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ERP Software
ERP für den Mittelstand: Auswahl, Einführung und Betrieb – aus der Sicht der Anwender.
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Mit Schnittstellen Prozesse optimieren | Experteninterview
Die meisten Unternehmen nutzen ein breites Spektrum an Software und digitalen Tools. Diese verschiedenen Systeme müssen miteinander vernetzt werden, beispielsweise mithilfe von Programmierschnittstellen (API). Hier erläutern zwei Experten, wie Schnittstellen Prozesse optimieren und reibungslose digitale Geschäftsabläufe ermöglichen.
Viele kleine und mittlere Unternehmen (KMU) stehen vor der Herausforderung, ihre Geschäftsprozesse zu digitalisieren und zu automatisieren. Zugleich sind die IT-Infrastrukturen und Software-Landschaften in den Betrieben zunehmend heterogen zusammengesetzt. Das bedeutet: Ohne eine Vernetzung der verschiedenen Systeme gibt es keine reibungslosen digitalen Abläufe. Wir haben bei zwei Spezialisten nachgefragt, wie sich in der Praxis mithilfe von Schnittstellen Prozesse optimieren und digitalisieren lassen. Lesen Sie hier das Interview mit Daniel Peters und Christian Sachse.
Sie erstellen bzw. implementieren Schnittstellen für mittelständische Unternehmen. Was leisten diese Lösungen?
Daniel Peters: Im E-Commerce geht es beispielsweise darum, Shopsysteme und Marktplätze mit ERP-Software zu verbinden. Weitere Schwerpunkte sind die Anbindung von Paketdiensten und Speditionen ans ERP-System sowie der Zahlungsabgleich zwischen Buchhaltung und Payment-Dienstleistern wie PayPal. Dabei nutzen wir meist die Programmierschnittstellen (APIs) der zu verbindenden Systeme. So entstehen integrierte Verbindungen, die ohne langsame und teils manuelle Datentransfers auskommen. Dies macht die Prozesse nicht nur schneller, sondern auch sicherer, weil es keine Erfassungsfehler mehr gibt.
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Christian Sachse: Auch bei unseren Projekten zur Prozessautomatisierung und -optimierung sind APIs unverzichtbar. Wir nutzen sie, um den Kunden eine Fernsteuerung ihrer Standardsysteme für Auftragsbearbeitung, Finanzbuchhaltung oder Dokumentenmanagement über individuelle Zusatzlösungen zu ermöglichen. Dabei werden zum Beispiel einfache und wiederkehrende Tätigkeiten von einem Programm übernommen, das die Mitarbeiter in ihrer täglichen Arbeit unterstützt. Fakt ist: Ohne Schnittstellen gäbe es keinen digitalen Prozess.
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Ist es denn mit einer Schnittstelle bereits getan oder braucht es für eine Verknüpfung der Prozesse und Programme mehr?
Daniel Peters: Der Begriff Schnittstelle suggeriert eine vollständige Verbindung zwischen zwei Systemen. Das ist aber nicht automatisch der Fall. Wenn eine Programmierschnittstelle (API) oder eine Dateischnittstelle vorhanden ist, heißt das zunächst bloß, dass eine Seite, etwa der Onlineshop, kommunikationsbereit ist. Für eine Verbindung zwischen zwei Systemen ist jedoch eine Gegenstelle notwendig, die die Daten verarbeiten kann.
Man braucht also eine Art Mittler zwischen den Systemen?
Daniel Peters: Richtig. Wir sprechen hier von Middleware. Das ist eine Software, die zwischen zwei oder mehreren Systemen „vermittelt“. Damit zum Beispiel die Verbindung zwischen einem Onlineshop und einer ERP-Software gelingt, benötigen beide Systeme technische Anknüpfungspunkte, sprich: Programmierschnittstellen, mit denen die Kommunikation nach außen erst möglich wird. Moderne Systeme bringen diese APIs gleich mit. Ältere Systeme bieten häufig nur Dateischnittstellen und/oder Datenbankschnittstellen an. Diese eignen sich zwar ebenfalls, die Verbindung ist dann aber nicht so performant und tief integriert wie bei der Verwendung von APIs.
