ERP & Finance

Eine Schnittstelle zwischen Warenwirtschaft und Shop unterstützt Onlinehändler bei der Auftragsabwicklung. Bei der Einführung und beim Einsatz einer Shop-Schnittstelle kann es allerdings zu Problemen kommen, die häufig aus den folgenden Fehleinschätzungen resultieren:

• Die Komplexität einer Schnittstelle zwischen Warenwirtschaft und Shop wurde unterschätzt.
• Vor der Anbindung von Warenwirtschaft und Onlineshop wurden keine Anforderungen festgelegt.
• Die Artikeldaten wurden nicht für den Onlinehandel optimiert.
• Es gibt kein Testsystem.
• Bei der Anbindung von Warenwirtschaftssystem und Onlineshop wurde nicht an alle Prozesse gedacht.
• Die Prozesse zwischen Warenwirtschaft und Shop wurden gar nicht automatisiert.

Dieser Blogbeitrag soll Ihnen dabei helfen, Fehler beim Einsatz einer Schnittstelle zwischen Warenwirtschaftssoftware und Onlineshop zu vermeiden.

Fehler 1: Die Komplexität einer Schnittstelle zwischen Warenwirtschaft und Shop wurde unterschätzt.

Die Hersteller von Shop-Schnittstellen-Software werben gern damit, dass die Einrichtung ihrer Tools einfach funktioniert und eine Datenübertragung auf Knopfdruck ermöglicht. Dahinter steckt das Versprechen, technische Herausforderungen durch geeignete Software zu lösen. Dem ist zwar nicht grundsätzlich zu widersprechen – es ist aber nur die halbe Wahrheit.

Zu den technischen Herausforderungen kommen nämlich noch die fachlichen Herausforderungen hinzu. Hier geht es darum, die verschiedenen Prozesse und Datentransfers zwischen Warenwirtschaft und Onlineshop zu definieren.

Wichtige Fragen sind zum Beispiel:

• Welches System (Onlineshop oder Warenwirtschaft) ist zu welchem Zeitpunkt das führende System für bestimmte Daten (Artikel-, Kunden- und Auftragsdaten)?
• Welchen Bestellstatus soll der Kunde einsehen können, wenn die Bestellung in der Warenwirtschaft vorliegt, zur Lieferung bereit ist und in Rechnung gestellt wurde?
• Wann und wie erfolgt eine Versandmeldung und wie wird diese ausgelöst?
• Welche Informationen sind erforderlich, damit die Artikel im Onlineshop wie gewünscht präsentiert werden? Werden all diese Informationen auch in der Warenwirtschaft vorgehalten, insbesondere bei automatischer Datensynchronisation?
• Zu welchem Zeitpunkt bietet sich der Lagerbestandsabgleich an, damit es nicht zu Überverkäufen kommen kann (mehr dazu: Tipps zum Synchronisieren von Lagerbeständen zwischen Online-Shop und Wawi)?

Schließlich geht es darum, sich Gedanken über die Anforderungen zu machen. Es muss klar sein, welche Daten in welche Richtung übertragen werden müssen und wodurch ein solcher Datentransfer ausgelöst wird. Das Ziel ist, den Grad der Automatisierung zu bestimmen – was sehr komplex sein kann.

Doch ist es immer ratsam, sämtliche Prozesse von vornherein zu automatisieren? Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten. Langfristig ist eine vollständige Automatisierung wahrscheinlich sinnvoll. Kurzfristig wird dieses Ziel aber kaum zu erreichen sein, weil dafür wirklich jeder zu automatisierende Prozess bekannt und definiert sein müsste. Das ist aber gerade zum Start eines Onlineshop-Projekts weder möglich noch wirtschaftlich sinnvoll. Deshalb ist es zu empfehlen, die wichtigsten Prozesse möglichst früh zu automatisieren. Weniger wichtige Prozesse lassen sich später ergänzen.

Praxistipp

Fahren Sie auf Sicht und nehmen Sie Automatisierungen schrittweise vor. Das reduziert die Komplexität erheblich. Zum Beispiel ist die Bestellabwicklung in der Warenwirtschaft meist wichtiger als automatisierte Retouren, die viel engmaschiger geplant werden müssen.

Fehler 2: Vor der Anbindung von Warenwirtschaft und Onlineshop wurden keine Anforderungen festgelegt.

Welche Anforderungen eine Shop-Schnittstelle erfüllen muss und welche Ziele mit ihr erreicht werden sollen, hängt immer vom eigenen Geschäftsmodell ab: Für das eine Unternehmen kann es besonders wichtig sein, dass die Lagerbestände im Shop ständig korrekt sind. Für andere Unternehmen ist es hingegen wichtiger, Aufträge sehr schnell und automatisch zu verarbeiten; der Lagerbestand ist hier nachrangig.

Um sich einen Überblick zu verschaffen, ist eine stichwortartige, formlose Aufstellung über die wichtigsten Datenabgleiche sinnvoll. Hierzu reicht es aus, jeden relevanten Datentransfer zwischen Warenwirtschaft und Webshop kurz zu beschreiben. Insgesamt sollte diese Aufstellung knapp gehalten werden und möglichst nicht mehr als eine Textseite umfassen.

Am besten unterteilen Sie die Aufstellung bereits in Muss-Anforderungen und Kann-Anforderungen („nice-to-have“). So fällt es Ihnen viel leichter, Funktionen zu priorisieren und sich nicht zu verzetteln.

Praxistipp

Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Funktionen Sie für eine Shop-Schnittstelle tatsächlich benötigen, gehen Sie mithilfe einer Checkliste zum Finden der passenden ERP-Shop-Schnittstelle vor.  Dies erleichtert es Ihnen, Ihre Anforderungen in Muss- und Kann-Anforderungen zu gliedern und Shop-Schnittstellen verschiedener Anbieter zu vergleichen.

Fehler 3: Die Artikeldaten wurden nicht für den Onlinehandel optimiert.

In Ihrem Warenwirtschaftssystem sind jede Menge Artikeldaten gespeichert. Um sie auch im Online-Shop zu nutzen und doppelte Datenpflege zu vermeiden, müssen die Daten meistens noch optimiert werden. Grund hierfür ist, dass die Artikeldaten in der Warenwirtschaftssoftware ursprünglich nicht zur Produktpräsentation in einem Webhop, sondern in erster Linie zur korrekten Rechnungsstellung und zur Lagerhaltung angelegt worden sind.

