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Compliance
Compliance im Mittelstand: Pflichten erkennen, Risiken vermeiden, Nachweise sauber führen.
Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen: Welche Fristen und Pflichten gelten?
Unternehmen müssen geschäftliche Unterlagen aufbewahren. Doch wie ist das eigentlich konkret geregelt? Welche Aufbewahrungsfristen gelten zum Beispiel für Rechnungen, Lieferscheine oder Quittungen? Dieser Beitrag informiert über die wesentlichen Pflichten zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen.
Eine der größten bürokratischen Hürden für Unternehmen ist die Pflicht zur langjährigen Aufbewahrung steuerrechtlich relevanter Unterlagen. Rechnungen, Lieferscheine, Geschäftskorrespondenz – ständig kommen neue aufbewahrungspflichtige Dokumente hinzu. Um Stress mit dem Finanzamt, etwa bei Betriebsprüfungen, zu vermeiden, sollten die Vorschriften bekannt sein und die Aufbewahrungsfristen für die verschiedenen Dokumentenarten und Belege eingehalten werden. Im Folgenden finden Sie Antworten auf die wichtigsten Fragen zu den Aufbewahrungspflichten für Unternehmen.
Wo sind die Pflichten zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen geregelt?
Die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist in Deutschland gesetzlich geregelt, insbesondere im Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO). Diese Vorschriften legen fest, welche Unterlagen wie lange aufzubewahren sind. Darüber hinaus finden sich im Umsatzsteuergesetz (UStG) sowie in zahlreichen anderen Gesetzen und Verordnungen Vorschriften zur Aufbewahrungspflicht von Dokumenten – beispielsweise im Arbeitsrecht, im Sozialversicherungsrecht oder im Produkthaftungsrecht.
Für die betriebliche Praxis sind insbesondere die Vorschriften in § 257 HGB und § 147 AO von Bedeutung. Zudem müssen Unternehmen die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) beachten.
Wer ist zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen verpflichtet?
Alle Gewerbetreibenden, die zur Buchführung und Aufzeichnung verpflichtet sind, müssen ihre geschäftlichen Unterlagen im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen archivieren. Die Pflicht zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen betrifft somit etablierte Unternehmen ebenso wie Gründer und Start-ups. Eine Sonderregelung für Kleinunternehmen gibt es nicht. Auch bei einer Geschäftsaufgabe oder einer Geschäftsübergabe besteht die Aufbewahrungspflicht für den Steuerpflichtigen weiter.
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Welche Dokumente sind aufbewahrungspflichtig?
Nach § 147 AO und § 257 HGB sind insbesondere folgende Unterlagen aufbewahrungspflichtig:
- Bücher und Aufzeichnungen
- Inventare
- Jahresabschlüsse
- Lageberichte
- Eröffnungsbilanz sowie die dazu erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
- Handels- und Geschäftsbriefe (d. h. jegliche Kommunikation und Korrespondenz – einschließlich E-Mails, Faxe etc. – zur Vorbereitung, Durchführung oder Rückgängigmachung von Geschäftsvorfällen)
- Buchungsbelege zur Dokumentation von Geschäftsvorfällen (z. B. Quittungen)
- Unterlagen für die Zollanmeldung, sofern sie nicht bereits den Zollbehörden vorliegen
- sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind (z. B. Kalkulationsunterlagen oder Ausfuhrbelege)
Mitunter bereitet die richtige Einordnung der Unterlagen allerdings Probleme. Denn nicht jeder Beleg ist zwangsläufig ein aufbewahrungspflichtiger Buchungsbeleg und nicht jeder Brief muss als Geschäftsbrief archiviert werden. In Zweifelsfällen sollte ein Steuerberater oder eine Steuerberaterin gefragt werden.
Wie lang sind die Aufbewahrungsfristen in der Buchhaltung?
Durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) wurde die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt. Für Bücher, Jahresabschlüsse und Inventare gilt dagegen weiterhin die zehnjährige Frist. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, bei Vertragsunterlagen nach Ablauf des Vertrags.
