ERP & Finance

Viele KMU haben kein zentrales digitales Dokumentenmanagement, sondern führen ihr Informationsmanagement überwiegend papierbasiert durch. Warum ist das heute nicht mehr sinnvoll?

Andreas Ahmann: Die Vorteile von Papier sind: Sie können es in der Hand halten, es benötigt zur Ansicht keinen Strom, und es kann nicht gehackt werden. Da hören die Vorteile aber auch schon auf. Alles andere können Sie mit digitalen Unterlagen besser machen: Auf digitalen Dokumenten basierende Prozesse lassen sich ganz einfach parallelisieren und somit stark beschleunigen. So können zum Beispiel alle beteiligten Kostenstellenleiter eine Eingangsrechnung gleichzeitig prüfen.

Und: Digitale Unterlagen gehen nicht verloren. Sie landen nicht auf dem falschen Schreibtisch oder fallen vom Stapel, denn die Software unterstützt Sie beim Ordnen. Sollten Sie sich doch einmal vertan haben, finden Sie jedes Dokument anhand von Attributen oder über eine Volltextrecherche leicht wieder.

Mit passenden Berechtigungskonzepten können Sie Ihre digitalen Unterlagen zudem viel individueller schützen als mit Schrank- oder Büroschlüsseln. Missbrauch oder versehentliches Vernichten lassen sich effektiv verhindern. Auch Backups sind problemlos machbar.

Elektronische Akten überstehen also selbst Katastrophen wie Feuer- oder Wasserschäden. Darüber hinaus nehmen sie keinen Platz im Archivkeller weg. Und um sich digitale Unterlagen anzusehen, brauchen Sie sie nicht erst aus dem Schrank zu holen. Stattdessen werden die Dokumente auf Knopfdruck angezeigt. Das spart Zeit und Geld. Kurzum: Steht auf dem Schreibtisch sowieso ein Bildschirm, gibt es keinen Grund, diesen nicht auch für digitale Dokumente und Prozesse zu verwenden.

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Inwieweit verschärft die voranschreitende Digitalisierung den Handlungsdruck auf Unternehmen, ein DMS einzuführen?

Ahmann: Der Druck entsteht durch die Erwartungshaltung des Kunden: Dieser erwartet nicht nur, Waren und Dienstleistungen immer schneller geliefert zu bekommen, sondern auch, permanent über den Bearbeitungsstatus seiner Bestellung informiert zu werden. Dauert eine Lieferung länger und wird nicht regelmäßig über den Fortschritt informiert, ist der Kunde heute sehr schnell unzufrieden. Passiert das mehr als einmal, ist er weg.

Welche Auswirkungen Kundenunzufriedenheit haben kann, zeigt das Beispiel der katalogbasierten Versandhäuser. Diese sind nicht nur deshalb vom Markt verschwunden, weil sie keine Onlinebestellmöglichkeit angeboten hatten. Auch die fehlende Transparenz in der Logistik hat Käufer zu digitalen Mitbewerbern getrieben.

Ein Gegenbeispiel ist Uber: Selbst ohne eigene Taxis haben sie den etablierten Unternehmen die Kunden weggenommen: durch Einfachheit, Geschwindigkeit und Transparenz.

Die heutige Erwartungshaltung im Hinblick auf Geschwindigkeit und Transparenz zwingt die Unternehmen, ihre Geschäftsprozesse zu automatisieren. Papierbasierte Unternehmen sind entweder schon vom Markt verschwunden oder werden es bald sein.

Die Lösung: Digitalisierung. Und digitale Prozesse erfordern zwangsläufig digitale Unterlagen und Informationen – womit wir bei der Einführung eines DMS sind.

Ein häufiger Projektauslöser für die Einführung eines DMS ist das Thema Archivierung. Welche Vorzüge bietet digitales Dokumentenmanagement hier, etwa im Hinblick auf die regulatorischen Rahmenbedingungen?

Ahmann: Die Einhaltung der Gesetze und Vorgaben bezüglich Aufbewahrung, Vernichtung und Umgang mit Informationen, Daten und Dokumenten ist auf Papier inzwischen kostspielig bis unmöglich. Rein papierbasiert arbeitet heute wohl kaum noch ein Unternehmen. Schon seit Jahren sind E-Mails Handelsbriefe und unterliegen wie ihr Papier-Pendant der Aufbewahrungspflicht. Auch wer ansonsten noch mit Papier arbeitet, muss solche digitalen Unterlagen rechtssicher, das heißt im elektronischen Originalformat aufbewahren.

Ein DMS hilft dabei, alle im Unternehmen vorhandenen Informationen aus unterschiedlichen Quellen zentral zu verwalten und so die Compliance übergreifend umzusetzen.

