Blog

ERP & Finance

Beiträge zu Warenwirtschaft, Auftragsabwicklung, Finanzbuchhaltung und Controlling.

Digitale Rechnungsstellung: So gelingt der Umstieg auf die E-Rechnung
ERP & Finance

Digitale Rechnungsstellung: So gelingt der Umstieg auf die E-Rechnung

Ab Januar 2027 sind Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro dazu verpflichtet, bei B2B-Geschäften E-Rechnungen auszustellen. Für kleinere Betriebe gilt diese Pflicht ab dem 1. Januar 2028. Damit wird die digitale Rechnungsstellung für viele Betriebe verbindlich. Dieser Artikel zeigt, worauf es ankommt und wie kleine und mittlere Unternehmen (KMU) rechtzeitig auf die E-Rechnung umstellen können.

5 Min. Lesezeit

Viele KMU erstellen noch Papierrechnungen oder versenden Rechnungen als PDF per E-Mail. Doch spätestens durch die schrittweise Einführung der verpflichtenden E-Rechnung im B2G-Bereich (Rechnungen an öffentliche Auftraggeber) und nun auch im B2B-Bereich wird klar: Unternehmen müssen ihre Rechnungsprozesse digital neu aufstellen.

Was eine rechtskonforme E-Rechnung ausmacht

Zunächst einmal ist es wichtig zu wissen: Nur Rechnungen, die in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, erfüllen die gesetzlichen Anforderungen von § 14 UStG und der EU-Richtlinie 2014/55/EU. Ein herkömmliches PDF erfüllt diese Anforderungen nicht. Erst strukturierte Datenformate ermöglichen eine automatische Verarbeitung in Buchhaltungs- und ERP-Systemen und gelten somit als echte E-Rechnungen.

EN 16931: Der rechtliche Standard für elektronische Rechnungen

Die europäische Norm EN 16931 bildet die Grundlage für rechtskonforme E-Rechnungen. Sie definiert, welche Inhalte eine elektronische Rechnung enthalten muss und wie diese Informationen strukturiert bereitgestellt werden müssen. Für KMU schafft die EN 16931 damit Klarheit und Planungssicherheit. Die Norm stellt sicher, dass E-Rechnungen:

  • vollständig und steuerlich korrekt sind,
  • europaweit einheitlich verstanden werden,
  • unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße verarbeitet werden können.

Die Norm schreibt kein einzelnes Dateiformat vor, sondern ein einheitliches Datenmodell, auf dem verschiedene Formate basieren.

Geeignete E-Rechnungsformate für KMU

In der Praxis haben sich zwei Formate etabliert, die vollständig EN 16931-konform sind.

XRechnung ist ein reines XML-Format, das vor allem im öffentlichen Sektor verwendet wird. Es ist maschinenlesbar, jedoch ohne Zusatzsoftware (sog. Viewer) nicht für Menschen lesbar.

ZUGFeRD kombiniert dagegen ein PDF mit eingebetteten, strukturierten XML-Daten. Ab Version 2.1 und mit den Profilen „EN 16931” oder „XRechnung” ist dieses Format rechtskonform. Für viele KMU ist ZUGFeRD besonders attraktiv, da es sowohl eine automatisierte Verarbeitung als auch eine visuelle Darstellung ermöglicht.

Die Wahl des passenden Formats hängt von der Kundenstruktur, der technischen Ausstattung und den internen Prozessen ab.

Digitale Rechnungsstellung im KMU-Alltag

Für eine rechtssichere E-Rechnung reicht es nicht aus, das Format zu wählen. Auch die Erstellung und Verarbeitung müssen bestimmten Anforderungen genügen. Dabei ist eine strukturierte und vollständige Datenerfassung von zentraler Bedeutung. Stammdaten wie Steuernummern, Umsatzsteuer-Identifikationsnummern (USt.-ID) oder Zahlungsbedingungen müssen korrekt und konsistent gepflegt werden. Fehler in diesen Daten führen schnell zu formalen Mängeln der E-Rechnung.

Warenwirtschaftssoftware kann KMU hier entscheidend unterstützen: Sie erzeugt die Rechnungsdaten automatisch aus den im System hinterlegten Aufträgen, Kunden- und Artikeldaten, prüft Stammdaten auf Vollständigkeit und stellt sicher, dass alle Pflichtangaben korrekt übernommen werden. Dies reduziert das Risiko fehlerhafter Rechnungen deutlich und erleichtert die Einhaltung der rechtlichen Vorgaben.

Vor dem Versand sollte zudem jede E-Rechnung technisch und inhaltlich validiert werden. Dabei wird geprüft, ob alle Pflichtfelder vorhanden sind und die Rechnung den Vorgaben der EN 16931 entspricht. Viele ERP-Systeme bieten integrierte Validierungsfunktionen, die automatisch prüfen, ob das gewählte Format, die Steuersätze und Pflichtfelder korrekt sind, bevor die Rechnung versendet wird.

Darüber hinaus müssen KMU sicherstellen, dass die Authentizität, die Integrität und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind. Dies erfolgt meist über interne Kontrollverfahren und eine revisionssichere Archivierung. Eine elektronische Signatur ist nicht zwingend erforderlich, kann aber ergänzend eingesetzt werden.

Elektronische Archivierung als Pflichtbestandteil

E-Rechnungen unterliegen denselben Aufbewahrungsfristen wie Papierrechnungen. Das bedeutet, dass elektronische Rechnungen unveränderbar, vollständig und jederzeit verfügbar archiviert werden müssen – in der Regel für acht Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres der Rechnungserstellung und gilt für alle steuerrelevanten Rechnungen ab 2025. Bei Ausnahmen, wie beispielsweise Vorsteuerberichtigungen, können jedoch längere Fristen gelten.

Wichtig ist, dass die Rechnungen im ursprünglichen, strukturierten Format aufbewahrt werden. Ein späterer Ausdruck oder die Ablage als reines PDF genügt den gesetzlichen Anforderungen nicht. Daher empfiehlt sich der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems (DMS), da ein DMS sicherstellt, dass Rechnungen revisionssicher, unveränderbar und zentral archiviert werden. Gleichzeitig erleichtert es den Zugriff, die Suche und den Nachweis der korrekten Aufbewahrung gegenüber dem Finanzamt.

Für KMU bedeutet das weniger manuellen Aufwand, höhere Sicherheit und die Gewissheit, dass gesetzliche Vorgaben problemlos eingehalten werden können.

{{box-list-left}}

WEITERE ARTIKEL

Jahresabschluss vorbereiten: Worauf Sie achten sollten
ERP & Finance

Jahresabschluss vorbereiten: Worauf Sie achten sollten

5 Min. Lesezeit

Jedes Jahr stehen Unternehmen vor der Aufgabe, ihre finanzielle Lage dem Finanzamt offenzulegen. Selbst erfahrene Unternehmerinnen und Unternehmer geraten dabei gelegentlich ins Schwitzen. Doch keine Panik! Eine gründliche Vorbereitung erleichtert vieles.

In diesem Beitrag erfahren Sie, worauf Sie besonders achten sollten, wenn Sie sich auf die Erstellung Ihres Jahresabschlusses vorbereiten. Dabei berücksichtigen wir sowohl Einnahmenüberschussrechner (EÜR) als auch bilanzierungspflichtige Unternehmen.

Darüber hinaus erläutern wir, wie Sie die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) einhalten und warum ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) von entscheidender Bedeutung ist.

Wozu dient der Jahresabschluss?

Der Jahresabschluss stellt eine Bestandsaufnahme der wirtschaftlichen Situation eines Unternehmens dar. Je nach Rechtsform und Größe des Betriebs beinhaltet er verschiedene Elemente, auf die wir weiter unten näher eingehen.

Abbild der finanziellen Verhältnisse

Der Jahresabschluss spiegelt die finanzielle Lage Ihres Unternehmens wider. Dabei werden Umsatz, Aufwendungen und Erträge erfasst. Bei bilanzierenden Unternehmen umfasst er auch Vermögen, Schulden und Eigenkapital zum Bilanzstichtag. Gegebenenfalls werden auch ein Anlagenspiegel und weitere Informationen hinzugefügt.

Information und Nachweis über Ordnungsmäßigkeit

Der Jahresabschluss dient dem Finanzamt einerseits als Nachweis für die ordnungsgemäße Rechnungslegung und andererseits als Grundlage für die Steuerberechnung. Er informiert Kreditgeber, vor allem die Hausbank, über die wirtschaftliche Situation des Unternehmens. Zudem ermöglicht er dem Unternehmer eine genaue Analyse: Wie haben sich die finanziellen Verhältnisse im Vergleich zu den Vorjahren verändert? Welche Finanzierungsmöglichkeiten stehen für Investitionen zur Verfügung?

Abgabefristen

Unternehmen, die zur Abgabe von Einkommen-, Körperschaft-, Gewerbe- und Umsatzsteuererklärungen verpflichtet sind, müssen diese in der Regel bis zum 31. Juli des Folgejahres elektronisch über ELSTER an das Finanzamt übermitteln. Häufig wird diese Aufgabe an einen Steuerberater delegiert. In diesen Fällen verschiebt sich die Frist gesetzlich auf den letzten Februartag des übernächsten Jahres. Beispielsweise gilt für das Geschäftsjahr 2025 die Abgabefrist bis Ende Februar 2027.

Das Finanzamt kann auf Antrag nach § 109 AO die Abgabefrist individuell weiter verlängern. Dadurch ist eine Verlängerung bis zu 14 Monate nach Geschäftsjahresende möglich. Bei einer verspäteten Einreichung setzt das Finanzamt Verspätungszuschläge gemäß § 152 AO fest. Diese betragen pro Monat mindestens 25 Euro und können je nach Steuerschuld erhebliche Kosten verursachen.

Verschiedene Unternehmen – verschiedene Jahresabschlüsse

Je nach Art, Rechtsform und Größe Ihres Unternehmens sind verschiedene Elemente für den Jahresabschluss erforderlich. Erfahren Sie hier, welche Unterlagen Sie benötigen, wenn Sie Ihren Jahresabschluss vorbereiten.

Einzelunternehmer und Kleinunternehmer

Freiberufler und Kleingewerbetreibende sind von der Verpflichtung zur doppelten Buchführung befreit. Für sie genügt die Erstellung einer Einnahmenüberschussrechnung (EÜR). Als Kleingewerbetreibende gelten gewerbliche Einzelunternehmer ohne Handelsregistereintrag, die in zwei aufeinanderfolgenden Jahren höchstens 800.000 Euro Umsatzerlöse und maximal 80.000 Euro Jahresüberschuss erzielen.

Personengesellschaften

Personengesellschaften sind zur doppelten Buchführung und Bilanzierung verpflichtet. Zum Abschluss des Geschäftsjahres stellen sie eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) auf.

Kapitalgesellschaften

Kapitalgesellschaften müssen neben der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung auch einen Lagebericht, einen Anlagenspiegel und einen Anhang einreichen. Letzterer enthält zusätzliche Informationen zur Bilanz, darunter Verbindlichkeiten mit ihren Restlaufzeiten, Eventualverbindlichkeiten wie Bürgschaften und Garantien, Bezüge von und Kredite an Geschäftsleiter und Aufsichtsräte sowie alle weiteren finanziellen Verpflichtungen des Unternehmens.

{{box-list-right}}

Jahresabschluss vorbereiten

Die beste Methode, um den Jahresabschluss vorzubereiten, ist es, das ganze Jahr über sorgfältig Buch zu führen. So verlangen es auch die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD). In diesen hat die Finanzverwaltung die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung und Belegarchivierung im Digitalzeitalter formuliert.

Ordnungsgemäße Buchführung das ganze Jahr

Gemäß den GoBD sind Unternehmen dazu verpflichtet, Ihre Geschäftsvorfälle zeitnah zu erfassen und zu verbuchen. Bargeschäfte müssen dabei am Tag des Geschäftsvorfalls erfasst werden, Eingangsrechnungen innerhalb von acht Tagen nach Erhalt. Um die Nachvollziehbarkeit jedes Geschäftsvorfalls zu gewährleisten, ist eine eindeutige Zuordnung der Belege zu den Buchungen entscheidend. Erfassen Sie Ihre Geschäftsvorfälle daher am besten sofort und verknüpfen Sie den zugehörigen Beleg mit der Buchung.

