Recht & Compliance

Das „Gesetz zur Fortentwicklung des Steuerrechts und zur Anpassung des Einkommensteuertarifs“, kurz Steuerfortentwicklungsgesetz, wird erhebliche Auswirkungen auf Beschäftigte, Familien und die Lohnbuchhaltung haben. Im Mittelpunkt stehen die Reform der Steuerklassen sowie Anpassungen bei den steuerlichen Freibeträgen. Hier ein Überblick über die geplanten Änderungen.

Anhebung des steuerlichen Grundfreibetrags

Eine zentrale Maßnahme des Gesetzentwurfs ist die schrittweise Anhebung des Grundfreibetrags, um das Existenzminimum steuerfrei zu stellen. Bereits für das laufende Jahr 2024 soll der Grundfreibetrag um 180 Euro auf 11.784 Euro angehoben werden. Damit soll die verfassungsrechtlich gebotene Freistellung des Existenzminimums trotz anhaltender Inflation sicherstellen. In den Folgejahren soll der Grundfreibetrag weiter steigen: auf 12.084 Euro im Jahr 2025 und auf 12.336 Euro im Jahr 2026. Mit diesen Anpassungen soll eine Mehrbelastung der Steuerpflichtigen durch die so genannte „kalte Progression“, also die schleichende Steuererhöhung durch die Inflation, vermieden werden.

Erhöhung von Kinderfreibetrag und Kindergeld

Auch Familien profitieren von den neuen Regelungen. Der Kinderfreibetrag wird schrittweise angehoben: Im Jahr 2024 steigt er um 228 Euro auf 6.612 Euro, 2025 auf 6.672 Euro und 2026 auf 6.828 Euro.

Parallel dazu erhöht sich das Kindergeld: Ab Januar 2025 erhalten Familien für jedes Kind monatlich 255 Euro, was einer Erhöhung um fünf Euro entspricht. 2026 steigt das Kindergeld um weitere vier Euro auf dann 259 Euro pro Monat.

Reform der Steuerklassen

Die Reform der Steuerklassen betrifft vor allem Eheleute und eingetragene Lebenspartnerschaften. Ab dem 1. Januar 2030 soll das sogenannte Faktorverfahren in der Steuerklasse 4 die bisherigen Steuerklassen 3 und 5 ersetzen. Diese Reform zielt darauf ab, die Steuerlast gerechter zu verteilen und damit insbesondere Zweitverdiener, häufig Frauen, besser zu stellen.

Im bisherigen System führte die Kombination der Steuerklassen 3 und 5 in der monatlichen Betrachtung häufig zu Ungerechtigkeiten, da die Person mit der Steuerklasse 5 eine deutlich höhere Lohnsteuerbelastung hatte. Diese Ungleichverteilung wurde jedoch im Rahmen der gemeinsamen Einkommensteuererklärung – Stichwort Ehegattensplitting – ausgeglichen.

Im neuen System berechnet das Finanzamt für jedes Paar einen individuellen Faktor, der die Steuervorteile des Ehegattensplittings bereits beim monatlichen Lohnsteuerabzug berücksichtigt. Damit wird die Steuerlast schon bei der monatlichen Lohnabrechnung gleichmäßiger auf die Partnerinnen und Partner verteilt – und sie müssen sich nicht mehr mit hohen Nachzahlungen bei der jährlichen Steuererklärung herumschlagen oder auf hohe Rückzahlungen warten.

Das Ehegattensplitting bleibt also erhalten und wird direkt in die Berechnung des monatlichen Lohnsteuerabzugs integriert. Damit soll das Gerechtigkeitsempfinden von Zweitverdienerinnen und Zweitverdienern unterstützt und ein Anreiz zur Aufnahme einer Erwerbstätigkeit für bisher nicht erwerbstätige Eheleute geschaffen werden.

Weitere steuerliche Änderungen

Der Entwurf des Steuerfortentwicklungsgesetzes umfasst weitere Maßnahmen zur Entlastung der Unternehmen. Eine wichtige Neuerung ist die Anhebung der degressiven Abschreibung für bewegliche Wirtschaftsgüter, die Unternehmen zwischen 2025 und 2028 anschaffen. Ab diesem Zeitpunkt sollen sie das Zweieinhalbfache der linearen Abschreibung ansetzen können, maximal jedoch 25 Prozent. Diese Regelung soll insbesondere kleine und mittlere Unternehmen zu Investitionen anregen und ihre steuerliche Planungssicherheit verbessern.

Außerdem soll sich ab 2025 der „Bemessungsgrundlagenhöchstbetrag“ für die Forschungszulage auf zwölf Millionen Euro erhöhen. Dies soll die Innovationskraft und Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen durch zusätzliche steuerliche Anreize für Forschung und Entwicklung stärken.

Auswirkungen auf Personalabteilungen

Wenn die geplanten Änderungen durch das Steuerfortentwicklungsgesetz wie beschrieben umgesetzt werden, müssen die Personalabteilungen deutscher Unternehmen die Entgeltabrechnung anpassen. Sie müssen die neuen Freibeträge und Kindergelderhöhungen rückwirkend zum 1. Januar 2024 berücksichtigen und ab 2030 auf das neue Faktorverfahren umstellen. Diese Änderungen erfordern Anpassungen der Lohnsteuerabzugsverfahren sowie eine intensive Schulung der Personalverantwortlichen, um auf Rückfragen der Beschäftigten vorbereitet zu sein.

Fazit

Die Reformen des Steuerfortentwicklungsgesetzes zielen darauf ab, langfristig eine gerechtere Verteilung der Steuerlast zu erreichen, Familien stärker zu unterstützen und Unternehmen zu entlasten. Um diese neuen Regelungen reibungslos und effektiv umzusetzen, tragen auch die Personalabteilungen eine wesentliche Verantwortung. Sie müssen die neuen Vorgaben wie die Reform der Steuerklassen korrekt in die Entgeltabrechnung integrieren und sicherstellen, dass die Beschäftigten die Änderungen verstehen und von ihnen profitieren. Wie sich das Gesetzgebungsverfahren weiterentwickelt, bleibt abzuwarten.

