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Beiträge zu Warenwirtschaft, Auftragsabwicklung, Finanzbuchhaltung und Controlling.
Compliance in der Warenwirtschaft – So bleiben KMU rechtssicher
Compliance in der Warenwirtschaft ist für KMU eine zentrale Herausforderung. Steigende gesetzliche Anforderungen und komplexe Prozesse erhöhen das Risiko von Fehlern und Haftungsfällen. Dieser Artikel zeigt typische Problemfelder auf und erläutert, wie eine Warenwirtschaftssoftware Unternehmen dabei unterstützt, rechtssicher und effizient zu arbeiten.
Die Anforderungen an Unternehmen steigen kontinuierlich: Gesetzgeber, Behörden, Kunden und Geschäftspartner erwarten transparente, nachvollziehbare und rechtskonforme Prozesse. Besonders in der Warenwirtschaft treffen zahlreiche gesetzliche Vorgaben auf operative Alltagsabläufe. Dies stellt insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) eine besondere Herausforderung dar. Begrenzte personelle Ressourcen, historisch gewachsene Prozesse und ein hoher manueller Aufwand erhöhen das Risiko von Compliance-Verstößen erheblich. Gleichzeitig bietet eine strukturierte und softwaregestützte Warenwirtschaft große Chancen, Rechtssicherheit und Effizienz miteinander zu verbinden.
Bedeutung von Compliance in der Warenwirtschaft
Compliance in der Warenwirtschaft beschreibt die konsequente Einhaltung aller gesetzlichen, regulatorischen und internen Vorgaben entlang der gesamten Warenbewegung. Dazu zählen der Einkauf von Waren, deren Lagerung und Weiterverarbeitung sowie der Verkauf und die Dokumentation und Archivierung aller relevanten Vorgänge. Dabei werden unter anderem das Handels- und Steuerrecht, Vorschriften zur Produktsicherheit und Produkthaftung, das Zoll- und Außenwirtschaftsrecht, datenschutzrechtliche Anforderungen sowie Umwelt- und Entsorgungsauflagen berührt.
Für KMU bedeutet dies: Jeder Wareneingang, jede Bestandsbewegung und jede Rechnung muss nicht nur betriebswirtschaftlich korrekt, sondern auch rechtlich einwandfrei abgebildet sein.
Typische Compliance-Problemfelder in KMU
Viele KMU sind sich der Relevanz von Compliance in der Warenwirtschaft bewusst, stoßen in der Praxis jedoch immer wieder auf Probleme. Ein zentrales Problem ist die mangelnde Transparenz in den Warenwirtschaftsprozessen. Oft kommen Excel-Listen, Einzellösungen oder manuelle Abläufe zum Einsatz, die nicht miteinander verzahnt sind. Dadurch entstehen Medienbrüche, unvollständige Daten und eine fehlende Nachvollziehbarkeit.
Hinzu kommt, dass das Wissen über aktuelle gesetzliche Anforderungen begrenzt ist. Diese ändern sich regelmäßig, etwa im Steuerrecht, bei Dokumentationspflichten oder im Bereich Verpackung und Nachhaltigkeit. Ohne spezialisierte Fachkräfte ist es für KMU schwierig, stets auf dem neuesten Stand zu bleiben.
Ein weiterer kritischer Punkt sind Dokumentationslücken. Fehlende oder unvollständige Belege, nicht revisionssichere Ablagen oder unklare Zuständigkeiten können bei Betriebsprüfungen, Zollkontrollen oder Audits schnell zu Problemen führen. Dieses Risiko wird durch manuelle Datenerfassung verstärkt, da menschliche Fehler dabei kaum vermeidbar sind.
Risiken und Folgen mangelnder Compliance in der Warenwirtschaft
Compliance-Verstöße bleiben selten ohne Folgen. KMU riskieren Bußgelder, Nachzahlungen, Vertragsstrafen oder sogar Lieferstopps, wenn sie gesetzliche Anforderungen nicht erfüllen. Darüber hinaus können fehlerhafte Produktinformationen oder eine unklare Rückverfolgbarkeit zu Haftungsfällen führen. Auch der Verlust von Kundenvertrauen und die Schädigung des eigenen Rufs sind nicht zu unterschätzen. Gerade in wettbewerbsintensiven Märkten kann mangelnde Compliance die Existenz des Unternehmens langfristig gefährden.
Strategien für rechtssichere Warenwirtschaftsprozesse
Um Compliance nachhaltig sicherzustellen, benötigen KMU klare, standardisierte und dokumentierte Prozesse. Die Verantwortlichkeiten sollten eindeutig geregelt sein, beispielsweise für die Bereiche Einkauf, Lagerverwaltung, Inventur und Versand. Ergänzend dazu sind regelmäßige Schulungen sinnvoll, um Mitarbeitende für relevante rechtliche Anforderungen zu sensibilisieren.
Ein wirksames Mittel zur Risikominimierung sind interne Kontrollen. Durch regelmäßige Prüfungen von Beständen, Belegen und Prozessabläufen können Schwachstellen frühzeitig erkannt und behoben werden. In der Praxis zeigt sich jedoch, dass diese Maßnahmen ohne technische Unterstützung nur mit hohem Aufwand umzusetzen sind.
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Die Rolle der Warenwirtschaftssoftware für Compliance in KMU
An dieser Stelle kommt Warenwirtschaftssoftware ins Spiel. Sie bildet das Rückgrat einer rechtssicheren Warenwirtschaft, indem sie Prozesse digitalisiert, automatisiert und zentralisiert. Statt verteilter Datenquellen gibt es eine einheitliche Datenbasis, auf die alle relevanten Abteilungen zugreifen können.
Durch die softwaregestützte Erfassung von Wareneingängen, Lagerbewegungen, Aufträgen und Rechnungen entsteht eine lückenlose Dokumentation. Jede Änderung ist nachvollziehbar, Verantwortlichkeiten sind klar zugeordnet, und relevante Informationen stehen jederzeit zur Verfügung.
Vorteile von Warenwirtschaftssoftware für die rechtliche Sicherheit
Ein wesentlicher Vorteil von Warenwirtschaftssystemen ist ihre hohe Transparenz. Alle Warenbewegungen lassen sich in Echtzeit nachvollziehen, wodurch sich die Rückverfolgbarkeit erheblich verbessert. Einheitliche Stammdaten gewährleisten, dass Produktinformationen, Preise und steuerliche Angaben konsistent und korrekt sind.
