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Lohnabrechnung

Rechtssicher abrechnen: Fristen, Neuregelungen und Praxiswissen für die Lohnbuchhaltung im Mittelstand.

Interne Lohnabrechnung: Die wichtigsten Vorteile für Arbeitgeber
HR & Payroll

Interne Lohnabrechnung: Die wichtigsten Vorteile für Arbeitgeber

Die Lohnbuchhaltung gehört zu den Aufgaben, die Unternehmen gern auslagern. Outsourcing ist aber nicht immer die bessere Lösung. Im Gegenteil: Es gibt gute Gründe für die interne Lohnabrechnung.

5 Min. Lesezeit

Jedes Unternehmen, das Arbeitnehmer beschäftigt, kommt um die korrekte und gesetzeskonforme Entgeltabrechnung nicht herum. Dabei geht es immer um eine Grundsatzentscheidung: Interne Lohnabrechnung oder Auslagerung der Lohnbuchhaltung an den Steuerberater oder einen Payroll-Dienstleister?

11 Argumente für die interne Lohnabrechnung

Viele Gründe sprechen dafür, die Lohnbuchhaltung im Unternehmen zu behalten oder – falls bereits ausgelagert – wieder ins Unternehmen zurückzuholen. Die folgenden Argumente zeigen, warum sich eine interne Lohnabrechnung mit einer professionellen Lohnabrechnungssoftware in vielen Fällen lohnt.

1. Interne Lohnabrechnung oft kostengünstiger

Auch wenn die Kosten nicht das wichtigste Kriterium sind und auch nicht sein sollten, werden sie oft als erstes in Betracht gezogen. Verlassen Sie sich nicht auf die pauschalen Versprechungen der Payroll-Anbieter, sondern unterziehen Sie Outsourcing und Inhouse-Lösung einem direkten Kostenvergleich – in vielen Fällen wird die interne Lohnabrechnung mit der Kombination aus leistungsfähiger Payroll-Software und erfahrenem Lohnbuchhalter die Nase vorn haben.

2. Rechtssicherheit der Lohnbuchhaltung

Rechtssicherheit ist eines der wichtigsten Argumente für Unternehmer, die ihre Lohnbuchhaltung auslagern. Fakt ist: Mit einer guten Lohnsoftware und geschulten Mitarbeitenden kann man genauso rechtssicher arbeiten wie zum Beispiel mit einem spezialisierten Lohndienstleister. Erlässt der Gesetzgeber neue Anforderungen und Vorgaben, passt der Hersteller der Lohnsoftware diese durch zeitnahe Updates an, so dass sich keine Fehler aufgrund veralteter Technik einschleichen können.

3. Lohnsoftware übernimmt Routineaufgaben (Automatisierung)

Mit einer guten Lohnabrechnungssoftware werden Routineaufgaben zum Kinderspiel. Viele Prozesse können teilweise oder vollständig automatisiert werden, wie zum Beispiel die Datenerfassung, die Erstellung von Auswertungen und die Übernahme von Zeitwirtschaftsdaten. Zeitraubende Routinearbeiten, wiederkehrende Aufgaben und manuelle Dateneingaben entfallen – es bleibt mehr Zeit. Professionelle Inhouse-Lösungen arbeiten vernetzt und beziehen Informationen aus verschiedenen Bereichen wie dem Lohnstamm oder der Zeitwirtschaft ein, um individuelle Entgeltabrechnungen automatisiert zu erstellen.

4. Lohnbuchhaltungs-Know-how bleibt im Unternehmen

Wird die Lohnbuchhaltung ausgelagert, geht unweigerlich Know-how verloren. Läuft es mit dem gewählten Dienstleister nicht wie gewünscht, fehlt im Unternehmen das Fachwissen für die interne Lohnabrechnung. Für viele Unternehmen ist es daher die bessere Lösung, die Lohnabrechnung im eigenen Haus durchzuführen und die Fachkräfte mit Hilfe der Abrechnungssoftware von zeitraubenden Routinearbeiten zu entlasten.

5. Flexibilität durch jederzeitigen Zugriff auf Lohndaten

Schnell noch etwas ändern oder einen Fehler korrigieren? Mit der internen Lohnabrechnung kein Problem, denn die Lohnsoftware steht Ihnen rund um die Uhr zur Verfügung – ohne Termin beim Steuerberater. So können Sie flexibel agieren und haben jederzeit die Kontrolle über den Stand der Lohnbuchhaltung und der elektronischen Meldungen.

6. Wissenszuwachs durch die Lohnsoftware

Kein Lohnbuchhalter, keine Lohnbuchhalterin kann alles wissen. Das muss er auch nicht, denn in der Lohnsoftware steckt Praxis-Know-how bis in den letzten Winkel spezieller Abrechnungsthemen, sei es die Abrechnung von Kurzarbeit, Altersteilzeit oder betrieblicher Altersversorgung oder die Ermittlung von Zuschlägen. Auch für branchenspezifische Besonderheiten wie den Baulohn gibt es Lösungen.

Zu einer guten Abrechnungssoftware gehört zudem ein guter Support. Bei Fragen zur Software oder zu gesetzlichen Änderungen sollte die Hotline schnell und kompetent Auskunft geben können.

7. Automatische Erstellung der Lohnabrechnung

Der größte Vorteil von Inhouse-Lösungen liegt in der weitgehend automatisierten Erstellung der Lohnabrechnung. Sei es die monatliche Entgeltabrechnung, die elektronischen Meldungen an die Sozialversicherungsträger, das Finanzamt und andere Stellen – oder auch Auswertungen: Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Lohnbuchhaltung müssen nur noch kontrollieren und steuern. Den Großteil der eigentlichen Arbeit übernimmt die Lohnsoftware. Der hohe Automatisierungsgrad sorgt für maximale Transparenz und Kontrolle im Meldewesen.

8. Ihre Daten bleiben im Unternehmen

Ein weiterer Vorteil der internen Lohnabrechnung ist, dass Ihre Daten im Unternehmen bleiben. Weder werden Ordner oder Datenträger zum Steuerberater gebracht, noch werden Daten über möglicherweise unsichere Übertragungswege übermittelt. Eine hundertprozentige Sicherheit gibt es zwar nie, aber die Lohnabrechnungssoftware bietet den größtmöglichen Schutz für die sensiblen Personal- und Abrechnungsdaten. So haben nur berechtigte Personen Zugriff auf die interne Lohnabrechnung. Unbefugte Dritte können die Daten nicht einsehen.

9. Alle wichtigen Daten immer bereit zum Abruf

Die interne Lohnabrechnung ermöglicht es der Geschäftsleitung, jederzeit die aktuellsten Daten abzurufen und in ihre Entscheidungen einzubeziehen. So trifft sie ihre Entscheidungen stets auf einer fundierten und aktuellen Grundlage und nicht auf der Grundlage veralteter Informationen aus früheren Abrechnungsperioden.

10. Transparenz: Wer macht was?

In der internen Lohnabrechnung ist leicht nachvollziehbar, wer wann an welcher Aufgabe gearbeitet hat. Die Software ermöglicht jederzeit die Überprüfung des Prozesses, die Klärung von Unstimmigkeiten und die Kontrolle der erstellten Lohnabrechnungen.

11. Die Kommunikation mit Ämtern und Behörden in der Hand behalten

Die Verantwortung für eine fehlerfreie Abrechnung und die korrekte Abführung von Steuern und Beiträgen liegt beim Arbeitgeber – unabhängig davon, ob er die Lohnbuchhaltung selbst durchführt oder auslagert. Wenn also bei einer Auslagerung ohnehin eine zusätzliche Kontrolle erforderlich ist, liegt es nahe, die Lohnabrechnung im eigenen Haus durchzuführen und damit auch die Kommunikation mit den Ämtern und Behörden in der eigenen Hand zu behalten.

Interne Lohnabrechnung vs. Outsourcing? Eine Entscheidungshilfe

Um sich zwischen der internen Lohnabrechnung und der Auslagerung des gesamten Prozesses zu entscheiden, sollten zunächst die Vor- und Nachteile gegenübergestellt werden:

 

Interne Lohnabrechnung

Outsourcing der Lohnbuchhaltung

Vorteile
  • Uneingeschränkter Zugang zu Software und Daten
  • Ständig aktuelle Daten verfügbar
  • Know-how bleibt im Unternehmen
  • Kurzfristige Änderungen von Software und Daten möglich
  • Oft kostengünstiger als Outsourcing
  • Automatische Aktualisierung im Hinblick auf aktuelle steuerliche und rechtliche Änderungen
  • Geringerer Personalaufwand
  • Konzentration von HR auf die Mitarbeiterbetreuung möglich
  • Hohes Know-how durch großes Team von Spezialisten
  • Schutz vor Personalausfall
  • Gute Kalkulierbarkeit der Kosten durch Festpreise pro Abrechnung
  • Erprobte Systeme zur Fehlervermeidung

Nachteile
  • Erhöhter Personalaufwand
  • Große Abhängigkeit vom Personal (gute Vertretungsregelungen sind notwendig)
  • Kosten nur bedingt kalkulierbar
  • Gut geschultes Personal erforderlich, um Fehler zu vermeiden
  • Nur eingeschränkter Zugriff auf Software und Daten
  • Oft teurer als Inhouse-Lösungen
  • Kontrolle aus Haftungsgründen meist trotzdem notwendig
  • Erhöhter Aufwand für Kommunikation und Abstimmung mit dem Dienstleister
  • Eigenes Know-how geht verloren
  • Verlust der Kontrolle über einen wichtigen Kernprozess
  • Bei Servern im Ausland Datensicherheitsproblem

Beide Varianten – die interne Lohnabrechnung wie ein Outsourcing der Lohnbuchhaltung – haben also ihre Vor- und Nachteile. Für welche Option sich Unternehmer entscheiden, hängt von ihrer individuellen Situation ab.

In den folgenden Szenarien kann die Auslagerung der Lohnbuchhaltung sinnvoll sein:

  • Die Abrechnung erfolgt intern durch eine einzige Person, auf die der Arbeitgeber voll und ganz angewiesen ist – schwierig wird es bei längerem Urlaub oder Krankheit. Im Kündigungsfall wäre ein Ersatz wahrscheinlich nicht auf die Schnelle zu finden.
  • Die Lohnbuchhaltung wird von der Personalabteilung „nebenbei“ erledigt, obwohl dafür eigentlich keine Kapazitäten vorhanden sind.
  • Das HR-Team soll sich wieder mehr auf die Betreuung der Mitarbeiter konzentrieren können, statt Lohnabrechnungen zu erstellen.

Im Gegensatz dazu gibt es viele Szenarien, in denen es sich lohnt, die Lohnabrechnung intern durchzuführen:

  • Was bisher fehlt, ist eine Lohnabrechnungssoftware, die durch die Automatisierung von Routinearbeiten wirklich entlastet und gleichzeitig Rechtssicherheit schafft.
  • Sie tun sich schwer damit, Ihre sensibelsten Daten in fremde Hände zu geben – auch wenn diese einen verantwortungsvollen Umgang zusichern.
  • Sie wollen sich nicht von einem Dienstleister abhängig machen und würden ohnehin alles kontrollieren.
  • Sie haben bereits Lohnspezialisten in Ihrem Team, deren Wissen sonst verloren ginge.

So viel Entlastung ist mit aktueller Lohnabrechnungssoftware möglich

Eine erfolgreiche interne Lohnabrechnung steht und fällt mit einer durchdachten Lohnsoftware. Sie verschafft der Personalabteilung mehr Freiraum für die Betreuung der Mitarbeitenden und entlastet sie auf verschiedenen Ebenen:

  • Wegfall von Routinearbeiten, die automatisiert werden können
  • Automatische Erstellung von Beitragsnachweisen, elektronischen Meldungen und Lohnsteueranmeldungen nach erfolgter Lohnabrechnung
  • Geringerer Aufwand für die Umsetzung gesetzlicher Vorgaben durch softwaretechnische Updates
  • Geringerer Aufwand bei der Fehlersuche, da Fehler durch Kontrollläufe und Plausibilitätsprüfungen frühzeitig erkannt werden
  • Schnelle Klärung offener Fragen durch den angeschlossenen Support
  • Vorgefertigte Berichte und Auswertungen zu den wichtigsten Themen für den schnellen Zugriff
  • Vorausgefüllter Druck von Verdienst- und Arbeitsbescheinigungen
  • Sichere Durchführung komplexerer Abrechnungen

Fazit

Es gibt keinen Grund, die interne Lohnabrechnung zu scheuen, wenn man sich durch eine professionelle Lohnbuchhaltungssoftware unterstützen und entlasten lässt. So kann jeder Unternehmer Know-how im Betrieb halten, unabhängig von externen Dienstleistern bleiben und flexibel agieren.

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Payroll Outsourcing als Hebel für ein agiles HR-Department
HR & Payroll

Payroll Outsourcing als Hebel für ein agiles HR-Department

5 Min. Lesezeit

Die Lohnabrechnung im DACH-Raum unterliegt komplexen, länderspezifischen Regeln. Wer diese Aufgabe auslagert, gewinnt nicht nur Zeit, sondern auch die Flexibilität, die ein modernes HR-Department heute braucht.

Was Payroll Outsourcing konkret bedeutet

Payroll Outsourcing bezeichnet die automatisierte und digitalisierte Auslagerung von Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozessen an einen externen Dienstleister. Zur Lohnabrechnung gehören typischerweise die Berechnung von Gehältern und Löhnen, Abzüge für Steuern und Sozialversicherungen, das Einhalten gesetzlicher Bestimmungen, das Ausstellen der Abrechnungen samt Versand der erforderlichen Meldungen sowie die Überweisung der Gehälter an die Mitarbeitenden. Diese Prozesse erfordern genaue Kenntnisse der aktuellen Steuergesetze und Vorschriften und bringen entsprechende Komplexität mit sich.

Ein externer Dienstleister stellt sicher, dass Experten diese Prozesse durchführen. Das verringert Fehler und sichert die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Gleichzeitig kann sich Ihr internes Personal auf strategischere Aufgaben konzentrieren, während die operativen Details der Lohnabrechnung bei externen Fachleuten liegen.

Länderspezifische Unterschiede im DACH-Raum

Payroll Outsourcing unterscheidet sich innerhalb Deutschlands, Österreichs und der Schweiz deutlich, allerdings weniger beim Outsourcing-Service selbst als bei den länderspezifischen gesetzlichen Anforderungen, den steuerlichen Bestimmungen und den kulturellen Eigenheiten. Folgende Punkte spielen dabei eine Rolle:

Jedes Land im DACH-Raum hat eigene gesetzliche Bestimmungen zu Lohnsteuern, Sozialversicherungen, Arbeitszeitregelungen und weiteren arbeitsrechtlichen Aspekten. Ein Outsourcing-Anbieter muss die spezifischen Regelungen jedes Landes kennen. Auch die Sozialversicherungssysteme unterscheiden sich zwischen den Ländern, sodass ein Payroll-Dienstleister diese Unterschiede verstehen und korrekt abhandeln muss.