GoBD-geprüfte Buchhaltungssoftware nutzen

Nutzen Sie eine Finanzbuchhaltungssoftware mit GoBD-Testat in Kombination mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) und einem Warenwirtschaftssystem (WWS). Mithilfe der Warenwirtschaftslösung erstellen Sie Ihre Ausgangsrechnungen und spielen diese direkt in die Finanzbuchhaltung ein.

Checkliste: Vorbereitende Arbeiten für den Jahresabschluss

Abstimmungen

Stimmen Sie Ihre tatsächlichen Bestände mit den Buchbeständen ab. Dies betrifft Ihre Kassen ebenso wie Ihre Lager und Kontosalden.

  • Kassenabstimmung: Der Zählbestand der Kasse muss mit dem Kassenbuch übereinstimmen, und dies nicht nur am Jahresende, sondern grundsätzlich täglich, um die GoBD-Prinzipien der Unveränderbarkeit, Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit zu wahren. Die Einzelaufzeichnungspflicht gilt für alle Kassenvorgänge, bei offenen Ladenkassen kann sie unter bestimmten Bedingungen eingeschränkt werden.
  • Inventur: Handels-, Produktions- und Logistikunternehmen sind zur körperlichen Bestandsaufnahme (Inventur) verpflichtet, bei der tatsächliche Warenbestände (inklusive Fertig- und Halbfertigerzeugnisse, Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe) mit den Buchwerten abgeglichen werden müssen. Diese Aufnahme erfolgt jährlich und wird in Inventurlisten dokumentiert, um Abweichungen zu erklären.
  • Kontenabstimmung und Nebenbücher: Der Saldo des Bankkontos muss mit dem buchmäßigen Saldo übereinstimmen; Privatentnahmen sind zeitnah zu buchen, um Differenzen zu vermeiden. Nebenbücher wie Debitoren-/Kreditorenkonten, Reisekosten, Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Fahrtenbücher und Kassensysteme müssen regelmäßig mit dem Hauptbuch abgeglichen werden, um die GoBD-Konformität sicherzustellen.

Wenn Sie das ganze Jahr über korrekt und zeitnah mit einer Finanzbuchhaltungssoftware gearbeitet und Ihre Belege ordnungsgemäß in einem DMS archiviert haben, lassen sich Fehler leichter erkennen.

Zudem vermeiden Sie viele Fehler von vornherein. Eine digitale Finanzbuchhaltung mit Belegarchivierung schafft Ordnung und Sicherheit, indem sie angebundene Systeme integriert und Abweichungen sofort aufzeigt.

Prüfung auf Vollständigkeit und Richtigkeit

  • Unternehmen sollten vor der Übergabe von Daten an den Steuerberater sicherstellen, dass alle Belege den entsprechenden Geschäftsvorfällen zugeordnet, erfasst und gesichert sind. So wird der Grundsatz der Vollständigkeit und Richtigkeit gemäß den GoBD gewahrt. Die GoBD fordern eine zeitnahe (innerhalb von zehn Tagen), chronologische und lückenlose Belegerfassung sowie Nachprüfbarkeit.
  • Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und Leistungen sowie Reverse-Charge-Geschäften müssen Rechnungen die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Leistungsempfängers sowie einen klaren Hinweis auf die Umkehr der Umsatzsteuerschuld (z. B. „Steuerschuldumkehr nach § 13b UStG”) enthalten, damit sie steuerlich anerkannt werden. Fehlen diese Angaben, kann das Finanzamt die Vorsteuerabzugsberechtigung verweigern oder Bußgelder verhängen.

Belegarchivierung in einem DMS ist dringend zu empfehlen

  • Idealerweise werden alle Belege in einem Dokumentenmanagementsystem archiviert. Sollten noch Papierbelege vorhanden sein, empfiehlt es sich, diese zu scannen und mit dem entsprechenden Geschäftsvorfall zu verknüpfen.
  • Buchungsbegründende Verträge sollten Sie auf die gleiche Weise archivieren. Dazu gehören der Mietvertrag für Ihre Büroräume, der Leasingvertrag für den Dienstwagen, der Strom- und Gasliefervertrag mit dem Versorgungsunternehmen sowie sämtliche anderen Verträge, die wiederkehrende Buchungen belegen – unabhängig davon, ob es sich um Ein- oder Ausgänge handelt. Wurden die richtigen Beträge mit den richtigen Umsatzsteuersätzen abgebucht bzw. vereinnahmt?

E-Bilanz

Unternehmen müssen ihren Jahresabschluss als E-Bilanz beim Finanzamt einreichen. Die E-Bilanz ist ein XBRL-Datensatz nach einer von der Finanzverwaltung vorgegebenen Taxonomie (Klassifizierungsschema). Je nach Art Ihrer Unternehmung sind folgende Unterlagen abzugeben:

  • Steuerbilanz oder Handelsbilanz mit Überleitungsrechnung
  • Steuerliche Gewinn- und Verlustrechnung
  • Ergebnisverwendungsrechnung
  • Kapitalkontenentwicklung bei Personengesellschaften
  • Anlagenspiegel
  • Steuerlicher Betriebsvermögensvergleich (seit der für das Wirtschaftsjahr 2021 geltenden Taxonomie 6.4 Pflicht-Berichtsbestandteil)

Bei weitergehenden Fragen hilft Ihnen Ihr Steuerberater.

Fazit: Jahresabschluss richtig vorbereiten - mit Software kein Problem

Jedes Unternehmen ist dazu verpflichtet, seinen Jahresabschluss fristgerecht vorzubereiten. Kleinunternehmer und Freiberufler erstellen hierfür eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR), während größere Unternehmen eine Bilanz sowie eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) aufstellen müssen. Kapitalgesellschaften sind darüber hinaus zur Erstellung eines Lageberichts, eines Anhangs und eines Anlagenspiegels verpflichtet.

Die gute Nachricht: Die erforderlichen Auswertungen lassen sich in der Regel problemlos aus Ihrer Buchhaltungssoftware erstellen – vorausgesetzt, Sie setzen eine solche ein. Empfehlenswert ist zudem die Nutzung eines in die Buchhaltungssoftware integrierten Dokumentenmanagementsystems (DMS) sowie einer Fakturierungssoftware. Eine solche Gesamtlösung ermöglicht es, Belege digital mit den Buchungen zu verknüpfen und die Anforderungen der GoBD mit minimalem Aufwand zu erfüllen.

Zu den vorbereitenden Arbeiten zählen unter anderem Soll-Ist-Vergleiche sowie die Abstimmung der physischen Bestände von Banken, Kassen und Vorräten im Rahmen der Inventur mit den Buchbeständen. Darüber hinaus sind die Nebenbücher mit dem Hauptbuch abzugleichen und das Belegwesen auf Vollständigkeit, Ordnungsmäßigkeit und Richtigkeit zu prüfen. Ein digitales Dokumentenmanagementsystem bietet hierbei wertvolle Unterstützung.

Warenwirtschaftssystem einführen: So steuern Sie Bestände und Prozesse effizient
ERP & Finance

Warenwirtschaftssystem einführen: So steuern Sie Bestände und Prozesse effizient

5 Min. Lesezeit

Ob Auftragsabwicklung, Lagerbestand oder Einkauf: Ein modernes Warenwirtschaftssystem bündelt diese Prozesse in einer zentralen Datenbasis. Wir zeigen Ihnen, warum die Software gerade für mittelständische Unternehmen zum strategischen Faktor wird, welche Vorteile sie bietet und wie Sie die Einführung in sieben Schritten strukturiert planen – inklusive der häufigsten Fehler, die Sie vermeiden sollten.

Warum ein Warenwirtschaftssystem für Ihr Unternehmen wichtig ist

Die Konzepte und Organisationsformen des Handels in Deutschland haben sich in den vergangenen Jahrzehnten stark verändert. Prägten in der Nachkriegszeit vorwiegend kleinere Geschäfte und Genossenschaften die Handelslandschaft, bestimmen heute Unternehmenskonzentrationen, Internationalisierung, wachsende Sortimente und zunehmend der Onlinehandel das Bild. Zugleich sind die Erwartungen Ihrer Kunden in Bezug auf Warenangebot, Preis-Leistungs-Verhältnis und Service gestiegen.

Vor allem als kleines oder mittleres Unternehmen (KMU) verfügen Sie über deutlich geringere betriebswirtschaftliche Spielräume als Großunternehmen und Handelskonzerne. Ineffiziente Abläufe, mangelnde Information der Führungsebene oder Fehlentscheidungen bei der Sortimentspolitik können Sie sich daher noch weniger leisten als große Wettbewerber. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, benötigen Sie ein Steuerungsinstrument, mit dem Sie Warenbewegungen artikelgenau erfassen, Ihr Sortiment laufend weiterentwickeln und Ihre Bestände optimal führen können. Diese Aufgaben lassen sich angesichts der Dynamik und Komplexität der betrieblichen Praxis nur mithilfe eines Warenwirtschaftssystems (WWS) effizient erledigen.

Ein Warenwirtschaftssystem bündelt relevante Informationen aus Einkauf, Lagerhaltung, Auftragsabwicklung und Verkauf und unterstützt Sie dabei, Abläufe einheitlich zu organisieren. Sie erhalten einen besseren Überblick über Lagerbestände, offene Aufträge und Warenflüsse. Das erleichtert operative Entscheidungen und kann dazu beitragen, Überbestände, Fehlmengen und unnötige manuelle Arbeit zu reduzieren.

Trotz dieser Vorteile setzen manche kleinen oder mittelgroßen Unternehmen noch immer kein Warenwirtschaftssystem ein, sondern erledigen die Auftragsbearbeitung mithilfe selbst erstellter Anwendungen oder auf Basis von Tabellenprogrammen wie Microsoft Excel. Damit lassen sich zwar Aufträge erfassen, den Warenfluss umfassend abbilden können solche Lösungen jedoch nicht. Auch veraltete und unflexible Warenwirtschaftssysteme, die sich bei veränderten Anforderungen nicht anpassen lassen, sind in der Praxis verbreitet. Häufig bestehen zudem Defizite bei der organisatorischen Einbindung, der Datenqualität, dem internen IT-Know-how oder der Nutzung vorhandener Funktionen. Dies zeigt: Warenwirtschaftssysteme werden vielerorts noch nicht als strategischer Wettbewerbsfaktor betrachtet.

Welche Aufgaben übernimmt ein Warenwirtschaftssystem?

Das WWS bildet als zentrales Softwaresystem in Ihrem Unternehmen den physischen Warenfluss in den Schlüsselbereichen der Warenwirtschaft ab. Dazu gehören typischerweise:

  • Einkauf und Bestellwesen
  • Lagerverwaltung und Bestandsführung
  • Auftragsabwicklung sowie Wareneingang und Warenausgang
  • Sortiments-, Lieferanten- und Artikeldatenverwaltung
  • Inventur und Rechnungsprüfung
  • Auswertungen und Analysen
  • Anbindung von Online-Shops und weiteren Vertriebskanälen

Auf Basis der erfassten und weiterverarbeiteten Daten liefert Ihnen das System jederzeit aktuelle Informationen zur Entscheidungsvorbereitung und Ergebniskontrolle. Neben Auswertungen zu warenwirtschaftlichen Messgrößen wie Umsatz und Rohertrag stellt ein WWS auch Bewertungs- und Steuerungsinformationen zu Kunden, Lieferanten und Lagerbeständen bereit. Anhand dieser Informationen behalten Sie Sortiment und Bestände im Blick, erkennen Fehlentwicklungen frühzeitig und können steuernd eingreifen.

Die konkrete Ausstattung hängt von der jeweiligen Lösung und Ihren Anforderungen ab. Entscheidend ist, dass die Software Ihre tatsächlichen Abläufe unterstützt und Daten möglichst ohne doppelte Erfassung zwischen den beteiligten Bereichen fließen – etwa zwischen Warenwirtschaft, Lagerwirtschaft und Finanzbuchhaltung.

Warenwirtschaftssysteme werden für KMU immer wichtiger

Insbesondere die Anforderungen des Omni-Channel- und Cross-Channel-Vertriebs erhöhen die Komplexität im Handel spürbar: Ihre Kunden entscheiden sich in jeder Phase des Kaufprozesses – Information, Kauf, Logistik, Bezahlung, Rückgabe – unabhängig voneinander für einen Kanal. Differenziertere Kundenbedürfnisse erfordern schnellere Veränderungen von Handelsleistungen und -prozessen. Ein Warenwirtschaftssystem, das vollständig mit Ihrer Shop-Lösung und einem Analyse- und Auswertungssystem integriert ist, bildet die zentrale IT-technische Basis, ohne die Prozesse im Handel kaum noch effizient funktionieren.

