Arbeitsrecht

Es war das Thema für viele Arbeitgeber im Sommer 2022 – und es bleibt ein ständiger Begleiter in der arbeitsrechtlichen Beratung: das „neue“ Nachweisgesetz. Nachdem die Gesetzesnovelle zum 1. August 2022 in Kraft getreten war, hat sie einiges durcheinandergewirbelt. Wir stellen hier die wesentlichen Änderungen vor und geben Handlungsempfehlungen für Arbeitgeber. Und wir haben auch Gutes zu berichten: Jedenfalls bei den Formvorgaben ist der Gesetzgeber auf dem Weg, sich von allzu strengen Vorgaben zu verabschieden.

Was regelt das Nachweisgesetz?

Das Nachweisgesetz dient dazu, Arbeitnehmer über die wesentlichen Inhalte des Arbeitsverhältnisses zu informieren. Der Hintergrund dieses Gesetzes ist die EU-Richtlinie über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen, besser bekannt als „Arbeitsbedingungen-Richtlinie“.

Ziel dieses europäischen Rechtsaktes ist es, Arbeitnehmer in der immer weiter flexibilisierten Arbeitswelt, die sich mit teilweise prekären Arbeitsverhältnissen zunehmend auf digitalen Plattformen abspielt (sogenannte Gig-Economy), zu stärken. Daher müssen Arbeitgeber ihre Beschäftigten beispielsweise über die Höhe des Arbeitsentgelts, die Pflicht zur Leistung von Überstunden und die Voraussetzungen von deren Anordnung informieren – und zwar bereits bei Abschluss des Arbeitsvertrags, spätestens jedoch, wenn der Arbeitnehmer nachfragt. Hierdurch soll die Transparenz für Arbeitnehmer erhöht werden.

Welche Änderungen im Nachweisgesetz greifen seit August 2022?

Zum 1. August 2022 wurde das Nachweisgesetz, das in anderer Form bereits seit Längerem besteht, erheblich erweitert:

• Es gelten nun angepasste Informationspflichten des Arbeitgebers.
• Eine weitere Neuerung sind erheblich verkürzte Fristen zur Vorlage einer Information über die im Gesetz genannten wesentlichen Aspekte des Arbeitsverhältnisses.
• Auch muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer nun über Änderungen der wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich informieren. Diese Information muss dem Arbeitnehmer spätestens am Tag des Wirksamwerdens der Änderung vorliegen.
• Zudem droht dem Arbeitgeber nun pro Verstoß gegen das Nachweisgesetz ein Bußgeld in Höhe von bis zu 2.000 Euro.

Über welche Arbeitsbedingungen muss ein Nachweis geführt werden?

Das Nachweisgesetz regelt umfassend, über welche „wesentlichen Vertragsinhalte“ der Arbeitgeber die Arbeitnehmer informieren muss. Hierzu zählen neben Name und Anschrift der Vertragsparteien jetzt auch neue Angaben, wie beispielsweise der Hinweis auf die Kündigungsmodalitäten oder die Art und Weise sowie Fälligkeit und Höhe der einzelnen Gehaltsbestandteile.

Um sich einen ersten Überblick zu verschaffen, empfiehlt sich für Arbeitgeber der Blick in § 2 Nachweisgesetz. Dort wird aufgeführt, welche Informationen zur Verfügung gestellt werden müssen.

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In welcher Form ist der Nachweis vom Arbeitgeber nunmehr zu führen?

Das Nachweisgesetz sah hier seit dem 1. August 2022 strenge Schriftform vor. Dies bedeutete, dass über sämtliche genannten wesentlichen Vertragsinhalte auf einem verkörperten Dokument, welches durch beide Vertragsparteien eigenhändig unterzeichnet wurde, informiert werden musste. Doch hier hat der Gesetzgeber im Frühjahr 2024 auf die berechtigte Kritik an dieser aus der Zeit gefallenen Vorgabe reagiert.

Künftig soll die elektronische Form genügen. Das bedeutet, es genügt eine dauerhaft speicherbare Dokumentation, in der die Person des Erklärenden genannt ist und die auf Wunsch des Mitarbeiters auch ausgedruckt werden können muss. Tinte und Papier braucht künftig also – zum Glück – keiner mehr.