Wenn die Sommerhitze das Thermometer auf über 30 Grad im Schatten schraubt, wird es auch in Arbeitsstätten schnell ungemütlich. Als Arbeitnehmer ist man im Büro gewissen Umständen (technische Geräte mit Wärmeausstoß, Kollegen und Kolleginnen mit körperlicher Wärmeabgabe usw.) ausgesetzt, welche der Raumtemperatur keinen Gefallen tun. Abträglich für das Wohlbefinden wird es dann, wenn durch die Belastung die Leistungsfähigkeit des/der Einzelnen beeinträchtigt wird, indem man sich nur mehr schlecht als recht konzentrieren kann oder nicht ausreichend hydriert ist. Vorliegender Blogartikel befasst sich einerseits mit den Anforderungen aus dem Arbeitsschutzrecht an den Arbeitgeber. Gleichzeitig wollen wir aber ebenso praktische Empfehlungen vorlegen, die Beschäftigten in Arbeitsräumen Abhilfe in Form von Abkühlung verschaffen.

Ursachen für Belastungen durch Hitze im Arbeitsraum

Für die folgenreiche Hitze am Arbeitsplatz braucht man zumeist keine tiefgründige Ursachenforschung zu betreiben. Der ursächliche Hauptfaktor schlechthin sind sommerliche Temperaturen jenseits von 30 Grad Celsius, die während andauernder Hitzewellen den Kreislauf belasten. Aus persönlichen Gesprächen mit Bekannten oder Freunden erfährt man oft, dass in vielen Büros beim Thema Klimaanlage immer noch Fehlanzeige herrscht. Ohne ausreichende Kühlung können sich die Räumlichkeiten schnell zu einem Backofen der Extraklasse entwickeln.

Technische Gerätschaften wie Computer, Bildschirme, Drucker, Beamer usw. haben im Büro ebenfalls ihren Einfluss auf die kontinuierliche Erwärmung. Darüber hinaus können große Fensterflächen durch direkte Sonneneinstrahlung ihr eigenes Scherflein zur Hitzemisere beitragen. Letztlich ist es diese Kombination aus äußeren wie inneren Wärmequellen, welche die Arbeitsbedingungen für viele Arbeitnehmer eklatant verschärft. An dieser Schnittstelle erhalten die Bestimmungen des Arbeitsschutzes, mit welchen wir uns nunmehr befassen, ihr Gewicht.

Raumtemperaturen und Arbeitsrecht

In Deutschland existieren zwei wichtige Regelwerke, welche sich der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers widmen: einerseits das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) sowie andererseits die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV).

Arbeitsschutzgesetz

Gemäß § 3 ArbSchG muss der Arbeitgeber erforderliche Maßnahmen zum Arbeitsschutz initiieren und umsetzen. Genauso muss er regelmäßig deren Wirksamkeit überprüfen und auf veränderte Bedingungen schnellstmöglich reagieren. § 4 ArbSchG betont wiederum die Gestaltung der Arbeit, um physische als auch psychische Gefährdungen zu minimieren. Gefahren sollen an ihrer Quelle bekämpft und technische sowie arbeitswissenschaftliche Standards dabei immerzu berücksichtigt werden.

Arbeitsstättenverordnung

Die ArbStättV verfeinert diese Anforderungen zusätzlich. Wie man vom Namen her schließen kann, besonders in Bezug auf Arbeitsstätten selbst. Nach § 3a ArbStättV muss die Ausgestaltung von Arbeitsplätzen jedweder Risikominimierung Rechnung tragen. Der Anhang der Verordnung spezifiziert dann den Kontext der Raumtemperaturen. Arbeitsräume sowie gesonderte Räume wie Sanitär- und Pausenbereiche haben während der Nutzungsdauer eine gesundheitlich zuträgliche Temperatur aufzuweisen und vor übermäßiger Sonneneinstrahlung zu schützen.

ASR A3.5

Obendrauf gibt es noch die "Technischen Regeln für Arbeitsstätten (ASR)", herausgegeben vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales. Arbeitsstättenregel A3.5 determiniert Mindest- und Höchsttemperaturen, in Relation zur Arbeitsschwere und Körperhaltung, um die Gesundheit der Beschäftigten zu gewährleisten. Besondere Aufmerksamkeit wird dabei baulichen Voraussetzungen zur Vermeidung von überbordender Insolation zuteil. Bestimmte Mindesttemperaturen werden in Pausen-, Bereitschafts- und Sanitärräumen vorgeschrieben, wie zum Beispiel mindestens 24°C in Wascheinheiten mit Duschen.

Bei Abweichungen von diesen Temperaturrichtlinien muss der Betrieb technische Anpassungen, organisatorische Änderungen oder individuelle Schutzmaßnahmen vornehmen. Bei extremen Außenlufttemperaturen über 26°C werden etwa Dimensionen wie Sonnenschutz oder flexible Arbeitszeiten relevant. Für Arbeitsbereiche mit klimatischen Sonderbedingungen wie hoher Luftfeuchtigkeit oder Wärmestrahlung interpretiert der Gesetzgeber noch strikter.

Tipps und Tricks zur Stabilisierung des Hitzegefühls

Nachfolgend geht es weniger um Fragen rund um Klimaanlagen, Schreibtischpositionierung, Verdunkelung etc., welche Arbeitgebern ausreichend Diskussionsstoff liefern, sondern um die Möglichkeiten des/der Einzelnen:

Angepasste Kleidung im Sommer

Empfehlenswert ist das Tragen leichter, atmungsaktiver Kleidung aus Naturmaterialien. Baumwolle, Leinen oder TENCEL fördern die Luftzirkulation und nehmen Feuchtigkeit gut auf. Damit lassen solche Stoffe die Haut atmen und verhindern durch die flotte Schweißverdunstung ein Überhitzen. Verzichten solltest Du hingegen auf synthetische Materialien. Diese stauen Wärme und regen zum als Verschwendung zu sehenden Schwitzen in Tropfenform an.

