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Lohnabrechnung

Rechtssicher abrechnen: Fristen, Neuregelungen und Praxiswissen für die Lohnbuchhaltung im Mittelstand.

Interne Lohnabrechnung: Die wichtigsten Vorteile für Arbeitgeber
HR & Payroll

Interne Lohnabrechnung: Die wichtigsten Vorteile für Arbeitgeber

Die Lohnbuchhaltung gehört zu den Aufgaben, die Unternehmen gern auslagern. Outsourcing ist aber nicht immer die bessere Lösung. Im Gegenteil: Es gibt gute Gründe für die interne Lohnabrechnung.

5 Min. Lesezeit

Jedes Unternehmen, das Arbeitnehmer beschäftigt, kommt um die korrekte und gesetzeskonforme Entgeltabrechnung nicht herum. Dabei geht es immer um eine Grundsatzentscheidung: Interne Lohnabrechnung oder Auslagerung der Lohnbuchhaltung an den Steuerberater oder einen Payroll-Dienstleister?

11 Argumente für die interne Lohnabrechnung

Viele Gründe sprechen dafür, die Lohnbuchhaltung im Unternehmen zu behalten oder – falls bereits ausgelagert – wieder ins Unternehmen zurückzuholen. Die folgenden Argumente zeigen, warum sich eine interne Lohnabrechnung mit einer professionellen Lohnabrechnungssoftware in vielen Fällen lohnt.

1. Interne Lohnabrechnung oft kostengünstiger

Auch wenn die Kosten nicht das wichtigste Kriterium sind und auch nicht sein sollten, werden sie oft als erstes in Betracht gezogen. Verlassen Sie sich nicht auf die pauschalen Versprechungen der Payroll-Anbieter, sondern unterziehen Sie Outsourcing und Inhouse-Lösung einem direkten Kostenvergleich – in vielen Fällen wird die interne Lohnabrechnung mit der Kombination aus leistungsfähiger Payroll-Software und erfahrenem Lohnbuchhalter die Nase vorn haben.

2. Rechtssicherheit der Lohnbuchhaltung

Rechtssicherheit ist eines der wichtigsten Argumente für Unternehmer, die ihre Lohnbuchhaltung auslagern. Fakt ist: Mit einer guten Lohnsoftware und geschulten Mitarbeitenden kann man genauso rechtssicher arbeiten wie zum Beispiel mit einem spezialisierten Lohndienstleister. Erlässt der Gesetzgeber neue Anforderungen und Vorgaben, passt der Hersteller der Lohnsoftware diese durch zeitnahe Updates an, so dass sich keine Fehler aufgrund veralteter Technik einschleichen können.

3. Lohnsoftware übernimmt Routineaufgaben (Automatisierung)

Mit einer guten Lohnabrechnungssoftware werden Routineaufgaben zum Kinderspiel. Viele Prozesse können teilweise oder vollständig automatisiert werden, wie zum Beispiel die Datenerfassung, die Erstellung von Auswertungen und die Übernahme von Zeitwirtschaftsdaten. Zeitraubende Routinearbeiten, wiederkehrende Aufgaben und manuelle Dateneingaben entfallen – es bleibt mehr Zeit. Professionelle Inhouse-Lösungen arbeiten vernetzt und beziehen Informationen aus verschiedenen Bereichen wie dem Lohnstamm oder der Zeitwirtschaft ein, um individuelle Entgeltabrechnungen automatisiert zu erstellen.

4. Lohnbuchhaltungs-Know-how bleibt im Unternehmen

Wird die Lohnbuchhaltung ausgelagert, geht unweigerlich Know-how verloren. Läuft es mit dem gewählten Dienstleister nicht wie gewünscht, fehlt im Unternehmen das Fachwissen für die interne Lohnabrechnung. Für viele Unternehmen ist es daher die bessere Lösung, die Lohnabrechnung im eigenen Haus durchzuführen und die Fachkräfte mit Hilfe der Abrechnungssoftware von zeitraubenden Routinearbeiten zu entlasten.

5. Flexibilität durch jederzeitigen Zugriff auf Lohndaten

Schnell noch etwas ändern oder einen Fehler korrigieren? Mit der internen Lohnabrechnung kein Problem, denn die Lohnsoftware steht Ihnen rund um die Uhr zur Verfügung – ohne Termin beim Steuerberater. So können Sie flexibel agieren und haben jederzeit die Kontrolle über den Stand der Lohnbuchhaltung und der elektronischen Meldungen.

6. Wissenszuwachs durch die Lohnsoftware

Kein Lohnbuchhalter, keine Lohnbuchhalterin kann alles wissen. Das muss er auch nicht, denn in der Lohnsoftware steckt Praxis-Know-how bis in den letzten Winkel spezieller Abrechnungsthemen, sei es die Abrechnung von Kurzarbeit, Altersteilzeit oder betrieblicher Altersversorgung oder die Ermittlung von Zuschlägen. Auch für branchenspezifische Besonderheiten wie den Baulohn gibt es Lösungen.

Zu einer guten Abrechnungssoftware gehört zudem ein guter Support. Bei Fragen zur Software oder zu gesetzlichen Änderungen sollte die Hotline schnell und kompetent Auskunft geben können.

7. Automatische Erstellung der Lohnabrechnung

Der größte Vorteil von Inhouse-Lösungen liegt in der weitgehend automatisierten Erstellung der Lohnabrechnung. Sei es die monatliche Entgeltabrechnung, die elektronischen Meldungen an die Sozialversicherungsträger, das Finanzamt und andere Stellen – oder auch Auswertungen: Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Lohnbuchhaltung müssen nur noch kontrollieren und steuern. Den Großteil der eigentlichen Arbeit übernimmt die Lohnsoftware. Der hohe Automatisierungsgrad sorgt für maximale Transparenz und Kontrolle im Meldewesen.

8. Ihre Daten bleiben im Unternehmen

Ein weiterer Vorteil der internen Lohnabrechnung ist, dass Ihre Daten im Unternehmen bleiben. Weder werden Ordner oder Datenträger zum Steuerberater gebracht, noch werden Daten über möglicherweise unsichere Übertragungswege übermittelt. Eine hundertprozentige Sicherheit gibt es zwar nie, aber die Lohnabrechnungssoftware bietet den größtmöglichen Schutz für die sensiblen Personal- und Abrechnungsdaten. So haben nur berechtigte Personen Zugriff auf die interne Lohnabrechnung. Unbefugte Dritte können die Daten nicht einsehen.

9. Alle wichtigen Daten immer bereit zum Abruf

Die interne Lohnabrechnung ermöglicht es der Geschäftsleitung, jederzeit die aktuellsten Daten abzurufen und in ihre Entscheidungen einzubeziehen. So trifft sie ihre Entscheidungen stets auf einer fundierten und aktuellen Grundlage und nicht auf der Grundlage veralteter Informationen aus früheren Abrechnungsperioden.

10. Transparenz: Wer macht was?

In der internen Lohnabrechnung ist leicht nachvollziehbar, wer wann an welcher Aufgabe gearbeitet hat. Die Software ermöglicht jederzeit die Überprüfung des Prozesses, die Klärung von Unstimmigkeiten und die Kontrolle der erstellten Lohnabrechnungen.

11. Die Kommunikation mit Ämtern und Behörden in der Hand behalten

Die Verantwortung für eine fehlerfreie Abrechnung und die korrekte Abführung von Steuern und Beiträgen liegt beim Arbeitgeber – unabhängig davon, ob er die Lohnbuchhaltung selbst durchführt oder auslagert. Wenn also bei einer Auslagerung ohnehin eine zusätzliche Kontrolle erforderlich ist, liegt es nahe, die Lohnabrechnung im eigenen Haus durchzuführen und damit auch die Kommunikation mit den Ämtern und Behörden in der eigenen Hand zu behalten.

Interne Lohnabrechnung vs. Outsourcing? Eine Entscheidungshilfe

Um sich zwischen der internen Lohnabrechnung und der Auslagerung des gesamten Prozesses zu entscheiden, sollten zunächst die Vor- und Nachteile gegenübergestellt werden:

 

Interne Lohnabrechnung

Outsourcing der Lohnbuchhaltung

Vorteile
  • Uneingeschränkter Zugang zu Software und Daten
  • Ständig aktuelle Daten verfügbar
  • Know-how bleibt im Unternehmen
  • Kurzfristige Änderungen von Software und Daten möglich
  • Oft kostengünstiger als Outsourcing
  • Automatische Aktualisierung im Hinblick auf aktuelle steuerliche und rechtliche Änderungen
  • Geringerer Personalaufwand
  • Konzentration von HR auf die Mitarbeiterbetreuung möglich
  • Hohes Know-how durch großes Team von Spezialisten
  • Schutz vor Personalausfall
  • Gute Kalkulierbarkeit der Kosten durch Festpreise pro Abrechnung
  • Erprobte Systeme zur Fehlervermeidung

Nachteile
  • Erhöhter Personalaufwand
  • Große Abhängigkeit vom Personal (gute Vertretungsregelungen sind notwendig)
  • Kosten nur bedingt kalkulierbar
  • Gut geschultes Personal erforderlich, um Fehler zu vermeiden
  • Nur eingeschränkter Zugriff auf Software und Daten
  • Oft teurer als Inhouse-Lösungen
  • Kontrolle aus Haftungsgründen meist trotzdem notwendig
  • Erhöhter Aufwand für Kommunikation und Abstimmung mit dem Dienstleister
  • Eigenes Know-how geht verloren
  • Verlust der Kontrolle über einen wichtigen Kernprozess
  • Bei Servern im Ausland Datensicherheitsproblem

Beide Varianten – die interne Lohnabrechnung wie ein Outsourcing der Lohnbuchhaltung – haben also ihre Vor- und Nachteile. Für welche Option sich Unternehmer entscheiden, hängt von ihrer individuellen Situation ab.

In den folgenden Szenarien kann die Auslagerung der Lohnbuchhaltung sinnvoll sein:

  • Die Abrechnung erfolgt intern durch eine einzige Person, auf die der Arbeitgeber voll und ganz angewiesen ist – schwierig wird es bei längerem Urlaub oder Krankheit. Im Kündigungsfall wäre ein Ersatz wahrscheinlich nicht auf die Schnelle zu finden.
  • Die Lohnbuchhaltung wird von der Personalabteilung „nebenbei“ erledigt, obwohl dafür eigentlich keine Kapazitäten vorhanden sind.
  • Das HR-Team soll sich wieder mehr auf die Betreuung der Mitarbeiter konzentrieren können, statt Lohnabrechnungen zu erstellen.

Im Gegensatz dazu gibt es viele Szenarien, in denen es sich lohnt, die Lohnabrechnung intern durchzuführen:

  • Was bisher fehlt, ist eine Lohnabrechnungssoftware, die durch die Automatisierung von Routinearbeiten wirklich entlastet und gleichzeitig Rechtssicherheit schafft.
  • Sie tun sich schwer damit, Ihre sensibelsten Daten in fremde Hände zu geben – auch wenn diese einen verantwortungsvollen Umgang zusichern.
  • Sie wollen sich nicht von einem Dienstleister abhängig machen und würden ohnehin alles kontrollieren.
  • Sie haben bereits Lohnspezialisten in Ihrem Team, deren Wissen sonst verloren ginge.

