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Lohnabrechnung

Rechtssicher abrechnen: Fristen, Neuregelungen und Praxiswissen für die Lohnbuchhaltung im Mittelstand.

Interne Lohnabrechnung: Die wichtigsten Vorteile für Arbeitgeber
HR & Payroll

Interne Lohnabrechnung: Die wichtigsten Vorteile für Arbeitgeber

Die Lohnbuchhaltung gehört zu den Aufgaben, die Unternehmen gern auslagern. Outsourcing ist aber nicht immer die bessere Lösung. Im Gegenteil: Es gibt gute Gründe für die interne Lohnabrechnung.

5 Min. Lesezeit

Jedes Unternehmen, das Arbeitnehmer beschäftigt, kommt um die korrekte und gesetzeskonforme Entgeltabrechnung nicht herum. Dabei geht es immer um eine Grundsatzentscheidung: Interne Lohnabrechnung oder Auslagerung der Lohnbuchhaltung an den Steuerberater oder einen Payroll-Dienstleister?

11 Argumente für die interne Lohnabrechnung

Viele Gründe sprechen dafür, die Lohnbuchhaltung im Unternehmen zu behalten oder – falls bereits ausgelagert – wieder ins Unternehmen zurückzuholen. Die folgenden Argumente zeigen, warum sich eine interne Lohnabrechnung mit einer professionellen Lohnabrechnungssoftware in vielen Fällen lohnt.

1. Interne Lohnabrechnung oft kostengünstiger

Auch wenn die Kosten nicht das wichtigste Kriterium sind und auch nicht sein sollten, werden sie oft als erstes in Betracht gezogen. Verlassen Sie sich nicht auf die pauschalen Versprechungen der Payroll-Anbieter, sondern unterziehen Sie Outsourcing und Inhouse-Lösung einem direkten Kostenvergleich – in vielen Fällen wird die interne Lohnabrechnung mit der Kombination aus leistungsfähiger Payroll-Software und erfahrenem Lohnbuchhalter die Nase vorn haben.

2. Rechtssicherheit der Lohnbuchhaltung

Rechtssicherheit ist eines der wichtigsten Argumente für Unternehmer, die ihre Lohnbuchhaltung auslagern. Fakt ist: Mit einer guten Lohnsoftware und geschulten Mitarbeitenden kann man genauso rechtssicher arbeiten wie zum Beispiel mit einem spezialisierten Lohndienstleister. Erlässt der Gesetzgeber neue Anforderungen und Vorgaben, passt der Hersteller der Lohnsoftware diese durch zeitnahe Updates an, so dass sich keine Fehler aufgrund veralteter Technik einschleichen können.

3. Lohnsoftware übernimmt Routineaufgaben (Automatisierung)

Mit einer guten Lohnabrechnungssoftware werden Routineaufgaben zum Kinderspiel. Viele Prozesse können teilweise oder vollständig automatisiert werden, wie zum Beispiel die Datenerfassung, die Erstellung von Auswertungen und die Übernahme von Zeitwirtschaftsdaten. Zeitraubende Routinearbeiten, wiederkehrende Aufgaben und manuelle Dateneingaben entfallen – es bleibt mehr Zeit. Professionelle Inhouse-Lösungen arbeiten vernetzt und beziehen Informationen aus verschiedenen Bereichen wie dem Lohnstamm oder der Zeitwirtschaft ein, um individuelle Entgeltabrechnungen automatisiert zu erstellen.

4. Lohnbuchhaltungs-Know-how bleibt im Unternehmen

Wird die Lohnbuchhaltung ausgelagert, geht unweigerlich Know-how verloren. Läuft es mit dem gewählten Dienstleister nicht wie gewünscht, fehlt im Unternehmen das Fachwissen für die interne Lohnabrechnung. Für viele Unternehmen ist es daher die bessere Lösung, die Lohnabrechnung im eigenen Haus durchzuführen und die Fachkräfte mit Hilfe der Abrechnungssoftware von zeitraubenden Routinearbeiten zu entlasten.

5. Flexibilität durch jederzeitigen Zugriff auf Lohndaten

Schnell noch etwas ändern oder einen Fehler korrigieren? Mit der internen Lohnabrechnung kein Problem, denn die Lohnsoftware steht Ihnen rund um die Uhr zur Verfügung – ohne Termin beim Steuerberater. So können Sie flexibel agieren und haben jederzeit die Kontrolle über den Stand der Lohnbuchhaltung und der elektronischen Meldungen.

6. Wissenszuwachs durch die Lohnsoftware

Kein Lohnbuchhalter, keine Lohnbuchhalterin kann alles wissen. Das muss er auch nicht, denn in der Lohnsoftware steckt Praxis-Know-how bis in den letzten Winkel spezieller Abrechnungsthemen, sei es die Abrechnung von Kurzarbeit, Altersteilzeit oder betrieblicher Altersversorgung oder die Ermittlung von Zuschlägen. Auch für branchenspezifische Besonderheiten wie den Baulohn gibt es Lösungen.

Zu einer guten Abrechnungssoftware gehört zudem ein guter Support. Bei Fragen zur Software oder zu gesetzlichen Änderungen sollte die Hotline schnell und kompetent Auskunft geben können.

7. Automatische Erstellung der Lohnabrechnung

Der größte Vorteil von Inhouse-Lösungen liegt in der weitgehend automatisierten Erstellung der Lohnabrechnung. Sei es die monatliche Entgeltabrechnung, die elektronischen Meldungen an die Sozialversicherungsträger, das Finanzamt und andere Stellen – oder auch Auswertungen: Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Lohnbuchhaltung müssen nur noch kontrollieren und steuern. Den Großteil der eigentlichen Arbeit übernimmt die Lohnsoftware. Der hohe Automatisierungsgrad sorgt für maximale Transparenz und Kontrolle im Meldewesen.

8. Ihre Daten bleiben im Unternehmen

Ein weiterer Vorteil der internen Lohnabrechnung ist, dass Ihre Daten im Unternehmen bleiben. Weder werden Ordner oder Datenträger zum Steuerberater gebracht, noch werden Daten über möglicherweise unsichere Übertragungswege übermittelt. Eine hundertprozentige Sicherheit gibt es zwar nie, aber die Lohnabrechnungssoftware bietet den größtmöglichen Schutz für die sensiblen Personal- und Abrechnungsdaten. So haben nur berechtigte Personen Zugriff auf die interne Lohnabrechnung. Unbefugte Dritte können die Daten nicht einsehen.

9. Alle wichtigen Daten immer bereit zum Abruf

Die interne Lohnabrechnung ermöglicht es der Geschäftsleitung, jederzeit die aktuellsten Daten abzurufen und in ihre Entscheidungen einzubeziehen. So trifft sie ihre Entscheidungen stets auf einer fundierten und aktuellen Grundlage und nicht auf der Grundlage veralteter Informationen aus früheren Abrechnungsperioden.

10. Transparenz: Wer macht was?

In der internen Lohnabrechnung ist leicht nachvollziehbar, wer wann an welcher Aufgabe gearbeitet hat. Die Software ermöglicht jederzeit die Überprüfung des Prozesses, die Klärung von Unstimmigkeiten und die Kontrolle der erstellten Lohnabrechnungen.

11. Die Kommunikation mit Ämtern und Behörden in der Hand behalten

Die Verantwortung für eine fehlerfreie Abrechnung und die korrekte Abführung von Steuern und Beiträgen liegt beim Arbeitgeber – unabhängig davon, ob er die Lohnbuchhaltung selbst durchführt oder auslagert. Wenn also bei einer Auslagerung ohnehin eine zusätzliche Kontrolle erforderlich ist, liegt es nahe, die Lohnabrechnung im eigenen Haus durchzuführen und damit auch die Kommunikation mit den Ämtern und Behörden in der eigenen Hand zu behalten.

Interne Lohnabrechnung vs. Outsourcing? Eine Entscheidungshilfe

Um sich zwischen der internen Lohnabrechnung und der Auslagerung des gesamten Prozesses zu entscheiden, sollten zunächst die Vor- und Nachteile gegenübergestellt werden:

 

Interne Lohnabrechnung

Outsourcing der Lohnbuchhaltung

Vorteile
  • Uneingeschränkter Zugang zu Software und Daten
  • Ständig aktuelle Daten verfügbar
  • Know-how bleibt im Unternehmen
  • Kurzfristige Änderungen von Software und Daten möglich
  • Oft kostengünstiger als Outsourcing
  • Automatische Aktualisierung im Hinblick auf aktuelle steuerliche und rechtliche Änderungen
  • Geringerer Personalaufwand
  • Konzentration von HR auf die Mitarbeiterbetreuung möglich
  • Hohes Know-how durch großes Team von Spezialisten
  • Schutz vor Personalausfall
  • Gute Kalkulierbarkeit der Kosten durch Festpreise pro Abrechnung
  • Erprobte Systeme zur Fehlervermeidung

Nachteile
  • Erhöhter Personalaufwand
  • Große Abhängigkeit vom Personal (gute Vertretungsregelungen sind notwendig)
  • Kosten nur bedingt kalkulierbar
  • Gut geschultes Personal erforderlich, um Fehler zu vermeiden
  • Nur eingeschränkter Zugriff auf Software und Daten
  • Oft teurer als Inhouse-Lösungen
  • Kontrolle aus Haftungsgründen meist trotzdem notwendig
  • Erhöhter Aufwand für Kommunikation und Abstimmung mit dem Dienstleister
  • Eigenes Know-how geht verloren
  • Verlust der Kontrolle über einen wichtigen Kernprozess
  • Bei Servern im Ausland Datensicherheitsproblem

Beide Varianten – die interne Lohnabrechnung wie ein Outsourcing der Lohnbuchhaltung – haben also ihre Vor- und Nachteile. Für welche Option sich Unternehmer entscheiden, hängt von ihrer individuellen Situation ab.

In den folgenden Szenarien kann die Auslagerung der Lohnbuchhaltung sinnvoll sein:

  • Die Abrechnung erfolgt intern durch eine einzige Person, auf die der Arbeitgeber voll und ganz angewiesen ist – schwierig wird es bei längerem Urlaub oder Krankheit. Im Kündigungsfall wäre ein Ersatz wahrscheinlich nicht auf die Schnelle zu finden.
  • Die Lohnbuchhaltung wird von der Personalabteilung „nebenbei“ erledigt, obwohl dafür eigentlich keine Kapazitäten vorhanden sind.
  • Das HR-Team soll sich wieder mehr auf die Betreuung der Mitarbeiter konzentrieren können, statt Lohnabrechnungen zu erstellen.

Im Gegensatz dazu gibt es viele Szenarien, in denen es sich lohnt, die Lohnabrechnung intern durchzuführen:

  • Was bisher fehlt, ist eine Lohnabrechnungssoftware, die durch die Automatisierung von Routinearbeiten wirklich entlastet und gleichzeitig Rechtssicherheit schafft.
  • Sie tun sich schwer damit, Ihre sensibelsten Daten in fremde Hände zu geben – auch wenn diese einen verantwortungsvollen Umgang zusichern.
  • Sie wollen sich nicht von einem Dienstleister abhängig machen und würden ohnehin alles kontrollieren.
  • Sie haben bereits Lohnspezialisten in Ihrem Team, deren Wissen sonst verloren ginge.