Ein weiterer Vorteil: Referenzen auf personenbezogene Daten sind in einem digitalen Archiv leicht umzusetzen bzw. in neueren Versionen der angebotenen Software oft als Zusatzoption inkludiert. Die Anwendung der DSGVO ist damit keine große Hürde mehr.

Viele Firmen haben neben Dokumenten aber auch weitere Daten, zum Beispiel in ERP– oder CRM-Systemen bzw. Fachapplikationen. Oft können diese Daten mittels eines DMS ebenfalls in eine rechtskonforme Ablage eingebunden werden.

Archivierung ist aber längst nicht die einzige Funktion eines DMS. Welche weiteren zentralen Anforderungen bzw. Funktionsbereiche gibt es – und welche Rolle spielen sie für die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens?

Ahmann: Lange lag der Schwerpunkt eines DMS auf dem Aspekt der Verwaltung von Dokumenten. Die großen Potenziale im Sinne von Kostensenkung und Umsatzsteigerung liegen aber in den Geschäftsprozessen. Hier geht es um Transportzeiten, die durch den Einsatz eines DMS entfallen, sowie um Liegezeiten, die von integrierten Workflow-Funktionen parallelisiert und kontrolliert werden können, und um Bearbeitungszeiten, welche deutlich verringert werden. Oder aktuell sogar durch künstliche Intelligenz (KI) abgelöst werden.

Die entscheidende Frage lautet: Was kostet ein Prozessdurchlauf, beispielsweise das Bezahlen einer Eingangsrechnung? Sind das 10 Euro? 5 Euro? 1 Euro? Der Trend geht hier klar in Richtung null Euro, und das ist künftig auch der Maßstab für andere Prozesse im Unternehmen.

Damit ist die zentrale Anforderung, einen Workflow – erweitert mit KI-Funktionen – sowie die notwendigen Schnittstellen zu anderen Systemen wie ERP, CRM, Office oder Fachanwendungen zu schaffen, um die Prozesse wirklich „End-to-End“ digitalisieren zu können.

In der Folge können die Mitarbeiter die täglichen Standardaufgaben mehr und mehr der Maschine überlassen und sich auf die komplexeren Aufgaben konzentrieren. Das erhöht den Durchsatz bei gleichen Kosten erheblich. Und durch transparentere und schnellere Prozesse sowie durch weniger Irrläufer steigt die Kundenzufriedenheit – was wiederum Folgegeschäft generiert. Es geht also nicht nur um Kostensenkung und Compliance-Anforderungen, sondern auch um Umsatzsteigerung.

Worauf sollten Neueinsteiger bei der Auswahl eines DMS besonders achten?

Ahmann: Wer in seinem Unternehmen „auf der grünen Wiese“ mit einem DMS-Projekt beginnt, findet die größte Hürde oft nicht in der Technik. Die etablierten Produkte am Markt können die aktuellen Anforderungen aus den Bereichen Compliance, Workflow und Informationskonsolidierung/-verwaltung ähnlich gut umsetzen. Die Herausforderung ist eine andere: Wollen Sie ein Produkt, das sich der eigenen Organisation anpassen kann oder können Sie Ihre Organisation dem Produkt anpassen? Wer zu Letzterem bereit ist, kann eine Standardlösung nehmen und die Einführung schneller und günstiger gestalten. Dafür sind die organisatorischen Auswirkungen stärker.

In beiden Fällen ist die Akzeptanz der beteiligten Mitarbeiter ein kritischer Erfolgsfaktor. Die Mitarbeiter müssen die Veränderungen mitgehen, sonst ist das Projekt bereits in Gefahr, bevor es begonnen hat. Sie sollten also bei der Produktauswahl nicht nur auf die Standardfunktionen achten, sondern den Eindruck der Lösung auf ihr Projektteam nicht unterschätzen und das Change-Management nicht vergessen.

Abschließend ein Blick in die Zukunft: Inwieweit wird sich digitales Dokumentenmanagement im deutschen Mittelstand in den kommenden Jahren durchsetzen?

Ahmann: Unternehmen – unabhängig von ihrer Größe – werden kontinuierlich digitalisieren. Das Ziel sind Geschäftsprozesse mit minimalsten Durchlaufkosten im Standardfall. Die heranwachsende Generation wird kein Papier mehr zulassen, weil es einfach unhandlich ist und zu viel Mehraufwand und Kosten verursacht. Der steigende Wettbewerbsdruck mit einem enormen Potenzial für disruptive Innovationen in allen Märkten und Branchen bringt sein Übriges. Unternehmen müssen sich durch Geschwindigkeit, Transparenz, Flexibilität und Kostenbewusstsein behaupten. Um das zu erreichen, werden sie an digitalen Unterlagen, Dokumenten, Informationen und – vor allem – an digitalen Geschäftsprozessen in den nächsten Jahren nicht mehr vorbeikommen.