Möchten Sie dieselben Daten nun auch zur Online-Produktpräsentation nutzen, müssen die dafür notwendigen Informationen ergänzt werden. Dazu gehören zum Beispiel:

• Beschreibungstexte (lange Beschreibung, kurze Beschreibung, Meta-Beschreibung)
• Übersetzungen für Beschreibungstexte
• Mehrere Bilder
• Varianten (zur Auswahl von Größen, Farben usw.)
• Produkteigenschaften (für die Filterung im Onlineshop)
• Kategorisierungen
• Mengen für die Grundpreisberechnung und Daten für andere rechtliche Anforderungen
• Zubehör und Cross-Selling-Artikel

Nur wenn auch diese Informationen vorliegen, ist die Nutzung der Artikeldaten aus der Warenwirtschaft für den Online-Shop sinnvoll möglich. Aufgrund des damit verbundenen Pflegeaufwands entscheiden sich viele Unternehmen gegen eine vollständige Übermittlung von Artikeldaten aus dem Warenwirtschaftssystem an ihren Webshop.

Wer sich weniger Aufwand machen möchte, kann aber auch nur bestimmte Informationen aus der Warenwirtschaft an den Shop übermitteln. Dafür bieten sich Daten an, die sich häufiger ändern, wie zum Beispiel Lagerbestände und Preise. Alle weiteren Informationen zum Artikel können dann direkt im Onlineshop eingegeben werden. Dadurch lässt sich Zeit einsparen, die ansonsten beim Einpflegen diverser Artikelinformationen in der Warenwirtschaft sowie bei Einrichtung und Test der Schnittstelle eingeplant werden müsste. Wenn sich die übrigen Artikeldaten nicht besonders häufig ändern, kann dies ein guter Weg sein.

Praxistipp

Falls Sie bereits einen umfangreichen Artikelstamm im Onlineshop angelegt haben, der nicht aus der Warenwirtschaft bestückt wird, sollten Sie Folgendes beachten: Prüfen Sie – bevor Sie eine automatische Datensynchronisation einrichten – sorgfältig, ob auch alle Informationen (Datenfelder) an der richtigen Stelle ankommen. Das können Sie zum Beispiel mit 20 ausgewählten Testartikeln machen. Andernfalls besteht die Gefahr, dass Sie die vorhandenen Artikeldaten im Shop versehentlich überschreiben.

Fehler 4: Es gibt kein Testsystem.

Bei komplexen Systemen lässt sich das Ausfallrisiko minimieren, indem man zusätzlich Testsysteme betreibt. Testsysteme sollten sowohl auf Seiten der Warenwirtschaft als auch auf Seiten des Online-Shops existieren. Sie erweisen sich insbesondere in den folgenden Situationen als überaus nützlich, um die Funktionsfähigkeit von Schnittstellen, Moudlen, Ansichten usw. zu überprüfen:

• Nach Updates des Shopsystems oder der Warenwirtschaftssoftware
• Bei größeren Änderungen in den Bestellprozessen
• Zum Durchspielen von Testfällen, ohne dass dabei beispielsweise echte Zahlungen ausgelöst werden müssen
• Zum Testen von Stammdatenänderungen wie dem Hinzufügen einer Fremdsprache oder einer neuen Kategoriestruktur
• Zur Prüfung von Änderungen an Webadressen, bevor diese von der Suchmaschine indiziert werden

Eine gute Onlineshop-Schnittstelle unterstützt verschiedene Konfigurationen, so dass jederzeit ein Wechsel zwischen Test- und Produktivumgebung möglich ist.

Praxistipp

Sprechen Sie frühzeitig mit Ihrer Webagentur und stellen Sie sicher, dass die Nutzung eines Testsystems von vornherein eingeplant wird. Am besten ist es, wenn man mit wenigen Handgriffen aus dem Produktivsystem ein Testsystem erstellen kann. Das Gleiche gilt für die Warenwirtschaft. Dokumentieren Sie anhand einer Checkliste, welche Schritte notwendig sind, um aus der Kopie des Produktivsystems ein Testsystem zu machen.

Fehler 5: Bei der Anbindung von Warenwirtschaftssystem und Onlineshop wurde nicht an alle Prozesse gedacht.

Eine Shop-Schnittstelle soll Arbeitsprozesse automatisieren und sicherer machen. In den meisten Fällen genügt es dabei, die wichtigsten Fälle zu automatisieren und bestimmte andere Arbeiten nach wie vor manuell durchzuführen (wie zum Beispiel die Retourenabwicklung einschließlich Rückzahlung).

Allerdings ist es in jedem Fall wichtig, sich einen umfassenden Überblick über sämtliche Prozesse zu machen, die im Zusammenhang mit dem E-Commerce stehen. Nur dann kann man zuverlässig entscheiden, welche Abläufe automatisiert und welche manuell bedient werden sollten. Zu klären sind unter anderem folgende Punkte:

• Bestellbestätigung, Auftragsbestätigung
• Welche Schritte braucht es bis zur Rechnung?
• Unterschiedliche Bearbeitungen bei verschiedenen Zahlungsarten
• Vorkasse, besondere Zahlungsanbieter
• Nutzung der Offene-Posten-Buchhaltung ohne Rechnungsnummer zum Zeitpunkt der Zahlung (z. B. bei Zahlungsanbietern)
• Teil-Lieferungen
• Retouren und Teil-Retouren
• Ablauf von Rückzahlungen, auch von Teilbeträgen

Praxistipp

Veranschaulichen Sie sich alle Prozesse in Form von Diagrammen und einfachen Beschreibungstexten. Das hilft Ihnen nicht nur bei der Entscheidung, welche Prozesse automatisiert werden können, sondern erleichtert Ihnen auch die Einarbeitung des Personals. Als weiterer positiver Nebeneffekt unterstützt dies auch Ihre Verfahrensdokumentation zur Buchhaltung und zum Datenschutz.

Fehler 6: Die Prozesse zwischen Warenwirtschaft und Shop wurden gar nicht automatisiert.