So viel Entlastung ist mit aktueller Lohnabrechnungssoftware möglich

Eine erfolgreiche interne Lohnabrechnung steht und fällt mit einer durchdachten Lohnsoftware. Sie verschafft der Personalabteilung mehr Freiraum für die Betreuung der Mitarbeitenden und entlastet sie auf verschiedenen Ebenen:

  • Wegfall von Routinearbeiten, die automatisiert werden können
  • Automatische Erstellung von Beitragsnachweisen, elektronischen Meldungen und Lohnsteueranmeldungen nach erfolgter Lohnabrechnung
  • Geringerer Aufwand für die Umsetzung gesetzlicher Vorgaben durch softwaretechnische Updates
  • Geringerer Aufwand bei der Fehlersuche, da Fehler durch Kontrollläufe und Plausibilitätsprüfungen frühzeitig erkannt werden
  • Schnelle Klärung offener Fragen durch den angeschlossenen Support
  • Vorgefertigte Berichte und Auswertungen zu den wichtigsten Themen für den schnellen Zugriff
  • Vorausgefüllter Druck von Verdienst- und Arbeitsbescheinigungen
  • Sichere Durchführung komplexerer Abrechnungen

Fazit

Es gibt keinen Grund, die interne Lohnabrechnung zu scheuen, wenn man sich durch eine professionelle Lohnbuchhaltungssoftware unterstützen und entlasten lässt. So kann jeder Unternehmer Know-how im Betrieb halten, unabhängig von externen Dienstleistern bleiben und flexibel agieren.

WEITERE ARTIKEL

Payroll Outsourcing als Hebel für ein agiles HR-Department
HR & Payroll

Payroll Outsourcing als Hebel für ein agiles HR-Department

5 Min. Lesezeit

Die Lohnabrechnung im DACH-Raum unterliegt komplexen, länderspezifischen Regeln. Wer diese Aufgabe auslagert, gewinnt nicht nur Zeit, sondern auch die Flexibilität, die ein modernes HR-Department heute braucht.

Was Payroll Outsourcing konkret bedeutet

Payroll Outsourcing bezeichnet die automatisierte und digitalisierte Auslagerung von Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozessen an einen externen Dienstleister. Zur Lohnabrechnung gehören typischerweise die Berechnung von Gehältern und Löhnen, Abzüge für Steuern und Sozialversicherungen, das Einhalten gesetzlicher Bestimmungen, das Ausstellen der Abrechnungen samt Versand der erforderlichen Meldungen sowie die Überweisung der Gehälter an die Mitarbeitenden. Diese Prozesse erfordern genaue Kenntnisse der aktuellen Steuergesetze und Vorschriften und bringen entsprechende Komplexität mit sich.

Ein externer Dienstleister stellt sicher, dass Experten diese Prozesse durchführen. Das verringert Fehler und sichert die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Gleichzeitig kann sich Ihr internes Personal auf strategischere Aufgaben konzentrieren, während die operativen Details der Lohnabrechnung bei externen Fachleuten liegen.

Länderspezifische Unterschiede im DACH-Raum

Payroll Outsourcing unterscheidet sich innerhalb Deutschlands, Österreichs und der Schweiz deutlich, allerdings weniger beim Outsourcing-Service selbst als bei den länderspezifischen gesetzlichen Anforderungen, den steuerlichen Bestimmungen und den kulturellen Eigenheiten. Folgende Punkte spielen dabei eine Rolle:

Jedes Land im DACH-Raum hat eigene gesetzliche Bestimmungen zu Lohnsteuern, Sozialversicherungen, Arbeitszeitregelungen und weiteren arbeitsrechtlichen Aspekten. Ein Outsourcing-Anbieter muss die spezifischen Regelungen jedes Landes kennen. Auch die Sozialversicherungssysteme unterscheiden sich zwischen den Ländern, sodass ein Payroll-Dienstleister diese Unterschiede verstehen und korrekt abhandeln muss.

Kulturelle Unterschiede in Arbeitsgewohnheiten, Kommunikationsstilen und Geschäftspraktiken wirken sich auf die Umsetzung von Payroll Outsourcing aus. Hinzu kommen sprachliche Unterschiede zwischen Deutsch in Deutschland und Österreich sowie Deutsch, Französisch und Italienisch in der Schweiz. Tarifverträge und arbeitsrechtliche Bestimmungen variieren ebenfalls von Land zu Land, weshalb ein Payroll-Dienstleister sicherstellen muss, dass Lohnabrechnungen im Einklang mit den jeweils geltenden Regelungen stehen. Auch die Währung unterscheidet sich: Deutschland und Österreich nutzen den Euro, die Schweiz den Schweizer Franken, was bei der Gehaltsabrechnung für grenzüberschreitend tätige Mitarbeitende zu beachten ist.

Bei der Auswahl eines Payroll-Outsourcing-Anbieters im DACH-Raum kommt es deshalb darauf an, dass dieser über fundierte Kenntnisse der spezifischen Anforderungen jedes Landes verfügt und seine Dienstleistungen entsprechend anpassen kann.

Warum HR agiler werden muss

Die aktuelle Marktdynamik verlangt von Unternehmen, schnell zu reagieren und sich ständig zu erneuern. Agilität ist damit in den meisten Geschäftsbereichen zu einer zentralen Anforderung geworden, auch im Personalwesen. Die Zeiten starrer Regeln und langfristiger Planung weichen einem leichteren, schnelleren HR-Modell, das als Agile HR bezeichnet wird. Für manche Unternehmen war dieser Wandel Teil einer umfassenderen Transformation der Geschäftsprozesse, für andere ein gezielter Schritt, um die eigenen Geschäftsziele besser zu unterstützen.

In der Softwareentwicklung ist „Agile" als Methode seit Langem etabliert, mittlerweile haben zahlreiche Geschäftsbereiche den agilen Ansatz übernommen: Prototyping, Flexibilität, Anpassungsfähigkeit an Veränderungen und die Entwicklung von Projekten in Sprints, also iterativen, zeitlich begrenzten Aktivitäten von Projektteams. HR hat viele Berührungspunkte innerhalb eines Unternehmens und tiefgreifende Auswirkungen auf die Belegschaft, deshalb ist die agile Transformation im HR-Bereich komplexer als in den meisten anderen Geschäftsbereichen.

Die Transformation zeigt sich bereits in mehreren HR-Bereichen. Bei Mitarbeiterbewertungen und Gehaltserhöhungen wurden Bewertungen früher meist einmal jährlich durchgeführt. Angesichts kürzerer Projektlaufzeiten ist es sinnvoller, Feedback am Ende eines Projekts zu geben, statt auf die jährliche Überprüfung zu warten: Mitarbeitende erhalten so sofort relevantes Feedback und können es im nächsten Projekt direkt umsetzen. Auch die Vergütung wird agiler, manche Unternehmen zahlen leistungsbasierte Sofortprämien anstelle des Jahresendbonus.

Bei der Talententwicklung investieren Unternehmen in kurze Coachings für Führungskräfte, damit diese ihre neu erlernten Fähigkeiten sofort umsetzen und besseres Feedback geben können. Talentmanagement wird teamorientierter, ähnlich wie bei agilen Scrum-Teams, in denen Fortschritt bewertet, Manager und Kollegen beurteilt und Leistungsverbesserungen durch das Schließen von Lücken erreicht werden. Auch Lern- und Entwicklungsaktivitäten werden agiler, etwa durch kontinuierliche Lernangebote und proaktive Beratung dazu, welche Fähigkeiten für die aktuelle oder künftige Rolle nötig sind.

Bei Einstellung und Rekrutierung zerlegt die agile Rekrutierung den komplexen Einstellungsprozess in einfache, handhabbare Aktivitäten. Einstellungssprints helfen dabei, innerhalb eines bestimmten Zeitraums ein Ziel zu erreichen: Der erste Sprint kann etwa der Einholung aller Genehmigungen dienen, der zweite der Ausschreibung der Stelle und der dritte der Vorauswahl und den Interviews.

Wie Outsourcing Agilität im HR ermöglicht

Wenn Sie einzelne Aufgaben auslagern, können sich Ihre internen Teams auf Innovation und Strategie konzentrieren, während ein Partner die Routineaufgaben übernimmt. Funktionen wie die Gehaltsabrechnung sind zeitaufwändig und mit administrativem Aufwand verbunden. Wird sie ausgelagert, setzt das wertvolle Ressourcen frei und ist kosteneffizient, da der HR-Partner für eine genaue Auszahlung an die Mitarbeitenden sorgt. Ebenso lässt sich die Verwaltung von Benefits auslagern.

Durch das Outsourcing von Talentakquisition können Sie sich stärker auf Einstellungsstrategien konzentrieren. Da Rekrutierung zunehmend digitale und physische Elemente kombiniert, verfügen spezialisierte Partner über die nötige Technologie, um vielfältige Anforderungen zu unterstützen und dabei Zeit und Kosten zu sparen. Zusätzlich bringen HR-Partner aktuelles Wissen über Compliance und rechtliche Anforderungen mit, von dem Ihr Unternehmen profitiert. Outsourcing ermöglicht damit Flexibilität, Anpassungsfähigkeit und Skalierbarkeit im HR-Bereich, eine zentrale Voraussetzung, um agil zu werden.

HR-Initiativen müssen mit den Geschäftsanforderungen und -zielen übereinstimmen. Eine agile HR-Outsourcing-Strategie stellt sicher, dass Agilität optimal und anpassungsfähig umgesetzt wird. Definieren Sie die Ziele und Vorgaben des Outsourcings und prüfen Sie, wie sich Agilität in jede betroffene Funktion integrieren lässt. Die Identifizierung der wichtigsten auslagerbaren Bereiche sowie die Bestimmung der intern benötigten Fähigkeiten im Team sorgen dafür, dass der Ansatz innovativ und effizient bleibt. Wie jeder agile Prozess muss auch diese Strategie iterativ sein und sich kontinuierlich an Unternehmensanforderungen und Marktbedingungen anpassen. Der richtige Outsourcing-Partner unterstützt Ihr Unternehmen mit Fachwissen, Know-how und der nötigen technologischen Infrastruktur, um im HR-Bereich Agilität aufzubauen, die für langfristiges Wachstum und nachhaltigen Erfolg notwendig ist.

Fazit

Payroll Outsourcing im DACH-Raum verlangt einen Partner, der die gesetzlichen, sprachlichen und kulturellen Unterschiede zwischen Deutschland, Österreich und der Schweiz kennt und seine Leistungen entsprechend anpasst. Gleichzeitig ist die Auslagerung von Lohnabrechnung, Benefits-Verwaltung und Talentakquisition ein wirksamer Hebel, um HR agiler zu machen: Interne Teams gewinnen Zeit für Innovation und Strategie, während ein spezialisierter Partner Routineaufgaben übernimmt und aktuelles Compliance-Wissen einbringt. Damit eine solche Strategie funktioniert, braucht es klare Ziele für das Outsourcing und eine kontinuierliche Anpassung an veränderte Geschäftsanforderungen und Marktbedingungen.

Häufige Fragen zu Payroll Outsourcing und Agile HR

Was bedeutet Payroll Outsourcing? 

Payroll Outsourcing bezeichnet die automatisierte und digitalisierte Auslagerung von Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozessen an einen externen Dienstleister. Dazu gehören die Berechnung von Gehältern, Abzüge für Steuern und Sozialversicherungen, das Einhalten gesetzlicher Bestimmungen, das Ausstellen der Abrechnungen samt Meldungen sowie die Überweisung der Gehälter.

Gibt es Unterschiede beim Payroll Outsourcing im DACH-Raum? 