Was bekommen die Anwender von der Middleware mit?
Daniel Peters: Im besten Fall: nichts. Die Datentransfers – wie das Auslesen von Bestellungen aus einem Shop oder der Belegimport ins ERP-System – laufen im Hintergrund ab.
Welche Einsatzmöglichkeiten gibt es für APIs darüber hinaus?
Christian Sachse: Abgesehen von der Verbindung verschiedener Systeme leisten APIs auch bei der teilweisen oder vollständigen Automatisierung betrieblicher Prozesse wichtige Dienste, zum Beispiel in der Warenwirtschaft.
Wie sieht das konkret aus?
Christian Sachse: Die Szenarien reichen von der Zustandsüberwachung, beispielsweise Lagerbestand oder Bestelleingang, bis hin zur vollständigen Automatisierung von Verkaufs- und Beschaffungsprozessen. Mithilfe von APIs laufen die Prozesse oder auch Teilschritte automatisch im Hintergrund ab. Ist eine vollständige Automatisierung nicht sinnvoll, kann oft eine Eingabemaske erstellt werden, die mehrere Schritte bzw. Eingaben in der Warenwirtschaft aus einer gemeinsamen Ansicht heraus startet, überwacht und steuert.
Nehmen wir mal an, ein Unternehmen möchte mithilfe von Schnittstellen Prozesse optimieren. Wie läuft so ein Projekt üblicherweise ab?
Daniel Peters: In der Praxis hat sich ein mehrstufiges Vorgehen bewährt: Nach einer Erstberatung schätzen wir die Machbarkeit und die Kosten ein. Im nächsten Schritt präsentieren wir dem Kunden mögliche individuelle Lösungswege – kommt Standardsoftware zum Einsatz, wird eine Demoversion eingerichtet. Erteilt der Kunde daraufhin den Auftrag, beginnt die Programmierung und Implementierung der Schnittstellenlösung. Dies geschieht im Rahmen agiler Entwicklung oft in Iterationen, also in mehreren Entwicklungszyklen. Sind alle Vorgaben wunschgemäß umgesetzt, startet der Einsatz der Lösung.
Christian Sachse: Wichtig ist dabei insbesondere während der heißen Umsetzungsphase ein enger Kontakt zu den Anwendern. Kommt es später beim Einsatz der Lösungen zu Fragen oder Schwierigkeiten, lassen sich diese im Rahmen des Kundensupports lösen.
Stichwort: Schwierigkeiten. Welche Hürden kann es bei der praktischen Umsetzung von Schnittstellenlösungen geben?
Daniel Peters: Zuerst sind hier technische Hürden zu nennen. Als Schnittstellenanbieter muss ich mich darauf verlassen, dass die APIs der zu verbindenden Systeme korrekt und wie beschrieben arbeiten. In der Praxis gibt es jedoch immer wieder Abweichungen. Diese gilt es dann durch Workarounds zu kompensieren.
Christian Sachse: Eine weitere Schwierigkeit resultiert daraus, dass die Abläufe in den Betrieben meist über Jahre organisch gewachsen sind. Häufig wird das Prozesswissen schon in der zweiten oder dritten Generation mündlich überliefert. Dies bedeutet einen beträchtlichen Recherche- und Dokumentationsaufwand, bevor man einen optimierten digitalen Prozess konzipieren kann.
Daniel Peters: Hürden lauern auch bei der Abstimmung zwischen den Beteiligten. Wenn die Mitarbeiter bei früheren Projekten die Erfahrung gemacht haben, dass bestimmte Prozesse danach nicht mehr so gut funktionierten, kann das zu Problemen aufgrund mangelnder Akzeptanz führen.
Christian Sachse: Überhaupt spielt der Faktor Mensch eine wesentliche Rolle. Nicht selten fürchten sich die Mitarbeiter vor Veränderungen am Arbeitsplatz. Dann sind sie auch nicht bereit, mitzuwirken und Neues zu erlernen. Dieses Problem ist nicht einfach zu lösen. Bewährt hat sich aber, die Beteiligten frühzeitig mit an Bord zu holen, in ihrem Tempo mitzunehmen und das Vorhaben zu entmystifizieren.