Es besteht wohl Einigkeit darüber, dass mangelnde Automatisierung in Zeiten voranschreitender Digitalisisierung ein Wettbewerbsnachteil ist. Daher ist es ein großer Fehler, sich gar nicht erst um die Automatisierung zu kümmern. Auch wenn Automatisierung zum Start eines Onlineshops vielleicht nicht der dringendste Punkt ist, ändert sich dies mit steigendem Bestellaufkommen schnell.

Praxistipp

Denken Sie bei der Einführung einer Schnittstelle zwischen Warenwirtschaft und Shop rechtzeitig auch an die Automatisierung, auch wenn Sie diese zu Anfang noch nicht nutzen. Sobald das E-Commerce-Geschäft einen größeren Anteil einnimmt, wird die Automatisierung umso wichtiger. Auch kann es zu einem plötzlichen Anstieg des Bestellaufkommens kommen – etwa aufgrund eines Medienbeitrags (wie einer TV-Ausstrahlung) oder einer ungeplanten wirtschaftlichen Lage (wie es zum Beispiel bestimmte Branchen im Zuge der Coronavirus-Pandemie erfahren durften). Unternehmen, die dafür gut gerüstet sind, haben deutliche Wettbewerbsvorteile.

Fazit

Es gibt viele Fehler, die auf dem Weg zu einer funktionierenden Schnittstelle zwischen Warenwirtschaft und Shop gemacht werden können. Dieser Artikel sollte Ihnen einen Überblick über die häufigsten Schwierigkeiten geben. Die Kernbotschaft aber lautet: Beherrschen Sie die Komplexität, indem Sie sich über die Anforderungen und Prozesse Klarheit verschaffen. Dann sind Sie bereits gut für das Projekt Shop-Schnittstelle gerüstet.

Digitalisierung ist weltweit eines der Kernthemen in Unternehmen. Sie soll mehr Einfachheit und Schnelligkeit, aber auch mehr Kontrolle in die betrieblichen Prozesse und den Arbeitsalltag bringen. Die Folgen der Coronakrise tun ihr Übriges, den digitalen Wandel zu befeuern. Denn nun sind Homeoffice und andere Formen des mobilen Arbeitens in vielen Unternehmen an der Tagesordnung.

Durch Digitalisierung entstehen auch für blinde und sehbehinderte Beschäftigte neue Möglichkeiten des Arbeitens, etwa im Bereich der Finanzbuchhaltung. Es mangelt jedoch an geeigneten Lösungen. Im Folgenden wird erklärt, was digitale Barrierefreiheit genau bedeutet und welche Eigenschaften eine barrierefreie Software aufweisen muss.

Um die Gründe für eine digitale Barrierefreiheit nachvollziehen zu können, muss man jedoch zunächst das Herzstück der Barrierefreiheit verstehen: Inklusion. Denn Barrierefreiheit gelingt erst durch Inklusion.

Was ist unter „digitaler Barrierefreiheit“ zu verstehen?

Der Begriff der digitalen Barrierefreiheit ist insbesondere im Gesetz zur Gleichstellung von Menschen mit Behinderungen (BGG) sowie in weiteren Rechtsnormen des Sozialgesetzbuches (SGB) geregelt. Dem BGG zufolge ist „digitale Barrierefreiheit“ dann gegeben, wenn für Menschen mit Behinderungen bei der Bedienung von Webseiten, Programmen oder Betriebssystemen keine Hindernisse und keine Barrieren auftreten.

Betrachten wir zum Beispiel Buchhaltungssoftware. Diese enthält üblicherweise zahlreiche grafische Komponenten wie Texte und Buttons, mit denen sehbehinderte und blinde Menschen nicht arbeiten können. Der Grund: Sie nehmen die grafischen Details auf dem Bildschirm ohne weitere Hilfe kaum bzw. gar nicht wahr.

Digitale Barrierefreiheit einer Software bedeutet, dass jeder Mensch die Funktionen der Anwendung ohne zusätzliche Programme und Hilfen nutzen kann.

Erfüllt eine Anwendung teilweise die Anforderungen an Barrierefreiheit, spricht man von barrierearmer Software.

Übergeordnetes Ziel von digitaler Barrierefreiheit

Ein wesentliches Ziel von digitaler Barrierefreiheit ist es, Benachteiligungen von Menschen mit Behinderungen zu beseitigen und ihnen eine selbstbestimmte Lebensführung zu ermöglichen.

Welche Eigenschaften muss barrierefreie Software aufweisen?

Grundlage für eine barrierefreie Software ist die Einhaltung bestimmter Gestaltungsprinzipien. Von entscheidender Bedeutung ist hier die deutsche Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung (BITV 2.0). Sie basiert auf den internationalen Web Content Accessibility Guidelines (WCAG), die vom World Wide Web Consortium (W3C), einer Vereinigung von mehr als 350 Vertretern der Softwareindustrie, aufgestellt worden sind. Die WCAG 2.0 geben die wesentlichen Richtlinien zur Barrierefreiheit von Webinhalten vor, sie können aber ebenso für andere technische Umgebungen angewandt werden, wie zum Beispiel eine barrierefreie Software-Entwicklung.

Barrierefreie Software basiert auf vier essenziellen Gestaltungsprinzipien, die in den WCAG 2.0 verankert sind: Wahrnehmbarkeit, Bedienbarkeit, Verständlichkeit und Robustheit.

1. Wahrnehmbarkeit – Zur barrierefreien Wahrnehmung der Benutzeroberfläche einer Software müssen sowohl die Bestandteile als auch die Informationen bei den Kontaktpunkten mit dem Benutzer unabhängig von dessen Fähigkeiten ausgestaltet sein. Eine der wichtigsten Voraussetzungen für die Wahrnehmbarkeit einer Software ist die Screenreadertauglichkeit. Zur Unterstützung der Wahrnehmbarkeit einer Software bzw. der dargestellten Bestandteile und Informationen werden meist sogenannte Screenreader herangezogen, die einem sehbehinderten Benutzer die grafische Darstellung auf dem Bildschirm in akustische Form „übersetzen“. Hierfür benötigen Screenreader eine Audio-Beschreibung, sprich: inhaltlich passende Alternativtexte. So wird zum Beispiel zu jedem Bild eine textliche Beschreibung des Dargestellten hinterlegt, die der Screenreader an den Benutzer akustisch weitergibt.
   
