit anderen Unternehmensbereichen bringt die Vorzüge eines WWS voll zur Geltung.
  • Support durch den Anbieter in jeder Projektphase – das schützt Sie besonders in der Einführungsphase vor ungewollten Verzögerungen.
  • Auswertungs- und Analysefunktionen, idealerweise mit Kennzahlen-Cockpit.
  • Skalierbarkeit: Die Lösung sollte funktional mit Ihrem Unternehmen mitwachsen können.
  • Angemessene Gesamtbetriebskosten, betrachtet über den gesamten Total-Cost-of-Ownership-Ansatz.

Bei der Grundsatzfrage Standard- versus Individualsoftware gilt: Für die meisten KMU dürfte eine Standardsoftware die bessere Wahl sein. Sie ist in der Regel deutlich kostengünstiger als eine individuell angefertigte Lösung und bietet durch kontinuierliche Weiterentwicklung und Wartung des Herstellers ein höheres Maß an Zukunftssicherheit. Das verbreitete Vorurteil, man müsse bei Standardsoftware erst die eigenen Geschäftsprozesse anpassen, ist in der Praxis längst widerlegt: Moderne Standard-Warenwirtschaftssysteme lassen sich dank ihres modularen Aufbaus flexibel konfigurieren und durch Customizing auf Ihre Bedürfnisse zuschneiden. Individualsoftware kann sinnvoll sein, wenn sehr spezielle Prozesse abgebildet werden müssen – sie geht jedoch meist mit höheren Anschaffungs- und Wartungskosten sowie einer stärkeren Abhängigkeit vom Softwareentwickler einher. Entscheidend ist letztlich, ob der Anbieter in der Lage ist, Ihre Spezialanforderungen zuverlässig umzusetzen, im Idealfall durch Aufnahme in den Software-Standard.

Bewerten Sie dabei nicht nur den Anschaffungspreis, sondern auch Einführung, Schulung, Betrieb, Wartung, Schnittstellen und mögliche Anpassungen.

Warenwirtschaft einführen: In sieben Schritten zum passenden System

Die Einführung einer Warenwirtschaftssoftware ist kein gewöhnliches IT-Projekt, sondern greift direkt in zentrale Abläufe der Auftragsabwicklung ein. Ein Softwareprojekt kann beispielsweise daran scheitern, dass sich die betrieblichen Anforderungen nach der Einführung ändern und die gewählte Lösung sich als unflexibel erweist oder der Anbieter benötigte Funktionen nicht zeitnah bereitstellen kann. Solche Fehlentscheidungen lassen sich mit einer sorgfältigen, strukturierten Planung von Anfang an vermeiden.

1. Ziele klar definieren

Bestimmen Sie zunächst, welche Ziele Sie mit der Einführung einer neuen Warenwirtschaftssoftware verfolgen. Dazu können zählen: eine beschleunigte Auftragsabwicklung durch verbesserten Informationsfluss, eine höhere Qualität und Aktualität von Informationen zur Entscheidungsvorbereitung, Kostensenkung durch Rationalisierung der Betriebsabläufe oder der Ersatz papierbasierter, manueller Prozesse.

2. Anforderungen priorisieren und im Lastenheft festhalten

Erstellen Sie ein Lastenheft (Anforderungskatalog) mit Ihren Anforderungen an das Warenwirtschaftssystem. Legen Sie fest, welche Funktionsbereiche die Software abdecken muss – von den Kernaufgaben wie Auftragsverwaltung, Bestandsführung und Rechnungsprüfung bis zu Zusatzfunktionen wie Einkauf, Chargenverwaltung oder Offene-Posten-Verwaltung. Beziehen Sie die betroffenen Fachabteilungen ein, damit die Anforderungen aus Einkauf, Lager, Vertrieb und Verwaltung berücksichtigt werden. Prüfen Sie zudem, ob eine Integration mit angrenzenden Funktionsbereichen wie digitaler Lagerverwaltung, Fertigung oder Dokumentenmanagement sinnvoll ist.

3. Geeignete Anbieter sorgfältig vergleichen

Recherchieren Sie auf Basis Ihres Lastenhefts geeignete Anbieter und lassen Sie sich typische Prozesse anhand Ihrer Anforderungen zeigen. Bewerten Sie dabei nicht nur die Funktionen, sondern auch Bedienbarkeit, Integrationsfähigkeit und Anbieterunterstützung. Wählen Sie einen engeren Kreis infrage kommender Kandidaten aus und bitten Sie diese um vergleichbare Angebote auf Grundlage Ihres Lastenhefts.

4. Zuständigkeiten, Abläufe und Fristen festlegen

Klären Sie, wer in Ihrem Unternehmen verantwortlicher Hauptansprechpartner während des Einführungsprojekts ist, wer die Fachabteilungen vertritt, wer das Konzept erstellt und wer für die Datenübernahme aus dem Altsystem zuständig ist. Legen Sie außerdem gemeinsam mit dem Softwareanbieter fest, welche Aufgaben bis wann erledigt sein müssen, wann die Testphase beginnt und wann das neue System in den Echtbetrieb gehen soll. Ein realistischer Zeitplan mit klaren Meilensteinen schafft Verbindlichkeit.

5. Daten vorbereiten und gründlich testen

Bereinigen und vereinheitlichen Sie Artikeldaten, Lieferanteninformationen und Bestände vor der Übernahme in das neue System. Testen Sie vor dem Produktivstart insbesondere die Funktionen, die Stabilität der Prozesse, die Schnittstellen sowie die Konsistenz der übernommenen Daten. In der Testphase werden häufig noch Anpassungen vorgenommen, etwa Fehlerkorrekturen oder die Ergänzung von Funktionen.

6. Mitarbeitende praxisnah schulen

Warten Sie mit der Schulung Ihrer Mitarbeitenden nicht bis zum Produktivstart. Machen Sie zunächst Ihre IT-Fachleute und Führungskräfte mit Konfiguration, Rechtevergabe und Bedienung vertraut. Im nächsten Schritt lernen die künftigen Anwenderinnen und Anwender die Bedienabläufe kennen, um im Tagesgeschäft sicher damit umgehen zu können. Erklären Sie dabei nicht nur die Bedienung, sondern auch die Ziele der Umstellung.

7. Schrittweise starten und kontinuierlich optimieren

Ein Pilotprojekt mit ausgewählten Bereichen oder Lieferanten kann den Einstieg erleichtern. Mit dem Produktivstart ist das Projekt „Warenwirtschaft einführen“ jedoch nicht automatisch beendet: Meist zeigen sich nach den ersten Praxiserfahrungen weitere Möglichkeiten, das System zu optimieren. Betrachten Sie die Weiterentwicklung Ihrer Warenwirtschaft als fortlaufenden Prozess und nehmen Sie Ihren Softwareanbieter dabei in die Pflicht.

Typische Fehler bei der Einführung

Viele Softwareprojekte scheitern nicht an fehlenden Funktionen, sondern an unzureichender Vorbereitung. Häufige Fehler sind:

  • Ziele und Anforderungen bleiben unklar formuliert.
  • Mitarbeitende werden erst kurz vor dem Produktivstart einbezogen.
  • Daten werden ungeprüft aus dem Altsystem übernommen.
  • Zuständigkeiten für die Einführung sind nicht eindeutig geregelt.
  • Schnittstellen zu anderen Systemen werden erst spät betrachtet.
  • Die Software wird nicht ausreichend geschult.
  • Das System wird nicht an die tatsächlichen betrieblichen Prozesse angepasst.

Auch eine Lösung mit vielen Funktionen bringt wenig, wenn sie organisatorisch nicht eingebettet ist oder in den Fachabteilungen unzureichende Kenntnisse vorhanden sind. Die Einführung endet deshalb nicht mit dem Go-live: Regelmäßige Überprüfung und Weiterentwicklung gehören zum laufenden Betrieb dazu.

Fazit

Ein Warenwirtschaftssystem bildet als zentrales Softwaresystem die Grundlage, um Bestände, Aufträge und Warenflüsse transparent zu steuern. Für Sie als KMU wird die Software vor allem dann zum strategischen Vorteil, wenn sie vollständig in Ihre bestehende Systemlandschaft integriert ist, Daten konsistent hält und Ihre tatsächlichen Prozesse unterstützt – statt umgekehrt Ihre Abläufe an die Software anzupassen.

Eine erfolgreiche Einführung braucht klare Ziele, ein priorisiertes Lastenheft, sorgfältig ausgewählte Anbieter, eindeutige Zuständigkeiten, bereinigte Daten und die frühzeitige Einbindung Ihrer Mitarbeitenden. Wenn Sie das Projekt strukturiert planen und schrittweise umsetzen, schaffen Sie bessere Voraussetzungen für effiziente Abläufe und eine belastbare Grundlage für die weitere Digitalisierung Ihres Unternehmens.

Häufig gestellte Fragen zum Warenwirtschaftssystem

Was ist ein Warenwirtschaftssystem?

Ein Warenwirtschaftssystem (WWS) ist eine Software zur Planung, Steuerung und Dokumentation von Warenprozessen. Es bildet den physischen Warenfluss in den Schlüsselbereichen Verkauf, Bestellwesen, Einkauf und Lagerhaltung ab und liefert der Unternehmensführung aktuelle Informationen zur Entscheidungsvorbereitung.

Warum ist ein Warenwirtschaftssystem für KMU wichtig?

Es schafft mehr Transparenz über Bestände und Warenbewegungen, reduziert manuelle Datenpflege durch einmalige Erfassung und unterstützt Sie dabei, komplexere Abläufe – etwa durch Omni-Channel-Vertrieb oder wachsende Sortimente – effizienter zu steuern, obwohl Sie als KMU über geringere betriebswirtschaftliche Spielräume verfügen als Großunternehmen.

Welche Vorteile bietet eine Warenwirtschaftssoftware?

Zu den möglichen Vorteilen zählen eine bessere Bestandsübersicht, schnellere Auftragsabwicklung, weniger doppelte Datenerfassung, effizientere Zusammenarbeit zwischen Fachabteilungen und fundiertere Auswertungen durch Reportingfunktionen und Kennzahlen-Cockpits.

Wie führen Sie ein Warenwirtschaftssystem erfolgreich ein?

Definieren Sie zunächst Ihre Ziele, halten Sie die Anforderungen in einem Lastenheft fest, vergleichen Sie geeignete Anbieter, legen Sie Zuständigkeiten und Fristen fest, bereiten Sie Daten vor und testen Sie das System gründlich, schulen Sie Ihre Mitarbeitenden praxisnah und starten Sie idealerweise schrittweise mit einem Pilotprojekt.

Welche Funktionen sollte ein Warenwirtschaftssystem haben?

Das hängt von Ihren individuellen Anforderungen ab. Zu den Kernaufgaben zählen typischerweise Auftragsverwaltung, Bestandsführung, Steuerung des Warenflusses, Erfassung von Wareneingängen und -ausgängen, Sortimentsverwaltung, Inventur und Rechnungsprüfung. Wichtig ist zusätzlich die Integration mit relevanten Nachbarsystemen wie Lagerwirtschaft, Finanzbuchhaltung oder Online-Shop.

Standardsoftware oder Individualsoftware: Was ist für KMU sinnvoller?

Für die meisten KMU ist Standardsoftware die wirtschaftlichere Wahl. Sie ist in der Regel kostengünstiger, wird vom Hersteller kontinuierlich weiterentwickelt und lässt sich dank modularem Aufbau flexibel an betriebliche Besonderheiten anpassen. Individualsoftware bietet zwar einen geringeren Anpassungsaufwand an bestehende Prozesse, geht aber meist mit höheren Anschaffungs- und Wartungskosten sowie einer stärkeren Abhängigkeit vom Entwickler einher.

Welche Rolle spielt die E-Rechnungspflicht für Warenwirtschaftssysteme?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland im B2B-Geschäftsverkehr grundsätzlich E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Als E-Rechnung gelten nur strukturierte, maschinenlesbare Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD – eine reine PDF-Datei erfüllt diese Vorgaben nicht mehr. Für die Ausstellung von E-Rechnungen gelten je nach Unternehmensgröße noch Übergangsfristen bis Ende 2027 beziehungsweise Ende 2028. Ein Warenwirtschaftssystem, das diese Formate direkt erzeugen und GoBD-konform archivieren kann, erleichtert Ihnen die Umsetzung dieser gesetzlichen Vorgaben erheblich.

Welche Rolle spielen Mitarbeitende bei der Einführung?

Mitarbeitende kennen die bestehenden Abläufe am besten und sollten deshalb frühzeitig einbezogen werden. Schulungen, klare Zuständigkeiten und ein schrittweises Vorgehen erleichtern die Akzeptanz und die produktive Nutzung der neuen Lösung im Tagesgeschäft.