Besonders wichtig ist deshalb die Integration mit angrenzenden Systemen: Online-Shops, Kassensysteme, Business-Intelligence-Lösungen sowie Anwendungen für die Kundenbetreuung. Wenn diese Systeme miteinander verbunden sind, lassen sich Systembrüche und redundante Datenhaltung reduzieren. Auch beim elektronischen Datenaustausch (EDI) besteht bei vielen KMU noch Potenzial – etwa bei der bislang oft manuellen Artikelanlage, die sich auf automatisierte Prozesse umstellen lässt.

Zusätzliches Potenzial liegt in der Automatisierung von Bestellungen: Geeignete Systeme unterstützen Sie dabei, Bestände zu überwachen, Fehlmengen zu vermeiden und die Warenverfügbarkeit besser zu planen. Auch die Vertriebsunterstützung lässt sich in Richtung eines effizienten Customer-Relationship-Managements (CRM) weiterentwickeln, um beispielsweise selektives Marketing zu ermöglichen.

Eine Warenwirtschaftslösung sollte dabei nicht isoliert betrachtet werden. Ihr Nutzen hängt maßgeblich davon ab, ob die Software passend eingerichtet ist, von Ihren Mitarbeitenden verstanden wird und die organisatorischen Prozesse mit ihr übereinstimmen.

Welche Vorteile bietet Ihnen ein Warenwirtschaftssystem?

Ein leistungsfähiges Warenwirtschaftssystem versetzt Sie in die Lage, Ihre Geschäftsprozesse wirtschaftlich zu gestalten – in mehreren Bereichen zugleich:

Mehr Transparenz über Bestände und Prozesse

Aktuelle Informationen erleichtern Ihnen die Beurteilung von Lagerbeständen, Aufträgen und Warenbewegungen. Dadurch können Sie fundierter entscheiden und Engpässe oder Überbestände früher erkennen.

Weniger manuelle Arbeit durch Rationalisierung

Aufträge, Adressen, erbrachte Leistungen und gelieferte Waren müssen nur einmal erfasst werden, wodurch sich Ihr Zeit- und Kostenaufwand reduziert. Das gilt auch für Artikel-, Kunden- und Lieferantenstammdaten, die sich mithilfe der Software übersichtlich verwalten lassen. Abhängig vom Funktionsumfang lassen sich zudem wiederkehrende Arbeitsschritte automatisieren, was das Risiko von Fehlern durch doppelte Datenpflege senkt.

Schnellere Auftragsabwicklung und optimierte Bestände

Ein modernes WWS beschleunigt die Abläufe im Bestellwesen, was dazu beiträgt, Lagerbestände zu optimieren und die Verkaufsbereitschaft zu erhöhen. Auch die Rechnungsschreibung funktioniert schnell und nahezu automatisch.

Effizientere Zusammenarbeit

Einkauf, Lager, Vertrieb und Verwaltung arbeiten mit einer gemeinsamen Datenbasis. Das verbessert die Abstimmung und erleichtert die Übergabe von Informationen zwischen den Bereichen – etwa der Lagerwirtschaft und der Finanzbuchhaltung.

Fundiertere Auswertungen

Ausgereifte Reportingfunktionen, idealerweise ergänzt um ein Kennzahlen-Cockpit, verschaffen Ihnen als Führungskraft einen schnellen Überblick und ermöglichen fundierte Geschäftsentscheidungen.

Ein zusätzliches Sparpotenzial ergibt sich, wenn Sie elektronische Rechnungen erstellen und archivieren: Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Geschäftsverkehr grundsätzlich empfangen und verarbeiten können; für die Ausstellung gelten je nach Unternehmensgröße noch Übergangsfristen bis Ende 2027 beziehungsweise Ende 2028. Als E-Rechnung gelten dabei nur strukturierte, maschinenlesbare Formate wie XRechnung oder das hybride Format ZUGFeRD – eine reine PDF-Rechnung erfüllt diese Anforderung nicht mehr. Ein Warenwirtschaftssystem, das solche Formate direkt erzeugen, versenden und GoBD-konform archivieren kann, unterstützt Sie dabei, diese gesetzlichen Vorgaben ohne zusätzlichen manuellen Aufwand zu erfüllen.

Worauf sollten Sie bei der Auswahl achten?

Die passende Software sollte sich an den Anforderungen Ihres Unternehmens orientieren. Wichtige Auswahlkriterien sind:

  • Intuitive Bedienbarkeit: Das spart Schulungskosten und sorgt dafür, dass die Software sofort produktiv genutzt werden kann.
  • Passende Funktionen für Ihre Geschäftsprozesse: Orientieren Sie sich an den Kernaufgaben Ihrer Warenwirtschaft sowie an branchenspezifischen Anforderungen, etwa bei Stammdaten wie Mindesthaltbarkeitsdatum, Seriennummern oder Farb-Größen-Matrizen.
  • Integrationsfähigkeit in Ihre bestehende IT-Landschaft, etwa zu Lagerwirtschaft, Finanzbuchhaltung, Onlineshop oder Kassensystemen. Erst der wechselseitige Datenfluss mit anderen Unternehmensbereichen bringt die Vorzüge eines WWS voll zur Geltung.
  • Support durch den Anbieter in jeder Projektphase – das schützt Sie besonders in der Einführungsphase vor ungewollten Verzögerungen.
  • Auswertungs- und Analysefunktionen, idealerweise mit Kennzahlen-Cockpit.
  • Skalierbarkeit: Die Lösung sollte funktional mit Ihrem Unternehmen mitwachsen können.
  • Angemessene Gesamtbetriebskosten, betrachtet über den gesamten Total-Cost-of-Ownership-Ansatz.

Bei der Grundsatzfrage Standard- versus Individualsoftware gilt: Für die meisten KMU dürfte eine Standardsoftware die bessere Wahl sein. Sie ist in der Regel deutlich kostengünstiger als eine individuell angefertigte Lösung und bietet durch kontinuierliche Weiterentwicklung und Wartung des Herstellers ein höheres Maß an Zukunftssicherheit. Das verbreitete Vorurteil, man müsse bei Standardsoftware erst die eigenen Geschäftsprozesse anpassen, ist in der Praxis längst widerlegt: Moderne Standard-Warenwirtschaftssysteme lassen sich dank ihres modularen Aufbaus flexibel konfigurieren und durch Customizing auf Ihre Bedürfnisse zuschneiden. Individualsoftware kann sinnvoll sein, wenn sehr spezielle Prozesse abgebildet werden müssen – sie geht jedoch meist mit höheren Anschaffungs- und Wartungskosten sowie einer stärkeren Abhängigkeit vom Softwareentwickler einher. Entscheidend ist letztlich, ob der Anbieter in der Lage ist, Ihre Spezialanforderungen zuverlässig umzusetzen, im Idealfall durch Aufnahme in den Software-Standard.

Bewerten Sie dabei nicht nur den Anschaffungspreis, sondern auch Einführung, Schulung, Betrieb, Wartung, Schnittstellen und mögliche Anpassungen.

Warenwirtschaft einführen: In sieben Schritten zum passenden System

Die Einführung einer Warenwirtschaftssoftware ist kein gewöhnliches IT-Projekt, sondern greift direkt in zentrale Abläufe der Auftragsabwicklung ein. Ein Softwareprojekt kann beispielsweise daran scheitern, dass sich die betrieblichen Anforderungen nach der Einführung ändern und die gewählte Lösung sich als unflexibel erweist oder der Anbieter benötigte Funktionen nicht zeitnah bereitstellen kann. Solche Fehlentscheidungen lassen sich mit einer sorgfältigen, strukturierten Planung von Anfang an vermeiden.

1. Ziele klar definieren

Bestimmen Sie zunächst, welche Ziele Sie mit der Einführung einer neuen Warenwirtschaftssoftware verfolgen. Dazu können zählen: eine beschleunigte Auftragsabwicklung durch verbesserten Informationsfluss, eine höhere Qualität und Aktualität von Informationen zur Entscheidungsvorbereitung, Kostensenkung durch Rationalisierung der Betriebsabläufe oder der Ersatz papierbasierter, manueller Prozesse.

2. Anforderungen priorisieren und im Lastenheft festhalten

Erstellen Sie ein Lastenheft (Anforderungskatalog) mit Ihren Anforderungen an das Warenwirtschaftssystem. Legen Sie fest, welche Funktionsbereiche die Software abdecken muss – von den Kernaufgaben wie Auftragsverwaltung, Bestandsführung und Rechnungsprüfung bis zu Zusatzfunktionen wie Einkauf, Chargenverwaltung oder Offene-Posten-Verwaltung. Beziehen Sie die betroffenen Fachabteilungen ein, damit die Anforderungen aus Einkauf, Lager, Vertrieb und Verwaltung berücksichtigt werden. Prüfen Sie zudem, ob eine Integration mit angrenzenden Funktionsbereichen wie digitaler Lagerverwaltung, Fertigung oder Dokumentenmanagement sinnvoll ist.

3. Geeignete Anbieter sorgfältig vergleichen

Recherchieren Sie auf Basis Ihres Lastenhefts geeignete Anbieter und lassen Sie sich typische Prozesse anhand Ihrer Anforderungen zeigen. Bewerten Sie dabei nicht nur die Funktionen, sondern auch Bedienbarkeit, Integrationsfähigkeit und Anbieterunterstützung. Wählen Sie einen engeren Kreis infrage kommender Kandidaten aus und bitten Sie diese um vergleichbare Angebote auf Grundlage Ihres Lastenhefts.

4. Zuständigkeiten, Abläufe und Fristen festlegen

Klären Sie, wer in Ihrem Unternehmen verantwortlicher Hauptansprechpartner während des Einführungsprojekts ist, wer die Fachabteilungen vertritt, wer das Konzept erstellt und wer für die Datenübernahme aus dem Altsystem zuständig ist. Legen Sie außerdem gemeinsam mit dem Softwareanbieter fest, welche Aufgaben bis wann erledigt sein müssen, wann die Testphase beginnt und wann das neue System in den Echtbetrieb gehen soll. Ein realistischer Zeitplan mit klaren Meilensteinen schafft Verbindlichkeit.

5. Daten vorbereiten und gründlich testen

Bereinigen und vereinheitlichen Sie Artikeldaten, Lieferanteninformationen und Bestände vor der Übernahme in das neue System. Testen Sie vor dem Produktivstart insbesondere die Funktionen, die Stabilität der Prozesse, die Schnittstellen sowie die Konsistenz der übernommenen Daten. In der Testphase werden häufig noch Anpassungen vorgenommen, etwa Fehlerkorrekturen oder die Ergänzung von Funktionen.

6. Mitarbeitende praxisnah schulen

Warten Sie mit der Schulung Ihrer Mitarbeitenden nicht bis zum Produktivstart. Machen Sie zunächst Ihre IT-Fachleute und Führungskräfte mit Konfiguration, Rechtevergabe und Bedienung vertraut. Im nächsten Schritt lernen die künftigen Anwenderinnen und Anwender die Bedienabläufe kennen, um im Tagesgeschäft sicher damit umgehen zu können. Erklären Sie dabei nicht nur die Bedienung, sondern auch die Ziele der Umstellung.

7. Schrittweise starten und kontinuierlich optimieren

Ein Pilotprojekt mit ausgewählten Bereichen oder Lieferanten kann den Einstieg erleichtern. Mit dem Produktivstart ist das Projekt „Warenwirtschaft einführen“ jedoch nicht automatisch beendet: Meist zeigen sich nach den ersten Praxiserfahrungen weitere Möglichkeiten, das System zu optimieren. Betrachten Sie die Weiterentwicklung Ihrer Warenwirtschaft als fortlaufenden Prozess und nehmen Sie Ihren Softwareanbieter dabei in die Pflicht.

Typische Fehler bei der Einführung

Viele Softwareprojekte scheitern nicht an fehlenden Funktionen, sondern an unzureichender Vorbereitung. Häufige Fehler sind:

  • Ziele und Anforderungen bleiben unklar formuliert.
  • Mitarbeitende werden erst kurz vor dem Produktivstart einbezogen.
  • Daten werden ungeprüft aus dem Altsystem übernommen.
  • Zuständigkeiten für die Einführung sind nicht eindeutig geregelt.
  • Schnittstellen zu anderen Systemen werden erst spät betrachtet.
  • Die Software wird nicht ausreichend geschult.
  • Das System wird nicht an die tatsächlichen betrieblichen Prozesse angepasst.

