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Beiträge zu Warenwirtschaft, Auftragsabwicklung, Finanzbuchhaltung und Controlling.

Digitale Rechnungsstellung: So gelingt der Umstieg auf die E-Rechnung
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Digitale Rechnungsstellung: So gelingt der Umstieg auf die E-Rechnung

Ab Januar 2027 sind Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro dazu verpflichtet, bei B2B-Geschäften E-Rechnungen auszustellen. Für kleinere Betriebe gilt diese Pflicht ab dem 1. Januar 2028. Damit wird die digitale Rechnungsstellung für viele Betriebe verbindlich. Dieser Artikel zeigt, worauf es ankommt und wie kleine und mittlere Unternehmen (KMU) rechtzeitig auf die E-Rechnung umstellen können.

5 Min. Lesezeit

Viele KMU erstellen noch Papierrechnungen oder versenden Rechnungen als PDF per E-Mail. Doch spätestens durch die schrittweise Einführung der verpflichtenden E-Rechnung im B2G-Bereich (Rechnungen an öffentliche Auftraggeber) und nun auch im B2B-Bereich wird klar: Unternehmen müssen ihre Rechnungsprozesse digital neu aufstellen.

Was eine rechtskonforme E-Rechnung ausmacht

Zunächst einmal ist es wichtig zu wissen: Nur Rechnungen, die in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, erfüllen die gesetzlichen Anforderungen von § 14 UStG und der EU-Richtlinie 2014/55/EU. Ein herkömmliches PDF erfüllt diese Anforderungen nicht. Erst strukturierte Datenformate ermöglichen eine automatische Verarbeitung in Buchhaltungs- und ERP-Systemen und gelten somit als echte E-Rechnungen.

EN 16931: Der rechtliche Standard für elektronische Rechnungen

Die europäische Norm EN 16931 bildet die Grundlage für rechtskonforme E-Rechnungen. Sie definiert, welche Inhalte eine elektronische Rechnung enthalten muss und wie diese Informationen strukturiert bereitgestellt werden müssen. Für KMU schafft die EN 16931 damit Klarheit und Planungssicherheit. Die Norm stellt sicher, dass E-Rechnungen:

  • vollständig und steuerlich korrekt sind,
  • europaweit einheitlich verstanden werden,
  • unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße verarbeitet werden können.

Die Norm schreibt kein einzelnes Dateiformat vor, sondern ein einheitliches Datenmodell, auf dem verschiedene Formate basieren.

Geeignete E-Rechnungsformate für KMU

In der Praxis haben sich zwei Formate etabliert, die vollständig EN 16931-konform sind.

XRechnung ist ein reines XML-Format, das vor allem im öffentlichen Sektor verwendet wird. Es ist maschinenlesbar, jedoch ohne Zusatzsoftware (sog. Viewer) nicht für Menschen lesbar.

ZUGFeRD kombiniert dagegen ein PDF mit eingebetteten, strukturierten XML-Daten. Ab Version 2.1 und mit den Profilen „EN 16931” oder „XRechnung” ist dieses Format rechtskonform. Für viele KMU ist ZUGFeRD besonders attraktiv, da es sowohl eine automatisierte Verarbeitung als auch eine visuelle Darstellung ermöglicht.

Die Wahl des passenden Formats hängt von der Kundenstruktur, der technischen Ausstattung und den internen Prozessen ab.

Digitale Rechnungsstellung im KMU-Alltag

Für eine rechtssichere E-Rechnung reicht es nicht aus, das Format zu wählen. Auch die Erstellung und Verarbeitung müssen bestimmten Anforderungen genügen. Dabei ist eine strukturierte und vollständige Datenerfassung von zentraler Bedeutung. Stammdaten wie Steuernummern, Umsatzsteuer-Identifikationsnummern (USt.-ID) oder Zahlungsbedingungen müssen korrekt und konsistent gepflegt werden. Fehler in diesen Daten führen schnell zu formalen Mängeln der E-Rechnung.

Warenwirtschaftssoftware kann KMU hier entscheidend unterstützen: Sie erzeugt die Rechnungsdaten automatisch aus den im System hinterlegten Aufträgen, Kunden- und Artikeldaten, prüft Stammdaten auf Vollständigkeit und stellt sicher, dass alle Pflichtangaben korrekt übernommen werden. Dies reduziert das Risiko fehlerhafter Rechnungen deutlich und erleichtert die Einhaltung der rechtlichen Vorgaben.

Vor dem Versand sollte zudem jede E-Rechnung technisch und inhaltlich validiert werden. Dabei wird geprüft, ob alle Pflichtfelder vorhanden sind und die Rechnung den Vorgaben der EN 16931 entspricht. Viele ERP-Systeme bieten integrierte Validierungsfunktionen, die automatisch prüfen, ob das gewählte Format, die Steuersätze und Pflichtfelder korrekt sind, bevor die Rechnung versendet wird.

Darüber hinaus müssen KMU sicherstellen, dass die Authentizität, die Integrität und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind. Dies erfolgt meist über interne Kontrollverfahren und eine revisionssichere Archivierung. Eine elektronische Signatur ist nicht zwingend erforderlich, kann aber ergänzend eingesetzt werden.

Elektronische Archivierung als Pflichtbestandteil

E-Rechnungen unterliegen denselben Aufbewahrungsfristen wie Papierrechnungen. Das bedeutet, dass elektronische Rechnungen unveränderbar, vollständig und jederzeit verfügbar archiviert werden müssen – in der Regel für acht Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres der Rechnungserstellung und gilt für alle steuerrelevanten Rechnungen ab 2025. Bei Ausnahmen, wie beispielsweise Vorsteuerberichtigungen, können jedoch längere Fristen gelten.

Wichtig ist, dass die Rechnungen im ursprünglichen, strukturierten Format aufbewahrt werden. Ein späterer Ausdruck oder die Ablage als reines PDF genügt den gesetzlichen Anforderungen nicht. Daher empfiehlt sich der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems (DMS), da ein DMS sicherstellt, dass Rechnungen revisionssicher, unveränderbar und zentral archiviert werden. Gleichzeitig erleichtert es den Zugriff, die Suche und den Nachweis der korrekten Aufbewahrung gegenüber dem Finanzamt.

Für KMU bedeutet das weniger manuellen Aufwand, höhere Sicherheit und die Gewissheit, dass gesetzliche Vorgaben problemlos eingehalten werden können.

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WEITERE ARTIKEL

Jahresabschluss vorbereiten: Worauf Sie achten sollten
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Jahresabschluss vorbereiten: Worauf Sie achten sollten

5 Min. Lesezeit

Jedes Jahr stehen Unternehmen vor der Aufgabe, ihre finanzielle Lage dem Finanzamt offenzulegen. Selbst erfahrene Unternehmerinnen und Unternehmer geraten dabei gelegentlich ins Schwitzen. Doch keine Panik! Eine gründliche Vorbereitung erleichtert vieles.

In diesem Beitrag erfahren Sie, worauf Sie besonders achten sollten, wenn Sie sich auf die Erstellung Ihres Jahresabschlusses vorbereiten. Dabei berücksichtigen wir sowohl Einnahmenüberschussrechner (EÜR) als auch bilanzierungspflichtige Unternehmen.

Darüber hinaus erläutern wir, wie Sie die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) einhalten und warum ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) von entscheidender Bedeutung ist.

Wozu dient der Jahresabschluss?

Der Jahresabschluss stellt eine Bestandsaufnahme der wirtschaftlichen Situation eines Unternehmens dar. Je nach Rechtsform und Größe des Betriebs beinhaltet er verschiedene Elemente, auf die wir weiter unten näher eingehen.

Abbild der finanziellen Verhältnisse

Der Jahresabschluss spiegelt die finanzielle Lage Ihres Unternehmens wider. Dabei werden Umsatz, Aufwendungen und Erträge erfasst. Bei bilanzierenden Unternehmen umfasst er auch Vermögen, Schulden und Eigenkapital zum Bilanzstichtag. Gegebenenfalls werden auch ein Anlagenspiegel und weitere Informationen hinzugefügt.

Information und Nachweis über Ordnungsmäßigkeit

Der Jahresabschluss dient dem Finanzamt einerseits als Nachweis für die ordnungsgemäße Rechnungslegung und andererseits als Grundlage für die Steuerberechnung. Er informiert Kreditgeber, vor allem die Hausbank, über die wirtschaftliche Situation des Unternehmens. Zudem ermöglicht er dem Unternehmer eine genaue Analyse: Wie haben sich die finanziellen Verhältnisse im Vergleich zu den Vorjahren verändert? Welche Finanzierungsmöglichkeiten stehen für Investitionen zur Verfügung?

Abgabefristen

Unternehmen, die zur Abgabe von Einkommen-, Körperschaft-, Gewerbe- und Umsatzsteuererklärungen verpflichtet sind, müssen diese in der Regel bis zum 31. Juli des Folgejahres elektronisch über ELSTER an das Finanzamt übermitteln. Häufig wird diese Aufgabe an einen Steuerberater delegiert. In diesen Fällen verschiebt sich die Frist gesetzlich auf den letzten Februartag des übernächsten Jahres. Beispielsweise gilt für das Geschäftsjahr 2025 die Abgabefrist bis Ende Februar 2027.

Das Finanzamt kann auf Antrag nach § 109 AO die Abgabefrist individuell weiter verlängern. Dadurch ist eine Verlängerung bis zu 14 Monate nach Geschäftsjahresende möglich. Bei einer verspäteten Einreichung setzt das Finanzamt Verspätungszuschläge gemäß § 152 AO fest. Diese betragen pro Monat mindestens 25 Euro und können je nach Steuerschuld erhebliche Kosten verursachen.

Verschiedene Unternehmen – verschiedene Jahresabschlüsse

Je nach Art, Rechtsform und Größe Ihres Unternehmens sind verschiedene Elemente für den Jahresabschluss erforderlich. Erfahren Sie hier, welche Unterlagen Sie benötigen, wenn Sie Ihren Jahresabschluss vorbereiten.

Einzelunternehmer und Kleinunternehmer

Freiberufler und Kleingewerbetreibende sind von der Verpflichtung zur doppelten Buchführung befreit. Für sie genügt die Erstellung einer Einnahmenüberschussrechnung (EÜR). Als Kleingewerbetreibende gelten gewerbliche Einzelunternehmer ohne Handelsregistereintrag, die in zwei aufeinanderfolgenden Jahren höchstens 800.000 Euro Umsatzerlöse und maximal 80.000 Euro Jahresüberschuss erzielen.

Personengesellschaften

Personengesellschaften sind zur doppelten Buchführung und Bilanzierung verpflichtet. Zum Abschluss des Geschäftsjahres stellen sie eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) auf.

Kapitalgesellschaften

Kapitalgesellschaften müssen neben der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung auch einen Lagebericht, einen Anlagenspiegel und einen Anhang einreichen. Letzterer enthält zusätzliche Informationen zur Bilanz, darunter Verbindlichkeiten mit ihren Restlaufzeiten, Eventualverbindlichkeiten wie Bürgschaften und Garantien, Bezüge von und Kredite an Geschäftsleiter und Aufsichtsräte sowie alle weiteren finanziellen Verpflichtungen des Unternehmens.