Mit welchem Aufwand müssen Unternehmen rechnen, wenn sie mithilfe von Schnittstellen Prozesse optimieren möchten?
Daniel Peters: Bei einer Standardlösung entstehen lediglich einige Stunden Integrationsaufwand. Zudem fallen Lizenzgebühren für die Software sowie Wartungs- und Servicekosten an. Diese beginnen im niedrigen vierstelligen Bereich pro Jahr. Bei individuell programmierter Software läuft ein Projekt dagegen mindestens einige Monate. Dementsprechend liegen die Umsetzungskosten im mittleren vierstelligen Bereich oder auch darüber.
Christian Sachse: Im Bereich der Prozessautomatisierung ist es kaum möglich, mit Standardsoftware zu arbeiten, da es die „eierlegende Wollmilchsau“ nicht gibt. Das liegt an der Vielzahl an Schaltern, Verästelungen und Eventualitäten, die ein Prozess haben kann. Daher bleibt oft nur die Erstellung von maßgeschneiderten individuellen Lösungen. Gute Erfahrungen haben wir mit dem Einsatz von kleineren Skripten oder Programmen gemacht, die sich in der Regel auch sehr schnell amortisieren.
Mancher Unternehmer möchte zwar durch den Einsatz von Schnittstellen Prozesse optimieren, aber nicht gleich einen Dienstleister im Haus haben. Welches Vorgehen empfehlen Sie?
Christian Sachse: Um Prozesse zu automatisieren, muss man diese kennen und verstehen. Daher empfehle ich, zuerst eine Übersicht über die gesamte Prozesskette zu erstellen. Mit Papier, Lineal und Buntstiften kommt man dabei erstaunlich weit. Auf dieser Basis leitet man dann zur Detailansicht eines Prozesses oder einer Prozessstation über. Ist ein Prozess erst einmal dokumentiert, wird schnell das Automatisierungspotenzial sichtbar: Es sollte nach einfachen, wiederkehrenden und fehleranfälligen Schritten Ausschau gehalten werden. Wichtiger Tipp: Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter mit ein und lassen Sie sich von ihnen automatisierbare Vorgänge nennen.
Daniel Peters: Speziell für den Bereich des E-Commerce empfehle ich, sich frühzeitig einen Überblick über bereits verfügbare Lösungen zu verschaffen und Praxisbeispiele anzusehen. Für manche Anforderungen gibt es nämlich fertige Schnittstellen, die sich schnell und günstig einsetzen lassen. Infos dazu findet man auf der Website des ERP-Herstellers sowie bei Anbietern von Schnittstellenlösungen. So bekommt man ein Gefühl dafür, ob eine umfassende Beratung überhaupt notwendig ist.
Werfen wir abschließend einen Blick auf den Markt: Welche Lösungen sind zurzeit besonders gefragt? Zeichnen sich Trends ab?
Daniel Peters: Seit zwei, drei Jahren ist eine zunehmende Nutzung von Cloud-basierten Shopsystemen zu beobachten. Die Vorzüge liegen auf der Hand: Im Unterschied zu On-premises-Lösungen laufen diese Systeme auf leistungsfähigen Cloud-Servern, die auch Lastspitzen – zum Beispiel durch hohes Bestellvolumen nach einer TV-Ausstrahlung – verkraften. Auch Cloud-basierte Shops oder Marktplätze wie eBay oder Amazon lassen sich mithilfe von APIs an eine Middleware anbinden. Diese transferiert die Daten dann zur API des ERP-Systems im Unternehmen. Dateischnittstellen kommen hier nur selten zum Einsatz, zum Beispiel für den Export von Artikellisten.
Christian Sachse: Auch im Bereich der innerbetrieblichen Prozesse ist der Bedarf an Automatisierung und Vernetzung hoch, nicht zuletzt aufgrund der Erfahrungen während der Corona-Pandemie. APIs können hier helfen, Prozesse zu beschleunigen und Kosten zu senken. Dies ermöglicht einen effektiveren Einsatz von Fachkräften.