Durch falsch oder nicht erfasste Barumsätze entgehen dem deutschen Staat jedes Jahr Milliardenbeträge an Einnahmen. Dieser Form der Steuerhinterziehung mithilfe manipulierter Kassen hat der Gesetzgeber vor vier Jahren verstärkt den Kampf angesagt: Mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22. Dezember 2016 („Kassengesetz“) wurden beispielsweise die Einzelaufzeichnungspflicht und das Instrument der Kassen-Nachschau eingeführt. Nun geht Deutschland einen Schritt weiter und verlangt, dass elektronische Kassensysteme künftig mit einer zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung, kurz: TSE, ausgestattet sind. Damit macht der Staat die Kassenführung ab 2020 – übrigens als eines der letzten Länder Europas – faktisch gläsern. Fachleute sprechen in diesem Zusammenhang von einer Fiskalisierung der elektronischen Kassensysteme.

Was ist unter einer zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung für elektronische Kassen zu verstehen?

Die Technische Sicherheitseinrichtung ist eine in die Kassensoftware implementierte Lösung. Sie besteht aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle.

• Das Sicherheitsmodul protokolliert alle Kasseneingaben von Beginn an und unterbindet unerkannte Veränderungen.
• Auf dem Speichermedium werden die Daten der Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht gespeichert.
• Die einheitliche digitale Schnittstelle gewährleistet eine reibungslose Datenübertragung – beispielsweise, wenn die Finanzbehörden die geschützten Daten zur Vollständigkeits- und Korrektheitsprüfung einfordern.

Auf welcher Rechtsgrundlage wird die TSE-Pflicht eingeführt?

Rechtsgrundlage für die verpflichtende Einführung der TSE ist, neben dem Kassengesetz, die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) vom 26. September 2017. Darin hat der Gesetzgeber unter anderem die grundsätzlichen Anforderungen an die Sicherheitseinrichtung festgelegt. Die Details zum Zusammenspiel zwischen Kassensystem und TSE sowie die entsprechenden Begriffe und Abläufe hat das Bundesfinanzministerium (BMF) allerdings erst in seinem Anwendungserlass vom 19. Juni 2019 konkretisiert.

Gilt die TSE-Pflicht für alle elektronischen Kassen?

Nein. Registrierkassen (nicht jedoch PC-Kassensysteme), die nach dem 25. November 2010 und vor dem 1. Januar 2020 angeschafft wurden und bauartbedingt nicht aufrüstbar sind, sind von der Pflicht zur Nutzung einer zertifzierten Technischen Sicherheitseinrichtung ausgenommen. Doch, Achtung! Diese Ausnahme gilt nur bis Ende 2022 und nur unter der Voraussetzung, dass die eingesetzten Registrierkassen den Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26. November 2010 zur Auf­be­wah­rung di­gi­ta­ler Un­ter­la­gen bei Bar­ge­schäf­ten entsprechen.

Müssen Unternehmen ab 1. Januar 2020 Sanktionen fürchten, wenn sie eine Kasse ohne TSE einsetzen?

Nein. Der Bund und die Länderfinanzverwaltungen haben sich auf eine Übergangsfrist verständigt:

Bis zum 30. September 2020 wird es nicht beanstandet werden, wenn eine elektronische Kasse ohne zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung eingesetzt wird.

Diese Nichtbeanstandungsregelung hat die Finanzverwaltung per BMF-Schreiben vom 6. November 2019 veröffentlicht. Grund hierfür ist, dass den Kassenherstellern aufgrund der späten Bekanntgabe der Vorgaben durch das BMF zu wenig Zeit blieb, einen TSE-Anbieter auszuwählen und dessen Sicherheitseinrichtung in der eigenen Lösung zu implementieren. Dadurch ist eine flächendeckende Ausstattung aller ca. 2,1 Millionen Kassen in Deutschland mit einer TSE bis zum Januar 2020 nicht möglich.

Was hat es mit der Pflicht zur Belegausgabe (Bon-Pflicht) auf sich?

Eine weitere Neuerung in der Kassenführung ab 2020 ist die sogenannte Bon-Pflicht. Ab dem 1. Januar 2020 müssen alle Unternehmen, die ein elektronisches Aufzeichnungssystem nutzen, ihren Kunden für jeden Geschäftsvorfall einen Beleg (Kassenbon) zur Verfügung stellen. Dies kann elektronisch oder in Papierform geschehen. Der Kunde ist aber nicht verpflichtet, den Beleg anzunehmen bzw. mitzunehmen. Aus Gründen der Zumutbarkeit und Praktikabilität können sich Unternehmen auf Antrag von der Belegausgabepflicht befreien lassen.

Was bedeutet die neue Meldepflicht für elektronische Kassensysteme?

Künftig müssen Unternehmer ihrem Finanzamt die Art und Anzahl der in ihrem Betrieb eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme und der zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtungen melden. Dies hat innerhalb eines Monats nach der Anschaffung der Kassenlösung zu geschehen. Für Kassen, die vor dem 1. Januar 2020 angeschafft wurden, ist die Meldung ans Finanzamt bis zum 31. Januar 2020 vorzunehmen.