Kulturelle Unterschiede in Arbeitsgewohnheiten, Kommunikationsstilen und Geschäftspraktiken wirken sich auf die Umsetzung von Payroll Outsourcing aus. Hinzu kommen sprachliche Unterschiede zwischen Deutsch in Deutschland und Österreich sowie Deutsch, Französisch und Italienisch in der Schweiz. Tarifverträge und arbeitsrechtliche Bestimmungen variieren ebenfalls von Land zu Land, weshalb ein Payroll-Dienstleister sicherstellen muss, dass Lohnabrechnungen im Einklang mit den jeweils geltenden Regelungen stehen. Auch die Währung unterscheidet sich: Deutschland und Österreich nutzen den Euro, die Schweiz den Schweizer Franken, was bei der Gehaltsabrechnung für grenzüberschreitend tätige Mitarbeitende zu beachten ist.

Bei der Auswahl eines Payroll-Outsourcing-Anbieters im DACH-Raum kommt es deshalb darauf an, dass dieser über fundierte Kenntnisse der spezifischen Anforderungen jedes Landes verfügt und seine Dienstleistungen entsprechend anpassen kann.

Warum HR agiler werden muss

Die aktuelle Marktdynamik verlangt von Unternehmen, schnell zu reagieren und sich ständig zu erneuern. Agilität ist damit in den meisten Geschäftsbereichen zu einer zentralen Anforderung geworden, auch im Personalwesen. Die Zeiten starrer Regeln und langfristiger Planung weichen einem leichteren, schnelleren HR-Modell, das als Agile HR bezeichnet wird. Für manche Unternehmen war dieser Wandel Teil einer umfassenderen Transformation der Geschäftsprozesse, für andere ein gezielter Schritt, um die eigenen Geschäftsziele besser zu unterstützen.

In der Softwareentwicklung ist „Agile" als Methode seit Langem etabliert, mittlerweile haben zahlreiche Geschäftsbereiche den agilen Ansatz übernommen: Prototyping, Flexibilität, Anpassungsfähigkeit an Veränderungen und die Entwicklung von Projekten in Sprints, also iterativen, zeitlich begrenzten Aktivitäten von Projektteams. HR hat viele Berührungspunkte innerhalb eines Unternehmens und tiefgreifende Auswirkungen auf die Belegschaft, deshalb ist die agile Transformation im HR-Bereich komplexer als in den meisten anderen Geschäftsbereichen.

Die Transformation zeigt sich bereits in mehreren HR-Bereichen. Bei Mitarbeiterbewertungen und Gehaltserhöhungen wurden Bewertungen früher meist einmal jährlich durchgeführt. Angesichts kürzerer Projektlaufzeiten ist es sinnvoller, Feedback am Ende eines Projekts zu geben, statt auf die jährliche Überprüfung zu warten: Mitarbeitende erhalten so sofort relevantes Feedback und können es im nächsten Projekt direkt umsetzen. Auch die Vergütung wird agiler, manche Unternehmen zahlen leistungsbasierte Sofortprämien anstelle des Jahresendbonus.

Bei der Talententwicklung investieren Unternehmen in kurze Coachings für Führungskräfte, damit diese ihre neu erlernten Fähigkeiten sofort umsetzen und besseres Feedback geben können. Talentmanagement wird teamorientierter, ähnlich wie bei agilen Scrum-Teams, in denen Fortschritt bewertet, Manager und Kollegen beurteilt und Leistungsverbesserungen durch das Schließen von Lücken erreicht werden. Auch Lern- und Entwicklungsaktivitäten werden agiler, etwa durch kontinuierliche Lernangebote und proaktive Beratung dazu, welche Fähigkeiten für die aktuelle oder künftige Rolle nötig sind.

Bei Einstellung und Rekrutierung zerlegt die agile Rekrutierung den komplexen Einstellungsprozess in einfache, handhabbare Aktivitäten. Einstellungssprints helfen dabei, innerhalb eines bestimmten Zeitraums ein Ziel zu erreichen: Der erste Sprint kann etwa der Einholung aller Genehmigungen dienen, der zweite der Ausschreibung der Stelle und der dritte der Vorauswahl und den Interviews.

Wie Outsourcing Agilität im HR ermöglicht

Wenn Sie einzelne Aufgaben auslagern, können sich Ihre internen Teams auf Innovation und Strategie konzentrieren, während ein Partner die Routineaufgaben übernimmt. Funktionen wie die Gehaltsabrechnung sind zeitaufwändig und mit administrativem Aufwand verbunden. Wird sie ausgelagert, setzt das wertvolle Ressourcen frei und ist kosteneffizient, da der HR-Partner für eine genaue Auszahlung an die Mitarbeitenden sorgt. Ebenso lässt sich die Verwaltung von Benefits auslagern.

Durch das Outsourcing von Talentakquisition können Sie sich stärker auf Einstellungsstrategien konzentrieren. Da Rekrutierung zunehmend digitale und physische Elemente kombiniert, verfügen spezialisierte Partner über die nötige Technologie, um vielfältige Anforderungen zu unterstützen und dabei Zeit und Kosten zu sparen. Zusätzlich bringen HR-Partner aktuelles Wissen über Compliance und rechtliche Anforderungen mit, von dem Ihr Unternehmen profitiert. Outsourcing ermöglicht damit Flexibilität, Anpassungsfähigkeit und Skalierbarkeit im HR-Bereich, eine zentrale Voraussetzung, um agil zu werden.

HR-Initiativen müssen mit den Geschäftsanforderungen und -zielen übereinstimmen. Eine agile HR-Outsourcing-Strategie stellt sicher, dass Agilität optimal und anpassungsfähig umgesetzt wird. Definieren Sie die Ziele und Vorgaben des Outsourcings und prüfen Sie, wie sich Agilität in jede betroffene Funktion integrieren lässt. Die Identifizierung der wichtigsten auslagerbaren Bereiche sowie die Bestimmung der intern benötigten Fähigkeiten im Team sorgen dafür, dass der Ansatz innovativ und effizient bleibt. Wie jeder agile Prozess muss auch diese Strategie iterativ sein und sich kontinuierlich an Unternehmensanforderungen und Marktbedingungen anpassen. Der richtige Outsourcing-Partner unterstützt Ihr Unternehmen mit Fachwissen, Know-how und der nötigen technologischen Infrastruktur, um im HR-Bereich Agilität aufzubauen, die für langfristiges Wachstum und nachhaltigen Erfolg notwendig ist.

Fazit

Payroll Outsourcing im DACH-Raum verlangt einen Partner, der die gesetzlichen, sprachlichen und kulturellen Unterschiede zwischen Deutschland, Österreich und der Schweiz kennt und seine Leistungen entsprechend anpasst. Gleichzeitig ist die Auslagerung von Lohnabrechnung, Benefits-Verwaltung und Talentakquisition ein wirksamer Hebel, um HR agiler zu machen: Interne Teams gewinnen Zeit für Innovation und Strategie, während ein spezialisierter Partner Routineaufgaben übernimmt und aktuelles Compliance-Wissen einbringt. Damit eine solche Strategie funktioniert, braucht es klare Ziele für das Outsourcing und eine kontinuierliche Anpassung an veränderte Geschäftsanforderungen und Marktbedingungen.

Häufige Fragen zu Payroll Outsourcing und Agile HR

Was bedeutet Payroll Outsourcing? 

Payroll Outsourcing bezeichnet die automatisierte und digitalisierte Auslagerung von Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozessen an einen externen Dienstleister. Dazu gehören die Berechnung von Gehältern, Abzüge für Steuern und Sozialversicherungen, das Einhalten gesetzlicher Bestimmungen, das Ausstellen der Abrechnungen samt Meldungen sowie die Überweisung der Gehälter.

Gibt es Unterschiede beim Payroll Outsourcing im DACH-Raum? 

Ja. Die Unterschiede betreffen weniger den Outsourcing-Service selbst als die länderspezifischen gesetzlichen Anforderungen, steuerlichen Bestimmungen und kulturellen Eigenheiten in Deutschland, Österreich und der Schweiz, etwa bei Sozialversicherungssystemen, Tarifverträgen, Sprache und Währung.

Welchen Vorteil bringt Payroll Outsourcing für interne Teams? 

Ein externer Dienstleister führt die Prozesse durch Experten aus, was Fehler verringert und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sichert. Ihr internes Personal kann sich dadurch auf strategischere Aufgaben konzentrieren, während die operativen Details bei externen Fachleuten liegen.

Was ist Agile HR? 

Agile HR überträgt den aus der Softwareentwicklung bekannten agilen Ansatz auf das Personalwesen: kürzere, iterative Zyklen statt starrer Regeln und langfristiger Jahresplanung, etwa bei Feedback, Vergütung, Talententwicklung und Rekrutierung.

Wie unterstützt Outsourcing Agilität im HR-Bereich? 

Durch das Auslagern zeitaufwändiger Aufgaben wie Gehaltsabrechnung, Benefits-Verwaltung und Talentakquisition können sich interne Teams auf Innovation und Strategie konzentrieren, während ein Partner Routineaufgaben übernimmt, Kosten senkt und aktuelles Compliance-Wissen einbringt.

Neuer Mindestlohn und angepasste Geringfügigkeitsgrenzen: Was ändert sich für Arbeitgeber?
HR & Payroll

Neuer Mindestlohn und angepasste Geringfügigkeitsgrenzen: Was ändert sich für Arbeitgeber?

Seit Oktober 2022 gilt in Deutschland ein neuer gesetzlicher Mindestlohn in Höhe von 12 Euro brutto pro Stunde. Die Fachanwälte Dr. Volker Vogt und Merle Kulbach erläutern in diesem Gastbeitrag, welche Auswirkungen die Anhebung auf geringfügige Beschäftigungsverhältnisse hat.

5 Min. Lesezeit

Die Bundesregierung hatte bereits in ihrem Koalitionsvertrag eine Erhöhung des gesetzlichen Mindestlohns angekündigt. Im Juni 2022 haben Bundestag und Bundesrat den Mindestlohn – abweichend vom üblichen Erhöhungsverfahren – einmalig per Gesetz angehoben. Seit Oktober 2022 müssen Arbeitgeber ihren Beschäftigten, statt bisher 10,45 Euro, mindestens 12 Euro brutto pro Zeitstunde zahlen. Auf den gesetzlichen Mindestlohn kann nicht durch vertragliche Regelungen verzichtet werden.

Künftige Anpassungen des Mindestlohns sollen wieder durch die Mindestlohnkommission, die normalerweise für die Anpassungen des Mindestlohns zuständig ist, vorgenommen werden. Die erste Anpassung soll am 30. Juni 2023 mit Wirkung zum 1. Januar 2024 erfolgen.

Wie wirkt sich der höhere Mindestlohn auf Minijobs und Midijobs aus?

Minijobs

Die Anhebung des Mindestlohns hat Auswirkungen auf geringfügige Beschäftigungsverhältnisse, die sogenannten Minijobs. Bisher waren die geringfügigen Beschäftigungen bis zu einem monatlichen Entgelt von 450 Euro sozialversicherungsfrei. Diese Entgeltgrenze hebt der Gesetzgeber im Zuge der Mindestlohnerhöhung ebenfalls an, und zwar auf 520 Euro im Monat. Die höhere Verdienstgrenze soll Minijobbern eine Wochenarbeitszeit von zehn Stunden zum neuen 12-Euro-Mindestlohn ermöglichen.

Midijobs

Auch der Übergangsbereich (sogenannte Midijobs, früher: Gleitzone) ist von der Mindestlohnerhöhung betroffen. Also Personen, die ein monatliches Entgelt von 450,01 Euro bis 1.300 Euro erhalten. Mit der Einführung des 12-Euro-Mindestlohns steigt die Entgeltgrenze des Übergangsbereichs von 1.300 Euro auf 1.600 Euro monatlich. Midijobber sind sozialversicherungspflichtig. Sie zahlen allerdings nur einen reduzierten Beitrag, der mit steigendem Entgelt an den normalen hälftigen Beitragssatz angepasst wird. Der Arbeitgeberbeitrag bemisst sich hingegen am tatsächlich erzielten Entgelt des Midijobbers.

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Welche weitere Gesetzesänderung gibt es in Bezug auf Minijobber?

Neben der Anhebung des Mindestlohns und der Anhebung der Geringfügigkeitsgrenze hat der Gesetzgeber eine weitere Änderung im Zusammenhang mit geringfügigen Beschäftigungen auf den Weg gebracht: Bisher durfte der Verdienst von Minijobbern die Geringfügigkeitsgrenze maximal drei Monate lang aufgrund eines unvorhersehbaren Mehrbedarfs an Arbeitsleistung überschreiten – sofern dabei die zulässige Jahresentgeltgrenze von 5.400 Euro nicht überschritten wurde. Nun wurde die Regelung in § 8 Abs. 1b SGB IV erstmals gesetzlich fixiert:

  • Die maximale Dauer einer unvorhersehbaren Überschreitung der Geringfügigkeitsgrenze ist seit Oktober 2022 auf zwei Monate reduziert. Dies müssen Arbeitgeber in den Fällen, in denen ein unvorhersehbarer Mehrbedarf an der Arbeitsleistung des Minijobbers besteht, künftig unbedingt beachten.
  • Dauert die unvorhersehbare Überschreitung länger als zwei Monate und wird die neue Jahresentgeltgrenze von 6.240 Euro überschritten, so besteht Versicherungspflicht. Hier müssen dann die entsprechenden Meldungen an die Einzugsstelle (Krankenkasse) abgegeben werden.

Was gilt es noch bei Minijobs zu beachten?

