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Lohnabrechnung

Rechtssicher abrechnen: Fristen, Neuregelungen und Praxiswissen für die Lohnbuchhaltung im Mittelstand.

Interne Lohnabrechnung: Die wichtigsten Vorteile für Arbeitgeber
HR & Payroll

Interne Lohnabrechnung: Die wichtigsten Vorteile für Arbeitgeber

Die Lohnbuchhaltung gehört zu den Aufgaben, die Unternehmen gern auslagern. Outsourcing ist aber nicht immer die bessere Lösung. Im Gegenteil: Es gibt gute Gründe für die interne Lohnabrechnung.

5 Min. Lesezeit

Jedes Unternehmen, das Arbeitnehmer beschäftigt, kommt um die korrekte und gesetzeskonforme Entgeltabrechnung nicht herum. Dabei geht es immer um eine Grundsatzentscheidung: Interne Lohnabrechnung oder Auslagerung der Lohnbuchhaltung an den Steuerberater oder einen Payroll-Dienstleister?

11 Argumente für die interne Lohnabrechnung

Viele Gründe sprechen dafür, die Lohnbuchhaltung im Unternehmen zu behalten oder – falls bereits ausgelagert – wieder ins Unternehmen zurückzuholen. Die folgenden Argumente zeigen, warum sich eine interne Lohnabrechnung mit einer professionellen Lohnabrechnungssoftware in vielen Fällen lohnt.

1. Interne Lohnabrechnung oft kostengünstiger

Auch wenn die Kosten nicht das wichtigste Kriterium sind und auch nicht sein sollten, werden sie oft als erstes in Betracht gezogen. Verlassen Sie sich nicht auf die pauschalen Versprechungen der Payroll-Anbieter, sondern unterziehen Sie Outsourcing und Inhouse-Lösung einem direkten Kostenvergleich – in vielen Fällen wird die interne Lohnabrechnung mit der Kombination aus leistungsfähiger Payroll-Software und erfahrenem Lohnbuchhalter die Nase vorn haben.

2. Rechtssicherheit der Lohnbuchhaltung

Rechtssicherheit ist eines der wichtigsten Argumente für Unternehmer, die ihre Lohnbuchhaltung auslagern. Fakt ist: Mit einer guten Lohnsoftware und geschulten Mitarbeitenden kann man genauso rechtssicher arbeiten wie zum Beispiel mit einem spezialisierten Lohndienstleister. Erlässt der Gesetzgeber neue Anforderungen und Vorgaben, passt der Hersteller der Lohnsoftware diese durch zeitnahe Updates an, so dass sich keine Fehler aufgrund veralteter Technik einschleichen können.

3. Lohnsoftware übernimmt Routineaufgaben (Automatisierung)

Mit einer guten Lohnabrechnungssoftware werden Routineaufgaben zum Kinderspiel. Viele Prozesse können teilweise oder vollständig automatisiert werden, wie zum Beispiel die Datenerfassung, die Erstellung von Auswertungen und die Übernahme von Zeitwirtschaftsdaten. Zeitraubende Routinearbeiten, wiederkehrende Aufgaben und manuelle Dateneingaben entfallen – es bleibt mehr Zeit. Professionelle Inhouse-Lösungen arbeiten vernetzt und beziehen Informationen aus verschiedenen Bereichen wie dem Lohnstamm oder der Zeitwirtschaft ein, um individuelle Entgeltabrechnungen automatisiert zu erstellen.

4. Lohnbuchhaltungs-Know-how bleibt im Unternehmen

Wird die Lohnbuchhaltung ausgelagert, geht unweigerlich Know-how verloren. Läuft es mit dem gewählten Dienstleister nicht wie gewünscht, fehlt im Unternehmen das Fachwissen für die interne Lohnabrechnung. Für viele Unternehmen ist es daher die bessere Lösung, die Lohnabrechnung im eigenen Haus durchzuführen und die Fachkräfte mit Hilfe der Abrechnungssoftware von zeitraubenden Routinearbeiten zu entlasten.

5. Flexibilität durch jederzeitigen Zugriff auf Lohndaten

Schnell noch etwas ändern oder einen Fehler korrigieren? Mit der internen Lohnabrechnung kein Problem, denn die Lohnsoftware steht Ihnen rund um die Uhr zur Verfügung – ohne Termin beim Steuerberater. So können Sie flexibel agieren und haben jederzeit die Kontrolle über den Stand der Lohnbuchhaltung und der elektronischen Meldungen.

6. Wissenszuwachs durch die Lohnsoftware

Kein Lohnbuchhalter, keine Lohnbuchhalterin kann alles wissen. Das muss er auch nicht, denn in der Lohnsoftware steckt Praxis-Know-how bis in den letzten Winkel spezieller Abrechnungsthemen, sei es die Abrechnung von Kurzarbeit, Altersteilzeit oder betrieblicher Altersversorgung oder die Ermittlung von Zuschlägen. Auch für branchenspezifische Besonderheiten wie den Baulohn gibt es Lösungen.

Zu einer guten Abrechnungssoftware gehört zudem ein guter Support. Bei Fragen zur Software oder zu gesetzlichen Änderungen sollte die Hotline schnell und kompetent Auskunft geben können.

7. Automatische Erstellung der Lohnabrechnung

Der größte Vorteil von Inhouse-Lösungen liegt in der weitgehend automatisierten Erstellung der Lohnabrechnung. Sei es die monatliche Entgeltabrechnung, die elektronischen Meldungen an die Sozialversicherungsträger, das Finanzamt und andere Stellen – oder auch Auswertungen: Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Lohnbuchhaltung müssen nur noch kontrollieren und steuern. Den Großteil der eigentlichen Arbeit übernimmt die Lohnsoftware. Der hohe Automatisierungsgrad sorgt für maximale Transparenz und Kontrolle im Meldewesen.

8. Ihre Daten bleiben im Unternehmen

Ein weiterer Vorteil der internen Lohnabrechnung ist, dass Ihre Daten im Unternehmen bleiben. Weder werden Ordner oder Datenträger zum Steuerberater gebracht, noch werden Daten über möglicherweise unsichere Übertragungswege übermittelt. Eine hundertprozentige Sicherheit gibt es zwar nie, aber die Lohnabrechnungssoftware bietet den größtmöglichen Schutz für die sensiblen Personal- und Abrechnungsdaten. So haben nur berechtigte Personen Zugriff auf die interne Lohnabrechnung. Unbefugte Dritte können die Daten nicht einsehen.

9. Alle wichtigen Daten immer bereit zum Abruf

Die interne Lohnabrechnung ermöglicht es der Geschäftsleitung, jederzeit die aktuellsten Daten abzurufen und in ihre Entscheidungen einzubeziehen. So trifft sie ihre Entscheidungen stets auf einer fundierten und aktuellen Grundlage und nicht auf der Grundlage veralteter Informationen aus früheren Abrechnungsperioden.

10. Transparenz: Wer macht was?

In der internen Lohnabrechnung ist leicht nachvollziehbar, wer wann an welcher Aufgabe gearbeitet hat. Die Software ermöglicht jederzeit die Überprüfung des Prozesses, die Klärung von Unstimmigkeiten und die Kontrolle der erstellten Lohnabrechnungen.

11. Die Kommunikation mit Ämtern und Behörden in der Hand behalten

Die Verantwortung für eine fehlerfreie Abrechnung und die korrekte Abführung von Steuern und Beiträgen liegt beim Arbeitgeber – unabhängig davon, ob er die Lohnbuchhaltung selbst durchführt oder auslagert. Wenn also bei einer Auslagerung ohnehin eine zusätzliche Kontrolle erforderlich ist, liegt es nahe, die Lohnabrechnung im eigenen Haus durchzuführen und damit auch die Kommunikation mit den Ämtern und Behörden in der eigenen Hand zu behalten.

Interne Lohnabrechnung vs. Outsourcing? Eine Entscheidungshilfe

Um sich zwischen der internen Lohnabrechnung und der Auslagerung des gesamten Prozesses zu entscheiden, sollten zunächst die Vor- und Nachteile gegenübergestellt werden:

 

Interne Lohnabrechnung

Outsourcing der Lohnbuchhaltung

Vorteile
  • Uneingeschränkter Zugang zu Software und Daten
  • Ständig aktuelle Daten verfügbar
  • Know-how bleibt im Unternehmen
  • Kurzfristige Änderungen von Software und Daten möglich
  • Oft kostengünstiger als Outsourcing
  • Automatische Aktualisierung im Hinblick auf aktuelle steuerliche und rechtliche Änderungen
  • Geringerer Personalaufwand
  • Konzentration von HR auf die Mitarbeiterbetreuung möglich
  • Hohes Know-how durch großes Team von Spezialisten
  • Schutz vor Personalausfall
  • Gute Kalkulierbarkeit der Kosten durch Festpreise pro Abrechnung
  • Erprobte Systeme zur Fehlervermeidung

Nachteile
  • Erhöhter Personalaufwand
  • Große Abhängigkeit vom Personal (gute Vertretungsregelungen sind notwendig)
  • Kosten nur bedingt kalkulierbar
  • Gut geschultes Personal erforderlich, um Fehler zu vermeiden
  • Nur eingeschränkter Zugriff auf Software und Daten
  • Oft teurer als Inhouse-Lösungen
  • Kontrolle aus Haftungsgründen meist trotzdem notwendig
  • Erhöhter Aufwand für Kommunikation und Abstimmung mit dem Dienstleister
  • Eigenes Know-how geht verloren
  • Verlust der Kontrolle über einen wichtigen Kernprozess
  • Bei Servern im Ausland Datensicherheitsproblem

Beide Varianten – die interne Lohnabrechnung wie ein Outsourcing der Lohnbuchhaltung – haben also ihre Vor- und Nachteile. Für welche Option sich Unternehmer entscheiden, hängt von ihrer individuellen Situation ab.

In den folgenden Szenarien kann die Auslagerung der Lohnbuchhaltung sinnvoll sein:

  • Die Abrechnung erfolgt intern durch eine einzige Person, auf die der Arbeitgeber voll und ganz angewiesen ist – schwierig wird es bei längerem Urlaub oder Krankheit. Im Kündigungsfall wäre ein Ersatz wahrscheinlich nicht auf die Schnelle zu finden.
  • Die Lohnbuchhaltung wird von der Personalabteilung „nebenbei“ erledigt, obwohl dafür eigentlich keine Kapazitäten vorhanden sind.
  • Das HR-Team soll sich wieder mehr auf die Betreuung der Mitarbeiter konzentrieren können, statt Lohnabrechnungen zu erstellen.

Im Gegensatz dazu gibt es viele Szenarien, in denen es sich lohnt, die Lohnabrechnung intern durchzuführen:

  • Was bisher fehlt, ist eine Lohnabrechnungssoftware, die durch die Automatisierung von Routinearbeiten wirklich entlastet und gleichzeitig Rechtssicherheit schafft.
  • Sie tun sich schwer damit, Ihre sensibelsten Daten in fremde Hände zu geben – auch wenn diese einen verantwortungsvollen Umgang zusichern.
  • Sie wollen sich nicht von einem Dienstleister abhängig machen und würden ohnehin alles kontrollieren.
  • Sie haben bereits Lohnspezialisten in Ihrem Team, deren Wissen sonst verloren ginge.

