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Buchhaltung im Griff: Vorschriften, Abschlüsse und effiziente Abläufe für Finanzteams.
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GoBD 2020: Erleichterungen für die Buchhaltung
Die seit Jahresbeginn gültige Fassung der GoBD trägt mit verschiedenen Vereinfachungen dem zunehmend digitalen Unternehmensalltag Rechnung. Ein Überblick über die wichtigsten Neuerungen der GoBD 2020.
Seit dem 1. Januar 2020 sind die neuen GoBD in Kraft. Und sie bringen gute Neuigkeiten für Buchhalter, Finanzleiter und CFOs. Dieser Artikel erklärt, was sich mit den GoBD 2020 geändert hat. Sie erfahren:
- wie Sie organisatorisch von den Neuerungen profitieren können,
- worin die Erleichterungen für die Buchhaltung bestehen und
- warum ein GoBD-konformes DMS so wichtig ist.
Was sind die GoBD?
Die GoBD sind Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Das Bundesfinanzministerium (BMF) definierte sie erstmals 2014. Sie postulieren Compliance-Anforderungen an digitale Buchhaltung und Belegarchivierung und gelten für alle Unternehmen.
Sofern Sie sich schon eingehend mit der alten Fassung beschäftigt haben, seien Sie beruhigt: Die Neufassung der GoBD betrifft nur einzelne Punkte. Die Struktur und Randziffern (Rz.) des BMF-Schreibens vom 14. November 2014, mit dem die erste Fassung veröffentlicht wurde, bleibt unverändert.
GoBD 2020: Diese Änderungen sollten Sie kennen
Mobiles Scannen: Sie dürfen Belege mit dem Smartphone abfotografieren
Technisch besteht schon seit Jahren die Möglichkeit, Belege per Smartphone oder Tablet bildlich zu erfassen. Mit mobilen Apps lassen sich Reisekostenbelege, Rechnungen und Kassenquittungen scannen. Die Lösungen erfassen die Belege in einem verbundenen Buchhaltungssystem und archivieren sie in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS). Nicht selten kontieren sie die Belege auch oder leiten sie mit automatisierten Workflows an zuständige Bearbeiter im Unternehmen weiter.
Nach den alten GoBD war die mobile Belegerfassung eine Grauzone: nicht richtig erlaubt, aber auch nicht verboten. Die GoBD-Neufassung erlaubt jetzt ausdrücklich, dass Papierbelege mit mobilen Geräten abfotografiert werden dürfen. Damit erfüllen Sie die Voraussetzungen des ersetzenden Scannens ebenso wie mit einem stationären Scanner. Das bedeutet: Sie können die Papierbelege prinzipiell vernichten, nachdem Sie sie per Smartphone oder Tablet digitalisiert und GoBD-konform archiviert haben.
Belegdigitalisierung: jetzt auch im Ausland zulässig
Es wäre unlogisch, die mobile Belegerfassung im Inland zu erlauben und im Ausland zu verbieten. Wozu ist Mobilität denn da? So sieht es inzwischen auch das BMF und gestattet in Rz. 130 der GoBD die Digitalisierung von Belegen im Ausland – falls die Belege dort empfangen wurden oder entstanden sind und keine anderen steuerlichen oder außersteuerlichen Bestimmungen eine Aufbewahrung des Originalbelegs verlangen (Rz. 140).
Für international operierende Unternehmen bedeutet das, dass sie ihre Belege ins Ausland schaffen und dort digitalisieren lassen können. Das gibt ihnen neue Optionen, Kosten zu senken.
Formatkonvertierung: Ursprungsbeleg muss nicht mehr gespeichert werden
Die GoBD 2020 vereinfachen auch das Ursprungsbelegprinzip. Wenn Sie einen Beleg scannen oder fotografieren und dann in einem DMS archivieren, entstehen zwei Versionen desselben Belegs. Nach der alten Fassung der GoBD mussten Sie bei jeder Formatänderung beide Belegexemplare aufbewahren; die Ursprungsversion und die konvertierte Version.