Laut BMF-Schreiben vom 6. November 2019 müssen Unternehmen die entsprechenden Meldungen jedoch erst dann abgeben, wenn die Finanzverwaltung hierfür eine elektronische Übertragungsmöglichkeit geschaffen hat. Das ist bislang nicht geschehen. Für die Kassenführung ab 2020 heißt das: vorerst keine Meldungen. Den Zeitpunkt der Verfügbarkeit eines Meldeverfahrens wird das BMF gesondert bekanntgeben.

In vielen kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) laufen die Prozesse der Warenwirtschaft oft nicht reibungslos. Hauptursache ist in der Regel die mangelnde Softwareunterstützung. So fehlen aktuelle Informationen über Lagerbestände und es kommt immer wieder zu Mehrfacherfassungen, die zu inkonsistenten Daten führen. Mitarbeiter außerhalb des Büros sind zudem oft nicht an die Systeme angebunden. Das Ergebnis ist eine mangelnde Transparenz über den Auftragsstatus und die Fehlerquellen.

Viele Unternehmen möchten diese Probleme angehen, stehen dabei jedoch vor der anspruchsvollen Aufgabe der Auswahl einer passenden Warenwirtschaftssoftware. Das Ziel besteht darin, eine Lösung zu finden, die aktuelle Herausforderungen löst und zudem zukunftsfähig, skalierbar und erweiterbar ist.

Ein Whitepaper von Suiteify zeigt, worauf es bei der Auswahl von Warenwirtschaftssoftware wirklich ankommt.

Rahmenbedingungen für die Auswahl von Warenwirtschaftssoftware abstecken

Bevor man ein Warenwirtschaftssystem auswählen kann, ist es wichtig, die Rahmenbedingungen des Softwareeinsatzes zu klären. Dabei sind unter anderem die folgenden Punkte zu berücksichtigen:

• Gegenwärtige Schwachstellen und Probleme in den Prozessen
• Bisheriger Grad der Digitalisierung im Betrieb
• Aktuelle IT-Landschaft
• Netzabdeckung und Internet-Bandbreite am Standort
• Grundsatzentscheidung: Cloud versus lokale Software-Installation

Kriterien für die Auswahl von Warenwirtschaftssoftware definieren

Im nächsten Schritt geht es darum, einen Kriterienkatalog für die Auswahl einer Warenwirtschaftssoftware zu erstellen, schreiben die Whitepaper-Autoren. Mögliche Kriterien sind zum Beispiel:

• Compliance: Erfüllt das Warenwirtschaftssystem die rechtlichen Anforderungen, etwa von DSGVO und GoBD?
• Schnittstellen: Wie offen ist die Warenwirtschaftssoftware für die Verknüpfung mit anderen internen und externen Anwendungen, beispielsweise von Lieferanten und Logistikpartnern?
• Zuverlässigkeit des Software-Dienstleisters: Wie vertrauenswürdig sind der Hersteller und seine Implementierungspartner?

Warenwirtschaftssystem auswählen

Nachdem die prozessualen Schwachstellen ermittelt, die Ziele definiert und die Anforderungen an die Warenwirtschaftssoftware (Lastenheft) festgelegt worden sind, geht es an die Auswahl einer Lösung.

Das Whitepaper nennt die acht wesentlichen Schritte und gibt darüber hinaus Tipps zur Vorgehensweise. Beispielsweise empfehlen die Autoren möglichst frühzeitig die Mitarbeitenden, die mit der neuen Lösung arbeiten werden, in den Prozess einzubeziehen. Wenn sich dann noch die Mitarbeitenden des Softwareunternehmens als fähige Berater und Prozessoptimierer erweisen, stehe einem erfolgreichen Digitalisierungsprojekt nichts mehr im Wege.

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Lange Laufwege, Fehler bei der Kommissionierung und ungenaue Excel-basierte Bestandsdaten kosten Zeit und Geld. Zudem erschweren sie effizientes Arbeiten im Lager. Gerade im Zeitalter der Digitalisierung wächst der Wunsch, diese Hürden zu überwinden und Lagerprozesse zu optimieren.

Doch die Installation neuer Software allein reicht nicht aus. Eine effiziente Lagerhaltung erfordert eine ganzheitliche Neuausrichtung – von der Lagerstruktur über die Abläufe bis hin zur digitalen Lagerverwaltung.

1. Schwachstellen in der Lagerhaltung erkennen

Analysieren Sie Ihre aktuelle Lagerstruktur und Lagerprozesse genau, bevor Sie Maßnahmen ergreifen. Identifizieren Sie Schwachstellen und verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre Artikelstruktur.