So viel Entlastung ist mit aktueller Lohnabrechnungssoftware möglich

Eine erfolgreiche interne Lohnabrechnung steht und fällt mit einer durchdachten Lohnsoftware. Sie verschafft der Personalabteilung mehr Freiraum für die Betreuung der Mitarbeitenden und entlastet sie auf verschiedenen Ebenen:

  • Wegfall von Routinearbeiten, die automatisiert werden können
  • Automatische Erstellung von Beitragsnachweisen, elektronischen Meldungen und Lohnsteueranmeldungen nach erfolgter Lohnabrechnung
  • Geringerer Aufwand für die Umsetzung gesetzlicher Vorgaben durch softwaretechnische Updates
  • Geringerer Aufwand bei der Fehlersuche, da Fehler durch Kontrollläufe und Plausibilitätsprüfungen frühzeitig erkannt werden
  • Schnelle Klärung offener Fragen durch den angeschlossenen Support
  • Vorgefertigte Berichte und Auswertungen zu den wichtigsten Themen für den schnellen Zugriff
  • Vorausgefüllter Druck von Verdienst- und Arbeitsbescheinigungen
  • Sichere Durchführung komplexerer Abrechnungen

Fazit

Es gibt keinen Grund, die interne Lohnabrechnung zu scheuen, wenn man sich durch eine professionelle Lohnbuchhaltungssoftware unterstützen und entlasten lässt. So kann jeder Unternehmer Know-how im Betrieb halten, unabhängig von externen Dienstleistern bleiben und flexibel agieren.

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Payroll Outsourcing als Hebel für ein agiles HR-Department
HR & Payroll

Payroll Outsourcing als Hebel für ein agiles HR-Department

5 Min. Lesezeit

Die Lohnabrechnung im DACH-Raum unterliegt komplexen, länderspezifischen Regeln. Wer diese Aufgabe auslagert, gewinnt nicht nur Zeit, sondern auch die Flexibilität, die ein modernes HR-Department heute braucht.

Was Payroll Outsourcing konkret bedeutet

Payroll Outsourcing bezeichnet die automatisierte und digitalisierte Auslagerung von Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozessen an einen externen Dienstleister. Zur Lohnabrechnung gehören typischerweise die Berechnung von Gehältern und Löhnen, Abzüge für Steuern und Sozialversicherungen, das Einhalten gesetzlicher Bestimmungen, das Ausstellen der Abrechnungen samt Versand der erforderlichen Meldungen sowie die Überweisung der Gehälter an die Mitarbeitenden. Diese Prozesse erfordern genaue Kenntnisse der aktuellen Steuergesetze und Vorschriften und bringen entsprechende Komplexität mit sich.

Ein externer Dienstleister stellt sicher, dass Experten diese Prozesse durchführen. Das verringert Fehler und sichert die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Gleichzeitig kann sich Ihr internes Personal auf strategischere Aufgaben konzentrieren, während die operativen Details der Lohnabrechnung bei externen Fachleuten liegen.

Länderspezifische Unterschiede im DACH-Raum

Payroll Outsourcing unterscheidet sich innerhalb Deutschlands, Österreichs und der Schweiz deutlich, allerdings weniger beim Outsourcing-Service selbst als bei den länderspezifischen gesetzlichen Anforderungen, den steuerlichen Bestimmungen und den kulturellen Eigenheiten. Folgende Punkte spielen dabei eine Rolle:

Jedes Land im DACH-Raum hat eigene gesetzliche Bestimmungen zu Lohnsteuern, Sozialversicherungen, Arbeitszeitregelungen und weiteren arbeitsrechtlichen Aspekten. Ein Outsourcing-Anbieter muss die spezifischen Regelungen jedes Landes kennen. Auch die Sozialversicherungssysteme unterscheiden sich zwischen den Ländern, sodass ein Payroll-Dienstleister diese Unterschiede verstehen und korrekt abhandeln muss.

Kulturelle Unterschiede in Arbeitsgewohnheiten, Kommunikationsstilen und Geschäftspraktiken wirken sich auf die Umsetzung von Payroll Outsourcing aus. Hinzu kommen sprachliche Unterschiede zwischen Deutsch in Deutschland und Österreich sowie Deutsch, Französisch und Italienisch in der Schweiz. Tarifverträge und arbeitsrechtliche Bestimmungen variieren ebenfalls von Land zu Land, weshalb ein Payroll-Dienstleister sicherstellen muss, dass Lohnabrechnungen im Einklang mit den jeweils geltenden Regelungen stehen. Auch die Währung unterscheidet sich: Deutschland und Österreich nutzen den Euro, die Schweiz den Schweizer Franken, was bei der Gehaltsabrechnung für grenzüberschreitend tätige Mitarbeitende zu beachten ist.

Bei der Auswahl eines Payroll-Outsourcing-Anbieters im DACH-Raum kommt es deshalb darauf an, dass dieser über fundierte Kenntnisse der spezifischen Anforderungen jedes Landes verfügt und seine Dienstleistungen entsprechend anpassen kann.

Warum HR agiler werden muss

Die aktuelle Marktdynamik verlangt von Unternehmen, schnell zu reagieren und sich ständig zu erneuern. Agilität ist damit in den meisten Geschäftsbereichen zu einer zentralen Anforderung geworden, auch im Personalwesen. Die Zeiten starrer Regeln und langfristiger Planung weichen einem leichteren, schnelleren HR-Modell, das als Agile HR bezeichnet wird. Für manche Unternehmen war dieser Wandel Teil einer umfassenderen Transformation der Geschäftsprozesse, für andere ein gezielter Schritt, um die eigenen Geschäftsziele besser zu unterstützen.

In der Softwareentwicklung ist „Agile" als Methode seit Langem etabliert, mittlerweile haben zahlreiche Geschäftsbereiche den agilen Ansatz übernommen: Prototyping, Flexibilität, Anpassungsfähigkeit an Veränderungen und die Entwicklung von Projekten in Sprints, also iterativen, zeitlich begrenzten Aktivitäten von Projektteams. HR hat viele Berührungspunkte innerhalb eines Unternehmens und tiefgreifende Auswirkungen auf die Belegschaft, deshalb ist die agile Transformation im HR-Bereich komplexer als in den meisten anderen Geschäftsbereichen.

Die Transformation zeigt sich bereits in mehreren HR-Bereichen. Bei Mitarbeiterbewertungen und Gehaltserhöhungen wurden Bewertungen früher meist einmal jährlich durchgeführt. Angesichts kürzerer Projektlaufzeiten ist es sinnvoller, Feedback am Ende eines Projekts zu geben, statt auf die jährliche Überprüfung zu warten: Mitarbeitende erhalten so sofort relevantes Feedback und können es im nächsten Projekt direkt umsetzen. Auch die Vergütung wird agiler, manche Unternehmen zahlen leistungsbasierte Sofortprämien anstelle des Jahresendbonus.

Bei der Talententwicklung investieren Unternehmen in kurze Coachings für Führungskräfte, damit diese ihre neu erlernten Fähigkeiten sofort umsetzen und besseres Feedback geben können. Talentmanagement wird teamorientierter, ähnlich wie bei agilen Scrum-Teams, in denen Fortschritt bewertet, Manager und Kollegen beurteilt und Leistungsverbesserungen durch das Schließen von Lücken erreicht werden. Auch Lern- und Entwicklungsaktivitäten werden agiler, etwa durch kontinuierliche Lernangebote und proaktive Beratung dazu, welche Fähigkeiten für die aktuelle oder künftige Rolle nötig sind.

Bei Einstellung und Rekrutierung zerlegt die agile Rekrutierung den komplexen Einstellungsprozess in einfache, handhabbare Aktivitäten. Einstellungssprints helfen dabei, innerhalb eines bestimmten Zeitraums ein Ziel zu erreichen: Der erste Sprint kann etwa der Einholung aller Genehmigungen dienen, der zweite der Ausschreibung der Stelle und der dritte der Vorauswahl und den Interviews.

Wie Outsourcing Agilität im HR ermöglicht

Wenn Sie einzelne Aufgaben auslagern, können sich Ihre internen Teams auf Innovation und Strategie konzentrieren, während ein Partner die Routineaufgaben übernimmt. Funktionen wie die Gehaltsabrechnung sind zeitaufwändig und mit administrativem Aufwand verbunden. Wird sie ausgelagert, setzt das wertvolle Ressourcen frei und ist kosteneffizient, da der HR-Partner für eine genaue Auszahlung an die Mitarbeitenden sorgt. Ebenso lässt sich die Verwaltung von Benefits auslagern.

Durch das Outsourcing von Talentakquisition können Sie sich stärker auf Einstellungsstrategien konzentrieren. Da Rekrutierung zunehmend digitale und physische Elemente kombiniert, verfügen spezialisierte Partner über die nötige Technologie, um vielfältige Anforderungen zu unterstützen und dabei Zeit und Kosten zu sparen. Zusätzlich bringen HR-Partner aktuelles Wissen über Compliance und rechtliche Anforderungen mit, von dem Ihr Unternehmen profitiert. Outsourcing ermöglicht damit Flexibilität, Anpassungsfähigkeit und Skalierbarkeit im HR-Bereich, eine zentrale Voraussetzung, um agil zu werden.

HR-Initiativen müssen mit den Geschäftsanforderungen und -zielen übereinstimmen. Eine agile HR-Outsourcing-Strategie stellt sicher, dass Agilität optimal und anpassungsfähig umgesetzt wird. Definieren Sie die Ziele und Vorgaben des Outsourcings und prüfen Sie, wie sich Agilität in jede betroffene Funktion integrieren lässt. Die Identifizierung der wichtigsten auslagerbaren Bereiche sowie die Bestimmung der intern benötigten Fähigkeiten im Team sorgen dafür, dass der Ansatz innovativ und effizient bleibt. Wie jeder agile Prozess muss auch diese Strategie iterativ sein und sich kontinuierlich an Unternehmensanforderungen und Marktbedingungen anpassen. Der richtige Outsourcing-Partner unterstützt Ihr Unternehmen mit Fachwissen, Know-how und der nötigen technologischen Infrastruktur, um im HR-Bereich Agilität aufzubauen, die für langfristiges Wachstum und nachhaltigen Erfolg notwendig ist.

Fazit

Payroll Outsourcing im DACH-Raum verlangt einen Partner, der die gesetzlichen, sprachlichen und kulturellen Unterschiede zwischen Deutschland, Österreich und der Schweiz kennt und seine Leistungen entsprechend anpasst. Gleichzeitig ist die Auslagerung von Lohnabrechnung, Benefits-Verwaltung und Talentakquisition ein wirksamer Hebel, um HR agiler zu machen: Interne Teams gewinnen Zeit für Innovation und Strategie, während ein spezialisierter Partner Routineaufgaben übernimmt und aktuelles Compliance-Wissen einbringt. Damit eine solche Strategie funktioniert, braucht es klare Ziele für das Outsourcing und eine kontinuierliche Anpassung an veränderte Geschäftsanforderungen und Marktbedingungen.

Häufige Fragen zu Payroll Outsourcing und Agile HR

Was bedeutet Payroll Outsourcing? 

Payroll Outsourcing bezeichnet die automatisierte und digitalisierte Auslagerung von Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozessen an einen externen Dienstleister. Dazu gehören die Berechnung von Gehältern, Abzüge für Steuern und Sozialversicherungen, das Einhalten gesetzlicher Bestimmungen, das Ausstellen der Abrechnungen samt Meldungen sowie die Überweisung der Gehälter.

Gibt es Unterschiede beim Payroll Outsourcing im DACH-Raum? 

Ja. Die Unterschiede betreffen weniger den Outsourcing-Service selbst als die länderspezifischen gesetzlichen Anforderungen, steuerlichen Bestimmungen und kulturellen Eigenheiten in Deutschland, Österreich und der Schweiz, etwa bei Sozialversicherungssystemen, Tarifverträgen, Sprache und Währung.

Welchen Vorteil bringt Payroll Outsourcing für interne Teams? 

Ein externer Dienstleister führt die Prozesse durch Experten aus, was Fehler verringert und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sichert. Ihr internes Personal kann sich dadurch auf strategischere Aufgaben konzentrieren, während die operativen Details bei externen Fachleuten liegen.

Was ist Agile HR? 

Agile HR überträgt den aus der Softwareentwicklung bekannten agilen Ansatz auf das Personalwesen: kürzere, iterative Zyklen statt starrer Regeln und langfristiger Jahresplanung, etwa bei Feedback, Vergütung, Talententwicklung und Rekrutierung.

