Digitalisierung

Herr Kühn, ist Datensicherheit nur ein Modethema oder ist die Bedrohung tatsächlich so groß?

Waldemar Kühn: „Das Thema ist deshalb so oft in den Medien, weil tatsächlich viel passiert. Allerdings geschieht noch wesentlich mehr, als öffentlich bekannt wird. Ein Angriff muss nicht immer im Super-GAU enden, dennoch richtet er Schaden an – oft zunächst unbemerkt. Internetkriminalität wird mittlerweile hochprofessionell betrieben, während das Bewusstsein bei vielen Nutzern noch fehlt.

Mein Fazit: Datensicherheit betrifft alle, vom Handwerker bis zum Großkonzern. Das größte Risiko bleibt aber der Mensch. Klare Richtlinien im Betrieb sind deshalb unerlässlich. Angst ist nicht nötig, aber der richtige Schutz ist Pflicht.“

Können Sie uns ein paar Beispiele geben?

Waldemar Kühn: „Ein weit verbreiteter Irrglaube ist, dass Privatleute oder kleine Betriebe für Hacker uninteressant seien. Das Gegenteil ist der Fall. Viele Angreifer setzen auf Masse.

Ein Beispiel: Internetrouter. Oft werden Standardgeräte genutzt, die nur rudimentäre Firewall-Funktionen bieten. Fehlen Updates oder wurde die Einrichtung nicht fachmännisch vorgenommen, sind Sicherheitslücken programmiert.

Ein weiteres Beispiel: Viele Rechner haben zunächst eine Antiviren-Software als Probeabo installiert. Läuft dieses ab und wird nicht verlängert, ist der PC komplett ungeschützt. Genau das passiert häufiger, als man denkt.

Ungeschützte Systeme sind wie ein Haus, in dem alle Türen offenstehen, während man mit Augenbinde Wache hält.“

Was kann konkret passieren?

Waldemar Kühn: „Neben dem Horrorszenario leerer Bankkonten gibt es alltägliche Schäden. Ein Beispiel: Ein Unternehmen nutzte ungeschützte E-Mail-Postfächer bei einem Provider. Ein Virus versendete massenhaft Spam über deren Adressen. Ergebnis: Der Provider sperrte die Konten, und der Betrieb war eine Woche lang lahmgelegt.

Wir haben damals das gesamte System bereinigt und neue, geschützte Konten in unserem Rechenzentrum eingerichtet. Dieses Beispiel zeigt: fehlender Schutz führt schnell zu existenziellen Problemen.“

Was heißt das für kleinere Betriebe ohne eigenen IT-Fachmann – muss der Chef zum IT-Experten werden?

Waldemar Kühn: „Nein. Der Chef soll sich auf sein Kerngeschäft konzentrieren. Für kleinere Unternehmen ist ein eigener IT-Experte meist zu teuer. Hier helfen externe Spezialisten, die Systeme einrichten, Updates übernehmen und im Notfall zur Seite stehen.“

Warum digitale Prozesse für Bauunternehmen in Deutschland entscheidend sind

Egal ob in Hamburg, München oder auf dem Land in Rheinland-Pfalz – viele Bauunternehmen kämpfen mit ähnlichen Herausforderungen:

• Fehlende Fachkräfte im Büro wie auf der Baustelle
• Aufwändige und fehleranfällige manuelle Prozesse
• Mangelnde Transparenz bei der Projektsteuerung

Dabei bietet die Digitalisierung konkrete Lösungen: Sie spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für reibungslosere Abläufe – bundesweit und standortunabhängig.

Digitale Zeiterfassung auf der Baustelle – in ganz Deutschland umsetzbar

Schluss mit Stundenzetteln auf Papier – vom Ruhrgebiet bis zur Ostsee

Viele Bauunternehmen erfassen Arbeitszeiten noch per Hand – das kostet Zeit und Nerven. Digitale Zeiterfassungssysteme ermöglichen eine direkte Eingabe auf Smartphone oder Tablet – egal ob auf einer Baustelle in Berlin, einem Wohnprojekt in Stuttgart oder einer Tiefbaustelle in Thüringen.

Vorteile für Bauunternehmen im Alltag

• Automatische Übergabe an Lohnsysteme (inkl. BRTV, SOKA-Bau etc.)
• Auswertungen nach Kolonne, Region oder Baustelle
• Kein Papierchaos – perfekte Vorbereitung für Lohnabrechnung & Nachkalkulation

Tipp: Achten Sie auf Anbieter mit Erfahrung im deutschen Bauhauptgewerbe.

Vernetzte Projektkommunikation für regionale und überregionale Teams

Zentrale Plattform statt verstreute E-Mails – vom Bauhof bis zum Büro

Ob im Büro in Nürnberg, bei einem Projektleiter in Leipzig oder auf der Baustelle in Köln: Mit einer digitalen Plattform können alle Beteiligten gleichzeitig auf dieselben Informationen zugreifen – Pläne, Mängellisten, Baustellenfotos oder Absprachen.

Praxisvorteile

• Klarheit durch zentrale Aufgabenverteilung
• Protokolle, Dokumente und Baupläne immer aktuell
• Weniger Missverständnisse – gerade bei verteilten Teams über Bundesländer hinweg

Automatisierte Lohnabrechnung im Bau – professionell aus Deutschland

Outsourcing als Antwort auf Fachkräftemangel im Baubüro

Lohnabrechnung ist im deutschen Baugewerbe besonders komplex – mit zahlreichen Vorgaben zu Urlaubskassen, Mindestlöhnen, Schlechtwetterregelungen und Zusatzleistungen. Gerade kleinere und mittelgroße Bauunternehmen aus Orten wie Osnabrück, Erfurt oder Regensburg haben oft keine spezialisierten Fachkräfte dafür.

Lösung: Outsourcing der Lohnabrechnung an Dienstleister mit Erfahrung im deutschen Baulohnsystem – digital, sicher und effizient.

