Führung

Struktur statt Dauerstress: Warum ein Jour fixe so wertvoll ist

Im Arbeitsalltag geht oft vieles gleichzeitig: E-Mails prasseln rein, das Diensthandy klingelt, Dokumente warten auf Rückmeldung – und die To-dos stapeln sich. Wer soll da noch den Überblick behalten?

Ein regelmäßiger Jour fixe kann hier die nötige Struktur liefern. Er schafft Raum für Austausch, ohne Prokrastination zu fördern. Zu einem festen Zeitpunkt – ob vor Ort oder digital – kommen alle Beteiligten zusammen, um sich über offene Fragen, aktuelle Aufgaben und nächste Schritte abzustimmen.

Das Ziel: Missverständnisse vermeiden, den Informationsstand vereinheitlichen und den Arbeitsprozess effizienter gestalten.

In diesem Artikel erfährst du:

• Was genau ein Jour fixe ist
• Wie häufig er stattfinden sollte
• Welche Rahmenbedingungen wichtig sind
• Welche Vorteile ein gut geplanter Jour fixe bietet

Und: Eine Agenda-Vorlage für deinen nächsten Termin

Was ist ein Jour fixe?

Der Begriff Jour fixe stammt aus dem Französischen und bedeutet wörtlich „fester Tag“. Gemeint ist ein regelmäßig stattfindendes Meeting – mit einem klar definierten Teilnehmendenkreis und einem festen Zeitrahmen.

Im Gegensatz zu spontanen Besprechungen oder E-Mail-Kommunikation bietet der Jour fixe einen verbindlichen Rahmen für den Austausch. Im Mittelpunkt stehen Status-Updates:

• Wie ist der aktuelle Stand?
• Wo hakt es?
• Welche Entscheidungen müssen getroffen werden?

Ein Jour fixe schafft Struktur – besonders in Teams, die auf Distanz arbeiten oder stark ausgelastet sind.

Die wichtigsten Merkmale:

• Fester Rhythmus: Termin, Uhrzeit und Teilnehmende stehen im Voraus fest und ändern sich nur selten.
• Relevante Personen: Es nehmen nur diejenigen teil, die direkt involviert oder verantwortlich sind.
• Agenda: Die Tagesordnung wird vorab geteilt, damit sich alle gezielt vorbereiten können.

Das Ziel: Alle sind informiert, Zuständigkeiten sind geklärt, und niemand geht im Projektgeschehen unter.

Wie oft sollte ein Jour fixe stattfinden?

Die passende Frequenz hängt stark vom Projekt oder Team ab. Eine wöchentliche Abstimmung eignet sich zum Beispiel für Projekte mit hohem Tempo oder engen Feedbackzyklen – wie etwa bei Marketingkampagnen.

Ist der Aufgabenbereich dagegen langfristiger angelegt oder die Beteiligung externer Partner nur in größeren Abständen möglich, kann auch ein zweiwöchentlicher Rhythmus sinnvoll sein.

Diese 4 Faktoren beeinflussen die Frequenz:

1. Dringlichkeit und Komplexität der Themen
   → Je mehr sich Prioritäten verschieben oder Deadlines nähern, desto häufiger sollte der Austausch stattfinden.
2. Verfügbarkeit der Beteiligten
   → Viele Beteiligte mit vollen Kalendern? Dann ist ein realistischer Takt entscheidend.
3. Vielfalt der Themen
   → Bei stark unterschiedlichen Aufgaben im Team kann ein regelmäßiger Jour fixe helfen, den Fokus zu wahren.
4. Kommunikationskultur im Unternehmen
   → In selbstorganisierten Teams sollte der Jour fixe flexibel gedacht werden – zu viel Struktur kann hier kontraproduktiv sein.

Praxisguide: So planst du deinen Jour fixe erfolgreich

Agenda-Vorlage für deinen Regeltermin

Ein Jour fixe bringt Klarheit und Struktur – aber nur, wenn er gut vorbereitet ist. Die folgende Agenda bietet dir eine bewährte Basis, die du je nach Teamgröße, Thema und Projektdynamik flexibel anpassen kannst.

Agenda-Vorlage

1. Begrüßung & Organisatorisches (ca. 5 Min.)

• Wer ist anwesend – wer fehlt?
• Wer übernimmt das Protokoll? (Alternativ: Nutzung eines KI-Tools)
• Funktioniert die Technik? Wird aufgezeichnet?

2. Rückblick & To-dos (ca. 15 Min.)

• Welche Aufgaben wurden im letzten Termin vergeben?
• Was ist erledigt, was offen? Wer ist verantwortlich?
• Welche Ergebnisse liegen vor?
• Wo gibt es Herausforderungen, die das Team gemeinsam lösen kann?

3. Aktuelle Themen & Entscheidungen (ca. 20–30 Min.)

• Thema A: Vorstellung, Diskussion, Entscheidung, Aufgabenverteilung
• Thema B: Statusupdate, Anpassungen, nächste Schritte
• Thema C: Überblick, Bewertung, Handlungsbedarf

Tipp: Nutze separate Folien oder ein geteiltes Dokument – das schafft Klarheit für alle.

4. Nächste Schritte & Aufgabenverteilung (ca. 10–15 Min.)

• Welche To-dos wurden heute definiert?
• Wer übernimmt was – bis wann?
• Welche Kanäle werden für Rückfragen genutzt?