Ja. Die Unterschiede betreffen weniger den Outsourcing-Service selbst als die länderspezifischen gesetzlichen Anforderungen, steuerlichen Bestimmungen und kulturellen Eigenheiten in Deutschland, Österreich und der Schweiz, etwa bei Sozialversicherungssystemen, Tarifverträgen, Sprache und Währung.

Welchen Vorteil bringt Payroll Outsourcing für interne Teams? 

Ein externer Dienstleister führt die Prozesse durch Experten aus, was Fehler verringert und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sichert. Ihr internes Personal kann sich dadurch auf strategischere Aufgaben konzentrieren, während die operativen Details bei externen Fachleuten liegen.

Was ist Agile HR? 

Agile HR überträgt den aus der Softwareentwicklung bekannten agilen Ansatz auf das Personalwesen: kürzere, iterative Zyklen statt starrer Regeln und langfristiger Jahresplanung, etwa bei Feedback, Vergütung, Talententwicklung und Rekrutierung.

Wie unterstützt Outsourcing Agilität im HR-Bereich? 

Durch das Auslagern zeitaufwändiger Aufgaben wie Gehaltsabrechnung, Benefits-Verwaltung und Talentakquisition können sich interne Teams auf Innovation und Strategie konzentrieren, während ein Partner Routineaufgaben übernimmt, Kosten senkt und aktuelles Compliance-Wissen einbringt.

Bonussysteme: Definition, Bonusarten und Payroll
HR & Payroll

Bonussysteme: Definition, Bonusarten und Payroll

Was ist bei der Einführung eines Bonussystems zu beachten? Das erfährst du in diesem Artikel.

5 Min. Lesezeit

Was ist ein Bonussystem? Definition

Motivierte Mitarbeitende arbeiten effektiver und sind auch eher mal bereit, für ihren Arbeitgeber eine Extrameile zu gehen. Außerdem sind sie loyaler und weniger wechselwillig. Das ist bekannt. Entsprechend suchen immer mehr Arbeitgeber gezielt nach Instrumenten, die die Motivation und Bindung ihrer Mitarbeitenden stärken. Immerhin sind gute Mitarbeitende nach wie vor ein rares Gut.

Fest verankert im Portfolio der Motivationsmaßnahmen vieler Unternehmen sind Bonussysteme. Das Prinzip: Nach Erreichen eines bestimmten Ziels werden Mitarbeitende mit einem vorher genau festgelegten Bonus „belohnt“. Hier gibt es völlig unterschiedliche Modelle.

Zum Beispiel können sich manche Mitarbeitende über Boni freuen, wenn das Unternehmen seine Jahresziele erreicht hat. Sie werden dann am Unternehmenserfolg beteiligt. Ein Bonus kann aber auch vom Erreichen von Individualzielen einzelner Mitarbeitender abhängen.

Was ist der Unterschied zwischen Bonus und Prämie?

Nicht zu verwechseln ist der Bonus mit einer Prämie. Wo liegt der Unterschied? Während der Bonus alle Angestellten in einem Unternehmen betrifft, hängen Prämien von der individuellen Leistung eines Mitarbeitenden ab.

Eine Fachkraft erhält zum Beispiel eine Prämie, wenn sie im Rahmen eines Mitarbeitende-werben-Mitarbeitende Programms aktiv zur Besetzung einer zentralen Position im Unternehmen beigetragen hat. Besonders weit verbreitet sind Prämiensysteme aber im Vertrieb, wo sich Mitarbeitende ihr eher niedrig angesiedeltes Grundgehalt mit verschiedensten Prämien aufbessern können. Zum Beispiel durch das Abschließen einer bestimmten Anzahl an Verträgen.

Anleitung: zum Bonussystem in 4 Schritten

Wie geht man nun genau vor, um Bonussysteme im eigenen Unternehmen einzuführen?

Schritt 1: Ziele und Budget definieren

Definiere ganz klar, wann das Bonussystem für Dein Unternehmen erfolgreich ist. Was ist die Zielsetzung? Und: Natürlich erhöht die Einführung von Bonussystemen die Ausgaben für Deine Fachkräfte. Halte fest, wie viel Budget dafür zur Verfügung steht.

Schritt 2: Bedarfe herausfinden

Was auf keinen Fall passieren sollte: dass Du im stillen Kämmerlein ausgeklügelte Bonussysteme an den eigentlichen Wünschen und Anforderungen der Mitarbeitenden vorbei entwickeln. Finden Sie stattdessen frühzeitig heraus, was Ihre High Potentials wirklich brauchen und mit welcher Form von Bonussystem Sie sie ein bisschen fester an das Unternehmen binden können. Strahlende Augen sind motivierte Augen – und genau darum geht es ja!

Der einfachste Weg, um die Bedarfe Ihrer Belegschaft herauszufinden, ist eine anonyme Mitarbeiterbefragung. Mit kostenlosen oder zumindest günstigen Tools sind schnell wenige Fragen aufgesetzt und mit automatisierten Auswertungen weißt Du bald, worauf es Deinen Mitarbeitenden ankommt. Selbst, wenn es „nur“ ein klassischer Fragebogen per E-Mail-Versand ist: Danach bist Du schlauer und kannst punktgenau Deine Strategie entwickeln.

Schritt 3: Budget und Bedarfe abgleichen und das Bonussystem daraus ableiten

Dieser Schritt klingt so einfach und hat es doch in sich: Nun geht es ans Eingemachte! Du weißt nun, was Deine Mitarbeitende sich wünschen. Jetzt will das gesetzte Budget nicht überstrapaziert werden und aus dem dafür zur Verfügung stehenden Geld möglichst viel Nutzen bzw. ein möglichst großer Mehrwert für die Belegschaft geschaffen werden.

Damit zusammen hängt nicht nur das Konzept der Bonussysteme an und für sich, sondern auch z. B. das Planen und Erstellen von entsprechenden Zielvereinbarungen für jeden einzelnen Mitarbeitenden. Gegebenenfalls auch noch unter Berücksichtigung der individuellen Prämie.

Schritt 4: Bonussystem einführen & kommunikativ begleiten

Nachdem die Vorbereitungen abgeschlossen sind, geht es an die Realisierung: Die Bonussysteme werden festgehalten, die Zielvereinbarungen unterschrieben und in Ihr HR-System eingepflegt. Und zuletzt wird das gesamte Bonussystem in Ihrer Payroll-Software hinterlegt.

Wichtig ist nicht nur das reine Umsetzen, sondern auch die kommunikative Begleitung all dieser Maßnahmen – idealerweise ab der Evaluationsphase. So wird der Benefit, den Du hier einrichtest, als umso größer und wertiger wahrgenommen. Das Resultat: eine höhere Akzeptanz

Welche Vor- und Nachteile haben Bonussysteme?

Aber zurück zum Bonus, der Mitarbeitern auf vielfältige Art und Weise ausgezahlt werden kann. Hier gibt es allerdings Vor- und Nachteile. Einigen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer zum Beispiel auf eine einmalige Sonderzahlung, kann es passieren, dass von dieser nach Abzug aller anfallenden Steuern kaum noch etwas übrig ist.

Das liegt daran, dass die Bonuszahlung voll versteuert werden muss und der Arbeitnehmer in die Falle der Steuerprogression tappt. Logisch, dass das von vielen Arbeitnehmern als Nachteil empfunden wird. Im Endeffekt ist der Ärger über die Steuerprogression häufig größer als die motivierende Wirkung der Sonderzahlung.

eAU: Elektronische Anforderung von Arbeitsunfähigkeitszeiten
HR & Payroll

eAU: Elektronische Anforderung von Arbeitsunfähigkeitszeiten

Mit der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) wird der klassische „gelbe Zettel“ Schritt für Schritt abgelöst. Ziel ist es, den bürokratischen Aufwand für Unternehmen zu verringern und die Krankmeldungen digital abzuwickeln. Grundlage dafür sind das „Dritte Bürokratieentlastungsgesetz“ und das „Siebte Gesetz zur Änderung des SGB IV“, die die rechtlichen Rahmenbedingungen für den digitalen Abruf von Arbeitsunfähigkeitszeiten geschaffen haben. Das Verfahren wird in drei Phasen eingeführt – von der Anbindung der Arztpraxen bis zum verpflichtenden Datenaustausch zwischen Krankenkassen und Arbeitgebern.

5 Min. Lesezeit

Was ist die eAU?

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ersetzt künftig den bisherigen Papierbeleg für Krankmeldungen. Arbeitgeber können die Daten zur Arbeitsunfähigkeit ihrer Beschäftigten direkt digital bei den Krankenkassen abrufen. Dies betrifft ausschließlich die Arbeitsunfähigkeitszeiten, nicht aber die Lohnfortzahlung oder Erstattungen nach dem Umlageverfahren (U1).

Phase 1 – Einführung in Arztpraxen

Seit dem 01. Oktober 2021 können Arztpraxen Krankmeldungen digital an die Krankenkassen übermitteln. Es gab jedoch eine Übergangsfrist bis Ende 2021, da nicht alle Praxen technisch sofort in der Lage waren, die eAU zu versenden.

Phase 2 – Pilotierungsphase für Arbeitgeber

Vom 01. Januar bis 30. Juni 2022 konnten Arbeitgeber erstmals auf die von den Krankenkassen bereitgestellten Daten zugreifen, sofern ihre Lohn- oder HR-Software den Abruf unterstützte.
Diese Testphase sollte Unternehmen ermöglichen, interne Prozesse zu prüfen und anzupassen. Auch Softwareanbieter konnten Rückmeldungen der Praxis nutzen, um ihre Systeme zu optimieren.

Phase 3 – Verpflichtender Datenaustausch ab 01.07.2022

Seit dem 01. Juli 2022 ist der elektronische Datenaustausch zwischen Arbeitgebern und Krankenkassen verpflichtend. Arbeitgeber müssen die Krankmeldungen ihrer Beschäftigten nun digital abrufen, anstatt sie auf Papier vorgelegt zu bekommen.

Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre eingesetzte Software den Abruf der eAU-Daten unterstützt und Prozesse entsprechend angepasst sind.

Praktische Tipps für Unternehmen

  • Prüfen, ob die eingesetzte Lohn- oder HR-Software eAU-fähig ist.
  • Interne Abläufe so anpassen, dass Krankmeldungen digital erfasst und verarbeitet werden können.
  • Mitarbeiter informieren, dass sie weiterhin verpflichtet sind, die Arbeitsunfähigkeit unverzüglich zu melden – auch wenn der „gelbe Zettel“ entfällt.
  • Übergangsweise die Papierbescheinigungen (bis 30.06.2022) als Abgleich nutzen.

Fazit

Die Einführung der eAU ist ein wichtiger Schritt hin zu mehr Digitalisierung und Bürokratieabbau in Unternehmen. Arbeitgeber sollten prüfen, ob ihre Systeme und Prozesse bereit sind, um Krankmeldungen rechtssicher und effizient digital abzurufen. Wer rechtzeitig umstellt, spart langfristig Zeit und reduziert Verwaltungsaufwand.

Quellen

‍Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) – eAU‍

‍Spitzenverband der gesetzlichen Krankenkassen (GKV) – Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

‍‍Gesetz zur Entlastung insbesondere der mittelständischen Wirtschaft von Bürokratie (BEG III)

Lohnabrechnung und Zeiterfassung – Was Arbeitgeber wissen sollten
HR & Payroll

Lohnabrechnung und Zeiterfassung – Was Arbeitgeber wissen sollten

Die Arbeitszeiterfassung gehört für viele Arbeitgeber zum täglichen Geschäft – und doch wirft sie oft Fragen auf. Dieser Blogbeitrag gibt Antworten und erläutert, was eine professionelle Lohnabrechnung und Zeiterfassung auszeichnet.