Die Vorteile für Ihren Betrieb

• Rechtssicherheit durch Expertenwissen im deutschen Tarifrecht
• Entlastung interner Ressourcen bei gleichbleibender Qualität
• Digitale Übergabe der Zeiten aus der Baustellenerfassung

Fazit – Digitalisierung im deutschen Bau startet mit kleinen Schritten

Ob Sie als Bauunternehmen in Frankfurt, Kiel, Dresden oder Baden-Württemberg tätig sind – digitale Lösungen lassen sich schrittweise einführen und sorgen schnell für messbare Verbesserungen. Wer früh startet, profitiert langfristig – durch weniger Aufwand, bessere Übersicht und mehr Planungssicherheit.

Über Digitalisierung wird viel geschrieben und geredet. Doch was hat ein kleines mittelständisches Unternehmen davon, wenn es zum Beispiel seine Auftragsabwicklung digitalisiert? Welche Hürden gibt es und wie kann man sie geschickt umgehen? Diese und weitere Fragen zur digitalen Auftragsabwicklung beantwortet dieser Blogbeitrag. Anhand eines fiktiven Unternehmens schauen wir uns an, welche Vorzüge eine digitale Auftragsabwicklung bieten kann. Ergänzend dazu erläutert ein Experte Chancen, Voraussetzungen und Lösungen zur Einführung einer digitalen Auftragsabwicklung.

Digitale Auftragsabwicklung – skizziert anhand eines Beispiels

Stellen wir uns einen Betrieb mit 30 Mitarbeitern vor. Das Unternehmen bietet Geräte für Raumklimatisierung und Raumhygiene an.  Es bezieht von verschiedenen Herstellern Gerätekomponenten, die es in seiner Werkhalle für die Kunden zusammenstellt und anpasst. Der Serviceaußendienst liefert die Anlagen zum Kunden, installiert sie und führt die Wartung durch.

Zur Auftragsabwicklung, von der Angebotserstellung bis zur Rechnungsstellung, setzt das Unternehmen eine Warenwirtschaftssoftware ein. Die Produktion wird über Fertigungsaufträge gesteuert. Materialentnahmen vermerken die Mitarbeiter auf Formularen und erfassen sie später in der Anwendung. Auch die Gerätekomponenten beschafft der Betrieb softwaregestützt.

Die Servicemitarbeiter laden in ihre Fahrzeuge die Teile, die sie beim Kunden benötigen. Sie sollen in ihren Fahrzeugen immer einen Vorrat gängiger Teile mitführen, um die Kunden möglichst schnell vor Ort bedienen zu können.

Der Anfang: Inwieweit ist mein Betrieb von Digitalisierung betroffen?

Dem Chef unseres fiktiven Unternehmens stellen sich nun zwei grundsätzliche Fragen zum Thema Digitalisierung:

1. Benötige ich für meine Kunden oder Lieferanten künftig einen digitalen Datenaustausch?

Immer mehr Firmen setzen eine digitale Datenübermittlung bei der Auftragserteilung und Auftragsannahme voraus. Häufig bieten Lieferanten bei digitalem Datenaustausch einen schnelleren oder besseren Service an. Die eingesetzte Software muss deshalb über entsprechende Schnittstellen verfügen, die sich weiterentwickeln und anpassen lassen. Ist das nicht der Fall, sollten jetzt die Alarmglocken läuten – und nicht erst dann, wenn der erste Kunde deswegen einen Auftrag nicht erteilt.

2. Kann ich durch digitale Auftragsabwicklung die Abläufe verbessern?

Die Art und Weise, wie ein Unternehmen seine Abläufe organisiert hat, entscheidet darüber, wie schnell und zuverlässig es die Kunden bedienen kann. Werden Bestellungen und Wünsche der Kunden präzise bearbeitet? Sind benötigte Teile am Lager? Ist die Serviceorganisation imstande, flexibel auf Notfälle zu reagieren? Hier kann eine digitale Auftragsabwicklung helfen, Schwachstellen in den Prozessen zu beseitigen und die Leistungsfähigkeit des Unternehmens zu stärken.

Zielvorgaben für die Optimierung der Auftragsabwicklung

Nach einer Betrachtung der Schwachstellen in den Abläufen formuliert unser Unternehmer konkrete Ziele, die durch eine digitale Auftragsabwicklung erreicht werden sollen:

• Die Teileverfügbarkeit muss verbessert werden, damit Ausfallzeiten für Kunden reduziert werden.
• Es muss jederzeit klar sein, welche Teile sich in einem Servicefahrzeug befinden und ob diese frei verfügbar sind. Dadurch soll die Serviceorganisation besser auf Kundenanfragen reagieren können.
• Der Informationsfluss vom und zum Außendienst muss verbessert werden, beispielsweise bei der Bestellerfassung im Außendienst. Die Weitergabe in Papierform oder per E-Mail benötigt zu viel Zeit und ist fehleranfällig.

Durch Einbindung geeigneter Geräte an verschiedenen Stellen des Prozesses und durch Vernetzung lassen sich die Vorgaben unseres Beispielunternehmens umsetzen.

Beispiele für optimierte Prozesse durch digitale Auftragsabwicklung

Im nächsten Schritt seines Digitalisierungsvorhabens analysiert unser Unternehmer gemeinsam mit externen Experten die Prozesse der Auftragsabwicklung. Dabei wird das folgende IT-gestützte Lösungsszenario entwickelt:

• Die Servicefahrzeuge werden künftig als separate Lagerplätze betrachtet. Dadurch können die Mitarbeiter im Service und im Innendienst die in jedem Fahrzeug verfügbaren Mengen einsehen. Der Einsatz mobiler Geräte mit Scannern beschleunigt die Bestückung und Entnahme beim Kunden und sichert sie gegen Falscherfassungen ab.
• Im Servicefall kann der Innendienst Auskunft geben, ob ein benötigtes Teil in einem Fahrzeug verfügbar ist und dadurch die Hilfeleistung für den Kunden verbessern.
• Der Servicemitarbeiter kann mittels eines mobilen Geräts mit Scanner sehr einfach die beim Kunden verwendeten Teile kennzeichnen. Diese werden im System als verbraucht und damit nicht mehr verfügbar angezeigt. Der Einkauf kann gegebenenfalls sofort eine Nachbestellung auslösen. Auf gleichem Wege kann der Außendienstmitarbeiter die Lieferung zusätzlicher Teile oder Dienstleistungen veranlassen.
• Die im Außendienst erfassten Daten fließen unmittelbar in die Rechnungsstellung ein. Dadurch wird nichts vergessen und Verzögerungen vermieden.