Wie unterstützt Outsourcing Agilität im HR-Bereich? 

Durch das Auslagern zeitaufwändiger Aufgaben wie Gehaltsabrechnung, Benefits-Verwaltung und Talentakquisition können sich interne Teams auf Innovation und Strategie konzentrieren, während ein Partner Routineaufgaben übernimmt, Kosten senkt und aktuelles Compliance-Wissen einbringt.

Qualifizierungsgeld beantragen: Was Arbeitgeber zur neuen Entgeltersatzleistung wissen müssen
HR & Payroll

Qualifizierungsgeld beantragen: Was Arbeitgeber zur neuen Entgeltersatzleistung wissen müssen

Die Digitalisierung und die Energiewende stellen viele Unternehmen vor große Herausforderungen. Um Arbeitsplätze zu sichern und Beschäftigte für die neuen Anforderungen fit zu machen, hat die Bundesregierung zum 1. April 2024 das Qualifizierungsgeld eingeführt. Die neue Lohnersatzleistung soll Betrieben dabei helfen, vom Strukturwandel betroffene Arbeitnehmer durch Weiterbildungen im Unternehmen zu halten. Doch wie funktioniert das Qualifizierungsgeld genau? Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein und wie beantragen Arbeitgeber die finanzielle Unterstützung?

5 Min. Lesezeit

Was ist das Qualifizierungsgeld?

Das Qualifizierungsgeld ist eine Entgeltersatzleistung, die in ihrer Funktionsweise dem Kurzarbeitergeld ähnelt. Es wurde mit dem „Gesetz zur Stärkung der Aus- und Weiterbildungsförderung“, kurz: Weiterbildungsgesetz, im Sommer 2023 eingeführt. Seit dem 1. April 2024 können Arbeitgeber, deren Mitarbeiter vom Strukturwandel betroffen sind, diese Leistung für ihre Beschäftigten beantragen.

Die Zielsetzung des Qualifizierungsgeldes ist es, Arbeitsplätze zu erhalten, indem Mitarbeiter durch Weiterbildungsmaßnahmen die erforderlichen Qualifikationen für die sich wandelnden Anforderungen erlangen. Voraussetzung für den Bezug der Entgeltersatzleistung ist, dass die Fortbildung die weitere Beschäftigung des Arbeitnehmers beim aktuellen Arbeitgeber ermöglicht.

Wer hat Anspruch auf Qualifizierungsgeld?

Anspruch auf Qualifizierungsgeld haben Arbeitnehmer, die aufgrund des Strukturwandels eine Weiterbildung absolvieren müssen und hierdurch Einkommenseinbußen erleiden. Dabei spielen weder die Größe des Unternehmens noch das Alter oder die bisherigen Qualifikationen der Beschäftigten eine Rolle.

Ein typisches Beispiel sind Unternehmen der Automobilbranche: Wenn die Produktion von Fahrzeugen mit Verbrennungsmotor auf Elektroantriebe umgestellt wird, benötigen die Mitarbeiter neue Kenntnisse, um weiterhin in ihrem Betrieb arbeiten zu können. Für die erforderlichen Qualifizierungsmaßnahmen kann der Arbeitgeber das Qualifizierungsgeld beantragen.

Welche Voraussetzungen gelten für den Bezug der Leistung?

Die entscheidende Voraussetzung für den Bezug von Qualifizierungsgeld ist ein Qualifizierungsbedarf, der seine Ursache im Strukturwandel hat. Dieser Bedarf muss einen wesentlichen Anteil der Belegschaft betreffen:

Gesamtzahl der Mitarbeiter

Betroffener Anteil der Belegschaft

ab 250 Beschäftigten

mindestens 20 Prozent

unter 250 Beschäftigten

mindestens 10 Prozent

Unternehmen müssen den Qualifizierungsbedarf in einer betrieblichen Regelung festhalten. Alternativ besteht die Möglichkeit, eine entsprechende Regelung in einem Tarifvertrag zu verankern. Beschäftigt ein Betrieb weniger als zehn Mitarbeiter, reicht eine schriftliche Erklärung des Arbeitgebers über den bestehenden Qualifizierungsbedarf aus.

Um das Qualifizierungsgeld erfolgreich beantragen zu können, müssen Unternehmen zusätzlich folgende Voraussetzungen erfüllen:

  • Umfang: Die Weiterbildung muss mehr als 120 Stunden umfassen. Diese können aber auf mehrere Blöcke aufgeteilt werden. Es spielt keine Rolle, ob die Weiterbildung in Voll- oder Teilzeit absolviert wird. Auch berufsbegleitende Modelle sind möglich.
  • Zulassung: Die Weiterbildung muss von der Zulassungsstelle für die Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung (AZAV) zugelassen sein.
  • Inhalt: Die zu absolvierende Weiterbildung muss über rein arbeitsplatzbezogene Kenntnisse hinausgehen und darf keine kurzfristige Anpassungsqualifizierung darstellen. Laut Bundesagentur für Arbeit schließt dies beispielsweise Schulungen für den Umgang mit betriebsspezifischen Softwarelösungen von der Förderung aus.
  • Zustimmung: Die Beschäftigten müssen der Weiterbildung zustimmen.
  • Antragstellung: Der Antrag muss rechtzeitig, mindestens drei Monate vor Beginn der Weiterbildung, bei der Bundesagentur für Arbeit gestellt werden.
  • Kostenübernahme: Der Arbeitgeber übernimmt die Kosten für die Weiterbildung.

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Wie berechnet sich die Höhe des Qualifizierungsgelds?

Das Qualifizierungsgeld beträgt 60 Prozent der durchschnittlichen Nettoentgeltdifferenz. Bei Eltern von mindestens einem Kind erhöht es sich auf 67 Prozent. Bei der Nettoentgeltdifferenz handelt es sich um den Unterschied zwischen dem beitragspflichtigen Nettoentgelt im Referenzzeitraum (Soll-Entgelt) und dem verringerten Arbeitsentgelt während der Weiterbildung (Ist-Entgelt). Der Referenzzeitraum ist der letzte Entgeltabrechnungszeitraum. Dieser muss spätestens drei Monate vor dem Beginn der Weiterbildung abgerechnet worden sein.

Rechenbeispiel:

Ein Mitarbeiter verdient bei einer 40-Stunden-Woche regulär 2.200 Euro netto im Monat. Infolge der Weiterbildung arbeitet er nur noch 25 Stunden pro Woche und erhält deshalb lediglich ein Entgelt von 1.375 Euro. Die Nettoentgeltdifferenz beträgt 825 Euro (2.200 Euro – 1.375 Euro).

Das Qualifizierungsgeld beträgt 60 Prozent von 825 Euro, also 495 Euro. Hat der Mitarbeiter mindestens ein Kind, erhöht sich der Betrag auf 552,75 Euro (67 Prozent von 825 Euro). Der Gesamtverdienst während der Qualifizierung beträgt also 1.870 Euro (ohne Kind) bzw. 1.927,75 Euro (mit Kind). Der Arbeitgeber zahlt den Betrag an den Arbeitnehmer aus und erhält ihn anschließend von der Bundesagentur für Arbeit erstattet.

Darf der Arbeitgeber das Qualifizierungsgeld aufstocken?

Da das Qualifizierungsgeld lediglich 60 beziehungsweise 67 Prozent der Nettoentgeltdifferenz abdeckt, verbleibt eine Lücke zum regulären Nettogehalt des Arbeitnehmers. Diese Lücke können Arbeitgeber durch eine zusätzliche Aufstockung schließen, ohne dass dieser Betrag auf das Qualifizierungsgeld angerechnet wird. Voraussetzung hierfür ist, dass die insgesamt an den Beschäftigten ausgezahlte Summe das reguläre Soll-Entgelt nicht übersteigt.

Bezogen auf das zuvor genannte Rechenbeispiel hätte der Arbeitgeber die Möglichkeit, dem Mitarbeiter ohne Kinder eine anrechnungsfreie Aufstockung von 330 Euro zu zahlen (2.200 Euro reguläres Netto-Entgelt abzüglich 1.870 Euro Qualifizierungsgeld).

Wird ein Nebeneinkommen des Beschäftigten angerechnet?

Erfreuliche Nachricht: Übte der Arbeitnehmer seine Nebenbeschäftigung bereits im Referenzzeitraum aus, also vor Beginn der Weiterbildung, bleibt dieses Nebeneinkommen anrechnungsfrei. Wird die Nebentätigkeit jedoch erst nach dem Referenzzeitraum aufgenommen, gelten folgende Regelungen:

  • Angestellte: Nachdem die Steuern und Sozialversicherungsbeiträge sowie die Werbungskosten abgezogen wurden, gilt noch ein Freibetrag von 165 Euro. Darüber hinausgehende Beträge werden auf das Qualifizierungsgeld angerechnet.
  • Selbstständige: Bei einer selbstständigen Tätigkeit werden 30 Prozent der Einnahmen pauschal als Betriebsausgaben angesetzt. Für den verbleibenden Betrag gelten dieselben Regelungen wie für Angestellte.

Qualifizierungsgeld beantragen: So funktioniert’s

Das Qualifizierungsgeld beantragen Arbeitgeber bei der Bundesagentur für Arbeit direkt online. Hierfür laden sie auf der Website der Arbeitsagentur die erforderlichen Formulare herunter und füllen sie aus.

  • Antrag auf Qualifizierungsgeld: Angaben zum Betrieb, zur Weiterbildungsmaßahme und der Höhe des Qualifizierungsgeldes
  • Teilnehmerliste: Auflistung der teilnehmenden Personen (bei einer identischen Weiterbildungsmaßnahme reicht ein Antrag für mehrere Teilnehmer)
  • Abrechnungsliste: zur genauen Aufschlüsselung der Lohnzusammensetzung der Teilnehmer und damit der Berechnungsgrundlage des Qualifizierungsgeldes
  • Erklärung des Beschäftigten: Einverständniserklärung der Teilnehmer mit der Teilnahme an der Qualifizierungsmaßnahme

Anschließend lädt der Arbeitgeber die ausgefüllten Formulare online bei der Bundesagentur für Arbeit hoch. Damit ist der Antrag erfolgreich gestellt. Dies muss mindestens drei Monate vor Beginn der Qualifizierungsmaßnahme erfolgen.

Wachstumschancengesetz und Payroll: Was nun bei der Entgeltabrechnung zu beachten ist
HR & Payroll

Wachstumschancengesetz und Payroll: Was nun bei der Entgeltabrechnung zu beachten ist

Nach monatelangem Tauziehen wurde nun endlich das Wachstumschancengesetz verabschiedet, am 22. März 2024 gab es die finale Zustimmung des Bundesrates. Der gefundene Kompromiss weicht allerdings von den ursprünglichen Plänen ab, auch mit Blick auf die Entgeltabrechnung. Hier ein Überblick.

5 Min. Lesezeit

Sobald das Wachstumschancengesetz in Kraft tritt, werden die darin enthaltenen steuerlichen Änderungen zu einem neuen Programmablaufplan für die Lohnsteuerberechnung führen. Arbeitgeber werden den Lohnsteuerabzug für ihre Beschäftigten voraussichtlich ab Januar 2024 rückwirkend korrigieren müssen.

Folgende Maßnahmen mit Auswirkungen auf die Payroll wurden im Wachstumschancengesetz beschlossen

Besteuerungsanteil der Renten

Ab dem Jahr 2023 steigt der Besteuerungsanteil für neue Renteneintrittsjahrgänge nur noch um 0,5 Prozent statt wie bisher um 1,0 Prozent pro Jahr. Daher wird für die Kohorte 2023 der maßgebliche Besteuerungsanteil nur noch 82,5 Prozent (anstatt 83 Prozent) betragen. Diese Anpassung wird schrittweise umgesetzt, bis für den Renteneintrittsjahrgang 2058 ein Besteuerungsanteil von 100 Prozent erreicht sein wird.