Lieferkette optimieren: Wie Blockchain die Zusammenarbeit mit Partnern verbessert
Immer mehr kleine und mittlere Unternehmen (KMU) stellen im Rahmen ihrer Digitalisierungsstrategie die Lieferketten auf den Prüfstand. Dabei rückt zunehmend die Blockchain-Technologie in den Fokus. Mithilfe von Blockchain lassen sich Geschäftsprozesse unternehmensübergreifend digitalisieren. Dies beschleunigt die Datenübermittlung, beseitigt Fehlerquellen und sorgt für Transparenz.
Viele Unternehmen stehen im Zuge der digitalen Transformation vor Herausforderungen. Sie müssen ihre etablierten Geschäftsprozesse kritisch hinterfragen und den sich wandelnden Anforderungen anpassen. Bisher stand dabei meist die Optimierung betriebsinterner Arbeitsabläufe im Vordergrund. Inzwischen richtet sich die Aufmerksamkeit von KMU verstärkt auf die Interaktion mit Partnerunternehmen – und damit auf die Digitalisierung der Lieferkette (englisch: supply chain) mithilfe von Blockchain Technologie.
Ein wichtiger Grund für das wachsende Interesse an digitalen Lösungen zur Optimierung von Lieferketten sind staatliche Regulierungen. So führt das im Juli 2021 in Kraft getretene Lieferkettengesetz besondere unternehmerische Sorgfaltspflichten im Hinblick auf die Einhaltung von Menschenrechtsstandards ein. Die Vorgaben betreffen zwar in erster Linie größere Firmen ab 3000 Beschäftigten (ab Januar 2024 dann schon ab 1000 Beschäftigten), sie erhöhen jedoch indirekt den Handlungsdruck auf KMU. Als Teil größerer Lieferketten sind auch viele Mittelständler gefordert, für mehr Transparenz zu sorgen.
Ein weiterer Grund für das Interesse von KMU an einer digitalisierten supply chain sind die oft umständlichen analogen Prozesse zwischen den Handelspartnern. Kurz gesagt: Es geht um Zeitgewinn und Kostensenkung. Mithilfe der Blockchain lässt sich beides erzielen. Schauen wir uns jedoch zunächst die Ausgangssituation genauer an.
Das Problem: Aufwendiger und fehleranfälliger Informationsaustausch
Die moderne Lieferkette besteht aus vielen Daten. Damit die beteiligten Partnerunternehmen effizient zusammenarbeiten können, braucht es einen reibungslosen, digitalen Datenaustausch ohne Medienbrüche. Die Realität im Mittelstand sieht bislang meist jedoch anders aus, wie das folgende Beispiel eines fiktiven Fertigungsunternehmens verdeutlicht.
Typische Lieferkettenprobleme in der Fertigung – ein Beispiel
Ein mittelständischer Fertigungsbetrieb stimmt sich in mehreren Durchläufen mit seinen Lieferanten über die Spezifikation seiner Fertigungsartikel hinsichtlich Materialbeschaffenheit, Preise, Liefermengen und Liefertermine ab. Dazu tauschen die Unternehmen vorwiegend PDF-Dateien aus. So weit, so digital.
Die Sache hat jedoch einen Haken: Die beteiligten Unternehmen nutzen unterschiedliche ERP-Systeme. Es gibt also keinen einheitlichen Standard für den Datenaustausch.
Nun ändern sich die Spezifikationen während der sogenannten Definitions- und Anbahnungsphase häufig. Für unser Fertigungsunternehmen und seine Lieferanten bedeutet das, dass sie alle Änderungen manuell in ihre Systeme eingeben müssen. Dadurch entsteht insbesondere bei hoher Komplexität und einer großen Anzahl von Aufträgen ein beträchtlicher Aufwand. Zudem kommt es häufig zu Erfassungsfehlern und inkonsistenten Daten.