So macht eine digitale Auftragsabwicklung auch kleinere Betriebe zukunftsfit

Durch eine digitale Auftragsabwicklung lassen sich die Abläufe auch in einem kleineren Unternehmen nachhaltig verbessern. Zum einen stehen dem Innen- und Außendienst mehr und bessere Daten zur Verfügung. Dies vereinfacht und beschleunigt die Abwicklung, und die Servicemitarbeiter können die Kunden besser bedienen. Zum anderen legt die neu geschaffene digitale Infrastruktur das Fundament für künftige Optimierungen. Denn Digitalisierung wird auch die Betriebsabläufe kleiner Mittelständler weiter verändern.

Wie eine digitale Auftragsabwicklung genau realisiert werden kann und wo potenzielle Hürden liegen, erläutert Professor Dr. Jochen Scheeg im folgenden Interview.

Interview mit Prof. Dr. Jochen Scheeg

Weshalb kann es für Unternehmen ungünstig sein, die Auftragsabwicklung papierbasiert und manuell durchzuführen?

Prof. Dr. Scheeg: Zunächst einmal ist es wichtig zu verstehen, dass die Auftragsabwicklung ein umfassender Vorgang mit zahlreichen Arbeitsschritten und Dokumenten ist. Der Auftrag als solcher ist zwar der Kern des Prozesses, jedoch stellt dieser nur einen kleinen Ausschnitt in der gesamten Abwicklung dar. Daher muss man sich die gesamte Prozesskette mit ihren Teilschritten – von der Angebotserstellung über die Auftragsbestätigung bis hin zur Erstellung und/oder Prüfung von Lieferscheinen – vor Augen halten. Um diese Prozesskette effizient bearbeiten zu können, ist es notwendig, dass sämtliche Beteiligte den gleichen Informationsstand haben. Dabei gilt: Je arbeitsteiliger der Prozess von der Angebotserstellung bis hin zur Lieferung organisiert ist, desto wichtiger ist der einheitliche Informationsstand.

Die Nutzung von Papier führt zwangsläufig zu Informationsasymmetrien. Das bedeutet, die Beteiligten haben nicht den gleichen Informationsstand. Häufig müssen Daten doppelt erfasst werden: auf Papier und später noch einmal im System.

Weitere Nachteile des papierbasierten Arbeitens: Papier ist nicht automatisch aktuell. Das führt zu Abweichungen in Zeit und Inhalt. Papier kann zudem verloren gehen, verlegt oder beschädigt werden.

Darüber hinaus kann man nur eingeschränkt gemeinsam an Vorgängen arbeiten. All dies akzeptieren wir nur deshalb, weil wir an Papier gewöhnt sind. Zusammenfassend lässt sich sagen: Papierbasierte Prozesse tendieren zu Informationsasymmetrien und diese führen zu Ineffizienz.

Was haben Unternehmen konkret davon, wenn sie die Prozesse der Auftragsabwicklung digitalisieren?

Scheeg: Die digitale Auftragsabwicklung ist die Voraussetzung für einen effizienten Prozess. Der praktische Nutzen entsteht bei allen Mitarbeitenden, die auf Informationen anderer angewiesen sind. Lassen Sie mich das am Beispiel der Warenannahme auf Basis von Lieferscheinen verdeutlichen.

Nehmen wir für den Moment an, die Aufgabe besteht darin, eine Lieferung auf Basis eines Lieferscheins zu prüfen. Hierzu muss die Warenannahme die Bestellung mit all ihren Positionen mit der entsprechenden Menge kennen. Das avisierte Lieferdatum und die Ankündigung möglicher Teillieferungen unterstützen die Arbeitsplanung. Im weiteren Verlauf der Prüfung können Abweichungen in Art und Menge der Lieferung unmittelbar mit der Einkaufsabteilung geteilt werden. Diese kann entsprechend den Wareneingang buchen, Reklamationen veranlassen, Nachbestellungen auslösen und mit den Lieferanten eine Klärung herbeiführen.

Welche grundlegenden Voraussetzungen sollten erfüllt sein, bevor ein Projekt zur Digitalisierung der Auftragsabwicklung starten kann?

Scheeg: Eine pauschale Antwort auf diese Frage gibt es nicht. Der Fokus liegt hier weniger auf der Technik als auf den Prozessen. Eine zentrale Grundlage ist es sicherlich, stabile Prozesse zu haben. Sobald die Prozesse hinreichend definiert und stabil sind, lassen sie sich auch digital unterstützen. Die Kernfragen sind dann: Wie umfassend soll eine digitale Lösung sein? Welches Potenzial an Digitalisierung soll unmittelbar ausgeschöpft werden und welche Potenziale lassen sich gegebenenfalls später mit einer vernünftigen Aufwand-Nutzen-Relation erschließen?

Unabhängig von der Unternehmensgröße ist die Einführung von betrieblicher Software immer mit erheblichem Zeit- und Ressourcenaufwand für die Beteiligten verbunden. Gerade bei KMU haben Unternehmer vielfach wenig Erfahrung und fühlen sich bei den Entscheidungen unsicher. Dadurch entsteht zuweilen die Tendenz zur Einführung sehr großer und komplexer Lösungen. Der Hintergrund für solche Entscheidungen ist die Vermutung oder Hoffnung, dass durch die Entscheidung für eine große Lösung die Zukunftssicherheit quasi garantiert ist. Die größere Lösung muss jedoch nicht besser sein – und auch nicht zukunftssicherer.

