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Lohnabrechnung

Rechtssicher abrechnen: Fristen, Neuregelungen und Praxiswissen für die Lohnbuchhaltung im Mittelstand.

Interne Lohnabrechnung: Die wichtigsten Vorteile für Arbeitgeber
HR & Payroll

Interne Lohnabrechnung: Die wichtigsten Vorteile für Arbeitgeber

Die Lohnbuchhaltung gehört zu den Aufgaben, die Unternehmen gern auslagern. Outsourcing ist aber nicht immer die bessere Lösung. Im Gegenteil: Es gibt gute Gründe für die interne Lohnabrechnung.

5 Min. Lesezeit

Jedes Unternehmen, das Arbeitnehmer beschäftigt, kommt um die korrekte und gesetzeskonforme Entgeltabrechnung nicht herum. Dabei geht es immer um eine Grundsatzentscheidung: Interne Lohnabrechnung oder Auslagerung der Lohnbuchhaltung an den Steuerberater oder einen Payroll-Dienstleister?

11 Argumente für die interne Lohnabrechnung

Viele Gründe sprechen dafür, die Lohnbuchhaltung im Unternehmen zu behalten oder – falls bereits ausgelagert – wieder ins Unternehmen zurückzuholen. Die folgenden Argumente zeigen, warum sich eine interne Lohnabrechnung mit einer professionellen Lohnabrechnungssoftware in vielen Fällen lohnt.

1. Interne Lohnabrechnung oft kostengünstiger

Auch wenn die Kosten nicht das wichtigste Kriterium sind und auch nicht sein sollten, werden sie oft als erstes in Betracht gezogen. Verlassen Sie sich nicht auf die pauschalen Versprechungen der Payroll-Anbieter, sondern unterziehen Sie Outsourcing und Inhouse-Lösung einem direkten Kostenvergleich – in vielen Fällen wird die interne Lohnabrechnung mit der Kombination aus leistungsfähiger Payroll-Software und erfahrenem Lohnbuchhalter die Nase vorn haben.

2. Rechtssicherheit der Lohnbuchhaltung

Rechtssicherheit ist eines der wichtigsten Argumente für Unternehmer, die ihre Lohnbuchhaltung auslagern. Fakt ist: Mit einer guten Lohnsoftware und geschulten Mitarbeitenden kann man genauso rechtssicher arbeiten wie zum Beispiel mit einem spezialisierten Lohndienstleister. Erlässt der Gesetzgeber neue Anforderungen und Vorgaben, passt der Hersteller der Lohnsoftware diese durch zeitnahe Updates an, so dass sich keine Fehler aufgrund veralteter Technik einschleichen können.

3. Lohnsoftware übernimmt Routineaufgaben (Automatisierung)

Mit einer guten Lohnabrechnungssoftware werden Routineaufgaben zum Kinderspiel. Viele Prozesse können teilweise oder vollständig automatisiert werden, wie zum Beispiel die Datenerfassung, die Erstellung von Auswertungen und die Übernahme von Zeitwirtschaftsdaten. Zeitraubende Routinearbeiten, wiederkehrende Aufgaben und manuelle Dateneingaben entfallen – es bleibt mehr Zeit. Professionelle Inhouse-Lösungen arbeiten vernetzt und beziehen Informationen aus verschiedenen Bereichen wie dem Lohnstamm oder der Zeitwirtschaft ein, um individuelle Entgeltabrechnungen automatisiert zu erstellen.

4. Lohnbuchhaltungs-Know-how bleibt im Unternehmen

Wird die Lohnbuchhaltung ausgelagert, geht unweigerlich Know-how verloren. Läuft es mit dem gewählten Dienstleister nicht wie gewünscht, fehlt im Unternehmen das Fachwissen für die interne Lohnabrechnung. Für viele Unternehmen ist es daher die bessere Lösung, die Lohnabrechnung im eigenen Haus durchzuführen und die Fachkräfte mit Hilfe der Abrechnungssoftware von zeitraubenden Routinearbeiten zu entlasten.

5. Flexibilität durch jederzeitigen Zugriff auf Lohndaten

Schnell noch etwas ändern oder einen Fehler korrigieren? Mit der internen Lohnabrechnung kein Problem, denn die Lohnsoftware steht Ihnen rund um die Uhr zur Verfügung – ohne Termin beim Steuerberater. So können Sie flexibel agieren und haben jederzeit die Kontrolle über den Stand der Lohnbuchhaltung und der elektronischen Meldungen.

6. Wissenszuwachs durch die Lohnsoftware

Kein Lohnbuchhalter, keine Lohnbuchhalterin kann alles wissen. Das muss er auch nicht, denn in der Lohnsoftware steckt Praxis-Know-how bis in den letzten Winkel spezieller Abrechnungsthemen, sei es die Abrechnung von Kurzarbeit, Altersteilzeit oder betrieblicher Altersversorgung oder die Ermittlung von Zuschlägen. Auch für branchenspezifische Besonderheiten wie den Baulohn gibt es Lösungen.

Zu einer guten Abrechnungssoftware gehört zudem ein guter Support. Bei Fragen zur Software oder zu gesetzlichen Änderungen sollte die Hotline schnell und kompetent Auskunft geben können.

7. Automatische Erstellung der Lohnabrechnung

Der größte Vorteil von Inhouse-Lösungen liegt in der weitgehend automatisierten Erstellung der Lohnabrechnung. Sei es die monatliche Entgeltabrechnung, die elektronischen Meldungen an die Sozialversicherungsträger, das Finanzamt und andere Stellen – oder auch Auswertungen: Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Lohnbuchhaltung müssen nur noch kontrollieren und steuern. Den Großteil der eigentlichen Arbeit übernimmt die Lohnsoftware. Der hohe Automatisierungsgrad sorgt für maximale Transparenz und Kontrolle im Meldewesen.

8. Ihre Daten bleiben im Unternehmen

Ein weiterer Vorteil der internen Lohnabrechnung ist, dass Ihre Daten im Unternehmen bleiben. Weder werden Ordner oder Datenträger zum Steuerberater gebracht, noch werden Daten über möglicherweise unsichere Übertragungswege übermittelt. Eine hundertprozentige Sicherheit gibt es zwar nie, aber die Lohnabrechnungssoftware bietet den größtmöglichen Schutz für die sensiblen Personal- und Abrechnungsdaten. So haben nur berechtigte Personen Zugriff auf die interne Lohnabrechnung. Unbefugte Dritte können die Daten nicht einsehen.

9. Alle wichtigen Daten immer bereit zum Abruf

Die interne Lohnabrechnung ermöglicht es der Geschäftsleitung, jederzeit die aktuellsten Daten abzurufen und in ihre Entscheidungen einzubeziehen. So trifft sie ihre Entscheidungen stets auf einer fundierten und aktuellen Grundlage und nicht auf der Grundlage veralteter Informationen aus früheren Abrechnungsperioden.

10. Transparenz: Wer macht was?

In der internen Lohnabrechnung ist leicht nachvollziehbar, wer wann an welcher Aufgabe gearbeitet hat. Die Software ermöglicht jederzeit die Überprüfung des Prozesses, die Klärung von Unstimmigkeiten und die Kontrolle der erstellten Lohnabrechnungen.

11. Die Kommunikation mit Ämtern und Behörden in der Hand behalten

Die Verantwortung für eine fehlerfreie Abrechnung und die korrekte Abführung von Steuern und Beiträgen liegt beim Arbeitgeber – unabhängig davon, ob er die Lohnbuchhaltung selbst durchführt oder auslagert. Wenn also bei einer Auslagerung ohnehin eine zusätzliche Kontrolle erforderlich ist, liegt es nahe, die Lohnabrechnung im eigenen Haus durchzuführen und damit auch die Kommunikation mit den Ämtern und Behörden in der eigenen Hand zu behalten.

Interne Lohnabrechnung vs. Outsourcing? Eine Entscheidungshilfe

Um sich zwischen der internen Lohnabrechnung und der Auslagerung des gesamten Prozesses zu entscheiden, sollten zunächst die Vor- und Nachteile gegenübergestellt werden:

 

Interne Lohnabrechnung

Outsourcing der Lohnbuchhaltung

Vorteile
  • Uneingeschränkter Zugang zu Software und Daten
  • Ständig aktuelle Daten verfügbar
  • Know-how bleibt im Unternehmen
  • Kurzfristige Änderungen von Software und Daten möglich
  • Oft kostengünstiger als Outsourcing
  • Automatische Aktualisierung im Hinblick auf aktuelle steuerliche und rechtliche Änderungen
  • Geringerer Personalaufwand
  • Konzentration von HR auf die Mitarbeiterbetreuung möglich
  • Hohes Know-how durch großes Team von Spezialisten
  • Schutz vor Personalausfall
  • Gute Kalkulierbarkeit der Kosten durch Festpreise pro Abrechnung
  • Erprobte Systeme zur Fehlervermeidung

Nachteile
  • Erhöhter Personalaufwand
  • Große Abhängigkeit vom Personal (gute Vertretungsregelungen sind notwendig)
  • Kosten nur bedingt kalkulierbar
  • Gut geschultes Personal erforderlich, um Fehler zu vermeiden
  • Nur eingeschränkter Zugriff auf Software und Daten
  • Oft teurer als Inhouse-Lösungen
  • Kontrolle aus Haftungsgründen meist trotzdem notwendig
  • Erhöhter Aufwand für Kommunikation und Abstimmung mit dem Dienstleister
  • Eigenes Know-how geht verloren
  • Verlust der Kontrolle über einen wichtigen Kernprozess
  • Bei Servern im Ausland Datensicherheitsproblem

Beide Varianten – die interne Lohnabrechnung wie ein Outsourcing der Lohnbuchhaltung – haben also ihre Vor- und Nachteile. Für welche Option sich Unternehmer entscheiden, hängt von ihrer individuellen Situation ab.

In den folgenden Szenarien kann die Auslagerung der Lohnbuchhaltung sinnvoll sein:

  • Die Abrechnung erfolgt intern durch eine einzige Person, auf die der Arbeitgeber voll und ganz angewiesen ist – schwierig wird es bei längerem Urlaub oder Krankheit. Im Kündigungsfall wäre ein Ersatz wahrscheinlich nicht auf die Schnelle zu finden.
  • Die Lohnbuchhaltung wird von der Personalabteilung „nebenbei“ erledigt, obwohl dafür eigentlich keine Kapazitäten vorhanden sind.
  • Das HR-Team soll sich wieder mehr auf die Betreuung der Mitarbeiter konzentrieren können, statt Lohnabrechnungen zu erstellen.

Im Gegensatz dazu gibt es viele Szenarien, in denen es sich lohnt, die Lohnabrechnung intern durchzuführen:

  • Was bisher fehlt, ist eine Lohnabrechnungssoftware, die durch die Automatisierung von Routinearbeiten wirklich entlastet und gleichzeitig Rechtssicherheit schafft.
  • Sie tun sich schwer damit, Ihre sensibelsten Daten in fremde Hände zu geben – auch wenn diese einen verantwortungsvollen Umgang zusichern.
  • Sie wollen sich nicht von einem Dienstleister abhängig machen und würden ohnehin alles kontrollieren.
  • Sie haben bereits Lohnspezialisten in Ihrem Team, deren Wissen sonst verloren ginge.

So viel Entlastung ist mit aktueller Lohnabrechnungssoftware möglich

Eine erfolgreiche interne Lohnabrechnung steht und fällt mit einer durchdachten Lohnsoftware. Sie verschafft der Personalabteilung mehr Freiraum für die Betreuung der Mitarbeitenden und entlastet sie auf verschiedenen Ebenen:

  • Wegfall von Routinearbeiten, die automatisiert werden können
  • Automatische Erstellung von Beitragsnachweisen, elektronischen Meldungen und Lohnsteueranmeldungen nach erfolgter Lohnabrechnung
  • Geringerer Aufwand für die Umsetzung gesetzlicher Vorgaben durch softwaretechnische Updates
  • Geringerer Aufwand bei der Fehlersuche, da Fehler durch Kontrollläufe und Plausibilitätsprüfungen frühzeitig erkannt werden
  • Schnelle Klärung offener Fragen durch den angeschlossenen Support
  • Vorgefertigte Berichte und Auswertungen zu den wichtigsten Themen für den schnellen Zugriff
  • Vorausgefüllter Druck von Verdienst- und Arbeitsbescheinigungen
  • Sichere Durchführung komplexerer Abrechnungen

Fazit

Es gibt keinen Grund, die interne Lohnabrechnung zu scheuen, wenn man sich durch eine professionelle Lohnbuchhaltungssoftware unterstützen und entlasten lässt. So kann jeder Unternehmer Know-how im Betrieb halten, unabhängig von externen Dienstleistern bleiben und flexibel agieren.

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Payroll Outsourcing als Hebel für ein agiles HR-Department
HR & Payroll

Payroll Outsourcing als Hebel für ein agiles HR-Department

5 Min. Lesezeit

Die Lohnabrechnung im DACH-Raum unterliegt komplexen, länderspezifischen Regeln. Wer diese Aufgabe auslagert, gewinnt nicht nur Zeit, sondern auch die Flexibilität, die ein modernes HR-Department heute braucht.

Was Payroll Outsourcing konkret bedeutet

Payroll Outsourcing bezeichnet die automatisierte und digitalisierte Auslagerung von Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozessen an einen externen Dienstleister. Zur Lohnabrechnung gehören typischerweise die Berechnung von Gehältern und Löhnen, Abzüge für Steuern und Sozialversicherungen, das Einhalten gesetzlicher Bestimmungen, das Ausstellen der Abrechnungen samt Versand der erforderlichen Meldungen sowie die Überweisung der Gehälter an die Mitarbeitenden. Diese Prozesse erfordern genaue Kenntnisse der aktuellen Steuergesetze und Vorschriften und bringen entsprechende Komplexität mit sich.

Ein externer Dienstleister stellt sicher, dass Experten diese Prozesse durchführen. Das verringert Fehler und sichert die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Gleichzeitig kann sich Ihr internes Personal auf strategischere Aufgaben konzentrieren, während die operativen Details der Lohnabrechnung bei externen Fachleuten liegen.