  • Bei der Beurteilung, ob eine geringfügige Beschäftigung vorliegt oder nicht, ist nicht nur das monatliche Entgelt zu berücksichtigen. Vielmehr zählen hierzu auch Einmalzahlungen wie beispielsweise Weihnachts- oder Urlaubsgeld. Diese Zahlungen sind nicht als unvorhersehbare Überschreitung der Entgeltgrenze in einem Monat zu bewerten, da der Arbeitnehmer mit ihnen bei Arbeitsaufnahme rechnen konnte. Falls sie Einmalzahlungen leisten, müssen Arbeitgeber also sicherstellen, dass durch diese Zahlungen die Jahresentgeltgrenze von künftig 6.240 Euro nicht überschritten wird. Andernfalls liegt von Beschäftigungsbeginn an keine Entgeltgeringfügigkeit vor.
  • Ebenfalls vor Beschäftigung eines Minijobbers ist abzuklären, ob weitere geringfügige Beschäftigungen ausgeübt werden. Übt ein Minijobber mehrere geringfügige Beschäftigungen aus, so werden die Entgelte zusammengezählt. Dies führt zur Beitragspflicht in der Sozialversicherung.
  • Darüber hinaus sei auf die Dokumentationspflichten der werktäglichen Arbeitszeit von geringfügig Beschäftigten hingewiesen. Diesen Nachweis muss der Arbeitgeber für mindestens zwei Jahre beginnend ab dem Aufzeichnungszeitzeitpunkt (spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertag) aufbewahren. Kommt er dieser Aufzeichnungspflicht nicht nach, droht ein Bußgeld.
  • Zuletzt müssen die Minijobber auf die Möglichkeit der Befreiung in der Rentenversicherung hingewiesen werden. Hier bietet es sich an, den Arbeitsverträgen den Vordruck der Minijobzentrale sowie das dazugehörige Merkblatt zur Befreiung von der Rentenversicherungspflicht als Anlage beizufügen. Die Befreiung von der Rentenversicherungspflicht ist für die gesamte Dauer der geringfügigen Beschäftigung bindend und kann nicht zu einem späteren Zeitpunkt zurückgenommen werden.

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Jetzt wird es Zeit für professionelle Zeiterfassung
HR & Payroll

Jetzt wird es Zeit für professionelle Zeiterfassung

Mit seinem viel diskutierten Urteil vom 14. Mai 2019 hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) die EU-Mitgliedstaaten aufgefordert, Arbeitgeber zur Arbeitszeiterfassung zu verpflichten. Ein entsprechendes nationales Gesetz lässt in Deutschland noch immer auf sich warten. Und doch wird es für deutsche Arbeitgeber jetzt ernst: Das Bundesarbeitsgericht hat die Pflicht zur Zeiterfassung nun de facto noch vor dem Gesetzgeber eingeführt.

5 Min. Lesezeit

Das deutsche Arbeitszeitgesetz verpflichtet Arbeitgeber dazu, die geleisteten Überstunden ihrer Mitarbeiter zu dokumentieren – nicht aber die gesamte Arbeitszeit. Diese Regelung wurde im Mai 2019 durch ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs revolutioniert. Demzufolge sind die Arbeitgeber in den Mitgliedsstaaten dazu verpflichtet, ein System zur vollständigen Arbeitszeiterfassung einzurichten.

Doch obwohl das Thema die deutsche HR-Szene zunächst kräftig aufmischte, ist es seither ruhig geworden um die Zeiterfassung. Das Bundesarbeitsgericht hat es nun wieder erneut aufs Tableau gebracht. Das erst wenige Tage veröffentlichte Urteil stellt nämlich fest: Die vom EuGH gemachte Vorgabe zur verpflichtenden Zeiterfassung gilt bei korrekter Auslegung des Arbeitszeitgesetzes schon heute. Und setzt damit die deutschen Arbeitgeber jetzt in Zugzwang.

Das EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019 im Überblick

In dem EuGH-Urteil entschieden die Richter, dass Arbeitgeber verpflichtet werden sollen, ein „objektives, verlässliches und zugängliches System“ einzuführen, das die detaillierte Zeiterfassung ermöglicht. Dies soll die Aufsichtsbehörden in die Lage versetzen, die Einhaltung der Rechtsvorschriften zur Arbeitszeit zu kontrollieren, etwa der Mindestruhezeiten oder der maximalen, durchschnittlichen Arbeitszeit pro Woche. Arbeitnehmern ermöglicht ein Zeiterfassungssystem zudem, ihre Rechte besser durchzusetzen, weil dadurch die tatsächlich geleistete Arbeitszeit nachweisbar wird.

Die bisherige Rechtssituation: Zeiterfassung für einige Arbeitgeber verpflichtend

Schon vor dem EuGH-Urteil gab es im deutschen Recht mehrere Vorschriften zu einer verpflichtenden Zeiterfassung:

  • Nach § 16 Abs. 2 ArbZG muss der Arbeitgeber Überstunden und Mehrarbeit aufzeichnen und diese Dokumentation mindestens zwei Jahre lang aufbewahren. Entscheidend ist hier, dass nur der Teil der Arbeitszeit aufzuzeichnen ist, der über die werktägliche Arbeitszeit hinausgeht.
  • Auch das Mindestlohngesetz schreibt für viele Arbeitgeber eine Verpflichtung zur Dokumentation von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer vor, wenn sie in von Schwarzarbeit betroffenen Wirtschaftsbereichen tätig sind (§ 17 Abs. 1 MiLoG).
  • § 19 Abs. 1 AEntG (Arbeitnehmer-Entsendegesetz) verpflichtet den entsendenden Arbeitgeber, Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit des entsendeten Arbeitnehmers zu erfassen.
  • Hat der Arbeitgeber Kurzarbeit angemeldet, muss er auf Verlangen für alle betroffenen Arbeitnehmer bei der Bundesagentur für Arbeit Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden sowie Ausfall- und Fehlzeiten einreichen.

Alle Arbeitgeber, die unter keine der oben genannten Regeln fallen, mussten bisher die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter nicht zwingend dokumentieren. Darüber hinaus gab es bislang keine Verpflichtung, ein elektronisches System für die Zeitwirtschaft einzuführen.

Unklare Rechtslage bis zum BAG-Urteil

Die deutschen Arbeitgeber standen bis vor Kurzem noch vor dem Problem, dass der konkrete Handlungsbedarf bislang nicht geklärt werden konnte. Viele Experten waren der Auffassung, dass das EuGH-Urteil eine Vorgabe für die Gesetzgebung der EU-Mitgliedsstaaten sei, die Pflicht zur Zeiterfassung in nationales Recht umzusetzen. Folgte man dieser Argumentation, bestünde für die deutschen Arbeitgeber (noch) kein Handlungsbedarf über die bereits existierenden Verpflichtungen hinaus.

Andere Spezialisten kommen hingegen zu dem Ergebnis, dass das EuGH-Urteil direkt zur Anwendung kommen muss. In diese Kerbe schlägt auch ein Urteil des Arbeitsgerichts Emden vom 20. Februar 2020. In einem Vergütungsprozess stellten die Richter fest, dass die Ansicht des Europäischen Gerichtshofs aufgrund der EU-Grundrechts-Charta direkte Anwendung findet. Vor diesem Hintergrund wurde der Überstundenvortrag des klagenden Arbeitnehmers auf Basis seiner eigenen, handschriftlichen Dokumentation von den Richtern akzeptiert, weil der Arbeitgeber die Behauptungen mangels eines entsprechenden Zeiterfassungssystems nicht entkräften konnte.

Klärung durch das neueste BAG-Urteil

Klärung bringt jetzt ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts, das sich eigentlich mit einer ganz anderen Frage auseinandersetzte. Die Richter hatten zu klären, ob dem Betriebsrat ein Initiativrecht bezüglich der Einführung einer elektronischen Zeiterfassung zusteht. Dieses Recht steht ihm nach Auffassung der BAG-Richter nicht zu (BAG, Beschluss vom 13.9.2022, 1 ABR 21/22, Pressemitteilung 35/22). Was jetzt jedoch die Diskussion um das Thema Zeiterfassung anheizt, ist die Begründung. Im Urteil heißt es auszugsweise:

„Der Betriebsrat hat nach § 87 Abs. 1 Eingangssatz BetrVG in sozialen Angelegenheiten nur mitzubestimmen, soweit eine gesetzliche oder tarifliche Regelung nicht besteht. Bei unionsrechtskonformer Auslegung von § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG ist der Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, die Arbeitszeiten der Arbeitnehmer zu erfassen. Dies schließt ein – ggfs. mithilfe der Einigungsstelle durchsetzbares – Initiativrecht des Betriebsrats zur Einführung eines Systems der Arbeitszeiterfassung aus.“

Das BAG hat damit klar festgestellt: Entgegen der bisherigen Annahmen zahlreicher Rechtsexperten kann das EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019 durchaus europarechtskonform ausgelegt werden. In der Konsequenz müssen Arbeitgeber die Vorgaben zur Zeiterfassung bereits erfüllen und dürfen nicht abwarten, bis der deutsche Gesetzgeber die EuGH-Vorgabe in nationales Recht umgesetzt hat.

Im Vorteil sind jetzt Arbeitgeber, die schon frühzeitig vorgesorgt und ein adäquates Zeiterfassungssystem eingeführt bzw. bestehende Systeme nachjustiert haben. Akuter Handlungsbedarf besteht nun in Unternehmen, die bislang noch keine Zeiterfassungslösung im Einsatz haben.

Modelle wie die Vertrauensarbeitszeit werden zukünftig in der jetzigen Form nicht mehr möglich sein, besonders wenn sie mit einer pauschalen Überstundenabgeltung verbunden sind. Unternehmen, die solche oder ähnliche Arbeitszeitmodelle im Einsatz haben, werden künftig nicht mehr um ein Mindestmaß an Kontrolle herumkommen.

Professionelle Zeiterfassung – warum sich die Investition lohnt

Die Investition in eine softwaregestützte Arbeitszeiterfassung lohnt sich unabhängig von der gesetzlichen Verpflichtung für nahezu jeden Unternehmer. Der Einsatz professioneller Zeitwirtschaftslösungen von Anbietern wie askDANTE oder ZMI bringt nämlich eine ganze Reihe von Vorteilen:

  • Homeoffice: Arbeiten die Mitarbeiter im Homeoffice, kann der Arbeitgeber die Arbeitszeiten nur über ein Zeiterfassungssystem effektiv kontrollieren.
  • Transparenz: Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer können jederzeit nachvollziehen, wann wie viele Stunden gearbeitet wurde und wie viele Überstunden angefallen sind.
  • Geringere Fehleranfälligkeit: Gegenüber der manuellen Berechnung von Löhnen ist die automatisierte Arbeitszeiterfassung klar im Vorteil – viele Prozesse, etwa die Lohnabrechnung, lassen sich anhand der lückenlosen Daten automatisieren.
  • Aktuelle Berichte: Der Arbeitgeber kann jederzeit auf aktuelle Berichte und Statistiken zugreifen.
  • Flexibilität: Das EuGH-Urteil führt nicht etwa zum Zwangs-Comeback der klassischen Stechuhr, sondern bietet jede Menge Freiraum für die Zeiterfassung, etwa per Terminal, Webbrowser, Computer oder Smartphone.

Zeiterfassung manuell oder elektronisch? Professionelle Zeitwirtschaft empfehlenswert

Der EuGH machte keine Angaben dazu, wie das Zeiterfassungssystem konkret aussehen soll und auch Vorgaben des deutschen Gesetzgebers fehlen hierzu noch. Mit dem neuen BAG-Urteil haben sich diesbezüglich keine Veränderungen ergeben. Nach wie vor gibt es keine vorgeschriebene Form, und der Betriebsrat hat für die Einführung eines elektronischen Zeiterfassungssystem kein Initiativrecht, kann sie also nicht erzwingen.

Das System muss dem EuGH zufolge lediglich „objektiv, verlässlich und zugänglich“ sein. Diesen Anforderungen könnte nach heutigem Stand sogar eine gut strukturierte, handschriftliche Dokumentation der Arbeitszeiten oder eine klassische Stechuhr gerecht werden. Und doch gibt es gute Gründe, sich für eine professionelle digitale Zeiterfassung zu entscheiden:

  • Datenschutz: Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) stellen hohe Anforderungen an die Verarbeitung von Arbeitszeitdaten und damit verbundenen personenbezogenen Daten. Professionelle Software stellt sicher, dass nur zulässige Daten verarbeitet werden, diese nach deren maximal zulässiger Speicherdauer gelöscht werden und der Zugriff durch unberechtigte Dritte verhindert wird.
  • Datensicherung: Ein Verlust von Daten würde nicht nur einen Verstoß gegen die Vorschriften zur Dokumentation der Arbeitszeiten bedeuten, sondern zugleich auch den Verlust der Nachweismöglichkeiten im Fall eines Gerichtsprozesses. Eine fortlaufende Datensicherung in Form von Back-ups ist für professionelle Software selbstverständlich.
  • Homeoffice: Rund jeder vierte Arbeitnehmer arbeitet 2021 bereits im Homeoffice. Um bei Remote-Arbeitsmodellen die Kontrolle über gearbeitete Arbeitsstunden behalten zu können, lohnt sich die Investition in ein Zeiterfassungssystem, das die Dokumentation über mobile Schnittstellen ermöglicht. Zudem sollten Arbeitgeber schon heute einen Blick in die Zukunft werfen: Mit einem neuen Referentenentwurf des „Mobile-Arbeit-Gesetzes“ will das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) Arbeitgeber dazu verpflichten, die gesamte tägliche Arbeitszeit von mobil arbeitenden Mitarbeitern zu dokumentieren.
  • Auswertbarkeit: Um den Anforderungen des Europäischen Gerichtshofs genügen zu können, müssen die Daten auswertbar sein. Anhand handschriftlicher Aufzeichnungen dürfte dies nur schwer möglich sein.

Fazit

Jetzt ist der Punkt gekommen, an dem Arbeitgeber schnell handeln müssen, um ihre rechtlichen Verpflichtungen zu erfüllen. Die Einführung einer professionellen Zeiterfassung ist nun Pflicht. Im Idealfall wird sie softwaregestützt umgesetzt, aber auch jedes andere zuverlässige System ist ausreichend. Wer dieser Verpflichtung nicht nachkommt, riskiert schwerwiegende Folgen: Es könnte zu bösen Überraschungen kommen, wenn eine Vergütungsklage genauere Aufzeichnungen erfordert oder seitens des Gesetzgebers Strafen für Versäumnisse der Arbeitgeber eingeführt werden.

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Kurzarbeitergeld abrechnen – Antworten auf häufige Fragen zum Kug

Energiekrise und Materialmangel werfen ihre Schatten voraus: In den kommenden Monaten werden wahrscheinlich wieder mehr Unternehmen Kurzarbeit anmelden müssen. Mancher Arbeitgeber wird dann erstmals Kurzarbeitergeld abrechnen. Dieser Beitrag beantwortet grundlegende Fragen zum Thema und gibt Praxistipps für Lohnbuchhalter.

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Bis zum Ausbruch der Covid-19-Pandemie hätten es sich die meisten der betroffenen Arbeitgeber wohl nicht träumen lassen, Kurzarbeitergeld abrechnen zu müssen. Doch das Coronavirus hat vieles schlagartig verändert. Mittlerweile sind die pandemiebedingten Beschränkungen zwar weitgehend aufgehoben worden – stattdessen verdüstert sich die wirtschaftliche Lage nun infolge steigender Energiepreise und gestörter Lieferketten. Damit dürfte die Anzahl der Unternehmen steigen, die bei der Bundesagentur für Arbeit Kurzarbeitergeld (Kug) beantragen müssen. Hier Antworten auf wichtige Fragen zum Kug.

Für welche Beschäftigten kann ich als Arbeitgeber Kurzarbeitergeld beantragen?