Darüber hinaus unterstützen viele Systeme eine revisionssichere Archivierung von Belegen und Dokumenten. Mithilfe von Audit-Logs und Änderungsprotokollen kann jederzeit nachgewiesen werden, wer wann welche Anpassungen vorgenommen hat. Dies ist ein entscheidender Faktor bei Prüfungen durch Finanzbehörden oder externe Auditoren.
Moderne Softwarelösungen bieten zudem integrierte Kontrollmechanismen. Plausibilitätsprüfungen, Pflichtfelder und Freigabeprozesse reduzieren das Risiko menschlicher Fehler erheblich. Warnhinweise machen auf Unstimmigkeiten aufmerksam, bevor es zu Compliance-Verstößen kommt.
Nicht zuletzt profitieren KMU von regelmäßigen Software-Updates, die gesetzliche Änderungen, etwa bei Steuersätzen, Meldepflichten oder internationalen Handelsvorschriften, berücksichtigen. So bleibt die Warenwirtschaft auch bei sich ändernden Rahmenbedingungen rechtssicher.
Warenwirtschaftssoftware als Wettbewerbsvorteil für KMU
Compliance wird oft als lästige Pflicht betrachtet. Wenn sie jedoch richtig umgesetzt wird, kann sie zu einem echten Wettbewerbsvorteil werden. Unternehmen, die ihre Warenwirtschaft sauber, transparent und regelkonform organisieren, profitieren von stabilen Prozessen, geringeren Risiken und höherer Effizienz. Geschäftspartner und Kunden schätzen die Zuverlässigkeit und Professionalität, die sich aus einer rechtskonformen Arbeitsweise ergibt.
Der Einsatz einer geeigneten Warenwirtschaftssoftware bedeutet für KMU daher nicht nur mehr Rechtssicherheit, sondern auch eine solide Basis für Wachstum und Skalierbarkeit.
Fazit: Rechtssicherheit durch digitale Warenwirtschaft
Compliance in der Warenwirtschaft ist für KMU eine zentrale Managementaufgabe. Eine Kombination aus klar definierten Prozessen, geschulten Mitarbeitenden und einer leistungsfähigen Warenwirtschaftssoftware ermöglicht es, gesetzliche Anforderungen zuverlässig zu erfüllen und Risiken zu minimieren. Unternehmen, die frühzeitig in digitale und strukturierte Lösungen investieren, schaffen nicht nur Rechtssicherheit, sondern stärken zugleich ihre Wettbewerbsfähigkeit in einem zunehmend regulierten Marktumfeld.
FAQ – Compliance in der Warenwirtschaft
Was bedeutet Compliance in der Warenwirtschaft?
Compliance in der Warenwirtschaft bezeichnet die rechtssichere Abwicklung aller Warenbewegungen innerhalb eines Unternehmens. Dazu gehören der Einkauf, die Lagerhaltung, die Weiterverarbeitung, der Verkauf sowie die vollständige und revisionssichere Dokumentation aller Vorgänge gemäß rechtlicher Vorgaben wie den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).
Warum ist Compliance in der Warenwirtschaft für KMU so wichtig?
Für KMU ist Compliance in der Warenwirtschaft von besonderer Relevanz, da Fehler hier schnell zu Bußgeldern, Steuernachzahlungen oder Haftungsrisiken führen können. Gleichzeitig fehlen oft die personellen Ressourcen, um die komplexen gesetzlichen Anforderungen manuell umzusetzen.
Welche gesetzlichen Anforderungen betreffen die Warenwirtschaft?
Die Warenwirtschaft unterliegt unter anderem:
- Handels- und Steuerrecht
- Produktsicherheits- und Produkthaftungsgesetzen
- Zoll- und Außenwirtschaftsvorschriften
- Datenschutz (DSGVO)
- Umwelt- und Entsorgungsauflagen
Eine rechtskonforme Warenwirtschaft gewährleistet, dass alle Vorgaben eingehalten werden und dies jederzeit nachweisbar ist.
Welche Compliance-Probleme treten in der Warenwirtschaft von KMU häufig auf?
Typische Compliance-Risiken in der Warenwirtschaft sind:
- Fehlende Transparenz durch Excel-Listen oder Insellösungen
- Medienbrüche und doppelte Datenerfassung
- Unvollständige oder nicht revisionssichere Dokumentation
- Manuelle Prozesse mit hoher Fehleranfälligkeit
Diese Faktoren erhöhen das Risiko von Verstößen erheblich.
Welche Folgen hat mangelnde Compliance in der Warenwirtschaft?
Fehlende Compliance kann Bußgelder, Nachzahlungen, Vertragsstrafen oder Lieferstopps nach sich ziehen. Darüber hinaus drohen Reputationsschäden und Vertrauensverluste bei Kunden und Geschäftspartnern. Diese können die Wettbewerbsfähigkeit langfristig gefährden.
Wie können KMU eine rechtssichere Warenwirtschaft umsetzen?
Eine rechtssichere Warenwirtschaft basiert auf:
- Standardisierten und dokumentierten Prozessen
- Klar geregelten Verantwortlichkeiten
- Regelmäßigen Mitarbeiterschulungen
- Internen Kontrollen zur Fehlervermeidung
Ohne digitale Unterstützung sind diese Maßnahmen jedoch mit hohem Aufwand verbunden.
Wie unterstützt Warenwirtschaftssoftware die Compliance?
Eine Warenwirtschaftssoftware für KMU digitalisiert und automatisiert alle relevanten Prozesse. Sie schafft eine zentrale Datenbasis, ermöglicht lückenlose Nachvollziehbarkeit und reduziert Fehler durch integrierte Prüf- und Kontrollmechanismen.
Welche Vorteile bietet Warenwirtschaftssoftware für die rechtliche Sicherheit?
Ein Warenwirtschaftssystem unterstützt die Compliance durch:
- Echtzeit-Transparenz aller Warenbewegungen
- Einheitliche und korrekte Stammdaten
- GoBD-konforme Archivierung von Belegen
- Audit-Logs und Änderungsprotokolle
- Automatische Plausibilitätsprüfungen und Freigabeprozesse
- Regelmäßige Updates bei gesetzlichen Änderungen
Ersetzt Warenwirtschaftssoftware interne Kontrollen und Fachwissen?
Nein, eine Warenwirtschaftssoftware ergänzt interne Kontrollen und fachliches Know-how, ersetzt diese jedoch nicht. Erst das Zusammenspiel von Software, klaren Prozessen und geschulten Mitarbeitenden gewährleistet nachhaltige Compliance.
Kann Compliance in der Warenwirtschaft ein Wettbewerbsvorteil sein?