Zudem benötigen nicht alle Unternehmen Echtzeitdaten zu Lagerbeständen, und nicht alle benötigen voll automatisierte Buchungsroutinen. Daher sollten zunächst die zentralen Probleme bzw. Handlungsfelder identifiziert werden.

Wie geht man die Digitalisierung der Auftragsabwicklung am besten an? Welche Schritte sollten in welcher Reihenfolge gemacht werden?

Scheeg: Gute Digitalisierungsprojekte schaffen Vorteile und fügen sich in die Arbeitsabläufe ein. Den Startpunkt bildet die Formulierung der Zielstellung. Auf dieser Basis erfolgt eine umfassende Analyse der Ausgangssituation. Hierzu zählen auch die Analyse von verfügbaren Technologien, die Identifikation von marktverfügbaren Lösungen, Trendermittlungen etc. Es geht also keinesfalls nur um die Betrachtung eines Ausschnitts einer Prozesskette.

Auf Basis der Analyse und der Ermittlung des Bedarfs in den Prozessen und in den Bedürfnissen der Prozessbeteiligten werden die Kernergebnisse und -erkenntnisse zusammengefasst. Diese sogenannte Synthese ist der Ausgangspunkt für die Gestaltung von Lösungsansätzen.

Im nächsten Schritt sind die Lösungsansätze, gegebenenfalls anhand von Prototypen, zu testen. Falls mehrere Lösungsansätze realisiert wurden, sind diese zu vergleichen. Erst im nächsten Schritt wird dann die ausgewählte Lösung implementiert.

Es darf auf keinen Fall vergessen werden, die Qualifikationen und Fähigkeiten der Mitarbeiter zu berücksichtigen. Jede Lösung kann am Ende ihr Potenzial nur in der aktiven Nutzung entfalten.

Digitalisierung ist kein Selbstzweck. Es geht immer um unternehmerischen Nutzen im Sinne von Effizienz oder Effektivität – oder beidem gleichzeitig. So lässt sich beispielsweise durch Digitalisierung mit positiven Nutzererlebnissen mehr Umsatz realisieren. Oder Prozesse können effizienter und robuster gestaltet werden.

Gibt es hinsichtlich der Digitalisierung der Auftragsabwicklung branchenspezifische Besonderheiten zu berücksichtigen?

Scheeg: Jede Branche hat eigene Schwerpunkte. Jedes Unternehmen hat seinen eigenen Startpunkt. Handel und Dienstleistungen sind oft geprägt durch die Gestaltung der Kundeninteraktion bis hin zu sogenannten Kundenerlebnissen. Hier geht es bei der Digitalisierung primär um Shopgestaltung, Nutzerführung, Auftrags- und Kundenanalysen etc. Bei der Effizienz der Auftragsabwicklung geht es im Kern um die Warenwirtschaft, automatisierte Katalogdaten und/oder Schnittstellen der Warenwirtschaft zum Großhandel oder zu Herstellern mit Produktdaten. Im Handwerk sind die Kernthemen oftmals die automatisierte Angebotserstellung bzw. die Auftragsdokumentation zur Vorbereitung der Rechnungsstellung.

Wie finden Unternehmer heraus, welchen Grad an Digitalisierung sie in der Auftragsabwicklung brauchen, damit ihr Betrieb künftig wettbewerbsfähig bleibt?

Scheeg: In den seltensten Fällen haben KMU alle Ressourcen mit dem notwendigen Fachwissen an Bord. Es ist daher hilfreich und üblich, sich externe Unterstützung zu holen. Nach unserer Erfahrung ist es gut, wenn diese Unterstützung – gerade in den frühen Phasen – nicht von Softwareherstellern kommt, sondern herstellerunabhängig erfolgt.

Es gibt mittlerweile zahlreiche kleine, intelligente Lösungen, die einzelne Problemstellungen hervorragend lösen. Bei der Auswahl sollte auf Schnittstellen und Datenaustauschmöglichkeiten geachtet werden.

Mit dem gewonnenen Verständnis zur Nutzung und mit zunehmender Erfahrung lässt sich der tatsächliche Bedarf besser abschätzen. Gerade für KMU hat der Spruch „Groß denken und klein anfangen“ einen besonderen Wahrheitsgehalt.

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Automatisieren Sie interne Prozesse, wo immer es geht

Der digitale Wandel verändert das Bauwesen auf einer grundlegenden Ebene. Innovative IT-Tools ermöglichen es, Ressourcen zu sparen, indem sie Routineaufgaben automatisieren. Besonders Arbeitszeiterfassung und Buchhaltung lassen sich effizient digital abwickeln. Digitale Arbeitszeiterfassung dokumentiert Zeiten und Fehlzeiten ohne Medienbruch, während intelligente Workflows und automatisierte Belegerkennung in der Buchhaltung Prozesse beschleunigen. So sparen Baubetriebe Zeit, vermeiden Papierkram und erhöhen die Transparenz.

Modernisieren Sie den Arbeitsplatz: Baustelle und Büro digitalisieren

Meetings und Abstimmungen müssen nicht mehr zwangsläufig vor Ort stattfinden. Cloud-Technologien ermöglichen mehr Flexibilität und den Zugriff auf aktuelle Projektdaten von überall. Moderne Sicherungsverfahren schützen sensible Informationen vor Verlust oder Diebstahl. Selbst im Notfall können Daten schnell wiederhergestellt werden. Diese digitalen Möglichkeiten helfen Baubetrieben, Fachkräfte gezielter einzusetzen, Prozesse zu optimieren und ihre Wettbewerbsfähigkeit zu stärken.

Die Vorteile eines digitalisierten Baubetriebs

Digitale Tools bieten eine Vielzahl von Vorteilen, die Unternehmen jeder Größe nutzen können:

• Verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit
• Mehr Transparenz und Dokumentation
• Gesteigerte Qualitätskontrolle und Flexibilität
• Einsparungen bei Kosten und Zeit

Fazit: Digitale Lösungen sichern die Zukunft

Unternehmen aller Branchen nutzen digitale Innovationen, um der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein. Für Bauunternehmen ist die Digitalisierung unverzichtbar, um Prozesse zu vereinfachen, Kosten zu reduzieren und die Zusammenarbeit zu verbessern. Wer heute auf digitale Lösungen setzt, bleibt auch in Zukunft effizient und wettbewerbsfähig.

