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Lohnabrechnung

Rechtssicher abrechnen: Fristen, Neuregelungen und Praxiswissen für die Lohnbuchhaltung im Mittelstand.

Interne Lohnabrechnung: Die wichtigsten Vorteile für Arbeitgeber
HR & Payroll

Interne Lohnabrechnung: Die wichtigsten Vorteile für Arbeitgeber

Die Lohnbuchhaltung gehört zu den Aufgaben, die Unternehmen gern auslagern. Outsourcing ist aber nicht immer die bessere Lösung. Im Gegenteil: Es gibt gute Gründe für die interne Lohnabrechnung.

5 Min. Lesezeit

Jedes Unternehmen, das Arbeitnehmer beschäftigt, kommt um die korrekte und gesetzeskonforme Entgeltabrechnung nicht herum. Dabei geht es immer um eine Grundsatzentscheidung: Interne Lohnabrechnung oder Auslagerung der Lohnbuchhaltung an den Steuerberater oder einen Payroll-Dienstleister?

11 Argumente für die interne Lohnabrechnung

Viele Gründe sprechen dafür, die Lohnbuchhaltung im Unternehmen zu behalten oder – falls bereits ausgelagert – wieder ins Unternehmen zurückzuholen. Die folgenden Argumente zeigen, warum sich eine interne Lohnabrechnung mit einer professionellen Lohnabrechnungssoftware in vielen Fällen lohnt.

1. Interne Lohnabrechnung oft kostengünstiger

Auch wenn die Kosten nicht das wichtigste Kriterium sind und auch nicht sein sollten, werden sie oft als erstes in Betracht gezogen. Verlassen Sie sich nicht auf die pauschalen Versprechungen der Payroll-Anbieter, sondern unterziehen Sie Outsourcing und Inhouse-Lösung einem direkten Kostenvergleich – in vielen Fällen wird die interne Lohnabrechnung mit der Kombination aus leistungsfähiger Payroll-Software und erfahrenem Lohnbuchhalter die Nase vorn haben.

2. Rechtssicherheit der Lohnbuchhaltung

Rechtssicherheit ist eines der wichtigsten Argumente für Unternehmer, die ihre Lohnbuchhaltung auslagern. Fakt ist: Mit einer guten Lohnsoftware und geschulten Mitarbeitenden kann man genauso rechtssicher arbeiten wie zum Beispiel mit einem spezialisierten Lohndienstleister. Erlässt der Gesetzgeber neue Anforderungen und Vorgaben, passt der Hersteller der Lohnsoftware diese durch zeitnahe Updates an, so dass sich keine Fehler aufgrund veralteter Technik einschleichen können.

3. Lohnsoftware übernimmt Routineaufgaben (Automatisierung)

Mit einer guten Lohnabrechnungssoftware werden Routineaufgaben zum Kinderspiel. Viele Prozesse können teilweise oder vollständig automatisiert werden, wie zum Beispiel die Datenerfassung, die Erstellung von Auswertungen und die Übernahme von Zeitwirtschaftsdaten. Zeitraubende Routinearbeiten, wiederkehrende Aufgaben und manuelle Dateneingaben entfallen – es bleibt mehr Zeit. Professionelle Inhouse-Lösungen arbeiten vernetzt und beziehen Informationen aus verschiedenen Bereichen wie dem Lohnstamm oder der Zeitwirtschaft ein, um individuelle Entgeltabrechnungen automatisiert zu erstellen.

4. Lohnbuchhaltungs-Know-how bleibt im Unternehmen

Wird die Lohnbuchhaltung ausgelagert, geht unweigerlich Know-how verloren. Läuft es mit dem gewählten Dienstleister nicht wie gewünscht, fehlt im Unternehmen das Fachwissen für die interne Lohnabrechnung. Für viele Unternehmen ist es daher die bessere Lösung, die Lohnabrechnung im eigenen Haus durchzuführen und die Fachkräfte mit Hilfe der Abrechnungssoftware von zeitraubenden Routinearbeiten zu entlasten.

5. Flexibilität durch jederzeitigen Zugriff auf Lohndaten

Schnell noch etwas ändern oder einen Fehler korrigieren? Mit der internen Lohnabrechnung kein Problem, denn die Lohnsoftware steht Ihnen rund um die Uhr zur Verfügung – ohne Termin beim Steuerberater. So können Sie flexibel agieren und haben jederzeit die Kontrolle über den Stand der Lohnbuchhaltung und der elektronischen Meldungen.

6. Wissenszuwachs durch die Lohnsoftware

Kein Lohnbuchhalter, keine Lohnbuchhalterin kann alles wissen. Das muss er auch nicht, denn in der Lohnsoftware steckt Praxis-Know-how bis in den letzten Winkel spezieller Abrechnungsthemen, sei es die Abrechnung von Kurzarbeit, Altersteilzeit oder betrieblicher Altersversorgung oder die Ermittlung von Zuschlägen. Auch für branchenspezifische Besonderheiten wie den Baulohn gibt es Lösungen.

Zu einer guten Abrechnungssoftware gehört zudem ein guter Support. Bei Fragen zur Software oder zu gesetzlichen Änderungen sollte die Hotline schnell und kompetent Auskunft geben können.

7. Automatische Erstellung der Lohnabrechnung

Der größte Vorteil von Inhouse-Lösungen liegt in der weitgehend automatisierten Erstellung der Lohnabrechnung. Sei es die monatliche Entgeltabrechnung, die elektronischen Meldungen an die Sozialversicherungsträger, das Finanzamt und andere Stellen – oder auch Auswertungen: Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Lohnbuchhaltung müssen nur noch kontrollieren und steuern. Den Großteil der eigentlichen Arbeit übernimmt die Lohnsoftware. Der hohe Automatisierungsgrad sorgt für maximale Transparenz und Kontrolle im Meldewesen.

8. Ihre Daten bleiben im Unternehmen

Ein weiterer Vorteil der internen Lohnabrechnung ist, dass Ihre Daten im Unternehmen bleiben. Weder werden Ordner oder Datenträger zum Steuerberater gebracht, noch werden Daten über möglicherweise unsichere Übertragungswege übermittelt. Eine hundertprozentige Sicherheit gibt es zwar nie, aber die Lohnabrechnungssoftware bietet den größtmöglichen Schutz für die sensiblen Personal- und Abrechnungsdaten. So haben nur berechtigte Personen Zugriff auf die interne Lohnabrechnung. Unbefugte Dritte können die Daten nicht einsehen.

9. Alle wichtigen Daten immer bereit zum Abruf

Die interne Lohnabrechnung ermöglicht es der Geschäftsleitung, jederzeit die aktuellsten Daten abzurufen und in ihre Entscheidungen einzubeziehen. So trifft sie ihre Entscheidungen stets auf einer fundierten und aktuellen Grundlage und nicht auf der Grundlage veralteter Informationen aus früheren Abrechnungsperioden.

10. Transparenz: Wer macht was?

In der internen Lohnabrechnung ist leicht nachvollziehbar, wer wann an welcher Aufgabe gearbeitet hat. Die Software ermöglicht jederzeit die Überprüfung des Prozesses, die Klärung von Unstimmigkeiten und die Kontrolle der erstellten Lohnabrechnungen.

11. Die Kommunikation mit Ämtern und Behörden in der Hand behalten

Die Verantwortung für eine fehlerfreie Abrechnung und die korrekte Abführung von Steuern und Beiträgen liegt beim Arbeitgeber – unabhängig davon, ob er die Lohnbuchhaltung selbst durchführt oder auslagert. Wenn also bei einer Auslagerung ohnehin eine zusätzliche Kontrolle erforderlich ist, liegt es nahe, die Lohnabrechnung im eigenen Haus durchzuführen und damit auch die Kommunikation mit den Ämtern und Behörden in der eigenen Hand zu behalten.

Interne Lohnabrechnung vs. Outsourcing? Eine Entscheidungshilfe

Um sich zwischen der internen Lohnabrechnung und der Auslagerung des gesamten Prozesses zu entscheiden, sollten zunächst die Vor- und Nachteile gegenübergestellt werden:

 

Interne Lohnabrechnung

Outsourcing der Lohnbuchhaltung

Vorteile
  • Uneingeschränkter Zugang zu Software und Daten
  • Ständig aktuelle Daten verfügbar
  • Know-how bleibt im Unternehmen
  • Kurzfristige Änderungen von Software und Daten möglich
  • Oft kostengünstiger als Outsourcing
  • Automatische Aktualisierung im Hinblick auf aktuelle steuerliche und rechtliche Änderungen
  • Geringerer Personalaufwand
  • Konzentration von HR auf die Mitarbeiterbetreuung möglich
  • Hohes Know-how durch großes Team von Spezialisten
  • Schutz vor Personalausfall
  • Gute Kalkulierbarkeit der Kosten durch Festpreise pro Abrechnung
  • Erprobte Systeme zur Fehlervermeidung

Nachteile
  • Erhöhter Personalaufwand
  • Große Abhängigkeit vom Personal (gute Vertretungsregelungen sind notwendig)
  • Kosten nur bedingt kalkulierbar
  • Gut geschultes Personal erforderlich, um Fehler zu vermeiden
  • Nur eingeschränkter Zugriff auf Software und Daten
  • Oft teurer als Inhouse-Lösungen
  • Kontrolle aus Haftungsgründen meist trotzdem notwendig
  • Erhöhter Aufwand für Kommunikation und Abstimmung mit dem Dienstleister
  • Eigenes Know-how geht verloren
  • Verlust der Kontrolle über einen wichtigen Kernprozess
  • Bei Servern im Ausland Datensicherheitsproblem

Beide Varianten – die interne Lohnabrechnung wie ein Outsourcing der Lohnbuchhaltung – haben also ihre Vor- und Nachteile. Für welche Option sich Unternehmer entscheiden, hängt von ihrer individuellen Situation ab.

In den folgenden Szenarien kann die Auslagerung der Lohnbuchhaltung sinnvoll sein:

  • Die Abrechnung erfolgt intern durch eine einzige Person, auf die der Arbeitgeber voll und ganz angewiesen ist – schwierig wird es bei längerem Urlaub oder Krankheit. Im Kündigungsfall wäre ein Ersatz wahrscheinlich nicht auf die Schnelle zu finden.
  • Die Lohnbuchhaltung wird von der Personalabteilung „nebenbei“ erledigt, obwohl dafür eigentlich keine Kapazitäten vorhanden sind.
  • Das HR-Team soll sich wieder mehr auf die Betreuung der Mitarbeiter konzentrieren können, statt Lohnabrechnungen zu erstellen.

