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Compliance
Compliance im Mittelstand: Pflichten erkennen, Risiken vermeiden, Nachweise sauber führen.
Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen: Welche Fristen und Pflichten gelten?
Unternehmen müssen geschäftliche Unterlagen aufbewahren. Doch wie ist das eigentlich konkret geregelt? Welche Aufbewahrungsfristen gelten zum Beispiel für Rechnungen, Lieferscheine oder Quittungen? Dieser Beitrag informiert über die wesentlichen Pflichten zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen.
Eine der größten bürokratischen Hürden für Unternehmen ist die Pflicht zur langjährigen Aufbewahrung steuerrechtlich relevanter Unterlagen. Rechnungen, Lieferscheine, Geschäftskorrespondenz – ständig kommen neue aufbewahrungspflichtige Dokumente hinzu. Um Stress mit dem Finanzamt, etwa bei Betriebsprüfungen, zu vermeiden, sollten die Vorschriften bekannt sein und die Aufbewahrungsfristen für die verschiedenen Dokumentenarten und Belege eingehalten werden. Im Folgenden finden Sie Antworten auf die wichtigsten Fragen zu den Aufbewahrungspflichten für Unternehmen.
Wo sind die Pflichten zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen geregelt?
Die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist in Deutschland gesetzlich geregelt, insbesondere im Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO). Diese Vorschriften legen fest, welche Unterlagen wie lange aufzubewahren sind. Darüber hinaus finden sich im Umsatzsteuergesetz (UStG) sowie in zahlreichen anderen Gesetzen und Verordnungen Vorschriften zur Aufbewahrungspflicht von Dokumenten – beispielsweise im Arbeitsrecht, im Sozialversicherungsrecht oder im Produkthaftungsrecht.
Für die betriebliche Praxis sind insbesondere die Vorschriften in § 257 HGB und § 147 AO von Bedeutung. Zudem müssen Unternehmen die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) beachten.
Wer ist zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen verpflichtet?
Alle Gewerbetreibenden, die zur Buchführung und Aufzeichnung verpflichtet sind, müssen ihre geschäftlichen Unterlagen im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen archivieren. Die Pflicht zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen betrifft somit etablierte Unternehmen ebenso wie Gründer und Start-ups. Eine Sonderregelung für Kleinunternehmen gibt es nicht. Auch bei einer Geschäftsaufgabe oder einer Geschäftsübergabe besteht die Aufbewahrungspflicht für den Steuerpflichtigen weiter.
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Welche Dokumente sind aufbewahrungspflichtig?
Nach § 147 AO und § 257 HGB sind insbesondere folgende Unterlagen aufbewahrungspflichtig:
- Bücher und Aufzeichnungen
- Inventare
- Jahresabschlüsse
- Lageberichte
- Eröffnungsbilanz sowie die dazu erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
- Handels- und Geschäftsbriefe (d. h. jegliche Kommunikation und Korrespondenz – einschließlich E-Mails, Faxe etc. – zur Vorbereitung, Durchführung oder Rückgängigmachung von Geschäftsvorfällen)
- Buchungsbelege zur Dokumentation von Geschäftsvorfällen (z. B. Quittungen)
- Unterlagen für die Zollanmeldung, sofern sie nicht bereits den Zollbehörden vorliegen
- sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind (z. B. Kalkulationsunterlagen oder Ausfuhrbelege)
Mitunter bereitet die richtige Einordnung der Unterlagen allerdings Probleme. Denn nicht jeder Beleg ist zwangsläufig ein aufbewahrungspflichtiger Buchungsbeleg und nicht jeder Brief muss als Geschäftsbrief archiviert werden. In Zweifelsfällen sollte ein Steuerberater oder eine Steuerberaterin gefragt werden.
Wie lang sind die Aufbewahrungsfristen in der Buchhaltung?
Durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) wurde die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt. Für Bücher, Jahresabschlüsse und Inventare gilt dagegen weiterhin die zehnjährige Frist. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, bei Vertragsunterlagen nach Ablauf des Vertrags.
Übersicht der Aufbewahrungsfristen ab 2025
Aufbewahrungsfristen für ausgewählte Dokumentenarten
- Rechnungen müssen seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre (vorher: zehn Jahre) lang aufbewahrt werden. Nach § 14b des Umsatzsteuergesetzes (UStG) und § 147 der Abgabenordnung (AO) sind Unternehmer verpflichtet, sowohl eine Kopie ihrer ausgestellten Rechnungen (Ausgangsrechnungen) als auch alle empfangenen Rechnungen (Eingangsrechnungen) zu archivieren.
- Lieferscheine gelten grundsätzlich als Handels- oder Geschäftsbriefe und müssen sechs Jahre aufbewahrt werden, wenn sie lediglich die Korrespondenz im Rahmen eines Geschäfts dokumentieren. Sobald ein Lieferschein jedoch als Buchungsbeleg dient – etwa, weil er gleichzeitig als Rechnung verwendet wird oder buchungsrelevante Vermerke enthält –, gilt die längere Aufbewahrungsfrist von acht Jahren (vor 2025: zehn Jahre).