Die Neufassung 2020 besagt in Rz. 135, dass Sie nur noch den konvertierten Beleg archivieren müssen; meist ein PDF des Belegs. Die Ursprungsversion können Sie löschen. Die Voraussetzungen dafür sind:
- Die Konvertierung ist verlustfrei, das heißt, es wird keine bildliche oder inhaltliche Änderung vorgenommen.
- Es gehen bei der Konvertierung keine aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren.
- Nach wie vor ist der gesamte Vorgang in einer Verfahrensdokumentation festzuhalten.
- Der Datenzugriff der Finanzbehörde wird nicht eingeschränkt. Zwischenstufen der Konvertierung müssen Sie nicht aufbewahren, aber die rückwirkende (retrograde) und vorausschauende (progressive) Prüfbarkeit bleiben sichergestellt.
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Cloudsysteme sind nun ausdrücklich erlaubt
Das BMF hat sich hierauf festgelegt, um mit der technologischen Entwicklung Schritt zu halten. Wenn Sie also mit einer Buchhaltungssoftware aus der Cloud arbeiten oder ein Cloud-gestütztes Dokumentenmanagementsystem (DMS) nutzen, so ist dies GoBD-konform. Sie können Ihre Belege in der Cloud oder im eigenen Betrieb archivieren oder beides in einer Hybridlösung mixen. Auch Ihre Buchhaltungs- und ERP-Systeme dürfen Sie in der Cloud betreiben. Achten Sie aber weiterhin darauf, dass Ihr Cloud-Anbieter seine Server in Deutschland oder einem anderen zulässigen Server-Standort betreibt.
Erleichterung für den Datenzugriff nach Systemwechsel
Die Finanzbehörden dürfen bei einer Prüfung auf Ihre Buchführungsdaten zugreifen. Das können sie tun, indem sie direkt auf Ihre Buchhaltungssoftware zugreifen (Z1- und Z2-Zugriff), oder indem sie die Herausgabe der Daten auf Datenträgern verlangen (Z3-Zugriff).
In der Phase vor Beginn einer steuerlichen Außenprüfung und nach einem Systemwechsel oder der Auslagerung von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten aus dem Produktivsystem, ist es künftig nach Ablauf von fünf Kalenderjahren ausreichend, wenn Sie dem Finanzamt nur noch den Zugriff per Datenträgerüberlassung (Z3) ermöglichen.
Sie müssen also Ihr Altsystem nicht bis zum Sankt-Nimmerleins-Tag vorhalten. Das steht in Rz. 164 der neuen GoBD.
Für viele KMU eine Hürde: Beschreibungsstandard für die Datenträgerüberlassung
Bei einer steuerlichen Außenprüfung müssen Sie dem Betriebsprüfer relevante Daten zur Verfügung stellen. So weit, so bekannt. Was kleine und mittlere Unternehmen häufig nicht wissen: Auf Verlangen müssen Sie der Finanzverwaltung auch die zur Auswertung dieser Daten erforderlichen Strukturinformationen in maschinell auswertbarer Form übergeben. W
as bedeutet das? Es bedeutet ganz einfach, dass Ihre Buchhaltungssoftware eine Schnittstelle zu der vom Prüfer verwendeten Datenanalyse-Software IDEA besitzen muss. Diese Schnittstelle erfüllt den Beschreibungsstandard für eine problemlose Datenübergabe an die Finanzverwaltung. Achten Sie also bei der Wahl Ihrer Buchhaltungssoftware darauf, dass eine IDEA-Schnittstelle bereitgestellt wird. Das ist zwar keine Neuigkeit aus den GoBD 2020, aber immer noch eine Quelle der Verwirrung für kleine und mittlere Unternehmen.
Anpassungen an neue Gesetzeslage
Einige Neuerungen in den GoBD 2020 betreffen die Novellierung des § 146 AO. Diese werden im Folgenden kurz vorgestellt.