Im Gegensatz dazu gibt es viele Szenarien, in denen es sich lohnt, die Lohnabrechnung intern durchzuführen:

  • Was bisher fehlt, ist eine Lohnabrechnungssoftware, die durch die Automatisierung von Routinearbeiten wirklich entlastet und gleichzeitig Rechtssicherheit schafft.
  • Sie tun sich schwer damit, Ihre sensibelsten Daten in fremde Hände zu geben – auch wenn diese einen verantwortungsvollen Umgang zusichern.
  • Sie wollen sich nicht von einem Dienstleister abhängig machen und würden ohnehin alles kontrollieren.
  • Sie haben bereits Lohnspezialisten in Ihrem Team, deren Wissen sonst verloren ginge.

So viel Entlastung ist mit aktueller Lohnabrechnungssoftware möglich

Eine erfolgreiche interne Lohnabrechnung steht und fällt mit einer durchdachten Lohnsoftware. Sie verschafft der Personalabteilung mehr Freiraum für die Betreuung der Mitarbeitenden und entlastet sie auf verschiedenen Ebenen:

  • Wegfall von Routinearbeiten, die automatisiert werden können
  • Automatische Erstellung von Beitragsnachweisen, elektronischen Meldungen und Lohnsteueranmeldungen nach erfolgter Lohnabrechnung
  • Geringerer Aufwand für die Umsetzung gesetzlicher Vorgaben durch softwaretechnische Updates
  • Geringerer Aufwand bei der Fehlersuche, da Fehler durch Kontrollläufe und Plausibilitätsprüfungen frühzeitig erkannt werden
  • Schnelle Klärung offener Fragen durch den angeschlossenen Support
  • Vorgefertigte Berichte und Auswertungen zu den wichtigsten Themen für den schnellen Zugriff
  • Vorausgefüllter Druck von Verdienst- und Arbeitsbescheinigungen
  • Sichere Durchführung komplexerer Abrechnungen

Fazit

Es gibt keinen Grund, die interne Lohnabrechnung zu scheuen, wenn man sich durch eine professionelle Lohnbuchhaltungssoftware unterstützen und entlasten lässt. So kann jeder Unternehmer Know-how im Betrieb halten, unabhängig von externen Dienstleistern bleiben und flexibel agieren.

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Payroll Outsourcing als Hebel für ein agiles HR-Department
HR & Payroll

Payroll Outsourcing als Hebel für ein agiles HR-Department

5 Min. Lesezeit

Die Lohnabrechnung im DACH-Raum unterliegt komplexen, länderspezifischen Regeln. Wer diese Aufgabe auslagert, gewinnt nicht nur Zeit, sondern auch die Flexibilität, die ein modernes HR-Department heute braucht.

Was Payroll Outsourcing konkret bedeutet

Payroll Outsourcing bezeichnet die automatisierte und digitalisierte Auslagerung von Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozessen an einen externen Dienstleister. Zur Lohnabrechnung gehören typischerweise die Berechnung von Gehältern und Löhnen, Abzüge für Steuern und Sozialversicherungen, das Einhalten gesetzlicher Bestimmungen, das Ausstellen der Abrechnungen samt Versand der erforderlichen Meldungen sowie die Überweisung der Gehälter an die Mitarbeitenden. Diese Prozesse erfordern genaue Kenntnisse der aktuellen Steuergesetze und Vorschriften und bringen entsprechende Komplexität mit sich.

Ein externer Dienstleister stellt sicher, dass Experten diese Prozesse durchführen. Das verringert Fehler und sichert die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Gleichzeitig kann sich Ihr internes Personal auf strategischere Aufgaben konzentrieren, während die operativen Details der Lohnabrechnung bei externen Fachleuten liegen.

Länderspezifische Unterschiede im DACH-Raum

Payroll Outsourcing unterscheidet sich innerhalb Deutschlands, Österreichs und der Schweiz deutlich, allerdings weniger beim Outsourcing-Service selbst als bei den länderspezifischen gesetzlichen Anforderungen, den steuerlichen Bestimmungen und den kulturellen Eigenheiten. Folgende Punkte spielen dabei eine Rolle:

Jedes Land im DACH-Raum hat eigene gesetzliche Bestimmungen zu Lohnsteuern, Sozialversicherungen, Arbeitszeitregelungen und weiteren arbeitsrechtlichen Aspekten. Ein Outsourcing-Anbieter muss die spezifischen Regelungen jedes Landes kennen. Auch die Sozialversicherungssysteme unterscheiden sich zwischen den Ländern, sodass ein Payroll-Dienstleister diese Unterschiede verstehen und korrekt abhandeln muss.

Kulturelle Unterschiede in Arbeitsgewohnheiten, Kommunikationsstilen und Geschäftspraktiken wirken sich auf die Umsetzung von Payroll Outsourcing aus. Hinzu kommen sprachliche Unterschiede zwischen Deutsch in Deutschland und Österreich sowie Deutsch, Französisch und Italienisch in der Schweiz. Tarifverträge und arbeitsrechtliche Bestimmungen variieren ebenfalls von Land zu Land, weshalb ein Payroll-Dienstleister sicherstellen muss, dass Lohnabrechnungen im Einklang mit den jeweils geltenden Regelungen stehen. Auch die Währung unterscheidet sich: Deutschland und Österreich nutzen den Euro, die Schweiz den Schweizer Franken, was bei der Gehaltsabrechnung für grenzüberschreitend tätige Mitarbeitende zu beachten ist.

Bei der Auswahl eines Payroll-Outsourcing-Anbieters im DACH-Raum kommt es deshalb darauf an, dass dieser über fundierte Kenntnisse der spezifischen Anforderungen jedes Landes verfügt und seine Dienstleistungen entsprechend anpassen kann.

Warum HR agiler werden muss

Die aktuelle Marktdynamik verlangt von Unternehmen, schnell zu reagieren und sich ständig zu erneuern. Agilität ist damit in den meisten Geschäftsbereichen zu einer zentralen Anforderung geworden, auch im Personalwesen. Die Zeiten starrer Regeln und langfristiger Planung weichen einem leichteren, schnelleren HR-Modell, das als Agile HR bezeichnet wird. Für manche Unternehmen war dieser Wandel Teil einer umfassenderen Transformation der Geschäftsprozesse, für andere ein gezielter Schritt, um die eigenen Geschäftsziele besser zu unterstützen.

In der Softwareentwicklung ist „Agile" als Methode seit Langem etabliert, mittlerweile haben zahlreiche Geschäftsbereiche den agilen Ansatz übernommen: Prototyping, Flexibilität, Anpassungsfähigkeit an Veränderungen und die Entwicklung von Projekten in Sprints, also iterativen, zeitlich begrenzten Aktivitäten von Projektteams. HR hat viele Berührungspunkte innerhalb eines Unternehmens und tiefgreifende Auswirkungen auf die Belegschaft, deshalb ist die agile Transformation im HR-Bereich komplexer als in den meisten anderen Geschäftsbereichen.

Die Transformation zeigt sich bereits in mehreren HR-Bereichen. Bei Mitarbeiterbewertungen und Gehaltserhöhungen wurden Bewertungen früher meist einmal jährlich durchgeführt. Angesichts kürzerer Projektlaufzeiten ist es sinnvoller, Feedback am Ende eines Projekts zu geben, statt auf die jährliche Überprüfung zu warten: Mitarbeitende erhalten so sofort relevantes Feedback und können es im nächsten Projekt direkt umsetzen. Auch die Vergütung wird agiler, manche Unternehmen zahlen leistungsbasierte Sofortprämien anstelle des Jahresendbonus.

Bei der Talententwicklung investieren Unternehmen in kurze Coachings für Führungskräfte, damit diese ihre neu erlernten Fähigkeiten sofort umsetzen und besseres Feedback geben können. Talentmanagement wird teamorientierter, ähnlich wie bei agilen Scrum-Teams, in denen Fortschritt bewertet, Manager und Kollegen beurteilt und Leistungsverbesserungen durch das Schließen von Lücken erreicht werden. Auch Lern- und Entwicklungsaktivitäten werden agiler, etwa durch kontinuierliche Lernangebote und proaktive Beratung dazu, welche Fähigkeiten für die aktuelle oder künftige Rolle nötig sind.

Bei Einstellung und Rekrutierung zerlegt die agile Rekrutierung den komplexen Einstellungsprozess in einfache, handhabbare Aktivitäten. Einstellungssprints helfen dabei, innerhalb eines bestimmten Zeitraums ein Ziel zu erreichen: Der erste Sprint kann etwa der Einholung aller Genehmigungen dienen, der zweite der Ausschreibung der Stelle und der dritte der Vorauswahl und den Interviews.

Wie Outsourcing Agilität im HR ermöglicht

Wenn Sie einzelne Aufgaben auslagern, können sich Ihre internen Teams auf Innovation und Strategie konzentrieren, während ein Partner die Routineaufgaben übernimmt. Funktionen wie die Gehaltsabrechnung sind zeitaufwändig und mit administrativem Aufwand verbunden. Wird sie ausgelagert, setzt das wertvolle Ressourcen frei und ist kosteneffizient, da der HR-Partner für eine genaue Auszahlung an die Mitarbeitenden sorgt. Ebenso lässt sich die Verwaltung von Benefits auslagern.

Durch das Outsourcing von Talentakquisition können Sie sich stärker auf Einstellungsstrategien konzentrieren. Da Rekrutierung zunehmend digitale und physische Elemente kombiniert, verfügen spezialisierte Partner über die nötige Technologie, um vielfältige Anforderungen zu unterstützen und dabei Zeit und Kosten zu sparen. Zusätzlich bringen HR-Partner aktuelles Wissen über Compliance und rechtliche Anforderungen mit, von dem Ihr Unternehmen profitiert. Outsourcing ermöglicht damit Flexibilität, Anpassungsfähigkeit und Skalierbarkeit im HR-Bereich, eine zentrale Voraussetzung, um agil zu werden.

HR-Initiativen müssen mit den Geschäftsanforderungen und -zielen übereinstimmen. Eine agile HR-Outsourcing-Strategie stellt sicher, dass Agilität optimal und anpassungsfähig umgesetzt wird. Definieren Sie die Ziele und Vorgaben des Outsourcings und prüfen Sie, wie sich Agilität in jede betroffene Funktion integrieren lässt. Die Identifizierung der wichtigsten auslagerbaren Bereiche sowie die Bestimmung der intern benötigten Fähigkeiten im Team sorgen dafür, dass der Ansatz innovativ und effizient bleibt. Wie jeder agile Prozess muss auch diese Strategie iterativ sein und sich kontinuierlich an Unternehmensanforderungen und Marktbedingungen anpassen. Der richtige Outsourcing-Partner unterstützt Ihr Unternehmen mit Fachwissen, Know-how und der nötigen technologischen Infrastruktur, um im HR-Bereich Agilität aufzubauen, die für langfristiges Wachstum und nachhaltigen Erfolg notwendig ist.