Länderspezifische Unterschiede im DACH-Raum

Payroll Outsourcing unterscheidet sich innerhalb Deutschlands, Österreichs und der Schweiz deutlich, allerdings weniger beim Outsourcing-Service selbst als bei den länderspezifischen gesetzlichen Anforderungen, den steuerlichen Bestimmungen und den kulturellen Eigenheiten. Folgende Punkte spielen dabei eine Rolle:

Jedes Land im DACH-Raum hat eigene gesetzliche Bestimmungen zu Lohnsteuern, Sozialversicherungen, Arbeitszeitregelungen und weiteren arbeitsrechtlichen Aspekten. Ein Outsourcing-Anbieter muss die spezifischen Regelungen jedes Landes kennen. Auch die Sozialversicherungssysteme unterscheiden sich zwischen den Ländern, sodass ein Payroll-Dienstleister diese Unterschiede verstehen und korrekt abhandeln muss.

Kulturelle Unterschiede in Arbeitsgewohnheiten, Kommunikationsstilen und Geschäftspraktiken wirken sich auf die Umsetzung von Payroll Outsourcing aus. Hinzu kommen sprachliche Unterschiede zwischen Deutsch in Deutschland und Österreich sowie Deutsch, Französisch und Italienisch in der Schweiz. Tarifverträge und arbeitsrechtliche Bestimmungen variieren ebenfalls von Land zu Land, weshalb ein Payroll-Dienstleister sicherstellen muss, dass Lohnabrechnungen im Einklang mit den jeweils geltenden Regelungen stehen. Auch die Währung unterscheidet sich: Deutschland und Österreich nutzen den Euro, die Schweiz den Schweizer Franken, was bei der Gehaltsabrechnung für grenzüberschreitend tätige Mitarbeitende zu beachten ist.

Bei der Auswahl eines Payroll-Outsourcing-Anbieters im DACH-Raum kommt es deshalb darauf an, dass dieser über fundierte Kenntnisse der spezifischen Anforderungen jedes Landes verfügt und seine Dienstleistungen entsprechend anpassen kann.

Warum HR agiler werden muss

Die aktuelle Marktdynamik verlangt von Unternehmen, schnell zu reagieren und sich ständig zu erneuern. Agilität ist damit in den meisten Geschäftsbereichen zu einer zentralen Anforderung geworden, auch im Personalwesen. Die Zeiten starrer Regeln und langfristiger Planung weichen einem leichteren, schnelleren HR-Modell, das als Agile HR bezeichnet wird. Für manche Unternehmen war dieser Wandel Teil einer umfassenderen Transformation der Geschäftsprozesse, für andere ein gezielter Schritt, um die eigenen Geschäftsziele besser zu unterstützen.

In der Softwareentwicklung ist „Agile" als Methode seit Langem etabliert, mittlerweile haben zahlreiche Geschäftsbereiche den agilen Ansatz übernommen: Prototyping, Flexibilität, Anpassungsfähigkeit an Veränderungen und die Entwicklung von Projekten in Sprints, also iterativen, zeitlich begrenzten Aktivitäten von Projektteams. HR hat viele Berührungspunkte innerhalb eines Unternehmens und tiefgreifende Auswirkungen auf die Belegschaft, deshalb ist die agile Transformation im HR-Bereich komplexer als in den meisten anderen Geschäftsbereichen.

Die Transformation zeigt sich bereits in mehreren HR-Bereichen. Bei Mitarbeiterbewertungen und Gehaltserhöhungen wurden Bewertungen früher meist einmal jährlich durchgeführt. Angesichts kürzerer Projektlaufzeiten ist es sinnvoller, Feedback am Ende eines Projekts zu geben, statt auf die jährliche Überprüfung zu warten: Mitarbeitende erhalten so sofort relevantes Feedback und können es im nächsten Projekt direkt umsetzen. Auch die Vergütung wird agiler, manche Unternehmen zahlen leistungsbasierte Sofortprämien anstelle des Jahresendbonus.

Bei der Talententwicklung investieren Unternehmen in kurze Coachings für Führungskräfte, damit diese ihre neu erlernten Fähigkeiten sofort umsetzen und besseres Feedback geben können. Talentmanagement wird teamorientierter, ähnlich wie bei agilen Scrum-Teams, in denen Fortschritt bewertet, Manager und Kollegen beurteilt und Leistungsverbesserungen durch das Schließen von Lücken erreicht werden. Auch Lern- und Entwicklungsaktivitäten werden agiler, etwa durch kontinuierliche Lernangebote und proaktive Beratung dazu, welche Fähigkeiten für die aktuelle oder künftige Rolle nötig sind.

Bei Einstellung und Rekrutierung zerlegt die agile Rekrutierung den komplexen Einstellungsprozess in einfache, handhabbare Aktivitäten. Einstellungssprints helfen dabei, innerhalb eines bestimmten Zeitraums ein Ziel zu erreichen: Der erste Sprint kann etwa der Einholung aller Genehmigungen dienen, der zweite der Ausschreibung der Stelle und der dritte der Vorauswahl und den Interviews.

Wie Outsourcing Agilität im HR ermöglicht

Wenn Sie einzelne Aufgaben auslagern, können sich Ihre internen Teams auf Innovation und Strategie konzentrieren, während ein Partner die Routineaufgaben übernimmt. Funktionen wie die Gehaltsabrechnung sind zeitaufwändig und mit administrativem Aufwand verbunden. Wird sie ausgelagert, setzt das wertvolle Ressourcen frei und ist kosteneffizient, da der HR-Partner für eine genaue Auszahlung an die Mitarbeitenden sorgt. Ebenso lässt sich die Verwaltung von Benefits auslagern.

Durch das Outsourcing von Talentakquisition können Sie sich stärker auf Einstellungsstrategien konzentrieren. Da Rekrutierung zunehmend digitale und physische Elemente kombiniert, verfügen spezialisierte Partner über die nötige Technologie, um vielfältige Anforderungen zu unterstützen und dabei Zeit und Kosten zu sparen. Zusätzlich bringen HR-Partner aktuelles Wissen über Compliance und rechtliche Anforderungen mit, von dem Ihr Unternehmen profitiert. Outsourcing ermöglicht damit Flexibilität, Anpassungsfähigkeit und Skalierbarkeit im HR-Bereich, eine zentrale Voraussetzung, um agil zu werden.

HR-Initiativen müssen mit den Geschäftsanforderungen und -zielen übereinstimmen. Eine agile HR-Outsourcing-Strategie stellt sicher, dass Agilität optimal und anpassungsfähig umgesetzt wird. Definieren Sie die Ziele und Vorgaben des Outsourcings und prüfen Sie, wie sich Agilität in jede betroffene Funktion integrieren lässt. Die Identifizierung der wichtigsten auslagerbaren Bereiche sowie die Bestimmung der intern benötigten Fähigkeiten im Team sorgen dafür, dass der Ansatz innovativ und effizient bleibt. Wie jeder agile Prozess muss auch diese Strategie iterativ sein und sich kontinuierlich an Unternehmensanforderungen und Marktbedingungen anpassen. Der richtige Outsourcing-Partner unterstützt Ihr Unternehmen mit Fachwissen, Know-how und der nötigen technologischen Infrastruktur, um im HR-Bereich Agilität aufzubauen, die für langfristiges Wachstum und nachhaltigen Erfolg notwendig ist.

Fazit

Payroll Outsourcing im DACH-Raum verlangt einen Partner, der die gesetzlichen, sprachlichen und kulturellen Unterschiede zwischen Deutschland, Österreich und der Schweiz kennt und seine Leistungen entsprechend anpasst. Gleichzeitig ist die Auslagerung von Lohnabrechnung, Benefits-Verwaltung und Talentakquisition ein wirksamer Hebel, um HR agiler zu machen: Interne Teams gewinnen Zeit für Innovation und Strategie, während ein spezialisierter Partner Routineaufgaben übernimmt und aktuelles Compliance-Wissen einbringt. Damit eine solche Strategie funktioniert, braucht es klare Ziele für das Outsourcing und eine kontinuierliche Anpassung an veränderte Geschäftsanforderungen und Marktbedingungen.

Häufige Fragen zu Payroll Outsourcing und Agile HR

Was bedeutet Payroll Outsourcing? 

Payroll Outsourcing bezeichnet die automatisierte und digitalisierte Auslagerung von Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozessen an einen externen Dienstleister. Dazu gehören die Berechnung von Gehältern, Abzüge für Steuern und Sozialversicherungen, das Einhalten gesetzlicher Bestimmungen, das Ausstellen der Abrechnungen samt Meldungen sowie die Überweisung der Gehälter.

Gibt es Unterschiede beim Payroll Outsourcing im DACH-Raum? 

Ja. Die Unterschiede betreffen weniger den Outsourcing-Service selbst als die länderspezifischen gesetzlichen Anforderungen, steuerlichen Bestimmungen und kulturellen Eigenheiten in Deutschland, Österreich und der Schweiz, etwa bei Sozialversicherungssystemen, Tarifverträgen, Sprache und Währung.

Welchen Vorteil bringt Payroll Outsourcing für interne Teams? 

Ein externer Dienstleister führt die Prozesse durch Experten aus, was Fehler verringert und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sichert. Ihr internes Personal kann sich dadurch auf strategischere Aufgaben konzentrieren, während die operativen Details bei externen Fachleuten liegen.

Was ist Agile HR? 

Agile HR überträgt den aus der Softwareentwicklung bekannten agilen Ansatz auf das Personalwesen: kürzere, iterative Zyklen statt starrer Regeln und langfristiger Jahresplanung, etwa bei Feedback, Vergütung, Talententwicklung und Rekrutierung.

Wie unterstützt Outsourcing Agilität im HR-Bereich? 

Durch das Auslagern zeitaufwändiger Aufgaben wie Gehaltsabrechnung, Benefits-Verwaltung und Talentakquisition können sich interne Teams auf Innovation und Strategie konzentrieren, während ein Partner Routineaufgaben übernimmt, Kosten senkt und aktuelles Compliance-Wissen einbringt.

Digitale Lohnunterlagen: Effizienz steigern und Kosten senken
HR & Payroll

Digitale Lohnunterlagen: Effizienz steigern und Kosten senken

Digitalisierung bedeutet mehr, als Unterlagen nur elektronisch zu erfassen und weiterzuleiten. Sie eröffnet die Möglichkeit, Prozesse gezielt zu optimieren und effizienter zu gestalten. Gerade in der Lohn- und Gehaltsabrechnung im Bauwesen sollten Betriebe unnötige Abläufe überdenken und verbessern, um ihre Lohnsachbearbeiter*innen zu entlasten und Kosten zu senken. Ein digitales Mitarbeiterportal bietet hier entscheidende Vorteile und setzt neue Maßstäbe in puncto Effizienz und Nachhaltigkeit.

5 Min. Lesezeit

Warum digitale Lohn- und Gehaltsunterlagen wichtig sind

Die Bereitstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen in Papierform oder per E-Mail ist nicht nur zeitaufwendig, sondern birgt auch Sicherheits- und Organisationsrisiken. Mit der Digitalisierung werden diese Prozesse verschlankt und optimiert.

Vorteile eines Mitarbeiterportals für die Lohnsachbearbeitung

Nach der Erstellung der Abrechnungen in einer Baulohn-Software werden diese einfach in das Mitarbeiterportal hochgeladen. Dies ersetzt den aufwendigen Versand physischer Dokumente und spart wertvolle Arbeitszeit. Lohnsachbearbeiter*innen können sich so stärker auf anspruchsvollere Aufgaben konzentrieren und werden spürbar entlastet.

Mehrwert für Mitarbeitende durch ortsunabhängigen Zugriff

Für die Beschäftigten des Baubetriebes bietet das Portal einen klaren Vorteil: Sie erhalten jederzeit und von überall Zugriff auf ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Urlaubsnachweise oder andere wichtige Dokumente. Gleichzeitig dient das Portal als sicheres Archiv, sodass keine Unterlagen mehr verloren gehen und Aktenordner überflüssig werden.

Effizienz und Kostenersparnis im Bauunternehmen

Die Einführung eines digitalen Mitarbeiterportals steigert die Effizienz, senkt Kosten und sorgt für eine sichere Bereitstellung wichtiger Unterlagen. Bauunternehmen sparen nicht nur Ressourcen, sondern zeigen sich auch als moderner Arbeitgeber, der auf digitale Lösungen setzt.

SV-Meldeportal: Was kann die neue Ausfüllhilfe im Meldeverfahren?
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SV-Meldeportal: Was kann die neue Ausfüllhilfe im Meldeverfahren?

Seit Anfang Oktober 2023 können Unternehmen und Selbstständige das neue SV-Meldeportal nutzen. Es löst zum Jahresende die bisherige Ausfüllhilfe sv.net ab. Das bedeutet: Ab dem 1. Januar 2024 können Rückmeldungen der Krankenkassen nur noch über das SV-Meldeportal abgerufen werden. Hier die wichtigsten Infos zur neuen Anwendung.

5 Min. Lesezeit

Über das neue SV-Meldeportal können Arbeitgeber und Selbstständige Meldungen, Beitragsnachweise, Bescheinigungen und Anträge mit den Sozialversicherungsträgern elektronisch auszutauschen. Dieser Beitrag beantwortet die wichtigsten Fragen zur neuen Ausfüllhilfe im Meldeverfahren.

Was ist das SV-Meldeportal?

Das SV-Meldeportal ist seit dem 4. Oktober 2023 verfügbar. Es wird die Vorgängeranwendung sv.net vollständig ersetzen und ist über jeden gängigen Browser aufrufbar. Das SV-Meldeportal ist eine reine Webanwendung, die es Unternehmen ermöglicht, Sozialversicherungsmeldungen und Beitragsnachweise einzureichen. Es ist als Ausfüllhilfe für die Abgabe von Sozialversicherungsmeldungen konzipiert.

Als rechtliche Grundlage dient § 95a des Sozialgesetzbuches IV. Aufgrund dieser gesetzlichen Verpflichtung müssen die Sozialversicherungsträger die bislang freiwillig bereitgestellte Anwendung nunmehr verpflichtend anbieten. Somit muss das SV-Meldeportal Arbeitgebern und Selbstständigen dauerhaft als Ausfüllhilfe für das Meldeverfahren zur Verfügung stehen.

Die Entwicklung des neuen Portals erfolgte in Zusammenarbeit zwischen der Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG) und dem GKV-Spitzenverband.

An wen richtet sich das SV-Meldeportal?

Das SV-Meldeportal wurde speziell als Unterstützung für Kleinunternehmen entwickelt, die kein Entgeltabrechnungsprogramm nutzen. Es kann jedoch auch Selbstständigen, mittelständischen Unternehmen und großen Betrieben helfen, ihren Meldepflichten nachzukommen und Bescheinigungen zu empfangen. Außerdem steht das Portal der öffentlichen Verwaltung zur Verfügung.