Einzelaufzeichnungspflicht
Eine Verschärfung basiert auf der Neuregelung von § 146 Abs. 1 Satz 1 AO. Wir erinnern uns: Grundsätzlich besteht eine Einzelaufzeichnungspflicht für alle Geschäftsvorfälle. Seit 2020 kann nach Rz. 39 nur noch dann eine Ausnahme gemacht werden, wenn eine Einzelaufzeichnung technisch, betriebswirtschaftlich und praktisch unmöglich ist (was der betroffene Unternehmer nachweisen muss).
Ausgenommen von der Einzelaufzeichnungspflicht sind nur noch Betriebe, die eine offene Ladenkasse statt eines elektronischen Kassensystems verwenden. Die Bon-Schwemme Anfang des Jahres 2020 war eine Folge dieser Verschärfung.
Pflicht zur täglichen Kassenführung
Die tägliche Erfassung von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben (Rz. 48) ist nunmehr eine Pflicht. Zuvor war sie nur eine Soll-Bestimmung. Das resultiert aus der Neufassung des § 146 Abs. 1 Satz 2 AO.
Periodenweise Buchung strenger geregelt
Rz. 50 wurde ebenfalls geändert. Geschäftsvorfälle müssen grundsätzlich laufend gebucht werden. Die periodenweise Buchung ist nur noch unter vier Voraussetzungen möglich:
- Sie erfassen die Geschäftsvorfälle vorher zeitnah im Grundbuch. Zeitnah bedeutet bei unbaren Geschäftsvorfällen zehn Tage und bei Kassenbewegungen tägliche Erfassung.
- Sie sorgen durch organisatorische Maßnahmen dafür, dass die Unterlagen vor ihrer Erfassung nicht verlorengehen können.
- Sie stellen sicher, dass in jedem Einzelfall alle Unterlagen vollständig sind.
- Sie ordnen die Geschäftsvorfälle zeitnah nach betrieblichen und privaten Vorgängen; besser noch: Sie kontieren sie direkt.
Ordnung, Belegwesen und Belegsicherung
Hier hat das BMF Dinge eingefügt oder konkretisiert, die eigentlich selbstverständlich sein sollten:
- Erfassen Sie bare und unbare Geschäfte im Kassenbuch?Nach Rz. 55 der neuen GoBD geht das nur, wenn Sie unbare Tagesumsätze kennzeichnen und nachvollziehbar unmittelbar nachfolgend auf ein gesondertes Konto umtragen.
- Ein neuer Absatz in Rz. 64 verlangt, dass Korrektur- und Stornobuchungen auf die ursprüngliche Buchung zurückverfolgbar sein müssen.
- Vielbeachtet ist die Neufassung der Randziffern 68 und 130. Endlich erklärt das BMF klipp und klar, dass das Abfotografieren von Papierbelegen mit einem Smartphone oder Tablet zulässig ist (s. o.). Bisher war nur das Scannen ausdrücklich erlaubt.
Drei Gründe für ein integriertes Dokumentenmanagementsystem
Um steuerlich relevante Belege im Einklang mit den GoBD effizient und regelkonform aufzubewahren, ist ein digitales Dokumentenmanagementsystem praktisch unverzichtbar:
- Ein DMS erleichtert die Protokollierung von Änderungen. Es zeichnet lückenlos auf, was mit einem Beleg geschieht, sobald er ins Archiv hochgeladen wurde. Das ist notwendig, um die GoBD-Anforderungen der Überprüfbarkeit und Authentizität zu erfüllen. Das kann doch jeder Dokumentenspeicher, wenden Sie ein? Im Prinzip ja, aber ein Beleg steht niemals isoliert für sich. Er ist ein buchungsbegründendes Dokument und integraler Bestandteil eines Geschäftsvorfalls. Und an dieser Stelle hilft Ihnen ein x-beliebiger Speicher nicht weiter, auch wenn er mit Versionierung und Zugriffssteuerung arbeitet.