Fazit

Payroll Outsourcing im DACH-Raum verlangt einen Partner, der die gesetzlichen, sprachlichen und kulturellen Unterschiede zwischen Deutschland, Österreich und der Schweiz kennt und seine Leistungen entsprechend anpasst. Gleichzeitig ist die Auslagerung von Lohnabrechnung, Benefits-Verwaltung und Talentakquisition ein wirksamer Hebel, um HR agiler zu machen: Interne Teams gewinnen Zeit für Innovation und Strategie, während ein spezialisierter Partner Routineaufgaben übernimmt und aktuelles Compliance-Wissen einbringt. Damit eine solche Strategie funktioniert, braucht es klare Ziele für das Outsourcing und eine kontinuierliche Anpassung an veränderte Geschäftsanforderungen und Marktbedingungen.

Häufige Fragen zu Payroll Outsourcing und Agile HR

Was bedeutet Payroll Outsourcing? 

Payroll Outsourcing bezeichnet die automatisierte und digitalisierte Auslagerung von Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozessen an einen externen Dienstleister. Dazu gehören die Berechnung von Gehältern, Abzüge für Steuern und Sozialversicherungen, das Einhalten gesetzlicher Bestimmungen, das Ausstellen der Abrechnungen samt Meldungen sowie die Überweisung der Gehälter.

Gibt es Unterschiede beim Payroll Outsourcing im DACH-Raum? 

Ja. Die Unterschiede betreffen weniger den Outsourcing-Service selbst als die länderspezifischen gesetzlichen Anforderungen, steuerlichen Bestimmungen und kulturellen Eigenheiten in Deutschland, Österreich und der Schweiz, etwa bei Sozialversicherungssystemen, Tarifverträgen, Sprache und Währung.

Welchen Vorteil bringt Payroll Outsourcing für interne Teams? 

Ein externer Dienstleister führt die Prozesse durch Experten aus, was Fehler verringert und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sichert. Ihr internes Personal kann sich dadurch auf strategischere Aufgaben konzentrieren, während die operativen Details bei externen Fachleuten liegen.

Was ist Agile HR? 

Agile HR überträgt den aus der Softwareentwicklung bekannten agilen Ansatz auf das Personalwesen: kürzere, iterative Zyklen statt starrer Regeln und langfristiger Jahresplanung, etwa bei Feedback, Vergütung, Talententwicklung und Rekrutierung.

Wie unterstützt Outsourcing Agilität im HR-Bereich? 

Durch das Auslagern zeitaufwändiger Aufgaben wie Gehaltsabrechnung, Benefits-Verwaltung und Talentakquisition können sich interne Teams auf Innovation und Strategie konzentrieren, während ein Partner Routineaufgaben übernimmt, Kosten senkt und aktuelles Compliance-Wissen einbringt.

Energiepreispauschale 300 Euro: Anspruch, Auszahlung & Steuer
HR & Payroll

Energiepreispauschale 300 Euro: Anspruch, Auszahlung & Steuer

Die Bundesregierung beschließt eine Energiepreispauschale (EPP) in Höhe von 300 Euro. Damit sollen Arbeitnehmer*innen in Deutschland steuerlich entlastet werden, um die stark gestiegenen Energiekosten abzufedern.

5 Min. Lesezeit

Was ist die Energiepreispauschale (EPP)?

Die Energiepreispauschale ist eine einmalige Zahlung in Höhe von 300 Euro brutto. Ziel der Maßnahme ist es, alle einkommensteuerpflichtigen Erwerbstätigen in Deutschland finanziell zu entlasten.

Wer hat Anspruch auf die 300 Euro?

Anspruch auf die Energiepreispauschale haben grundsätzlich alle Arbeitnehmer*innen, die in Deutschland unbeschränkt einkommensteuerpflichtig sind. Dazu gehören:

  • sozialversicherungspflichtig Beschäftigte,
  • geringfügig Beschäftigte (Minijobber*innen),
  • Selbständige und Gewerbetreibende.

Wie erfolgt die Auszahlung der Energiepreispauschale?

Die Auszahlung an Arbeitnehmer*innen erfolgt in der Regel über den Arbeitgeber mit der Lohnabrechnung. Für Selbständige und Gewerbetreibende wird die Entlastung über die Herabsetzung der Einkommensteuer-Vorauszahlung berücksichtigt.

Muss die Energiepreispauschale versteuert werden?

Ja, die 300 Euro Energiepreispauschale unterliegt der Einkommensteuerpflicht. Sie wird jedoch nicht auf Sozialversicherungsbeiträge angerechnet. Das bedeutet: Arbeitnehmer*innen müssen die Zahlung in ihrer Steuererklärung angeben, profitieren aber dennoch von einer spürbaren Entlastung.

Fazit

Die Energiepreispauschale 2022 ist ein zentraler Bestandteil des Steuerentlastungspakets der Bundesregierung. Mit der Einmalzahlung von 300 Euro sollen Arbeitnehmer*innen in Deutschland schnell und unkompliziert finanziell unterstützt werden.

Neue Verdiensterhebung seit 2022 – was Unternehmen wissen müssen
HR & Payroll

Neue Verdiensterhebung seit 2022 – was Unternehmen wissen müssen

Die Verdiensterhebung (VE) ersetzt seit Januar 2022 die bisherigen vierteljährliche Verdiensterhebung (VVE) und die alle vier Jahre stattfindende Verdienststrukturerhebung (VSE). Ziel ist, aktuellere und umfassendere Daten über Löhne und Gehälter zu gewinnen – relevant für Wirtschaft, Politik und Unternehmen.

5 Min. Lesezeit

Was ist die Verdiensterhebung (VE)?

Seit Januar 2022 wird die Verdiensterhebung monatlich durchgeführt. Sie fasst VVE und VSE zusammen und liefert aktuellere Daten zu Verdienstniveaus, Arbeitszeiten und Geschlechterunterschieden.
Statistisches Bundesamt

Wer ist meldepflichtig?

Betriebe mit mindestens einem sozialversicherungspflichtigen Beschäftigten können aus einer repräsentativen Stichprobe ausgewählt werden. Die Stichprobe umfasst deutschlandweit bis zu 58.000 Betriebe.

Meldefrist & Verfahren zur Übermittlung

  • Erhebungszeitraum beginnt beim jeweiligen Berichtsmonat (z. B. April, Mai etc.) – Meldefrist ist in vielen Landesämtern der 10. Tag des Folgemonats.
  • Meldung erfolgt elektronisch via IDEV oder eSTATISTIK.core.

Was wird erhoben – Merkmale & Inhalte

Erhoben werden u. a.:

  • Bruttomonatsverdienste und bezahlte Arbeitsstunden
  • Demografische Merkmale wie Geschlecht, Geburtsdatum, Beschäftigungsbeginn
  • Tarifbindung, Mindestlohnbetroffenheit, Verdienstunterschiede Frauen vs. Männer

Bedeutung für Unternehmen

Unternehmen sollten prüfen, ob sie zur Meldepflicht gehören und ihre Lohnabrechnung so organisieren, dass stichhaltige Daten bereitstehen. Viele Softwarelösungen bieten Schnittstellen zur automatischen Extraktion der notwendigen Angaben. So lassen sich Aufwand und Fehlerquellen minimieren.

Fazit

Die neue monatliche Verdiensterhebung liefert deutlich aktuellere Daten als ihre Vorgänger. Für Unternehmen heißt das: Statistikmeldungen sind nicht mehr nur alle vier Jahre oder vierteljährlich wichtig, sondern regelmäßiger Bestandteil. Frühzeitige Vorbereitung (Datenpflege, Software) ist der Schlüssel zur rechtskonformen Erfüllung.

Quellen

‍‍Destatis: Verdiensterhebung (Erklärung)

‍‍Statistik Nord: Erhebungsinformationen zur Verdiensterhebung‍‍

IHK Limburg: Bundesweite Einführung der neuen Verdiensterhebung‍‍

Amt für Statistik Berlin-Brandenburg: Meldedokumentation Verdiensterhebung (PDF)

Unterjährige Gehaltserhöhung und Kurzarbeit: Wie Sie das Jahresarbeitsentgelt ermitteln
HR & Payroll

Unterjährige Gehaltserhöhung und Kurzarbeit: Wie Sie das Jahresarbeitsentgelt ermitteln

Das regelmäßige Jahresarbeitsentgelt (JAE) ist ausschlaggebend für die Entscheidung, ob für Beschäftigte Ver­siche­rungs­pflicht oder -freiheit in der Kranken- und Pflegeversicherung besteht. Arbeitgeber müssen das JAE daher im Blick behalten. Dieser Beitrag erläutert, woraus sich das Jahresarbeitsentgelt zusammensetzt und wie sich Entgeltveränderungen, etwa durch eine unterjährige Gehaltserhöhung oder Kurzarbeit, auswirken.

5 Min. Lesezeit

Verdient ein Arbeitnehmer Monat für Monat das gleiche Gehalt, lässt sich das Jahresarbeitsentgelt einfach prüfen und feststellen. Etwas schwieriger gestaltet sich die Situation jedoch, wenn besondere Umstände wie eine unterjährige Gehaltserhöhung oder Kurzarbeit hinzukommen.

Warum müssen Arbeitgeber das Jahresarbeitsentgelt feststellen?

Das Jahresarbeitsentgelt ist die entscheidende Bezugsgröße für die Beurteilung, ob ein Arbeitnehmer in der gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung versicherungspflichtig ist. Überschreitet das regelmäßige Einkommen eines Beschäftigten die Jahresarbeitsentgeltgrenze, so endet die Versicherungspflicht. In der Folge kann der Arbeitnehmer selbst entscheiden, ob er freiwillig in der gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung versichert bleiben oder in eine private Krankenversicherung wechseln möchte.

Jahresarbeitsentgelt: Als Jahresarbeitsentgelt (JAE) bezeichnet man das regelmäßige Arbeitsentgelt eines Arbeitnehmers, hochgerechnet auf ein ganzes Kalenderjahr.