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Jahresabschluss vorbereiten

Die beste Methode, um den Jahresabschluss vorzubereiten, ist es, das ganze Jahr über sorgfältig Buch zu führen. So verlangen es auch die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD). In diesen hat die Finanzverwaltung die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung und Belegarchivierung im Digitalzeitalter formuliert.

Ordnungsgemäße Buchführung das ganze Jahr

Gemäß den GoBD sind Unternehmen dazu verpflichtet, Ihre Geschäftsvorfälle zeitnah zu erfassen und zu verbuchen. Bargeschäfte müssen dabei am Tag des Geschäftsvorfalls erfasst werden, Eingangsrechnungen innerhalb von acht Tagen nach Erhalt. Um die Nachvollziehbarkeit jedes Geschäftsvorfalls zu gewährleisten, ist eine eindeutige Zuordnung der Belege zu den Buchungen entscheidend. Erfassen Sie Ihre Geschäftsvorfälle daher am besten sofort und verknüpfen Sie den zugehörigen Beleg mit der Buchung.

GoBD-geprüfte Buchhaltungssoftware nutzen

Nutzen Sie eine Finanzbuchhaltungssoftware mit GoBD-Testat in Kombination mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) und einem Warenwirtschaftssystem (WWS). Mithilfe der Warenwirtschaftslösung erstellen Sie Ihre Ausgangsrechnungen und spielen diese direkt in die Finanzbuchhaltung ein.

Checkliste: Vorbereitende Arbeiten für den Jahresabschluss

Abstimmungen

Stimmen Sie Ihre tatsächlichen Bestände mit den Buchbeständen ab. Dies betrifft Ihre Kassen ebenso wie Ihre Lager und Kontosalden.

  • Kassenabstimmung: Der Zählbestand der Kasse muss mit dem Kassenbuch übereinstimmen, und dies nicht nur am Jahresende, sondern grundsätzlich täglich, um die GoBD-Prinzipien der Unveränderbarkeit, Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit zu wahren. Die Einzelaufzeichnungspflicht gilt für alle Kassenvorgänge, bei offenen Ladenkassen kann sie unter bestimmten Bedingungen eingeschränkt werden.
  • Inventur: Handels-, Produktions- und Logistikunternehmen sind zur körperlichen Bestandsaufnahme (Inventur) verpflichtet, bei der tatsächliche Warenbestände (inklusive Fertig- und Halbfertigerzeugnisse, Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe) mit den Buchwerten abgeglichen werden müssen. Diese Aufnahme erfolgt jährlich und wird in Inventurlisten dokumentiert, um Abweichungen zu erklären.
  • Kontenabstimmung und Nebenbücher: Der Saldo des Bankkontos muss mit dem buchmäßigen Saldo übereinstimmen; Privatentnahmen sind zeitnah zu buchen, um Differenzen zu vermeiden. Nebenbücher wie Debitoren-/Kreditorenkonten, Reisekosten, Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Fahrtenbücher und Kassensysteme müssen regelmäßig mit dem Hauptbuch abgeglichen werden, um die GoBD-Konformität sicherzustellen.

Wenn Sie das ganze Jahr über korrekt und zeitnah mit einer Finanzbuchhaltungssoftware gearbeitet und Ihre Belege ordnungsgemäß in einem DMS archiviert haben, lassen sich Fehler leichter erkennen.

Zudem vermeiden Sie viele Fehler von vornherein. Eine digitale Finanzbuchhaltung mit Belegarchivierung schafft Ordnung und Sicherheit, indem sie angebundene Systeme integriert und Abweichungen sofort aufzeigt.

Prüfung auf Vollständigkeit und Richtigkeit

  • Unternehmen sollten vor der Übergabe von Daten an den Steuerberater sicherstellen, dass alle Belege den entsprechenden Geschäftsvorfällen zugeordnet, erfasst und gesichert sind. So wird der Grundsatz der Vollständigkeit und Richtigkeit gemäß den GoBD gewahrt. Die GoBD fordern eine zeitnahe (innerhalb von zehn Tagen), chronologische und lückenlose Belegerfassung sowie Nachprüfbarkeit.
  • Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und Leistungen sowie Reverse-Charge-Geschäften müssen Rechnungen die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Leistungsempfängers sowie einen klaren Hinweis auf die Umkehr der Umsatzsteuerschuld (z. B. „Steuerschuldumkehr nach § 13b UStG”) enthalten, damit sie steuerlich anerkannt werden. Fehlen diese Angaben, kann das Finanzamt die Vorsteuerabzugsberechtigung verweigern oder Bußgelder verhängen.

Belegarchivierung in einem DMS ist dringend zu empfehlen

  • Idealerweise werden alle Belege in einem Dokumentenmanagementsystem archiviert. Sollten noch Papierbelege vorhanden sein, empfiehlt es sich, diese zu scannen und mit dem entsprechenden Geschäftsvorfall zu verknüpfen.
  • Buchungsbegründende Verträge sollten Sie auf die gleiche Weise archivieren. Dazu gehören der Mietvertrag für Ihre Büroräume, der Leasingvertrag für den Dienstwagen, der Strom- und Gasliefervertrag mit dem Versorgungsunternehmen sowie sämtliche anderen Verträge, die wiederkehrende Buchungen belegen – unabhängig davon, ob es sich um Ein- oder Ausgänge handelt. Wurden die richtigen Beträge mit den richtigen Umsatzsteuersätzen abgebucht bzw. vereinnahmt?

E-Bilanz

Unternehmen müssen ihren Jahresabschluss als E-Bilanz beim Finanzamt einreichen. Die E-Bilanz ist ein XBRL-Datensatz nach einer von der Finanzverwaltung vorgegebenen Taxonomie (Klassifizierungsschema). Je nach Art Ihrer Unternehmung sind folgende Unterlagen abzugeben:

  • Steuerbilanz oder Handelsbilanz mit Überleitungsrechnung
  • Steuerliche Gewinn- und Verlustrechnung
  • Ergebnisverwendungsrechnung
  • Kapitalkontenentwicklung bei Personengesellschaften
  • Anlagenspiegel
  • Steuerlicher Betriebsvermögensvergleich (seit der für das Wirtschaftsjahr 2021 geltenden Taxonomie 6.4 Pflicht-Berichtsbestandteil)

Bei weitergehenden Fragen hilft Ihnen Ihr Steuerberater.

Fazit: Jahresabschluss richtig vorbereiten - mit Software kein Problem

Jedes Unternehmen ist dazu verpflichtet, seinen Jahresabschluss fristgerecht vorzubereiten. Kleinunternehmer und Freiberufler erstellen hierfür eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR), während größere Unternehmen eine Bilanz sowie eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) aufstellen müssen. Kapitalgesellschaften sind darüber hinaus zur Erstellung eines Lageberichts, eines Anhangs und eines Anlagenspiegels verpflichtet.

Die gute Nachricht: Die erforderlichen Auswertungen lassen sich in der Regel problemlos aus Ihrer Buchhaltungssoftware erstellen – vorausgesetzt, Sie setzen eine solche ein. Empfehlenswert ist zudem die Nutzung eines in die Buchhaltungssoftware integrierten Dokumentenmanagementsystems (DMS) sowie einer Fakturierungssoftware. Eine solche Gesamtlösung ermöglicht es, Belege digital mit den Buchungen zu verknüpfen und die Anforderungen der GoBD mit minimalem Aufwand zu erfüllen.

Zu den vorbereitenden Arbeiten zählen unter anderem Soll-Ist-Vergleiche sowie die Abstimmung der physischen Bestände von Banken, Kassen und Vorräten im Rahmen der Inventur mit den Buchbeständen. Darüber hinaus sind die Nebenbücher mit dem Hauptbuch abzugleichen und das Belegwesen auf Vollständigkeit, Ordnungsmäßigkeit und Richtigkeit zu prüfen. Ein digitales Dokumentenmanagementsystem bietet hierbei wertvolle Unterstützung.

Warenwirtschaftssystem einführen: So steuern Sie Bestände und Prozesse effizient
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Warenwirtschaftssystem einführen: So steuern Sie Bestände und Prozesse effizient

5 Min. Lesezeit

Ob Auftragsabwicklung, Lagerbestand oder Einkauf: Ein modernes Warenwirtschaftssystem bündelt diese Prozesse in einer zentralen Datenbasis. Wir zeigen Ihnen, warum die Software gerade für mittelständische Unternehmen zum strategischen Faktor wird, welche Vorteile sie bietet und wie Sie die Einführung in sieben Schritten strukturiert planen – inklusive der häufigsten Fehler, die Sie vermeiden sollten.

Warum ein Warenwirtschaftssystem für Ihr Unternehmen wichtig ist

Die Konzepte und Organisationsformen des Handels in Deutschland haben sich in den vergangenen Jahrzehnten stark verändert. Prägten in der Nachkriegszeit vorwiegend kleinere Geschäfte und Genossenschaften die Handelslandschaft, bestimmen heute Unternehmenskonzentrationen, Internationalisierung, wachsende Sortimente und zunehmend der Onlinehandel das Bild. Zugleich sind die Erwartungen Ihrer Kunden in Bezug auf Warenangebot, Preis-Leistungs-Verhältnis und Service gestiegen.

Vor allem als kleines oder mittleres Unternehmen (KMU) verfügen Sie über deutlich geringere betriebswirtschaftliche Spielräume als Großunternehmen und Handelskonzerne. Ineffiziente Abläufe, mangelnde Information der Führungsebene oder Fehlentscheidungen bei der Sortimentspolitik können Sie sich daher noch weniger leisten als große Wettbewerber. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, benötigen Sie ein Steuerungsinstrument, mit dem Sie Warenbewegungen artikelgenau erfassen, Ihr Sortiment laufend weiterentwickeln und Ihre Bestände optimal führen können. Diese Aufgaben lassen sich angesichts der Dynamik und Komplexität der betrieblichen Praxis nur mithilfe eines Warenwirtschaftssystems (WWS) effizient erledigen.

Ein Warenwirtschaftssystem bündelt relevante Informationen aus Einkauf, Lagerhaltung, Auftragsabwicklung und Verkauf und unterstützt Sie dabei, Abläufe einheitlich zu organisieren. Sie erhalten einen besseren Überblick über Lagerbestände, offene Aufträge und Warenflüsse. Das erleichtert operative Entscheidungen und kann dazu beitragen, Überbestände, Fehlmengen und unnötige manuelle Arbeit zu reduzieren.

Trotz dieser Vorteile setzen manche kleinen oder mittelgroßen Unternehmen noch immer kein Warenwirtschaftssystem ein, sondern erledigen die Auftragsbearbeitung mithilfe selbst erstellter Anwendungen oder auf Basis von Tabellenprogrammen wie Microsoft Excel. Damit lassen sich zwar Aufträge erfassen, den Warenfluss umfassend abbilden können solche Lösungen jedoch nicht. Auch veraltete und unflexible Warenwirtschaftssysteme, die sich bei veränderten Anforderungen nicht anpassen lassen, sind in der Praxis verbreitet. Häufig bestehen zudem Defizite bei der organisatorischen Einbindung, der Datenqualität, dem internen IT-Know-how oder der Nutzung vorhandener Funktionen. Dies zeigt: Warenwirtschaftssysteme werden vielerorts noch nicht als strategischer Wettbewerbsfaktor betrachtet.