- Sie benötigen also ein DMS, das in Ihr Buchhaltungssystem oder – noch besser – in Ihr ERP-System integriert ist. Die Belege werden darin mit dem Geschäftsvorfall verknüpft. Im Hintergrund dokumentiert das System nicht nur die Belegverarbeitung, sondern den gesamten zugrunde liegenden Vorgang. Das ist für ein „revisionssicheres“ Belegarchiv unerlässlich. Weiterer Pluspunkt: Ihre Verfahrensdokumentation schreibt sich gleichsam von selbst.
- Außerdem speichert ein integriertes DMS auch systemgenerierte Belege. Die meisten Unternehmen erzeugen ihre Angebote, Ausgangsrechnungen, Lieferscheine, Kassenquittungen und zahlreiche andere Unterlagen mit einer Software. Diese Unterlagen werden im Augenblick ihrer Entstehung im DMS hinterlegt, mit allen Verknüpfungen und Metainformationen, die eine GoBD-konforme Buchhaltung erfordert. Die Sicherheit, Wirtschaftlichkeit und Effizienz dieses Verfahrens ist unerreicht. Deshalb entscheiden sich immer mehr Unternehmen dafür.
Fazit: Nützliche Neuerungen in den GoBD 2020
Die GoBD-Novelle gibt Ihnen mehr Spielraum und Flexibilität für Ihre Buchhaltung. Die wichtigsten Punkte sind:
- Mobiles Scannen von Belegen mit dem Smartphone oder Tablet ist jetzt zulässig und wird dem stationären Scannen gleichgestellt.
- Sie dürfen Papierbelege ins Ausland verbringen und dort digitalisieren.
- Bei einer verlustfreien Konvertierung müssen Sie nicht mehr den Ursprungsbeleg aufbewahren.
- Cloud-Systeme werden ausdrücklich in den Anwendungsbereich der GoBD einbezogen.
Barrierefreie Software – worauf es bei Lösungen für Blinde und Sehbehinderte ankommt
Menschen mit Handicap in die Arbeitswelt zu integrieren, ist ein zentrales Anliegen der Politik. Bislang mangelt es jedoch – trotz voranschreitender Digitalisierung – oft an geeigneten IT-Lösungen. Ohne barrierefreie Software bleibt Inklusion aber eine Illusion. Dieser Beitrag erläutert, wie Software beschaffen sein muss, damit auch blinde und sehbehinderte Menschen mit ihr arbeiten können.
Digitalisierung ist weltweit eines der Kernthemen in Unternehmen. Sie soll mehr Einfachheit und Schnelligkeit, aber auch mehr Kontrolle in die betrieblichen Prozesse und den Arbeitsalltag bringen. Die Folgen der Coronakrise tun ihr Übriges, den digitalen Wandel zu befeuern. Denn nun sind Homeoffice und andere Formen des mobilen Arbeitens in vielen Unternehmen an der Tagesordnung.
Durch Digitalisierung entstehen auch für blinde und sehbehinderte Beschäftigte neue Möglichkeiten des Arbeitens, etwa im Bereich der Finanzbuchhaltung. Es mangelt jedoch an geeigneten Lösungen. Im Folgenden wird erklärt, was digitale Barrierefreiheit genau bedeutet und welche Eigenschaften eine barrierefreie Software aufweisen muss.
Um die Gründe für eine digitale Barrierefreiheit nachvollziehen zu können, muss man jedoch zunächst das Herzstück der Barrierefreiheit verstehen: Inklusion. Denn Barrierefreiheit gelingt erst durch Inklusion.
Was ist unter „digitaler Barrierefreiheit“ zu verstehen?