Nach § 98 SGB III können Arbeitgeber Kurzarbeitergeld beantragen, wenn die grundsätzlichen Voraussetzungen für Kurzarbeit erfüllt sind und wenn eine ungekündigte versicherungspflichtige Beschäftigung vorliegt. Auch befristet Beschäftigte können Kurzarbeitergeld erhalten.

Welche Beschäftigten erhalten kein Kug?

Keinen Anspruch auf Kug haben:

  • Studierende, die an einer Hochschule immatrikuliert sind und in der Hauptsache ihr Studium betreiben
  • geringfügig Beschäftigte
  • gekündigte Arbeitnehmer ab Ausspruch der Kündigung

Bekommen Auszubildende Kurzarbeitergeld?

Der Ausbildungsbetrieb muss grundsätzlich versuchen, die Ausbildung weiterzuführen. Ist dies nicht umsetzbar, etwa bei Betriebsschließungen aufgrund des Coronavirus, können Arbeitgeber aber auch für Auszubildende Kurzarbeitergeld abrechnen – jedoch erst nach einem Arbeitsausfall von mindestens sechs Wochen oder 30 Arbeitstagen. Bis dahin bekommen Azubis ihre volle Ausbildungsvergütung.

Müssen während der Kurzarbeit Arbeitszeitnachweise geführt werden?

Ja. Arbeitgeber müssen Nachweise über die Arbeits-, Ausfall- und Fehlzeiten führen, wenn sie für Beschäftigte Kurzarbeitergeld abrechnen. Die Kug-Abrechnung muss innerhalb von drei Monaten nach Ablauf des beantragten Kalendermonats bei der zuständigen Arbeitsagentur eingereicht werden. Nach Beendigung der Kurzarbeit prüft die Agentur anhand der Arbeitszeitnachweise und der Lohnabrechnungen den Anspruch.

Wie gehe ich als Arbeitgeber bei der Berechnung vor?

Für die Ermittlung der Höhe des Kug ist es erforderlich, dass der Arbeitgeber aus der offiziellen Tabelle zur Berechnung des Kurzarbeitergeldes (Kug) die rechnerischen Leistungssätze für das Soll-Entgelt (Bruttoarbeitsentgelt ohne Mehrarbeitsentgelt und Einmalzahlungen) und für das Ist-Entgelt (tatsächlich im Kalendermonat erzieltes Bruttoarbeitsentgelt) abliest. Dabei ist die eingetragene Lohnsteuerklasse des Arbeitnehmers zugrunde zu legen sowie eine Zuordnung zu den Leistungssätzen 1 oder 2 vorzunehmen.

Leistungssatz 1 ist bei Arbeitnehmern anzuwenden, auf deren Lohnsteuerkarte ein Kinderfreibetrag mit dem Zähler von mindestens 0,5 eingetragen ist oder für die aufgrund einer Bescheinigung der Agentur für Arbeit der Leistungssatz 1 maßgebend ist. Für alle übrigen Beschäftigten ist Leistungssatz 2 anzuwenden.

Der Unterschiedsbetrag zwischen den aus dieser Tabelle abgelesenen Leistungssätzen ergibt das Kurzarbeitergeld für den jeweiligen Kalendermonat (s. auch Tabelle zur Berechnung des Kurzarbeitergeldes (Kug) für Beschäftigte, die keine Sozialversicherungsbeiträge zu tragen haben)

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Muss ich als Arbeitgeber weiterhin Sozialversicherungsbeiträge für meine Beschäftigten abführen?

Ja. Unternehmen müssen auch bei Kurzarbeit den vollen Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil zur Kranken-, Renten- und Pflegeversicherung im Zuge der Lohnabrechnung abführen.

Wie wirkt sich eine Nebenbeschäftigung auf die Kug-Höhe aus?

Hier ist zu unterscheiden: Hat der Arbeitnehmer die Nebentätigkeit schon vor Beginn der Kurzarbeit durchgeführt, wird das daraus erzielte Entgelt nicht auf das Kurzarbeitergeld angerechnet.

Anders sieht es aus, wenn der Beschäftigte während des Bezugs von Kug eine Nebentätigkeit aufnimmt. Dann liegt eine Erhöhung des tatsächlichen erzielten Entgelts vor, die auf das Kurzarbeitergeld angerechnet wird.

Ein Minijob (450 Euro/Monat; ab 1. Oktober 2022: 520 Euro/Monat) wird seit dem 1. Juli 2022 vollständig angerechnet, wenn der Minijob während des Bezugs von Kurzarbeitergeld aufgenommen wurde. In diesem Fall erhöht sich das tatsächlich erzielte Entgelt (= Ist-Entgelt) um den Minijob-Verdienst.

Kug-Praxistipps für Lohnabrechner

Was ist bei Kurzarbeitergeld in Verbindung mit Krankheit zu beachten?

Auch bei Kurzarbeit gilt die 42-Tage-Frist der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. Es ist jedoch zu unterscheiden, ob die Arbeitsunfähigkeit vor oder nach dem Beginn der Kurzarbeit eingetreten ist:

  • Ist der Beschäftigte vor der Einführung der Kurzarbeit arbeitsunfähig geworden und erhält er noch Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber, hat er keinen Anspruch auf Kurzarbeitergeld. Stattdessen bekommt der Arbeitnehmer Krankengeld.
    Beispiel: Ein Mitarbeiter ist seit dem 25. März arbeitsunfähig und noch bis zum 2. April krankgeschrieben. Seit dem 1. April wird in seinem Betrieb kurzgearbeitet. Damit unterliegen die Fehltage vom 25. März bis einschließlich 31. März der normalen Entgeltfortzahlung des Arbeitgebers. Der 1. und der 2. April hingegen liegen im Kug-Zeitraum und sind in der Lohnabrechnung mit dem Fehlzeitkennzeichen KU zu schlüsseln. Für diese beiden Tage bekommt der Beschäftigte – neben der Entgeltfortzahlung – Krankengeld in Höhe des Kurzarbeitergelds, das er erhielte, wenn er nicht arbeitsunfähig wäre. Der Arbeitgeber muss dieses Krankengeld ausrechnen und auszahlen, es wird ihm dann auf Antrag von der zuständigen Krankenkasse erstattet.
  • Tritt die Arbeitsunfähigkeit erst nach der Einführung der Kurzarbeit ein, erhält der Beschäftigte für den kurzarbeitsbedingten Arbeitsausfall bis zu sechs Wochen Kurzarbeitergeld. Für die nicht vom Arbeitsausfall betroffene Arbeitszeit besteht der normale Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. Nach Ablauf der Lohnfortzahlung (42-Tage-Frist) bekommt der Arbeitnehmer kein Kurzarbeitergeld mehr. Für die weitere Zeit der Arbeitsunfähigkeit hat er ausschließlich einen Anspruch auf Krankengeld.

Wie werden Feiertage bei Kurzarbeit abgerechnet?

Fällt ein Feiertag in die Kurzarbeitsperiode, so ist die Feiertagsvergütung ausschließlich vom Arbeitgeber zu zahlen (§ 2 Abs. 2 EFZG); Anspruch auf Kug durch die Bundesagentur für Arbeit besteht nicht. Wenn also ein Mitarbeiter an einem Feiertag grundsätzlich nicht arbeiten muss, aber dafür bezahlt wird, gibt es zwei Möglichkeiten der Entlohnung:

  • Fall 1: Der Feiertag wird wie jeder andere Arbeitstag bezahlt. Das Entgelt für den Feiertag läuft in das Ist-Brutto und es wird kein Kug-Feiertagsentgelt gezahlt. Deshalb brauchen hier auch keine Stunden angegeben zu werden.
  • Fall 2: Der Feiertag wird nicht wie jeder andere Arbeitstag, sondern über das Kug-Feiertagsentgelt bezahlt. Hier ist die Anzahl der Kug-Feiertagsentgelt-Stunden anzugeben.

Wie berechnet man den Kug-Stundenlohn?

Der Kug-Stundenlohn ist, neben der direkten Eingabe von Soll- und Ist-Brutto, der einfachste Weg, das Ausfallentgelt und somit das Kurzarbeitergeld zu ermitteln. Um den Kug-Stundenlohn zu berechnen, addiert man zum Monatsgehalt gegebenenfalls weitere Bestandteile, wie zum Beispiel vermögenswirksame Leistungen (VWL). Die Gesamtsumme wird dann durch die durchschnittliche monatliche Stundenanzahl geteilt. Die durchschnittliche monatliche Stundenzahl wiederum berechnet man nach der Formel: regelmäßige wöchentliche Arbeitsstunden mal 13, geteilt durch 3.

Wie rechnet man einen Kug-Arbeitgeberzuschuss (Aufstockung) ab?

Ein Arbeitgeberzuschuss zum Kurzarbeitergeld lässt sich in der Entgeltabrechnungssoftware über die Lohnart 0760 abrechnen. Diese Lohnart ist steuerpflichtig, aber bis zu einem gewissen Grad sozialversicherungsfrei (Ausfallentgelt mal 0,8, minus Kurzarbeitergeld).

Um den Kug-Zuschuss zu berechnen, teilt man das Kurzarbeitergeld durch 60 bzw. 67 (je nach Leistungssatz) und multipliziert diesen Betrag mit dem gewünschten Aufstockungssatz – also zum Beispiel 33, wenn bei Leistungssatz 1 auf 100 Prozent aufgestockt werden soll.

Hinweis: Da die Leistungssätze nur Näherungswerte abbilden und der Zuschuss steuerpflichtig ist, kann eine exakte Aufstockung meist nur über eine zusätzliche, steuer- und sozialversicherungspflichtige Lohnart mittels Iterationsrechnung erfolgen.

Müssen die festen Be- und Abzüge bei Gehaltsempfängern während der Kurzarbeit jeden Monat angepasst werden?

Nein, die Beträge in den festen Be- und Abzügen bleiben beim Kurzarbeitergeld abrechnen unangetastet. Die Kürzung erfolgt in der Lohnsoftware stattdessen über eine Abzugslohnart (zum Beispiel 2400).

Können Arbeitnehmer mit Kind(ern) auch ohne eingetragenen Kinderfreibetrag bei der Kug-Berechnung den Leistungssatz 1 (67 Prozent) in Anspruch nehmen?

Ja. Hierzu muss der Arbeitnehmer bei der Agentur für Arbeit eine Bescheinigung beantragen und dem Arbeitgeber vorlegen (Kind im Sinne des § 32 Abs. 1, 3 bis 5 EStG). Anschließend kann der Arbeitgeber das Kurzarbeitergeld abrechnen und dabei den Leistungssatz 1 für den Beschäftigten zugrunde legen.

Wie ist ein Firmen-PKW im Hinblick auf Kurzarbeitergeld zu bewerten?

Ein PKW wird zum Soll- und Ist-Entgelt hinzugerechnet. Eine Kürzung findet nicht statt, da der PKW auch ohne Kug voll versteuert und verbeitragt werden muss, wenn er im beantragten Kalendermonat mindestens einen Tag zur Verfügung stand. Bei einem kurzarbeitsbedingten, kompletten Arbeitsausfall im Monat ist zu prüfen, ob der PKW vom Mitarbeiter weiterhin genutzt wird. In Zweifelsfällen sollten sich Unternehmen eine Rechtsauskunft bei der Arbeitsagentur bzw. beim Steuerberater einholen.

9-Euro-Ticket in der Lohnabrechnung - Worauf Arbeitgeber achten müssen
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9-Euro-Ticket in der Lohnabrechnung - Worauf Arbeitgeber achten müssen

Des einen Freud, des anderen Leid: Das 9-Euro-Ticket bringt vielen Pendlern spürbare Entlastung im Geldbeutel. Für den Arbeitgeber bedeutet das verbilligte Jobticket allerdings auch offene Fragen. Hat er nämlich seinen Mitarbeitern schon vorher Monats- oder Jahrestickets bezahlt, ist fraglich, wie mit der Differenz zu den bisherigen Kosten lohnsteuerlich umzugehen ist. Dazu hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) inzwischen Stellung genommen.

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Was ist das 9-Euro-Ticket?

Das 9-Euro-Ticket wurde am 20. Mai 2022 von der Bundesregierung als Teil eines umfangreichen Entlastungspakets beschlossen. Ziel ist, die Bürger angesichts der steigenden Energiepreise zu entlasten.

Das 9-Euro-Ticket ist am 1. Juni 2022 in Kraft getreten und gilt für die Monate Juni, Juli und August. Während dieser drei Monate können die Bürger alle öffentlichen Nahverkehrsmittel zum einheitlichen Preis von nur neun Euro monatlich nutzen – so oft sie wollen.

Die Nachfrage ist groß: Mitte Juni waren bereits mehr als 16 Millionen Neun-Euro-Tickets verkauft, berichtet der Verband Deutscher Verkehrsunternehmen (VDV).

Auch viele Arbeitnehmer profitieren von dem vergünstigten Jobticket, das sie dank ÖPNV-Anbindung besonders günstig an den Arbeitsplatz bringt.

BMF-Schreiben vom 30. Mai 2022: Vereinfachungsregel und Jahresbetrachtung

Das BMF-Schreiben vom 30. Mai 2022 sorgt seitens der Arbeitgeber für Erleichterungen und reduziert den zusätzlichen administrativen Aufwand für die vorübergehende Änderung auf ein Minimum. Die Finanzverwaltung hält darin zwei grundsätzliche Regeln für den Umgang mit dem 9-Euro-Ticket bei der Lohnabrechnung fest:

  • Vereinfachungsregel: Zahlt der Arbeitgeber einen gleichbleibenden monatlichen Zuschuss zum Bahnticket seiner Mitarbeiter, muss er dessen Höhe nicht jeden Monat neu überprüfen. Beträgt der Zuschuss also etwa im Juni 2022 25 Euro, obwohl der Arbeitnehmer nur neun Euro gezahlt hat, muss dieser Umstand in der Juni-Abrechnung nicht auftauchen.
  • Jahresbetrachtung: Zum Ende des Jahres 2022 sollen Arbeitgeber, die Zuschüsse zu Jobtickets für den ÖPNV gezahlt haben, eine Überprüfung vornehmen. Übersteigen die Zuschüsse des Arbeitgebers die tatsächlichen Ausgaben des Mitarbeiters, so muss er die Differenz entweder vom Arbeitnehmer zurückfordern oder als steuerpflichtigen Arbeitslohn behandeln (und somit versteuern und Sozialabgaben abführen).

Besondere Fälle und Fragen rund um das 9-Euro-Ticket

Auf so mancher Lohnabrechnung ändert sich durch das 9-Euro-Ticket überhaupt nichts. Das ist oft der Fall, wenn nur ein geringer Arbeitgeberzuschuss gezahlt wird. Es gibt aber auch einige Sonderfälle, die bei Arbeitgebern Fragen aufwerfen:

  • Der Arbeitgeber kauft die Tickets für den ÖPNV.