An den zwei Arten der Durchführung (modi operandi), um den Anforderungen des Nachweisgesetzes zu genügen, ändert sich dadurch jedoch nicht viel:

1. Das Nachweisgesetz lässt es zu, dass über die wesentlichen Vertragsbedingungen via Arbeitsvertrag informiert wird. Dies bietet sich insbesondere bei statischen Arbeitsverhältnissen an. In diesem Fall können die wesentlichen Vertragsbedingungen – von denen im Übrigen einige, wie etwa der Urlaubsanspruch oder die Vergütungshöhe ohnehin arbeitsvertraglich geregelt sein werden – ebenfalls in den Arbeitsvertrag aufgenommen werden. Die gesetzliche Neuerung sorgt nun dafür, dass auch eine schlichte elektronische Vereinbarung – etwa via E-Mail – genügt, um die Vorgaben zu erfüllen.
2. Für Arbeitsverhältnisses hingegen, die sich häufig ändern oder bei denen sich die Konditionen im Wandel befinden, kann es sich anbieten, die Arbeitsbedingungen in einem gesonderten Informationsblatt aufzunehmen. Hierbei wird künftig die elektronische Form genügen.  Auch haben zahlreiche Arbeitgeber ihre Personalabteilung inzwischen digitalisiert, weshalb Arbeitsverträge inzwischen häufig nur noch elektronisch vorgehalten werden. In diesem Fall könnte dann etwa ein PDF zur Verfügung gestellt werden.

Welche Fristen muss der Arbeitgeber einhalten?

Hier sieht das Nachweisgesetz ein dreistufiges Modell vor:

• Arbeitnehmer, deren Arbeitsverhältnis nach dem 1. August 2022 aufgenommen wurde, haben hinsichtlich einiger Vertragsinhalte zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses, spätestens am Tag der ersten Arbeitsleistung ein Anrecht auf Information über die wesentlichen Vertragsinhalte. Für andere Angaben hat der Arbeitgeber grundsätzlich sieben Kalendertage Zeit.
• Arbeitnehmer, deren Arbeitsverhältnis bereits vor dem 1. August 2022 bestand, haben hingegen Anspruch auf eine Bereitstellung der wesentlichen Vertragsinhalte nach dem Nachweisgesetz erst dann, wenn sie dies beim Arbeitgeber geltend machen. Hier hat der Arbeitgeber dann sieben Tage Zeit, die entsprechenden schriftlichen Informationen vorzulegen. Dazu wird künftig eine E-Mail ausreichen.
• Über Änderungen der wesentlichen Vertragsbedingungen im laufenden Arbeitsverhältnis muss der Arbeitgeber spätestens im Zeitpunkt informieren, in dem diese Änderungen in Kraft treten.

Was droht dem Arbeitgeber bei Verstößen gegen das Nachweisgesetz?

Verstöße gegen das Nachweisgesetz können ein Bußgeld von bis zu 2.000 Euro pro Verstoß auslösen. Hierbei ist jedoch einschränkend anzumerken, dass ein Bußgeld nur bei vorsätzlichen Verstößen greift. Dennoch sollten Arbeitgeber die neuen Vorgaben nicht auf die leichte Schulter nehmen. Denn neben der Tatsache, dass etwa im Rahmen einer Betriebsprüfung auch Verstöße gegen das Nachweisgesetz aufgedeckt werden können, stellt es auch einen Wettbewerbsnachteil im Kampf um qualifizierte Arbeitskräfte dar, wenn der Arbeitgeber die entsprechenden Informationen nicht vorhält – die Konkurrenz aber schon.

Fazit

Das Nachweisgesetz hat durch die Neuerungen im Sommer 2022 an Bedeutung gewonnen. Im Zuge der Beratung wird schnell deutlich, dass Arbeitsverträge teilweise arg in die Jahre gekommen sind. Oft können die dort geregelten Inhalte aufgrund von Gesetzes- oder Rechtsprechungsänderungen gar nicht mehr durchgesetzt werden. Insoweit empfiehlt es sich, die Pflichten aus dem Nachweisgesetz zum Anlass für eine generelle Überarbeitung der Musterarbeitsverträge zu nehmen.