Welche Aufgaben übernimmt ein Warenwirtschaftssystem?

Das WWS bildet als zentrales Softwaresystem in Ihrem Unternehmen den physischen Warenfluss in den Schlüsselbereichen der Warenwirtschaft ab. Dazu gehören typischerweise:

  • Einkauf und Bestellwesen
  • Lagerverwaltung und Bestandsführung
  • Auftragsabwicklung sowie Wareneingang und Warenausgang
  • Sortiments-, Lieferanten- und Artikeldatenverwaltung
  • Inventur und Rechnungsprüfung
  • Auswertungen und Analysen
  • Anbindung von Online-Shops und weiteren Vertriebskanälen

Auf Basis der erfassten und weiterverarbeiteten Daten liefert Ihnen das System jederzeit aktuelle Informationen zur Entscheidungsvorbereitung und Ergebniskontrolle. Neben Auswertungen zu warenwirtschaftlichen Messgrößen wie Umsatz und Rohertrag stellt ein WWS auch Bewertungs- und Steuerungsinformationen zu Kunden, Lieferanten und Lagerbeständen bereit. Anhand dieser Informationen behalten Sie Sortiment und Bestände im Blick, erkennen Fehlentwicklungen frühzeitig und können steuernd eingreifen.

Die konkrete Ausstattung hängt von der jeweiligen Lösung und Ihren Anforderungen ab. Entscheidend ist, dass die Software Ihre tatsächlichen Abläufe unterstützt und Daten möglichst ohne doppelte Erfassung zwischen den beteiligten Bereichen fließen – etwa zwischen Warenwirtschaft, Lagerwirtschaft und Finanzbuchhaltung.

Warenwirtschaftssysteme werden für KMU immer wichtiger

Insbesondere die Anforderungen des Omni-Channel- und Cross-Channel-Vertriebs erhöhen die Komplexität im Handel spürbar: Ihre Kunden entscheiden sich in jeder Phase des Kaufprozesses – Information, Kauf, Logistik, Bezahlung, Rückgabe – unabhängig voneinander für einen Kanal. Differenziertere Kundenbedürfnisse erfordern schnellere Veränderungen von Handelsleistungen und -prozessen. Ein Warenwirtschaftssystem, das vollständig mit Ihrer Shop-Lösung und einem Analyse- und Auswertungssystem integriert ist, bildet die zentrale IT-technische Basis, ohne die Prozesse im Handel kaum noch effizient funktionieren.

Besonders wichtig ist deshalb die Integration mit angrenzenden Systemen: Online-Shops, Kassensysteme, Business-Intelligence-Lösungen sowie Anwendungen für die Kundenbetreuung. Wenn diese Systeme miteinander verbunden sind, lassen sich Systembrüche und redundante Datenhaltung reduzieren. Auch beim elektronischen Datenaustausch (EDI) besteht bei vielen KMU noch Potenzial – etwa bei der bislang oft manuellen Artikelanlage, die sich auf automatisierte Prozesse umstellen lässt.

Zusätzliches Potenzial liegt in der Automatisierung von Bestellungen: Geeignete Systeme unterstützen Sie dabei, Bestände zu überwachen, Fehlmengen zu vermeiden und die Warenverfügbarkeit besser zu planen. Auch die Vertriebsunterstützung lässt sich in Richtung eines effizienten Customer-Relationship-Managements (CRM) weiterentwickeln, um beispielsweise selektives Marketing zu ermöglichen.

Eine Warenwirtschaftslösung sollte dabei nicht isoliert betrachtet werden. Ihr Nutzen hängt maßgeblich davon ab, ob die Software passend eingerichtet ist, von Ihren Mitarbeitenden verstanden wird und die organisatorischen Prozesse mit ihr übereinstimmen.

Welche Vorteile bietet Ihnen ein Warenwirtschaftssystem?

Ein leistungsfähiges Warenwirtschaftssystem versetzt Sie in die Lage, Ihre Geschäftsprozesse wirtschaftlich zu gestalten – in mehreren Bereichen zugleich:

Mehr Transparenz über Bestände und Prozesse

Aktuelle Informationen erleichtern Ihnen die Beurteilung von Lagerbeständen, Aufträgen und Warenbewegungen. Dadurch können Sie fundierter entscheiden und Engpässe oder Überbestände früher erkennen.

Weniger manuelle Arbeit durch Rationalisierung

Aufträge, Adressen, erbrachte Leistungen und gelieferte Waren müssen nur einmal erfasst werden, wodurch sich Ihr Zeit- und Kostenaufwand reduziert. Das gilt auch für Artikel-, Kunden- und Lieferantenstammdaten, die sich mithilfe der Software übersichtlich verwalten lassen. Abhängig vom Funktionsumfang lassen sich zudem wiederkehrende Arbeitsschritte automatisieren, was das Risiko von Fehlern durch doppelte Datenpflege senkt.

Schnellere Auftragsabwicklung und optimierte Bestände

Ein modernes WWS beschleunigt die Abläufe im Bestellwesen, was dazu beiträgt, Lagerbestände zu optimieren und die Verkaufsbereitschaft zu erhöhen. Auch die Rechnungsschreibung funktioniert schnell und nahezu automatisch.

Effizientere Zusammenarbeit

Einkauf, Lager, Vertrieb und Verwaltung arbeiten mit einer gemeinsamen Datenbasis. Das verbessert die Abstimmung und erleichtert die Übergabe von Informationen zwischen den Bereichen – etwa der Lagerwirtschaft und der Finanzbuchhaltung.

Fundiertere Auswertungen

Ausgereifte Reportingfunktionen, idealerweise ergänzt um ein Kennzahlen-Cockpit, verschaffen Ihnen als Führungskraft einen schnellen Überblick und ermöglichen fundierte Geschäftsentscheidungen.

Ein zusätzliches Sparpotenzial ergibt sich, wenn Sie elektronische Rechnungen erstellen und archivieren: Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Geschäftsverkehr grundsätzlich empfangen und verarbeiten können; für die Ausstellung gelten je nach Unternehmensgröße noch Übergangsfristen bis Ende 2027 beziehungsweise Ende 2028. Als E-Rechnung gelten dabei nur strukturierte, maschinenlesbare Formate wie XRechnung oder das hybride Format ZUGFeRD – eine reine PDF-Rechnung erfüllt diese Anforderung nicht mehr. Ein Warenwirtschaftssystem, das solche Formate direkt erzeugen, versenden und GoBD-konform archivieren kann, unterstützt Sie dabei, diese gesetzlichen Vorgaben ohne zusätzlichen manuellen Aufwand zu erfüllen.

Worauf sollten Sie bei der Auswahl achten?

Die passende Software sollte sich an den Anforderungen Ihres Unternehmens orientieren. Wichtige Auswahlkriterien sind:

  • Intuitive Bedienbarkeit: Das spart Schulungskosten und sorgt dafür, dass die Software sofort produktiv genutzt werden kann.
  • Passende Funktionen für Ihre Geschäftsprozesse: Orientieren Sie sich an den Kernaufgaben Ihrer Warenwirtschaft sowie an branchenspezifischen Anforderungen, etwa bei Stammdaten wie Mindesthaltbarkeitsdatum, Seriennummern oder Farb-Größen-Matrizen.
  • Integrationsfähigkeit in Ihre bestehende IT-Landschaft, etwa zu Lagerwirtschaft, Finanzbuchhaltung, Onlineshop oder Kassensystemen. Erst der wechselseitige Datenfluss mit anderen Unternehmensbereichen bringt die Vorzüge eines WWS voll zur Geltung.
  • Support durch den Anbieter in jeder Projektphase – das schützt Sie besonders in der Einführungsphase vor ungewollten Verzögerungen.
  • Auswertungs- und Analysefunktionen, idealerweise mit Kennzahlen-Cockpit.
  • Skalierbarkeit: Die Lösung sollte funktional mit Ihrem Unternehmen mitwachsen können.
  • Angemessene Gesamtbetriebskosten, betrachtet über den gesamten Total-Cost-of-Ownership-Ansatz.

Bei der Grundsatzfrage Standard- versus Individualsoftware gilt: Für die meisten KMU dürfte eine Standardsoftware die bessere Wahl sein. Sie ist in der Regel deutlich kostengünstiger als eine individuell angefertigte Lösung und bietet durch kontinuierliche Weiterentwicklung und Wartung des Herstellers ein höheres Maß an Zukunftssicherheit. Das verbreitete Vorurteil, man müsse bei Standardsoftware erst die eigenen Geschäftsprozesse anpassen, ist in der Praxis längst widerlegt: Moderne Standard-Warenwirtschaftssysteme lassen sich dank ihres modularen Aufbaus flexibel konfigurieren und durch Customizing auf Ihre Bedürfnisse zuschneiden. Individualsoftware kann sinnvoll sein, wenn sehr spezielle Prozesse abgebildet werden müssen – sie geht jedoch meist mit höheren Anschaffungs- und Wartungskosten sowie einer stärkeren Abhängigkeit vom Softwareentwickler einher. Entscheidend ist letztlich, ob der Anbieter in der Lage ist, Ihre Spezialanforderungen zuverlässig umzusetzen, im Idealfall durch Aufnahme in den Software-Standard.

Bewerten Sie dabei nicht nur den Anschaffungspreis, sondern auch Einführung, Schulung, Betrieb, Wartung, Schnittstellen und mögliche Anpassungen.

Warenwirtschaft einführen: In sieben Schritten zum passenden System

Die Einführung einer Warenwirtschaftssoftware ist kein gewöhnliches IT-Projekt, sondern greift direkt in zentrale Abläufe der Auftragsabwicklung ein. Ein Softwareprojekt kann beispielsweise daran scheitern, dass sich die betrieblichen Anforderungen nach der Einführung ändern und die gewählte Lösung sich als unflexibel erweist oder der Anbieter benötigte Funktionen nicht zeitnah bereitstellen kann. Solche Fehlentscheidungen lassen sich mit einer sorgfältigen, strukturierten Planung von Anfang an vermeiden.

1. Ziele klar definieren

Bestimmen Sie zunächst, welche Ziele Sie mit der Einführung einer neuen Warenwirtschaftssoftware verfolgen. Dazu können zählen: eine beschleunigte Auftragsabwicklung durch verbesserten Informationsfluss, eine höhere Qualität und Aktualität von Informationen zur Entscheidungsvorbereitung, Kostensenkung durch Rationalisierung der Betriebsabläufe oder der Ersatz papierbasierter, manueller Prozesse.

2. Anforderungen priorisieren und im Lastenheft festhalten

Erstellen Sie ein Lastenheft (Anforderungskatalog) mit Ihren Anforderungen an das Warenwirtschaftssystem. Legen Sie fest, welche Funktionsbereiche die Software abdecken muss – von den Kernaufgaben wie Auftragsverwaltung, Bestandsführung und Rechnungsprüfung bis zu Zusatzfunktionen wie Einkauf, Chargenverwaltung oder Offene-Posten-Verwaltung. Beziehen Sie die betroffenen Fachabteilungen ein, damit die Anforderungen aus Einkauf, Lager, Vertrieb und Verwaltung berücksichtigt werden. Prüfen Sie zudem, ob eine Integration mit angrenzenden Funktionsbereichen wie digitaler Lagerverwaltung, Fertigung oder Dokumentenmanagement sinnvoll ist.

