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Lohnabrechnung

Rechtssicher abrechnen: Fristen, Neuregelungen und Praxiswissen für die Lohnbuchhaltung im Mittelstand.

Interne Lohnabrechnung: Die wichtigsten Vorteile für Arbeitgeber
HR & Payroll

Interne Lohnabrechnung: Die wichtigsten Vorteile für Arbeitgeber

Die Lohnbuchhaltung gehört zu den Aufgaben, die Unternehmen gern auslagern. Outsourcing ist aber nicht immer die bessere Lösung. Im Gegenteil: Es gibt gute Gründe für die interne Lohnabrechnung.

5 Min. Lesezeit

Jedes Unternehmen, das Arbeitnehmer beschäftigt, kommt um die korrekte und gesetzeskonforme Entgeltabrechnung nicht herum. Dabei geht es immer um eine Grundsatzentscheidung: Interne Lohnabrechnung oder Auslagerung der Lohnbuchhaltung an den Steuerberater oder einen Payroll-Dienstleister?

11 Argumente für die interne Lohnabrechnung

Viele Gründe sprechen dafür, die Lohnbuchhaltung im Unternehmen zu behalten oder – falls bereits ausgelagert – wieder ins Unternehmen zurückzuholen. Die folgenden Argumente zeigen, warum sich eine interne Lohnabrechnung mit einer professionellen Lohnabrechnungssoftware in vielen Fällen lohnt.

1. Interne Lohnabrechnung oft kostengünstiger

Auch wenn die Kosten nicht das wichtigste Kriterium sind und auch nicht sein sollten, werden sie oft als erstes in Betracht gezogen. Verlassen Sie sich nicht auf die pauschalen Versprechungen der Payroll-Anbieter, sondern unterziehen Sie Outsourcing und Inhouse-Lösung einem direkten Kostenvergleich – in vielen Fällen wird die interne Lohnabrechnung mit der Kombination aus leistungsfähiger Payroll-Software und erfahrenem Lohnbuchhalter die Nase vorn haben.

2. Rechtssicherheit der Lohnbuchhaltung

Rechtssicherheit ist eines der wichtigsten Argumente für Unternehmer, die ihre Lohnbuchhaltung auslagern. Fakt ist: Mit einer guten Lohnsoftware und geschulten Mitarbeitenden kann man genauso rechtssicher arbeiten wie zum Beispiel mit einem spezialisierten Lohndienstleister. Erlässt der Gesetzgeber neue Anforderungen und Vorgaben, passt der Hersteller der Lohnsoftware diese durch zeitnahe Updates an, so dass sich keine Fehler aufgrund veralteter Technik einschleichen können.

3. Lohnsoftware übernimmt Routineaufgaben (Automatisierung)

Mit einer guten Lohnabrechnungssoftware werden Routineaufgaben zum Kinderspiel. Viele Prozesse können teilweise oder vollständig automatisiert werden, wie zum Beispiel die Datenerfassung, die Erstellung von Auswertungen und die Übernahme von Zeitwirtschaftsdaten. Zeitraubende Routinearbeiten, wiederkehrende Aufgaben und manuelle Dateneingaben entfallen – es bleibt mehr Zeit. Professionelle Inhouse-Lösungen arbeiten vernetzt und beziehen Informationen aus verschiedenen Bereichen wie dem Lohnstamm oder der Zeitwirtschaft ein, um individuelle Entgeltabrechnungen automatisiert zu erstellen.

4. Lohnbuchhaltungs-Know-how bleibt im Unternehmen

Wird die Lohnbuchhaltung ausgelagert, geht unweigerlich Know-how verloren. Läuft es mit dem gewählten Dienstleister nicht wie gewünscht, fehlt im Unternehmen das Fachwissen für die interne Lohnabrechnung. Für viele Unternehmen ist es daher die bessere Lösung, die Lohnabrechnung im eigenen Haus durchzuführen und die Fachkräfte mit Hilfe der Abrechnungssoftware von zeitraubenden Routinearbeiten zu entlasten.

5. Flexibilität durch jederzeitigen Zugriff auf Lohndaten

Schnell noch etwas ändern oder einen Fehler korrigieren? Mit der internen Lohnabrechnung kein Problem, denn die Lohnsoftware steht Ihnen rund um die Uhr zur Verfügung – ohne Termin beim Steuerberater. So können Sie flexibel agieren und haben jederzeit die Kontrolle über den Stand der Lohnbuchhaltung und der elektronischen Meldungen.