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Der Urlaubs-Anspruch der Arbeitnehmer ist gesetzlich geregelt. Doch welchen Anspruch auf Urlaub müssen Ihre Arbeitnehmer laut Vertrag haben? Gibt es gesetzliche Unterschiede zwischen Arbeitern, Angestellten und Auszubildenden? Wie lassen sich unterschiedliche Urlaubs-Ansprüche von Ihnen als Arbeitgeber berechnen? Alles zum Thema Urlaub, Gesetz und Urlaubs-Anspruch erfährst Du in diesem Artikel.

Urlaubsanspruch: Definition

Der Urlaubsanspruch von Arbeitnehmern kann laut Gesetz definiert werden als das Recht auf eine bezahlte Freistellung von der Arbeit. Diese dient der Erholung und dem Erhalt der Leistungsfähigkeit der Arbeitnehmer. Dies soll u.a.vorbeugen, dass Mitarbeiter sich häufig krank melden oder "krank" machen. Die Dauer des Urlaubsanspruchs ist gesetzlich festgelegt und das Urlaubs-Gesetz von Land zu Land unterschiedlich.

• In Deutschland beträgt der gesetzliche Anspruch auf Urlaub pro Jahr 24 Werktage (ausgehend von 6 Werktagen pro Woche). Realiter erhalten viele Arbeitnehmer in der Regel laut Vertrag allerdings bis zu 30 Urlaubstage innerhalb eines Jahres, was bei einer Fünf-Tage-Woche sechs Wochen bezahltem Urlaub entspricht.
• In der Schweiz haben Arbeitnehmer hingegen Anspruch auf mindestens vier Wochen bezahlten Urlaub innerhalb eines Jahres.
• In Österreich haben Arbeitnehmer derweil innerhalb eines Jahres Anspruch auf 25 Tage bezahlten Urlaub bei einer Fünf-Tage-Woche und Anspruch auf 30 Werktage bei einer Sechs-Tage-Woche, so dass diese also auf insgesamt fünf Kalenderwochen Urlaub während eines Jahres kommen.

In allen Ländern gilt der gesetzliche Urlaubs-Anspruch für Festangestellte genauso wie der Anspruch auf Urlaub für Aushilfen, Saisonkräfte, geringfügig Beschäftigte oder Werkstudenten.

Wie wirkt sich ein Urlaubsanspruch auf die Mitarbeiterbindung aus?

Unternehmen sollten nicht unterschätzen, dass sie mit den Urlaubstagen, die sie ihren Mitarbeitern gewähren, ein erhebliches Motivationstool in den Händen halten. Jeder zusätzliche Urlaubstag, der über den gesetzlichen Mindestanspruch hinausgeht, beflügelt nachweislich die Mitarbeiterbindung. Das kann auch dazu beitragen, dass Mitarbeiter seltener krank sind und sich so seltener krank melden.

Ein Plus an Urlaub und Freizeit ist vielen Fachkräften einiges Wert, wie eine Online-Umfrage des Stellenmarktes meinestadt.de unter 9.252 Fachkräften ergeben hat. Fast ein Viertel der Teilnehmer gab an, dass sie für mehr Freizeit auch mehr Einsatz in der verbleibenden Arbeitszeit zeigen würden. Jeder Fünfte würde sogar auf anderweitige Benefits wie Dienstwagen oder Diensthandy verzichten. Genauso viele würden für mehr Urlaub auch weniger oder kürzere Pausen in Kauf nehmen.

Fast 20 Prozent der Arbeitnehmer verzichten lieber auf Dienstwagen oder Firmenhandy als auf Urlaubstage. - Suiteify

Wie kann ich für meine Mitarbeitenden den Urlaubsanspruch berechnen?

So beliebt Urlaub bei den Arbeitnehmern auch ist, so komplex wird es allerdings, wenn es um die Berechnung des Urlaubs von Mitarbeitern geht. Hier gibt es für Dich als Arbeitgeber so einige gesetzliche Urlaubs-Regeln zu beachten. Nehmen wir zum Beispiel den Urlaubsanspruch von Teilzeitarbeitnehmern laut Gesetz.