5 Min. Lesezeit

Die meisten Arbeitgeber erfassen schon heute die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden, entweder um gesetzlichen Regelungen zu entsprechen oder um sich selbst abzusichern. Dennoch gibt es für viele Arbeitgeber Handlungsbedarf, denn durch das EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019 werden sich auch in Deutschland die gesetzlichen Rahmenbedingungen im Bereich der Lohnabrechnung und Zeiterfassung verändern.

Was ist Arbeitszeiterfassung?

Unter dem Begriff “Arbeitszeiterfassung” versteht man die genaue Protokollierung der Arbeitszeit, die die Mitarbeitenden geleistet haben. Dies erstreckt sich nicht nur auf die Stundenzahl, sondern auch auf den Beginn und das Ende der Arbeitsstunden und der Pausenzeiten. Hierfür stehen unterschiedliche Zeiterfassungssysteme zur Verfügung.

Die Dokumentation der Arbeitszeit kann aufgrund gesetzlicher Vorgaben erfolgen, bietet aber auch unabhängig davon Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer, etwa einen besseren Überblick über die erbrachte Leistung und angefallene Überstunden.

Die Arbeitszeiterfassung ist Grundlage für die Lohnbuchhaltung. Die Unterlagen sollten wenigstens zwei Jahre lang aufbewahrt werden. Als Teil der Lohnabrechnung kann für die Daten allerdings auch eine Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren gelten.

Für wen ist die Arbeitszeiterfassung Pflicht?

Zurzeit besteht in Deutschland keine allgemeine Pflicht für Arbeitgeber, eine Arbeitszeiterfassung durchzuführen. Dennoch gibt es – quasi durch die Hintertür – in einigen Konstellationen und Branchen eine Pflicht zur Protokollierung der Arbeitszeiten:

Situation

Grund der Verpflichtung

Aufzeichnung von Überstunden

Gesetzliche Vorschrift nach § 16 Abs. 2 ArbZG

Geringfügig Beschäftigte (nicht im privaten Haushalt)

Vermeidung einer Unterschreitung des Mindestlohns (§ 17 Abs. 1 MiLoG)

Mitarbeitende in bestimmten Branchen (Baugewerbe, Gastronomie, Hotellerie, Personenbeförderung, Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe, Schausteller, forstwirtschaftliche Betriebe, Gebäudereinigung, Messebau, Fleischwirtschaft, Prostitution, Wach- und Sicherheitsgewerbe)

Bekämpfung von Schwarzarbeit (§ 17 Abs. 1 MiLoG). Bei Kraftfahrern, um sicherzustellen, dass Lenk- und Ruhezeiten eingehalten werden

Hinzu kommen Situationen, in denen die Zeiterfassung dringend angeraten ist, um anderen gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen. Hat ein Unternehmen etwa Kurzarbeit eingeführt, muss es in der Lage sein, die tatsächliche Arbeitszeit der Mitarbeitenden auf Verlangen nachzuweisen – auch wenn dies nicht konkret dem Gesetzestext zu entnehmen ist.

Das ändert sich infolge des EuGH-Urteils

Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat in seinem Urteil vom 14. Mai 2019 festgelegt, dass jedes Unternehmen eine Zeitwirtschaftslösung einführen muss, die die Arbeitszeiten der Mitarbeiter objektiv, verlässlich und zugänglich dokumentiert. Zukünftig wird sich die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung also nicht mehr auf einzelne Branchen beziehen, sondern alle Arbeitgeber betreffen.

Ein Gutachten im Auftrag des Bundesarbeitsministeriums hat bereits festgestellt, dass die gegenwärtigen gesetzlichen Regelungen den Ansprüchen des EuGH nicht genügen. Deshalb sollten Arbeitgeber bereits heute eine Zeiterfassungssoftware nutzen, mit der sich Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeiten aufzeichnen lassen.

Bislang ist die Art der Zeiterfassung nicht vorgeschrieben. Um jedoch den Anforderungen des EuGH gerecht zu werden, empfiehlt es sich, sich schon heute mit digitalen Lösungen für die Zeitwirtschaft auseinanderzusetzen.

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Korrekter Umgang mit den erfassten Zeitwirtschaftsdaten

Um ihren Pflichten nachzukommen, müssen Arbeitgeber die Zahl der geleisteten Arbeitsstunden, deren zeitliche Lage (Beginn und Ende) sowie Pausenzeiten und etwaige Überstunden dokumentieren.

Weil es sich hierbei um personenbezogene Daten handelt, greifen die hohen Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Dies gilt insbesondere für digitale Systeme, da die Daten auf Servern verarbeitet werden.

Doch auch die klassische „Zettelwirtschaft“ kann datenschutzrechtlich bedenklich sein, beispielsweise wenn Stundenzettel versehentlich auf dem falschen Schreibtisch landen.

Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass nur diejenigen Mitarbeitenden Zugriff auf die Daten erhalten, die sie für ihre Tätigkeit tatsächlich benötigen. Hierzu gehören vorrangig die Mitarbeitenden der Personalabteilung, die sich um Zeitwirtschaft und Lohnbuchhaltung kümmern, sowie der direkte Vorgesetzte.

Verwendet der Arbeitgeber Apps als Zeitwirtschaftslösung, muss entweder sichergestellt werden, dass keine Bewegungsprofile erstellt werden, oder der betroffene Mitarbeitende muss sich im Rahmen des gesetzlich Erlaubten damit einverstanden erklären.

Lohnabrechnung und Zeiterfassung: Überblick über Zeiterfassungssysteme

Vom klassischen Stundenzettel bis hin zur professionellen Zeitwirtschaftslösung, die Lohnabrechnung und Zeiterfassung vereint, gibt es eine Vielzahl von Systemen für die Arbeitszeiterfassung:

  • Stundenzettel: Diese Lösung ist besonders einfach umzusetzen und mit minimalen Kosten verbunden. Allerdings ist die Methode zeitaufwendig und fehleranfällig, zumal alle erfassten Informationen von Hand in die Lohnbuchhaltung übertragen werden müssen.
  • Excel-Tabelle: Mit dieser Lösung ist das Papierchaos beseitigt. Microsoft Excel ist für jeden Mitarbeitenden ortsunabhängig zugänglich sowie einfach und schnell zu nutzen. Allerdings bleibt der aufwendige manuelle Übertrag der Daten in die Lohnbuchhaltung. Und: Das System ist manipulations- und fehleranfällig.
  • Stechuhr und Stempelanlagen: Ob per Fingerabdruck, Stempelkarte oder PIN, jeder Mitarbeitende erfasst seine Zeiten effizient und einfach direkt am Arbeitsplatz. Leider sind die Systeme teuer in der Anschaffung, erfordern eine regelmäßige Wartung und sind für Beschäftigte im Außendienst oder im Homeoffice nicht nutzbar.
  • Zeiterfassungssoftware: Damit erfassen alle Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten digital, direkt am PC oder Notebook. Die Systeme können auch außerhalb des Betriebs genutzt werden und sind einfach anzuwenden. Über eine Schnittstelle sollten Lohnabrechnung und Zeiterfassung direkt miteinander verknüpft sein. Dann sind die erfassten Daten sofort für die Abrechnung verfügbar.
  • Payroll-Software mit Zeitwirtschaft: Die gleichen Vorteile wie eine angebundene Zeiterfassungssoftware bietet eine Lohnabrechnungssoftware mit integrierten Funktionen zur Zeiterfassung.
  • Apps/Cloudlösungen: Anwendungen, die am Rechner ebenso wie am Smartphone genutzt werden können, sind einfach zu bedienen und orts- und zeitunabhängig verfügbar. Die Daten werden zentral gespeichert und können per Schnittstelle an die Lohnbuchhaltung übertragen werden.

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Digitale Zeiterfassung: Vorteile für Arbeitgeber und Mitarbeitende

Vorteile für Arbeitgeber

Vorteile für Arbeitnehmer
  • Geringerer Administrationsaufwand
  • Verkleinerung der Archive (Wegfall der Stundenzettel)
  • Stets tagesaktueller Überblick über geleistete Arbeitszeiten und Überstunden
  • Effiziente Fehlzeitenverwaltung und Urlaubsplanung
  • Transparenter Überblick über die geleisteten Arbeitsstunden und angefallene Überstunden, auch zu Nachweiszwecken
  • Eigenständige Erfassung der Arbeitszeiten durch Employee-Self-Service-Systeme
  • Jederzeit Zugriff auf den aktuellen Stand des Urlaubskontos
  • Besserer Überblick ohne Papierchaos

Warum es sich lohnt, die Lohnabrechnung und Zeiterfassung zu verknüpfen

Es lohnt sich, die Verbindung zwischen Lohnabrechnung und Zeiterfassung entweder über eine Schnittstelle herzustellen oder beide Bereiche in einem System zu verknüpfen. Diese Verbindung bringt gleich mehrere Vorteile mit sich:

  • Weniger Aufwand für die sonst manuell erfolgende Übernahme der Daten
  • Geringere Fehleranfälligkeit dank Wegfall der Handarbeit
  • Keine doppelten Daten
  • Aktuellere Daten durch tagesgenaue Auswertungen

Digitale Zeiterfassungssoftware einführen - darauf ist zu achten

Bei der Auswahl einer Zeitwirtschaftslösung sollte das Hauptaugenmerk darauf liegen, eine Software zu finden, die optimal zum Unternehmen passt. Relevant sind vor allem diese Faktoren:

  • Erfüllung gesetzlicher Vorgaben (z. B. DSGVO, Betriebsverfassungsgesetz, Arbeitszeitgesetz)
  • Abbildung der internen Prozesse in der Software
  • Nahtlose Verbindung zwischen Lohnabrechnung und Zeiterfassung
  • Definition der zu erfassenden Daten
  • Wahl der Art des Zeiterfassungssystems passend zu den Mitarbeitenden (z. B. Cloudlösungen, wenn viele Beschäftigte im Homeoffice arbeiten)

Entscheidend ist, die eigenen Erwartungen an das Zeiterfassungssystem bereits im Vorfeld zu klären und mit den zur Verfügung stehenden Lösungen abzugleichen. Dies betrifft beispielsweise die zu erfassenden Daten, die Verfügbarkeit des Systems sowie die gewünschten Auswertungsmöglichkeiten.

Betriebsrentenstärkungsgesetz – was sich für Arbeitgeber bei der bAV ändert
HR & Payroll

Betriebsrentenstärkungsgesetz – was sich für Arbeitgeber bei der bAV ändert

Ab Januar 2022 müssen Arbeitgeber in der betrieblichen Altersversorgung (bAV) auch bei Entgeltumwandlungen, die vor 2019 vereinbart wurden, einen Pflichtzuschuss in Höhe von 15 Prozent zahlen. Nur noch bis zum Jahreswechsel gilt für solche Altverträge eine Übergangsfrist. Unternehmen sollten sich jetzt vorbereiten.

5 Min. Lesezeit

Die betriebliche Altersversorgung ist neben den gesetzlichen Versorgungssystemen (z. B. gesetzliche Rentenversicherung und berufsständische Versorgung) und den privaten Versorgungen (z. B. Riester- und Rürup-Renten) eine wichtige Säule der Altersvorsorge in Deutschland. Um sie zu stärken, hat der deutsche Gesetzgeber die im Betriebsrentengesetz (BetrAVG) geregelte bAV durch das Betriebsrentenstärkungsgesetz (BRSG) reformiert.