Ein Datenaustausch über EDI würde hier nur vordergründig weiterhelfen. Zwar schafft EDI ein für alle Partner verbindliches Format und gewährleistet einen digitalen Datenfluss, jedoch stets nur zwischen zwei Teilnehmern. Die übrigen Teilnehmer bleiben außen vor und haben keine Informationen über die jeweils bilateral ausgetauschten Daten, Waren oder Finanzmittel der Geschäftspartner. Beim Aushandeln der Spezifikationen über mehrere Stationen der Lieferkette hinweg wären die Partner daher dennoch auf eine manuelle Datenerfassung angewiesen.
Die Lösung: Digitale Prozessautomation mit Blockchain
Durch den Einsatz von Blockchains lassen sich die beschriebenen Probleme lösen. Die digitale Datenbanktechnologie ist bisher vor allem aus dem Bereich der Kryptowährungen bekannt. Was sich bei Bitcoin und Co. bewährt, leistet auch im Supply-Chain-Management wertvolle Dienste.
Eine Blockchain ermöglicht es, Informationen mithilfe einer gemeinsam genutzten Datenbank dezentral bei vielen Teilnehmern manipulationssicher und nachvollziehbar zu speichern. Dadurch können Transaktionspartner innerhalb einer Lieferkette, relevante Dokumente mehreren Teilnehmern gleichzeitig zugänglich machen. Alle Aktualisierungen erfolgen dabei in Echtzeit und für die Beteiligten sichtbar.
Im Fall unseres beispielhaften Fertigungsunternehmens werden alle Daten und Spezifikationen, welche die Partner aushandeln, über die Blockchain auf den beteiligten Rechnern im Netzwerk gesichert. Eine manuelle Erfassung ist nicht erforderlich. Die Daten können umgehend gemeinsam genutzt werden. Zugleich sind sie vor Manipulationen oder versehentlichen Änderungen geschützt. Bei Unstimmigkeiten und Klärungsbedarf stehen die Informationen den Partnern – genauer: jedem berechtigten Teilnehmer – sofort digital zur Verfügung.
Sicherheit durch Transparenz
Die Blockchain-Technologie ermöglicht es den beteiligten Partnern, die Lieferkette transparent und zugleich sicher zu gestalten.
So kann beispielsweise ein Hersteller in der Blockchain produktspezifische Informationen zu bestellten Komponenten abrufen, lange bevor die Bauteile bei ihm eintreffen. Er weiß frühzeitig, wo und wann die Teile gefertigt wurden und aus welcher Charge sie stammen.
Mittels der Blockchain lässt sich somit auch die Herkunft von Produkten und Produktkomponenten zuverlässig zurückverfolgen.
Zudem erleichtert die Technologie den Partnern in der Lieferkette, auf die Einhaltung von Menschenrechtsstandards zu achten – Stichwort: Lieferkettengesetz.
Entscheidungen in Echtzeit
Die Blockchain-Technologie erleichtert Unternehmen aber nicht nur die Administration von Lieferketten – sie ermöglicht darüber hinaus zwischen den Partnern synchronisierte Entscheidungen. Weil die Teilnehmer einer Blockchain kontinuierlichen Zugang zu sämtlichen Transaktionen der Lieferkette haben, können sie iterativ und vorausschauend arbeiten.
Unser Beispielbetrieb erfährt also schon vorab in Echtzeit, wenn eine Lieferung nur einen Teil des bestellten Materials enthält. Damit kann er rechtzeitig umdisponieren und auf den eigenen Lagerbestand zugreifen, das fehlende Material bei einem anderen Lieferanten bestellen oder auch den Preis neu verhandeln.
Wichtige Voraussetzung: Interaktion zwischen Blockchain und ERP-System
Damit der gesamte Prozess tatsächlich effizient funktioniert, muss die Blockchain mit den ERP-Systemen der beteiligten Partner interagieren. Die finale Spezifikation eines Fertigungsartikels, die Bestellung mit Mengen, Preisen und Lieferterminen sowie die Abwicklung der Auslieferung finden nämlich weiterhin über die verschiedenen Warenwirtschaftssysteme der Partnerunternehmen statt.