3. Geeignete Anbieter sorgfältig vergleichen

Recherchieren Sie auf Basis Ihres Lastenhefts geeignete Anbieter und lassen Sie sich typische Prozesse anhand Ihrer Anforderungen zeigen. Bewerten Sie dabei nicht nur die Funktionen, sondern auch Bedienbarkeit, Integrationsfähigkeit und Anbieterunterstützung. Wählen Sie einen engeren Kreis infrage kommender Kandidaten aus und bitten Sie diese um vergleichbare Angebote auf Grundlage Ihres Lastenhefts.

4. Zuständigkeiten, Abläufe und Fristen festlegen

Klären Sie, wer in Ihrem Unternehmen verantwortlicher Hauptansprechpartner während des Einführungsprojekts ist, wer die Fachabteilungen vertritt, wer das Konzept erstellt und wer für die Datenübernahme aus dem Altsystem zuständig ist. Legen Sie außerdem gemeinsam mit dem Softwareanbieter fest, welche Aufgaben bis wann erledigt sein müssen, wann die Testphase beginnt und wann das neue System in den Echtbetrieb gehen soll. Ein realistischer Zeitplan mit klaren Meilensteinen schafft Verbindlichkeit.

5. Daten vorbereiten und gründlich testen

Bereinigen und vereinheitlichen Sie Artikeldaten, Lieferanteninformationen und Bestände vor der Übernahme in das neue System. Testen Sie vor dem Produktivstart insbesondere die Funktionen, die Stabilität der Prozesse, die Schnittstellen sowie die Konsistenz der übernommenen Daten. In der Testphase werden häufig noch Anpassungen vorgenommen, etwa Fehlerkorrekturen oder die Ergänzung von Funktionen.

6. Mitarbeitende praxisnah schulen

Warten Sie mit der Schulung Ihrer Mitarbeitenden nicht bis zum Produktivstart. Machen Sie zunächst Ihre IT-Fachleute und Führungskräfte mit Konfiguration, Rechtevergabe und Bedienung vertraut. Im nächsten Schritt lernen die künftigen Anwenderinnen und Anwender die Bedienabläufe kennen, um im Tagesgeschäft sicher damit umgehen zu können. Erklären Sie dabei nicht nur die Bedienung, sondern auch die Ziele der Umstellung.

7. Schrittweise starten und kontinuierlich optimieren

Ein Pilotprojekt mit ausgewählten Bereichen oder Lieferanten kann den Einstieg erleichtern. Mit dem Produktivstart ist das Projekt „Warenwirtschaft einführen“ jedoch nicht automatisch beendet: Meist zeigen sich nach den ersten Praxiserfahrungen weitere Möglichkeiten, das System zu optimieren. Betrachten Sie die Weiterentwicklung Ihrer Warenwirtschaft als fortlaufenden Prozess und nehmen Sie Ihren Softwareanbieter dabei in die Pflicht.

Typische Fehler bei der Einführung

Viele Softwareprojekte scheitern nicht an fehlenden Funktionen, sondern an unzureichender Vorbereitung. Häufige Fehler sind:

  • Ziele und Anforderungen bleiben unklar formuliert.
  • Mitarbeitende werden erst kurz vor dem Produktivstart einbezogen.
  • Daten werden ungeprüft aus dem Altsystem übernommen.
  • Zuständigkeiten für die Einführung sind nicht eindeutig geregelt.
  • Schnittstellen zu anderen Systemen werden erst spät betrachtet.
  • Die Software wird nicht ausreichend geschult.
  • Das System wird nicht an die tatsächlichen betrieblichen Prozesse angepasst.

Auch eine Lösung mit vielen Funktionen bringt wenig, wenn sie organisatorisch nicht eingebettet ist oder in den Fachabteilungen unzureichende Kenntnisse vorhanden sind. Die Einführung endet deshalb nicht mit dem Go-live: Regelmäßige Überprüfung und Weiterentwicklung gehören zum laufenden Betrieb dazu.

Fazit

Ein Warenwirtschaftssystem bildet als zentrales Softwaresystem die Grundlage, um Bestände, Aufträge und Warenflüsse transparent zu steuern. Für Sie als KMU wird die Software vor allem dann zum strategischen Vorteil, wenn sie vollständig in Ihre bestehende Systemlandschaft integriert ist, Daten konsistent hält und Ihre tatsächlichen Prozesse unterstützt – statt umgekehrt Ihre Abläufe an die Software anzupassen.

Eine erfolgreiche Einführung braucht klare Ziele, ein priorisiertes Lastenheft, sorgfältig ausgewählte Anbieter, eindeutige Zuständigkeiten, bereinigte Daten und die frühzeitige Einbindung Ihrer Mitarbeitenden. Wenn Sie das Projekt strukturiert planen und schrittweise umsetzen, schaffen Sie bessere Voraussetzungen für effiziente Abläufe und eine belastbare Grundlage für die weitere Digitalisierung Ihres Unternehmens.

Häufig gestellte Fragen zum Warenwirtschaftssystem

Was ist ein Warenwirtschaftssystem?

Ein Warenwirtschaftssystem (WWS) ist eine Software zur Planung, Steuerung und Dokumentation von Warenprozessen. Es bildet den physischen Warenfluss in den Schlüsselbereichen Verkauf, Bestellwesen, Einkauf und Lagerhaltung ab und liefert der Unternehmensführung aktuelle Informationen zur Entscheidungsvorbereitung.

Warum ist ein Warenwirtschaftssystem für KMU wichtig?

Es schafft mehr Transparenz über Bestände und Warenbewegungen, reduziert manuelle Datenpflege durch einmalige Erfassung und unterstützt Sie dabei, komplexere Abläufe – etwa durch Omni-Channel-Vertrieb oder wachsende Sortimente – effizienter zu steuern, obwohl Sie als KMU über geringere betriebswirtschaftliche Spielräume verfügen als Großunternehmen.

Welche Vorteile bietet eine Warenwirtschaftssoftware?

Zu den möglichen Vorteilen zählen eine bessere Bestandsübersicht, schnellere Auftragsabwicklung, weniger doppelte Datenerfassung, effizientere Zusammenarbeit zwischen Fachabteilungen und fundiertere Auswertungen durch Reportingfunktionen und Kennzahlen-Cockpits.

Wie führen Sie ein Warenwirtschaftssystem erfolgreich ein?

Definieren Sie zunächst Ihre Ziele, halten Sie die Anforderungen in einem Lastenheft fest, vergleichen Sie geeignete Anbieter, legen Sie Zuständigkeiten und Fristen fest, bereiten Sie Daten vor und testen Sie das System gründlich, schulen Sie Ihre Mitarbeitenden praxisnah und starten Sie idealerweise schrittweise mit einem Pilotprojekt.

Welche Funktionen sollte ein Warenwirtschaftssystem haben?

Das hängt von Ihren individuellen Anforderungen ab. Zu den Kernaufgaben zählen typischerweise Auftragsverwaltung, Bestandsführung, Steuerung des Warenflusses, Erfassung von Wareneingängen und -ausgängen, Sortimentsverwaltung, Inventur und Rechnungsprüfung. Wichtig ist zusätzlich die Integration mit relevanten Nachbarsystemen wie Lagerwirtschaft, Finanzbuchhaltung oder Online-Shop.

Standardsoftware oder Individualsoftware: Was ist für KMU sinnvoller?

Für die meisten KMU ist Standardsoftware die wirtschaftlichere Wahl. Sie ist in der Regel kostengünstiger, wird vom Hersteller kontinuierlich weiterentwickelt und lässt sich dank modularem Aufbau flexibel an betriebliche Besonderheiten anpassen. Individualsoftware bietet zwar einen geringeren Anpassungsaufwand an bestehende Prozesse, geht aber meist mit höheren Anschaffungs- und Wartungskosten sowie einer stärkeren Abhängigkeit vom Entwickler einher.

Welche Rolle spielt die E-Rechnungspflicht für Warenwirtschaftssysteme?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland im B2B-Geschäftsverkehr grundsätzlich E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Als E-Rechnung gelten nur strukturierte, maschinenlesbare Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD – eine reine PDF-Datei erfüllt diese Vorgaben nicht mehr. Für die Ausstellung von E-Rechnungen gelten je nach Unternehmensgröße noch Übergangsfristen bis Ende 2027 beziehungsweise Ende 2028. Ein Warenwirtschaftssystem, das diese Formate direkt erzeugen und GoBD-konform archivieren kann, erleichtert Ihnen die Umsetzung dieser gesetzlichen Vorgaben erheblich.

Welche Rolle spielen Mitarbeitende bei der Einführung?

Mitarbeitende kennen die bestehenden Abläufe am besten und sollten deshalb frühzeitig einbezogen werden. Schulungen, klare Zuständigkeiten und ein schrittweises Vorgehen erleichtern die Akzeptanz und die produktive Nutzung der neuen Lösung im Tagesgeschäft.

Digitales Dokumentenmanagement: Sechs Gründe für ein DMS
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Digitales Dokumentenmanagement: Sechs Gründe für ein DMS

In der digitalen Arbeitswelt ist ein effizientes Dokumentenmanagement für Unternehmen unverzichtbar. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) hilft dabei, die wachsende Menge an Dokumenten effizient zu verwalten, Zeit und Kosten zu sparen und gleichzeitig eine GoBD-konforme Archivierung sicherzustellen. In diesem Beitrag zeigen wir die sechs wichtigsten Gründe, warum ein DMS die Produktivität steigert, die Zusammenarbeit verbessert und Unternehmen bei der digitalen Transformation unterstützt.

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Herausforderungen ohne digitales Dokumentenmanagement

Unternehmen erzeugen eine Vielzahl von Dokumenten: Rechnungen, Bestellungen, Verträge, Belege, Protokolle oder Präsentationen – digital oder auf Papier. Ohne ein DMS entsteht schnell Chaos: Informationen liegen verstreut, redundante Daten führen zu Fehlern, der Überblick geht verloren und gesetzliche Anforderungen werden oft nicht eingehalten.

Herkömmliche Ablagen in Aktenschränken oder lokalen Ordnern sind ineffizient und kosten wertvolle Zeit. Gerade KMU verfügen oft über keine strategischen Ansätze für die digitale Dokumentenarchivierung. Studien zeigen: Viele Mittelständler arbeiten noch papierbasiert und nutzen Dokumentenmanagement nur teilweise.

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?

Ein DMS ist ein softwaregestütztes System für das Dokumentenmanagement. Es speichert, verwaltet und bildet den gesamten Lebenszyklus digitaler Dokumente ab – von der Erstellung über die Bearbeitung, Überwachung und Verteilung bis hin zur elektronischen Archivierung.