Altersentlastungsbetrag

Auch der Altersentlastungsbetrag steigt künftig langsamer, rückwirkend ab 2023 jährlich um 0,4 Prozent – bisher waren es 0,8 Prozent. Gleichzeitig wird der Höchstbetrag ab 2023 jährlich um 19 Euro statt bisher 38 Euro reduziert.

Versorgungsfreibetrag

Ab 2023 wird der Prozentwert für die Berechnung des Versorgungsfreibetrags in Schritten von 0,4 Prozentpunkten verringert, bisher galten 0,8. Der Höchstbetrag reduziert sich entsprechend um 30 Euro und der Zuschlag zum Versorgungsfreibetrag um neun Euro pro Jahr.

Pauschale für Berufskraftfahrer

Übernachten Berufskraftfahrer in der Schlafkabine ihres LKW, so können sie neben der Verpflegungspauschale eine Pauschale für Übernachtungen in der Lkw-Schlafkabine steuerlich geltend machen. Diese Pauschale wird rückwirkend zum 1. Januar 2024 von acht auf neun Euro pro Nacht erhöht.

Fünftelregelung

Die Berechnung der Fünftelregelung in der Lohnsteuer wird für den Arbeitgeber aufgehoben, kann aber weiterhin vom Steuerpflichtigen im Rahmen der Veranlagung zur Einkommensteuer geltend gemacht werden. Diese Änderung ist erstmals für den Veranlagungszeitraum 2025 anzuwenden, ursprünglich war dies bereits für das Jahr 2024 geplant.

Beiträge für Gruppenunfallversicherung

Arbeitgeber können die Beiträge für eine Gruppenunfallversicherung pauschal mit 20 Prozent versteuern, wenn der steuerliche Durchschnittsbetrag ohne Versicherungssteuer im Kalenderjahr 100 Euro nicht überschreitet. Diese Grenze entfällt mit Beginn des Lohnsteuerabzugs 2024, die Beiträge können künftig unabhängig von ihrer Höhe pauschal versteuert werden.

Privatnutzung von Elektroautos

Die Preisgrenze für die steuerliche Begünstigung der Privatnutzung von Elektroautos wurde im Wachstumschancengesetz letztlich nur von 60.000 Euro auf 70.000 Euro erhöht. Bei der Anwendung der 1-Prozent-Regelung ist dann nur ein Viertel der Bemessungsgrundlage (Bruttolistenpreis) anzusetzen. Diese Regelung gilt für alle Elektro-Firmenwagen, die nach dem 31. Dezember 2023 angeschafft wurden.

Die Förderung von Hybridfahrzeugen (Halbierung der Bemessungsgrundlage) erfolgt derzeit nur bei Fahrzeugen mit einer elektrischen Reichweite von 60 Kilometern. Bei einer Zulassung ab 1. Januar 2025 sind mindestens 80 Kilometer Reichweite erforderlich.

Folgende Maßnahmen wurden im Wachstumschancengesetz gestrichen

Grenze für geringwertige Wirtschaftsgüter

Geringwertige Wirtschaftsgüter können sofort abgeschrieben werden, wenn sie einen Nettowert von 800 Euro nicht übersteigen. Diese Höchstgrenze bleibt bestehen, ursprünglich wollte der Gesetzgeber die Grenze mit dem Wachstumschancengesetz auf 1000 Euro anheben.

Verpflegungspauschalen

Die geplante Erhöhung der Verpflegungspauschalen für Dienstreisen wurde gestrichen, es bleibt auch 2024 bei den bisherigen Pauschalen von 14 bzw. 28 Euro im Inland. Diese Pauschalen kann der Arbeitgeber steuerfrei erstatten.

Freibetrag für Betriebsveranstaltungen

Für Zuwendungen des Arbeitgebers an Beschäftigte und ihre Begleitpersonen im Rahmen von Betriebsveranstaltungen gilt ein steuerlicher Freibetrag von 110 Euro pro Veranstaltung und Teilnehmer – und dieser bleibt auch 2024 bestehen. Ursprünglich war im Regierungsentwurf des Wachstumschancengesetzes eine Erhöhung des Freibetrags vorgesehen.

Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall - was Arbeitgeber wissen müssen
HR & Payroll

Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall - was Arbeitgeber wissen müssen

Wenn ein Arbeitnehmer erkrankt, muss der Arbeitgeber bei der Lohnabrechnung verschiedene Punkte berücksichtigen. Dieser Beitrag stellt die wichtigsten Fakten zur Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall vor und beantwortet häufig gestellte Fragen.

5 Min. Lesezeit

Die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall zählt zu den essenziellen Säulen der sozialen Absicherung von Arbeitnehmern. Obwohl ihr Ursprung bis ins Jahr 1931 zurückreicht, wurde die vollständige Lohnfortzahlung für alle Beschäftigten erst ab 1957 festgeschrieben. Seit 1994 regelt in Deutschland das Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) die Zahlung des Arbeitsentgelts an gesetzlichen Feiertagen und die Fortzahlung des Arbeitsentgelts im Krankheitsfall.

Arbeitsunfähigkeit und Lohnfortzahlung

Das Gesetz definiert Arbeitsunfähigkeit als den Zustand, in dem ein Arbeitnehmer aufgrund einer Krankheit nicht in der Lage ist, seine Arbeitsleistung zu erbringen. Sofern der Arbeitnehmer keine Schuld an seiner Erkrankung trägt, muss der Arbeitgeber das Entgelt gemäß § 3 Abs. 1 EFZG bis zu sechs Wochen lang fortzahlen. Nach Ablauf dieser Frist hat der Arbeitnehmer Anspruch auf Krankengeld von seiner Krankenkasse.

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Acht Fakten zur Entgeltfortzahlung bei Krankheit

  1. Personenkreis: Die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall gilt für alle Angestellten, Arbeiter oder zu ihrer Berufsausbildung Beschäftigten (§ 1 Abs. 2 EFZG), unabhängig von der Arbeitszeit – ausgenommen sind Beschäftigte in Heimarbeit.
  2. Dauer der Lohnfortzahlung: Das Entgelt wird für sechs Wochen (42 Werktage) ab dem ersten ganzen Tag der Arbeitsunfähigkeit fortbezahlt. Feiertage im betreffenden Zeitraum verlängern die Lohnfortzahlung nicht. Wie viele Arbeitstage pro Woche gearbeitet werden, spielt keine Rolle.
    Beispiel: Frau Meisner arbeitet nur an den Tagen Montag bis Mittwoch. Sie erkrankt am 1. April. Ihre Lohnfortzahlung endet unabhängig von ihren Arbeitstagen pro Woche nach sechs Wochen, also Mitte Mai.
  3. Wartezeit: Ein Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall besteht erst vier Wochen nach Beginn des Arbeitsverhältnisses. Danach beginnen die sechs Wochen Lohnfortzahlungspflicht des Arbeitgebers.
  4. Meldepflicht: Der Arbeitnehmer muss dem Arbeitgeber seine Arbeitsunfähigkeit unverzüglich mitteilen (§ 5 Abs. 1 EFZG). Er muss spätestens am vierten Kalendertag der Erkrankung ein ärztliches Attest über die voraussichtliche Dauer vorlegen. Der Arbeitgeber darf aber auch eine frühere Vorlage verlangen (z. B. am ersten Tag der Arbeitsunfähigkeit).
  5. Höhe der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall: Für die Lohnfortzahlung gilt das Lohnausfallprinzip – der Arbeitnehmer erhält das Entgelt, das er erhalten hätte, wenn er arbeitsfähig gewesen wäre. Hinzugerechnet werden müssen deshalb beispielsweise Nacht-, Sonntags- oder Feiertagszuschläge, Gefahren- und Erschwerniszulagen (nicht aber Schmutzzulagen) sowie Vermögenswirksame Leistungen (VWL). Nicht berücksichtigt werden: Überstundenvergütungen, Auslösungen, Zuschüsse zu den Fahrtkosten.
  6. Elternzeit: Während der Elternzeit besteht kein Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. Arbeitet der Arbeitnehmer während der Elternzeit in Teilzeit, gelten jedoch die normalen Regelungen für die Lohnfortzahlung gemäß EFZG.
  7. Urlaubsanspruch: Der Arbeitgeber darf den Urlaubsanspruch des Arbeitnehmers bei einer länger andauernden Erkrankung nicht einfach kürzen. Er ist nach § 7 Abs. 3 BUrlG verpflichtet, den Jahresurlaub auf das erste Quartal des darauffolgenden Jahres zu übertragen.
  8. Ende: Die Verpflichtung zur Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall endet, wenn das Arbeitsverhältnis endet – selbst wenn dieser Zeitpunkt während der Arbeitsunfähigkeit liegt. In Ausnahmefällen kommt eine darüberhinausgehende Lohnfortzahlungspflicht infrage, beispielsweise bei einer krankheitsbedingten Kündigung oder Aufhebung des Arbeitsverhältnisses oder bei einer Arbeitnehmerkündigung, die der Arbeitgeber verschuldet hat.

Exkurs: Entgeltfortzahlung bei mehreren Erkrankungen nacheinander

Erkrankt ein Arbeitnehmer nacheinander an verschiedenen Erkrankungen, löst jede Erkrankung für sich einen neuen Sechs-Wochen-Anspruch auf Lohnfortzahlung aus.
Beispiel: Herr Maler wird wegen einer Grippe für drei Wochen krankgeschrieben. Wenige Wochen später bricht er sich das Bein und fällt für fünf Wochen aus. Da unterschiedliche Ursachen vorliegen, erhält er für beide Phasen die volle Lohnfortzahlung.

Überlappen sich die zwei Zeiträume, werden sie nicht aufaddiert, sondern ab der zweiten Erkrankung beginnt ein neuer Sechs-Wochen-Zeitraum.
Beispiel: Herr Maler bricht sich das Bein nach zwei Wochen Grippe und wird fünf Wochen krankgeschrieben, obwohl er eigentlich wegen der Grippe noch eine weitere Woche arbeitsunfähig gewesen wäre. Insgesamt beträgt die Lohnfortzahlungsdauer sieben Wochen.

Fällt der Arbeitnehmer mehrfach infolge derselben Grunderkrankung aus, gelten nach § 3 Abs. 1 EFZG diffizilere Regelungen:

  • Liegen sechs Monate zwischen zwei Arbeitsunfähigkeitsphasen, entsteht ein neuer Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall.
  • Sind seit der ersten Erkrankung zwölf Monate abgelaufen, entsteht ebenfalls ein neuer Anspruch, auch wenn seit der letzten Erkrankung keine sechs Monate vergangen sind.

Beispiel: Frau Koffer ist an Krebs erkrankt. Im Januar erhält sie eine Therapie und fällt für acht Wochen aus. Im April ist sie erneut wegen der Folgen der Erkrankung arbeitsunfähig; ein Anspruch auf Lohnfortzahlung besteht nicht, weil keine sechs Monate vergangen sind. Nachdem es ihr bereits wieder deutlich besser ging, erleidet sie im Dezember einen Rückfall und erhält eine neuerliche Strahlentherapie – die Lohnfortzahlungspflicht tritt erneut ein, da seit der letzten Erkrankung sechs Monate vergangen sind.

Häufige Fragen zur Lohnfortzahlung

Die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall ist ein komplexes Thema, das gerade in speziellen Fällen häufig Fragen aufwirft:

Muss der Arbeitgeber auch Lohnfortzahlung leisten, wenn der Arbeitnehmer selbst an seiner Erkrankung schuld ist?

Ist der Arbeitnehmer selbst an seiner Erkrankung schuld (Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit), liegt kein Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall vor. Dies ist etwas bei selbst verschuldeten Verkehrsunfällen, bei einer provozierten Schlägerei oder bei einer sehr gefährlichen Nebentätigkeit oder Sportart ohne entsprechende Sicherheitsvorkehrungen der Fall.