Flüssigkeitszufuhr

Bei hohen Temperaturen verliert der Körper durch Transpiration viel Flüssigkeit, die kontinuierlich ersetzt werden muss, um Dehydration nicht zu begünstigen. Du solltest während der Arbeitszeit regelmäßig Wasser trinken. Auch, wenn es von der individuellen körperlichen Belastung und den Umgebungsbedingungen abhängig ist, sollten es idealerweise mindestens zwei bis drei Liter pro Tag sein. Eine stets griffbereite Wasserflasche ist dabei ein hilfreiches Mittel zum Zweck. Zusätzlich ist zu beachten, dass stark koffeinhaltige oder zuckerhaltige Getränke den Flüssigkeitshaushalt negativ beeinflussen.

Entwärmungsphasen

Kurze, häufige Pausen geben der Abkühlung Vorschub und regulieren die Körpertemperatur. Während dieser Pausen solltest Du dich in kühleren Bereichen aufhalten. Ein Aufenthalt im Schatten oder in klimatisierten Räumen kann Wunder wirken. Denke nur an Pausenräume, die entsprechend mit Ventilatoren, kühlen Getränken und komfortablen Sitzgelegenheiten ausgestattet sind.

Angemessene Nahrung

Eine Currywurst zwischendurch mag nur auf den ersten Blick als gute Idee erscheinen. Schwere, fettige und warme Mahlzeiten können das Gefühl der Hitze potenzieren. Stattdessen solltest Du leichte und frische Mahlzeiten bevorzugen, die reich an Wasser und Nährstoffen sind. Lebensmittel wie Gurken, Wassermelonen oder Tomaten haben einen hohen Wassergehalt. Dadurch halten sie den Flüssigkeitshaushalt in Balance. Auch Joghurts und leichte Suppen sind vielversprechend.

Kühlende Gadgets

Mobile Ventilatoren, die per USB an den Computer angeschlossen werden, verschaffen eine direkte Abkühlung und sind ortsunabhängig verwendbar. Im Kühlfach lassen sich nicht nur Eiswürfel herstellen, sondern ebenso Kühlkissen oder -matten aufbewahren, die Du auf den Stuhl oder den Schreibtisch legen kannst, um eine angenehme Kühle zu verbreiten. Abseits davon erweisen sich Kühlwesten, die dem Prinzip der Verdunstungskälte folgen, als echte Bringer.

Kleine Erfrischungen

Schlussendlich zeichnen sich erfrischende Anwendungen wie beispielsweise Wassersprays durch eine unkomplizierte Vorteilhaftigkeit aus. Ein feiner Wassernebel aus genanntem Spray wird auf Gesicht und Nackengegend gesprüht, um die Hauttemperatur sofort zu senken. Diese Sprays sind handlich, wodurch das Verstauen in der Schreibtischschublade keine Schwierigkeiten mit sich führt.

Das Fazit: Das Klima der Arbeitsplätze muss stimmen

Der formgerechte Umgang mit erhitzten Arbeitsplätzen ergibt sich sowohl aus dem Bewusstsein für gesetzliche Vorgaben aufseiten des Arbeitgebers als auch aus der individuellen Perspektive. Arbeitgeber haben anhand von gewissen Grenzwerten im geltenden Arbeitsrecht für die Gesundheit ihrer Arbeitnehmer Sorge zu tragen. Das enthebt das Individuum jedoch nicht aus der Verantwortung für das eigene Wohlbefinden.

Selbsthilfe mit Maß kann der Gefährdung des Körpers (und damit auch der Psyche) Einhalt gebieten. Ob das nun die richtige Kleiderwahl ist oder Erholungspausen in kühle(re)n Räumen ist für sich gesehen nicht der alles entscheidende Hauptfaktor. Ein reflexives Verhältnis zur eigenen Leistungsfähigkeit unter Hitzebedingungen in Kombination mit dem Arbeitsschutz bietet in anstrengenden Sommermonaten den optimalen Mix.

Hitze am Arbeitsplatz FAQ

1. Wie heiß darf es am Arbeitsplatz sein?

Für Innenräume etablieren die Technischen Regeln für Arbeitsstätten (siehe ASR A3.5) drei Temperaturstufen. Beginnen tut das Ganze bei 26°C, welche dem Arbeitgeber Vorschriften zur Abkühlung auferlegen. Bei Temperaturen von über 30°C muss fokussiert nachgeholfen werden, indem etwa technische Wärmequellen aus dem Büro entfernt werden. Temperaturen, die 35°C übersteigen, gelten aufgrund ihrer Gesundheitsgefährdung als unzulässig für normale Bürotätigkeiten.

2. Gibt es ein Recht auf "Hitzefrei"?

Im eigentlichen Sinne nicht. Bei extremen Temperaturen von über 35 Grad Celsius sind zwar die betroffenen Räume nicht mehr zumutbar, was aber im Umkehrschluss nicht impliziert, dass das Unternehmen keine angemessenen Ersatzräume bereitstellen kann. Simpel den Arbeitsort zu verlassen ist also keine arbeitsrechtlich zulässige Vorgehensweise.

3. Welche persönlichen Maßnahmen sind beim Arbeiten zur Abkühlung ratsam?

Sinnvolle Methoden haben wir im vorliegenden Artikel besprochen. In der Kurzfassung des Erwähnten bewahren atmungsaktive Kleidung, regelmäßiges Trinken von Wasser, der Verzehr leichter Mahlzeiten sowie die Nutzung von Behelfsmitteln wie Kühlkissen oder portablen Ventilatoren einen kühlen Kopf.