5. Sonstiges & offene Fragen (ca. 10 Min. oder nach Bedarf)

• Raum für spontane Punkte oder Themen, die nicht auf der Agenda standen
• Nicht dringende Punkte auf die nächste Runde verschieben

6. Abschluss & Terminbestätigung (ca. 5 Min.)

• Feedback zum Ablauf: Was lief gut? Was kann besser werden?
• Nächsten Termin fixieren (Datum, Uhrzeit, Ort oder Link)
• Verabschiedung

Vorbereitung ist alles

• Agenda vorab verschicken: Mindestens 24 Stunden vorher – ideal mit Links zu Unterlagen
• Dokumente zentral ablegen: Berichte, Zahlen, Präsentationen – alles im geteilten Ordner mit klarer Benennung

Regeln für einen produktiven Jour fixe

Ein Jour fixe bringt nur dann echten Mehrwert, wenn er gut moderiert ist – und alle sich an ein paar klare Spielregeln halten:

Pünktlichkeit

• Start ist Start: Wer zu spät kommt, verpasst den Kontext.
• Vorbereitung zählt: Agenda & Unterlagen vor dem Termin sichten.
• Abwesenheit rechtzeitig melden: Am besten mit kurzem Update per Mail oder Chat.

Rollen klar verteilen

• Moderator:in: Führt durch das Meeting, achtet auf Zeit und Struktur.
• Protokollant:in: Hält Beschlüsse, Aufgaben und Fristen schriftlich fest – Versand innerhalb von 24 Stunden.
• Teilnehmende: Konzentrieren sich auf die Agenda und bringen relevante Infos mit.

Fokussierung

• Keine Abschweifungen: Off-Topic-Themen werden notiert und separat behandelt.
• Rederegeln beachten: Ausreden lassen, keine Unterbrechungen.
• Bei Online-Meetings: Mikro stummschalten, wenn man nicht spricht.

Protokoll & Nachbereitung

Strukturvorgabe:

1. Datum & Uhrzeit
2. Teilnehmende & Abmeldungen
3. Rückblick auf offene Punkte
4. Neue Beschlüsse
5. To-dos inkl. Zuständigkeiten & Fristen
6. Herausforderungen & Risiken
7. Sonstiges

Nachverfolgung:
Jede:r aktualisiert bis zur nächsten Runde den Status der eigenen Aufgaben.

Ordnung bei Unterlagen

• Versionierung: Dokumente, die im Meeting verändert werden, sollten mit Datum abgespeichert werden.

Eskalationen & externe Gäste

• Kritische Themen: Ausgegliederte Arbeitsgruppen statt Eskalation im Jour fixe
• Externe: Nur einladen, wenn ihr Input für das aktuelle Meeting wirklich relevant ist

Feedback nicht vergessen

Nach einigen Meetings lohnt sich eine kurze Evaluation:

• Ist die Dauer angemessen?
• Passt die Frequenz?
• Sind Themen gut aufgeteilt?

Ergebnisse solltest du direkt in die weitere Planung einfließen lassen – statt sie im Feedback-Ordner versauern zu lassen.

Vorteile eines Jour fixe

Ein Jour fixe ist mehr als ein Kalendereintrag – er ist ein Werkzeug für Klarheit, Abstimmung und Verbindlichkeit.
Was er bringt:

✅ Transparenz im Projektstand
✅ Frühzeitiges Erkennen von Risiken
✅ Klare Verantwortlichkeiten
✅ Stärkeres Teamgefühl
✅ Raum für Erfolge & offene Punkte

Typische Stolperfallen – und wie du sie vermeidest

Auch ein Jour fixe kann scheitern, wenn ...

❌ ... zu viele Personen teilnehmen
→ Nur einladen, wer aktiv beteiligt ist – alle anderen erhalten das Protokoll.

❌ ... es keine Agenda gibt
→ Ohne Plan wird’s chaotisch.

❌ ... Schuldige gesucht statt Lösungen gefunden werden
→ Fokus auf Ursachen, nicht auf Schuld.

❌ ... Diskussionen ausufern
→ Zeitlimits pro Thema einhalten.

❌ ... Monologe überhandnehmen
→ Alle sollten zu Wort kommen – nicht nur Einzelne.

❌ ... das Protokoll fehlt
→ Keine Mitschrift = keine Verbindlichkeit.

Fazit: Aus Routine echten Mehrwert machen

Ein Jour fixe ist dann wirkungsvoll, wenn er klar strukturiert, gut vorbereitet und moderiert abläuft. Er hilft, aus Einzelwissen ein gemeinsames Verständnis zu machen, Entscheidungen transparent zu treffen – und Projektziele gemeinsam zu erreichen.

Wichtig dabei: Nicht der Termin ist das Ziel, sondern der Nutzen, den er für euer Team bringt. Struktur, Klarheit, Feedback und Verantwortlichkeit sind die entscheidenden Zutaten.

Oder wie Trainerin Teresa Stockmeyer es treffend formuliert:
„Es gibt kein Patentrezept für gute Meetingroutinen – aber auch keinen Grund, auf Eingebung zu hoffen.“

FAQ: Häufige Fragen zum Jour fixe

Wie kann man Jour fixe noch nennen?

Ein Jour fixe kann auch folgendermaßen benannt werden:

• ‍Statusmeeting
• Regeltermin
• Regelmäßige Abstimmungsrunde

Mit all diesen Bezeichnungen wird transportiert, dass es sich um einen festen, wiederkehrenden Termin handelt. Nur am Rande erwähnt, gibt es übrigens allerlei falsche Schreibweisen wie zum Beispiel „Jour fix“, „Jeur fix“, „Jourfixe“, „Joure fix“oder sogar „Schur fix“.

Welche Beispiele gibt es für fixe Termine?

• ‍WöchentlicheTeambesprechung (beispielsweise jedenMontag um 9 Uhr)‍
• MonatlicherJour fixe (Regelkommunikation zurLage am ersten Werktag)‍
• Besprechungzum Quartalsabschluss (Budget für das Quartal)‍
• Jährliches Mitarbeitergespräch

Wie lange dauert ein Jour fixe?

Beim Jour fixe sprechen wirtypischerweise von einer ausgedehnteren Form der Kommunikation, die zwischen 30 und 60 Minuten inAnspruch nehmen kann.

Warum Fehlerkultur mehr ist als ein „Nice to have“

Fehler gehören zum Menschsein – und damit auch in den Unternehmensalltag. Wo Menschen zusammenarbeiten, entstehen Missverständnisse, Fehleinschätzungen, Pannen. Ein polierter Außenauftritt kann das nicht kaschieren. Entscheidend ist, wie Organisationen damit umgehen.