Kauft der Arbeitgeber selbst die Jobtickets, etwa im Rahmen einer Kooperation mit dem örtlichen Verkehrsbetrieb, so sind diese bei Erfüllung aller Voraussetzungen steuer- und sozialabgabenfrei. Das ist der Fall, wenn das Ticket nur für den ÖPNV (nicht für den Fernverkehr) gilt – beim 9-Euro-Ticket ist dies schon durch dessen Geltungsbereich erfüllt. Zudem muss die Fahrkarte zusätzlich zum Arbeitslohn gezahlt werden, eine Entgeltumwandlung ist nicht zulässig. Da der Arbeitgeber ohnehin die tatsächlichen Kosten trägt, ändert sich für ihn nichts. Er muss lediglich den geringeren Betrag der übernommenen Kosten korrekt auf der Lohnabrechnung angeben.

  • Der Arbeitgeber erstattet den Mitarbeitern ihre vollen Ausgaben für den ÖPNV.

Auch wenn Mitarbeiter ihre Jobtickets selbst kaufen und der Arbeitgeber die Kosten erstattet, sind diese steuer- und sozialabgabenfrei. Es gelten die gleichen Voraussetzungen wie beim Kauf des Tickets durch den Arbeitgeber. Das Unternehmen muss jedoch am Jahresende prüfen, ob der Arbeitgeberzuschuss möglicherweise höher war als die tatsächlichen Ausgaben des Mitarbeiters. Die Differenz wäre dann zu versteuern.

Beispiel: Der Mitarbeiter hat monatliche Kosten in Höhe von 50 Euro für den ÖPNV, die der Arbeitgeber mit einer Auszahlung von 50 Euro im Monat übernimmt. Durch das 9-Euro-Ticket liegen die tatsächlichen Kosten im Jahr 2022 bei nur 477 Euro (9 Monate x 50 Euro + 3 Monate x 9 Euro). Der Arbeitgeber zahlt jedoch 12 x 50 Euro = 600 Euro. Die Differenz von 123 Euro ist zu versteuern.

  • Der Arbeitgeber erstattet nur einen Teil der Kosten für das Jobticket.

Bekommt der Mitarbeiter nur einen Arbeitgeberzuschuss von beispielsweise 50 oder 75 Prozent zu den Kosten, muss der Arbeitgeber am Jahresende kontrollieren, ob eine Überzahlung vorliegt. In der Regel ist dies aber nicht der Fall.

Beispiel: Ein Mitarbeiter zahlt monatlich 50 Euro für sein Ticket und erhält dazu 25 Euro Arbeitgeberzuschuss. Er kommt normalerweise im Jahr auf Kosten von 600 Euro und einen Zuschuss von 300 Euro. Durch das 9-Euro-Ticket liegen die Gesamtkosten in diesem Jahr bei 477 Euro. Der Zuschuss übersteigt trotz 9 Euro-Tickets nicht die tatsächlichen Ausgaben.

  • Der Arbeitgeber zahlt einen Zuschuss zu Jahrestickets.

Kauft der Arbeitgeber zu Beginn des Jahres ein Jahresticket für einen Mitarbeiter oder erstattet er ihm die Ausgaben dafür, muss er diese Kosten im betreffenden Monat in der Lohnabrechnung berücksichtigen. Erhält der Arbeitgeber bzw. der Mitarbeiter eine Gutschrift für die Kostendifferenz in den Monaten Juni bis August, muss die frühere Lohnabrechnung im Hinblick auf die Jahreskosten korrigiert werden.

Folgen einer falschen Abrechnung

Berücksichtigt der Arbeitgeber das BMF-Schreiben nicht und zahlt weiterhin den vollen Zuschuss steuer- und beitragsfrei aus, obwohl er so die tatsächlichen Kosten übersteigt, geht er ein finanzielles Risiko ein. Fällt dieser Umstand bei einer Betriebsprüfung auf, zahlt er nicht nur den Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung für die Differenz nach, sondern steht auch für den Arbeitnehmeranteil und dessen Lohnsteuer gerade.

Welche Aufzeichnungspflichten bestehen im Lohnkonto für den Arbeitgeber?

Um die korrekte Lohnabrechnung nachvollziehen zu können, sind Arbeitgeber verpflichtet, im Lohnkonto der Mitarbeiter Details zu den gezahlten Arbeitgeberzuschüssen zu erfassen. Zudem müssen sie bei Erstattungen oder Zuschüssen nachweisen können, wie hoch die tatsächlichen Kosten der Arbeitnehmer waren.

Darüber hinaus ist die korrekte Höhe der gezahlten Zuschüsse in der Lohnabrechnung auszuweisen, da diese sich auf die Steuererklärung der Arbeitnehmer auswirken. Um diese Zuschüsse sinkt die Entfernungspauschale, die die Mitarbeiter für den Weg zwischen Wohnort und erster Tätigkeitsstätte steuerlich geltend machen können.

Energiepreispauschale: Wichtige Informationen für Arbeitgeber
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Energiepreispauschale: Wichtige Informationen für Arbeitgeber

Die Energiepreispauschale kommt: Ab September 2022 erhalten Arbeitnehmer eine Einmalzahlung in Höhe von 300 Euro, um die finanziellen Auswirkungen der zurzeit stark steigenden Energiepreise auszugleichen. Die Auszahlung erfolgt über die Lohnabrechnung. Der Steuerberater und Wirtschaftsprüfer Rainer Inzelmann erläutert in diesem Gastbeitrag, worauf Arbeitgeber achten sollten.

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Nachdem der Bundesrat im Mai dieses Jahres einen entsprechenden Beschluss gefasst hatte, ist der Weg nun frei für die Energiepreispauschale (kurz: Energiepauschale), über die im Rahmen des zweiten sogenannten Entlastungspakets entschieden wurde. Im September sollen Arbeitgeber das Geld in einem Betrag mit der Lohnabrechnung auszahlen. Eine Auszahlung in Raten oder Teilbeträgen ist dabei nicht zulässig.

Wer hat Anspruch auf die Energiepreispauschale?

Grundsätzlich steht die Einmalzahlung in Höhe von 300 Euro allen Arbeitnehmern der Steuerklassen I bis V zu, die zum Stichtag am 1. September 2022 in einem Beschäftigungsverhältnis stehen. Dies schließt auch ein:

  • Minijobber und kurzfristig Beschäftigte
  • Auszubildende
  • Werkstudenten sowie Studenten mit Nebenjob
  • Eltern in Elternzeit oder Mutterschutz

Anspruchsberechtigt sind grundsätzlich also alle Personen, die im Veranlagungszeitraum 2022 in Deutschland unbeschränkt steuerpflichtig sind und Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit oder Gewinneinkünfte aus selbstständiger Tätigkeit erzielen. Hierzu zählen auch Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft und andere gewerbliche Einkünfte.

Übrigens: Personen, die zum 1. September 2022 nicht in einem Beschäftigungsverhältnis stehen, weil sie beispielsweise durch einen Arbeitgeberwechsel vorher ausgeschieden sind und eine neue Tätigkeit erst danach aufnehmen, können die Pauschale über die Einkommensteuererklärung für den Veranlagungszeitraum 2022 beantragen. Dies gilt ebenfalls für Arbeitnehmer, die im gesamten Jahr 2022 Krankengeld beziehen, das aus einem aktiven Dienstverhältnis heraus entsteht.

Für Selbstständige und Gewerbetreibende wird die Einkommensteuer-Vorauszahlung für das dritte Quartal 2022 um die Höhe der Energiepreispauschale, also um 300 Euro, reduziert.

Was ist hinsichtlich der Auszahlung und Besteuerung der Energiepauschale zu beachten?

Ausgezahlt wird das Geld jeweils nur für das erste Dienstverhältnis eines Arbeitnehmers; weitere eventuell bestehende Dienstverhältnisse bleiben davon unberührt. Arbeitgeber müssen beachten, dass Minijobber und kurzfristig Beschäftigte eine schriftliche Erklärung abgeben und den Status des ersten Dienstverhältnisses mit ihrer Unterschrift bestätigen müssen.

Wichtig: Die Energiepreispauschale ist zwar beitragsfrei in der Sozialversicherung, wird jedoch als sogenannter sonstiger Bezug individuell mit dem persönlichen Steuersatz besteuert. Auch Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag können gegebenenfalls zusätzlich anfallen.

Für die Arbeitgeber bedeutet diese Änderung in der Lohnabrechnung – neben der bereits beschlossenen rückwirkenden Erhöhung der Grundfreibeträge und dem höheren Werbekostenpauschbetrag – einigen bürokratischen Mehraufwand. Bislang sehen die Lohnabrechnungsprogramme vieler Unternehmen diese Anpassung nicht vor. Allerdings arbeiten einige Softwarehersteller (wie zum Beispiel Suiteify – Anm. der Redaktion) bereits an einem Update, damit die Änderungen den Unternehmen möglichst wenig Aufwand bescheren.

Wie gehen Arbeitgeber nun konkret vor?

In der Regel soll die Energiepreispauschale ab September 2022 ausgezahlt werden, mit dem Vermerk des Großbuchstabens „E“ für „Einmalbezug“ auf der Lohnsteuerbescheinigung. Die Verrechnung erfolgt dann mit der Lohnsteueranmeldung für den August, die bis zum 10. September 2022 fällig ist.

Arbeitgeber, die die Lohnsteuer nicht monatlich, sondern vierteljährlich abführen, haben die Wahl, die Pauschale im Oktober zu zahlen und die Verrechnung dann mit der Lohnsteueranmeldung bis zum 10. Oktober 2022 vorzunehmen.

Wer ausschließlich Minijobber beschäftigt und damit grundsätzlich keine Lohnsteuer abführt, ist nicht verpflichtet, die Zahlung zu leisten. Die Beschäftigten können die Energiepreispauschale in diesem Fall nur über ihre Einkommensteuererklärung 2022 geltend machen.

Wie erfolgt die Finanzierung der Pauschale für den Arbeitgeber?

Wie bereits dargestellt wird die an die Arbeitnehmer ausgezahlte Energiepreispauschale mit der Lohnsteuer, die der Arbeitgeber an das Finanzamt abführt, verrechnet. Damit er auch selbst von der Pauschale profitiert, kann der Arbeitgeber seinen eigenen Betrag von der geschuldeten Lohnsteuer abziehen. Zahlt ein Unternehmen eine höhere Energiepreispauschale, als es Lohnsteuer zahlt, bekommt es den Differenzbetrag vom Finanzamt erstattet.

Weitere Informationen hat das Bundesfinanzministerium in Abstimmung mit den obersten Finanzbehörden der Länder in FAQs zur Energiepreispauschale zusammengefasst.

Erhöhung Grundfreibetrag 2022: Lohnsteuer korrekt anpassen
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Erhöhung Grundfreibetrag 2022: Lohnsteuer korrekt anpassen

Der Grundfreibetrag wurde rückwirkend zum 1. Januar 2022 von 9.984 Euro auf 10.347 Euro angehoben. Arbeitgeber sind verpflichtet, den bisher vorgenommenen Lohnsteuerabzug zu korrigieren – sofern dies wirtschaftlich zumutbar ist.

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Möglichkeiten zur Korrektur

Die Art und Weise der Korrektur sind gesetzlich nicht festgelegt. Sie kann sowohl durch eine Neuberechnung als auch durch eine Differenzberechnung der zurückliegenden Lohnzahlungszeiträume erfolgen. Arbeitgeber haben hier also Handlungsspielraum, sollten jedoch in jedem Fall eine saubere Dokumentation sicherstellen.

Auswirkungen bei Kurzarbeitergeld

Besonders zu beachten ist, dass sich beim Bezug von Kurzarbeitergeld (KuG) oder Saison-KuG in den betroffenen Lohnzahlungszeiträumen Änderungen ergeben können. In solchen Fällen sind Korrekturanträge erforderlich, damit die steuerliche Anpassung korrekt berücksichtigt wird.

Payroll Compliance: So schützt du dein Unternehmen vor Strafen
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Payroll Compliance: So schützt du dein Unternehmen vor Strafen

Wusstest du, dass jährlich Bußgelder in Millionenhöhe verhängt werden, weil Unternehmen gegen Payroll Compliance-Vorschriften verstoßen? Die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen im Bereich der Lohnabrechnung ist für jedes Unternehmen von größter Bedeutung, um rechtliche Risiken zu minimieren und hohe Strafen zu vermeiden.

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Wusstest du, dass jährlich Bußgelder in Millionenhöhe verhängt werden, weil Unternehmen gegen Payroll Compliance-Vorschriften verstoßen? Die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen im Bereich der Lohnabrechnung ist für jedes Unternehmen von größter Bedeutung, um rechtliche Risiken zu minimieren und hohe Strafen zu vermeiden. Diese komplexe Arbeit erfordert präzise und zeitgerechte Bearbeitung, um die Mitarbeiterzufriedenheit und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen.

‍Payroll Compliance umfasst alle Maßnahmen, die sicherstellen, dass die Lohn- und Gehaltsabrechnung den geltenden Gesetzen und Vorschriften entspricht. Verstöße können nicht nur zu empfindlichen Bußgeldern führen, sondern auch den Ruf des Unternehmens nachhaltig schädigen.

In diesem Artikel erfährst du, welche Aspekte der Payroll Compliance besonders wichtig sind und wie du dein Unternehmen vor Strafen schützen kannst. Wir gehen auf häufige Fehler ein und zeigen dir, wie du mithilfe digitaler Lösungen die Compliance in der Lohnabrechnung gewährleistest.

Schlüsselerkenntnisse

  • Payroll Compliance ist essentiell, um rechtliche Risiken und Bußgelder zu vermeiden
  • Verstöße gegen Compliance-Vorschriften können zu hohen Strafen und Imageverlust führen
  • Korrekte Berechnung von Löhnen, Gehältern und Abgaben ist ein Kernaspekt der Compliance
  • Häufige Fehler sind unzureichende Dokumentation und falsche Mitarbeiterklassifizierung
  • Digitale Lösungen und Automatisierung unterstützen bei der Einhaltung der Vorschriften

Was ist Payroll Compliance?

Payroll Compliance ist ein entscheidender Bestandteil der Lohnabrechnung in jedem Unternehmen. Es geht darum, sicherzustellen, dass alle gesetzlichen Vorschriften und Bestimmungen eingehalten werden. Der Begriff Payroll umfasst dabei sowohl die Liste der Arbeitsentgelte als auch den dazugehörigen Geldbetrag und die zuständige Abteilung, um Strafen und rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.