Ein Dokumentenmanagementsystem einzusetzen bietet kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) wichtige Vorteile: Das DMS beschleunigt die Abläufe und Reaktionszeiten rund um das Handling von Geschäftsdokumenten, es senkt die Druckkosten und den Personalaufwand, und es erleichtert die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben. Dabei reichen die Aufgaben, die eine DMS-Software übernimmt, vom Import eines Dokuments über die intelligente Verwaltung und Prozesssteuerung bis hin zur rechtssicheren Archivierung.

Was brauchen Sie, um ein Dokumentenmanagementsystem einführen zu können?

1. Gute organisatorische Vorbereitung
2. Konkrete Vorstellungen von den gewünschten individuellen Anpassungen
3. Eine geeignete IT-Infrastruktur

Im Folgenden schauen wir uns die genannten Punkte näher an und geben Empfehlungen dazu.

Warum Sie zuerst Ihre internen Prozesse überprüfen sollten

Wer Geschäftsprozesse digital abbilden möchte, sollte sich die Arbeitsabläufe im Unternehmen kritisch anschauen. Schließlich will man ja nicht aus ineffizienten analogen Prozessen mittels Digitalisierung ineffiziente digitalisierte Prozesse schaffen, sondern echte Verbesserungen erzielen.

Vor allem beim Dokumentenmanagement gibt es in vielen KMU organisatorischen Optimierungsbedarf. Hauptgrund hierfür ist, dass die meisten Abläufe aus einer Zeit stammen, in der Geschäftsdokumente ausschließlich in Papierform per Post kamen. So durchlaufen beispielsweise Eingangsrechnungen in vielen KMU weiterhin einen papierbasierten Freigabeprozess, bevor man sie manuell kontiert, verbucht und abheftet. Ein aufwendiger Prozess, der sich durch ein Dokumentenmanagementsystem in Verbindung mit einer digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung erheblich effizienter gestalten lässt.

Mögliche Einsatzszenarien eines DMS

• Viele Unternehmen starten ihre Nutzung eines DMS damit, dass sie das System zunächst nur für die Ablage und Archivierung von Geschäftsdokumenten einsetzen. Indem sie Eingangsrechnungen nach dem (manuellen) internen Prüf- und Freigabeprozess revisionssicher digital archivieren, erfüllen sie rechtliche Vorgaben (u. a. GoBD) und senken den Ressourcenverbrauch (Archivstellfläche, Druck- und Papierkosten).
• Ein gehobenes DMS ermöglicht darüber hinaus einen komplett digitalen Dokumenten-Workflow. Damit lässt sich zum Beispiel der Weg von Rechnungen vom Eingang über die Freigabeprozesse bis zur abschließenden Verbuchung in der Finanzbuchhaltung abbilden. Das spart Zeit und Kosten und ermöglicht einen besseren Überblick.

Was Sie vor der Einführung eines DMS klären sollten

Bevor Sie ein DMS auswählen und mit der Einführung beginnen, beantworten Sie sich folgende Fragen:

• Welche Aufgaben im Dokumentenmanagement sollen durch Digitalisierung automatisiert bzw. effizienter gestaltet werden?
• Wo lassen sich durch den Einsatz eines DMS im Unternehmen die größten Einsparungen erzielen?
• Welche Entscheidungsspielräume in Bezug auf die organisatorische Prozessgestaltung gibt es?
• Wer sind die Beteiligten im Unternehmen?
• Wer wird den digitalen Prozess überwachen?
• In welchen Geschäftsprozessen werden die künftig digital verwalteten Dokumente benötigt?

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Warum Sie Ihr DMS individuell anpassen müssen – und wer Ihnen dabei hilft

Nachdem Sie die oben genannten Fragen beantwortet haben, gilt es herauszufinden, welches Dokumentenmanagementsystem die gewünschten Abläufe präzise abbildet. Dabei zeigt sich immer wieder, wie wichtig die Zusammenarbeit mit einem kompetenten DMS-Lösungsanbieter ist. Dessen Erfahrung und Know-how ermöglichen es dem Kunden zu verstehen, an welchen Stellen die Prozesse durch die Einführung eines DMS automatisiert werden können und was das jeweilige System hierzu bietet.

Je nachdem, für welche Ausbaustufe Sie sich entscheiden (nur Archivierung und Ablage oder auch Einführung digitaler Prozesse), muss das DMS mehr oder weniger umfangreich an die spezifischen Abläufe in Ihrem Unternehmen angepasst werden.

Um bei der Abbildung der betrieblichen Abläufe alle Eventualitäten zu berücksichtigen, führt man das DMS (vor allem in der Ausbaustufe digitaler Workflow) idealerweise anhand eines Pilotprozesses ein. Auch hierbei setzt man am besten auf die Expertise eines fachkundigen Partners.

Anbieter von Dokumentenmanagementsystemen verfügen in aller Regel über Projekterfahrung. Dies versetzt sie in die Lage, dem Kunden aufzuzeigen, welche Möglichkeiten zur Strukturierung der Dokumente es gibt. Die Entscheidung darüber, ob es gleich ein digitaler Dokumenten-Workflow oder doch erst einmal lediglich eine Lösung zur Archivierung sein soll, liegt dann natürlich beim Kunden.

Welche technischen Voraussetzungen erfüllt sein müssen

Die Performance eines Dokumentenmanagementsystems im Tagesgeschäft hängt nicht nur vom System selbst, sondern auch von der IT-Infrastruktur im Unternehmen ab.