BRSG erweitert Zuschusspflicht stufenweise

Das Betriebsrentenstärkungsgesetz enthält verschiedene Änderungen bei der betrieblichen Altersversorgung, die von Arbeitgebern stufenweise umzusetzen waren bzw. sind:

  • Bereits mit Inkrafttreten des BRSG zum Januar 2018 wurde unter anderem die neue Zusageart der reinen Beitragszusage eingeführt. Hierbei haftet der Arbeitgeber – nach dem Prinzip „Pay and Forget“ – nur für die Zahlung der Beiträge an Pensionskassen, Pensionsfonds oder Lebensversicherer, nicht aber für eine bestimmte Höhe der Leistung. Zudem wurde der steuerfreie Höchstbetrag für die Direktversicherung von vier Prozent auf acht Prozent der Beitragsbemessungsgrößen der Rentenversicherung (West) angehoben.
  • Seit dem Januar 2019 gilt für neue Versorgungszusagen in Form der Direktversicherung, Pensionskasse und Pensionsfonds eine Zuschusspflicht des Arbeitgebers. Voraussetzung hierfür ist, dass die Versorgungszusage auf einer Entgeltumwandlung (Gehaltsverzicht) gemäß § 3 Nr. 63 Einkommensteuergesetz (EStG) beruht. Der Pflichtzuschuss beträgt 15 Prozent des Umwandlungsbetrags, wenn der Arbeitgeber durch die Entgeltumwandlung Sozialabgaben spart.
  • Die dritte Stufe des BRSG regelt, dass Arbeitgeber den Pflichtzuschuss ab dem Januar 2022 auch für bereits vor dem Jahr 2019 bestehende Direktversicherungen, Pensionskassenverträge und Pensionsfondsverträge zahlen müssen, sofern sie durch die Entgeltumwandlung Sozialabgaben sparen. Dies gilt auch für pauschalversteuerte Direktversicherungen nach § 40b Einkommensteuergesetz (EStG), welche bis Ende 2004 eingerichtet werden konnten.

Umsetzung der Änderungen in der bAV stellt Unternehmen vor Herausforderungen

Mit dem Inkrafttreten der dritten Stufe des Betriebsrentenstärkungsgesetzes müssen Arbeitgeber ab Januar 2022 in der betrieblichen Altersversorgung somit auch für ältere Entgeltumwandlungsvereinbarungen einen mindestens 15-prozentigen Zuschuss zahlen.

Die Erweiterung der Zuschusspflicht führt auf Arbeitgeberseite zu erheblichem administrativem Aufwand und erfordert gründliche Vorbereitung. Die Umsetzung der Regelungen des BSRG ist nämlich komplexer als sie auf den ersten Blick erscheint:

Der Grundsatz der Vertragsfreiheit verhindert einfache, pauschale Regelungen für sogenannte Altfälle in der bAV.

Längst nicht alle Versicherungsgesellschaften lassen eine Erhöhung des Produktbeitrags in bestehenden Vorsorgeverträgen zu. Daher müssen Arbeitgeber zuerst die Zustimmung der Versicherungsgesellschaft oder Pensionskasse einholen, bevor sie den neuen Pflichtzuschuss mit beitragserhöhender Wirkung in bestehende Vorsorgeverträge einzahlen dürfen. Hierbei zeigt sich oft: Je älter der Vertrag und je „exotischer“ der Versicherungsträger ist, desto aufwendiger sind Anpassungen.

Sofern die Beitragserhöhung nicht möglich ist, muss der Arbeitgeber mit jedem betroffenen Beschäftigten individuell vereinbaren, dass die Entgeltumwandlung in Zukunft – spätestens mit Wirkung ab dem 1. Januar 2022 – um den Pflichtzuschuss vermindert wird.

Was Arbeitgeber nun tun sollten

Arbeitgeber, die ihren Bestand an Altfällen in der betrieblichen Altersversorgung bislang nicht aufgearbeitet haben, sollten jetzt ihre Beschäftigten informieren und handeln – hier die wichtigsten Schritte:

  • Alle bestehenden Entgeltumwandlungsvereinbarungen sind zu prüfen und entsprechend zu ändern.
  • Mit dem Versorgungsträger ist zu klären, wie der Pflichtzuschuss umgesetzt werden kann.
  • Des Weiteren ist die Lohnbuchhaltung einzubeziehen, denn die in der Lohnabrechnung gespeicherten Daten sind natürlich eine wichtige Informationsquelle.
  • Um die versicherungstechnischen Fragen zu klären, empfiehlt es sich, auch den zuständigen Versicherungsvermittler ins Boot zu holen.

All diese Aufgaben – von der Prüfung der Ist-Situation bis zur Anpassung bestehender Verträge und Zahlungsströme – können zu erheblichen Kosten beim Arbeitgeber führen.

Der Einsatz spezialisierter Berater sowie digitale Helfer und automatisierte Prozesse können helfen, den Arbeits- und Zeitaufwand dieser gesetzlich verursachten Zusatzaufgaben spürbar zu verringern.

DEÜV Meldungen: 10 Fragen und Antworten zum DEÜV-Meldeverfahren
HR & Payroll

DEÜV Meldungen: 10 Fragen und Antworten zum DEÜV-Meldeverfahren

Kranken- und Pflegekassen, Rentenversicherungen, Unfallversicherungen, Bundesagentur für Arbeit – sie alle benötigen zur Erfüllung ihrer Aufgaben Informationen über beschäftigte Arbeitnehmer. Deswegen müssen Arbeitgeber für ihre Mitarbeiter sogenannte DEÜV Meldungen an die Sozialversicherungsträger erstatten. Dieser Beitrag fasst zusammen, was Arbeitgeber über das Meldeverfahren nach der DEÜV wissen sollten.

5 Min. Lesezeit

Arbeitgeber müssen Meldungen zur Sozialversicherung (SV-Meldungen) sowie Beitragsnachweise auf elektronischem Weg an die Sozialversicherungsträger übermitteln.

Das dazugehörige Meldeverfahren nach der DEÜV gilt auch für kleine Betriebe und mittelständische Unternehmen.

Im Zusammenhang mit DEÜV-Meldungen ergeben sich für Arbeitgeber häufig Fragen – dieser Blogartikel beantwortet einige davon.

1. Was ist die DEÜV?

DEÜV ist die Abkürzung für Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung. Es handelt sich um jene Vorschriften, die die elektronische Meldung von eindeutig festgelegten Mitarbeiterdaten durch den Arbeitgeber an die Sozialversicherungsträger (SV-Träger) regeln.

Bei der DEÜV geht es aus Arbeitgebersicht um die digitale Kommunikation mit Krankenkassen, Rentenversicherungsträgern, der Bundesagentur für Arbeit (BA) und Unfallversicherungsträgern (Berufsgenossenschaft und Unfallkasse).

Die DEÜV bezeichnet somit ein elektronisches Kommunikationssystem zwischen Arbeitgeber und SV-Trägern. Die dazugehörige Verordnung erlässt das Bundesministerium für Arbeit und Soziales in Zusammenarbeit mit dem Bundesgesundheitsministerium.

2. Was regelt die DEÜV?

Die DEÜV regelt die Verpflichtung von Arbeitgebern, die Sozialversicherungsdaten der Mitarbeiter weiterzuleiten. Demnach sind alle Arbeitgeber rechtlich dazu verpflichtet, die Beitragsnachweise zum Arbeitsentgelt der Beschäftigten elektronisch an die gesetzlichen Krankenkassen sowie an die Rentenversicherung und gesetzliche Unfallversicherung weiterzugeben.

Auf der Grundlage dieser Beitragsnachweise berechnet insbesondere die gesetzliche Unfallversicherung die Beiträge, die Arbeitgeber für ihre Mitarbeitenden zahlen müssen. Die Bundesagentur für Arbeit greift ebenfalls auf Daten aus den DEÜV-Meldungen zu, um sie behördenintern zu nutzen.

Die Art der Datenübermittlung ist klar geregelt: Sie erfolgt verschlüsselt über zertifizierte Entgeltabrechnungsprogramme. Die digitalen SV-Meldungen sollen die Ansprüche der Arbeitnehmer auf Leistungen gegenüber den SV-Trägern sichern.

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3. Wie funktioniert das DEÜV-Meldeverfahren?

Die Teilnahme am DEÜV-Meldeverfahren erfordert ein zertifiziertes Entgeltabrechnungsprogramm.

Kleinunternehmen und mittelständische Betriebe können als Alternative dazu auf das SV-Meldeportal zugreifen. Dort können Arbeitgeber Beitragsnachweise einreichen oder andere Meldungen wie eine Jahresmeldung übermitteln. Die Nutzung ist kostenfrei.

4. Wer muss DEÜV-Meldungen erstellen?

Die Meldepflichtigen sind in § 2 DEÜV genannt. Demnach müssen die folgenden Personen und Einrichtungen Meldungen erstellen:

  • Arbeitgeber
  • Personen, die ebenso wie ein Arbeitgeber Beiträge auf der Grundlage gesetzlicher Regelungen entrichten
  • Zahlstellen
  • Bundesministerium für Verteidigung oder die von ihm festgelegten Stellen
  • Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben
  • Leistungsträger

5. Wann müssen welche DEÜV-Meldungen erstellt werden?

Wann DEÜV-Meldungen zu erstellen sind, hängt davon ob, welcher Meldeanlass vorliegt. Es gelten diese Meldefristen:

MELDEANLASS

MELDEFRIST

Anmeldung (Beginn) einer versicherungspflichtigen Beschäftigung, Berufsausbildung oder Altersteilzeit

Erste Gehaltsabrechnung, spätestens sechs Wochen nach Beginn des Meldeanlasses

Abmeldung (Ende) einer versicherungspflichtigen Beschäftigung, Berufsausbildung oder Altersteilzeit

Letzte Gehaltsabrechnung, jedenfalls aber binnen sechs Wochen nach dem Ende

Geringfügige Beschäftigung

Binnen sechs Wochen nach Beginn und Ende der Beschäftigung

Unterbrechung der Arbeit für mindestens einen vollen Kalendermonat wegen Krankheit, Elternzeit oder Wehrdienst/Zivildienst

Binnen zwei Wochen nach dem Ende des ersten vollen Monats nach der Unterbrechung

Jahresmeldung für jeden am 31. Dezember eines Jahres beschäftigten versicherungspflichtigen Mitarbeiter

Nächste Gehalts- oder Lohnabrechnung, spätestens bis zum 15. Februar des nachfolgenden Kalenderjahres

Sofortmeldung für bestimmte Wirtschaftszweige wie Bau, Gastronomie, Personenbeförderung, Schausteller und Messebau

Spätestens bei Beschäftigungsaufnahme

Sondermeldung für einmalig gezahltes Gehalt

Sechs Wochen nach der Gehaltsauszahlung

GKV-Meldungen: GKV-Monatsmeldung bei Mehrfachbeschäftigung

Nach Anforderung

Änderung bei Personen- oder Beitragsgruppenschlüssel, Krankenkasse oder Betriebsstätte

Binnen sechs Wochen

Stornierung einer Meldung

Unverzüglich

Falls die Meldefrist an einem Wochenende oder Feiertag endet, verlängert sich die Meldefrist bis auf den nächsten Werktag. Bei Arbeitnehmern mit Mehrfachbeschäftigung müssen alle betroffenen Arbeitgeber GKV-Meldungen in Form von GKV-Monatsmeldungen abgeben.