Definition und Bedeutung

Unter Payroll Compliance versteht man die Einhaltung aller relevanten Gesetze, Vorschriften und Richtlinien bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Dies umfasst die korrekte Berechnung von Löhnen, Steuern und Sozialabgaben. Eine effiziente Entgeltabrechnung reduziert Fehler und spart sowohl Zeit als auch Kosten. Zudem beinhaltet es die fristgerechte Zahlung an Mitarbeiter und Behörden. Eine ordnungsgemäße Payroll Compliance schützt Unternehmen vor finanziellen Strafen und Reputationsschäden.

Warum ist Payroll Compliance wichtig?

Payroll Compliance ist ein entscheidender Aspekt für Unternehmen, da sie sicherstellen muss, dass die Lohn- und Gehaltsabrechnung korrekt und rechtzeitig durchgeführt wird. Fehler in der Lohn- und Gehaltsabrechnung können nicht nur finanzielle Verluste verursachen, sondern auch das Vertrauen der Mitarbeiter und Geschäftspartner beeinträchtigen. Eine korrekte und pünktliche Abrechnung stärkt das Vertrauen der Mitarbeiter und trägt zur Zufriedenheit und Motivation bei.

Darüber hinaus hilft die Einhaltung der Payroll Compliance, den guten Ruf des Unternehmens zu wahren. Ein Unternehmen, das sich an alle gesetzlichen Vorschriften hält, wird als zuverlässig und vertrauenswürdig wahrgenommen. Dies kann sich positiv auf die Geschäftsbeziehungen und die Gewinnung neuer Kunden und Mitarbeiter auswirken.

Relevante Gesetze und Vorschriften

Zu den wichtigsten Gesetzen und Vorschriften im Bereich der Payroll Compliance gehören:

  • Mindestlohngesetz (MiLoG)
  • Arbeitszeitgesetz (ArbZG)
  • Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG)
  • Lohnsteuerrecht
  • Sozialversicherungsrecht

Die folgende Tabelle zeigt einige Beispiele für die Konsequenzen bei Verstößen gegen diese Gesetze:

Gesetz Verstoß Mögliche Konsequenzen
Mindestlohngesetz Unterschreitung des Mindestlohns Bußgelder bis zu 500.000 €
Arbeitszeitgesetz Überschreitung der zulässigen Arbeitszeit Bußgelder bis zu 15.000 €
Lohnsteuerrecht Fehlerhafte Berechnung oder Abführung der Lohnsteuer Nachzahlungen und Säumniszuschläge

Um Payroll Compliance zu gewährleisten und Strafen zu vermeiden, ist es für Unternehmen ratsam, auf professionelle Payroll Services zurückzugreifen. Diese unterstützen bei der korrekten Anwendung der gesetzlichen Vorgaben und sorgen für eine reibungslose Lohnabrechnung.

Die Rolle des Payroll-Spezialisten

Ein Payroll-Spezialist spielt eine zentrale Rolle in der Lohn- und Gehaltsabrechnung eines Unternehmens. Er ist dafür verantwortlich, dass alle relevanten Daten korrekt erfasst und verarbeitet werden, um eine fehlerfreie Abrechnung zu gewährleisten. Der Payroll-Spezialist arbeitet eng mit der HR-Abteilung zusammen, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter korrekt und pünktlich bezahlt werden.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Die Aufgaben und Verantwortlichkeiten eines Payroll-Spezialisten umfassen:

  • Durchführung der Lohn- und Gehaltsabrechnung: Der Payroll-Spezialist berechnet die Löhne und Gehälter der Mitarbeiter und stellt sicher, dass alle Abzüge und Zuschläge korrekt berücksichtigt werden.
  • Erfassung und Verarbeitung von Mitarbeiterdaten: Er sammelt und verwaltet alle relevanten Daten der Mitarbeiter, wie Arbeitszeiten, Überstunden und Urlaubstage.
  • Sicherstellung der korrekten Abrechnung von Löhnen und Gehältern: Der Payroll-Spezialist überprüft die Abrechnungen auf Richtigkeit und stellt sicher, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.
  • Einhaltung von Vorschriften und Gesetzen: Er sorgt dafür, dass alle Prozesse den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen und hält sich über Änderungen in den Vorschriften auf dem Laufenden.
  • Zusammenarbeit mit der HR-Abteilung: Der Payroll-Spezialist arbeitet eng mit der HR-Abteilung zusammen, um sicherzustellen, dass alle Personalprozesse reibungslos ablaufen und die Mitarbeiter korrekt bezahlt werden.

Durch die sorgfältige Erfüllung dieser Aufgaben trägt der Payroll-Spezialist maßgeblich zur Einhaltung der Payroll Compliance bei und schützt das Unternehmen vor rechtlichen und finanziellen Risiken.

Die Folgen von Verstößen gegen die Payroll Compliance

Wenn Unternehmen die Vorschriften der Payroll Compliance nicht einhalten, kann dies schwerwiegende Konsequenzen nach sich ziehen. Verstöße gegen die geltenden Gesetze und Regelungen können nicht nur zu hohen finanziellen Strafen führen, sondern auch das Image des Unternehmens nachhaltig schädigen.

Finanzielle Strafen

Bei Verstößen gegen die Payroll Compliance drohen Unternehmen empfindliche Geldstrafen. Die Höhe der Strafen hängt von der Art und Schwere des Verstoßes ab und kann schnell in den fünf- oder sechsstelligen Bereich gehen. Hier ein Überblick über mögliche Strafen:

Verstoß Mögliche Strafe
Falsche Berechnung von Löhnen und Gehältern Bis zu 25.000 €
Nicht gezahlte Sozialabgaben Bis zu 50.000 €
Fehlende oder unvollständige Dokumentation Bis zu 10.000 €

Neben den direkten finanziellen Folgen können Verstöße auch zu weiteren Kosten führen, beispielsweise durch die Beauftragung von Rechtsanwälten oder Steuerberatern zur Aufarbeitung der Fehler.

Imageverlust für das Unternehmen

Verstöße gegen die Payroll Compliance können auch das Ansehen des Unternehmens in der Öffentlichkeit und bei Geschäftspartnern schädigen. Ein Imageverlust kann langfristige Auswirkungen haben und sich negativ auf die Geschäftsentwicklung auswirken.

  • Verlust von Kunden und Aufträgen
  • Schwierigkeiten bei der Gewinnung neuer Mitarbeiter
  • Schlechte Presse und negative Berichterstattung
  • Verlust von Vertrauen bei Investoren und Geschäftspartnern

Um solche Konsequenzen zu vermeiden, ist es für Unternehmen von größter Bedeutung für Unternehmen, die Payroll Compliance ernst zu nehmen und alle relevanten Vorschriften gewissenhaft einzuhalten.

Die wichtigsten Aspekte der Payroll Compliance

Um die Payroll Compliance in deinem Unternehmen sicherzustellen, gibt es einige zentrale Punkte, die du beachten solltest. Eine korrekte und pünktliche Abrechnung von Löhnen und Gehältern sowie die ordnungsgemäße Abführung von Sozialabgaben und Steuern sind dabei von entscheidender Bedeutung.

Die präzise Berechnung der Löhne und Gehälter ist ein wesentlicher Bestandteil der Payroll Compliance. Dabei müssen nicht nur die individuellen Arbeitsverträge berücksichtigt werden, sondern auch gesetzliche Vorgaben wie Mindestlöhne und Überstundenzuschläge. Eine sorgfältige Dokumentation der Arbeitszeiten und Leistungen ist unerlässlich, um eine korrekte Abrechnung zu gewährleisten.

Löhne und Gehälter korrekt berechnen

Die Berechnung von Löhnen und Gehältern erfordert ein hohes Maß an Genauigkeit und Sorgfalt. Folgende Punkte solltest du dabei beachten:

  • Überprüfe die individuellen Arbeitsverträge auf spezielle Vereinbarungen und Zulagen
  • Berücksichtige gesetzliche Vorgaben wie Mindestlöhne und Überstundenzuschläge
  • Dokumentiere Arbeitszeiten und Leistungen lückenlos und nachvollziehbar
  • Verwende zuverlässige Software für die Lohnabrechnung, um Fehler zu vermeiden

Sozialabgaben und Steuern

Neben der korrekten Berechnung der Löhne und Gehälter spielt die pünktliche und vollständige Abführung von Sozialabgaben und Steuern eine entscheidende Rolle in der Payroll Compliance. Als Arbeitgeber bist du verpflichtet, die entsprechenden Beträge einzubehalten und an die zuständigen Behörden weiterzuleiten. Eine enge Zusammenarbeit mit dem Steuerberater kann helfen, stets auf dem aktuellen Stand zu bleiben und Fehler zu vermeiden.

Tipp: Setze Erinnerungen für wichtige Fristen wie die monatliche Abgabe der Lohnsteuer-Anmeldung, um Verzugszinsen und Säumniszuschläge zu vermeiden.

Häufige Fehler bei der Payroll Compliance

Bei der Einhaltung der Payroll Compliance können Unternehmen leicht Fehler unterlaufen, die zu ernsthaften Konsequenzen führen. Zwei der häufigsten Probleme sind eine unzureichende Dokumentation und die falsche Klassifizierung von Mitarbeitern.

Unzureichende Dokumentation

Eine lückenhafte oder unvollständige Dokumentation der Lohnabrechnungsprozesse ist ein häufiger Fehler bei der Payroll Compliance. Ohne eine sorgfältige Aufzeichnung aller relevanten Daten, wie Arbeitszeiten, Gehälter und Abzüge, wird es schwierig, die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften nachzuweisen. Dies kann zu Beanstandungen bei Betriebsprüfungen und möglicherweise zu Strafen führen.

Um eine ausreichende Dokumentation sicherzustellen, sollten Unternehmen folgende Maßnahmen ergreifen:

  • Einführung eines standardisierten Systems zur Erfassung und Speicherung aller lohnrelevanten Daten
  • Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Aufzeichnungen
  • Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit den Dokumentationsprozessen

Falsche Klassifizierung von Mitarbeitern

Ein weiterer häufiger Fehler bei der Payroll Compliance ist die falsche Einstufung von Mitarbeitern. Werden Arbeitnehmer beispielsweise fälschlicherweise als freie Mitarbeiter oder Praktikanten eingestuft, kann dies zu einer Unterbezahlung und zur Umgehung von Sozialabgaben führen.

Um eine korrekte Mitarbeiterklassifizierung zu gewährleisten, ist es wichtig, die gesetzlichen Kriterien genau zu kennen und anzuwenden. Dazu gehören unter anderem:

Kriterium Arbeitnehmer Freie Mitarbeiter
Weisungsgebundenheit Hoch Gering
Eingliederung in die Betriebsorganisation Stark Schwach
Eigene Betriebsmittel Nein Ja

Regelmäßige Schulungen und die Einbeziehung von Experten können helfen, Fehler bei der Mitarbeiterklassifizierung zu vermeiden und die Payroll Compliance zu verbessern.

Payroll Compliance und digitale Lösungen

In der heutigen schnelllebigen und hybriden Arbeitswelt kann die Einhaltung der Payroll Compliance eine Herausforderung darstellen. Glücklicherweise bieten digitale Lösungen effektive Werkzeuge, um diesen Prozess zu optimieren und das Risiko von Fehlern zu minimieren.

Eine leistungsstarke Lohnabrechnungssoftware automatisiert viele der zeitaufwendigen manuellen Aufgaben. Payroll Software ist entscheidend für die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und die Fehlerreduzierung. Sie stellt sicher, dass alle relevanten Daten korrekt erfasst und verarbeitet werden. Durch die Automatisierung von Routineaufgaben können sich HR-Fachleute auf strategischere Aspekte konzentrieren und gleichzeitig die Genauigkeit der Lohnabrechnung verbessern.

Software zur Lohnabrechnung

Eine moderne Lohnabrechnungssoftware bietet zahlreiche Vorteile, wie zum Beispiel:

  • Automatische Berechnung von Löhnen, Steuern und Abgaben
  • Integration mit Zeiterfassungssystemen und Personalmanagement-Tools
  • Erstellung von Lohnabrechnungen und Jahresendberichten
  • Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Fristen

Payroll Management umfasst die Durchführung der Lohnbuchhaltung unter Einhaltung rechtlicher Vorschriften und die Verwaltung von Sonderzahlungen sowie Arbeitszeitüberwachungen.

Funktionen Manuelle Abrechnung Lohnabrechnungssoftware
Zeitaufwand pro Mitarbeiter 30 Minuten 5 Minuten
Fehlerquote 5% 0,5%
Compliance-Risiko Hoch Gering

Automatisierung und Sicherheit

Neben der Effizienzsteigerung trägt die Automatisierung auch zu einer verbesserten Sicherheit bei. Durch die Minimierung manueller Eingriffe wird das Risiko von Fehlern und Manipulationen reduziert. Darüber hinaus gewährleisten moderne Lohnabrechnungssysteme die sichere Speicherung und Übertragung sensibler Mitarbeiterdaten durch Verschlüsselung und rollenbasierte Zugriffskontrollen.

Indem Unternehmen in digitale Lösungen für die Payroll Compliance investieren, können sie nicht nur Zeit und Kosten sparen, sondern auch die Sicherheit und Genauigkeit ihrer Lohnabrechnung verbessern. Dies schafft eine solide Grundlage für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

Die Rolle der HR-Abteilung

Die HR-Abteilung spielt eine entscheidende Rolle bei der Sicherstellung der Payroll Compliance in deinem Unternehmen. Die komplexen gesetzlichen Vorgaben und die Globalisierung machen die Entgeltabrechnung zu einer anspruchsvollen Aufgabe, die präzise und gesetzeskonform umgesetzt werden muss. Sie ist dafür verantwortlich, die Mitarbeiter über die geltenden Gesetze und Vorschriften zu informieren und sicherzustellen, dass alle Prozesse den Anforderungen entsprechen.

Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter

Eine der wichtigsten Aufgaben der HR-Abteilung ist die regelmäßige Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter in Bezug auf Payroll Compliance. Dazu gehören:

  • Aufklärung über relevante Gesetze und Vorschriften
  • Erläuterung der Folgen von Verstößen
  • Schulungen zur korrekten Erfassung von Arbeitszeiten und Lohndaten

Durch eine umfassende Mitarbeiterschulung können potenzielle Fehler vermieden und die Compliance sichergestellt werden.

Interne Kontrollen implementieren

Um die Einhaltung der Payroll Compliance zu gewährleisten, sollte die HR-Abteilung interne Kontrollen einführen. Dazu gehören beispielsweise:

Kontrollmaßnahme Beschreibung
Vier-Augen-Prinzip Überprüfung von Lohnabrechnungen durch eine zweite Person
Stichprobenkontrollen Regelmäßige Überprüfung von Lohndaten auf Richtigkeit
Checklisten Verwendung von Checklisten zur Sicherstellung der Vollständigkeit

Durch die Implementierung solcher internen Kontrollen kann die HR-Abteilung sicherstellen, dass alle Prozesse den Compliance-Anforderungen entsprechen und mögliche Fehler frühzeitig erkannt werden.