Auch eine Lösung mit vielen Funktionen bringt wenig, wenn sie organisatorisch nicht eingebettet ist oder in den Fachabteilungen unzureichende Kenntnisse vorhanden sind. Die Einführung endet deshalb nicht mit dem Go-live: Regelmäßige Überprüfung und Weiterentwicklung gehören zum laufenden Betrieb dazu.

Fazit

Ein Warenwirtschaftssystem bildet als zentrales Softwaresystem die Grundlage, um Bestände, Aufträge und Warenflüsse transparent zu steuern. Für Sie als KMU wird die Software vor allem dann zum strategischen Vorteil, wenn sie vollständig in Ihre bestehende Systemlandschaft integriert ist, Daten konsistent hält und Ihre tatsächlichen Prozesse unterstützt – statt umgekehrt Ihre Abläufe an die Software anzupassen.

Eine erfolgreiche Einführung braucht klare Ziele, ein priorisiertes Lastenheft, sorgfältig ausgewählte Anbieter, eindeutige Zuständigkeiten, bereinigte Daten und die frühzeitige Einbindung Ihrer Mitarbeitenden. Wenn Sie das Projekt strukturiert planen und schrittweise umsetzen, schaffen Sie bessere Voraussetzungen für effiziente Abläufe und eine belastbare Grundlage für die weitere Digitalisierung Ihres Unternehmens.

Häufig gestellte Fragen zum Warenwirtschaftssystem

Was ist ein Warenwirtschaftssystem?

Ein Warenwirtschaftssystem (WWS) ist eine Software zur Planung, Steuerung und Dokumentation von Warenprozessen. Es bildet den physischen Warenfluss in den Schlüsselbereichen Verkauf, Bestellwesen, Einkauf und Lagerhaltung ab und liefert der Unternehmensführung aktuelle Informationen zur Entscheidungsvorbereitung.

Warum ist ein Warenwirtschaftssystem für KMU wichtig?

Es schafft mehr Transparenz über Bestände und Warenbewegungen, reduziert manuelle Datenpflege durch einmalige Erfassung und unterstützt Sie dabei, komplexere Abläufe – etwa durch Omni-Channel-Vertrieb oder wachsende Sortimente – effizienter zu steuern, obwohl Sie als KMU über geringere betriebswirtschaftliche Spielräume verfügen als Großunternehmen.

Welche Vorteile bietet eine Warenwirtschaftssoftware?

Zu den möglichen Vorteilen zählen eine bessere Bestandsübersicht, schnellere Auftragsabwicklung, weniger doppelte Datenerfassung, effizientere Zusammenarbeit zwischen Fachabteilungen und fundiertere Auswertungen durch Reportingfunktionen und Kennzahlen-Cockpits.

Wie führen Sie ein Warenwirtschaftssystem erfolgreich ein?

Definieren Sie zunächst Ihre Ziele, halten Sie die Anforderungen in einem Lastenheft fest, vergleichen Sie geeignete Anbieter, legen Sie Zuständigkeiten und Fristen fest, bereiten Sie Daten vor und testen Sie das System gründlich, schulen Sie Ihre Mitarbeitenden praxisnah und starten Sie idealerweise schrittweise mit einem Pilotprojekt.

Welche Funktionen sollte ein Warenwirtschaftssystem haben?

Das hängt von Ihren individuellen Anforderungen ab. Zu den Kernaufgaben zählen typischerweise Auftragsverwaltung, Bestandsführung, Steuerung des Warenflusses, Erfassung von Wareneingängen und -ausgängen, Sortimentsverwaltung, Inventur und Rechnungsprüfung. Wichtig ist zusätzlich die Integration mit relevanten Nachbarsystemen wie Lagerwirtschaft, Finanzbuchhaltung oder Online-Shop.

Standardsoftware oder Individualsoftware: Was ist für KMU sinnvoller?

Für die meisten KMU ist Standardsoftware die wirtschaftlichere Wahl. Sie ist in der Regel kostengünstiger, wird vom Hersteller kontinuierlich weiterentwickelt und lässt sich dank modularem Aufbau flexibel an betriebliche Besonderheiten anpassen. Individualsoftware bietet zwar einen geringeren Anpassungsaufwand an bestehende Prozesse, geht aber meist mit höheren Anschaffungs- und Wartungskosten sowie einer stärkeren Abhängigkeit vom Entwickler einher.

Welche Rolle spielt die E-Rechnungspflicht für Warenwirtschaftssysteme?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland im B2B-Geschäftsverkehr grundsätzlich E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Als E-Rechnung gelten nur strukturierte, maschinenlesbare Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD – eine reine PDF-Datei erfüllt diese Vorgaben nicht mehr. Für die Ausstellung von E-Rechnungen gelten je nach Unternehmensgröße noch Übergangsfristen bis Ende 2027 beziehungsweise Ende 2028. Ein Warenwirtschaftssystem, das diese Formate direkt erzeugen und GoBD-konform archivieren kann, erleichtert Ihnen die Umsetzung dieser gesetzlichen Vorgaben erheblich.

Welche Rolle spielen Mitarbeitende bei der Einführung?

Mitarbeitende kennen die bestehenden Abläufe am besten und sollten deshalb frühzeitig einbezogen werden. Schulungen, klare Zuständigkeiten und ein schrittweises Vorgehen erleichtern die Akzeptanz und die produktive Nutzung der neuen Lösung im Tagesgeschäft.

Anlagenverwaltung: Diese Funktionen sollte die Software haben
ERP & Finance

Anlagenverwaltung: Diese Funktionen sollte die Software haben

Sie kennen die Fakten: Ihr Unternehmen ist gesetzlich dazu verpflichtet, das Anlagevermögen auszuweisen und abzuschreiben. Sich dabei von einer Software für die Anlagenverwaltung unterstützen zu lassen, bringt Ihnen viele bedeutende Vorteile. Wir zeigen Ihnen, was eine Anlagenbuchhaltungssoftware leisten können sollte – und klären auch, warum diese Funktionen so essenziell sind.

5 Min. Lesezeit

Darum brauchen Sie eine sorgfältige Anlagenverwaltung

Das Anlagevermögen spielt im Unternehmen eine wichtige Rolle, denn es ist die Basis für den betrieblichen Leistungsprozess. Veränderungen im Anlagevermögen beeinflussen oft die gesamte Vermögenssituation eines Unternehmens. Allein deshalb, aber natürlich auch, weil das Handelsgesetzbuch (HGB) den Ausweis des Anlagevermögens im Jahresabschluss vorschreibt, ist es wichtig, das Anlagevermögen stets im Blick zu behalten. Und zwar mittels einer sorgfältigen Anlagenbuchhaltung.

Für diese Aufgaben benötigen Sie eine professionelle Buchhaltung Ihrer Anlagen

Anlagen werden als langlebige Wirtschaftsgüter definiert, die dem Produktions- bzw. Leistungsprozess dienen und die einen bestimmten Wert übersteigen. Bei der Anlagenbuchhaltung handelt es sich demnach um einen Teilbereich der Finanzbuchhaltung und der Kosten- und Leistungsrechnung eines Unternehmens, in dem diese Anlagen verwaltet, abgeschrieben, bewertet, verbucht und bilanziert werden. Eine professionelle Anlagenbuchhaltung ist essenziell, um eine Erfassung des Anlagevermögens und seiner Wertminderung zu jedem Zeitpunkt zu ermöglichen. Aber auch, um aktuelle Werte für Versicherungen zu dokumentieren, um Inventuren zu vereinfachen und Budgetpläne zu erstellen. Darüber hinaus bildet sie die Basis für verschiedene Kosten-Nutzen-Rechnungen.

Die Anlagenverwaltung outsourcen oder per Excel managen? Das sind die Nachteile

Da Sie nicht auf eine Anlagenverwaltung verzichten können, haben Sie nun mehrere Möglichkeiten. Zahlreiche kleine und mittlere Unternehmen (KMU) führen die Anlagenbuchhaltung mittels Excel durch. Diese Lösung ist allerdings sehr fehleranfällig, mit erheblichem Aufwand verbunden und unterm Strich ineffizient.

Viele KMU lagern das Thema daher aus und überlassen die Anlagenbuchhaltung komplett ihrem Steuerberater. Das wiederum hat häufig eine zeitversetzte und damit nicht aktuelle Anlagenverwaltung zur Folge. Diese Unternehmen haben unterjährig keinen verlässlichen Überblick über ihr Anlagevermögen und laufen dadurch Gefahr, falsch zu planen und in Bezug auf ihre Anlagegüter suboptimale Entscheidungen zu treffen.

Warum Sie bei der Anlagenverwaltung mit der richtigen Software nicht nur viel Geld sparen

Die Lösung: die Anlagenbuchhaltung inhouse durchführen – und zwar mit einer dafür ausgelegten Software. Das vereinfacht die Anlagenbuchhaltung immens und bringt Ihnen entscheidende Vorteile.

  • Sie haben jederzeit alle relevanten Informationen zum Anlagevermögen zur Hand und arbeiten mit aktuellen, fundierten und verlässlichen Daten. Auf Knopfdruck können Sie Steuervorteile aus Abschreibungsbuchungen ermitteln und den Jahresabschluss sowie unterjährige Auswertungen leicht und schnell erstellen. Dadurch können Sie besser planen und fundiertere unternehmerische Entscheidungen treffen.
  • Zudem sparen Sie durch eine Inhouse-Softwarelösung für die Anlagenverwaltung eine Menge Geld, da viele interne manuelle Aufwände und die externe Beratungsleistung des Steuerberaters wegfallen.

Das muss die richtige Software für Ihre Anlagenverwaltung leisten

Mithilfe einer Anlagenbuchhaltungssoftware lässt sich das Anlagevermögen unkompliziert erfassen, verfolgen und verwalten. Folgende Funktionen machen dabei eine gute Software-Lösung aus:

1. Kompletter Überblick über Anlagenverwaltung durch elektronische Anlagekartei

Eine gute Anlagenbuchungssoftware ermöglicht eine schnelle, jederzeit aktuelle Übersicht über das Anlagevermögen, sowie dessen Bewegungen und Wertminderungen. Zur Anlagenverwaltung bietet die Software dafür eine elektronische Anlagenkartei, die alle wichtigen Informationen – zum Beispiel Inventarnummer, Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten, Nutzungsdauer, Abschreibungsart, Buchwert – zu den einzelnen Anlagegütern enthält. Zudem besteht die Möglichkeit, dort weitere relevante Dokumente wie den Kaufvertrag oder Rechnungen vorzuhalten. Auch die Verwaltung von Garantie- oder Reparaturleistungen ist problemlos elektronisch möglich.

2. Einfach automatisch abschreiben

Mittels einer Software zur Anlagenverwaltung lassen sich alle Arten von Abschreibungen einfach berechnen und buchen und – nach einmaliger Eingabe bestimmter Basisdaten – automatisch durchführen. Die Führung und Buchung der Anlagegüter und Abschreibungen erfolgt dabei auf steuerrechtlicher, bilanzieller und kalkulatorischer Ebene. Darüber hinaus unterstützt eine gute Software effizient bei der Erstellung von Abschreibungsverläufen.

3. Schnelle Datenbereitstellung für den Jahresabschluss

Für den Jahresabschluss lassen sich schnell und zuverlässig der aktuelle Anlagevermögensbestand und dessen Bewegungen ermitteln und den gesetzlichen Vorgaben entsprechend aufbereiten.

4. Steuerliche Vorteile durch korrekte Berücksichtigung der AfA-Varianten

Eine gute Anlagenbuchhaltungssoftware enthält sämtliche AfA-Varianten, also die steuerrechtlichen Regelungen zur „Absetzung für Abnutzung“. Idealerweise optimiert sie den Übergang von degressiver auf lineare AfA. Somit hilft sie bei der Realisierung steuerlicher Vorteile.

5. Bei der Inventur Zeit und Aufwand sparen dank tagesaktueller Daten

Mit der richtigen Software zur Anlagenverwaltung sind sämtliche Bestands- und Inventardaten stets tagesaktuell verfügbar. Die Inventarliste des Anlagevermögens, die laut HGB im Rahmen des Jahresabschlusses bereitzustellen ist, erstellt die Software innerhalb kürzester Zeit. Das verringert den Arbeitsaufwand für die Inventur erheblich.