Nutzen Sie dabei Methoden wie die ABC-Analyse, um Ihre Artikel nach Zugriffshäufigkeit zu kategorisieren. Berücksichtigen Sie außerdem Anforderungen wie Chargenpflicht, Seriennummern oder Gefahrstoffe.

Binden Sie Ihre Lagermitarbeiter aktiv in die Analyse ein, denn sie kennen die Abläufe aus erster Hand und können wertvolle Hinweise auf Prozesslücken geben. So schaffen Sie die Basis für eine gezielte Lageroptimierung.

2. Lager optimieren – Strukturen neu gestalten

Nachdem Sie die Schwachstellen erkannt haben, können Sie mit der praktischen Lageroptimierung beginnen:

• Prüfen Sie, ob Sie neue Regale, Fördertechnik oder eine geeignete Lagerverwaltungssoftware benötigen.
• Wählen Sie eine Software mit Scan- und Erfassungslösungen, um Arbeitsprozesse zu beschleunigen. Achten Sie dabei auf Anwenderfreundlichkeit und Praxisnähe.
• Gestalten Sie Ihre Lagerbereiche (z. B. Kleinteile-, Kommissions- oder Palettenlager) effizient. Lagern Sie schnell drehende Artikel vorne, trennen Sie Kleinteile und sortieren Sie veraltete Bestände aus.

Eine digitale Lagererfassung sorgt für Transparenz und ermöglicht eine präzise Bestandsführung in Echtzeit.

3. Lagerbestände optimieren – Kapitalbindung reduzieren

Ein hoher Lagerbestand bindet Kapital und verursacht Kosten. Gleichzeitig dürfen fehlende Artikel den Versand nicht verzögern.

Nutzen Sie deshalb Ihr Warenwirtschaftssystem (WWS), um optimale Mindestbestände und Bestellvorschläge zu ermitteln. Durch die Integration von WWS und Lagerverwaltungssoftware erhalten Sie eine Echtzeitübersicht über Ihre Bestände und können schnell nachbestellen. So senken Sie Ihre Lagerkosten und erhöhen Ihre Lieferfähigkeit.

4. Prozesse digitalisieren – Arbeitsabläufe effizient gestalten

Eine wirklich effiziente Lagerhaltung basiert auf digitalen Prozessen. Vermeiden Sie Medienbrüche, indem Sie Ihre Systeme vernetzen, und automatisieren Sie wiederkehrende Arbeitsschritte.

Digitale Unterstützung stellt sicher, dass alle Lagerdaten jederzeit aktuell sind und für Mitarbeitende zugänglich bleiben – selbst wenn Schlüsselpersonen fehlen.

So verbessern Sie die Prozesssicherheit, reduzieren Fehlerquellen und schaffen mehr Transparenz im gesamten Lager.

5. Schritt für Schritt zur Lagerhaltung 4.0

Die Industrie 4.0 eröffnet vielfältige Möglichkeiten für eine moderne Lagerverwaltung. Sie müssen nicht sofort vollautomatisieren. Bereits kleine, gezielte Digitalisierungsmaßnahmen können Ihre Lagerlogistik deutlich verbessern.

Denken Sie langfristig und prüfen Sie Förderprogramme zur Digitalisierung, um Ihr Projekt wirtschaftlich umzusetzen. Eine Übersicht aktueller Programme finden Sie in der Förderdatenbank des BMWK. So entwickeln Sie Ihre Lagerhaltung Schritt für Schritt hin zu einer zukunftssicheren Lösung.

Viele Geschäftsprozesse laufen preisgünstiger, schneller und fehlerfreier ab, wenn man sie mithilfe von IT-Systemen über Schnittstellen automatisiert. Dadurch wird das Personal von Routinetätigkeiten entlastet und den Mitarbeitern bleibt mehr Zeit für ihre Kernaufgaben.

Zudem gilt in Zeiten der Digitalisierung mehr denn je zuvor: Der wirtschaftliche Erfolg eines Unternehmens steht und fällt mit der Fähigkeit, Partner, Kunden, Lieferanten, Bewerber und die Öffentlichkeit (z.B. über soziale Netzwerke, eigene Website) auf effiziente Weise in die eigenen Unternehmensprozesse digital einzubinden. Hierfür benötigt man Schnittstellen. Eine geeignete Schnittstellen-Software einzusetzen ist somit essenziell. Zusammen mit dem ERP-System bildet sie eine Schlüsseltechnologie.