   Zudem sollte die Software auch Einstellungsmöglichkeiten für Schriftgrößen, Kontraste und Farben ermöglichen, damit Sehbehinderte mit stark eingeschränktem Sichtfeld die Benutzeroberfläche zumindest rudimentär erkennen können.‍
2. Bedienbarkeit – Im Arbeitsalltag mit einem PC ist es gang und gäbe, mit einer Computermaus durch die digitalen Oberflächen zu navigieren und mit einer Tastatur beispielsweise Text einzugeben. Jedoch ist vor allem die Maus für sehbehinderte Benutzer kein geeignetes Werkzeug, da diese den Cursor auf dem Bildschirm nicht erkennen. Aus diesem Grund müssen Benutzeroberflächen unabhängig von der Sehfähigkeit des Anwenders und vom verwendeten Gerät bedienbar sein. Hinzu kommt, dass sich eine barrierefreie Software auch unabhängig von assistiver Technologie bedienen lassen muss. Die Tastatur ist dagegen – anders als die Computermaus – eines der wichtigsten Werkzeuge für Sehbehinderte. Denn vor allem mit der Tabulatortaste und den Pfeiltasten können sie durch die Benutzeroberfläche navigieren. Dies setzt natürlich voraus, dass die Software mittels Tastatur bedient werden kann.‍
3. Verständlichkeit – Benutzer ohne Sehbehinderung können die Struktur und Logik einer Software durch Sehen und Klicken verstehen und nachvollziehen. Ein sehbehinderter Anwender hingegen erschließt sich die logischen Strukturen einer Software mittels des Navigierens über die Tastatur. Deswegen haben nach dem Prinzip der Verständlichkeit die Inhalte sowie die Bedienung einer Benutzeroberfläche so ausgearbeitet zu sein, dass sie für jeden Nutzer gut zu verstehen sind. Wichtig ist dabei, dass die Strukturen das mentale Vorstellungsvermögen nicht überfordern.‍
4. Robustheit – Wie bei allen technischen Geräten und Anwendungen ist eine der wichtigsten Voraussetzungen problemlosen Arbeitens, dass alle Geräte miteinander kompatibel sind. Sämtliche Komponenten einer Software müssen daher technisch robust sein. Nur dann können sie sowohl in Verbindung mit heutigen als auch mit künftigen Geräten und assistierenden Technologien ohne Probleme und Hindernisse verwendet werden.

Warum ist es sinnvoll, auf barrierefreie oder zumindest barrierearme Lösungen zu setzen?

Das wichtigste Argument für die Entwicklung und den Einsatz barrierefreier Software lautet: Inklusion. Unsere Rechtsordnung garantiert jedem Menschen das Recht, am gesellschaftlichen Leben teilzuhaben. Für Sehbehinderte oder Blinde bedeutet das unter anderem, dass ihnen in ihrem Arbeitsalltag barrierefreie oder wenigstens barrierearme IT-Lösungen zur Verfügung stehen sollten.

Der Gesetzgeber hat sich dieses Themas in den vergangenen Jahren mehr und mehr angenommen. Weitere Regelungen und neue Vorschriften zur digitalen Barrierefreiheit dürften folgen. Davon betroffen sind sowohl die Softwarehersteller als auch die Anwenderunternehmen.

Es ist davon auszugehen, dass der Aspekt der Barrierefreiheit in der Entwicklung digitaler Lösungen an Bedeutung gewinnen wird.

Darüber hinaus bietet barrierefreie Software den Nutzern einen deutlichen Mehrwert gegenüber herkömmlichen Lösungen. Nehmen wir wieder den Bereich der Finanzbuchhaltung. Gerade hier kommt es entscheidend darauf an, dass eine Software einfaches, effizientes und problemloses Arbeiten ermöglicht. Ein barrierefreies Programm ist da klar im Vorteil, weil es aufgrund seiner Strukturiertheit logisch nachvollziehbarer und leichter bedienbar ist.

Zudem bietet barrierefreie Softare bessere individuelle Anpassungsmöglichkeiten hinsichtlich der Farben, Kontraste und Skalierbarkeit. Auch das erhöht das Effizienzpotenzial einer Software.

Projekt: Finanzbuchhaltungssoftware barrierefrei gestalten

Aus einer Kooperation zwischen der Hochschule für Angewandte Wissenschaften Hamburg und dem Softwarehersteller Suiteify entstand Anfang 2019 ein gemeinsames Projekt zum Thema: „Eine Finanzbuchhaltungssoftware barrierefrei gestalten“.

Im Rahmen dieser Projektarbeit untersuchten Pascal Walter und die Autorin dieses Blogbeitrags, beide Studierende im Studiengang Technische Betriebswirtschaftslehre / Marketing an der HAW Hamburg, inwieweit die Anwendung Suiteify Finance classic die Anforderungen an eine barrierefreie Software erfüllt.

Anlass für die Untersuchung war die Anfrage eines Suiteify Kunden, der eine barrierefreie Software für die kaufmännische Ausbildung sehbehinderter und blinder Menschen im Bereich der Finanzbuchhaltung suchte. Betreut wurde das Projekt vom Wirtschaftsinformatiker Professor Rüdiger Weißbach, ebenfalls HAW Hamburg.

Die Analyse ergab, dass sich die Finanzbuchhaltungssoftware von Suiteify zwar teilweise mithilfe der Tastatur und eines Screenreaders bedienen lässt. Dennoch ist sie – wie andere auf dem Markt erhältliche Finanzbuchhaltungsprogramme – gegenwärtig nicht barrierefrei. Im Rahmen ihres Kooperationsprojekts erarbeiteten die Hochschule und Suiteify eine Reihe von Optimierungsmöglichkeiten.

Die Coronavirus-Pandemie hat die kürzlich noch so robuste deutsche Wirtschaft mit voller Wucht erfasst. Ganze Branchen, vor allem Händler und Dienstleister, sind vom behördlich angeordneten Lockdown des wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Lebens massiv betroffen.