Ersetzt das SV-Meldeportal eine Entgeltabrechnungssoftware?

Das SV-Meldeportal ist keine Alternative zu einer professionellen Entgeltabrechnungssoftware. Ebenso wie der Vorgänger sv.net führt das SV-Meldeportal keine Entgeltberechnungen oder Berechnungen zu Sozialversicherungs- und Steueranteilen durch. Es ermöglicht lediglich die Übertragung von Informationen und ersetzt somit kein Lohnabrechnungsprogramm.

Im Unterschied zu sv.net verfügt das SV-Meldeportal jedoch über zusätzliche Funktionen wie eine cloudbasierte Datenspeicherung. Diese Funktion erlaubt es beispielsweise Kleinunternehmern, alle relevanten Daten elektronisch zu speichern und sie später im Rahmen einer elektronischen Betriebsprüfung zu verwenden. Die Daten werden in einem zentralen Online-Datenspeicher abgelegt, und die maximale Speicherdauer beträgt fünf Jahre.

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Welche Kosten fallen für die Nutzung an?

Die Gebühren für die Nutzung des SV-Meldeportals variieren je nach Anzahl der benötigten Betriebsnummern des Unternehmens für die Übermittlung von Sozialversicherungsmeldungen. Es gibt zwei Anwendergruppen: die Single-Mandanten-Variante und die Multi-Mandanten-Variante.

Bis zum März 2024 gelten vergünstigte Gebühren. Unternehmen, die sich vor dem 31. März 2024 registrieren, zahlen für die Jahre 2023 und 2024 keine Gebühr. In diesem Fall entstehen erst ab dem 1. Januar 2025 Kosten für die Nutzung des SV-Meldeportals. Unternehmen, die sich ab dem 1. April 2024 registrieren, müssen sofort für die Nutzung bezahlen.

Bei einer Registrierung vor dem 31. März 2024 gilt automatisch die Multi-Mandanten-Variante. Diese ermöglicht den Datenaustausch für mehrere Betriebsnummern und die Verwaltung mehrerer Mandanten. Im Herbst 2024 müssen die Nutzer eine der beiden Varianten auswählen, für die ab dem 1. Januar 2025 erstmals eine Gebühr anfällt.

  • Die Kosten für die Nutzung einer einzigen Betriebsnummer betragen 36 Euro zuzüglich Umsatzsteuer für einen Zeitraum von 36 Monaten.
  • Für die Nutzung mehrerer Betriebsnummern belaufen sich die Kosten auf 99 Euro zuzüglich Umsatzsteuer für ebenfalls 36 Monate.

Es gibt keine Begrenzung für den Austausch von Sozialversicherungsmeldungen; daher können beliebig viele Meldungen ausgetauscht werden.

Wie funktioniert die Registrierung für das SV-Meldeportal?

Die Registrierung für das SV-Meldeportal ist ausschließlich mit einem ELSTER-Zertifikat möglich. Jede Person innerhalb eines Unternehmens, die auf das Portal zugreifen möchte, muss über ein eigenes ELSTER-Zertifikat verfügen. Diese Zertifikate sind kostenlos beim Finanzamt oder auf der ELSTER-Website unter „Mein Unternehmenskonto“ erhältlich.

Überblick über die Registrierung

Die Registrierung läuft in diesen Schritten ab:

  1. SV-Meldeportal aufrufen
  2. Registrierung zur Nutzung über „Mein Unternehmenskonto“ abwickeln
  3. Im SV-Meldeportal mit dem ELSTER-Zertifikat authentifizieren
  4. Betriebsnummer und Unternehmensdaten eingeben
  5. Vertretungsberechtigungsschreiben mit Freischaltcode per Post erhalten
  6. Freischaltcode eingeben
  7. Freigabe des SV-Meldeportals für die Nutzung

Nach erfolgreicher Registrierung ist das SV-Meldeportal uneingeschränkt nutzbar. Für jeden Login wird das ELSTER-Zertifikat benötigt, mit dem sich das Unternehmen registriert hat.

Wie lange kann sv.net noch genutzt werden?

Bis zum 31. Dezember 2023 bleibt das bisherige Portal sv.net uneingeschränkt nutzbar. Ab dem Jahresbeginn 2024 wird die Nutzung von sv.net jedoch eingeschränkt. So können Rückmeldungen ab dem 1. Januar 2024 nur noch über das SV-Meldeportal erfolgen. Ende Februar 2024 wird sv.net endgültig abgeschaltet. Daher sollten betroffene Unternehmen und Selbstständige schnellstmöglich auf das neue SV-Meldeportal umsteigen, um einen reibungslosen Betrieb sicherzustellen.

Welche Funktionen bietet das SV-Meldeportal?

Das SV-Meldeportal bietet einige Funktionen, die über die bisherigen Anwendungen von sv.net hinausgehen:

  • Online-Datenspeicher
    Das neue SV-Meldeportal ist als Online-Datenspeicher nutzbar. Hier können insbesondere Kleinunternehmen sämtliche Daten aus Sozialversicherungsmeldungen, einschließlich der Entgeltdaten, sicher und zentral in einem Online-Speicher aufbewahren. Die eingegebenen Daten werden verschlüsselt gespeichert und sind ausschließlich für legitimierte Benutzer zugänglich. Der Online-Speicher speichert Unternehmens- und Personaldaten sowie alle Meldungen.
  • Personalverwaltung mit Historienführung
    Das SV-Meldeportal ermöglicht eine gestufte Personalverwaltung mit Historienführung, die über den Online-Datenspeicher funktioniert. Unter den jeweiligen Betriebsnummern werden wichtige Daten wie Name, Adresse, Geburtsdatum und Sozialversicherungsnummer der Mitarbeiter erfasst. Die Meldungen für die Mitarbeiter werden automatisch in die Stammdaten übertragen und dabei auf den Monat der Meldung bezogen. Dadurch können spätere Meldungen leicht bestimmten Zeiträumen zugeordnet werden.
  • Mandantenverwaltung
    Unternehmen, die Sozialversicherungsdaten für mehrere Betriebsnummern austauschen, sowie Dienstleistungsunternehmer, die die Entgeltabrechnung und das Meldeverfahren für mehrere Unternehmen durchführen, können das SV-Meldeportal für eine strukturierte Mandantenverwaltung nutzen. Auf diese Weise kann ein Unternehmen einem Steuerberater für einen frei wählbaren Zeitraum ein Mandat übertragen. Dies ermöglicht dem Steuerberater, das Meldewesen mit den Sozialversicherungsträgern im Namen des Unternehmens zu führen.
  • Barrierefreie Benutzeroberfläche
    Das Portal verfügt über eine barrierefreie Benutzeroberfläche, die in mehreren Sprachen bedienbar ist. Es hat ein neues, flexibles Design, das es Unternehmen ermöglicht, das Portal sowohl auf Stand-PCs als auch auf mobilen Endgeräten wie Smartphones und Tablets zu nutzen. Das Design passt sich dabei automatisch an das jeweilige Gerät an.
  • Handlungsanleitungen
    Das Portal stellt Anleitungen und Videos bereit, die bei der Registrierung und Nutzung helfen. Es bietet klare Anweisungen dazu, wie Meldungen abgegeben und empfangen werden können, und enthält zudem einen Fragen- und Antwortkatalog.

Fazit zum SV-Meldeportal

Die Funktionen des SV-Meldeportals stehen bereits seit Anfang Oktober 2023 zur Verfügung. Unternehmen und Selbstständige, die sich noch nicht registriert haben, sollten dies bis zum Jahresende nachholen. Auf diese Weise wird ein reibungsloser elektronischer Datenaustausch im Meldeverfahren gewährleistet, bevor sv.net im Februar 2024 endgültig abgeschaltet wird. Zudem bringt eine frühzeitige Registrierung Vergünstigungen bei den Nutzungsgebühren mit sich.

Monatswechsel in der Lohnabrechnung: Schritt für Schritt zur fehlerfreien Payroll
HR & Payroll

Monatswechsel in der Lohnabrechnung: Schritt für Schritt zur fehlerfreien Payroll

Jeden Monat aufs Neue steht Arbeitgebern die Lohnabrechnung für ihre Beschäftigten ins Haus. Dabei müssen sie eine Vielzahl von Pflichten erfüllen, um die korrekte Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen und Steuern zu gewährleisten. Dieser Beitrag gibt einen Überblick über die erforderlichen Schritte im Rahmen des Monatswechsels in der Lohnabrechnung.

5 Min. Lesezeit

Die Lohnabrechnung zählt zu den wichtigsten Aufgaben von Arbeitgebern. Schließlich geht es darum, den Mitarbeitern pünktlich ihr Entgelt auszuzahlen und so den Betriebsfrieden zu bewahren. Da ist es gut, zu wissen, wie man den Monatswechsel in der Lohnabrechnung schrittweise bis zur fehlerfreien Payroll durchführt.

Monatswechsel in der Lohnabrechnung: die wichtigsten Arbeitgeberpflichten

Ziel der Entgeltabrechnung ist, die auszuzahlenden Löhne korrekt zu berechnen sowie die erforderlichen Abgaben rechtzeitig und richtig durchzuführen. Damit dies gewährleistet ist, erlegt der Gesetzgeber Arbeitgebern zahlreiche Pflichten auf:

  • Ausstellung einer schriftlichen Lohnabrechnung (§ 108 GewO)
  • pünktliche Einreichung der Beitragsnachweise bei den Sozialversicherungsträgern und Abführung der Beiträge
  • Anmeldung und Abführung der Lohnsteuern beim Finanzamt, unter Berücksichtigung der Lohnsteuermerkmale (ElStAM) der Arbeitnehmer

Arbeitgeber können theoretisch darauf verzichten, dem Arbeitnehmer monatlich erneut einen Lohnzettel auszuhändigen, wenn von der Berechnung des Vormonats nicht abgewichen wird. Die meisten Arbeitgeber erstellen dennoch bei jedem Monatswechsel eine neue Lohnabrechnung.

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Entgeltabrechnung erstellen: Die Schritte beim Monatswechsel in der Lohnabrechnung

Die Lohnabrechnung ist eine komplexe Aufgabe, die aus einer Vielzahl einzelner Schritte besteht.

Lohnabrechnung erstellen: Berechnung von Brutto- und Nettolohn

Zunächst berechnen Sie für jeden Mitarbeiter den Bruttolohn. Er setzt sich meist aus mehreren Bestandteilen zusammen:

  • Grundlohn
  • geldwerte Vorteile/Sachbezüge (z. B. Dienstwagenregelung)
  • vermögenswirksame Leistungen des Arbeitgebers
  • Zuschläge und Zulagen (z. B. Gefahrenzulagen, Zuschläge für Überstunden, Nachtarbeit, Sonn- und Feiertagsarbeit)
  • leistungsbezogene Bonuszahlungen (z. B. Provisionen, Prämien)
  • pauschal versteuerte Leistungen
  • betriebliche Altersvorsorge

Deshalb kann es sein, dass das Bruttoentgelt in der Gehaltsabrechnung bei jedem Monatswechsel variiert. Um nun das Nettoentgelt zu berechnen, sind vom Gesamtbrutto die anfallende Lohnsteuer, gegebenenfalls die Kirchensteuer und der Solidaritätszuschlag sowie der Arbeitnehmeranteil an den Sozialversicherungsbeiträgen abzuziehen.

Die Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung werden im Regelfall nach dem solidarischen Prinzip jeweils zur Hälfte vom Arbeitgeber und Arbeitnehmer getragen. Es gibt jedoch auch Ausnahmen wie den Kinderlosenzuschlag in der Pflegeversicherung, den nur der Arbeitnehmer zahlt. Die Höhe der Lohnsteuer richtet sich nach den individuellen Lohnsteuermerkmalen der Mitarbeiter wie Lohnsteuerklasse oder Kinderfreibeträge.

Abweichungen von dieser Vorgehensweise können bei besonderen Umständen auftreten. Liegt etwa eine geringfügige Beschäftigung vor, zahlt der Arbeitnehmer selbst keine Sozialversicherungsbeiträge. Der Arbeitgeber hingegen führt einen pauschalen Beitrag an die Knappschaft-Bahn-See ab, der etwa 31 Prozent des Lohns ausmacht.

Noch deutlich mehr Besonderheiten bringt die Baulohnabrechnung mit sich. Hier gibt es beispielsweise durch Sommer- und Winterarbeitszeit Unterschiede beim monatlichen Brutto. Zudem müssen die Arbeitgeber Beiträge an die verpflichtenden Sozialkassen der Bauwirtschaft abführen.

Meldewesen im Rahmen des Monatswechsels bei der Lohnabrechnung

Sobald die Löhne für alle Mitarbeiter berechnet wurden, müssen die entsprechenden Beträge an die Sozialversicherungsträger und das Finanzamt gemeldet werden.

  • Beitragsnachweise: Spätestens bis zum fünftletzten Bankarbeitstag eines Monats müssen die Beitragsnachweise an die Sozialversicherungsträger übermittelt werden. Fällig sind die Beiträge zwei Tage später.
  • Lohnsteueranmeldung: Die Lohnsteueranmeldung müssen Sie je nach Höhe der abzuführenden Lohnsteuer entweder monatlich, vierteljährlich oder jährlich jeweils am 10. Tag nach dem betreffenden Zeitraum beim Finanzamt einreichen. Für die Zahlung gilt dieselbe Frist, wobei es eine Schonfrist von drei Tagen gibt.

All diese Meldungen müssen auf elektronischem Weg eingereicht werden. Hierfür wurden in den vergangenen Jahren entsprechende Verfahren geschaffen. Für die Anmeldung der Lohnsteuer können Sie die ELSTER-Schnittstelle verwenden, für Beitragsnachweise nutzen Sie das sogenannte DEÜV-Verfahren.