Der Moment, in dem ein Fehler offen ausgesprochen wird und niemand mit Sanktionen rechnen muss, ist oft der Anfang echten Lernens. Statt Fehler zu verdrängen, dienen sie als Orientierung: Was läuft gut? Wo hängen Prozesse? Welche Risiken müssen wir bewusst eingehen, um als Unternehmen erfolgreich zu sein?

In diesem Blogbeitrag klären wir,

• was eine offene Fehlerkultur auszeichnet,
• wie sie sich von einer negativen unterscheidet,
• welche drei Säulen sie tragen,
• wie konkrete Beispiele aus der Praxis aussehen
• und warum sie heute wichtiger ist denn je.

Was bedeutet eine offene Fehlerkultur?

Eine konstruktive Fehlerkultur setzt voraus, dass Fehler nicht als Makel gelten, sondern als Teil eines kontinuierlichen Lern- und Entwicklungsprozesses. Wo Missgriffe nicht unter den Teppich gekehrt werden, entsteht Raum für Transparenz und Verantwortungsübernahme.

Diese Haltung beginnt nicht erst im Tagesgeschäft, sondern zieht sich durch Projekte, Teams und Führungsebenen. Gerade dort zeigt sich, wie wichtig es ist, Unfehlbarkeit nicht als Anspruch zu pflegen. Eine gelebte Fehlerkultur bedeutet: Fehler benennen, statt Schuld zu verteilen – und daraus Verbesserungen ableiten.

Drei Merkmale sind dafür zentral:

• Fehler-Kommunikation: Probleme werden offen angesprochen, bevor sie größer werden – auch gegenüber dem Management.
• Fehlerakzeptanz: Schuldzuweisungen lösen sich ab. Im Fokus steht die Sache, nicht die Person.

• Fehler-Integration: Erkenntnisse aus Fehlern fließen aktiv in die Weiterentwicklung der Organisation ein.

Negative vs. positive Fehlerkultur: der Vergleich

Die 3 Säulen einer gesunden Fehlerkultur

Eine lebendige Fehlerkultur stützt sich auf drei zentrale Säulen. Sie machen aus Irrtümern echte Innovationschancen:

1. Fehlerakzeptanz

In Teams, die Fehler akzeptieren, ist allen bewusst: Jeder Mensch macht Fehler – und das ist kein Grund zur Panik. Diese Haltung nimmt Druck aus Arbeitsprozessen und löst den Anspruch auf Perfektionismus auf.

In der Realität ist das noch nicht selbstverständlich. Verantwortung wird häufig wegdelegiert, statt übernommen. Eine offene Fehlerakzeptanz wirkt diesem Muster entgegen und fördert eine Kultur, in der Menschen klar kommunizieren, wenn sie an Grenzen stoßen.

2. Ehrliche Kommunikation über Fehler

Fehler müssen rechtzeitig und transparent kommuniziert werden. Dazu gehört:

• zeitnah reagieren,
• alle Beteiligten einbeziehen,
• Perspektiven zusammenführen,
• ohne Beschönigung oder Schuldzuweisung.

Nur so entsteht ein Raum, in dem Lösungen möglich sind –statt Verteidigungsreflexen.

3. (Gemeinsames) Lernen

Fehler zu reflektieren ist der erste Schritt – aber nicht der letzte. Nachhaltiges Lernen entsteht durch:

• systematische Nachbereitung,
• bewusste Analyse der Ursachen,
• Anpassung von Strukturen,
• gemeinsame Workshops,
• organisationsweite Schulungen.

Erst wenn Learnings wirklich in die Organisation einfließen, entsteht Fortschritt.

Praxisbeispiele: So sieht konstruktiver Umgang mit Fehlern aus

1. Abteilungsübergreifende Arbeitsgruppe im Maschinenbau

In der Entwicklung eines Maschinenbauers verzögern sich Prototypen. Das Projektteam sammelt Beschwerden und lädt anschließend Vertreter:innen aus Entwicklung, Einkauf, Qualitätssicherung und Produktion zu einem moderierten Austausch ein.

Ergebnis:

• Unpräzise Kommunikation im Einkauf, fehlende Kapazitätsanpassung in der Fertigung
• Statt Sanktionen gibt es verbindliche Prozessregeln
• Die Transparenz verbessert die Zusammenarbeit langfristig

2. Fehler im Sekretariat der Geschäftsführung

Die Assistenz verschickt versehentlich einen unfertigen Quartalsbericht an das Führungsteam. Statt Druck auszuüben, reagiert der Geschäftsführer besonnen:

• Er bedankt sich für die frühe Info
• Am nächsten Tag folgt eine strukturierte Korrekturrunde
• Neue Regel: Entwürfe erhalten einen klaren „Nur intern“-Vermerk

So entsteht Prozesssicherheit – ohne Schuldzuweisung.

3. Junior Sales Manager im Vertrieb

Ein Junior Sales Manager verschickt ein Angebot mit veralteten Preisen. Statt sich herauszureden, informiert er sofort seinen Vertriebsleiter. Dieser:

• lobt die Offenheit,
• schult das gesamte Team zur korrekten Dokumentenablage,
• etabliert ein monatliches Update-Meeting für Preisänderungen.

Kundenseitig kommt die Transparenz gut an – Fehler werden zum echten Entwicklungsschritt.

Methoden zur Einführung einer offenen Fehlerkultur

Der Einstieg in eine offene Fehlerkultur beginnt immer mit dem Gespräch. Unternehmen sollten deshalb feste Austauschformate etablieren, in denen Erfolge, Herausforderungen und auch „Mea culpa“-Momente ihren Platz haben. Schon eine halbe Stunde pro Woche kann zeigen: Fehler sind kein Nebenprodukt, sondern ein natürlicher Bestandteil der Arbeit.

Nach Projektabschlüssen lohnt es sich, strukturierte Frameworks einzusetzen:

• Was ist schiefgelaufen?
• Warum ist es passiert?
• Welche Maßnahmen leiten wir daraus ab?