6. Wissenszuwachs durch die Lohnsoftware

Kein Lohnbuchhalter, keine Lohnbuchhalterin kann alles wissen. Das muss er auch nicht, denn in der Lohnsoftware steckt Praxis-Know-how bis in den letzten Winkel spezieller Abrechnungsthemen, sei es die Abrechnung von Kurzarbeit, Altersteilzeit oder betrieblicher Altersversorgung oder die Ermittlung von Zuschlägen. Auch für branchenspezifische Besonderheiten wie den Baulohn gibt es Lösungen.

Zu einer guten Abrechnungssoftware gehört zudem ein guter Support. Bei Fragen zur Software oder zu gesetzlichen Änderungen sollte die Hotline schnell und kompetent Auskunft geben können.

7. Automatische Erstellung der Lohnabrechnung

Der größte Vorteil von Inhouse-Lösungen liegt in der weitgehend automatisierten Erstellung der Lohnabrechnung. Sei es die monatliche Entgeltabrechnung, die elektronischen Meldungen an die Sozialversicherungsträger, das Finanzamt und andere Stellen – oder auch Auswertungen: Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Lohnbuchhaltung müssen nur noch kontrollieren und steuern. Den Großteil der eigentlichen Arbeit übernimmt die Lohnsoftware. Der hohe Automatisierungsgrad sorgt für maximale Transparenz und Kontrolle im Meldewesen.

8. Ihre Daten bleiben im Unternehmen

Ein weiterer Vorteil der internen Lohnabrechnung ist, dass Ihre Daten im Unternehmen bleiben. Weder werden Ordner oder Datenträger zum Steuerberater gebracht, noch werden Daten über möglicherweise unsichere Übertragungswege übermittelt. Eine hundertprozentige Sicherheit gibt es zwar nie, aber die Lohnabrechnungssoftware bietet den größtmöglichen Schutz für die sensiblen Personal- und Abrechnungsdaten. So haben nur berechtigte Personen Zugriff auf die interne Lohnabrechnung. Unbefugte Dritte können die Daten nicht einsehen.

9. Alle wichtigen Daten immer bereit zum Abruf

Die interne Lohnabrechnung ermöglicht es der Geschäftsleitung, jederzeit die aktuellsten Daten abzurufen und in ihre Entscheidungen einzubeziehen. So trifft sie ihre Entscheidungen stets auf einer fundierten und aktuellen Grundlage und nicht auf der Grundlage veralteter Informationen aus früheren Abrechnungsperioden.

10. Transparenz: Wer macht was?

In der internen Lohnabrechnung ist leicht nachvollziehbar, wer wann an welcher Aufgabe gearbeitet hat. Die Software ermöglicht jederzeit die Überprüfung des Prozesses, die Klärung von Unstimmigkeiten und die Kontrolle der erstellten Lohnabrechnungen.

11. Die Kommunikation mit Ämtern und Behörden in der Hand behalten

Die Verantwortung für eine fehlerfreie Abrechnung und die korrekte Abführung von Steuern und Beiträgen liegt beim Arbeitgeber – unabhängig davon, ob er die Lohnbuchhaltung selbst durchführt oder auslagert. Wenn also bei einer Auslagerung ohnehin eine zusätzliche Kontrolle erforderlich ist, liegt es nahe, die Lohnabrechnung im eigenen Haus durchzuführen und damit auch die Kommunikation mit den Ämtern und Behörden in der eigenen Hand zu behalten.

Interne Lohnabrechnung vs. Outsourcing? Eine Entscheidungshilfe

Um sich zwischen der internen Lohnabrechnung und der Auslagerung des gesamten Prozesses zu entscheiden, sollten zunächst die Vor- und Nachteile gegenübergestellt werden:

 

Interne Lohnabrechnung

Outsourcing der Lohnbuchhaltung

Vorteile
  • Uneingeschränkter Zugang zu Software und Daten
  • Ständig aktuelle Daten verfügbar
  • Know-how bleibt im Unternehmen
  • Kurzfristige Änderungen von Software und Daten möglich
  • Oft kostengünstiger als Outsourcing
  • Automatische Aktualisierung im Hinblick auf aktuelle steuerliche und rechtliche Änderungen
  • Geringerer Personalaufwand
  • Konzentration von HR auf die Mitarbeiterbetreuung möglich
  • Hohes Know-how durch großes Team von Spezialisten
  • Schutz vor Personalausfall
  • Gute Kalkulierbarkeit der Kosten durch Festpreise pro Abrechnung
  • Erprobte Systeme zur Fehlervermeidung