Inhalte und Aufbau einer Entgeltabrechnung

108 Abs. 1 der Gewerbeordnung (GewO) macht klare Angaben dazu, welche Pflichtangaben auf die Verdienstabrechnung gehören:

  • Angaben zum Abrechnungszeitraum
  • Zusammensetzung des Arbeitsentgelts
  • Art und Höhe der Zuschläge und Zulagen
  • sonstige Vergütungen
  • Art und Höhe der Abzüge
  • Abschlagszahlungen und Vorschüsse

In der Praxis enthält der Lohnzettel jedoch noch viele weitere Informationen:

  • Allgemeine Angaben zu Arbeitnehmer und Arbeitgeber
    Dazu gehören Name und Anschrift des Arbeitgebers und des Mitarbeiters, der Beginn des Arbeitsverhältnisses und der Abrechnungszeitraum. Ebenso werden häufig genannt das Geburtsdatum und die Lohnsteuermerkmale (z. B. Steuerklasse, Konfession, Kinderfreibeträge, Steueridentifikationsnummer) sowie die Sozialversicherungsnummer des Arbeitnehmers.
  • Aufbau des Entgelts
    Es wird detailliert aufgeschlüsselt, wie sich der ausgezahlte Lohn zusammensetzt. Dazu gehören:
    – Bruttolohn
    – Arbeitnehmeranteil zu den verschiedenen Sozialversicherungen
    – Höhe von Lohn- und Kirchensteuer sowie ggf. Solidaritätszuschlag
    – persönliche Abzüge
    – Beiträge zu einer betrieblichen Altersvorsorge (bAV)
    – vermögenswirksame Leistungen
    – angewendete Steuerfreibeträge
    – geldwerte Vorteile
    – Zuschläge und Zulagen
    – Nettolohn
    – Auszahlungsbetrag

Hilfe durch Lohnsoftware: Vereinfachung des Monatswechsels in der Lohnabrechnung

Größte Sorgfalt ist bei der Lohnabrechnung besonders wichtig. Entstandene Fehler müssen aufwendig durch Korrekturen und Rückrechnungen beseitigt werden. Schlimmer wiegt jedoch, dass schlampige Arbeit auch rechtliche Auswirkungen haben kann. Bei einer lediglich verspäteten Abgabe werden die Beiträge geschätzt. Werden Meldungen jedoch ganz unterlassen oder Beiträge nicht abgeführt, kann dies sogar strafrechtlich relevant sein. Im schlimmsten Fall kommt eine Geldstrafe oder eine Freiheitsstrafe auf den Arbeitgeber zu.

Entsprechend wichtig ist es, den Monatswechsel in der Lohnabrechnung strukturiert anzugehen und Fehler zu vermeiden. Je höher der Anteil an manuellen Arbeiten und Berechnungen ist, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit von Fehlern in den Lohnabrechnungen. Arbeitgeber müssen ihre Lohnabrechnung deshalb aber nicht unbedingt an einen Steuerberater auslagern. Denn mit einer guten und aktuellen Lohnsoftware können sie diese auch problemlos selbst durchführen.

Die gute Nachricht: Möchten Arbeitgeber den Monatswechsel in der Lohnabrechnung effizient gestalten, benötigen sie hierfür lediglich eine aktuelle, GKV-zertifizierte Lohnabrechnungssoftware. Mit einem solchen Abrechnungsprogramm erledigen auch kleine und mittlere Unternehmen die Aufgaben im Rahmen der Lohnbuchhaltung zu überschaubaren Kosten selbst:

  • Verwaltung der Mitarbeiterstammdaten
  • weitgehend automatisierte Erstellung der Lohnabrechnung
  • elektronischer Versand der Lohnsteueranmeldungen und der Beitragsnachweise
  • Abwicklung des Zahlungsverkehrs anhand hinterlegter Bankverbindungen
  • Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen

Mit einer modernen Lohnbuchhaltungssoftware können Arbeitgeber somit den Aufwand für den Monatswechsel in der Lohnabrechnung deutlich senken und gleichzeitig die Fehleranfälligkeit reduzieren. Zudem haben sie – im Unterschied zu einer ausgelagerten Lohnabrechnung – alle Personaldaten jederzeit im Zugriff.

GKV-Zertifikat: Warum Arbeitgeber auf ITSG-geprüfte Lohnsoftware setzen sollten
HR & Payroll

GKV-Zertifikat: Warum Arbeitgeber auf ITSG-geprüfte Lohnsoftware setzen sollten

Für den direkten elektronischen Datenaustausch mit den Sozialversicherungsträgern benötigen Entgeltabrechnungsprogramme und Zeitwirtschaftssoftware ein GKV-Zertifikat. Um dieses zu erhalten, muss die Software eine sogenannte Systemuntersuchung durch die ITSG erfolgreich absolvieren. Dieser Beitrag gibt einen Überblick über die Anforderungen und den Ablauf der Prüfung. Zudem erläutert er, warum das GKV-Zertifikat für Arbeitgeber wichtig ist.

5 Min. Lesezeit

Viele Zertifikate sind „nice to have“ – das heißt, es ist zwar schön, sie zu haben, aber im Arbeitsalltag notwendig sind sie nicht. Beim GKV-Zertifikat sieht das anders aus. Um als Arbeitgeber elektronische Meldungen direkt an die Sozialversicherungsträger versenden zu können, benötigt die eingesetzte Entgeltabrechnungssoftware dieses Gütesiegel.  Andernfalls droht im Meldewesen ein erheblicher manueller Mehraufwand. Schauen wir uns genauer an, welche Anforderungen und welcher Nutzen mit dem GKV-Zertifikat verbunden sind.

Was ist ein GKV-Zertifikat?

Eines vorweggeschickt: Obwohl es ebenfalls von der ITSG, der Informationstechnischen Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung, erteilt wird, hat das GKV-Zertifikat nichts mit dem ITSG-Zertifikat zu tun, das Arbeitgeber für die Abgabe von Sozialversicherungsmeldungen benötigen. Vielmehr handelt es sich um ein Gütesiegel der gesetzlichen Krankenversicherung für Entgeltabrechnungssoftware, Zeiterfassungssysteme und elektronische Ausfüllhilfen, die die gesetzlichen Anforderungen für die Kommunikation mit den Sozialversicherungsträgern erfüllen.

Das GKV-Zertifikat ist Voraussetzung dafür, dass Arbeitgeber mit ihrer Software elektronische Meldungen direkt bei den Sozialversicherungsträgern einreichen können. Bevor das Zertifikat erteilt wird, müssen die Softwareersteller der ITSG ihre Lösungen für umfangreiche Prüfungen zur Verfügung stellen. Das GKV-Zertifikat bescheinigt einerseits die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen, andererseits aber auch eine anwenderfreundliche Bedienung der Software.

Inhalte der Systemuntersuchung durch die ITSG

Die ITSG konzentriert sich bei der Systemuntersuchung von Entgeltabrechnungssoftware auf die Programmteile, die für die Berechnung und Übermittlung der Sozialversicherungsbeiträge und -meldungen erforderlich sind. Welche Inhalte dabei genau geprüft werden, legt die ITSG im Auftrag des GKV-Spitzenverbandes fest. Hierzu wird ein Pflichtenheft erstellt, das die genauen Anforderungen ausweist. Entscheidend ist, dass sie den gesetzlichen Vorgaben für das Melde- und Beitragswesen der sozialen Sicherung entspricht und die verschiedenen Verfahren umsetzt. Seit Anfang 2022 können auch Softwareprodukte für die Zeiterfassung GKV-zertifiziert werden, sofern sie in der Lage sind, elektronische AU-Bescheinigungen abzurufen.

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Der Weg zum GKV-Zertifikat in mehreren Schritten

Um das GKV-Zertifikat zu erhalten, müssen Softwareersteller die Systemuntersuchung der ITSG erfolgreich durchlaufen. Diese besteht aus mehreren Schritten.

1. Beratungsphase

Bereits während der Vorbereitung auf die Umsetzung aller gesetzlichen Vorgaben in der Software steht dem Softwareersteller ein Systemberater zur Seite. Er berät ihn im Hinblick auf das zu erfüllende Pflichtenheft und bietet Workshops und Seminare an.

2. Systemprüfung

GKV-zertifizierte Software muss erfolgreich die sogenannte Systemprüfung durchlaufen. Dabei wird überprüft, ob sie die für das Basismodul vorgeschriebenen Fachverfahren enthält. Dazu gehören unter anderem:

  • Beitragsberechnung
  • Beitragsabrechnung
  • Ermittlung und Übertragung der Melde- und Bescheinigungsdaten sowie der Informationen aus den Beitragsnachweisen

Die Anforderungen werden anhand des Pflichtenhefts abgeglichen. Außerdem führt die ITSG gemeinsame Testaufgaben der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung durch.

3. Pilotprüfung

Das Bestehen der Pilotprüfung ist ebenfalls zwingende Voraussetzung für die Erteilung eines GKV-Zertifikats. Dabei müssen zwei verschiedene Arbeitgeber das System auf Herz und Nieren testen. Idealerweise sollten diese mindestens drei Abrechnungsmonate lang damit arbeiten, während dieser Zeit viele Abrechnungen erstellen und ein breites Spektrum an Meldearten austesten. Verlaufen diese Pilotprüfungen positiv, sind die größten Hürden der GKV-Zertifizierung genommen.

Abschließend erhält der Softwareersteller einen Bescheid des GKV-Spitzenverbands über die positive Systemuntersuchung und das GKV-Zertifikat „systemuntersucht“ von der ITSG.

Nur jeweils ein Jahr lang gültig

Hat eine GKV-zertifizierte Entgeltabrechnungssoftware das Zertifikat erhalten, ist der Prozess der Systemuntersuchung an und für sich abgeschlossen. Der Softwareersteller erhält mit dem GKV-Zertifikat eine Produkt-Modifikations-Identnummer (Prod-MOD-ID). Diese wird bei jeder eingehenden Meldung vom Sozialversicherungsträger auf Gültigkeit überprüft. Ist sie abgelaufen, werden die Meldungen nicht angenommen und abgewiesen.

Die Produkt-Modifikations-Identnummer läuft spätestens nach einem Jahr ab. Sie gilt lediglich bis zur nächsten Prüfung im Rahmen der Qualitätssicherung. Dabei werden wiederum Testfälle der ITSG kontrolliert. Gesetzliche Änderungen müssen in der Software umgesetzt und neu eingeführte Module überprüft werden. Diese Prüfung wird anlassbezogen von der ITSG durchgeführt, mindestens jedoch einmal im Jahr. Anschließend erhält der Softwareanbieter eine neue Prod-MOD-ID.

Software ohne GKV-Zertifikat: Was sind die Folgen?

Der erstmalige Erwerb des GKV-Zertifikats sowie die jährlichen Überprüfungen stellen für Softwarehäuser einen beträchtlichen Aufwand dar. Die hohen Anforderungen der ITSG sind nur schwer zu erfüllen. In den vergangenen Jahren haben deshalb bereits viele kleinere Anbieter von Lohnsoftware die Prüfungen entweder nicht mehr bestanden oder gar nicht erst versucht, das GKV-Zertifikat verlängern zu lassen.

In der Folge können Arbeitgeber über die betreffende Software keine Meldungen mehr an die Sozialversicherungsträger versenden. Für sie bedeutet die fehlende ITSG-Zertifizierung, dass sie mit der Lohnsoftware zwar die Entgeltabrechnung erstellen können – die Beitragsnachweise müssen sie jedoch mithilfe der kostenfreien Ausfüllhilfe sv.net (ab März 2024 über das neue SV-Meldeportal) übermitteln. Dies erfordert manuellen Aufwand und kostet daher mehr Zeit als der direkte Versand der Nachweise aus der Entgeltabrechnungssoftware. Zudem steigt die Fehleranfälligkeit.

Warum das GKV-Zertifikat auch für Arbeitgeber wichtig ist

Eine ITSG-geprüfte Lohnsoftware ermöglicht Arbeitgebern die direkte Kommunikation mit den Sozialversicherungsträgern – ohne Medienbrüche und aufwendige manuelle Datenerfassung. Zudem bedeutet ein gültiges GKV-Zertifikat für Arbeitgeber ein hohes Maß an Rechts- und Verfahrenssicherheit, da im Rahmen der jährlichen Prüfung die Umsetzung gesetzlicher Neuerungen kontrolliert wird. Auch die nachgewiesene hohe Anwenderfreundlichkeit ist ein Argument für die Auswahl GKV-zertifizierter Abrechnungssoftware.

eAU: Elektronische Krankmeldung seit 2023 Pflicht für Betriebe
HR & Payroll

eAU: Elektronische Krankmeldung seit 2023 Pflicht für Betriebe

Seit dem 1. Januar 2023 ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) für gesetzlich Versicherte verbindlich. Der vertraute „gelbe Zettel“ hat damit – bis auf wenige Ausnahmen – ausgedient. Arbeitgeber rufen die Krankmeldungen nun direkt bei den Krankenkassen ab. Diese Umstellung soll Prozesse vereinfachen, sorgt aber auch für neue Fragen und Herausforderungen im Bauwesen.

5 Min. Lesezeit

Was ist die eAU und wen betrifft sie?

Seit Januar 2023 müssen Arbeitgeber Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen direkt bei den Krankenkassen ihrer Mitarbeiter abrufen. Versicherte leiten diese nicht mehr selbst an Arbeitgeber oder Krankenkasse weiter. Ein Ausdruck der Bescheinigung ist nur auf Wunsch des Arbeitnehmers vorgesehen – darf aber nicht vom Arbeitgeber angefordert werden, da Diagnosen enthalten sind.

Die eAU gilt für alle gesetzlich Krankenversicherten, einschließlich geringfügig und kurzfristig Beschäftigter sowie Werkstudenten.

Ausnahmen von der eAU-Pflicht

Von der elektronischen Übermittlung ausgenommen sind:

  • Privatversicherte Arbeitnehmer
  • Krankmeldungen aus dem Ausland
  • Arbeitnehmer bei Kind krank
  • Rehamaßnahmen

In diesen Fällen bleibt die Papierform weiterhin bestehen.

Ablauf und Rückmeldungen der Krankenkassen

Die Krankenkassen melden in der Regel innerhalb von ein bis drei Tagen zurück. Enthalten sind:

  • Dauer der Arbeitsunfähigkeit
  • Qualifizierung (Ersterkrankung, Folgeerkrankung, Krankenhausaufenthalt)

Es kann auch zurückgemeldet werden, dass keine AU-Meldung vorliegt oder keine Mitgliedschaft bei der angefragten Krankenkasse festgestellt wurde.

Häufige Fragen zur eAU

Die Einführung des eAU-Verfahrens wirft bei Arbeitgebern wichtige Fragen auf:

  • Wie erfährt der Arbeitgeber zunächst von der Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers?
  • Welche Pflichten hat der Arbeitnehmer?
  • Kann die Entgeltfortzahlung verweigert werden, wenn die Übermittlung verzögert erfolgt?
  • Werden Beschäftigungsverbote von Schwangeren übermittelt?
  • Was passiert bei ambulanten Untersuchungen im Krankenhaus?
  • Können ausländische Ärzte Krankmeldungen an deutsche Krankenkassen senden?

