ERP Software

Wenn kleine und mittelständische Unternehmen eine geeignete ERP-Software einführen, eröffnen sie sich zahlreiche Chancen. Unter anderem erhalten sie die Möglichkeit, ihre Prozesse schlanker und effizienter zu gestalten, Kosten zu senken und eine hohe Informationstransparenz zu realisieren. Dies versetzt sie in die Lage, kundenorientierter zu arbeiten sowie flexibler und krisenfester zu werden. Um die Potenziale zu erschließen, muss das ERP-System optimal zum Unternehmen, seiner Strategie, seinen Zielen und seinen fachlichen Anforderungen passen. Dies sicherzustellen, ist die Aufgabe der Vorbereitungsphase im ERP-Projekt. Der Grundstein für eine erfolgreiche ERP-Einführung wird somit schon sehr früh gelegt.

Die wichtigsten Schritte zur Vorbereitung einer ERP-Einführung

Im Wesentlichen sollten sich Unternehmen bei einer ERP-Einführung mit den folgenden vorbereitenden Schritten befassen:

1. Klare, messbare Projektziele definieren
2. Projektteam aufstellen
3. Anforderungen analysieren und Lastenheft erstellen
4. Geeigneten Anbieter auswählen
5. Projektplan mit realistischer Terminschiene aufstellen

Betrachten wir die oben genannten Punkte im Folgenden genauer.

ERP-System einführen: Zuerst klare, messbare Projektziele definieren

Die Basis jeder ERP-Einführung sollte eine genaue Zieldefinition sein. Denn nur, wenn allen Beteiligten klar ist, was mit der Implementierung der neuen Software erreicht werden soll, kann das Projekt in die passende Richtung gelenkt werden. Wichtig ist es hierbei, die langfristigen strategischen Ziele des Unternehmens zu betrachten. Diese können beispielsweise folgendermaßen lauten:

• Wachstum und Expansion (inklusive Eröffnung neuer Standorte)
• Optimierung und Automatisierung von Prozessen
• Effizienzsteigerung und Kostensenkung
• Entlastung der Mitarbeiter von unproduktiven Tätigkeiten
• Flexibilisierung von Arbeitsmodellen
• Vernetzung mit Lieferanten und Kunden
• E-Commerce-Integration
• Stärkere Kundenorientierung
• Digitalisierung der Produktion
• Etablierung neuer (digitaler) Services oder Geschäftsmodelle

Ausgehend von den Strategievorgaben lassen sich bereichsübergreifende und bereichsspezifische Ziele der ERP-Einführung formulieren. Diese sollten so beschrieben sein, dass sie von allen Projektbeteiligten verstanden werden. Ebenso sollten die Ziele messbar sein, indem sie quantifiziert werden.

Ein gut formuliertes Ziel könnte beispielsweise lauten: „Wir verkürzen die durchschnittliche Durchlaufzeit eines Auftrags (vom Angebot bis zur Rechnung) durch die ERP-Einführung um fünf Tage.“

Gibt es mehrere Ziele (was den Regelfall darstellt), sollten Prioritäten gesetzt werden. Oberste Priorität können etwa die Ziele mit dem höchsten finanziellen Potenzial erhalten.

Projektteam für die ERP-Einführung aufstellen

Wer eine ERP-Software einführen möchte, benötigt ein schlagkräftiges Projektteam mit ausreichender Entscheidungsbefugnis. Optimalerweise besteht es aus folgenden Personen:

• Mitglied der Geschäftsleitung → Schirmherrschaft, Vorgabe der Strategie, Zieldefinition, Bereitstellung finanzieller und personeller Ressourcen, Rückendeckung
• Projektleiter → Planung, Steuerung, Koordinierung und Überwachung der ERP-Einführung mit geeigneten Methoden; Einhaltung von Terminen und Budgets gewährleisten
• IT-Manager → Koordination aller relevanten IT-Aktivitäten, technische Abstimmung mit dem ERP-Anbieter
• Anwender-Team → Mitarbeitende aus allen Fachbereichen, Praxisanforderungen einbringen, Dokumentationen erstellen

Um die Anforderungen der Fachanwender angemessen zu berücksichtigen, ist es üblich, einen Key-User pro Abteilung zu definieren. Diese Person stellt sicher, dass die Prozesse ihres Fachbereichs angemessen im ERP-System abgebildet und die benötigten Funktionen bereitgestellt werden. Außerdem dient sie als Multiplikatorin, Trainerin und Ansprechpartnerin für ihre Kolleginnen und Kollegen.