Übersicht der Aufbewahrungsfristen ab 2025
Aufbewahrungsfristen für ausgewählte Dokumentenarten
- Rechnungen müssen seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre (vorher: zehn Jahre) lang aufbewahrt werden. Nach § 14b des Umsatzsteuergesetzes (UStG) und § 147 der Abgabenordnung (AO) sind Unternehmer verpflichtet, sowohl eine Kopie ihrer ausgestellten Rechnungen (Ausgangsrechnungen) als auch alle empfangenen Rechnungen (Eingangsrechnungen) zu archivieren.
- Lieferscheine gelten grundsätzlich als Handels- oder Geschäftsbriefe und müssen sechs Jahre aufbewahrt werden, wenn sie lediglich die Korrespondenz im Rahmen eines Geschäfts dokumentieren. Sobald ein Lieferschein jedoch als Buchungsbeleg dient – etwa, weil er gleichzeitig als Rechnung verwendet wird oder buchungsrelevante Vermerke enthält –, gilt die längere Aufbewahrungsfrist von acht Jahren (vor 2025: zehn Jahre).
- Kontoauszüge, Quittungen, Bewirtungsbelege, Tankbelege und ähnliche Dokumente sind Buchungsbelege und unterliegen ab 2025 einer Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Vorsicht ist geboten bei Belegen auf Thermopapier, da diese oft schon nach kurzer Zeit verblassen und unlesbar werden. Dies kann bei einer Betriebsprüfung den Vorsteuerabzug gefährden. Daher empfiehlt es sich, Thermopapierbelege zu scannen und digital zu archivieren. Alternativ besteht die Möglichkeit, solche Belege auf normales DIN-A4-Papier zu kopieren und zusammen mit dem Original aufzubewahren.
In welcher Form müssen Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden?
Für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen gelten folgende Formvorschriften:
- Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und andere relevante Unterlagen wie Rechnungen, Handelsbriefe und Geschäftsbriefe dürfen elektronisch aufbewahrt werden, solange die Daten unverändert, lesbar und während der gesamten Aufbewahrungsfrist zugänglich bleiben. Es ist zulässig, Papierunterlagen zu scannen und anschließend gesichert und geordnet auf einem Speichermedium aufzubewahren. Nach dem Scannen können die Originalbelege in den meisten Fällen vernichtet werden, sofern keine gesetzlichen oder rechtlichen Gründe entgegenstehen. Es wird empfohlen, vor der Vernichtung von Originalbelegen gegebenenfalls Rücksprache mit einem Steuerberater oder einer zuständigen Behörde zu halten.
- Eine Ausnahme bilden Unterlagen, die für die Anwendung bestimmter Zollverfahren mit wirtschaftlicher Bedeutung erforderlich sind (z. B. aktive Veredelung). In solchen Fällen kann die Zollbehörde verlangen, dass die Unterlagen im Papieroriginal vorgelegt werden.
- Für den Vorsteuerabzug aus Eingangsrechnungen ist die Aufbewahrung der Papieroriginalrechnungen dagegen nicht zwingend erforderlich. Auch elektronisch aufbewahrte Rechnungen sind für den Vorsteuerabzug ausreichend, solange die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit gewährleistet sind.
- Originär digitale Unterlagen, wie elektronische Rechnungen, müssen im digitalen Original aufbewahrt werden. Sie dürfen innerhalb der achtjährigen Aufbewahrungsfrist weder verändert noch gelöscht werden. Zudem muss ein Betriebsprüfer sie maschinell auswerten können. Ein Ausdruck auf Papier reicht hier also nicht aus.
- Alle relevanten Buchführungsunterlagen müssen so aufbewahrt werden, dass sie jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.
- In jedem Fall muss die digitale Archivierung von gescannten oder originär elektronischen Dokumenten die Anforderungen der GoBD erfüllen.
Wie lässt sich trotz Aufbewahrungspflicht Ordnung im Archiv halten?