- Kontoauszüge, Quittungen, Bewirtungsbelege, Tankbelege und ähnliche Dokumente sind Buchungsbelege und unterliegen ab 2025 einer Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Vorsicht ist geboten bei Belegen auf Thermopapier, da diese oft schon nach kurzer Zeit verblassen und unlesbar werden. Dies kann bei einer Betriebsprüfung den Vorsteuerabzug gefährden. Daher empfiehlt es sich, Thermopapierbelege zu scannen und digital zu archivieren. Alternativ besteht die Möglichkeit, solche Belege auf normales DIN-A4-Papier zu kopieren und zusammen mit dem Original aufzubewahren.
In welcher Form müssen Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden?
Für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen gelten folgende Formvorschriften:
- Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und andere relevante Unterlagen wie Rechnungen, Handelsbriefe und Geschäftsbriefe dürfen elektronisch aufbewahrt werden, solange die Daten unverändert, lesbar und während der gesamten Aufbewahrungsfrist zugänglich bleiben. Es ist zulässig, Papierunterlagen zu scannen und anschließend gesichert und geordnet auf einem Speichermedium aufzubewahren. Nach dem Scannen können die Originalbelege in den meisten Fällen vernichtet werden, sofern keine gesetzlichen oder rechtlichen Gründe entgegenstehen. Es wird empfohlen, vor der Vernichtung von Originalbelegen gegebenenfalls Rücksprache mit einem Steuerberater oder einer zuständigen Behörde zu halten.
- Eine Ausnahme bilden Unterlagen, die für die Anwendung bestimmter Zollverfahren mit wirtschaftlicher Bedeutung erforderlich sind (z. B. aktive Veredelung). In solchen Fällen kann die Zollbehörde verlangen, dass die Unterlagen im Papieroriginal vorgelegt werden.
- Für den Vorsteuerabzug aus Eingangsrechnungen ist die Aufbewahrung der Papieroriginalrechnungen dagegen nicht zwingend erforderlich. Auch elektronisch aufbewahrte Rechnungen sind für den Vorsteuerabzug ausreichend, solange die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit gewährleistet sind.
- Originär digitale Unterlagen, wie elektronische Rechnungen, müssen im digitalen Original aufbewahrt werden. Sie dürfen innerhalb der achtjährigen Aufbewahrungsfrist weder verändert noch gelöscht werden. Zudem muss ein Betriebsprüfer sie maschinell auswerten können. Ein Ausdruck auf Papier reicht hier also nicht aus.
- Alle relevanten Buchführungsunterlagen müssen so aufbewahrt werden, dass sie jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.
- In jedem Fall muss die digitale Archivierung von gescannten oder originär elektronischen Dokumenten die Anforderungen der GoBD erfüllen.
Wie lässt sich trotz Aufbewahrungspflicht Ordnung im Archiv halten?
Aufgrund der Aufbewahrungspflichten für Unternehmen sammeln sich in der Buchhaltung Jahr für Jahr zahlreiche Belege an. Wer weiterhin papiergebunden und manuell archiviert, läuft Gefahr, den Überblick zu verlieren. Zum einen wird das Archiv irgendwann zu klein, zum anderen steigt die Zahl digitaler Dokumente kontinuierlich – Stichwort E-Rechnungspflicht.
Hinzu kommt, dass alle relevanten Dokumente nach den Vorgaben der GoBD im elektronischen Original und unveränderbar aufbewahrt werden müssen. Das beste Mittel, um diese Vorgaben effizient zu erfüllen und Ordnung im digitalen Archiv zu halten, ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS).
WEITERE ARTIKEL
Hinweisgeberschutzgesetz: Was Unternehmen nun beachten müssen
Seit dem 17. Dezember 2023 sind alle Unternehmen mit 50 oder mehr Beschäftigten verpflichtet, ein internes Hinweisgebersystem bereitzustellen. So schreibt es das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) vor, mit dem der deutsche Gesetzgeber die sogenannte Whistleblower-Richtlinie der EU umgesetzt hat. Das HinSchG soll Personen, die Fehlverhalten und Rechtsverstöße in Unternehmen und Institutionen melden, vor Repressalien schützen. Hier die wichtigsten Informationen im Überblick.
Das Hinweisgeberschutzgesetz stellt Arbeitgeber vor neue Herausforderungen. Viele Mittelständler fragen sich, welche organisatorischen Maßnahmen sie ergreifen müssen? Auf diese und weitere Fragen gibt der vorliegende Artikel Antworten.
Was regelt das Hinweisgeberschutzgesetz?
Whistleblower (deutsch: Hinweisgeber) mussten sich bislang Sorgen um ihre berufliche und private Zukunft machen. Sie wurden nicht selten stigmatisiert und benachteiligt. Ihre Berichte über Fehlverhalten und Rechtsverstöße blieben unbeachtet. Dabei tragen Hinweisgeber durch ihre Meldungen zum Schutz ihres Unternehmens und ihrer Kollegen bei. Wenn internen Verstößen nicht rechtzeitig nachgegangen wird, können sie irgendwann an die Öffentlichkeit gelangen – mit verheerenden Folgen für die Reputation betroffener Unternehmen.