Wichtige Funktionen eines DMS sind:

  • Zentrale Dokumentenablage für alle Unternehmensdaten
  • Digitale GoBD-konforme Archivierung sämtlicher Steuerbelege
  • Versionierung und Nachvollziehbarkeit aller Änderungen
  • Automatisierte Workflows zur Optimierung der Prozesse
  • Zugriffsrechte für Sicherheit und Compliance

Die sechs wichtigsten Gründe für digitales Dokumentenmanagement

1. Zeitgewinn durch schnellen Zugriff auf Informationen

Ein DMS macht alle Dokumente sofort auffindbar – unabhängig vom Format, der Quelle oder dem Standort der Mitarbeiter. Funktionen wie Volltextsuche, Filter, Sortierung und automatische Verschlagwortung stellen sicher, dass Dokumente effizient verfügbar sind. Lange Suchzeiten und das unproduktive Durchforsten von Papierakten entfallen somit vollständig.

2. Platzersparnis und Raum für Produktiveres

Ein DMS ersetzt physische Archive durch einen virtuellen Aktenschrank. Dadurch werden nicht nur Archivflächen gespart, sondern auch Raum für produktivere Unternehmensbereiche geschaffen.

3. Weniger Materialverbrauch und -kosten

Durch digitales Dokumentenmanagement werden Papierverbrauch und Druckkosten deutlich reduziert. Das schont Ressourcen und unterstützt eine nachhaltige Unternehmensführung.

4. Bessere Zusammenarbeit durch mehr Transparenz

Ein DMS ermöglicht es Mitarbeitern, Dokumente gleichzeitig zu bearbeiten und gemeinsam zu nutzen. Dank Versionierung und Bearbeitungshistorie ist jederzeit nachvollziehbar, wer welche Änderungen vorgenommen hat. So gehen Dokumente nicht verloren und die Zusammenarbeit wird transparenter und effizienter.

5. Höhere Kundenzufriedenheit durch Auskunftsfähigkeit

Mit einem DMS können Mitarbeiter Dokumente jederzeit aufrufen und Kunden Auskunft über Aufträge geben. Automatisierte Wiedervorlagen, Fristen und Benachrichtigungen verringern Fehler, verbessern die Dokumentenworkflow-Effizienz und erhöhen die Kundenzufriedenheit.

6. Unaufwendige GoBD-konforme Archivierung

Ein DMS erleichtert die GoBD-konforme Archivierung steuerlich relevanter elektronischer Dokumente. Es gewährleistet Vollständigkeit, Ordnung, Unveränderbarkeit, Unverlierbarkeit und Auffindbarkeit der Daten. Zugriffsrechte sichern die Daten und eine Verfahrensdokumentation kann direkt im DMS hinterlegt werden. Dadurch werden Betriebsprüfungen durch das Finanzamt schneller und einfacher.

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Zusammenfassung: Mehr Effizienz, weniger Kosten, größere Rechtssicherheit

Ein DMS spart Zeit, Platz und Materialkosten, verkürzt die Durchlaufzeiten dokumentenbasierter Arbeitsabläufe, erhöht die Produktivität und Transparenz und unterstützt rechtssichere Prozesse.

Für KMU ist ein DMS der ideale Einstieg in die digitale Transformation, da es die Grundlage für die Digitalisierung weiterer Geschäftsprozesse schafft und das Unternehmen zukunftsfähig macht.

Das Ziel besteht jedoch nicht nur darin, Dokumente abzulegen, sondern eine Informationsplattform bereitzustellen, die allen Mitarbeitern schnellen Zugriff ermöglicht, die Arbeit erleichtert und den unternehmerischen Erfolg nachhaltig steigert.

Whitepaper: Digitalisierung der Warenwirtschaft – den Nutzen erkennen und Ziele definieren
ERP & Finance

Whitepaper: Digitalisierung der Warenwirtschaft – den Nutzen erkennen und Ziele definieren

Was bringt die Digitalisierung der Warenwirtschaft kleinen und mittleren Unternehmen (KMU)? Wie lassen sich individuelle Ziele für die digitale Transformation des eigenen Unternehmens definieren? Ein Whitepaper hilft bei der Beantwortung dieser Fragen.

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Viele mittelständische Betriebe setzen im Bereich der Auftragsabwicklung digitale Lösungen ein.Dabei handelt es sich jedoch oft um Programme, die bestimmte Funktionen ausführen, aber keine Prozesse abbilden. Mit Office-Anwendungen wie Excel oder Word werden beispielsweise Listen und Auswertungen erstellt, deren Daten häufig nicht aktuell sind.

Wird eine Warenwirtschaftslösung eingesetzt, unterstützt diese meist nur die Abläufe im Büro, während die Werkhalle, das Lager und der Außendienst digital abgehängt sind. All dies beeinträchtigt die Auftragsabwicklung und somit die Fähigkeit, Kunden zufriedenzustellen. Abhilfe schafft hier eine gezielte Digitalisierung der Warenwirtschaft.

Auftragsabwicklung durch Digitalisierung der Warenwirtschaft optimieren

Durch digitale Vernetzung können KMU die Teilprozesse ihrer Auftragsabwicklung miteinander verbinden und einen durchgängigen Datenfluss schaffen. Das schreiben die Autoren eines neuen Whitepapers von Suiteify. Auf Basis einer leistungsfähigen Warenwirtschaftssoftware lasse sich ein effizientes System einrichten, das einen höheren Durchsatz und bessere Übersicht ermögliche.

Als wesentliche Vorzüge einer Digitalisierung der Warenwirtschaft nennt das Whitepaper unter anderem:

  • Kostensenkung durch verbesserte Prozesse
  • Produktivitätssteigerung durch Automatisierung, wo immer diese sinnvoll ist
  • Höhere Kundenzufriedenheit durch schnellere Auftragsabwicklung
  • Bessere Steuerungs- und Reaktionsmöglichkeiten anhand von Kennzahlen

Messbare Ziele für die Digitalisierung der Warenwirtschaft definieren

Das Whitepaper enthält zudem Anregungen und Tipps, die Unternehmern dabei helfen, sich konkrete und messbare Ziele für die Digitalisierung ihrer Warenwirtschaft zu setzen. Anstatt zu sagen: „Wir wollen bessere Qualität liefern“, sollte man sich beispielsweise vornehmen: „Wir wollen den Ausschuss bei der Fertigung bis zum 30. Oktober 2019 um 30 Prozent reduzieren.“

Da sich die Ziele einer Digitalisierung der Warenwirtschaft von Betrieb zu Betrieb erheblich unterscheiden können, empfehlen die Autoren des Whitepapers, zuerst eine schonungslose Schwachstellenanalyse durchzuführen. Wo liegen die Herausforderungen des Unternehmens? Liegen die Probleme bei den Lieferungen? Häufige Reklamationen? Redundante Arbeiten? Oder eine schlechte Bestandsführung?

Nach dieser Bestandsaufnahme gilt es, aus der Analyse der Schwachstellen eine Prioritätenliste mit messbaren Zielen abzuleiten. Eine Priorisierung ist wichtig, da man nicht alles zugleich anpacken kann. Deshalb empfiehlt es sich, einen Stufenplan aufzustellen und sich zuerst die größten Herausforderungen vorzunehmen.

In der Regel kann der Geschäftsbetrieb dann nahezu ungestört weiterlaufen, während die Warenwirtschaftsprozesse Schritt für Schritt digitalisiert werden.

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ERP-Software neu denken – wie aus Monolithen offene und flexible Lösungen werden
ERP & Finance

ERP-Software neu denken – wie aus Monolithen offene und flexible Lösungen werden

Die althergebrachten Strategien für den Einsatz von Anwendungen für Enterprise Resource Planning (ERP-Software) erweisen sich in der Praxis zunehmend als zu träge und bisweilen unwirtschaftlich. Um im ERP-Bereich schneller und dynamischer zu werden, braucht es flexible Lösungen, die für externe Ergänzungen zum Kernsystem offen sind.

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In den vergangenen 15 bis 20 Jahren haben nicht nur Großunternehmen, sondern auch viele mittelständische Firmen ERP-Software eingeführt. Dabei folgten sie einer Strategie, die darauf abzielt, möglichst viele Geschäftsprozesse über ein führendes Standardsystem abzubilden. Auf diese Weise wollte man den wuchernden Wildwuchs an kaum kontrollierbaren IT-Insellösungen beseitigen. Jahrelang hat das auch funktioniert, doch mittlerweile werden die ERP-Monolithen den realen Prozessanforderungen kaum noch gerecht.

Hoher Anpassungsaufwand bei konventionellen ERP-Systemen

In Zeiten des digitalen Wandels ändern sich Kundenbedürfnisse und Marktbedingungen permanent. Die Unternehmen stehen vor der Herausforderung, auf Neuerungen flexibel, schnell und zu beherrschbaren Kosten zu reagieren. Dem steht die Systemkomplexität eines Software-Monolithen entgegen.

Erweiterungen und selbst kleine Anpassungen an Tools, die auf Basis des Systemstandards genutzt werden, erfordern immer auch Änderungen am Standard.

Zudem müssen die Auswirkungen auf das Gesamtsystem überprüft werden. All das verlängert die Umsetzungszeit und treibt Projekt- und Wartungskosten in die Höhe.

Eine Selbstbeschränkung auf die vorhandenen Standardfunktionen des ERP-Systems ist allerdings auch keine zukunftsträchtige Lösung. Dadurch hält man zwar vielleicht die Kosten im Zaum, verzichtet jedoch gleichzeitig auf wertvolle prozessuale Vorteile gegenüber dem Wettbewerb und auf Ertrag versprechende Geschäftsmöglichkeiten.

Größere Flexibilität durch Öffnung der ERP-Software

Die Lösung des Problems liegt in einer neuen strategischen Ausrichtung von ERP-Projekten. Dazu gehört, dass die Software sich öffnen muss. Hierdurch entsteht ein Ecosystem, in dem die ERP-Anwendungen weiterhin das Rückgrat zur Steuerung der Geschäftsprozesse sind.

Dieses Kernsystem lässt sich flexibel um verschiedenste Komponenten und Services von außen erweitern, ohne dass dafür die Basis – der Standard – angetastet werden muss.

Möglich macht dies eine webbasierte Programmierschnittstelle, eine sogenannte API (kurz für engl. Application Programming Interface). Der Datenaustausch mit externen Komponenten beschränkt sich dabei nicht länger auf den Export und Import von Dateien, sondern er findet unmittelbar und bidirektional auf Datenbankebene und in Echtzeit statt.

Das bringt für die Benutzer praktische Vorzüge mit sich: Beispielsweise können sie über eine App von unterwegs schnell einen Artikelbestand in der Warenwirtschaftssoftware checken oder Rechnungen mobil freigeben. Unter dem Strich führt die Öffnung der ERP-Software zu einer nie dagewesenen Anpassungsfähigkeit und ganz neuen Einsatzmöglichkeiten.

Schneller zum einsatzfähigen Produkt durch agile Entwicklung

Die funktionelle Öffnung der ERP-Software ist ein fundamentaler Schritt, um die große Änderungsdynamik, der Unternehmen sich gegenübersehen, zu bewältigen.

Darüber hinaus müssen neue Lösungen und Updates aber auch schneller zu den Kunden gelangen als bisher. Sprich: Die Zeitspanne von der Aufnahme einer Kundenanforderung bis zur Auslieferung der Software muss verkürzt werden.