So viel Entlastung ist mit aktueller Lohnabrechnungssoftware möglich

Eine erfolgreiche interne Lohnabrechnung steht und fällt mit einer durchdachten Lohnsoftware. Sie verschafft der Personalabteilung mehr Freiraum für die Betreuung der Mitarbeitenden und entlastet sie auf verschiedenen Ebenen:

  • Wegfall von Routinearbeiten, die automatisiert werden können
  • Automatische Erstellung von Beitragsnachweisen, elektronischen Meldungen und Lohnsteueranmeldungen nach erfolgter Lohnabrechnung
  • Geringerer Aufwand für die Umsetzung gesetzlicher Vorgaben durch softwaretechnische Updates
  • Geringerer Aufwand bei der Fehlersuche, da Fehler durch Kontrollläufe und Plausibilitätsprüfungen frühzeitig erkannt werden
  • Schnelle Klärung offener Fragen durch den angeschlossenen Support
  • Vorgefertigte Berichte und Auswertungen zu den wichtigsten Themen für den schnellen Zugriff
  • Vorausgefüllter Druck von Verdienst- und Arbeitsbescheinigungen
  • Sichere Durchführung komplexerer Abrechnungen

Fazit

Es gibt keinen Grund, die interne Lohnabrechnung zu scheuen, wenn man sich durch eine professionelle Lohnbuchhaltungssoftware unterstützen und entlasten lässt. So kann jeder Unternehmer Know-how im Betrieb halten, unabhängig von externen Dienstleistern bleiben und flexibel agieren.

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Payroll Outsourcing als Hebel für ein agiles HR-Department
HR & Payroll

Payroll Outsourcing als Hebel für ein agiles HR-Department

5 Min. Lesezeit

Die Lohnabrechnung im DACH-Raum unterliegt komplexen, länderspezifischen Regeln. Wer diese Aufgabe auslagert, gewinnt nicht nur Zeit, sondern auch die Flexibilität, die ein modernes HR-Department heute braucht.

Was Payroll Outsourcing konkret bedeutet

Payroll Outsourcing bezeichnet die automatisierte und digitalisierte Auslagerung von Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozessen an einen externen Dienstleister. Zur Lohnabrechnung gehören typischerweise die Berechnung von Gehältern und Löhnen, Abzüge für Steuern und Sozialversicherungen, das Einhalten gesetzlicher Bestimmungen, das Ausstellen der Abrechnungen samt Versand der erforderlichen Meldungen sowie die Überweisung der Gehälter an die Mitarbeitenden. Diese Prozesse erfordern genaue Kenntnisse der aktuellen Steuergesetze und Vorschriften und bringen entsprechende Komplexität mit sich.

Ein externer Dienstleister stellt sicher, dass Experten diese Prozesse durchführen. Das verringert Fehler und sichert die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Gleichzeitig kann sich Ihr internes Personal auf strategischere Aufgaben konzentrieren, während die operativen Details der Lohnabrechnung bei externen Fachleuten liegen.

Länderspezifische Unterschiede im DACH-Raum

Payroll Outsourcing unterscheidet sich innerhalb Deutschlands, Österreichs und der Schweiz deutlich, allerdings weniger beim Outsourcing-Service selbst als bei den länderspezifischen gesetzlichen Anforderungen, den steuerlichen Bestimmungen und den kulturellen Eigenheiten. Folgende Punkte spielen dabei eine Rolle:

Jedes Land im DACH-Raum hat eigene gesetzliche Bestimmungen zu Lohnsteuern, Sozialversicherungen, Arbeitszeitregelungen und weiteren arbeitsrechtlichen Aspekten. Ein Outsourcing-Anbieter muss die spezifischen Regelungen jedes Landes kennen. Auch die Sozialversicherungssysteme unterscheiden sich zwischen den Ländern, sodass ein Payroll-Dienstleister diese Unterschiede verstehen und korrekt abhandeln muss.

Kulturelle Unterschiede in Arbeitsgewohnheiten, Kommunikationsstilen und Geschäftspraktiken wirken sich auf die Umsetzung von Payroll Outsourcing aus. Hinzu kommen sprachliche Unterschiede zwischen Deutsch in Deutschland und Österreich sowie Deutsch, Französisch und Italienisch in der Schweiz. Tarifverträge und arbeitsrechtliche Bestimmungen variieren ebenfalls von Land zu Land, weshalb ein Payroll-Dienstleister sicherstellen muss, dass Lohnabrechnungen im Einklang mit den jeweils geltenden Regelungen stehen. Auch die Währung unterscheidet sich: Deutschland und Österreich nutzen den Euro, die Schweiz den Schweizer Franken, was bei der Gehaltsabrechnung für grenzüberschreitend tätige Mitarbeitende zu beachten ist.

Bei der Auswahl eines Payroll-Outsourcing-Anbieters im DACH-Raum kommt es deshalb darauf an, dass dieser über fundierte Kenntnisse der spezifischen Anforderungen jedes Landes verfügt und seine Dienstleistungen entsprechend anpassen kann.

Warum HR agiler werden muss

Die aktuelle Marktdynamik verlangt von Unternehmen, schnell zu reagieren und sich ständig zu erneuern. Agilität ist damit in den meisten Geschäftsbereichen zu einer zentralen Anforderung geworden, auch im Personalwesen. Die Zeiten starrer Regeln und langfristiger Planung weichen einem leichteren, schnelleren HR-Modell, das als Agile HR bezeichnet wird. Für manche Unternehmen war dieser Wandel Teil einer umfassenderen Transformation der Geschäftsprozesse, für andere ein gezielter Schritt, um die eigenen Geschäftsziele besser zu unterstützen.

In der Softwareentwicklung ist „Agile" als Methode seit Langem etabliert, mittlerweile haben zahlreiche Geschäftsbereiche den agilen Ansatz übernommen: Prototyping, Flexibilität, Anpassungsfähigkeit an Veränderungen und die Entwicklung von Projekten in Sprints, also iterativen, zeitlich begrenzten Aktivitäten von Projektteams. HR hat viele Berührungspunkte innerhalb eines Unternehmens und tiefgreifende Auswirkungen auf die Belegschaft, deshalb ist die agile Transformation im HR-Bereich komplexer als in den meisten anderen Geschäftsbereichen.

Die Transformation zeigt sich bereits in mehreren HR-Bereichen. Bei Mitarbeiterbewertungen und Gehaltserhöhungen wurden Bewertungen früher meist einmal jährlich durchgeführt. Angesichts kürzerer Projektlaufzeiten ist es sinnvoller, Feedback am Ende eines Projekts zu geben, statt auf die jährliche Überprüfung zu warten: Mitarbeitende erhalten so sofort relevantes Feedback und können es im nächsten Projekt direkt umsetzen. Auch die Vergütung wird agiler, manche Unternehmen zahlen leistungsbasierte Sofortprämien anstelle des Jahresendbonus.

Bei der Talententwicklung investieren Unternehmen in kurze Coachings für Führungskräfte, damit diese ihre neu erlernten Fähigkeiten sofort umsetzen und besseres Feedback geben können. Talentmanagement wird teamorientierter, ähnlich wie bei agilen Scrum-Teams, in denen Fortschritt bewertet, Manager und Kollegen beurteilt und Leistungsverbesserungen durch das Schließen von Lücken erreicht werden. Auch Lern- und Entwicklungsaktivitäten werden agiler, etwa durch kontinuierliche Lernangebote und proaktive Beratung dazu, welche Fähigkeiten für die aktuelle oder künftige Rolle nötig sind.

Bei Einstellung und Rekrutierung zerlegt die agile Rekrutierung den komplexen Einstellungsprozess in einfache, handhabbare Aktivitäten. Einstellungssprints helfen dabei, innerhalb eines bestimmten Zeitraums ein Ziel zu erreichen: Der erste Sprint kann etwa der Einholung aller Genehmigungen dienen, der zweite der Ausschreibung der Stelle und der dritte der Vorauswahl und den Interviews.

Wie Outsourcing Agilität im HR ermöglicht

Wenn Sie einzelne Aufgaben auslagern, können sich Ihre internen Teams auf Innovation und Strategie konzentrieren, während ein Partner die Routineaufgaben übernimmt. Funktionen wie die Gehaltsabrechnung sind zeitaufwändig und mit administrativem Aufwand verbunden. Wird sie ausgelagert, setzt das wertvolle Ressourcen frei und ist kosteneffizient, da der HR-Partner für eine genaue Auszahlung an die Mitarbeitenden sorgt. Ebenso lässt sich die Verwaltung von Benefits auslagern.

Durch das Outsourcing von Talentakquisition können Sie sich stärker auf Einstellungsstrategien konzentrieren. Da Rekrutierung zunehmend digitale und physische Elemente kombiniert, verfügen spezialisierte Partner über die nötige Technologie, um vielfältige Anforderungen zu unterstützen und dabei Zeit und Kosten zu sparen. Zusätzlich bringen HR-Partner aktuelles Wissen über Compliance und rechtliche Anforderungen mit, von dem Ihr Unternehmen profitiert. Outsourcing ermöglicht damit Flexibilität, Anpassungsfähigkeit und Skalierbarkeit im HR-Bereich, eine zentrale Voraussetzung, um agil zu werden.

HR-Initiativen müssen mit den Geschäftsanforderungen und -zielen übereinstimmen. Eine agile HR-Outsourcing-Strategie stellt sicher, dass Agilität optimal und anpassungsfähig umgesetzt wird. Definieren Sie die Ziele und Vorgaben des Outsourcings und prüfen Sie, wie sich Agilität in jede betroffene Funktion integrieren lässt. Die Identifizierung der wichtigsten auslagerbaren Bereiche sowie die Bestimmung der intern benötigten Fähigkeiten im Team sorgen dafür, dass der Ansatz innovativ und effizient bleibt. Wie jeder agile Prozess muss auch diese Strategie iterativ sein und sich kontinuierlich an Unternehmensanforderungen und Marktbedingungen anpassen. Der richtige Outsourcing-Partner unterstützt Ihr Unternehmen mit Fachwissen, Know-how und der nötigen technologischen Infrastruktur, um im HR-Bereich Agilität aufzubauen, die für langfristiges Wachstum und nachhaltigen Erfolg notwendig ist.

Fazit

Payroll Outsourcing im DACH-Raum verlangt einen Partner, der die gesetzlichen, sprachlichen und kulturellen Unterschiede zwischen Deutschland, Österreich und der Schweiz kennt und seine Leistungen entsprechend anpasst. Gleichzeitig ist die Auslagerung von Lohnabrechnung, Benefits-Verwaltung und Talentakquisition ein wirksamer Hebel, um HR agiler zu machen: Interne Teams gewinnen Zeit für Innovation und Strategie, während ein spezialisierter Partner Routineaufgaben übernimmt und aktuelles Compliance-Wissen einbringt. Damit eine solche Strategie funktioniert, braucht es klare Ziele für das Outsourcing und eine kontinuierliche Anpassung an veränderte Geschäftsanforderungen und Marktbedingungen.

Häufige Fragen zu Payroll Outsourcing und Agile HR

Was bedeutet Payroll Outsourcing? 

Payroll Outsourcing bezeichnet die automatisierte und digitalisierte Auslagerung von Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozessen an einen externen Dienstleister. Dazu gehören die Berechnung von Gehältern, Abzüge für Steuern und Sozialversicherungen, das Einhalten gesetzlicher Bestimmungen, das Ausstellen der Abrechnungen samt Meldungen sowie die Überweisung der Gehälter.

Gibt es Unterschiede beim Payroll Outsourcing im DACH-Raum? 

Ja. Die Unterschiede betreffen weniger den Outsourcing-Service selbst als die länderspezifischen gesetzlichen Anforderungen, steuerlichen Bestimmungen und kulturellen Eigenheiten in Deutschland, Österreich und der Schweiz, etwa bei Sozialversicherungssystemen, Tarifverträgen, Sprache und Währung.

Welchen Vorteil bringt Payroll Outsourcing für interne Teams? 

Ein externer Dienstleister führt die Prozesse durch Experten aus, was Fehler verringert und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sichert. Ihr internes Personal kann sich dadurch auf strategischere Aufgaben konzentrieren, während die operativen Details bei externen Fachleuten liegen.