Beweislastumkehr
Das Hinweisgeberschutzgesetz soll durch eine Beweislastumkehr verhindern, dass Hinweisgeber benachteiligt werden.
Angenommen, eine Person meldet einen Rechtsverstoß einer Vorgesetzten. Weiter angenommen, dieselbe Person bewirbt sich intern um eine andere Position und wird trotz ihrer Qualifikation abgelehnt. Nach dem neuen Gesetz obliegt es dem Unternehmen zu beweisen, dass die Ablehnung der internen Bewerbung keine Repressalie darstellt, beispielsweise keine „Vergeltung“ für das zuvor gemeldete Fehlverhalten der Vorgesetzten.
Meldestelle
Unternehmen ab 50 Beschäftigten müssen eine interne Meldestelle einrichten. Dort müssen Whistleblower die Möglichkeit haben, Hinweise mündlich, schriftlich oder auf Wunsch auch persönlich abzugeben.
Unternehmen dürfen die interne Meldestelle outsourcen, ähnlich wie den Datenschutzbeauftragten. Sie können Rechtsanwälte, Unternehmensberater oder Gewerkschaftsvertreter beauftragen, als Meldestelle zu fungieren. Viele Anwaltskanzleien bieten entsprechende Dienstleistungen an.
Das Bundesamt für Justiz hat zudem eine externe Meldestelle eingerichtet, und auch die Bundesländer können solche Meldestellen errichten, um Hinweisgebern eine weitere Möglichkeit zu geben. Diese können dann frei entscheiden, ob sie die interne Meldestelle ihres Unternehmens oder die externe Meldestelle nutzen möchten.
Anwendungsbereiche des HinSchG
Die Anwendungsbereiche des Hinweisgeberschutzgesetzes erstrecken sich auf EU-Recht und nationales Recht. Insbesondere sind das:
- Verstöße gegen Strafvorschriften nach deutschem Recht
- Bußgeldbewehrte Verstöße, das heißt Ordnungswidrigkeiten, „soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient“. Also im Klartext: Verstöße gegen Arbeitsschutz, Gesundheitsschutz, Mindestlohn, Bedingungen für Leiharbeit usw.
- Verstöße gegen Rechtsnormen, die europäisches Recht umsetzen, zum Beispiel im Zusammenhang mit Geldwäsche, Vergaberecht, IT-Sicherheit und Datenschutz, Verbraucherschutz, Qualität von Lebensmitteln und Medikamenten, Umweltschutz und viele andere mehr.
Welche Unternehmen sind vom Hinweisgeberschutzgesetz betroffen?
Das HinSchG betrifft alle Unternehmen ab 50 Beschäftigten – und damit auch mittelständische Betriebe. Alle Unternehmen und Organisationen dieser Größenordnung müssen sichere interne Hinweisgebersysteme einführen und betreiben.
Welche Maßnahmen müssen die betroffenen Unternehmen ergreifen?
Alle Arbeitgeber mit 50 oder mehr Beschäftigten sind verpflichtet, eine interne Meldestelle einzurichten.
Mittelständische Unternehmen im Bereich von 50 bis 249 Mitarbeitern können sich gemeinsam zusammenschließen und beispielsweise eine spezialisierte Anwaltskanzlei oder Unternehmensberatung als Meldestelle beauftragen.
Alternativ besteht die Möglichkeit, die Meldestelle bei einem der beteiligten Unternehmen einzurichten und die Kosten zu teilen.
Großunternehmen haben die Option, eine zentrale Meldestelle für den gesamten Konzern einzurichten.
Zusätzlich dazu müssen Unternehmen eine Richtlinie veröffentlichen und kommunizieren, in der klar festgelegt wird, wie sie mit Meldungen von Whistleblowern umgehen. Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter darüber informiert sind, welche Verfahren eingeleitet werden und an wen sie sich wenden können.
Sofern das Unternehmen einen Betriebsrat hat, ist dieser in die Gestaltung des Hinweisgebersystems einzubeziehen. Es ist also mit der Arbeitnehmervertretung einvernehmlich zu regeln, wie der Hinweisgeberschutz im Betrieb ausgestaltet wird, und darüber eine Betriebsvereinbarung zu schließen.
Welche Anforderungen muss eine interne Meldestelle erfüllen?
Unternehmen müssen internen Hinweisgebern die Möglichkeit bieten, Verstöße mündlich, schriftlich oder persönlich zu melden. Dabei muss die Anonymität des Hinweisgebers gewahrt bleiben und auch der Datenschutz nach DSGVO ist unbedingt einzuhalten. Die Identität des Whistleblowers und dessen Meldung dürfen nur den mit der Durchführung der Meldestelle betrauten Personen bekannt sein.
Nur in Ausnahmefällen, das heißt auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörden, darf der Name des Hinweisgebers genannt werden.