Fazit

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) sorgt für eine deutliche Vereinfachung der Abläufe und reduziert Papierarbeit. Gleichzeitig erfordert sie von Arbeitgebern und Arbeitnehmern ein Umdenken, um Fristen einzuhalten und Prozesse anzupassen. Betriebe sollten sicherstellen, dass ihre internen Abläufe und Systeme auf die neuen Anforderungen vorbereitet sind, um Verzögerungen und Unsicherheiten zu vermeiden.

Pflegereform 2023: Wie Sie die neue Beitragsberechnung in der Pflegeversicherung meistern
HR & Payroll

Pflegereform 2023: Wie Sie die neue Beitragsberechnung in der Pflegeversicherung meistern

Arbeitgeber müssen bei der Berechnung des Beitragssatzes zur sozialen Pflegeversicherung (PV) künftig die Anzahl der Kinder berücksichtigen. Dies gilt nach dem vom Bundeskabinett beschlossenen Entwurf des Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetzes (PUEG) grundsätzlich ab dem 1. Juli 2023. Um beim Lohnsteuerabzug Unsicherheiten aufgrund fehlender Nachweise auf Arbeitgeberseite zu vermeiden, bleiben die Abschläge jedoch laut Finanzverwaltung in der zweiten Jahreshälfte 2023 noch unberücksichtigt. Dieser Beitrag fasst die wichtigsten Informationen zusammen.

5 Min. Lesezeit

Da ist man sich in der Bundesregierung einmal einig: In der Pflege muss sich einiges ändern. Und so hat das Bundeskabinett die umfangreiche Pflegereform 2023 auf den Weg gebracht. Mit an Bord der Pflegereform ist etwa eine Erhöhung des Pflegegelds und der ambulanten Sachleistungsbeträge, eine Ausweitung des Pflegeunterstützungsgelds und eine Erhöhung der gezahlten Zuschläge für die Unterbringung von Pflegebedürftigen in vollstationären Pflegeeinrichtungen. Ein Thema, das auf Arbeitgeberseite für einen gewissen Mehraufwand sorgen wird, ist das Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetz (PUEG) – dieses sieht nämlich einen gestaffelten Beitragssatz zur Pflegeversicherung in Abhängigkeit von der Kinderzahl vor.

Worum geht es beim Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetz?

Notwendig wurde das Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetz durch einen Beschluss des Bundesverfassungsgerichts vom 7. April 2022 (Az. 1 BvL 3718). Die Richter sehen in der bisherigen  PV-Beitragsberechnung eine verfassungsrechtliche Ungleichbehandlung von Eltern mit mehreren Kindern. Sie fordern daher eine Berücksichtigung der Kinderzahl in den Beiträgen zur Pflegeversicherung. In der Folge hat die Bundesregierung einen Entwurf des Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetzes verabschiedet.

Im Kern soll die Beitragsberechnung nach der Pflegereform 2023 künftig folgendermaßen ablaufen:

  • Der Beitragssatz für die gesetzliche Pflegeversicherung steigt von 3,05 auf 3,40 Prozent.
  • Der Arbeitgeberanteil beträgt immer 1,7 Prozent.
  • Kinderlose Beschäftigte ab 23 Jahren zahlen wie bisher einen Zuschlag. Dieser steigt von 0,35 auf 0,60 Prozent. Ab dem 1. Juli 2023 beträgt der Beitragssatz für gesetzlich Versicherte ohne Kinder somit 2,30 Prozent (Arbeitnehmeranteil).
  • Haben Beschäftigte ein Kind, entfällt der Zusatzbeitrag – ihr Beitragssatz beträgt somit 1,70 Prozent. Haben sie mehr als ein Kind, sinkt der PV-Beitragssatz pro Kind um 0,25 Prozentpunkte. Ab dem fünften Kind wird der Beitragssatz gedeckelt. Die Ermäßigung kann also insgesamt höchstens 1 Prozent betragen. Der niedrigste mögliche PV-Beitragssatz beträgt somit bei fünf oder mehr Kindern 0,7 Prozent. Die Abschläge ab dem zweiten bis zum fünften Kind werden jedoch nur so lange gewährt, bis diese Kinder das 25. Lebensjahr vollendet haben.

Tabelle: PV-Beitragssätze nach dem PUEG

Anzahl der Kinder

Arbeitnehmeranteil

Arbeitgeberanteil
0
2,30 Prozent
1,70 Prozent
1
1,70 Prozent
1,70 Prozent
2
1,45 Prozent
1,70 Prozent
3
1,20 Prozent
1,70 Prozent
4
0,95 Prozent
1,70 Prozent
ab dem 5. Kind
0,70 Prozent
1,70 Prozent

Erläuterung zur Tabelle: Die lohnsteuerrechtliche Elterneigenschaft bleibt unabhängig vom Lebensalter der Kinder bestehen. Arbeitnehmer mit einem oder mehr Kindern zahlen somit auch nach der Vollendung des 25. Lebenjahres aller Kinder den ermäßigten PV-Beitragssatz von 1,70 Prozent (Arbeitnehmeranteil).

Welches Ziel verfolgt die Bundesregierung mit der Berücksichtigung der Kinderzahl?

Zunächst einmal müssen die Vorgaben aus dem Beschluss des Bundesverfassungsgerichts umgesetzt werden. Zugleich erreicht die Bundesregierung mit der Pflegereform 2023 eine gezielte Entlastung von Eltern mit mehreren Kindern. Diese zahlen künftig spürbar geringere Beiträge zur Pflegeversicherung. Gleichzeitig zahlen infolge der Beitragserhöhung jene Beschäftigten mehr in die Pflegekasse ein, die keine Kinder haben und somit nicht dazu beitragen, den Generationenvertrag zu stärken.

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Auswirkungen der Pflegereform 2023 auf die Arbeitgeber

Auf die Arbeitgeber kommt durch die Neuregelung der PV-Beitragsberechnung beträchtlicher Mehraufwand zu. Zum einen müssen sie die erforderlichen Nachweise der Elterneigenschaft ihrer Beschäftigten einholen und führen. Zum anderen müssen sie die entsprechenden Abschläge in der Entgeltabrechnung umsetzen.

Nachweis über die Anzahl der Kinder

Bislang orientieren sich viele Arbeitgeber bei der Ermittlung der Elterneigenschaft an der Eintragung von Kinderfreibeträgen in den ELStAM-Merkmalen. Dies reicht jedoch künftig nicht mehr aus, weil die Anzahl der Kinder von Beschäftigten daraus nicht sicher abgelesen werden kann. Deshalb sind Arbeitgeber verpflichtet, sich von den Arbeitnehmern entsprechende Nachweise vorlegen zu lassen. Dabei gelten folgende Regeln:

  • Die Geburtsurkunden der zu berücksichtigenden Kinder müssen von dem Beschäftigten im Original vorgelegt werden. Der Arbeitgeber nimmt eine Kopie zur Personalakte des Angestellten. Aller Voraussicht nach wird dies auch für Adoptivkinder gelten.
  • Legen ausländische Angestellte Geburtsurkunden in einer anderen Sprache vor, müssen diese beglaubigt übersetzt werden.
  • Nur für Kinder, zu denen der Nachweis vorliegt, darf der Abschlag in den PV-Beiträgen berücksichtigt werden.

Tipp: Die Pflegereform 2023 bedeutet für Arbeitgeber mehr Papier, das sie künftig aufbewahren müssen. Mehr denn je lohnt sich daher die Investition in eine digitale Personalakte. Die vorgelegten Nachweise zur Kinderzahl können direkt digitalisiert und dem betreffenden Mitarbeiter zugeordnet werden. Bei einer Prüfung sind die Nachweise jederzeit abrufbar.

Umsetzung in der Entgeltabrechnung

Bislang müssen Arbeitgeber lediglich die Elternschaft an sich prüfen. Hierzu konnte in der Lohnsoftware ein Kennzeichen gesetzt werden. Dieses entscheidet darüber, ob der Zusatzbeitrag gezahlt werden muss oder nicht. Dieses Kennzeichen an sich würde zwar für die Entscheidung über die Frage „Beitragszuschlag ja oder nein“ auch künftig noch reichen. Für die Berechnung der Abschläge ab dem zweiten bis zum fünften Kind muss die Lohnanwendung künftig aber auch eine Altersprüfung zu jedem erfassten Kind durchführen. Der Abschlag darf nämlich nur so lange abgezogen werden, bis die betreffenden Kinder das 25. Lebensjahr vollendet haben. Danach entfällt er.

WICHTIG: Laut dem vorliegenden Entwurf eines BMF-Schreibens der Finanzverwaltung bleibt der Abschlag in der Pflegeversicherung ab dem zweiten bis zum fünften Kind beim Lohnsteuerabzug in der zweiten Jahreshälfte 2023 noch unberücksichtigt. Dies soll Unsicherheiten bei der Berechnung bzw. Ermittlung der Lohnsteuer vermeiden, wenn den Arbeitgebern kurzfristig noch keine Informationen zu den in der Pflegeversicherung zu berücksichtigenden Kindern vorliegen.

Während die Softwarehersteller die neu erforderlichen Funktionen umsetzen, müssen auch die Arbeitgeber aktiv werden. Neben der Anforderung der Geburtsurkunden müssen sie sicherstellen, dass zu jedem Beschäftigten die Anzahl der Kinder und deren Geburtsdatum bis spätestens Ende 2023 korrekt im Lohnprogramm erfasst wird. Legen Arbeitnehmer die erforderlichen Nachweise nicht vor, sind sie im Zweifelsfall mit dem höheren Beitragssatz abzurechnen.

Kommt frühestens ab 2025: Erleichterung für Arbeitgeber durch zentrale Nachweisführung

Die Bundesregierung hat angekündigt, dass künftig eine zentrale Stelle die Nachweisführung über die Anzahl und das Geburtsdatum der Kinder übernehmen soll. Dies könnte den Aufwand für Arbeitgeber sowie für Beschäftigte mit mehreren Jobs erheblich senken. Allerdings steht gegenwärtig noch nicht fest, welche Stelle diese Daten frühestens ab 2025 maschinell bereitstellen wird. Arbeitgeber sind deshalb gut beraten, sich jetzt mit der Problematik auseinanderzusetzen und selbst Lösungen für die Nachweisführung zu finden.

Payroll Compliance: So schützt du dein Unternehmen vor Strafen
HR & Payroll

Payroll Compliance: So schützt du dein Unternehmen vor Strafen

Wusstest du, dass jährlich Bußgelder in Millionenhöhe verhängt werden, weil Unternehmen gegen Payroll Compliance-Vorschriften verstoßen? Die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen im Bereich der Lohnabrechnung ist für jedes Unternehmen von größter Bedeutung, um rechtliche Risiken zu minimieren und hohe Strafen zu vermeiden.

5 Min. Lesezeit

Wusstest du, dass jährlich Bußgelder in Millionenhöhe verhängt werden, weil Unternehmen gegen Payroll Compliance-Vorschriften verstoßen? Die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen im Bereich der Lohnabrechnung ist für jedes Unternehmen von größter Bedeutung, um rechtliche Risiken zu minimieren und hohe Strafen zu vermeiden. Diese komplexe Arbeit erfordert präzise und zeitgerechte Bearbeitung, um die Mitarbeiterzufriedenheit und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen.

‍Payroll Compliance umfasst alle Maßnahmen, die sicherstellen, dass die Lohn- und Gehaltsabrechnung den geltenden Gesetzen und Vorschriften entspricht. Verstöße können nicht nur zu empfindlichen Bußgeldern führen, sondern auch den Ruf des Unternehmens nachhaltig schädigen.

In diesem Artikel erfährst du, welche Aspekte der Payroll Compliance besonders wichtig sind und wie du dein Unternehmen vor Strafen schützen kannst. Wir gehen auf häufige Fehler ein und zeigen dir, wie du mithilfe digitaler Lösungen die Compliance in der Lohnabrechnung gewährleistest.

Schlüsselerkenntnisse

  • Payroll Compliance ist essentiell, um rechtliche Risiken und Bußgelder zu vermeiden
  • Verstöße gegen Compliance-Vorschriften können zu hohen Strafen und Imageverlust führen
  • Korrekte Berechnung von Löhnen, Gehältern und Abgaben ist ein Kernaspekt der Compliance
  • Häufige Fehler sind unzureichende Dokumentation und falsche Mitarbeiterklassifizierung
  • Digitale Lösungen und Automatisierung unterstützen bei der Einhaltung der Vorschriften

Was ist Payroll Compliance?

Payroll Compliance ist ein entscheidender Bestandteil der Lohnabrechnung in jedem Unternehmen. Es geht darum, sicherzustellen, dass alle gesetzlichen Vorschriften und Bestimmungen eingehalten werden. Der Begriff Payroll umfasst dabei sowohl die Liste der Arbeitsentgelte als auch den dazugehörigen Geldbetrag und die zuständige Abteilung, um Strafen und rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.

Definition und Bedeutung

Unter Payroll Compliance versteht man die Einhaltung aller relevanten Gesetze, Vorschriften und Richtlinien bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Dies umfasst die korrekte Berechnung von Löhnen, Steuern und Sozialabgaben. Eine effiziente Entgeltabrechnung reduziert Fehler und spart sowohl Zeit als auch Kosten. Zudem beinhaltet es die fristgerechte Zahlung an Mitarbeiter und Behörden. Eine ordnungsgemäße Payroll Compliance schützt Unternehmen vor finanziellen Strafen und Reputationsschäden.

Warum ist Payroll Compliance wichtig?

Payroll Compliance ist ein entscheidender Aspekt für Unternehmen, da sie sicherstellen muss, dass die Lohn- und Gehaltsabrechnung korrekt und rechtzeitig durchgeführt wird. Fehler in der Lohn- und Gehaltsabrechnung können nicht nur finanzielle Verluste verursachen, sondern auch das Vertrauen der Mitarbeiter und Geschäftspartner beeinträchtigen. Eine korrekte und pünktliche Abrechnung stärkt das Vertrauen der Mitarbeiter und trägt zur Zufriedenheit und Motivation bei.