Wie kann der Arbeitgeber reagieren, wenn der Arbeitnehmer eine Erkrankung nur vortäuscht?

In diesem Fall ist der Arbeitgeber zur fristlosen Kündigung berechtigt, denn es handelt sich um einen Straftatbestand. Dies gilt beispielsweise auch dann, wenn der Arbeitnehmer vorgibt, krank zu sein, aber währenddessen weiterhin einer Nebentätigkeit nachgeht.

Was passiert, wenn der Arbeitnehmer im Urlaub krank wird?

Die Erkrankung wird nicht auf einen geplanten Urlaub angerechnet. Somit erhält der Arbeitnehmer wegen der Erkrankung Entgeltfortzahlung und die geplanten Urlaubstage werden seinem Urlaubskonto wieder gutgeschrieben.

Darf der Arbeitnehmer während der Lohnfortzahlung ausgehen oder Sport treiben?

Der Arbeitnehmer darf nichts tun, was seine Genesung gefährdet. Zuhause bleiben muss er aber nur, wenn ihm vom Arzt eine strenge Bettruhe verordnet wurde. Je nach Erkrankung kann es also in Ordnung sein, einkaufen oder ins Kino zu gehen oder sogar leichten Sport zu treiben.

Dürfen bei einer langen Erkrankung Sonderzahlungen gekürzt werden?

Sonderzahlungen wie Weihnachts- oder Urlaubsgeld dürfen im Krankheitsfall gekürzt werden, allerdings nur, wenn es hierzu eine vertragliche Vereinbarung gibt (z. B. in einem geltenden Tarifvertrag, einer Betriebsvereinbarung oder dem Arbeitsvertrag).

Lohnfortzahlung leichtgemacht: Mit Lohnabrechnungssoftware automatisieren

Die korrekte Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall birgt einige Fallstricke, sei es die korrekte Ermittlung der Dauer, des fortzuzahlenden Entgelts oder die korrekte Versteuerung. Der Einsatz einer Lohnabrechnungssoftware macht sich deshalb für Arbeitgeber bezahlt. Diese ermittelt automatisiert, ab welchem Zeitpunkt die Lohnfortzahlung ausläuft, in welchen Fällen eine Folgeerkrankung zu berücksichtigen ist oder welches Entgelt auszuzahlen ist.

Pflichten und Risiken bei Krankheit im Ausland
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Pflichten und Risiken bei Krankheit im Ausland

Gesetzlich krankenversicherte Beschäftigte müssen bei einer Arbeitsunfähigkeit im Ausland bestimmte Pflichten erfüllen, um ihre Ansprüche auf Entgeltfortzahlung zu wahren. Doch auch für die Arbeitgeberseite ist die Erkrankung von Mitarbeitern in anderen Ländern mit finanziellen Risiken verbunden.

5 Min. Lesezeit

Im Falle einer Krankheit im Ausland müssen Beschäftigte bestimmte Melde- und Nachweispflichten erfüllen, um Anspruch auf Entgeltfortzahlung zu haben. Die Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ändert nichts an dieser Verpflichtung.

Melde- und Nachweispflichten im Ausland

Bei einer Erkrankung müssen Beschäftigte ihren Arbeitgeber so schnell wie möglich über ihre Arbeitsunfähigkeit, die voraussichtliche Dauer und ihre Aufenthaltsadresse im Ausland informieren.

Bei Arbeitsunfähigkeit über drei Tage hinaus gilt auch bei einer Erkrankung im Ausland das Entgeltfortzahlungsgesetz und damit die Nachweispflicht durch eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Diese gelangt je nach Fallgestaltung auf unterschiedliche Weise zum Arbeitgeber:

  • Grenzgänger in europäischen Nachbarstaaten senden die ärztliche Bescheinigung an ihren ausländischen Sozialversicherungsträger, der sie an die deutsche Krankenkasse weiterleitet.
  • Außerhalb Europas erkrankte Mitarbeiter müssen ihre Krankschreibung hingegen in Papierform an den Arbeitgeber schicken.
  • Bei Ländern ohne Sozialversicherungsabkommen muss zusätzlich die gesetzliche Krankenkasse über die Arbeitsunfähigkeit informiert werden. Die Rückkehr des erkrankten Mitarbeiters nach Deutschland muss unverzüglich dem Arbeitgeber und der Krankenkasse mitgeteilt werden.

Nachweis ärztlicher Bescheinigungen aus dem Ausland

Ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen aus dem Ausland gelten grundsätzlich wie deutsche Bescheinigungen, müssen jedoch eine Unterscheidung zwischen „einfacher Erkrankung“ und „Erkrankung mit Arbeitsunfähigkeit nach Arbeits- und Sozialversicherungsrecht“ enthalten.

Um mögliche Konflikte zu vermeiden, sollten die Mitarbeiter auf diese besondere Nachweispflicht hingewiesen werden. Die Nichteinhaltung dieser Vorschrift kann nämlich laut Entgeltfortzahlungsgesetz dazu führen, dass der Arbeitgeber das Gehalt nicht zahlen muss. Allerdings darf die Entgeltfortzahlung nicht ohne Vorwarnung eingestellt werden.

Finanzielle Risiken für den Arbeitgeber

Schwere Erkrankungen von Beschäftigten während einer Entsendung im Ausland können für den Arbeitgeber ausgesprochen kostspielig werden. Das Sozialgesetzbuch (SGB V) besagt, dass gesetzlich krankenversicherte Mitarbeiter selbst dann im Sinne der Sozialversicherung als entsendet gelten, wenn sie nur einen einzigen Tag im Ausland für den Arbeitgeber tätig sind.

Gemäß Sozialgesetzbuch V (§ 17) muss der Arbeitgeber während der Beschäftigung im Ausland die medizinischen Leistungen für erkrankte Mitarbeiter und deren mitreisende Familienangehörige erbringen.

Konkret bedeutet dies, dass der Arbeitgeber für alle medizinischen Kosten im Ausland haftet – und in der Regel in Vorkasse treten muss. Die Beschäftigten können sämtliche verauslagten Beträge durch entsprechende Belege bei ihrem Arbeitgeber einreichen und deren Erstattung verlangen. Die folgende Kostenerstattung der zuständigen gesetzlichen Krankenkasse an den Arbeitgeber deckt allerdings meistens nicht alle Kosten ab – der Arbeitgeber zahlt im Ergebnis oftmals kräftig drauf.

Abhilfe durch Auslandskrankenversicherung

Diesem hohen finanziellen Risiko kann durch den Abschluss einer Auslandskrankenversicherung wirksam begegnet werden. Eine solche Versicherung kann jene teilweise erheblichen Kosten ersetzen, die von der gesetzlichen Krankenkasse nicht übernommen werden.

Fazit

Arbeitgeber und Beschäftigte sollten ihre jeweiligen Pflichten und Risiken im Zusammenhang mit einer arbeitnehmerseitigen Arbeitsunfähigkeit im Ausland kennen und geeignete Maßnahmen ergreifen, um mögliche Konflikte und finanzielle Belastungen zu minimieren.

Bis zu 3.000 Euro steuerfrei und abgabenfrei: Was Arbeitgeber über die Inflationsprämie wissen müssen
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Bis zu 3.000 Euro steuerfrei und abgabenfrei: Was Arbeitgeber über die Inflationsprämie wissen müssen

Die Inflationsausgleichsprämie zielt darauf ab, Bürgerinnen und Bürger angesichts steigender Verbraucherpreise zu entlasten. Im Gegensatz zur Energiepreispauschale erfolgt die Finanzierung dieser Prämie ausschließlich durch die Arbeitgeber, ohne staatliche Zuschüsse. In den folgenden FAQs fassen wir die essenziellen Informationen zur Inflationsprämie zusammen, die Arbeitgeber kennen sollten. Die Relevanz dieses Themas erstreckt sich auch über das Jahr 2023 hinaus.

5 Min. Lesezeit

Durch das dritte Entlastungspaket im September 2022 hat der Gesetzgeber die Inflationsausgleichsprämie eingeführt. Die Grundlage für diese Prämie ist das „Gesetz zur temporären Senkung des Umsatzsteuersatzes auf Gaslieferungen über das Erdgasnetz“, das am 1. Oktober 2022 in Kraft trat. Arbeitgeber können ihren Beschäftigten im Begünstigungszeitraum vom 26. Oktober 2022 bis 31. Dezember 2024 insgesamt bis zu 3.000 Euro steuerfrei und sozialversicherungsfrei auszahlen. Hier die wichtigsten Fragen und Antworten zur Inflationsprämie.

Sind Sie als Arbeitgeber verpflichtet, die Inflationsausgleichsprämie zu zahlen?

Die Inflationsausgleichsprämie ist eine freiwillige Zuwendung des Arbeitgebers an seine Beschäftigten. Daher besteht keine Verpflichtung zur Auszahlung dieser Prämie, und der Arbeitnehmer hat keinerlei rechtlichen Anspruch darauf. Diese Regelung soll Unternehmen schützen, die aufgrund steigender Preise erhebliche wirtschaftliche Einschränkungen erfahren oder noch mit den Folgen der Corona-Pandemie zu kämpfen haben.

Dürfen Sie auch weniger als 3.000 Euro Inflationsausgleichsprämie auszahlen?

Ja, als Arbeitgeber dürfen Sie die Höhe der Zahlung selbst bestimmen. Sie sind nicht dazu verpflichtet, den maximalen Betrag von 3.000 Euro auszuzahlen; auch eine geringere Summe ist möglich.

Welche Voraussetzungen müssen zur Steuerbefreiung und Sozialversicherungsfreiheit der Inflationsprämie erfüllt sein?

Der Gesetzgeber hat einen neuen Abschnitt in das Einkommensteuergesetz (EStG) aufgenommen, der die Bedingungen für die Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit der Inflationsausgleichsprämie regelt. Die entsprechende Regelung findet sich in § 3 Nr. 11c Einkommensteuergesetz. Danach ist es vorgeschrieben, dass der Arbeitgeber die Zahlung „zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“ leistet. Dies bedeutet, dass beispielsweise ein bereits bestehendes Bruttoeinkommen nicht umgewandelt werden darf. Die Inflationsprämie soll keinen Lohn ersetzen, sondern zusätzlich zum regulären Verdienst gezahlt werden. Zudem muss auf der Überweisung oder der Verdienstabrechnung deutlich erkennbar sein, dass es sich um einen Ausgleich für die Preissteigerungen handelt.

Ist eine Umwandlung anderer Entgeltbestandteile erlaubt?

Die Umwandlung anderer Entgeltzahlungen ist grundsätzlich nicht zulässig. Dabei ist es unerheblich, ob es sich um vertraglich vereinbartes Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld oder eine Gewinnbeteiligung oder sonstige Boni beim Einkommen handelt.

Hinweis: Achtung bei Zahlungen, die nicht vertraglich geregelt sind. Sind Ihre Arbeitnehmer länger im Betrieb und haben regelmäßig ein 13. Monatsgehalt, Weihnachts- oder Urlaubsgeld erhalten, entsteht eine sogenannte betriebliche Übung. In diesem Fall haben Ihre Arbeitnehmer einen rechtlichen Anspruch auf die Auszahlung dieser Leistungen. Diese sind somit auch nicht durch die Inflationsprämie zu ersetzen. Auch eine steuerfreie Auszahlung bereits geleisteter Überstunden oder nicht genommener Urlaubstage ist ausdrücklich nicht erlaubt.

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Kann die Auszahlung der Inflationsprämie auch in Teilbeträgen erfolgen?

Als Arbeitgeber dürfen Sie die Inflationsausgleichsprämie von bis zu 3.000 Euro sowohl als Einmalbetrag als auch in gleichbleibenden oder variierenden Teilbeträgen auszahlen – beispielsweise in Höhe von 50 Euro oder 100 Euro monatlich.