Die Verantwortlichen für die interne Meldestelle müssen unabhängig agieren. Das bedeutet nicht zwangsläufig, dass es sich um externe Kräfte handeln muss; sie können auch intern im Unternehmen beschäftigt sein. Dennoch dürfen keinerlei Interessenskonflikte vorliegen. Zudem ist es erforderlich, dass sie über die notwendige Fachkunde verfügen, sei es durch Schulungen oder aufgrund ihrer Qualifikation als Juristen.
Über welche Kanäle können Beschäftigte Meldungen abgeben?
Nach dem HinSchG müssen Unternehmen Meldungen von Hinweisgebern vertraulich entgegennehmen. Das kann im Gespräch oder in Textform geschehen, aber nicht per betriebsinterner E-Mail-Adresse oder Telefonnummer. Warum? Weil dann Dritte, namentlich die IT-Mitarbeiter des Unternehmens, auf die Informationen zugreifen könnten und die Anonymität und Vertraulichkeit nicht mehr gewährleistet wäre. Damit existieren drei Möglichkeiten, Hinweise entgegenzunehmen:
- Ein Mitarbeiter der Meldestelle trifft den Hinweisgeber zu einem persönlichen Gespräch.
- Das Unternehmen richtet eine für Anrufer kostenlose externe Telefonnummer ein, die nicht die Telefonnummer des Anrufenden registriert. Am anderen Ende der Leitung sitzt ein Mitarbeiter der Meldestelle. Vorsicht: Eine Voicebox erfüllt nicht die Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes.
- Das Unternehmen richtet ein IT-gestütztes Hinweisgebersystem ein, das die Maßgaben des HinSchG erfüllt. Sie müssen hier nichts Eigenes entwickeln, es existieren bereits Angebote mit entsprechender Standardsoftware.
Wie müssen Unternehmen mit internen Meldungen umgehen?
Die Meldestelle bearbeitet interne Meldungen über Verstöße in vier Schritten:
- Eingangsbestätigung: Wenn ein Hinweis bei der internen Meldestelle eingeht, muss diese dem Hinweisgeber innerhalb von sieben Tagen den Erhalt bestätigen.
- Prüfung. Bevor einem Hinweis überhaupt nachgegangen wird, muss die Meldestelle zunächst prüfen, ob der Verstoß in den Zuständigkeitsbereich des HinSchG fällt. Eventuell muss sie weitere Erläuterungen vom Hinweisgeber einholen. Wenn die Meldung stichhaltig ist, wird die Meldestelle Maßnahmen einleiten.
- Bearbeitung und Rückmeldung: Innerhalb von drei Monaten nach Eingang der Meldung muss die Meldestelle den Hinweisgeber darüber informieren, was sie getan hat, um den betreffenden Missstand abzustellen. Sie könnte zum Beispiel interne Compliance-Untersuchungen einleiten oder sogar eine Meldung an die Strafverfolgungsbehörde abgeben.
- Dokumentation: Die Hinweise an die Meldestelle und die daraus resultierenden Maßnahmen müssen dokumentiert werden. Diese Dokumentation unterliegt strenger Vertraulichkeit und wird zwei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht.
Welche Strafe droht bei einem Verstoß gegen das Hinweisgeberschutzgesetz?
Verstöße gegen das HinSchG können als Ordnungswidrigkeiten mit einer Geldbuße belegt werden. Der unten vorgestellte Bußgeldrahmen gilt für die Unternehmensverantwortlichen.
In bestimmten Fällen kann sich dieser Rahmen für das Unternehmen selbst, bzw. die juristische Person oder Personengesellschaft, gemäß Ordnungswidrigkeitengesetz § 30 Abs. 2 Satz 3 auf bis zu 500.000 Euro verzehnfachen, warnt die IHK Stuttgart.
Höhe der Bußgelder
Folgende Bußgelder sieht das HinSchG bei Verstößen vor:
Repressalie, Beweislastumkehr und Schadenersatz
Die Enthüllung der Identität eines Hinweisgebers kann bereits dann als Repressalie betrachtet werden, wenn er beispielsweise bei Beförderungen übergangen wird oder sein befristeter Arbeitsvertrag nicht verlängert wird. In einem solchen Fall ist es Aufgabe des Arbeitgebers nachzuweisen, dass diese Entscheidungen nicht auf die gemachte Meldung zurückzuführen sind. Andernfalls drohen Schadensersatzansprüche des Whistleblowers sowie Bußgelder. In der Praxis enden derartige rechtliche Auseinandersetzungen oft mit einem Vergleich, bei dem das Unternehmen stets zahlungspflichtig ist.
Betriebsprüfung vorbereiten: Tipps für einen reibungslosen Ablauf
Viele Firmenchefs beschleicht ein mulmiges Gefühl, wenn das Finanzamt eine Außenprüfung ankündigt. Gibt es Unregelmäßigkeiten in den Steuerunterlagen? Drohen womöglich Nachzahlungen? Dieser Beitrag gibt Hinweise und Tipps, wie Unternehmen sich auf eine Betriebsprüfung vorbereiten können – damit beim Prüfungstermin alles glatt läuft.