Aufgrund der Aufbewahrungspflichten für Unternehmen sammeln sich in der Buchhaltung Jahr für Jahr zahlreiche Belege an. Wer weiterhin papiergebunden und manuell archiviert, läuft Gefahr, den Überblick zu verlieren. Zum einen wird das Archiv irgendwann zu klein, zum anderen steigt die Zahl digitaler Dokumente kontinuierlich – Stichwort E-Rechnungspflicht.
Hinzu kommt, dass alle relevanten Dokumente nach den Vorgaben der GoBD im elektronischen Original und unveränderbar aufbewahrt werden müssen. Das beste Mittel, um diese Vorgaben effizient zu erfüllen und Ordnung im digitalen Archiv zu halten, ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS).
WEITERE ARTIKEL
Whistleblower-Richtlinie der EU: Was auf den Mittelstand zukommt
Viele Rechtsverstöße im Wirtschaftsleben kämen ohne Hinweise von Mitarbeitenden, Lieferanten oder Kunden vermutlich nie ans Tageslicht. Um Hinweisgeber, auch Whistleblower genannt, zu schützen, hat die Europäische Union im Jahr 2019 die sogenannte Whistleblower-Richtlinie erlassen. Deutschland wird diese Vorgabe mit dem "Hinweisgeberschutzgesetz" in nationales Recht umsetzen. Compliance-Expertin Sarah Afshari erklärt, was das für deutsche Unternehmen bedeutet.
Eeigentlich hätte Deutschland die Whistleblower-Richtlinie – auch: Hinweisgeberrichtlinie – der EU (Richtlinie 2019/1937) bereits bis Dezember 2021 in nationales Recht umsetzen müssen. Doch erst jetzt befindet sich das neue Hinweisgeberschutzgesetz im Gesetzgebungsverfahren. Mit seiner Verabschiedung wird noch in diesem Jahr gerechnet, sodass das Regelwerk Anfang 2023 in Kraft treten könnte. In dem Gesetz geht es um den Schutz von Personen, die Verstöße gegen strafrechtliche Vorgaben, aber auch gegen Arbeitsschutz, Umweltschutz, Gesundheitsschutz, Mindestlohn, Produktsicherheit, Verbraucherschutz, Datenschutz, Vergaberecht und ähnliche Vorschriften melden.
„Das Hinweisgeberschutzgesetz soll die Meldenden vor Benachteiligung und Repressalien schützen“, sagt Sarah Afshari. Die Expertin beschäftigt sich seit Jahren mit der Aufdeckung von Wirtschaftskriminalität – zunächst als Ermittlerin für große Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, dann als Compliance Officer und zertifizierte Datenschutzbeauftragte. Dabei leitete sie internationale Ermittlungen und Compliance-Audits in mehr als 30 Ländern und deckte Betrugs-, Geldwäsche- und Bestechungsfälle in Milliardenhöhe auf. Schließlich gründete sie mit DISS-CO ihr eigenes Unternehmen und entwickelte ein IT-gestütztes Hinweisgebersystem.
Whistleblower-Richtlinie betrifft Unternehmen ab 50 Beschäftigten
Das Hinweisgeberschutzgesetz verpflichtet – neben öffentlich-rechtlichen Organisationen, Kommunen und Behörden – auch Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten, eine oder mehrere interne Meldestellen einzurichten. Diese sollen es Hinweisgebern ermöglichen, Missstände mündlich, schriftlich, persönlich und auf Wunsch auch anonym aufzuzeigen.
Meldekanäle können zum Beispiel sein: ein spezieller Briefkasten, spezielle E-Mail-Accounts, eine Telefon-Hotline oder ein digitales Hinweisgebersystem. Welche Art von Meldekanal oder Meldekanälen ein Unternehmen einrichtet, liegt in seinem Ermessen.