Was ist Agile HR? 

Agile HR überträgt den aus der Softwareentwicklung bekannten agilen Ansatz auf das Personalwesen: kürzere, iterative Zyklen statt starrer Regeln und langfristiger Jahresplanung, etwa bei Feedback, Vergütung, Talententwicklung und Rekrutierung.

Wie unterstützt Outsourcing Agilität im HR-Bereich? 

Durch das Auslagern zeitaufwändiger Aufgaben wie Gehaltsabrechnung, Benefits-Verwaltung und Talentakquisition können sich interne Teams auf Innovation und Strategie konzentrieren, während ein Partner Routineaufgaben übernimmt, Kosten senkt und aktuelles Compliance-Wissen einbringt.

Neuer Mindestlohn und angepasste Geringfügigkeitsgrenzen: Was ändert sich für Arbeitgeber?
HR & Payroll

Neuer Mindestlohn und angepasste Geringfügigkeitsgrenzen: Was ändert sich für Arbeitgeber?

Seit Oktober 2022 gilt in Deutschland ein neuer gesetzlicher Mindestlohn in Höhe von 12 Euro brutto pro Stunde. Die Fachanwälte Dr. Volker Vogt und Merle Kulbach erläutern in diesem Gastbeitrag, welche Auswirkungen die Anhebung auf geringfügige Beschäftigungsverhältnisse hat.

5 Min. Lesezeit

Die Bundesregierung hatte bereits in ihrem Koalitionsvertrag eine Erhöhung des gesetzlichen Mindestlohns angekündigt. Im Juni 2022 haben Bundestag und Bundesrat den Mindestlohn – abweichend vom üblichen Erhöhungsverfahren – einmalig per Gesetz angehoben. Seit Oktober 2022 müssen Arbeitgeber ihren Beschäftigten, statt bisher 10,45 Euro, mindestens 12 Euro brutto pro Zeitstunde zahlen. Auf den gesetzlichen Mindestlohn kann nicht durch vertragliche Regelungen verzichtet werden.

Künftige Anpassungen des Mindestlohns sollen wieder durch die Mindestlohnkommission, die normalerweise für die Anpassungen des Mindestlohns zuständig ist, vorgenommen werden. Die erste Anpassung soll am 30. Juni 2023 mit Wirkung zum 1. Januar 2024 erfolgen.

Wie wirkt sich der höhere Mindestlohn auf Minijobs und Midijobs aus?

Minijobs

Die Anhebung des Mindestlohns hat Auswirkungen auf geringfügige Beschäftigungsverhältnisse, die sogenannten Minijobs. Bisher waren die geringfügigen Beschäftigungen bis zu einem monatlichen Entgelt von 450 Euro sozialversicherungsfrei. Diese Entgeltgrenze hebt der Gesetzgeber im Zuge der Mindestlohnerhöhung ebenfalls an, und zwar auf 520 Euro im Monat. Die höhere Verdienstgrenze soll Minijobbern eine Wochenarbeitszeit von zehn Stunden zum neuen 12-Euro-Mindestlohn ermöglichen.

Midijobs

Auch der Übergangsbereich (sogenannte Midijobs, früher: Gleitzone) ist von der Mindestlohnerhöhung betroffen. Also Personen, die ein monatliches Entgelt von 450,01 Euro bis 1.300 Euro erhalten. Mit der Einführung des 12-Euro-Mindestlohns steigt die Entgeltgrenze des Übergangsbereichs von 1.300 Euro auf 1.600 Euro monatlich. Midijobber sind sozialversicherungspflichtig. Sie zahlen allerdings nur einen reduzierten Beitrag, der mit steigendem Entgelt an den normalen hälftigen Beitragssatz angepasst wird. Der Arbeitgeberbeitrag bemisst sich hingegen am tatsächlich erzielten Entgelt des Midijobbers.

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Welche weitere Gesetzesänderung gibt es in Bezug auf Minijobber?

Neben der Anhebung des Mindestlohns und der Anhebung der Geringfügigkeitsgrenze hat der Gesetzgeber eine weitere Änderung im Zusammenhang mit geringfügigen Beschäftigungen auf den Weg gebracht: Bisher durfte der Verdienst von Minijobbern die Geringfügigkeitsgrenze maximal drei Monate lang aufgrund eines unvorhersehbaren Mehrbedarfs an Arbeitsleistung überschreiten – sofern dabei die zulässige Jahresentgeltgrenze von 5.400 Euro nicht überschritten wurde. Nun wurde die Regelung in § 8 Abs. 1b SGB IV erstmals gesetzlich fixiert:

  • Die maximale Dauer einer unvorhersehbaren Überschreitung der Geringfügigkeitsgrenze ist seit Oktober 2022 auf zwei Monate reduziert. Dies müssen Arbeitgeber in den Fällen, in denen ein unvorhersehbarer Mehrbedarf an der Arbeitsleistung des Minijobbers besteht, künftig unbedingt beachten.
  • Dauert die unvorhersehbare Überschreitung länger als zwei Monate und wird die neue Jahresentgeltgrenze von 6.240 Euro überschritten, so besteht Versicherungspflicht. Hier müssen dann die entsprechenden Meldungen an die Einzugsstelle (Krankenkasse) abgegeben werden.

Was gilt es noch bei Minijobs zu beachten?

  • Bei der Beurteilung, ob eine geringfügige Beschäftigung vorliegt oder nicht, ist nicht nur das monatliche Entgelt zu berücksichtigen. Vielmehr zählen hierzu auch Einmalzahlungen wie beispielsweise Weihnachts- oder Urlaubsgeld. Diese Zahlungen sind nicht als unvorhersehbare Überschreitung der Entgeltgrenze in einem Monat zu bewerten, da der Arbeitnehmer mit ihnen bei Arbeitsaufnahme rechnen konnte. Falls sie Einmalzahlungen leisten, müssen Arbeitgeber also sicherstellen, dass durch diese Zahlungen die Jahresentgeltgrenze von künftig 6.240 Euro nicht überschritten wird. Andernfalls liegt von Beschäftigungsbeginn an keine Entgeltgeringfügigkeit vor.
  • Ebenfalls vor Beschäftigung eines Minijobbers ist abzuklären, ob weitere geringfügige Beschäftigungen ausgeübt werden. Übt ein Minijobber mehrere geringfügige Beschäftigungen aus, so werden die Entgelte zusammengezählt. Dies führt zur Beitragspflicht in der Sozialversicherung.
  • Darüber hinaus sei auf die Dokumentationspflichten der werktäglichen Arbeitszeit von geringfügig Beschäftigten hingewiesen. Diesen Nachweis muss der Arbeitgeber für mindestens zwei Jahre beginnend ab dem Aufzeichnungszeitzeitpunkt (spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertag) aufbewahren. Kommt er dieser Aufzeichnungspflicht nicht nach, droht ein Bußgeld.
  • Zuletzt müssen die Minijobber auf die Möglichkeit der Befreiung in der Rentenversicherung hingewiesen werden. Hier bietet es sich an, den Arbeitsverträgen den Vordruck der Minijobzentrale sowie das dazugehörige Merkblatt zur Befreiung von der Rentenversicherungspflicht als Anlage beizufügen. Die Befreiung von der Rentenversicherungspflicht ist für die gesamte Dauer der geringfügigen Beschäftigung bindend und kann nicht zu einem späteren Zeitpunkt zurückgenommen werden.

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Jetzt wird es Zeit für professionelle Zeiterfassung
HR & Payroll

Jetzt wird es Zeit für professionelle Zeiterfassung

Mit seinem viel diskutierten Urteil vom 14. Mai 2019 hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) die EU-Mitgliedstaaten aufgefordert, Arbeitgeber zur Arbeitszeiterfassung zu verpflichten. Ein entsprechendes nationales Gesetz lässt in Deutschland noch immer auf sich warten. Und doch wird es für deutsche Arbeitgeber jetzt ernst: Das Bundesarbeitsgericht hat die Pflicht zur Zeiterfassung nun de facto noch vor dem Gesetzgeber eingeführt.

5 Min. Lesezeit

Das deutsche Arbeitszeitgesetz verpflichtet Arbeitgeber dazu, die geleisteten Überstunden ihrer Mitarbeiter zu dokumentieren – nicht aber die gesamte Arbeitszeit. Diese Regelung wurde im Mai 2019 durch ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs revolutioniert. Demzufolge sind die Arbeitgeber in den Mitgliedsstaaten dazu verpflichtet, ein System zur vollständigen Arbeitszeiterfassung einzurichten.

Doch obwohl das Thema die deutsche HR-Szene zunächst kräftig aufmischte, ist es seither ruhig geworden um die Zeiterfassung. Das Bundesarbeitsgericht hat es nun wieder erneut aufs Tableau gebracht. Das erst wenige Tage veröffentlichte Urteil stellt nämlich fest: Die vom EuGH gemachte Vorgabe zur verpflichtenden Zeiterfassung gilt bei korrekter Auslegung des Arbeitszeitgesetzes schon heute. Und setzt damit die deutschen Arbeitgeber jetzt in Zugzwang.

Das EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019 im Überblick

In dem EuGH-Urteil entschieden die Richter, dass Arbeitgeber verpflichtet werden sollen, ein „objektives, verlässliches und zugängliches System“ einzuführen, das die detaillierte Zeiterfassung ermöglicht. Dies soll die Aufsichtsbehörden in die Lage versetzen, die Einhaltung der Rechtsvorschriften zur Arbeitszeit zu kontrollieren, etwa der Mindestruhezeiten oder der maximalen, durchschnittlichen Arbeitszeit pro Woche. Arbeitnehmern ermöglicht ein Zeiterfassungssystem zudem, ihre Rechte besser durchzusetzen, weil dadurch die tatsächlich geleistete Arbeitszeit nachweisbar wird.

Die bisherige Rechtssituation: Zeiterfassung für einige Arbeitgeber verpflichtend

Schon vor dem EuGH-Urteil gab es im deutschen Recht mehrere Vorschriften zu einer verpflichtenden Zeiterfassung:

  • Nach § 16 Abs. 2 ArbZG muss der Arbeitgeber Überstunden und Mehrarbeit aufzeichnen und diese Dokumentation mindestens zwei Jahre lang aufbewahren. Entscheidend ist hier, dass nur der Teil der Arbeitszeit aufzuzeichnen ist, der über die werktägliche Arbeitszeit hinausgeht.
  • Auch das Mindestlohngesetz schreibt für viele Arbeitgeber eine Verpflichtung zur Dokumentation von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer vor, wenn sie in von Schwarzarbeit betroffenen Wirtschaftsbereichen tätig sind (§ 17 Abs. 1 MiLoG).
  • § 19 Abs. 1 AEntG (Arbeitnehmer-Entsendegesetz) verpflichtet den entsendenden Arbeitgeber, Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit des entsendeten Arbeitnehmers zu erfassen.
  • Hat der Arbeitgeber Kurzarbeit angemeldet, muss er auf Verlangen für alle betroffenen Arbeitnehmer bei der Bundesagentur für Arbeit Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden sowie Ausfall- und Fehlzeiten einreichen.

Alle Arbeitgeber, die unter keine der oben genannten Regeln fallen, mussten bisher die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter nicht zwingend dokumentieren. Darüber hinaus gab es bislang keine Verpflichtung, ein elektronisches System für die Zeitwirtschaft einzuführen.

Unklare Rechtslage bis zum BAG-Urteil

Die deutschen Arbeitgeber standen bis vor Kurzem noch vor dem Problem, dass der konkrete Handlungsbedarf bislang nicht geklärt werden konnte. Viele Experten waren der Auffassung, dass das EuGH-Urteil eine Vorgabe für die Gesetzgebung der EU-Mitgliedsstaaten sei, die Pflicht zur Zeiterfassung in nationales Recht umzusetzen. Folgte man dieser Argumentation, bestünde für die deutschen Arbeitgeber (noch) kein Handlungsbedarf über die bereits existierenden Verpflichtungen hinaus.