{{box-list-left}}

6. Schnell und automatisch Anlagespiegel digital verschicken

Weniger Aufwand – das gilt auch für den Anlagespiegel und das Anlagegitter, also die Übersicht über die Entwicklung der einzelnen Posten des Anlagevermögens über mehrere Jahre hinweg, zu deren Erstellung bilanzierende Kapitalgesellschaften laut HGB verpflichtet sind. Auf Knopfdruck erstellt, kann die Anlagenbuchhaltungssoftware den Anlagenspiegel direkt zusammen mit der E-Bilanz digital ans Finanzamt übermitteln.

7. Unkompliziert Sofortabschreibungen vornehmen und Sammelposten bilden

Mithilfe einer guten Software für die Anlageverwaltung lassen sich Sofortabschreibungen auf geringwertige Wirtschaftsgüter einfach und unkompliziert erledigen. Auch die Bildung von Sammelposten für Vermögensgegenstände und deren Abschreibung ist mittels Software möglich und führt zu Arbeitsaufwandsminderungen und zu Steuereinsparungen bzw. mehr liquiden Mitteln.

8. Mit verlässlichen Auswertungen und Berichten jederzeit Investitionen planen

Die Anlagenverwaltung mit der richtigen Software ermöglicht auch unterjährig jederzeit die Erstellung von Auswertungen und Berichten zu den Anlagegütern. Die Erfassung dieser Daten unterstützt wiederum bei Planungen und unternehmerischen Entscheidungen über künftige Investitionen. Fragen wie „Neuanschaffung oder Reparatur?“ können auf Basis der aktuellen, verlässlichen Daten zügig und wirtschaftlich sinnvoll beantwortet werden.

9. Die Software zur Anlagenverwaltung ist einfach zu bedienen und übersichtlich

In einer guten Anlagenbuchungssoftware finden Sie sich schnell und einfach zurecht. Alle relevanten Informationen zu einem Anlagegut werden so dargestellt, dass Sie auf einen Blick alles parat haben sowie die Informationen finden, nach denen Sie suchen. Insgesamt ist die Software übersichtlich und intuitiv bedienbar.

10. Die Buchhaltungssoftware mit integrierter Anlagenverwaltung muss jederzeit anpassbar sein

Eine Anlagenbuchungssoftware sollte in erforderlichem Maße auf die speziellen Anforderungen eines Unternehmens anpassbar sein. Zum Beispiel was die Spezifika des Anlageguts, die Methoden zum Abschreiben oder die Abfrage- bzw. Auswertungsmöglichkeiten angeht.

11. Möglichkeit der Ein-/Anbindung an die Finanzbuchhaltungssoftware

Im Idealfall ist die Anlagenbuchhaltungssoftware Teil der Finanzbuchhaltungssoftware bzw. als Modul direkt in dieselbe integriert. Das sichert die Konsistenz der Buchführung sowie der Wertansätze und erspart Ihnen eine doppelte Datenpflege. Außerdem sollten Sie die Anlagegüter direkt in der Buchhaltung verwalten und verfolgen können, ohne zwischen Programmen wechseln zu müssen. Schaffen Sie für die Anlagenbuchhaltung eine eigenständige, von der Finanzbuchhaltungssoftware unabhängige Anwendung an, sollte diese mit der eingesetzten Finanzbuchhaltungssoftware kompatibel sein bzw. Datenabgleiche ermöglichen.

12. Einfache Implementierung der Software und Unterstützung durch den Hersteller

Idealerweise gibt es eine Demoversion der Software zur Anlagenverwaltung, mit der Sie sich – möglichst angeleitet durch den Hersteller – einen ersten Eindruck verschaffen können. Die tatsächliche Implementierung sollte unkompliziert sein und eng durch einen Berater des Herstellers begleitet und unterstützt werden. Praxisnahe Schulungen für Ihre späteren User sollten angeboten werden, und die Mitarbeitenden aus der Buchhaltung sollten von Anfang an in den Prozess mit einbezogen werden. Nach der Einführung der Software zur Anlagenverwaltung ist ein umfassender Support mit guter Erreichbarkeit wichtig.

13. Regelmäßige Updates sollten zum Angebot gehören

Schließlich sollten Sie darauf achten, dass der Hersteller regelmäßig Software-Updates bereitstellt, damit Ihre Software zur Anlagenverwaltung immer auf dem neuesten Stand bleibt. Das ist besonders wichtig hinsichtlich der aktuellen gesetzlichen Regelungen, beispielsweise der Regelungen zu Abschreibungsarten oder geringwertigen Wirtschaftsgütern.

Fertigungsstücklisten richtig einsetzen — So sparen Sie Ressourcen und reduzieren Bestände
ERP & Finance

Fertigungsstücklisten richtig einsetzen — So sparen Sie Ressourcen und reduzieren Bestände

Die meisten Endprodukte bestehen aus zahlreichen Einzelteilen und Baugruppen. Um die Fertigungsplanung effizient zu gestalten, benötigen Unternehmen eine transparente Übersicht über alle Bestandteile: die Fertigungsstückliste. Dieser Artikel beantwortet zentrale Fragen: Welche Stücklistenarten gibt es? Wie wendet man sie praktisch in der Produktion an? Und wie lassen sich der Lagerbestand reduzieren und Ressourcen sparen?

5 Min. Lesezeit

Die Stückliste – Grundlage für jeden Fertigungsauftrag

Eine Stückliste dokumentiert detailliert, aus welchen Einzelteilen und Baugruppen ein Endprodukt besteht (zur Begriffsdefinition). Sie enthält alle Informationen, die für die korrekte Zusammenstellung erforderlich sind, und unterstützt somit die Produktionsplanung und die Materialwirtschaft.

Für wen sind Fertigungsstücklisten besonders nützlich?

Fertigungsstücklisten nutzen mehreren Abteilungen bzw. Funktionsbereichen im Unternehmen:

  • Fertigung und Produktionsplanung
  • Einkauf und Materialwirtschaft
  • Konstruktion und Entwicklung
  • Kalkulation und Kostenrechnung
  • Qualitätssicherung
  • Lagerverwaltung

Aufbau und Struktur von Fertigungsstücklisten

Fertigungsstücklisten sind meist tabellarisch aufgebaut und enthalten Kopfdaten (Position, Teilenummer, Bezeichnung, Menge, Einheit), Positionsdaten für einzelne Teile sowie Unterpositionen bei komplexen Produkten. Die präzise Struktur erleichtert die digitale Fertigungsplanung und die Nutzung in der ERP-Software.

{{box-list-left}}

Stücklisten-Arten in der Praxis

  • Die Mengenstückliste zeigt die Gesamtmenge aller Teile eines Produkts und eignet sich besonders für einfache Fertigungen. Beispiel: Ein Unternehmen, das Standardstühle produziert, verwendet die Mengenstückliste, um die Gesamtanzahl von Schrauben, Sitzflächen und Stuhlbeinen für eine Serie zu erfassen.
  • Die Auftragsstückliste leitet sich von der Mengenstückliste ab und berücksichtigt die für den jeweiligen Auftrag benötigte Menge. Ein Beispiel: Ein Hersteller von Sonderanfertigungen für Möbel legt mithilfe der Auftragsstückliste fest, wie viele Platten und Beschläge für eine Kundenbestellung verarbeitet werden müssen.
  • Die Baukastenstückliste ist modular aufgebaut, listet nur die direkt relevanten Teile jeder Fertigungsstufe auf und eignet sich daher ideal für komplexe Produkte. Ein Maschinenbauunternehmen kann beispielsweise die Baugruppen einer Produktionsmaschine separat planen, ohne dabei alle Einzelteile der Maschine berücksichtigen zu müssen.
  • Eine Strukturstückliste bietet eine umfassende Übersicht über alle Fertigungsstufen und Ressourcen, stellt die logischen Beziehungen zwischen Baugruppen und Einzelteilen dar und ist mehrstufig aufgebaut. Ein Beispiel: Ein Automobilhersteller erstellt eine Strukturstückliste für ein Fahrzeugmodell, die sämtliche Baugruppen wie Motor, Karosserie, Elektronik und Innenausstattung hierarchisch abbildet.
  • Die Variantenstückliste fasst ähnliche Fertigungsartikel zusammen und ermöglicht so zum Beispiel eine effiziente Produktion von Möbeln mit unterschiedlichen Oberflächen oder Farben. So kann ein Küchenmöbelhersteller mithilfe der Variantenstückliste verschiedene Ausführungen eines Küchenschranks mit unterschiedlichen Frontfarben und Griffdesigns transparent verwalten.

So setzen Sie Fertigungsstücklisten effektiv ein

Kleine und mittelständische Fertigungsunternehmen stehen unter starkem Konkurrenz- und Termindruck. Produktionsaufträge müssen schnell und effizient umgesetzt werden. Dies hängt maßgeblich von der Qualität und Vollständigkeit der Fertigungsstücklisten ab.

In der Regel sind die Konstruktionsabteilung oder die Arbeitsvorbereitung der Ausgangspunkt. Entscheidend ist, dass alle am Fertigungsprozess Beteiligten die Stückliste sinnvoll nutzen. Das erfordert eine softwaregestützte Fertigung. Mit einer Fertigungssoftware lassen sich Stücklisten einfach erstellen und mit anderen Anwendungen verknüpfen.

Schritt 1: Teile anlegen und Stücklisten-Art festlegen

Legen Sie zunächst die Basis für Stücklisten mit Baugruppen und Strukturen. Erfassen Sie alle Rohstoffe und Einzelteile in der Software, inklusive Bezeichnung, Mengeneinheit, Abmessung, Lieferant und Preis. Je sorgfältiger Sie hierbei vorgehen, desto leichter lässt sich später die Stückliste erstellen und mit weiteren Teilbereichen verknüpfen.

Schritt 2: Einheitliche Form sicherstellen

Eine einheitliche Stücklistenform erleichtert allen Beteiligten die Arbeit und reduziert den Aufwand bei späteren Änderungen. Klären Sie im Vorfeld die Kopf- und Positionsdaten und berücksichtigen Sie Angaben wie Erstellungsdatum, Stücklistennummer, Menge, Bezeichnung, Gültigkeitszeitraum oder Zeichnungsnummer. Nutzen Sie Filter wie den Beschaffungsschlüssel, um Zukaufteile von Eigenfertigung zu unterscheiden. Hinterlegen Sie außerdem Lagerort, Materialkonto und Kostenträger, um eine reibungslose Lagerverwaltung und Buchhaltung zu gewährleisten.

Schritt 3: Anwendungsbereiche der Fertigungsstückliste klären

Bestimmen Sie, in welchen Bereichen die Fertigungsstückliste eingesetzt werden soll. Die Absatzplanung erstellt Prognosen und Kalkulationen, während die Produktionsplanung die Stücklisten nutzt, um Fertigungs- und Zeitpläne zu erstellen. Bei auftragsbezogener Fertigung fließen Kundendaten wie Name, Auftragsnummer, Termin und Volumen ein.

Schritt 4: Fertigungsstückliste regelmäßig aktualisieren

Stellen Sie sicher, dass die Stücklisten stets aktuell sind. Fertigungsartikel und Komponenten ändern sich mit der Zeit. Eine gute Fertigungssoftware erkennt Verknüpfungen automatisch und aktualisiert die Daten an allen relevanten Stellen, sobald Änderungen an den Materialdaten vorgenommen werden.

Fazit: Mit Fertigungsstücklisten produzieren Sie effektiver — und kostengünstiger

Mit einem leistungsfähigen und benutzerfreundlichen Warenwirtschaftssystem in Kombination mit professioneller Fertigungssoftware erstellen Sie ohne großen Aufwand Stücklisten, definieren Formate und fassen Baugruppen präzise zusammen.

Besonders der Einkauf profitiert davon: Er nutzt die Stücklisten zur Ermittlung benötigter Zukaufteile und senkt dank Just-in-time-Lieferungen den Lagerbestand auf ein Minimum. Die Kostenrechnung ermittelt auf dieser Basis automatisch die Produktions- und Beschaffungskosten.

IT-gestützte Verfahren sorgen darüber hinaus für fehlerfreie Produktionsabläufe, höhere Ausstoßmengen, geringeren Ressourcenverbrauch und eine steigende Produktqualität. So wird die passende Software für Ihre Stücklisten zu einem echten Wachstumstreiber für Ihr Unternehmen.