Ja, denn eine transparente und rechtskonforme Warenwirtschaft stärkt das Vertrauen von Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern. Gleichzeitig verbessern sich die Effizienz, die Prozesssicherheit und die Skalierbarkeit, wodurch sich ein klarer Wettbewerbsvorteil für KMU ergibt.
WEITERE ARTIKEL
Digitale Auftragsabwicklung für kleinere Unternehmen: Chancen, Voraussetzungen und Lösungen
Eine digitale Auftragsabwicklung hilft Ihnen, Ihre Kunden besser und schneller zu bedienen. Zugleich sinken dank effizienterer Prozesse die Betriebskosten. So weit die Theorie. Dieser Beitrag beschreibt, wie eine Digitalisierung der Auftragsabwicklung den Geschäftsalltag kleiner mittelständischer Firmen in der Praxis optimieren kann.
Über Digitalisierung wird viel geschrieben und geredet. Doch was hat ein kleines mittelständisches Unternehmen davon, wenn es zum Beispiel seine Auftragsabwicklung digitalisiert? Welche Hürden gibt es und wie kann man sie geschickt umgehen? Diese und weitere Fragen zur digitalen Auftragsabwicklung beantwortet dieser Blogbeitrag. Anhand eines fiktiven Unternehmens schauen wir uns an, welche Vorzüge eine digitale Auftragsabwicklung bieten kann. Ergänzend dazu erläutert ein Experte Chancen, Voraussetzungen und Lösungen zur Einführung einer digitalen Auftragsabwicklung.
Digitale Auftragsabwicklung – skizziert anhand eines Beispiels
Stellen wir uns einen Betrieb mit 30 Mitarbeitern vor. Das Unternehmen bietet Geräte für Raumklimatisierung und Raumhygiene an. Es bezieht von verschiedenen Herstellern Gerätekomponenten, die es in seiner Werkhalle für die Kunden zusammenstellt und anpasst. Der Serviceaußendienst liefert die Anlagen zum Kunden, installiert sie und führt die Wartung durch.
Zur Auftragsabwicklung, von der Angebotserstellung bis zur Rechnungsstellung, setzt das Unternehmen eine Warenwirtschaftssoftware ein. Die Produktion wird über Fertigungsaufträge gesteuert. Materialentnahmen vermerken die Mitarbeiter auf Formularen und erfassen sie später in der Anwendung. Auch die Gerätekomponenten beschafft der Betrieb softwaregestützt.
Die Servicemitarbeiter laden in ihre Fahrzeuge die Teile, die sie beim Kunden benötigen. Sie sollen in ihren Fahrzeugen immer einen Vorrat gängiger Teile mitführen, um die Kunden möglichst schnell vor Ort bedienen zu können.
Der Anfang: Inwieweit ist mein Betrieb von Digitalisierung betroffen?
Dem Chef unseres fiktiven Unternehmens stellen sich nun zwei grundsätzliche Fragen zum Thema Digitalisierung:
1. Benötige ich für meine Kunden oder Lieferanten künftig einen digitalen Datenaustausch?
Immer mehr Firmen setzen eine digitale Datenübermittlung bei der Auftragserteilung und Auftragsannahme voraus. Häufig bieten Lieferanten bei digitalem Datenaustausch einen schnelleren oder besseren Service an. Die eingesetzte Software muss deshalb über entsprechende Schnittstellen verfügen, die sich weiterentwickeln und anpassen lassen. Ist das nicht der Fall, sollten jetzt die Alarmglocken läuten – und nicht erst dann, wenn der erste Kunde deswegen einen Auftrag nicht erteilt.
2. Kann ich durch digitale Auftragsabwicklung die Abläufe verbessern?
Die Art und Weise, wie ein Unternehmen seine Abläufe organisiert hat, entscheidet darüber, wie schnell und zuverlässig es die Kunden bedienen kann. Werden Bestellungen und Wünsche der Kunden präzise bearbeitet? Sind benötigte Teile am Lager? Ist die Serviceorganisation imstande, flexibel auf Notfälle zu reagieren? Hier kann eine digitale Auftragsabwicklung helfen, Schwachstellen in den Prozessen zu beseitigen und die Leistungsfähigkeit des Unternehmens zu stärken.
Zielvorgaben für die Optimierung der Auftragsabwicklung
Nach einer Betrachtung der Schwachstellen in den Abläufen formuliert unser Unternehmer konkrete Ziele, die durch eine digitale Auftragsabwicklung erreicht werden sollen:
- Die Teileverfügbarkeit muss verbessert werden, damit Ausfallzeiten für Kunden reduziert werden.
- Es muss jederzeit klar sein, welche Teile sich in einem Servicefahrzeug befinden und ob diese frei verfügbar sind. Dadurch soll die Serviceorganisation besser auf Kundenanfragen reagieren können.
- Der Informationsfluss vom und zum Außendienst muss verbessert werden, beispielsweise bei der Bestellerfassung im Außendienst. Die Weitergabe in Papierform oder per E-Mail benötigt zu viel Zeit und ist fehleranfällig.
Durch Einbindung geeigneter Geräte an verschiedenen Stellen des Prozesses und durch Vernetzung lassen sich die Vorgaben unseres Beispielunternehmens umsetzen.
Beispiele für optimierte Prozesse durch digitale Auftragsabwicklung
Im nächsten Schritt seines Digitalisierungsvorhabens analysiert unser Unternehmer gemeinsam mit externen Experten die Prozesse der Auftragsabwicklung. Dabei wird das folgende IT-gestützte Lösungsszenario entwickelt:
- Die Servicefahrzeuge werden künftig als separate Lagerplätze betrachtet. Dadurch können die Mitarbeiter im Service und im Innendienst die in jedem Fahrzeug verfügbaren Mengen einsehen. Der Einsatz mobiler Geräte mit Scannern beschleunigt die Bestückung und Entnahme beim Kunden und sichert sie gegen Falscherfassungen ab.
- Im Servicefall kann der Innendienst Auskunft geben, ob ein benötigtes Teil in einem Fahrzeug verfügbar ist und dadurch die Hilfeleistung für den Kunden verbessern.
- Der Servicemitarbeiter kann mittels eines mobilen Geräts mit Scanner sehr einfach die beim Kunden verwendeten Teile kennzeichnen. Diese werden im System als verbraucht und damit nicht mehr verfügbar angezeigt. Der Einkauf kann gegebenenfalls sofort eine Nachbestellung auslösen. Auf gleichem Wege kann der Außendienstmitarbeiter die Lieferung zusätzlicher Teile oder Dienstleistungen veranlassen.