Anforderungen analysieren und Lastenheft erstellen

Vor der Auswahl eines ERP-Systems müssen zunächst die Anforderungen geklärt werden. Dies erfolgt üblicherweise durch eine Aufnahme aller Prozesse. Hierbei geht es aber nicht darum, bloß die gegenwärtige Situation abzubilden. Hauptziel ist vielmehr, dass die Fachbereiche (einzeln und gemeinsam) die gewünschten (optimierten) Sollprozesse der Zukunft skizzieren. Auf dieser Grundlage kann das Unternehmen anschließend das sogenannte Lastenheft erstellen.

Das Lastenheft ist das wichtigste Dokument einer ERP-Einführung. Seine Aufgabe ist es, die fachlichen Anforderungen eines Unternehmens an eine ERP-Software so zu beschreiben, dass ERP-Hersteller auf dieser Basis ein Lösungskonzept und ein Angebot erstellen können.

Im Allgemeinen hat ein ERP-Lastenheft diese Bestandteile:

• Beschreibung des Unternehmens und seines Marktumfelds
• Skizzierung der aktuellen IT-Systemlandschaft (inkl. Anwenderzahl)
• Prozessorientierte Beschreibung der fachlich-funktionalen Anforderungen (inkl. Reporting und Schnittstellen)
• Terminplanung
• Ansprechpartner

Eine wichtige Regel für das Lastenheft lautet: Unternehmen sollten ihre Anforderungen, nicht jedoch deren Erfüllung beschreiben. Der genaue Lösungsweg sollte also offen bleiben. Vielmehr ist es die spätere Aufgabe der ERP-Anbieter, zu beschreiben, wie und mit mit welchen Funktionen sie die fachlichen Anforderungen umsetzen können.

Geeigneten Anbieter auswählen

Sobald das Lastenheft erstellt wurde, kann die Suche nach passenden ERP-Anbietern beginnen. Der erste Schritt ist hierbei die Erstellung einer sogenannten Longlist, welche häufig zwischen 10 und 20 Kandidaten umfasst. Für diese erste Vorauswahl ist es hilfreich, sich einen Überblick über den ERP-Markt zu verschaffen – beispielsweise über Web-Recherchen, Literatur und Messebesuche. Die wesentlichen Kriterien für die Vorauswahl sind:

• Grobe Übereinstimmung mit den wichtigsten Anforderungen des Lastenhefts
• Brancheneignung
• Passendes Betriebsmodell (Cloud vs. On-Premises)

Nun wird das Lastenheft an die Longlist-Kandidaten versendet. Deren Rückmeldungen sollten genau geprüft werden, um die Liste potenzieller Anbieter weiter einzugrenzen. Hierbei sind folgende Aspekte wichtig:

• Funktionale Abdeckung der Anforderungen
• Stärken und Schwächen der Anbieter
• Qualität und Schnelligkeit der Rückmeldung
• Zwischenmenschliche Chemie

Das Ziel ist die Erstellung einer Shortlist, auf der nur noch zwei bis fünf ERP-Systeme stehen. Die verbleibenden Anbieter werden nun zu Workshops eingeladen, in denen sie ihre Lösungen präsentieren. Sind alle Workshops abgeschlossen und liegen die Angebote vollständig vor, kann die finale Entscheidung für einen Anbieter getroffen werden. Der „Auserkorene“ wird nun gebeten, ein Pflichtenheft zu erstellen. In diesem Dokument beschreibt er genau, wie er die Anforderungen aus dem Lastenheft technisch lösen möchte. Auf dieser Grundlage erfolgt später die Implementierung.

Projektplan mit realistischer Terminschiene aufstellen

Auf Basis des Pflichtenhefts kann nun gemeinsam mit dem Anbieter ein Projektplan für die ERP-Einführung aufgestellt werden. Wichtig ist es hierbei, Ziel- und Zwischentermine realistisch zu wählen und ausreichend personelle Ressourcen einzuplanen.

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So läuft die ERP-Implementierung ab

Anhand des Pflichtenhefts beginnt der ERP-Anbieter (oder ein IT-Dienstleister) mit der technischen Umsetzung der ERP-Einführung. Er stellt das Ergebnis optimalerweise in Form einer Testumgebung bereit, die dem zukünftigen Echtsystem möglichst nahekommt. Gerade die Key-User sollten bereits frühzeitig auf dieses Testsystem zugreifen können, um Schwachstellen rechtzeitig zu identifizieren.

