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Lohnabrechnung

Rechtssicher abrechnen: Fristen, Neuregelungen und Praxiswissen für die Lohnbuchhaltung im Mittelstand.

Interne Lohnabrechnung: Die wichtigsten Vorteile für Arbeitgeber
HR & Payroll

Interne Lohnabrechnung: Die wichtigsten Vorteile für Arbeitgeber

Die Lohnbuchhaltung gehört zu den Aufgaben, die Unternehmen gern auslagern. Outsourcing ist aber nicht immer die bessere Lösung. Im Gegenteil: Es gibt gute Gründe für die interne Lohnabrechnung.

5 Min. Lesezeit

Jedes Unternehmen, das Arbeitnehmer beschäftigt, kommt um die korrekte und gesetzeskonforme Entgeltabrechnung nicht herum. Dabei geht es immer um eine Grundsatzentscheidung: Interne Lohnabrechnung oder Auslagerung der Lohnbuchhaltung an den Steuerberater oder einen Payroll-Dienstleister?

11 Argumente für die interne Lohnabrechnung

Viele Gründe sprechen dafür, die Lohnbuchhaltung im Unternehmen zu behalten oder – falls bereits ausgelagert – wieder ins Unternehmen zurückzuholen. Die folgenden Argumente zeigen, warum sich eine interne Lohnabrechnung mit einer professionellen Lohnabrechnungssoftware in vielen Fällen lohnt.

1. Interne Lohnabrechnung oft kostengünstiger

Auch wenn die Kosten nicht das wichtigste Kriterium sind und auch nicht sein sollten, werden sie oft als erstes in Betracht gezogen. Verlassen Sie sich nicht auf die pauschalen Versprechungen der Payroll-Anbieter, sondern unterziehen Sie Outsourcing und Inhouse-Lösung einem direkten Kostenvergleich – in vielen Fällen wird die interne Lohnabrechnung mit der Kombination aus leistungsfähiger Payroll-Software und erfahrenem Lohnbuchhalter die Nase vorn haben.

2. Rechtssicherheit der Lohnbuchhaltung

Rechtssicherheit ist eines der wichtigsten Argumente für Unternehmer, die ihre Lohnbuchhaltung auslagern. Fakt ist: Mit einer guten Lohnsoftware und geschulten Mitarbeitenden kann man genauso rechtssicher arbeiten wie zum Beispiel mit einem spezialisierten Lohndienstleister. Erlässt der Gesetzgeber neue Anforderungen und Vorgaben, passt der Hersteller der Lohnsoftware diese durch zeitnahe Updates an, so dass sich keine Fehler aufgrund veralteter Technik einschleichen können.

3. Lohnsoftware übernimmt Routineaufgaben (Automatisierung)

Mit einer guten Lohnabrechnungssoftware werden Routineaufgaben zum Kinderspiel. Viele Prozesse können teilweise oder vollständig automatisiert werden, wie zum Beispiel die Datenerfassung, die Erstellung von Auswertungen und die Übernahme von Zeitwirtschaftsdaten. Zeitraubende Routinearbeiten, wiederkehrende Aufgaben und manuelle Dateneingaben entfallen – es bleibt mehr Zeit. Professionelle Inhouse-Lösungen arbeiten vernetzt und beziehen Informationen aus verschiedenen Bereichen wie dem Lohnstamm oder der Zeitwirtschaft ein, um individuelle Entgeltabrechnungen automatisiert zu erstellen.

4. Lohnbuchhaltungs-Know-how bleibt im Unternehmen

Wird die Lohnbuchhaltung ausgelagert, geht unweigerlich Know-how verloren. Läuft es mit dem gewählten Dienstleister nicht wie gewünscht, fehlt im Unternehmen das Fachwissen für die interne Lohnabrechnung. Für viele Unternehmen ist es daher die bessere Lösung, die Lohnabrechnung im eigenen Haus durchzuführen und die Fachkräfte mit Hilfe der Abrechnungssoftware von zeitraubenden Routinearbeiten zu entlasten.

5. Flexibilität durch jederzeitigen Zugriff auf Lohndaten

Schnell noch etwas ändern oder einen Fehler korrigieren? Mit der internen Lohnabrechnung kein Problem, denn die Lohnsoftware steht Ihnen rund um die Uhr zur Verfügung – ohne Termin beim Steuerberater. So können Sie flexibel agieren und haben jederzeit die Kontrolle über den Stand der Lohnbuchhaltung und der elektronischen Meldungen.

6. Wissenszuwachs durch die Lohnsoftware

Kein Lohnbuchhalter, keine Lohnbuchhalterin kann alles wissen. Das muss er auch nicht, denn in der Lohnsoftware steckt Praxis-Know-how bis in den letzten Winkel spezieller Abrechnungsthemen, sei es die Abrechnung von Kurzarbeit, Altersteilzeit oder betrieblicher Altersversorgung oder die Ermittlung von Zuschlägen. Auch für branchenspezifische Besonderheiten wie den Baulohn gibt es Lösungen.

Zu einer guten Abrechnungssoftware gehört zudem ein guter Support. Bei Fragen zur Software oder zu gesetzlichen Änderungen sollte die Hotline schnell und kompetent Auskunft geben können.

7. Automatische Erstellung der Lohnabrechnung

Der größte Vorteil von Inhouse-Lösungen liegt in der weitgehend automatisierten Erstellung der Lohnabrechnung. Sei es die monatliche Entgeltabrechnung, die elektronischen Meldungen an die Sozialversicherungsträger, das Finanzamt und andere Stellen – oder auch Auswertungen: Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Lohnbuchhaltung müssen nur noch kontrollieren und steuern. Den Großteil der eigentlichen Arbeit übernimmt die Lohnsoftware. Der hohe Automatisierungsgrad sorgt für maximale Transparenz und Kontrolle im Meldewesen.

8. Ihre Daten bleiben im Unternehmen

Ein weiterer Vorteil der internen Lohnabrechnung ist, dass Ihre Daten im Unternehmen bleiben. Weder werden Ordner oder Datenträger zum Steuerberater gebracht, noch werden Daten über möglicherweise unsichere Übertragungswege übermittelt. Eine hundertprozentige Sicherheit gibt es zwar nie, aber die Lohnabrechnungssoftware bietet den größtmöglichen Schutz für die sensiblen Personal- und Abrechnungsdaten. So haben nur berechtigte Personen Zugriff auf die interne Lohnabrechnung. Unbefugte Dritte können die Daten nicht einsehen.

9. Alle wichtigen Daten immer bereit zum Abruf

Die interne Lohnabrechnung ermöglicht es der Geschäftsleitung, jederzeit die aktuellsten Daten abzurufen und in ihre Entscheidungen einzubeziehen. So trifft sie ihre Entscheidungen stets auf einer fundierten und aktuellen Grundlage und nicht auf der Grundlage veralteter Informationen aus früheren Abrechnungsperioden.

10. Transparenz: Wer macht was?

In der internen Lohnabrechnung ist leicht nachvollziehbar, wer wann an welcher Aufgabe gearbeitet hat. Die Software ermöglicht jederzeit die Überprüfung des Prozesses, die Klärung von Unstimmigkeiten und die Kontrolle der erstellten Lohnabrechnungen.

11. Die Kommunikation mit Ämtern und Behörden in der Hand behalten

Die Verantwortung für eine fehlerfreie Abrechnung und die korrekte Abführung von Steuern und Beiträgen liegt beim Arbeitgeber – unabhängig davon, ob er die Lohnbuchhaltung selbst durchführt oder auslagert. Wenn also bei einer Auslagerung ohnehin eine zusätzliche Kontrolle erforderlich ist, liegt es nahe, die Lohnabrechnung im eigenen Haus durchzuführen und damit auch die Kommunikation mit den Ämtern und Behörden in der eigenen Hand zu behalten.

Interne Lohnabrechnung vs. Outsourcing? Eine Entscheidungshilfe

Um sich zwischen der internen Lohnabrechnung und der Auslagerung des gesamten Prozesses zu entscheiden, sollten zunächst die Vor- und Nachteile gegenübergestellt werden:

 

Interne Lohnabrechnung

Outsourcing der Lohnbuchhaltung

Vorteile
  • Uneingeschränkter Zugang zu Software und Daten
  • Ständig aktuelle Daten verfügbar
  • Know-how bleibt im Unternehmen
  • Kurzfristige Änderungen von Software und Daten möglich
  • Oft kostengünstiger als Outsourcing
  • Automatische Aktualisierung im Hinblick auf aktuelle steuerliche und rechtliche Änderungen
  • Geringerer Personalaufwand
  • Konzentration von HR auf die Mitarbeiterbetreuung möglich
  • Hohes Know-how durch großes Team von Spezialisten
  • Schutz vor Personalausfall
  • Gute Kalkulierbarkeit der Kosten durch Festpreise pro Abrechnung
  • Erprobte Systeme zur Fehlervermeidung

Nachteile
  • Erhöhter Personalaufwand
  • Große Abhängigkeit vom Personal (gute Vertretungsregelungen sind notwendig)
  • Kosten nur bedingt kalkulierbar
  • Gut geschultes Personal erforderlich, um Fehler zu vermeiden
  • Nur eingeschränkter Zugriff auf Software und Daten
  • Oft teurer als Inhouse-Lösungen
  • Kontrolle aus Haftungsgründen meist trotzdem notwendig
  • Erhöhter Aufwand für Kommunikation und Abstimmung mit dem Dienstleister
  • Eigenes Know-how geht verloren
  • Verlust der Kontrolle über einen wichtigen Kernprozess
  • Bei Servern im Ausland Datensicherheitsproblem

Beide Varianten – die interne Lohnabrechnung wie ein Outsourcing der Lohnbuchhaltung – haben also ihre Vor- und Nachteile. Für welche Option sich Unternehmer entscheiden, hängt von ihrer individuellen Situation ab.

In den folgenden Szenarien kann die Auslagerung der Lohnbuchhaltung sinnvoll sein:

  • Die Abrechnung erfolgt intern durch eine einzige Person, auf die der Arbeitgeber voll und ganz angewiesen ist – schwierig wird es bei längerem Urlaub oder Krankheit. Im Kündigungsfall wäre ein Ersatz wahrscheinlich nicht auf die Schnelle zu finden.
  • Die Lohnbuchhaltung wird von der Personalabteilung „nebenbei“ erledigt, obwohl dafür eigentlich keine Kapazitäten vorhanden sind.
  • Das HR-Team soll sich wieder mehr auf die Betreuung der Mitarbeiter konzentrieren können, statt Lohnabrechnungen zu erstellen.

Im Gegensatz dazu gibt es viele Szenarien, in denen es sich lohnt, die Lohnabrechnung intern durchzuführen:

  • Was bisher fehlt, ist eine Lohnabrechnungssoftware, die durch die Automatisierung von Routinearbeiten wirklich entlastet und gleichzeitig Rechtssicherheit schafft.
  • Sie tun sich schwer damit, Ihre sensibelsten Daten in fremde Hände zu geben – auch wenn diese einen verantwortungsvollen Umgang zusichern.
  • Sie wollen sich nicht von einem Dienstleister abhängig machen und würden ohnehin alles kontrollieren.
  • Sie haben bereits Lohnspezialisten in Ihrem Team, deren Wissen sonst verloren ginge.