Typische Anwendungsbeispiele für Schnittstellen

Schnittstellen-Software kommt heute in zahlreichen Unternehmen zum Einsatz. Hier eine kleine Auswahl an häufigen betrieblichen Szenarien und Abläufen, die ohne Schnittstellen nicht realisierbar wären:

• Der Kunde sendet EDIFACT-Daten und diese sollen als Auftrag importiert werden.
• Die Rechnung zum selben Auftrag soll anschließend per EDIFACT zurückgesendet werden.
• Lieferanten senden Artikel-Preislisten in Form einer Excel-Datei, und die Preise sollen in die eigene Artikeldatenbank importiert werden.
• Es besteht die Anforderung eines Kunden, eine SAP IDoc Orders-Datei als Bestellung einzulesen.
• Die PDF-Rechnung eines erledigten Auftrags soll um ZUGFeRD-Daten angereichert werden, damit der Auftraggeber diese automatisch verarbeiten kann.
• Aus einem Webportal wird eine openTrans-Datei bereitgestellt – diese soll einen Auftrag oder eine Bestellung in der Fakturierungssoftware erzeugen.
• Das CAD-Programm generiert eine Stückliste als XML-Datei, welche unter Berücksichtigung vorhandener Einkaufsartikel in den Stücklistenstamm importiert werden soll.
• Es fallen Maschinendaten, Rückmeldedaten, Laufzeiten, technische und Statusinformationen von Ihren Maschinen und Fertigungsstandorten an, die zu Abrechnungszwecken verarbeitet werden sollen (Industrie 4.0).
• Im Onlineshop fallen Bestellungen an, die in der Fakturierungssoftware weiterverarbeitet werden sollen.
• Kontoauszüge von Zahlungsanbietern (wie PayPal) sollen unter Berücksichtigung offener Posten in der Finanzbuchhaltung gebucht werden.
• Die Lagerbestände und Preise sollen regelmäßig an den Onlineshop, ein Webportal und Lieferanten verteilt werden.

Anhand dieser Beispiele ist erkennbar, dass die Anwendungsmöglichkeiten für Schnittstellen fast unendlich sind. Dabei ist es je nach gewünschtem Automatisierungsgrad möglich, Schnittstellen sogar vollkommen autonom agieren zu lassen. Das führt dazu, dass die Zusammenarbeit mit externen Organisationen und IT-Systemen um ein Vielfaches einfacher, schneller und fehlerfreier wird. Um dies zu erreichen, werden verschiedene Arten von Schnittstellen am Markt angeboten. Es lässt sich im Wesentlichen zwischen Standard- und Individualsoftware unterscheiden. Beide Arten haben Vor- und Nachteile.

Schnittstellen als Standardsoftware

Standardsoftware wird für einen breiten Nutzerkreis entwickelt. Daraus folgt ein meist günstigerer Preis gegenüber einer individuell programmierten Schnittstelle. Darüber hinaus profitieren die Nutzer oft von Hersteller-Unterstützung durch Wartung und Pflege der Schnittstelle. Wartungsbedarf kann sich zum Beispiel aus Aktualisierungen der angeschlossenen Systeme oder aus Gesetzesänderungen ergeben. Darüber hinaus sind meist umfangreiche Dokumentationen, Schulungen und Praxisleitfäden verfügbar, was den Einsatz erheblich erleichtern kann.

Ein wichtiges Argument für Standardsoftware ist ihre schnelle Verfügbarkeit, denn sie muss nicht erst zeitaufwendig entwickelt werden.

Bei Schnittstellen als Standardsoftware muss man aber berücksichtigen, dass möglicherweise Kompromisse beim Funktionsumfang hingenommen werden müssen. Deckt die Schnittstellen-Software die eigenen Anforderungen nur teilweise ab, kann das mögliche Automatisierungspotenzial nicht vollständig ausgeschöpft werden.

Standardisierte Schnittstellen für Unternehmen werden überwiegend als Miet- oder Kauflizenz mit Wartungsverträgen angeboten.

Schnittstellen als Individualsoftware

Eine individuelle Schnittstelle ist eine Software, die für die Bedürfnisse des Unternehmens maßgeschneidert entwickelt wird. Sie kann sich daher den Vorstellungen des Unternehmens und dessen speziellen Geschäftsprozessen anpassen. Solässt sich eine möglichst durchgängige Automatisierung umsetzen und das volle Optimierungspotenzial nutzen.

Anders als bei Standardsoftware muss das beauftragende Unternehmen die Entwicklungskosten einer Individualprogrammierung in der Regel vollständig tragen. Daraus resultieren höhere Gesamtkosten gegenüber einer Standardschnittstelle und eine längere Projektdauer bis zum Einsatz der Software.

Die Kosten für eine individuell programmierte Schnittstelle scheinen anfangs zwar höher als bei der Lizenzierung von Standardsoftware zu sein, allerdings fallen sie einmalig an und sind planbar. Der Faktor Kosten rückt in den Hintergrund, sobald die Schnittstelle dem Unternehmen Wettbewerbs- und Kostenvorteile verschafft und sich die Investition dadurch amortisiert.

Vorteilhaft kann es zudem sein, dass Besonderheiten und eher untypische Datentransformationen durchgeführt werden können. Standardisierte Schnittstellen hingegen lassen die Umsetzung spezieller Anforderungen auf der Detailebene nur sehr begrenzt zu.