Formate wie Post‑mortem‑Analysen eignen sich dafür besonders gut. Sie setzen auf eine schuldfreie Betrachtung statt auf Schuldzuweisungen – und liefern wertvolle Erkenntnisse für die Zukunft.

Ein weiterer Baustein: Führungskräfteschulungen. Denn der Umgang mit Fehlern ist immer auch Chefsache. Führungskräfte müssen lernen, in kritischen Momenten ruhig zu bleiben, Fragen zu stellen und einfühlsam zu reagieren – statt „Ausnahmezustand“ auszurufen. Ein kultureller Wandelfunktioniert nur, wenn er glaubwürdig von oben vorgelebt wird.

Auch Mitarbeitergespräche sollten diesen Ansatz aufnehmen. Fehler können dort als Entwicklungsanstoß dienen – idealerweise ergänzt durchpassende Weiterbildungen oder Qualifizierungsmaßnahmen.

Die Vorteile

Der Nutzen einer offenen Fehlerkultur zeigt sich auf mehreren Ebenen.

Individuelle Ebene

Mitarbeitende, die ihre Schwächen und Unsicherheiten offen ansprechen können, entwickeln mehr Selbstvertrauen und Verantwortungsbewusstsein. Fehler zu reflektieren und daraus zu lernen, stärkt die eigenen Fähigkeiten und die persönliche Entwicklung.

Teamebene

Teams wachsen zusammen, wenn sie Ursachen und Wirkungen von Fehlentscheidungen gemeinsam betrachten. Schuldzuweisungen verschwinden, Konfliktpotenziale sinken – und genau diese Dynamik schafft Raum für Innovation.

Unternehmensebene

Unbearbeitete Fehler kosten Geld: durch Prozessabbrüche, Fehlinformationen, Qualitätsprobleme oder verspätete Ergebnisse. Besonders in Softwareunternehmen können ungelöste Fehler schnell zum Reputationsrisiko werden – Stichwort Bug-Fixes, Shitstorms und negative Kundenstimmen in Zeiten sozialer Medien.

Fazit: Den Finger in die Wunde legen

Fehler kommen – die Frage ist nicht ob, sondern wann. Genau darin liegt die Stärke einer offenen Fehlerkultur: Sie ersetzt die Illusion von Fehlerfreiheit durch eine Kultur der Vorbereitung und Resilienz.

Erfolg und Scheitern liegen oft nah beieinander. Entscheidend ist nicht, Fehler vollständig zu vermeiden, sondern wie Unternehmen damit umgehen. Prozesse für reflexionsfreie Nachbereitung sollten deshalb lieber heute als morgen etabliert werden. Sie geben Organisationen die notwendige Beweglichkeit, um aus Rückschlägen gestärkt hervorzugehen.

Ohne sie entsteht schnell das Gegenteil: eine starre Fehlerkultur, die Verantwortungsflucht, Schuldzuweisungen und mangelnde Lernbereitschaft begünstigt – und damit Innovation und Zusammenarbeit blockiert.

Offene Fehlerkultur: FAQ

Welche Arten von Fehlern gibt es?

Grundsätzlich lassen sich drei Kategorien unterscheiden:

• Denkfehler: falsche Annahmen oder Bewertungen
• Handlungsfehler: fehlerhafte Durchführung, oft ausgelöst durch Hektik oder Unachtsamkeit
• Systemfehler: Missverständliche Prozesse oder strukturelle Mängel

Wichtig: Fehler entstehen selten isoliert. Oft wirken mehrere Faktoren zusammen.

Was bedeutet eine gesunde Fehlerkultur?

Eine gesunde Fehlerkultur misst sich nicht an der Anzahl der Fehler, sondern am Umgang damit:

• Führungskräfte reagieren ruhig statt kontrollierend
• Mitarbeitende müssen sich nicht rechtfertigen
• Es wird gesprochen und zugehört
• Ein Fehler führt nicht automatisch zu einem Karriereknick

Kurz: Entscheidend ist das Verhalten, nicht die Makellosigkeit.

Wie führen Führungskräfte eine Fehlerkultur im Unternehmen ein?

Nicht durch PDFs oder Leitfäden, sondern durch Verhalten. Führungskräfte prägen die Kultur, indem sie:

• eigene Fehler offen zugeben,
• gelassen reagieren, wenn andere straucheln,
• Ursachen statt Schuldige suchen,
• offene Gespräche zu einer festen Routine machen.

Hier gilt: Authentizität schlägt Anspruch. „Wasserpredigen und Wein trinken“ funktioniert nicht – Haltung entsteht durch gelebte Praxis.

Erfolgreiche Führung...

...ist nicht unbedingt eine Frage komplexer Strategien oder detaillierter Pläne. Vielmehr kann sie in ihrer Essenz auf einfache, aber kraftvolle Sätze zurückgeführt werden, die Vertrauen schaffen, Motivation fördern und ein starkes Teamgefühl etablieren. In der Hektik des Arbeitsalltags geht oft vergessen, dass Kommunikation eine der entscheidendsten Fähigkeiten einer Führungskraft ist. Es sind nicht immer die großen Reden oder die ausgeklügelten Strategien, die den Unterschied machen – manchmal genügen ein paar wohlüberlegte Worte, um Großes zu bewirken.

Die Macht einfacher Sätze sollte dabei nicht unterschätzt werden. Ein „Ich stehe hinter dir“ kann das Selbstvertrauen eines Mitarbeiters enorm stärken, während „Was denkst du?“ dazu anregt, eigene Ideen einzubringen und Verantwortung zu übernehmen. Diese Art der Kommunikation fördert nicht nur das Engagement, sondern zeigt auch, dass die Führungskraft ihre Mitarbeiter wertschätzt und ernst nimmt. In diesem Blogbeitrag stellen wir Ihnen acht solcher Sätze vor, die Ihre Führungsqualitäten auf ein neues Niveau heben können.