6. Welche Meldeanlässe gibt es?

Die DEÜV sieht verschiedene Meldeanlässe vor:

  • Anmeldung
  • Abmeldung
  • Jahresmeldung
  • Unterbrechungsmeldung
  • Entgeltmeldungen (einmal gezahltes Arbeitsentgelt, flexible Arbeitszeitregeln, GKV-Meldungen bei Mehrfachbeschäftigung)
  • Änderungsmeldungen: Personen- oder Beitragsgruppenschlüssel; Krankenkasse oder Betriebsstätte
  • Sofortmeldung in bestimmten Wirtschaftszweigen
  • Eintritt eines Insolvenzereignisses
  • Meldungen für geringfügig Beschäftigte

7. Welche Voraussetzungen müssen Entgeltabrechnungsprogramme erfüllen?

Für das Verfahren werden geeignete Softwareprogramme, eine Verschlüsselungsmethode sowie digitale Daten zu Beschäftigungszeiten und Arbeitsentgelten benötigt. Auf Basis der maschinell aufbereiteten Informationen erfolgt die Berechnung der SV-Beiträge.

Alle Daten aus den DEÜV-Meldungen werden automatisiert ausgelesen und verarbeitet, was eine zügige Weiterleitung und Bearbeitung durch die Sozialversicherungsträger gewährleistet.

Damit eine Datenübertragung im DEÜV-Meldeverfahren möglich ist, müssen Entgeltabrechnungsprogramme bestimmte Voraussetzungen erfüllen:

  • Das Programm prüft bei der Datenerfassung und Abrechnung automatisch, ob alle Angaben zuverlässig, korrekt und vollständig sind.
  • Fehlerhafte Daten werden systemseitig dokumentiert.
  • Das Programm verwaltet folgende Informationen maschinell:
    • Persönliche, melderelevante Daten
    • Fehlzeiten
    • SV-Unterbrechungen
    • Sozialversicherungsbeiträge

Zusätzlich muss ein zertifiziertes Entgeltabrechnungsprogramm Meldeanlässe erkennen, den elektronischen Lohnnachweis und die Jahresmeldung übermitteln sowie eingehende Meldungen entsprechend dokumentieren.

8. Welche Voraussetzungen gelten bei DEÜV-Meldungen?

Die Meldung findet über ein digitales Entgeltabrechnungsprogramm statt, das die Anforderungen der DEÜV und jene des SGB IV erfüllen muss (Meldeverfahren). DEÜV-Meldungen erfolgen über eine Softwareanwendung oder das SV-Meldeportal (s. o.).

Für alle SV-Meldungen ist nach der DEÜV ein nummerischer Schlüssel (Beitragsgruppenschlüssel/SV-Schlüssel) anzuführen, wobei für jeden Mitarbeitenden zu Krankenversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung und Pflegeversicherung die jeweils passende Ziffer anzugeben ist.

Des Weiteren sind diese Voraussetzungen zu erfüllen:

  • Die Rentenversicherungsnummer des Beschäftigten fungiert als Ordnungsmerkmal.
  • Die persönlichen Mitarbeiterdaten (Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Staatsangehörigkeit und Adresse) müssen bei allen Meldungen vorhanden sein.
  • Das beitragspflichtige Arbeitsentgelt ist vollständig und kaufmännisch gerundet zu melden.

9. Für welche Personen sind DEÜV-Meldungen zu erstellen?

Arbeitgeber müssen gemäß § 3 DEÜV für diese Personen Meldungen erstatten:

  • Beschäftigte, die einer Versicherungspflicht in Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung unterliegen oder nach dem Recht der Arbeitsförderung versicherungspflichtig sind
  • Beschäftigte, für die Beiträge zur Rentenversicherung oder gemäß dem Recht der Arbeitsförderung zu entrichten sind
  • Personen mit geringfügiger Beschäftigung
  • Leiharbeitskräfte
  • Personen, die Entgeltersatzleistungen oder Arbeitslosengeld II beziehen
  • Wehr- und Zivildienstleistende

10. Wo ist die DEÜV im Wortlaut zu finden?

Die DEÜV, mit vollem Wortlaut: Verordnung über die Erfassung und Übermittlung von Daten für die Träger der Sozialversicherung (DEÜV), ist in der aktuellen Fassung auf der Website des Bundesjustizministeriums zu finden.

Ausführliche Erläuterungen zum Meldeverfahren zur Sozialversicherung enthält ein gemeinsames Rundschreiben der SV-Träger.

Das müssen Arbeitgeber wissen über die Reisekostenabrechnung
ERP & Finance

Das müssen Arbeitgeber wissen über die Reisekostenabrechnung

Was sind die wichtigsten Punkte, die Arbeitgeber bei der Reisekostenabrechnung beachten sollten? Unsere Experten verraten es!

5 Min. Lesezeit

Arbeitnehmer oder Unternehmer, die oft und viel reisen, verursachen Reisekosten. Diese müssen abgerechnet werden. Doch wie wird eine Reisekostenabrechnung richtig erstellt? Was muss sie beinhalten? In diesem Artikel findest Du die Antworten auf diese Fragen und noch viele weitere Informationen.

Reisekostenabrechnung Definition: Was ist eine Abrechnung von Reisekosten?

In der Reisekostenabrechnung sind alle Kosten zusammengestellt, die einem Arbeitgeber durch eine Dienstreise seiner Mitarbeiter entstehen.

Zu den Reisekosten gehören:

  • Angefallene Fahrtkosten
  • Kosten für die Übernachtung
  • Reisenebenkosten
  • Kosten für die Verpflegung, der so genannte Verpflegungsmehraufwand

Bei den anfallenden Reisekosten handelt es sich meist nur um kleinere Beträge. Diese können sich aber schnell zu einer größeren Ausgabe summieren.

Was ist bei der Erstellung der Reisekostenabrechnung zu beachten?

Die entstandenen Reisekosten können lohnsteuerfrei beim Finanzamt geltend gemacht werden. Dazu müssen Arbeitnehmer und Arbeitgeber allerdings nachweisen, dass die Ausgaben wirklich bei Dienstreisen entstanden sind. Als Beleg für die Steuer dient die Reisekostenabrechnung. In ihr sind alle Kosten aufgelistet.

Dazugehörige Rechnungen und Belege müssen zunächst nicht pauschal an das Finanzamt übermittelt werden, aber der Fiskus kann sie im Zweifelsfall jederzeit einfordern. HR-Abteilungen sollten deshalb alle Belege mit der Reisekostenabrechnung eines Mitarbeiters einfordern und diese sorgfältig archivieren.

Welche Kosten gehören nicht in die Reisekostenabrechnung?

Beachte außerdem, dass keine Kosten geltend gemacht werden dürfen, die nicht als Reisekosten gelten. Das zögert die Bearbeitungszeit beim Finanzamt nur unnötig heraus.

Zum Beispiel:

  • Bußgelder, die durch Schwarzfahren, Geblitzt werden oder Falschparken entstehen
  • Kosten für die Minibar im Hotel
  • Kosten für Pay-TV
  • Kosten für Übergepäck
  • Kosten für Anwendungen wie Massagen

Was kann man als Reisekosten abrechnen?

Während manche Kostenpunkte nicht Teil einer Reisekostenabrechnung sind, gibt es gleichzeitig natürlich eine ganze Reihe an Kosten, die in der Reisekostenabrechnung erstattungsfähig sind. Oben haben wir bereits einige aufgeführt, aber im Folgenden gehen wir etwas detaillierter auf die verschiedenen Reisekosten ein:

  • Fahrtkosten und Parkkosten
  • Übernachtungskosten für Hotel und Co.
  • Verpflegungsmehraufwand
  • Reisenebenkosten

Sehen wir uns einmal genauer an, was man jeweils als Reisekosten abrechnen kann.

Was muss der Arbeitgeber bei Dienstreisen bezahlen?

  1. Fahrtkosten: alle Fahrten mit Auto, Zug bzw. Bahn sowie mit dem Flugzeug können als Reisekosten geltend gemacht werden können. Auch Taxifahrten, die Nutzung von einem Mietwagen und auch Tickets für öffentliche Verkehrsmittel sind erstattungsberechtigt. Das gleiche gilt für Mautgebühren sowie für alle Kosten rund um das Parken (Parkgebühren), wobei letzteres unter Reisenebenkosten fällt.
  2. Übernachtungskosten: alle Kosten, die anfallen, wenn eine Übernachtung nötig wird. In den meisten Fällen – gerade im Business-Umfeld – sind das Hotelkosten; allerdings gibt es auch die Möglichkeit, Privatunterkünfte geltend zu machen.
  3. Verpflegungsmehraufwand: Wer geschäftlich reist, hat höhere Kosten für Mahlzeiten als jemand, der sich zuhause seine Mahlzeiten zubereiten kann. Entsprechend sind, je nach Fall, die entsprechende Pauschale für das Hotelfrühstück und Co. abzurechnen oder aber die Restaurantrechnungen einzureichen.
  4. Reisenebenkosten: Die Reisenebenkosten enthalten alles, was keine Fahrtkosten, Übernachtungskosten oder Verpflegungskosten sind. Das können die Mautgebühren und Parkkosten sein, die Eintrittskosten die im Rahmen der beruflichen Tätigkeit anfallen, Gebühren die Gepäckaufbewahrung am Flughafen oder Bahnhof während eines repräsentativen Kundenbesuchs oder auch Telefon- und Internetkosten, die für die Ausführung der beruflichen Aufgaben anfallen – aber auch negative Kosten wie Reisegepäckschäden werden erstattet. Außerdem fallen unter die Reisenebenkosten auch die Zahlung von Schadenersatz bei einem Verkehrsunfall im beruflichen Rahmen, der Ersatz bei Diebstahl von beruflichen oder privat gekauften aber beruflich genutzten Gegenständen während einer Dienstreise sowie der Ersatz persönlicher und nötiger Reisegegenstände im Falle eines Diebstahls bei einer Dienstreise.

Welche Besonderheiten gibt es bei den Fahrtkosten?

Auch bei den Fahrtkosten gibt es einiges zu beachten. Kosten für die Fahrt können nur dann in der Reisekostenabrechnung geltend gemacht werden, wenn es sich nicht um eine Fahrt mit dem Dienst- bzw. Firmenwagen handelt.

Abgesetzt werden können hingegen alle Aufwendungen, die durch Fahrten mit dem eigenen Auto, mit einem Mietwagen, oder der Benutzung des Flugzeugs, der Bahn oder anderweitigen öffentlichen Verkehrsmitteln entstanden sind. Bei öffentlichen Verkehrsmitteln können die Fahrtkosten voll abgesetzt werden.

Bei Fahrten mit dem privaten Auto gibt es zwei Varianten, um die Fahrtkosten anzusetzen:

  1. über eine Kilometer-Pauschale
  2. über die real zurückgelegte Wegstrecke

In beiden Fällen muss allerdings ein Fahrtenbuch geführt werden.