- Die im Außendienst erfassten Daten fließen unmittelbar in die Rechnungsstellung ein. Dadurch wird nichts vergessen und Verzögerungen vermieden.
So macht eine digitale Auftragsabwicklung auch kleinere Betriebe zukunftsfit
Durch eine digitale Auftragsabwicklung lassen sich die Abläufe auch in einem kleineren Unternehmen nachhaltig verbessern. Zum einen stehen dem Innen- und Außendienst mehr und bessere Daten zur Verfügung. Dies vereinfacht und beschleunigt die Abwicklung, und die Servicemitarbeiter können die Kunden besser bedienen. Zum anderen legt die neu geschaffene digitale Infrastruktur das Fundament für künftige Optimierungen. Denn Digitalisierung wird auch die Betriebsabläufe kleiner Mittelständler weiter verändern.
Wie eine digitale Auftragsabwicklung genau realisiert werden kann und wo potenzielle Hürden liegen, erläutert Professor Dr. Jochen Scheeg im folgenden Interview.
Interview mit Prof. Dr. Jochen Scheeg
Weshalb kann es für Unternehmen ungünstig sein, die Auftragsabwicklung papierbasiert und manuell durchzuführen?
Prof. Dr. Scheeg: Zunächst einmal ist es wichtig zu verstehen, dass die Auftragsabwicklung ein umfassender Vorgang mit zahlreichen Arbeitsschritten und Dokumenten ist. Der Auftrag als solcher ist zwar der Kern des Prozesses, jedoch stellt dieser nur einen kleinen Ausschnitt in der gesamten Abwicklung dar. Daher muss man sich die gesamte Prozesskette mit ihren Teilschritten – von der Angebotserstellung über die Auftragsbestätigung bis hin zur Erstellung und/oder Prüfung von Lieferscheinen – vor Augen halten. Um diese Prozesskette effizient bearbeiten zu können, ist es notwendig, dass sämtliche Beteiligte den gleichen Informationsstand haben. Dabei gilt: Je arbeitsteiliger der Prozess von der Angebotserstellung bis hin zur Lieferung organisiert ist, desto wichtiger ist der einheitliche Informationsstand.
Die Nutzung von Papier führt zwangsläufig zu Informationsasymmetrien. Das bedeutet, die Beteiligten haben nicht den gleichen Informationsstand. Häufig müssen Daten doppelt erfasst werden: auf Papier und später noch einmal im System.
Weitere Nachteile des papierbasierten Arbeitens: Papier ist nicht automatisch aktuell. Das führt zu Abweichungen in Zeit und Inhalt. Papier kann zudem verloren gehen, verlegt oder beschädigt werden.
Darüber hinaus kann man nur eingeschränkt gemeinsam an Vorgängen arbeiten. All dies akzeptieren wir nur deshalb, weil wir an Papier gewöhnt sind. Zusammenfassend lässt sich sagen: Papierbasierte Prozesse tendieren zu Informationsasymmetrien und diese führen zu Ineffizienz.
Was haben Unternehmen konkret davon, wenn sie die Prozesse der Auftragsabwicklung digitalisieren?
Scheeg: Die digitale Auftragsabwicklung ist die Voraussetzung für einen effizienten Prozess. Der praktische Nutzen entsteht bei allen Mitarbeitenden, die auf Informationen anderer angewiesen sind. Lassen Sie mich das am Beispiel der Warenannahme auf Basis von Lieferscheinen verdeutlichen.
Nehmen wir für den Moment an, die Aufgabe besteht darin, eine Lieferung auf Basis eines Lieferscheins zu prüfen. Hierzu muss die Warenannahme die Bestellung mit all ihren Positionen mit der entsprechenden Menge kennen. Das avisierte Lieferdatum und die Ankündigung möglicher Teillieferungen unterstützen die Arbeitsplanung. Im weiteren Verlauf der Prüfung können Abweichungen in Art und Menge der Lieferung unmittelbar mit der Einkaufsabteilung geteilt werden. Diese kann entsprechend den Wareneingang buchen, Reklamationen veranlassen, Nachbestellungen auslösen und mit den Lieferanten eine Klärung herbeiführen.
Welche grundlegenden Voraussetzungen sollten erfüllt sein, bevor ein Projekt zur Digitalisierung der Auftragsabwicklung starten kann?
Scheeg: Eine pauschale Antwort auf diese Frage gibt es nicht. Der Fokus liegt hier weniger auf der Technik als auf den Prozessen. Eine zentrale Grundlage ist es sicherlich, stabile Prozesse zu haben. Sobald die Prozesse hinreichend definiert und stabil sind, lassen sie sich auch digital unterstützen. Die Kernfragen sind dann: Wie umfassend soll eine digitale Lösung sein? Welches Potenzial an Digitalisierung soll unmittelbar ausgeschöpft werden und welche Potenziale lassen sich gegebenenfalls später mit einer vernünftigen Aufwand-Nutzen-Relation erschließen?
Unabhängig von der Unternehmensgröße ist die Einführung von betrieblicher Software immer mit erheblichem Zeit- und Ressourcenaufwand für die Beteiligten verbunden. Gerade bei KMU haben Unternehmer vielfach wenig Erfahrung und fühlen sich bei den Entscheidungen unsicher. Dadurch entsteht zuweilen die Tendenz zur Einführung sehr großer und komplexer Lösungen. Der Hintergrund für solche Entscheidungen ist die Vermutung oder Hoffnung, dass durch die Entscheidung für eine große Lösung die Zukunftssicherheit quasi garantiert ist. Die größere Lösung muss jedoch nicht besser sein – und auch nicht zukunftssicherer.
Zudem benötigen nicht alle Unternehmen Echtzeitdaten zu Lagerbeständen, und nicht alle benötigen voll automatisierte Buchungsroutinen. Daher sollten zunächst die zentralen Probleme bzw. Handlungsfelder identifiziert werden.
Wie geht man die Digitalisierung der Auftragsabwicklung am besten an? Welche Schritte sollten in welcher Reihenfolge gemacht werden?
Scheeg: Gute Digitalisierungsprojekte schaffen Vorteile und fügen sich in die Arbeitsabläufe ein. Den Startpunkt bildet die Formulierung der Zielstellung. Auf dieser Basis erfolgt eine umfassende Analyse der Ausgangssituation. Hierzu zählen auch die Analyse von verfügbaren Technologien, die Identifikation von marktverfügbaren Lösungen, Trendermittlungen etc. Es geht also keinesfalls nur um die Betrachtung eines Ausschnitts einer Prozesskette.