Unternehmen können auch gemeinsame Meldestellen betreiben oder einen externen Dritten mit der Einrichtung und Betreuung einer internen Meldestelle beauftragen. Für Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitenden soll die Verpflichtung ab Inkrafttreten des Gesetzes gelten, für Arbeitgeber mit mehr als 50 und bis 249 Mitarbeitenden voraussichtlich ab Ende 2023.
„In jedem Fall ist der Schutz der Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebenden Person von allergrößter Bedeutung“, weist Sarah Afshari auf die Anforderungen des Gesetzgebers hin. Und hier liege aufgrund der geschützten Kommunikationswege und der Möglichkeiten zur Weiterverfolgung von Hinweisen ein wichtiger Vorteil von Software-basierten Hinweisgebersystemen. Damit sei man auf jeden Fall auf der sicheren Seite, sagt die Compliance-Expertin.
Vier Tipps für Unternehmen
- Überprüfen Sie Ihre vorhandenen Richtlinien und Vorgaben! — Um gar nicht erst einen Anlass für Whistleblowing zu bieten, sollten Sie die alle unternehmensinternen Regelungen im Hinblick auf die Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes checken. Schließen Sie etwaige Lücken, zum Beispiel in Bezug auf Ihre Reiserichtlinien, die Annahme von Geschenken oder den Umgang mit Geschäftspartnern.
- Stellen Sie das Compliance-Know-how Ihrer Beschäftigten fest! — Führen Sie zum Beispiel eine Umfrage durch, um den gegenwärtigen Wissenstand der Beschäftigten in Erfahrung zu bringen.
- Schließen Sie Wissenslücken bei Ihren Mitarbeitenden! — Informieren und schulen Sie Ihre Beschäftigten, zum Beispiel durch Video-Tutorials, und sensibilisieren Sie so für die Compliance-relevanten Themen.
- Leben Sie Regelkonformität von der Unternehmensspitze her vor! — Compliance-Vorgaben sind nur dann glaubwürdig, wenn sich die Führungsebene keine Ausnahmen von der Regel gönnt.
Compliance im Mittelstand richtig umsetzen
Regelverstöße können Unternehmen teuer zu stehen kommen. Daher sollten Unternehmer das Thema Compliance ernst nehmen und Vorkehrungen treffen, sagt Rechtsanwalt Dr. Malte Passarge. Im Videotalk "Butter bei die Fische" erläutert er, worauf bei Compliance im Mittelstand zu achten ist.
Welche Maßnahmen muss ein Unternehmen ergreifen, damit sich alle Organe und Mitarbeiter rechtmäßig verhalten – und zwar sowohl hinsichtlich gesetzlicher Bestimmungen als auch unternehmenseigener Ge- und Verbote? Darum geht es bei Compliance (deutsch: Regeltreue bzw. Regelkonformität), erläutert Malte Passarge. Als Partner der Hamburger Rechtsanwaltskanzlei HDH und Geschäftsführer des Vereins Pro Honore engagiert sich der Jurist insbesondere für Compliance im Mittelstand. Gerade dort müsse das Verständnis für das langfristige Potenzial dieses Themas wachsen.
Geschenke und Absprachen: Was ist zulässig?
Eine pauschale Wertgrenze, ab der beispielsweise Geschenke zwischen Geschäftspartnern grundsätzlich als regelwidrig im Sinne von Korruption anzusehen sind, gibt es laut Fachmann Passarge in der deutschen Privatwirtschaft nicht. Vielmehr müsse man stets den Gesamtkontext der Geschäftsbeziehung betrachten: Wer ist der Geschäftspartner, den ich zum Essen einlade? Hat man gerade ein kritisches Vertragsverhältnis? Gibt es ein offenes Angebot? Liegt ein Rechtsstreit vor?
Um potenziellen Regelverstößen im Zusammenhang mit Geschenken vorzubeugen, empfiehlt Passarge Unternehmen, eine der folgenden Vorgehensweisen zu wählen:
- Gar keine Geschenke annehmen und auch keine machen – Wer dies seinen Partnern in freundlichem Ton mitteile, sei auf der sicheren Seite.