Andere Spezialisten kommen hingegen zu dem Ergebnis, dass das EuGH-Urteil direkt zur Anwendung kommen muss. In diese Kerbe schlägt auch ein Urteil des Arbeitsgerichts Emden vom 20. Februar 2020. In einem Vergütungsprozess stellten die Richter fest, dass die Ansicht des Europäischen Gerichtshofs aufgrund der EU-Grundrechts-Charta direkte Anwendung findet. Vor diesem Hintergrund wurde der Überstundenvortrag des klagenden Arbeitnehmers auf Basis seiner eigenen, handschriftlichen Dokumentation von den Richtern akzeptiert, weil der Arbeitgeber die Behauptungen mangels eines entsprechenden Zeiterfassungssystems nicht entkräften konnte.

Klärung durch das neueste BAG-Urteil

Klärung bringt jetzt ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts, das sich eigentlich mit einer ganz anderen Frage auseinandersetzte. Die Richter hatten zu klären, ob dem Betriebsrat ein Initiativrecht bezüglich der Einführung einer elektronischen Zeiterfassung zusteht. Dieses Recht steht ihm nach Auffassung der BAG-Richter nicht zu (BAG, Beschluss vom 13.9.2022, 1 ABR 21/22, Pressemitteilung 35/22). Was jetzt jedoch die Diskussion um das Thema Zeiterfassung anheizt, ist die Begründung. Im Urteil heißt es auszugsweise:

„Der Betriebsrat hat nach § 87 Abs. 1 Eingangssatz BetrVG in sozialen Angelegenheiten nur mitzubestimmen, soweit eine gesetzliche oder tarifliche Regelung nicht besteht. Bei unionsrechtskonformer Auslegung von § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG ist der Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, die Arbeitszeiten der Arbeitnehmer zu erfassen. Dies schließt ein – ggfs. mithilfe der Einigungsstelle durchsetzbares – Initiativrecht des Betriebsrats zur Einführung eines Systems der Arbeitszeiterfassung aus.“

Das BAG hat damit klar festgestellt: Entgegen der bisherigen Annahmen zahlreicher Rechtsexperten kann das EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019 durchaus europarechtskonform ausgelegt werden. In der Konsequenz müssen Arbeitgeber die Vorgaben zur Zeiterfassung bereits erfüllen und dürfen nicht abwarten, bis der deutsche Gesetzgeber die EuGH-Vorgabe in nationales Recht umgesetzt hat.

Im Vorteil sind jetzt Arbeitgeber, die schon frühzeitig vorgesorgt und ein adäquates Zeiterfassungssystem eingeführt bzw. bestehende Systeme nachjustiert haben. Akuter Handlungsbedarf besteht nun in Unternehmen, die bislang noch keine Zeiterfassungslösung im Einsatz haben.

Modelle wie die Vertrauensarbeitszeit werden zukünftig in der jetzigen Form nicht mehr möglich sein, besonders wenn sie mit einer pauschalen Überstundenabgeltung verbunden sind. Unternehmen, die solche oder ähnliche Arbeitszeitmodelle im Einsatz haben, werden künftig nicht mehr um ein Mindestmaß an Kontrolle herumkommen.

Professionelle Zeiterfassung – warum sich die Investition lohnt

Die Investition in eine softwaregestützte Arbeitszeiterfassung lohnt sich unabhängig von der gesetzlichen Verpflichtung für nahezu jeden Unternehmer. Der Einsatz professioneller Zeitwirtschaftslösungen von Anbietern wie askDANTE oder ZMI bringt nämlich eine ganze Reihe von Vorteilen:

  • Homeoffice: Arbeiten die Mitarbeiter im Homeoffice, kann der Arbeitgeber die Arbeitszeiten nur über ein Zeiterfassungssystem effektiv kontrollieren.
  • Transparenz: Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer können jederzeit nachvollziehen, wann wie viele Stunden gearbeitet wurde und wie viele Überstunden angefallen sind.
  • Geringere Fehleranfälligkeit: Gegenüber der manuellen Berechnung von Löhnen ist die automatisierte Arbeitszeiterfassung klar im Vorteil – viele Prozesse, etwa die Lohnabrechnung, lassen sich anhand der lückenlosen Daten automatisieren.
  • Aktuelle Berichte: Der Arbeitgeber kann jederzeit auf aktuelle Berichte und Statistiken zugreifen.
  • Flexibilität: Das EuGH-Urteil führt nicht etwa zum Zwangs-Comeback der klassischen Stechuhr, sondern bietet jede Menge Freiraum für die Zeiterfassung, etwa per Terminal, Webbrowser, Computer oder Smartphone.

Zeiterfassung manuell oder elektronisch? Professionelle Zeitwirtschaft empfehlenswert

Der EuGH machte keine Angaben dazu, wie das Zeiterfassungssystem konkret aussehen soll und auch Vorgaben des deutschen Gesetzgebers fehlen hierzu noch. Mit dem neuen BAG-Urteil haben sich diesbezüglich keine Veränderungen ergeben. Nach wie vor gibt es keine vorgeschriebene Form, und der Betriebsrat hat für die Einführung eines elektronischen Zeiterfassungssystem kein Initiativrecht, kann sie also nicht erzwingen.

Das System muss dem EuGH zufolge lediglich „objektiv, verlässlich und zugänglich“ sein. Diesen Anforderungen könnte nach heutigem Stand sogar eine gut strukturierte, handschriftliche Dokumentation der Arbeitszeiten oder eine klassische Stechuhr gerecht werden. Und doch gibt es gute Gründe, sich für eine professionelle digitale Zeiterfassung zu entscheiden:

  • Datenschutz: Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) stellen hohe Anforderungen an die Verarbeitung von Arbeitszeitdaten und damit verbundenen personenbezogenen Daten. Professionelle Software stellt sicher, dass nur zulässige Daten verarbeitet werden, diese nach deren maximal zulässiger Speicherdauer gelöscht werden und der Zugriff durch unberechtigte Dritte verhindert wird.
  • Datensicherung: Ein Verlust von Daten würde nicht nur einen Verstoß gegen die Vorschriften zur Dokumentation der Arbeitszeiten bedeuten, sondern zugleich auch den Verlust der Nachweismöglichkeiten im Fall eines Gerichtsprozesses. Eine fortlaufende Datensicherung in Form von Back-ups ist für professionelle Software selbstverständlich.
  • Homeoffice: Rund jeder vierte Arbeitnehmer arbeitet 2021 bereits im Homeoffice. Um bei Remote-Arbeitsmodellen die Kontrolle über gearbeitete Arbeitsstunden behalten zu können, lohnt sich die Investition in ein Zeiterfassungssystem, das die Dokumentation über mobile Schnittstellen ermöglicht. Zudem sollten Arbeitgeber schon heute einen Blick in die Zukunft werfen: Mit einem neuen Referentenentwurf des „Mobile-Arbeit-Gesetzes“ will das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) Arbeitgeber dazu verpflichten, die gesamte tägliche Arbeitszeit von mobil arbeitenden Mitarbeitern zu dokumentieren.
  • Auswertbarkeit: Um den Anforderungen des Europäischen Gerichtshofs genügen zu können, müssen die Daten auswertbar sein. Anhand handschriftlicher Aufzeichnungen dürfte dies nur schwer möglich sein.

Fazit

Jetzt ist der Punkt gekommen, an dem Arbeitgeber schnell handeln müssen, um ihre rechtlichen Verpflichtungen zu erfüllen. Die Einführung einer professionellen Zeiterfassung ist nun Pflicht. Im Idealfall wird sie softwaregestützt umgesetzt, aber auch jedes andere zuverlässige System ist ausreichend. Wer dieser Verpflichtung nicht nachkommt, riskiert schwerwiegende Folgen: Es könnte zu bösen Überraschungen kommen, wenn eine Vergütungsklage genauere Aufzeichnungen erfordert oder seitens des Gesetzgebers Strafen für Versäumnisse der Arbeitgeber eingeführt werden.

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Kurzarbeitergeld abrechnen – Antworten auf häufige Fragen zum Kug

Energiekrise und Materialmangel werfen ihre Schatten voraus: In den kommenden Monaten werden wahrscheinlich wieder mehr Unternehmen Kurzarbeit anmelden müssen. Mancher Arbeitgeber wird dann erstmals Kurzarbeitergeld abrechnen. Dieser Beitrag beantwortet grundlegende Fragen zum Thema und gibt Praxistipps für Lohnbuchhalter.

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Bis zum Ausbruch der Covid-19-Pandemie hätten es sich die meisten der betroffenen Arbeitgeber wohl nicht träumen lassen, Kurzarbeitergeld abrechnen zu müssen. Doch das Coronavirus hat vieles schlagartig verändert. Mittlerweile sind die pandemiebedingten Beschränkungen zwar weitgehend aufgehoben worden – stattdessen verdüstert sich die wirtschaftliche Lage nun infolge steigender Energiepreise und gestörter Lieferketten. Damit dürfte die Anzahl der Unternehmen steigen, die bei der Bundesagentur für Arbeit Kurzarbeitergeld (Kug) beantragen müssen. Hier Antworten auf wichtige Fragen zum Kug.

Für welche Beschäftigten kann ich als Arbeitgeber Kurzarbeitergeld beantragen?

Nach § 98 SGB III können Arbeitgeber Kurzarbeitergeld beantragen, wenn die grundsätzlichen Voraussetzungen für Kurzarbeit erfüllt sind und wenn eine ungekündigte versicherungspflichtige Beschäftigung vorliegt. Auch befristet Beschäftigte können Kurzarbeitergeld erhalten.

Welche Beschäftigten erhalten kein Kug?

Keinen Anspruch auf Kug haben:

  • Studierende, die an einer Hochschule immatrikuliert sind und in der Hauptsache ihr Studium betreiben
  • geringfügig Beschäftigte
  • gekündigte Arbeitnehmer ab Ausspruch der Kündigung

Bekommen Auszubildende Kurzarbeitergeld?

Der Ausbildungsbetrieb muss grundsätzlich versuchen, die Ausbildung weiterzuführen. Ist dies nicht umsetzbar, etwa bei Betriebsschließungen aufgrund des Coronavirus, können Arbeitgeber aber auch für Auszubildende Kurzarbeitergeld abrechnen – jedoch erst nach einem Arbeitsausfall von mindestens sechs Wochen oder 30 Arbeitstagen. Bis dahin bekommen Azubis ihre volle Ausbildungsvergütung.

Müssen während der Kurzarbeit Arbeitszeitnachweise geführt werden?

Ja. Arbeitgeber müssen Nachweise über die Arbeits-, Ausfall- und Fehlzeiten führen, wenn sie für Beschäftigte Kurzarbeitergeld abrechnen. Die Kug-Abrechnung muss innerhalb von drei Monaten nach Ablauf des beantragten Kalendermonats bei der zuständigen Arbeitsagentur eingereicht werden. Nach Beendigung der Kurzarbeit prüft die Agentur anhand der Arbeitszeitnachweise und der Lohnabrechnungen den Anspruch.

Wie gehe ich als Arbeitgeber bei der Berechnung vor?

Für die Ermittlung der Höhe des Kug ist es erforderlich, dass der Arbeitgeber aus der offiziellen Tabelle zur Berechnung des Kurzarbeitergeldes (Kug) die rechnerischen Leistungssätze für das Soll-Entgelt (Bruttoarbeitsentgelt ohne Mehrarbeitsentgelt und Einmalzahlungen) und für das Ist-Entgelt (tatsächlich im Kalendermonat erzieltes Bruttoarbeitsentgelt) abliest. Dabei ist die eingetragene Lohnsteuerklasse des Arbeitnehmers zugrunde zu legen sowie eine Zuordnung zu den Leistungssätzen 1 oder 2 vorzunehmen.