Jahresarbeitsentgeltgrenze: Die JAE-Grenze definiert eine Schwelle, deren Überschreiten für Arbeitnehmer das Ende der Versicherungspflicht bedeutet. Sie liegt im Jahr 2022 bei 64.350 Euro und wird jährlich neu festgesetzt. Ist das Jahresarbeitsentgelt höher als die Jahresarbeitsentgeltgrenze, tritt mit dem nächsten Kalenderjahr Versicherungsfreiheit ein.

Aus welchen Bestandteilen setzt sich das JAE zusammen?

Bestandteile des Jahresarbeitsentgelts sind alle Arten von Einnahmen, die der Arbeitnehmer regelmäßig erhält und die im Sinne von § 14 Abs. 1 SGB IV als Arbeitsentgelt zählen. Davon ausgenommen sind bestimmte Entgeltbestandteile, die steuerfrei ausgezahlt werden (s. folgende Übersicht).

Bestandteil des JAE

Nicht Bestandteil des JAE
  • Einkünfte aus mehreren Beschäftigungen
  • Feste, pauschale Abgeltung von Überstunden
  • Sachbezüge, soweit sie regelmäßig geleistet werden und nicht steuerfrei sind
  • Zuschuss zu vermögenswirksamen Leistungen
  • Regelmäßig geleistete Einmalzahlungen (mind. einmal pro Jahr, z. B. Weihnachts-/Urlaubsgeld)
  • Einkommen aus einem ersten Minijob
  • Einkünfte, die nicht mit der aktuellen Tätigkeit zusammenhängen (z. B. Renten, Mieten, Unterhaltsleistungen)
  • Überstundenvergütungen
  • Variable Entgeltbestandteile
  • Heirats- und Geburtsbeihilfen
  • Urlaubsabgeltungen für nicht genommenen Urlaub
  • Belegschaftsrabatte

Beispiel: Ein Arbeitnehmer erhält ein monatliches Bruttoentgelt von 5.250 Euro, eine monatliche Überstundenpauschale von 300 Euro, im November ein halbes Monatsgehalt als Weihnachtsgeld, und hat monatlich 1.000 Euro Mieteinkünfte. Um das Jahresarbeitsentgelt zu ermitteln, rechnet der Arbeitgeber folgendermaßen:

JAE = (5.250 Euro + 300 Euro) x 12 + 2.625 Euro = 69.225 Euro

Die Mieteinkünfte zählen nicht in das Jahresarbeitsentgelt hinein. Es überschreitet die Jahresarbeitsentgeltgrenze von 64.350 Euro. Ist dies auch im kommenden Jahr der Fall, besteht ab dem nächsten Jahr Versicherungsfreiheit.

Bei einem schwankenden Monatsgehalt, etwa bei der Arbeit auf Stundenlohnbasis, muss ein durchschnittliches Jahresarbeitsentgelt berechnet werden.

Was ist eine vorausschauende Betrachtung des Jahresarbeitsentgelts?

Für die Bewertung des Jahresarbeitsentgelts ist nicht die aktuelle Gehaltssituation ausschlaggebend. Vielmehr geht es darum, das künftige Entgelt in den kommenden zwölf Monaten vorausschauend zu betrachten. Dabei bezieht man das aktuelle Einkommen sowie die Entwicklungen der folgenden zwölf Monate ein, die bei einem normalen Verlauf zu erwarten sind.

Beispiel: Der Arbeitnehmer verdient vom 1. Januar bis zum 30. Juni 2022 monatlich 5.200 Euro. Ab dem 1. Juli wird er eine feste Gehaltserhöhung auf 5.700 Euro erhalten. Hochgerechnet ergibt sich ein Jahresarbeitsentgelt von 65.400 Euro, das die Jahresentgeltgrenze überschreitet. Ist es auch höher als die Jahresentgeltgrenze für das Jahr 2023, ist der Arbeitnehmer ab 2023 versicherungsfrei.

Wichtig: Arbeitgeber dürfen in die vorausschauende Betrachtung nur Erhöhungen einbeziehen, die mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit feststehen. Eine vielleicht kommende Erhöhung infolge einer noch zu verhandelnden Tariferhöhung etwa ist in diesem Zusammenhang nicht sicher genug.

Wann müssen Arbeitgeber das jährliche Entgelt ihrer Beschäftigten feststellen?

Im Verlauf eines Arbeitsverhältnisses gibt es mehrere Zeitpunkte, zu denen das Jahresarbeitsentgelt festgestellt werden muss:

  • Zu Beginn des Arbeitsverhältnisses: Erhält der Beschäftigte bereits von Beginn an ein Entgelt, das hochgerechnet auf ein Kalenderjahr die Jahresarbeitsentgeltgrenze übersteigt, tritt sofort Versicherungsfreiheit ein. Die Verhältnisse des vorherigen Beschäftigungsverhältnisses sind dabei unerheblich.
    Beispiel: Der Arbeitnehmer erhält ein Monatsentgelt von 6.000 Euro (72.000 Euro jährlich). Bei seiner vorherigen Anstellung war er versicherungspflichtig. Er wird dennoch bei seiner neuen Festanstellung sofort als versicherungsfrei eingestuft.
  • Zum Jahresende: Während eines laufenden Beschäftigungsverhältnisses wird das JAE jeweils zum Jahresende für das nächste Jahr neu beurteilt. Wird das Einkommen des Arbeitnehmers im kommenden Jahr die Jahresarbeitsentgeltgrenze übersteigen, endet die Versicherungspflicht für das nächste Kalenderjahr. Diese Entscheidung beeinflusst jedoch die Behandlung des aktuellen Beschäftigungsjahrs nicht.
  • Dauerhafte Entgeltveränderungen: Werden während des Jahres Entgeltveränderungen vorgenommen, die dauerhaft bestehen werden (z. B. Erhöhung des Grundlohns), kann die Situation neu beurteilt werden. Auch hier gilt jedoch: Eine unterjährige Gehaltserhöhung kann sich erst ab dem folgenden Jahr bemerkbar machen.

Automatisierungspotenzial nutzen

Die Prüfung der Jahresarbeitsentgeltgrenze lässt sich mithilfe von Personalsoftware erheblich vereinfachen. Die Software rechnet das Entgelt auf Grundlage des aktuellen Entgelts sowie kommender Erhöhungen auf ein ganzes Jahr hoch und erleichtert dadurch die zutreffende Bewertung des Jahresentgelts. Entsprechende Auswertungen unterstützen die Personalabteilung dabei, die betroffenen Mitarbeiter mit minimalem Aufwand über bevorstehende Veränderungen in der Versicherungspflicht zu informieren.

Wie wirkt sich eine unterjährige Gehaltserhöhung auf das Jahresentgelt aus?

Bleibt ein Arbeitnehmer mit seinem Jahresarbeitsentgelt knapp unter der JAE-Grenze, so wirkt sich eine unterjährige Gehaltserhöhung nicht auf die Bewertung aus.

Beispiel: Bei der turnusmäßigen Überprüfung des Jahresarbeitsentgelts eines Beschäftigten zum Jahresende 2021 ergibt für das Jahr 2022 ein hochgerechnetes Jahresarbeitsentgelt von 64.000 Euro. Die Versicherungspflicht bleibt bestehen.

Zum 1. April 2022 erhält der Beschäftigte eine unterjährige Gehaltserhöhung in Höhe von 250 Euro, sodass sich das Jahresarbeitsentgelt um 9 x 250 Euro = 2.250 Euro auf insgesamt 66.250 Euro erhöht. Er bleibt dennoch im Jahr 2022 versicherungspflichtig, da sich die Überschreitung erst ab 2023 auswirken kann – vorausgesetzt, die dann geltende Jahresentgeltgrenze wird ebenfalls überschritten.

Hinweis: Auch eine Entgelterhöhung zum 1. Januar 2022, die erstmals dazu führt, dass die Jahresarbeitsentgeltgrenze überschritten wird, gilt als unterjährig und kann sich somit erst ab 2023 auf die Versicherungspflicht auswirken.

Kann die Versicherungsfreiheit durch Kurzarbeit entfallen?

Arbeiten besserverdienende Arbeitnehmer in Kurzarbeit, senkt dies ihr Jahresarbeitsentgelt.

Beispiel: Eine Mitarbeiterin erhält ein Jahresarbeitsentgelt von 75.000 Euro (6.250 Euro pro Monat). Im Jahr 2022 arbeitet sie drei Monate in Kurzarbeit, wodurch sich ihr Einkommen auf 56.250 Euro reduziert. Damit unterschreitet sie die Jahresarbeitsentgeltgrenze. Trotz dieser Unterschreitung bleibt der Versicherungsstatus unverändert.

Da es sich nicht um eine dauerhafte Entgeltminderung handelt, sondern diese nur vorübergehender Natur ist, bleibt die Versicherungsfreiheit bei Kurzarbeit auch bei einer Unterschreitung der Jahresarbeitsentgeltgrenze bestehen. Dies gilt selbst dann, wenn die maximale Dauer der Kurzarbeit von 24 Monaten ausgereizt wird. Voraussetzung ist lediglich, dass sich das Arbeitsentgelt nach dem Ende der Kurzarbeit weiterhin über der Jahresentgeltgrenze bewegen wird.

Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung: Was Arbeitgeber zur eAU-Einführung wissen sollten
HR & Payroll

Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung: Was Arbeitgeber zur eAU-Einführung wissen sollten

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) soll den "gelben Schein" ersetzen. Insbesondere wegen fehlender IT-Infrastruktur in den Arztpraxen kommt der digitale Datenaustausch aber nur langsam in Schwung. Daher hat der Gesetzgeber die Pilotphase verlängert. Für Arbeitgeber soll die Teilnahme am eAU-Verfahren nun ab Januar 2023 verpflichtend sein. Hier die wichtigsten Informationen.

5 Min. Lesezeit

Die Ärztinnen und Ärzte in Deutschland stellen jedes Jahr rund 77 Millionen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (AU) aus. Nicht nur der Ausdruck der Bescheinigungen, auch deren manuelle Erfassung bei Krankenkassen und Arbeitgebern verursacht hohen bürokratischen Aufwand.

Um die Beteiligten davon zu befreien, hatte der Gesetzgeber im November 2019 mit dem dritten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG III) die Einführung eines digitalen Verfahrens angestoßen. Dazu sollte im ersten Schritt die elektronische Kommunikation zwischen Arzt und Krankenkasse eingerichtet werden, im zweiten Schritt sollten die Krankenkassen die AU-Daten für den digitalen Abruf durch die Arbeitgeber bereitstellen.