Der Begriff der digitalen Barrierefreiheit ist insbesondere im Gesetz zur Gleichstellung von Menschen mit Behinderungen (BGG) sowie in weiteren Rechtsnormen des Sozialgesetzbuches (SGB) geregelt. Dem BGG zufolge ist „digitale Barrierefreiheit“ dann gegeben, wenn für Menschen mit Behinderungen bei der Bedienung von Webseiten, Programmen oder Betriebssystemen keine Hindernisse und keine Barrieren auftreten.
Betrachten wir zum Beispiel Buchhaltungssoftware. Diese enthält üblicherweise zahlreiche grafische Komponenten wie Texte und Buttons, mit denen sehbehinderte und blinde Menschen nicht arbeiten können. Der Grund: Sie nehmen die grafischen Details auf dem Bildschirm ohne weitere Hilfe kaum bzw. gar nicht wahr.
Digitale Barrierefreiheit einer Software bedeutet, dass jeder Mensch die Funktionen der Anwendung ohne zusätzliche Programme und Hilfen nutzen kann.
Erfüllt eine Anwendung teilweise die Anforderungen an Barrierefreiheit, spricht man von barrierearmer Software.
Übergeordnetes Ziel von digitaler Barrierefreiheit
Ein wesentliches Ziel von digitaler Barrierefreiheit ist es, Benachteiligungen von Menschen mit Behinderungen zu beseitigen und ihnen eine selbstbestimmte Lebensführung zu ermöglichen.
Welche Eigenschaften muss barrierefreie Software aufweisen?
Grundlage für eine barrierefreie Software ist die Einhaltung bestimmter Gestaltungsprinzipien. Von entscheidender Bedeutung ist hier die deutsche Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung (BITV 2.0). Sie basiert auf den internationalen Web Content Accessibility Guidelines (WCAG), die vom World Wide Web Consortium (W3C), einer Vereinigung von mehr als 350 Vertretern der Softwareindustrie, aufgestellt worden sind. Die WCAG 2.0 geben die wesentlichen Richtlinien zur Barrierefreiheit von Webinhalten vor, sie können aber ebenso für andere technische Umgebungen angewandt werden, wie zum Beispiel eine barrierefreie Software-Entwicklung.
Barrierefreie Software basiert auf vier essenziellen Gestaltungsprinzipien, die in den WCAG 2.0 verankert sind: Wahrnehmbarkeit, Bedienbarkeit, Verständlichkeit und Robustheit.
- Wahrnehmbarkeit – Zur barrierefreien Wahrnehmung der Benutzeroberfläche einer Software müssen sowohl die Bestandteile als auch die Informationen bei den Kontaktpunkten mit dem Benutzer unabhängig von dessen Fähigkeiten ausgestaltet sein. Eine der wichtigsten Voraussetzungen für die Wahrnehmbarkeit einer Software ist die Screenreadertauglichkeit. Zur Unterstützung der Wahrnehmbarkeit einer Software bzw. der dargestellten Bestandteile und Informationen werden meist sogenannte Screenreader herangezogen, die einem sehbehinderten Benutzer die grafische Darstellung auf dem Bildschirm in akustische Form „übersetzen“. Hierfür benötigen Screenreader eine Audio-Beschreibung, sprich: inhaltlich passende Alternativtexte. So wird zum Beispiel zu jedem Bild eine textliche Beschreibung des Dargestellten hinterlegt, die der Screenreader an den Benutzer akustisch weitergibt.
Zudem sollte die Software auch Einstellungsmöglichkeiten für Schriftgrößen, Kontraste und Farben ermöglichen, damit Sehbehinderte mit stark eingeschränktem Sichtfeld die Benutzeroberfläche zumindest rudimentär erkennen können. - Bedienbarkeit – Im Arbeitsalltag mit einem PC ist es gang und gäbe, mit einer Computermaus durch die digitalen Oberflächen zu navigieren und mit einer Tastatur beispielsweise Text einzugeben. Jedoch ist vor allem die Maus für sehbehinderte Benutzer kein geeignetes Werkzeug, da diese den Cursor auf dem Bildschirm nicht erkennen. Aus diesem Grund müssen Benutzeroberflächen unabhängig von der Sehfähigkeit des Anwenders und vom verwendeten Gerät bedienbar sein. Hinzu kommt, dass sich eine barrierefreie Software auch unabhängig von assistiver Technologie bedienen lassen muss. Die Tastatur ist dagegen – anders als die Computermaus – eines der wichtigsten Werkzeuge für Sehbehinderte. Denn vor allem mit der Tabulatortaste und den Pfeiltasten können sie durch die Benutzeroberfläche navigieren. Dies setzt natürlich voraus, dass die Software mittels Tastatur bedient werden kann.