Auf Basis der Analyse und der Ermittlung des Bedarfs in den Prozessen und in den Bedürfnissen der Prozessbeteiligten werden die Kernergebnisse und -erkenntnisse zusammengefasst. Diese sogenannte Synthese ist der Ausgangspunkt für die Gestaltung von Lösungsansätzen.
Im nächsten Schritt sind die Lösungsansätze, gegebenenfalls anhand von Prototypen, zu testen. Falls mehrere Lösungsansätze realisiert wurden, sind diese zu vergleichen. Erst im nächsten Schritt wird dann die ausgewählte Lösung implementiert.
Es darf auf keinen Fall vergessen werden, die Qualifikationen und Fähigkeiten der Mitarbeiter zu berücksichtigen. Jede Lösung kann am Ende ihr Potenzial nur in der aktiven Nutzung entfalten.
Digitalisierung ist kein Selbstzweck. Es geht immer um unternehmerischen Nutzen im Sinne von Effizienz oder Effektivität – oder beidem gleichzeitig. So lässt sich beispielsweise durch Digitalisierung mit positiven Nutzererlebnissen mehr Umsatz realisieren. Oder Prozesse können effizienter und robuster gestaltet werden.
Gibt es hinsichtlich der Digitalisierung der Auftragsabwicklung branchenspezifische Besonderheiten zu berücksichtigen?
Scheeg: Jede Branche hat eigene Schwerpunkte. Jedes Unternehmen hat seinen eigenen Startpunkt. Handel und Dienstleistungen sind oft geprägt durch die Gestaltung der Kundeninteraktion bis hin zu sogenannten Kundenerlebnissen. Hier geht es bei der Digitalisierung primär um Shopgestaltung, Nutzerführung, Auftrags- und Kundenanalysen etc. Bei der Effizienz der Auftragsabwicklung geht es im Kern um die Warenwirtschaft, automatisierte Katalogdaten und/oder Schnittstellen der Warenwirtschaft zum Großhandel oder zu Herstellern mit Produktdaten. Im Handwerk sind die Kernthemen oftmals die automatisierte Angebotserstellung bzw. die Auftragsdokumentation zur Vorbereitung der Rechnungsstellung.
Wie finden Unternehmer heraus, welchen Grad an Digitalisierung sie in der Auftragsabwicklung brauchen, damit ihr Betrieb künftig wettbewerbsfähig bleibt?
Scheeg: In den seltensten Fällen haben KMU alle Ressourcen mit dem notwendigen Fachwissen an Bord. Es ist daher hilfreich und üblich, sich externe Unterstützung zu holen. Nach unserer Erfahrung ist es gut, wenn diese Unterstützung – gerade in den frühen Phasen – nicht von Softwareherstellern kommt, sondern herstellerunabhängig erfolgt.
Es gibt mittlerweile zahlreiche kleine, intelligente Lösungen, die einzelne Problemstellungen hervorragend lösen. Bei der Auswahl sollte auf Schnittstellen und Datenaustauschmöglichkeiten geachtet werden.
Mit dem gewonnenen Verständnis zur Nutzung und mit zunehmender Erfahrung lässt sich der tatsächliche Bedarf besser abschätzen. Gerade für KMU hat der Spruch „Groß denken und klein anfangen“ einen besonderen Wahrheitsgehalt.
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DMS einsetzen: Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein?
Ein Dokumentenmanagementsystem, kurz: DMS, hilft Unternehmen, Workflows zu beschleunigen und Kosten zu senken. Dieser Beitrag gibt Ihnen einen Überblick darüber, welche organisatorischen und technischen Voraussetzungen für die Einführung eines DMS erfüllt sein müssen.
Ein Dokumentenmanagementsystem einzusetzen bietet kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) wichtige Vorteile: Das DMS beschleunigt die Abläufe und Reaktionszeiten rund um das Handling von Geschäftsdokumenten, es senkt die Druckkosten und den Personalaufwand, und es erleichtert die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben. Dabei reichen die Aufgaben, die eine DMS-Software übernimmt, vom Import eines Dokuments über die intelligente Verwaltung und Prozesssteuerung bis hin zur rechtssicheren Archivierung.
Was brauchen Sie, um ein Dokumentenmanagementsystem einführen zu können?
- Gute organisatorische Vorbereitung
- Konkrete Vorstellungen von den gewünschten individuellen Anpassungen
- Eine geeignete IT-Infrastruktur
Im Folgenden schauen wir uns die genannten Punkte näher an und geben Empfehlungen dazu.
Warum Sie zuerst Ihre internen Prozesse überprüfen sollten
Wer Geschäftsprozesse digital abbilden möchte, sollte sich die Arbeitsabläufe im Unternehmen kritisch anschauen. Schließlich will man ja nicht aus ineffizienten analogen Prozessen mittels Digitalisierung ineffiziente digitalisierte Prozesse schaffen, sondern echte Verbesserungen erzielen.
Vor allem beim Dokumentenmanagement gibt es in vielen KMU organisatorischen Optimierungsbedarf. Hauptgrund hierfür ist, dass die meisten Abläufe aus einer Zeit stammen, in der Geschäftsdokumente ausschließlich in Papierform per Post kamen. So durchlaufen beispielsweise Eingangsrechnungen in vielen KMU weiterhin einen papierbasierten Freigabeprozess, bevor man sie manuell kontiert, verbucht und abheftet. Ein aufwendiger Prozess, der sich durch ein Dokumentenmanagementsystem in Verbindung mit einer digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung erheblich effizienter gestalten lässt.
Mögliche Einsatzszenarien eines DMS
- Viele Unternehmen starten ihre Nutzung eines DMS damit, dass sie das System zunächst nur für die Ablage und Archivierung von Geschäftsdokumenten einsetzen. Indem sie Eingangsrechnungen nach dem (manuellen) internen Prüf- und Freigabeprozess revisionssicher digital archivieren, erfüllen sie rechtliche Vorgaben (u. a. GoBD) und senken den Ressourcenverbrauch (Archivstellfläche, Druck- und Papierkosten).
- Ein gehobenes DMS ermöglicht darüber hinaus einen komplett digitalen Dokumenten-Workflow. Damit lässt sich zum Beispiel der Weg von Rechnungen vom Eingang über die Freigabeprozesse bis zur abschließenden Verbuchung in der Finanzbuchhaltung abbilden. Das spart Zeit und Kosten und ermöglicht einen besseren Überblick.