Die unzureichende IT-Ausstattung in vielen Arztpraxen und die Pandemiesituation haben das Projekt jedoch zeitlich in Verzug gebracht.

Zeitplan zur Einführung der eAU

Ursprünglich war vorgesehen, dass alle Vertragsarztpraxen die AU-Daten ihrer Patienten ab dem 1. Januar 2021 elektronisch an die Krankenkassen übermitteln. Dazu waren viele Praxen jedoch aufgrund fehlender IT-Ausstattung und zusätzlicher Belastungen durch die Corona-Pandemie nicht in der Lage, wie die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) und der Spitzenverband der gesetzlichen Krankenversicherung (GKV) betonten. Daher wurde der Start der Datenübermittlung durch die Praxen an die Kassen auf den Oktober 2021 verschoben.

Nach heutigem Stand gliedert sich die Einführung der eAU in die folgenden Phasen:

Einführung für die Arztpraxen seit Oktober 2021

Seit dem 1. Oktober 2021 können Vertragsarztpraxen, die technisch dazu imstande sind, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen elektronisch an Krankenkassen übermitteln. Da die technischen Unzulänglichkeiten bei der IT-Ausstattung eine flächendeckende Übermittlung elektronischer AU nach wie vor verhindern, gilt für die Praxen eine Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2022. Vertragsärzte müssen ihren Patienten also bis Ende 2022 weiterhin einen „gelben Schein“ austellen. Sofern sie dazu technisch in der Lage sind, können sie die AU-Daten zusätzlich elektronisch an die Krankenkassen übermitteln.

Pilotphase unter Einbeziehung von Arbeitgebern seit Januar 2022

Infolge der technischen Probleme bei der Kommunikation zwischen Arztpraxen und Krankenkassen ist auch der „zweite Teil“ der eAU-Einführung in Verzug geraten: Ursprünglich sollten die Kassen den Arbeitgebern die AU-Daten nämlich seit Anfang 2022 nur noch digital zur Verfügung stellen. Dies geschieht jedoch aufgrund der unzureichenden Datenübermittlung durch die Ärzteschaft lediglich teilweise. Dementsprechend funktioniert auch der Datenabruf durch Arbeitgeber noch nicht im vorgesehenen Umfang. Um den Beteiligten mehr Zeit für die Einführung zu geben, wurde die Pilotphase zur Erprobung des eAU-Verfahrens inzwischen um weitere sechs Monate verlängert.

Verpflichtende Teilnahme der Arbeitgeber ab Januar 2023

Ab 1. Januar 2023 wird das eAU-Verfahren nach gegenwärtiger Planung für Arbeitgeber Pflicht sein. Dann müssen Arbeitgeber die AU-Daten elektronisch bei den Krankenkassen abrufen. Hierzu soll es dann auch keine Alternative mehr geben. Gleichzeitig entfällt nämlich die gesetzliche Verpflichtung des Arbeitnehmers, die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform vorzulegen. Bis Ende 2022 bleibt diese Vorlagepflicht übergangsweise noch bestehen.

Was gilt gegenwärtig rund um die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?

Zurzeit stellt der Vertrags(zahn)arzt eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung aus, wenn der Patient aufgrund einer Erkrankung oder Verletzung seine Arbeitsleistung nicht erbringen kann. Die AU-Bescheinigung muss dabei in vierfacher Ausfertigung gedruckt werden: je ein Exemplar für den Arzt, den Versicherten, den Arbeitgeber und die gesetzliche Krankenversicherung (GKV). So ist in der Vergangenheit Jahr für Jahr ein Papieraufkommen von mehr als 300 Millionen Blättern Papier entstanden. Hinzu kommt der Aufwand für die manuelle Erfassung durch die Krankenkasse und den Arbeitgeber.

Nach § 5 EntgFG muss die AU spätestens am vierten Tag der Erkrankung dem Arbeitgeber zum Nachweis über Beginn und voraussichtliche Dauer der Arbeitsunfähigkeit vorliegen. Unterbleibt die Arbeitsunfähigkeitsmeldung, kann der Arbeitgeber die Lohnfortzahlung verweigern. Zudem darf er anordnen, dass eine AU bereits ab dem ersten Tag der Erkrankung vorgelegt werden muss.

Was ändert sich durch die eAU?

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ersetzt das bisherige papiergebundene Verfahren durch einen völlig neuen Ablauf. Ziel ist, dass die Vertrags(zahn)ärzte die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen digital an die gesetzlichen Krankenversicherungen übermitteln. Diese können die AU-Daten automatisiert verarbeiten und stellen sie ihrerseits den Arbeitgebern zum Abruf bereit. Während der Übergangszeit gibt es die AU in Papierform noch. Langfristig ist jedoch geplant, das Verfahren vollständig papierlos zu gestalten.

Welche Vorteile bietet die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?

Die Einführung der eAU verläuft zurzeit zwar noch etwas stockend – wenn das Verfahren jedoch erst einmal fächendeckend implementiert ist, wird es allen Beteiligten Vorteile bringen:

  • Schnellerer Zugriff — Bisher sind Arbeitgeber und GKV darauf angewiesen, dass der Beschäftigte die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zügig vorlegt. Auf die eAU können sie deutlich schneller zugreifen.
  • Medienbrüche — Da alle Daten nahtlos digital verarbeitet werden, gibt es keine zeitraubenden und fehleranfälligen Medienbrüche mehr.
  • Zustellpflicht — Bislang sind Versicherte verpflichtet, die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung innerhalb weniger Tage bei Krankenkasse und Arbeitgeber vorzulegen. Diese Zustellpflicht entfällt. Der Beschäftigte ist aber auch im Rahmen des eAU-Verfahrens verpflichtet, seine Erkrankung dem Arbeitgeber unverzüglich anzuzeigen. Daran ändert die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nichts.
  • Kosteneinsparung — Die Kosten sinken bei Ärzten sowie insbesondere bei den Krankenkassen, sowohl im Hinblick auf die Kosten für die Erstellung und den Druck als auch für die Übermittlung und manuelle Eingabe in bestehende Softwarelösungen.
  • Sicherheit — Verloren gegangene Arbeitsunfähigkeitsmeldungen gehören der Vergangenheit an – die Daten kommen sicher bei Arbeitgebern und Krankenkassen an, auch wenn der Arbeitnehmer seine Ausdrucke verlegt hat.
  • Konflikte — Konflikte zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer über die fristgerechte Vorlage der AU entfallen.
  • Dokumentation — Die Krankenkassen können die Arbeitsunfähigkeiten der Versicherten ohne Lücken dokumentieren. So verfügen sie über sicheres Datenmaterial für die Entscheidung über die Auszahlung von Krankengeld.

Was müssen Arbeitgeber zur Vorbereitung auf das digitale Verfahren wissen?

Auch wenn Arbeitgeber nach heutigem Stand erst ab dem 1. Januar 2023 am eAU-Verfahren teilnehmen müssen, sollten sie sich bereits jetzt mit den technischen und rechtlichen Voraussetzungen auseinandersetzen. Hierzu ist es wichtig, die folgenden Fakten zu kennen:

  • Berechtigung — Es ist nicht zulässig, pauschal täglich von allen Arbeitnehmern etwaige Erkrankungsdaten von der GKV abzufragen. Stattdessen muss eine Berechtigung dafür vorliegen. Dies ist der Fall, wenn der Mitarbeiter den Arbeitgeber über seine Arbeitsunfähigkeit informiert hat.
  • Technische Basis — Für den Abruf der Daten von der Krankenkasse ist laut dem GKV-Spitzenverband zwingend der Datenaustausch eAU einzusetzen. Daher sollten Arbeitgeber darauf achten, dass ihr Softwarehersteller das eingesetzte Entgeltabrechnungsprogramm rechtzeitig (spätestens bis zum Beginn der Teilnahmepflicht für Arbeitgeber) mit einer entsprechenden Schnittstelle ausstattet.
  • Minijobber — Um die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung eines Minijobbers abzurufen, führt der Weg über die Minijobzentrale. Hierfür muss der Arbeitgeber die Krankenkasse seiner Mitarbeiter erfragen, die bislang für das Arbeitsverhältnis unerheblich war. Diese Information übermittelt er an die Minijobzentrale, die ihrerseits die erforderlichen Daten bei der Krankenkasse abruft und an den Arbeitgeber schickt.
  • Nicht von der eAU erfasste Sachverhalte — Für die folgenden Beschäftigten werden Arbeitgeber nach heutigem Stand auch künftig keine elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung abrufen können. In diesen Fällen ist weiterhin eine AU in Papierform vorzulegen:
    • Privatversicherte Beschäftigte
    • Beschäftigte, die an Präventions- oder Rehamaßnahmen eines SV-Trägers teilnehmen
    • Arbeitnehmerinnen, für die ein Beschäftigungsverbot nach § 16 Abs. 1 Mutterschutzgesetz besteht
    • Beschäftigte, die Kinderkrankengeld oder Kinderverletztengeld erhalten
Geldwerter Vorteil – Orientierungshilfe für die Praxis
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Geldwerter Vorteil – Orientierungshilfe für die Praxis

Was dabei beachtet werden muss und wie man als Arbeitgeber zusätzlich sparen kann.

5 Min. Lesezeit

In der betrieblichen Praxis handelt es sich beim geldwerten Vorteil um ein häufig genutztes Instrument. Der Mitarbeiter erhält vergünstigte oder kostenlose Sachbezüge. Dabei gibt es für alle Beteiligten jedoch einiges zu berücksichtigen. Im folgenden Artikel werden alle erforderlichen Aspekte erläutert, um die Anwendung zu erleichtern.

Was ist ein geldwerter Vorteil? Eine Definition der wichtigsten Begriffe

Beim geldwerten Vorteil handelt es sich also in der Regel um sogenannte Sach- oder Naturalbezüge. Der Beschäftigte erhält sie unentgeltlich vom Arbeitgeber und kann sie während der Ausübung seiner Tätigkeit nutzen.

Was Sachbezüge im Detail sind, regelt das deutsche Einkommensteuergesetz sowie das österreichische Sozialversicherungsgesetz (ASVG). Sie unterliegen der Beitragspflicht in der Sozialversicherung und erhöhen die steuerliche Bemessungsgrundlage des jeweiligen Angestellten. Das heißt, Arbeitnehmer müssen ihre geldwerten Vorteile versteuern und es fallen Sozialabgaben an.