Leistungssatz 1 ist bei Arbeitnehmern anzuwenden, auf deren Lohnsteuerkarte ein Kinderfreibetrag mit dem Zähler von mindestens 0,5 eingetragen ist oder für die aufgrund einer Bescheinigung der Agentur für Arbeit der Leistungssatz 1 maßgebend ist. Für alle übrigen Beschäftigten ist Leistungssatz 2 anzuwenden.

Der Unterschiedsbetrag zwischen den aus dieser Tabelle abgelesenen Leistungssätzen ergibt das Kurzarbeitergeld für den jeweiligen Kalendermonat (s. auch Tabelle zur Berechnung des Kurzarbeitergeldes (Kug) für Beschäftigte, die keine Sozialversicherungsbeiträge zu tragen haben)

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Muss ich als Arbeitgeber weiterhin Sozialversicherungsbeiträge für meine Beschäftigten abführen?

Ja. Unternehmen müssen auch bei Kurzarbeit den vollen Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil zur Kranken-, Renten- und Pflegeversicherung im Zuge der Lohnabrechnung abführen.

Wie wirkt sich eine Nebenbeschäftigung auf die Kug-Höhe aus?

Hier ist zu unterscheiden: Hat der Arbeitnehmer die Nebentätigkeit schon vor Beginn der Kurzarbeit durchgeführt, wird das daraus erzielte Entgelt nicht auf das Kurzarbeitergeld angerechnet.

Anders sieht es aus, wenn der Beschäftigte während des Bezugs von Kug eine Nebentätigkeit aufnimmt. Dann liegt eine Erhöhung des tatsächlichen erzielten Entgelts vor, die auf das Kurzarbeitergeld angerechnet wird.

Ein Minijob (450 Euro/Monat; ab 1. Oktober 2022: 520 Euro/Monat) wird seit dem 1. Juli 2022 vollständig angerechnet, wenn der Minijob während des Bezugs von Kurzarbeitergeld aufgenommen wurde. In diesem Fall erhöht sich das tatsächlich erzielte Entgelt (= Ist-Entgelt) um den Minijob-Verdienst.

Kug-Praxistipps für Lohnabrechner

Was ist bei Kurzarbeitergeld in Verbindung mit Krankheit zu beachten?

Auch bei Kurzarbeit gilt die 42-Tage-Frist der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. Es ist jedoch zu unterscheiden, ob die Arbeitsunfähigkeit vor oder nach dem Beginn der Kurzarbeit eingetreten ist:

  • Ist der Beschäftigte vor der Einführung der Kurzarbeit arbeitsunfähig geworden und erhält er noch Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber, hat er keinen Anspruch auf Kurzarbeitergeld. Stattdessen bekommt der Arbeitnehmer Krankengeld.
    Beispiel: Ein Mitarbeiter ist seit dem 25. März arbeitsunfähig und noch bis zum 2. April krankgeschrieben. Seit dem 1. April wird in seinem Betrieb kurzgearbeitet. Damit unterliegen die Fehltage vom 25. März bis einschließlich 31. März der normalen Entgeltfortzahlung des Arbeitgebers. Der 1. und der 2. April hingegen liegen im Kug-Zeitraum und sind in der Lohnabrechnung mit dem Fehlzeitkennzeichen KU zu schlüsseln. Für diese beiden Tage bekommt der Beschäftigte – neben der Entgeltfortzahlung – Krankengeld in Höhe des Kurzarbeitergelds, das er erhielte, wenn er nicht arbeitsunfähig wäre. Der Arbeitgeber muss dieses Krankengeld ausrechnen und auszahlen, es wird ihm dann auf Antrag von der zuständigen Krankenkasse erstattet.
  • Tritt die Arbeitsunfähigkeit erst nach der Einführung der Kurzarbeit ein, erhält der Beschäftigte für den kurzarbeitsbedingten Arbeitsausfall bis zu sechs Wochen Kurzarbeitergeld. Für die nicht vom Arbeitsausfall betroffene Arbeitszeit besteht der normale Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. Nach Ablauf der Lohnfortzahlung (42-Tage-Frist) bekommt der Arbeitnehmer kein Kurzarbeitergeld mehr. Für die weitere Zeit der Arbeitsunfähigkeit hat er ausschließlich einen Anspruch auf Krankengeld.

Wie werden Feiertage bei Kurzarbeit abgerechnet?

Fällt ein Feiertag in die Kurzarbeitsperiode, so ist die Feiertagsvergütung ausschließlich vom Arbeitgeber zu zahlen (§ 2 Abs. 2 EFZG); Anspruch auf Kug durch die Bundesagentur für Arbeit besteht nicht. Wenn also ein Mitarbeiter an einem Feiertag grundsätzlich nicht arbeiten muss, aber dafür bezahlt wird, gibt es zwei Möglichkeiten der Entlohnung:

  • Fall 1: Der Feiertag wird wie jeder andere Arbeitstag bezahlt. Das Entgelt für den Feiertag läuft in das Ist-Brutto und es wird kein Kug-Feiertagsentgelt gezahlt. Deshalb brauchen hier auch keine Stunden angegeben zu werden.
  • Fall 2: Der Feiertag wird nicht wie jeder andere Arbeitstag, sondern über das Kug-Feiertagsentgelt bezahlt. Hier ist die Anzahl der Kug-Feiertagsentgelt-Stunden anzugeben.

Wie berechnet man den Kug-Stundenlohn?

Der Kug-Stundenlohn ist, neben der direkten Eingabe von Soll- und Ist-Brutto, der einfachste Weg, das Ausfallentgelt und somit das Kurzarbeitergeld zu ermitteln. Um den Kug-Stundenlohn zu berechnen, addiert man zum Monatsgehalt gegebenenfalls weitere Bestandteile, wie zum Beispiel vermögenswirksame Leistungen (VWL). Die Gesamtsumme wird dann durch die durchschnittliche monatliche Stundenanzahl geteilt. Die durchschnittliche monatliche Stundenzahl wiederum berechnet man nach der Formel: regelmäßige wöchentliche Arbeitsstunden mal 13, geteilt durch 3.

Wie rechnet man einen Kug-Arbeitgeberzuschuss (Aufstockung) ab?

Ein Arbeitgeberzuschuss zum Kurzarbeitergeld lässt sich in der Entgeltabrechnungssoftware über die Lohnart 0760 abrechnen. Diese Lohnart ist steuerpflichtig, aber bis zu einem gewissen Grad sozialversicherungsfrei (Ausfallentgelt mal 0,8, minus Kurzarbeitergeld).

Um den Kug-Zuschuss zu berechnen, teilt man das Kurzarbeitergeld durch 60 bzw. 67 (je nach Leistungssatz) und multipliziert diesen Betrag mit dem gewünschten Aufstockungssatz – also zum Beispiel 33, wenn bei Leistungssatz 1 auf 100 Prozent aufgestockt werden soll.

Hinweis: Da die Leistungssätze nur Näherungswerte abbilden und der Zuschuss steuerpflichtig ist, kann eine exakte Aufstockung meist nur über eine zusätzliche, steuer- und sozialversicherungspflichtige Lohnart mittels Iterationsrechnung erfolgen.

Müssen die festen Be- und Abzüge bei Gehaltsempfängern während der Kurzarbeit jeden Monat angepasst werden?

Nein, die Beträge in den festen Be- und Abzügen bleiben beim Kurzarbeitergeld abrechnen unangetastet. Die Kürzung erfolgt in der Lohnsoftware stattdessen über eine Abzugslohnart (zum Beispiel 2400).

Können Arbeitnehmer mit Kind(ern) auch ohne eingetragenen Kinderfreibetrag bei der Kug-Berechnung den Leistungssatz 1 (67 Prozent) in Anspruch nehmen?

Ja. Hierzu muss der Arbeitnehmer bei der Agentur für Arbeit eine Bescheinigung beantragen und dem Arbeitgeber vorlegen (Kind im Sinne des § 32 Abs. 1, 3 bis 5 EStG). Anschließend kann der Arbeitgeber das Kurzarbeitergeld abrechnen und dabei den Leistungssatz 1 für den Beschäftigten zugrunde legen.

Wie ist ein Firmen-PKW im Hinblick auf Kurzarbeitergeld zu bewerten?

Ein PKW wird zum Soll- und Ist-Entgelt hinzugerechnet. Eine Kürzung findet nicht statt, da der PKW auch ohne Kug voll versteuert und verbeitragt werden muss, wenn er im beantragten Kalendermonat mindestens einen Tag zur Verfügung stand. Bei einem kurzarbeitsbedingten, kompletten Arbeitsausfall im Monat ist zu prüfen, ob der PKW vom Mitarbeiter weiterhin genutzt wird. In Zweifelsfällen sollten sich Unternehmen eine Rechtsauskunft bei der Arbeitsagentur bzw. beim Steuerberater einholen.

9-Euro-Ticket in der Lohnabrechnung - Worauf Arbeitgeber achten müssen
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9-Euro-Ticket in der Lohnabrechnung - Worauf Arbeitgeber achten müssen

Des einen Freud, des anderen Leid: Das 9-Euro-Ticket bringt vielen Pendlern spürbare Entlastung im Geldbeutel. Für den Arbeitgeber bedeutet das verbilligte Jobticket allerdings auch offene Fragen. Hat er nämlich seinen Mitarbeitern schon vorher Monats- oder Jahrestickets bezahlt, ist fraglich, wie mit der Differenz zu den bisherigen Kosten lohnsteuerlich umzugehen ist. Dazu hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) inzwischen Stellung genommen.

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Was ist das 9-Euro-Ticket?

Das 9-Euro-Ticket wurde am 20. Mai 2022 von der Bundesregierung als Teil eines umfangreichen Entlastungspakets beschlossen. Ziel ist, die Bürger angesichts der steigenden Energiepreise zu entlasten.

Das 9-Euro-Ticket ist am 1. Juni 2022 in Kraft getreten und gilt für die Monate Juni, Juli und August. Während dieser drei Monate können die Bürger alle öffentlichen Nahverkehrsmittel zum einheitlichen Preis von nur neun Euro monatlich nutzen – so oft sie wollen.

Die Nachfrage ist groß: Mitte Juni waren bereits mehr als 16 Millionen Neun-Euro-Tickets verkauft, berichtet der Verband Deutscher Verkehrsunternehmen (VDV).

Auch viele Arbeitnehmer profitieren von dem vergünstigten Jobticket, das sie dank ÖPNV-Anbindung besonders günstig an den Arbeitsplatz bringt.

BMF-Schreiben vom 30. Mai 2022: Vereinfachungsregel und Jahresbetrachtung

Das BMF-Schreiben vom 30. Mai 2022 sorgt seitens der Arbeitgeber für Erleichterungen und reduziert den zusätzlichen administrativen Aufwand für die vorübergehende Änderung auf ein Minimum. Die Finanzverwaltung hält darin zwei grundsätzliche Regeln für den Umgang mit dem 9-Euro-Ticket bei der Lohnabrechnung fest:

  • Vereinfachungsregel: Zahlt der Arbeitgeber einen gleichbleibenden monatlichen Zuschuss zum Bahnticket seiner Mitarbeiter, muss er dessen Höhe nicht jeden Monat neu überprüfen. Beträgt der Zuschuss also etwa im Juni 2022 25 Euro, obwohl der Arbeitnehmer nur neun Euro gezahlt hat, muss dieser Umstand in der Juni-Abrechnung nicht auftauchen.
  • Jahresbetrachtung: Zum Ende des Jahres 2022 sollen Arbeitgeber, die Zuschüsse zu Jobtickets für den ÖPNV gezahlt haben, eine Überprüfung vornehmen. Übersteigen die Zuschüsse des Arbeitgebers die tatsächlichen Ausgaben des Mitarbeiters, so muss er die Differenz entweder vom Arbeitnehmer zurückfordern oder als steuerpflichtigen Arbeitslohn behandeln (und somit versteuern und Sozialabgaben abführen).