„Ich stehe hinter dir.“

Ein einfacher Satz, der das Selbstvertrauen Ihrer Mitarbeiter stärkt und sie gleichzeitig ermutigt alles zu geben oder sogar Neues zu probieren! Er schafft ein Gefühl von Sicherheit, wodurch Ihre Mitarbeiter einsehen, dass sie Ihnen vertrauen können.

Sie übergeben wichtige Aufgaben an Ihre Mitarbeiter? Nützen Sie diesen Satz in solchen entscheidenden Momenten und Sie werden Dankbarkeit und Motivation durch Ihre Mitarbeiter verspüren.  

„Was denkst du?“

Frage nach den Meinungen deiner Teammitglieder, um Engagement, Zusammenarbeit und Kreativität zu fördern. Unterschiedliche Perspektiven zu einem Thema steigern die Kreativität und ermöglichen es, schneller Lösungen für Probleme zu finden oder neue Projekte zu initiieren.

„Was brauchst du, um erfolgreich zu sein?“

Damit Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sehen, dass Du die Bedürfnisse des Teams ernst nimmst und bereit bist, Unterstützung zu bieten, integriere diese Frage in Meetings oder Entscheidungsprozessen. So etablierst Du eine offene Diskussionskultur.

„Lasst uns das zusammen angehen.“

Gemeinsames Arbeiten stärkt das Teamgefühl und sorgt für eine klare Ausrichtung auf gemeinsame Ziele. Die Betonung auf die Zusammenarbeit zeigt, dass Herausforderungen nicht allein bewältigt werden müssen.

Deine Mitarbeiter starten neue Projekte? Verwende diesen Satz, um eine kooperative Arbeitsweise zu fördern.

„Wie kann ich dich unterstützen?“

Zeige, dass das Wohl deiner Mitarbeiter Ihnen am Herzen liegt. Du bist bereit nötige Ressourcen bereitzustellen, auch wenn es Aufwand, Zeit und Geld kosten kann. Schaffe eine transparente Kommunikation, stellen sicher was benötigt wird und mit welchen Maßnahmen Ziele erreicht werden können.

Stellen diese Frage in regelmäßigen Feedback-Gesprächen, um klare Antworten und passende Unterstützung sicherzustellen.

„Das hast du gut gemacht.“

Leider bekommt man heutzutage zu viel Kritik zu hören/zu sehen. Schenke deinen Mitarbeitern regelmäßig solch eine positive Aussage und die Stimmung sowie die Arbeitsweise werden auf jeden Fall auf höchstem Level gehalten.  

„Was können wir aus dieser Erfahrung mitnehmen?“

Fördern eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung, ohne Schuldzuweisungen zu machen! Nach abgeschlossenen Projekten sollte diese Frage als eine der ersten am Plan stehen. Erfolge sowie Misserfolge sind wichtig für Wachstum. Lernen zusammen aus beiden.  

„Danke.“

So einfach und doch so wirksam. „Danke“ kann Wunder bewirken, wenn es ehrlich und bewusst ausgesprochen wird. Dankbarkeit auszudrücken ist nicht nur höflich, sondern essenziell für die Motivation und Zufriedenheit im Team. Signalisiere mit einem einfachen Wort, dass Du die Arbeit jedes einzelnen Teammitgliedes wahrnimmst und schätzt. Aber bitte: Meinen es auch wirklich!!  

Stell dir vor, du arbeitest in einem Team, in dem sich wirklich jeder und jede von der Führungskraft (oder deren Plural) gesehen und gehört fühlt. Wo deine Ideen ernst genommen werden und als solche nicht im mentalen Mistkübel des/der Vorgesetzten landen. Für zahlreiche Beschäftigte ist das mitunter im 21. Jahrhundert noch ein Wunschtraum. Dass aber exakt das praktiziert werden kann, beweisen Unternehmen, die empathische Führung als Führungsqualität an sich entdeckt haben. Empathie in der Führung ist keine Soft-Skill-Masche, die man sich prahlend anheftet, sondern der Weg zu einer Arbeitskultur mit zwischenmenschlichem Einfühlungsvermögen. In diesem Blogbeitrag erörtern wir die verschiedenen Dimensionen, welche eine empathische Führungskraft ausmachen. Dabei starten wir mit einer Definition von Empathie und gelangen dann über Praxistipps und Vorteile dieser Fähigkeit für Führungskräfte sowie Mitarbeitende zu einem Sollzustand in modernen Unternehmen.

Definition von Empathie im Führungsstil

Führungskräfte, welche die Fähigkeit der Empathie besitzen, sind imstande, die Gefühlswelt und Bedürfnisse ihrer Mitarbeitenden einerseits zu erkennen. Darüber hinaus können sie diese andererseits in einem weiteren Schritt ebenso korrekt deuten und gehen mit offenem Mindset darauf ein. Keineswegs beinhaltet das ausschließlich die verbalen Hinweise, die jemand lautsprachlich mitteilt. Die nonverbalen Signale, die ein Mensch etwa über seine Körpersprache aussendet sowie emotionale Untertöne, welche ein Tonfall oder die Mimik ausstrahlen kann, sind mindestens genauso wichtig.

Empathie darf man in diesem Sinne nicht als Einfühlen des Einfühlens wegen auslegen. Selbstverständlich hat eine Führungskraft eigene Emotionen in Relation zu Herausforderungen im Umfeld. Empathische Führungskräfte kreieren jedoch eine vertrauensvolle Arbeitsumgebung, wo trotz potentiell bestehender Auffassungsunterschiede ein Verständnis für die Gefühlssituation der anderen Person im Mittelpunkt steht. Und dem Mitarbeiter derart vermittelt wird.