- Starre Wertgrenzen festlegen – Meist werde hier wegen des Steuerfreibetrags ein Wert von 35 Euro für die Annahme und Abgabe von Geschenken gewählt.
- Flexible Wertgrenzen festlegen – Ebenfalls möglich sei es, je nach Geschäftspartner verschiedene Wertgrenzen festzulegen. Dies erfordere aber auch individuelle Freigabeprozesse. So sei es beispielsweise ratsam, vor einem hochwertigen Kundenevent eine Genehmigung durch den Vorgesetzten des Eingeladenen einzuholen.
Compliance-Probleme im Zusammenhang mit Geschenken können auch bei Geschäften mit internationalen Partnern auftreten, etwa im Import und Export. Hierzu müsse man wissen, dass die Regularien in vielen Ländern deutlich strenger als in Deutschland seien, so Passarge.
Auch in Staaten, in denen Geschenke bei einer Geschäftsanbahnung als kulturelle Gepflogenheit gelten, bestehe die Gefahr, gegen Landesrecht zu verstoßen. Hinzu komme, dass Bestechung im Ausland auch nach deutschem Recht strafbar ist. Unternehmer sollten daher in jedem Fall eventuelle Störgefühle beachten und unbedingt die Rechtslage prüfen.
Vorsicht ist Malte Passarge zufolge auch bei Absprachen geboten. So könne es zum Beispiel schon bei einem lockeren Gespräch auf einer Messe zu einer unzulässigen Preis- oder Konditionenabsprache zwischen Wettbewerbern kommen. Mitunter fehle den Beteiligten zwar das Unrechtsbewusstsein, dies ändere aber nichts an den möglichen wettbewerbsrechtlichen Folgen.
Wie sehen die rechtlichen Vorgaben zu Compliance aus?
Bezüglich der Rechtsvorschriften zum Thema Compliance ist in Deutschland inzwischen etwas in Bewegung gekommen, wie Malte Passarge betont.
- So verpflichtet das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz Unternehmen dazu, auf die Einhaltung von Menschenrechten und Umweltstandards in der Lieferkette zu achten.
- Eine weitere Compliance-Vorschrift ist die Hinweisgeberrichtlinie der EU (EU-Richtlinie 2019/1937), auch „Whistleblower-Richtlinie“ genannt. Durch sie sollen Personen, die Hinweise auf Compliance-Verstöße in Unternehmen oder öffentlichen Organisationen geben, vor Repressalien geschützt werden. In Deutschland sind von dieser Richtlinie grundsätzlich alle Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern betroffen. Sie müssen entsprechende Meldekanäle einrichten. Dies kann zum Beispiel ein dafür Beauftragter (Compliance-Officer oder Ombudsmann) oder auch ein spezieller E-Mail-Account sein.
Compliance im Mittelstand: Die ersten drei Schritte für Unternehmen
- Schonungslose Risikoanalyse durchführen. Dabei kommt es entscheidend darauf an, ehrlich zu sein. Eventuelle „Leichen im Keller“ gehören also auf den Tisch – und nicht unter den Teppich. Im Zuge der Risikoanalyse sollte man sich beispielsweise fragen: Welche Probleme gab es in der Vergangenheit? Wo hat man schlechte Erfahrungen gemacht?
- Compliance-Richtlinien formulieren. Basierend auf den Erkenntnissen im Rahmen der Risikoanalyse gilt es nun, Richtlinien für das eigene Unternehmen zu formulieren und Standards zu setzen.
- Die Compliance-Vorgaben und Standards kommunizieren. Es reicht nicht aus, das Regelwerk ans schwarze Brett zu heften oder auf einem Server zu hinterlegen. Vielmehr sollte die Unternehmensführung in Sachen Compliance offensive Kommunikation betreiben – und zwar insbesondere an die Mitarbeiter, aber auch an wichtige Auftraggeber und Geschäftspartner.