10 Gründe, warum ERP-Projekte scheitern
ERP & Finance

10 Gründe, warum ERP-Projekte scheitern

Immer wieder kommt es vor, dass Unternehmen die Einführung einer Software für Enterprise Resource Planning (ERP) abbrechen oder aber mit dem Ergebnis später unzufrieden sind. Dabei sind es meist die gleichen vermeidbaren Fehler, die ERP-Projekte scheitern lassen. Dieser Beitrag listet sie auf und gibt Tipps zur Fehlervermeidung.

5 Min. Lesezeit

Wozu brauchen Sie ein ERP-System? Diese Frage klingt banal, aber sie trifft den Kern des Problems, dessentwegen ERP-Projekte scheitern. Um die Frage zu beantworten, müssen Sie Ihre Prozesse und Anforderungen genauestens kennen, inklusive der Erwartungen der Endanwender und Führungskräfte. Und das ist erst der Anfang. Sie müssen minutiös planen, hervorragend kommunizieren, den richtigen Partner wählen und immer schön agil bleiben. Doch lesen Sie selbst: Hier sind zehn Gründe, warum ERP-Projekte scheitern können – und praxisnahe Tipps, wie Sie diese Hürden meistern können.

1. Unklare Zielsetzung lässt ERP-Projekte scheitern

Hier kommen wir direkt auf die Eingangsfrage zurück: das große „Warum“. Prozesse optimieren, wettbewerbsfähig bleiben, Kosten sparen – all diese oft gehörten Antworten sind viel zu abstrakt. Schauen Sie deshalb genau hin: Wo wird doppelte Arbeit getan, an welchen Stellen hakt es, wo sitzt der Schmerz? Möchten Sie den Einkauf und die Warenwirtschaft besser koordinieren? Den Angebots- und Auftragsprozess automatisieren? Bessere Forecasts erstellen, um Fehlentscheidungen zu minimieren? Wo immer es möglich ist, sollten Sie sogenannte SMARTe Ziele definieren: spezifisch, messbar, akzeptabel, realistisch, terminiert. Also beispielsweise: „Ich will die Durchlaufzeit von Angebots- und Auftragsprozessen in sechs Monaten um 20 Prozent senken.“ Rechnen Sie aus, welche Vorteile Ihnen das bringt und erstellen Sie ein Lastenheft.

2. Prozesse nicht richtig aufgenommen

Prozesse durchziehen Ihr gesamtes Unternehmen: Marketing und Kundenakquisition, Angebote und Aufträge, Einkauf und Verkauf, Personalwesen, Lager, Produktion, Logistik, Buchführung und Rechnungslegung, Entscheidungsfindung und Berichtswesen. Ein ERP-System wird im Idealfall die meisten Prozesse integrieren und abbilden. Dies ermöglicht eine höhere Arbeitseffizienz und Transparenz.

Damit das gelingt, müssen Sie Ihre Prozesse genau aufzeichnen und analysieren. Dazu benötigen Sie tiefe Einblicke in die einzelnen Funktionen. Aber einen Prozess, den Sie nicht kennen, können Sie auch nicht optimieren, geschweige denn in einer Software abbilden. Viele ERP-Projekte scheitern daran, dass diese grundlegende Arbeit nicht oder nur oberflächlich im Vorfeld geleistet wurde.

3. Die Verschwendungsarten nicht richtig identifiziert

Das Lean Management kennt innerhalb der Wertschöpfungskette Verschwendung in den folgenden Bereichen:

  • Transport – Produkte und Materialien werden unnötig hin- und herbewegt.
  • Bestände – Sie halten überflüssige Vorräte.
  • Bewegung – Ihre Mitarbeiter machen am Arbeitsplatz überflüssige Bewegungen oder legen unnötige Wege zurück.
  • Wartezeit – Ein Teilprozess kann nicht starten, weil der Vorläuferprozess nicht fertig ist.
  • Überproduktion – Sie stellen mehr Produkte und Leistungen her als benötigt werden.
  • Falsche Technologie/Prozesse – Im Lager oder in der Administration laufen Dinge zu kompliziert oder mit vorsintflutlichen Methoden ab.
  • Ausschuss/Nacharbeit – Die Qualität stimmt nicht; ein Teil Ihrer Arbeit muss später aussortiert oder mühsam korrigiert werden.

Jedes Unternehmen hat einen oder mehrere dieser Mängel. Die gute Nachricht ist: All diese Probleme lassen sich mit einem ERP-System in den Griff bekommen und beheben. Aber zuvor müssen Sie sie richtig identifizieren, notfalls gegen den Widerstand der Beschäftigten, die sich nicht gern bei Fehlern erwischen lassen.

4. Mangelnde Unterstützung durch die Führungsebene

Es ist extrem wichtig, dass die Geschäftsführung das ERP-Projekt unterstützt. Manche Führungskräfte machen sich über die Digitalisierung Illusionen; sie halten ein ERP-System für ein Allheilmittel. Andere wiederum zögern und fragen, wozu das gut sein soll, ob es nicht auch eine Nummer kleiner oder billiger geht, und überhaupt: Wir haben das immer schon so gemacht, never change a running system.

Egal, welche dicken Bretter Sie bohren müssen: Tun Sie es! Wenn Sie die ersten beiden Punkte beachtet, Prozessmängel erkannt, mögliche Verbesserungen identifiziert und ein Lastenheft erstellt haben, dann haben Sie gute Argumente. Informieren Sie Ihre Führungsebene genau über das, was möglich und nötig ist, und erklären Sie, wie ein ERP-System gerade die Unternehmensführung in ihren Entscheidungen unterstützt.

5. Kritik wird nicht gehört

Viele ERP-Projekte scheitern, weil eine Person oder ein kleiner Kreis das Projekt als ihr „Baby“ betrachten und sich nicht hineinreden lassen wollen. Doch jeder, vom Chef bis zum Pförtner, hat Einblicke in seinen Bereich und weiß genau, was gut funktioniert und was nicht. Profitieren Sie von diesem spezifischen Wissen! Kritik und Vorschläge verdienen Wertschätzung. So gewinnen Sie die Sympathie der Beteiligten für das ERP-Projekt.

6. Mangelnde Einbindung der Anwender ins ERP-Projekt

Es sind die Menschen in Ihrem Unternehmen, die mit der ERP-Software arbeiten werden. Diese Menschen müssen Sie frühzeitig mit ins Boot holen. Es gibt im Lean Management den Begriff „Gemba“. Das japanische Wort bedeutet sinngemäß: Gehen Sie zum Ort des Geschehens und sehen Sie selbst nach. Holen Sie sich aus allen Unternehmensfunktionen Input: Über welche Missstände klagen die Menschen, welche Entlastungen wünschen sie sich? Die Mitarbeitenden, die tagtäglich mit Doppelarbeit und fehleranfälligen Prozessen kämpfen, sind Ihre wertvollste Informationsquelle: Lassen Sie sich alles genau schildern und werben Sie für die Software, die den Betroffenen letztlich Erleichterung bringen soll.

In der Implementierungsphase werden Ihnen diese Mitarbeitenden abermals wertvolles Feedback geben, um Feineinstellungen an der ERP-Lösung vorzunehmen und maximalen Gewinn herauszuholen.

7. Anforderungen der Zukunft nicht berücksichtigt

Um das Scheitern Ihres ERP-Projekts zu vermeiden, sollten Sie auch einen Blick in die Zukunft werfen. Werden Sie in absehbarer Zeit eine Auslandsniederlassung eröffnen? Dann benötigen Sie eine mehrsprachige Lösung. Werden Sie einen Konkurrenten übernehmen? Dann müssen Sie in der Software mehrere Gesellschaften abbilden können. Werden Sie die Art Ihrer Produkte oder Geschäftsmodelle ändern? Werden Sie wachsen? Dann muss Ihre ERP-Software horizontal und vertikal skalierbar sein. Achten Sie darauf, dass Ihr ERP-Projekt nicht nur das Heute berücksichtigt.

8. Auswahl des falschen Softwareanbieters

Der Markt für ERP-Software ist unübersichtlich. Manche Anbieter, insbesondere die jungen und unerfahrenen, aber mitunter besonders preisgünstigen, versprechen mehr, als sie halten können. Suchen Sie deshalb einen ERP-Anbieter, der bereits erfolgreich mit anderen, vergleichbaren Unternehmen Ihrer Branche zusammengearbeitet hat. Fragen Sie nach Referenzkunden.

Ihr ERP-Anbieter soll langfristig Ihr Partner sein. Davon hängt ein Gutteil Ihres Geschäftserfolgs ab. Kann er die Software für Sie konfigurieren, Ihre Mitarbeiter schulen und Ihre Anforderungen langfristig abdecken? Bietet er alle Module an, die Sie benötigen? Wie ist der Service für Bestandskunden? Können Schnittstellen für die Integration in Ihre bestehende Softwarelandschaft programmiert werden?

9. Fehlplanung beim Kosten- und Zeitrahmen des ERP-Projekts

Häufig werden Budgets und Zeitrahmen festgelegt, bevor überhaupt feststeht, welche Leistungen erbracht werden sollen. Deshalb eilt ERP-Projekten häufig der Ruf voraus, den Kosten- und Zeitrahmen regelmäßig zu sprengen.

Haben Sie jedoch einen genauen Überblick über Ihre Anforderungen, Prozesse und Prioritäten, sollten Sie mit einem erfahrenen Softwareanbieter einen realistischen Zeitplan für die Einführung Ihrer neuen Software erarbeiten. So erhalten Sie bereits im Vorfeld eine ziemlich genaue Vorstellung von den Kosten. Damit bleiben Ihnen böse Überraschungen erspart.

10. Mangelnde Agilität bei der ERP-Einführung

Bei einer komplexen Softwareeinführung ist der Projektplan nicht in Stein gemeißelt. Im Rahmen der Einführung tauchen oft Herausforderungen oder neue Anforderungen auf. Für manche davon müssen Sie gemeinsam mit dem Serviceteam Ihres Softwareanbieters eine Lösung finden. Solche Situationen sind ganz normal.

Gehen Sie deshalb agil an die Softwareeinführung heran: Immer ein Prozess, immer ein Modul nach dem anderen – immer nach dem Motto „Plan-Do-Check-Act”. So können Sie die Funktionalitäten bei der Implementierung optimal justieren und aufeinander abstimmen.

Wichtig ist, dass Sie klare Prioritäten bei den Anforderungen setzen. Nachdem Sie die Must-haves abgearbeitet haben, kommen die weniger wichtigen Punkte an die Reihe.

Fazit

Im Wesentlichen scheitern viele ERP-Projekte an drei Faktoren: Planungsmängel, Kommunikationsmängel und die falsche Wahl des Softwareanbieters. Holen Sie daher alle Beteiligten mit ins Boot, zeichnen Sie Prozesse und Anforderungen genau auf und definieren und priorisieren Sie Ihre Ziele. Wählen Sie außerdem einen Softwareanbieter, der über die nötige Erfahrung verfügt und eine skalierbare ERP-Lösung bietet. Dann kann nichts mehr schiefgehen.

GoBD und Archivierung: Warum digitales Dokumentenmanagement so wichtig ist
ERP & Finance

GoBD und Archivierung: Warum digitales Dokumentenmanagement so wichtig ist

Jedes Unternehmen muss steuerlich relevante Belege fürs Finanzamt aufbewahren. Die Herausforderung besteht darin, die wachsende Zahl von digitalen Dokumenten so zu archivieren, wie die GoBD es vorschreiben: im Originalformat und unveränderbar. Ohne elektronisches Dokumentenmanagement lässt sich diese Anforderung kaum erfüllen.

5 Min. Lesezeit

Ein erheblicher Teil der geschäftlichen Korrespondenz vollzieht sich mittlerweile in digitaler Form – Tendenz: steigend. Dabei entstehen laufend steuerlich relevante Belege. Um diese effizient gemäß den GoBD aufzubewahren, benötigen Unternehmen digitales Dokumentenmanagement – oder genauer: ein Dokumentenmanagementsystem (DMS).

Elektronische Steuerbelege müssen digital aufbewahrt werden

Immer mehr Unternehmen erstellen und erhalten beispielsweise elektronische Rechnungen, die im Originalformat zu archivieren sind. Es reicht nicht aus, das digitale Dokument auf Papier auszudrucken und abzuheften.

Aber auch Unternehmen, die die Rechnungsdaten in ihren internen Systemen digital erfassen, verhalten sich keineswegs automatisch GoBD-konform. Häufig werden steuerlich relevante elektronische Dokumente nämlich auf den Firmenrechnern lediglich in einer herkömmlichen Ordnerstruktur als Word-, Excel- oder einfache PDF-Dateien ablegt. Diese Vorgehensweise ist zwar prinzipiell zulässig, doch müssen bei einer Ablage im Dateisystem zusätzliche Maßnahmen zum Zugriffsschutz und zur Unveränderbarkeit der Daten ergriffen und dokumentiert werden. Dies dürfte in der Praxis eher selten der Fall sein, denn der Aufwand dafür ist hoch.