Beispiele für gängige Sachbezüge

Grundsätzlich kann ein geldwerter Vorteil in unterschiedlichster Form durch den Arbeitgeber gewährt werden. Die folgenden Sachbezüge treten häufig auf:

  • Dienstwagen
  • Fahrrad oder E-Bike
  • Abstell- oder Garagenplatz
  • Dienstwohnung
  • Mobiltelefon
  • PC-Überlassung
  • Personalrabatte
  • Tickets für öffentliche Verkehrsmittel
  • Zinsersparnisse durch spezielle Arbeitgeberdarlehen
  • Soziale Zuwendungen

Da die einzelnen Arten individuelle Besonderheiten bei der Abrechnung aufweisen, werden wir sie im Folgenden detailliert betrachten und zudem erläutern, für welche geldwerten Vorteile in Deutschland und Österreich ein Freibetrag gilt.

Wie wirkt sich ein geldwerter Vorteil abgabenrechtlich aus?

Der geldwerte Vorteil erhöht also wie bereits erklärt das Einkommen des Arbeitnehmers und führt damit zu einer höheren Bemessungsgrundlage für die Sozialabgaben und Steuern. Die Abrechnung erfolgt regelmäßig im Rahmen der monatlichen Lohnabrechnung.

1. Die Rechtslage in Deutschland

Zunächst sehen wir uns die Situation in Deutschland an und erklären, welche Besonderheiten die einzelnen Sachbezüge aufweisen und was zu beachten ist.

Besteht in Deutschland Steuerfreiheit für einen geldwerten Vorteil, fallen auch keine Sozialabgaben an. Die jeweiligen geldwerten Vorteile werden zur Wertermittlung mit den üblichen Endpreisen am Abgabeort bewertet und im Rahmen der Gehaltsabrechnung berücksichtigt.

Grundsätzlich gilt ab 2022 ein monatlicher Freibetrag von 50 Euro. Alle geldwerten Vorteile, die diesen Betrag nicht übersteigen, sind steuerfrei.

Was im Detail gilt, zeigen wir jetzt.

2. Dienstwagen

Für die Berücksichtigung des Dienstwagens gibt es zwei Möglichkeiten.

Die Ein-Prozent-Regel besagt, dass der Mitarbeiter monatlich 1 Prozent des Brutto-Inlands-Listenpreises sowie zusätzlich 0,03 Prozent dieses Wertes pro Kilometer der Strecke zwischen Wohnung und Arbeitsplatz versteuern muss. Für Elektroautos und Plug-in-Hybriden gilt übrigens nur ein Prozentsatz von 0,25 Prozent.

Das Fahrtenbuch kommt zum Einsatz, wenn das Auto hauptsächlich dienstlich genutzt wird. Dann werden lediglich die Privatfahrten zur Arbeit und außerhalb der Arbeitszeit mit einem Betrag von 0,23 Euro pro Kilometer versteuert.
Je mehr sich die Distanz zwischen Wohnung und Arbeitsplatz und der Anschaffungspreis des Fahrzeuges erhöhen, umso geringer fällt der Vorteil für den Arbeitnehmer aus. Man muss also genau prüfen, welche Variante sich lohnt und ggf. einen speziellen Rechner nutzen.

3. Fahrrad oder E-Bike

Beteiligt sich der Arbeitnehmer per Gehaltsumwandlung an den monatlichen Anschaffungskosten oder Leasingraten, muss der geldwerte Vorteil mit 0,25 Prozent der unverbindlichen Preisempfehlung versteuert werden.

Erhält der Arbeitnehmer das Fahrrad hingegen kostenlos und zusätzlich zum Gehalt, bleibt es komplett steuerfrei.

4. Abstell- oder Garagenplatz

Überlässt der Arbeitgeber dem Mitarbeitendenr einen kostenlosen Parkplatz aus betrieblichem Interesse, wird dies nicht als geldwerter Vorteil betrachtet.

5. Dienstwohnung

Bei der Versteuerung der Dienstwohnung wird unterschieden zwischenin Wohnung und Unterkunft. Eine Unterkunft verfügt dabei lediglich über die Möglichkeit zur Bad- oder Küchenmitbenutzung.

Der geldwerte Vorteil einer Wohnung berechnet sich aus der ortsüblichen Miete oder festen Quadratmeterpreisen. Vermietet der Arbeitgeber die Wohnung zu mindestens⅔ der ortsüblichen Miete, bleibt der geldwerte Vorteil unberücksichtigt. Ist die gezahlte Miete geringer, wird die Differenz versteuert. Aber auch der monatliche Freibetrag ist zusätzlich anwendbar.

Eine Unterkunft bleibt bis zu einem Wert von 241 Euro für den Arbeitnehmer steuerfrei.

6. Mobiltelefon und PC-Überlassung

Hierbei handelt es sich um geldwerte Vorteile, wenn die Geräte auch privat genutzt werden dürfen. Sie sind allerdings steuerfrei, wenn sie im Eigentum des Arbeitgebers bleiben.

7. Personalrabatte

Für Personalrabatte bis zu einer Grenze von 4 Prozent besteht Steuerfreiheit. Rabatte, die diesen Prozentsatz übersteigen, müssen erst berücksichtigt werden, wenn sie über 1.080 Euro liegen.

8. Tickets für öffentliche Verkehrsmittel

Ein Ticket für die Fahrten zur Arbeit ist bis zum 44 Euro-Freibetrag steuerfrei. Gegebenenfalls sollte der Mitarbeiter über eine anteilige Beteiligung nachdenken, um diese Grenze nicht zu überschreiten, da ansonsten der Gesamtbetrag versteuert werden muss.

Ein Freibetrag gilt im Übrigen auch für Bonusmeilen. Vielflieger können gesammelte Meilen bis zu einer Grenze von 1.080 Euro selbst nutzen, wenn der Arbeitgeber nicht ausdrücklich auf einer dienstlichen Nutzung besteht.

9. Zinsersparnisse durch spezielle Arbeitgeberdarlehen

Hier gilt eine Ersparnis bis zu 2.600 Euro als steuerfrei.

10. Soziale Zuwendungen

Für eine kurzfristig notwendige Kinderbetreuung kann ein Unternehmen bis zu 600 Euro übernehmen, die dann abgabenfrei bleiben.

Regelmäßige Leistungen zur Finanzierung der Kinderbetreuung hingegen sind in unbegrenzter Höhe steuerfrei.

Maßnahmen der Gesundheitsförderung , wie Zuschüsse zu Physiotherapie oder Massagen, werden erst oberhalb von 500 Euro steuerlich berücksichtigt und von gesundheitlicher Prävention profitiert letztendlich auch das Unternehmen.

Weitere geldwerte Vorteile nach deutschem Einkommensteuergesetz sind unter anderem Tankgutscheine, Arbeitskleidung, die Übernahme von Führerscheinkosten oder ein Fahrtkostenzuschuss.

Neue Regeln 2022: Minijobs & kurzfristig Beschäftigte im Überblick
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Neue Regeln 2022: Minijobs & kurzfristig Beschäftigte im Überblick

Ab 1. Januar 2022 gelten neue Vorschriften für Minijobs und kurzfristig Beschäftigte. Das betrifft insbesondere das elektronische Meldeverfahren und die Angabe der Krankenversicherung. Diese Änderungen sollen die Prüfung von Steuern vereinfachen und die Transparenz für Arbeitgeber und Behörden erhöhen.

5 Min. Lesezeit

Elektronisches Meldeverfahren: Steuer-ID-Übermittlung

Seit dem 1. Januar 2022 müssen Arbeitgeber im elektronischen Meldeverfahren die Steuer-IDs von geringfügig entlohnten Beschäftigten an die Bundesknappschaft übermitteln. Damit soll der Minijob-Zentrale die Überprüfung der entrichteten Steuern erleichtert werden.

Bereits ab der SV-Jahresmeldung für 2021 wird dieses Verfahren angewendet. ‍

Neue Vorgaben für kurzfristig Beschäftigte

Für kurzfristig Beschäftigte (Personengruppe 110) ist ab dem Jahr 2022 zusätzlich anzugeben, wie die Aushilfe krankenversichert ist.‍

Gesetzlich krankenversicherte Aushilfen

Für die Dauer der Beschäftigung besteht ein Krankenversicherungsschutz bei einer gesetzlichen Krankenkasse in Deutschland. Das gilt unabhängig davon, ob es sich um eine Pflichtversicherung (z. B. Rentenbezieher, Studierende), eine freiwillige Versicherung oder eine Familienversicherung handelt.‍

Privat oder anderweitig versicherte Aushilfen

Beschäftigte können auch privat krankenversichert oder anderweitig abgesichert sein. Eine private Versicherung kann in Deutschland zugelassen oder im Ausland ansässig sein. Auch Gruppenversicherungen des Arbeitgebers sind möglich.
Als anderweitig abgesichert gelten Aushilfen, die im Krankheitsfall Leistungen aus Sondersystemen erhalten oder Anspruch auf Sachleistungen ausländischer Versicherungsträger haben. Das betrifft aktuell krankenversicherte Personen aus Dänemark, Luxemburg oder Österreich.

Mindestlohn 2026: Neue Werte & Geringfügigkeitsgrenze für Baubetriebe
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Mindestlohn 2026: Neue Werte & Geringfügigkeitsgrenze für Baubetriebe

Ab dem 1. Januar 2026 treten wichtige Änderungen beim gesetzlichen Mindestlohn sowie der Geringfügigkeitsgrenze in Kraft. Für Unternehmen und Beschäftigte in der Baubranche, im Garten- und Landschaftsbau sowie in bestimmten Handwerken bedeutet dies: Löhne, Midi-Job-Grenzen und branchenspezifische Tariflöhne passen sich erneut an. Hier finden Sie alle relevanten Werte und Informationen im Überblick.

5 Min. Lesezeit

Erhöhung des gesetzlichen Mindestlohns 2026

Der gesetzliche Mindestlohn steigt ab 01.01.2026 von 12,82 € auf 13,90 € pro Stunde. Dies betrifft alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die nicht unter spezielle Tarifverträge fallen.

Neue Geringfügigkeitsgrenze und Übergangsbereich

Mit der Anpassung des Mindestlohns steigt auch die Geringfügigkeitsgrenze für Minijobs:

  • Minijobs: bis 603,00 € monatlich
  • Midi-Job-Übergangsbereich: von 603,01 € bis 2.000,00 €

Diese Anpassungen sollen sicherstellen, dass geringfügig Beschäftigte trotz Lohnerhöhung nicht in die Sozialversicherungspflicht rutschen.