Auch, wenn Arbeitnehmer nicht voll arbeiten, haben sie den vollen Urlaubsanspruch. Kommen sie an allen Arbeitstagen zur Arbeit, ist es auch kein Problem, diesen Anspruch auf Urlaub zu berechnen. Für eine Woche Urlaub reicht der Arbeitnehmer bei einer Fünf-Tage-Woche einfach fünf Urlaubstage ein.

Komplexer wird es hingegen, wenn ein Arbeitnehmer nicht an allen Arbeitstagen in der Woche arbeitet. Bei 6 Werktagen pro Woche umfasst der gesetzliche Mindestanspruch 24 Urlaubstage pro Jahr - die meisten Arbeitnehmer haben bei einer Vollzeitbeschäftigung jedoch 5 Arbeitstage in der Woche, wodurch der gesetzliche Mindestanspruch 20 Urlaubstage im Jahr beträgt. Bei Teilzeitkräften fällt der Anspruch entsprechend geringer aus. Dann lässt sich der gesetzliche Anspruch auf Urlaub wie folgt berechnen:

4 Wochen Urlaub (Mindestanspruch) im Jahr x Arbeitstage pro Woche = Urlaubstage pro Kalenderjahr

Aus dieser Berechnung ergibt sich, dass Arbeitnehmer, die einmal pro Woche arbeiten, einen Urlaubs-Anspruch von vier Tagen innerhalb eines Jahres haben. Wer zwei Tage in der Woche arbeitet, dem stehen mindestens acht Urlaubs-Tage im Jahr laut Vertrag zu und wer an drei oder vier Tagen in der Woche arbeitet, hat einen Mindestanspruch auf Urlaub von 12 beziehungsweise 16 Tagen innerhalb eines Jahres.

Kleiner Tipp: Eine manuelle Urlaubsanspruchsberechnung ist mit einer Personalsoftware nicht notwendig. Das Tool ermittelt automatisch den individuellen Urlaubsanspruch jedes Arbeitnehmers – für Voll- und Teilzeitarbeitskräfte.

Anspruch auf Urlaub berechnen im Falle einer Kündigung

Laut Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) ist es das Recht eines jeden Arbeitnehmers, bei einer 5-Tage-Woche einen Mindestanspruch in Höhe von 20 Arbeitstagen zu beanspruchen, die als bezahlter Urlaub verbracht werden können und sollen. Fehlzeiten durch Krankheit zählen hier natürlich nicht hinzu.

Das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) und der damit verbundene Mindesturlaub greift natürlich auch im Falle einer unterjährigen Kündigung. Aber was wird dann aus dem Jahresurlaub?

Für jeden vollen Monat der Beschäftigung besteht 1/12 des betrieblich vereinbarten Urlaubsanspruchs. Wird beispielsweise ein Arbeitsverhältnis seitens des Arbeitnehmers zum 30. April gekündigt und hat dieser einen Arbeitsvertrag mit 30 Tagen Urlaub im Jahr, so stehen ihm oder ihr 4/12 davon zu, also 10 Arbeitstage Urlaub. Mit jedem Monat, den Mitarbeiter im Unternehmen beschäftigt sind, erarbeiten sie sich in diesem Beispiel 2,5 Tage Urlaub.

Wenn sich das Arbeitsverhältnis ändert: Urlaubsanspruch bei unterjährigem Start oder Ende des Vertrags

Eine Besonderheit besteht bei unterjährigem Start vom Arbeitsvertrag oder unterjährigem Ausscheiden aus dem Unternehmen: Plant ein Mitarbeiter unterjährig die Beendigung seines Arbeitsverhältnisses, so greifen Arbeitgeber einfach auf die schon für den Urlaubsanspruch bekannte Berechnung zurück:

(Firmenzugehörigkeit im bestehenden Jahr in Monaten) x (monatlicher Urlaubsanspruch)

Fällt allerdings das Datum in die zweite Jahreshälfte, also verlässt ein Arbeitnehmer nach dem 01.07. den Betrieb und hat von seinem/ihrem Jahresurlaub in diesem Kalenderjahr noch keinen Urlaubstag genommen, so greift der volle Anspruch des Bundesurlaubgesetzes (BUrlG) und statt beispielsweise 7x2,5=17,5 Urlaub stehen die vollen im BUrlG vorgesehenen 20 Tage Urlaub zu. So wird der Mindesturlaub durchgesetzt.  