In vielen Fällen haben die Firmen zudem keine schriftliche Verfahrensdokumentationen für die Rechnungsbearbeitung und -archivierung, obwohl die GoBD dies ausdrücklich verlangen. Bei der nächsten Betriebsprüfung könnte das für die Steuerpflichtigen zum Problem werden.

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Dokumentenmanagement erleichtert revisionssichere Archivierung

Wer seine digitalen Steuerbelege mit möglichst geringem Aufwand GoBD-konform archivieren möchte, setzt am besten ein spezielles System für das Dokumentenmanagement (DMS) ein.

Ein in die Workflows der ERP-Software integriertes DMS schafft die technischen Voraussetzungen für eine revisionssichere Archivierung im Sinne der GoBD, der Abgabenordnung (AO) und des Handelsgesetzbuchs (HGB):

  • Elektronische Ausgangsrechnungen werden beim Versand automatisch mit einem Index versehen (zum Beispiel: Belegnummer, Zuordnung zu Stammdaten, Dokumentenart) und im Archiv gespeichert. Auch andere originär elektronische oder digitalisierte (gescannte) Belege, etwa Eingangsrechnungen, werden vom DMS indexiert und in einer definierten Struktur archiviert.
  • Das System protokolliert sämtliche Änderungen und Dokumentenversionen – das ursprüngliche Dokument bleibt im Original erhalten. Damit erfüllen die Benutzer die Vorgaben der GoBD zur Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit.
  • Ein differenziertes Berechtigungssystem verhindert darüber hinaus, dass Unbefugte auf das digitale Archiv zugreifen. Dies trägt dazu bei, die Integrität und Authentizität der Inhalte zu schützen.

GoBD-Checkliste für Dokumentenmanagementsysteme

Leitfaden elektronische Archivierung und GoBD

Einsatz eines DMS kann Betriebsprüfung beschleunigen

Ein digitales Dokumentenmanagement erleichtert nicht nur die rechtskonforme Belegarchivierung, sondern auch die Bereitstellung von Daten bei einer Betriebsprüfung. Anstatt sich mühsam durch Berge von Papierakten zu wühlen, greift der Prüfer direkt im DMS auf die steuerlich relevanten Informationen zu. Welche Bereiche des Archivsystems der Amtsträger dabei einsehen darf, legt der Steuerpflichtige durch entsprechende Einstellungen selbst fest. In Verbindung mit einer Verfahrensdokumentation, aus der hervorgeht, wie das Unternehmen die Ordnungsvorschriften der GoBD umsetzt, lässt sich das Prozedere bei Betriebsprüfungen mithilfe eines Dokumentenmanagement-Systems somit verkürzen.

Bedeutung von digitalem Dokumentenmanagement wird zunehmen

Für den Einsatz eines DMS spricht des Weiteren, dass die Digitalisierung in den kommenden Jahren immer mehr Geschäftsprozesse betreffen wird. Dadurch wird auch der Anteil der Belege, die ausschließlich in elektronischer Form vorliegen, weiter steigen. Wer da den Überblick behalten und seine Daten zugleich gemäß den rechtlichen Vorgaben verwalten und archivieren will, benötigt ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem.

Ein DMS hält den Benutzern durch automatisierte Archivierungsprozesse den Rücken frei und erhöht die Effizienz. Dadurch haben Management und Buchhaltung mehr Zeit, sich mit den inhaltlichen und organisatorischen Aspekten ihrer Buchführung zu befassen. Und das ist auch notwendig, denn für die Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung ist auch nach den GoBD keine Software, sondern weiterhin allein der Steuerpflichtige verantwortlich.

ERP-Schulung: Wie Ihr Unternehmen optimal davon profitiert
ERP & Finance

ERP-Schulung: Wie Ihr Unternehmen optimal davon profitiert

Viele Firmen nutzen im Alltag nur einen Bruchteil der Funktionen ihrer ERP-Software. Damit verschenken sie wertvolle Effizienzpotenziale. Eine ERP-Schulung im Unternehmen kann dies ändern. In diesem Beitrag erfahren Sie, worauf es dabei ankommt.

5 Min. Lesezeit

Das ERP-System wurde erfolgreich installiert und läuft – Projekt abgeschlossen? Nicht ganz, ein zentraler Schritt fehlt noch: die ERP-Schulung. Denn ohne eine optimale Nutzung bleibt das Potenzial einer Software für Enterprise Resource Planning (ERP) in den Startlöchern stecken. Im Folgenden erläutern wir, wie Ihre Anwender die nötigen Kenntnisse erlernen, um die ERP-Software gewinnbringend für Ihr Unternehmen einzusetzen. Wir starten mit der wahrscheinlich wichtigsten Frage für Sie.

Warum ist eine ERP-Schulung für Ihr Unternehmen sinnvoll?

Sie wünschen sich Mitarbeiter, die ihre Aufgaben mithilfe digitaler Lösungen effizient erledigen und sich dabei wohlfühlen – auch weil Sie wissen, wie viel es kostet, wenn dies nicht der Fall ist. Schließlich steht und fällt der Erfolg einer Software mit den bedienerischen Fähigkeiten der Anwender. Das gilt im Besonderen für ein ERP-System, mit dem man wichtige geschäftliche Prozesse im Unternehmen steuert – von der Finanzbuchhaltung über die Warenwirtschaft bis zur Produktion.

Vorteile für Ihr Unternehmen

Falls der Fach- und Arbeitskräftemangel im Mittelstand Sie bisher noch nicht belastet – schon bald könnte es auch Ihren Betrieb treffen. Umso wichtiger ist es, die Automatisierung von Geschäftsprozessen mithilfe digitaler Systeme voranzutreiben. Und das macht die Ausbildung und Weiterbildung der eigenen Mitarbeiter im Bereich ERP-Systeme zu einem zentralen Baustein Ihres Unternehmenserfolgs.

  • Durch eine erfolgreiche ERP-Einführung verbessern und beschleunigen Sie zahlreiche Prozesse, etwa die Auftragsabwicklung.
  • Je effektiver Ihre Anwender die ERP-Software einsetzen, desto größer ist der Effizienzsteigerungseffekt für Ihr Unternehmen.
  • Von einer ERP-Schulung profitieren dabei indirekt alle Beschäftigten, weil die Teilnehmer ihr neues Know-how weitergeben können.
  • Darüber hinaus steigert der Unternehmenserfolg Ihre Attraktivität als Arbeitgeber, was Ihnen im Wettbewerb um Fachkräfte zugutekommt.

Vorteile für Ihre Mitarbeiter

Eine frühzeitige ERP-Schulung im Unternehmen kann dazu beitragen, eventuelle Ängste und Vorbehalte gegenüber der ERP-Software zu verringern. Doch es gibt noch weitere Vorteile, von denen Ihre Mitarbeiter bei einer Weiterbildung in Sachen ERP profitieren:

  • Die neu erlernten Fähigkeiten verbessern das Qualifikationsprofil und steigern das Selbstvertrauen.
  • Durch eine effektivere Nutzung des ERP-Systems gewinnen die Anwender im Arbeitsalltag Zeit, weil Routinearbeiten durch automatisierte Prozesse ersetzt werden.
  • Außerdem stärkt eine gemeinsame ERP-Schulung das Wir-Gefühl in den Fachabteilungen.

Was müssen Sie vor, während und nach einer ERP-Schulung beachten?

Eine ERP-Schulung nützt Ihrem Unternehmen, wie oben dargelegt, in mehrfacher Hinsicht. Damit die Weiterbildung ein voller Erfolg wird, sollten Sie frühzeitig die folgenden Fragen beantworten:

  • Wer führt die ERP-Schulung Ihrer Anwender durch?
  • Wo und wie soll das ERP-Seminar stattfinden?
  • Wie können Sie die Durchführung einer ERP-Schulung noch effektiver gestalten?
  • Was ist bei der Nachbereitung einer ERP-Schulung zu beachten?

Wer übernimmt die Schulung Ihrer ERP-Anwender?

Es ist eine Grundsatzentscheidung: Wollen Sie Ihre Anwender über Key-User oder durch externe Experten schulen lassen? Beide Wege haben ihre Vor- und Nachteile.

ERP-Weiterbildung über Key-User innerhalb Ihres Unternehmens

Wie funktioniert die ERP-Schulung Ihrer Anwender mithilfe von Key-Usern? Die Antwort: in zwei Schritten. Als erstes erfolgt die Weiterbildung der Key-User. Dies geschieht bereits während der Einführung der ERP-Software, damit die Key-User den gesamten Prozess besser einschätzen können. Im Anschluss an die Implementierung sollen die gewonnenen Erkenntnisse dann an Ihre Anwender im Unternehmen weitergegeben werden.

Vorteile:

  • Niedrigere Kosten für die ERP-Schulung
  • Eine größere Nähe zwischen Key-Usern und Anwendern
  • Weniger „Widerstand“ bei den Anwendern

Nachteile:

  • Arbeitsaufwand für Ihre Key-User
  • Möglicherweise unzureichende Expertise bei den Key-Usern – vor allem im Vergleich zu externen Experten

ERP-Schulung durch einen externen Experten

Neben der geringeren zeitlichen Belastung der Beschäftigten (Key-User) sprechen die folgenden Vorteile dafür, bei der ERP-Schulung auf einen externen Experten zu setzen:

  • Umfangreiches Fachwissen des Dozenten
  • Anwendung bewährter Lernmethoden, damit Einsteiger in die ERP-Software möglichst effektiv die Inhalte vermittelt bekommen
  • Erfahrung im Umgang mit Problemen bei der Vermittlung von Inhalten
  • Eröffnung neuer Perspektiven durch den Blick von außen

Dabei gilt: Je intensiver vorab der Austausch mit dem ERP-Anbieter ist, desto mehr profitieren Ihr Unternehmen und Ihre Teilnehmer von der ERP-Schulung. So kann im Vorwege bereits eine Analyse der zu schulenden Gruppe stattfinden. Auf diese Weise können die Teilnehmer, basierend auf Ihren Kompetenzen, verschiedenen Lernteams zugeordnet und die Hilfestellungen an die individuellen Bedürfnisse der Anwender angepasst werden. Außerdem können bereits vorhandene unternehmensspezifische Problemsituationen angesprochen und die ERP-Schulung gezielt darauf ausgerichtet werden. Je näher die ERP-Schulung an den jeweiligen Anwendern und deren Praxis anknüpft, desto erfolgsversprechender ist das ERP-Training.

Wo und wie soll die Schulung stattfinden?

Doch es ist nicht nur entscheidend, wer Ihre Anwender schult, sondern auch wo und wie. Wollen Sie die ERP-Schulung lieber in Präsenz im Unternehmen, beim Hersteller oder digital stattfinden lassen? Wünschen Sie eine Gruppenschulung oder eine Einzelbetreuung? Die passende Lösung hängt hier stark von Ihrem Unternehmen und den verfügbaren Rahmenbedingungen ab: Handelt es sich zum Beispiel um die Einarbeitung in eine neues ERP-System oder lediglich in die neue Version einer bereits genutzten ERP-Software?

Gerade zu Beginn bietet sich für die Vermittlung der Grundlagen eine Gruppenschulung an, zum Beispiel vor Ort beim Hersteller der ERP-Software. Im Idealfall ist die Gruppe nicht größer als 15 Personen, damit auf einzelne Fragen von Anwendern optimal eingegangen werden kann. Im Anschluss an die zentrale Einführung eignet sich dann eine digitale Einzelbetreuung in Form von Online-Schulungen gut zur Vertiefung. Dabei lassen sich individuelle Fragen beantworten und Probleme gezielt lösen.

Wie können Sie die Durchführung einer ERP-Schulung noch effektiver gestalten?

Neben dem Ort ist auch die Art der ERP-Schulung von Bedeutung. Welche Unterlagen und technischen Hilfsmittel werden benötigt? Können diese ausreichend bereitgestellt werden? Soll die ERP-Schulung häppchenweise in den Alltag der Anwender integriert werden oder bevorzugen Sie Ganztagesveranstaltungen? Wichtig ist hier immer, dass Sie eine Überforderung Ihrer Anwender vermeiden und immer wieder auf einen hohen Praxisbezug der ERP-Schulung achten. Da hat es Vorteile die ERP-Schulung auf digitalem Weg in den Alltag Ihrer Teilnehmer zu integrieren. Nur so bleiben Ihre Anwender auch motiviert bei der Sache. Eine Schlüsselrolle für den Erfolg der ERP-Schulung hat dabei auch die Nachbereitung.