Besondere Fälle und Fragen rund um das 9-Euro-Ticket

Auf so mancher Lohnabrechnung ändert sich durch das 9-Euro-Ticket überhaupt nichts. Das ist oft der Fall, wenn nur ein geringer Arbeitgeberzuschuss gezahlt wird. Es gibt aber auch einige Sonderfälle, die bei Arbeitgebern Fragen aufwerfen:

  • Der Arbeitgeber kauft die Tickets für den ÖPNV.

Kauft der Arbeitgeber selbst die Jobtickets, etwa im Rahmen einer Kooperation mit dem örtlichen Verkehrsbetrieb, so sind diese bei Erfüllung aller Voraussetzungen steuer- und sozialabgabenfrei. Das ist der Fall, wenn das Ticket nur für den ÖPNV (nicht für den Fernverkehr) gilt – beim 9-Euro-Ticket ist dies schon durch dessen Geltungsbereich erfüllt. Zudem muss die Fahrkarte zusätzlich zum Arbeitslohn gezahlt werden, eine Entgeltumwandlung ist nicht zulässig. Da der Arbeitgeber ohnehin die tatsächlichen Kosten trägt, ändert sich für ihn nichts. Er muss lediglich den geringeren Betrag der übernommenen Kosten korrekt auf der Lohnabrechnung angeben.

  • Der Arbeitgeber erstattet den Mitarbeitern ihre vollen Ausgaben für den ÖPNV.

Auch wenn Mitarbeiter ihre Jobtickets selbst kaufen und der Arbeitgeber die Kosten erstattet, sind diese steuer- und sozialabgabenfrei. Es gelten die gleichen Voraussetzungen wie beim Kauf des Tickets durch den Arbeitgeber. Das Unternehmen muss jedoch am Jahresende prüfen, ob der Arbeitgeberzuschuss möglicherweise höher war als die tatsächlichen Ausgaben des Mitarbeiters. Die Differenz wäre dann zu versteuern.

Beispiel: Der Mitarbeiter hat monatliche Kosten in Höhe von 50 Euro für den ÖPNV, die der Arbeitgeber mit einer Auszahlung von 50 Euro im Monat übernimmt. Durch das 9-Euro-Ticket liegen die tatsächlichen Kosten im Jahr 2022 bei nur 477 Euro (9 Monate x 50 Euro + 3 Monate x 9 Euro). Der Arbeitgeber zahlt jedoch 12 x 50 Euro = 600 Euro. Die Differenz von 123 Euro ist zu versteuern.

  • Der Arbeitgeber erstattet nur einen Teil der Kosten für das Jobticket.

Bekommt der Mitarbeiter nur einen Arbeitgeberzuschuss von beispielsweise 50 oder 75 Prozent zu den Kosten, muss der Arbeitgeber am Jahresende kontrollieren, ob eine Überzahlung vorliegt. In der Regel ist dies aber nicht der Fall.

Beispiel: Ein Mitarbeiter zahlt monatlich 50 Euro für sein Ticket und erhält dazu 25 Euro Arbeitgeberzuschuss. Er kommt normalerweise im Jahr auf Kosten von 600 Euro und einen Zuschuss von 300 Euro. Durch das 9-Euro-Ticket liegen die Gesamtkosten in diesem Jahr bei 477 Euro. Der Zuschuss übersteigt trotz 9 Euro-Tickets nicht die tatsächlichen Ausgaben.

  • Der Arbeitgeber zahlt einen Zuschuss zu Jahrestickets.

Kauft der Arbeitgeber zu Beginn des Jahres ein Jahresticket für einen Mitarbeiter oder erstattet er ihm die Ausgaben dafür, muss er diese Kosten im betreffenden Monat in der Lohnabrechnung berücksichtigen. Erhält der Arbeitgeber bzw. der Mitarbeiter eine Gutschrift für die Kostendifferenz in den Monaten Juni bis August, muss die frühere Lohnabrechnung im Hinblick auf die Jahreskosten korrigiert werden.

Folgen einer falschen Abrechnung

Berücksichtigt der Arbeitgeber das BMF-Schreiben nicht und zahlt weiterhin den vollen Zuschuss steuer- und beitragsfrei aus, obwohl er so die tatsächlichen Kosten übersteigt, geht er ein finanzielles Risiko ein. Fällt dieser Umstand bei einer Betriebsprüfung auf, zahlt er nicht nur den Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung für die Differenz nach, sondern steht auch für den Arbeitnehmeranteil und dessen Lohnsteuer gerade.

Welche Aufzeichnungspflichten bestehen im Lohnkonto für den Arbeitgeber?

Um die korrekte Lohnabrechnung nachvollziehen zu können, sind Arbeitgeber verpflichtet, im Lohnkonto der Mitarbeiter Details zu den gezahlten Arbeitgeberzuschüssen zu erfassen. Zudem müssen sie bei Erstattungen oder Zuschüssen nachweisen können, wie hoch die tatsächlichen Kosten der Arbeitnehmer waren.

Darüber hinaus ist die korrekte Höhe der gezahlten Zuschüsse in der Lohnabrechnung auszuweisen, da diese sich auf die Steuererklärung der Arbeitnehmer auswirken. Um diese Zuschüsse sinkt die Entfernungspauschale, die die Mitarbeiter für den Weg zwischen Wohnort und erster Tätigkeitsstätte steuerlich geltend machen können.

Energiepreispauschale: Wichtige Informationen für Arbeitgeber
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Energiepreispauschale: Wichtige Informationen für Arbeitgeber

Die Energiepreispauschale kommt: Ab September 2022 erhalten Arbeitnehmer eine Einmalzahlung in Höhe von 300 Euro, um die finanziellen Auswirkungen der zurzeit stark steigenden Energiepreise auszugleichen. Die Auszahlung erfolgt über die Lohnabrechnung. Der Steuerberater und Wirtschaftsprüfer Rainer Inzelmann erläutert in diesem Gastbeitrag, worauf Arbeitgeber achten sollten.

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Nachdem der Bundesrat im Mai dieses Jahres einen entsprechenden Beschluss gefasst hatte, ist der Weg nun frei für die Energiepreispauschale (kurz: Energiepauschale), über die im Rahmen des zweiten sogenannten Entlastungspakets entschieden wurde. Im September sollen Arbeitgeber das Geld in einem Betrag mit der Lohnabrechnung auszahlen. Eine Auszahlung in Raten oder Teilbeträgen ist dabei nicht zulässig.

Wer hat Anspruch auf die Energiepreispauschale?

Grundsätzlich steht die Einmalzahlung in Höhe von 300 Euro allen Arbeitnehmern der Steuerklassen I bis V zu, die zum Stichtag am 1. September 2022 in einem Beschäftigungsverhältnis stehen. Dies schließt auch ein:

  • Minijobber und kurzfristig Beschäftigte
  • Auszubildende
  • Werkstudenten sowie Studenten mit Nebenjob
  • Eltern in Elternzeit oder Mutterschutz

Anspruchsberechtigt sind grundsätzlich also alle Personen, die im Veranlagungszeitraum 2022 in Deutschland unbeschränkt steuerpflichtig sind und Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit oder Gewinneinkünfte aus selbstständiger Tätigkeit erzielen. Hierzu zählen auch Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft und andere gewerbliche Einkünfte.

Übrigens: Personen, die zum 1. September 2022 nicht in einem Beschäftigungsverhältnis stehen, weil sie beispielsweise durch einen Arbeitgeberwechsel vorher ausgeschieden sind und eine neue Tätigkeit erst danach aufnehmen, können die Pauschale über die Einkommensteuererklärung für den Veranlagungszeitraum 2022 beantragen. Dies gilt ebenfalls für Arbeitnehmer, die im gesamten Jahr 2022 Krankengeld beziehen, das aus einem aktiven Dienstverhältnis heraus entsteht.

Für Selbstständige und Gewerbetreibende wird die Einkommensteuer-Vorauszahlung für das dritte Quartal 2022 um die Höhe der Energiepreispauschale, also um 300 Euro, reduziert.

Was ist hinsichtlich der Auszahlung und Besteuerung der Energiepauschale zu beachten?

Ausgezahlt wird das Geld jeweils nur für das erste Dienstverhältnis eines Arbeitnehmers; weitere eventuell bestehende Dienstverhältnisse bleiben davon unberührt. Arbeitgeber müssen beachten, dass Minijobber und kurzfristig Beschäftigte eine schriftliche Erklärung abgeben und den Status des ersten Dienstverhältnisses mit ihrer Unterschrift bestätigen müssen.

Wichtig: Die Energiepreispauschale ist zwar beitragsfrei in der Sozialversicherung, wird jedoch als sogenannter sonstiger Bezug individuell mit dem persönlichen Steuersatz besteuert. Auch Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag können gegebenenfalls zusätzlich anfallen.

Für die Arbeitgeber bedeutet diese Änderung in der Lohnabrechnung – neben der bereits beschlossenen rückwirkenden Erhöhung der Grundfreibeträge und dem höheren Werbekostenpauschbetrag – einigen bürokratischen Mehraufwand. Bislang sehen die Lohnabrechnungsprogramme vieler Unternehmen diese Anpassung nicht vor. Allerdings arbeiten einige Softwarehersteller (wie zum Beispiel Suiteify – Anm. der Redaktion) bereits an einem Update, damit die Änderungen den Unternehmen möglichst wenig Aufwand bescheren.

Wie gehen Arbeitgeber nun konkret vor?

In der Regel soll die Energiepreispauschale ab September 2022 ausgezahlt werden, mit dem Vermerk des Großbuchstabens „E“ für „Einmalbezug“ auf der Lohnsteuerbescheinigung. Die Verrechnung erfolgt dann mit der Lohnsteueranmeldung für den August, die bis zum 10. September 2022 fällig ist.

Arbeitgeber, die die Lohnsteuer nicht monatlich, sondern vierteljährlich abführen, haben die Wahl, die Pauschale im Oktober zu zahlen und die Verrechnung dann mit der Lohnsteueranmeldung bis zum 10. Oktober 2022 vorzunehmen.

Wer ausschließlich Minijobber beschäftigt und damit grundsätzlich keine Lohnsteuer abführt, ist nicht verpflichtet, die Zahlung zu leisten. Die Beschäftigten können die Energiepreispauschale in diesem Fall nur über ihre Einkommensteuererklärung 2022 geltend machen.

Wie erfolgt die Finanzierung der Pauschale für den Arbeitgeber?

Wie bereits dargestellt wird die an die Arbeitnehmer ausgezahlte Energiepreispauschale mit der Lohnsteuer, die der Arbeitgeber an das Finanzamt abführt, verrechnet. Damit er auch selbst von der Pauschale profitiert, kann der Arbeitgeber seinen eigenen Betrag von der geschuldeten Lohnsteuer abziehen. Zahlt ein Unternehmen eine höhere Energiepreispauschale, als es Lohnsteuer zahlt, bekommt es den Differenzbetrag vom Finanzamt erstattet.

Weitere Informationen hat das Bundesfinanzministerium in Abstimmung mit den obersten Finanzbehörden der Länder in FAQs zur Energiepreispauschale zusammengefasst.