Der entscheidende Ansatz hierzu sind agile Entwicklungsverfahren, bei denen eine Anwendung in kurzen Etappen („Sprints“) unter Einbeziehung von Kunden bis zur Einsatzfähigkeit reift.

Hier sind die Softwarehersteller gefragt: Suiteify etwa setzt entsprechende Methoden bereits ein und macht damit gute Erfahrungen, beispielsweise im Rahmen der Entwicklung einer neuen Lösung zur Rechnungseingangsverarbeitung.

Künftig will das Unternehmen agile Verfahren auch in anderen Bereichen nutzen, sofern sie dort einen Mehrnutzen wie zum Beispiel einen Tempogewinn bringen.

Fazit: Bewährtes bewahren und für Neues öffnen

„ERP-Software neu denken“ lautet die Überschrift dieses Beitrags – darin steckt bereits die wesentliche Botschaft: Es geht ausdrücklich nicht darum, die bestehenden ERP-Systemstrukturen in den Betrieben über Bord zu werfen. Die meisten Abläufe sind eingespielt und funktionieren in der Praxis ausgezeichnet. Das gilt es zu bewahren.

ERP-Standardsoftware bleibt also weiterhin das Kernsystem zur Steuerung der kaufmännischen Geschäftsprozesse. Doch die Lösungen werden in Zukunft nicht mehr als Monolithen in sich geschlossen, sondern über Schnittstellen (API) funktionell offen sein.

Dies gibt Unternehmen die Möglichkeit, den bewährten ERP-Standard im Rahmen eines Ecosystems flexibler und leichter als bisher ihren Bedürfnissen anzupassen.

Auf diese Weise entsteht – flankiert von agilen Entwicklungsmethoden auf Herstellerseite – eine neue technologische Wendigkeit, die den Anwendern Wettbewerbsvorteile bietet und ihnen den Weg für weitere Schritte zur Digitalisierung ihrer Prozesse ebnet.

Shopsystem mit Wawi - welche Lösungen sich gut miteinander verbinden lassen
ERP & Finance

Shopsystem mit Wawi - welche Lösungen sich gut miteinander verbinden lassen

Ein Onlineshop-System sollte sich gut mit der Warenwirtschaft verbinden lassen. In diesem Beitrag finden Sie Informationen und Tipps, die Ihnen dabei helfen, das passende Shopsystem mit Wawi zu finden.

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Immer mehr Unternehmen setzen auf Onlineshops, um ihre Produkte zu verkaufen. Entscheidend für den Erfolg ist dabei die Verbindung zwischen Shopsystem und Warenwirtschaft (Wawi). Nur wenn ein Shopsystem mit Wawi richtig integriert ist, können Artikelstammdaten, Bestände und Bestellungen effizient ausgetauscht werden.

Eine gelungene Wawi-Integration spart Zeit, reduziert Fehler und optimiert die Prozesse im E-Commerce. Dies setzt voraus, dass in den zu verbindenden Systemen bestimmte Funktionen zur Verfügung stehen. Welche das sind, erfahren Sie in diesem Blogartikel.

Szenario für ein Shop-Schnittstellen-Projekt

Definieren wie zuerst ein Beispielszenario, das geradezu typisch für ein Shop-Schnittstellen-Projekt ist: In unserem Beispiel wird ein Basisumfang an Artikeldaten aus der Warenwirtschaft an den Onlineshop übermittelt. Die Artikelattribute ändern sich häufig. Zusätzlich werden Bestellungen aus dem Onlineshop in die Warenwirtschaft übernommen. Dabei werden Kunden angelegt oder aktualisiert.

Artikeldaten

Bevor ein Unternehmen einen Onlineshop einführt, speichert es in der Warenwirtschaftssoftware vorwiegend abrechnungsrelevante Daten sowie Informationen zur Lagerhaltung. Das reicht für die Daten-Befüllung eines Onlineshops aber nicht aus. Wenn man sich dafür entscheidet, Artikel aus der Warenwirtschaft an den Onlineshop zu übermitteln, müssen daher im Warenwirtschaftssystem zusätzliche Daten gespeichert werden. Hierzu gehören unter anderem:

  • Metadaten (Beschreibung, Titel)
  • Bilder
  • Detaillierte HTML-Beschreibungstexte mit Formatierungen
  • Gesetzliche Pflichtangaben (etwa bei Lebensmitteln)
  • Kategoriezuordnungen
  • Artikeleigenschaften (zur effektiven Filterung)
  • Varianten (beispielsweise zur Farben- und Größenauswahl)

Weil die oben genannten Angaben sich von den Abrechnungsdaten signifikant unterscheiden, beziehen die meisten Unternehmen die Artikeldaten des Onlineshops nicht vollständig aus der Warenwirtschaft. Stattdessen pflegen sie die für den Onlineverkauf spezifischen Artikelattribute direkt im Onlineshop. Nur Attribute, die sich häufig ändern, werden zwischen beiden Systemen synchronisiert. In unserem Szenario werden deshalb keine kompletten Artikel übermittelt, sondern nur die Preis- und Bestandsänderungen. Das spart eine Menge Zeit bei der Datenpflege und Migration ein.

Bestellungen

Zu einer reibungslosen Abwicklung von Onlinebestellungen gehört deren Import in das Warenwirtschaftssystem. Dazu werden die Bestellungen regelmäßig (z. B. stündlich) aus dem Onlineshop „abgeholt“ und in die Warenwirtschaft importiert. Eine Onlinebestellung enthält üblicherweise die folgenden Daten:

  • Kundendaten
  • Liefer- und Rechnungsadresse
  • Bestellstatus (zum Beispiel: offen, in Bearbeitung, versendet)
  • Bestellpositionen

Beim Import der Daten ordnet die Shop-Schnittstelle Debitorennummern zu, ergänzt Kunden bzw. legt neue Kunden an und prüft Bestellpositionen. Zum Schluss wird der Beleg erstellt. Ab hier übernimmt die Warenwirtschaft die Kontrolle und reserviert gegebenenfalls bereits die bestellten Artikel, damit es nicht zu Überverkäufen kommt. Auch die E-Mail-Kommunikation über die Versandbestätigung bis hin zur Rechnung erfolgt dann üblicherweise direkt aus der Warenwirtschaft, weil hier alle Verkäufe aus unterschiedlichen Kanälen zusammenlaufen.

Was ein Onlineshop können sollte

Für die reibungslose Kommunikation zwischen Warenwirtschaftssystem und Online-Shop braucht es einige Funktionen im Shop. Moderne Shop-Systeme bieten für diesen Zweck Schnittstellen zum Datenaustausch an: Zum einen gibt es Dateischnittstellen für den Import und Export von beispielweise CSV- oder XML-Dateien, zum anderen werden Programmierschnittstellen angeboten (API – Application Programming Interface). Diese sogenannten APIs sind vorrangig dafür gemacht, dass Maschinen miteinander kommunizieren.

Für eine möglichst gute Integration der Systeme sollte im Schnittstellen-Projekt auf APIs zurückgegriffen werden. Eine dateibasierte Schnittstelle ermöglicht nämlich keine vollständige Automatisierung und ist zumindest für eine direkte Kommunikation zwischen zwei Softwaresystemen weniger gut geeignet. Für das oben beschriebene Szenario sollte der Online-Shop also eine API-Schnittstelle anbieten, die folgende Funktionen enthält:

  • Bestellungen (lesen)
  • Bestellpositionen (lesen)
  • Kundendaten (lesen)
  • Liefer- und Rechnungsadresse (lesen)
  • Bestellstatus (lesen und schreiben)
  • Artikelpreise (lesen und schreiben)
  • Artikelbestände (lesen und schreiben)

Was die Warenwirtschaftssoftware können sollte

Um eine Onlinebestellung reibungslos in die Warenwirtschaftssoftware zu bekommen und Artikeldaten zu lesen, bieten die Hersteller von Onlineshop-Systemen unterschiedliche Lösungen an.

Integration

Von einer Integration spricht man, wenn die Warenwirtschaft Onlineshops so einbindet, dass fast kein Unterschied zwischen online und offline feststellbar ist. Eine solche Integration ist meist zwar schnell eingerichtet, aber nicht sonderlich flexibel. Grund hierfür ist, dass tiefe Integrationen oft nur für bestimmte Shop-Systeme oder für Eigenentwicklungen der Wawi-Hersteller angeboten werden – entsprechend unflexibel sind sie, wenn der Kunde individuelle Wünsche umsetzen bzw. ein anderes Shop-System nutzen möchte.

Allgemeine Schnittstelle

Eine allgemeine Schnittstelle bietet den Vorteil, dass sich hierüber viele verschiedene Daten mit der Warenwirtschaft austauschen lassen. Als Zuspieler sind nicht nur Onlineshops möglich, sondern auch andere Quellen, wie EDI-Prozesse oder Kassensysteme. Daher setzen die meisten Anbieter von Warenwirtschaftssystemen auf allgemeine Schnittstellen. Diese können wie beim Onlineshop in Form einer Datei-Schnittstelle daherkommen – besser jedoch als API-Schnittstelle, weil das eine nahtlose Verbindung ermöglicht.

Zwischen der allgemeinen Schnittstelle der Warenwirtschaft und der Schnittstelle des Onlineshops kommt zusätzlich eine sogenannte Middleware-Software zum Einsatz, die die Verbindung zwischen den Systemen herstellt. Diese kann sowohl eine Standardsoftware sein (Shop-Schnittstelle) als auch individuell auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sein. Viele professionelle Onlinehändler setzen auf eine solche Lösung.

Was die Finanzbuchhaltung können sollte

Der Finanzbuchhaltung kommt im Zusammenhang mit einem Onlineshop keine derart zentrale Rolle wie der Warenwirtschaft zu. Daher sind die Anforderungen an die Schnittstellentechnologie grundsätzlich nicht so hoch. Dennoch sollte natürlich auch die Finanzbuchhaltung Schnittstellen haben, um Daten zu lesen und zu schreiben (z. B. mittels Datei- oder API-Schnittstelle). Die wichtigsten Funktionen zur Automatisierung sind hier:

  • Schnittstellen für den Import von Kontoauszügen der Zahlungsanbieter (wie PayPal, KLARNA oder paydirekt)
  • Automatischer Zahlungsausgleich mit Zahlungsanbietern (Offene-Posten-Ausgleich)

Beispiele für geeignete Shopsysteme

Im Folgenden schauen wir uns einige beliebte Shop-Systeme hinsichtlich ihrer Möglichkeiten zur Anbindung an die Warenwirtschaft an.

Hinweis: Bei der Auswahl wurde lediglich darauf geachtet, wie gut sich die Systeme in die bestehende IT-Umgebung integrieren lassen. Der übrige Funktionsumfang wird nicht beurteilt. Eine Bewertung oder Empfehlung stellt dies in keiner Weise dar.