Branchen, für die der Mindestlohn gilt

Der gesetzliche Mindestlohn von 13,90 € gilt für folgende Branchen:

  • Bauhauptgewerbe (für alle ab 01.01.2022 neu abgeschlossenen Arbeitsverträge)
  • Garten- und Landschaftsbau

Tariflicher Mindestlohn im Dachdeckerhandwerk

Für das Dachdeckerhandwerk gelten ab 01.01.2026 folgende angepasste tarifliche Mindestlöhne:

  • Ungelernte Arbeitnehmer ohne abgeschlossene Berufsausbildung (Mindestlohn 1): 14,96 €/Stunde
  • Gelernte Arbeitnehmer mit abgeschlossener Berufsausbildung (Mindestlohn 2): 16,60 €/Stunde

Mindestlöhne im Maler-, Lackierer- und Gerüstbauerhandwerk

Maler- und Lackiererhandwerk (ab 01.08.2025):

  • Ungelernte Arbeitnehmer (Mindestlohn 1): 12,82 €/Stunde, ab 01.01.2026 13,90 €/Stunde
  • Gelernte Arbeitnehmer (Gesellen, Mindestlohn 2): 15,55 €/Stunde

Gerüstbauerhandwerk (ab 01.01.2026):

  • Alle gewerblichen Arbeitnehmer: 14,35 €/Stunde

Fazit: Bedeutung für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Die Erhöhung des Mindestlohns und der Geringfügigkeitsgrenze bedeutet für Arbeitgeber angepasste Lohnabrechnungen und höhere Personalkosten. Beschäftigte profitieren von besseren Verdienstmöglichkeiten, insbesondere im Bauhauptgewerbe, Dachdeckerhandwerk und Garten- und Landschaftsbau. Arbeitgeber sollten ihre Verträge, Abrechnungssysteme und Minijob-Regelungen rechtzeitig prüfen, um ab Januar 2025 rechtskonform zu handeln.

Jahreswechsel Lohnabrechnung: Fristen und Aufgaben im Überblick
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Jahreswechsel Lohnabrechnung: Fristen und Aufgaben im Überblick

Der Jahreswechsel bringt für Personalabteilungen und Lohnbuchhaltungen jedes Jahr zusätzlichen Aufwand mit sich. Besonders in der Lohnabrechnung gibt es feste Fristen und Aufgaben, die unbedingt eingehalten werden müssen, um rechtliche Anforderungen zu erfüllen und reibungslose Prozesse sicherzustellen. In diesem Beitrag erhalten Sie einen klaren Überblick über alle wichtigen Aufgaben und Stichtage – vom Lohnsteuerjahresausgleich über Sozialversicherungsmeldungen bis hin zu Unfallversicherung und betrieblicher Altersvorsorge.

5 Min. Lesezeit

Lohnsteuerjahresausgleich

Nach § 42b Abs. 1 Satz 2 EStG sind alle Unternehmen, die am 31. Dezember mindestens zehn steuerpflichtige Mitarbeiter beschäftigen, verpflichtet, einen Lohnsteuerjahresausgleich durchzuführen. Dieser erfolgt in der Regel im Rahmen der Dezember-Lohnabrechnung.‍

⇒ Frist: bis zum 28. Februar des Folgejahres

Elektronische Lohnsteuerbescheinigung

Gemäß § 41b Abs. 1 Satz 2 EStG in Verbindung mit § 93c Abs. 1 Nr. 1 AO müssen Arbeitgeber eine Lohnsteuerbescheinigung erstellen. Sie enthält alle relevanten Beschäftigungsdaten, Sozialversicherungsbeiträge, Lohnersatzleistungen (z. B. Kurzarbeitergeld) und den steuerpflichtigen Bruttolohn. Mit der Abrechnung Dezember wird diese Bescheinigung gedruckt, archiviert und dem Arbeitnehmer ausgehändigt.‍

⇒ Frist: bis zum 28. Februar des Folgejahres

Jahresmeldung an die Sozialversicherung

Nach § 10 Abs. 1 DEÜV sind Jahresmeldungen für Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung erforderlich. Suiteify erstellt diese Meldungen automatisch mit dem Monatsabschluss / DEÜV-Hauptmeldelauf Januar 2026.
Eine Kopie wird üblicherweise den Mitarbeitern ausgehändigt.‍

⇒ Frist: bis zum 15. Februar des Folgejahres

Unfallversicherung: UV-Jahresmeldung und Lohnnachweis

Für die Unfallversicherung sind zwei Meldungen notwendig:

  • UV-Jahresmeldung (§ 28a Abs. 2a SGB IV)
    Diese Meldung mit dem Grund 92 wird mit dem Monatsabschluss Dezember 2025 automatisch erzeugt und versendet.
  • Lohnnachweis (§ 165 Abs. 1 Satz 1 SGB VII)
    Nach dem Monatsabschluss 12/2025 wird der UV-Lohnnachweis archiviert. Vor Freigabe sollten alle Gefahrtarifstellen, Arbeitsstunden und Entgelte überprüft werden, bevor der Lohnnachweis an die zuständige Berufsgenossenschaft gesendet wird.

⇒ Meldefrist: bis zum 16. Februar des Folgejahres

Weitere Arbeiten zum Jahreswechsel

  • Resturlaub prüfen:
    Überprüfen Sie offene Urlaubsansprüche aus dem Vorjahr und informieren Sie Ihre Mitarbeiter.
    ⇒ Frist: frühzeitig vor dem Jahresende und erneut vor dem 31. März des Folgejahres
  • Abstimmung und Abschluss der Lohnkonten:
    Stimmen Sie alle Lohn- und Gehaltskonten ab und schließen Sie diese ab, bevor Sie ins neue Kalenderjahr wechseln.
    ⇒ Frist: bis zum 31. Dezember des aktuellen Jahres
  • Betriebliche Altersvorsorge:
    Melden Sie nach dem Jahreswechsel die Beiträge an die Versorgungseinrichtung, falls Beiträge aus versteuertem oder verbeitragtem Entgelt finanziert wurden (§ 5 (3) LStDV).
    ⇒ Frist: bis zum 28. Februar des Folgejahres

Fazit

Der Jahreswechsel ist für Personal- und Lohnabteilungen eine entscheidende Phase, in der keine Fristen versäumt werden dürfen. Vom Lohnsteuerjahresausgleich über Sozialversicherungs- und Unfallversicherungsmeldungen bis hin zur betrieblichen Altersvorsorge – eine sorgfältige Planung spart Zeit, reduziert Fehler und stellt sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.

Lohnabrechnung 2026: Die Änderungen im Überblick
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Lohnabrechnung 2026: Die Änderungen im Überblick

Zum Jahreswechsel 2026 ändern sich zentrale Werte in der Lohnabrechnung: Der gesetzliche Mindestlohn steigt auf 13,90 Euro, die Minijob-Grenze auf 603 Euro monatlich beziehungsweise 7.236 Euro jährlich. Der Beitrag fasst diese und weitere Änderungen zusammen, darunter Midijob-Übergangsbereich, Mindestausbildungsvergütung und Beitragsbemessungsgrenzen.

5 Min. Lesezeit

Zum Jahreswechsel ändern sich zahlreiche Werte, die direkt in Ihre Lohnabrechnung einfließen: Mindestlohn, Minijob-Grenze, Beitragsbemessungsgrenzen, Sachbezugswerte und mehr. Dieser Beitrag fasst zusammen, was ab 2026 gilt, und zeigt Ihnen anhand einer Checkliste, was Sie jetzt prüfen sollten.

Mindestlohn 2026: Das müssen Sie als Arbeitgeber wissen

Der gesetzliche Mindestlohn steigt zum 1. Januar 2026 auf 13,90 Euro brutto pro Stunde. Das betrifft alle geringfügig und regulär Beschäftigten und wirkt sich direkt auf Ihre Lohnkosten und Ihre Stundenplanung aus. Zum 1. Januar 2027 ist eine weitere Erhöhung auf 14,60 Euro vorgesehen.

Minijob-Grenze 2026: Neue Verdienstobergrenze

Da Mindestlohn und Minijob-Grenze miteinander gekoppelt sind, steigt die monatliche Verdienstgrenze zum 1. Januar 2026 auf 603 Euro. Die jährliche Höchstgrenze liegt damit bei 7.236 Euro. Prüfen Sie die Arbeitszeitmodelle Ihrer Minijobber, damit diese die Grenze bei der Lohnabrechnung 2026 nicht versehentlich überschreiten.

Auch der Übergangsbereich für Midijobs verschiebt sich entsprechend: Er reicht ab Januar 2026 von 603,01 Euro bis 2.000 Euro monatlich. In diesem Bereich bleiben für Beschäftigte reduzierte Sozialabgaben möglich.

Mindestausbildungsvergütung 2026 für Azubis

Im Jahr 2026 beträgt die Mindestausbildungsvergütung im ersten Lehrjahr 724 Euro. In den folgenden Lehrjahren steigt die Vergütung um 18, 35 beziehungsweise 40 Prozent gegenüber dem ersten Lehrjahr. Tarifliche Abweichungen sind in einzelnen Branchen möglich.

Beitragsbemessungsgrenzen 2026 in der Sozialversicherung

Die Beitragsbemessungsgrenzen legen fest, bis zu welchem Einkommen Sozialversicherungsbeiträge fällig werden. Für die Lohnabrechnung 2026 gelten bundeseinheitlich folgende Werte:

Versicherungszweig Monatlich Jährlich
Kranken- und Pflegeversicherung 5.812,50 € 69.750 €
Renten- und Arbeitslosenversicherung 8.450 € 101.400 €
Knappschaftliche Rentenversicherung 10.400 € 124.800 €

Zusätzlich gilt die Versicherungspflichtgrenze in der gesetzlichen Krankenversicherung. Sie beträgt 6.450 Euro pro Monat beziehungsweise 77.400 Euro pro Jahr.

Beitragssätze 2026: Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung

Der allgemeine Beitragssatz in der gesetzlichen Krankenversicherung bleibt bei 14,6 Prozent, während der durchschnittliche Zusatzbeitrag auf 2,9 Prozent steigt. Der tatsächliche Zusatzbeitrag hängt von der jeweiligen Krankenkasse ab und kann davon abweichen. Prüfen Sie ihn daher für jede Kasse einzeln.

In der Pflegeversicherung bleibt der Beitragssatz bei 3,6 Prozent, der Zuschlag für Kinderlose bei 0,6 Prozent und der Abschlag für Eltern ab dem zweiten Kind bei 0,25 Prozent je Kind, maximal 1 Prozent.