Das Hinweisgeberschutzgesetz stellt Arbeitgeber vor neue Herausforderungen. Viele Mittelständler fragen sich, welche organisatorischen Maßnahmen sie ergreifen müssen? Auf diese und weitere Fragen gibt der vorliegende Artikel Antworten.

Was regelt das Hinweisgeberschutzgesetz?

Whistleblower (deutsch: Hinweisgeber) mussten sich bislang Sorgen um ihre berufliche und private Zukunft machen. Sie wurden nicht selten stigmatisiert und benachteiligt. Ihre Berichte über Fehlverhalten und Rechtsverstöße blieben unbeachtet. Dabei tragen Hinweisgeber durch ihre Meldungen zum Schutz ihres Unternehmens und ihrer Kollegen bei. Wenn internen Verstößen nicht rechtzeitig nachgegangen wird, können sie irgendwann an die Öffentlichkeit gelangen – mit verheerenden Folgen für die Reputation betroffener Unternehmen.

Beweislastumkehr

Das Hinweisgeberschutzgesetz soll durch eine Beweislastumkehr verhindern, dass Hinweisgeber benachteiligt werden.

Angenommen, eine Person meldet einen Rechtsverstoß einer Vorgesetzten. Weiter angenommen, dieselbe Person bewirbt sich intern um eine andere Position und wird trotz ihrer Qualifikation abgelehnt. Nach dem neuen Gesetz obliegt es dem Unternehmen zu beweisen, dass die Ablehnung der internen Bewerbung keine Repressalie darstellt, beispielsweise keine „Vergeltung“ für das zuvor gemeldete Fehlverhalten der Vorgesetzten.

Meldestelle

Unternehmen ab 50 Beschäftigten müssen eine interne Meldestelle einrichten. Dort müssen Whistleblower die Möglichkeit haben, Hinweise mündlich, schriftlich oder auf Wunsch auch persönlich abzugeben.

Unternehmen dürfen die interne Meldestelle outsourcen, ähnlich wie den Datenschutzbeauftragten. Sie können Rechtsanwälte, Unternehmensberater oder Gewerkschaftsvertreter beauftragen, als Meldestelle zu fungieren. Viele Anwaltskanzleien bieten entsprechende Dienstleistungen an.

Das Bundesamt für Justiz hat zudem eine externe Meldestelle eingerichtet, und auch die Bundesländer können solche Meldestellen errichten, um Hinweisgebern eine weitere Möglichkeit zu geben. Diese können dann frei entscheiden, ob sie die interne Meldestelle ihres Unternehmens oder die externe Meldestelle nutzen möchten.

Anwendungsbereiche des HinSchG

Die Anwendungsbereiche des Hinweisgeberschutzgesetzes erstrecken sich auf EU-Recht und nationales Recht. Insbesondere sind das:

• Verstöße gegen Strafvorschriften nach deutschem Recht
• Bußgeldbewehrte Verstöße, das heißt Ordnungswidrigkeiten, „soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient“. Also im Klartext: Verstöße gegen Arbeitsschutz, Gesundheitsschutz, Mindestlohn, Bedingungen für Leiharbeit usw.
• Verstöße gegen Rechtsnormen, die europäisches Recht umsetzen, zum Beispiel im Zusammenhang mit Geldwäsche, Vergaberecht, IT-Sicherheit und Datenschutz, Verbraucherschutz, Qualität von Lebensmitteln und Medikamenten, Umweltschutz und viele andere mehr.

Welche Unternehmen sind vom Hinweisgeberschutzgesetz betroffen?

Das HinSchG betrifft alle Unternehmen ab 50 Beschäftigten – und damit auch mittelständische Betriebe. Alle Unternehmen und Organisationen dieser Größenordnung müssen sichere interne Hinweisgebersysteme einführen und betreiben.

Welche Maßnahmen müssen die betroffenen Unternehmen ergreifen?

Alle Arbeitgeber mit 50 oder mehr Beschäftigten sind verpflichtet, eine interne Meldestelle einzurichten.

Mittelständische Unternehmen im Bereich von 50 bis 249 Mitarbeitern können sich gemeinsam zusammenschließen und beispielsweise eine spezialisierte Anwaltskanzlei oder Unternehmensberatung als Meldestelle beauftragen.

Alternativ besteht die Möglichkeit, die Meldestelle bei einem der beteiligten Unternehmen einzurichten und die Kosten zu teilen.

Großunternehmen haben die Option, eine zentrale Meldestelle für den gesamten Konzern einzurichten.

Zusätzlich dazu müssen Unternehmen eine Richtlinie veröffentlichen und kommunizieren, in der klar festgelegt wird, wie sie mit Meldungen von Whistleblowern umgehen. Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter darüber informiert sind, welche Verfahren eingeleitet werden und an wen sie sich wenden können.

Sofern das Unternehmen einen Betriebsrat hat, ist dieser in die Gestaltung des Hinweisgebersystems einzubeziehen. Es ist also mit der Arbeitnehmervertretung einvernehmlich zu regeln, wie der Hinweisgeberschutz im Betrieb ausgestaltet wird, und darüber eine Betriebsvereinbarung zu schließen.

Welche Anforderungen muss eine interne Meldestelle erfüllen?

Unternehmen müssen internen Hinweisgebern die Möglichkeit bieten, Verstöße mündlich, schriftlich oder persönlich zu melden. Dabei muss die Anonymität des Hinweisgebers gewahrt bleiben und auch der Datenschutz nach DSGVO ist unbedingt einzuhalten. Die Identität des Whistleblowers und dessen Meldung dürfen nur den mit der Durchführung der Meldestelle betrauten Personen bekannt sein.

Nur in Ausnahmefällen, das heißt auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörden, darf der Name des Hinweisgebers genannt werden.