Shopware

(Ähnliche Anbindungsmöglichkeiten besitzen: Magento 2, WooCommerce, Gambio GX3)

Bei Shopware – wie auch bei Magento 2, WooCommerce und Gambio GX3 – handelt es sich um Shop-Software, die typischerweise selbst betrieben wird (auf dem eigenen bzw. auf gemieteten Servern). Diese Systeme bieten standardmäßig eine API zur Kommunikation mit Warenwirtschaftssystemen an und lassen sich dadurch gut integrieren.

OXID eSales

(Ähnliche Anbindungsmöglichkeiten besitzt: xt:Commerce)

Bei Lösungen wie OXID eSales handelt es sich ebenfalls um Shop-Software, die man selbst betreiben kann. Der wesentliche Unterschied zu den oben genannten Shop-Systemen besteht darin, dass im Standardfunktionsumfang von OXID eSales keine API-Schnittstelle enthalten ist. Man nutzt entweder Dateischnittstellen, greift im Hintergrund direkt auf Datenbanken zu (was nicht zu empfehlen ist), oder man muss die API-Schnittstelle individuell beauftragen (bzw. lizenzieren, falls möglich). In der Praxis führt das zu höherem Abstimmungsaufwand und umfangreicheren Lizenz- und Dienstleistungskosten, die oft in der anfänglichen Planung vernachlässigt werden.

Shopify

(Ähnliche Anbindungsmöglichkeiten besitzen: Lightspeed, ePages – letzteres wird z. B. von 1&1 und Strato eingesetzt)

Bei Systemen wie Shopify handelt es sich um sogenannte Software-as-a-Service-Angebote, die auch als Cloud-Software bezeichnet werden. Sie werden direkt vom Anbieter betrieben und man zahlt in der Regel eine wiederkehrende Nutzungsgebühr (z. B. monatlich). Die Systeme zeichnen sich dadurch aus, dass sie in der Regel umfangreiche APIs anbieten und sich dadurch gut integrieren lassen. Manchmal ist die Nutzung der API aufpreispflichtig. Auch kann es sein, dass die Menge der zu übermittelnden Daten begrenzt ist (z. B. maximal zwei Anfragen pro Sekunde).

Marktplätze wie Amazon und Ebay

Marktplätze sind eigenständige Plattformen, auf denen man ohne große Hürden direkt Onlinehandel treiben kann. Im Unterschied zu einem selbst betriebenen Onlineshop hat man aber nur wenig Kontrolle über die Platzierung des eigenen Angebots und über die Präsentation der Artikel. Allerdings hat man sofort „Zugriff“ auf eine große Zahl potenzieller Kunden. Aus Schnittstellen-Sicht können Marktplätze in der Regel gut mit Warenwirtschaften verbunden werden, weil sie API-Schnittstellen anbieten.

Fazit: Shopsystem mit Wawi optimal auswählen

Es gibt auf dem Markt zahlreiche Shop-Systeme, die sich gut in die Warenwirtschaft integrieren lassen. Die hier erwähnten Shop-Systeme stellen nur einen kleinen Ausschnitt des breiten Angebots dar. In diesem Beitrag habe ich beschrieben, welche Funktionen ich für die Wawi-Integration als wichtig erachte. So können Sie die anfänglich oft vernachlässigte Integration in die Warenwirtschaft bereits bei der Auswahl des Shop-Systems berücksichtigen bzw. dies als Anforderung gegenüber der Shop-Agentur anbringen.

Wer ein Shopsystem mit Wawi sucht, darf aber natürlich nicht nur auf die Schnittstellen-Thematik schauen. Weitere wichtige Kriterien kommen bei der Auswahl einer geeigneten Shop-Lösung hinzu. Schließlich kommt es nicht nur darauf an, dass sich das Shopsystem gut in die IT-Landschaft integriert, sondern es sollen damit in erster Linie Verkäufe erzielt werden. Lassen Sie sich deshalb am besten von Ihrer Shop-Agentur beraten, worauf noch zu achten ist.

Digital archivieren – Warum das Papierarchiv ein Auslaufmodell ist
ERP & Finance

Digital archivieren – Warum das Papierarchiv ein Auslaufmodell ist

In den Büros und Archiven vieler Mittelständler füllen nach wie vor Aktenordner die Schränke. Doch die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen in Papierform hat zunehmend ausgedient. Wer heute und morgen wettbewerbsfähig arbeiten will, muss digital archivieren. Und das erfordert ein zentrales Dokumentenmanagementsystem (DMS).

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Im privaten Umfeld ist die Digitalisierung häufig weiter vorangeschritten als in vielen Unternehmen in Deutschland. Kaum jemand verschickt noch Postkarten aus dem Urlaub – stattdessen versendet man über Messenger-Apps digitale Bilder mit Urlaubsgrüßen. In immer weniger Wohnzimmern stehen noch Bücher und DVDs herum. Dafür werden E-Books gelesen und Filme oder Musik „gestreamt“.

Viele Unternehmen drucken hingegen noch immer Dokumente aus und bewahren sie in Papierform auf. Das ist bemerkenswert, denn längst empfangen und versenden die meisten Firmen täglich geschäftliche Korrespondenz per E-Mail.

Mitarbeitende entwickeln häufig individuelle Ablagestrategien

Auch innerhalb der Unternehmen werden Informationen zunehmend digital ausgetauscht. Laut einer Befragung im Auftrag von Kyocera Document Solution Deutschland nutzen 71 Prozent der Befragten das Medium E-Mail und 22 Prozent Netzlaufwerke für den Informationsaustausch. Hier zeigt sich, dass Arbeitnehmer Erfahrungen, die sie im privaten Umfeld mit der Digitalisierung sammeln, zunehmend in die Unternehmenspraxis übertragen. Zudem arbeiten Angestellte vermehrt ganz oder tageweise im Home-Office. Da ist es hinderlich, wichtige Informationen und Dokumente nur in Papierakten in der Unternehmenszentrale aufzubewahren, auf die die Mitarbeiter von außerhalb nicht zugreifen können.

In vielen kleinen und mittleren Unternehmen behelfen sich die Beschäftigten, indem sie wichtige Informationen in ihrem E-Mail-System digital archivieren. Darüber hinaus versucht man oft, mithilfe ausgeklügelter Ablagestrukturen im Dateisystem einen Informationsaustausch untereinander zu gewährleisten.

Digital archivieren in Eigenregie erschwert die Übersicht und effizientes Arbeiten

Für Unternehmen hat es gravierende Nachteile, wenn ihre Mitarbeiter Geschäftsdokumente mithilfe eigener Ablagemethoden digital archivieren:

  • Oft frisst die Informationssuche viel Zeit, weil die gewünschten Dokumente nicht im erwarteten Dateiordner oder unter einer falschen Bezeichnung abgelegt wurden. Laut Studien verbringt die Hälfte der Mitarbeiter eines Unternehmens täglich bis zu 60 Minuten nur damit, nach Informationen zu suchen. Es gibt auch Firmen, in denen die Angestellten mehr als zwei Stunden pro Tag in die Suche investieren. In bis zu 70 Prozent der Fälle ist die Suche nicht erfolgreich und Dokumente werden erneut erstellt. Häufig wissen die Mitarbeiter nicht, ob sie mit der aktuellen Version eines Dokuments arbeiten oder ob ein Kollege zum Beispiel ein Angebot bereits überarbeitet und erneut verschickt hat.
  • Bei einer Dokumentenablage im E-Mail-System gibt es das Problem, dass Angestellte in der Regel keinen Zugriff auf die Postfächer ihrer Kollegen haben. Damit können sie Informationen, die sie zeitnah benötigen, nicht nutzen. Scheiden Mitarbeiter aus einem Unternehmen aus, besteht bei der Aufbewahrung im E-Mail-System die Gefahr, dass geschäftsrelevantes Wissen verloren geht.
  • Bei vielen E-Mails handelt es sich zudem um aufbewahrungspflichtige Handels- und Geschäftsbriefe nach Paragraph 257 Handelsgesetzbuch (HGB), Paragraph 147 Abgabenordnung (AO) und Paragraph 14b Umsatzsteuergesetz (UStG). Diese müssen laut den GoBD elektronisch archiviert werden – wobei die Aufbewahrung im Mailsystem oder Dateisystem ohne zusätzliche Sicherungsmaßnahmen nicht der von den GoBD geforderten Unveränderbarkeit entspricht.
Hat die besten Zeiten hinter sich: Die Ablage in Papierform ist den Anforderungen der zunehmenden Digitalisierung nicht gewachsen.

Fünf Gründe, weshalb Unternehmen in einem DMS digital archivieren sollten

1. Die digitale Datenflut lässt sich mit Methoden von gestern nicht bewältigen.

Laut einer Studie des IT-Marktforschungsinstituts IDC und des Herstellers Seagate wird das weltweite Datenvolumen bis zum Jahr 2025 auf 175 Zetabytes anwachsen. Dies wäre achtmal so viel wie im Jahr 2017. Würde man diese Datenmenge auf DVDs speichern, überträfe der Stapel mit Datenträgern 23-mal die Entfernung zwischen Erde und Mond.

Um die Flut der Informationen im eigenen Unternehmen zu kanalisieren und Dokumente aus unterschiedlichsten Quellen in einer zentralen digitalen Akte übersichtlich zusammenzuführen, ist elektronisches Dokumentenmanagement unverzichtbar.

Unternehmen, die auch in den kommenden Jahren erfolgreich am Markt agieren und als moderner Arbeitgeber für neue und bestehende Mitarbeiter attraktiv sein wollen, sollten sich daher von ihrem Papierarchiv verabschieden. Erfahrungsgemäß verzeichnen jene kleinen und mittleren Unternehmen ein Umsatzwachstum, die beim Thema Digitalisierung gut oder sehr gut aufgestellt sind.

2. Die rechtlichen Vorgaben lassen sich ohne DMS nur schwer erfüllen.

Eine zusätzliche Herausforderung für Unternehmen sind die regulatorischen Anforderungen. Rechtliche Vorgaben zum Umgang mit Daten finden sich in verschiedenen Gesetzen und Verordnungen. Hierzu zählen insbesondere: BGB, HGB, Umsatzsteuergesetz, Abgabenordnung sowie die GoBD und die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Bei Verstößen gegen geltendes Recht drohen zum einen Bußgelder, Importverbote und strafrechtliche Sanktionen. Zum anderen müssen Unternehmen mit Reputationsverlust, negativen Kundenreaktionen und Umsatzeinbußen rechnen.

Ein DMS unterstützt Unternehmen dabei, die rechtlichen Vorgaben zu erfüllen. Ausgeklügelte Berechtigungsstrukturen und Funktionen wie die automatische Versionierung schaffen die Grundlagen für eine GoBD-konforme Aufbewahrung von Dokumenten. Dies ist bei einer Ablage im Dateisystem oder E-Mail-System ohne weitere Sicherungsmaßnahmen nicht gegeben.

Wie ein DMS zur Compliance beiträgt – ein Beispiel

In Artikel 17 der DSGVO ist das „Recht auf Vergessenwerden“ verankert. Demzufolge müssen Unternehmen personenbezogene Daten löschen, sobald der Verarbeitungszweck nicht mehr besteht. Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn ein Kunde einen Werbewiderspruch einlegt oder wenn die Geschäftsbeziehung endet. Sofern andere Rechtsvorschriften, etwa die Abgabenordnung oder das HGB, eine Vernichtung von Dokumenten des Kunden nicht verbieten, sind die entsprechenden Dokumente zu löschen.