Darüber hinaus hilft die Einhaltung der Payroll Compliance, den guten Ruf des Unternehmens zu wahren. Ein Unternehmen, das sich an alle gesetzlichen Vorschriften hält, wird als zuverlässig und vertrauenswürdig wahrgenommen. Dies kann sich positiv auf die Geschäftsbeziehungen und die Gewinnung neuer Kunden und Mitarbeiter auswirken.

Relevante Gesetze und Vorschriften

Zu den wichtigsten Gesetzen und Vorschriften im Bereich der Payroll Compliance gehören:

  • Mindestlohngesetz (MiLoG)
  • Arbeitszeitgesetz (ArbZG)
  • Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG)
  • Lohnsteuerrecht
  • Sozialversicherungsrecht

Die folgende Tabelle zeigt einige Beispiele für die Konsequenzen bei Verstößen gegen diese Gesetze:

Gesetz Verstoß Mögliche Konsequenzen
Mindestlohngesetz Unterschreitung des Mindestlohns Bußgelder bis zu 500.000 €
Arbeitszeitgesetz Überschreitung der zulässigen Arbeitszeit Bußgelder bis zu 15.000 €
Lohnsteuerrecht Fehlerhafte Berechnung oder Abführung der Lohnsteuer Nachzahlungen und Säumniszuschläge

Um Payroll Compliance zu gewährleisten und Strafen zu vermeiden, ist es für Unternehmen ratsam, auf professionelle Payroll Services zurückzugreifen. Diese unterstützen bei der korrekten Anwendung der gesetzlichen Vorgaben und sorgen für eine reibungslose Lohnabrechnung.

Die Rolle des Payroll-Spezialisten

Ein Payroll-Spezialist spielt eine zentrale Rolle in der Lohn- und Gehaltsabrechnung eines Unternehmens. Er ist dafür verantwortlich, dass alle relevanten Daten korrekt erfasst und verarbeitet werden, um eine fehlerfreie Abrechnung zu gewährleisten. Der Payroll-Spezialist arbeitet eng mit der HR-Abteilung zusammen, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter korrekt und pünktlich bezahlt werden.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Die Aufgaben und Verantwortlichkeiten eines Payroll-Spezialisten umfassen:

  • Durchführung der Lohn- und Gehaltsabrechnung: Der Payroll-Spezialist berechnet die Löhne und Gehälter der Mitarbeiter und stellt sicher, dass alle Abzüge und Zuschläge korrekt berücksichtigt werden.
  • Erfassung und Verarbeitung von Mitarbeiterdaten: Er sammelt und verwaltet alle relevanten Daten der Mitarbeiter, wie Arbeitszeiten, Überstunden und Urlaubstage.
  • Sicherstellung der korrekten Abrechnung von Löhnen und Gehältern: Der Payroll-Spezialist überprüft die Abrechnungen auf Richtigkeit und stellt sicher, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.
  • Einhaltung von Vorschriften und Gesetzen: Er sorgt dafür, dass alle Prozesse den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen und hält sich über Änderungen in den Vorschriften auf dem Laufenden.
  • Zusammenarbeit mit der HR-Abteilung: Der Payroll-Spezialist arbeitet eng mit der HR-Abteilung zusammen, um sicherzustellen, dass alle Personalprozesse reibungslos ablaufen und die Mitarbeiter korrekt bezahlt werden.

Durch die sorgfältige Erfüllung dieser Aufgaben trägt der Payroll-Spezialist maßgeblich zur Einhaltung der Payroll Compliance bei und schützt das Unternehmen vor rechtlichen und finanziellen Risiken.

Die Folgen von Verstößen gegen die Payroll Compliance

Wenn Unternehmen die Vorschriften der Payroll Compliance nicht einhalten, kann dies schwerwiegende Konsequenzen nach sich ziehen. Verstöße gegen die geltenden Gesetze und Regelungen können nicht nur zu hohen finanziellen Strafen führen, sondern auch das Image des Unternehmens nachhaltig schädigen.

Finanzielle Strafen

Bei Verstößen gegen die Payroll Compliance drohen Unternehmen empfindliche Geldstrafen. Die Höhe der Strafen hängt von der Art und Schwere des Verstoßes ab und kann schnell in den fünf- oder sechsstelligen Bereich gehen. Hier ein Überblick über mögliche Strafen:

Verstoß Mögliche Strafe
Falsche Berechnung von Löhnen und Gehältern Bis zu 25.000 €
Nicht gezahlte Sozialabgaben Bis zu 50.000 €
Fehlende oder unvollständige Dokumentation Bis zu 10.000 €

Neben den direkten finanziellen Folgen können Verstöße auch zu weiteren Kosten führen, beispielsweise durch die Beauftragung von Rechtsanwälten oder Steuerberatern zur Aufarbeitung der Fehler.

Imageverlust für das Unternehmen

Verstöße gegen die Payroll Compliance können auch das Ansehen des Unternehmens in der Öffentlichkeit und bei Geschäftspartnern schädigen. Ein Imageverlust kann langfristige Auswirkungen haben und sich negativ auf die Geschäftsentwicklung auswirken.

  • Verlust von Kunden und Aufträgen
  • Schwierigkeiten bei der Gewinnung neuer Mitarbeiter
  • Schlechte Presse und negative Berichterstattung
  • Verlust von Vertrauen bei Investoren und Geschäftspartnern

Um solche Konsequenzen zu vermeiden, ist es für Unternehmen von größter Bedeutung für Unternehmen, die Payroll Compliance ernst zu nehmen und alle relevanten Vorschriften gewissenhaft einzuhalten.

Die wichtigsten Aspekte der Payroll Compliance

Um die Payroll Compliance in deinem Unternehmen sicherzustellen, gibt es einige zentrale Punkte, die du beachten solltest. Eine korrekte und pünktliche Abrechnung von Löhnen und Gehältern sowie die ordnungsgemäße Abführung von Sozialabgaben und Steuern sind dabei von entscheidender Bedeutung.

Die präzise Berechnung der Löhne und Gehälter ist ein wesentlicher Bestandteil der Payroll Compliance. Dabei müssen nicht nur die individuellen Arbeitsverträge berücksichtigt werden, sondern auch gesetzliche Vorgaben wie Mindestlöhne und Überstundenzuschläge. Eine sorgfältige Dokumentation der Arbeitszeiten und Leistungen ist unerlässlich, um eine korrekte Abrechnung zu gewährleisten.

Löhne und Gehälter korrekt berechnen

Die Berechnung von Löhnen und Gehältern erfordert ein hohes Maß an Genauigkeit und Sorgfalt. Folgende Punkte solltest du dabei beachten:

  • Überprüfe die individuellen Arbeitsverträge auf spezielle Vereinbarungen und Zulagen
  • Berücksichtige gesetzliche Vorgaben wie Mindestlöhne und Überstundenzuschläge
  • Dokumentiere Arbeitszeiten und Leistungen lückenlos und nachvollziehbar
  • Verwende zuverlässige Software für die Lohnabrechnung, um Fehler zu vermeiden

Sozialabgaben und Steuern

Neben der korrekten Berechnung der Löhne und Gehälter spielt die pünktliche und vollständige Abführung von Sozialabgaben und Steuern eine entscheidende Rolle in der Payroll Compliance. Als Arbeitgeber bist du verpflichtet, die entsprechenden Beträge einzubehalten und an die zuständigen Behörden weiterzuleiten. Eine enge Zusammenarbeit mit dem Steuerberater kann helfen, stets auf dem aktuellen Stand zu bleiben und Fehler zu vermeiden.

Tipp: Setze Erinnerungen für wichtige Fristen wie die monatliche Abgabe der Lohnsteuer-Anmeldung, um Verzugszinsen und Säumniszuschläge zu vermeiden.

Häufige Fehler bei der Payroll Compliance

Bei der Einhaltung der Payroll Compliance können Unternehmen leicht Fehler unterlaufen, die zu ernsthaften Konsequenzen führen. Zwei der häufigsten Probleme sind eine unzureichende Dokumentation und die falsche Klassifizierung von Mitarbeitern.

Unzureichende Dokumentation

Eine lückenhafte oder unvollständige Dokumentation der Lohnabrechnungsprozesse ist ein häufiger Fehler bei der Payroll Compliance. Ohne eine sorgfältige Aufzeichnung aller relevanten Daten, wie Arbeitszeiten, Gehälter und Abzüge, wird es schwierig, die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften nachzuweisen. Dies kann zu Beanstandungen bei Betriebsprüfungen und möglicherweise zu Strafen führen.

Um eine ausreichende Dokumentation sicherzustellen, sollten Unternehmen folgende Maßnahmen ergreifen:

  • Einführung eines standardisierten Systems zur Erfassung und Speicherung aller lohnrelevanten Daten
  • Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Aufzeichnungen
  • Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit den Dokumentationsprozessen

Falsche Klassifizierung von Mitarbeitern

Ein weiterer häufiger Fehler bei der Payroll Compliance ist die falsche Einstufung von Mitarbeitern. Werden Arbeitnehmer beispielsweise fälschlicherweise als freie Mitarbeiter oder Praktikanten eingestuft, kann dies zu einer Unterbezahlung und zur Umgehung von Sozialabgaben führen.

Um eine korrekte Mitarbeiterklassifizierung zu gewährleisten, ist es wichtig, die gesetzlichen Kriterien genau zu kennen und anzuwenden. Dazu gehören unter anderem:

Kriterium Arbeitnehmer Freie Mitarbeiter
Weisungsgebundenheit Hoch Gering
Eingliederung in die Betriebsorganisation Stark Schwach
Eigene Betriebsmittel Nein Ja

Regelmäßige Schulungen und die Einbeziehung von Experten können helfen, Fehler bei der Mitarbeiterklassifizierung zu vermeiden und die Payroll Compliance zu verbessern.

Payroll Compliance und digitale Lösungen

In der heutigen schnelllebigen und hybriden Arbeitswelt kann die Einhaltung der Payroll Compliance eine Herausforderung darstellen. Glücklicherweise bieten digitale Lösungen effektive Werkzeuge, um diesen Prozess zu optimieren und das Risiko von Fehlern zu minimieren.

Eine leistungsstarke Lohnabrechnungssoftware automatisiert viele der zeitaufwendigen manuellen Aufgaben. Payroll Software ist entscheidend für die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und die Fehlerreduzierung. Sie stellt sicher, dass alle relevanten Daten korrekt erfasst und verarbeitet werden. Durch die Automatisierung von Routineaufgaben können sich HR-Fachleute auf strategischere Aspekte konzentrieren und gleichzeitig die Genauigkeit der Lohnabrechnung verbessern.

Software zur Lohnabrechnung

Eine moderne Lohnabrechnungssoftware bietet zahlreiche Vorteile, wie zum Beispiel:

  • Automatische Berechnung von Löhnen, Steuern und Abgaben
  • Integration mit Zeiterfassungssystemen und Personalmanagement-Tools
  • Erstellung von Lohnabrechnungen und Jahresendberichten
  • Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Fristen

Payroll Management umfasst die Durchführung der Lohnbuchhaltung unter Einhaltung rechtlicher Vorschriften und die Verwaltung von Sonderzahlungen sowie Arbeitszeitüberwachungen.

Funktionen Manuelle Abrechnung Lohnabrechnungssoftware
Zeitaufwand pro Mitarbeiter 30 Minuten 5 Minuten
Fehlerquote 5% 0,5%
Compliance-Risiko Hoch Gering

Automatisierung und Sicherheit

Neben der Effizienzsteigerung trägt die Automatisierung auch zu einer verbesserten Sicherheit bei. Durch die Minimierung manueller Eingriffe wird das Risiko von Fehlern und Manipulationen reduziert. Darüber hinaus gewährleisten moderne Lohnabrechnungssysteme die sichere Speicherung und Übertragung sensibler Mitarbeiterdaten durch Verschlüsselung und rollenbasierte Zugriffskontrollen.

Indem Unternehmen in digitale Lösungen für die Payroll Compliance investieren, können sie nicht nur Zeit und Kosten sparen, sondern auch die Sicherheit und Genauigkeit ihrer Lohnabrechnung verbessern. Dies schafft eine solide Grundlage für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

Die Rolle der HR-Abteilung

Die HR-Abteilung spielt eine entscheidende Rolle bei der Sicherstellung der Payroll Compliance in deinem Unternehmen. Die komplexen gesetzlichen Vorgaben und die Globalisierung machen die Entgeltabrechnung zu einer anspruchsvollen Aufgabe, die präzise und gesetzeskonform umgesetzt werden muss. Sie ist dafür verantwortlich, die Mitarbeiter über die geltenden Gesetze und Vorschriften zu informieren und sicherzustellen, dass alle Prozesse den Anforderungen entsprechen.

Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter

Eine der wichtigsten Aufgaben der HR-Abteilung ist die regelmäßige Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter in Bezug auf Payroll Compliance. Dazu gehören:

  • Aufklärung über relevante Gesetze und Vorschriften
  • Erläuterung der Folgen von Verstößen
  • Schulungen zur korrekten Erfassung von Arbeitszeiten und Lohndaten

Durch eine umfassende Mitarbeiterschulung können potenzielle Fehler vermieden und die Compliance sichergestellt werden.

Interne Kontrollen implementieren

Um die Einhaltung der Payroll Compliance zu gewährleisten, sollte die HR-Abteilung interne Kontrollen einführen. Dazu gehören beispielsweise:

Kontrollmaßnahme Beschreibung
Vier-Augen-Prinzip Überprüfung von Lohnabrechnungen durch eine zweite Person
Stichprobenkontrollen Regelmäßige Überprüfung von Lohndaten auf Richtigkeit
Checklisten Verwendung von Checklisten zur Sicherstellung der Vollständigkeit

Durch die Implementierung solcher internen Kontrollen kann die HR-Abteilung sicherstellen, dass alle Prozesse den Compliance-Anforderungen entsprechen und mögliche Fehler frühzeitig erkannt werden.

Aktualisierung der Payroll Compliance

Regeln und Gesetze können sich ändern und werden regelmäßig angepasst - dennoch ist es von entscheidender Bedeutung, dass dein Unternehmen stets auf dem neuesten Stand der Payroll Compliance bleibt. Gesetze und Vorschriften entwickeln sich weiter, und es liegt in der Verantwortung der HR- und Finanzabteilungen, diese Änderungen zu überwachen und entsprechend zu handeln. Es ist wichtig, die verschiedenen Begriffe und deren Bedeutungen im Unternehmenskontext zu verstehen und anzuwenden.