Der Unterschied zu traditioneller Führungskompetenz

In mehreren wichtigen Aspekten kann man althergebrachte Stile in der Führung von Beschäftigten davon abgrenzen:

1. Fokus auf zwischenmenschliche Beziehungen versus autoritäre Kontrolle
   • Empathisch: Ein Manager mit empathischem Führungsstil priorisiert das Verständnis und die Wertschätzung. Das inkludiert unter anderem eine unterstützende Beziehung zum Teammitglied in guten wie schlechten Zeiten.
   • Traditionell: Im traditionellen Sinne gibt die Führungskraft Anweisungen, denen die Mitarbeiter widerstandslos Folge zu leisten haben. Es herrscht demnach eine unanfechtbare Hierarchie.
2. Kommunikation:
   • Empathisch: Der Vorgesetzte bemüht sich um eine offene, ehrliche und beidseitige Kommunikation. Er hört rezipierend zu, wodurch er/sie die Bedürfnisse des Teams in seinen/ihren Arbeitsalltag einfließen lassen kann.
   • Traditionell: Kommunikation wird von oben nach unten betrieben. Auf irgendeine Form von Feedback mitsamt dessen Einflussvermögen wird keine besondere Rücksicht genommen.
3. Entscheidungsfindung:
   • Empathisch: Alle Entscheidungen werden sowohl unter Berücksichtigung geschäftlicher Interessen als auch im Hinblick auf die Bedeutung für die Belegschaft getroffen.
   • Traditionell: Hierbei stehen die betriebswirtschaftlichen Faktoren des Unternehmens strikt im Vordergrund. Auf das Wohlbefinden der MitarbeiterInnen wird zum Beispiel bei Organisationsrestrukturierungen kein Augenmerk gelegt.
4. Motivation:
   • Empathisch: Mitarbeiter sollen durch Anerkennung und die Unterstützung bei der Erreichung ihrer individuellen (Lebens-)Ziele motiviert werden.
   • Traditionell: Anreize wie Gehaltserhöhungen sowie Beförderungen oder Negativdruck durch Furcht vor unmittelbaren Sanktionen sollen den Menschen motivieren.
5. Fehlerumgang:
   • Empathisch: Fehler werden nicht als unheilvolles Damoklesschwert, sondern als Lernchancen gesehen. Führungskräfte versetzen sich ohne Schuldzuweisungen in die Lage des/der Mitarbeitenden und helfen bei der Analyse des Fehlers.
   • Traditionell: Diejenigen, welche Fehler begehen, bekommen das zumindest in Form von Missfallen abgegolten. Wenn nicht gar in krasseren Reaktionen, wie etwa der Kündigung des Arbeitsverhältnisses.

Tipps und Tricks für Empathie als Kompetenz in der Führung

Ein Führen mit Empathie bezieht seine Kraft aus bewusster Anstrengung im Einklang mit kontinuierlicher Selbstreflexion. Hier einige praktische Tipps dafür:

Aktives Zuhören und offene Kommunikation

Es dreht sich wie schon zuvor erwähnt nicht nur alles um die tatsächlichen Worte Ihrer Mitarbeitenden. Vielmehr ist dem Tonfall sowie der Körpersprache Bedeutung zuzumessen. Zeige, dass Du wirklich aufmerksam bist, indem Du Augenkontakt hältst und Rückfragen für das richtige Verständnis stellst. Ermutige zu regelmäßigen Feedback-Runden, worin konstruktive Kritik geäußert werden soll.

Authentisch sein

Seie nachhaltig mit deinen Versprechungen. Vertrauen wird aufgebaut, wenn Mitarbeitende wissen, dass sie sich auf ihre Führungskraft verlassen können. Lass es menscheln und teilen  zumindest hin und wieder persönliche Erfahrungen, um eine tiefere Verbindung zu deinem Team herzustellen.

Emotionale Intelligenz entwickeln

Arbeite an deiner emotionalen Intelligenz. Nehme dir Zeit, um die individuellen Stärken und Schwächen Ihrer Teammitglieder möglichst präzise kennenzulernen. Dies hilft Ihnen, besser auf die Anliegen Ihres Teams einzugehen.

Feedback geben und empfangen

Gebe regelmäßig konstruktives Feedback. Und zwar auf eine Art und Weise, die sowohl die Leistung als auch die Gefühle deiner Mitarbeiter herausschält. Sei konkret und biete Unterstützung an, wo es nötig ist. Im Gegenzug solltest Du jederzeit Feedback an sich selbst annehmen und zeigen, dass Du dieses in deine Führungspraxis integrierst.

Mitgefühl zeigen

Echtes Mitgefühl ist das A und O, wenn Mitarbeiter Herausforderungen persönlicher oder beruflicher Natur haben. Erkenne die Bemühungen deines Teams an und feier diese als Schlüssel zu einer positiven Arbeitsatmosphäre gemeinsam.

Von nichts kommt nichts: die Vorteile von Empathic Leadership

Versetze dich in die folgende Situation: Du hast es mit Führungskräften zu tun, die deinen Bedürfnissen als Arbeitnehmer und Mensch Raum geben. Deine Meinung wird mit Interesse bedacht. Dadurch steigt logischerweise Dein Engagement und Du fühlst dich motiviert. Das ist aber nur die oberste Sphäre der Vorteilhaftigkeit eines empathischen Führungsstils.

Was er nämlich ebenso gut kann, ist der Aufbau eines Gemeinschaftsgefühls innerhalb des Teams. Die Kreativität kann um einiges freier ihre Flügel entfalten, da die Mitarbeitenden nicht davor zurückscheuen, Ideen aus Angst vor negativer Kritik zum Besten zu geben. Das führt in weiterer Folge zu einer Reduzierung von Personalfluktuation oder Burnout-Symptomen. Andauernder Stress aufgrund des Eindrucks, dass etwas das Privatleben keinen Millimeter in den Arbeitsalltag hineinspielen darf, fällt flach.

Auch für den Bereich der Weiterentwicklung, ist die Bereitschaft sich für das emotionale Wohl der Teammitglieder einzusetzen, von hohem Wert. Eine Führungskraft, welche sich die beruflichen und persönlichen Ziele des/der anderen auf die Fahnen heftet, stärkt auf die lange Sicht die Kernkompetenzen im eigenen Team ungemein.