Erhöhung Grundfreibetrag 2022: Lohnsteuer korrekt anpassen
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Erhöhung Grundfreibetrag 2022: Lohnsteuer korrekt anpassen

Der Grundfreibetrag wurde rückwirkend zum 1. Januar 2022 von 9.984 Euro auf 10.347 Euro angehoben. Arbeitgeber sind verpflichtet, den bisher vorgenommenen Lohnsteuerabzug zu korrigieren – sofern dies wirtschaftlich zumutbar ist.

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Möglichkeiten zur Korrektur

Die Art und Weise der Korrektur sind gesetzlich nicht festgelegt. Sie kann sowohl durch eine Neuberechnung als auch durch eine Differenzberechnung der zurückliegenden Lohnzahlungszeiträume erfolgen. Arbeitgeber haben hier also Handlungsspielraum, sollten jedoch in jedem Fall eine saubere Dokumentation sicherstellen.

Auswirkungen bei Kurzarbeitergeld

Besonders zu beachten ist, dass sich beim Bezug von Kurzarbeitergeld (KuG) oder Saison-KuG in den betroffenen Lohnzahlungszeiträumen Änderungen ergeben können. In solchen Fällen sind Korrekturanträge erforderlich, damit die steuerliche Anpassung korrekt berücksichtigt wird.

Pflichten und Risiken bei Krankheit im Ausland
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Pflichten und Risiken bei Krankheit im Ausland

Gesetzlich krankenversicherte Beschäftigte müssen bei einer Arbeitsunfähigkeit im Ausland bestimmte Pflichten erfüllen, um ihre Ansprüche auf Entgeltfortzahlung zu wahren. Doch auch für die Arbeitgeberseite ist die Erkrankung von Mitarbeitern in anderen Ländern mit finanziellen Risiken verbunden.

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Im Falle einer Krankheit im Ausland müssen Beschäftigte bestimmte Melde- und Nachweispflichten erfüllen, um Anspruch auf Entgeltfortzahlung zu haben. Die Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ändert nichts an dieser Verpflichtung.

Melde- und Nachweispflichten im Ausland

Bei einer Erkrankung müssen Beschäftigte ihren Arbeitgeber so schnell wie möglich über ihre Arbeitsunfähigkeit, die voraussichtliche Dauer und ihre Aufenthaltsadresse im Ausland informieren.

Bei Arbeitsunfähigkeit über drei Tage hinaus gilt auch bei einer Erkrankung im Ausland das Entgeltfortzahlungsgesetz und damit die Nachweispflicht durch eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Diese gelangt je nach Fallgestaltung auf unterschiedliche Weise zum Arbeitgeber:

  • Grenzgänger in europäischen Nachbarstaaten senden die ärztliche Bescheinigung an ihren ausländischen Sozialversicherungsträger, der sie an die deutsche Krankenkasse weiterleitet.
  • Außerhalb Europas erkrankte Mitarbeiter müssen ihre Krankschreibung hingegen in Papierform an den Arbeitgeber schicken.
  • Bei Ländern ohne Sozialversicherungsabkommen muss zusätzlich die gesetzliche Krankenkasse über die Arbeitsunfähigkeit informiert werden. Die Rückkehr des erkrankten Mitarbeiters nach Deutschland muss unverzüglich dem Arbeitgeber und der Krankenkasse mitgeteilt werden.

Nachweis ärztlicher Bescheinigungen aus dem Ausland

Ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen aus dem Ausland gelten grundsätzlich wie deutsche Bescheinigungen, müssen jedoch eine Unterscheidung zwischen „einfacher Erkrankung“ und „Erkrankung mit Arbeitsunfähigkeit nach Arbeits- und Sozialversicherungsrecht“ enthalten.

Um mögliche Konflikte zu vermeiden, sollten die Mitarbeiter auf diese besondere Nachweispflicht hingewiesen werden. Die Nichteinhaltung dieser Vorschrift kann nämlich laut Entgeltfortzahlungsgesetz dazu führen, dass der Arbeitgeber das Gehalt nicht zahlen muss. Allerdings darf die Entgeltfortzahlung nicht ohne Vorwarnung eingestellt werden.

Finanzielle Risiken für den Arbeitgeber

Schwere Erkrankungen von Beschäftigten während einer Entsendung im Ausland können für den Arbeitgeber ausgesprochen kostspielig werden. Das Sozialgesetzbuch (SGB V) besagt, dass gesetzlich krankenversicherte Mitarbeiter selbst dann im Sinne der Sozialversicherung als entsendet gelten, wenn sie nur einen einzigen Tag im Ausland für den Arbeitgeber tätig sind.

Gemäß Sozialgesetzbuch V (§ 17) muss der Arbeitgeber während der Beschäftigung im Ausland die medizinischen Leistungen für erkrankte Mitarbeiter und deren mitreisende Familienangehörige erbringen.

Konkret bedeutet dies, dass der Arbeitgeber für alle medizinischen Kosten im Ausland haftet – und in der Regel in Vorkasse treten muss. Die Beschäftigten können sämtliche verauslagten Beträge durch entsprechende Belege bei ihrem Arbeitgeber einreichen und deren Erstattung verlangen. Die folgende Kostenerstattung der zuständigen gesetzlichen Krankenkasse an den Arbeitgeber deckt allerdings meistens nicht alle Kosten ab – der Arbeitgeber zahlt im Ergebnis oftmals kräftig drauf.

Abhilfe durch Auslandskrankenversicherung

Diesem hohen finanziellen Risiko kann durch den Abschluss einer Auslandskrankenversicherung wirksam begegnet werden. Eine solche Versicherung kann jene teilweise erheblichen Kosten ersetzen, die von der gesetzlichen Krankenkasse nicht übernommen werden.

Fazit

Arbeitgeber und Beschäftigte sollten ihre jeweiligen Pflichten und Risiken im Zusammenhang mit einer arbeitnehmerseitigen Arbeitsunfähigkeit im Ausland kennen und geeignete Maßnahmen ergreifen, um mögliche Konflikte und finanzielle Belastungen zu minimieren.

Bis zu 3.000 Euro steuerfrei und abgabenfrei: Was Arbeitgeber über die Inflationsprämie wissen müssen
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Bis zu 3.000 Euro steuerfrei und abgabenfrei: Was Arbeitgeber über die Inflationsprämie wissen müssen

Die Inflationsausgleichsprämie zielt darauf ab, Bürgerinnen und Bürger angesichts steigender Verbraucherpreise zu entlasten. Im Gegensatz zur Energiepreispauschale erfolgt die Finanzierung dieser Prämie ausschließlich durch die Arbeitgeber, ohne staatliche Zuschüsse. In den folgenden FAQs fassen wir die essenziellen Informationen zur Inflationsprämie zusammen, die Arbeitgeber kennen sollten. Die Relevanz dieses Themas erstreckt sich auch über das Jahr 2023 hinaus.

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Durch das dritte Entlastungspaket im September 2022 hat der Gesetzgeber die Inflationsausgleichsprämie eingeführt. Die Grundlage für diese Prämie ist das „Gesetz zur temporären Senkung des Umsatzsteuersatzes auf Gaslieferungen über das Erdgasnetz“, das am 1. Oktober 2022 in Kraft trat. Arbeitgeber können ihren Beschäftigten im Begünstigungszeitraum vom 26. Oktober 2022 bis 31. Dezember 2024 insgesamt bis zu 3.000 Euro steuerfrei und sozialversicherungsfrei auszahlen. Hier die wichtigsten Fragen und Antworten zur Inflationsprämie.

Sind Sie als Arbeitgeber verpflichtet, die Inflationsausgleichsprämie zu zahlen?

Die Inflationsausgleichsprämie ist eine freiwillige Zuwendung des Arbeitgebers an seine Beschäftigten. Daher besteht keine Verpflichtung zur Auszahlung dieser Prämie, und der Arbeitnehmer hat keinerlei rechtlichen Anspruch darauf. Diese Regelung soll Unternehmen schützen, die aufgrund steigender Preise erhebliche wirtschaftliche Einschränkungen erfahren oder noch mit den Folgen der Corona-Pandemie zu kämpfen haben.

Dürfen Sie auch weniger als 3.000 Euro Inflationsausgleichsprämie auszahlen?

Ja, als Arbeitgeber dürfen Sie die Höhe der Zahlung selbst bestimmen. Sie sind nicht dazu verpflichtet, den maximalen Betrag von 3.000 Euro auszuzahlen; auch eine geringere Summe ist möglich.

Welche Voraussetzungen müssen zur Steuerbefreiung und Sozialversicherungsfreiheit der Inflationsprämie erfüllt sein?

Der Gesetzgeber hat einen neuen Abschnitt in das Einkommensteuergesetz (EStG) aufgenommen, der die Bedingungen für die Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit der Inflationsausgleichsprämie regelt. Die entsprechende Regelung findet sich in § 3 Nr. 11c Einkommensteuergesetz. Danach ist es vorgeschrieben, dass der Arbeitgeber die Zahlung „zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“ leistet. Dies bedeutet, dass beispielsweise ein bereits bestehendes Bruttoeinkommen nicht umgewandelt werden darf. Die Inflationsprämie soll keinen Lohn ersetzen, sondern zusätzlich zum regulären Verdienst gezahlt werden. Zudem muss auf der Überweisung oder der Verdienstabrechnung deutlich erkennbar sein, dass es sich um einen Ausgleich für die Preissteigerungen handelt.

Ist eine Umwandlung anderer Entgeltbestandteile erlaubt?

Die Umwandlung anderer Entgeltzahlungen ist grundsätzlich nicht zulässig. Dabei ist es unerheblich, ob es sich um vertraglich vereinbartes Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld oder eine Gewinnbeteiligung oder sonstige Boni beim Einkommen handelt.

Hinweis: Achtung bei Zahlungen, die nicht vertraglich geregelt sind. Sind Ihre Arbeitnehmer länger im Betrieb und haben regelmäßig ein 13. Monatsgehalt, Weihnachts- oder Urlaubsgeld erhalten, entsteht eine sogenannte betriebliche Übung. In diesem Fall haben Ihre Arbeitnehmer einen rechtlichen Anspruch auf die Auszahlung dieser Leistungen. Diese sind somit auch nicht durch die Inflationsprämie zu ersetzen. Auch eine steuerfreie Auszahlung bereits geleisteter Überstunden oder nicht genommener Urlaubstage ist ausdrücklich nicht erlaubt.

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Kann die Auszahlung der Inflationsprämie auch in Teilbeträgen erfolgen?

Als Arbeitgeber dürfen Sie die Inflationsausgleichsprämie von bis zu 3.000 Euro sowohl als Einmalbetrag als auch in gleichbleibenden oder variierenden Teilbeträgen auszahlen – beispielsweise in Höhe von 50 Euro oder 100 Euro monatlich.

Die Entscheidung, ob Sie die Zahlung als Einmalbetrag oder als monatliche Zahlung gewähren, liegt ganz bei Ihnen. Wichtig: Bei einer Auszahlung in Teilbeträgen sollten Sie die Obergrenze von 3.000 Euro im Auge behalten. Eine Überschreitung dieser Grenze könnte bei einer Lohnsteuerprüfung durch das Finanzamt oder einer Sozialversicherungsprüfung unangenehme Konsequenzen haben. In diesem Fall müssten die Beträge im Nachhinein versteuert und verbeitragt werden.

Dürfen Sie als Arbeitgeber die Inflationsprämie an alle Mitarbeitenden auszahlen?

Ja, die Prämie zum Inflationsausgleich darf an alle Mitarbeitenden ausgezahlt werden. Neben den Vollzeitbeschäftigten kann der Arbeitgeber den Inflationsbonus also auch an folgende Arbeitnehmergruppen in voller Höhe auszahlen:

  • Geringfügig Beschäftigte (Minijobber)
  • Teilzeitangestellte
  • Werkstudenten
  • Auszubildende
  • Kurzfristig Beschäftigte

Ist es zulässig, die Inflationsausgleichsprämie nur besonders engagierten Mitarbeitenden zu zahlen?