Nachteile
  • Erhöhter Personalaufwand
  • Große Abhängigkeit vom Personal (gute Vertretungsregelungen sind notwendig)
  • Kosten nur bedingt kalkulierbar
  • Gut geschultes Personal erforderlich, um Fehler zu vermeiden
  • Nur eingeschränkter Zugriff auf Software und Daten
  • Oft teurer als Inhouse-Lösungen
  • Kontrolle aus Haftungsgründen meist trotzdem notwendig
  • Erhöhter Aufwand für Kommunikation und Abstimmung mit dem Dienstleister
  • Eigenes Know-how geht verloren
  • Verlust der Kontrolle über einen wichtigen Kernprozess
  • Bei Servern im Ausland Datensicherheitsproblem

Beide Varianten – die interne Lohnabrechnung wie ein Outsourcing der Lohnbuchhaltung – haben also ihre Vor- und Nachteile. Für welche Option sich Unternehmer entscheiden, hängt von ihrer individuellen Situation ab.

In den folgenden Szenarien kann die Auslagerung der Lohnbuchhaltung sinnvoll sein:

  • Die Abrechnung erfolgt intern durch eine einzige Person, auf die der Arbeitgeber voll und ganz angewiesen ist – schwierig wird es bei längerem Urlaub oder Krankheit. Im Kündigungsfall wäre ein Ersatz wahrscheinlich nicht auf die Schnelle zu finden.
  • Die Lohnbuchhaltung wird von der Personalabteilung „nebenbei“ erledigt, obwohl dafür eigentlich keine Kapazitäten vorhanden sind.
  • Das HR-Team soll sich wieder mehr auf die Betreuung der Mitarbeiter konzentrieren können, statt Lohnabrechnungen zu erstellen.

Im Gegensatz dazu gibt es viele Szenarien, in denen es sich lohnt, die Lohnabrechnung intern durchzuführen:

  • Was bisher fehlt, ist eine Lohnabrechnungssoftware, die durch die Automatisierung von Routinearbeiten wirklich entlastet und gleichzeitig Rechtssicherheit schafft.
  • Sie tun sich schwer damit, Ihre sensibelsten Daten in fremde Hände zu geben – auch wenn diese einen verantwortungsvollen Umgang zusichern.
  • Sie wollen sich nicht von einem Dienstleister abhängig machen und würden ohnehin alles kontrollieren.
  • Sie haben bereits Lohnspezialisten in Ihrem Team, deren Wissen sonst verloren ginge.

So viel Entlastung ist mit aktueller Lohnabrechnungssoftware möglich

Eine erfolgreiche interne Lohnabrechnung steht und fällt mit einer durchdachten Lohnsoftware. Sie verschafft der Personalabteilung mehr Freiraum für die Betreuung der Mitarbeitenden und entlastet sie auf verschiedenen Ebenen:

  • Wegfall von Routinearbeiten, die automatisiert werden können
  • Automatische Erstellung von Beitragsnachweisen, elektronischen Meldungen und Lohnsteueranmeldungen nach erfolgter Lohnabrechnung
  • Geringerer Aufwand für die Umsetzung gesetzlicher Vorgaben durch softwaretechnische Updates
  • Geringerer Aufwand bei der Fehlersuche, da Fehler durch Kontrollläufe und Plausibilitätsprüfungen frühzeitig erkannt werden
  • Schnelle Klärung offener Fragen durch den angeschlossenen Support
  • Vorgefertigte Berichte und Auswertungen zu den wichtigsten Themen für den schnellen Zugriff
  • Vorausgefüllter Druck von Verdienst- und Arbeitsbescheinigungen
  • Sichere Durchführung komplexerer Abrechnungen

Fazit

Es gibt keinen Grund, die interne Lohnabrechnung zu scheuen, wenn man sich durch eine professionelle Lohnbuchhaltungssoftware unterstützen und entlasten lässt. So kann jeder Unternehmer Know-how im Betrieb halten, unabhängig von externen Dienstleistern bleiben und flexibel agieren.