Blockchain-Lösung für KMU
Die Nutzung einer Blockchain ist keineswegs Großunternehmen mit sehr umfangreichen ERP-Systemen vorbehalten. Auch kleinere mittelständische Betriebe können die Technologie verwenden. So hat etwa das Berliner Unternehmen Flowciety sein System zur unternehmensübergreifenden Geschäftsprozessautomation an die Warenwirtschaftssoftware von Suiteify angebunden. Mit dieser integrierten Blockchain-Lösung digitalisieren die Anwender den Informationsaustausch mit ihren Partnern, ohne hierfür ihre gewohnten Abläufe ändern zu müssen.
Die fünf wichtigsten Vorteile auf einen Blick:
- Einsparung von Kosten für manuelle Bearbeitung von Bestellvorgängen
- Fehlervermeidung beim Übertrag von Artikeldaten
- Höherer Durchsatz bei bearbeitungsintensiven Vorgängen
- Transparente und rechtssichere Speicherung von Vereinbarungen
- Stärkung der partnerschaftlichen Kooperation – auch ohne einheitliche Systeme und Datenaustauschstandards
Leitfaden: ERP-Lastenheft und Pflichtenheft erstellen
Wer ERP-Software auswählen und einführen möchte, stößt rasch auf die Begriffe Lastenheft und Pflichtenheft. Hier erklären wir, warum diese Dokumente bei ERP-Projekten so wichtig sind, welche Informationen sie enthalten und wie man sie erstellt.
Die Einführung eines ERP-Systems ist eine Maßnahme mit enormer Tragweite. Sie beeinflusst alle Unternehmensbereiche und Prozesse. Daher sollte die Auswahl des ERP-Systems durchdacht und strukturiert erfolgen. In diesem Zusammenhang sind das Lastenheft und das Pflichtenheft wichtige Werkzeuge. Doch was genau steckt hinter den beiden Dokumenten und wie werden sie aufgebaut?
Lastenheft und Pflichtenheft: Definition und Unterschiede
Das Lastenheft und das Pflichtenheft erfüllen im Rahmen von ERP-Projekten verschiedene Aufgaben:
- Ein Lastenheft beschreibt die Anforderungen des Unternehmens an eine neue ERP-Lösung. Daher erstellt der Kunde es in aller Regel selbst.
- Ein Pflichtenheft beschreibt dagegen die Lösung aus Sicht des Software-Anbieters und wird durch ihn erstellt.
Bei genauerer Betrachtung umfasst das Lastenheft alle Anforderungen, die die neue ERP-Software erfüllen muss. Neben dem aktuellen Zustand werden vor allem die benötigten Soll-Prozesse und Soll-Funktionen beschrieben. Somit ist das Lastenheft eine wichtige Grundlage für die Ausschreibung. Es dient den ERP-Anbietern als Grundlage für die Angebotserstellung.
Auf Basis des Lastenhefts erstellt der Anbieter im späteren Projektverlauf dann das Pflichtenheft. Dieses beschreibt die Funktionen und die technischen Grundlagen des neuen ERP-Systems detailliert. Zudem stellt das Pflichtenheft dar, wie die benötigten Funktionen umgesetzt werden sollen. Somit ist das ERP-Pflichtenheft eine wichtige Arbeitsunterlage für die Umsetzungsphase eines ERP-Projekts. Es unterstützt auch die spätere Prüfung und Abnahme der erstellten ERP-Lösung.
Wann benötigen Unternehmen ein Lastenheft?
Ein Lastenheft benötigen Unternehmen bei jedem größeren Projekt. Hierzu zählt auch die Einführung einer ERP-Software bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMU). Denn es handelt sich dabei um ein komplexes Vorhaben, das Kapital und Personalressourcen bindet. Zudem gehen mit der ERP-Einführung oft Veränderungen der Ablauforganisation einher. Daher sollten Unternehmen ihre Anforderungen an die neue ERP-Software sowie die mit der Einführung verfolgten Ziele unbedingt exakt formulieren.
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Warum ist ein ERP-Lastenheft wichtig?
Ein ERP-Lastenheft hilft einem Unternehmen, sich seiner Anforderungen bewusst zu werden. Darüber hinaus stößt es häufig Prozessoptimierungen an. Denn oft befassen sich die Fachbereiche erst dann ausführlich mit ihren Prozessen, wenn das Lastenheft erstellt werden soll.