Es ist nicht gestattet, nur einige besonders engagierte Mitarbeitende im Team mit der Inflationsprämie zu belohnen, während alle anderen keine steuerfreien Sonderzahlungen erhalten. Eine derartige Unterscheidung nach dem Kriterium „Leistung“ widerspricht dem Gleichbehandlungsgrundsatz, der bei der Auszahlung der Inflationsprämie gilt. Es gibt jedoch alternative Ansätze, um differenzierte Auszahlungen vorzunehmen.

Welche Möglichkeiten gibt es, die 3.000 Euro der Inflationsprämie zu staffeln?

Als Arbeitgeber dürfen Sie den Auszahlungsbetrag beispielsweise nach der Dauer der Betriebszugehörigkeit staffeln:

Einstellungsdatum

Auszahlungsbetrag

Vor dem 1. Januar 2021

3.000 €

Nach dem 1. Januar 2021

2.000 €

Vor dem 1. Januar 2022

1.000 €

Nach dem 1. Januar 2022

500 €

Auf die oben gezeigte Weise kann der Arbeitgeber die Auszahlung der Inflationsprämie beispielsweise staffeln, ohne den Gleichbehandlungsgrundsatz zu verletzen. Ebenfalls erlaubt ist, die Inflationsausgleichsprämie nach dem Umfang der Arbeitszeit zu staffeln: Vollzeitmitarbeiter bekommen in diesem Fall zum Beispiel die vollen 3.000 Euro ausgezahlt – Teilzeitangestellte oder Minijobber hingegen erhalten die steuerfreie Zahlung anteilig, anhängig von der vereinbarten Arbeitszeit. Es gibt somit einige legale und faire Gestaltungsmöglichkeiten, mit denen Sie als Arbeitgeber den Gleichbehandlungsgrundsatz einhalten und sich rechtlich unangreifbar machen.

Tipp: Bekommt ein Beschäftigter keine Inflationsprämie, muss der Arbeitgeber die Gründe dafür lückenlos nachweisen. Hierauf ist insbesondere bei Arbeitsverhältnissen unter Ehegatten zu achten. Bekommt nämlich der Ehegatte den steuerfreien Inflationsbonus, während die Kolleginnen und Kollegen leer ausgehen, kann das zu einem Problem führen.

In welcher Form können Sie die Inflationsausgleichsprämie gewähren?

Die unkomplizierteste und häufig bevorzugte Methode ist die Auszahlung der Inflationsausgleichsprämie in Form von Geld – entweder im Rahmen der Lohnabrechnung oder als direkte Überweisung an die Beschäftigten.

Eine Verpflichtung, wonach die Auszahlung über die Lohnabrechnung abzuwickeln sei, gibt es im Zusammenhang mit der Inflationsprämie nicht. Somit besteht auch die Möglichkeit, die Inflationsprämie in Sachbezüge umzuwandeln, wie zum Beispiel Tankgutscheine, Warengutscheine oder Kantinengutscheine. Hierbei ist jedoch zu beachten, dass entsprechende Sachleistungen nicht bereits zuvor gewährt wurden.

Worauf müssen Sie bei der Auszahlung der Inflationsausgleichsprämie noch achten?

Viele Unternehmen geben ihren Mitarbeitenden Tankgutscheine in Höhe von 50 Euro monatlich aus. Wird diese Art der Sachbezüge bereits seit längerer Zeit genutzt, darf die Inflationsausgleichsprämie nicht in eine Sachleistung dieser Art umgewandelt werden, da dabei der Grundsatz der „zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“ ausgezahlten Leistung verletzt würde.

Bisher war die Grenze für steuer- und sozialversicherungsfreie Sachleistungen monatlich auf 50 Euro festgelegt. Diese Freigrenze wird vorübergehend ausgesetzt: Bis zum 31. Dezember 2024 besteht die Möglichkeit, zusätzliche Gutscheine im Gesamtwert von bis zu 3.000 Euro auszugeben.

Welche Vorteile hat die Auszahlung der Inflationsprämie für Sie als Arbeitgeber?

Arbeitgeber, die ihre Mitarbeitenden durch die Zahlung einer Inflationsausgleichsprämie unterstützen, senden ein positives Signal an ihre Belegschaft. Dies kann die Mitarbeiterbindung stärken. Gleichzeitig können Arbeitgeber, die derzeit selbst unter den anhaltenden Teuerungsraten leiden, durch die Zahlung des steuerfreien Inflationsausgleichs eine anstehende dauerhafte Lohnerhöhung möglicherweise auf einen späteren Zeitpunkt verschieben.

Bei der Inflationsprämie entfällt zudem der rund 20-prozentige Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung. Zahlt der Arbeitgeber die Prämie in voller Höhe von 3.000 Euro aus, beläuft sich die Ersparnis auf rund 600 Euro. Somit können Sie gleich mehrfach von der Gewährung der Sonderzahlung profitieren – und keineswegs nur Ihre Arbeitnehmer.

Wachstumschancengesetz - Auswirkungen auf die Entgeltabrechnung
HR & Payroll

Wachstumschancengesetz - Auswirkungen auf die Entgeltabrechnung

Das Wachstumschancengesetz soll die Wettbewerbsfähigkeit der deutschen Wirtschaft stärken. Auch Impulse im Bereich der Einkommensteuer gehören dazu, oftmals mit Wirkung auf die Entgeltabrechnung. Diese haben wir im Folgenden für Sie zusammengefasst.

5 Min. Lesezeit

Das Wachstumschancengesetz trägt den selbsterklärenden Namen „Gesetz zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovation sowie Steuervereinfachung und Steuerfairness“. Seine erklärten Ziele sind die Verbesserung der Liquiditätssituation von Unternehmen und die Steigerung von unternehmerischen Investitionen in Deutschland. Der Regierungsentwurf wurde am 17. November 2023 im Deutschen Bundestag mit einigen Änderungen verabschiedet – nun hat der Bundesrat das Gesetz jedoch vorerst gestoppt und an den Vermittlungsausschuss überwiesen. Dieser Beitrag stellt daher die wesentlichen Auswirkungen auf die Entgeltabrechnung nach gegenwärtigem Gesetzgebungsstand vor – weitere Änderungen sind möglich.

Wie wirkt sich das Wachstumschancengesetz auf die Entgeltabrechnung aus?

Mit dem Wachstumschancengesetz sollen verschiedene Änderungen im Bereich der Lohnabrechnung einhergehen. Hier ein Überblick.

Anhebung der Verpflegungspauschalen

Die Verpflegungspauschalen bei auswärtigen Tätigkeiten im Inland sollen ab dem 1. Januar 2024 steigen:

  • Pro Kalendertag bei einer mehr als achtstündigen Abwesenheit des Beschäftigten von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte gelten künftig 16 Euro (bisher 14 Euro).
  • Pro Kalendertag bei einer 24stündigen Abwesenheit des Beschäftigten von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte gelten künftig 32 Euro (bisher 28 Euro).
  • Für entsprechende An- oder Abreisetage bei auswärtiger Unterbringung des Beschäftigten gelten fortan 16 Euro (bisher 14 Euro)

Pauschbetrag für Berufskraftfahrer steigt durchs Wachstumschancengesetz

Der Pauschbetrag für Berufskraftfahrer, die im Fahrzeug übernachten, soll ab dem 1. Januar 2024 auf 9 Euro steigen (bisher: 8 Euro).

Sonderregelung der privaten Nutzung von Elektrofahrzeugen

Bei der privaten Nutzung betrieblicher Kraftfahrzeuge ohne CO2-Ausstoß wird bisher nur ein Viertel des Bruttolistenpreises als Bemessungsgrundlage angesetzt, sofern dieser 60.000 Euro nicht übersteigt. Nach dem Wachstumschancengesetz soll dieser Höchstbetrag ab dem 1. Januar 2024 auf 70.000 Euro erhöht werden.

Fünftelungsregelung wird abgeschafft

Die komplizierte Fünftelungsregelung führt dazu, dass die Tarifermäßigung für Vergütungen von mehrjährigen Tätigkeiten bereits bei der Lohnsteuerberechnung berücksichtigt wird. Durch das Wachstumschancengesetz soll dieses Verfahren ab 2024 entfallen. Arbeitnehmer können die Tarifermäßigung jedoch weiterhin im Rahmen ihrer Einkommensteuerveranlagung geltend machen.

Betriebsveranstaltungen – Anhebung des Freibetrags

Der Freibetrag für Betriebsveranstaltungen soll ab 2024 von 110 Euro auf 150 Euro angehoben werden. Dieser Freibetrag gilt für arbeitgeberseitige Zuwendungen an eigene Beschäftigte und deren Begleitpersonen im Rahmen von Betriebsveranstaltungen. Falls der Freibetrag überschritten wird, gelten die darüber hinausgehenden Beträge als Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit.

Geschenke für Betriebsfremde – Höchstwert steigt

Der gewinnunschädliche Höchstwert für Geschenke an Personen, die nicht zu den eigenen Beschäftigten gehören, soll ab 2024 von bisher 35 auf 50 Euro pro Wirtschaftsjahr angehoben werden.

Geringwertige Wirtschaftsgüter – Grenze steigt

Ab 2024 können die Anschaffungs- oder Herstellungskosten für geringwertige Wirtschaftsgüter wie Arbeitsmittel bis zu 1.000 Euro sofort und vollständig als Betriebsausgaben oder Werbungskosten bei Beschäftigten abgezogen werden. So sieht es das Wachstumschancengesetz vor. Bisher lag die Grenze bei 800 Euro.

Gruppenunfallversicherung – Höchstbetrag entfällt

Bisher können Arbeitgeber die Beiträge für eine Gruppenunfallversicherung mit einem pauschalen Steuersatz von 20 Prozent erheben, sofern der steuerliche Durchschnittsbetrag ohne Versicherungssteuer im Kalenderjahr 100 Euro nicht überschritt. Ab 2024 soll diese Grenze aufgehoben sein. Somit können Arbeitgeber ab diesem Zeitpunkt grundsätzlich alle Beiträge mit einem pauschalen Steuersatz von 20 Prozent versteuern, unabhängig von der tatsächlichen Höhe der Beiträge.

Altersentlastungsbetrag wird halbiert

Der verminderte Anstieg des Besteuerungsanteils soll für die Abschmelzung des Altersentlastungsbetrags nachvollzogen werden, indem die bisher gültigen Jahresschritte ab dem Jahr 2023 von 0,8 Prozent auf 0,4 Prozent halbiert werden. Dadurch reduziert sich der Höchstbetrag ab 2023 nur noch um 19 Euro pro Jahr, statt der bisherigen 38 Euro.

Rentenbesteuerung verlangsamt

Ab 2023 wird der Anstieg des Besteuerungsanteils für jeden neuen Renteneintrittsjahrgang von bisher 1,0 Prozent auf 0,5 Prozent pro Jahr reduziert. Für die Kohorte 2023 beträgt der Besteuerungsanteil damit nur noch 82,5 Prozent. Die volle Besteuerung von 100 Prozent wird folglich erst für die Kohorte 2058 erreicht.

Doppelbesteuerung von Renten – neue Maßnahmen

Mehrere neue Maßnahmen sollen gegen die Doppelbesteuerung von Renten wirken, insbesondere Anpassungen beim Versorgungsfreibetrag und Altersentlastungsbetrag sowie bei der Rentenbesteuerung.

Abfindung einer Kleinbetragsrente

Die Abfindung einer Kleinbetragsrente soll ab dem Tag der Verkündung des Gesetzes auch während der Auszahlungsphase möglich sein, sofern die bisherige Rente aufgrund der Durchführung des Versorgungsausgleichs den Wert einer Kleinbetragsrente erreicht oder unterschreitet.