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Payroll Outsourcing als Hebel für ein agiles HR-Department
HR & Payroll

Payroll Outsourcing als Hebel für ein agiles HR-Department

5 Min. Lesezeit

Die Lohnabrechnung im DACH-Raum unterliegt komplexen, länderspezifischen Regeln. Wer diese Aufgabe auslagert, gewinnt nicht nur Zeit, sondern auch die Flexibilität, die ein modernes HR-Department heute braucht.

Was Payroll Outsourcing konkret bedeutet

Payroll Outsourcing bezeichnet die automatisierte und digitalisierte Auslagerung von Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozessen an einen externen Dienstleister. Zur Lohnabrechnung gehören typischerweise die Berechnung von Gehältern und Löhnen, Abzüge für Steuern und Sozialversicherungen, das Einhalten gesetzlicher Bestimmungen, das Ausstellen der Abrechnungen samt Versand der erforderlichen Meldungen sowie die Überweisung der Gehälter an die Mitarbeitenden. Diese Prozesse erfordern genaue Kenntnisse der aktuellen Steuergesetze und Vorschriften und bringen entsprechende Komplexität mit sich.

Ein externer Dienstleister stellt sicher, dass Experten diese Prozesse durchführen. Das verringert Fehler und sichert die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Gleichzeitig kann sich Ihr internes Personal auf strategischere Aufgaben konzentrieren, während die operativen Details der Lohnabrechnung bei externen Fachleuten liegen.

Länderspezifische Unterschiede im DACH-Raum

Payroll Outsourcing unterscheidet sich innerhalb Deutschlands, Österreichs und der Schweiz deutlich, allerdings weniger beim Outsourcing-Service selbst als bei den länderspezifischen gesetzlichen Anforderungen, den steuerlichen Bestimmungen und den kulturellen Eigenheiten. Folgende Punkte spielen dabei eine Rolle:

Jedes Land im DACH-Raum hat eigene gesetzliche Bestimmungen zu Lohnsteuern, Sozialversicherungen, Arbeitszeitregelungen und weiteren arbeitsrechtlichen Aspekten. Ein Outsourcing-Anbieter muss die spezifischen Regelungen jedes Landes kennen. Auch die Sozialversicherungssysteme unterscheiden sich zwischen den Ländern, sodass ein Payroll-Dienstleister diese Unterschiede verstehen und korrekt abhandeln muss.

Kulturelle Unterschiede in Arbeitsgewohnheiten, Kommunikationsstilen und Geschäftspraktiken wirken sich auf die Umsetzung von Payroll Outsourcing aus. Hinzu kommen sprachliche Unterschiede zwischen Deutsch in Deutschland und Österreich sowie Deutsch, Französisch und Italienisch in der Schweiz. Tarifverträge und arbeitsrechtliche Bestimmungen variieren ebenfalls von Land zu Land, weshalb ein Payroll-Dienstleister sicherstellen muss, dass Lohnabrechnungen im Einklang mit den jeweils geltenden Regelungen stehen. Auch die Währung unterscheidet sich: Deutschland und Österreich nutzen den Euro, die Schweiz den Schweizer Franken, was bei der Gehaltsabrechnung für grenzüberschreitend tätige Mitarbeitende zu beachten ist.

Bei der Auswahl eines Payroll-Outsourcing-Anbieters im DACH-Raum kommt es deshalb darauf an, dass dieser über fundierte Kenntnisse der spezifischen Anforderungen jedes Landes verfügt und seine Dienstleistungen entsprechend anpassen kann.

Warum HR agiler werden muss

Die aktuelle Marktdynamik verlangt von Unternehmen, schnell zu reagieren und sich ständig zu erneuern. Agilität ist damit in den meisten Geschäftsbereichen zu einer zentralen Anforderung geworden, auch im Personalwesen. Die Zeiten starrer Regeln und langfristiger Planung weichen einem leichteren, schnelleren HR-Modell, das als Agile HR bezeichnet wird. Für manche Unternehmen war dieser Wandel Teil einer umfassenderen Transformation der Geschäftsprozesse, für andere ein gezielter Schritt, um die eigenen Geschäftsziele besser zu unterstützen.