Überwachung gesetzlicher Änderungen

Um sicherzustellen, dass dein Unternehmen stets compliant ist, ist es unerlässlich, gesetzliche Änderungen im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung im Auge zu behalten. Dies kann durch regelmäßige Recherchen, den Kontakt zu Branchenverbänden oder die Zusammenarbeit mit externen Experten erfolgen. Eine proaktive Haltung hilft dabei, potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen und entsprechende Anpassungen vorzunehmen.

Regelmäßige Schulungen und Updates

Neben der Überwachung gesetzlicher Änderungen ist es ebenso wichtig, die Mitarbeiter der HR- und Finanzabteilungen regelmäßig zu schulen und auf den neuesten Stand zu bringen. Durch gezielte Schulungen können sie ihr Wissen über die Payroll Compliance vertiefen und lernen, wie sie die neuen Anforderungen in der Praxis umsetzen können. Zusätzlich sollten interne Prozesse und Richtlinien regelmäßig aktualisiert werden, um eine reibungslose Umsetzung der Compliance-Vorgaben zu gewährleisten. Investiere in die kontinuierliche Weiterbildung deines Teams und bleibe stets auf dem Laufenden, um langfristig erfolgreich zu sein.

Best Practices für Payroll Compliance

Um die Einhaltung der Payroll Compliance im Unternehmen zu gewährleisten, gibt es einige bewährte Best Practices. Durch die Implementierung dieser Maßnahmen können potenzielle Fehler frühzeitig erkannt und behoben werden, bevor sie zu ernsthaften Konsequenzen führen.

Eine der wichtigsten Best Practices ist die Durchführung regelmäßiger Audits. Dabei werden die Lohnabrechnungsprozesse gründlich überprüft, um sicherzustellen, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden. Hier sind einige Schlüsselelemente, die bei einem Payroll Compliance Audit berücksichtigt werden sollten:

Prüfbereich Beschreibung
Lohnabrechnung Überprüfung der korrekten Berechnung von Löhnen und Gehältern
Sozialabgaben Sicherstellung der fristgerechten und vollständigen Abführung von Sozialabgaben
Steuern Überprüfung der korrekten Berechnung und Abführung von Steuern
Dokumentation Kontrolle der vollständigen und akkuraten Dokumentation aller Lohnabrechnungsprozesse

Implementierung von Checklisten

Eine weitere Best Practice ist die Implementierung von Checklisten. Diese dienen als hilfreiche Werkzeuge, um sicherzustellen, dass alle relevanten Aspekte der Payroll Compliance berücksichtigt werden. Checklisten können für verschiedene Bereiche erstellt werden, wie beispielsweise:

  • Onboarding neuer Mitarbeiter
  • Lohnabrechnung
  • Abmeldung von Mitarbeitern
  • Jahresabschluss

Durch die konsequente Verwendung von Checklisten können potenzielle Fehlerquellen minimiert und die Einhaltung der Payroll Compliance erheblich verbessert werden. Es empfiehlt sich, die Checklisten regelmäßig zu aktualisieren, um Änderungen in gesetzlichen Vorschriften oder internen Prozessen zu berücksichtigen.

Fazit: Die Implementierung von Best Practices wie regelmäßigen Audits und Checklisten ist ein wichtiger Schritt zur Sicherstellung der Payroll Compliance. Durch diese proaktiven Maßnahmen können Unternehmen potenzielle Risiken minimieren und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gewährleisten.

Externe Beratung in Anspruch nehmen

Um die Payroll Compliance in deinem Unternehmen zu gewährleisten, kann es sinnvoll sein, externe Beratung in Anspruch zu nehmen. Gerade bei komplexen Themen wie Lohnabrechnung, Steuern und Sozialabgaben kann die Zusammenarbeit mit Experten wertvolle Unterstützung bieten. Payrolling umfasst die komplexen Prozesse und Dienstleistungen, die mit der Entgeltabrechnung in Unternehmen verbunden sind.

Durch die Einbindung von Steuerberatern und Fachanwälten können potenzielle Risiken frühzeitig erkannt und minimiert werden. Diese Experten verfügen über umfangreiches Fachwissen und sind stets über aktuelle gesetzliche Änderungen informiert.

Vorteile von Steuerberatern

Steuerberater können dein Unternehmen in allen steuerlichen Fragen rund um die Lohnabrechnung unterstützen. Sie helfen bei der korrekten Berechnung von Steuern und Abgaben und stellen sicher, dass alle relevanten Fristen eingehalten werden. Durch ihre Expertise tragen sie dazu bei, Strafzahlungen und rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.

Unterstützung durch Fachanwälte

Fachanwälte für Arbeitsrecht sind wichtige Partner, wenn es um die rechtskonforme Gestaltung von Arbeitsverträgen und die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften geht. Sie können dein Unternehmen bei der Erstellung von Verträgen, der Klärung von Streitfällen und der Umsetzung von gesetzlichen Änderungen unterstützen.

Investiere in die Zusammenarbeit mit externen Experten, um langfristig von deren Fachwissen zu profitieren und die Payroll Compliance in deinem Unternehmen zu optimieren.

Payroll Compliance und internationale Mitarbeitende

Die Beschäftigung von internationalen Mitarbeitern bringt für Unternehmen viele Vorteile mit sich. Ein Payroll Specialist spielt eine entscheidende Rolle bei der Verwaltung der Entgeltabrechnung und der Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften für internationale Mitarbeitende. Dies stellt aber auch besondere Herausforderungen im Bereich der Payroll Compliance dar. Um Strafen zu vermeiden und rechtssicher zu agieren, ist es wichtig, die Besonderheiten bei der Entlohnung und Vertragsgestaltung von ausländischen Arbeitnehmern zu berücksichtigen.

Besonderheiten bei ausländischen Arbeitnehmern

Bei der Beschäftigung von internationalen Mitarbeitern müssen Unternehmen einige zusätzliche Aspekte beachten:

  • Arbeitserlaubnis und Aufenthaltsstatus prüfen
  • Sozialversicherungspflicht im Heimatland oder in Deutschland klären
  • Besteuerung nach Doppelbesteuerungsabkommen berücksichtigen
  • Meldepflichten gegenüber Behörden einhalten

Eine sorgfältige Prüfung dieser Punkte ist unerlässlich, um Verstöße gegen die Payroll Compliance zu vermeiden und rechtssicher mit ausländischen Arbeitnehmern zusammenzuarbeiten.

Verträge und Arbeitsrecht

Auch bei der Vertragsgestaltung gibt es bei internationalen Mitarbeitern einiges zu beachten. Neben den allgemeinen Anforderungen an Arbeitsverträge müssen folgende Punkte berücksichtigt werden:

Aspekt Erläuterung
Anwendbares Recht Festlegung, welches nationale Arbeitsrecht Anwendung findet
Gerichtsstand Bestimmung des zuständigen Gerichts bei Streitigkeiten
Vertragssprache Bei Bedarf Übersetzung des Vertrags in die Muttersprache des Mitarbeiters
Entsendungsklauseln Regelungen zur Dauer und zu den Konditionen eines Auslandseinsatzes

Eine sorgfältige Gestaltung der Verträge unter Berücksichtigung des internationalen Arbeitsrechts schafft Rechtssicherheit für beide Seiten und trägt zur Einhaltung der Payroll Compliance bei.

Technologien zur Unterstützung der Payroll Compliance

Um die Herausforderungen der Payroll Compliance effektiv zu meistern, setzen immer mehr Unternehmen auf moderne Technologien. Ein Payroller übernimmt vielfältige Tätigkeiten, von der monatlichen Lohnabrechnung bis zur Zusammenarbeit mit Ämtern und dem Management von Mitarbeiter-Benefit-Programmen. Diese innovativen Lösungen erleichtern nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, sondern steigern auch die Effizienz der Gehaltsabrechnungsprozesse.

Cloud-basierte Lösungen

Cloud-Lösungen haben sich als unverzichtbares Werkzeug für die Payroll Compliance etabliert. Durch die Nutzung von Cloud-Technologien können Unternehmen ihre Lohnbuchhaltung flexibel und ortsunabhängig verwalten. Mitarbeiter der Personalabteilung haben jederzeit Zugriff auf aktuelle Daten und können schnell auf Änderungen reagieren.

  • Automatisierte Berechnung von Löhnen und Gehältern
  • Integration mit anderen HR-Softwarelösungen
  • Echtzeit-Aktualisierungen bei gesetzlichen Änderungen
  • Skalierbarkeit für wachsende Unternehmen

Datensicherheit und Verschlüsselung

Beim Einsatz von Technologien für die Payroll Compliance spielt die Datensicherheit eine entscheidende Rolle. Personenbezogene Daten der Mitarbeiter sowie sensible Finanzinformationen müssen vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Moderne Payroll-Softwarelösungen setzen daher auf Verschlüsselungstechnologien, um die Vertraulichkeit der Daten zu gewährleisten.

Verschlüsselungsmethode Beschreibung
Ende-zu-Ende-Verschlüsselung Daten werden bereits auf dem Gerät des Nutzers verschlüsselt und bleiben während der Übertragung und Speicherung geschützt.
Zweifaktor-Authentifizierung Zusätzlich zum Passwort wird ein zweiter Faktor, wie ein Einmalcode oder biometrische Daten, zur Anmeldung benötigt.

Durch den Einsatz fortschrittlicher Technologien und die Beachtung von Datensicherheitsstandards können Unternehmen ihre Payroll-Prozesse nicht nur compliant gestalten, sondern auch das Vertrauen ihrer Mitarbeiter stärken.

Fazit: Sicherheit durch Payroll Compliance

Die Einhaltung der Payroll Compliance ist für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Durch die Befolgung der gesetzlichen Vorschriften und die Implementierung von Best Practices schaffst du nicht nur Sicherheit für dein Unternehmen, sondern profitierst auch von langfristigen Vorteilen. Eine korrekte Lohnabrechnung, die pünktliche Zahlung von Steuern und Sozialabgaben sowie eine lückenlose Dokumentation sind dabei unerlässlich.

Langfristige Vorteile für dein Unternehmen

Investitionen in die Payroll Compliance zahlen sich aus. Durch die Vermeidung von Strafen und Bußgeldern sparst du nicht nur Geld, sondern schützt auch den guten Ruf deines Unternehmens. Zudem trägt eine ordnungsgemäße Lohnabrechnung zur Mitarbeiterzufriedenheit bei, da deine Beschäftigten sich auf korrekte Zahlungen verlassen können. Dies wirkt sich positiv auf die Motivation und Bindung deiner Mitarbeiter aus.

Schritte zur Erreichung der Compliance

Um die Payroll Compliance in deinem Unternehmen sicherzustellen, sind einige wichtige Schritte notwendig. Zunächst solltest du deine Prozesse überprüfen und optimieren. Dabei helfen dir spezialisierte Software-Lösungen, die eine automatisierte und fehlerfreie Lohnabrechnung ermöglichen. Regelmäßige Schulungen für deine HR-Mitarbeiter sorgen dafür, dass alle relevanten Gesetze und Vorschriften bekannt sind und korrekt angewendet werden. Durch interne Kontrollen und Audits kannst du potenzielle Schwachstellen frühzeitig erkennen und beheben.

Insgesamt lässt sich festhalten, dass die Payroll Compliance ein kontinuierlicher Prozess ist, der jedoch lohnenswert ist. Durch die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen schaffst du nicht nur Sicherheit für dein Unternehmen, sondern legst auch den Grundstein für eine erfolgreiche Zukunft.

FAQ

Was sind die Konsequenzen von Verstößen gegen die Payroll Compliance?

Verstöße gegen die Payroll Compliance können zu hohen Geldstrafen und einem erheblichen Imageschaden für das Unternehmen führen. Diese Konsequenzen können langfristige negative Auswirkungen auf die Geschäftstätigkeit haben.

Welche Aspekte sind bei der korrekten Berechnung von Löhnen und Gehältern zu beachten?

Bei der Berechnung von Löhnen und Gehältern müssen Unternehmen sicherstellen, dass alle relevanten Gesetze und Vorschriften eingehalten werden. Dazu gehören die korrekte Anwendung von Tarifverträgen, die Berücksichtigung von Überstunden und Zuschlägen sowie die ordnungsgemäße Abführung von Sozialabgaben und Steuern.

Wie können digitale Tools bei der Einhaltung der Payroll Compliance helfen?

Spezielle Software zur Lohnabrechnung kann den Prozess automatisieren und die Sicherheit der Daten erhöhen. Durch den Einsatz solcher Tools lassen sich menschliche Fehler minimieren und die Compliance-Anforderungen leichter erfüllen.

Welche Rolle spielt die HR-Abteilung bei der Payroll Compliance?

Die HR-Abteilung trägt eine wichtige Verantwortung für die Einhaltung der Payroll Compliance. Sie muss die Mitarbeiter zu den relevanten Vorschriften schulen, sie für das Thema sensibilisieren und interne Kontrollmechanismen implementieren, um die Einhaltung der Compliance sicherzustellen.

Wie können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Payroll Compliance stets auf dem neuesten Stand ist?

Um die Payroll Compliance auf dem aktuellen Stand zu halten, müssen Unternehmen gesetzliche Änderungen kontinuierlich überwachen. Regelmäßige Schulungen und Updates für die Mitarbeiter sind ebenfalls unerlässlich, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten über die neuesten Anforderungen informiert sind.

Welche besonderen Herausforderungen gibt es bei der Payroll Compliance für internationale Mitarbeitende?

Bei internationalen Mitarbeitenden müssen Unternehmen die Besonderheiten des jeweiligen Landes berücksichtigen. Dazu gehören spezielle Regelungen im Arbeitsrecht, Anforderungen an Verträge und Besonderheiten bei der Besteuerung. Eine sorgfältige Prüfung und Anpassung der Payroll Compliance ist in diesen Fällen unerlässlich.

Wie können Cloud-basierte Lösungen und Datenverschlüsselung die Payroll Compliance unterstützen?

Cloud-basierte Systeme bieten Unternehmen eine sichere und skalierbare Infrastruktur für die Lohnabrechnung. Durch die Verwendung von Datenverschlüsselung und mehrstufigen Authentifizierungsverfahren lässt sich die Sicherheit sensibler Mitarbeiterdaten gewährleisten und das Risiko von Compliance-Verstößen minimieren.

Die wichtigsten Meldungen zur Sozialversicherung
HR & Payroll

Die wichtigsten Meldungen zur Sozialversicherung

Das Meldewesen in der Sozialversicherung (SV) ist ein wichtiger Bestandteil der Entgeltabrechnung. Dieser Beitrag nennt die wichtigsten Meldungen zur Sozialversicherung und erklärt die Pflichten und Verfahren.