Die Entscheidung, ob Sie die Zahlung als Einmalbetrag oder als monatliche Zahlung gewähren, liegt ganz bei Ihnen. Wichtig: Bei einer Auszahlung in Teilbeträgen sollten Sie die Obergrenze von 3.000 Euro im Auge behalten. Eine Überschreitung dieser Grenze könnte bei einer Lohnsteuerprüfung durch das Finanzamt oder einer Sozialversicherungsprüfung unangenehme Konsequenzen haben. In diesem Fall müssten die Beträge im Nachhinein versteuert und verbeitragt werden.

Dürfen Sie als Arbeitgeber die Inflationsprämie an alle Mitarbeitenden auszahlen?

Ja, die Prämie zum Inflationsausgleich darf an alle Mitarbeitenden ausgezahlt werden. Neben den Vollzeitbeschäftigten kann der Arbeitgeber den Inflationsbonus also auch an folgende Arbeitnehmergruppen in voller Höhe auszahlen:

  • Geringfügig Beschäftigte (Minijobber)
  • Teilzeitangestellte
  • Werkstudenten
  • Auszubildende
  • Kurzfristig Beschäftigte

Ist es zulässig, die Inflationsausgleichsprämie nur besonders engagierten Mitarbeitenden zu zahlen?

Es ist nicht gestattet, nur einige besonders engagierte Mitarbeitende im Team mit der Inflationsprämie zu belohnen, während alle anderen keine steuerfreien Sonderzahlungen erhalten. Eine derartige Unterscheidung nach dem Kriterium „Leistung“ widerspricht dem Gleichbehandlungsgrundsatz, der bei der Auszahlung der Inflationsprämie gilt. Es gibt jedoch alternative Ansätze, um differenzierte Auszahlungen vorzunehmen.

Welche Möglichkeiten gibt es, die 3.000 Euro der Inflationsprämie zu staffeln?

Als Arbeitgeber dürfen Sie den Auszahlungsbetrag beispielsweise nach der Dauer der Betriebszugehörigkeit staffeln:

Einstellungsdatum

Auszahlungsbetrag

Vor dem 1. Januar 2021

3.000 €

Nach dem 1. Januar 2021

2.000 €

Vor dem 1. Januar 2022

1.000 €

Nach dem 1. Januar 2022

500 €

Auf die oben gezeigte Weise kann der Arbeitgeber die Auszahlung der Inflationsprämie beispielsweise staffeln, ohne den Gleichbehandlungsgrundsatz zu verletzen. Ebenfalls erlaubt ist, die Inflationsausgleichsprämie nach dem Umfang der Arbeitszeit zu staffeln: Vollzeitmitarbeiter bekommen in diesem Fall zum Beispiel die vollen 3.000 Euro ausgezahlt – Teilzeitangestellte oder Minijobber hingegen erhalten die steuerfreie Zahlung anteilig, anhängig von der vereinbarten Arbeitszeit. Es gibt somit einige legale und faire Gestaltungsmöglichkeiten, mit denen Sie als Arbeitgeber den Gleichbehandlungsgrundsatz einhalten und sich rechtlich unangreifbar machen.

Tipp: Bekommt ein Beschäftigter keine Inflationsprämie, muss der Arbeitgeber die Gründe dafür lückenlos nachweisen. Hierauf ist insbesondere bei Arbeitsverhältnissen unter Ehegatten zu achten. Bekommt nämlich der Ehegatte den steuerfreien Inflationsbonus, während die Kolleginnen und Kollegen leer ausgehen, kann das zu einem Problem führen.

In welcher Form können Sie die Inflationsausgleichsprämie gewähren?

Die unkomplizierteste und häufig bevorzugte Methode ist die Auszahlung der Inflationsausgleichsprämie in Form von Geld – entweder im Rahmen der Lohnabrechnung oder als direkte Überweisung an die Beschäftigten.

Eine Verpflichtung, wonach die Auszahlung über die Lohnabrechnung abzuwickeln sei, gibt es im Zusammenhang mit der Inflationsprämie nicht. Somit besteht auch die Möglichkeit, die Inflationsprämie in Sachbezüge umzuwandeln, wie zum Beispiel Tankgutscheine, Warengutscheine oder Kantinengutscheine. Hierbei ist jedoch zu beachten, dass entsprechende Sachleistungen nicht bereits zuvor gewährt wurden.

Worauf müssen Sie bei der Auszahlung der Inflationsausgleichsprämie noch achten?

Viele Unternehmen geben ihren Mitarbeitenden Tankgutscheine in Höhe von 50 Euro monatlich aus. Wird diese Art der Sachbezüge bereits seit längerer Zeit genutzt, darf die Inflationsausgleichsprämie nicht in eine Sachleistung dieser Art umgewandelt werden, da dabei der Grundsatz der „zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“ ausgezahlten Leistung verletzt würde.

Bisher war die Grenze für steuer- und sozialversicherungsfreie Sachleistungen monatlich auf 50 Euro festgelegt. Diese Freigrenze wird vorübergehend ausgesetzt: Bis zum 31. Dezember 2024 besteht die Möglichkeit, zusätzliche Gutscheine im Gesamtwert von bis zu 3.000 Euro auszugeben.

Welche Vorteile hat die Auszahlung der Inflationsprämie für Sie als Arbeitgeber?

Arbeitgeber, die ihre Mitarbeitenden durch die Zahlung einer Inflationsausgleichsprämie unterstützen, senden ein positives Signal an ihre Belegschaft. Dies kann die Mitarbeiterbindung stärken. Gleichzeitig können Arbeitgeber, die derzeit selbst unter den anhaltenden Teuerungsraten leiden, durch die Zahlung des steuerfreien Inflationsausgleichs eine anstehende dauerhafte Lohnerhöhung möglicherweise auf einen späteren Zeitpunkt verschieben.

Bei der Inflationsprämie entfällt zudem der rund 20-prozentige Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung. Zahlt der Arbeitgeber die Prämie in voller Höhe von 3.000 Euro aus, beläuft sich die Ersparnis auf rund 600 Euro. Somit können Sie gleich mehrfach von der Gewährung der Sonderzahlung profitieren – und keineswegs nur Ihre Arbeitnehmer.

Wachstumschancengesetz - Auswirkungen auf die Entgeltabrechnung
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Wachstumschancengesetz - Auswirkungen auf die Entgeltabrechnung

Das Wachstumschancengesetz soll die Wettbewerbsfähigkeit der deutschen Wirtschaft stärken. Auch Impulse im Bereich der Einkommensteuer gehören dazu, oftmals mit Wirkung auf die Entgeltabrechnung. Diese haben wir im Folgenden für Sie zusammengefasst.

5 Min. Lesezeit

Das Wachstumschancengesetz trägt den selbsterklärenden Namen „Gesetz zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovation sowie Steuervereinfachung und Steuerfairness“. Seine erklärten Ziele sind die Verbesserung der Liquiditätssituation von Unternehmen und die Steigerung von unternehmerischen Investitionen in Deutschland. Der Regierungsentwurf wurde am 17. November 2023 im Deutschen Bundestag mit einigen Änderungen verabschiedet – nun hat der Bundesrat das Gesetz jedoch vorerst gestoppt und an den Vermittlungsausschuss überwiesen. Dieser Beitrag stellt daher die wesentlichen Auswirkungen auf die Entgeltabrechnung nach gegenwärtigem Gesetzgebungsstand vor – weitere Änderungen sind möglich.

Wie wirkt sich das Wachstumschancengesetz auf die Entgeltabrechnung aus?

Mit dem Wachstumschancengesetz sollen verschiedene Änderungen im Bereich der Lohnabrechnung einhergehen. Hier ein Überblick.

Anhebung der Verpflegungspauschalen

Die Verpflegungspauschalen bei auswärtigen Tätigkeiten im Inland sollen ab dem 1. Januar 2024 steigen:

  • Pro Kalendertag bei einer mehr als achtstündigen Abwesenheit des Beschäftigten von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte gelten künftig 16 Euro (bisher 14 Euro).
  • Pro Kalendertag bei einer 24stündigen Abwesenheit des Beschäftigten von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte gelten künftig 32 Euro (bisher 28 Euro).
  • Für entsprechende An- oder Abreisetage bei auswärtiger Unterbringung des Beschäftigten gelten fortan 16 Euro (bisher 14 Euro)

Pauschbetrag für Berufskraftfahrer steigt durchs Wachstumschancengesetz

Der Pauschbetrag für Berufskraftfahrer, die im Fahrzeug übernachten, soll ab dem 1. Januar 2024 auf 9 Euro steigen (bisher: 8 Euro).

Sonderregelung der privaten Nutzung von Elektrofahrzeugen

Bei der privaten Nutzung betrieblicher Kraftfahrzeuge ohne CO2-Ausstoß wird bisher nur ein Viertel des Bruttolistenpreises als Bemessungsgrundlage angesetzt, sofern dieser 60.000 Euro nicht übersteigt. Nach dem Wachstumschancengesetz soll dieser Höchstbetrag ab dem 1. Januar 2024 auf 70.000 Euro erhöht werden.

Fünftelungsregelung wird abgeschafft

Die komplizierte Fünftelungsregelung führt dazu, dass die Tarifermäßigung für Vergütungen von mehrjährigen Tätigkeiten bereits bei der Lohnsteuerberechnung berücksichtigt wird. Durch das Wachstumschancengesetz soll dieses Verfahren ab 2024 entfallen. Arbeitnehmer können die Tarifermäßigung jedoch weiterhin im Rahmen ihrer Einkommensteuerveranlagung geltend machen.

Betriebsveranstaltungen – Anhebung des Freibetrags

Der Freibetrag für Betriebsveranstaltungen soll ab 2024 von 110 Euro auf 150 Euro angehoben werden. Dieser Freibetrag gilt für arbeitgeberseitige Zuwendungen an eigene Beschäftigte und deren Begleitpersonen im Rahmen von Betriebsveranstaltungen. Falls der Freibetrag überschritten wird, gelten die darüber hinausgehenden Beträge als Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit.

Geschenke für Betriebsfremde – Höchstwert steigt

Der gewinnunschädliche Höchstwert für Geschenke an Personen, die nicht zu den eigenen Beschäftigten gehören, soll ab 2024 von bisher 35 auf 50 Euro pro Wirtschaftsjahr angehoben werden.

Geringwertige Wirtschaftsgüter – Grenze steigt

Ab 2024 können die Anschaffungs- oder Herstellungskosten für geringwertige Wirtschaftsgüter wie Arbeitsmittel bis zu 1.000 Euro sofort und vollständig als Betriebsausgaben oder Werbungskosten bei Beschäftigten abgezogen werden. So sieht es das Wachstumschancengesetz vor. Bisher lag die Grenze bei 800 Euro.

Gruppenunfallversicherung – Höchstbetrag entfällt

Bisher können Arbeitgeber die Beiträge für eine Gruppenunfallversicherung mit einem pauschalen Steuersatz von 20 Prozent erheben, sofern der steuerliche Durchschnittsbetrag ohne Versicherungssteuer im Kalenderjahr 100 Euro nicht überschritt. Ab 2024 soll diese Grenze aufgehoben sein. Somit können Arbeitgeber ab diesem Zeitpunkt grundsätzlich alle Beiträge mit einem pauschalen Steuersatz von 20 Prozent versteuern, unabhängig von der tatsächlichen Höhe der Beiträge.

Altersentlastungsbetrag wird halbiert

Der verminderte Anstieg des Besteuerungsanteils soll für die Abschmelzung des Altersentlastungsbetrags nachvollzogen werden, indem die bisher gültigen Jahresschritte ab dem Jahr 2023 von 0,8 Prozent auf 0,4 Prozent halbiert werden. Dadurch reduziert sich der Höchstbetrag ab 2023 nur noch um 19 Euro pro Jahr, statt der bisherigen 38 Euro.