Bestandteile eines DMS

• Bei einem DMS handelt es sich um eine Client-Server-Installation. Auf der Server-Komponente werden alle zu archivierenden Belege verschlüsselt abgelegt. Der Server enthält weitere Bestandteile, wie eine Datenbank, in der Metadaten zu Dokumenten abgelegt werden, oder ein System zur Texterkennung (OCR). In größeren Netzwerken können diese Bestandteile auch getrennt voneinander installiert sein.
• Um auf das DMS zugreifen zu können, benötigt jeder Benutzer ein Programm: den sogenannten Client. Dieses Programm kann auf dem Rechner des Benutzers installiert sein. Viele Dokumentenmanagement-Systeme lassen jedoch auch einen Zugriff aus einem ERP-System heraus zu oder bieten einen Zugriff via Web-Browser oder App.

Grundsätzliche Empfehlungen zur Ausstattung des DMS-Servers

Die Systemvoraussetzungen der Server-Komponente variieren, je nach Aufbau des Netzwerks und zu verarbeitendem Belegvolumen. Ein paar grundsätzliche Empfehlungen zur Mindestausstattung eines DMS-Servers gibt es aber durchaus:

• Die Geschwindigkeit, mit der das DMS auf einen Belegaufruf reagiert, hängt zum einen von der Geschwindigkeit der Server-Festplatten ab – SSD-Festplatten ermöglichen hier gegenüber herkömmlichen Festplatten eine deutliche bessere Performance.
• Zum anderen beeinflusst die Netzwerkanbindung zwischen DMS und Anwender-Rechner die Zugriffsgeschwindigkeit. Empfehlenswert sind je nach Netzwerkgröße eine Server-Anbindung mit mindestens 1 Gigabit/Sekunde und eine Rechner-Anbindung an das DMS mit mindestens 100 Megabit/Sekunde.
• Des Weiteren gilt: Je mehr Nutzer gleichzeitig auf das DMS zugreifen werden, desto schneller sollte der Prozessor (CPU) des Servers sein. Denn die Informationen, die ein DMS zu Belegen anzeigt, werden im Hintergrund über rechenintensive Datenbankabfragen gewonnen. Im Allgemeinen sollte der Server mindestens 16 Gigabyte Arbeitsspeicher und eine CPU mit mindestens 4 Prozessorkernen aufweisen.
• Der Bedarf an Rechenleistung steigt weiter, wenn während der Geschäftszeiten auch eine OCR-Verarbeitung durchgeführt werden soll. In diesem Fall empfiehlt es sich, eine CPU mit hohem Takt (ab 3 GHz) einzusetzen.

Die genannten Spezifikationen entsprechen im Wesentlichen den Mindestanforderungen, welche die meiste Software für Unternehmen bereits von Haus aus mitbringt. Natürlich sollten auch die Client-Rechner gehobenem Bürostandard entsprechen und möglichst mit der neuesten Version des Betriebssystems laufen.

Datensicherheit

Ein Hauptzweck eines Dokumentenmanagementsystems ist die GoBD-konforme Aufbewahrung von Belegen. Die Datensicherheit des DMS-Archivs hat daher oberste Priorität. Regelmäßige Datensicherungen auf verschiedene Speichermedien, wie Bänder und externe Festplatten, sind unerlässlich. Des Weiteren sollten die Festplatten des Servers als RAID-Verbund konfiguriert sein, sodass der Ausfall einer Festplatte automatisch kompensiert wird.

Da ein Stillstand des Produktivsystems über mehrere Tage hohe Umsatzeinbußen zur Folge hätte, empfiehlt sich zudem, einen zweiten Server in gleicher Ausstattung als Backup bereitzuhalten. IT-Dienstleister sprechen von einem Failover („Ausfallsicherung“). Ist die IT-Infrastruktur so konfiguriert, dass ein zweiter Server automatisch einspringt, spricht man von einem transparenten Failover.

Dokumentenmanagement in der Cloud?

Zu guter Letzt stellt sich im Vorfeld einer DMS-Einführung die Frage: Installation des DMS-Servers on-premises, also im Unternehmen, oder externes Hosting bei einem Cloud-Anbieter?

Wird ein DMS extern gehostet, liegen die Dokumente beim Anbieter und werden beim Zugriff über das Internet verschlüsselt übermittelt. Für die Datensicherheit, für den Schutz gegen Systemausfälle und unbefugten Zugriff sowie für die Performance des Systems ist in diesem Fall in erster Linie der Cloud-Anbieter zuständig. Dadurch begibt man sich in eine Abhängigkeit vom Hosting-Dienstleister.

Vorteile

• Leicht realisierbarer Zugriff von unterwegs oder aus dem Homeoffice
• Geringere Erstinvestitionen

Nachteile

• Längere Reaktionszeiten des DMS, weil Dokumente zur Bearbeitung über das Internet heruntergeladen und zur Archivierung hochgeladen werden müssen.
• Unterm Strich vergeht mehr Zeit für Bearbeitungs- und Archivierungsvorgänge, als wenn das DMS auf einem leistungsfähigen unternehmenseigenen Server betrieben wird. Wie groß die Verzögerungen sind, hängt von verschiedenen Faktoren, insbesondere von der Qualität der Internetverbindung ab. Im Tagesgeschäft müssen sich kleinere Performance-Einschränkungen nicht störend auswirken. Es wird jedoch dringend empfohlen, dies vor der Einführung einer extern gehosteten DMS-Lösung unter realen Bedingungen zu testen.

In den vergangenen Jahren hat sich in der Softwareentwicklung ein neuer Ansatz etabliert, die sogenannte No-Code-Entwicklung. Er folgt der Idee des „Citizen Developers“ – das bedeutet: Mitarbeiter werden in die Lage versetzt, ohne bzw. mit nur grundlegenden IT- und Programmierkenntnissen softwarebasierte Anwendungen zu erstellen.

No Code und Low Code: Programmieren für jedermann?