Was ist bei der Nachbereitung zu beachten?

Oft wird unterschätzt, wie wichtig die Nachbereitung für eine erfolgreiche Schulung ist – und wie viel Zeit Sie hier besser vorab einplanen. Wir klären Sie gerne auf.

Wieviel Zeit können die Teilnehmer der ERP-Weiterbildung in die Nachbereitungszeit investieren?

Eine ERP-Schulung kostet viel Konzentration und braucht daher vor allem auch Zeit, um die nötigen Kompetenzen zu erlernen und zu festigen. Das gilt allerdings nicht nur für den ERP-Kurs selbst, sondern insbesondere für eine erfolgreiche Nacharbeitung und Verinnerlichung der Kompetenzen. So sollten Sie ungefähr dreimal so viel Zeit für die Nachbereitung einplanen, wie für die ERP-Schulung selbst, damit die Lerninhalte auch wirklich auf höchstem Niveau umgesetzt werden können. Nur, wenn Sie Ihren Anwendern auch den nötigen Raum geben, werden Sie von einer ERP-Schulung auch wirklich optimal profitieren können.

Was bei der Nachbereitung des ERP-Kurses nicht fehlen sollte

Neben der einzuplanenden Zeit für die Nachbereitung sollten Sie auch Wert darauflegen, dass die Teilnehmer der ERP-Schulung die Unterlagen der Weiterbildung gezielt an Ihr Unternehmen anpassen, umso zukünftigen Mitarbeitern einen optimalen Einstieg in die ERP-Software zu ermöglichen. Wichtig ist hier dann vor allem auch, dass der Zugriff auf dieses Nachschlagewerk für alle Anwender jederzeit möglich ist. So können auftretende Probleme noch schneller gelöst werden. Mit diesen Gedanken im Hinterkopf sind Sie optimal für die ERP-Schulung in Ihrem Unternehmen gerüstet.

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Digitale Auftragsabwicklung für kleinere Unternehmen: Chancen, Voraussetzungen und Lösungen
ERP & Finance

Digitale Auftragsabwicklung für kleinere Unternehmen: Chancen, Voraussetzungen und Lösungen

Eine digitale Auftragsabwicklung hilft Ihnen, Ihre Kunden besser und schneller zu bedienen. Zugleich sinken dank effizienterer Prozesse die Betriebskosten. So weit die Theorie. Dieser Beitrag beschreibt, wie eine Digitalisierung der Auftragsabwicklung den Geschäftsalltag kleiner mittelständischer Firmen in der Praxis optimieren kann.

5 Min. Lesezeit

Über Digitalisierung wird viel geschrieben und geredet. Doch was hat ein kleines mittelständisches Unternehmen davon, wenn es zum Beispiel seine Auftragsabwicklung digitalisiert? Welche Hürden gibt es und wie kann man sie geschickt umgehen? Diese und weitere Fragen zur digitalen Auftragsabwicklung beantwortet dieser Blogbeitrag. Anhand eines fiktiven Unternehmens schauen wir uns an, welche Vorzüge eine digitale Auftragsabwicklung bieten kann. Ergänzend dazu erläutert ein Experte Chancen, Voraussetzungen und Lösungen zur Einführung einer digitalen Auftragsabwicklung.

Digitale Auftragsabwicklung – skizziert anhand eines Beispiels

Stellen wir uns einen Betrieb mit 30 Mitarbeitern vor. Das Unternehmen bietet Geräte für Raumklimatisierung und Raumhygiene an.  Es bezieht von verschiedenen Herstellern Gerätekomponenten, die es in seiner Werkhalle für die Kunden zusammenstellt und anpasst. Der Serviceaußendienst liefert die Anlagen zum Kunden, installiert sie und führt die Wartung durch.

Zur Auftragsabwicklung, von der Angebotserstellung bis zur Rechnungsstellung, setzt das Unternehmen eine Warenwirtschaftssoftware ein. Die Produktion wird über Fertigungsaufträge gesteuert. Materialentnahmen vermerken die Mitarbeiter auf Formularen und erfassen sie später in der Anwendung. Auch die Gerätekomponenten beschafft der Betrieb softwaregestützt.

Die Servicemitarbeiter laden in ihre Fahrzeuge die Teile, die sie beim Kunden benötigen. Sie sollen in ihren Fahrzeugen immer einen Vorrat gängiger Teile mitführen, um die Kunden möglichst schnell vor Ort bedienen zu können.

Der Anfang: Inwieweit ist mein Betrieb von Digitalisierung betroffen?

Dem Chef unseres fiktiven Unternehmens stellen sich nun zwei grundsätzliche Fragen zum Thema Digitalisierung:

1. Benötige ich für meine Kunden oder Lieferanten künftig einen digitalen Datenaustausch?

Immer mehr Firmen setzen eine digitale Datenübermittlung bei der Auftragserteilung und Auftragsannahme voraus. Häufig bieten Lieferanten bei digitalem Datenaustausch einen schnelleren oder besseren Service an. Die eingesetzte Software muss deshalb über entsprechende Schnittstellen verfügen, die sich weiterentwickeln und anpassen lassen. Ist das nicht der Fall, sollten jetzt die Alarmglocken läuten – und nicht erst dann, wenn der erste Kunde deswegen einen Auftrag nicht erteilt.

2. Kann ich durch digitale Auftragsabwicklung die Abläufe verbessern?

Die Art und Weise, wie ein Unternehmen seine Abläufe organisiert hat, entscheidet darüber, wie schnell und zuverlässig es die Kunden bedienen kann. Werden Bestellungen und Wünsche der Kunden präzise bearbeitet? Sind benötigte Teile am Lager? Ist die Serviceorganisation imstande, flexibel auf Notfälle zu reagieren? Hier kann eine digitale Auftragsabwicklung helfen, Schwachstellen in den Prozessen zu beseitigen und die Leistungsfähigkeit des Unternehmens zu stärken.

Zielvorgaben für die Optimierung der Auftragsabwicklung

Nach einer Betrachtung der Schwachstellen in den Abläufen formuliert unser Unternehmer konkrete Ziele, die durch eine digitale Auftragsabwicklung erreicht werden sollen:

  • Die Teileverfügbarkeit muss verbessert werden, damit Ausfallzeiten für Kunden reduziert werden.
  • Es muss jederzeit klar sein, welche Teile sich in einem Servicefahrzeug befinden und ob diese frei verfügbar sind. Dadurch soll die Serviceorganisation besser auf Kundenanfragen reagieren können.
  • Der Informationsfluss vom und zum Außendienst muss verbessert werden, beispielsweise bei der Bestellerfassung im Außendienst. Die Weitergabe in Papierform oder per E-Mail benötigt zu viel Zeit und ist fehleranfällig.

Durch Einbindung geeigneter Geräte an verschiedenen Stellen des Prozesses und durch Vernetzung lassen sich die Vorgaben unseres Beispielunternehmens umsetzen.

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Der Einsatz von mobilen Scannern sorgt für korrekt erfasste und aktuelle Daten

Beispiele für optimierte Prozesse durch digitale Auftragsabwicklung

Im nächsten Schritt seines Digitalisierungsvorhabens analysiert unser Unternehmer gemeinsam mit externen Experten die Prozesse der Auftragsabwicklung. Dabei wird das folgende IT-gestützte Lösungsszenario entwickelt:

  • Die Servicefahrzeuge werden künftig als separate Lagerplätze betrachtet. Dadurch können die Mitarbeiter im Service und im Innendienst die in jedem Fahrzeug verfügbaren Mengen einsehen. Der Einsatz mobiler Geräte mit Scannern beschleunigt die Bestückung und Entnahme beim Kunden und sichert sie gegen Falscherfassungen ab.
  • Im Servicefall kann der Innendienst Auskunft geben, ob ein benötigtes Teil in einem Fahrzeug verfügbar ist und dadurch die Hilfeleistung für den Kunden verbessern.
  • Der Servicemitarbeiter kann mittels eines mobilen Geräts mit Scanner sehr einfach die beim Kunden verwendeten Teile kennzeichnen. Diese werden im System als verbraucht und damit nicht mehr verfügbar angezeigt. Der Einkauf kann gegebenenfalls sofort eine Nachbestellung auslösen. Auf gleichem Wege kann der Außendienstmitarbeiter die Lieferung zusätzlicher Teile oder Dienstleistungen veranlassen.
  • Die im Außendienst erfassten Daten fließen unmittelbar in die Rechnungsstellung ein. Dadurch wird nichts vergessen und Verzögerungen vermieden.

So macht eine digitale Auftragsabwicklung auch kleinere Betriebe zukunftsfit

Durch eine digitale Auftragsabwicklung lassen sich die Abläufe auch in einem kleineren Unternehmen nachhaltig verbessern. Zum einen stehen dem Innen- und Außendienst mehr und bessere Daten zur Verfügung. Dies vereinfacht und beschleunigt die Abwicklung, und die Servicemitarbeiter können die Kunden besser bedienen. Zum anderen legt die neu geschaffene digitale Infrastruktur das Fundament für künftige Optimierungen. Denn Digitalisierung wird auch die Betriebsabläufe kleiner Mittelständler weiter verändern.

Wie eine digitale Auftragsabwicklung genau realisiert werden kann und wo potenzielle Hürden liegen, erläutert Professor Dr. Jochen Scheeg im folgenden Interview.

Interview mit Prof. Dr. Jochen Scheeg

Weshalb kann es für Unternehmen ungünstig sein, die Auftragsabwicklung papierbasiert und manuell durchzuführen?

Prof. Dr. Scheeg: Zunächst einmal ist es wichtig zu verstehen, dass die Auftragsabwicklung ein umfassender Vorgang mit zahlreichen Arbeitsschritten und Dokumenten ist. Der Auftrag als solcher ist zwar der Kern des Prozesses, jedoch stellt dieser nur einen kleinen Ausschnitt in der gesamten Abwicklung dar. Daher muss man sich die gesamte Prozesskette mit ihren Teilschritten – von der Angebotserstellung über die Auftragsbestätigung bis hin zur Erstellung und/oder Prüfung von Lieferscheinen – vor Augen halten. Um diese Prozesskette effizient bearbeiten zu können, ist es notwendig, dass sämtliche Beteiligte den gleichen Informationsstand haben. Dabei gilt: Je arbeitsteiliger der Prozess von der Angebotserstellung bis hin zur Lieferung organisiert ist, desto wichtiger ist der einheitliche Informationsstand.

Die Nutzung von Papier führt zwangsläufig zu Informationsasymmetrien. Das bedeutet, die Beteiligten haben nicht den gleichen Informationsstand. Häufig müssen Daten doppelt erfasst werden: auf Papier und später noch einmal im System.

Weitere Nachteile des papierbasierten Arbeitens: Papier ist nicht automatisch aktuell. Das führt zu Abweichungen in Zeit und Inhalt. Papier kann zudem verloren gehen, verlegt oder beschädigt werden.

Darüber hinaus kann man nur eingeschränkt gemeinsam an Vorgängen arbeiten. All dies akzeptieren wir nur deshalb, weil wir an Papier gewöhnt sind. Zusammenfassend lässt sich sagen: Papierbasierte Prozesse tendieren zu Informationsasymmetrien und diese führen zu Ineffizienz.

Was haben Unternehmen konkret davon, wenn sie die Prozesse der Auftragsabwicklung digitalisieren?

Scheeg: Die digitale Auftragsabwicklung ist die Voraussetzung für einen effizienten Prozess. Der praktische Nutzen entsteht bei allen Mitarbeitenden, die auf Informationen anderer angewiesen sind. Lassen Sie mich das am Beispiel der Warenannahme auf Basis von Lieferscheinen verdeutlichen.

Nehmen wir für den Moment an, die Aufgabe besteht darin, eine Lieferung auf Basis eines Lieferscheins zu prüfen. Hierzu muss die Warenannahme die Bestellung mit all ihren Positionen mit der entsprechenden Menge kennen. Das avisierte Lieferdatum und die Ankündigung möglicher Teillieferungen unterstützen die Arbeitsplanung. Im weiteren Verlauf der Prüfung können Abweichungen in Art und Menge der Lieferung unmittelbar mit der Einkaufsabteilung geteilt werden. Diese kann entsprechend den Wareneingang buchen, Reklamationen veranlassen, Nachbestellungen auslösen und mit den Lieferanten eine Klärung herbeiführen.

Welche grundlegenden Voraussetzungen sollten erfüllt sein, bevor ein Projekt zur Digitalisierung der Auftragsabwicklung starten kann?