- Verständlichkeit – Benutzer ohne Sehbehinderung können die Struktur und Logik einer Software durch Sehen und Klicken verstehen und nachvollziehen. Ein sehbehinderter Anwender hingegen erschließt sich die logischen Strukturen einer Software mittels des Navigierens über die Tastatur. Deswegen haben nach dem Prinzip der Verständlichkeit die Inhalte sowie die Bedienung einer Benutzeroberfläche so ausgearbeitet zu sein, dass sie für jeden Nutzer gut zu verstehen sind. Wichtig ist dabei, dass die Strukturen das mentale Vorstellungsvermögen nicht überfordern.
- Robustheit – Wie bei allen technischen Geräten und Anwendungen ist eine der wichtigsten Voraussetzungen problemlosen Arbeitens, dass alle Geräte miteinander kompatibel sind. Sämtliche Komponenten einer Software müssen daher technisch robust sein. Nur dann können sie sowohl in Verbindung mit heutigen als auch mit künftigen Geräten und assistierenden Technologien ohne Probleme und Hindernisse verwendet werden.
Warum ist es sinnvoll, auf barrierefreie oder zumindest barrierearme Lösungen zu setzen?
Das wichtigste Argument für die Entwicklung und den Einsatz barrierefreier Software lautet: Inklusion. Unsere Rechtsordnung garantiert jedem Menschen das Recht, am gesellschaftlichen Leben teilzuhaben. Für Sehbehinderte oder Blinde bedeutet das unter anderem, dass ihnen in ihrem Arbeitsalltag barrierefreie oder wenigstens barrierearme IT-Lösungen zur Verfügung stehen sollten.
Der Gesetzgeber hat sich dieses Themas in den vergangenen Jahren mehr und mehr angenommen. Weitere Regelungen und neue Vorschriften zur digitalen Barrierefreiheit dürften folgen. Davon betroffen sind sowohl die Softwarehersteller als auch die Anwenderunternehmen.
Es ist davon auszugehen, dass der Aspekt der Barrierefreiheit in der Entwicklung digitaler Lösungen an Bedeutung gewinnen wird.
Darüber hinaus bietet barrierefreie Software den Nutzern einen deutlichen Mehrwert gegenüber herkömmlichen Lösungen. Nehmen wir wieder den Bereich der Finanzbuchhaltung. Gerade hier kommt es entscheidend darauf an, dass eine Software einfaches, effizientes und problemloses Arbeiten ermöglicht. Ein barrierefreies Programm ist da klar im Vorteil, weil es aufgrund seiner Strukturiertheit logisch nachvollziehbarer und leichter bedienbar ist.
Zudem bietet barrierefreie Softare bessere individuelle Anpassungsmöglichkeiten hinsichtlich der Farben, Kontraste und Skalierbarkeit. Auch das erhöht das Effizienzpotenzial einer Software.
Projekt: Finanzbuchhaltungssoftware barrierefrei gestalten
Aus einer Kooperation zwischen der Hochschule für Angewandte Wissenschaften Hamburg und dem Softwarehersteller Suiteify entstand Anfang 2019 ein gemeinsames Projekt zum Thema: „Eine Finanzbuchhaltungssoftware barrierefrei gestalten“.