Was Sie vor der Einführung eines DMS klären sollten
Bevor Sie ein DMS auswählen und mit der Einführung beginnen, beantworten Sie sich folgende Fragen:
- Welche Aufgaben im Dokumentenmanagement sollen durch Digitalisierung automatisiert bzw. effizienter gestaltet werden?
- Wo lassen sich durch den Einsatz eines DMS im Unternehmen die größten Einsparungen erzielen?
- Welche Entscheidungsspielräume in Bezug auf die organisatorische Prozessgestaltung gibt es?
- Wer sind die Beteiligten im Unternehmen?
- Wer wird den digitalen Prozess überwachen?
- In welchen Geschäftsprozessen werden die künftig digital verwalteten Dokumente benötigt?
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Warum Sie Ihr DMS individuell anpassen müssen – und wer Ihnen dabei hilft
Nachdem Sie die oben genannten Fragen beantwortet haben, gilt es herauszufinden, welches Dokumentenmanagementsystem die gewünschten Abläufe präzise abbildet. Dabei zeigt sich immer wieder, wie wichtig die Zusammenarbeit mit einem kompetenten DMS-Lösungsanbieter ist. Dessen Erfahrung und Know-how ermöglichen es dem Kunden zu verstehen, an welchen Stellen die Prozesse durch die Einführung eines DMS automatisiert werden können und was das jeweilige System hierzu bietet.
Je nachdem, für welche Ausbaustufe Sie sich entscheiden (nur Archivierung und Ablage oder auch Einführung digitaler Prozesse), muss das DMS mehr oder weniger umfangreich an die spezifischen Abläufe in Ihrem Unternehmen angepasst werden.
Um bei der Abbildung der betrieblichen Abläufe alle Eventualitäten zu berücksichtigen, führt man das DMS (vor allem in der Ausbaustufe digitaler Workflow) idealerweise anhand eines Pilotprozesses ein. Auch hierbei setzt man am besten auf die Expertise eines fachkundigen Partners.
Anbieter von Dokumentenmanagementsystemen verfügen in aller Regel über Projekterfahrung. Dies versetzt sie in die Lage, dem Kunden aufzuzeigen, welche Möglichkeiten zur Strukturierung der Dokumente es gibt. Die Entscheidung darüber, ob es gleich ein digitaler Dokumenten-Workflow oder doch erst einmal lediglich eine Lösung zur Archivierung sein soll, liegt dann natürlich beim Kunden.
Welche technischen Voraussetzungen erfüllt sein müssen
Die Performance eines Dokumentenmanagementsystems im Tagesgeschäft hängt nicht nur vom System selbst, sondern auch von der IT-Infrastruktur im Unternehmen ab.
Bestandteile eines DMS
- Bei einem DMS handelt es sich um eine Client-Server-Installation. Auf der Server-Komponente werden alle zu archivierenden Belege verschlüsselt abgelegt. Der Server enthält weitere Bestandteile, wie eine Datenbank, in der Metadaten zu Dokumenten abgelegt werden, oder ein System zur Texterkennung (OCR). In größeren Netzwerken können diese Bestandteile auch getrennt voneinander installiert sein.
- Um auf das DMS zugreifen zu können, benötigt jeder Benutzer ein Programm: den sogenannten Client. Dieses Programm kann auf dem Rechner des Benutzers installiert sein. Viele Dokumentenmanagement-Systeme lassen jedoch auch einen Zugriff aus einem ERP-System heraus zu oder bieten einen Zugriff via Web-Browser oder App.
Grundsätzliche Empfehlungen zur Ausstattung des DMS-Servers
Die Systemvoraussetzungen der Server-Komponente variieren, je nach Aufbau des Netzwerks und zu verarbeitendem Belegvolumen. Ein paar grundsätzliche Empfehlungen zur Mindestausstattung eines DMS-Servers gibt es aber durchaus:
- Die Geschwindigkeit, mit der das DMS auf einen Belegaufruf reagiert, hängt zum einen von der Geschwindigkeit der Server-Festplatten ab – SSD-Festplatten ermöglichen hier gegenüber herkömmlichen Festplatten eine deutliche bessere Performance.
- Zum anderen beeinflusst die Netzwerkanbindung zwischen DMS und Anwender-Rechner die Zugriffsgeschwindigkeit. Empfehlenswert sind je nach Netzwerkgröße eine Server-Anbindung mit mindestens 1 Gigabit/Sekunde und eine Rechner-Anbindung an das DMS mit mindestens 100 Megabit/Sekunde.
- Des Weiteren gilt: Je mehr Nutzer gleichzeitig auf das DMS zugreifen werden, desto schneller sollte der Prozessor (CPU) des Servers sein. Denn die Informationen, die ein DMS zu Belegen anzeigt, werden im Hintergrund über rechenintensive Datenbankabfragen gewonnen. Im Allgemeinen sollte der Server mindestens 16 Gigabyte Arbeitsspeicher und eine CPU mit mindestens 4 Prozessorkernen aufweisen.
- Der Bedarf an Rechenleistung steigt weiter, wenn während der Geschäftszeiten auch eine OCR-Verarbeitung durchgeführt werden soll. In diesem Fall empfiehlt es sich, eine CPU mit hohem Takt (ab 3 GHz) einzusetzen.
Die genannten Spezifikationen entsprechen im Wesentlichen den Mindestanforderungen, welche die meiste Software für Unternehmen bereits von Haus aus mitbringt. Natürlich sollten auch die Client-Rechner gehobenem Bürostandard entsprechen und möglichst mit der neuesten Version des Betriebssystems laufen.
Datensicherheit
Ein Hauptzweck eines Dokumentenmanagementsystems ist die GoBD-konforme Aufbewahrung von Belegen. Die Datensicherheit des DMS-Archivs hat daher oberste Priorität. Regelmäßige Datensicherungen auf verschiedene Speichermedien, wie Bänder und externe Festplatten, sind unerlässlich. Des Weiteren sollten die Festplatten des Servers als RAID-Verbund konfiguriert sein, sodass der Ausfall einer Festplatte automatisch kompensiert wird.
Da ein Stillstand des Produktivsystems über mehrere Tage hohe Umsatzeinbußen zur Folge hätte, empfiehlt sich zudem, einen zweiten Server in gleicher Ausstattung als Backup bereitzuhalten. IT-Dienstleister sprechen von einem Failover („Ausfallsicherung“). Ist die IT-Infrastruktur so konfiguriert, dass ein zweiter Server automatisch einspringt, spricht man von einem transparenten Failover.