Neues Verpackungsgesetz: Pflichten, Registrierung und Risiken für Unternehmen
Unternehmen müssen die Entsorgung und das Recycling ihrer Verpackungen über das duale System finanzieren. Viele kommen dieser Pflicht jedoch bislang nicht nach. Mit dem Verpackungsgesetz von 2019 und dem neuen Verpackungsregister LUCID sollen Verstöße konsequent verhindert werden. Seit dem 1. Januar 2019 dürfen nur registrierte Unternehmen systembeteiligungspflichtige Verpackungen in Verkehr bringen.
Das Gesetz über das Inverkehrbringen, die Rücknahme und die hochwertige Verwertung von Verpackungen (kurz: Verpackungsgesetz oder VerpackG) ersetzt die bisherige Verpackungsverordnung. Es richtet sich an alle Hersteller, Händler und Importeure, die Verpackungen erstmals gewerblich in Umlauf bringen. Ziel ist, die erweiterte Produktverantwortung durchzusetzen, Entsorgungs- und Recyclingkosten fair zu verteilen und Anreize zur Vermeidung von Verpackungsabfällen zu schaffen – sowohl im Online- als auch im stationären Handel.
Auch kleine Unternehmen müssen sich registrieren, wenn sie Verpackungen in Verkehr bringen.
Wichtige Neuerungen durch das Verpackungsgesetz
1. Registrierungspflicht im LUCID-Portal
Die Zentrale Stelle Verpackungsregister hat das Portal LUCID eingerichtet. Alle Erstinverkehrbringer von systembeteiligungspflichtigen Verpackungen müssen sich hier registrieren. Das Register ist öffentlich einsehbar, und nicht registrierte Unternehmen dürfen keine Verpackungen in Verkehr bringen.
2. Erweiterung der Systembeteiligungspflicht
Seit Januar 2019 umfasst die Pflicht nicht nur Verkaufs-, Service- und Umverpackungen, sondern auch Versandverpackungen. Onlinehändler müssen ihre Versandverpackungen selbst an einem dualen System beteiligen und die erforderlichen Daten melden.
Sanktionen und Risiken bei Verstößen gegen das Verpackungsgesetz
- Bußgelder: Unternehmen, die gegen die Pflichten des Verpackungsgesetzes verstoßen, müssen mit empfindlichen Geldstrafen rechnen. Die Höhe der Bußgelder kann bis zu 200.000 Euro betragen, abhängig von der Schwere und Dauer des Verstoßes.
- Vertriebsverbot: Neben finanziellen Sanktionen droht ein sofortiges Vertriebsverbot. Das bedeutet, dass nicht registrierte oder falsch deklarierte Verpackungen nicht weiter in Umlauf gebracht oder verkauft werden dürfen. Für Unternehmen kann dies erhebliche wirtschaftliche Einbußen nach sich ziehen.
- Abmahnungen: Das öffentliche Verpackungsregister LUCID macht es Wettbewerbern und Behörden einfach, Verstöße nachzuverfolgen. Unternehmen, die ihre Registrierungspflicht oder Meldungen nicht erfüllen, können daher schnell abgemahnt werden. Dies kann neben rechtlichen Konsequenzen auch zu Imageschäden führen.
- Plattformrisiken für Onlinehändler: Besonders für Händler, die ihre Produkte über Plattformen wie Amazon, eBay oder andere Marktplätze vertreiben, besteht ein zusätzliches Risiko. Plattformbetreiber sind verpflichtet, gesetzliche Vorgaben einzuhalten und reagieren im Zweifel mit Sperrungen oder Ausschlüssen, um selbst nicht in den Fokus von Behörden zu geraten. Ein Verstoß gegen das Verpackungsgesetz kann daher unmittelbar die Möglichkeit des Onlineverkaufs gefährden.
Weitere Informationen zum Verpackungsgesetz 2019, LUCID-Registrierung und Pflichten für Unternehmen und Onlinehändler sind auf der Website der Zentralen Stelle Verpackungsregister erhältlich.