So viel Entlastung ist mit aktueller Lohnabrechnungssoftware möglich

Eine erfolgreiche interne Lohnabrechnung steht und fällt mit einer durchdachten Lohnsoftware. Sie verschafft der Personalabteilung mehr Freiraum für die Betreuung der Mitarbeitenden und entlastet sie auf verschiedenen Ebenen:

  • Wegfall von Routinearbeiten, die automatisiert werden können
  • Automatische Erstellung von Beitragsnachweisen, elektronischen Meldungen und Lohnsteueranmeldungen nach erfolgter Lohnabrechnung
  • Geringerer Aufwand für die Umsetzung gesetzlicher Vorgaben durch softwaretechnische Updates
  • Geringerer Aufwand bei der Fehlersuche, da Fehler durch Kontrollläufe und Plausibilitätsprüfungen frühzeitig erkannt werden
  • Schnelle Klärung offener Fragen durch den angeschlossenen Support
  • Vorgefertigte Berichte und Auswertungen zu den wichtigsten Themen für den schnellen Zugriff
  • Vorausgefüllter Druck von Verdienst- und Arbeitsbescheinigungen
  • Sichere Durchführung komplexerer Abrechnungen

Fazit

Es gibt keinen Grund, die interne Lohnabrechnung zu scheuen, wenn man sich durch eine professionelle Lohnbuchhaltungssoftware unterstützen und entlasten lässt. So kann jeder Unternehmer Know-how im Betrieb halten, unabhängig von externen Dienstleistern bleiben und flexibel agieren.

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Payroll Outsourcing als Hebel für ein agiles HR-Department
HR & Payroll

Payroll Outsourcing als Hebel für ein agiles HR-Department

5 Min. Lesezeit

Die Lohnabrechnung im DACH-Raum unterliegt komplexen, länderspezifischen Regeln. Wer diese Aufgabe auslagert, gewinnt nicht nur Zeit, sondern auch die Flexibilität, die ein modernes HR-Department heute braucht.

Was Payroll Outsourcing konkret bedeutet

Payroll Outsourcing bezeichnet die automatisierte und digitalisierte Auslagerung von Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozessen an einen externen Dienstleister. Zur Lohnabrechnung gehören typischerweise die Berechnung von Gehältern und Löhnen, Abzüge für Steuern und Sozialversicherungen, das Einhalten gesetzlicher Bestimmungen, das Ausstellen der Abrechnungen samt Versand der erforderlichen Meldungen sowie die Überweisung der Gehälter an die Mitarbeitenden. Diese Prozesse erfordern genaue Kenntnisse der aktuellen Steuergesetze und Vorschriften und bringen entsprechende Komplexität mit sich.

Ein externer Dienstleister stellt sicher, dass Experten diese Prozesse durchführen. Das verringert Fehler und sichert die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Gleichzeitig kann sich Ihr internes Personal auf strategischere Aufgaben konzentrieren, während die operativen Details der Lohnabrechnung bei externen Fachleuten liegen.

Länderspezifische Unterschiede im DACH-Raum

Payroll Outsourcing unterscheidet sich innerhalb Deutschlands, Österreichs und der Schweiz deutlich, allerdings weniger beim Outsourcing-Service selbst als bei den länderspezifischen gesetzlichen Anforderungen, den steuerlichen Bestimmungen und den kulturellen Eigenheiten. Folgende Punkte spielen dabei eine Rolle:

Jedes Land im DACH-Raum hat eigene gesetzliche Bestimmungen zu Lohnsteuern, Sozialversicherungen, Arbeitszeitregelungen und weiteren arbeitsrechtlichen Aspekten. Ein Outsourcing-Anbieter muss die spezifischen Regelungen jedes Landes kennen. Auch die Sozialversicherungssysteme unterscheiden sich zwischen den Ländern, sodass ein Payroll-Dienstleister diese Unterschiede verstehen und korrekt abhandeln muss.

Kulturelle Unterschiede in Arbeitsgewohnheiten, Kommunikationsstilen und Geschäftspraktiken wirken sich auf die Umsetzung von Payroll Outsourcing aus. Hinzu kommen sprachliche Unterschiede zwischen Deutsch in Deutschland und Österreich sowie Deutsch, Französisch und Italienisch in der Schweiz. Tarifverträge und arbeitsrechtliche Bestimmungen variieren ebenfalls von Land zu Land, weshalb ein Payroll-Dienstleister sicherstellen muss, dass Lohnabrechnungen im Einklang mit den jeweils geltenden Regelungen stehen. Auch die Währung unterscheidet sich: Deutschland und Österreich nutzen den Euro, die Schweiz den Schweizer Franken, was bei der Gehaltsabrechnung für grenzüberschreitend tätige Mitarbeitende zu beachten ist.

Bei der Auswahl eines Payroll-Outsourcing-Anbieters im DACH-Raum kommt es deshalb darauf an, dass dieser über fundierte Kenntnisse der spezifischen Anforderungen jedes Landes verfügt und seine Dienstleistungen entsprechend anpassen kann.

Warum HR agiler werden muss

Die aktuelle Marktdynamik verlangt von Unternehmen, schnell zu reagieren und sich ständig zu erneuern. Agilität ist damit in den meisten Geschäftsbereichen zu einer zentralen Anforderung geworden, auch im Personalwesen. Die Zeiten starrer Regeln und langfristiger Planung weichen einem leichteren, schnelleren HR-Modell, das als Agile HR bezeichnet wird. Für manche Unternehmen war dieser Wandel Teil einer umfassenderen Transformation der Geschäftsprozesse, für andere ein gezielter Schritt, um die eigenen Geschäftsziele besser zu unterstützen.

In der Softwareentwicklung ist „Agile" als Methode seit Langem etabliert, mittlerweile haben zahlreiche Geschäftsbereiche den agilen Ansatz übernommen: Prototyping, Flexibilität, Anpassungsfähigkeit an Veränderungen und die Entwicklung von Projekten in Sprints, also iterativen, zeitlich begrenzten Aktivitäten von Projektteams. HR hat viele Berührungspunkte innerhalb eines Unternehmens und tiefgreifende Auswirkungen auf die Belegschaft, deshalb ist die agile Transformation im HR-Bereich komplexer als in den meisten anderen Geschäftsbereichen.

Die Transformation zeigt sich bereits in mehreren HR-Bereichen. Bei Mitarbeiterbewertungen und Gehaltserhöhungen wurden Bewertungen früher meist einmal jährlich durchgeführt. Angesichts kürzerer Projektlaufzeiten ist es sinnvoller, Feedback am Ende eines Projekts zu geben, statt auf die jährliche Überprüfung zu warten: Mitarbeitende erhalten so sofort relevantes Feedback und können es im nächsten Projekt direkt umsetzen. Auch die Vergütung wird agiler, manche Unternehmen zahlen leistungsbasierte Sofortprämien anstelle des Jahresendbonus.

Bei der Talententwicklung investieren Unternehmen in kurze Coachings für Führungskräfte, damit diese ihre neu erlernten Fähigkeiten sofort umsetzen und besseres Feedback geben können. Talentmanagement wird teamorientierter, ähnlich wie bei agilen Scrum-Teams, in denen Fortschritt bewertet, Manager und Kollegen beurteilt und Leistungsverbesserungen durch das Schließen von Lücken erreicht werden. Auch Lern- und Entwicklungsaktivitäten werden agiler, etwa durch kontinuierliche Lernangebote und proaktive Beratung dazu, welche Fähigkeiten für die aktuelle oder künftige Rolle nötig sind.

Bei Einstellung und Rekrutierung zerlegt die agile Rekrutierung den komplexen Einstellungsprozess in einfache, handhabbare Aktivitäten. Einstellungssprints helfen dabei, innerhalb eines bestimmten Zeitraums ein Ziel zu erreichen: Der erste Sprint kann etwa der Einholung aller Genehmigungen dienen, der zweite der Ausschreibung der Stelle und der dritte der Vorauswahl und den Interviews.

Wie Outsourcing Agilität im HR ermöglicht

Wenn Sie einzelne Aufgaben auslagern, können sich Ihre internen Teams auf Innovation und Strategie konzentrieren, während ein Partner die Routineaufgaben übernimmt. Funktionen wie die Gehaltsabrechnung sind zeitaufwändig und mit administrativem Aufwand verbunden. Wird sie ausgelagert, setzt das wertvolle Ressourcen frei und ist kosteneffizient, da der HR-Partner für eine genaue Auszahlung an die Mitarbeitenden sorgt. Ebenso lässt sich die Verwaltung von Benefits auslagern.

Durch das Outsourcing von Talentakquisition können Sie sich stärker auf Einstellungsstrategien konzentrieren. Da Rekrutierung zunehmend digitale und physische Elemente kombiniert, verfügen spezialisierte Partner über die nötige Technologie, um vielfältige Anforderungen zu unterstützen und dabei Zeit und Kosten zu sparen. Zusätzlich bringen HR-Partner aktuelles Wissen über Compliance und rechtliche Anforderungen mit, von dem Ihr Unternehmen profitiert. Outsourcing ermöglicht damit Flexibilität, Anpassungsfähigkeit und Skalierbarkeit im HR-Bereich, eine zentrale Voraussetzung, um agil zu werden.

HR-Initiativen müssen mit den Geschäftsanforderungen und -zielen übereinstimmen. Eine agile HR-Outsourcing-Strategie stellt sicher, dass Agilität optimal und anpassungsfähig umgesetzt wird. Definieren Sie die Ziele und Vorgaben des Outsourcings und prüfen Sie, wie sich Agilität in jede betroffene Funktion integrieren lässt. Die Identifizierung der wichtigsten auslagerbaren Bereiche sowie die Bestimmung der intern benötigten Fähigkeiten im Team sorgen dafür, dass der Ansatz innovativ und effizient bleibt. Wie jeder agile Prozess muss auch diese Strategie iterativ sein und sich kontinuierlich an Unternehmensanforderungen und Marktbedingungen anpassen. Der richtige Outsourcing-Partner unterstützt Ihr Unternehmen mit Fachwissen, Know-how und der nötigen technologischen Infrastruktur, um im HR-Bereich Agilität aufzubauen, die für langfristiges Wachstum und nachhaltigen Erfolg notwendig ist.

Fazit

Payroll Outsourcing im DACH-Raum verlangt einen Partner, der die gesetzlichen, sprachlichen und kulturellen Unterschiede zwischen Deutschland, Österreich und der Schweiz kennt und seine Leistungen entsprechend anpasst. Gleichzeitig ist die Auslagerung von Lohnabrechnung, Benefits-Verwaltung und Talentakquisition ein wirksamer Hebel, um HR agiler zu machen: Interne Teams gewinnen Zeit für Innovation und Strategie, während ein spezialisierter Partner Routineaufgaben übernimmt und aktuelles Compliance-Wissen einbringt. Damit eine solche Strategie funktioniert, braucht es klare Ziele für das Outsourcing und eine kontinuierliche Anpassung an veränderte Geschäftsanforderungen und Marktbedingungen.

Häufige Fragen zu Payroll Outsourcing und Agile HR

Was bedeutet Payroll Outsourcing? 

Payroll Outsourcing bezeichnet die automatisierte und digitalisierte Auslagerung von Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozessen an einen externen Dienstleister. Dazu gehören die Berechnung von Gehältern, Abzüge für Steuern und Sozialversicherungen, das Einhalten gesetzlicher Bestimmungen, das Ausstellen der Abrechnungen samt Meldungen sowie die Überweisung der Gehälter.

Gibt es Unterschiede beim Payroll Outsourcing im DACH-Raum? 

Ja. Die Unterschiede betreffen weniger den Outsourcing-Service selbst als die länderspezifischen gesetzlichen Anforderungen, steuerlichen Bestimmungen und kulturellen Eigenheiten in Deutschland, Österreich und der Schweiz, etwa bei Sozialversicherungssystemen, Tarifverträgen, Sprache und Währung.