Aktualisierung der Payroll Compliance

Regeln und Gesetze können sich ändern und werden regelmäßig angepasst - dennoch ist es von entscheidender Bedeutung, dass dein Unternehmen stets auf dem neuesten Stand der Payroll Compliance bleibt. Gesetze und Vorschriften entwickeln sich weiter, und es liegt in der Verantwortung der HR- und Finanzabteilungen, diese Änderungen zu überwachen und entsprechend zu handeln. Es ist wichtig, die verschiedenen Begriffe und deren Bedeutungen im Unternehmenskontext zu verstehen und anzuwenden.

Überwachung gesetzlicher Änderungen

Um sicherzustellen, dass dein Unternehmen stets compliant ist, ist es unerlässlich, gesetzliche Änderungen im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung im Auge zu behalten. Dies kann durch regelmäßige Recherchen, den Kontakt zu Branchenverbänden oder die Zusammenarbeit mit externen Experten erfolgen. Eine proaktive Haltung hilft dabei, potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen und entsprechende Anpassungen vorzunehmen.

Regelmäßige Schulungen und Updates

Neben der Überwachung gesetzlicher Änderungen ist es ebenso wichtig, die Mitarbeiter der HR- und Finanzabteilungen regelmäßig zu schulen und auf den neuesten Stand zu bringen. Durch gezielte Schulungen können sie ihr Wissen über die Payroll Compliance vertiefen und lernen, wie sie die neuen Anforderungen in der Praxis umsetzen können. Zusätzlich sollten interne Prozesse und Richtlinien regelmäßig aktualisiert werden, um eine reibungslose Umsetzung der Compliance-Vorgaben zu gewährleisten. Investiere in die kontinuierliche Weiterbildung deines Teams und bleibe stets auf dem Laufenden, um langfristig erfolgreich zu sein.

Best Practices für Payroll Compliance

Um die Einhaltung der Payroll Compliance im Unternehmen zu gewährleisten, gibt es einige bewährte Best Practices. Durch die Implementierung dieser Maßnahmen können potenzielle Fehler frühzeitig erkannt und behoben werden, bevor sie zu ernsthaften Konsequenzen führen.

Eine der wichtigsten Best Practices ist die Durchführung regelmäßiger Audits. Dabei werden die Lohnabrechnungsprozesse gründlich überprüft, um sicherzustellen, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden. Hier sind einige Schlüsselelemente, die bei einem Payroll Compliance Audit berücksichtigt werden sollten:

Prüfbereich Beschreibung
Lohnabrechnung Überprüfung der korrekten Berechnung von Löhnen und Gehältern
Sozialabgaben Sicherstellung der fristgerechten und vollständigen Abführung von Sozialabgaben
Steuern Überprüfung der korrekten Berechnung und Abführung von Steuern
Dokumentation Kontrolle der vollständigen und akkuraten Dokumentation aller Lohnabrechnungsprozesse

Implementierung von Checklisten

Eine weitere Best Practice ist die Implementierung von Checklisten. Diese dienen als hilfreiche Werkzeuge, um sicherzustellen, dass alle relevanten Aspekte der Payroll Compliance berücksichtigt werden. Checklisten können für verschiedene Bereiche erstellt werden, wie beispielsweise:

  • Onboarding neuer Mitarbeiter
  • Lohnabrechnung
  • Abmeldung von Mitarbeitern
  • Jahresabschluss

Durch die konsequente Verwendung von Checklisten können potenzielle Fehlerquellen minimiert und die Einhaltung der Payroll Compliance erheblich verbessert werden. Es empfiehlt sich, die Checklisten regelmäßig zu aktualisieren, um Änderungen in gesetzlichen Vorschriften oder internen Prozessen zu berücksichtigen.

Fazit: Die Implementierung von Best Practices wie regelmäßigen Audits und Checklisten ist ein wichtiger Schritt zur Sicherstellung der Payroll Compliance. Durch diese proaktiven Maßnahmen können Unternehmen potenzielle Risiken minimieren und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gewährleisten.

Externe Beratung in Anspruch nehmen

Um die Payroll Compliance in deinem Unternehmen zu gewährleisten, kann es sinnvoll sein, externe Beratung in Anspruch zu nehmen. Gerade bei komplexen Themen wie Lohnabrechnung, Steuern und Sozialabgaben kann die Zusammenarbeit mit Experten wertvolle Unterstützung bieten. Payrolling umfasst die komplexen Prozesse und Dienstleistungen, die mit der Entgeltabrechnung in Unternehmen verbunden sind.

Durch die Einbindung von Steuerberatern und Fachanwälten können potenzielle Risiken frühzeitig erkannt und minimiert werden. Diese Experten verfügen über umfangreiches Fachwissen und sind stets über aktuelle gesetzliche Änderungen informiert.

Vorteile von Steuerberatern

Steuerberater können dein Unternehmen in allen steuerlichen Fragen rund um die Lohnabrechnung unterstützen. Sie helfen bei der korrekten Berechnung von Steuern und Abgaben und stellen sicher, dass alle relevanten Fristen eingehalten werden. Durch ihre Expertise tragen sie dazu bei, Strafzahlungen und rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.

Unterstützung durch Fachanwälte

Fachanwälte für Arbeitsrecht sind wichtige Partner, wenn es um die rechtskonforme Gestaltung von Arbeitsverträgen und die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften geht. Sie können dein Unternehmen bei der Erstellung von Verträgen, der Klärung von Streitfällen und der Umsetzung von gesetzlichen Änderungen unterstützen.

Investiere in die Zusammenarbeit mit externen Experten, um langfristig von deren Fachwissen zu profitieren und die Payroll Compliance in deinem Unternehmen zu optimieren.

Payroll Compliance und internationale Mitarbeitende

Die Beschäftigung von internationalen Mitarbeitern bringt für Unternehmen viele Vorteile mit sich. Ein Payroll Specialist spielt eine entscheidende Rolle bei der Verwaltung der Entgeltabrechnung und der Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften für internationale Mitarbeitende. Dies stellt aber auch besondere Herausforderungen im Bereich der Payroll Compliance dar. Um Strafen zu vermeiden und rechtssicher zu agieren, ist es wichtig, die Besonderheiten bei der Entlohnung und Vertragsgestaltung von ausländischen Arbeitnehmern zu berücksichtigen.

Besonderheiten bei ausländischen Arbeitnehmern

Bei der Beschäftigung von internationalen Mitarbeitern müssen Unternehmen einige zusätzliche Aspekte beachten:

  • Arbeitserlaubnis und Aufenthaltsstatus prüfen
  • Sozialversicherungspflicht im Heimatland oder in Deutschland klären
  • Besteuerung nach Doppelbesteuerungsabkommen berücksichtigen
  • Meldepflichten gegenüber Behörden einhalten

Eine sorgfältige Prüfung dieser Punkte ist unerlässlich, um Verstöße gegen die Payroll Compliance zu vermeiden und rechtssicher mit ausländischen Arbeitnehmern zusammenzuarbeiten.

Verträge und Arbeitsrecht

Auch bei der Vertragsgestaltung gibt es bei internationalen Mitarbeitern einiges zu beachten. Neben den allgemeinen Anforderungen an Arbeitsverträge müssen folgende Punkte berücksichtigt werden:

Aspekt Erläuterung
Anwendbares Recht Festlegung, welches nationale Arbeitsrecht Anwendung findet
Gerichtsstand Bestimmung des zuständigen Gerichts bei Streitigkeiten
Vertragssprache Bei Bedarf Übersetzung des Vertrags in die Muttersprache des Mitarbeiters
Entsendungsklauseln Regelungen zur Dauer und zu den Konditionen eines Auslandseinsatzes

Eine sorgfältige Gestaltung der Verträge unter Berücksichtigung des internationalen Arbeitsrechts schafft Rechtssicherheit für beide Seiten und trägt zur Einhaltung der Payroll Compliance bei.

Technologien zur Unterstützung der Payroll Compliance

Um die Herausforderungen der Payroll Compliance effektiv zu meistern, setzen immer mehr Unternehmen auf moderne Technologien. Ein Payroller übernimmt vielfältige Tätigkeiten, von der monatlichen Lohnabrechnung bis zur Zusammenarbeit mit Ämtern und dem Management von Mitarbeiter-Benefit-Programmen. Diese innovativen Lösungen erleichtern nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, sondern steigern auch die Effizienz der Gehaltsabrechnungsprozesse.

Cloud-basierte Lösungen

Cloud-Lösungen haben sich als unverzichtbares Werkzeug für die Payroll Compliance etabliert. Durch die Nutzung von Cloud-Technologien können Unternehmen ihre Lohnbuchhaltung flexibel und ortsunabhängig verwalten. Mitarbeiter der Personalabteilung haben jederzeit Zugriff auf aktuelle Daten und können schnell auf Änderungen reagieren.

  • Automatisierte Berechnung von Löhnen und Gehältern
  • Integration mit anderen HR-Softwarelösungen
  • Echtzeit-Aktualisierungen bei gesetzlichen Änderungen
  • Skalierbarkeit für wachsende Unternehmen

Datensicherheit und Verschlüsselung

Beim Einsatz von Technologien für die Payroll Compliance spielt die Datensicherheit eine entscheidende Rolle. Personenbezogene Daten der Mitarbeiter sowie sensible Finanzinformationen müssen vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Moderne Payroll-Softwarelösungen setzen daher auf Verschlüsselungstechnologien, um die Vertraulichkeit der Daten zu gewährleisten.

Verschlüsselungsmethode Beschreibung
Ende-zu-Ende-Verschlüsselung Daten werden bereits auf dem Gerät des Nutzers verschlüsselt und bleiben während der Übertragung und Speicherung geschützt.
Zweifaktor-Authentifizierung Zusätzlich zum Passwort wird ein zweiter Faktor, wie ein Einmalcode oder biometrische Daten, zur Anmeldung benötigt.

Durch den Einsatz fortschrittlicher Technologien und die Beachtung von Datensicherheitsstandards können Unternehmen ihre Payroll-Prozesse nicht nur compliant gestalten, sondern auch das Vertrauen ihrer Mitarbeiter stärken.

Fazit: Sicherheit durch Payroll Compliance

Die Einhaltung der Payroll Compliance ist für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Durch die Befolgung der gesetzlichen Vorschriften und die Implementierung von Best Practices schaffst du nicht nur Sicherheit für dein Unternehmen, sondern profitierst auch von langfristigen Vorteilen. Eine korrekte Lohnabrechnung, die pünktliche Zahlung von Steuern und Sozialabgaben sowie eine lückenlose Dokumentation sind dabei unerlässlich.

Langfristige Vorteile für dein Unternehmen

Investitionen in die Payroll Compliance zahlen sich aus. Durch die Vermeidung von Strafen und Bußgeldern sparst du nicht nur Geld, sondern schützt auch den guten Ruf deines Unternehmens. Zudem trägt eine ordnungsgemäße Lohnabrechnung zur Mitarbeiterzufriedenheit bei, da deine Beschäftigten sich auf korrekte Zahlungen verlassen können. Dies wirkt sich positiv auf die Motivation und Bindung deiner Mitarbeiter aus.

Schritte zur Erreichung der Compliance

Um die Payroll Compliance in deinem Unternehmen sicherzustellen, sind einige wichtige Schritte notwendig. Zunächst solltest du deine Prozesse überprüfen und optimieren. Dabei helfen dir spezialisierte Software-Lösungen, die eine automatisierte und fehlerfreie Lohnabrechnung ermöglichen. Regelmäßige Schulungen für deine HR-Mitarbeiter sorgen dafür, dass alle relevanten Gesetze und Vorschriften bekannt sind und korrekt angewendet werden. Durch interne Kontrollen und Audits kannst du potenzielle Schwachstellen frühzeitig erkennen und beheben.

Insgesamt lässt sich festhalten, dass die Payroll Compliance ein kontinuierlicher Prozess ist, der jedoch lohnenswert ist. Durch die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen schaffst du nicht nur Sicherheit für dein Unternehmen, sondern legst auch den Grundstein für eine erfolgreiche Zukunft.

FAQ

Was sind die Konsequenzen von Verstößen gegen die Payroll Compliance?

Verstöße gegen die Payroll Compliance können zu hohen Geldstrafen und einem erheblichen Imageschaden für das Unternehmen führen. Diese Konsequenzen können langfristige negative Auswirkungen auf die Geschäftstätigkeit haben.

Welche Aspekte sind bei der korrekten Berechnung von Löhnen und Gehältern zu beachten?

Bei der Berechnung von Löhnen und Gehältern müssen Unternehmen sicherstellen, dass alle relevanten Gesetze und Vorschriften eingehalten werden. Dazu gehören die korrekte Anwendung von Tarifverträgen, die Berücksichtigung von Überstunden und Zuschlägen sowie die ordnungsgemäße Abführung von Sozialabgaben und Steuern.

Wie können digitale Tools bei der Einhaltung der Payroll Compliance helfen?

Spezielle Software zur Lohnabrechnung kann den Prozess automatisieren und die Sicherheit der Daten erhöhen. Durch den Einsatz solcher Tools lassen sich menschliche Fehler minimieren und die Compliance-Anforderungen leichter erfüllen.

Welche Rolle spielt die HR-Abteilung bei der Payroll Compliance?

Die HR-Abteilung trägt eine wichtige Verantwortung für die Einhaltung der Payroll Compliance. Sie muss die Mitarbeiter zu den relevanten Vorschriften schulen, sie für das Thema sensibilisieren und interne Kontrollmechanismen implementieren, um die Einhaltung der Compliance sicherzustellen.

Wie können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Payroll Compliance stets auf dem neuesten Stand ist?

Um die Payroll Compliance auf dem aktuellen Stand zu halten, müssen Unternehmen gesetzliche Änderungen kontinuierlich überwachen. Regelmäßige Schulungen und Updates für die Mitarbeiter sind ebenfalls unerlässlich, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten über die neuesten Anforderungen informiert sind.

Welche besonderen Herausforderungen gibt es bei der Payroll Compliance für internationale Mitarbeitende?

Bei internationalen Mitarbeitenden müssen Unternehmen die Besonderheiten des jeweiligen Landes berücksichtigen. Dazu gehören spezielle Regelungen im Arbeitsrecht, Anforderungen an Verträge und Besonderheiten bei der Besteuerung. Eine sorgfältige Prüfung und Anpassung der Payroll Compliance ist in diesen Fällen unerlässlich.

Wie können Cloud-basierte Lösungen und Datenverschlüsselung die Payroll Compliance unterstützen?

Cloud-basierte Systeme bieten Unternehmen eine sichere und skalierbare Infrastruktur für die Lohnabrechnung. Durch die Verwendung von Datenverschlüsselung und mehrstufigen Authentifizierungsverfahren lässt sich die Sicherheit sensibler Mitarbeiterdaten gewährleisten und das Risiko von Compliance-Verstößen minimieren.