So berechnest Du die Fahrtkosten

Die Kilometer-Pauschale beträgt 30 Cent pro gefahrenem Kilometer mit dem Auto oder 20 Cent pro Kilometer mit einem Motorrad oder Moped. Wenn Du nicht von der Kilometer-Pauschale Gebrauch machen willst, gilt Folgendes, um den Kilometersatz zu berechnen:

Addieren dazu die gesamten Kosten für das benutzte Fahrzeug, die in einem Jahr anfallen: Abschreibungen, Benzin, Reparaturen oder Kosten für Steuer und Versicherung zum Beispiel. Teile diese Summe durch die Anzahl der gefahrenen Kilometer während der Geschäftsreise.
Digitale Lohnunterlagen: Effizienz steigern und Kosten senken
HR & Payroll

Digitale Lohnunterlagen: Effizienz steigern und Kosten senken

Digitalisierung bedeutet mehr, als Unterlagen nur elektronisch zu erfassen und weiterzuleiten. Sie eröffnet die Möglichkeit, Prozesse gezielt zu optimieren und effizienter zu gestalten. Gerade in der Lohn- und Gehaltsabrechnung im Bauwesen sollten Betriebe unnötige Abläufe überdenken und verbessern, um ihre Lohnsachbearbeiter*innen zu entlasten und Kosten zu senken. Ein digitales Mitarbeiterportal bietet hier entscheidende Vorteile und setzt neue Maßstäbe in puncto Effizienz und Nachhaltigkeit.

5 Min. Lesezeit

Warum digitale Lohn- und Gehaltsunterlagen wichtig sind

Die Bereitstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen in Papierform oder per E-Mail ist nicht nur zeitaufwendig, sondern birgt auch Sicherheits- und Organisationsrisiken. Mit der Digitalisierung werden diese Prozesse verschlankt und optimiert.

Vorteile eines Mitarbeiterportals für die Lohnsachbearbeitung

Nach der Erstellung der Abrechnungen in einer Baulohn-Software werden diese einfach in das Mitarbeiterportal hochgeladen. Dies ersetzt den aufwendigen Versand physischer Dokumente und spart wertvolle Arbeitszeit. Lohnsachbearbeiter*innen können sich so stärker auf anspruchsvollere Aufgaben konzentrieren und werden spürbar entlastet.

Mehrwert für Mitarbeitende durch ortsunabhängigen Zugriff

Für die Beschäftigten des Baubetriebes bietet das Portal einen klaren Vorteil: Sie erhalten jederzeit und von überall Zugriff auf ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Urlaubsnachweise oder andere wichtige Dokumente. Gleichzeitig dient das Portal als sicheres Archiv, sodass keine Unterlagen mehr verloren gehen und Aktenordner überflüssig werden.

Effizienz und Kostenersparnis im Bauunternehmen

Die Einführung eines digitalen Mitarbeiterportals steigert die Effizienz, senkt Kosten und sorgt für eine sichere Bereitstellung wichtiger Unterlagen. Bauunternehmen sparen nicht nur Ressourcen, sondern zeigen sich auch als moderner Arbeitgeber, der auf digitale Lösungen setzt.

SV-Meldeportal: Was kann die neue Ausfüllhilfe im Meldeverfahren?
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SV-Meldeportal: Was kann die neue Ausfüllhilfe im Meldeverfahren?

Seit Anfang Oktober 2023 können Unternehmen und Selbstständige das neue SV-Meldeportal nutzen. Es löst zum Jahresende die bisherige Ausfüllhilfe sv.net ab. Das bedeutet: Ab dem 1. Januar 2024 können Rückmeldungen der Krankenkassen nur noch über das SV-Meldeportal abgerufen werden. Hier die wichtigsten Infos zur neuen Anwendung.

5 Min. Lesezeit

Über das neue SV-Meldeportal können Arbeitgeber und Selbstständige Meldungen, Beitragsnachweise, Bescheinigungen und Anträge mit den Sozialversicherungsträgern elektronisch auszutauschen. Dieser Beitrag beantwortet die wichtigsten Fragen zur neuen Ausfüllhilfe im Meldeverfahren.

Was ist das SV-Meldeportal?

Das SV-Meldeportal ist seit dem 4. Oktober 2023 verfügbar. Es wird die Vorgängeranwendung sv.net vollständig ersetzen und ist über jeden gängigen Browser aufrufbar. Das SV-Meldeportal ist eine reine Webanwendung, die es Unternehmen ermöglicht, Sozialversicherungsmeldungen und Beitragsnachweise einzureichen. Es ist als Ausfüllhilfe für die Abgabe von Sozialversicherungsmeldungen konzipiert.

Als rechtliche Grundlage dient § 95a des Sozialgesetzbuches IV. Aufgrund dieser gesetzlichen Verpflichtung müssen die Sozialversicherungsträger die bislang freiwillig bereitgestellte Anwendung nunmehr verpflichtend anbieten. Somit muss das SV-Meldeportal Arbeitgebern und Selbstständigen dauerhaft als Ausfüllhilfe für das Meldeverfahren zur Verfügung stehen.

Die Entwicklung des neuen Portals erfolgte in Zusammenarbeit zwischen der Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG) und dem GKV-Spitzenverband.

An wen richtet sich das SV-Meldeportal?

Das SV-Meldeportal wurde speziell als Unterstützung für Kleinunternehmen entwickelt, die kein Entgeltabrechnungsprogramm nutzen. Es kann jedoch auch Selbstständigen, mittelständischen Unternehmen und großen Betrieben helfen, ihren Meldepflichten nachzukommen und Bescheinigungen zu empfangen. Außerdem steht das Portal der öffentlichen Verwaltung zur Verfügung.

Ersetzt das SV-Meldeportal eine Entgeltabrechnungssoftware?

Das SV-Meldeportal ist keine Alternative zu einer professionellen Entgeltabrechnungssoftware. Ebenso wie der Vorgänger sv.net führt das SV-Meldeportal keine Entgeltberechnungen oder Berechnungen zu Sozialversicherungs- und Steueranteilen durch. Es ermöglicht lediglich die Übertragung von Informationen und ersetzt somit kein Lohnabrechnungsprogramm.

Im Unterschied zu sv.net verfügt das SV-Meldeportal jedoch über zusätzliche Funktionen wie eine cloudbasierte Datenspeicherung. Diese Funktion erlaubt es beispielsweise Kleinunternehmern, alle relevanten Daten elektronisch zu speichern und sie später im Rahmen einer elektronischen Betriebsprüfung zu verwenden. Die Daten werden in einem zentralen Online-Datenspeicher abgelegt, und die maximale Speicherdauer beträgt fünf Jahre.

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Welche Kosten fallen für die Nutzung an?

Die Gebühren für die Nutzung des SV-Meldeportals variieren je nach Anzahl der benötigten Betriebsnummern des Unternehmens für die Übermittlung von Sozialversicherungsmeldungen. Es gibt zwei Anwendergruppen: die Single-Mandanten-Variante und die Multi-Mandanten-Variante.

Bis zum März 2024 gelten vergünstigte Gebühren. Unternehmen, die sich vor dem 31. März 2024 registrieren, zahlen für die Jahre 2023 und 2024 keine Gebühr. In diesem Fall entstehen erst ab dem 1. Januar 2025 Kosten für die Nutzung des SV-Meldeportals. Unternehmen, die sich ab dem 1. April 2024 registrieren, müssen sofort für die Nutzung bezahlen.

Bei einer Registrierung vor dem 31. März 2024 gilt automatisch die Multi-Mandanten-Variante. Diese ermöglicht den Datenaustausch für mehrere Betriebsnummern und die Verwaltung mehrerer Mandanten. Im Herbst 2024 müssen die Nutzer eine der beiden Varianten auswählen, für die ab dem 1. Januar 2025 erstmals eine Gebühr anfällt.

  • Die Kosten für die Nutzung einer einzigen Betriebsnummer betragen 36 Euro zuzüglich Umsatzsteuer für einen Zeitraum von 36 Monaten.
  • Für die Nutzung mehrerer Betriebsnummern belaufen sich die Kosten auf 99 Euro zuzüglich Umsatzsteuer für ebenfalls 36 Monate.

Es gibt keine Begrenzung für den Austausch von Sozialversicherungsmeldungen; daher können beliebig viele Meldungen ausgetauscht werden.

Wie funktioniert die Registrierung für das SV-Meldeportal?

Die Registrierung für das SV-Meldeportal ist ausschließlich mit einem ELSTER-Zertifikat möglich. Jede Person innerhalb eines Unternehmens, die auf das Portal zugreifen möchte, muss über ein eigenes ELSTER-Zertifikat verfügen. Diese Zertifikate sind kostenlos beim Finanzamt oder auf der ELSTER-Website unter „Mein Unternehmenskonto“ erhältlich.

Überblick über die Registrierung

Die Registrierung läuft in diesen Schritten ab:

  1. SV-Meldeportal aufrufen
  2. Registrierung zur Nutzung über „Mein Unternehmenskonto“ abwickeln
  3. Im SV-Meldeportal mit dem ELSTER-Zertifikat authentifizieren
  4. Betriebsnummer und Unternehmensdaten eingeben
  5. Vertretungsberechtigungsschreiben mit Freischaltcode per Post erhalten
  6. Freischaltcode eingeben
  7. Freigabe des SV-Meldeportals für die Nutzung

Nach erfolgreicher Registrierung ist das SV-Meldeportal uneingeschränkt nutzbar. Für jeden Login wird das ELSTER-Zertifikat benötigt, mit dem sich das Unternehmen registriert hat.

Wie lange kann sv.net noch genutzt werden?

Bis zum 31. Dezember 2023 bleibt das bisherige Portal sv.net uneingeschränkt nutzbar. Ab dem Jahresbeginn 2024 wird die Nutzung von sv.net jedoch eingeschränkt. So können Rückmeldungen ab dem 1. Januar 2024 nur noch über das SV-Meldeportal erfolgen. Ende Februar 2024 wird sv.net endgültig abgeschaltet. Daher sollten betroffene Unternehmen und Selbstständige schnellstmöglich auf das neue SV-Meldeportal umsteigen, um einen reibungslosen Betrieb sicherzustellen.

Welche Funktionen bietet das SV-Meldeportal?

Das SV-Meldeportal bietet einige Funktionen, die über die bisherigen Anwendungen von sv.net hinausgehen:

  • Online-Datenspeicher
    Das neue SV-Meldeportal ist als Online-Datenspeicher nutzbar. Hier können insbesondere Kleinunternehmen sämtliche Daten aus Sozialversicherungsmeldungen, einschließlich der Entgeltdaten, sicher und zentral in einem Online-Speicher aufbewahren. Die eingegebenen Daten werden verschlüsselt gespeichert und sind ausschließlich für legitimierte Benutzer zugänglich. Der Online-Speicher speichert Unternehmens- und Personaldaten sowie alle Meldungen.
  • Personalverwaltung mit Historienführung
    Das SV-Meldeportal ermöglicht eine gestufte Personalverwaltung mit Historienführung, die über den Online-Datenspeicher funktioniert. Unter den jeweiligen Betriebsnummern werden wichtige Daten wie Name, Adresse, Geburtsdatum und Sozialversicherungsnummer der Mitarbeiter erfasst. Die Meldungen für die Mitarbeiter werden automatisch in die Stammdaten übertragen und dabei auf den Monat der Meldung bezogen. Dadurch können spätere Meldungen leicht bestimmten Zeiträumen zugeordnet werden.
  • Mandantenverwaltung
    Unternehmen, die Sozialversicherungsdaten für mehrere Betriebsnummern austauschen, sowie Dienstleistungsunternehmer, die die Entgeltabrechnung und das Meldeverfahren für mehrere Unternehmen durchführen, können das SV-Meldeportal für eine strukturierte Mandantenverwaltung nutzen. Auf diese Weise kann ein Unternehmen einem Steuerberater für einen frei wählbaren Zeitraum ein Mandat übertragen. Dies ermöglicht dem Steuerberater, das Meldewesen mit den Sozialversicherungsträgern im Namen des Unternehmens zu führen.
  • Barrierefreie Benutzeroberfläche
    Das Portal verfügt über eine barrierefreie Benutzeroberfläche, die in mehreren Sprachen bedienbar ist. Es hat ein neues, flexibles Design, das es Unternehmen ermöglicht, das Portal sowohl auf Stand-PCs als auch auf mobilen Endgeräten wie Smartphones und Tablets zu nutzen. Das Design passt sich dabei automatisch an das jeweilige Gerät an.
  • Handlungsanleitungen
    Das Portal stellt Anleitungen und Videos bereit, die bei der Registrierung und Nutzung helfen. Es bietet klare Anweisungen dazu, wie Meldungen abgegeben und empfangen werden können, und enthält zudem einen Fragen- und Antwortkatalog.