Scheeg: Eine pauschale Antwort auf diese Frage gibt es nicht. Der Fokus liegt hier weniger auf der Technik als auf den Prozessen. Eine zentrale Grundlage ist es sicherlich, stabile Prozesse zu haben. Sobald die Prozesse hinreichend definiert und stabil sind, lassen sie sich auch digital unterstützen. Die Kernfragen sind dann: Wie umfassend soll eine digitale Lösung sein? Welches Potenzial an Digitalisierung soll unmittelbar ausgeschöpft werden und welche Potenziale lassen sich gegebenenfalls später mit einer vernünftigen Aufwand-Nutzen-Relation erschließen?

Unabhängig von der Unternehmensgröße ist die Einführung von betrieblicher Software immer mit erheblichem Zeit- und Ressourcenaufwand für die Beteiligten verbunden. Gerade bei KMU haben Unternehmer vielfach wenig Erfahrung und fühlen sich bei den Entscheidungen unsicher. Dadurch entsteht zuweilen die Tendenz zur Einführung sehr großer und komplexer Lösungen. Der Hintergrund für solche Entscheidungen ist die Vermutung oder Hoffnung, dass durch die Entscheidung für eine große Lösung die Zukunftssicherheit quasi garantiert ist. Die größere Lösung muss jedoch nicht besser sein – und auch nicht zukunftssicherer.

Zudem benötigen nicht alle Unternehmen Echtzeitdaten zu Lagerbeständen, und nicht alle benötigen voll automatisierte Buchungsroutinen. Daher sollten zunächst die zentralen Probleme bzw. Handlungsfelder identifiziert werden.

Wie geht man die Digitalisierung der Auftragsabwicklung am besten an? Welche Schritte sollten in welcher Reihenfolge gemacht werden?

Scheeg: Gute Digitalisierungsprojekte schaffen Vorteile und fügen sich in die Arbeitsabläufe ein. Den Startpunkt bildet die Formulierung der Zielstellung. Auf dieser Basis erfolgt eine umfassende Analyse der Ausgangssituation. Hierzu zählen auch die Analyse von verfügbaren Technologien, die Identifikation von marktverfügbaren Lösungen, Trendermittlungen etc. Es geht also keinesfalls nur um die Betrachtung eines Ausschnitts einer Prozesskette.

Auf Basis der Analyse und der Ermittlung des Bedarfs in den Prozessen und in den Bedürfnissen der Prozessbeteiligten werden die Kernergebnisse und -erkenntnisse zusammengefasst. Diese sogenannte Synthese ist der Ausgangspunkt für die Gestaltung von Lösungsansätzen.

Im nächsten Schritt sind die Lösungsansätze, gegebenenfalls anhand von Prototypen, zu testen. Falls mehrere Lösungsansätze realisiert wurden, sind diese zu vergleichen. Erst im nächsten Schritt wird dann die ausgewählte Lösung implementiert.

Es darf auf keinen Fall vergessen werden, die Qualifikationen und Fähigkeiten der Mitarbeiter zu berücksichtigen. Jede Lösung kann am Ende ihr Potenzial nur in der aktiven Nutzung entfalten.

Digitalisierung ist kein Selbstzweck. Es geht immer um unternehmerischen Nutzen im Sinne von Effizienz oder Effektivität – oder beidem gleichzeitig. So lässt sich beispielsweise durch Digitalisierung mit positiven Nutzererlebnissen mehr Umsatz realisieren. Oder Prozesse können effizienter und robuster gestaltet werden.

Gibt es hinsichtlich der Digitalisierung der Auftragsabwicklung branchenspezifische Besonderheiten zu berücksichtigen?

Scheeg: Jede Branche hat eigene Schwerpunkte. Jedes Unternehmen hat seinen eigenen Startpunkt. Handel und Dienstleistungen sind oft geprägt durch die Gestaltung der Kundeninteraktion bis hin zu sogenannten Kundenerlebnissen. Hier geht es bei der Digitalisierung primär um Shopgestaltung, Nutzerführung, Auftrags- und Kundenanalysen etc. Bei der Effizienz der Auftragsabwicklung geht es im Kern um die Warenwirtschaft, automatisierte Katalogdaten und/oder Schnittstellen der Warenwirtschaft zum Großhandel oder zu Herstellern mit Produktdaten. Im Handwerk sind die Kernthemen oftmals die automatisierte Angebotserstellung bzw. die Auftragsdokumentation zur Vorbereitung der Rechnungsstellung.

Wie finden Unternehmer heraus, welchen Grad an Digitalisierung sie in der Auftragsabwicklung brauchen, damit ihr Betrieb künftig wettbewerbsfähig bleibt?

Scheeg: In den seltensten Fällen haben KMU alle Ressourcen mit dem notwendigen Fachwissen an Bord. Es ist daher hilfreich und üblich, sich externe Unterstützung zu holen. Nach unserer Erfahrung ist es gut, wenn diese Unterstützung – gerade in den frühen Phasen – nicht von Softwareherstellern kommt, sondern herstellerunabhängig erfolgt.

Es gibt mittlerweile zahlreiche kleine, intelligente Lösungen, die einzelne Problemstellungen hervorragend lösen. Bei der Auswahl sollte auf Schnittstellen und Datenaustauschmöglichkeiten geachtet werden.

Mit dem gewonnenen Verständnis zur Nutzung und mit zunehmender Erfahrung lässt sich der tatsächliche Bedarf besser abschätzen. Gerade für KMU hat der Spruch „Groß denken und klein anfangen“ einen besonderen Wahrheitsgehalt.

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DMS einsetzen: Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein?
ERP & Finance

DMS einsetzen: Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein?

Ein Dokumentenmanagementsystem, kurz: DMS, hilft Unternehmen, Workflows zu beschleunigen und Kosten zu senken. Dieser Beitrag gibt Ihnen einen Überblick darüber, welche organisatorischen und technischen Voraussetzungen für die Einführung eines DMS erfüllt sein müssen.

5 Min. Lesezeit

Ein Dokumentenmanagementsystem einzusetzen bietet kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) wichtige Vorteile: Das DMS beschleunigt die Abläufe und Reaktionszeiten rund um das Handling von Geschäftsdokumenten, es senkt die Druckkosten und den Personalaufwand, und es erleichtert die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben. Dabei reichen die Aufgaben, die eine DMS-Software übernimmt, vom Import eines Dokuments über die intelligente Verwaltung und Prozesssteuerung bis hin zur rechtssicheren Archivierung.

Was brauchen Sie, um ein Dokumentenmanagementsystem einführen zu können?

  1. Gute organisatorische Vorbereitung
  2. Konkrete Vorstellungen von den gewünschten individuellen Anpassungen
  3. Eine geeignete IT-Infrastruktur

Im Folgenden schauen wir uns die genannten Punkte näher an und geben Empfehlungen dazu.

Warum Sie zuerst Ihre internen Prozesse überprüfen sollten

Wer Geschäftsprozesse digital abbilden möchte, sollte sich die Arbeitsabläufe im Unternehmen kritisch anschauen. Schließlich will man ja nicht aus ineffizienten analogen Prozessen mittels Digitalisierung ineffiziente digitalisierte Prozesse schaffen, sondern echte Verbesserungen erzielen.

Vor allem beim Dokumentenmanagement gibt es in vielen KMU organisatorischen Optimierungsbedarf. Hauptgrund hierfür ist, dass die meisten Abläufe aus einer Zeit stammen, in der Geschäftsdokumente ausschließlich in Papierform per Post kamen. So durchlaufen beispielsweise Eingangsrechnungen in vielen KMU weiterhin einen papierbasierten Freigabeprozess, bevor man sie manuell kontiert, verbucht und abheftet. Ein aufwendiger Prozess, der sich durch ein Dokumentenmanagementsystem in Verbindung mit einer digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung erheblich effizienter gestalten lässt.

Mögliche Einsatzszenarien eines DMS

  • Viele Unternehmen starten ihre Nutzung eines DMS damit, dass sie das System zunächst nur für die Ablage und Archivierung von Geschäftsdokumenten einsetzen. Indem sie Eingangsrechnungen nach dem (manuellen) internen Prüf- und Freigabeprozess revisionssicher digital archivieren, erfüllen sie rechtliche Vorgaben (u. a. GoBD) und senken den Ressourcenverbrauch (Archivstellfläche, Druck- und Papierkosten).
  • Ein gehobenes DMS ermöglicht darüber hinaus einen komplett digitalen Dokumenten-Workflow. Damit lässt sich zum Beispiel der Weg von Rechnungen vom Eingang über die Freigabeprozesse bis zur abschließenden Verbuchung in der Finanzbuchhaltung abbilden. Das spart Zeit und Kosten und ermöglicht einen besseren Überblick.

Was Sie vor der Einführung eines DMS klären sollten

Bevor Sie ein DMS auswählen und mit der Einführung beginnen, beantworten Sie sich folgende Fragen:

  • Welche Aufgaben im Dokumentenmanagement sollen durch Digitalisierung automatisiert bzw. effizienter gestaltet werden?
  • Wo lassen sich durch den Einsatz eines DMS im Unternehmen die größten Einsparungen erzielen?
  • Welche Entscheidungsspielräume in Bezug auf die organisatorische Prozessgestaltung gibt es?
  • Wer sind die Beteiligten im Unternehmen?
  • Wer wird den digitalen Prozess überwachen?
  • In welchen Geschäftsprozessen werden die künftig digital verwalteten Dokumente benötigt?

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Warum Sie Ihr DMS individuell anpassen müssen – und wer Ihnen dabei hilft

Nachdem Sie die oben genannten Fragen beantwortet haben, gilt es herauszufinden, welches Dokumentenmanagementsystem die gewünschten Abläufe präzise abbildet. Dabei zeigt sich immer wieder, wie wichtig die Zusammenarbeit mit einem kompetenten DMS-Lösungsanbieter ist. Dessen Erfahrung und Know-how ermöglichen es dem Kunden zu verstehen, an welchen Stellen die Prozesse durch die Einführung eines DMS automatisiert werden können und was das jeweilige System hierzu bietet.

Je nachdem, für welche Ausbaustufe Sie sich entscheiden (nur Archivierung und Ablage oder auch Einführung digitaler Prozesse), muss das DMS mehr oder weniger umfangreich an die spezifischen Abläufe in Ihrem Unternehmen angepasst werden.

Um bei der Abbildung der betrieblichen Abläufe alle Eventualitäten zu berücksichtigen, führt man das DMS (vor allem in der Ausbaustufe digitaler Workflow) idealerweise anhand eines Pilotprozesses ein. Auch hierbei setzt man am besten auf die Expertise eines fachkundigen Partners.

Anbieter von Dokumentenmanagementsystemen verfügen in aller Regel über Projekterfahrung. Dies versetzt sie in die Lage, dem Kunden aufzuzeigen, welche Möglichkeiten zur Strukturierung der Dokumente es gibt. Die Entscheidung darüber, ob es gleich ein digitaler Dokumenten-Workflow oder doch erst einmal lediglich eine Lösung zur Archivierung sein soll, liegt dann natürlich beim Kunden.

Welche technischen Voraussetzungen erfüllt sein müssen

Die Performance eines Dokumentenmanagementsystems im Tagesgeschäft hängt nicht nur vom System selbst, sondern auch von der IT-Infrastruktur im Unternehmen ab.

Bestandteile eines DMS

  • Bei einem DMS handelt es sich um eine Client-Server-Installation. Auf der Server-Komponente werden alle zu archivierenden Belege verschlüsselt abgelegt. Der Server enthält weitere Bestandteile, wie eine Datenbank, in der Metadaten zu Dokumenten abgelegt werden, oder ein System zur Texterkennung (OCR). In größeren Netzwerken können diese Bestandteile auch getrennt voneinander installiert sein.
  • Um auf das DMS zugreifen zu können, benötigt jeder Benutzer ein Programm: den sogenannten Client. Dieses Programm kann auf dem Rechner des Benutzers installiert sein. Viele Dokumentenmanagement-Systeme lassen jedoch auch einen Zugriff aus einem ERP-System heraus zu oder bieten einen Zugriff via Web-Browser oder App.