Der wohl häufigste Grund für den Einsatz einer individuellen Lösung ist aber das Nichtvorhandensein einer passenden Standardschnittstelle. Ist das der Fall, bleibt Unternehmen nur die Möglichkeit, eine Schnittstelle individuell programmieren zu lassen.

Standardisierte Schnittstelle oder Individualprogrammierung – was bei der Entscheidung zu berücksichtigen ist

Viele Unternehmen unterschätzen die technische Komplexität des Themas Schnittstellen. Das liegt oft daran, dass Systeme wie die Warenwirtschaftssoftware große Teile der Komplexität vor den Anwendern verbergen.

Soll die Schnittstelle für einen bestimmten Teilbereich genutzt werden, muss man diesen aber genauestens betrachten. Das kann die Implementierung von Schnittstellen komplex werden lassen. Wenn zum Beispiel eine Standard-Schnittstelle zu einem Onlineshop angeboten wird, ist einiges an Aufwand damit verbunden, diese auch tatsächlich an das Onlineshop-System anzuschließen.

Die Schwierigkeiten beginnen beim Angleichen von Stammdaten auf Feldebene, sie betreffen Datentransformationen (z.B. bei unterschiedlichen Zahlungsweisen oder Kundennummern zwischen beiden Systemen) und enden mit Synchronisationsintervallen und auszugleichenden Lagerdifferenzen.

In der Praxis kommt es häufig vor, dass Standard-Schnittstellen nicht passen und dass eine individuelle Lösung für den Anwendungsfall entwickelt werden muss. Der Dienstleister des Vertrauens sollte mit beiden Systemen, die es zu verbinden gilt, Erfahrungen haben – also beispielsweise sowohl mit der Warenwirtschaftssoftware als auch mit dem Onlineshop.

Manchmal lässt sich auch auf eine Standardschnittstelle zurückgreifen, die dann an die individuellen Bedürfnisse angepasst wird. Ob dies möglich ist, hängt von der Schnittstelle ab und lässt sich mit dem Hersteller klären. Dadurch lassen sich die Vorteile aus Standardsoftware und individueller Programmierung verbinden.

Die folgenden Fragen können bei der Entscheidungsfindung helfen:

• Müssen Daten in beide Richtungen ausgetauscht werden? (also z.B. vom Shopsystem zum Warenwirtschaftssystem und zurück?)
• Müssen die Daten wirklich alle paar Minuten aktualisiert werden? Oder reicht es aus, wenn dies einmal täglich geschieht?
• Müssen alle Daten 100-prozentig gleich sein, oder sind manuelle Nacharbeiten im gewissen Umfang tragbar?
• Welche Kosten kann die Schnittstelle einsparen (z.B. durch die Entlastung von Personal)?
• Kennt sich der Schnittstellen-Dienstleister mit beiden Systemen, die verbunden werden sollen, aus?
• Gibt es bereits Standardlösungen am Markt – und leisten Sie das, was gebraucht wird?

Was entgegnen Sie dem Chef eines mittelständischen Unternehmens mit 50 Mitarbeitenden, wenn er Ihnen sagt, digitale Archivierung lohne sich für seinen Betrieb nicht?

Volker Halstenbach: In allen Fällen empfehlen wir, zunächst eine Kosten-Nutzenschätzung vorzunehmen – unabhängig von der Größe des Unternehmens bzw. des Arbeitsbereichs, in dem digitale Archivierung betrieben werden soll. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass der wirtschaftliche Nutzen sehr häufig auch für kleinere Unternehmen und Arbeitsgruppen gegeben ist, selbst wenn deutlich weniger als 50 Mitarbeitenden an das System angeschlossen werden.

Für mittelständische Betriebe interessant zu wissen ist sicherlich auch, dass preisgünstige Angebote häufig funktional mit den typischerweise bei Großunternehmen anzutreffenden höherpreisigen Enterprise-Lösungen mithalten können bzw. deren Funktionsumfang im Standard nicht selten sogar übertreffen. Zugleich sind in mittelständischen Lösungen häufig die Architektur-, Individualisierungs- und Integrationsanforderungen geringer, was ebenfalls die Einstandskosten gegenüber der Anschaffung für Großunternehmen verringert.

Nicht zuletzt befände sich der Chef des mittelständischen Betriebes bei der Beschaffung einer elektronischen Archivlösung in bester Gesellschaft, denn gerade der Markt für kleine und mittelständische Unternehmenslösungen trägt seit Jahren deutlich zur Umsatzstärke der Hersteller von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) bei.

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Welchen Fehleinschätzungen und Irrtümern erliegen Mittelständler beim Thema elektronische Archivierung häufig?