Rentenbesteuerung verlangsamt

Ab 2023 wird der Anstieg des Besteuerungsanteils für jeden neuen Renteneintrittsjahrgang von bisher 1,0 Prozent auf 0,5 Prozent pro Jahr reduziert. Für die Kohorte 2023 beträgt der Besteuerungsanteil damit nur noch 82,5 Prozent. Die volle Besteuerung von 100 Prozent wird folglich erst für die Kohorte 2058 erreicht.

Doppelbesteuerung von Renten – neue Maßnahmen

Mehrere neue Maßnahmen sollen gegen die Doppelbesteuerung von Renten wirken, insbesondere Anpassungen beim Versorgungsfreibetrag und Altersentlastungsbetrag sowie bei der Rentenbesteuerung.

Abfindung einer Kleinbetragsrente

Die Abfindung einer Kleinbetragsrente soll ab dem Tag der Verkündung des Gesetzes auch während der Auszahlungsphase möglich sein, sofern die bisherige Rente aufgrund der Durchführung des Versorgungsausgleichs den Wert einer Kleinbetragsrente erreicht oder unterschreitet.

Digitale Lohnunterlagen: Effizienz steigern und Kosten senken
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Digitale Lohnunterlagen: Effizienz steigern und Kosten senken

Digitalisierung bedeutet mehr, als Unterlagen nur elektronisch zu erfassen und weiterzuleiten. Sie eröffnet die Möglichkeit, Prozesse gezielt zu optimieren und effizienter zu gestalten. Gerade in der Lohn- und Gehaltsabrechnung im Bauwesen sollten Betriebe unnötige Abläufe überdenken und verbessern, um ihre Lohnsachbearbeiter*innen zu entlasten und Kosten zu senken. Ein digitales Mitarbeiterportal bietet hier entscheidende Vorteile und setzt neue Maßstäbe in puncto Effizienz und Nachhaltigkeit.

5 Min. Lesezeit

Warum digitale Lohn- und Gehaltsunterlagen wichtig sind

Die Bereitstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen in Papierform oder per E-Mail ist nicht nur zeitaufwendig, sondern birgt auch Sicherheits- und Organisationsrisiken. Mit der Digitalisierung werden diese Prozesse verschlankt und optimiert.

Vorteile eines Mitarbeiterportals für die Lohnsachbearbeitung

Nach der Erstellung der Abrechnungen in einer Baulohn-Software werden diese einfach in das Mitarbeiterportal hochgeladen. Dies ersetzt den aufwendigen Versand physischer Dokumente und spart wertvolle Arbeitszeit. Lohnsachbearbeiter*innen können sich so stärker auf anspruchsvollere Aufgaben konzentrieren und werden spürbar entlastet.

Mehrwert für Mitarbeitende durch ortsunabhängigen Zugriff

Für die Beschäftigten des Baubetriebes bietet das Portal einen klaren Vorteil: Sie erhalten jederzeit und von überall Zugriff auf ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Urlaubsnachweise oder andere wichtige Dokumente. Gleichzeitig dient das Portal als sicheres Archiv, sodass keine Unterlagen mehr verloren gehen und Aktenordner überflüssig werden.

Effizienz und Kostenersparnis im Bauunternehmen

Die Einführung eines digitalen Mitarbeiterportals steigert die Effizienz, senkt Kosten und sorgt für eine sichere Bereitstellung wichtiger Unterlagen. Bauunternehmen sparen nicht nur Ressourcen, sondern zeigen sich auch als moderner Arbeitgeber, der auf digitale Lösungen setzt.

SV-Meldeportal: Was kann die neue Ausfüllhilfe im Meldeverfahren?
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SV-Meldeportal: Was kann die neue Ausfüllhilfe im Meldeverfahren?

Seit Anfang Oktober 2023 können Unternehmen und Selbstständige das neue SV-Meldeportal nutzen. Es löst zum Jahresende die bisherige Ausfüllhilfe sv.net ab. Das bedeutet: Ab dem 1. Januar 2024 können Rückmeldungen der Krankenkassen nur noch über das SV-Meldeportal abgerufen werden. Hier die wichtigsten Infos zur neuen Anwendung.

5 Min. Lesezeit

Über das neue SV-Meldeportal können Arbeitgeber und Selbstständige Meldungen, Beitragsnachweise, Bescheinigungen und Anträge mit den Sozialversicherungsträgern elektronisch auszutauschen. Dieser Beitrag beantwortet die wichtigsten Fragen zur neuen Ausfüllhilfe im Meldeverfahren.

Was ist das SV-Meldeportal?

Das SV-Meldeportal ist seit dem 4. Oktober 2023 verfügbar. Es wird die Vorgängeranwendung sv.net vollständig ersetzen und ist über jeden gängigen Browser aufrufbar. Das SV-Meldeportal ist eine reine Webanwendung, die es Unternehmen ermöglicht, Sozialversicherungsmeldungen und Beitragsnachweise einzureichen. Es ist als Ausfüllhilfe für die Abgabe von Sozialversicherungsmeldungen konzipiert.

Als rechtliche Grundlage dient § 95a des Sozialgesetzbuches IV. Aufgrund dieser gesetzlichen Verpflichtung müssen die Sozialversicherungsträger die bislang freiwillig bereitgestellte Anwendung nunmehr verpflichtend anbieten. Somit muss das SV-Meldeportal Arbeitgebern und Selbstständigen dauerhaft als Ausfüllhilfe für das Meldeverfahren zur Verfügung stehen.

Die Entwicklung des neuen Portals erfolgte in Zusammenarbeit zwischen der Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG) und dem GKV-Spitzenverband.

An wen richtet sich das SV-Meldeportal?

Das SV-Meldeportal wurde speziell als Unterstützung für Kleinunternehmen entwickelt, die kein Entgeltabrechnungsprogramm nutzen. Es kann jedoch auch Selbstständigen, mittelständischen Unternehmen und großen Betrieben helfen, ihren Meldepflichten nachzukommen und Bescheinigungen zu empfangen. Außerdem steht das Portal der öffentlichen Verwaltung zur Verfügung.

Ersetzt das SV-Meldeportal eine Entgeltabrechnungssoftware?

Das SV-Meldeportal ist keine Alternative zu einer professionellen Entgeltabrechnungssoftware. Ebenso wie der Vorgänger sv.net führt das SV-Meldeportal keine Entgeltberechnungen oder Berechnungen zu Sozialversicherungs- und Steueranteilen durch. Es ermöglicht lediglich die Übertragung von Informationen und ersetzt somit kein Lohnabrechnungsprogramm.

Im Unterschied zu sv.net verfügt das SV-Meldeportal jedoch über zusätzliche Funktionen wie eine cloudbasierte Datenspeicherung. Diese Funktion erlaubt es beispielsweise Kleinunternehmern, alle relevanten Daten elektronisch zu speichern und sie später im Rahmen einer elektronischen Betriebsprüfung zu verwenden. Die Daten werden in einem zentralen Online-Datenspeicher abgelegt, und die maximale Speicherdauer beträgt fünf Jahre.

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Welche Kosten fallen für die Nutzung an?

Die Gebühren für die Nutzung des SV-Meldeportals variieren je nach Anzahl der benötigten Betriebsnummern des Unternehmens für die Übermittlung von Sozialversicherungsmeldungen. Es gibt zwei Anwendergruppen: die Single-Mandanten-Variante und die Multi-Mandanten-Variante.

Bis zum März 2024 gelten vergünstigte Gebühren. Unternehmen, die sich vor dem 31. März 2024 registrieren, zahlen für die Jahre 2023 und 2024 keine Gebühr. In diesem Fall entstehen erst ab dem 1. Januar 2025 Kosten für die Nutzung des SV-Meldeportals. Unternehmen, die sich ab dem 1. April 2024 registrieren, müssen sofort für die Nutzung bezahlen.

Bei einer Registrierung vor dem 31. März 2024 gilt automatisch die Multi-Mandanten-Variante. Diese ermöglicht den Datenaustausch für mehrere Betriebsnummern und die Verwaltung mehrerer Mandanten. Im Herbst 2024 müssen die Nutzer eine der beiden Varianten auswählen, für die ab dem 1. Januar 2025 erstmals eine Gebühr anfällt.

  • Die Kosten für die Nutzung einer einzigen Betriebsnummer betragen 36 Euro zuzüglich Umsatzsteuer für einen Zeitraum von 36 Monaten.
  • Für die Nutzung mehrerer Betriebsnummern belaufen sich die Kosten auf 99 Euro zuzüglich Umsatzsteuer für ebenfalls 36 Monate.

Es gibt keine Begrenzung für den Austausch von Sozialversicherungsmeldungen; daher können beliebig viele Meldungen ausgetauscht werden.

Wie funktioniert die Registrierung für das SV-Meldeportal?

Die Registrierung für das SV-Meldeportal ist ausschließlich mit einem ELSTER-Zertifikat möglich. Jede Person innerhalb eines Unternehmens, die auf das Portal zugreifen möchte, muss über ein eigenes ELSTER-Zertifikat verfügen. Diese Zertifikate sind kostenlos beim Finanzamt oder auf der ELSTER-Website unter „Mein Unternehmenskonto“ erhältlich.

Überblick über die Registrierung

Die Registrierung läuft in diesen Schritten ab:

  1. SV-Meldeportal aufrufen
  2. Registrierung zur Nutzung über „Mein Unternehmenskonto“ abwickeln
  3. Im SV-Meldeportal mit dem ELSTER-Zertifikat authentifizieren
  4. Betriebsnummer und Unternehmensdaten eingeben
  5. Vertretungsberechtigungsschreiben mit Freischaltcode per Post erhalten
  6. Freischaltcode eingeben
  7. Freigabe des SV-Meldeportals für die Nutzung

Nach erfolgreicher Registrierung ist das SV-Meldeportal uneingeschränkt nutzbar. Für jeden Login wird das ELSTER-Zertifikat benötigt, mit dem sich das Unternehmen registriert hat.

Wie lange kann sv.net noch genutzt werden?

Bis zum 31. Dezember 2023 bleibt das bisherige Portal sv.net uneingeschränkt nutzbar. Ab dem Jahresbeginn 2024 wird die Nutzung von sv.net jedoch eingeschränkt. So können Rückmeldungen ab dem 1. Januar 2024 nur noch über das SV-Meldeportal erfolgen. Ende Februar 2024 wird sv.net endgültig abgeschaltet. Daher sollten betroffene Unternehmen und Selbstständige schnellstmöglich auf das neue SV-Meldeportal umsteigen, um einen reibungslosen Betrieb sicherzustellen.

Welche Funktionen bietet das SV-Meldeportal?

Das SV-Meldeportal bietet einige Funktionen, die über die bisherigen Anwendungen von sv.net hinausgehen:

  • Online-Datenspeicher
    Das neue SV-Meldeportal ist als Online-Datenspeicher nutzbar. Hier können insbesondere Kleinunternehmen sämtliche Daten aus Sozialversicherungsmeldungen, einschließlich der Entgeltdaten, sicher und zentral in einem Online-Speicher aufbewahren. Die eingegebenen Daten werden verschlüsselt gespeichert und sind ausschließlich für legitimierte Benutzer zugänglich. Der Online-Speicher speichert Unternehmens- und Personaldaten sowie alle Meldungen.
  • Personalverwaltung mit Historienführung
    Das SV-Meldeportal ermöglicht eine gestufte Personalverwaltung mit Historienführung, die über den Online-Datenspeicher funktioniert. Unter den jeweiligen Betriebsnummern werden wichtige Daten wie Name, Adresse, Geburtsdatum und Sozialversicherungsnummer der Mitarbeiter erfasst. Die Meldungen für die Mitarbeiter werden automatisch in die Stammdaten übertragen und dabei auf den Monat der Meldung bezogen. Dadurch können spätere Meldungen leicht bestimmten Zeiträumen zugeordnet werden.
  • Mandantenverwaltung
    Unternehmen, die Sozialversicherungsdaten für mehrere Betriebsnummern austauschen, sowie Dienstleistungsunternehmer, die die Entgeltabrechnung und das Meldeverfahren für mehrere Unternehmen durchführen, können das SV-Meldeportal für eine strukturierte Mandantenverwaltung nutzen. Auf diese Weise kann ein Unternehmen einem Steuerberater für einen frei wählbaren Zeitraum ein Mandat übertragen. Dies ermöglicht dem Steuerberater, das Meldewesen mit den Sozialversicherungsträgern im Namen des Unternehmens zu führen.
  • Barrierefreie Benutzeroberfläche
    Das Portal verfügt über eine barrierefreie Benutzeroberfläche, die in mehreren Sprachen bedienbar ist. Es hat ein neues, flexibles Design, das es Unternehmen ermöglicht, das Portal sowohl auf Stand-PCs als auch auf mobilen Endgeräten wie Smartphones und Tablets zu nutzen. Das Design passt sich dabei automatisch an das jeweilige Gerät an.
  • Handlungsanleitungen
    Das Portal stellt Anleitungen und Videos bereit, die bei der Registrierung und Nutzung helfen. Es bietet klare Anweisungen dazu, wie Meldungen abgegeben und empfangen werden können, und enthält zudem einen Fragen- und Antwortkatalog.