Grundsätzliche Empfehlungen zur Ausstattung des DMS-Servers

Die Systemvoraussetzungen der Server-Komponente variieren, je nach Aufbau des Netzwerks und zu verarbeitendem Belegvolumen. Ein paar grundsätzliche Empfehlungen zur Mindestausstattung eines DMS-Servers gibt es aber durchaus:

  • Die Geschwindigkeit, mit der das DMS auf einen Belegaufruf reagiert, hängt zum einen von der Geschwindigkeit der Server-Festplatten ab – SSD-Festplatten ermöglichen hier gegenüber herkömmlichen Festplatten eine deutliche bessere Performance.
  • Zum anderen beeinflusst die Netzwerkanbindung zwischen DMS und Anwender-Rechner die Zugriffsgeschwindigkeit. Empfehlenswert sind je nach Netzwerkgröße eine Server-Anbindung mit mindestens 1 Gigabit/Sekunde und eine Rechner-Anbindung an das DMS mit mindestens 100 Megabit/Sekunde.
  • Des Weiteren gilt: Je mehr Nutzer gleichzeitig auf das DMS zugreifen werden, desto schneller sollte der Prozessor (CPU) des Servers sein. Denn die Informationen, die ein DMS zu Belegen anzeigt, werden im Hintergrund über rechenintensive Datenbankabfragen gewonnen. Im Allgemeinen sollte der Server mindestens 16 Gigabyte Arbeitsspeicher und eine CPU mit mindestens 4 Prozessorkernen aufweisen.
  • Der Bedarf an Rechenleistung steigt weiter, wenn während der Geschäftszeiten auch eine OCR-Verarbeitung durchgeführt werden soll. In diesem Fall empfiehlt es sich, eine CPU mit hohem Takt (ab 3 GHz) einzusetzen.

Die genannten Spezifikationen entsprechen im Wesentlichen den Mindestanforderungen, welche die meiste Software für Unternehmen bereits von Haus aus mitbringt. Natürlich sollten auch die Client-Rechner gehobenem Bürostandard entsprechen und möglichst mit der neuesten Version des Betriebssystems laufen.

Datensicherheit

Ein Hauptzweck eines Dokumentenmanagementsystems ist die GoBD-konforme Aufbewahrung von Belegen. Die Datensicherheit des DMS-Archivs hat daher oberste Priorität. Regelmäßige Datensicherungen auf verschiedene Speichermedien, wie Bänder und externe Festplatten, sind unerlässlich. Des Weiteren sollten die Festplatten des Servers als RAID-Verbund konfiguriert sein, sodass der Ausfall einer Festplatte automatisch kompensiert wird.

Da ein Stillstand des Produktivsystems über mehrere Tage hohe Umsatzeinbußen zur Folge hätte, empfiehlt sich zudem, einen zweiten Server in gleicher Ausstattung als Backup bereitzuhalten. IT-Dienstleister sprechen von einem Failover („Ausfallsicherung“). Ist die IT-Infrastruktur so konfiguriert, dass ein zweiter Server automatisch einspringt, spricht man von einem transparenten Failover.

Dokumentenmanagement in der Cloud?

Zu guter Letzt stellt sich im Vorfeld einer DMS-Einführung die Frage: Installation des DMS-Servers on-premises, also im Unternehmen, oder externes Hosting bei einem Cloud-Anbieter?

Wird ein DMS extern gehostet, liegen die Dokumente beim Anbieter und werden beim Zugriff über das Internet verschlüsselt übermittelt. Für die Datensicherheit, für den Schutz gegen Systemausfälle und unbefugten Zugriff sowie für die Performance des Systems ist in diesem Fall in erster Linie der Cloud-Anbieter zuständig. Dadurch begibt man sich in eine Abhängigkeit vom Hosting-Dienstleister.

Vorteile

  • Leicht realisierbarer Zugriff von unterwegs oder aus dem Homeoffice
  • Geringere Erstinvestitionen

Nachteile

  • Längere Reaktionszeiten des DMS, weil Dokumente zur Bearbeitung über das Internet heruntergeladen und zur Archivierung hochgeladen werden müssen.
  • Unterm Strich vergeht mehr Zeit für Bearbeitungs- und Archivierungsvorgänge, als wenn das DMS auf einem leistungsfähigen unternehmenseigenen Server betrieben wird. Wie groß die Verzögerungen sind, hängt von verschiedenen Faktoren, insbesondere von der Qualität der Internetverbindung ab. Im Tagesgeschäft müssen sich kleinere Performance-Einschränkungen nicht störend auswirken. Es wird jedoch dringend empfohlen, dies vor der Einführung einer extern gehosteten DMS-Lösung unter realen Bedingungen zu testen.
Anlagenverwaltung: Diese Funktionen sollte die Software haben
ERP & Finance

Anlagenverwaltung: Diese Funktionen sollte die Software haben

Sie kennen die Fakten: Ihr Unternehmen ist gesetzlich dazu verpflichtet, das Anlagevermögen auszuweisen und abzuschreiben. Sich dabei von einer Software für die Anlagenverwaltung unterstützen zu lassen, bringt Ihnen viele bedeutende Vorteile. Wir zeigen Ihnen, was eine Anlagenbuchhaltungssoftware leisten können sollte – und klären auch, warum diese Funktionen so essenziell sind.

5 Min. Lesezeit

Darum brauchen Sie eine sorgfältige Anlagenverwaltung

Das Anlagevermögen spielt im Unternehmen eine wichtige Rolle, denn es ist die Basis für den betrieblichen Leistungsprozess. Veränderungen im Anlagevermögen beeinflussen oft die gesamte Vermögenssituation eines Unternehmens. Allein deshalb, aber natürlich auch, weil das Handelsgesetzbuch (HGB) den Ausweis des Anlagevermögens im Jahresabschluss vorschreibt, ist es wichtig, das Anlagevermögen stets im Blick zu behalten. Und zwar mittels einer sorgfältigen Anlagenbuchhaltung.

Für diese Aufgaben benötigen Sie eine professionelle Buchhaltung Ihrer Anlagen

Anlagen werden als langlebige Wirtschaftsgüter definiert, die dem Produktions- bzw. Leistungsprozess dienen und die einen bestimmten Wert übersteigen. Bei der Anlagenbuchhaltung handelt es sich demnach um einen Teilbereich der Finanzbuchhaltung und der Kosten- und Leistungsrechnung eines Unternehmens, in dem diese Anlagen verwaltet, abgeschrieben, bewertet, verbucht und bilanziert werden. Eine professionelle Anlagenbuchhaltung ist essenziell, um eine Erfassung des Anlagevermögens und seiner Wertminderung zu jedem Zeitpunkt zu ermöglichen. Aber auch, um aktuelle Werte für Versicherungen zu dokumentieren, um Inventuren zu vereinfachen und Budgetpläne zu erstellen. Darüber hinaus bildet sie die Basis für verschiedene Kosten-Nutzen-Rechnungen.

Die Anlagenverwaltung outsourcen oder per Excel managen? Das sind die Nachteile

Da Sie nicht auf eine Anlagenverwaltung verzichten können, haben Sie nun mehrere Möglichkeiten. Zahlreiche kleine und mittlere Unternehmen (KMU) führen die Anlagenbuchhaltung mittels Excel durch. Diese Lösung ist allerdings sehr fehleranfällig, mit erheblichem Aufwand verbunden und unterm Strich ineffizient.

Viele KMU lagern das Thema daher aus und überlassen die Anlagenbuchhaltung komplett ihrem Steuerberater. Das wiederum hat häufig eine zeitversetzte und damit nicht aktuelle Anlagenverwaltung zur Folge. Diese Unternehmen haben unterjährig keinen verlässlichen Überblick über ihr Anlagevermögen und laufen dadurch Gefahr, falsch zu planen und in Bezug auf ihre Anlagegüter suboptimale Entscheidungen zu treffen.

Warum Sie bei der Anlagenverwaltung mit der richtigen Software nicht nur viel Geld sparen

Die Lösung: die Anlagenbuchhaltung inhouse durchführen – und zwar mit einer dafür ausgelegten Software. Das vereinfacht die Anlagenbuchhaltung immens und bringt Ihnen entscheidende Vorteile.

  • Sie haben jederzeit alle relevanten Informationen zum Anlagevermögen zur Hand und arbeiten mit aktuellen, fundierten und verlässlichen Daten. Auf Knopfdruck können Sie Steuervorteile aus Abschreibungsbuchungen ermitteln und den Jahresabschluss sowie unterjährige Auswertungen leicht und schnell erstellen. Dadurch können Sie besser planen und fundiertere unternehmerische Entscheidungen treffen.
  • Zudem sparen Sie durch eine Inhouse-Softwarelösung für die Anlagenverwaltung eine Menge Geld, da viele interne manuelle Aufwände und die externe Beratungsleistung des Steuerberaters wegfallen.

Das muss die richtige Software für Ihre Anlagenverwaltung leisten

Mithilfe einer Anlagenbuchhaltungssoftware lässt sich das Anlagevermögen unkompliziert erfassen, verfolgen und verwalten. Folgende Funktionen machen dabei eine gute Software-Lösung aus:

1. Kompletter Überblick über Anlagenverwaltung durch elektronische Anlagekartei

Eine gute Anlagenbuchungssoftware ermöglicht eine schnelle, jederzeit aktuelle Übersicht über das Anlagevermögen, sowie dessen Bewegungen und Wertminderungen. Zur Anlagenverwaltung bietet die Software dafür eine elektronische Anlagenkartei, die alle wichtigen Informationen – zum Beispiel Inventarnummer, Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten, Nutzungsdauer, Abschreibungsart, Buchwert – zu den einzelnen Anlagegütern enthält. Zudem besteht die Möglichkeit, dort weitere relevante Dokumente wie den Kaufvertrag oder Rechnungen vorzuhalten. Auch die Verwaltung von Garantie- oder Reparaturleistungen ist problemlos elektronisch möglich.

2. Einfach automatisch abschreiben

Mittels einer Software zur Anlagenverwaltung lassen sich alle Arten von Abschreibungen einfach berechnen und buchen und – nach einmaliger Eingabe bestimmter Basisdaten – automatisch durchführen. Die Führung und Buchung der Anlagegüter und Abschreibungen erfolgt dabei auf steuerrechtlicher, bilanzieller und kalkulatorischer Ebene. Darüber hinaus unterstützt eine gute Software effizient bei der Erstellung von Abschreibungsverläufen.

3. Schnelle Datenbereitstellung für den Jahresabschluss

Für den Jahresabschluss lassen sich schnell und zuverlässig der aktuelle Anlagevermögensbestand und dessen Bewegungen ermitteln und den gesetzlichen Vorgaben entsprechend aufbereiten.

4. Steuerliche Vorteile durch korrekte Berücksichtigung der AfA-Varianten

Eine gute Anlagenbuchhaltungssoftware enthält sämtliche AfA-Varianten, also die steuerrechtlichen Regelungen zur „Absetzung für Abnutzung“. Idealerweise optimiert sie den Übergang von degressiver auf lineare AfA. Somit hilft sie bei der Realisierung steuerlicher Vorteile.

5. Bei der Inventur Zeit und Aufwand sparen dank tagesaktueller Daten

Mit der richtigen Software zur Anlagenverwaltung sind sämtliche Bestands- und Inventardaten stets tagesaktuell verfügbar. Die Inventarliste des Anlagevermögens, die laut HGB im Rahmen des Jahresabschlusses bereitzustellen ist, erstellt die Software innerhalb kürzester Zeit. Das verringert den Arbeitsaufwand für die Inventur erheblich.

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6. Schnell und automatisch Anlagespiegel digital verschicken

Weniger Aufwand – das gilt auch für den Anlagespiegel und das Anlagegitter, also die Übersicht über die Entwicklung der einzelnen Posten des Anlagevermögens über mehrere Jahre hinweg, zu deren Erstellung bilanzierende Kapitalgesellschaften laut HGB verpflichtet sind. Auf Knopfdruck erstellt, kann die Anlagenbuchhaltungssoftware den Anlagenspiegel direkt zusammen mit der E-Bilanz digital ans Finanzamt übermitteln.

7. Unkompliziert Sofortabschreibungen vornehmen und Sammelposten bilden

Mithilfe einer guten Software für die Anlageverwaltung lassen sich Sofortabschreibungen auf geringwertige Wirtschaftsgüter einfach und unkompliziert erledigen. Auch die Bildung von Sammelposten für Vermögensgegenstände und deren Abschreibung ist mittels Software möglich und führt zu Arbeitsaufwandsminderungen und zu Steuereinsparungen bzw. mehr liquiden Mitteln.

8. Mit verlässlichen Auswertungen und Berichten jederzeit Investitionen planen

Die Anlagenverwaltung mit der richtigen Software ermöglicht auch unterjährig jederzeit die Erstellung von Auswertungen und Berichten zu den Anlagegütern. Die Erfassung dieser Daten unterstützt wiederum bei Planungen und unternehmerischen Entscheidungen über künftige Investitionen. Fragen wie „Neuanschaffung oder Reparatur?“ können auf Basis der aktuellen, verlässlichen Daten zügig und wirtschaftlich sinnvoll beantwortet werden.

9. Die Software zur Anlagenverwaltung ist einfach zu bedienen und übersichtlich

In einer guten Anlagenbuchungssoftware finden Sie sich schnell und einfach zurecht. Alle relevanten Informationen zu einem Anlagegut werden so dargestellt, dass Sie auf einen Blick alles parat haben sowie die Informationen finden, nach denen Sie suchen. Insgesamt ist die Software übersichtlich und intuitiv bedienbar.