Immer mehr Arbeitgeber müssen Kurzarbeitergeld (KUG) für ihre Beschäftigten beantragen oder sind auf Hilfen aus dem Corona-Schutzschild der Bundesregierung angewiesen. Aber auch in den Branchen, in denen noch gearbeitet werden darf – oder muss, herrscht mittlerweile ein Gefühl der Unsicherheit. Niemand kann gegenwärtig abschätzen, wie lange die Corona-Krise andauern wird. Um sich für den Quarantänefall zu wappnen, verlegen immer mehr Unternehmen ihre Büroarbeitsplätze ins Homeoffice.

Die Möglichkeit, wichtige Aufgaben am heimischen Schreibtisch zu erledigen, hilft Unternehmen, selbst in Extremsituationen wie der Corona-Krise größere Ausfälle zu vermeiden und handlungsfähig zu bleiben. Darüber hinaus kann das Arbeiten von zu Hause sicherlich dazu beitragen, das Erkrankungsrisiko für die Mitarbeiter zu verringern. Wer jedoch meint, für Homeoffice reiche es aus, einfach den PC aus der Firma mit nach Hause zu nehmen und via Remote-Desktop ans Unternehmensnetz anzustöppseln, der liegt falsch.

Ein vollwertiger Büroarbeitsplatz im Homeoffice setzt voraus, dass die Mitarbeiter von außen auf alle für sie relevanten Geschäftsdokumente zugreifen können. Und das erfordert ein zentrales Dokumentenmanagementsystem.

Papierbasierte Dokumentenverwaltung erschwert Homeoffice

Viele Unternehmen, insbesondere Mittelständler, haben nun – neben all den wirtschaftlichen Verwerfungen – auch noch ein organisatorisches Problem. Sie bestreiten nämlich nach wie vor einen Großteil ihrer geschäftlichen Prozesse mithilfe von Papierdokumenten. Das bedeutet: Geschäftsrelevante Informationen wie Kunden-, Lieferanten- oder Projektdaten sind häufig in Aktenordnern abgelegt, die wiederum irgendwo in den Firmenräumen stehen. Homeoffice-Mitarbeiter können darauf nicht zugreifen – und sich daher kein vollständiges Bild zu einem Fall machen.

Alle relevanten Papierunterlagen mit nach Hause zu nehmen, ist für Heimarbeiter aber keine Lösung. Denn damit würden wichtige Dokumente dem allgemeinen Zugriff entzogen. Zudem lassen sich in diesem Fall auch die eigenen Fortschritte und Arbeitsergebnisse nicht mit den Kollegen teilen.

Mit papierbasierter Dokumentenverwaltung ist effektives Arbeiten im Homeoffice somit nahezu unmöglich.

Ortsunabhängiger und vollständiger Datenzugriff übers Dokumentenmanagementsystem

Sollen Beschäftigte zu Hause produktiv arbeiten, benötigen sie vollständigen digitalen Zugriff auf sämtliche für ihre Tätigkeit relevanten Dokumente. Dies lässt sich mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) problemlos realisieren. Mithilfe eines DMS können Homeoffice-Mitarbeiter jederzeit auf alle Informationen zugreifen und an Geschäftsprozessen teilnehmen:

• Vertriebsmitarbeiter können beispielsweise auch im Homeoffice Kunden akquirieren und Geschäfte abwickeln. Über das DMS bleiben alle Beteiligten (Buchhaltung, Lieferanten, Vorgesetzte etc.) auf aktuellem Stand.
• Berater können im Homeoffice Kunden und Projekte betreuen. Das Dokumentenmanagementsystem stellt alle hierfür notwendigen Informationen bereit.
• Führungskräfte können die Fortschritte und Arbeitsergebnisse ihrer Mitarbeiter im Homeoffice in Echtzeit nachverfolgen.

Digitalisierung schafft Flexibilität

Die Coronavirus-Krise zeigt: Unternehmen sollten hinsichtlich der Arbeitsformen ihrer Mitarbeiter flexibler werden, sofern das Tätigkeitsprofil es zulässt.

Bei Krankheitswellen – da reicht schon die herkömmliche saisonale Grippe – können ortsunabhängige digitalisierte Arbeitsprozesse den Unterschied machen und vor gravierenden wirtschaftlichen Folgen schützen.

Daher ist es ratsam, die trägen papiergebundenen Abläufe endgültig ad acta zu legen und ein Dokumentenmanagementsystem einzuführen. Denn ohne DMS gibt es weder ein vollwertiges Homeoffice noch kann die Digitalisierung im Unternehmen vorangetrieben werden – und das gilt nicht nur in Pandemiezeiten.

Die Einführung der Intrahandelsstatistik (abgekürzt: Intrastat) ist eine unmittelbare Folge der Vollendung des EU-Binnenmarkts im Jahr 1993. Damit entfiel die Zollabwicklung im innergemeinschaftlichen Warenverkehr, was wiederum zur Folge hatte, dass die Behörden keine statistischen Informationen zum Warenverkehr zwischen den Mitgliedstaaten mehr erhielten.

Die Entscheidungsträger aus Regierungen, Institutionen und Unternehmen konnten und wollten auf die in den Außenhandelsdaten enthaltenen Informationen jedoch nicht verzichten. Also führte man mit Intrastat ein neues Meldesystem ein. Dieses beruht im Wesentlichen auf den europäischen Rechtsverordnungen EG-Verordnung Nr.638/2004 (Grundverordnung), EG-Verordnung Nr.1982/2004 (Durchführungsverordnung) und EU-Verordnung Nr. 1106/2012. Die Verordnungen sind in allen EU-Mitgliedstaaten unmittelbar geltendes Recht, das heißt, die Meldeverpflichtung gilt in der gesamten Union.

Die folgenden Ausführungen beziehen sich auf die Situation in Deutschland. Hier werden die europäischen Rechtsverordnungen durch verschiedene nationale Gesetze, wie das Bundesstatistikgesetz und das Außenhandelsstatistikgesetz, ergänzt.

Auskunftspflichtige Unternehmen müssen demnach monatlich statistische Informationen über die Versendung und den Empfang von Waren an die Intrahandelsstatistik melden. Deren Organisation und Durchführung ist Aufgabe des Statistischen Bundesamtes in Wiesbaden.