Dokumentenmanagement in der Cloud?
Zu guter Letzt stellt sich im Vorfeld einer DMS-Einführung die Frage: Installation des DMS-Servers on-premises, also im Unternehmen, oder externes Hosting bei einem Cloud-Anbieter?
Wird ein DMS extern gehostet, liegen die Dokumente beim Anbieter und werden beim Zugriff über das Internet verschlüsselt übermittelt. Für die Datensicherheit, für den Schutz gegen Systemausfälle und unbefugten Zugriff sowie für die Performance des Systems ist in diesem Fall in erster Linie der Cloud-Anbieter zuständig. Dadurch begibt man sich in eine Abhängigkeit vom Hosting-Dienstleister.
Vorteile
- Leicht realisierbarer Zugriff von unterwegs oder aus dem Homeoffice
- Geringere Erstinvestitionen
Nachteile
- Längere Reaktionszeiten des DMS, weil Dokumente zur Bearbeitung über das Internet heruntergeladen und zur Archivierung hochgeladen werden müssen.
- Unterm Strich vergeht mehr Zeit für Bearbeitungs- und Archivierungsvorgänge, als wenn das DMS auf einem leistungsfähigen unternehmenseigenen Server betrieben wird. Wie groß die Verzögerungen sind, hängt von verschiedenen Faktoren, insbesondere von der Qualität der Internetverbindung ab. Im Tagesgeschäft müssen sich kleinere Performance-Einschränkungen nicht störend auswirken. Es wird jedoch dringend empfohlen, dies vor der Einführung einer extern gehosteten DMS-Lösung unter realen Bedingungen zu testen.
Anlagenverwaltung: Diese Funktionen sollte die Software haben
Sie kennen die Fakten: Ihr Unternehmen ist gesetzlich dazu verpflichtet, das Anlagevermögen auszuweisen und abzuschreiben. Sich dabei von einer Software für die Anlagenverwaltung unterstützen zu lassen, bringt Ihnen viele bedeutende Vorteile. Wir zeigen Ihnen, was eine Anlagenbuchhaltungssoftware leisten können sollte – und klären auch, warum diese Funktionen so essenziell sind.
Darum brauchen Sie eine sorgfältige Anlagenverwaltung
Das Anlagevermögen spielt im Unternehmen eine wichtige Rolle, denn es ist die Basis für den betrieblichen Leistungsprozess. Veränderungen im Anlagevermögen beeinflussen oft die gesamte Vermögenssituation eines Unternehmens. Allein deshalb, aber natürlich auch, weil das Handelsgesetzbuch (HGB) den Ausweis des Anlagevermögens im Jahresabschluss vorschreibt, ist es wichtig, das Anlagevermögen stets im Blick zu behalten. Und zwar mittels einer sorgfältigen Anlagenbuchhaltung.
Für diese Aufgaben benötigen Sie eine professionelle Buchhaltung Ihrer Anlagen
Anlagen werden als langlebige Wirtschaftsgüter definiert, die dem Produktions- bzw. Leistungsprozess dienen und die einen bestimmten Wert übersteigen. Bei der Anlagenbuchhaltung handelt es sich demnach um einen Teilbereich der Finanzbuchhaltung und der Kosten- und Leistungsrechnung eines Unternehmens, in dem diese Anlagen verwaltet, abgeschrieben, bewertet, verbucht und bilanziert werden. Eine professionelle Anlagenbuchhaltung ist essenziell, um eine Erfassung des Anlagevermögens und seiner Wertminderung zu jedem Zeitpunkt zu ermöglichen. Aber auch, um aktuelle Werte für Versicherungen zu dokumentieren, um Inventuren zu vereinfachen und Budgetpläne zu erstellen. Darüber hinaus bildet sie die Basis für verschiedene Kosten-Nutzen-Rechnungen.
Die Anlagenverwaltung outsourcen oder per Excel managen? Das sind die Nachteile
Da Sie nicht auf eine Anlagenverwaltung verzichten können, haben Sie nun mehrere Möglichkeiten. Zahlreiche kleine und mittlere Unternehmen (KMU) führen die Anlagenbuchhaltung mittels Excel durch. Diese Lösung ist allerdings sehr fehleranfällig, mit erheblichem Aufwand verbunden und unterm Strich ineffizient.
Viele KMU lagern das Thema daher aus und überlassen die Anlagenbuchhaltung komplett ihrem Steuerberater. Das wiederum hat häufig eine zeitversetzte und damit nicht aktuelle Anlagenverwaltung zur Folge. Diese Unternehmen haben unterjährig keinen verlässlichen Überblick über ihr Anlagevermögen und laufen dadurch Gefahr, falsch zu planen und in Bezug auf ihre Anlagegüter suboptimale Entscheidungen zu treffen.
Warum Sie bei der Anlagenverwaltung mit der richtigen Software nicht nur viel Geld sparen
Die Lösung: die Anlagenbuchhaltung inhouse durchführen – und zwar mit einer dafür ausgelegten Software. Das vereinfacht die Anlagenbuchhaltung immens und bringt Ihnen entscheidende Vorteile.
- Sie haben jederzeit alle relevanten Informationen zum Anlagevermögen zur Hand und arbeiten mit aktuellen, fundierten und verlässlichen Daten. Auf Knopfdruck können Sie Steuervorteile aus Abschreibungsbuchungen ermitteln und den Jahresabschluss sowie unterjährige Auswertungen leicht und schnell erstellen. Dadurch können Sie besser planen und fundiertere unternehmerische Entscheidungen treffen.
- Zudem sparen Sie durch eine Inhouse-Softwarelösung für die Anlagenverwaltung eine Menge Geld, da viele interne manuelle Aufwände und die externe Beratungsleistung des Steuerberaters wegfallen.
Das muss die richtige Software für Ihre Anlagenverwaltung leisten
Mithilfe einer Anlagenbuchhaltungssoftware lässt sich das Anlagevermögen unkompliziert erfassen, verfolgen und verwalten. Folgende Funktionen machen dabei eine gute Software-Lösung aus:
1. Kompletter Überblick über Anlagenverwaltung durch elektronische Anlagekartei
Eine gute Anlagenbuchungssoftware ermöglicht eine schnelle, jederzeit aktuelle Übersicht über das Anlagevermögen, sowie dessen Bewegungen und Wertminderungen. Zur Anlagenverwaltung bietet die Software dafür eine elektronische Anlagenkartei, die alle wichtigen Informationen – zum Beispiel Inventarnummer, Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten, Nutzungsdauer, Abschreibungsart, Buchwert – zu den einzelnen Anlagegütern enthält. Zudem besteht die Möglichkeit, dort weitere relevante Dokumente wie den Kaufvertrag oder Rechnungen vorzuhalten. Auch die Verwaltung von Garantie- oder Reparaturleistungen ist problemlos elektronisch möglich.