In der Softwareentwicklung ist „Agile" als Methode seit Langem etabliert, mittlerweile haben zahlreiche Geschäftsbereiche den agilen Ansatz übernommen: Prototyping, Flexibilität, Anpassungsfähigkeit an Veränderungen und die Entwicklung von Projekten in Sprints, also iterativen, zeitlich begrenzten Aktivitäten von Projektteams. HR hat viele Berührungspunkte innerhalb eines Unternehmens und tiefgreifende Auswirkungen auf die Belegschaft, deshalb ist die agile Transformation im HR-Bereich komplexer als in den meisten anderen Geschäftsbereichen.

Die Transformation zeigt sich bereits in mehreren HR-Bereichen. Bei Mitarbeiterbewertungen und Gehaltserhöhungen wurden Bewertungen früher meist einmal jährlich durchgeführt. Angesichts kürzerer Projektlaufzeiten ist es sinnvoller, Feedback am Ende eines Projekts zu geben, statt auf die jährliche Überprüfung zu warten: Mitarbeitende erhalten so sofort relevantes Feedback und können es im nächsten Projekt direkt umsetzen. Auch die Vergütung wird agiler, manche Unternehmen zahlen leistungsbasierte Sofortprämien anstelle des Jahresendbonus.

Bei der Talententwicklung investieren Unternehmen in kurze Coachings für Führungskräfte, damit diese ihre neu erlernten Fähigkeiten sofort umsetzen und besseres Feedback geben können. Talentmanagement wird teamorientierter, ähnlich wie bei agilen Scrum-Teams, in denen Fortschritt bewertet, Manager und Kollegen beurteilt und Leistungsverbesserungen durch das Schließen von Lücken erreicht werden. Auch Lern- und Entwicklungsaktivitäten werden agiler, etwa durch kontinuierliche Lernangebote und proaktive Beratung dazu, welche Fähigkeiten für die aktuelle oder künftige Rolle nötig sind.

Bei Einstellung und Rekrutierung zerlegt die agile Rekrutierung den komplexen Einstellungsprozess in einfache, handhabbare Aktivitäten. Einstellungssprints helfen dabei, innerhalb eines bestimmten Zeitraums ein Ziel zu erreichen: Der erste Sprint kann etwa der Einholung aller Genehmigungen dienen, der zweite der Ausschreibung der Stelle und der dritte der Vorauswahl und den Interviews.

Wie Outsourcing Agilität im HR ermöglicht

Wenn Sie einzelne Aufgaben auslagern, können sich Ihre internen Teams auf Innovation und Strategie konzentrieren, während ein Partner die Routineaufgaben übernimmt. Funktionen wie die Gehaltsabrechnung sind zeitaufwändig und mit administrativem Aufwand verbunden. Wird sie ausgelagert, setzt das wertvolle Ressourcen frei und ist kosteneffizient, da der HR-Partner für eine genaue Auszahlung an die Mitarbeitenden sorgt. Ebenso lässt sich die Verwaltung von Benefits auslagern.

Durch das Outsourcing von Talentakquisition können Sie sich stärker auf Einstellungsstrategien konzentrieren. Da Rekrutierung zunehmend digitale und physische Elemente kombiniert, verfügen spezialisierte Partner über die nötige Technologie, um vielfältige Anforderungen zu unterstützen und dabei Zeit und Kosten zu sparen. Zusätzlich bringen HR-Partner aktuelles Wissen über Compliance und rechtliche Anforderungen mit, von dem Ihr Unternehmen profitiert. Outsourcing ermöglicht damit Flexibilität, Anpassungsfähigkeit und Skalierbarkeit im HR-Bereich, eine zentrale Voraussetzung, um agil zu werden.

HR-Initiativen müssen mit den Geschäftsanforderungen und -zielen übereinstimmen. Eine agile HR-Outsourcing-Strategie stellt sicher, dass Agilität optimal und anpassungsfähig umgesetzt wird. Definieren Sie die Ziele und Vorgaben des Outsourcings und prüfen Sie, wie sich Agilität in jede betroffene Funktion integrieren lässt. Die Identifizierung der wichtigsten auslagerbaren Bereiche sowie die Bestimmung der intern benötigten Fähigkeiten im Team sorgen dafür, dass der Ansatz innovativ und effizient bleibt. Wie jeder agile Prozess muss auch diese Strategie iterativ sein und sich kontinuierlich an Unternehmensanforderungen und Marktbedingungen anpassen. Der richtige Outsourcing-Partner unterstützt Ihr Unternehmen mit Fachwissen, Know-how und der nötigen technologischen Infrastruktur, um im HR-Bereich Agilität aufzubauen, die für langfristiges Wachstum und nachhaltigen Erfolg notwendig ist.