Diese Regelung gilt für Personen, die nicht in Teilzeit sind, sondern ein Arbeitsverhältnis in Vollzeit, also mit 5 Arbeitstagen pro Woche, wahrnehmen. In Bezug auf Teilzeit muss die Berechnung natürlich entsprechend anteilig ins Verhältnis gesetzt werden.

Auch eine Übertragung des nicht in Anspruch genommenen Jahresurlaubs auf einen anderen Betrieb ist möglich.

Rückstellungen durch Urlaub: Was ist zu beachten?

Zudem können alle Mitarbeitenden den jeweiligen Urlaubsanspruch anhand des Urlaubskontos jederzeit nachvollziehen und einsehen. Das kann von Vorteil sein, denn Mitarbeitende haben so stärker im Blick, ihren Urlaub auch wirklich aufzubrauchen. Und genau so sieht es das Gesetz eigentlich vor (§ 7 des Bundesurlaubsgesetzes (BurlG)) . Hier heißt es: „Der Urlaub muss im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden.”

Es kommt allerdings immer wieder vor, dass Angestellte ihren Urlaub innerhalb eines Jahres nicht gänzlich in Anspruch nehmen und sich diesen für das kommende Jahr aufheben. Damit entsteht für den Arbeitgeber ein sogenannter Erfüllungsrückstand.

Das Unternehmen muss also den restlichen Urlaub eines Jahres auf das Folgejahr buchen und in seiner Bilanz eine Rückstellung bilden. Hierzu steht im Bundesurlaubsgesetz: „Im Fall der Übertragung muss der Urlaub in den ersten drei Monaten des folgenden Kalenderjahres gewährt und genommen werden.” Danach verfällt der Anspruch den Urlaub noch einzulösen, wenn keine alternative Vereinbarung getroffen wurde.

Wie sieht der perfekte Urlaubsantrag aus?

Wer Urlaub beantragen will, muss dies schriftlich tun. Der Antrag eines Urlaubs wird von Arbeitgeber zu Arbeitgeber allerdings höchst unterschiedlich gehandhabt.

In manchen Betrieben gibt es eine Liste, in der die Mitarbeiter ihre gewünschten Urlaubstage eintragen können. In anderen Unternehmen schreiben Mitarbeiter einfach eine formlose Mail an die HR-Abteilung mit Daten rund um den Urlaub (z.B. Zeitraum, Vertretung) und in größeren Unternehmen müssen Mitarbeiter laut Vertrag meist schriftliche Anträge ausfüllen.

Laut Gesetz muss der Urlaubsantrag mindestens 14 Tage vor dem Antritt des Urlaubs eingereicht werden. Meist brauchen Unternehmen die folgenden Angaben zum Verbuchen des Urlaubs:

• Personalnummer
• Position
• Anschrift
• Anzahl der beantragten Urlaubstage
• Zeitraum des Urlaubs
• Name der Vertretung während des Urlaubs
• Name des Vorgesetzten

Urlaubsanspruch berechnen leichtgemacht: Zeitmanagement Tools

HR und der Linienvorgesetzte erhalten automatisch eine Benachrichtigung, dass eine Genehmigung eines Urlaubs erforderlich ist. Diese ist mit einem Klick erteilt und der Arbeitnehmer erhält die Rückmeldung: Urlaub genehmigt. Durch eine Kalenderfunktion ist für den Arbeitgeber bzw. die Führungskraft direkt auf einen Blick ersichtlich, wo sich Urlaub überschneidet und wo es zu Arbeits-Engpässen kommen könnte.

Mit der richtigen Zeiterfassung Software kann selbst das komplexe Thema Urlaubsanspruch sekundenschnell gesetzlich richtig gemanagt werden.

Nach zähen Verhandlungen wurde das „Gesetz zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovation sowie Steuervereinfachung und Steuerfairness“ oder kurz „Wachstumschancengesetz“ am 27. März 2024 im Bundesgesetzblatt verkündet. Es soll für Unternehmen steuerliche Anreize schaffen und auf diesem Wege die deutsche Wirtschaft ankurbeln – über die Auswirkungen auf HR und Entgeltabrechnung haben wir bereits berichtet. Der vorliegende Beitrag widmet sich nun einem speziellen Thema, das ebenfalls in diesem Gesetz behandelt wurde: der Erstattung und Verzinsung von zu viel gezahlten Pflegeversicherungsbeiträgen.