Die wichtigsten Meldungen zur Sozialversicherung
HR & Payroll

Die wichtigsten Meldungen zur Sozialversicherung

Das Meldewesen in der Sozialversicherung (SV) ist ein wichtiger Bestandteil der Entgeltabrechnung. Dieser Beitrag nennt die wichtigsten Meldungen zur Sozialversicherung und erklärt die Pflichten und Verfahren.

5 Min. Lesezeit

Wer Beschäftigte abrechnet, sieht sich mit zahlreichen Meldepflichten konfrontiert. Diese zu erfüllen ist kein Hexenwerk, bedeutet aber zeitlichen Aufwand. Zudem erfordern die Meldungen zur Sozialversicherung eine gewisse Vorbereitung, denn einige Meldungen sind zwingend über spezielle Softwareprodukte zu erstellen. Dennoch können Arbeitgeber auch ohne umfangreiche Ausbildung ihren Pflichten nachkommen und alle erforderlichen Meldungen zur Sozialversicherung fristgerecht erstellen.

Die Meldungen zur Sozialversicherung im Überblick

Für jedes Beschäftigungsverhältnis sind verschiedene Meldungen zur Sozialversicherung notwendig. Wichtig sind vor allem:

Meldungen an die Krankenkasse

Die Krankenkasse ist die Einzugsstelle für die Beiträge in der Kranken- und Pflegeversicherung, Arbeitslosen- und Rentenversicherung und ist deshalb auch die Adresse für die meisten Meldungen zur Sozialversicherung. Erst durch diese Information erlangt die Einzugsstelle Kenntnis darüber, dass für einen Arbeitnehmer eine Beitragspflicht besteht, und kann die Entrichtung der Beiträge überwachen.

Arten von Meldungen

Im Rahmen der Sozialversicherung sind zahlreiche Einzelmeldungen erforderlich. Konkret unterscheidet man die folgenden Arten von Meldungen zur Sozialversicherung:

Statusbezogene Meldungen (beim Auftreten des jeweiligen Meldetatbestands), zum Beispiel:

  • Beginn der Beschäftigung
  • Ende der Beschäftigung
  • Wechsel zu einer anderen Krankenkasse durch den Arbeitnehmer
  • Unterbrechung der Beschäftigung (z. B. nach längerer Erkrankung, Elternzeit)
  • Änderung der persönlichen Daten (z. B. Name)
  • Änderung des Arbeitsentgelts (bei Wechsel zwischen geringfügiger und sozialversicherungspflichtiger Beschäftigung)
  • Ende eines Kalenderjahres
  • Einmalzahlungen
  • Sofortmeldung (nur in von Schwarzarbeit bedrohten Branchen, z. B. Baugewerbe, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe)

Jahresmeldung

Einmal jährlich bis spätestens zum 15. Februar des Folgejahres, Meldung über die Höhe des sozialversicherungspflichtigen Vorjahreseinkommens

Beitragsnachweis

Monatliche Meldung des anfallenden Sozialversicherungsbeitrags je Mitarbeiter (enthält neben den Krankenversicherungsbeiträgen auch die Beiträge zur Arbeitslosen-, Renten- und Pflegeversicherung sowie zur Umlage U1 und U2 und zur Insolvenzgeldumlage)

Meldepflichtiger Personenkreis

Angemeldet werden müssen alle sozialversicherungspflichtig beschäftigten Arbeitnehmer. Hinzu kommen weitere Personenkreise, für die Beiträge entrichtet werden müssen (z. B. Arbeitnehmer in Altersteilzeit, Arbeitnehmer, die die Jahresarbeitsentgeltgrenze überschreiten).

Adressat der Meldungen zur Sozialversicherung

Die Meldungen zur Sozialversicherung erfolgen stets an die Krankenversicherung, bei der der Arbeitnehmer versichert ist. Somit sind bei mehreren Arbeitnehmern, die bei verschiedenen Kassen versichert sind, auch mehrere Meldungen erforderlich.

Form der Meldungen zur Sozialversicherung

Die Meldung an die Einzugsstelle hat ausschließlich per Datenfernübertragung (DFÜ) zu erfolgen. Hierfür stehen entweder die kostenlose softwaregestützte Ausfüllhilfe „sv.net“ oder systemgeprüfte Softwareprodukte zur Verfügung, die die Abgabe der Meldungen zur Sozialversicherung erleichtern.

Sonderfall geringfügige Beschäftigung
Für geringfügig Beschäftigte (Minijob bis 603 Euro Monatsentgelt) gilt eine abweichende Einzugsstelle: die Minijob-Zentrale der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See.

Meldefristen

  • Sofortmeldung — Spätestens zur Aufnahme der Beschäftigung
  • Anmeldung — Mit der ersten Lohnabrechnung, spätestens sechs Wochen ab Aufnahme der Beschäftigung
  • Abmeldung — Mit der darauffolgenden Lohnabrechnung, spätestens sechs Wochen ab Beendigung der Beschäftigung
  • Jahresmeldung — Spätestens bis zum 15. Februar des Folgejahres
  • Unterbrechungsmeldung — Binnen zwei Wochen nach dem ersten vollen unterbrochenen Kalendermonat
  • Sondermeldung — Mit der darauffolgenden Lohnabrechnung
  • Änderungsmeldung — Mit der darauffolgenden Lohnabrechnung, spätestens sechs Wochen nach dem Eintritt des Meldetatbestands
  • Beitragsnachweis — Spätestens am fünftletzten Bankarbeitstag des Monats

Meldungen an die gesetzliche Unfallversicherung

An die gesetzliche Unfallversicherung ist nicht jeder Mitarbeiter einzeln anzumelden. Die Meldepflicht besteht hier einmal jährlich gesammelt für alle Arbeitnehmer.

Meldepflichtiger Personenkreis

Zu melden sind alle abhängig Beschäftigten, einschließlich der geringfügig und kurzfristig Beschäftigten. Diese werden jedoch nicht namentlich erwähnt, sondern lediglich die Anzahl der Beschäftigten und das gesamte Jahresbruttoentgelt.

Adressat der Meldungen

Die Meldung ist an die jeweils zuständige, branchenbezogene Berufsgenossenschaft (BG) zu richten. Die Adressen können auf der Website der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) abgerufen werden.

Form der Meldungen

Analog zu den Meldungen zur Sozialversicherung muss der Lohnnachweis elektronisch an die Berufsgenossenschaft übermittelt werden. Im Jahr 2017 wurden die Meldungen an die BG an das DEÜV-Verfahren angeschlossen und werden seither ebenfalls entweder über sv.net oder über eine systemgeprüfte Software des Arbeitgebers übermittelt.

Meldefristen

Die Meldung zur Unfallversicherung, der Lohnnachweis, muss die Berufsgenossenschaft bis spätestens zum 12. Februar des Folgejahres erreichen.

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Pflicht für Arbeitgeber: Maschinelle SV-Meldungen

Die Meldungen zur Sozialversicherung müssen bereits seit dem Jahr 2006 maschinell übermittelt werden. Und auch die Unfallversicherung hat mittlerweile nachgezogen. Die Gründe dafür sind vielfältig. Durch die digitale Übermittlung und Verarbeitung der Daten sparen die Einzugsstellen Aufwand und Kosten ein. Dieselben Vorteile bringt die zunehmende Digitalisierung auch für die Arbeitgeber mit sich, da die Daten nicht mehr manuell in ein Formular geschrieben werden müssen.

Für die Meldungen zur Sozialversicherung ist eine gesicherte und verschlüsselte Datenübertragungstechnologie zu verwenden. Hierfür gibt es zwei technische Lösungen:

  • SV-Meldeportal — Das SV-Meldeportal ist seit Oktober 2023 verfügbar und ersetzt die Vorgängeranwendung sv.net vollständig. Es ist eine reine Webanwendung und über jeden gängigen Browser aufrufbar. Über das SV-Meldeportal können Arbeitgeber Sozialversicherungsmeldungen und Beitragsnachweise einreichen. Das Portal führt jedoch keine Entgeltberechnungen oder Berechnungen zu Sozialversicherungs- und Steueranteilen durch. Es ermöglicht lediglich die Übertragung von Informationen und ersetzt somit kein Lohnabrechnungsprogramm. Im Unterschied zu sv.net verfügt das SV-Meldeportal über eine cloudbasierte Datenspeicherung. Diese Funktion erlaubt es beispielsweise Kleinunternehmern, alle relevanten Daten online für maximal fünf Jahre zu speichern und sie später im Rahmen einer elektronischen Betriebsprüfung zu verwenden.
  • Systemuntersuchte Software für die Lohnabrechnung — Alternativ verwenden Arbeitgeber eine systemuntersuchte Software für die Übermittlung der Meldungen zur Sozialversicherung. Diese überträgt die Daten über eine sichere Verbindung an die zuständige Einzugsstelle. Der entscheidende Vorteil ist jedoch: Die Informationen müssen nicht manuell errechnet und eingegeben werden. Das Programm ermittelt die Daten für die Beitragsnachweise und Lohnnachweise automatisch und trägt sie in das Formular ein (Datenvorbesetzung). Der Nutzer muss sie nur noch überprüfen, bei Bedarf korrigieren und absenden. Dadurch sinkt nicht nur der Arbeitsaufwand für die Erstellung und den Versand der Meldungen zur Sozialversicherung enorm, sondern auch die Fehleranfälligkeit verringert sich.

Was bedeutet „systemuntersucht“?
Eine systemuntersuchte Software hat von der Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG) das Zertifikat „Systemuntersucht“ erhalten. Nur diese Stelle ist berechtigt, Entgeltabrechnungsprogrammen die Eignung zur Datenübermittlung zu bescheinigen, nachdem sie eine Systemprüfung und Pilotprüfung durchgeführt hat. Nähere Informationen zur Systemuntersuchung

Möchten Arbeitgeber eine Software für die Lohnabrechnung anschaffen, sollten sie darauf achten, dass diese mit dem ITSG-Zertifikat „Systemuntersucht“ ausgezeichnet ist. Andernfalls ist der Einsatz für die elektronische Übermittlung der Beitragsnachweise nicht zugelassen. Mit einer ITSG-geprüften Software für die Lohnabrechnung wird es auch für Unternehmen ohne Know-how in diesem Bereich möglich, den gesetzlich auferlegten Meldepflichten zu entsprechen und den Aufwand hierfür minimal zu halten.

Lohngruppen im Baugewerbe: Übersicht, Löhne und Karrierechancen
Branchen

Lohngruppen im Baugewerbe: Übersicht, Löhne und Karrierechancen

Die Baubranche ist einer der größten Arbeitgeber in Deutschland und bietet viele Karrierewege – vom Helfer bis zur Führungskraft. Mit moderner Technik und ständigen Innovationen entwickelt sich das Baugewerbe stetig weiter. Damit verbunden sind attraktive Tariflöhne und Aufstiegsmöglichkeiten. In diesem Überblick erklären wir die Lohngruppen im Baugewerbe, welche Qualifikationen dazugehören und wie hoch die Stundenlöhne sind.

5 Min. Lesezeit

Lohngruppe 1 und 2 – Einstieg ohne Ausbildung

  • Lohn: Lohngruppe 1 → 15,86 Euro* | Lohngruppe 2 → 18,73 Euro*
  • Tätigkeiten: einfache Bau- und Montagearbeiten, Pflege von Maschinen, alles nach Anweisung
  • Qualifikation: keine notwendig

Geeignet für Berufseinsteiger und Helfer.

Lohngruppe 2a und 2b – Angelernte Tätigkeiten

  • Lohn: Lohngruppe 2a → 23,40 Euro* | Lohngruppe 2b → 21,20 Euro*
  • Tätigkeiten: fachlich begrenzte Arbeiten, angelernte Spezialtätigkeiten
  • Qualifikation: erste Stufe einer baugewerblichen Ausbildung oder anerkannte Ausbildung (z. B. Maler, Lackierer, Tischler, Garten- und Landschaftsbauer)

Hier starten angelernte Kräfte mit Fachkenntnissen.

Lohngruppe 3 und 3a – Facharbeiter

  • Lohn: 23,97 Euro*
  • Tätigkeiten: Facharbeiten, Baugeräteführung
  • Qualifikation: abgeschlossene Ausbildung (Baugewerbe oder vergleichbar)

Typisch für Facharbeiter*innen und Baugeräteführer*innen.

Lohngruppe 4 – Erfahrene Fachkräfte (Ecklohn)

  • Lohn: 26,05 Euro*
  • Tätigkeiten: selbstständige Facharbeiten, Maschinenführung ab 3 Jahren Erfahrung
  • Qualifikation: zweite Stufe der baugewerblichen Ausbildung

Klassische Position für Spezialfacharbeiterinnen und Berufskraftfahrerinnen.

Lohngruppe 5 – Vorarbeiter*innen

  • Lohn: 27,29 Euro*
  • Tätigkeiten: Leitung von Teams, schwierige Arbeiten koordinieren
  • Qualifikation: Vorarbeiterprüfung oder mehrere Jahre Erfahrung

Einstieg in die Führungsebene im Bau.

Lohngruppe 6 – Werkpoliere und Meister

  • Lohn: 29,72 Euro*
  • Tätigkeiten: Organisation, Planung, Leitung von Bauprojekten
  • Qualifikation: Werkpolierprüfung oder vergleichbare Weiterbildung

    Hier stehen Werkpoliere und Fachmeister*innen.

Fazit: Attraktive Karriere im Bau

Die Tariflöhne im Baugewerbe steigen mit Qualifikation und Verantwortung deutlich an. Von der Einstiegstätigkeit bis zur Führungskraft eröffnet das Baugewerbe viele Chancen für eine sichere und gut bezahlte Karriere.

Mehr Infos zu Tariflöhnen, Gehältern und Ausbildungsvergütung finden Sie in diesem Blogartikel.

FAQ: Häufige Fragen zu Lohngruppen im Bau

Was bedeutet Lohngruppe im Bau?
Eine Lohngruppe legt fest, wie hoch der tarifliche Stundenlohn für bestimmte Tätigkeiten und Qualifikationen im Baugewerbe ist.

Wie viele Lohngruppen gibt es im Bau?
Insgesamt gibt es 6 Lohngruppen – von Helfertätigkeiten ohne Ausbildung bis zu Werkpoliere und Fachmeister.

Was verdient ein Bauhelfer?
Bauhelfer ohne Ausbildung verdienen in Lohngruppe 1 aktuell 12,85 Euro pro Stunde (Tarif West).

Fußnoten

* Gesamtstundenlohn (inkl. Bauzuschlag 5,9% vom Tarifstundenlohn), laut Tarifvereinbarung gültig ab 01.04.2024, inkl. Ost-West-Angleichung (ab April 2026)