Welchen Vorteil bringt Payroll Outsourcing für interne Teams? 

Ein externer Dienstleister führt die Prozesse durch Experten aus, was Fehler verringert und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sichert. Ihr internes Personal kann sich dadurch auf strategischere Aufgaben konzentrieren, während die operativen Details bei externen Fachleuten liegen.

Was ist Agile HR? 

Agile HR überträgt den aus der Softwareentwicklung bekannten agilen Ansatz auf das Personalwesen: kürzere, iterative Zyklen statt starrer Regeln und langfristiger Jahresplanung, etwa bei Feedback, Vergütung, Talententwicklung und Rekrutierung.

Wie unterstützt Outsourcing Agilität im HR-Bereich? 

Durch das Auslagern zeitaufwändiger Aufgaben wie Gehaltsabrechnung, Benefits-Verwaltung und Talentakquisition können sich interne Teams auf Innovation und Strategie konzentrieren, während ein Partner Routineaufgaben übernimmt, Kosten senkt und aktuelles Compliance-Wissen einbringt.

Gehaltsabrechnung verstehen – was auf der Verdienstabrechnung steht
HR & Payroll

Gehaltsabrechnung verstehen – was auf der Verdienstabrechnung steht

Viele Beschäftigte kennen lediglich den Auszahlungsbetrag auf ihrer Gehaltsabrechnung. Wie sich das Nettogehalt berechnet und was mit den Abzügen geschieht, wissen hingegen nur die wenigsten. Dieser Beitrag erläutert es – am Beispiel einer fiktiven Verdienstabrechnung.

5 Min. Lesezeit

Monat für Monat händigen Arbeitgeber ihren Mitarbeitern eine Verdienstabrechnung aus. Viele Arbeitnehmer verstehen die eigene Gehaltsabrechnung jedoch kaum. Deshalb lesen sie meistens auch lediglich den Überweisungsbetrag und vielleicht noch die ausgewiesene Anzahl der Resturlaubstage. Anschließend landet die Verdienstabrechnung in der Ablage.

Wer ein Gefühl dafür entwickeln möchte, wie es zu seinem Nettogehalt kommt, der sollte einen genaueren Blick auf seine Lohnabrechnung werfen. Dieser Artikel soll dabei unterstützen, indem die Positionen der Gehaltsabrechnung einer fiktiven Person erläutert werden. Teilen Sie diesen Beitrag daher gern in Ihrem Unternehmen!

Stellen wir uns also die Gehaltsabrechnung von Claudia Angerer vor. Frau Angerer ist 42 Jahre alt, kinderlos und als kaufmännische Angestellte für ein Unternehmen in Hamburg tätig.

Beispiel für eine Verdienstabrechnung (Erläuterungen im Text)

Verdienstabrechnung verstehen - was auf dem Lohnzettel steht

Bruttogehalt und vermögenswirksame Leistungen

Frau Angerer erhält ein monatliches Bruttofestgehalt von 3.193,00 Euro.1 Ihr Arbeitgeber zahlt jeden Monat 13,26 Euro zu ihrem Sparbetrag von 40 Euro für vermögenswirksame Leistungen hinzu.2 Somit hat Frau Angerer ein Gesamtbruttoeinkommen 3 in Höhe von 3.206,26 Euro, welches sie versteuern und für das sie Beiträge an die Krankenkasse etc. zahlen muss.

Lohnsteuer

Von ihrem Bruttogehalt zahlt Frau Angerer 467,33 Euro Lohnsteuer.4 Das ist der größte Beitrag, den sie monatlich zu leisten hat. Frau Angerer hat die Lohnsteuerklasse 1, da sie unverheiratet ist. Davon und von der Einkommenshöhe hängt die Höhe der Lohnsteuer ab: Wer mehr verdient, zahlt mehr Steuern. Und wer einen Zuschuss zu vermögenswirksamen Leistungen in Anspruch nimmt, versteuert auch diesen.

Die Lohnsteuer errechnet sich nach den Vorgaben des bundeseinheitlichen „Programmablaufplans für die maschinelle Berechnung der vom Arbeitslohn einzubehaltenden Lohnsteuer, des Solidaritätszuschlags und der Maßstabsteuer für die Kirchenlohnsteuer”.

Im Einzelfall kann die Lohnsteuer auf der Website des Bundesministeriums der Finanzen mit einem Lohn- und Einkommensteuerrechner berechnet werden. Schneller erledigt dies natürlich eine Software für die Personalabrechnung, die darüber hinaus auch die im Folgenden genannten Positionen mitberechnet.

Kirchensteuer

Claudia Angerer ist evangelisch und muss daher Kirchensteuer zahlen. Davon bezahlen die Kirchen ihre Mitarbeiter, die Instandhaltung von Gebäuden sowie karitative Leistungen wie Pflegedienste. Die Höhe der Kirchensteuer hängt einerseits vom Gehalt und andererseits vom Bundesland ab, in dem der Beschäftigte arbeitet.

Frau Angerer lebt in Baden-Württemberg, arbeitet jedoch in Hamburg. Daher zahlt sie neun Prozent Kirchensteuer auf ihre Lohnsteuer von 467,33 Euro, was 42,05 Euro entspricht.5 An ihrem Wohnsitz in Baden-Württemberg wären dies acht Prozent, also 37,39 Euro.

Solidaritätszuschlag

Um die Kosten der deutschen Einheit zu finanzieren, zahlt Frau Angerer einen Solidaritätszuschlag („Soli“) in Höhe von 5,5 Prozent der 467,33 Euro Lohnsteuer an das Finanzamt. Dies entspricht 25,70 Euro.6

Krankenversicherung (KV)

Frau Angerer ist in einer gesetzlichen Krankenkasse pflichtversichert. Ab einem monatlichen Bruttogehalt von 5062,50 Euro könnte sie in eine private Krankenversicherung wechseln. Die Krankenkasse von Frau Angerer erhebt den allgemeinen Versicherungsbeitrag von 14,6 Prozent sowie einen kassenindividuellen Zusatzbeitrag von 1,4 Prozent, um finanzielle Engpässe auszugleichen.

Es gibt eine Beitragsbemessungsgrenze, die zurzeit bei 4537,50 Euro pro Monat liegt. Das bedeutet: Einkommen, das über den Betrag von 4537,50 Euro monatlich hinausgeht, wird bei der Beitragberechnung zur gesetzlichen Krankenversicherung nicht berücksichtigt.

Arbeitgeber und Arbeitnehmer teilen sich die Beiträge zur Krankenversicherung paritätisch und seit 2019 gilt das auch für den Zusatzbeitrag. Von den 3206,26 Euro werden also Beiträge für die Krankenversicherung in Höhe von insgesamt 16 Prozent (14,6+1,4) abgeführt. Das entspricht im Fall von Frau Angerer 513 Euro, von denen sie 256,50 Euro an ihre Krankenversicherung bezahlt.7

Pflegeversicherung (PV)

Auch die Beiträge zur Pflegeversicherung, die Frau Angerer im Falle einer Pflegebedürftigkeit unterstützen würde, teilen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu gleichen Teilen. Der Beitrag liegt im Jahr 2019 bei 3,05 Prozent vom Bruttogehalt. Insgesamt fließen von den 3206,26 Euro somit 97,79 Euro in die Pflegeversicherung. Frau Angerer zahlt davon die Hälfte, also 48,89 Euro.

Da sie kinderlos ist, zahlt sie einen Kinderlosenzuschlag von 0,25 Prozent (8,01 Euro), den sie sich nicht mit dem Arbeitgeber teilt. Die gerundeten 8,01 Euro und 48,89 Euro ergeben durch die Nachkommastellen den Beitrag von 56,92 Euro für die Pflegeversicherung.8

Rentenversicherung (RV)

Im Alter wird Frau Angerer einen Anspruch auf staatliche Rente haben, da sie in die gesetzliche Rentenversicherung einzahlt. Der Beitragssatz für die Rente liegt bei 18,6 Prozent, die in Westdeutschland bis zu einem Betrag von 6700 Euro monatlich erhoben werden.

Arbeitgeber und Arbeitnehmer teilen sich den Beitrag in Höhe von 596,36 Euro, sodass auf Frau Angerers Verdienstabrechnung ein Abzug in Höhe von 298,18 Euro gedruckt wird.9

Arbeitslosenversicherung (AV)

Wenn Frau Angerer arbeitslos wird, soll sie durch die Arbeitslosenversicherung eine Absicherung in Form von Arbeitslosengeld erhalten und z. B. Beratungsangebote der Arbeitsagentur wahrnehmen können. Um dies zu finanzieren, leisten Arbeitgeber und Arbeitnehmer gemeinsam einen Beitrag von 2,5 Prozent, also 80,16 Euro, von denen Frau Angerer 40,08 Euro zahlt.10

Auszahlung

Claudia Angerer verdient bei ihrem Arbeitgeber 3206,26 Euro brutto im Monat inklusive eines Arbeitgeberzuschusses zu ihren vermögenswirksamen Leistungen von 13,26 Euro. Vom Gesamtbrutto werden insgesamt 1186,76 Euro für die oben genannten Zweige der Sozialversicherung sowie für Lohnsteuer, Kirchensteuer und Soli abgezogen. Ihr Nettogehalt beläuft sich demnach auf 2019,50 Euro. Das sind knapp 63 Prozent ihres Bruttoeinkommens.

Von ihrem Nettogehalt investiert Frau Angerer 40 Euro in eine vermögenswirksame Leistung. Diesen Sparbetrag überweist ihr Arbeitgeber direkt für sie, sodass auf Frau Angerers Girokonto 1979,50 Euro ankommen.11

Hinweis

Dieser Beitrag bezieht sich beispielhaft auf die im Jahr 2019 gültigen Beitragssätze. Die aktuellen Beitragssätze und Rechengrößen in der Sozialversicherung finden Sie im Blogbeitrag Lohnabrechnung 2026: Die Änderungen im Überblick.

Lohnnachweis Unfallversicherung: Elektronische Meldung ab 2017
HR & Payroll

Lohnnachweis Unfallversicherung: Elektronische Meldung ab 2017

Seit Januar 2017 müssen Bauunternehmen den Lohnnachweis zur Unfallversicherung elektronisch übermitteln. Bisher erfolgte die Meldung meist in Papierform. Achten Sie darauf, dass diese Umstellung von Ihrem Baulohnbüro vorgenommen oder in Ihrer Baulohnsoftware umgesetzt wird. Bauunternehmen, die bei den Unfallversicherungsträgern versichert sind, müssen einmal jährlich die Arbeitsentgelte sowie die geleisteten Arbeitsstunden des abgelaufenen Kalenderjahres melden. Diese Angaben sind Grundlage für die Berechnung des Beitrags, den das Unternehmen an den Versicherungsträger zahlt.

5 Min. Lesezeit

Elektronische Übermittlung ersetzt Papierform

Während die Meldung bisher per Fax oder Post verschickt werden konnte, ist seit 1. Januar 2017 ein mehrstufiges elektronisches Verfahren verpflichtend. Dieses Verfahren wurde eingeführt, um Fehlerquellen zu minimieren, Bearbeitungszeiten zu verkürzen und eine sichere Datenübertragung zu gewährleisten.

Frist, Übergangsphase und Begründung

Die Richtlinien für die Übermittlung und die Inhalte des elektronischen Lohnnachweises wurden von der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) gemeinsam mit den Sozialversicherungsträgern in den „Gemeinsamen Grundsätzen zur Datenübermittlung an die Unfallversicherung“ festgelegt.