2. Einfach automatisch abschreiben
Mittels einer Software zur Anlagenverwaltung lassen sich alle Arten von Abschreibungen einfach berechnen und buchen und – nach einmaliger Eingabe bestimmter Basisdaten – automatisch durchführen. Die Führung und Buchung der Anlagegüter und Abschreibungen erfolgt dabei auf steuerrechtlicher, bilanzieller und kalkulatorischer Ebene. Darüber hinaus unterstützt eine gute Software effizient bei der Erstellung von Abschreibungsverläufen.
3. Schnelle Datenbereitstellung für den Jahresabschluss
Für den Jahresabschluss lassen sich schnell und zuverlässig der aktuelle Anlagevermögensbestand und dessen Bewegungen ermitteln und den gesetzlichen Vorgaben entsprechend aufbereiten.
4. Steuerliche Vorteile durch korrekte Berücksichtigung der AfA-Varianten
Eine gute Anlagenbuchhaltungssoftware enthält sämtliche AfA-Varianten, also die steuerrechtlichen Regelungen zur „Absetzung für Abnutzung“. Idealerweise optimiert sie den Übergang von degressiver auf lineare AfA. Somit hilft sie bei der Realisierung steuerlicher Vorteile.
5. Bei der Inventur Zeit und Aufwand sparen dank tagesaktueller Daten
Mit der richtigen Software zur Anlagenverwaltung sind sämtliche Bestands- und Inventardaten stets tagesaktuell verfügbar. Die Inventarliste des Anlagevermögens, die laut HGB im Rahmen des Jahresabschlusses bereitzustellen ist, erstellt die Software innerhalb kürzester Zeit. Das verringert den Arbeitsaufwand für die Inventur erheblich.
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6. Schnell und automatisch Anlagespiegel digital verschicken
Weniger Aufwand – das gilt auch für den Anlagespiegel und das Anlagegitter, also die Übersicht über die Entwicklung der einzelnen Posten des Anlagevermögens über mehrere Jahre hinweg, zu deren Erstellung bilanzierende Kapitalgesellschaften laut HGB verpflichtet sind. Auf Knopfdruck erstellt, kann die Anlagenbuchhaltungssoftware den Anlagenspiegel direkt zusammen mit der E-Bilanz digital ans Finanzamt übermitteln.
7. Unkompliziert Sofortabschreibungen vornehmen und Sammelposten bilden
Mithilfe einer guten Software für die Anlageverwaltung lassen sich Sofortabschreibungen auf geringwertige Wirtschaftsgüter einfach und unkompliziert erledigen. Auch die Bildung von Sammelposten für Vermögensgegenstände und deren Abschreibung ist mittels Software möglich und führt zu Arbeitsaufwandsminderungen und zu Steuereinsparungen bzw. mehr liquiden Mitteln.
8. Mit verlässlichen Auswertungen und Berichten jederzeit Investitionen planen
Die Anlagenverwaltung mit der richtigen Software ermöglicht auch unterjährig jederzeit die Erstellung von Auswertungen und Berichten zu den Anlagegütern. Die Erfassung dieser Daten unterstützt wiederum bei Planungen und unternehmerischen Entscheidungen über künftige Investitionen. Fragen wie „Neuanschaffung oder Reparatur?“ können auf Basis der aktuellen, verlässlichen Daten zügig und wirtschaftlich sinnvoll beantwortet werden.
9. Die Software zur Anlagenverwaltung ist einfach zu bedienen und übersichtlich
In einer guten Anlagenbuchungssoftware finden Sie sich schnell und einfach zurecht. Alle relevanten Informationen zu einem Anlagegut werden so dargestellt, dass Sie auf einen Blick alles parat haben sowie die Informationen finden, nach denen Sie suchen. Insgesamt ist die Software übersichtlich und intuitiv bedienbar.
10. Die Buchhaltungssoftware mit integrierter Anlagenverwaltung muss jederzeit anpassbar sein
Eine Anlagenbuchungssoftware sollte in erforderlichem Maße auf die speziellen Anforderungen eines Unternehmens anpassbar sein. Zum Beispiel was die Spezifika des Anlageguts, die Methoden zum Abschreiben oder die Abfrage- bzw. Auswertungsmöglichkeiten angeht.
11. Möglichkeit der Ein-/Anbindung an die Finanzbuchhaltungssoftware
Im Idealfall ist die Anlagenbuchhaltungssoftware Teil der Finanzbuchhaltungssoftware bzw. als Modul direkt in dieselbe integriert. Das sichert die Konsistenz der Buchführung sowie der Wertansätze und erspart Ihnen eine doppelte Datenpflege. Außerdem sollten Sie die Anlagegüter direkt in der Buchhaltung verwalten und verfolgen können, ohne zwischen Programmen wechseln zu müssen. Schaffen Sie für die Anlagenbuchhaltung eine eigenständige, von der Finanzbuchhaltungssoftware unabhängige Anwendung an, sollte diese mit der eingesetzten Finanzbuchhaltungssoftware kompatibel sein bzw. Datenabgleiche ermöglichen.
12. Einfache Implementierung der Software und Unterstützung durch den Hersteller
Idealerweise gibt es eine Demoversion der Software zur Anlagenverwaltung, mit der Sie sich – möglichst angeleitet durch den Hersteller – einen ersten Eindruck verschaffen können. Die tatsächliche Implementierung sollte unkompliziert sein und eng durch einen Berater des Herstellers begleitet und unterstützt werden. Praxisnahe Schulungen für Ihre späteren User sollten angeboten werden, und die Mitarbeitenden aus der Buchhaltung sollten von Anfang an in den Prozess mit einbezogen werden. Nach der Einführung der Software zur Anlagenverwaltung ist ein umfassender Support mit guter Erreichbarkeit wichtig.
13. Regelmäßige Updates sollten zum Angebot gehören
Schließlich sollten Sie darauf achten, dass der Hersteller regelmäßig Software-Updates bereitstellt, damit Ihre Software zur Anlagenverwaltung immer auf dem neuesten Stand bleibt. Das ist besonders wichtig hinsichtlich der aktuellen gesetzlichen Regelungen, beispielsweise der Regelungen zu Abschreibungsarten oder geringwertigen Wirtschaftsgütern.