Im Rahmen dieser Projektarbeit untersuchten Pascal Walter und die Autorin dieses Blogbeitrags, beide Studierende im Studiengang Technische Betriebswirtschaftslehre / Marketing an der HAW Hamburg, inwieweit die Anwendung Suiteify Finance classic die Anforderungen an eine barrierefreie Software erfüllt.
Anlass für die Untersuchung war die Anfrage eines Suiteify Kunden, der eine barrierefreie Software für die kaufmännische Ausbildung sehbehinderter und blinder Menschen im Bereich der Finanzbuchhaltung suchte. Betreut wurde das Projekt vom Wirtschaftsinformatiker Professor Rüdiger Weißbach, ebenfalls HAW Hamburg.
Die Analyse ergab, dass sich die Finanzbuchhaltungssoftware von Suiteify zwar teilweise mithilfe der Tastatur und eines Screenreaders bedienen lässt. Dennoch ist sie – wie andere auf dem Markt erhältliche Finanzbuchhaltungsprogramme – gegenwärtig nicht barrierefrei. Im Rahmen ihres Kooperationsprojekts erarbeiteten die Hochschule und Suiteify eine Reihe von Optimierungsmöglichkeiten.
Elektronische Kassen – was Unternehmen beachten müssen
Seit Anfang 2017 dürfen Unternehmen in Deutschland, die eine digitale Kasse nutzen, nur noch elektronische Kassen bzw. computergestützte Kassensysteme einsetzen, die jeden Einzelumsatz aufzeichnen. Seit Januar 2020 müssen elektronische Kassen diese Einzelaufzeichnungen zusätzlich durch eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung schützen. Sämtliche Einzelbons sind zudem jahrelang GoBD-konform aufzubewahren. Software hilft Unternehmen dabei, die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen.
Bis zu zehn Milliarden Euro entgehen dem deutschen Staat nach Schätzungen des nordrhein-westfälischen Finanzministeriums jährlich durch falsch oder nicht erfasste Umsätze. Solchen Manipulationen will der Fiskus einen Riegel vorschieben. Branchen mit hohem Bargeldanteil, wie Einzelhandel und Gastronomie, stehen deshalb zunehmend im Fokus von Betriebsprüfungen.
Zudem hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) mit der Veröffentlichung des BMF-Schreibens vom 26. November 2010 zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften („Kassenrichtlinie 2010“) deutlich gemacht, was es von Nutzern elektronischer Kassen erwartet: Jeder Bon ist einzeln und unveränderbar zu speichern und mindestens zehn Jahre lang aufzubewahren. Fachleute sprechen hierbei von der Einzelaufzeichnungspflicht.
Einzelaufzeichnungspflicht für alle Nutzer elektronischer Kassen
Am 31. Dezember 2016 endete die Übergangsphase zur Umsetzung der Kassenrichtlinie 2010. Die früher gängige Praxis, die Einzelverkaufsdaten am Ende des Tages auf Tagessummenendbons, den sogenannten Z-Bons, zusammenzufassen und auf Papier auszudrucken, ist seitdem nicht mehr zulässig.
Wer eine elektronische Kasse einsetzt, die nicht den Vorgaben der Kassenrichtlinie entspricht, riskiert, dass die Finanzverwaltung bei einer Betriebsprüfung – oder auch im Rahmen einer unangekündigten Kassen-Nachschau – die Kassenaufzeichnungen verwirft und Einnahmen hinzuschätzt – was für das Unternehmen teuer werden kann.
Die gute Nachricht für kleinere Betriebe, die keine elektronische Registrierkasse oder computergestützte Kasse einsetzen: Eine generelle Registrierkassenpflicht wie in Österreich ist in Deutschland bislang nicht vorgesehen. Die Kasse darf somit weiterhin manuell geführt werden.
Ordnungsmäßige Belegaufbewahrung nach GoBD
Die meisten stationären Händler in Deutschland – nach Schätzungen des Handelsverbands HDE über 90 Prozent – setzen jedoch digitale Kassensysteme ein. Und auch in anderen bargeldintensiven Branchen, etwa bei Dienstleistern und Gastronomen, sind elektronische Kassen weit verbreitet.