  • Frist für das Beitragsjahr 2016: Frist für die erstmalige Abgabe endet am 16. Februar 2017
  • Übergangsphase für 2016 und 2017: In diesen Jahren musste der Lohnnachweis zweifach abgegeben werden – sowohl in Papierform als auch elektronisch. Begründung: So sollte eine ausreichende Qualität des neuen Verfahrens gewährleistet und eventuelle Fehler erkannt werden, bevor das alte System abgeschaltet wird.
  • Ab Beitragsjahr 2018: Nur noch elektronische Meldung möglich.
Mindestlohn im Baugewerbe: Auswirkungen des MiLoG auf Betriebe
HR & Payroll

Mindestlohn im Baugewerbe: Auswirkungen des MiLoG auf Betriebe

Seit dem 1. Januar 2015 gilt in Deutschland das Mindestlohngesetz (MiLoG). Auch für die Baubranche ergeben sich dadurch wichtige Änderungen: Während viele Beschäftigte bereits tarifliche Mindestlöhne erhalten, gibt es Personengruppen, die nicht durch den Tarifvertrag erfasst werden und deshalb Anspruch auf den gesetzlichen Mindestlohn haben.Dieser lag zum Start bei 8,50 € pro Stunde und wird regelmäßig von der Mindestlohnkommission überprüft und angepasst.

5 Min. Lesezeit

Wer ist vom MiLoG betroffen?

Das MiLoG gilt für alle Arbeitnehmer, soweit sie nicht von einem branchenspezifischen Mindestlohntarifvertrag erfasst sind.

Im Baugewerbe betrifft das vor allem Angestellte, Poliere sowie bestimmte Hilfskräfte und Minijobber.
Die tariflichen Mindestlöhne für gewerbliche Bauarbeiter bleiben bestehen – das MiLoG greift dort nur, wenn jemand nicht unter den Geltungsbereich des Tarifvertrags Mindestlohn Bau fällt.

Vergütungsbestandteile – was zählt zum Mindestlohn?

Das MiLoG selbst definiert nicht genau, welche Zahlungen anrechenbar sind. Nach aktueller Rechtsprechung können u. a. berücksichtigt werden:

  • Zulagen und Zuschläge, sofern sie normale Arbeitsleistung abgelten
  • Weihnachtsgeld oder zusätzliches Urlaubsgeld, wenn sie anteilig und rechtzeitig gezahlt werden

Nicht anrechenbar sind dagegen:

  • Zu besonderen Zeiten tätig sein (Überstunden-, Sonn-, Feiertags- oder Nachtarbeit)
  • Unter besonders erschwerten Bedingungen arbeiten (Schmutz- oder Gefahrenzulagen)
  • Mehrarbeit pro Zeiteinheit leisten (Akkordprämie) oder eine besondere Qualität der Arbeit erbringen
  • Auslösungen, Verpflegungszuschüsse und Fahrtkosten im Rahmen von Auswärtstätigkeiten

Besondere Personengruppen im Baugewerbe

Reinigungspersonal

Reinigungskräfte, die nicht dem Tarifvertrag unterfallen, haben Anspruch auf den gesetzlichen Mindestlohn. Das gilt auch für Arbeitnehmer, die außerhalb ihrer Arbeitszeit Beförderungsleistungen übernehmen (z. B. Bulli-Fahrer).

Schüler und Schulabgänger

  • Schüler ab 18 Jahren erhalten den gesetzlichen Mindestlohn.
  • Schulabgänger haben Anspruch, wenn sie innerhalb von 12 Monaten nach Schulende mehr als 50 Arbeitstage tätig sind.
  • Bis zu 50 Arbeitstage gelten als kurzfristige Beschäftigung ohne Mindestlohnanspruch.

Angestellte und Poliere

Für diese Gruppen gilt kein branchenspezifischer Tariflohn, daher greift hier seit 01.01.2015 das MiLoG – auch bei geringfügiger Beschäftigung (Minijob bis zur Verdienstgrenze).

Auszubildende und Praktikanten

  • Auszubildende sind vom MiLoG ausgenommen; es gelten die tariflichen Ausbildungsvergütungen.
  • Praktikanten erhalten grundsätzlich Mindestlohn, außer wenn es sich um:
    • Pflichtpraktika handelt,
    • Praktika zur Orientierung (max. 3 Monate),
    • oder studien- bzw. ausbildungsbegleitende Praktika (max. 3 Monate).

Geringfügig Beschäftigte

Bei Minijobbern ist eine Anpassung der vertraglichen Stundenzahl nötig, um Mindestlohnverstöße zu vermeiden.
Rechnerisch sind bei 8,50 € maximal ca. 52 Stunden pro Monat bzw. 12 Stunden pro Woche möglich.

Mindestgehalt für Angestellte und Poliere

Beispiel:
173 Stunden × 8,50 € = 1.470,50 € brutto.
Je nach Monat schwankt die tatsächliche Arbeitszeit zwischen 160 und 184 Stunden. Bei 22 Arbeitstagen (176 Stunden) müsste das Gehalt z. B. mindestens 1.496 € betragen, um Mindestlohnkonformität sicherzustellen.

Tariflicher Mindestlohn Gesetzlicher Mindestlohn

Gewerbliche Arbeitnehmer

+

-

Angestellte / Poliere

-

+

Auszubildende

-

-

Geringfügig Beschäftigte (gewerblich)

+

-

Geringfügig Beschäftigte (angestellt)

-

+

Reinigungspersonal

-

+

"Bulli-Fahrer"

-

+

Praktikanten

-

+1

Schüler

-

+2

Schulabgänger

+3

+2

1 bei freiwilligem Praktikum länger als drei Monate
2 ab 18 Jahre
3 bei Tätigkeit über 50 Arbeitstage

Aufzeichnungspflichten für Arbeitgeber

Das MiLoG bringt strenge Dokumentationspflichten mit sich:

  • Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen innerhalb von 7 Tagen nach Leistungserbringung aufgezeichnet werden.
  • Die Aufzeichnungen sind mindestens 2 Jahre aufzubewahren.
  • Dies gilt auch für Angestellte und Poliere, die vorher oft nicht erfasst wurden.

Der Zentralverband des Deutschen Baugewerbes (ZDB) setzt sich dafür ein, dass bestimmte gutverdienende Angestellte von der Pflicht ausgenommen werden. Eine gesetzliche Erleichterung gibt es jedoch bisher nicht.

Fazit

Der allgemeine Mindestlohn hat die Vergütungspraxis im Baugewerbe verändert, vor allem für Angestellte, Poliere und Minijobber. Arbeitgeber müssen nun neben korrekter Lohnzahlung auch die Aufzeichnungspflichten strikt einhalten, um Bußgelder und Nachzahlungen zu vermeiden.

Aktuelle und kommende Anpassungen des Mindestlohns sowie arbeitsrechtliche Änderungen finden Sie im Blogartikel Baulohn 2025: Alle wichtigen Änderungen im Überblick.

Quellen

‍Mindestlohngesetz (MiLoG)

‍‍Bundesministerium für Arbeit und Soziales – Mindestlohn

‍‍SOKA-BAU – MIndestlohn

Lohnabrechnungssoftware Vergleich: Die besten Programme 2025 für KMUs
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Lohnabrechnungssoftware Vergleich: Die besten Programme 2025 für KMUs

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5 Min. Lesezeit

Warum Du bei der Wahl deiner Lohnsoftware nichts dem Zufall überlassen solltest

Ob Du gerade erst über die Digitalisierung deiner Lohnabrechnung nachdenkst oder mit deinem aktuellen System unzufrieden bist: Die richtige Lohnsoftware kann den entscheidenden Unterschied machen – in puncto Effizienz, Fehlerfreiheit und rechtlicher Sicherheit.

Eine gut gewählte Lohnabrechnungssoftware berechnet Löhne und Gehälter zuverlässig und lässt sich auch nahtlos in bestehende HR- oder ERP-Systeme einbinden. So werden Datenautomatisch übertragen, manuelle Eingaben entfallen – und das senkt das Risiko für Fehler deutlich. Zudem sind moderne Lohnprogramme oft mit Self-Service-Portalen für Mitarbeitenden ausgestattet, die den Zugriff auf Gehaltsabrechnungen und persönliche Daten erleichtern.

Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen im DACH-Raum ist eine moderne Lohnabrechnungssoftware längst kein Luxus mehr, sondern ein Muss. In diesem Artikel zeigen wir dir, welche Dienstleistungsunternehmen2025 ganz vorne mitspielen, worauf du bei der Auswahl achten solltest – und warum Infoniqa dabei besonders heraussticht.

Was ist Lohnabrechnungssoftware – und warum ist sie für KMUs so wichtig?

Lohnabrechnungssoftware unterstützt dich dabei, Löhne und Gehälter automatisiert, korrekt und gesetzeskonform abzurechnen – inklusive aller Abgaben, Meldungen und Nachweise. Gerade in kleineren HR-Teams sorgt sie für:

  • Weniger manuelle Arbeit
  • Mehr Sicherheit bei Steuer und Sozialversicherung
  • Schnellere Prozesse und geringere Fehleranfälligkeit
  • Entlastung deiner HR- und Buchhaltungsabteilung

Darüber hinaus bietet eine umfassende Lohnsoftware oft zusätzliche Funktionen wie die Verwaltung von Urlaubs -und Krankheitszeiten, die Berechnung von Überstunden und Boni sowie die Verwaltung verschiedener Lohnarten und die Erstellung von Berichten und Analysen. Diese erweiterten Funktionen tragen dazu bei, die Transparenz und Effizienz im Personalmanagement zu erhöhen und strategische Entscheidungen zu unterstützen. Insgesamt ist die Wahl einer geeigneten Lohnsoftware ein entscheidender Schritt zur Optimierung der Personalverwaltung und zur Sicherstellung der Zufriedenheit der Mitarbeitenden.

Online-Lohnabrechnung

Eine Online-Lohnabrechnung ist eine Lohnabrechnungssoftware, die über das Internet zugänglich ist. Dies bietet viele Vorteile, wie zum Beispiel die Möglichkeit, von jedem Ort aus auf die Software zuzugreifen, und die Möglichkeit, die Software von mehreren Benutzern gleichzeitig zu nutzen. Eine Online-Lohnabrechnung kann auch die Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden und der Personalabteilung verbessern, indem sie es ermöglicht, Informationen und Dokumente online auszutauschen. Dies fördert die Effizienz und Transparenz im Unternehmen und erleichtert den Zugriff auf wichtige Daten.

Vorteile einer Software für die Lohnabrechnung

Eine Software für die Lohnabrechnung bietet viele Vorteile für Unternehmen. Einige der wichtigsten Vorteile sind:

  • Zeitersparnis: Eine Lohnabrechnungssoftware kann den Prozess der Lohnabrechnung automatisieren, was bedeutet, dass Unternehmen weniger Zeit für die Abrechnung aufwenden müssen. Dies ermöglicht es den HR-Teams, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren.
  • Genauigkeit: Eine Lohnabrechnungssoftware vermeidet Fehler, die bei der manuellen Abrechnung auftreten können. Dies sorgt für eine korrekte Berechnung der Löhne und Gehälter und reduziert das Risiko von Nachzahlungen oder rechtlichen Problemen.
  • Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften: Eine Lohnabrechnungssoftware stellt sicher, dass die Lohnabrechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Dies umfasst die korrekte Berechnung von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen sowie die Einhaltung der DSGVO.
  • Transparenz: Eine Lohnabrechnungssoftware gibt Unternehmen eine Übersicht über ihre Lohnabrechnungen, was es ihnen ermöglicht, ihre Finanzen besser zu planen. Dies fördert die Transparenz und das Vertrauen der Mitarbeitenden in die Lohnabrechnungsprozesse.