Fazit

Payroll Outsourcing im DACH-Raum verlangt einen Partner, der die gesetzlichen, sprachlichen und kulturellen Unterschiede zwischen Deutschland, Österreich und der Schweiz kennt und seine Leistungen entsprechend anpasst. Gleichzeitig ist die Auslagerung von Lohnabrechnung, Benefits-Verwaltung und Talentakquisition ein wirksamer Hebel, um HR agiler zu machen: Interne Teams gewinnen Zeit für Innovation und Strategie, während ein spezialisierter Partner Routineaufgaben übernimmt und aktuelles Compliance-Wissen einbringt. Damit eine solche Strategie funktioniert, braucht es klare Ziele für das Outsourcing und eine kontinuierliche Anpassung an veränderte Geschäftsanforderungen und Marktbedingungen.

Häufige Fragen zu Payroll Outsourcing und Agile HR

Was bedeutet Payroll Outsourcing? 

Payroll Outsourcing bezeichnet die automatisierte und digitalisierte Auslagerung von Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozessen an einen externen Dienstleister. Dazu gehören die Berechnung von Gehältern, Abzüge für Steuern und Sozialversicherungen, das Einhalten gesetzlicher Bestimmungen, das Ausstellen der Abrechnungen samt Meldungen sowie die Überweisung der Gehälter.

Gibt es Unterschiede beim Payroll Outsourcing im DACH-Raum? 

Ja. Die Unterschiede betreffen weniger den Outsourcing-Service selbst als die länderspezifischen gesetzlichen Anforderungen, steuerlichen Bestimmungen und kulturellen Eigenheiten in Deutschland, Österreich und der Schweiz, etwa bei Sozialversicherungssystemen, Tarifverträgen, Sprache und Währung.

Welchen Vorteil bringt Payroll Outsourcing für interne Teams? 

Ein externer Dienstleister führt die Prozesse durch Experten aus, was Fehler verringert und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sichert. Ihr internes Personal kann sich dadurch auf strategischere Aufgaben konzentrieren, während die operativen Details bei externen Fachleuten liegen.

Was ist Agile HR? 

Agile HR überträgt den aus der Softwareentwicklung bekannten agilen Ansatz auf das Personalwesen: kürzere, iterative Zyklen statt starrer Regeln und langfristiger Jahresplanung, etwa bei Feedback, Vergütung, Talententwicklung und Rekrutierung.

Wie unterstützt Outsourcing Agilität im HR-Bereich? 

Durch das Auslagern zeitaufwändiger Aufgaben wie Gehaltsabrechnung, Benefits-Verwaltung und Talentakquisition können sich interne Teams auf Innovation und Strategie konzentrieren, während ein Partner Routineaufgaben übernimmt, Kosten senkt und aktuelles Compliance-Wissen einbringt.

Mini- und Midijobs: Neue Verdienstgrenzen ab 2025 im Überblick
HR & Payroll

Mini- und Midijobs: Neue Verdienstgrenzen ab 2025 im Überblick

Seit dem 1. Januar 2025 gelten neue Verdienstgrenzen für Mini- und Midijobs. Die Minijob-Grenze wurde erneut angehoben und ist weiterhin dynamisch an den gesetzlichen Mindestlohn gekoppelt. Auch der Übergangsbereich für Midijobs wurde erweitert. Für Arbeitgeber – besonders im Baugewerbe – ist es wichtig, diese Änderungen zu kennen, um Arbeitsverträge und Lohnabrechnungen korrekt zu gestalten.

5 Min. Lesezeit

Neue Minijob-Grenze 2025

Die monatliche Verdienstgrenze für Minijobs liegt seit dem 1. Januar 2025 bei 556 € (zuvor 538 € in 2024 und 520 € in 2022/23). Die Grenze orientiert sich weiterhin an einer wöchentlichen Arbeitszeit von 10 Stunden zum jeweils gültigen Mindestlohn. Hintergrund: Der Mindestlohn ist zum 1. Januar 2025 auf 12,41 € gestiegen – dadurch erhöht sich automatisch auch die Minijob-Grenze.

Neue Midijob-Grenzen 2025

Der sogenannte Übergangsbereich (Midijobs) wurde erweitert.