Brennpunkt Pflegeversicherung

Im vergangenen Jahr wurden die Beiträge zur gesetzlichen Pflegeversicherung (PV) neugestaltet, Arbeitnehmer mit berücksichtigungsfähigen Kindern erhalten seitdem nach Kinderanzahl gestaffelte Abschläge auf ihren Beitragsanteil. Diese komplexe Veränderung bedeutet einen erheblichen Mehraufwand bei der Beitragsberechnung und macht ein einheitliches (digitales) Nachweisverfahren mit Blick auf die einzubeziehenden Kinder notwendig. Die rechtlichen Grundlagen für ein solches Verfahren wurden nun im Wachstumschancengesetz geschaffen.

Erstattung und Verzinsung zu viel gezahlter PV-Beiträge

In diesem Zusammenhang wurde nun auch geregelt, wie die Erstattung und Verzinsung zu viel entrichteter Beiträge zur Pflegeversicherung zu erfolgen hat. In der Praxis kommt es nämlich immer wieder vor, dass die arbeitnehmerseitigen Beiträge zu hoch angesetzt sind, weil nicht alle berücksichtigungsfähigen Kinder der betroffenen Beschäftigten einbezogen wurden.

Der Spitzenverband der gesetzlichen Krankenversicherung (GKV-Spitzenverband) hat inzwischen ein Rundschreiben veröffentlicht, in welchem wichtige Details zur praktischen Umsetzung der Erstattung und Verzinsung zu viel gezahlter Beiträge erläutert werden.

GKV-Rundschreiben schafft Klarheit bezüglich der Erstattung und Verzinsung von Pflegeversicherungsbeiträgen

Im Rundschreiben wurden die folgenden Punkte geklärt:

1. Digitales Nachweisverfahren und Übergangszeitraum

Das Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetz von 2023 hat die Berechnung der Pflegeversicherungsbeiträge komplizierter gemacht, indem es die Mitarbeiteranteile gestaffelt hat, je nach Anzahl der Kinder. Ab dem 1. Juli 2025 wird ein neues digitales Nachweisverfahren die Berechnung für Arbeitgeber und Krankenkassen erheblich vereinfachen. Bis dahin gibt es einen Übergangszeitraum. Das bedeutet, dass bis zum 30. Juni 2025 alle Kinder der Mitarbeiter, die berücksichtigt werden sollen, in die Berechnung einbezogen sein müssen.

2. Wann müssen Erstattungen zu viel gezahlter PV-Beiträge verzinst werden?

Arbeitgeber können auf die Erstattung zu viel gezahlter Beiträge zur PV bis zum Start des neuen digitalen Nachweisverfahrens am 1. Juli 2025 warten. Wenn sie sich dafür entscheiden, müssen sie jedoch Zinsen auf die Rückerstattungen zahlen. Werden die Erstattungsansprüche von Beschäftigten hingegen im Übergangszeitraum bis zum 30. Juni 2025 befriedigt, sind in der Regel keine Zinsen zu zahlen.

3. Wie hoch müssen Beitragsrückerstattungen verzinst werden?

Die Faustregel ist einfach: Zu viel Beiträge zur Pflegeversicherung werden ab dem Monat nach der Zahlung bis zum Monat vor der Rückerstattung mit einem Zinssatz von vier Prozent pro Jahr verzinst. Eine separate Beantragung der Verzinsung ist nicht erforderlich.

4. Das digitale Nachweisverfahren

Ab dem 1. Juli 2025 wird ein einheitliches digitales Nachweisverfahren eingeführt, das vorhandene Daten, wie zum Beispiel Informationen der Finanzämter, nutzt. Dadurch soll sichergestellt werden, dass Arbeitgeber und Krankenkassen automatisch über Änderungen in Bezug auf die Elternschaft oder die Anzahl der berücksichtigungsfähigen Kinder informiert werden. Die genauen Schritte des Verfahrens und das zugehörige Meldewesen werden zurzeit ausgearbeitet.