10. Die Buchhaltungssoftware mit integrierter Anlagenverwaltung muss jederzeit anpassbar sein

Eine Anlagenbuchungssoftware sollte in erforderlichem Maße auf die speziellen Anforderungen eines Unternehmens anpassbar sein. Zum Beispiel was die Spezifika des Anlageguts, die Methoden zum Abschreiben oder die Abfrage- bzw. Auswertungsmöglichkeiten angeht.

11. Möglichkeit der Ein-/Anbindung an die Finanzbuchhaltungssoftware

Im Idealfall ist die Anlagenbuchhaltungssoftware Teil der Finanzbuchhaltungssoftware bzw. als Modul direkt in dieselbe integriert. Das sichert die Konsistenz der Buchführung sowie der Wertansätze und erspart Ihnen eine doppelte Datenpflege. Außerdem sollten Sie die Anlagegüter direkt in der Buchhaltung verwalten und verfolgen können, ohne zwischen Programmen wechseln zu müssen. Schaffen Sie für die Anlagenbuchhaltung eine eigenständige, von der Finanzbuchhaltungssoftware unabhängige Anwendung an, sollte diese mit der eingesetzten Finanzbuchhaltungssoftware kompatibel sein bzw. Datenabgleiche ermöglichen.

12. Einfache Implementierung der Software und Unterstützung durch den Hersteller

Idealerweise gibt es eine Demoversion der Software zur Anlagenverwaltung, mit der Sie sich – möglichst angeleitet durch den Hersteller – einen ersten Eindruck verschaffen können. Die tatsächliche Implementierung sollte unkompliziert sein und eng durch einen Berater des Herstellers begleitet und unterstützt werden. Praxisnahe Schulungen für Ihre späteren User sollten angeboten werden, und die Mitarbeitenden aus der Buchhaltung sollten von Anfang an in den Prozess mit einbezogen werden. Nach der Einführung der Software zur Anlagenverwaltung ist ein umfassender Support mit guter Erreichbarkeit wichtig.

13. Regelmäßige Updates sollten zum Angebot gehören

Schließlich sollten Sie darauf achten, dass der Hersteller regelmäßig Software-Updates bereitstellt, damit Ihre Software zur Anlagenverwaltung immer auf dem neuesten Stand bleibt. Das ist besonders wichtig hinsichtlich der aktuellen gesetzlichen Regelungen, beispielsweise der Regelungen zu Abschreibungsarten oder geringwertigen Wirtschaftsgütern.

Factoring gegen Zahlungsausfälle: Wie KMU ihre Liquidität sichern können
ERP & Finance

Factoring gegen Zahlungsausfälle: Wie KMU ihre Liquidität sichern können

Zahlungsausfälle gehören zu den größten Risiken für kleine und mittlere Unternehmen (KMU). Sie gefährden nicht nur den laufenden Geschäftsbetrieb, sondern können im schlimmsten Fall die Existenz eines Unternehmens bedrohen. Eine Lösung, die in den vergangenen Jahren zunehmend an Bedeutung gewonnen hat, ist Factoring. Doch was genau verbirgt sich dahinter - und lohnt sich Factoring für KMU?

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Was ist Factoring?

Beim Factoring verkauft ein Unternehmen seine offenen Forderungen aus Warenlieferungen oder Dienstleistungen an einen externen Dienstleister, einen sogenannten Factor. Dieser zahlt in der Regel sofort einen großen Teil des Rechnungsbetrags aus (in der Regel 80 bis 90 Prozent). Damit erhält das Unternehmen sofort Liquidität, während der Factor das Ausfallrisiko übernimmt und das Debitorenmanagement inklusive Mahnwesen und Inkasso abwickelt.

Wie schützt Factoring vor Zahlungsausfällen?

Ein zentrales Element des Factorings ist der Ausfallschutz. Zahlt der Kunde die Rechnung nicht, übernimmt der Factor in vielen Fällen das Risiko – je nach gewähltem Modell. Das bedeutet: kein Zahlungsausfall für das Unternehmen, mehr Planbarkeit und gesicherte Liquidität.

Die wichtigsten Vorteile von Factoring für KMU

Gerade für kleine und mittlere Unternehmen ergeben sich durch Factoring zahlreiche Vorteile:

Schutz vor Zahlungsausfällen → Das sogenannte „echte Factoring“ beinhaltet die vollständige Übernahme des Delkredere-Risikos durch den Factor. Kommt es zu einem Zahlungsausfall, trägt nicht mehr das KMU, sondern der Factoring-Anbieter das Risiko. Das sorgt für Planungssicherheit und schützt vor finanziellen Engpässen.

Verbesserung der Liquidität → Anstatt Wochen oder Monate auf Zahlungseingänge warten zu müssen, steht das Geld innerhalb von 24–48 Stunden zur Verfügung. Das sichert die Liquidität und ermöglicht Investitionen aus dem laufenden Geschäft, die Deckung der laufenden Kosten und die Nutzung von Skonti bei Lieferanten.

Entlastung der Buchhaltung → Viele Factoring-Anbieter übernehmen auf Wunsch auch das Debitorenmanagement inklusive Mahnwesen. Dies entlastet vor allem kleine Unternehmen, die ihre Buchhaltung ausgelagert haben. (Lesen Sie, warum sich das Buchhaltung selber machen für KMU auszahlt.)

Bessere Bonität → Factoring verbessert die Eigenkapitalquote, da Forderungen aus der Bilanz verschwinden und Liquidität zugeführt wird. Das kann die Bonität erhöhen, das Bankrating verbessern und dadurch neue Finanzierungsspielräume eröffnen.

Nachteile und Risiken

  • Kosten: Die Dienstleistung ist nicht kostenlos. Es fallen Gebühren und Zinsen an – je nach Anbieter, Bonität und Rechnungsvolumen.
  • Kundenbeziehung: Beim offenen Factoring wissen die Kunden, dass ein externer Dienstleister involviert ist. Das kann, je nach Branche, sensibel sein.
  • Vertragsbindung: Manche Anbieter verlangen Mindestumsätze oder langfristige Verträge.

Tipp

Für KMU mit kleineren Volumina eignet sich vor allem das Inhouse-Factoring. Dabei behält das Unternehmen das Mahnwesen, während die Finanzierung und Risikoübernahme beim Factor liegen.

Auch das so genannte Ausschnitts-Factoring oder flexible Einzelfactoring, bei dem nur ausgewählte Forderungen verkauft werden, ist eine Möglichkeit für KMU.

Für wen lohnt sich Factoring?

Factoring eignet sich besonders für KMU, die:

  • hohe Außenstände haben
  • regelmäßig mit Zahlungsverzögerungen zu kämpfen haben
  • schnell wachsen und mehr Liquidität benötigen
  • das Risiko von Zahlungsausfällen minimieren wollen
  • das eigene Personal im Bereich Buchhaltung und Mahnwesen entlasten wollen

Factoring per Schnittstelle: So funktioniert die Integration in die Buchhaltungssoftware

Moderne Buchhaltungs- oder ERP-Systeme wie zum Beispiel die Lösungen von Suiteify bieten Schnittstellen an, über die Factoring-Anbieter direkt angebunden werden können. Ein typischer Workflow sieht dann wie folgt aus:

  1. Die Ausgangsrechnungen und Debitorendaten werden direkt aus der Buchhaltungssoftware an den Factoring-Anbieter übertragen.
  2. Der Factoring-Anbieter übernimmt die Rechnungen, prüft sie und zahlt den vereinbarten Betrag aus. Gleichzeitig werden alle relevanten Buchungen (Forderungsausbuchung, Gebühren, Zahlungseingang) automatisiert in das Buchhaltungssystem zurückgespielt.
  3. Die Buchhaltungssoftware erhält automatisch Zahlungsavise und kann offene Posten abgleichen. Das erleichtert die Abstimmung und sorgt für aktuelle Finanzdaten in Echtzeit.

Vorteile der Integration

  • Weniger manuelle Arbeit, da Rechnungen, Zahlungen und Gebühren automatisch verbucht werden
  • Schnellere Arbeitsabläufe in der Buchhaltung
  • Fehlervermeidung durch automatisierten Datenaustausch
  • Schnellere Auszahlung und aktueller Überblick über Forderungen und Zahlungsströme

Fazit: Strategisches Werkzeug gegen Zahlungsausfälle

Der Verkauf von Forderungen an spezialisierte Dienstleister bietet KMU gerade in wirtschaftlich unsicheren Zeiten einen wirksamen Schutz vor Zahlungsausfällen, sorgt für sofortige Liquidität und entlastet die Verwaltung. Die Übertragung des Ausfallrisikos auf den Factor ermöglicht die Konzentration auf das Kerngeschäft und die Nutzung neuer Wachstumschancen. Kleine und mittlere Unternehmen, die ihre Finanzen stabil halten und gleichzeitig ihre Prozesse effizienter gestalten wollen, sollten Factoring daher in Erwägung ziehen.

Excel in der Fertigung: Wann es an seine Grenzen stößt
ERP & Finance

Excel in der Fertigung: Wann es an seine Grenzen stößt

Viele kleine und mittlere Produktionsbetriebe führen ihre Fertigungsplanung und Produktionssteuerung mit Excel durch. Obwohl das Tabellenkalkulationsprogramm in bestimmten Bereichen nützlich sein kann, stößt Excel in der Fertigung oft an seine Grenzen. Dieser Artikel beleuchtet die Herausforderungen und zeigt, warum eine ERP-Software für die Fertigung die bessere Wahl ist.

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Kein anderes Werkzeug wird in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) häufiger zur Produktionsplanung und -steuerung (PPS) eingesetzt als Microsoft Excel. Tatsächlich erfüllt Excel in der Fertigung durchaus sinnvolle Aufgaben – als führendes System eignet sich die Tabellenkalkulation jedoch weniger. Um dies zu verdeutlichen, werfen wir zunächst einen Blick auf die typischen Aufgaben im PPS-Bereich.

Die drei Aufgabenbereiche von PPS

1. Fertigungsplanung und Produktionsplanung – mit Excel bei wachsender Komplexität schwierig

Ziel der Produktionsplanung, auch Fertigungsplanung genannt, ist es, einen Überblick über alle Arbeitsschritte zu gewinnen, die zur Fertigstellung eines Produktes notwendig sind. In vielen Produktionsbetrieben erfolgt dies mit Excel. Bei wachsender Anzahl an Maschinen, Aufträgen und Ressourcen stößt dieses System jedoch schnell an seine Grenzen. Ein ERP-System für die Produktion kann hier deutlich zuverlässiger und skalierbarer agieren.

2. Produktionssteuerung in KMU – warum Excel nicht ausreicht

Je näher der Produktionstermin rückt, desto komplexer wird die Produktionssteuerung. Hier versagt Excel häufig: Es fehlen dynamische Funktionen, um auf kurzfristige Änderungen wie Materialengpässe oder Maschinenausfälle zu reagieren. Eine integrierte ERP-Software kann dies deutlich besser.

3. Produktionsnachverfolgung und Betriebsdatenerfassung – mit ERP statt Excel

Während des Produktionsprozesses ist eine präzise Produktionsnachverfolgung entscheidend. Excel bietet weder Transparenz noch entsprechende Funktionen zur ausreichenden Betriebsdatenerfassung. Eine ERP-Software für die Fertigungssteuerung sorgt für Echtzeitdaten, Qualitätssicherung und Chargenverfolgung, was für viele KMU unverzichtbar ist.

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Grenzen von Excel in der Fertigung

Excel in der Fertigung kann kurzfristig hilfreich sein, ist langfristig aber fehleranfällig und schwer skalierbar. Besonders in der Fertigungssteuerung führt Excel oft zu einem Wildwuchs an Tabellen, veralteten Daten und fehlender Übersicht. Eine digitale Fertigungslösung mit ERP vermeidet solche Probleme durch zentrale Datenhaltung und automatisierte Prozesse.

Tipps für kleine und mittlere Fertigungsbetriebe

  1. Nutzen Sie Excel zur Datenanalyse, nicht zur Prozesssteuerung.
  2. Speichern Sie Produktionsdaten im ERP-System oder in der Warenwirtschaftssoftware.
  3. Versuchen Sie nicht, komplexe Produktionsprozesse mit Excel zu steuern.
  4. Verlagern Sie die Produktionssteuerung ins ERP-System oder Ihre Warenwirtschaftssoftware, um Transparenz zu schaffen.
  5. Speichern Sie Daten zur Qualitätssicherung und Chargenverfolgung im Produktions-ERP.