Datenmigration: Altlasten im Vorfeld beseitigen

Parallel sollten die Daten der bisherigen Systeme für die Migration vorbereitet werden. An dieser Stelle bietet es sich an, den Datenbestand zu bereinigen. Das Ziel sollte es dabei sein, keine veralteten, irrelevanten und inkonsistenten Datensätze in das neue ERP-System zu überführen. Schließlich sollten die bereinigten Daten in das Testsystem importiert werden. Damit lässt sich einerseits evaluieren, ob sie das richtige Format haben. Andererseits lassen sich die Prozesse dann mit realistischen Daten testen.

Anwender praxisorientiert schulen

Während die Prozesse konfiguriert und die Daten vorbereitet werden, sollte die Schulung der späteren Anwender erfolgen. Bewährt hat sich dabei das Train-the-Trainer-Prinzip. Die Reihenfolge kann sich folgendermaßen darstellen:

1. Allgemeine Schulung des Projektteams durch den ERP-Anbieter
2. Intensive Schulung der Key-User durch den ERP-Anbieter
3. Schulung der Endanwender durch die Key-User (ggf. begleitet durch ERP-Anbieter oder externen Berater)

Wichtig ist in jedem Fall, die Trainings prozess- und praxisbezogen aufzubauen und anhand realistischer Vorgänge mit dem System zu üben. Auch sollten (nochmals) die Vorteile des neuen Systems betont werden, um die Akzeptanz zu steigern.

Finaler Test und Go-live

In dieser letzten Phase der ERP-Einführung wird die neue Software nochmals umfassend, mit realen Daten und unter Einbeziehung der Key-User getestet. Es werden alle Prozesse, die im Vorfeld definiert wurden, durchlaufen. Ebenso werden alle bereitgestellten Funktionen in verschiedenen Zusammenhängen erprobt.

Sind alle Tests erfolgreich verlaufen, ist das Ziel erreicht: Das neue System kann in den Produktivbetrieb gehen und die ERP-Einführung ist abgeschlossen. Ab jetzt gilt es, die Möglichkeiten des Systems voll auszuschöpfen und zukünftig bereitgestellte Updates zu nutzen, um die eigenen Prozesse kontinuierlich zu verbessern.

Fünf typische Fehler bei der ERP-Einführung

1. Prozesse unzureichend berücksichtigen
2. Einen ungeeigneten Anbieter auswählen (über- oder unterdimensionierte Lösung)
3. Mangelhaftes Projektmanagement (methodisch und menschlich)
4. Mitarbeiter nicht (rechtzeitig) einbeziehen
5. Möglichkeiten des neuen Systems nicht voll ausschöpfen

Fazit: ERP-Einführung erfordert gewissenhafte Herangehensweise

In Summe wird deutlich: Wer ein ERP-System einführen möchte, muss zahlreiche Aspekte beachten. Dies beginnt bereits in der Vorbereitungsphase, in der es vor allem auf eine genaue Ziel- und Anforderungsdefinition sowie auf eine professionelle Anbieterauswahl ankommt. Weiterhin wird der Erfolg einer ERP-Einführung maßgeblich durch eine gute Datenmigration, eingehende Tests und gezielte Trainings beeinflusst. Wer sich diese Punkte jedoch zu Herzen nimmt, wird eine ERP-Software einführen, die ihm auf lange Sicht Wettbewerbsvorteile verschafft und somit die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens sichert.

Mit der voranschreitenden Digitalisierung steigt weltweit und in jeder Branche die Datenmenge, die sich im Umlauf befindet. Daten sind wertvoll. Wird ihre Informationskraft sinnvoll genutzt, führt das zu enormen Effizienzsteigerungen.

Die Herausforderung für Unternehmen besteht darin, die wachsende Datenmenge effektiv und schnell zu verarbeiten.

Außerdem gilt es, die voneinander abweichenden (divergenten) Datenstrukturen und -formate in das eigene Warenwirtschaftssystem (WWS) zu integrieren. Eine EDI Anbindung unterstützt Unternehmen bei der Bewältigung dieser Aufgaben.

Was ist EDI?

EDI steht für den englischen Begriff electronic data interchange (deutsch: elektronischer Datenaustausch) und bezeichnet den in der Regel vollautomatisierten Austausch von Geschäftsdaten. Dieser findet in verschiedenen standardisierten Formaten über elektronische Kommunikationswege statt.