Die Verantwortlichen für die interne Meldestelle müssen unabhängig agieren. Das bedeutet nicht zwangsläufig, dass es sich um externe Kräfte handeln muss; sie können auch intern im Unternehmen beschäftigt sein. Dennoch dürfen keinerlei Interessenskonflikte vorliegen. Zudem ist es erforderlich, dass sie über die notwendige Fachkunde verfügen, sei es durch Schulungen oder aufgrund ihrer Qualifikation als Juristen.

Über welche Kanäle können Beschäftigte Meldungen abgeben?

Nach dem HinSchG müssen Unternehmen Meldungen von Hinweisgebern vertraulich entgegennehmen. Das kann im Gespräch oder in Textform geschehen, aber nicht per betriebsinterner E-Mail-Adresse oder Telefonnummer. Warum? Weil dann Dritte, namentlich die IT-Mitarbeiter des Unternehmens, auf die Informationen zugreifen könnten und die Anonymität und Vertraulichkeit nicht mehr gewährleistet wäre. Damit existieren drei Möglichkeiten, Hinweise entgegenzunehmen:

• Ein Mitarbeiter der Meldestelle trifft den Hinweisgeber zu einem persönlichen Gespräch.
• Das Unternehmen richtet eine für Anrufer kostenlose externe Telefonnummer ein, die nicht die Telefonnummer des Anrufenden registriert. Am anderen Ende der Leitung sitzt ein Mitarbeiter der Meldestelle. Vorsicht: Eine Voicebox erfüllt nicht die Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes.
• Das Unternehmen richtet ein IT-gestütztes Hinweisgebersystem ein, das die Maßgaben des HinSchG erfüllt. Sie müssen hier nichts Eigenes entwickeln, es existieren bereits Angebote mit entsprechender Standardsoftware.

Wie müssen Unternehmen mit internen Meldungen umgehen?

Die Meldestelle bearbeitet interne Meldungen über Verstöße in vier Schritten:

1. Eingangsbestätigung: Wenn ein Hinweis bei der internen Meldestelle eingeht, muss diese dem Hinweisgeber innerhalb von sieben Tagen den Erhalt bestätigen.
2. Prüfung. Bevor einem Hinweis überhaupt nachgegangen wird, muss die Meldestelle zunächst prüfen, ob der Verstoß in den Zuständigkeitsbereich des HinSchG fällt. Eventuell muss sie weitere Erläuterungen vom Hinweisgeber einholen. Wenn die Meldung stichhaltig ist, wird die Meldestelle Maßnahmen einleiten.
3. Bearbeitung und Rückmeldung: Innerhalb von drei Monaten nach Eingang der Meldung muss die Meldestelle den Hinweisgeber darüber informieren, was sie getan hat, um den betreffenden Missstand abzustellen. Sie könnte zum Beispiel interne Compliance-Untersuchungen einleiten oder sogar eine Meldung an die Strafverfolgungsbehörde abgeben.
4. Dokumentation:  Die Hinweise an die Meldestelle und die daraus resultierenden Maßnahmen müssen dokumentiert werden. Diese Dokumentation unterliegt strenger Vertraulichkeit und wird zwei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht.

Welche Strafe droht bei einem Verstoß gegen das Hinweisgeberschutzgesetz?

Verstöße gegen das HinSchG können als Ordnungswidrigkeiten mit einer Geldbuße belegt werden. Der unten vorgestellte Bußgeldrahmen gilt für die Unternehmensverantwortlichen.

In bestimmten Fällen kann sich dieser Rahmen für das Unternehmen selbst, bzw. die juristische Person oder Personengesellschaft, gemäß Ordnungswidrigkeitengesetz § 30 Abs. 2 Satz 3 auf bis zu 500.000 Euro verzehnfachen, warnt die IHK Stuttgart.

Höhe der Bußgelder

Folgende Bußgelder sieht das HinSchG bei Verstößen vor:

Repressalie, Beweislastumkehr und Schadenersatz

Die Enthüllung der Identität eines Hinweisgebers kann bereits dann als Repressalie betrachtet werden, wenn er beispielsweise bei Beförderungen übergangen wird oder sein befristeter Arbeitsvertrag nicht verlängert wird. In einem solchen Fall ist es Aufgabe des Arbeitgebers nachzuweisen, dass diese Entscheidungen nicht auf die gemachte Meldung zurückzuführen sind. Andernfalls drohen Schadensersatzansprüche des Whistleblowers sowie Bußgelder. In der Praxis enden derartige rechtliche Auseinandersetzungen oft mit einem Vergleich, bei dem das Unternehmen stets zahlungspflichtig ist.

Eeigentlich hätte Deutschland die Whistleblower-Richtlinie – auch: Hinweisgeberrichtlinie – der EU (Richtlinie 2019/1937) bereits bis Dezember 2021 in nationales Recht umsetzen müssen. Doch erst jetzt befindet sich das neue Hinweisgeberschutzgesetz im Gesetzgebungsverfahren. Mit seiner Verabschiedung wird noch in diesem Jahr gerechnet, sodass das Regelwerk Anfang 2023 in Kraft treten könnte. In dem Gesetz geht es um den Schutz von Personen, die Verstöße gegen strafrechtliche Vorgaben, aber auch gegen Arbeitsschutz, Umweltschutz, Gesundheitsschutz, Mindestlohn, Produktsicherheit, Verbraucherschutz, Datenschutz, Vergaberecht und ähnliche Vorschriften melden.

„Das Hinweisgeberschutzgesetz soll die Meldenden vor Benachteiligung und Repressalien schützen“, sagt Sarah Afshari. Die Expertin beschäftigt sich seit Jahren mit der Aufdeckung von Wirtschaftskriminalität – zunächst als Ermittlerin für große Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, dann als Compliance Officer und zertifizierte Datenschutzbeauftragte. Dabei leitete sie internationale Ermittlungen und Compliance-Audits in mehr als 30 Ländern und deckte Betrugs-, Geldwäsche- und Bestechungsfälle in Milliardenhöhe auf. Schließlich gründete sie mit DISS-CO ihr eigenes Unternehmen und entwickelte ein IT-gestütztes Hinweisgebersystem.