Eine Betriebsprüfung kann ein Unternehmen jederzeit treffen, sei es routinemäßig oder aus besonderem Anlass. Einen festen Turnus gibt es nicht. Viel Vorlauf leider auch nicht. Rund zwei Wochen vor dem Termin (bei Großunternehmen: vier Wochen) erhält das Unternehmen einen Brief vom Finanzamt mit der formellen Prüfungsanordnung. Die Anordnung muss unter anderem die folgenden Angaben enthalten:
- Name des Betriebsprüfers,
- Prüfungstermin,
- sachlicher Prüfungsumfang,
- zu prüfender Besteuerungszeitraum.
In den meisten Fällen findet eine Betriebsprüfung zu den üblichen Bürozeiten in den Geschäftsräumen des Unternehmens statt. Je nach Umfang der Unterlagen dauert sie mehrere Tage oder sogar Wochen. Prüfungszeitraum sind in der Regel die letzten drei Jahre.
Bei den Betroffenen löst die Ankündigung einer Betriebsprüfung meistens Unbehagen aus. Habe ich alles richtig verbucht? Wurde die Umsatzsteuer ausgewiesen? Ist das Fahrtenbuch korrekt geführt? Solche und ähnliche Fragen schießen Unternehmern durch den Kopf, wenn die Prüfungsanordnung der Finanzbehörde auf ihrem Schreibtisch landet.
Nun in Hektik zu verfallen, ist allerdings ebenso wenig zu empfehlen, wie den Kopf in den Sand zu stecken. Für den zu prüfenden Unternehmer gilt eine gesetzliche Auskunfts- und Mitwirkungspflicht. Jede unbedachte Äußerung gegenüber dem Prüfungsdienst der Finanzbehörde kann dabei gravierende Folgen haben. Daher sollte man sich sorgfältig auf eine Betriebsprüfung vorbereiten.
Mit den folgenden Tipps können Sie einer Außenprüfung durch das Finanzamt gelassen entgegensehen.
1. Den Steuerberater informieren und sich mit ihm auf die Betriebsprüfung vorbereiten
Sobald sich abzeichnet, dass eine Betriebsprüfung in Ihrem Unternehmen stattfinden wird, sollten Sie umgehend Ihren Steuerberater informieren. Bei Bedarf kann der Experte Ihnen helfen, die steuerlich relevanten Unterlagen auf Vollständigkeit zu prüfen und sachlich korrekt für den Betriebsprüfer vorzubereiten.
2. Steuerunterlagen vor der Betriebsprüfung vollständig zusammenstellen
Bevor die Betriebsprüfung beginnt, sollten Sie alle buchhalterischen Belege aus dem festgesetzten Prüfungszeitraum zusammenstellen. Dazu gehören unter anderem die Unterlagen aus der Finanzbuchhaltung und der Anlagenbuchhaltung, wie zum Beispiel Jahresabschlüsse, Eingangs- und Ausgangsrechnungen, sowie die Sach- und Personenkonten. Auch Fahrtenbücher, Kassenbücher und formale Nachweise für Betriebsausgaben (z. B. Bewirtungsbelege, Reisekostenabrechnungen) sind für den Finanzbeamten von Interesse. Ebenfalls bereithalten sollten Sie wichtige Verträge. Fragen Sie bei Unklarheiten Ihren Steuerberater.
3. Einen Raum für die Betriebsprüfung vorbereiten
Am besten stellt man dem Betriebsprüfer einen separaten abschließbaren Raum mit der üblichen Büroausstattung (Stuhl, Schreibtisch, Licht und Strom) zur Verfügung. Wichtig: In dem Raum sollten sich nur die Dokumente und Aufzeichnungen befinden, die der Prüfer für seine Arbeit braucht. Sofern es in der Firma keinen geeigneten Ort gibt, kann die Prüfung auch beim Steuerberater, in der Privatwohnung des Unternehmers oder im Finanzamt stattfinden.
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4. Ansprechpartner für den Betriebsprüfer bestimmen und die Mitarbeiter instruieren
Der Betriebsprüfer darf alle Details verwenden, die er im Unternehmen aufschnappt – also auch Informationen, die er beim Smalltalk gewinnt. Unbedachte Äußerungen können weitere Prüfungen und Fragen nach sich ziehen. Legen Sie deshalb, wenn Sie die Betriebsprüfung vorbereiten, die Auskunftspersonen fest: Wer darf dem Prüfer mündlich und/oder schriftlich Auskunft erteilen? Meistens sind dies neben dem Steuerberater der Unternehmer selbst und der Buchhalter. Alle anderen Betriebsangehörigen sollten angewiesen werden, dem Finanzbeamten gegenüber keine Aussagen zu machen und keine Unterlagen offen herumliegen zu lassen.