Für alle Unternehmen gilt: Neben der Kassenrichtlinie müssen zusätzlich die Vorgaben der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) beachtet werden. Demnach sind elektronisch erstellte Unterlagen, wie zum Beispiel Kassenbons, auch zwingend elektronisch und unveränderbar zu archivieren.
Die Aufbewahrungsfrist beträgt regelmäßig zehn Jahre. Während dieser Frist müssen die Daten jederzeit und unverzüglich in einer elektronisch auswertbaren Form zur Verfügung gestellt werden können, etwa bei Außenprüfungen durch die Finanzverwaltung oder bei einer Kassen-Nachschau.
Darüber hinaus müssen Unternehmen für die Kassenführung eine Verfahrensdokumentation erstellen und pflegen. Diese muss unter anderem eine allgemeine Beschreibung der eingesetzten Kasse (Bedienungs- und Programmieranleitungen), eine technische Systemdokumentation sowie eine Dokumentation über Betriebszeiten und Anwender (Nutzungsprotokolle, Datenänderungen etc.) enthalten.
Gesetzeskonforme Kassensoftware ist Pflicht
Nutzer elektronischer Kassensysteme benötigen eine Software, die sie bei der Umsetzung der Kassenrichtlinie und der GoBD-Vorgaben unterstützt. Die Lösung muss jeden Einzelumsatz aufzeichnen und revisionssicher archivieren. Darüber hinaus sollte die Software über eine Datenexportfunktion verfügen, mit der sich zum Beispiel die Belegdaten jederzeit unverzüglich und maschinell auswertbar den Finanzbehörden zur Verfügung stellen lassen. Empfehlenswert ist zudem eine Kassensoftware, die unmittelbar mit dem Warenwirtschaftssystem verknüpft ist, denn so bleibt die Lagerbestandsführung aktuell.
Vorgeschrieben seit 2020: zertifizierte Sicherheitseinrichtung für elektronische Kassen
Um Manipulation zu verhindern, müssen computergestützte Kassensysteme und elektronische Registrierkassen ab 1. Januar 2020 über eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung verfügen, die aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle besteht. Damit soll vor allem gewährleistet werden, dass alle Kasseneingaben sowie spätere Änderungen an den Daten protokolliert werden.
Des Weiteren müssen seit Januar 2020 alle im Unternehmen genutzten Kassensysteme einen Monat nach Inbetriebnahme dem Finanzamt gemeldet werden.
Die technischen Anforderungen an den neuen Manipulationsschutz hat der deutsche Gesetzgeber mit der im Juli 2017 verabschiedeten Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) präzisiert. Demnach soll das zuständige Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) in Abstimmung mit dem BMF die technischen Richtlinien und Schutzprofile festlegen.
Die Kassensicherungsverordnung konkretisiert auch das Verfahren zur Zertifizierung der technischen Sicherheitseinrichtungen (§ 7 KassenSichV). Demnach gelten § 9 des BSI-Gesetzes sowie die BSI-Zertifizierungs- und -Anerkennungsverordnung vom 17. Dezember 2014. Der Antrag auf Zertifizierung kann auch durch vom BSI anerkannte sachverständige Stellen geprüft und bewertet werden. Die Kosten der Zertifizierung trägt der Antragsteller, zum Beispiel der Hersteller der Sicherheitseinrichtung (§ 7 Abs. 2 S. 1 KassenSichV; BT-Drs. 18/12221, S. 14).
Wichtig: Die Vorgaben bezüglich der zertifizierten Sicherheitseinrichtung gelten nur für elektronische Registrierkassen und computergestützte Kassensysteme. Geräte wie zum Beispiel Taxameter und Wegstreckenzähler, Geldautomaten, Fahrscheinautomaten oder Buchhaltungsprogramme fallen ausdrücklich nicht unter den Anwendungsbereich der Kassensicherungsverordnung.