Whistleblower-Richtlinie betrifft Unternehmen ab 50 Beschäftigten

Das Hinweisgeberschutzgesetz verpflichtet – neben öffentlich-rechtlichen Organisationen, Kommunen und Behörden – auch Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten, eine oder mehrere interne Meldestellen einzurichten. Diese sollen es Hinweisgebern ermöglichen, Missstände mündlich, schriftlich, persönlich und auf Wunsch auch anonym aufzuzeigen.

Meldekanäle können zum Beispiel sein: ein spezieller Briefkasten, spezielle E-Mail-Accounts, eine Telefon-Hotline oder ein digitales Hinweisgebersystem. Welche Art von Meldekanal oder Meldekanälen ein Unternehmen einrichtet, liegt in seinem Ermessen.

Unternehmen können auch gemeinsame Meldestellen betreiben oder einen externen Dritten mit der Einrichtung und Betreuung einer internen Meldestelle beauftragen. Für Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitenden soll die Verpflichtung ab Inkrafttreten des Gesetzes gelten, für Arbeitgeber mit mehr als 50 und bis 249 Mitarbeitenden voraussichtlich ab Ende 2023.

„In jedem Fall ist der Schutz der Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebenden Person von allergrößter Bedeutung“, weist Sarah Afshari auf die Anforderungen des Gesetzgebers hin. Und hier liege aufgrund der geschützten Kommunikationswege und der Möglichkeiten zur Weiterverfolgung von Hinweisen ein wichtiger Vorteil von Software-basierten Hinweisgebersystemen. Damit sei man auf jeden Fall auf der sicheren Seite, sagt die Compliance-Expertin.

Vier Tipps für Unternehmen

1. Überprüfen Sie Ihre vorhandenen Richtlinien und Vorgaben! — Um gar nicht erst einen Anlass für Whistleblowing zu bieten, sollten Sie die alle unternehmensinternen Regelungen im Hinblick auf die Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes checken. Schließen Sie etwaige Lücken, zum Beispiel in Bezug auf Ihre Reiserichtlinien, die Annahme von Geschenken oder den Umgang mit Geschäftspartnern.
2. Stellen Sie das Compliance-Know-how Ihrer Beschäftigten fest! — Führen Sie zum Beispiel eine Umfrage durch, um den gegenwärtigen Wissenstand der Beschäftigten in Erfahrung zu bringen.
3. Schließen Sie Wissenslücken bei Ihren Mitarbeitenden! — Informieren und schulen Sie Ihre Beschäftigten, zum Beispiel durch Video-Tutorials, und sensibilisieren Sie so für die Compliance-relevanten Themen.
4. Leben Sie Regelkonformität von der Unternehmensspitze her vor! — Compliance-Vorgaben sind nur dann glaubwürdig, wenn sich die Führungsebene keine Ausnahmen von der Regel gönnt.

Welche Maßnahmen muss ein Unternehmen ergreifen, damit sich alle Organe und Mitarbeiter rechtmäßig verhalten – und zwar sowohl hinsichtlich gesetzlicher Bestimmungen als auch unternehmenseigener Ge- und Verbote? Darum geht es bei Compliance (deutsch: Regeltreue bzw. Regelkonformität), erläutert Malte Passarge. Als Partner der Hamburger Rechtsanwaltskanzlei HDH und Geschäftsführer des Vereins Pro Honore engagiert sich der Jurist insbesondere für Compliance im Mittelstand. Gerade dort müsse das Verständnis für das langfristige Potenzial dieses Themas wachsen.

Geschenke und Absprachen: Was ist zulässig?

Eine pauschale Wertgrenze, ab der beispielsweise Geschenke zwischen Geschäftspartnern grundsätzlich als regelwidrig im Sinne von Korruption anzusehen sind, gibt es laut Fachmann Passarge in der deutschen Privatwirtschaft nicht. Vielmehr müsse man stets den Gesamtkontext der Geschäftsbeziehung betrachten: Wer ist der Geschäftspartner, den ich zum Essen einlade? Hat man gerade ein kritisches Vertragsverhältnis? Gibt es ein offenes Angebot? Liegt ein Rechtsstreit vor?

Um potenziellen Regelverstößen im Zusammenhang mit Geschenken vorzubeugen, empfiehlt Passarge Unternehmen, eine der folgenden Vorgehensweisen zu wählen:

• Gar keine Geschenke annehmen und auch keine machen – Wer dies seinen Partnern in freundlichem Ton mitteile, sei auf der sicheren Seite.
• Starre Wertgrenzen festlegen – Meist werde hier wegen des Steuerfreibetrags ein Wert von 35 Euro für die Annahme und Abgabe von Geschenken gewählt.
• Flexible Wertgrenzen festlegen – Ebenfalls möglich sei es, je nach Geschäftspartner verschiedene Wertgrenzen festzulegen. Dies erfordere aber auch individuelle Freigabeprozesse. So sei es beispielsweise ratsam, vor einem hochwertigen Kundenevent eine Genehmigung durch den Vorgesetzten des Eingeladenen einzuholen.

Compliance-Probleme im Zusammenhang mit Geschenken können auch bei Geschäften mit internationalen Partnern auftreten, etwa im Import und Export. Hierzu müsse man wissen, dass die Regularien in vielen Ländern deutlich strenger als in Deutschland seien, so Passarge.

Auch in Staaten, in denen Geschenke bei einer Geschäftsanbahnung als kulturelle Gepflogenheit gelten, bestehe die Gefahr, gegen Landesrecht zu verstoßen. Hinzu komme, dass Bestechung im Ausland auch nach deutschem Recht strafbar ist. Unternehmer sollten daher in jedem Fall eventuelle Störgefühle beachten und unbedingt die Rechtslage prüfen.