5. Voraussetzungen für elektronischen Datenzugriff durch den Betriebsprüfer schaffen
Bereits seit 2002 dürfen die Finanzämter steuerlich relevante Daten im Rahmen von Außenprüfungen maschinell auswerten (digitale Betriebsprüfung). Bundesweit verwenden die Prüfer dazu die Analysesoftware IDEA. Als Unternehmer sind Sie dazu verpflichtet, steuerlich relevante Daten, die Sie mit Ihrem EDV-System digital verarbeiten und aufbewahren, elektronisch zur Verfügung stellen. In welcher Form dies geschehen soll (siehe Infobox), teilt das Finanzamt in der Prüfungsanordnung mit.
Elektronischer Datenzugriff bei der Betriebsprüfung – die Zugriffswege
- Datenzugriff mittels Datenträgerüberlassung: In diesem Fall ist dem Betriebsprüfer ein Datenträger mit den steuerlich relevanten Informationen auszuhändigen. Mithilfe moderner Buchhaltungssoftware können Sie im Vorfeld die prüfungsrelevanten Daten auslesen und im IDEA-lesbaren Format auf einem Datenträger speichern. Wenn Sie die Buchhaltung durch Ihren Steuerberater erledigen lassen, bitten Sie diesen, bis zum Prüfungstermin einen entsprechenden Datenträger zu erstellen.
- Unmittelbarer Datenzugriff: Der Prüfer hat zudem das Recht, direkt auf das EDV-System des Unternehmens zuzugreifen. Hierzu ist ihm ein Computer bereitzustellen. Klar im Vorteil sind hier Betriebe, die ein integriertes System aus Buchhaltungssoftware und Dokumentenmanagementsystem (DMS) einsetzen. Über ein Benutzerprofil lässt sich nämlich genau festlegen, welche Daten der Prüfer zu sehen bekommt. So vermeiden Sie, dass der Prüfer beim Durchforsten Ihres Systems auf sensible Informationen stößt, die nicht dem Prüfungszeitraum angehören.
- Mittelbarer Datenzugriff: Bei dieser Zugriffsvariante sollten Sie rechtzeitig einen Mitarbeiter in der Programmbedienung unterweisen, damit dieser die prüfungsrelevanten Daten nach den Vorgaben des Prüfers filtern und sortieren kann.
6. Sich kooperativ verhalten
Als Unternehmer sind Sie bei einer Betriebsprüfung zur Mitwirkung verpflichtet. Dies sollte Sie jedoch nicht dazu verleiten, eine Abwehrhaltung einzunehmen und eine negative Grundstimmung an den Tag zu legen. Schließlich hat der Prüfer in vielen Punkten einen Ermessensspielraum, den er auch zum Nachteil des Steuerpflichtigen nutzen kann. Zeigen Sie sich daher vom ersten (telefonischen) Kontakt an kooperativ und schaffen Sie eine angenehme Arbeitsatmosphäre für den Prüfer. Führen Sie beispielsweise zu Beginn einen Firmenrundgang durch und erläutern Sie die betrieblichen Abläufe.
7. Eine ordnungsmäßige Buchführung sicherstellen
Das effektivste Mittel gegen Angst vor einer Betriebsprüfung ist eine ehrliche Buchführung nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Wer seine Belege GoBD-konform in einem DMS archiviert und anhand einer Verfahrensdokumentation die Ordnungsmäßigkeit darlegen kann, hat bei einer Außenprüfung durch das Finanzamt zumindest in formaler Hinsicht nichts zu befürchten. Im Gegenteil. Je schlüssiger und nachvollziehbarer die steuerlich relevanten Daten vorliegen, desto reibungsloser dürfte die Prüfung ablaufen.
Anlagenverwaltung: Diese Funktionen sollte die Software haben
Sie kennen die Fakten: Ihr Unternehmen ist gesetzlich dazu verpflichtet, das Anlagevermögen auszuweisen und abzuschreiben. Sich dabei von einer Software für die Anlagenverwaltung unterstützen zu lassen, bringt Ihnen viele bedeutende Vorteile. Wir zeigen Ihnen, was eine Anlagenbuchhaltungssoftware leisten können sollte – und klären auch, warum diese Funktionen so essenziell sind.
Darum brauchen Sie eine sorgfältige Anlagenverwaltung
Das Anlagevermögen spielt im Unternehmen eine wichtige Rolle, denn es ist die Basis für den betrieblichen Leistungsprozess. Veränderungen im Anlagevermögen beeinflussen oft die gesamte Vermögenssituation eines Unternehmens. Allein deshalb, aber natürlich auch, weil das Handelsgesetzbuch (HGB) den Ausweis des Anlagevermögens im Jahresabschluss vorschreibt, ist es wichtig, das Anlagevermögen stets im Blick zu behalten. Und zwar mittels einer sorgfältigen Anlagenbuchhaltung.