Funktionen eines Lohnabrechnungsprogramms

Eine Lohnabrechnungssoftware bietet eine Vielzahl von Funktionen, die Unternehmen bei der Abrechnung ihrer Löhne und Gehälterunterstützen. Einige der wichtigsten Funktionen sind:

  • Lohn-  und Gehaltsabrechnung: Die Software kann Löhne und Gehälter berechnen und abrechnen, einschließlich der Berücksichtigung von Überstunden, Boni und anderen Vergütungen.
  • Steuerliche Abgaben und Sozialversicherungsbeträge: Die Software kann steuerliche Abgaben und Sozialversicherungsbeträge berechnen und abrechnen, was die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherstellt.
  • Anwesenheits- und Zeiterfassung: Die Software kann die Anwesenheit und die Arbeitszeit der Mitarbeitenden erfassen, was die Grundlage für eine korrekte Lohnabrechnung bildet.
  • Personalverwaltung: Die Software kann die Personalverwaltung unterstützen, indem sie Informationen über die Mitarbeitenden speichert und verarbeitet. Dies umfasst die Verwaltung von Urlaubs- und Krankheitszeiten sowie die Erstellung von Berichten und Analysen.

Die besten Lohnprogramme 2025: Unsere Top 3

1. Infoniqa

✅ Ideal für KMUs mit hohen Anforderungen

✅ Cloud oder On-Premise

✅ Nahtlose Integration in Microsoft Dynamics 365

✅ Outsourcing möglich – ab 9 €/CHF pro Abrechnung

✅ Fokus auf DACH-spezifische Compliance

Infoniqa ist besonders für Unternehmen geeignet, die eine umfassende Lösung suchen, die sowohl Flexibilität als auch Sicherheit bietet. Die Software ist flexibel und kann eine große Anzahl von Mitarbeitenden verwalten. Mit der Möglichkeit, zwischen Cloud- und On-Premise-Lösungen zu wählen, können Unternehmen ihre Lohnabrechnungen effizient verwalten.

Die Integration in Microsoft Dynamics 365 ermöglicht eine nahtlose Verbindung mit bestehenden ERP-Systemen und sorgt für eine optimierte Datenübertragung. Besonders hervorzuheben ist das Outsourcing-Angebot, das Unternehmen die Möglichkeit bietet, ihre Lohnabrechnung extern zu verwalten, was sowohl Zeit als auch Ressourcen spart.

2. Personio

✅ Bekannt für intuitive Nutzeroberfläche

✅ Starke HR-Funktionen, Payroll noch begrenzt

✅ Eher für kleinere Teams ohne komplexe Anforderungen

Personio ist ideal für Unternehmen, die eine benutzerfreundliche Lösung suchen, die sich leicht in bestehende HR-Prozesse integrieren lässt. Die Software ist besonders für kleinere Teams geeignet, die keine komplexen Anforderungen an die Lohnabrechnung haben. Die intuitive Benutzeroberfläche erleichtert die Verwaltung von Mitarbeiterdaten und ermöglicht eine effiziente Personalverwaltung.

Die Anmeldung zur Software ist einfach und schnell, was die Nutzerfreundlichkeit weiter erhöht. Obwohl die Payroll-Funktionen derzeit noch begrenzt sind, bietet Personio eine starke Basis für die HR-Verwaltung.

3. Sage Business Cloud Lohn

✅ Klassisches Dienstleistungsunternehmen mit viel Erfahrung

✅ Gute Integration in andere Sage-Produkte

✅ Benutzeroberfläche weniger modern, teilweise komplex

Sage Business Cloud Lohn ist ein bewährtes Dienstleistungsunternehmen, das sich durch seine langjährige Erfahrung im Bereich der Lohnabrechnung auszeichnet. Die Software bietet eine solide Integration in andere Sage-Produkte, was sie zu einer idealen Wahl für Unternehmen macht, die bereits andere Sage-Lösungen nutzen. Obwohl die Benutzeroberfläche weniger modern ist, bietet sie dennoch umfassende Funktionen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Sage ist eines der zuverlässigsten Programme auf dem Markt. Das Lohnabrechnungsprogramm ist besonders für Unternehmen geeignet, die Wert auf eine zuverlässige und erprobte Lösung legen.

Das sollten moderne Lohnabrechnungsprogramme 2025 können

Wenn du heute in eine Lohnsoftware investierst, sollte sie diese Funktionen abdecken:

  • Digitale Gehaltsabrechnung & Lohnsteuerberechnung
  • Automatische Meldungen an Behörden über die Elster-Schnittstelle (ELSTER, SV, UV, etc.)
  • Schnittstellen zu HR-Systemen, ERP, Zeiterfassung, DATEV
  • Flexible Abrechnungsmodelle für Stundenlohn, Boni, Teilzeit
  • Cloudfähig, mobil zugänglich, DSGVO-konform
  • Outsourcing-Optionen, wenn du keine eigene Payroll-Abteilung hast

Zusätzlich zu diesen grundlegenden Funktionen sollten moderne Lohnabrechnungsprogramme auch erweiterte Möglichkeiten zur Datenanalyse bieten, um Unternehmen wertvolle Einblicke in ihre Personal- und Gehaltsstrukturen zugeben. Dies kann durch die Integration von Business-Intelligence-Tools erreicht werden, die detaillierte Berichte und Visualisierungen ermöglichen.

Eine weitere wichtige Funktion ist die Unterstützung von Mehrsprachigkeit und verschiedenen Währungsformaten, um den Anforderungen internationaltätiger Unternehmen gerecht zu werden.

Darüber hinaus sollten moderne Lösungen auch Funktionen zur Verwaltung von Mitarbeitervergünstigungen und -anreizen bieten, wie zum Beispiel die Verwaltung von Prämien, Mobilitätsbudgets oder anderen Benefits. Dies kann die Mitarbeiterzufriedenheiterhöhen und dazu beitragen, Talente im Unternehmen zu halten.

Schließlich sollten Sicherheitsfunktionen wie Zwei-Faktor-Authentifizierung und regelmäßige Sicherheitsupdates Standard sein, um die sensiblen Daten der Mitarbeitenden zu schützen und den neuesten Datenschutzrichtlinien zu entsprechen.

Lohnprogramme im Test: Vergleichskriterien

Beim Vergleich von Lohnabrechnungssoftware sollten Unternehmen verschiedene Kriterien berücksichtigen. Einige der wichtigsten Kriterien sind:

  • Funktionsumfang: Die Software sollte alle notwendigen Funktionen für die Lohnabrechnung bieten, einschließlich der Berechnung von Löhnen und Gehältern, der Verwaltung von Steuerabgaben und Sozialversicherungsbeiträgen sowie der Personalverwaltung.
  • Benutzerfreundlichkeit: Die Software sollte einfach und intuitiv zu bedienen sein, um den Mitarbeitenden die Nutzung zu erleichtern und die Einarbeitungszeit zu minimieren.
  • Sicherheit: Die Software sollte sicher und zuverlässig sein, um die Daten der Mitarbeitenden zu schützen. Dies umfasst die Einhaltung der DSGVO und die Implementierung von Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung und Zwei-Faktor-Authentifizierung.
  • Kosten: Die Software sollte ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis haben und den Bedarf des Unternehmens erfüllen. Es ist wichtig, die verschiedenen Preismodelle zu vergleichen und die Gesamtkosten im Auge zu behalten.
  • Anpassungsfähigkeit: Die Software sollte an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassbar sein, um zukünftiges Wachstum und Veränderungen zu unterstützen. Dies umfasst die Möglichkeit, die Software an spezifische Anforderungen anzupassen und zusätzliche Funktionen hinzuzufügen.

Vergleichstabelle: Die wichtigsten Lösungspartner im Überblick

Anbietende Benutzerfreundlichkeit Cloud / On-Prem Integration Support Preis / Leistung Besonderheit
Infoniqa ⭐⭐⭐⭐☆ Beides möglich MS D365, DATEV & mehr DACH-Experten ⭐⭐⭐⭐⭐ Einzige Payroll für Dynamics
Personio ⭐⭐⭐⭐⭐ Cloud HR-first gut ⭐⭐⭐☆ Starker Recruiting-Fokus
Sage ⭐⭐⭐☆ Beides möglich ERP, Buchhaltung solide ⭐⭐⭐☆ Lange Marktpräsenz

Warum Infoniqa bei der digitalen Lohnabrechnung besonders überzeugt

Infoniqa vereint leistungsstarke Payroll-Funktionalitäten mit lokaler DACH-Expertise, hoher Benutzerfreundlichkeit und flexiblen Outsourcing-Angeboten. Dies ermöglicht es Unternehmen, ihre Lohnabrechnung an ein externes Lohnbüro zu übergeben. Als einziges Dienstleistungsunternehmen mit nativer Anbindung an Microsoft Dynamics 365 Business Central ist Infoniqa besonders für KMUs mit digitaler Infrastruktur ideal.

Infoniqa hebt sich durch seine umfassende All-in-One-Lösung ab, die nicht nur die Lohn- und Gehaltsabrechnung vereinfacht, sondern auch die Integration von HR-Softwarelösungen und ERP-Systemen ermöglicht. Diese nahtlose Verbindung sorgt für eine effiziente Datenübertragung und reduziert den manuellen Aufwand erheblich. Die Softwarebietet zudem eine benutzerfreundliche Oberfläche, die es auch weniger technikaffinen Nutzern ermöglicht, sich schnell zurechtzufinden.

Ein weiterer Vorteil von Infoniqa ist der persönliche Support, der durch erfahrene Payroll-Expert:innen gewährleistet wird. Diese Expert:innen stehen dir und deinem Unternehmen bei Fragen und Problemen zur Seite und tragen dazu bei, die Implementierung und Nutzung der Software so reibungslos wie möglich zu gestalten. Infoniqa bietet zudem flexible Outsourcing-Optionen an, die es Unternehmen ermöglichen, ihre Lohnabrechnungen extern verwalten zu lassen, was sowohl Zeit als auch Ressourcen spart.

USP auf einen Blick:

  • Marktführer bei Cloud Payroll in AT/CH/DE
  • Outsourcing ab 9 €/CHF je Abrechnung
  • Persönlicher Support durch Payroll-Expert:innen
  • Nahtlose Integration in bestehende HR- oder ERP-Systeme
  • Umfassende Sicherheitsfunktionen, die den Schutz sensibler Mitarbeiterdaten gewährleisten
  • Regelmäßige Updates, die sicherstellen, dass die Software stets den neuesten gesetzlichen Anforderungen entspricht

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Typische Stolperfallen bei der Auswahl einer Payroll-Software

  • Fehlende Integration in bestehende Systeme
  • Zu starre oder komplizierte Bedienung
  • Mangelnde Rechtssicherheit (GoBD, DSGVO)
  • Kein Support oder nur englischsprachig

Fehlende Systemintegration – ein unterschätzter Zeitfresser

Bei der Auswahl einer Lohnabrechnungssoftware gibt es einige häufige Fallstricke, die Unternehmen beachten sollten, um eine reibungslose Implementierung und Nutzung sicherzustellen. Eine der größten Herausforderungen ist die fehlende Integration in bestehende Systeme. Eine Lohnsoftware, die nicht nahtlos mit vorhandenen HR- oder ERP-Systemen kommunizieren kann, kann zu ineffizienten Arbeitsabläufen und erhöhtem manuellem Aufwand führen. Daher ist es entscheidend, dass die Softwarelösung über umfassende Schnittstellen verfügt, die eine problemlose Datenübertragung ermöglichen.