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Wer ist zur Abgabe von Intrastat-Meldungen verpflichtet?

Grundsätzlich sind alle Unternehmen, die eine innergemeinschaftliche Lieferung (Versendung) im Sinne des Umsatzsteuergesetzes (UStG) ausführen bzw. einen innergemeinschaftlichen Erwerb (Eingang) tätigen, dazu verpflichtet, Daten über diesen Warenverkehr an Intrastat zu melden.

Wer ist von der Meldepflicht an Intrastat befreit?

Zur Entlastung der Auskunftspflichtigen sieht das Intrastat-System bestimmte Schwellenwerte vor. Unternehmen, deren Wareneingänge aus anderen EU-Mitgliedstaaten den Wert von 800.000 Euro nicht überschreiten oder die innergemeinschaftliche Versendungen im Wert von nicht mehr als 500.000 Euro tätigen, brauchen keine Intrastat-Meldungen abzugeben.

Die Wertberechnung bezieht sich jeweils auf das Vorjahr. Werden die genannten Wertgrenzen im laufenden Kalenderjahr überschritten, so beginnt die Meldepflicht mit dem Kalendermonat, in dem die Schwelle überschritten wurde. Bei der Berechnung der meldepflichtigen Umsätze sind ausschließlich Warenlieferungen zu berücksichtigen, jedoch keine (Dienst-)Leistungen.

Welche Warenbewegungen sind an Intrastat zu melden?

Die Intrastat-Statistik erfasst Warenverkehre mit Unionswaren, für die keine Zollanmeldung erforderlich ist. Unionswaren sind alle in der EU gewonnenen oder hergestellten Waren sowie Waren, die sich im zollrechtlich freien Verkehr der EU befinden.

Alle anderen Waren gelten als Nicht-Unionswaren, die im Rahmen der vorgeschriebenen Zollbehandlung statistisch erfasst werden und für die keine zusätzliche Intrastat-Anmeldung abzugeben ist. Ausnahme: Werden Nicht-Unionswaren im Rahmen einer zollamtlich bewilligten Lohnveredelung innerhalb der EU grenzüberschreitend bewegt, so muss dieser Warenverkehr an Intrastat gemeldet werden.

Wie sind Intrastat-Meldungen zu übermitteln?

Deutsche Unternehmer müssen Intrastat-Meldungen seit 2013 grundsätzlich elektronisch an das Statistische Bundesamt übermitteln. Hiervon weichen die Behörden nur in Härtefällen auf Antrag ab. Für die Übermittlung stehen zwei elektronische Meldeverfahren zur Verfügung, für die man sich jeweils registrieren lassen muss:

• IDEV/IDES
  Mithilfe der „Internet Datenerhebung im Verbund“ (IDEV) lässt sich zum einen im Browser online eine Formularmeldung an Intrastat erstellen. Zum anderen können Unternehmen mittels der Software IDES ihre Meldedateien offline erstellen und anschließend hochladen. IDES steht auf der Website des Statistischen Bundesamtes als Download zur Verfügung (weitere Informationen zu den IDEV-Meldeverfahren).
• eSTATISTIK.core
  eSTATISTIK.core ist ein Online-Meldeverfahren der Statistischen Ämter des Bundes und der Länder. Es unterstützt die automatisierte Gewinnung der statistischen Rohdaten aus den betrieblichen Daten des Unternehmens (weitere Informationen zu eSTATISTIK.core).

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Welche Informationen müssen an Intrastat gemeldet werden?

Im Rahmen von Intrastat-Meldungen müssen Auskunftspflichtige zu jedem innergemeinschaftlichen Warenverkehr eine Reihe von Angaben machen. So sind beispielsweise bei der Online-Formularmeldung IDEV zahlreiche Felder auszufüllen – von der Warenbezeichnung über die Art des Geschäfts bis zum Rechnungsbetrag. Ein zentrales Ordnungskriterium ist hierbei die achtstellige Intrastat-Warennummer. Sie klassifiziert die Waren nach ihrer technischen Beschaffenheit. Das Statistische Bundesamt stellt für die Außenhandelsstatistik ein online abrufbares Warenverzeichnis zur Verfügung, das alle Unternehmen anwenden müssen.

Weitere Informationen zum Umfang und zur Übermittlung von Intrastat-Meldungen enthält der Leitfaden zur Intrahandelsstatistik des Statistischen Bundesamtes.

Für welchen Berichtszeitraum müssen Intrastat-Meldungen abgegeben werden?

Der Berichtszeitraum für eine Intrastat-Meldung ist grundsätzlich der Kalendermonat, in dem der innergemeinschaftliche Warenverkehr stattgefunden hat. Ausnahme: Wird die dem Warenverkehr und der Meldung zugrundeliegende Rechnung (auch Proforma-Rechnung und Teilrechnung) erst im Folgemonat oder später ausgestellt bzw. vorgelegt, so muss das auskunftspflichtige Unternehmen auch den innergemeinschaftlichen Warenverkehr im Folgemonat melden.

Bis wann muss die Intrastat-Meldung beim Statistischen Bundesamt eingehen?

Die Intrastat-Meldung muss bis zum 10. Arbeitstag nach Ablauf des Berichtsmonats beim Statistischen Bundesamt elektronisch eingehen. Unternehmen erhalten keine Aufforderung zur Abgabe einer Intrastat-Meldung. Die Meldepflicht beginnt automatisch mit Überschreiten bzw. endet mit Unterschreiten der oben genannten Wertschwellen für Warenlieferungen und Wareneingänge.

Bloß raus aus dem staubigen Archivkeller: Der Wunsch nach Abschaffung der aufwendigen papierbasierten Aktenhaltung ist für viele kleine und mittlere Unternehmen das zentrale Motiv, ein Dokumentenmanagement System einzuführen. Daher verwundert es nicht, dass viele Mittelständler mit dem Begriff Dokumentenmanagement vor allem die elektronische Archivierung verbinden.