Für diese Aufgaben benötigen Sie eine professionelle Buchhaltung Ihrer Anlagen
Anlagen werden als langlebige Wirtschaftsgüter definiert, die dem Produktions- bzw. Leistungsprozess dienen und die einen bestimmten Wert übersteigen. Bei der Anlagenbuchhaltung handelt es sich demnach um einen Teilbereich der Finanzbuchhaltung und der Kosten- und Leistungsrechnung eines Unternehmens, in dem diese Anlagen verwaltet, abgeschrieben, bewertet, verbucht und bilanziert werden. Eine professionelle Anlagenbuchhaltung ist essenziell, um eine Erfassung des Anlagevermögens und seiner Wertminderung zu jedem Zeitpunkt zu ermöglichen. Aber auch, um aktuelle Werte für Versicherungen zu dokumentieren, um Inventuren zu vereinfachen und Budgetpläne zu erstellen. Darüber hinaus bildet sie die Basis für verschiedene Kosten-Nutzen-Rechnungen.
Die Anlagenverwaltung outsourcen oder per Excel managen? Das sind die Nachteile
Da Sie nicht auf eine Anlagenverwaltung verzichten können, haben Sie nun mehrere Möglichkeiten. Zahlreiche kleine und mittlere Unternehmen (KMU) führen die Anlagenbuchhaltung mittels Excel durch. Diese Lösung ist allerdings sehr fehleranfällig, mit erheblichem Aufwand verbunden und unterm Strich ineffizient.
Viele KMU lagern das Thema daher aus und überlassen die Anlagenbuchhaltung komplett ihrem Steuerberater. Das wiederum hat häufig eine zeitversetzte und damit nicht aktuelle Anlagenverwaltung zur Folge. Diese Unternehmen haben unterjährig keinen verlässlichen Überblick über ihr Anlagevermögen und laufen dadurch Gefahr, falsch zu planen und in Bezug auf ihre Anlagegüter suboptimale Entscheidungen zu treffen.
Warum Sie bei der Anlagenverwaltung mit der richtigen Software nicht nur viel Geld sparen
Die Lösung: die Anlagenbuchhaltung inhouse durchführen – und zwar mit einer dafür ausgelegten Software. Das vereinfacht die Anlagenbuchhaltung immens und bringt Ihnen entscheidende Vorteile.
- Sie haben jederzeit alle relevanten Informationen zum Anlagevermögen zur Hand und arbeiten mit aktuellen, fundierten und verlässlichen Daten. Auf Knopfdruck können Sie Steuervorteile aus Abschreibungsbuchungen ermitteln und den Jahresabschluss sowie unterjährige Auswertungen leicht und schnell erstellen. Dadurch können Sie besser planen und fundiertere unternehmerische Entscheidungen treffen.
- Zudem sparen Sie durch eine Inhouse-Softwarelösung für die Anlagenverwaltung eine Menge Geld, da viele interne manuelle Aufwände und die externe Beratungsleistung des Steuerberaters wegfallen.
Das muss die richtige Software für Ihre Anlagenverwaltung leisten
Mithilfe einer Anlagenbuchhaltungssoftware lässt sich das Anlagevermögen unkompliziert erfassen, verfolgen und verwalten. Folgende Funktionen machen dabei eine gute Software-Lösung aus:
1. Kompletter Überblick über Anlagenverwaltung durch elektronische Anlagekartei
Eine gute Anlagenbuchungssoftware ermöglicht eine schnelle, jederzeit aktuelle Übersicht über das Anlagevermögen, sowie dessen Bewegungen und Wertminderungen. Zur Anlagenverwaltung bietet die Software dafür eine elektronische Anlagenkartei, die alle wichtigen Informationen – zum Beispiel Inventarnummer, Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten, Nutzungsdauer, Abschreibungsart, Buchwert – zu den einzelnen Anlagegütern enthält. Zudem besteht die Möglichkeit, dort weitere relevante Dokumente wie den Kaufvertrag oder Rechnungen vorzuhalten. Auch die Verwaltung von Garantie- oder Reparaturleistungen ist problemlos elektronisch möglich.
2. Einfach automatisch abschreiben
Mittels einer Software zur Anlagenverwaltung lassen sich alle Arten von Abschreibungen einfach berechnen und buchen und – nach einmaliger Eingabe bestimmter Basisdaten – automatisch durchführen. Die Führung und Buchung der Anlagegüter und Abschreibungen erfolgt dabei auf steuerrechtlicher, bilanzieller und kalkulatorischer Ebene. Darüber hinaus unterstützt eine gute Software effizient bei der Erstellung von Abschreibungsverläufen.
3. Schnelle Datenbereitstellung für den Jahresabschluss
Für den Jahresabschluss lassen sich schnell und zuverlässig der aktuelle Anlagevermögensbestand und dessen Bewegungen ermitteln und den gesetzlichen Vorgaben entsprechend aufbereiten.
4. Steuerliche Vorteile durch korrekte Berücksichtigung der AfA-Varianten
Eine gute Anlagenbuchhaltungssoftware enthält sämtliche AfA-Varianten, also die steuerrechtlichen Regelungen zur „Absetzung für Abnutzung“. Idealerweise optimiert sie den Übergang von degressiver auf lineare AfA. Somit hilft sie bei der Realisierung steuerlicher Vorteile.