Komplizierte Bedienung schreckt Anwender:innen ab

Ein weiteres Problem kann eine zu starre oder komplizierte Bedienung der Software sein. Unternehmen sollten darauf achten, dass die gewählte Lösung eine benutzerfreundliche Oberfläche bietet, die es den Mitarbeitenden ermöglicht, die Software ohne umfangreiche Schulungen zu nutzen. Eine intuitive Bedienung kann die Akzeptanz der Software im Unternehmen erheblich steigern und die Einarbeitungszeit minimieren.

Rechtssicherheit darf kein Kompromiss sein

Rechtssicherheit ist ein weiterer kritischer Punkt, den Unternehmen bei der Auswahl einer Lohnabrechnungssoftware beachten müssen. Die Software muss den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen, insbesondere im Hinblick auf GoBD und DSGVO. Eine mangelhafte Rechtssicherheit kann zu rechtlichen Problemen und empfindlichen Strafen führen. Daher sollten Unternehmen sicherstellen, dass der Anbieter regelmäßige Updates bereitstellt, um die Software auf dem neuesten Stand der gesetzlichen Anforderungen zu halten.

Support muss erreichbar, verständlich und kompetent sein

Schließlich ist der Support ein entscheidender Faktor. Unternehmen sollten darauf achten, dass das Dienstleistungsunternehmen einen zuverlässigen und mehrsprachigen Support bietet, der bei technischen Problemen oder Fragen schnell und kompetent helfen kann. Ein rein englisch sprachiger Support kann insbesondere für Unternehmen im DACH-Raum eine Herausforderungdarstellen, da sprachliche Barrieren die Kommunikation erschweren können. Daher ist es ratsam, ein Dienstleistungsunternehmen zu wählen, der Support in der lokalen Sprache anbietet, um Missverständnisse zu vermeiden und eine schnelle Problemlösung zu gewährleisten.

Tipps für die Einführung einer neuen Lohnsoftware

  1. Status quo analysieren: Wo liegen Schwächen im aktuellen Prozess? Eine gründliche Analyse des bestehenden Lohnabrechnungsprozesses ist der erste Schritt. Identifiziere Engpässe und Bereiche, die Verbesserungen benötigen, um die Effizienz zu steigern und Fehlerquellen zu minimieren.
  2. Anforderungen definieren: Welche Funktionen brauchst Du wirklich? Erstelle eine detaillierte Liste der benötigten Funktionen, die auf den spezifischen Anforderungen deines Unternehmens basiert. Berücksichtige hierbei auch zukünftige Wachstumspläne und mögliche Erweiterungen der Softwarelösung.
  3. Dienstleistungsunternehmen vergleichen: Prüfe Integrationen, Support und Preis. Ein umfassender Vergleich der verschiedenen Dienstleistungsunternehmen ist entscheidend. Achte darauf, dass die Softwarelösung nahtlos in bestehende Systeme integriert werden kann und einen zuverlässigen Support bietet. Vergleiche zudem die Preismodelle, um die beste Lösung für dein Budget zu finden.
  4. Pilotphase einplanen: Teste die Lösung mit ausgewählten Mitarbeitenden. Führe eine Pilotphase durch, in der die neue Lohnsoftware in einem kleinen Rahmen getestet wird. Dies ermöglicht es, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und Anpassungen vorzunehmen, bevor die Software im gesamten Unternehmen implementiert wird.
  5. Mitarbeitende schulen und Change-Management aktiv begleiten: Eine umfassende Schulung der Mitarbeitenden ist entscheidend für den Erfolg der neuen Lohnsoftware. Stelle sicher, dass alle Nutzer:innen die Funktionen der Software verstehen und effektiv nutzen können. Unterstütze den Übergang aktiv durch ein gut durchdachtes Change-Management, um Widerstände zu minimieren und die Akzeptanz der neuen Lösung zu fördern.

Darüber hinaus ist es wichtig, regelmäßige Feedback-Schleifen einzuführen, um die Erfahrungen der Mitarbeitenden mit der neuen Software zu sammeln und kontinuierliche Verbesserungen zu ermöglichen. Dies hilft, einen reibungslosen Übergang zu neuen softwaregestützten Abläufen zu gewährleisten. Eine offene Kommunikation und die Einbindung der Mitarbeitenden in den Einführungsprozess können entscheidend dazu beitragen, den Übergang reibungslos zu gestalten und die Zufriedenheit im Team zu erhöhen.

Zukunftstrends in der Lohnabrechnung

Die Lohnabrechnung steht vor einem digitalen Umbruch. Neue Technologien wie Echtzeit-Abrechnung, KI-gestützte Prüfungen und Self-Service-Portale machen Prozesse nicht nur effizienter, sondern auch transparenter und mitarbeiterfreundlicher.

Echtzeit-Abrechnung: Abrechnungen jederzeit abrufbar

In einer zunehmend digitalisierten Welt wird die Möglichkeit, Lohnabrechnungen in Echtzeit abzurufen, immer wichtiger. Dies ermöglicht es den Unternehmen, ihren Mitarbeitenden sofortigen Zugang zu ihren Gehaltsinformationen zu gewähren, was die Transparenz erhöht und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden steigert. Echtzeit-Abrechnungen können auch dazu beitragen, finanzielle Überraschungen zu vermeiden und eine bessere Planung der persönlichen Finanzen zu ermöglichen.

KI-gestützte Plausibilitätsprüfungen: Fehler schon vor dem Versand erkennen

Mit der Integration von künstlicher Intelligenz in die Lohnabrechnung können Unternehmen potenzielle Fehler in den Abrechnungen frühzeitig erkennen und beheben. KI-gestützte Systeme können Muster und Anomalien in den Daten analysieren, um sicherzustellen, dass alle Berechnungen korrekt sind, bevor sie an die Mitarbeitenden gesendet werden. Dies reduziert das Risiko von Fehlern und erhöht die Genauigkeit der Lohnabrechnungen erheblich.

Self-Service-Portale: Mitarbeitende verwalten Daten und Belege selbst

Self-Service-Portale bieten den Mitarbeitenden die Möglichkeit, ihre persönlichen Daten und Gehaltsbelege eigenständig zu verwalten. Eine mobile App kann den Zugriff auf diese Portale weitererleichtern. Dies entlastet die HR-Abteilungen und gibt den Mitarbeitenden mehr Kontrolle über ihre Informationen. Sie können ihre persönlichen Datenaktualisieren, Abrechnungen einsehen und sogar Anfragen zu Urlaub oder Überstunden direkt über das Portal stellen, was den Verwaltungsaufwandreduziert und die Effizienz steigert.

Flexible Vergütung: Prämien, Benefits, Mobilitätsbudgets etc.

Die moderne Arbeitswelt verlangt nach flexiblen Vergütungsmodellen, die sich an die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeitenden anpassen. Unternehmen bieten zunehmend Prämien, Benefits und Mobilitätsbudgets an, um ihre Mitarbeitenden zu motivieren und zu binden. Diese flexiblen Vergütungsoptionen ermöglichen es den Unternehmen, auf die sich ändernden Erwartungen der Mitarbeitenden einzugehen und gleichzeitig ihre Attraktivität als Arbeitgeber zu steigern. Solche Modelle können auch steuerliche Vorteile bieten und zur langfristigen Mitarbeiterbindung beitragen.

Fazit: Warum sich die richtige Lohnsoftware wirklich auszahlt

Die richtige Lohnabrechnungssoftware ist mehr als ein Tool zur Gehaltsberechnung – sie ist ein zentraler Hebel für Effizienz, Transparenz und Arbeitgeberattraktivität. Sie automatisiert wiederkehrende Aufgaben, reduziert Fehlerquellen und stellt sicher, dass Du gesetzlichen Anforderungen jederzeit gerecht wirst.

Gerade für wachsende KMUs lohnt sich der Vergleich: Moderne Lösungen lassen sich flexibel an deine Bedürfnisse anpassen, integrieren sich nahtlos in bestehende ERP- und HR-Systeme und wachsen mit deinem Unternehmen mit. Echtzeit-Daten, Self-Service-Portale und smarte Schnittstellen schaffen dabei die Basis für fundierte Entscheidungen und zufriedene Mitarbeitende.

Mit Anbietern wie Infoniqa profitierst Du zusätzlich von persönlichem Support, hoher Datensicherheit und der Möglichkeit, die Lohnabrechnung auf Wunsch auszulagern – ideal, um Ressourcen zu schonen und dich auf dein Kerngeschäft zu konzentrieren.

Kurz gesagt: Eine leistungsstarke Lohnsoftware spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern fördert auch eine moderne und vertrauensvolle Unternehmenskultur.

Jetzt entdecken: Demo anfordern oder Kontakt aufnehmen

Du möchtest wissen, ob Infoniqa Payroll zu deinem Unternehmen passt? In einer kostenlosen Demo lernst Du die wichtigsten Funktionen der Software kennen – live, praxisnah und auf deine Anforderungen abgestimmt. Du siehst direkt, wie sich Infoniqa in deine bestehenden Systeme integrieren lässt und wie intuitiv die Bedienung ist.

Oder Du startest mit einer persönlichen Beratung: Unsere Expert:innen analysieren gemeinsam mit dir deine aktuellen Prozesse und zeigen dir auf, wie Du deine Lohnabrechnung effizienter, sicherer und zukunftsfähig gestalten kannst.

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Hast Du noch Fragen? Hier findest Du die Antworten:

Welche Lohnsoftware ist die beste für kleine Unternehmen?

Für KMUs mit bis zu 500 Mitarbeitenden ist Infoniqa ideal – dank Skalierbarkeit, lokaler Compliance und fairer Preisstruktur. Infoniqa bietet eine All-in-One-Lösung, die nicht nur die Lohn- und Gehaltsabrechnung vereinfacht, sondern auch eine nahtlose Integration in bestehende HR- und ERP-Systeme ermöglicht. Dies sorgt für eine effiziente Datenübertragung und reduziert den manuellen Aufwand erheblich. Die benutzerfreundliche Oberfläche von Infoniqa erleichtert den Einstieg und ermöglicht es auch weniger technikaffinen Nutzer:innen, sich schnell zurechtzufinden. Zudem bietet Infoniqa einen persönlichen Support durch erfahrene Payroll-Expert:innen, die bei Fragen und Problemen zur Seite stehen. Diese Expert:innen unterstützen Unternehmen bei der Implementierung und Nutzung der Software, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Was kostet ein Lohnabrechnungsprogramm?

Das hängt vom Dienstleistungsunternehmen ab. Infoniqa Outsourcing startet bei nur 9 €/CHF je Abrechnung. Die Kosten für Lohnabrechnungssoftware können je nach Funktionsumfang und Anbieter variieren. Einige Dienstleistungsunternehmen bieten flexible Preismodelle an, die sich an den spezifischen Bedürfnissen und der Größe des Unternehmens orientieren. Es ist wichtig, die verschiedenen Angebote zu vergleichen und die Gesamtkosten im Auge zu behalten, einschließlich eventueller Zusatzkosten für Schulungen, Support oder Updates. Eine Investition in eine leistungsstarke Lohnsoftware kann langfristig Kosten sparen, indem sie die Effizienz steigert und Fehler reduziert.

Kann ich die Lohnabrechnung auch komplett auslagern?

Ja! Infoniqa bietet Payroll Outsourcing – Du kümmerst dich um dein Business, wir um die Löhne. Das Outsourcing der Lohnabrechnung kann eine strategische Entscheidung sein, die es Unternehmen ermöglicht, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren, während Expert:innen die komplexen Abrechnungsprozesse übernehmen. Dies bietet nicht nur finanzielle Vorteile, sondern auch die Sicherheit, dass alle Prozesse korrekt und effizient abgewickelt werden. Durch das Outsourcing können Unternehmen Ressourcen sparen und von der Expertise externer Dienstleister:innen profitieren, die stets über die neuesten gesetzlichen Anforderungen und Best Practices informiert sind.