Digitalisierung der Fertigung: Warum ERP Excel ersetzen sollte

Kleine und mittlere Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre Fertigungsprozesse zu digitalisieren. Excel ist dabei eher ein Hindernis als eine Hilfe. Eine durchgängige ERP-Lösung für die Produktion ermöglicht eine konsistente Abbildung der Produktionsplanung, -steuerung und -nachverfolgung – von der Bedarfsermittlung bis zum fertigen Produkt.

Fazit: Excel als Hilfsmittel, ERP als führendes System

Microsoft Excel bleibt ein gutes Werkzeug für Analysen. Doch in der Fertigungsplanung und Produktionssteuerung ist es keine langfristige Lösung. KMU, die ihre Prozesse zukunftssicher gestalten wollen, sollten Schritt für Schritt auf ein integriertes ERP-System für die Fertigung umsteigen – für mehr Transparenz, Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit.

Archivierung nach GoBD - Warum Sie dafür eine Verfahrensdokumentation brauchen
ERP & Finance

Archivierung nach GoBD - Warum Sie dafür eine Verfahrensdokumentation brauchen

Um die GoBD-konforme Archivierung von Belegen kommt kein Unternehmen herum. Welche Maßnahmen dazu ergriffen werden und wie konkret vorgegangen wird - das gehört in die vorgeschriebene Verfahrensdokumentation. Dieser Blogbeitrag gibt einen kompakten Überblick über den Zweck, die gesetzlichen Anforderungen und die wesentlichen Inhalte einer solchen Dokumentation.

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Spätestens bei der nächsten Betriebsprüfung müssen Unternehmer damit rechnen, dass das Finanzamt nach der Verfahrensdokumentation fragt. Darin sollte unter anderem klar beschrieben sein, wie das Unternehmen die GoBD-konforme Archivierung steuerlich relevanter Belege sicherstellt.

Was bedeutet GoBD-konforme Archivierung?

Die GoBD beschreiben, wie Sie die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) aus steuerlicher Sicht korrekt einhalten, wenn Sie Ihre Bücher mit digitalen Werkzeugen führen. Die GoB sind nicht neu: Sie fordern vor allem, dass alle Geschäftsvorfälle vollständig, richtig, zeitnah, geordnet, unverlierbar, unveränderbar und nachvollziehbar dokumentiert, gebucht und archiviert werden. Für Buchungsbelege und steuerrelevante Unterlagen gilt bekanntlich eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.

Die Digitalisierung der Buchführung bedingt, dass Buchungsbelege und andere Geschäftsunterlagen nicht mehr in Akten abgeheftet, sondern digital gespeichert werden. Diese digitale Ablage muss alle Anforderungen der GoBD erfüllen. So müssen die Belege beispielsweise vor Löschung und Manipulation geschützt und dem jeweiligen Geschäftsvorfall eindeutig zuzuordnen sein. Sind alle Anforderungen erfüllt, gilt die Ablage als „revisionssicher“.

Wie wird „revisionssichere Archivierung“ in einer Verfahrensdokumentation beschrieben?

Revisionssichere Archivierung bedeutet, dass Belege über die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist GoBD-konform in einem Dokumentenmanagementsystem gespeichert werden. Beschreiben Sie daher in der Verfahrensdokumentation die Maßnahmen, Technologien, Software, Prozesse, Verantwortlichkeiten und Systemeinstellungen, die die Einhaltung dieser Kriterien gewährleisten und halten Sie diese Aufzeichnungen stets aktuell.

Buchführungssoftware schreibt einen Teil der Verfahrensdokumentation.

Eine moderne Finanzbuchhaltungssoftware dokumentiert im Hintergrund alle Prozesse, Geschäftsvorfälle, Systemeinstellungen und Schnittstellen. In Verbindung mit einer Dokumentenmanagement-Lösung werden alle Zugriffe und Änderungen mit Zeitstempel protokolliert. Damit beschreibt die Software bereits einen wesentlichen Teil Ihrer Prozesse und sorgt für Transparenz.

Vor- und nachgelagerte Prozesse und Nebensysteme nicht vergessen!

Darüber hinaus sind aber auch vor- und nachgelagerte Prozesse zu dokumentieren, wie z.B. das Scannen von Papierbelegen und deren Übernahme in die Buchhaltungssoftware sowie die Archivierung von E-Mails. Auch Nebensysteme, wie eine Reisekosten-App, sind zu dokumentieren und in die Maßnahmen zur Belegarchivierung einzubeziehen.

Achtung!

Ob ein Dokument ein Beleg im steuerrechtlichen Sinne und damit aufbewahrungspflichtig ist, hängt davon ab, ob es eine Belegfunktion hat. So sind auch E-Mails häufig Belege, da in ihnen Vergütungen, Rabatte, Mengenänderungen, Vertragsbedingungen und vieles mehr vereinbart werden. Solche E-Mails müssen ebenfalls dem jeweiligen Geschäftsvorfall zugeordnet und archiviert werden.

Warum ist eine Verfahrensdokumentation notwendig?

Die Verfahrensdokumentation ist ein zentraler Baustein der GoBD-konformen Buchführung und damit Pflicht. Es reicht nicht aus, Geschäftsvorfälle in der Finanzbuchhaltungssoftware lediglich zu buchen und die Belege irgendwo zu speichern – Sie müssen auch genau dokumentieren, wie Sie dabei vorgehen: vom Eingang eines Belegs über die gesamte Verarbeitung bis hin zur Ablage und Archivierung. Nur dann ist Ihre Buchführung aus Sicht der Finanzverwaltung beweiskräftig und nachvollziehbar.

Welchem Zweck dient die Verfahrensdokumentation?

Bei einer Außenprüfung muss sich der Prüfer in angemessener Zeit ein Bild von Ihrer wirtschaftlichen Lage machen können. Dazu muss er nachvollziehen können, wie Sie Ihre Bücher führen. Die Zahlen allein reichen nicht aus, Sie müssen nachweisen, dass die Zahlen auch die Realität widerspiegeln.

Die Verfahrensdokumentation erfüllt somit zwei Funktionen:

  1. die Buchführung nachvollziehbar zu machen
  2. die Beweiskraft der Unterlagen zu unterstützen

Sie dokumentiert zum Beispiel, was Sie unternehmen, um Manipulationen an den Zahlen zu unterbinden und den Verlust von Belegen zu verhindern.

Wer muss eine Verfahrensdokumentation erstellen?

Jeder Unternehmer und jede Unternehmerin muss eine Verfahrensdokumentation erstellen. Auch Freiberufler und Einzelunternehmer unterliegen den GoBD.

Was ist in einer Verfahrensdokumentation dokumentiert?

Nach Randziffer 153 der GoBD besteht eine Verfahrensdokumentation aus vier Elementen:

  1. Allgemeine Beschreibung
    Die allgemeine Beschreibung umfasst die Rahmenbedingungen, die Aufgaben und den Einsatzbereich des Buchführungssystems, zum Beispiel auch, welche Funktionen Sie selbst vor Ort betreiben und welche Sie an Dienstleister oder in die Cloud ausgelagert haben.
  2. Anwenderdokumentation
    Die Anwenderdokumentation enthält alle Informationen, die zur Bedienung der eingesetzten Software notwendig sind. Erläutern Sie die einzelnen Anwendungsmodule und Eingabefelder sowie die internen Verarbeitungsroutinen – wie z.B. Buchungsregeln – und Ihre unternehmensspezifischen Einstellungen und Anpassungen in der Software. Auch die fachlichen Prozesse wie Datenerfassung, Prüfung, Abstimmung, Ausgabe, Daten- und Dokumentenbestände und Fristen gehören in die Anwenderdokumentation.
  3. Betriebsdokumentation
    In Ihrer Betriebsdokumentation halten Sie die Bestandteile des internen Kontrollsystems, die IT-Kontrollen sowie die technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) fest, die Sie für die Ordnungsmäßigkeit und Sicherheit Ihrer Buchführungsprozesse getroffen haben. Beispiele sind: Datensicherungsverfahren, Zugriffskontrollen, Benutzerrechte, Rollen, Kompetenzen, Freigabeverfahren bei Programmänderungen und Change-Management-Verfahren.
  4. Technische Systemdokumentation
    Die technische Systemdokumentation umfasst alle Systemkomponenten sowie deren Schnittstellen, das Zusammenspiel der einzelnen Systemkomponenten und eine Beschreibung der programminternen Verarbeitungsregeln aus technischer Sicht (z.B. Datenflussdiagramme, Ablaufpläne und Protokolle). Auch Fehlerbehandlungsroutinen und Angaben zum Datenmodell gehören in diesen Teil der Dokumentation. So kann die Finanzverwaltung nachvollziehen, wie die Funktionen und Kontrollen in Ihrer Software umgesetzt sind.

Keine formalen Anforderungen an die Verfahrensdokumentation

Die formalen Anforderungen an die Verfahrensdokumentation sind zweitrangig. In der Regel wird sie aus mehreren Dokumenten bestehen, wie die obige Aufzählung bereits andeutet. Neue Dokumente können jederzeit hinzugefügt werden, z.B. die Bedienungsanleitung und die technischen Spezifikationen eines neuen Scanners, den Sie vielleicht anschaffen.

Die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) und der Deutsche Steuerberaterverband e.V. (DStV) bieten eine kostenlose Musterverfahrensdokumentation zum Ersetzenden Scannen an.

Wann ist eine Verfahrensdokumentation zu aktualisieren?

Die Verfahrensdokumentation beschreibt nicht nur einen abstrakten Soll-Zustand. Sie muss gelebt werden und immer den tatsächlichen Gegebenheiten entsprechen. Das bedeutet für Sie, dass Ihre Verfahrensdokumentation bei Veränderungen angepasst werden muss. Beispielsweise sollte die Dokumentation in folgenden Situationen aktualisiert werden:

  • Geänderte Zuständigkeiten im Verarbeitungsprozess (Beispiel: Papierdokumente werden jetzt nicht mehr vom Sachbearbeiter M., sondern von der Auszubildenden H. gescannt)
  • Geänderte Berechtigungen (Beispiel: Die Auszubildende H. darf Dokumente im Dokumentenmanagementsystem (DMS) nicht mehr löschen)
  • Geänderte Systemeinstellungen (Beispiel: Sie haben das Zielverzeichnis für gescannte Papierdokumente im DMS geändert)
  • Änderungen im Verarbeitungsprozess (Beispiel: Die Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen erfolgt nun über eine digitale Lösung zur Rechnungseingangsverarbeitung. Das neue Verfahren wird in der Verfahrensdokumentation beschrieben)
  • Einsatz einer neuen Softwareversion (Beispiel: Ihre Buchhaltungssoftware erhält ein Update und Ihre Verfahrensdokumentation verlinkt auf die neuen Versionshinweise)
  • Anschaffung neuer Hardware (Beispiel: Sie kaufen einen Scanner, um Papierbelege zu digitalisieren)
  • Beauftragung neuer Dienstleister und Nutzung von Onlineservices (Beispiel: Sie verlagern den Betrieb Ihres ERP-Systems ganz oder teilweise in die Cloud. In diesem Fall müssen Sie einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung vorlegen und nachweisen, dass die deutschen Datenschutzbestimmungen eingehalten werden)

Wie und wo bewahren Sie die Verfahrensdokumentation auf?

Am besten legen Sie die Verfahrensdokumentation in Ihrem Dokumentenmanagementsystem (DMS) ab. Denn nicht nur die aktuellste Version ist wichtig, sondern Sie müssen auch die komplette Änderungshistorie der Verfahrensdokumentation speichern. Dies geschieht im DMS automatisch. Außerdem wird systemseitig dokumentiert, wer wann was an der Dokumentation geändert hat. Achten Sie in diesem Zusammenhang auf einen ausreichenden Löschschutz und Zugriffsschutz der betreffenden Dokumente. Unbefugte Änderungen dürfen nicht möglich sein. Kommt der Betriebsprüfer, können Sie ihm zusammen mit dem Datenzugriff auch einen Link auf Ihre Verfahrensdokumentation geben.

Fazit – Belege revisionssicher archivieren mit der richtigen Software

Eine Verfahrensdokumentation soll Ihre Buchführung transparent machen und beschreiben, wie Sie die Beweiskraft Ihrer Belege über die gesamte Aufbewahrungsfrist durch eine ordnungsgemäße Archivierung sicherstellen. Mit moderner Software ist das kein Problem: Ihre Buchhaltungssoftware und das angeschlossene DMS protokollieren alle Zugriffe und Vorgänge mit Ihren Belegen. Dazu sind Systemeinstellungen wie Workflows, Zugriffsrechte, Automatisierungen und Schnittstellen in der Software hinterlegt. Sie sollten aber auch die vor- und nachgelagerten Prozesse sowie die eingesetzte Hardware in der Verfahrensdokumentation beschreiben und diese laufend aktualisieren.