5. Bei der Inventur Zeit und Aufwand sparen dank tagesaktueller Daten
Mit der richtigen Software zur Anlagenverwaltung sind sämtliche Bestands- und Inventardaten stets tagesaktuell verfügbar. Die Inventarliste des Anlagevermögens, die laut HGB im Rahmen des Jahresabschlusses bereitzustellen ist, erstellt die Software innerhalb kürzester Zeit. Das verringert den Arbeitsaufwand für die Inventur erheblich.
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6. Schnell und automatisch Anlagespiegel digital verschicken
Weniger Aufwand – das gilt auch für den Anlagespiegel und das Anlagegitter, also die Übersicht über die Entwicklung der einzelnen Posten des Anlagevermögens über mehrere Jahre hinweg, zu deren Erstellung bilanzierende Kapitalgesellschaften laut HGB verpflichtet sind. Auf Knopfdruck erstellt, kann die Anlagenbuchhaltungssoftware den Anlagenspiegel direkt zusammen mit der E-Bilanz digital ans Finanzamt übermitteln.
7. Unkompliziert Sofortabschreibungen vornehmen und Sammelposten bilden
Mithilfe einer guten Software für die Anlageverwaltung lassen sich Sofortabschreibungen auf geringwertige Wirtschaftsgüter einfach und unkompliziert erledigen. Auch die Bildung von Sammelposten für Vermögensgegenstände und deren Abschreibung ist mittels Software möglich und führt zu Arbeitsaufwandsminderungen und zu Steuereinsparungen bzw. mehr liquiden Mitteln.
8. Mit verlässlichen Auswertungen und Berichten jederzeit Investitionen planen
Die Anlagenverwaltung mit der richtigen Software ermöglicht auch unterjährig jederzeit die Erstellung von Auswertungen und Berichten zu den Anlagegütern. Die Erfassung dieser Daten unterstützt wiederum bei Planungen und unternehmerischen Entscheidungen über künftige Investitionen. Fragen wie „Neuanschaffung oder Reparatur?“ können auf Basis der aktuellen, verlässlichen Daten zügig und wirtschaftlich sinnvoll beantwortet werden.
9. Die Software zur Anlagenverwaltung ist einfach zu bedienen und übersichtlich
In einer guten Anlagenbuchungssoftware finden Sie sich schnell und einfach zurecht. Alle relevanten Informationen zu einem Anlagegut werden so dargestellt, dass Sie auf einen Blick alles parat haben sowie die Informationen finden, nach denen Sie suchen. Insgesamt ist die Software übersichtlich und intuitiv bedienbar.
10. Die Buchhaltungssoftware mit integrierter Anlagenverwaltung muss jederzeit anpassbar sein
Eine Anlagenbuchungssoftware sollte in erforderlichem Maße auf die speziellen Anforderungen eines Unternehmens anpassbar sein. Zum Beispiel was die Spezifika des Anlageguts, die Methoden zum Abschreiben oder die Abfrage- bzw. Auswertungsmöglichkeiten angeht.
11. Möglichkeit der Ein-/Anbindung an die Finanzbuchhaltungssoftware
Im Idealfall ist die Anlagenbuchhaltungssoftware Teil der Finanzbuchhaltungssoftware bzw. als Modul direkt in dieselbe integriert. Das sichert die Konsistenz der Buchführung sowie der Wertansätze und erspart Ihnen eine doppelte Datenpflege. Außerdem sollten Sie die Anlagegüter direkt in der Buchhaltung verwalten und verfolgen können, ohne zwischen Programmen wechseln zu müssen. Schaffen Sie für die Anlagenbuchhaltung eine eigenständige, von der Finanzbuchhaltungssoftware unabhängige Anwendung an, sollte diese mit der eingesetzten Finanzbuchhaltungssoftware kompatibel sein bzw. Datenabgleiche ermöglichen.
12. Einfache Implementierung der Software und Unterstützung durch den Hersteller
Idealerweise gibt es eine Demoversion der Software zur Anlagenverwaltung, mit der Sie sich – möglichst angeleitet durch den Hersteller – einen ersten Eindruck verschaffen können. Die tatsächliche Implementierung sollte unkompliziert sein und eng durch einen Berater des Herstellers begleitet und unterstützt werden. Praxisnahe Schulungen für Ihre späteren User sollten angeboten werden, und die Mitarbeitenden aus der Buchhaltung sollten von Anfang an in den Prozess mit einbezogen werden. Nach der Einführung der Software zur Anlagenverwaltung ist ein umfassender Support mit guter Erreichbarkeit wichtig.
13. Regelmäßige Updates sollten zum Angebot gehören
Schließlich sollten Sie darauf achten, dass der Hersteller regelmäßig Software-Updates bereitstellt, damit Ihre Software zur Anlagenverwaltung immer auf dem neuesten Stand bleibt. Das ist besonders wichtig hinsichtlich der aktuellen gesetzlichen Regelungen, beispielsweise der Regelungen zu Abschreibungsarten oder geringwertigen Wirtschaftsgütern.