Das Ziel einer EDI Anbindung ist es, Daten wie zum Beispiel Bestellungen, Rechnungen oder Bestandslisten ohne menschliche Interaktion und synchron in die bestehende Unternehmenssoftware zu integrieren oder an die Gegenstelle zu übermitteln.

Die Daten sollten dabei möglichst standardisiert abgelegt werden, um eine spätere Bearbeitung und Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten.

Vorzüge von EDI

Bei EDI kommuniziert das Warenwirtschaftssystem des Senders automatisch mit dem des Empfängers. Das bietet den beteiligten Unternehmen eine Reihe von Vorzügen, wie zum Beispiel:

• Kostensenkung durch vereinfachte Prozesse
• Geringere Fehlerquote und höhere Datenqualität
• Kundenindividuelle Automatisierung wiederkehrender Vorgänge (z. B. automatischer Abruf eines Lieferscheins aus einer per EDI eingegangenen Bestellung)
• Höhere Mitarbeiterzufriedenheit aufgrund des Wegfalls langweiliger und repetitiver Erfassungstätigkeiten
• Schnellere und transparentere Geschäftsprozesse durch sekundenschnellen Datentransfer
• Bessere Beziehungen zwischen Geschäftspartnern dank abgestimmter Abläufe
• Leichterer internationaler Belegverkehr auf Basis anerkannter EDI-Standards
• Abbildung neuer Geschäftsprozesse und Geschäftsmodelle

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Was ist bei einer EDI Anbindung zu beachten?

Auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) können EDI nutzen und dadurch ihre Markt- und Wettbewerbsfähigkeit nachhaltig steigern. Viele Großunternehmen bestehen nämlich bei der Kooperation mit Lieferanten auf einem automatisierten Datenaustausch zwischen den Warenwirtschaftssystemen. Um eine EDI Anbindung erfolgreich einzurichten, sind zunächst die erforderlichen Voraussetzungen zu schaffen:

1. EDI-Standard für den elektronischen Datenaustausch festlegen

Da Daten in jedem Unternehmen anders verarbeitet werden, ist es notwendig, sich zuerst auf ein Datenaustauschformat zu einigen. Dieses Datenaustauschformat definiert als gemeinsamer Standard die Übertragung der Daten hinsichtlich ihrer Form, Art und Position. Um den Abstimmungs- und Entwicklungsaufwand zu verringern, wurden im Laufe der Jahre verschiedene Standards entwickelt.

Der wohl bekannteste Standard für den elektronischen Datenaustausch im geschäftlichen Kontext ist EDIFACT. Verantwortlich hierfür ist eine UN-Einrichtung, die Wirtschaftskommission für Europa der Vereinten Nationen, abgekürzt: UNECE.

Aus dem EDIFACT-Standard heraus haben sich zahlreiche Subsets für einzelne Branchen entwickelt. Subsets sind Unterkategorien des jeweiligen Standards und darauf spezialisiert, branchenspezifische Anforderungen abzubilden. Beispiele für Subsets sind EANCOM für die Konsumgüterindustrie oder auch EDITEC, welches in der Sanitärbranche eingesetzt wird.

Neben EDIFACT und seinen Subsets sind auch andere Standards wie OpenTRANS oder VDA im elektronischen Datenaustausch etabliert.

• Bei OpenTrans handelt es sich um einen XML-basierten Standard, der Nachrichten – ähnlich wie EDIFACT – in Segmente aufgliedert.
• VDA hingegen wird in der Automobilbranche eingesetzt und – anders als EDIFACT und OpenTRANS – nicht über Segmente, sondern über die Informationsreihenfolge und Zeichenlänge der Informationen klassifiziert. Durch die Begrenzung der Zeichenlänge ist der Informationsinhalt der Nachricht bei VDA im Vergleich zu anderen Formaten eingeschränkt.

2. EDI Datenaustausch organisieren

Nachdem der Dateistandard und damit die inhaltliche Aufbereitung der Daten vereinbart wurde, muss der Datentransfer zwischen den beiden Geschäftspartnern organisiert werden.

Der Austausch der Daten bzw. Nachrichten findet über einen bilateral abgestimmten Kommunikationsweg statt – aus Sicherheitsgründen in der Regel über verschlüsselte Verbindungen. Bekannte Datenaustauschwege sind zum Beispiel X.400, AS2 oder SFTP.

Für alle Kommunikationswege gilt: Je weniger menschliche Eingriffe beim Eingeben, Verarbeiten und Versenden von Informationen notwendig sind, desto fehlerärmer und schneller findet die Verarbeitung der EDI-Nachrichten statt.