Tatsächlich ist die Aufbewahrung von handels- und steuerrechtlich relevanten Geschäftsunterlagen nach den Vorgaben der GoBD eine Kernfunktion jedes Dokumentenmanagementsystems. Doch ein DMS kann und bietet weit mehr:

Mit einem Dokumentenmanagement-System lässt sich jedes Dokument über seinen gesamten Lebenszyklus hinweg kontrollieren und verwalten – von der Entstehung bis zur Langzeitarchivierung. Dadurch sind die enthaltenen Informationen zu jedem Zeitpunkt und unternehmensweit nutzbar.

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1. Schnellerer Durchlauf dank Dokumentenmanagement System

Bevor Dokumente archiviert werden, durchlaufen sie in aller Regel mehrere Stationen im Unternehmen. Findet dieser Prozess papierbasiert statt, läuft man Gefahr, den Überblick und Zeit zu verlieren – zum Beispiel, weil der zuständige Kollege ausfällt oder weil ein Dokument mit der hausinternen Post versehentlich falsch zugestellt wurde.

Ein Dokumentenmanagement System enthält Funktionen, die für einen reibungslosen Workflow sorgen. So lassen sich Dokumente – mit Wiedervorlageterminen, Bearbeitungsfristen und Aufgaben versehen – zielsicher an den elektronischen Postkorb des zuständigen Kollegen weiterleiten.

Weitere Vorteile: Mehrere Benutzer können parallel an einem Dokument arbeiten. Zudem werden Status und Verlauf der Bearbeitung im DMS protokolliert.

Unter dem Strich verkürzt ein Dokumentenmanagementsystem die Durchlaufzeiten und sorgt für Transparenz und eine schnellere Auftragsabwicklung.

2. Zeitgewinn durch automatisierte Ablage von Office-Dokumenten im Dokumentenmanagement

Zahlreiche aufbewahrungspflichtige Geschäftsunterlagen entstehen in Microsoft-Office-Anwendungen – vom Textdokument bis zur E-Mail. Diese Dokumente gilt es, mit möglichst geringem Aufwand im Dokumentenmanagement System zu archivieren. Ein gutes DMS bietet daher beispielsweise die Möglichkeit, E-Mails aus Outlook mit Anhängen automatisch abzulegen.

Auch Dateien aus Excel und Word lassen sich im Dokumentenmanagement direkt den digitalen Akten von Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern, Projekten etc. zuordnen.

3. Orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf Informationen im DMS

Wer ein archiviertes Papierdokument lesen will, muss gewöhnlich erst einmal ins Archiv gehen und es heraussuchen. Arbeitet man im Außendienst oder außerhalb der üblichen Bürozeiten, kommt man daher erst mit Verzögerung an die benötigten Informationen. Dies gilt auch für Dokumente, die sich gerade bei Kollegen im Umlauf befinden.

Ein DMS ermöglicht es seinen Benutzern, via herkömmlichem Webbrowser – also ohne die Installation zusätzlicher Software – von jedem Ort und zu jedem Zeitpunkt auf alle Daten zuzugreifen.

Dadurch kann man beispielsweise aus dem Homeoffice heraus oder während einer Bahnfahrt bestehende Dokumente bearbeiten. Zudem lassen sich neue bzw. soeben bearbeitete Dokumente per Drag-and-Drop im DMS ablegen.

4. Dokumente schnell finden

Ein großes Problem papierbasierter Büroprozesse ist der gewaltige Arbeitszeitverlust, den die umständliche Suche nach Unterlagen verursacht. Hinzu kommt in vielen Betrieben, dass ein beträchtlicher Teil der relevanten Dokumente mittlerweile (auch) in digitaler Form vorliegt. Das erschwert die Suche zusätzlich, da die benötigten Informationen meist dezentral und verstreut im Dateisystem und auf den Rechnern der Mitarbeiter liegen.

Durch den Einsatz eines unternehmensweiten DMS lassen sich unproduktive Suchzeiten auf ein Minimum verkürzen.

Über die Suchfunktionen des Systems findet man abgelegte oder schon archivierte Dokumente auf Anhieb anhand ihrer Metadaten (Schlagwörter etc.) oder per Volltexteingabe. So hat man innerhalb kürzester Zeit Dokumente aus verschiedensten Quellen in gebündelter Form auf dem Bildschirm, beispielsweise aus der ERP-Software, einer Office-Anwendung oder dem E-Mail-System. Man braucht sich also nicht durch diverse Programme zu klicken und das Dateisystem zu durchsuchen.

5. GoBD-konforme Archivierung ohne Dateien-Wildwuchs

Die nach wie vor häufig praktizierte dezentrale Ablage von Dokumenten irgendwo im Dateisystem oder auf Arbeitsplatzrechnern führt zu weiteren Problemen: unkontrollierbarem Datei-Wildwuchs und inkonsistenten Daten. Oft gibt es von einem Dokument mehrere Versionen mit verschiedenen Dateinamen, sodass niemand mehr den Überblick hat, wer wann was bearbeitet hat. Das ist nicht nur unübersichtlich, sondern verstößt auch gegen die grundlegenden Anforderungen der GoBD an Buchführung und Archivierung.

Ein Dokumentenmanagement-System legt nach jeder Bearbeitung eines Dokuments automatisch eine neue Version an und speichert die ursprüngliche Fassung. Damit ist eine wichtige Voraussetzung für eine GoBD-konforme, „revisionssichere” Archivierung erfüllt.

Die Check-in- und Check-out-Funktionen eines DMS helfen zudem, Inkonsistenzen zu vermeiden. So kann ein Benutzer ein Dokument aus dem DMS entnehmen und für andere Benutzer sperren (Check-out). Sobald er das geänderte Dokument im System abgelegt hat (Check-in), steht es als neue Version zur Verfügung.

6. Unkomplizierte Bereitstellung und Verteilung von Dokumenten

Ein Dokumentenmanagementsystem erleichtert die Verteilung von Dokumenten, beispielsweise per E-Mail im Einzel- oder Massenversand. Darüber hinaus vereinfacht es Unternehmern die Bereitstellung von Geschäftsunterlagen für den eigenen Steuerberater und das Finanzamt. Sollte ein Behördenvertreter im Rahmen einer Betriebsprüfung Zugriff auf das digitale Archiv verlangen, lässt sich in einem DMS mittels Benutzerprofil exakt festlegen, welche Daten der Prüfer einsehen kann.