Diese Vorgabe lässt sich nur schwer erfüllen, wenn die Dokumente zu einem Kunden mühsam aus Papierakten, Dateiordnern und Postfächern im E-Mail-System des Unternehmens herausgesucht werden müssen.

In einem DMS hingegen liegen alle Daten zentral vor. Die Volltext- und Schlagwortsuche hilft dabei, den Auskunfts- und Löschpflichten nach der DSGVO nachzukommen.

3. Ein DMS erleichtert die Ablage von Dokumenten.

Ein Dokumentenmanagementsystem kann die Mitarbeiter bereits bei der Dokumentenablage entlasten – insbesondere dann, wenn es in das ERP-System des Unternehmens integriert ist. Bei der Auswahl einer DMS-Lösung sollte daher auch darauf geachtet werden, dass der ERP-Anbieter von sich aus eine Integration der Systeme anbietet. Dies stellt sicher, dass ERP und DMS optimal aufeinander abgestimmt sind und Daten effizient genutzt werden.

Beim Versand von Rechnungen oder Mahnungen per E-Mail können die ERP-Daten beispielsweise für die Verschlagwortung und automatische Ablage im DMS genutzt werden.

Überhaupt ist es von Vorteil, wenn sich das DMS elegant in die für die Mitarbeiter vertrauten Applikationen, wie zum Beispiel Microsoft-Office-Anwendungen oder den Windows Explorer, integrieren lässt.

4. Dokumente sind in einem DMS jederzeit schnell auffindbar.

DMS-Lösungen bieten die Möglichkeit, Dokumente aus verschiedensten Applikationen in Sekunden zu finden. Ist ein Dokument bzw. Informationsobjekt (Bild, Zeichnung, Film etc.) entsprechend verschlagwortet, steht den Fachabteilungen unternehmensweit ein und dasselbe Objekt zur Verfügung. Es bedarf also keiner Mehrfachablage auf verschiedenen Gruppenlaufwerken. Dies senkt den Speicherplatzbedarf und spart den Mitarbeitern Arbeitszeit, die sie ohne ein DMS für die Dokumentensuche bzw. -neuerstellung aufwenden müssten.

5. Mit einem DMS kann man zeit- und ortsunabhängig auf Informationen zugreifen.

DMS-Nutzer schätzen es sehr, dass sie jederzeit und an jedem Ort – ob im Home-Office, auf Geschäftsreise oder am Büroarbeitsplatz – auf aktuelle Informationen zugreifen können. Ohne dafür erst Rücksprache mit Kollegen halten zu müssen, weil diese die benötigten Dokumente in ihren Aktenschränken unter Verschluss halten. Zudem erübrigt sich beim Einsatz eines DMS der Aufwand für die häufig praktizierte „Schattenablage“ auf privaten Laufwerken.

Lagersoftware einführen – weshalb externe Beratung ratsam ist
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Lagersoftware einführen – weshalb externe Beratung ratsam ist

Eine Lagersoftware verschafft Unternehmen einen besseren Überblick über ihre Bestände und Lagerbewegungen. Immer mehr Betriebe möchten daher ein digitales Lagerverwaltungssystem einführen. Im Interview erläutert Experte Jürgen Grabowski von der albos computer GmbH, warum man dabei professionelle Beratung und Unterstützung in Anspruch nehmen sollte.

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Die digitale Lagerverwaltung erfreut sich auch bei kleineren Mittelständlern zunehmender Beliebtheit. Doch wann ist der Einsatz eines Lagerverwaltungssystems tatsächlich sinnvoll?

Jürgen Grabowski: Sobald es im Unternehmen ein Lager gibt, kann ein digitales Lagerverwaltungssystem prinzipiell sinnvoll sein. Vor allem dann, wenn man in der Lagerwirtschaft mit Problemen kämpft. Der Leidensdruck sollte immerhin so stark sein, dass eine gewisse Investitionsbereitschaft besteht. Denn, so ehrlich muss man sein, Industrie-Hardware, die notwendige Verkabelung für Netzwerke, Software sowie eigene und fremde Arbeitsleistung kosten Geld – und zwar manchmal gar nicht so wenig.

Ist der Leidensdruck nicht hoch genug und scheut man sich vor den notwendigen Ausgaben, sollte man gar nicht erst damit beginnen, Lagersoftware einzuführen. Ein halbes Lagerverwaltungssystem hilft nicht. Schlimmer noch: Es kann den Ablauf aufblähen und verkomplizieren. Letztlich hängt es also von Art und Umfang der Probleme im Lager ab, ob man eine digitale Lagerverwaltung braucht oder nicht.

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Welche Probleme in der Lagerwirtschaft begegnen Ihnen im Rahmen Ihrer Beratungstätigkeit?

Grabowski: Die Probleme im Lager können vielfältig sein. Das fängt bei einer hohen Fehlerquote in der Kommissionierung an und reicht bis hin zu falschen Lagerbeständen.

Manchmal stellt man bei der Problemanalyse aber fest, dass es sich dabei nur um die Spitze des Eisbergs handelt und dass die Ursache tiefer liegt. Dann landet man schnell bei viel umfangreicheren Themen, wie zum Beispiel einem fehlenden Wissens- und Datenmanagement im Lager.

Denn gerade bei kleinen Mittelständlern sind die wesentlichen und wichtigen Informationen oft im Kopf eines bestimmten Mitarbeiters gesammelt. Fällt diese Schlüsselperson kurzfristig oder für längere Zeit aus, ist guter Rat teuer.

Wie lassen sich solche Probleme lösen?

Grabowski: Ein Lagerverwaltungssystem kann hier erhebliche Verbesserungen bringen. Denn damit können die Lagerbestände verwaltet, Falschlieferungen minimiert und Informationen rund um das Lager global und für jeden zugänglich bereitgestellt werden. Das Ziel ist eine durchgängige digitalisierte Prozesskette, die weniger störanfällig ist und keine Medienbrüche hat.

Sie empfehlen Unternehmen, bei der Digitalisierung der Lagerverwaltung von vornherein professionelle Beratung und Unterstützung in Anspruch zu nehmen – warum?

Grabowski: Eine Lagersoftware zu installieren macht noch keine Digitalisierung. Der Eingriff innerhalb eines solchen Projekts beginnt schon viel früher, nämlich direkt bei den Arbeitsabläufen im Unternehmen. Über Jahre hinweg eingeschliffene und erprobte Prozesse müssen nun auf einmal in Frage gestellt werden, weil andere Prozesse nicht ausreichend anknüpfen können oder die Herangehensweise überholt ist. Diese eingefahrenen Organisationsstrukturen und Arbeitsabläufe müssen zugunsten des Digitalisierungsvorhabens kritisch hinterfragt, aufgebohrt und angepasst werden.

Die Software ist nur das Werkzeug und unterstützt später die digitale Abbildung von angepassten Arbeitsabläufen und Informationsflüssen.

Die Digitalisierung von Lagerprozessen ist also ein aufwendiges Unterfangen, das Zeit und Geld kostet. Umso ärgerlicher ist es, wenn man am Ende feststellt, dass die neuen Prozesse nicht passen und im schlimmsten Fall den Ablauf komplizierter und langsamer machen. Daher ist es sinnvoll, auf die Expertise externer Berater zurückzugreifen und sie rechtzeitig in das Digitalisierungsprojekt einzubeziehen.

Aber was bringen externe Berater mit, das die eigenen IT-Leute im Unternehmen nicht haben?

Grabowski: Externe Berater bringen Erfahrungen aus vorherigen Projekten mit. Zudem können Sie die Prozesse im Unternehmen unvoreingenommen und aus einem ganz anderen Blickwinkel als die Beschäftigten betrachten. Es ist schwer, die Abläufe, in denen man selbst arbeitet und die man vielleicht sogar mitgestaltet hat, neutral zu analysieren, zu verändern oder als obsolet einzustufen. Im Optimalfall bringen die externen Berater auch gleich die passende Software mit, dann erhält man alles aus einer Hand.

Wie läuft ein Einführungsprojekt „digitale Lagerverwaltung“ denn üblicherweise ab?

Grabowski: Ein Digitalisierungsprojekt zur Einführung einer Lagerwirtschaftslösung umfasst in der Regel die fünf Teilschritte Analyse, Konzeption, Testphase, Realisierung und Echtbetrieb.

  • Im Zuge einer Analyse geht es für die Berater darum, die vorhandenen Prozesse im Unternehmen zu verstehen. Dabei prüfen sie, inwiefern die Prozesse durch ein digitales Lagerverwaltungssystem sinnvoll unterstützt werden können. Hierzu schaut man sich die Arbeitsabläufe vor Ort an und zerlegt sie in einzelne Arbeitsschritte. Wenn die Probleme erkannt sind und das Ziel definiert wurde, werden die erforderlichen Maßnahmen festgehalten und Arbeitspakete zusammengestellt.
  • Sobald feststeht, wohin der Weg führen soll und was dafür zu tun ist, folgt die Konzeption. Die Berater werten die in der Analysephase gesammelten Erkenntnisse aus und bilden sie in digitalen Musterprozessen ab. Die eingesetzte Lagersoftware wird vorkonfiguriert und der Musterprozess mit einem beispielhaft eingerichteten Artikel durchlaufen, bis dieser unter Laborbedingungen fehlerfrei funktioniert.
  • Um herauszufinden, ob der Musterprozess auch in der Praxis funktioniert, wird der Ablauf in einer Testphase erprobt. Dazu wird die Lagersoftware im Unternehmen installiert und eingerichtet. Da ein unter Laborbedingungen erstellter Prozess niemals alle in der Praxis vorkommenden Hürden auf Anhieb berücksichtigen kann, rollt man den neuen Ablauf erstmal nur für einen Artikel oder einen Kunden aus. So können Hürden der Praxis gefunden werden, ohne gleich im schlimmsten Fall das ganze Lager lahmzulegen. Während der Testphase werden eventuelle Lücken in der  Software und den Prozessen geschlossen und die Abläufe geschliffen. Dieser Schritt kann insofern unangenehm sein, da man sich von alten Gewohnheiten trennen und sich an neue Abläufe gewöhnen muss.
  • Auf die erfolgreich abgeschlossene Testphase folgt die Realisierung. In dieser Phase bereitet das Beratungsunternehmen die Hardware vor und installiert die Lagersoftware auf allen dafür vorgesehenen Arbeitsplätzen. Anschließend wird der digitale Prozess auf alle Artikel bzw. alle Kunden ausgerollt. Dies bedeutet meistens einen vorübergehend erhöhten Datenpflege- und Erfassungsaufwand, bis alle relevanten Datensätze im Unternehmen an die neuen Abläufe angepasst sind.
  • Im letzten Schritt wird die digitale Lagerverwaltung vom Testbetrieb auf den Echtbetrieb umgestellt und die alten Arbeitsabläufe durch die neuen abgelöst. Sind die Eingriffe in die Arbeitsabläufe sehr umfangreich, ist auch eine schrittweise Einführung in den Echtbetrieb möglich, zum Beispiel artikel- oder kundenweise.