Man spricht hier auch vom Automatisierungsgrad. Damit gemeint ist eine betriebswirtschaftliche Kennzahl, die Aufschluss über den Automatisierungsanteil im Unternehmen gibt.

Stammdatenqualität in der Warenwirtschaft sicherstellen

Welchen Automatisierungsgrad eine EDI-Anbindung erreichen kann, hängt im Wesentlichen von den im ERP-System hinterlegten Stammdaten und den vereinbarten Prozessen der Auftragsabwicklung ab.

Eine vollautomatisierte Verarbeitung der Nachrichten durch die EDI Schnittstellen setzt eine hohe Qualität der in der Warenwirtschaftssoftware vorhandenen Stammdaten voraus.

Einfaches Beispiel: Sollte ein Partner innerhalb der EDI-Übertragung einen Artikel bestellen, so kann dieser Artikel nur dann automatisiert in das Warenwirtschaftssystem des Lieferanten übernommen werden, wenn er dort auch angelegt ist.

Eine unzureichende Stammdatenpflege hat fast immer manuelle Nacharbeiten zur Folge, was einer vollautomatisierten Lösung zuwiderläuft.

Komplexe Unternehmensprozesse erhöhen den Projektaufwand

Stringente Abläufe innerhalb eines Unternehmens erleichtern eine EDI-Anbindung enorm, weil sie weitaus weniger Kommunikations- und Entwicklungsaufwand erfordern als die Abbildung komplexer Prozesse.

Der Aufwand für die Umsetzung einer EDI-Anbindung hängt wesentlich davon ab, welche Informationen die Gegenstelle im Zeitverlauf während der Auftragsabwicklung erwartet.

Werden für die Übermittlung der Informationen ergänzend Daten aus verschiedenen Systemen benötigt, steigt die Komplexität der Anbindung. Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn neben dem ERP-System ein separates Lagerwirtschaftssystem verwendet wird und die Gegenstelle Informationen aus diesem erwartet.

Im Idealfall werden bei einer EDI-Anbindung nach einer Datenübermittlung Informationen zum Datenaustausch ins ERP-System zurück übermittelt. Die EDI Schnittstelle interagiert somit bidirektional mit der Warenwirtschaftssoftware.

EDI in die Warenwirtschaft integrieren

Anwender von Warenwirtschaftssoftware können ihr System um eine EDI-Komponente ergänzen und diese selbst betreiben oder auf einen cloudbasierten managed service zurückgreifen. Hierüber lassen sich dann Geschäftsdaten in EDI-Dateiformaten (z. B. EDIFACT, VDA, XML, SAP iDoc, Fortras, ZUGFeRD) elektronisch mit anderen Systemen austauschen. Dabei überprüft die Lösung laufend, ob alle Daten normgerecht übermittelt wurden – und informiert die Benutzer bei Fehlern.

Um effiziente Abläufe herzustellen, sind die EDI-Funktionen ins Warenwirtschaftssystem integriert. Die Benutzer führen somit alle EDI-bezogenen Arbeitsschritte mit der Warenwirtschaftssoftware durch und brauchen die Anwendung nicht zu verlassen.

So können beispielsweise Übertragungsinformationen wie Datenaustauschreferenzen oder Übertragungszeitpunkte in das Warenwirtschaftssystem zurückgespielt werden, und der Benutzer kann diese Informationen im gewohnten Arbeitsumfeld seines WWS sehen.

Das erleichtert die Bedienung und hilft, Zeit zu sparen. Der elektronische Belegaustausch läuft derweil im Hintergrund automatisch ab.

Weitere Systeme im Unternehmen einbinden

Bei der Auswahl einer EDI-Lösung sollte man außerdem darauf achten, dass sich die Software mit weiteren Systemen problemlos kombinieren lässt. Hierzu zählen typischerweise:

• Software für Lagerwirtschaft – um Lagerhaltung, Kommissionierung und Versand zu digitalisieren
• Warehousing – um Ware bei Logistikdienstleistern zu lagern und von dort auszuliefern
• E-Commerce-Anwendungen – um Warenwirtschaftsdaten aus dem Onlineshop über EDI austauschen zu können
• Mobile Lösungen auf Smartphones und Tablets – um die Vorzüge des ortsunabhängigen Arbeitens zu nutzen

Geschäftsmodelle auf EDI-Basis umsetzen

EDI bietet Unternehmen darüber hinaus die Möglichkeit, komplette Geschäftsmodelle zu realisieren. Eine Geschäftsform, bei der EDI zum Einsatz kommt, ist etwa das sogenannte Dropshipping, auch bekannt unter der deutschen Bezeichnung Streckengeschäft.