Wo empathische Führungskräfte an ihre Grenzen stoßen

Wo gehobelt wird, da fallen Späne. Bei allen Vorteilen trifft die Führungsqualität Empathie auf die eine oder andere Herausforderung:

• Eine der größten besteht darin, die Balance zwischen Empathie und notwendigen Entscheidungen zu finden. Unpopuläre Entscheidungen, welche nicht bei allen Gefallen hervorrufen, könnten aufgrund ihrer Auswirkungen hinausgezögert oder glatt vermieden werden.
• Ein weiteres Problem etabliert sich, wenn das ständige Einfühlen in die Probleme und Sorgen der Mitarbeitenden in emotionaler Belastung kulminiert. Der goldene Mittelweg ist dann die Grenzsetzung mit Rücksicht auf die eigene emotionale Gesundheit bei gleichzeitiger Zuwendung zum Team.
• Krisen können zur Sisyphus-Aufgabe werden. Zwar können Konflikte mit Empathie besser deeskaliert werden. Das Ganze birgt aber ebenfalls die Gefahr, dass Führungskräfte es allen recht machen wollen. Das ist bekanntlich nicht in jedem Fall möglich.
• Empathic Leaders müssen gewährleisten, dass ihre empathische Herangehensweise nicht mit einem Mangel an Entschlossenheit gleichgesetzt wird. Eine klare Vision in Kombination mit bestimmter Führungsfähigkeit wahrt den Respekt der Skeptiker.
• Schließlich kann großflächige Empathie in einer Überidentifikation mit den Unsicherheiten der Mitarbeitenden gipfeln. Eine Führungskraft sollte jederzeit darauf achten, eine gewisse emotionale Distanz zu wahren, damit die objektive Urteilsfähigkeit nicht beeinträchtigt wird.

Empathische Führung FAQ

1. Warum ist Empathie im Team wichtig?

Sie ist die Grundlage für psychologische Sicherheit im gegenseitigen Rückhalt schlechthin. Teammitgliedern ermöglicht sie, offenherzig zu kommunizieren. Das drosselt für sich gesehen die Wahrscheinlichkeit von Missverständnissen, ist also ein essentielles Hilfsmittel für ein harmonischeres Arbeitsumfeld.

2. Was ist ein empathischer Führungsstil?

Empathische Führungskräfte integrieren emotionale Intelligenz in ihre Entscheidungsprozesse, indem sie etwa unausgesprochenen Wünschen auf die Spur kommen. Das langfristige Wohlbefinden der Mitarbeitenden steht im Fokus, ohne, dass unbedingt deckungsgleiche Motive zwischen Führungskraft und Teammitglied existieren. Das macht letztlich den Unterschied zur Sympathie aus, wo sich ein Gefühl mit demjenigen einer anderen Person eint.

3. Was heißt Empathie in einem Mitarbeitergespräch?

In einem empathischen Mitarbeitergespräch werden Diskussionsthemen neben der bloß sachlichen Erfassung ebenso emotional rezipiert. Es geht zentral darum, subtile Hinweise auf das Vorhandensein von Unzufriedenheit zu erkennen und den Mitarbeiter im Austausch als ganze Person wahrzunehmen.

Für was steht VUCA?

VUCA steht für Volatility (Volatilität), Uncertainty (Unsicherheit), Complexity (Komplexität) und Ambiquity (Mehrdeutigkeit). Der Begriff wird verwendet, um die Challenges und Eigenschaften der modernen Geschäftswelt zu beschreiben. Die VUCA-Welt beschreibt demzufolge eine Umgebung, die durch schnelle Veränderungen (Change), Unsicherheit in Bezug auf zukünftige Ereignisse, komplexe und miteinander verbundene Probleme sowie eine Vielzahl von Interpretationsmöglichkeiten gekennzeichnet ist.  

Das Modell stammt ursprünglich aus einem militärischen Kontext und wurde erst später in den Bereich des strategischen Managements übertragen. Unternehmen verwenden den Begriff, um die Notwendigkeit zu betonen, flexibel, anpassungsfähig und innovativ zu sein, um sich einer sich ständig verändernden Umgebung erfolgreich anzupassen. Genau hier besteht die Schnittstelle zur Führung und damit auch zur HR-Abteilung.

Welchen Einfluss hat die VUCA-Welt auf das HR von Mittelständlern/KMU im DACH-Raum?

In der VUCA-Welt haben viele Konzepte, einschließlich derjenigen im Bereich Human Resources (HR), Auswirkungen auf die Art und Weise, wie Unternehmen, insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) im DACH-Raum (Deutschland, Österreich, Schweiz) operieren und ihre Personalstrategien gestalten. Hier sind einige Aspekte, die für HR in KMUs im DACH-Raum relevant sein könnten:

1. Agilität und Flexibilität: Die Volatilität und Unsicherheit in der VUCA-Welt erfordern von KMUs eine hohe Agilität und Flexibilität. HR muss hier sicherstellen, dass die Organisationen über flexible Arbeitsmodelle und eine agile Personalstruktur verfügt, um sich schnell ändernden Anforderungen gerecht zu werden.
2. Talentmanagement und -entwicklung: In einer vom Wandel geprägten Umgebung wird das Talentmanagement entscheidend. HR muss sicherstellen, dass die Mitarbeitenden die Fähigkeit, um mit den aktuellen und künftigen Herausforderungen umzugehen. Das kann bedeuten, verstärkt in die Weiterbildung und Entwicklung der Mitarbeitenden zu investieren.
3. Innovative Rekrutierung: Die aktuellen Gegebenheiten verlangen das KMUs möglicherweise ihre Rekrutierungsstrategien überdenken. Das kann die verstärkte Nutzung von digitalen Plattformen, Talentpools oder die Entwicklung kreativer Anreize für Fachkräfte umfassen.  
4. Führungskräfteentwicklung: Angesichts der Ambiguität und Unsicherheit in der Wirtschaft ist die Entwicklung von Führungskräften von entscheidender Bedeutung. HR muss Programme zur Führungskräfteentwicklung implementieren, um sicherzustellen, dass die Führungsebene die Fähigkeiten besitzt, die für die Steuerung in der VUCA-Welt erforderlich sind.  
5. Arbeitskultur und Mitarbeitermanagement: Eine starke Unternehmenskultur, die den Wandel akzeptiert, ist in der VUCA-Welt von entscheidender Bedeutung. HR-Abteilung sind gefordert, Mechanismen einzuführen, um die Mitarbeiterbindung aufrechtzuerhalten und eine Positive Arbeitsumgebung zu schaffen.
6. Technologische Integration: Die Nutzung von Technologien kann helfen, auf die Herausforderungen der VUCA-Welt zu reagieren. HR-Abteilungen in KMUs sollten Technologien wie digitale Plattformen, Analytik und KI-basierte Tools in ihre Prozesse integrieren, um effizienter auf Veränderungen zu reagieren und datengestützte Entscheidungen zu treffen.  