Ist Cloud Payroll sicher?

Infoniqa erfüllt alle DACH-weiten Datenschutzstandards und hostet Daten ausschließlich lokal. Cloud-basierte Lohnabrechnungslösungen bieten eine hohe Flexibilität und ermöglichen den Zugriff auf Daten von überall und zu jeder Zeit. Die Sicherheit der Daten hat dabei oberste Priorität. Infoniqa setzt auf modernste Sicherheitsmaßnahmen, um den Schutz sensibler Mitarbeiterdaten zu gewährleisten. Dazu gehören regelmäßige Sicherheitsupdates, Verschlüsselungstechnologien und eine Zwei-Faktor-Authentifizierung. Unternehmen können sich darauf verlassen, dass ihre Daten sicher und konform mit den geltenden Datenschutzbestimmungen verarbeitet werden.

Wie lange dauert die Einführung einer Lohnbuchhaltungssoftware?

In der Regel wenige Wochen – je nach Umfang. Wir begleiten dich eng durch das Onboarding. Die Implementierung einer neuen Lohnsoftware erfordert eine sorgfältige Planung und Koordination. Infoniqa bietet einen strukturierten Onboarding-Prozess, der sicherstellt, dass alle Schritte reibungslos ablaufen. Von der Analyse der bestehenden Prozesse über die Anpassung der Software an die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens bis hin zur Schulung der Mitarbeitenden – Infoniqa unterstützt Unternehmen bei jedem Schritt. Eine schnelle und effiziente Einführung ermöglicht es Unternehmen, die Vorteile der neuen Softwarelösung zeitnah zu nutzen und die Lohnabrechnungsprozesse zu optimieren.

GKV-Zertifikat: Warum Arbeitgeber auf ITSG-geprüfte Lohnsoftware setzen sollten
HR & Payroll

GKV-Zertifikat: Warum Arbeitgeber auf ITSG-geprüfte Lohnsoftware setzen sollten

Für den direkten elektronischen Datenaustausch mit den Sozialversicherungsträgern benötigen Entgeltabrechnungsprogramme und Zeitwirtschaftssoftware ein GKV-Zertifikat. Um dieses zu erhalten, muss die Software eine sogenannte Systemuntersuchung durch die ITSG erfolgreich absolvieren. Dieser Beitrag gibt einen Überblick über die Anforderungen und den Ablauf der Prüfung. Zudem erläutert er, warum das GKV-Zertifikat für Arbeitgeber wichtig ist.

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Viele Zertifikate sind „nice to have“ – das heißt, es ist zwar schön, sie zu haben, aber im Arbeitsalltag notwendig sind sie nicht. Beim GKV-Zertifikat sieht das anders aus. Um als Arbeitgeber elektronische Meldungen direkt an die Sozialversicherungsträger versenden zu können, benötigt die eingesetzte Entgeltabrechnungssoftware dieses Gütesiegel.  Andernfalls droht im Meldewesen ein erheblicher manueller Mehraufwand. Schauen wir uns genauer an, welche Anforderungen und welcher Nutzen mit dem GKV-Zertifikat verbunden sind.

Was ist ein GKV-Zertifikat?

Eines vorweggeschickt: Obwohl es ebenfalls von der ITSG, der Informationstechnischen Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung, erteilt wird, hat das GKV-Zertifikat nichts mit dem ITSG-Zertifikat zu tun, das Arbeitgeber für die Abgabe von Sozialversicherungsmeldungen benötigen. Vielmehr handelt es sich um ein Gütesiegel der gesetzlichen Krankenversicherung für Entgeltabrechnungssoftware, Zeiterfassungssysteme und elektronische Ausfüllhilfen, die die gesetzlichen Anforderungen für die Kommunikation mit den Sozialversicherungsträgern erfüllen.

Das GKV-Zertifikat ist Voraussetzung dafür, dass Arbeitgeber mit ihrer Software elektronische Meldungen direkt bei den Sozialversicherungsträgern einreichen können. Bevor das Zertifikat erteilt wird, müssen die Softwareersteller der ITSG ihre Lösungen für umfangreiche Prüfungen zur Verfügung stellen. Das GKV-Zertifikat bescheinigt einerseits die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen, andererseits aber auch eine anwenderfreundliche Bedienung der Software.

Inhalte der Systemuntersuchung durch die ITSG

Die ITSG konzentriert sich bei der Systemuntersuchung von Entgeltabrechnungssoftware auf die Programmteile, die für die Berechnung und Übermittlung der Sozialversicherungsbeiträge und -meldungen erforderlich sind. Welche Inhalte dabei genau geprüft werden, legt die ITSG im Auftrag des GKV-Spitzenverbandes fest. Hierzu wird ein Pflichtenheft erstellt, das die genauen Anforderungen ausweist. Entscheidend ist, dass sie den gesetzlichen Vorgaben für das Melde- und Beitragswesen der sozialen Sicherung entspricht und die verschiedenen Verfahren umsetzt. Seit Anfang 2022 können auch Softwareprodukte für die Zeiterfassung GKV-zertifiziert werden, sofern sie in der Lage sind, elektronische AU-Bescheinigungen abzurufen.

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Der Weg zum GKV-Zertifikat in mehreren Schritten

Um das GKV-Zertifikat zu erhalten, müssen Softwareersteller die Systemuntersuchung der ITSG erfolgreich durchlaufen. Diese besteht aus mehreren Schritten.

1. Beratungsphase

Bereits während der Vorbereitung auf die Umsetzung aller gesetzlichen Vorgaben in der Software steht dem Softwareersteller ein Systemberater zur Seite. Er berät ihn im Hinblick auf das zu erfüllende Pflichtenheft und bietet Workshops und Seminare an.

2. Systemprüfung

GKV-zertifizierte Software muss erfolgreich die sogenannte Systemprüfung durchlaufen. Dabei wird überprüft, ob sie die für das Basismodul vorgeschriebenen Fachverfahren enthält. Dazu gehören unter anderem:

  • Beitragsberechnung
  • Beitragsabrechnung
  • Ermittlung und Übertragung der Melde- und Bescheinigungsdaten sowie der Informationen aus den Beitragsnachweisen

Die Anforderungen werden anhand des Pflichtenhefts abgeglichen. Außerdem führt die ITSG gemeinsame Testaufgaben der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung durch.

3. Pilotprüfung

Das Bestehen der Pilotprüfung ist ebenfalls zwingende Voraussetzung für die Erteilung eines GKV-Zertifikats. Dabei müssen zwei verschiedene Arbeitgeber das System auf Herz und Nieren testen. Idealerweise sollten diese mindestens drei Abrechnungsmonate lang damit arbeiten, während dieser Zeit viele Abrechnungen erstellen und ein breites Spektrum an Meldearten austesten. Verlaufen diese Pilotprüfungen positiv, sind die größten Hürden der GKV-Zertifizierung genommen.

Abschließend erhält der Softwareersteller einen Bescheid des GKV-Spitzenverbands über die positive Systemuntersuchung und das GKV-Zertifikat „systemuntersucht“ von der ITSG.

Nur jeweils ein Jahr lang gültig

Hat eine GKV-zertifizierte Entgeltabrechnungssoftware das Zertifikat erhalten, ist der Prozess der Systemuntersuchung an und für sich abgeschlossen. Der Softwareersteller erhält mit dem GKV-Zertifikat eine Produkt-Modifikations-Identnummer (Prod-MOD-ID). Diese wird bei jeder eingehenden Meldung vom Sozialversicherungsträger auf Gültigkeit überprüft. Ist sie abgelaufen, werden die Meldungen nicht angenommen und abgewiesen.

Die Produkt-Modifikations-Identnummer läuft spätestens nach einem Jahr ab. Sie gilt lediglich bis zur nächsten Prüfung im Rahmen der Qualitätssicherung. Dabei werden wiederum Testfälle der ITSG kontrolliert. Gesetzliche Änderungen müssen in der Software umgesetzt und neu eingeführte Module überprüft werden. Diese Prüfung wird anlassbezogen von der ITSG durchgeführt, mindestens jedoch einmal im Jahr. Anschließend erhält der Softwareanbieter eine neue Prod-MOD-ID.

Software ohne GKV-Zertifikat: Was sind die Folgen?

Der erstmalige Erwerb des GKV-Zertifikats sowie die jährlichen Überprüfungen stellen für Softwarehäuser einen beträchtlichen Aufwand dar. Die hohen Anforderungen der ITSG sind nur schwer zu erfüllen. In den vergangenen Jahren haben deshalb bereits viele kleinere Anbieter von Lohnsoftware die Prüfungen entweder nicht mehr bestanden oder gar nicht erst versucht, das GKV-Zertifikat verlängern zu lassen.

In der Folge können Arbeitgeber über die betreffende Software keine Meldungen mehr an die Sozialversicherungsträger versenden. Für sie bedeutet die fehlende ITSG-Zertifizierung, dass sie mit der Lohnsoftware zwar die Entgeltabrechnung erstellen können – die Beitragsnachweise müssen sie jedoch mithilfe der kostenfreien Ausfüllhilfe sv.net (ab März 2024 über das neue SV-Meldeportal) übermitteln. Dies erfordert manuellen Aufwand und kostet daher mehr Zeit als der direkte Versand der Nachweise aus der Entgeltabrechnungssoftware. Zudem steigt die Fehleranfälligkeit.

Warum das GKV-Zertifikat auch für Arbeitgeber wichtig ist

Eine ITSG-geprüfte Lohnsoftware ermöglicht Arbeitgebern die direkte Kommunikation mit den Sozialversicherungsträgern – ohne Medienbrüche und aufwendige manuelle Datenerfassung. Zudem bedeutet ein gültiges GKV-Zertifikat für Arbeitgeber ein hohes Maß an Rechts- und Verfahrenssicherheit, da im Rahmen der jährlichen Prüfung die Umsetzung gesetzlicher Neuerungen kontrolliert wird. Auch die nachgewiesene hohe Anwenderfreundlichkeit ist ein Argument für die Auswahl GKV-zertifizierter Abrechnungssoftware.

eAU: Elektronische Krankmeldung seit 2023 Pflicht für Betriebe
HR & Payroll

eAU: Elektronische Krankmeldung seit 2023 Pflicht für Betriebe

Seit dem 1. Januar 2023 ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) für gesetzlich Versicherte verbindlich. Der vertraute „gelbe Zettel“ hat damit – bis auf wenige Ausnahmen – ausgedient. Arbeitgeber rufen die Krankmeldungen nun direkt bei den Krankenkassen ab. Diese Umstellung soll Prozesse vereinfachen, sorgt aber auch für neue Fragen und Herausforderungen im Bauwesen.

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Was ist die eAU und wen betrifft sie?

Seit Januar 2023 müssen Arbeitgeber Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen direkt bei den Krankenkassen ihrer Mitarbeiter abrufen. Versicherte leiten diese nicht mehr selbst an Arbeitgeber oder Krankenkasse weiter. Ein Ausdruck der Bescheinigung ist nur auf Wunsch des Arbeitnehmers vorgesehen – darf aber nicht vom Arbeitgeber angefordert werden, da Diagnosen enthalten sind.

Die eAU gilt für alle gesetzlich Krankenversicherten, einschließlich geringfügig und kurzfristig Beschäftigter sowie Werkstudenten.