Hierbei bietet ein E-Commerce-Unternehmen oder Marktplatz wie beispielsweise Amazon, Otto oder Kaufland die Produkte eines Herstellers oder Großhändlers in seinem Onlineshop an, ohne physischen Kontakt mit der Ware zu haben.

Bestellt ein Kunde einen solchen Artikel im Shop, wird der Auftrag per EDI sofort an das Warenwirtschaftssystem des Herstellers oder Großhändlers übermittelt. Dieser versendet die Ware, einschließlich Lieferschein, im Namen des Shopbetreibers und informiert den Besteller per E-Mail.

Anschließend werden Lieferschein und Rechnung mittels EDI automatisch an den Shopbetreiber übermittelt.

Fazit

EDI ermöglicht auch kleinen und mittelständischen Unternehmen einen sicheren und kontrollierten elektronischen Datenaustausch mit Kunden und Lieferanten.

Durch automatisierte digitale Prozessketten vermeidet man ineffiziente Insellösungen im Bereich der Warenwirtschaft und kann erhebliche Einsparungen erzielen. Zudem eröffnen sich neue Geschäftsmöglichkeiten.

Damit wird die EDI Anbindung zum essenziellen Bestandteil einer stabilen, zukunftsfähigen Unternehmenskultur.

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FAQ zur EDI-Anbindung

Was ist eine EDI-Anbindung?

Eine EDI-Anbindung ermöglicht den elektronischen Datenaustausch (EDI) zwischen Unternehmen. Geschäftsdaten wie Bestellungen, Lieferscheine oder Rechnungen werden automatisiert und standardisiert direkt zwischen den Warenwirtschafts- oder ERP-Systemen der Geschäftspartner übertragen – ohne manuelle Eingaben.

Was bedeutet EDI und wofür steht die Abkürzung?

EDI steht für Electronic Data Interchange und beschreibt den automatisierten Austausch strukturierter Geschäftsdokumente über elektronische Kommunikationswege. Ziel ist es, Prozesse zu beschleunigen, Fehler zu vermeiden und Kosten zu senken.

Warum ist EDI für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) wichtig?

EDI für KMU steigert die Wettbewerbsfähigkeit erheblich. Viele Großunternehmen setzen EDI inzwischen voraus. KMU profitieren von effizienteren Abläufen, geringeren Prozesskosten und einer besseren Integration in digitale Lieferketten.

Welche Dokumente können über EDI ausgetauscht werden?

Über eine EDI-Schnittstelle lassen sich unter anderem folgende Dokumente übertragen:

• Bestellungen
• Auftragsbestätigungen
• Lieferscheine
• Rechnungen
• Bestands- und Lagerdaten

Damit lassen sich komplette Geschäftsprozesse digital abbilden.

Welche EDI-Standards gibt es?

Zu den wichtigsten EDI-Standards zählen:

• EDIFACT (internationaler Standard, z. B. mit Subsets wie EANCOM oder EDITEC)
• OpenTrans (XML-basierter Standard)
• VDA (Automobilindustrie)

Die Wahl des Standards hängt von Branche, Geschäftspartnern und Systemlandschaft ab.

Wie funktioniert der elektronische Datenaustausch technisch?

Der EDI-Datenaustausch erfolgt über sichere Kommunikationswege wie AS2, SFTP oder X.400. Die Daten werden automatisch aus dem ERP- oder Warenwirtschaftssystem gesendet, empfangen, validiert und weiterverarbeitet.

Welche Voraussetzungen sind für eine EDI-Anbindung nötig?

Für eine erfolgreiche EDI-Integration sind wichtig:

• Ein ERP- oder Warenwirtschaftssystem mit EDI-Schnittstelle
• Einheitliche EDI-Standards und Kommunikationswege
• Hohe Stammdatenqualität
• Klar definierte und möglichst einfache Geschäftsprozesse

Welche Rolle spielen Stammdaten bei EDI?

Die Stammdatenqualität ist entscheidend für den Automatisierungsgrad. Nur wenn Artikel, Kunden und Lieferanten korrekt im System angelegt sind, können EDI-Nachrichten vollautomatisch verarbeitet werden.

Wie hoch ist der Automatisierungsgrad mit EDI?