Die VUCA-Welt beeinflusst somit verschiedenste Aspekte der Personalmanagements in KMUs und erfordert eine proaktive Herangehensweise, um erfolgreicher in dieser dynamischen Umgebung zu agieren.

Ein Beitrag von:
Michael Bechen, Director Marketing DACH, Suiteify

Bei der Unternehmensnachfolge gibt es verschiedene Wege. Christian Satz hat sich dafür entschieden, seinen Betrieb an ein größeres Unternehmen zu verkaufen und anschließend dort in leitender Position weiter mitzuarbeiten. Im Talk mit Gastgeber Ulrich Brehmer, Geschäftsführer von Suiteify, spricht der Gründer und ehemalige Alleininhaber der Internet- und E-Commerce-Agentur Satzmedia über seinen unternehmerischen Werdegang und seine Erfahrungen.

Von der Geschäftsidee zur Umsetzung: Die Entstehung von Satzmedia

Die Idee zur Gründung seines Unternehmens Satzmedia hatte Christian Satz im Jahr 1999. Inspiriert vom Internet-Boom und den Erfolgsgeschichten der Aktienmärkte, entschied sich der gelernte Bank- und Diplomkaufmann und Elektromeister dazu, seine Leidenschaft für den Wassersport in die digitale Welt zu übertragen. Er gründete eine Wassersportplattform und kooperierte mit dem Deutschen Wetterdienst und Großhändlern, um Wetterdaten und Produkte für seine Plattform zu erhalten.

Jedoch erkannte er bald, dass seine Berufung nicht im Versandhandel lag, sondern im aufkeimenden Sektor der Internetdienstleistungen. Mit dieser Erkenntnis veräußerte Satz seine Wassersportplattform an den größten europäischen Wassersportversandhändler und sicherte sich gleichzeitig seinen ersten Auftrag: die fortlaufende Betreuung des Webshops.

Vom florierenden Geschäft zur Exit-Entscheidung: Der Verkauf des Unternehmens

In den darauffolgenden Jahren etablierte sich Satzmedia als Spezialist für Digital Experience, E-Commerce und Content-Management-System-Lösungen. Das Unternehmen gewann zahlreiche namhafte Kunden und erarbeitete sich einen exzellenten Ruf. Parallel dazu stiegen die Ansprüche der Kunden an die Bandbreite der Dienstleistungen, insbesondere in den letzten Jahren, rapide an. Dies lasse sich mit einer Belegschaft von 30 Personen nicht mehr angemessen bewältigen, erläutert Christian Satz.

Nach intensiver Überlegung entschloss er sich während der Corona-Pandemie dazu, sein Unternehmen an die SoftwareONE Holding AG zu veräußern, ein börsennotiertes Schweizer Unternehmen mit mehr als 8.000 Mitarbeitenden und Niederlassungen in 90 Ländern.

Die Unternehmensnachfolge bereitete Christian Satz diskret unter Mitwirkung eines Anwalts und eines Steuerberaters vor. Seine Mitarbeitenden wurden nicht in die geplante Transaktion eingeweiht. In einer – wie er es ausdrückt – „Nacht-und-Nebel-Aktion“ digitalisierte er alle relevanten Dokumente und übermittelte die Daten an eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft. Nach einer dreimonatigen Prüfungsphase erteilte SoftwareONE schließlich die Zustimmung zur Übernahme.

Vom Alleininhaber zum leitenden Angestellten: Die nächste Etappe der Unternehmensnachfolge

Eine entscheidende Verkaufsbedingung für Christian Satz war, dass seine Mitarbeitenden als Team weiterbeschäftigt werden. Zudem vereinbarte er, auch im neuen Unternehmen eine bedeutende Rolle zu spielen und für seine ehemaligen Beschäftigten weiterhin als disziplinarischer Vorgesetzter zu fungieren.

Unter dem Dach von SoftwareONE verantwortet der Firmengründer heute als Growth Lead den Bereich sogenannter Application Services mit Fokus auf Cloudlösungen. Die Integration in den Schweizer IT-Konzern eröffne seinem Team und den Kunden neue Perspektiven, betont Satz. Die Mehrheit seiner ehemaligen Mitarbeiter sehe dies als eine Chance und sei seinem Weg gefolgt, berichtet der ehemalige Firmenchef.

Äußerlich habe sich durch die Unternehmensnachfolge wenig geändert, so Satz. Er arbeite nach wie vor mit seinem Team am angestammten Standort in Hamburg. Nichtsdestotrotz habe sich seine Rolle grundlegend gewandelt. In der Entscheidungsfindung genieße er nicht mehr die Freiheiten, die er als Alleininhaber hatte. Für alles gebe es eine zuständige Abteilung, jedoch lasse ihm das Unternehmen weiterhin viel Spielraum. Insgesamt erlebe er es als wohltuende Entlastung, dass ihm nach langjähriger unternehmerischer Tätigkeit die alleinige Verantwortung nun von den Schultern genommen wurde, resümiert Christian Satz.