Bis zu zehn Milliarden Euro entgehen dem deutschen Staat nach Schätzungen des nordrhein-westfälischen Finanzministeriums jährlich durch falsch oder nicht erfasste Umsätze. Solchen Manipulationen will der Fiskus einen Riegel vorschieben. Branchen mit hohem Bargeldanteil, wie Einzelhandel und Gastronomie, stehen deshalb zunehmend im Fokus von Betriebsprüfungen.

Zudem hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) mit der Veröffentlichung des BMF-Schreibens vom 26. November 2010 zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften („Kassenrichtlinie 2010“) deutlich gemacht, was es von Nutzern elektronischer Kassen erwartet: Jeder Bon ist einzeln und unveränderbar zu speichern und mindestens zehn Jahre lang aufzubewahren. Fachleute sprechen hierbei von der Einzelaufzeichnungspflicht.

Einzelaufzeichnungspflicht für alle Nutzer elektronischer Kassen

Am 31. Dezember 2016 endete die Übergangsphase zur Umsetzung der Kassenrichtlinie 2010. Die früher gängige Praxis, die Einzelverkaufsdaten am Ende des Tages auf Tagessummenendbons, den sogenannten Z-Bons, zusammenzufassen und auf Papier auszudrucken, ist seitdem nicht mehr zulässig.

Wer eine elektronische Kasse einsetzt, die nicht den Vorgaben der Kassenrichtlinie entspricht, riskiert, dass die Finanzverwaltung bei einer Betriebsprüfung – oder auch im Rahmen einer unangekündigten Kassen-Nachschau – die Kassenaufzeichnungen verwirft und Einnahmen hinzuschätzt – was für das Unternehmen teuer werden kann.

Die gute Nachricht für kleinere Betriebe, die keine elektronische Registrierkasse oder computergestützte Kasse einsetzen: Eine generelle Registrierkassenpflicht wie in Österreich ist in Deutschland bislang nicht vorgesehen. Die Kasse darf somit weiterhin manuell geführt werden.

Ordnungsmäßige Belegaufbewahrung nach GoBD

Die meisten stationären Händler in Deutschland – nach Schätzungen des Handelsverbands HDE über 90 Prozent – setzen jedoch digitale Kassensysteme ein. Und auch in anderen bargeldintensiven Branchen, etwa bei Dienstleistern und Gastronomen, sind elektronische Kassen weit verbreitet.

Für alle Unternehmen gilt: Neben der Kassenrichtlinie müssen zusätzlich die Vorgaben der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) beachtet werden. Demnach sind elektronisch erstellte Unterlagen, wie zum Beispiel Kassenbons, auch zwingend elektronisch und unveränderbar zu archivieren.

Die Aufbewahrungsfrist beträgt regelmäßig zehn Jahre. Während dieser Frist müssen die Daten jederzeit und unverzüglich in einer elektronisch auswertbaren Form zur Verfügung gestellt werden können, etwa bei Außenprüfungen durch die Finanzverwaltung oder bei einer Kassen-Nachschau.

Darüber hinaus müssen Unternehmen für die Kassenführung eine Verfahrensdokumentation erstellen und pflegen. Diese muss unter anderem eine allgemeine Beschreibung der eingesetzten Kasse (Bedienungs- und Programmieranleitungen), eine technische Systemdokumentation sowie eine Dokumentation über Betriebszeiten und Anwender (Nutzungsprotokolle, Datenänderungen etc.) enthalten.

Gesetzeskonforme Kassensoftware ist Pflicht

Nutzer elektronischer Kassensysteme benötigen eine Software, die sie bei der Umsetzung der Kassenrichtlinie und der GoBD-Vorgaben unterstützt. Die Lösung muss jeden Einzelumsatz aufzeichnen und revisionssicher archivieren. Darüber hinaus sollte die Software über eine Datenexportfunktion verfügen, mit der sich zum Beispiel die Belegdaten jederzeit unverzüglich und maschinell auswertbar den Finanzbehörden zur Verfügung stellen lassen. Empfehlenswert ist zudem eine Kassensoftware, die unmittelbar mit dem Warenwirtschaftssystem verknüpft ist, denn so bleibt die Lagerbestandsführung aktuell.

Vorgeschrieben seit 2020: zertifizierte Sicherheitseinrichtung für elektronische Kassen

Um Manipulation zu verhindern, müssen computergestützte Kassensysteme und elektronische Registrierkassen ab 1. Januar 2020 über eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung verfügen, die aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle besteht. Damit soll vor allem gewährleistet werden, dass alle Kasseneingaben sowie spätere Änderungen an den Daten protokolliert werden.

Des Weiteren müssen seit Januar 2020 alle im Unternehmen genutzten Kassensysteme einen Monat nach Inbetriebnahme dem Finanzamt gemeldet werden.

Die technischen Anforderungen an den neuen Manipulationsschutz hat der deutsche Gesetzgeber mit der im Juli 2017 verabschiedeten Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) präzisiert. Demnach soll das zuständige Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) in Abstimmung mit dem BMF die technischen Richtlinien und Schutzprofile festlegen.

Die Kassensicherungsverordnung konkretisiert auch das Verfahren zur Zertifizierung der technischen Sicherheitseinrichtungen (§ 7 KassenSichV). Demnach gelten § 9 des BSI-Gesetzes sowie die BSI-Zertifizierungs- und -Anerkennungsverordnung vom 17. Dezember 2014. Der Antrag auf Zertifizierung kann auch durch vom BSI anerkannte sachverständige Stellen geprüft und bewertet werden. Die Kosten der Zertifizierung trägt der Antragsteller, zum Beispiel der Hersteller der Sicherheitseinrichtung (§ 7 Abs. 2 S. 1 KassenSichV; BT-Drs. 18/12221, S. 14).

Wichtig: Die Vorgaben bezüglich der zertifizierten Sicherheitseinrichtung gelten nur für elektronische Registrierkassen und computergestützte Kassensysteme. Geräte wie zum Beispiel Taxameter und Wegstreckenzähler, Geldautomaten, Fahrscheinautomaten oder Buchhaltungsprogramme fallen ausdrücklich nicht unter den Anwendungsbereich der Kassensicherungsverordnung.