Bei guter Prozessstruktur und gepflegten Stammdaten kann der Automatisierungsgrad sehr hoch sein. In vielen Fällen ist eine vollständig automatisierte Verarbeitung von Bestellungen, Lieferscheinen und Rechnungen möglich.

Kann EDI in bestehende Warenwirtschafts- und ERP-Systeme integriert werden?

Ja. Moderne EDI-Lösungen lassen sich nahtlos in ERP- und Warenwirtschaftssysteme integrieren und auch mit weiteren Systemen wie Lagerverwaltung, E-Commerce-Plattformen oder Logistikdienstleistern verbinden.

Ist EDI sicher?

Ja. Der elektronische Datenaustausch erfolgt über verschlüsselte Verbindungen und definierte Protokolle. Zusätzlich prüfen EDI-Systeme die Daten automatisch auf Vollständigkeit und Formatfehler.

Welche Vorteile bietet eine EDI-Anbindung gegenüber manuellen Prozessen?

Die wichtigsten Vorteile von EDI sind:

• Geringere Kosten durch automatisierte Prozesse
• Weniger Fehler und höhere Datenqualität
• Schnellere Durchlaufzeiten
• Entlastung der Mitarbeitenden
• Bessere Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern

Eignet sich EDI auch für internationale Geschäftsbeziehungen?

Ja. EDI im internationalen Handel ist weit verbreitet, da globale Standards genutzt werden. Sprach- und Ländergrenzen spielen beim Datenaustausch keine Rolle.

Welche Geschäftsmodelle lassen sich mit EDI umsetzen?

EDI ermöglicht neue digitale Geschäftsmodelle, zum Beispiel Dropshipping (Streckengeschäft). Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen werden dabei automatisch zwischen Shop, Hersteller und Logistikpartner ausgetauscht.

Herr Prof. Gronau, in Umfragen kritisieren Benutzer von ERP-Software häufig die unzureichende mobile Einsetzbarkeit ihrer Lösungen. Warum ist Mobile ERP für Unternehmen mittlerweile so wichtig?

Prof. Norbert Gronau: ERP-Systeme haben inzwischen eine äußerst komplexe Oberfläche, weil sie eine Vielzahl von Funktionen zur Bearbeitung der im Unternehmen existierenden Daten für die Benutzer bereitstellen müssen. Bei einigen Systemen ist zu beobachten, dass die Anwender ständig nach der „richtigen“ Funktion in einer speziell dafür vorgesehenen Funktionssuche suchen. Für mich ist das ein deutliches Zeichen dafür, dass diese Systeme mittlerweile überkomplex geworden sind. Mobile Lösungen zeigen, dass es auch anders, sprich: einfacher geht.

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Welche Anwender in den Unternehmen brauchen denn überhaupt mobile ERP-Anwendungen und worin liegt der Nutzen von Mobile ERP?

Gronau: Klassische Nutzungen mobiler Anwendungen finden sich im Lager, am Point of Sale und bei Kunden im Vertrieb, um nur einige Beispiele zu nennen. Einen neuen Impuls erhält dieses Thema durch den Trend zu Bring Your Own Device (BYOD), also zur Integration privater, mobiler Endgeräte wie Smartphones und Tablets in Unternehmensnetzwerke. Damit einher gehen zahlreiche Business-to-Consumer-Beispiele, die zeigen, wie einfach es sein kann, auch komplexe Datenstrukturen mit drei Fingertips zu bearbeiten.

Inwiefern unterscheidet sich beim Thema Mobile ERP der Bedarf von kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) gegenüber größeren Firmen?

Gronau: In unserem Beratungsportfolio finden sich sowohl kleine und mittlere Unternehmen mit circa 30 Nutzern als auch große Unternehmen mit mehreren tausend Nutzern. KMU unterscheiden sich von großen Unternehmen nicht hinsichtlich ihres Bedarfs, sondern meines Erachtens vor allem in der Geschwindigkeit, mit der Entscheidungen getroffen werden und in der Professionalität der IT-Administration. Letztere ist in Großunternehmen deutlich umfassender ausgeprägt.

Kleine und mittlere Unternehmen brauchen bei der Umstellung auf mobile ERP-Anwendungenviel stärker den Hersteller, da sie weniger eigene Ressourcen als große Firmen einsetzen können.

Was ist bei mobilen ERP-Anwendungen vorzuziehen: sogenannte native Apps, die für das Betriebssystem eines Mobilgeräts speziell entwickelt wurden, oder Webapplikationen, die plattformunabhängig im Browser laufen?