Vorsicht ist Malte Passarge zufolge auch bei Absprachen geboten. So könne es zum Beispiel schon bei einem lockeren Gespräch auf einer Messe zu einer unzulässigen Preis- oder Konditionenabsprache zwischen Wettbewerbern kommen. Mitunter fehle den Beteiligten zwar das Unrechtsbewusstsein, dies ändere aber nichts an den möglichen wettbewerbsrechtlichen Folgen.

Wie sehen die rechtlichen Vorgaben zu Compliance aus?

Bezüglich der Rechtsvorschriften zum Thema Compliance ist in Deutschland inzwischen etwas in Bewegung gekommen, wie Malte Passarge betont.

• So verpflichtet das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz Unternehmen dazu, auf die Einhaltung von Menschenrechten und Umweltstandards in der Lieferkette zu achten.
• Eine weitere Compliance-Vorschrift ist die Hinweisgeberrichtlinie der EU (EU-Richtlinie 2019/1937), auch „Whistleblower-Richtlinie“ genannt. Durch sie sollen Personen, die Hinweise auf Compliance-Verstöße in Unternehmen oder öffentlichen Organisationen geben, vor Repressalien geschützt werden. In Deutschland sind von dieser Richtlinie grundsätzlich alle Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern betroffen. Sie müssen entsprechende Meldekanäle einrichten. Dies kann zum Beispiel ein dafür Beauftragter (Compliance-Officer oder Ombudsmann) oder auch ein spezieller E-Mail-Account sein.

Compliance im Mittelstand: Die ersten drei Schritte für Unternehmen

1. Schonungslose Risikoanalyse durchführen. Dabei kommt es entscheidend darauf an, ehrlich zu sein. Eventuelle „Leichen im Keller“ gehören also auf den Tisch – und nicht unter den Teppich. Im Zuge der Risikoanalyse sollte man sich beispielsweise fragen: Welche Probleme gab es in der Vergangenheit? Wo hat man schlechte Erfahrungen gemacht?
2. Compliance-Richtlinien formulieren. Basierend auf den Erkenntnissen im Rahmen der Risikoanalyse gilt es nun, Richtlinien für das eigene Unternehmen zu formulieren und Standards zu setzen.
3. Die Compliance-Vorgaben und Standards kommunizieren. Es reicht nicht aus, das Regelwerk ans schwarze Brett zu heften oder auf einem Server zu hinterlegen. Vielmehr sollte die Unternehmensführung in Sachen Compliance offensive Kommunikation betreiben – und zwar insbesondere an die Mitarbeiter, aber auch an wichtige Auftraggeber und Geschäftspartner.

Neues Jahr, neue Regeln: Arbeitgeber kennen das Spiel bereits aus dem Bereich der Lohnabrechnung. Doch auch abseits der Entgeltabrechnung gibt es diesmal eine Reihe von Neuerungen für Unternehmen. Dieser Beitrag nennt sechs gesetzliche Änderungen 2022, die zwar kein Schlagzeilen-Potenzial haben, aber dennoch viele Betriebe betreffen.

E-Rechnungspflicht in weiteren Bundesländern

Bereits seit dem 27. November 2020 müssen Unternehmen, die Aufträge von öffentlichen Stellen des Bundes oder des Bundeslands Bremen erfüllen, für die Abrechnung ihrer Leistungen eine E-Rechnung erstellen und übermitteln. Seit Jahresbeginn 2022 gilt diese E-Rechnungspflicht auch in den folgenden Bundesländern:

Baden-Württemberg

Unternehmen, die Leistungen für Behörden des Landes oder andere öffentliche Auftraggeber (z. B. Hochschulen oder Kommunen) erbringen, müssen ihre Rechnungen nun digital beim Zentralen Rechnungseingang (ZRE) Baden-Württemberg einreichen. Dies kann per Hochladen oder E-Mail geschehen. Die Rechnungen müssen elektronisch in einem strukturierten XML-Format vorliegen. Eine Bilddatei reicht nicht aus, ein PDF-Dokument nur dann, wenn es mindestens die Spezifikation ZUGFeRD 2.0 erfüllt. Von der E-Rechnungspflicht ausgenommen sind Rechnungen für Beträge bis 1.000 Euro netto, geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten sowie Rechnungen an die Kommunalverwaltung.

Serviceportal Baden-Württemberg

Hamburg

Die Vertragspartner öffentlicher Auftraggeber des Bundeslands Hamburg sind seit dem 1. Januar 2022 verpflichtet, ihre Rechnungen im Standardformat XRechnung zu übermitteln. Dies gilt in der Regel ab einem Nettobetrag von 1.000 Euro bei Warenlieferungen und Leistungen sowie ab 3.000 Euro bei Bauleistungen. Zulässige Versandkanäle sind PEPPOL, das E-Rechnungsportal und der Rechnungsversand per E-Mail.

Mehr zur E-Rechnungspflicht in Hamburg

Saarland

Im Saarland sind Unternehmen seit dem 1. Januar 2022 von der E-Rechnungspflicht betroffen, wenn sie Aufträge für öffentliche Auftraggeber ausführen und wenn der Auftraggeber am zentralen E-Rechnungseingang teilnimmt. Die Rechnungen sind im strukturierten XRechnung-Format entweder über den E-Rechnungseingang des Landes Rheinland-Pfalz hochzuladen oder als E-Mail-Anhang an die Funktionsadresse ZRE-RLP@poststelle.rlp.de zu versenden. Ausgenommen von der E-Rechnungspflicht sind Rechnungen für Beträge bis 1.000 Euro netto sowie die Rechnungsstellung bei Bar- und Sofortzahlungen (unabhängig vom Rechnungsbetrag).