No-Code-Lösungen bieten eine intuitive, grafische Benutzeroberfläche sowie vorgefertigte Module und Funktionen, die Anwender per Drag-and-Drop so zusammenklicken, wie sie es brauchen. Im Gegensatz zu Low-Code-Lösungen, bei denen es – zumindest in begrenztem Umfang – erforderlich ist, Quellcodes zu schreiben und grundlegende IT-Kenntnisse zu besitzen, kommen No-Code-Lösungen komplett ohne Programmierung aus. No Code richtet sich damit in erster Linie an Benutzer ohne Programmierkenntnisse, die selbstständig Anwendungen erstellen möchten.

Während No Code auf die definierten Module und Funktionen beschränkt ist, bietet Low-Code etwas mehr Flexibilität: Bei Bedarf kann ein Entwickler den Code individuell anpassen und erweitern, um komplexere Funktionen zu implementieren. Die vordefinierten Module in Low-Code-Tools ermöglichen Entwicklern somit, Entwicklungszeiten zu verkürzen. Ganz ohne Programmierkenntnisse funktioniert das aber halt nicht.

„Programmieren“ mit No Code

No-Code-Plattformen bieten dem Anwender eine grafische Benutzeroberfläche mit Drag-and-Drop-Funktionen. Durch das Verbinden vorgefertigter Blöcke und Komponenten, wie zum Beispiel Formulare oder Datenbankabfragen, können auch Nicht-Entwickler einfach und schnell eine neue Anwendung mit No Code erstellen. Auf der No-Code-Plattform werden diese Verbindungen in Form von Pfeilen oder durch eine vergleichbare hierarchische Struktur dargestellt. Bei Ausführung der Anwendung wird die Kette von Bausteinen nacheinander abgearbeitet, bis der Workflow abgeschlossen ist.

Leichter Einstieg in die Digitalisierung für KMU

No-Code-Lösungen sind ein wesentlicher Enabler der Digitalisierung in Unternehmen, denn sie ermöglichen die Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen. Sie bieten insbesondere Mitarbeitern in den Fachabteilungen die Möglichkeit, digitale Anwendungen ohne Programmierkenntnisse zu erstellen – sozusagen „Do it yourself“. Auf diese Weise können Arbeitsabläufe in Fachabteilungen intern optimiert und digitalisiert werden, ohne die IT-Abteilung einzubeziehen, denn deren Ressourcen sind insbesondere in kleineren Unternehmen begrenzt.

Unternehmen, die ihre digitale Transformation erfolgreich gestalten möchten, müssen in der Lage sein, ihre Unternehmensprozesse flexibel an die sich ändernden Marktanforderungen anzupassen. No-Code-Lösungen bieten genau diese Flexibilität: Anwendungen und Prozesse können zeitnah angepasst werden, da es nicht mehr erforderlich ist, den gesamten Code umzuschreiben. Insbesondere kleine und mittlere Unternehmen erhalten so die Möglichkeit, einen einfachen und kostengünstigen Einstieg in die digitale Transformation zu finden sowie agiler und wettbewerbsfähiger zu werden.

Ideen einfach umsetzen mit No Code: Anwendungsfälle und Use Cases

No-Code-Tools setzen keinerlei bzw. lediglich grundlegende IT-Kenntnisse oder Schulungen voraus. Somit kann jeder diese Tools direkt nutzen und Anwendungen erstellen, ohne eine Zeile Code zu schreiben. Ein grundlegendes IT-Verständnis macht den Einstieg zwar leichter, ist jedoch nicht zwingend erforderlich.

Anwender nutzen standardisierte Bausteine, die sie über eine grafische Benutzeroberfläche mithilfe einer einfachen Menüführung bedarfsorientiert zusammenstellen.

Durch die standardisierten Bausteine können Prozesse nicht nur schnell automatisiert werden, sie sind in der Regel auch sicherer in der Anwendung im Vergleich zu einem manuell neu programmierten Quellcode.

Egal ob Marketing, Vertrieb, Personalwesen oder Kundenservice: Prinzipiell können alle Mitarbeiter in den Fachabteilungen No-Code-Tools nutzen, um eigene digitale Lösungen zu erstellen. Die Einsatzgebiete sind dabei vielfältig: Vom Erstellen von Landing Pages, Webseiten, Onlineshops, Formularen, mobilen Anwendungen oder internen Datenbanken bis hin zu Workflow-Automatisierungen, um interne Arbeitsabläufe zu verbessern.

Klassische Anwendungsfälle und Use Cases von No Code sind:

• App-Entwicklung: Mit visuellen No-Code-Entwicklungsplattformen können Benutzer Funktionen, Benutzeroberflächen und Datenbanken erstellen und über mobile Apps miteinander verknüpfen – für Produktkataloge, interne Tools oder Kundenservice-Anwendungen.
• Workflow-Automatisierung: Um repetitive Aufgaben zu automatisieren und dadurch die Effizienz zu steigern, bietet No Code die Möglichkeit, automatisierte Workflows zu erstellen – beispielsweise um Dokumente automatisch zu genehmigen, Bestellungen zu verarbeiten oder bei bestimmten Ereignissen informiert zu werden.
• Datenvisualisierung: No-Code-Plattformen bieten die Möglichkeit, Datenquellen zu verbinden, Diagramme und Dashboards zu erstellen und diese individuell anzupassen, um aussagekräftige Berichte zu generieren.

Transparenz und Zugang zu Know-how

Um No-Code-Tools im Unternehmen effektiv zu nutzen, ist die Akzeptanz und Unterstützung des Managements wichtig. Das Management sollte Transparenz über das Potenzial von No Code im Unternehmen schaffen und Mitarbeiter ermutigen, diese Tools anzuwenden. Zudem empfiehlt es sich, dass die Fachabteilungen und die IT-Abteilung eng zusammenarbeiten und sicherstellen, dass die gewählte No-Code-Lösung in die vorhandene IT-Infrastruktur integriert werden kann.

Auch wenn No-Code-Tools keine Vorkenntnisse erfordern, sind der Zugang zu Schulungen, z.B. in Form von Online-Tutorials, sowie die Unterstützung durch unternehmensinterne No-Code-Experten wichtige Faktoren für eine effektive Nutzung. Ebenso wichtig ist es, über die neuesten No-Code-Entwicklungen auf dem Laufenden zu bleiben und sicherzustellen, dass die verwendete Plattform den Anforderungen des Unternehmens entspricht.