5 Min. Lesezeit

Wer Beschäftigte abrechnet, sieht sich mit zahlreichen Meldepflichten konfrontiert. Diese zu erfüllen ist kein Hexenwerk, bedeutet aber zeitlichen Aufwand. Zudem erfordern die Meldungen zur Sozialversicherung eine gewisse Vorbereitung, denn einige Meldungen sind zwingend über spezielle Softwareprodukte zu erstellen. Dennoch können Arbeitgeber auch ohne umfangreiche Ausbildung ihren Pflichten nachkommen und alle erforderlichen Meldungen zur Sozialversicherung fristgerecht erstellen.

Die Meldungen zur Sozialversicherung im Überblick

Für jedes Beschäftigungsverhältnis sind verschiedene Meldungen zur Sozialversicherung notwendig. Wichtig sind vor allem:

Meldungen an die Krankenkasse

Die Krankenkasse ist die Einzugsstelle für die Beiträge in der Kranken- und Pflegeversicherung, Arbeitslosen- und Rentenversicherung und ist deshalb auch die Adresse für die meisten Meldungen zur Sozialversicherung. Erst durch diese Information erlangt die Einzugsstelle Kenntnis darüber, dass für einen Arbeitnehmer eine Beitragspflicht besteht, und kann die Entrichtung der Beiträge überwachen.

Arten von Meldungen

Im Rahmen der Sozialversicherung sind zahlreiche Einzelmeldungen erforderlich. Konkret unterscheidet man die folgenden Arten von Meldungen zur Sozialversicherung:

Statusbezogene Meldungen (beim Auftreten des jeweiligen Meldetatbestands), zum Beispiel:

  • Beginn der Beschäftigung
  • Ende der Beschäftigung
  • Wechsel zu einer anderen Krankenkasse durch den Arbeitnehmer
  • Unterbrechung der Beschäftigung (z. B. nach längerer Erkrankung, Elternzeit)
  • Änderung der persönlichen Daten (z. B. Name)
  • Änderung des Arbeitsentgelts (bei Wechsel zwischen geringfügiger und sozialversicherungspflichtiger Beschäftigung)
  • Ende eines Kalenderjahres
  • Einmalzahlungen
  • Sofortmeldung (nur in von Schwarzarbeit bedrohten Branchen, z. B. Baugewerbe, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe)

Jahresmeldung

Einmal jährlich bis spätestens zum 15. Februar des Folgejahres, Meldung über die Höhe des sozialversicherungspflichtigen Vorjahreseinkommens

Beitragsnachweis

Monatliche Meldung des anfallenden Sozialversicherungsbeitrags je Mitarbeiter (enthält neben den Krankenversicherungsbeiträgen auch die Beiträge zur Arbeitslosen-, Renten- und Pflegeversicherung sowie zur Umlage U1 und U2 und zur Insolvenzgeldumlage)

Meldepflichtiger Personenkreis

Angemeldet werden müssen alle sozialversicherungspflichtig beschäftigten Arbeitnehmer. Hinzu kommen weitere Personenkreise, für die Beiträge entrichtet werden müssen (z. B. Arbeitnehmer in Altersteilzeit, Arbeitnehmer, die die Jahresarbeitsentgeltgrenze überschreiten).

Adressat der Meldungen zur Sozialversicherung

Die Meldungen zur Sozialversicherung erfolgen stets an die Krankenversicherung, bei der der Arbeitnehmer versichert ist. Somit sind bei mehreren Arbeitnehmern, die bei verschiedenen Kassen versichert sind, auch mehrere Meldungen erforderlich.

Form der Meldungen zur Sozialversicherung

Die Meldung an die Einzugsstelle hat ausschließlich per Datenfernübertragung (DFÜ) zu erfolgen. Hierfür stehen entweder die kostenlose softwaregestützte Ausfüllhilfe „sv.net“ oder systemgeprüfte Softwareprodukte zur Verfügung, die die Abgabe der Meldungen zur Sozialversicherung erleichtern.

Sonderfall geringfügige Beschäftigung
Für geringfügig Beschäftigte (Minijob bis 603 Euro Monatsentgelt) gilt eine abweichende Einzugsstelle: die Minijob-Zentrale der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See.

Meldefristen

  • Sofortmeldung — Spätestens zur Aufnahme der Beschäftigung
  • Anmeldung — Mit der ersten Lohnabrechnung, spätestens sechs Wochen ab Aufnahme der Beschäftigung
  • Abmeldung — Mit der darauffolgenden Lohnabrechnung, spätestens sechs Wochen ab Beendigung der Beschäftigung
  • Jahresmeldung — Spätestens bis zum 15. Februar des Folgejahres
  • Unterbrechungsmeldung — Binnen zwei Wochen nach dem ersten vollen unterbrochenen Kalendermonat
  • Sondermeldung — Mit der darauffolgenden Lohnabrechnung
  • Änderungsmeldung — Mit der darauffolgenden Lohnabrechnung, spätestens sechs Wochen nach dem Eintritt des Meldetatbestands
  • Beitragsnachweis — Spätestens am fünftletzten Bankarbeitstag des Monats

Meldungen an die gesetzliche Unfallversicherung

An die gesetzliche Unfallversicherung ist nicht jeder Mitarbeiter einzeln anzumelden. Die Meldepflicht besteht hier einmal jährlich gesammelt für alle Arbeitnehmer.

Meldepflichtiger Personenkreis

Zu melden sind alle abhängig Beschäftigten, einschließlich der geringfügig und kurzfristig Beschäftigten. Diese werden jedoch nicht namentlich erwähnt, sondern lediglich die Anzahl der Beschäftigten und das gesamte Jahresbruttoentgelt.

Adressat der Meldungen

Die Meldung ist an die jeweils zuständige, branchenbezogene Berufsgenossenschaft (BG) zu richten. Die Adressen können auf der Website der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) abgerufen werden.

Form der Meldungen

Analog zu den Meldungen zur Sozialversicherung muss der Lohnnachweis elektronisch an die Berufsgenossenschaft übermittelt werden. Im Jahr 2017 wurden die Meldungen an die BG an das DEÜV-Verfahren angeschlossen und werden seither ebenfalls entweder über sv.net oder über eine systemgeprüfte Software des Arbeitgebers übermittelt.

Meldefristen

Die Meldung zur Unfallversicherung, der Lohnnachweis, muss die Berufsgenossenschaft bis spätestens zum 12. Februar des Folgejahres erreichen.

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Pflicht für Arbeitgeber: Maschinelle SV-Meldungen

Die Meldungen zur Sozialversicherung müssen bereits seit dem Jahr 2006 maschinell übermittelt werden. Und auch die Unfallversicherung hat mittlerweile nachgezogen. Die Gründe dafür sind vielfältig. Durch die digitale Übermittlung und Verarbeitung der Daten sparen die Einzugsstellen Aufwand und Kosten ein. Dieselben Vorteile bringt die zunehmende Digitalisierung auch für die Arbeitgeber mit sich, da die Daten nicht mehr manuell in ein Formular geschrieben werden müssen.

Für die Meldungen zur Sozialversicherung ist eine gesicherte und verschlüsselte Datenübertragungstechnologie zu verwenden. Hierfür gibt es zwei technische Lösungen:

  • SV-Meldeportal — Das SV-Meldeportal ist seit Oktober 2023 verfügbar und ersetzt die Vorgängeranwendung sv.net vollständig. Es ist eine reine Webanwendung und über jeden gängigen Browser aufrufbar. Über das SV-Meldeportal können Arbeitgeber Sozialversicherungsmeldungen und Beitragsnachweise einreichen. Das Portal führt jedoch keine Entgeltberechnungen oder Berechnungen zu Sozialversicherungs- und Steueranteilen durch. Es ermöglicht lediglich die Übertragung von Informationen und ersetzt somit kein Lohnabrechnungsprogramm. Im Unterschied zu sv.net verfügt das SV-Meldeportal über eine cloudbasierte Datenspeicherung. Diese Funktion erlaubt es beispielsweise Kleinunternehmern, alle relevanten Daten online für maximal fünf Jahre zu speichern und sie später im Rahmen einer elektronischen Betriebsprüfung zu verwenden.
  • Systemuntersuchte Software für die Lohnabrechnung — Alternativ verwenden Arbeitgeber eine systemuntersuchte Software für die Übermittlung der Meldungen zur Sozialversicherung. Diese überträgt die Daten über eine sichere Verbindung an die zuständige Einzugsstelle. Der entscheidende Vorteil ist jedoch: Die Informationen müssen nicht manuell errechnet und eingegeben werden. Das Programm ermittelt die Daten für die Beitragsnachweise und Lohnnachweise automatisch und trägt sie in das Formular ein (Datenvorbesetzung). Der Nutzer muss sie nur noch überprüfen, bei Bedarf korrigieren und absenden. Dadurch sinkt nicht nur der Arbeitsaufwand für die Erstellung und den Versand der Meldungen zur Sozialversicherung enorm, sondern auch die Fehleranfälligkeit verringert sich.

Was bedeutet „systemuntersucht“?
Eine systemuntersuchte Software hat von der Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG) das Zertifikat „Systemuntersucht“ erhalten. Nur diese Stelle ist berechtigt, Entgeltabrechnungsprogrammen die Eignung zur Datenübermittlung zu bescheinigen, nachdem sie eine Systemprüfung und Pilotprüfung durchgeführt hat. Nähere Informationen zur Systemuntersuchung

Möchten Arbeitgeber eine Software für die Lohnabrechnung anschaffen, sollten sie darauf achten, dass diese mit dem ITSG-Zertifikat „Systemuntersucht“ ausgezeichnet ist. Andernfalls ist der Einsatz für die elektronische Übermittlung der Beitragsnachweise nicht zugelassen. Mit einer ITSG-geprüften Software für die Lohnabrechnung wird es auch für Unternehmen ohne Know-how in diesem Bereich möglich, den gesetzlich auferlegten Meldepflichten zu entsprechen und den Aufwand hierfür minimal zu halten.

Lohngruppen im Baugewerbe: Übersicht, Löhne und Karrierechancen
Branchen

Lohngruppen im Baugewerbe: Übersicht, Löhne und Karrierechancen

Die Baubranche ist einer der größten Arbeitgeber in Deutschland und bietet viele Karrierewege – vom Helfer bis zur Führungskraft. Mit moderner Technik und ständigen Innovationen entwickelt sich das Baugewerbe stetig weiter. Damit verbunden sind attraktive Tariflöhne und Aufstiegsmöglichkeiten. In diesem Überblick erklären wir die Lohngruppen im Baugewerbe, welche Qualifikationen dazugehören und wie hoch die Stundenlöhne sind.

5 Min. Lesezeit

Lohngruppe 1 und 2 – Einstieg ohne Ausbildung

  • Lohn: Lohngruppe 1 → 15,86 Euro* | Lohngruppe 2 → 18,73 Euro*
  • Tätigkeiten: einfache Bau- und Montagearbeiten, Pflege von Maschinen, alles nach Anweisung
  • Qualifikation: keine notwendig

Geeignet für Berufseinsteiger und Helfer.

Lohngruppe 2a und 2b – Angelernte Tätigkeiten

  • Lohn: Lohngruppe 2a → 23,40 Euro* | Lohngruppe 2b → 21,20 Euro*
  • Tätigkeiten: fachlich begrenzte Arbeiten, angelernte Spezialtätigkeiten
  • Qualifikation: erste Stufe einer baugewerblichen Ausbildung oder anerkannte Ausbildung (z. B. Maler, Lackierer, Tischler, Garten- und Landschaftsbauer)

Hier starten angelernte Kräfte mit Fachkenntnissen.

Lohngruppe 3 und 3a – Facharbeiter

  • Lohn: 23,97 Euro*
  • Tätigkeiten: Facharbeiten, Baugeräteführung
  • Qualifikation: abgeschlossene Ausbildung (Baugewerbe oder vergleichbar)

Typisch für Facharbeiter*innen und Baugeräteführer*innen.

Lohngruppe 4 – Erfahrene Fachkräfte (Ecklohn)

  • Lohn: 26,05 Euro*
  • Tätigkeiten: selbstständige Facharbeiten, Maschinenführung ab 3 Jahren Erfahrung
  • Qualifikation: zweite Stufe der baugewerblichen Ausbildung

Klassische Position für Spezialfacharbeiterinnen und Berufskraftfahrerinnen.

Lohngruppe 5 – Vorarbeiter*innen

  • Lohn: 27,29 Euro*
  • Tätigkeiten: Leitung von Teams, schwierige Arbeiten koordinieren
  • Qualifikation: Vorarbeiterprüfung oder mehrere Jahre Erfahrung

Einstieg in die Führungsebene im Bau.

Lohngruppe 6 – Werkpoliere und Meister

  • Lohn: 29,72 Euro*
  • Tätigkeiten: Organisation, Planung, Leitung von Bauprojekten
  • Qualifikation: Werkpolierprüfung oder vergleichbare Weiterbildung

    Hier stehen Werkpoliere und Fachmeister*innen.

Fazit: Attraktive Karriere im Bau

Die Tariflöhne im Baugewerbe steigen mit Qualifikation und Verantwortung deutlich an. Von der Einstiegstätigkeit bis zur Führungskraft eröffnet das Baugewerbe viele Chancen für eine sichere und gut bezahlte Karriere.

Mehr Infos zu Tariflöhnen, Gehältern und Ausbildungsvergütung finden Sie in diesem Blogartikel.

FAQ: Häufige Fragen zu Lohngruppen im Bau

Was bedeutet Lohngruppe im Bau?
Eine Lohngruppe legt fest, wie hoch der tarifliche Stundenlohn für bestimmte Tätigkeiten und Qualifikationen im Baugewerbe ist.

Wie viele Lohngruppen gibt es im Bau?
Insgesamt gibt es 6 Lohngruppen – von Helfertätigkeiten ohne Ausbildung bis zu Werkpoliere und Fachmeister.

Was verdient ein Bauhelfer?
Bauhelfer ohne Ausbildung verdienen in Lohngruppe 1 aktuell 12,85 Euro pro Stunde (Tarif West).

Fußnoten

* Gesamtstundenlohn (inkl. Bauzuschlag 5,9% vom Tarifstundenlohn), laut Tarifvereinbarung gültig ab 01.04.2024, inkl. Ost-West-Angleichung (ab April 2026)