Fazit zum SV-Meldeportal

Die Funktionen des SV-Meldeportals stehen bereits seit Anfang Oktober 2023 zur Verfügung. Unternehmen und Selbstständige, die sich noch nicht registriert haben, sollten dies bis zum Jahresende nachholen. Auf diese Weise wird ein reibungsloser elektronischer Datenaustausch im Meldeverfahren gewährleistet, bevor sv.net im Februar 2024 endgültig abgeschaltet wird. Zudem bringt eine frühzeitige Registrierung Vergünstigungen bei den Nutzungsgebühren mit sich.

Monatswechsel in der Lohnabrechnung: Schritt für Schritt zur fehlerfreien Payroll
HR & Payroll

Monatswechsel in der Lohnabrechnung: Schritt für Schritt zur fehlerfreien Payroll

Jeden Monat aufs Neue steht Arbeitgebern die Lohnabrechnung für ihre Beschäftigten ins Haus. Dabei müssen sie eine Vielzahl von Pflichten erfüllen, um die korrekte Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen und Steuern zu gewährleisten. Dieser Beitrag gibt einen Überblick über die erforderlichen Schritte im Rahmen des Monatswechsels in der Lohnabrechnung.

5 Min. Lesezeit

Die Lohnabrechnung zählt zu den wichtigsten Aufgaben von Arbeitgebern. Schließlich geht es darum, den Mitarbeitern pünktlich ihr Entgelt auszuzahlen und so den Betriebsfrieden zu bewahren. Da ist es gut, zu wissen, wie man den Monatswechsel in der Lohnabrechnung schrittweise bis zur fehlerfreien Payroll durchführt.

Monatswechsel in der Lohnabrechnung: die wichtigsten Arbeitgeberpflichten

Ziel der Entgeltabrechnung ist, die auszuzahlenden Löhne korrekt zu berechnen sowie die erforderlichen Abgaben rechtzeitig und richtig durchzuführen. Damit dies gewährleistet ist, erlegt der Gesetzgeber Arbeitgebern zahlreiche Pflichten auf:

  • Ausstellung einer schriftlichen Lohnabrechnung (§ 108 GewO)
  • pünktliche Einreichung der Beitragsnachweise bei den Sozialversicherungsträgern und Abführung der Beiträge
  • Anmeldung und Abführung der Lohnsteuern beim Finanzamt, unter Berücksichtigung der Lohnsteuermerkmale (ElStAM) der Arbeitnehmer

Arbeitgeber können theoretisch darauf verzichten, dem Arbeitnehmer monatlich erneut einen Lohnzettel auszuhändigen, wenn von der Berechnung des Vormonats nicht abgewichen wird. Die meisten Arbeitgeber erstellen dennoch bei jedem Monatswechsel eine neue Lohnabrechnung.

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Entgeltabrechnung erstellen: Die Schritte beim Monatswechsel in der Lohnabrechnung

Die Lohnabrechnung ist eine komplexe Aufgabe, die aus einer Vielzahl einzelner Schritte besteht.

Lohnabrechnung erstellen: Berechnung von Brutto- und Nettolohn

Zunächst berechnen Sie für jeden Mitarbeiter den Bruttolohn. Er setzt sich meist aus mehreren Bestandteilen zusammen:

  • Grundlohn
  • geldwerte Vorteile/Sachbezüge (z. B. Dienstwagenregelung)
  • vermögenswirksame Leistungen des Arbeitgebers
  • Zuschläge und Zulagen (z. B. Gefahrenzulagen, Zuschläge für Überstunden, Nachtarbeit, Sonn- und Feiertagsarbeit)
  • leistungsbezogene Bonuszahlungen (z. B. Provisionen, Prämien)
  • pauschal versteuerte Leistungen
  • betriebliche Altersvorsorge

Deshalb kann es sein, dass das Bruttoentgelt in der Gehaltsabrechnung bei jedem Monatswechsel variiert. Um nun das Nettoentgelt zu berechnen, sind vom Gesamtbrutto die anfallende Lohnsteuer, gegebenenfalls die Kirchensteuer und der Solidaritätszuschlag sowie der Arbeitnehmeranteil an den Sozialversicherungsbeiträgen abzuziehen.

Die Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung werden im Regelfall nach dem solidarischen Prinzip jeweils zur Hälfte vom Arbeitgeber und Arbeitnehmer getragen. Es gibt jedoch auch Ausnahmen wie den Kinderlosenzuschlag in der Pflegeversicherung, den nur der Arbeitnehmer zahlt. Die Höhe der Lohnsteuer richtet sich nach den individuellen Lohnsteuermerkmalen der Mitarbeiter wie Lohnsteuerklasse oder Kinderfreibeträge.

Abweichungen von dieser Vorgehensweise können bei besonderen Umständen auftreten. Liegt etwa eine geringfügige Beschäftigung vor, zahlt der Arbeitnehmer selbst keine Sozialversicherungsbeiträge. Der Arbeitgeber hingegen führt einen pauschalen Beitrag an die Knappschaft-Bahn-See ab, der etwa 31 Prozent des Lohns ausmacht.

Noch deutlich mehr Besonderheiten bringt die Baulohnabrechnung mit sich. Hier gibt es beispielsweise durch Sommer- und Winterarbeitszeit Unterschiede beim monatlichen Brutto. Zudem müssen die Arbeitgeber Beiträge an die verpflichtenden Sozialkassen der Bauwirtschaft abführen.

Meldewesen im Rahmen des Monatswechsels bei der Lohnabrechnung

Sobald die Löhne für alle Mitarbeiter berechnet wurden, müssen die entsprechenden Beträge an die Sozialversicherungsträger und das Finanzamt gemeldet werden.

  • Beitragsnachweise: Spätestens bis zum fünftletzten Bankarbeitstag eines Monats müssen die Beitragsnachweise an die Sozialversicherungsträger übermittelt werden. Fällig sind die Beiträge zwei Tage später.
  • Lohnsteueranmeldung: Die Lohnsteueranmeldung müssen Sie je nach Höhe der abzuführenden Lohnsteuer entweder monatlich, vierteljährlich oder jährlich jeweils am 10. Tag nach dem betreffenden Zeitraum beim Finanzamt einreichen. Für die Zahlung gilt dieselbe Frist, wobei es eine Schonfrist von drei Tagen gibt.

All diese Meldungen müssen auf elektronischem Weg eingereicht werden. Hierfür wurden in den vergangenen Jahren entsprechende Verfahren geschaffen. Für die Anmeldung der Lohnsteuer können Sie die ELSTER-Schnittstelle verwenden, für Beitragsnachweise nutzen Sie das sogenannte DEÜV-Verfahren.

Inhalte und Aufbau einer Entgeltabrechnung

108 Abs. 1 der Gewerbeordnung (GewO) macht klare Angaben dazu, welche Pflichtangaben auf die Verdienstabrechnung gehören:

  • Angaben zum Abrechnungszeitraum
  • Zusammensetzung des Arbeitsentgelts
  • Art und Höhe der Zuschläge und Zulagen
  • sonstige Vergütungen
  • Art und Höhe der Abzüge
  • Abschlagszahlungen und Vorschüsse

In der Praxis enthält der Lohnzettel jedoch noch viele weitere Informationen:

  • Allgemeine Angaben zu Arbeitnehmer und Arbeitgeber
    Dazu gehören Name und Anschrift des Arbeitgebers und des Mitarbeiters, der Beginn des Arbeitsverhältnisses und der Abrechnungszeitraum. Ebenso werden häufig genannt das Geburtsdatum und die Lohnsteuermerkmale (z. B. Steuerklasse, Konfession, Kinderfreibeträge, Steueridentifikationsnummer) sowie die Sozialversicherungsnummer des Arbeitnehmers.
  • Aufbau des Entgelts
    Es wird detailliert aufgeschlüsselt, wie sich der ausgezahlte Lohn zusammensetzt. Dazu gehören:
    – Bruttolohn
    – Arbeitnehmeranteil zu den verschiedenen Sozialversicherungen
    – Höhe von Lohn- und Kirchensteuer sowie ggf. Solidaritätszuschlag
    – persönliche Abzüge
    – Beiträge zu einer betrieblichen Altersvorsorge (bAV)
    – vermögenswirksame Leistungen
    – angewendete Steuerfreibeträge
    – geldwerte Vorteile
    – Zuschläge und Zulagen
    – Nettolohn
    – Auszahlungsbetrag

Hilfe durch Lohnsoftware: Vereinfachung des Monatswechsels in der Lohnabrechnung

Größte Sorgfalt ist bei der Lohnabrechnung besonders wichtig. Entstandene Fehler müssen aufwendig durch Korrekturen und Rückrechnungen beseitigt werden. Schlimmer wiegt jedoch, dass schlampige Arbeit auch rechtliche Auswirkungen haben kann. Bei einer lediglich verspäteten Abgabe werden die Beiträge geschätzt. Werden Meldungen jedoch ganz unterlassen oder Beiträge nicht abgeführt, kann dies sogar strafrechtlich relevant sein. Im schlimmsten Fall kommt eine Geldstrafe oder eine Freiheitsstrafe auf den Arbeitgeber zu.

Entsprechend wichtig ist es, den Monatswechsel in der Lohnabrechnung strukturiert anzugehen und Fehler zu vermeiden. Je höher der Anteil an manuellen Arbeiten und Berechnungen ist, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit von Fehlern in den Lohnabrechnungen. Arbeitgeber müssen ihre Lohnabrechnung deshalb aber nicht unbedingt an einen Steuerberater auslagern. Denn mit einer guten und aktuellen Lohnsoftware können sie diese auch problemlos selbst durchführen.

Die gute Nachricht: Möchten Arbeitgeber den Monatswechsel in der Lohnabrechnung effizient gestalten, benötigen sie hierfür lediglich eine aktuelle, GKV-zertifizierte Lohnabrechnungssoftware. Mit einem solchen Abrechnungsprogramm erledigen auch kleine und mittlere Unternehmen die Aufgaben im Rahmen der Lohnbuchhaltung zu überschaubaren Kosten selbst:

  • Verwaltung der Mitarbeiterstammdaten
  • weitgehend automatisierte Erstellung der Lohnabrechnung
  • elektronischer Versand der Lohnsteueranmeldungen und der Beitragsnachweise
  • Abwicklung des Zahlungsverkehrs anhand hinterlegter Bankverbindungen
  • Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen

Mit einer modernen Lohnbuchhaltungssoftware können Arbeitgeber somit den Aufwand für den Monatswechsel in der Lohnabrechnung deutlich senken und gleichzeitig die Fehleranfälligkeit reduzieren. Zudem haben sie – im Unterschied zu einer ausgelagerten Lohnabrechnung – alle Personaldaten jederzeit im Zugriff.