Fazit zum SV-Meldeportal

Die Funktionen des SV-Meldeportals stehen bereits seit Anfang Oktober 2023 zur Verfügung. Unternehmen und Selbstständige, die sich noch nicht registriert haben, sollten dies bis zum Jahresende nachholen. Auf diese Weise wird ein reibungsloser elektronischer Datenaustausch im Meldeverfahren gewährleistet, bevor sv.net im Februar 2024 endgültig abgeschaltet wird. Zudem bringt eine frühzeitige Registrierung Vergünstigungen bei den Nutzungsgebühren mit sich.

Monatswechsel in der Lohnabrechnung: Schritt für Schritt zur fehlerfreien Payroll
HR & Payroll

Monatswechsel in der Lohnabrechnung: Schritt für Schritt zur fehlerfreien Payroll

Jeden Monat aufs Neue steht Arbeitgebern die Lohnabrechnung für ihre Beschäftigten ins Haus. Dabei müssen sie eine Vielzahl von Pflichten erfüllen, um die korrekte Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen und Steuern zu gewährleisten. Dieser Beitrag gibt einen Überblick über die erforderlichen Schritte im Rahmen des Monatswechsels in der Lohnabrechnung.

5 Min. Lesezeit

Die Lohnabrechnung zählt zu den wichtigsten Aufgaben von Arbeitgebern. Schließlich geht es darum, den Mitarbeitern pünktlich ihr Entgelt auszuzahlen und so den Betriebsfrieden zu bewahren. Da ist es gut, zu wissen, wie man den Monatswechsel in der Lohnabrechnung schrittweise bis zur fehlerfreien Payroll durchführt.

Monatswechsel in der Lohnabrechnung: die wichtigsten Arbeitgeberpflichten

Ziel der Entgeltabrechnung ist, die auszuzahlenden Löhne korrekt zu berechnen sowie die erforderlichen Abgaben rechtzeitig und richtig durchzuführen. Damit dies gewährleistet ist, erlegt der Gesetzgeber Arbeitgebern zahlreiche Pflichten auf:

  • Ausstellung einer schriftlichen Lohnabrechnung (§ 108 GewO)
  • pünktliche Einreichung der Beitragsnachweise bei den Sozialversicherungsträgern und Abführung der Beiträge
  • Anmeldung und Abführung der Lohnsteuern beim Finanzamt, unter Berücksichtigung der Lohnsteuermerkmale (ElStAM) der Arbeitnehmer

Arbeitgeber können theoretisch darauf verzichten, dem Arbeitnehmer monatlich erneut einen Lohnzettel auszuhändigen, wenn von der Berechnung des Vormonats nicht abgewichen wird. Die meisten Arbeitgeber erstellen dennoch bei jedem Monatswechsel eine neue Lohnabrechnung.

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Entgeltabrechnung erstellen: Die Schritte beim Monatswechsel in der Lohnabrechnung

Die Lohnabrechnung ist eine komplexe Aufgabe, die aus einer Vielzahl einzelner Schritte besteht.

Lohnabrechnung erstellen: Berechnung von Brutto- und Nettolohn

Zunächst berechnen Sie für jeden Mitarbeiter den Bruttolohn. Er setzt sich meist aus mehreren Bestandteilen zusammen:

  • Grundlohn
  • geldwerte Vorteile/Sachbezüge (z. B. Dienstwagenregelung)
  • vermögenswirksame Leistungen des Arbeitgebers
  • Zuschläge und Zulagen (z. B. Gefahrenzulagen, Zuschläge für Überstunden, Nachtarbeit, Sonn- und Feiertagsarbeit)
  • leistungsbezogene Bonuszahlungen (z. B. Provisionen, Prämien)
  • pauschal versteuerte Leistungen
  • betriebliche Altersvorsorge

Deshalb kann es sein, dass das Bruttoentgelt in der Gehaltsabrechnung bei jedem Monatswechsel variiert. Um nun das Nettoentgelt zu berechnen, sind vom Gesamtbrutto die anfallende Lohnsteuer, gegebenenfalls die Kirchensteuer und der Solidaritätszuschlag sowie der Arbeitnehmeranteil an den Sozialversicherungsbeiträgen abzuziehen.

Die Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung werden im Regelfall nach dem solidarischen Prinzip jeweils zur Hälfte vom Arbeitgeber und Arbeitnehmer getragen. Es gibt jedoch auch Ausnahmen wie den Kinderlosenzuschlag in der Pflegeversicherung, den nur der Arbeitnehmer zahlt. Die Höhe der Lohnsteuer richtet sich nach den individuellen Lohnsteuermerkmalen der Mitarbeiter wie Lohnsteuerklasse oder Kinderfreibeträge.

Abweichungen von dieser Vorgehensweise können bei besonderen Umständen auftreten. Liegt etwa eine geringfügige Beschäftigung vor, zahlt der Arbeitnehmer selbst keine Sozialversicherungsbeiträge. Der Arbeitgeber hingegen führt einen pauschalen Beitrag an die Knappschaft-Bahn-See ab, der etwa 31 Prozent des Lohns ausmacht.

Noch deutlich mehr Besonderheiten bringt die Baulohnabrechnung mit sich. Hier gibt es beispielsweise durch Sommer- und Winterarbeitszeit Unterschiede beim monatlichen Brutto. Zudem müssen die Arbeitgeber Beiträge an die verpflichtenden Sozialkassen der Bauwirtschaft abführen.

Meldewesen im Rahmen des Monatswechsels bei der Lohnabrechnung

Sobald die Löhne für alle Mitarbeiter berechnet wurden, müssen die entsprechenden Beträge an die Sozialversicherungsträger und das Finanzamt gemeldet werden.

  • Beitragsnachweise: Spätestens bis zum fünftletzten Bankarbeitstag eines Monats müssen die Beitragsnachweise an die Sozialversicherungsträger übermittelt werden. Fällig sind die Beiträge zwei Tage später.
  • Lohnsteueranmeldung: Die Lohnsteueranmeldung müssen Sie je nach Höhe der abzuführenden Lohnsteuer entweder monatlich, vierteljährlich oder jährlich jeweils am 10. Tag nach dem betreffenden Zeitraum beim Finanzamt einreichen. Für die Zahlung gilt dieselbe Frist, wobei es eine Schonfrist von drei Tagen gibt.

All diese Meldungen müssen auf elektronischem Weg eingereicht werden. Hierfür wurden in den vergangenen Jahren entsprechende Verfahren geschaffen. Für die Anmeldung der Lohnsteuer können Sie die ELSTER-Schnittstelle verwenden, für Beitragsnachweise nutzen Sie das sogenannte DEÜV-Verfahren.

Inhalte und Aufbau einer Entgeltabrechnung

108 Abs. 1 der Gewerbeordnung (GewO) macht klare Angaben dazu, welche Pflichtangaben auf die Verdienstabrechnung gehören:

  • Angaben zum Abrechnungszeitraum
  • Zusammensetzung des Arbeitsentgelts
  • Art und Höhe der Zuschläge und Zulagen
  • sonstige Vergütungen
  • Art und Höhe der Abzüge
  • Abschlagszahlungen und Vorschüsse

In der Praxis enthält der Lohnzettel jedoch noch viele weitere Informationen:

  • Allgemeine Angaben zu Arbeitnehmer und Arbeitgeber
    Dazu gehören Name und Anschrift des Arbeitgebers und des Mitarbeiters, der Beginn des Arbeitsverhältnisses und der Abrechnungszeitraum. Ebenso werden häufig genannt das Geburtsdatum und die Lohnsteuermerkmale (z. B. Steuerklasse, Konfession, Kinderfreibeträge, Steueridentifikationsnummer) sowie die Sozialversicherungsnummer des Arbeitnehmers.
  • Aufbau des Entgelts
    Es wird detailliert aufgeschlüsselt, wie sich der ausgezahlte Lohn zusammensetzt. Dazu gehören:
    – Bruttolohn
    – Arbeitnehmeranteil zu den verschiedenen Sozialversicherungen
    – Höhe von Lohn- und Kirchensteuer sowie ggf. Solidaritätszuschlag
    – persönliche Abzüge
    – Beiträge zu einer betrieblichen Altersvorsorge (bAV)
    – vermögenswirksame Leistungen
    – angewendete Steuerfreibeträge
    – geldwerte Vorteile
    – Zuschläge und Zulagen
    – Nettolohn
    – Auszahlungsbetrag

Hilfe durch Lohnsoftware: Vereinfachung des Monatswechsels in der Lohnabrechnung

Größte Sorgfalt ist bei der Lohnabrechnung besonders wichtig. Entstandene Fehler müssen aufwendig durch Korrekturen und Rückrechnungen beseitigt werden. Schlimmer wiegt jedoch, dass schlampige Arbeit auch rechtliche Auswirkungen haben kann. Bei einer lediglich verspäteten Abgabe werden die Beiträge geschätzt. Werden Meldungen jedoch ganz unterlassen oder Beiträge nicht abgeführt, kann dies sogar strafrechtlich relevant sein. Im schlimmsten Fall kommt eine Geldstrafe oder eine Freiheitsstrafe auf den Arbeitgeber zu.

Entsprechend wichtig ist es, den Monatswechsel in der Lohnabrechnung strukturiert anzugehen und Fehler zu vermeiden. Je höher der Anteil an manuellen Arbeiten und Berechnungen ist, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit von Fehlern in den Lohnabrechnungen. Arbeitgeber müssen ihre Lohnabrechnung deshalb aber nicht unbedingt an einen Steuerberater auslagern. Denn mit einer guten und aktuellen Lohnsoftware können sie diese auch problemlos selbst durchführen.

Die gute Nachricht: Möchten Arbeitgeber den Monatswechsel in der Lohnabrechnung effizient gestalten, benötigen sie hierfür lediglich eine aktuelle, GKV-zertifizierte Lohnabrechnungssoftware. Mit einem solchen Abrechnungsprogramm erledigen auch kleine und mittlere Unternehmen die Aufgaben im Rahmen der Lohnbuchhaltung zu überschaubaren Kosten selbst:

  • Verwaltung der Mitarbeiterstammdaten
  • weitgehend automatisierte Erstellung der Lohnabrechnung
  • elektronischer Versand der Lohnsteueranmeldungen und der Beitragsnachweise
  • Abwicklung des Zahlungsverkehrs anhand hinterlegter Bankverbindungen
  • Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen

Mit einer modernen Lohnbuchhaltungssoftware können Arbeitgeber somit den Aufwand für den Monatswechsel in der Lohnabrechnung deutlich senken und gleichzeitig die Fehleranfälligkeit reduzieren. Zudem haben sie – im Unterschied zu einer ausgelagerten Lohnabrechnung – alle Personaldaten jederzeit im Zugriff.