Informationsportal des Saarlands

Ende der Nichtbeanstandungsregelung für Registrierkassen

Zu den wichtigen Änderungen 2022 zählt das Auslaufen der sogenannten Nichtbeanstandungsregelung für alte Registrierkassen (vgl. Artikel 97 § 30 Abs. 3 EGAO).

Elektronische Registrierkassen, die im Zeitraum vom 26. November 2010 bis zum 31. Dezember 2019 gekauft wurden und nicht mit der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) aufgerüstet werden können, dürfen demzufolge nur noch bis zum 31. Dezember 2022 verwendet werden.

Betroffene Unternehmer sollten daher unbedingt im Laufe dieses Jahres eine TSE-fähige Kasse einführen und diese spätestens ab 1. Januar 2023 einsetzen. Wer ab 2023 weiterhin seine alte Kasse verwendet, riskiert ein Bußgeld von bis zu 25.000 Euro.

Änderungen bei den Meldungen zur Intrahandelsstatistik

Neuerungen gibt es 2022 auch bei der Intrahandelsstatistik. Diese verpflichtet Unternehmen, für den innergemeinschaftlichen Warenverkehr statistische Meldungen abzugeben, sogenannte Intrastat-Meldungen. Seit dem 1. Januar 2022 gelten hierfür neue Vorgaben:

• Unter anderem ist ab dem Berichtsmonat Januar 2022 eine geänderte Nummerierung der in den Intrastat-Meldungen verwendeten Geschäftsarten („Art des Geschäfts“, kurz: AdG) zu beachten. Auch hat sich in einigen Bereichen die genaue Definition der Geschäftsarten geändert.
• Bei Versendungen aus Deutschland müssen nun Ursprungsangaben in Form einer Ländercodierung gemeldet werden. Bis Ende 2021 war die Ursprungsangabe nur bei Verbringungen nach Deutschland vorgeschrieben.
• Des Weiteren muss bei Versendungen die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Umsatzsteuer-ID) des Warenempfängers gemeldet werden.
• Ebenfalls neu ist, dass nun pro unterschiedlichem Empfänger und unterschiedlichem Ursprungsland der Waren eigene Meldungen notwendig sind. Warenbewegungen dürfen nur noch zusammengefasst werden, wenn alle Länderangaben (Bundesland, Bestimmungs-/Versendungsland, Ursprungsland), die Geschäftsart, der Verkehrszweig und die Warennummer (bei Versendung: Umsatzsteuer-ID des Warenempfängers) übereinstimmen.

Über die Details der veränderten Berichtspflichten informiert das Statistische Bundesamt in einem Änderungsleitfaden.

Zusätzliche Rücknahmepflichten für den Handel durch neues ElektroG

Das Elektro- und Elektronikgerätegesetz (ElektroG) erlegt Herstellern und Vertreibern von Elektrogeräten seit 2005 verschiedene Rücknahme- und Informationspflichten auf. Per Novelle vom Mai 2021 wurde das ElektroG in mehreren Punkten nachgeschärft bzw. erweitert. Beispielsweise werden ab dem 1. Juli 2022 auch Lebensmittelhändler (z. B. Supermärkte und Discounter) mit einer Gesamtverkaufsfläche von mindestens 800 Quadratmetern verpflichtet sein, alte Elektrogeräte kostenlos zurücknehmen, soweit sie regelmäßig Neugeräte anbieten.

Neu ist auch die Pflicht für Onlinehändler, ihren Kunden beim Verkauf bestimmter Elektrogeräte (z. B. Kühlschränke, Fernsehgeräte, Waschmaschinen) die Möglichkeit einzuräumen, ein entsprechendes Altgerät direkt und kostenlos über den ausliefernden Logistikdienstleister zurückzugeben.

Darüber hinaus verpflichtet das novellierte ElektroG rücknahmepflichtige Händler, verstärkt über die Rückgabemöglichkeiten zu informieren.

Weitere Informationen zu den Änderungen durchs ElektroG

Erweiterte Pfandpflicht und weitere Änderungen für die Gastronomie

Eine der wichtigen Änderungen 2022 für Handel und Gastronomie ist die seit dem 1. Januar 2022 geltende Pfandpflicht für Getränke in Dosen oder Einwegkunststoffflaschen mit einem Volumen von bis zu drei Litern. Die erweiterte Pfandpflicht beseitigt viele Ausnahmen, die bis Ende 2021 für Spirituosen, Wein und mehrere Nischenprodukte galten.

Bereits im Umlauf befindliche pfandfreie Verpackungen dürfen in der ersten Jahreshälfte 2022 aber noch eingeschränkt verkauft werden. Ab 2024 wird die Pfandpflicht auch Milchgetränke in Plastikflaschen betreffen.

Darüber hinaus müssen sich Imbissbetreiber, Lieferdienste und andere Gastronomiebetriebe, die „Essen-to-go“ anbieten, auf weitere Neuerungen einstellen. Ab 2023 müssen sie nämlich Kunden, die Speisen mitnehmen oder bestellen, Mehrwegbehälter für den Transport zur Verfügung stellen.

Sehr kleine Betriebe mit maximal fünf Beschäftigten und Verkaufsfläche von höchstens 80 Quadratmetern (z. B. Imbissbuden, Kioske) werden die Speisen ausnahmsweise auch in mitgebrachte Behälter abfüllen dürfen.

Verbot für leichte Plastiktüten im Handel

Einzelhändler dürfen seit Anfang Januar 2022 keine leichten Plastiktüten mit einer Wandstärke zwischen 15 und 50 Mikrometern an Kunden ausgeben. Bei Verstößen gegen das Verbot drohen Bußgelder. Die sogenannten Knotenbeutel für den Transport von Gemüse oder Obst dürfen jedoch weiterhin angeboten werden. Voraussetzung ist, dass die Wandstärke dieser Plastikbeutel den Grenzwert von 15 Mikrometern nicht überschreitet.