Gronau: Bei dieser Frage sind verschiedene Sichtweisen zu berücksichtigen. Zuerst natürlich die Sicht des Anbieters, der ungern zusätzlichen, doppelten oder mehrfachen Entwicklungsaufwand hat. Der Anbieter bevorzugt daher häufig Webapplikationen, dann ist er mit einer bestimmten Funktionalität schnell am Markt – allerdings in einer Version, die nicht optimal an das Endgerät des Benutzers angepasst ist.

“Der Anwender bevorzugt meistens native Applikationen auf seinem Endgerät, weil er dann die gewohnte Bedienung, die auf seinem Endgerät Standard ist, erwarten kann.”

Der Administrator hat andere Interessen, die eher in den Bereichen Zugang, Geräteverwaltung und Sicherheit liegen. Dies kann man typischerweise mit entsprechenden Geräteverwaltungs-Werkzeugen lösen. Grundsätzlich würde ich immer für die Wahl einer Entwicklungsumgebung plädieren, die mit geringem Anpassungsaufwand native Apps aus einem ansonsten einheitlichen Code erzeugt.

Wie schaffen Unternehmen den Übergang von einer rein stationären ERP-Lösung hin zu mobilen Anwendungen? In welchen Schritten sollte man dabei vorgehen?

Gronau: Zuerst einmal sollte das ERP-System diesen Übergang zu mobilen Anwendungen überhaupt erlauben. Dann ist es zwingend erforderlich, dass die Prozesse entsprechend gestaltet sind. Wir arbeiten in unseren Beratungsprojekten mit der Freeware-Lösung Modelangelo. Damit lässt sich für alle Geschäftsprozesse sehr leicht aufzeigen, wo eine Mobilisierung von Prozessen zum Einsatz kommen kann.

Spielen die Unternehmensgröße und die Branche eine Rolle im Hinblick auf die Gestaltung mobiler Prozesse?

Gronau: Nein, wir halten die Gestaltung mobiler Prozesse für unabhängig von der Größe des Unternehmens und der Branche.

Es ist aber generell notwendig, dass der Prozess durchgängig mobil ist. Beispielsweise kann es nicht sein, dass der Kunde mit einem iPad am Eingang des Ladens empfangen wird, der Verkaufsvorgang weitestgehend mithilfe dieses Geräts durchgeführt wird, und der Kunde dann am Ende gebeten wird, sich doch noch einmal in die Schlange an der Kasse einzureihen. Das ist kein durchgängiger Prozess. So etwas muss im Sinne einer Customer Journey vermieden werden.

Welche Herausforderungen in puncto Datensicherheit ergeben sich durch die mobile Nutzung von ERP-Funktionen – und wie lassen sich diese lösen?

Gronau: Bürosoftware, speziell die eines namhaften Herstellers und das Betriebssystem dieses Herstellers stehen zurzeit viel stärker im Fokus von Cyberangriffen als ERP-Systeme. Häufig geht es auch gar nicht um die Sicherheit der Daten, sondern um Themen wie Verfügbarkeit und um die Abwehr von Distributed-Denial-of-Service(DDoS)-Angriffen sowie von Spam-Möglichkeiten oder der Einschleusung von Schadsoftware.

„Eine Zwei-Faktor-Authentisierung mithilfe mobiler Endgeräte, die der Benutzer jederzeit mit sich führt – nicht etwa mit stationärer Hardware – und stets aktuelle Software sowie eine entsprechende Schulung der Mitarbeiter sind die notwendigen Voraussetzungen für das Erreichen eines hohen Maßes an Datensicherheit.“

Wir entwickeln übrigens gerade am Lehrstuhl Prozesse und Systeme für ein Online-Lehrprogramm, das im Frühjahr 2021 für diese Themen zur Verfügung stehen wird.

Wohin wird die Reise beim Thema mobiles ERP in den kommenden Jahren gehen?

Gronau: Wir sehen ganz klar einen rollenbasierten ERP-Client, der auf jedem Gerät läuft und im Bedarfsfall die gesamte ERP-Funktionalität angemessen bereitstellt. Das stellt aus unserer Sicht für manchen Anbieter einen riesigen Schritt dar und gleichzeitig eine große Erleichterung für die Anwender. Etwas überspitzt formuliert könnte man sagen, da kann man die Wartungsgebühren direkt einmal gegenrechnen gegen eine zunehmende Produktivität durch mobile ERP-Lösungen.