Liquiditätsplanung optimieren: 10 Tipps für KMU
ERP & Finance

Liquiditätsplanung optimieren: 10 Tipps für KMU

Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ist eine vorausschauende Liquiditätsplanung entscheidend, um finanzielle Stabilität zu sichern und Liquiditätsengpässe zu vermeiden. Doch vielen Betrieben fehlt der strukturierte Überblick über Einnahmen und Ausgaben. Das kann zu gefährlichen Zahlungslücken führen. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Liquiditätsplanung im Unternehmen optimieren, Ihre Zahlungsfähigkeit sichern und mit einfachen Maßnahmen Ihre Liquidität verbessern.

5 Min. Lesezeit

Warum ist eine gute Liquiditätsplanung für KMU so wichtig?

„Ohne Moos nichts los“ – dieses Sprichwort gilt auch für Unternehmen. Ohne ausreichende Liquidität kann ein Betrieb nicht handlungsfähig bleiben. Liquiditätsmanagement bedeutet, jederzeit zu wissen, wie viel Geld kurzfristig verfügbar ist – heute, nächste Woche und im nächsten Monat.

Gerade für kleine Unternehmen mit begrenzten finanziellen Ressourcen ist eine vorausschauende Liquiditätsplanung entscheidend. Sie verhindert folgenschwere Engpässe und sichert die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens.

Was beeinflusst die Liquidität in Unternehmen?

Die Liquidität eines Unternehmens hängt von vielen Faktoren ab: Höhe der Außenstände, gewährte Zahlungsziele, Kapitalbindung im Lager oder Investitionen. Eine effektive Liquiditätsplanung bezieht Daten aus Einkauf, Vertrieb, Buchhaltung und Warenwirtschaft ein.

10 Tipps zur Liquiditätsplanung für KMU

1. Rechnungsstellung automatisieren und beschleunigen

Verspätete Rechnungen führen zu verspäteten Einnahmen – ein klarer Nachteil für das Liquiditätsmanagement. Setzen Sie auf eine integrierte Rechnungssoftware, die Sie dabei unterstützt, Rechnungen zu erstellen, zu verbuchen und zu mahnen. So verbessern Sie Ihre Liquiditätsplanung im Rechnungswesen und sorgen für einen kontinuierlichen Geldfluss.

2. Teilzahlungen bei Projekten vereinbaren

Optimieren Sie Ihre Liquiditätsstrategie, indem Sie bei längeren Projekten Abschlagszahlungen fest vereinbaren. So finanzieren Sie nicht alles vor und sichern frühzeitig den Cashflow ab.

3. Zahlungseingänge aktiv steuern

Nutzen Sie Zahlungsmethoden wie SEPA-Lastschrift, PayPal oder Kreditkarte. Kurze Zahlungsziele wie „sofort netto Kasse“ erhöhen die Planbarkeit im Liquiditätsmanagement für KMU.

4. Mahnwesen automatisieren

Vermeiden Sie Liquiditätsengpässe durch konsequente Forderungsverwaltung. Moderne Buchhaltungssoftware hilft, Mahnungen automatisiert zu versenden und Forderungen im Blick zu behalten.

5. Rabatte vermeiden – Liquidität schützen

Rabatte verringern Ihre Marge und somit Ihre finanzielle Handlungsfähigkeit. Deshalb sehen Pricing-Spezialisten Rabatte kritisch. Bieten Sie lieber von Anfang an faire Preise, um Ihre Unternehmensliquidität langfristig zu sichern.

6. Skonto gezielt nutzen

Skonto ist der günstigste Kredit. Wer seine Eingangsrechnungen digital bearbeitet und früh bezahlt, spart bares Geld und verbessert die Liquiditätsplanung in kleinen Unternehmen. Um Skonti nutzen zu können, müssen Eingangsrechnungen jedoch zügig bearbeitet und bezahlt werden. Software für die Rechnungseingangsverarbeitung ermöglicht einen digitalen Workflow, um Eingangsrechnungen schnell durch die verschiedenen Stationen zu schleusen: formale und sachliche Prüfung, Zahlungsfreigabe, Buchung, Überweisung.

7. Zahlungsziele mit Lieferanten verhandeln

Verlängern Sie Ihre Zahlungsfristen, um Ihre Liquidität effizient zu steuern. Stimmen Sie gewährte und in Anspruch genommene Fristen strategisch ab – das verbessert den operativen Cashflow.

8. Leasing und Outsourcing prüfen

Vermeiden Sie hohe Einmalkosten. Mieten statt Kaufen und Outsourcing von Nicht-Kernaufgaben schonen Ihre Liquiditätsreserven.

9. Rückstellungen für regelmäßige Ausgaben bilden

Planen Sie Ihre monatlichen Liquiditätsabflüsse realistisch ein. Rückstellungen für Löhne, Miete oder Steuern verbessern die Finanzplanung im KMU-Alltag und helfen, unerwartete Engpässe zu vermeiden.

Eine Unternehmenssoftware mit Berichtsfunktionen und Onlinebanking-Anbindung verschafft Ihnen den Überblick über Ihre Finanzen. Das unterstützt Sie bei Ihrer Liquiditätsplanung.

10. Lagerhaltung effizient steuern

Ein typischer Fehler, der sich negativ auf die Liquidität auswirkt, besteht darin, zu viele Waren einzukaufen. Übervolle Lager binden Kapital. Ein gutes Warenwirtschaftssystem mit Lagerverwaltung sorgt für bedarfsgerechte Bestellungen und entlastet die Liquidität. Das ist ein Schlüssel zur Liquiditätsoptimierung in KMU.

Fazit

Liquiditätsengpässe sind eine der häufigsten Ursachen für wirtschaftliche Schwierigkeiten kleiner und mittlerer Unternehmen. Mit einer gezielten Liquiditätsplanung, automatisierten Prozessen und der richtigen Software behalten KMU ihre Finanzen im Griff. Die vorgestellten Praxistipps zur Liquiditätsplanung helfen KMU, Einnahmen zu maximieren, Ausgaben zu kontrollieren und liquide zu bleiben.

Mit Schnittstellen Prozesse optimieren | Experteninterview
ERP & Finance

Mit Schnittstellen Prozesse optimieren | Experteninterview

Die meisten Unternehmen nutzen ein breites Spektrum an Software und digitalen Tools. Diese verschiedenen Systeme müssen miteinander vernetzt werden, beispielsweise mithilfe von Programmierschnittstellen (API). Hier erläutern zwei Experten, wie Schnittstellen Prozesse optimieren und reibungslose digitale Geschäftsabläufe ermöglichen.

5 Min. Lesezeit

Viele kleine und mittlere Unternehmen (KMU) stehen vor der Herausforderung, ihre Geschäftsprozesse zu digitalisieren und zu automatisieren. Zugleich sind die IT-Infrastrukturen und Software-Landschaften in den Betrieben zunehmend heterogen zusammengesetzt. Das bedeutet: Ohne eine Vernetzung der verschiedenen Systeme gibt es keine reibungslosen digitalen Abläufe. Wir haben bei zwei Spezialisten nachgefragt, wie sich in der Praxis mithilfe von Schnittstellen Prozesse optimieren und digitalisieren lassen. Lesen Sie hier das Interview mit Daniel Peters und Christian Sachse.

Sie erstellen bzw. implementieren Schnittstellen für mittelständische Unternehmen. Was leisten diese Lösungen?

Daniel Peters: Im E-Commerce geht es beispielsweise darum, Shopsysteme und Marktplätze mit ERP-Software zu verbinden. Weitere Schwerpunkte sind die Anbindung von Paketdiensten und Speditionen ans ERP-System sowie der Zahlungsabgleich zwischen Buchhaltung und Payment-Dienstleistern wie PayPal. Dabei nutzen wir meist die Programmierschnittstellen (APIs) der zu verbindenden Systeme. So entstehen integrierte Verbindungen, die ohne langsame und teils manuelle Datentransfers auskommen. Dies macht die Prozesse nicht nur schneller, sondern auch sicherer, weil es keine Erfassungsfehler mehr gibt.

‍{{box-quote-right}}

Christian Sachse: Auch bei unseren Projekten zur Prozessautomatisierung und -optimierung sind APIs unverzichtbar. Wir nutzen sie, um den Kunden eine Fernsteuerung ihrer Standardsysteme für Auftragsbearbeitung, Finanzbuchhaltung oder Dokumentenmanagement über individuelle Zusatzlösungen zu ermöglichen. Dabei werden zum Beispiel einfache und wiederkehrende Tätigkeiten von einem Programm übernommen, das die Mitarbeiter in ihrer täglichen Arbeit unterstützt. Fakt ist: Ohne Schnittstellen gäbe es keinen digitalen Prozess.

‍{{box-quote-left}}

Ist es denn mit einer Schnittstelle bereits getan oder braucht es für eine Verknüpfung der Prozesse und Programme mehr?

Daniel Peters: Der Begriff Schnittstelle suggeriert eine vollständige Verbindung zwischen zwei Systemen. Das ist aber nicht automatisch der Fall. Wenn eine Programmierschnittstelle (API) oder eine Dateischnittstelle vorhanden ist, heißt das zunächst bloß, dass eine Seite, etwa der Onlineshop, kommunikationsbereit ist. Für eine Verbindung zwischen zwei Systemen ist jedoch eine Gegenstelle notwendig, die die Daten verarbeiten kann.

Man braucht also eine Art Mittler zwischen den Systemen?

Daniel Peters: Richtig. Wir sprechen hier von Middleware. Das ist eine Software, die zwischen zwei oder mehreren Systemen „vermittelt“. Damit zum Beispiel die Verbindung zwischen einem Onlineshop und einer ERP-Software gelingt, benötigen beide Systeme technische Anknüpfungspunkte, sprich: Programmierschnittstellen, mit denen die Kommunikation nach außen erst möglich wird. Moderne Systeme bringen diese APIs gleich mit. Ältere Systeme bieten häufig nur Dateischnittstellen und/oder Datenbankschnittstellen an. Diese eignen sich zwar ebenfalls, die Verbindung ist dann aber nicht so performant und tief integriert wie bei der Verwendung von APIs.

Was bekommen die Anwender von der Middleware mit?

Daniel Peters: Im besten Fall: nichts. Die Datentransfers – wie das Auslesen von Bestellungen aus einem Shop oder der Belegimport ins ERP-System – laufen im Hintergrund ab.

Welche Einsatzmöglichkeiten gibt es für APIs darüber hinaus?

Christian Sachse: Abgesehen von der Verbindung verschiedener Systeme leisten APIs auch bei der teilweisen oder vollständigen Automatisierung betrieblicher Prozesse wichtige Dienste, zum Beispiel in der Warenwirtschaft.

Wie sieht das konkret aus?

Christian Sachse: Die Szenarien reichen von der Zustandsüberwachung, beispielsweise Lagerbestand oder Bestelleingang, bis hin zur vollständigen Automatisierung von Verkaufs- und Beschaffungsprozessen. Mithilfe von APIs laufen die Prozesse oder auch Teilschritte automatisch im Hintergrund ab. Ist eine vollständige Automatisierung nicht sinnvoll, kann oft eine Eingabemaske erstellt werden, die mehrere Schritte bzw. Eingaben in der Warenwirtschaft aus einer gemeinsamen Ansicht heraus startet, überwacht und steuert.

Nehmen wir mal an, ein Unternehmen möchte mithilfe von Schnittstellen Prozesse optimieren. Wie läuft so ein Projekt üblicherweise ab?

Daniel Peters: In der Praxis hat sich ein mehrstufiges Vorgehen bewährt: Nach einer Erstberatung schätzen wir die Machbarkeit und die Kosten ein. Im nächsten Schritt präsentieren wir dem Kunden mögliche individuelle Lösungswege – kommt Standardsoftware zum Einsatz, wird eine Demoversion eingerichtet. Erteilt der Kunde daraufhin den Auftrag, beginnt die Programmierung und Implementierung der Schnittstellenlösung. Dies geschieht im Rahmen agiler Entwicklung oft in Iterationen, also in mehreren Entwicklungszyklen. Sind alle Vorgaben wunschgemäß umgesetzt, startet der Einsatz der Lösung.