Die Beiträge zur Arbeitslosenversicherung (2,6 Prozent), zur Rentenversicherung (18,6 Prozent) und die Insolvenzgeldumlage (0,15 Prozent) bleiben unverändert.

Diese Werte legt die Sozialversicherungs-Rechengrößenverordnung 2026 fest, die der Bundesrat am 21. November 2025 bestätigt hat.

Grundfreibetrag 2026: Steuerliche Entlastung für Beschäftigte

Der Grundfreibetrag steigt im Jahr 2026 auf 12.348 Euro, für Ehepaare beziehungsweise Lebenspartner auf 24.696 Euro. Diese Werte legt das Steuerfortentwicklungsgesetz fest.

Durch die Anhebung gegenüber den Werten aus 2025 (12.096 Euro beziehungsweise 24.192 Euro) bleiben höhere Einkommen steuerfrei. Das führt zu geringeren Lohnsteuerabzügen und höheren Nettolöhnen Ihrer Beschäftigten. Die Anpassung erfolgt automatisch in der Lohnabrechnung ab Januar 2026.

Verpflegungsmehraufwand und Sachbezugswerte 2026

Für Verpflegung gelten ab 2026 folgende Sachbezugswerte:

Mahlzeit Monatlich Kalendertäglich
Frühstück 71,00–71,10 € 2,37 €
Mittag- oder Abendessen 137,00–137,10 € 4,57 €
Vollverpflegung 345,00 € 11,50–11,51 €

Der bundeseinheitliche Wert für eine freie Unterkunft (inklusive Heizung und Beleuchtung) beträgt monatlich 285 Euro, täglich 9,50 Euro. Abweichend davon können Sie den ortsüblichen Mietpreis ansetzen, wenn der Tabellenwert unbillig ist. Aus Verpflegung und Unterkunft ergibt sich damit insgesamt ein Sachbezugswert von 630 Euro im Monat.

Bei Gemeinschaftsunterkünften gelten abgestufte Abschläge von bis zu 60 Prozent bei Mehrfachbelegung. Diese müssen Sie bei mehreren Minderungen addieren.

Die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen im Inland bleiben unverändert: 14 Euro ab acht Stunden, 28 Euro bei 24 Stunden und 14 Euro für An- und Abreisetage. Für Auslandsdienstreisen hat das Bundesministerium der Finanzen die neuen Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten ab dem 1. Januar 2026 mit Schreiben vom 5. Dezember 2025 veröffentlicht. Änderungen gegenüber den bis Ende 2025 geltenden Werten sind darin fett gekennzeichnet. Prüfen Sie die für Ihre Reiseländer maßgeblichen Beträge direkt anhand dieser Übersicht, bevor Sie Ihre Reisekostenrichtlinie aktualisieren.

Zudem entfällt auf der Lohnsteuerbescheinigung 2026 die bisherige Zeile 28. Durch die angehobene Beitragsbemessungsgrenze steigen außerdem die steuerlichen und sozialversicherungsfreien Höchstbeträge im Rahmen der betrieblichen Altersversorgung.

Entfernungspauschale steigt 2026

Ab dem 1. Januar 2026 gilt die Entfernungspauschale („Pendlerpauschale“) dauerhaft mit 0,38 Euro pro Kilometer ab dem ersten Kilometer. Das ist für Lohnsteuerfragen bei Fahrkostenzuschüssen und für die private Steuererklärung Ihrer Beschäftigten relevant.

Betriebsveranstaltungen 2026: Freibetrag weiterhin 110 Euro

Der Freibetrag für Betriebsveranstaltungen bleibt bei 110 Euro je Mitarbeiter und Veranstaltung. Überschreiten Sie diesen Wert, versteuern Sie den Mehrbetrag wie bisher pauschal mit 25 Prozent. Das ist besonders bei der Planung von Weihnachtsfeiern und Firmenevents wichtig.

Kinderkrankengeld: Mehr Tage für Eltern

Ab 2026 gelten folgende Regelungen zum Kinderkrankengeld:

  • 15 Arbeitstage je Elternteil und Kind,
  • 30 Arbeitstage für Alleinerziehende.

Bei mehreren Kindern beträgt der Anspruch insgesamt höchstens 35 Arbeitstage je Elternteil beziehungsweise 70 Arbeitstage für Alleinerziehende pro Kalenderjahr. Eltern erhalten Kinderkrankengeld auch, wenn sie ihr krankes Kind ins Krankenhaus begleiten. Diese Tage rechnen Sie nicht auf den übrigen Anspruch an. Voraussetzung ist eine ärztliche Bescheinigung.

Dienstwagen 2026: Steuerliche Förderung für Elektromobilität

Für rein elektrische Dienstwagen gilt weiterhin eine steuerliche Begünstigung. Bis zum 31. Dezember 2030 ziehen Sie bei Fahrzeugen mit einem Bruttolistenpreis von maximal 100.000 Euro nur ein Viertel des Listenpreises zur Berechnung des geldwerten Vorteils heran. Für Beschäftigte mit einem E-Dienstwagen bleibt das Modell damit attraktiv.

Die pauschalen Erstattungen für Ladekosten von Elektro- und Hybridfahrzeugen laufen zum 1. Januar 2026 aus. Prüfen Sie deshalb Ihre internen Regelungen zur Erstattung von Ladekosten, etwa über die Reisekostenabrechnung oder individuelle Vereinbarungen, und passen Sie diese an die Lohnabrechnung 2026 an.

Sofortmeldepflicht im Friseur- und Kosmetikgewerbe

Ab dem 1. Januar 2026 zählen Friseur- und Kosmetikbetriebe zu den sofortmeldepflichtigen Branchen nach § 28a SGB IV. Für neue Beschäftigungsverhältnisse ist damit bereits vor Aufnahme der Tätigkeit eine Sofortmeldung an die Sozialversicherung erforderlich. Passen Sie Ihre Onboarding-Prozesse, Checklisten für neue Mitarbeitende und Ihre Lohnabrechnungssoftware entsprechend an, um Bußgelder wegen verspäteter Meldungen zu vermeiden.

Aktivrente 2026: Steuerfreier Hinzuverdienst im Rentenalter

Die Aktivrente ist zum 1. Januar 2026 in Kraft getreten. Die Bundesregierung hatte den Gesetzentwurf am 15. Oktober 2025 auf den Weg gebracht, der Bundestag beschloss ihn am 5. Dezember 2025, der Bundesrat stimmte am 19. Dezember 2025 zu.

Beschäftigte, die die gesetzliche Regelaltersgrenze erreicht haben und sozialversicherungspflichtig weiterarbeiten, können bis zu 2.000 Euro im Monat steuerfrei hinzuverdienen. Das gilt unabhängig davon, ob sie bereits eine Rente beziehen oder den Rentenbezug aufschieben. Nicht begünstigt sind Einnahmen aus selbstständiger Tätigkeit, aus einem Beamtenverhältnis, als Abgeordnete oder aus Minijobs.

Für Sie als Arbeitgeber ändert sich beim Ablauf wenig: Die Aktivrente muss nicht beantragt werden, Sie berücksichtigen den Freibetrag automatisch in der Lohnabrechnung. Der Freibetrag lässt sich immer nur in einem Beschäftigungsverhältnis pro Monat nutzen. Auf den Hinzuverdienst bis 2.000 Euro fällt keine Lohnsteuer an, Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung sind aber weiterhin fällig. Wer mehr als 2.000 Euro hinzuverdient, versteuert den übersteigenden Betrag regulär.

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Häufige Fragen zur Lohnabrechnung 2026

Wie hoch ist der Mindestlohn 2026? 

Der gesetzliche Mindestlohn steigt zum 1. Januar 2026 auf 13,90 Euro brutto pro Stunde. Zum 1. Januar 2027 ist eine weitere Erhöhung auf 14,60 Euro vorgesehen.

Wie hoch ist die Minijob-Grenze 2026? 

Die Minijob-Grenze steigt zum 1. Januar 2026 auf 603 Euro monatlich beziehungsweise 7.236 Euro jährlich. Der Übergangsbereich für Midijobs reicht von 603,01 Euro bis 2.000 Euro monatlich.

Welche Beitragsbemessungsgrenzen gelten 2026? 

Für die Kranken- und Pflegeversicherung gelten 5.812,50 Euro monatlich beziehungsweise 69.750 Euro jährlich, für die Renten- und Arbeitslosenversicherung 8.450 Euro monatlich beziehungsweise 101.400 Euro jährlich und für die knappschaftliche Rentenversicherung 10.400 Euro monatlich beziehungsweise 124.800 Euro jährlich.

Ändern sich die Beitragssätze der Sozialversicherung 2026? 

Der allgemeine Beitragssatz in der gesetzlichen Krankenversicherung bleibt bei 14,6 Prozent, der durchschnittliche Zusatzbeitrag steigt auf 2,9 Prozent. Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung sowie die Insolvenzgeldumlage bleiben in ihren Beitragssätzen unverändert.

Wie hoch ist der Grundfreibetrag 2026? 

Der Grundfreibetrag steigt 2026 auf 12.348 Euro, für Ehepaare beziehungsweise Lebenspartner auf 24.696 Euro.

Was ist die Aktivrente und wer kann sie nutzen? 

Die Aktivrente ist zum 1. Januar 2026 in Kraft getreten. Sie erlaubt sozialversicherungspflichtig Beschäftigten, die die gesetzliche Regelaltersgrenze erreicht haben, bis zu 2.000 Euro im Monat steuerfrei hinzuzuverdienen. Selbstständige, Beamtinnen und Beamte, Abgeordnete und Minijobber sind davon ausgenommen.

Was ändert sich bei Sachbezugswerten und Reisekosten 2026? 

Die Sachbezugswerte steigen auf 345 Euro für freie Verpflegung und 285 Euro für freie Unterkunft, insgesamt 630 Euro monatlich. Die Inlandspauschalen für Verpflegungsmehraufwand bleiben unverändert. Die Auslandsreisepauschalen hat das Bundesministerium der Finanzen mit Schreiben vom 5. Dezember 2025 für 2026 neu veröffentlicht.

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Stand: August 2026. Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine rechtliche oder steuerliche Beratung im Einzelfall. Prüfen Sie insbesondere die Auslandsreisepauschalen und die individuellen Zusatzbeiträge Ihrer Krankenkasse vor der Umsetzung anhand der amtlichen Quellen. Ziehen Sie im Zweifel Ihre Steuerberatung oder Ihr Lohnbüro hinzu.