Ausnahmen von der eAU-Pflicht

Von der elektronischen Übermittlung ausgenommen sind:

  • Privatversicherte Arbeitnehmer
  • Krankmeldungen aus dem Ausland
  • Arbeitnehmer bei Kind krank
  • Rehamaßnahmen

In diesen Fällen bleibt die Papierform weiterhin bestehen.

Ablauf und Rückmeldungen der Krankenkassen

Die Krankenkassen melden in der Regel innerhalb von ein bis drei Tagen zurück. Enthalten sind:

  • Dauer der Arbeitsunfähigkeit
  • Qualifizierung (Ersterkrankung, Folgeerkrankung, Krankenhausaufenthalt)

Es kann auch zurückgemeldet werden, dass keine AU-Meldung vorliegt oder keine Mitgliedschaft bei der angefragten Krankenkasse festgestellt wurde.

Häufige Fragen zur eAU

Die Einführung des eAU-Verfahrens wirft bei Arbeitgebern wichtige Fragen auf:

  • Wie erfährt der Arbeitgeber zunächst von der Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers?
  • Welche Pflichten hat der Arbeitnehmer?
  • Kann die Entgeltfortzahlung verweigert werden, wenn die Übermittlung verzögert erfolgt?
  • Werden Beschäftigungsverbote von Schwangeren übermittelt?
  • Was passiert bei ambulanten Untersuchungen im Krankenhaus?
  • Können ausländische Ärzte Krankmeldungen an deutsche Krankenkassen senden?

Fazit

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) sorgt für eine deutliche Vereinfachung der Abläufe und reduziert Papierarbeit. Gleichzeitig erfordert sie von Arbeitgebern und Arbeitnehmern ein Umdenken, um Fristen einzuhalten und Prozesse anzupassen. Betriebe sollten sicherstellen, dass ihre internen Abläufe und Systeme auf die neuen Anforderungen vorbereitet sind, um Verzögerungen und Unsicherheiten zu vermeiden.

Pflegereform 2023: Wie Sie die neue Beitragsberechnung in der Pflegeversicherung meistern
HR & Payroll

Pflegereform 2023: Wie Sie die neue Beitragsberechnung in der Pflegeversicherung meistern

Arbeitgeber müssen bei der Berechnung des Beitragssatzes zur sozialen Pflegeversicherung (PV) künftig die Anzahl der Kinder berücksichtigen. Dies gilt nach dem vom Bundeskabinett beschlossenen Entwurf des Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetzes (PUEG) grundsätzlich ab dem 1. Juli 2023. Um beim Lohnsteuerabzug Unsicherheiten aufgrund fehlender Nachweise auf Arbeitgeberseite zu vermeiden, bleiben die Abschläge jedoch laut Finanzverwaltung in der zweiten Jahreshälfte 2023 noch unberücksichtigt. Dieser Beitrag fasst die wichtigsten Informationen zusammen.

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Da ist man sich in der Bundesregierung einmal einig: In der Pflege muss sich einiges ändern. Und so hat das Bundeskabinett die umfangreiche Pflegereform 2023 auf den Weg gebracht. Mit an Bord der Pflegereform ist etwa eine Erhöhung des Pflegegelds und der ambulanten Sachleistungsbeträge, eine Ausweitung des Pflegeunterstützungsgelds und eine Erhöhung der gezahlten Zuschläge für die Unterbringung von Pflegebedürftigen in vollstationären Pflegeeinrichtungen. Ein Thema, das auf Arbeitgeberseite für einen gewissen Mehraufwand sorgen wird, ist das Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetz (PUEG) – dieses sieht nämlich einen gestaffelten Beitragssatz zur Pflegeversicherung in Abhängigkeit von der Kinderzahl vor.

Worum geht es beim Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetz?

Notwendig wurde das Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetz durch einen Beschluss des Bundesverfassungsgerichts vom 7. April 2022 (Az. 1 BvL 3718). Die Richter sehen in der bisherigen  PV-Beitragsberechnung eine verfassungsrechtliche Ungleichbehandlung von Eltern mit mehreren Kindern. Sie fordern daher eine Berücksichtigung der Kinderzahl in den Beiträgen zur Pflegeversicherung. In der Folge hat die Bundesregierung einen Entwurf des Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetzes verabschiedet.

Im Kern soll die Beitragsberechnung nach der Pflegereform 2023 künftig folgendermaßen ablaufen:

  • Der Beitragssatz für die gesetzliche Pflegeversicherung steigt von 3,05 auf 3,40 Prozent.
  • Der Arbeitgeberanteil beträgt immer 1,7 Prozent.
  • Kinderlose Beschäftigte ab 23 Jahren zahlen wie bisher einen Zuschlag. Dieser steigt von 0,35 auf 0,60 Prozent. Ab dem 1. Juli 2023 beträgt der Beitragssatz für gesetzlich Versicherte ohne Kinder somit 2,30 Prozent (Arbeitnehmeranteil).
  • Haben Beschäftigte ein Kind, entfällt der Zusatzbeitrag – ihr Beitragssatz beträgt somit 1,70 Prozent. Haben sie mehr als ein Kind, sinkt der PV-Beitragssatz pro Kind um 0,25 Prozentpunkte. Ab dem fünften Kind wird der Beitragssatz gedeckelt. Die Ermäßigung kann also insgesamt höchstens 1 Prozent betragen. Der niedrigste mögliche PV-Beitragssatz beträgt somit bei fünf oder mehr Kindern 0,7 Prozent. Die Abschläge ab dem zweiten bis zum fünften Kind werden jedoch nur so lange gewährt, bis diese Kinder das 25. Lebensjahr vollendet haben.

Tabelle: PV-Beitragssätze nach dem PUEG

Anzahl der Kinder

Arbeitnehmeranteil

Arbeitgeberanteil
0
2,30 Prozent
1,70 Prozent
1
1,70 Prozent
1,70 Prozent
2
1,45 Prozent
1,70 Prozent
3
1,20 Prozent
1,70 Prozent
4
0,95 Prozent
1,70 Prozent
ab dem 5. Kind
0,70 Prozent
1,70 Prozent

Erläuterung zur Tabelle: Die lohnsteuerrechtliche Elterneigenschaft bleibt unabhängig vom Lebensalter der Kinder bestehen. Arbeitnehmer mit einem oder mehr Kindern zahlen somit auch nach der Vollendung des 25. Lebenjahres aller Kinder den ermäßigten PV-Beitragssatz von 1,70 Prozent (Arbeitnehmeranteil).

Welches Ziel verfolgt die Bundesregierung mit der Berücksichtigung der Kinderzahl?

Zunächst einmal müssen die Vorgaben aus dem Beschluss des Bundesverfassungsgerichts umgesetzt werden. Zugleich erreicht die Bundesregierung mit der Pflegereform 2023 eine gezielte Entlastung von Eltern mit mehreren Kindern. Diese zahlen künftig spürbar geringere Beiträge zur Pflegeversicherung. Gleichzeitig zahlen infolge der Beitragserhöhung jene Beschäftigten mehr in die Pflegekasse ein, die keine Kinder haben und somit nicht dazu beitragen, den Generationenvertrag zu stärken.

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Auswirkungen der Pflegereform 2023 auf die Arbeitgeber

Auf die Arbeitgeber kommt durch die Neuregelung der PV-Beitragsberechnung beträchtlicher Mehraufwand zu. Zum einen müssen sie die erforderlichen Nachweise der Elterneigenschaft ihrer Beschäftigten einholen und führen. Zum anderen müssen sie die entsprechenden Abschläge in der Entgeltabrechnung umsetzen.

Nachweis über die Anzahl der Kinder

Bislang orientieren sich viele Arbeitgeber bei der Ermittlung der Elterneigenschaft an der Eintragung von Kinderfreibeträgen in den ELStAM-Merkmalen. Dies reicht jedoch künftig nicht mehr aus, weil die Anzahl der Kinder von Beschäftigten daraus nicht sicher abgelesen werden kann. Deshalb sind Arbeitgeber verpflichtet, sich von den Arbeitnehmern entsprechende Nachweise vorlegen zu lassen. Dabei gelten folgende Regeln:

  • Die Geburtsurkunden der zu berücksichtigenden Kinder müssen von dem Beschäftigten im Original vorgelegt werden. Der Arbeitgeber nimmt eine Kopie zur Personalakte des Angestellten. Aller Voraussicht nach wird dies auch für Adoptivkinder gelten.
  • Legen ausländische Angestellte Geburtsurkunden in einer anderen Sprache vor, müssen diese beglaubigt übersetzt werden.
  • Nur für Kinder, zu denen der Nachweis vorliegt, darf der Abschlag in den PV-Beiträgen berücksichtigt werden.

Tipp: Die Pflegereform 2023 bedeutet für Arbeitgeber mehr Papier, das sie künftig aufbewahren müssen. Mehr denn je lohnt sich daher die Investition in eine digitale Personalakte. Die vorgelegten Nachweise zur Kinderzahl können direkt digitalisiert und dem betreffenden Mitarbeiter zugeordnet werden. Bei einer Prüfung sind die Nachweise jederzeit abrufbar.

Umsetzung in der Entgeltabrechnung

Bislang müssen Arbeitgeber lediglich die Elternschaft an sich prüfen. Hierzu konnte in der Lohnsoftware ein Kennzeichen gesetzt werden. Dieses entscheidet darüber, ob der Zusatzbeitrag gezahlt werden muss oder nicht. Dieses Kennzeichen an sich würde zwar für die Entscheidung über die Frage „Beitragszuschlag ja oder nein“ auch künftig noch reichen. Für die Berechnung der Abschläge ab dem zweiten bis zum fünften Kind muss die Lohnanwendung künftig aber auch eine Altersprüfung zu jedem erfassten Kind durchführen. Der Abschlag darf nämlich nur so lange abgezogen werden, bis die betreffenden Kinder das 25. Lebensjahr vollendet haben. Danach entfällt er.

WICHTIG: Laut dem vorliegenden Entwurf eines BMF-Schreibens der Finanzverwaltung bleibt der Abschlag in der Pflegeversicherung ab dem zweiten bis zum fünften Kind beim Lohnsteuerabzug in der zweiten Jahreshälfte 2023 noch unberücksichtigt. Dies soll Unsicherheiten bei der Berechnung bzw. Ermittlung der Lohnsteuer vermeiden, wenn den Arbeitgebern kurzfristig noch keine Informationen zu den in der Pflegeversicherung zu berücksichtigenden Kindern vorliegen.

Während die Softwarehersteller die neu erforderlichen Funktionen umsetzen, müssen auch die Arbeitgeber aktiv werden. Neben der Anforderung der Geburtsurkunden müssen sie sicherstellen, dass zu jedem Beschäftigten die Anzahl der Kinder und deren Geburtsdatum bis spätestens Ende 2023 korrekt im Lohnprogramm erfasst wird. Legen Arbeitnehmer die erforderlichen Nachweise nicht vor, sind sie im Zweifelsfall mit dem höheren Beitragssatz abzurechnen.

Kommt frühestens ab 2025: Erleichterung für Arbeitgeber durch zentrale Nachweisführung

Die Bundesregierung hat angekündigt, dass künftig eine zentrale Stelle die Nachweisführung über die Anzahl und das Geburtsdatum der Kinder übernehmen soll. Dies könnte den Aufwand für Arbeitgeber sowie für Beschäftigte mit mehreren Jobs erheblich senken. Allerdings steht gegenwärtig noch nicht fest, welche Stelle diese Daten frühestens ab 2025 maschinell bereitstellen wird. Arbeitgeber sind deshalb gut beraten, sich jetzt mit der Problematik auseinanderzusetzen und selbst Lösungen für die Nachweisführung zu finden.