Christian Sachse: Wichtig ist dabei insbesondere während der heißen Umsetzungsphase ein enger Kontakt zu den Anwendern. Kommt es später beim Einsatz der Lösungen zu Fragen oder Schwierigkeiten, lassen sich diese im Rahmen des Kundensupports lösen.

Stichwort: Schwierigkeiten. Welche Hürden kann es bei der praktischen Umsetzung von Schnittstellenlösungen geben?

Daniel Peters: Zuerst sind hier technische Hürden zu nennen. Als Schnittstellenanbieter muss ich mich darauf verlassen, dass die APIs der zu verbindenden Systeme korrekt und wie beschrieben arbeiten. In der Praxis gibt es jedoch immer wieder Abweichungen. Diese gilt es dann durch Workarounds zu kompensieren.

Christian Sachse: Eine weitere Schwierigkeit resultiert daraus, dass die Abläufe in den Betrieben meist über Jahre organisch gewachsen sind. Häufig wird das Prozesswissen schon in der zweiten oder dritten Generation mündlich überliefert. Dies bedeutet einen beträchtlichen Recherche- und Dokumentationsaufwand, bevor man einen optimierten digitalen Prozess konzipieren kann.

Daniel Peters: Hürden lauern auch bei der Abstimmung zwischen den Beteiligten. Wenn die Mitarbeiter bei früheren Projekten die Erfahrung gemacht haben, dass bestimmte Prozesse danach nicht mehr so gut funktionierten, kann das zu Problemen aufgrund mangelnder Akzeptanz führen.

Christian Sachse: Überhaupt spielt der Faktor Mensch eine wesentliche Rolle. Nicht selten fürchten sich die Mitarbeiter vor Veränderungen am Arbeitsplatz. Dann sind sie auch nicht bereit, mitzuwirken und Neues zu erlernen. Dieses Problem ist nicht einfach zu lösen. Bewährt hat sich aber, die Beteiligten frühzeitig mit an Bord zu holen, in ihrem Tempo mitzunehmen und das Vorhaben zu entmystifizieren.

Mit welchem Aufwand müssen Unternehmen rechnen, wenn sie mithilfe von Schnittstellen Prozesse optimieren möchten?

Daniel Peters: Bei einer Standardlösung entstehen lediglich einige Stunden Integrationsaufwand. Zudem fallen Lizenzgebühren für die Software sowie Wartungs- und Servicekosten an. Diese beginnen im niedrigen vierstelligen Bereich pro Jahr. Bei individuell programmierter Software läuft ein Projekt dagegen mindestens einige Monate. Dementsprechend liegen die Umsetzungskosten im mittleren vierstelligen Bereich oder auch darüber.

Christian Sachse: Im Bereich der Prozessautomatisierung ist es kaum möglich, mit Standardsoftware zu arbeiten, da es die „eierlegende Wollmilchsau“ nicht gibt. Das liegt an der Vielzahl an Schaltern, Verästelungen und Eventualitäten, die ein Prozess haben kann. Daher bleibt oft nur die Erstellung von maßgeschneiderten individuellen Lösungen. Gute Erfahrungen haben wir mit dem Einsatz von kleineren Skripten oder Programmen gemacht, die sich in der Regel auch sehr schnell amortisieren.

Mancher Unternehmer möchte zwar durch den Einsatz von Schnittstellen Prozesse optimieren, aber nicht gleich einen Dienstleister im Haus haben. Welches Vorgehen empfehlen Sie?

Christian Sachse: Um Prozesse zu automatisieren, muss man diese kennen und verstehen. Daher empfehle ich, zuerst eine Übersicht über die gesamte Prozesskette zu erstellen. Mit Papier, Lineal und Buntstiften kommt man dabei erstaunlich weit. Auf dieser Basis leitet man dann zur Detailansicht eines Prozesses oder einer Prozessstation über. Ist ein Prozess erst einmal dokumentiert, wird schnell das Automatisierungspotenzial sichtbar: Es sollte nach einfachen, wiederkehrenden und fehleranfälligen Schritten Ausschau gehalten werden. Wichtiger Tipp: Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter mit ein und lassen Sie sich von ihnen automatisierbare Vorgänge nennen.

Daniel Peters: Speziell für den Bereich des E-Commerce empfehle ich, sich frühzeitig einen Überblick über bereits verfügbare Lösungen zu verschaffen und Praxisbeispiele anzusehen. Für manche Anforderungen gibt es nämlich fertige Schnittstellen, die sich schnell und günstig einsetzen lassen. Infos dazu findet man auf der Website des ERP-Herstellers sowie bei Anbietern von Schnittstellenlösungen. So bekommt man ein Gefühl dafür, ob eine umfassende Beratung überhaupt notwendig ist.

Werfen wir abschließend einen Blick auf den Markt: Welche Lösungen sind zurzeit besonders gefragt? Zeichnen sich Trends ab?

Daniel Peters: Seit zwei, drei Jahren ist eine zunehmende Nutzung von Cloud-basierten Shopsystemen zu beobachten. Die Vorzüge liegen auf der Hand: Im Unterschied zu On-premises-Lösungen laufen diese Systeme auf leistungsfähigen Cloud-Servern, die auch Lastspitzen – zum Beispiel durch hohes Bestellvolumen nach einer TV-Ausstrahlung – verkraften. Auch Cloud-basierte Shops oder Marktplätze wie eBay oder Amazon lassen sich mithilfe von APIs an eine Middleware anbinden. Diese transferiert die Daten dann zur API des ERP-Systems im Unternehmen. Dateischnittstellen kommen hier nur selten zum Einsatz, zum Beispiel für den Export von Artikellisten.

Christian Sachse: Auch im Bereich der innerbetrieblichen Prozesse ist der Bedarf an Automatisierung und Vernetzung hoch, nicht zuletzt aufgrund der Erfahrungen während der Corona-Pandemie. APIs können hier helfen, Prozesse zu beschleunigen und Kosten zu senken. Dies ermöglicht einen effektiveren Einsatz von Fachkräften.

Was ist ein Warenwirtschaftssystem? - Wie Unternehmen ihre Warenwirtschaft effizient verwalten können
ERP & Finance

Was ist ein Warenwirtschaftssystem? - Wie Unternehmen ihre Warenwirtschaft effizient verwalten können

Viele Unternehmen organisieren und steuern ihre Handels- und Produktionsprozesse mit einem Warenwirtschaftssystem (WWS). Insbesondere kleinere Mittelständler und Start-ups unterschätzen jedoch häufig die Bedeutung einer professionellen Warenwirtschaft. Die wichtigsten Informationen zu den Aufgaben des WWS und die Antwort auf die Frage "Was ist ein Warenwirtschaftssystem überhaupt?" haben wir hier zusammengestellt.

5 Min. Lesezeit

Warenwirtschaftssysteme helfen Unternehmen, wettbewerbsfähig zu bleiben. Sie vernetzen die Warenwirtschaft mit anderen betrieblichen Funktionen und mit externen Akteuren wie Kunden, Lieferanten, Logistikpartnern und Zahlungssystemanbietern. Dadurch können Unternehmen schneller und flexibler agieren. Dieser Beitrag beleuchtet die Aufgaben eines Warenwirtschaftssystems, seine Funktionen, die verschiedenen Varianten sowie den Nutzen.

Was ist ein Warenwirtschaftssystem?

Ein Warenwirtschaftssystem, auch WWS oder WaWi genannt, ist eine Software für die Bestandsverwaltung von Unternehmen, besonders von Handels- und Produktionsbetrieben. Zu den Aufgaben eines Warenwirtschaftssystems gehört es, die Prozesse rund um die Warenbewegungen, also die allgemeine Logistik, den Einkauf, die Lagerung, den Verkauf und die Logistik abzubilden. Die Software registriert die Lagerbestände sowie Zugänge und Abgänge. Damit ist schon klar, dass ein WWS keine Insellösung ist, sondern in die Prozesse und – falls vorhanden – in die ERP-Software des Unternehmens integriert sein muss.

Warenwirtschaftssystem oder ERP-System – worin besteht der Unterschied?

Manche setzen ein Warenwirtschaftssystem mit einem ERP-System gleich. Das ist jedoch nicht korrekt. Tatsächlich kann das WWS ein Teilmodul eines unternehmensweiten ERP-Systems sein. Während sich die Warenwirtschaft mit den Warenströmen befasst, bildet ein komplettes ERP-System aber auch andere Prozesse im Unternehmen ab.

ERP steht für Enterprise-Resource-Planning, das heißt, für die Planung aller Ressourcen im Unternehmen. Dagegen bildet das WWS Prozesse rund um die physische Material- und Bestandsverwaltung ab. Das ist besonders im (Online)-Handel, im Handwerk und in Produktionsbetrieben wichtig. Dienstleistungsunternehmen kommen oft ohne ein Warenwirtschaftssystem aus, aber sie benötigen trotzdem ein ERP-System für ihre Auftragsabwicklung, Finanzbuchhaltung und so weiter.

{{box-list-left}}

Was sind die Aufgaben eines Warenwirtschaftssystems?

Ein Warenwirtschaftssystem beantwortet Fragen aus dem Bereich der Bestandsverwaltung, zum Beispiel:

  • Wie viel ist von Produkt x noch vorrätig?
  • In welchem Lager und auf welchem Regalplatz lagert es?
  • Wie viel davon haben wir in welchem Zeitraum gebraucht?
  • Ist der Meldebestand erreicht? Muss nachbestellt werden?
  • Wie hoch muss unser Bestand sein, um just in time liefern zu können?
  • Wie ist die Umschlagshäufigkeit der Produkte? Welche sind „Renner“, welche sind „Penner“?
  • Welche Konditionen und Lieferbedingungen bietet Lieferant Y im Vergleich zu Lieferant Z?
  • Mit welchem Versender arbeiten wir im Raum München zusammen?

Das WWS bildet die Prozesse zwischen Lieferanten, Lagerwirtschaft und Kunden ab. Dazu gehören Disposition, Logistik, Abrechnung, Bestellwesen und Materialplanung. Es unterstützt die Funktionen Beschaffung, Inventarisierung, Onlineshop, Inventur, Retourenabwicklung und Faktura, das heißt den Belegfluss von Bestellungen, Lieferscheinen und Rechnungen.

Wie ist ein WWS aufgebaut?

Eine der zentralen Aufgaben eines Warenwirtschaftssystems ist es, Stamm- und Bewegungsdaten aus den Bereichen Einkauf und Wareneingang, Verkauf und Warenausgang sowie der Lagerhaltung zu speichern. Dies bestimmt auch den Aufbau eines Tools für die Steuerung der Warenwirtschaft:

  • Stammdaten

Zu den Stammdaten gehören unter anderem Grunddaten über Lieferanten, Produkte, Kunden, Versandpartner, Einkaufs- und Verkaufspreise, Rabattstaffeln und so weiter.

  • Bewegungsdaten

Bewegungsdaten sind die Daten, die im Rahmen der betrieblichen Prozesse entstehen, zum Beispiel Angebote, Bestellungen, Mengen, Informationen zum Kaufverhalten, Lagerbestände, Zu- und Abgänge, Reklamationen, Retouren.

Die 5 Komponenten eines Warenwirtschaftssystems

Ein WWS ist rund um fünf Funktionen aufgebaut:

  1. Einkauf, mit Angebotsverwaltung, Bestellungen, Disposition und Reklamation
  2. Verkauf, mit Vertriebsplanung, Kundenbeziehungsmanagement (CRM), Retouren, Vertriebskanälen
  3. Wareneingang, mit Warenanlieferung, Warenannahme, Warenkontrolle und Rechnungsprüfung
  4. Warenausgang, mit Kommissionierung, Warenausgang, Versand- und Logistik-Abwicklung
  5. Lagerwirtschaft, mit Warenauszeichnung, Bestandsführung, Lagerverwaltung und Inventurabwicklung

Warenwirtschaft – mit oder ohne System: Welche Ziele erreichen Sie mit einem WWS?

Ein Warenwirtschaftssystem hilft Ihnen, stets genug Material auf Lager vorrätig zu haben, um unterbrechungsfrei produzieren zu können, oder – falls Sie (Online-)Händler sind – immer ausreichend Ware zu haben, um die Kundennachfrage schnell zu befriedigen.

Andererseits möchten Sie auch nicht zu viele Waren und Materialien am Lager haben, denn das steigert die Lagerkosten und das Risiko, Ladenhüter auf Halde zu legen. Da Ihr Warenwirtschaftssystem Ihnen eine passgenaue Bedarfssteuerung ermöglicht, minimieren Sie diese Kosten und Risiken.