Das Lastenheft erleichtert außerdem die ERP-Auswahl deutlich. So schafft das Dokument bereits in einer frühen Phase Klarheit darüber, inwieweit infrage kommende Systeme die individuellen Anforderungen des Unternehmens abdecken.
Wie bereits erwähnt, wird das Lastenheft in einer späteren Projektphase in ein Pflichtenheft umgewandelt. Somit bildet es auch die Grundlage für eine reibungslose Zusammenarbeit mit dem ERP-Anbieter.
Kurz gesagt: Das Lastenheft ist an mehreren Stellen eines ERP-Projekts von zentraler Bedeutung und damit erfolgskritisch. Deshalb sollte es professionell erstellt werden. Worauf es dabei ankommt, erläutern wir im Folgenden.
Aufbau und Inhalt
Ein gutes ERP-Lastenheft beinhaltet eine Unternehmensbeschreibung inklusive der Unternehmensziele, Daten zur vorhandenen IT-Infrastruktur und Systemlandschaft, einen Zeitplan und die funktionellen Anforderungen. Weiterhin empfiehlt es sich, die Marktsituation, die eigenen Produkte und Services, die Alleinstellungsmerkmale und die Projekt-Ansprechpartner aufzunehmen.
Eine geeignete Gliederung kann beispielsweise folgendermaßen aussehen:
- Unternehmensbeschreibung
- Produkte, Dienstleistungen und Marktumfeld
- Stärken und Alleinstellungsmerkmale
- Aktuelle IT-Landschaft (inkl. User-Anzahl)
- Prozessorientierte Beschreibung der funktionalen Anforderungen (inkl. Reporting-Funktionen)
- Zeitplanung
- Ansprechpartner
Da die Kapitel 4 und 5 besonders wichtig sind, gehen wir nachfolgend näher darauf ein.
Welche Informationen über die aktuelle IT-Landschaft (Ist-Zustand) gehören ins Lastenheft?
In diesem Teil des Lastenhefts stellen Unternehmen den aktuellen Zustand ihrer IT-Umgebung dar. Hierzu zählen Angaben zur gegenwärtig eingesetzten Server-Hardware und zur Software. Zudem muss ersichtlich sein, ob ein vorhandenes ERP-System abgelöst werden soll (Stichwort: Datenmigration). Weitere wichtige Aspekte zur Ist-Situation sind:
- Drittsysteme, die zurzeit über Schnittstellen angebunden sind
- Anzahl der User (wichtig für die Preisgestaltung)
- Gründe für den Systemwechsel (Schwächen der Altsysteme)
Wie beschreibt man die funktionellen Anforderungen (Soll-Zustand)?
Die Beschreibung der funktionellen Anforderungen ist das Herzstück jedes Lastenhefts. Sie sollte lösungsneutral formuliert sein, weil sich das Unternehmen durch allzu detaillierte technische Vorgaben den Weg für andere (potenziell bessere) Lösungsvorschläge der ERP-Anbieter verbauen könnte.
Inhaltlich muss das Lastenheft die Anforderungen sämtlicher Fachbereiche detailliert beschreiben. Diese sind im Rahmen von Prozessaufnahmen und Workshops im Vorfeld zu ermitteln. Idealerweise beschränken sich die Ausführungen nicht auf die Auflistung der benötigten Funktionen, sondern enthalten zusätzlich eine genaue Beschreibung der angestrebten Soll-Prozesse. Oder anders formuliert: Das Lastenheft legt dar, welche Funktionen ein Unternehmen benötigt, um optimierte Abläufe zu realisieren. Neben einer reinen Textbeschreibung bietet es sich an, Prozessbeschreibungen in visueller Form zu integrieren – etwa als Flussdiagramm.
Neben den benötigten Funktionen sollten die erforderlichen Reports, Auswertungen und Dashboards skizziert werden. Gleiches gilt für die relevanten Querschnittsfunktionen.
Eine gewisse Herausforderung bei der Erstellung eines Lastenhefts besteht darin, den richtigen Detaillierungsgrad zu finden. Eine zu oberflächliche Beschreibung kann dazu führen, dass man wichtige Aspekte überseht oder die ERP-Anbieter die Zusammenhänge nicht verstehen. Demgegenüber kann eine zu ausführliche Beschreibung den Software-Lieferanten überfordern.