Halstenbach: Eine typische Fehleinschätzung ist, dass einerseits die Beschaffungskosten zu hoch und andererseits der wirtschaftliche Nutzen zu gering eingeschätzt werden. Auch erleben wir in unserer Beratung immer wieder die Vorstellung, dass sich digitale Archivierung nur in Kombination mit Workflow, also dem Scannen und Archivieren von Unterlagen bereits vor der Bearbeitung, lohne.

Unsere Erfahrung zeigt, dass sich viele DMS-Lösungen als reine Archivlösung deutlich besser rechnen als zuvor erwartet, da Suchzeiten praktisch entfallen und alle Mehrfachablagen von Unterlagen überflüssig werden.

Immer wieder werden wir überdies mit der Sorge konfrontiert, die mit der Archivierung einhergehenden organisatorischen Veränderungen wären derart massiv, sodass ohne umfangreiche Planung und vorherige Anpassung kein wirtschaftlicher Nutzen entstehen kann. Dies ist jedoch in der Regel nicht der Fall. Zwar verändert sich zwangsläufig die Arbeitsorganisation durch den DMS-Einsatz – gerade der Einstieg über reine Archivierungslösungen bietet Unternehmen jedoch die Möglichkeit, diese Änderungen schrittweise vorzunehmen und hierdurch handhabbarer zu gestalten.

Eine weitere häufig vernommene Angst besteht darin, Dokumente könnten in einem Dokumentenmanagementsystem wie in einem schwarzen Loch verschwinden und wären nie wieder auffindbar. Gerade das Gegenteil ist der Fall: Durch die Verfügbarkeit sowohl technischer als auch fachlicher Suchmerkmale sind DMS-Anwender viel besser als Nutzer von Papierablagen in der Lage, ihre Dokumente sowohl geordnet abzulegen als auch selbst dann wiederzufinden, wenn die Ablage an fachlich falscher Stelle erfolgte.

Hinzu kommt die enorme Sicherungsfunktion des DMS, denn was einmal richtig abgelegt ist, kann kaum noch verschwinden – ganz im Gegensatz zur papiergebundenen Ablage.

Nun haben KMU vielfach andere Anforderungen an den Leistungsumfang unterstützender IT-Systeme als Großunternehmen. Wie sieht es in puncto digitale Archivierung aus? Welcher Funktionsumfang ist für einen mittelständischen Betrieb denn grundsätzlich sinnvol

Halstenbach: Während in Großunternehmen häufig die Integrationsfähigkeit von DMS-Lösungen in die Kernanwendungen von zentraler Bedeutung ist, benötigen kleine und mittlere Unternehmen eher solche DMS-Lösungen, deren Oberflächenfunktionen mit einfachen Mitteln an die spezifischen Bedürfnisse anpassbar sind. Hier ist erfreulicherweise zu beobachten, dass gerade die vielfältigen Systemangebote der kleineren Anbieter genau diesen Markt adressieren und häufig Funktionsfülle und Oberflächenflexibilität mit günstigen Beschaffungspreisen gepaart sind.

Auch die für mittelständische Anwendungen wichtigen Funktionen zur Ablage von E-Mails sowie zur Pflege von Dateien direkt aus der Office-Anwendung im DMS sind in vielen Produkten enthalten, was wichtig für ihre rege Nutzung ist.

Ein modernes DMS besticht nicht zuletzt durch seine ausgefeilten Aktenfunktionen, die helfen, besonders umfangreich dokumentierte Sachverhalte dennoch übersichtlich zu strukturieren und hierdurch effizient auffindbar und handhabbar zu machen; hierzu gehören für viele Anwender leistungsstarke Dokumentenanzeigefunktionen, die in der Lage sind, Dokumente unterschiedlichster Herkunft und Formate einheitlich anzuzeigen.

Wenn sich ein Unternehmen für digitale Archivierung entschieden hat: Wie geht es bei der Einführung eines Systems am besten vor?

Halstenbach: Die Anwendungsplanung ist wichtig. Im Gegensatz zu E-Mail- oder Telekommunikationssystemen stellen Archivlösungen weniger Basistechnologie als Anwendung dar. Daher ist die genaue Analyse der fachlichen und funktionalen Anforderungen bedeutend: Obwohl viele Lösungen zahlreiche wertvolle Funktionen bereits im Standard enthalten, kann bei ungenügend genau durchgeführter Produktwahl die besonders dringlich benötigte Funktion fehlen. Solche Defizite führen immer wieder zu teuren Nachbesserungen, denn nun muss projektseitig etwas entwickelt werden, was im Konkurrenzprodukt möglicherweise bereits im Standard enthalten ist.

Bewährt hat sich die Bildung einer Projektgruppe mit Vertretern aus Fachbereich und IT, in der am gleichen Strang ziehend sehr gute Arbeitsergebnisse erzielt werden können. Der Erfolg zahlreicher DMS-Projekte wurde nach unserer Beobachtung auf diese Weise herbeigeführt.