Darüber hinaus hilft ein WWS bei der Automatisierung und Beschleunigung von Prozessen rund um Warenbewegungen. Sie sind besser informiert und können zum Beispiel stark nachgefragte Artikel und Ladenhüter jederzeit identifizieren.

{{box-list-right}}

Welche Vorteile bietet ein Warenwirtschaftssystem?

Dank digitaler Bestandsverwaltung wissen Sie in Echtzeit, wann und wo welche Materialien und Waren lagern. Das WWS ermöglicht eine Vernetzung von Bestellwesen, Auftragsabwicklung, Logistik und Rechnungsstellung. Ist es gut in Ihre Software-Umgebung integriert, können Sie es auch mit anderen ERP-Komponenten bis hin zu PPS-Systemen verbinden. Auf jeden Fall sparen Sie mit einem WWS Zeit und Kosten durch die Automatisierung von Lagerprozessen, Auftragsabwicklung, Belegwesen, Nachbestellungen und die Anbindung von Logistikpartnern.

Die wichtigsten Vorteile eines WWS

  • Effizientere Prozesse dank Automatisierung
  • Steigerung der Prozessqualität
  • Termintreue → dadurch mehr Kundenzufriedenheit
  • Echtzeit-Reporting unterstützt Entscheidungen im Einkauf und Produktpalette
  • Schnellere Auftragsabwicklung
  • Einbindung in betriebliche (ERP)-Prozesse wie Faktura, Anlagenbuchhaltung, Finanzbuchhaltung
  • Anbindung von Logistikpartnern möglich → dadurch noch mehr Effizienz und Prozessqualität

Warenwirtschaft: Welche Arten von Systemen gibt es?

Mit der Zeit haben sich unterschiedliche Formen von WWS herausgebildet: geschlossene, integrierte und offene Warenwirtschaftssysteme.

  • Geschlossenes WWS

In einem geschlossenen Warenwirtschaftssystem werden alle Vorgänge in einem einzigen System abgebildet: Einkauf und Wareneingang, Verkauf und Warenausgang, sowie Lagerbestandsführung und Service.

  • Integriertes WWS

Im integrierten WWS ist das System an sich geschlossen, aber über Schnittstellen an bestimmte externe Systeme angebunden. Mit diesen tauscht es auch Daten aus. Beispiele hierfür sind Integrationen mit Banken und Zahlungsdienstleistern sowie mit standardisierten Shopsystemen, etwa von Amazon oder eBay.

  • Offenes WWS

Die „Offenheit“ bezieht sich hier auf Schnittstellen, sogenannte API. Ein offenes WWS lässt sich über Schnittstellen mit den Softwarelösungen anderer Anbieter verknüpfen. Da die meisten Unternehmen bereits Softwaresysteme einsetzen, ist das eine sehr sinnvolle Option: Sie können ein Warenwirtschaftssystem auf diese Weise Ihren Anforderungen anpassen und so in Ihre Softwareprozesse einbetten, dass eine nahtlose IT-Umgebung entsteht. Der Vorteil:  Sie bekommen in funktioneller Hinsicht das Beste aus mehreren „Welten“.

Welche Erweiterungen für ein Warenwirtschaftssystem sind möglich?

Ein offenes WWS ermöglicht viele sinnvolle Erweiterungen. Durch Integration in die Unternehmens-IT kann das Warenwirtschaftssystem weitere Aufgaben lösen. So lassen sich die betrieblichen Prozesse noch besser steuern und analysieren.

Folgende Erweiterungen für ein WWS sind besonders nützlich:

  • Finanzbuchhaltung
  • Offene-Posten-Verwaltung
  • Mobile Funktionen
  • Kassensysteme
  • Shopsysteme
  • Onlinebanking und Zahlungsdienstleister

Dazu kommen unter Umständen noch:

  • Anlagenbuchhaltung
  • Produktionsplanungs- und Steuerungssysteme (PPS)
  • HR-Software

Bei einem offenen WWS ist es am einfachsten, Schnittstellen zu ERP-Softwaremodulen zu programmieren. Das macht diese Systeme so flexibel. Sie lassen sich in eine vorhandene Software-Infrastruktur integrieren und die Vernetzung mit dieser bringt viele zusätzliche Vorteile. Zum Beispiel noch bessere Analysen für die Unternehmenssteuerung und die durchgängige Standardisierung und Automatisierung von Prozessen. Als Unternehmen können Sie die besten Lösungen miteinander kombinieren, indem Sie sie über Schnittstellen anbinden.

Warenwirtschaft mit System: Welche Vorteile und Nachteile gibt es?

Kurz gefasst existieren drei Varianten von Warenwirtschaftssystemen: Standardsoftware, Branchensoftware und Individuallösungen.

  • Standardsoftware ist als fertiges Produkt erhältlich und meist flexibel konfigurierbar; sie ist in aller Regel das Ergebnis langjähriger Best-Practice-Erfahrung und wird vom Anbieter gepflegt, gewartet und weiterentwickelt. Sie ist schnell verfügbar und relativ günstig.
  • Branchensoftware ist ebenfalls bis zu einem gewissen Grad standardisiert. Sie wird jedoch für die Anforderungen einer bestimmten Branche programmiert und konfiguriert. So gibt es beispielsweise Software für Onlineshops oder für verschiedene Arten von Einzelhandelsbetrieben.
  • Eine Individuallösung wird speziell für Ihr Unternehmen programmiert. Das lohnt sich in der Regel nur, wenn Ihr Unternehmen sehr groß oder sehr speziell ist. Ihre IT-Techniker müssen dann auch die Wartung, Weiterentwicklung und Konformität mit einschlägigen Regulierungen gewährleisten.

Fazit

Ein Warenwirtschaftssystem (WWS) übernimmt zahlreiche Aufgaben in Handels- und Produktionsbetrieben. Es unterstützt bei der Steuerung der Warenströme, der Lagerverwaltung sowie allen Prozessen rund um den Einkauf, den Wareneingang, den Verkauf und den Warenausgang.

Darüber hinaus hilft ein WWS, die betrieblichen Prozesse zu beschleunigen und transparenter zu gestalten. Es beschleunigt und vereinfacht die Inventur und liefert Auswertungen und Statistiken für die Unternehmensführung. All dies senkt die Kosten und trägt zur Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit bei.

Abweichendes Leistungsdatum in Rechnungen: Worauf ist dabei zu achten?
ERP & Finance

Abweichendes Leistungsdatum in Rechnungen: Worauf ist dabei zu achten?

Oft weichen das Leistungsdatum bzw. Lieferdatum und das Rechnungsdatum in Rechnungen voneinander ab. Hier erfahren Sie, was es damit auf sich hat und wie Buchführungskräfte in Unternehmen sich die Arbeit erleichtern können.

5 Min. Lesezeit

Das Leistungsdatum entspricht dem Rechnungsdatum – enthält eine Rechnung diesen Hinweis, ist die Buchung des entsprechenden Sachverhalts einfach. Etwas komplizierter stellt sich die Sache dar, wenn das Rechnungsdatum und das Leistungsdatum bzw. Lieferdatum unterschiedlich sind. In diesem Fall muss die Buchhaltung nämlich sicherstellen, dass die erbrachte Leistung/Lieferung und die Umsatzsteuer periodengerecht gebucht werden. Für die Buchführungskraft ist dies mit zusätzlichem Aufwand verbunden. Doch schauen wir uns zunächst die wichtigsten Begriffe und Vorgaben an.

Was ist das Leistungsdatum bzw. das Lieferdatum ?

Der Form halber ist zwischen Leistungsdatum und Lieferdatum zu unterscheiden:

  • Das Leistungsdatum ist der Zeitpunkt, an dem der Rechnungssteller die Dienstleistung gegenüber dem Kunden komplett erbracht hat. Dienstleistungen sind gemäß § 3 Absatz 9 Umsatzsteuergesetz „sonstige Leistungen“ – also Leistungen, die keine Lieferungen sind. Deshalb werden sie in Rechnungen mit einem Leistungsdatum deklariert.
  • Vom Lieferdatum spricht man dagegen bei der Übergabe von Waren oder Produkten. Bei einem Kauf in einem Ladengeschäft gilt als Lieferdatum der Zeitpunkt, an dem der Kunde die Ware oder das Produkt in Empfang nimmt und damit die Verfügungsmacht (§ 3 Absatz 1 Umsatzsteuergesetz) darüber erhält. Bei einer Bestellung via Internet wird grundsätzlich der Zeitpunkt als Lieferdatum gewertet, an dem der Verkäufer oder Dienstleister die Ware versendet.

{{box-list-left}}

Weshalb ist das Lieferdatum bzw. Leistungsdatum eine Pflichtangabe in Rechnungen?

Nach § 14 Absatz 4 Satz 1 Nr. 6 Umsatzsteuergesetz ist der Zeitpunkt einer Lieferung oder sonstigen Leistung ein Pflichtbestandteil jeder Rechnung. Das Lieferdatum bzw. Leistungsdatum muss somit in einer Rechnung stets ausgewiesen werden. Mit dieser Vorgabe will der Gesetzgeber erreichen, dass Kunden den Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung klar in der Rechnung erkennen können. Dies gilt auch dann, wenn das Liefer-/Leistungsdatum dem Rechnungsdatum entspricht.

Auch im Hinblick auf die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) ist die Angabe des Zeitpunkts einer Lieferung/Leistung wichtig, denn gemäß Kapitel 3.1 Absatz 32 GoBD müssen Unternehmen Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung lückenlos verfolgen können (progressive und retrograde Prüfbarkeit) – und das ist nur mithilfe des Lieferdatums/Leistungsdatums möglich.

Zudem müssen Rechnungsdaten für die Finanzverwaltung leicht überprüfbar und nachvollziehbar gestaltet sein. Ist das Liefer- bzw. Leistungsdatum nicht ersichtlich, kann die Behörde auch nicht nachvollziehen, wann die Umsatzsteuer fällig und damit verbunden der Anspruch auf Vorsteuerabzug entstanden ist. Folglich kann sie den Vorsteuerabzug ablehnen.

Welche Schwierigkeiten können bei Geschäftsvorfällen mit abweichendem Lieferdatum bzw. Leistungsdatum auftreten?

In vielen Fällen weicht bei Eingangs- oder Ausgangsrechnungen das Rechnungsdatum vom Leistungsdatum ab.

Beispiel: Ein Kunde erhält am 5. März eine Rechnung für eine Lieferung, die er bereits im Februar bezogen hat. Die Vorsteuer kann er somit erst im Voranmeldungszeitraum März in Abzug bringen. Die gelieferte Leistung soll aber in die Auswertungen des Monats Februar einfließen, damit eine klare periodengerechte Zuordnung erfolgt.

In der Praxis sind solche Fälle an der Tagesordnung und verursachen in den Buchhaltungsabteilungen jedes Mal enormen Abstimmungs- und Kontrollaufwand.

So ist im obigen Beispiel vorzugehen:

  • Der Rechnungsempfänger bucht den Nettorechnungsbetrag im Monat Februar gesondert als Verbindlichkeit. Damit wird die entsprechende Lieferung auch im Februar in den Auswertungen ausgewiesen.
  • Die eigentliche Verbuchung der Rechnung findet anschließend im März statt. Dabei muss dann der Nettorechnungsbetrag aus dem Monat Februar wieder ausgebucht werden.

Solange lediglich ein paar Belege zu bearbeiten, ist das unproblematisch. Liegt jedoch eine größere Anzahl von Geschäftsvorfällen mit voneinander abweichendem Leistungsdatum und Lieferdatum vor, so kostet dies die Buchführungskräfte viel Aufwand – sofern sie die entsprechenden Vorgänge komplett manuell buchen.

Inwieweit kann Software helfen, den Buchungsaufwand zu reduzieren?

Moderne Finanzbuchhaltungssysteme bieten Lösungen an, mit denen man Rechnungen bei abweichendem Liefer-/Leistungsdatum einfach und sicher verbuchen kann. Durch solche Systeme entsteht ein hoher Nutzen, weil entsprechende Vorgänge standardmäßig in einem Rutsch mit den übrigen Geschäftsvorfällen bearbeitet werden können – und zwar ohne vorherige Abstimmung und Kontrolle. Zusätzlich fallen die oben erwähnten Zwischenbuchungen weg.