Das Ziel ist es, ein Mittelmaß zu finden. So ist es beispielsweise unnötig, zu erwähnen, dass auf jedem Rechnungsbeleg ein Datum und eine Rechnungsnummer stehen sollen. Auch dass eine Wareneingangsbuchung zu einer Bestandserhöhung führen muss, ist naheliegend und sollte somit nicht im Detail ausgeführt werden.
Anders sieht es bei Anforderungen aus, die branchenunüblich sind oder über den gängigen Funktionsumfang von ERP-Lösungen hinausgehen. In solchen Fällen beugt eine ausführliche Beschreibung Missverständnissen vor.
Was steht im ERP-Pflichtenheft?
Hat sich das Unternehmen für eine ERP-Software entschieden, so wird das Lastenheft in ein ERP-Pflichtenheft überführt. Diese Aufgabe übernimmt in der Regel der Anbieter. Im Pflichtenheft legt er zu jeder im Lastenheft aufgeführten Anforderung seine technische Lösung dar. Dabei kennzeichnet er genau, wo Standards eingesetzt und an welchen Stellen eine individuelle Anpassung oder Programmierung erforderlich sein werden.
Ebenso beschreibt der Anbieter im Pflichtenheft, wie die Integration der neuen ERP-Software in die bestehenden IT-Systeme aussehen wird, um einen reibungslosen Datenaustausch zu gewährleisten. Weiterhin können folgende Aspekte aufgegriffen werden:
- Notwendige Datenbereinigungen im Vorfeld
- Änderungen und Erweiterungen von Stammdaten sowie Stammdatenstrukturen
- Anforderungen an Hardware, Datenbanken und Netzwerk
- Migrationskonzept
- Abnahmeprozedere
Unternehmen sollten das ERP-Pflichtenheft genau prüfen, da es üblicherweise zur Vertragsgrundlage mit dem ausgewählten ERP-Anbieter wird.
Vom Lastenheft zum Pflichtenheft – Schritt für Schritt
- Abstimmung mit der Geschäftsleitung: strategische Ziele, langfristige Planung und Vision festhalten
- Genügend Zeit für die Erstellung des Lastenhefts einplanen (mindestens drei Monate)
- Workshops mit allen Fachbereichen durchführen: Ist-Prozesse aufnehmen
- Zukünftige Soll-Prozesse (optimierte Prozesse) skizzieren
- ERP-Lastenheft gemeinsam mit den Fachabteilungen und der IT aufbauen: auf lösungsneutrale und prozessorientierte Formulierung achten (ggf. Berater hinzuziehen)
- Fertiges Lastenheft an alle infrage kommenden ERP-Anbieter versenden („Longlist“)
- Anbieter-Vorauswahl treffen („Shortlist“)
- Workshops mit den potenziell geeigneten ERP-Anbietern durchführen
- ERP-System auswählen
- Pflichtenheft von ausgewählten ERP-Anbieter erstellen lassen
- Pflichtenheft prüfen und abnehmen
- ERP-Einführung starten
Fazit: Lastenheft und Pflichtenheft sollten fester Bestandteil der Auswahl von ERP-Software sein
Zusammengefasst spielt das Lastenheft während des gesamten ERP-Auswahlprozesses eine zentrale Rolle. So dient es in einer frühen Phase dazu, ein Commitment der Geschäftsführung einzuholen, die eigenen Anforderungen zu definieren und Optimierungspotenziale zu identifizieren.
Anschließend unterstützt es die Projektverantwortlichen bei der Eingrenzung des Anbieterkreises und der Ausschreibung. Somit trägt es maßgeblich dazu bei, die passende ERP-Software zu finden. Unternehmen sollten daher keinesfalls auf das ERP-Lastenheft verzichten, sondern es möglichst frühzeitig und gewissenhaft erstellen. Ähnliches gilt für das Pflichtenheft, das in der Umsetzungsphase eine hohe Relevanz hat.