Mehr Chancen für Innovation und Agilität

Der Vorteil von No-Code-Lösungen liegt vor allem darin, dass Vertreter aus den Fachabteilungen, die mit den Prozessen ihres Fachbereichs vertraut sind, ihre Anforderungen selbstständig in digitale Lösungen umsetzen können. In der Vergangenheit waren hierzu relativ komplexe Programmierkenntnisse erforderlich – mit der No-Code-Technologie können fachliche Experten nun ihre Anforderungen und Bedürfnisse direkt als digitale Lösungen realisieren, ohne den Umweg über die Entwicklung zu gehen. Dadurch lassen sich die in der Regel begrenzten Ressourcen von IT-Abteilungen und Programmierern einfach erweitern.

Zusammengefasst: Die wichtigsten Vorteile von No Code

• Agilität und Wettbewerbsfähigkeit: Anwendungen und Lösungen können schneller entwickelt und auf den Markt gebracht werden. Zeitnahe Änderungen im Sinne einer agilen Unternehmensführung sind mit minimalem Aufwand jederzeit möglich.
• Kosteneffizienz: Unternehmen können einfache Anwendungen mit internen Mitarbeitern umsetzen – im Vergleich zur klassischen Anwendungsentwicklung ist dies nicht nur schneller, sondern auch kostengünstiger, was insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen mit begrenzten Budgets attraktiv ist.
• Produktivität: No Code ermöglicht es Mitarbeitern aus Fachabteilungen, eigene Anwendungen zu entwickeln und dadurch Geschäftsprozesse zu optimieren und zu automatisieren – unabhängig von der internen Verfügbarkeit von Entwicklern.
• Flexibilität: No-Code-Tools bieten ein hohes Maß an Flexibilität, da Anwendungen und Lösungen einfach per Drag-and-Drop an neue Anforderungen angepasst werden können. Dies erleichtert auch das Skalieren von Projekten.
• Innovation: Fachexperten und Nicht-Entwickler können mit No Code eigene Lösungen erstellen, die ihren spezifischen Bedürfnisse entsprechen. Dadurch wird die breite Umsetzung innovativer Ideen im Unternehmen gefördert.
• Zusammenarbeit: Fachexperten und Entwickler können über No-Code-Tools gemeinsam an Projekten arbeiten, was nicht nur zu einer verbesserten Kommunikation und Zusammenarbeit führt, sondern auch die Qualität der entwickelten Lösungen verbessert.

Datenschutz – eine Frage der Sicherheitsstandards im Unternehmen

Sicherheit und der Datenschutz hängen nicht allein von der No-Code-Plattform ab, sondern ebenso von der IT-Strategie und den Schutzmaßnahmen, die im Unternehmen implementiert sind. In Hinsicht auf den Datenschutz ist es generell empfehlenswert, die entwickelte Anwendung auf dem eigenen Server oder lokal auf dem eignen Computer laufen zu lassen. Dies setzt jedoch voraus, dass intern ausreichend Ressourcen und Know-how vorhanden sind, um die Sicherheit zu gewährlisten – von regelmäßigen Updates über das Erkennen und Schließen von Sicherheitslücken bis hin zum Erkennen von Cyberangriffen.

Insbesondere in kleinen und mittleren Unternehmen fehlen oftmals jedoch die Ressourcen für den Eigenbetrieb. In diesem Fall spielt bei der Auswahl der Plattform der Vertrauensfaktor eine wesentliche Rolle. Viele Anbieter haben daher ihre Sicherheitsstandards von einer neutralen Prüfstelle zertifizieren lassen.

Da oftmals verschiedene Anwender auf der No-Code-Plattform an einem Projekt zusammenzuarbeiten, spielt das Thema Zugriffskontrolle eine wichtige Rolle. Um sensible Daten zu schützen, sollte der Zugriff auf Projekte und Daten mittels definierter Zugriffskontrollen auf autorisierte Benutzer beschränkt werden. Zudem sollte ein angemessenes Verschlüsselungsverfahren angewendet werden, um Unternehmens- und Kundendaten zuverlässig zu schützen.

Erweiterte Digitalisierungsmöglichkeiten am Beispiel der Warenwirtschaft

Insbesondere im Bereich der Warenwirtschaft eröffnet No Code KMU interessante Möglichkeiten, die eigene Digitalisierung voranzubringen. So können beispielsweise Benutzer der Warenwirtschaftssoftware Suiteify Commercial classic über die No-Code-Plattform AQS von Aequitas Software Geschäftsprozesse und Workflows einfach digitalisieren und automatisieren. Die Plattform ist eine Art modulares Baukastensystem, das über eine API-Schnittstelle mit der Datenbank der Warenwirtschaftssoftware verbunden ist.

Alle relevanten Informationen – von Artikelstamm- und Bestandsdaten über Kunden- und Lieferantendaten bis hin zu Belegdaten – stehen auf der Plattform zur Verfügung. Über die Benutzeroberfläche können Anwender per Drag-and-Drop Aktionen für verschiedene Workflows miteinander verknüpfen. Die Integration umfasst bereits eine Reihe von Funktionen, die sukzessive erweitert werden.

In der Warenwirtschaft ergeben sich dadurch verschiedene praktische Anwendungsmöglichkeiten, wie zum Beispiel:

• Eingabe oder Scan einer Artikelnummer und Anzeige von Artikeldaten, Preisen und Beständen auf einem mobilen Endgerät – egal ob im Lager, im Verkaufsraum oder beim Kunden
• Definition eines Workflows für Bestellanforderungen – von der Anforderungserfassung über die Freigabelogik bis hin zur Erfassung des Bestellbelegs in Suiteify Commercial classic
• Einrichtung eines Verteilers, der bei Lieferverzögerungen oder Wareneingängen automatisch informiert wird