  • Neu 2025: Einkommen von 556,01 € bis 2.000 € monatlich gelten als Midijob.
  • Arbeitnehmer zahlen in diesem Bereich weiterhin reduzierte Sozialversicherungsbeiträge, die langsam ansteigen, bis sie bei 2.000 € das reguläre Niveau erreichen.
  • Arbeitgeber übernehmen wie gewohnt ihren Anteil an den Sozialversicherungsbeiträgen.

Ziel dieser Regelung ist es, den Wechsel aus einem Minijob in eine reguläre Beschäftigung zu erleichtern und die Belastung der Arbeitnehmer beim Einstieg in eine sozialversicherungspflichtige Tätigkeit zu reduzieren.

Übergangsregelungen

Für Beschäftigte, die zwischen 450,01 € und 520 € verdient haben und bereits vor der letzten Reform (Oktober 2022) angestellt waren, galt bis 31. Dezember 2023 eine Bestandsschutzregelung.

Seit 2024 müssen alle diese Beschäftigungen nach den aktuellen Grenzen beurteilt werden. Wer jetzt mehr als 556 € verdient, fällt automatisch in den Midijob-Bereich.

FAQ: Mini- und Midijobs 2025

Wie hoch ist die Minijob-Grenze 2025?

556 € pro Monat. Sie orientiert sich an einer 10-Stunden-Woche zum Mindestlohn (12,41 €).‍

Wie hoch ist die Midijob-Grenze 2025?

Von 556,01 € bis 2.000 € monatlich.‍

Muss ein Minijobber Sozialabgaben zahlen?

Grundsätzlich nur Rentenversicherung (mit Befreiungsmöglichkeit). Keine Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung.‍

Wie werden Midijobs abgerechnet?

Arbeitnehmer zahlen in der Gleitzone reduzierte Beiträge, die mit steigendem Einkommen an das volle Niveau herangeführt werden. Arbeitgeberanteil bleibt normal.

Was passiert, wenn ein Minijobber über 556 € verdient?

Das Arbeitsverhältnis wird automatisch sozialversicherungspflichtig (Midijob oder reguläre Beschäftigung).‍

Ändert sich die Grenze jedes Jahr?

Ja, weil die Minijob-Grenze dynamisch an den Mindestlohn gekoppelt ist.

Quellen

‍‍Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) – Geringfügige Beschäftigung

‍‍Minijob-Zentrale – Aktuelle Verdienstgrenzen

‍‍Deutsche Rentenversicherung – Übergangsbereich Midijob‍‍

Haufe – Midijob 2025: Beitragssätze und Berechnungsbeispiele

Verrechnungslohn im Bau: So berechnen Sie Ihre Preisuntergrenze
HR & Payroll

Verrechnungslohn im Bau: So berechnen Sie Ihre Preisuntergrenze

Steigende Lohnkosten treffen auf stagnierende Marktpreise – ein Problem, das viele Bauunternehmen kennen. Gewinne zu erzielen, wird dadurch zunehmend schwieriger. Umso wichtiger ist es, die eigene Preisuntergrenze zu kennen. Wer den Verrechnungslohn seines Betriebs exakt ermittelt, kann Angebote fundiert kalkulieren, Preisdruck standhalten und langfristig wirtschaftlich arbeiten.

5 Min. Lesezeit

Warum der Verrechnungslohn so wichtig ist

Der Verrechnungslohn bildet die Grundlage für jede Kalkulation im Baugewerbe. Er setzt sich aus allen Kosten zusammen, die ein Unternehmen pro produktiver Arbeitsstunde decken muss. Wer ihn kennt, weiß genau, zu welchem Stundenlohn Aufträge mindestens angeboten werden müssen, um kostendeckend zu arbeiten und nicht in finanzielle Schieflage zu geraten.

Betriebs- vs. Baustellenverrechnungslohn

  • Betriebsverrechnungslohn:
    Ein einheitlicher Satz für alle Baustellen. Einfach zu kalkulieren, aber oft zu ungenau, weil nicht alle Projekte die gleichen Kosten verursachen.
  • Baustellenverrechnungslohn:
    Für jede Baustelle wird ein individueller Satz berechnet. Er berücksichtigt z. B. unterschiedliche Mittellöhne, Nebenkosten, Zuschläge und Baustellengemeinkosten.
    → Vorteil: realistischere Kalkulationen und geringeres Risiko von Fehlkalkulationen.

Faktoren zur Berechnung des Verrechnungslohns

Grundmittellohn

Basis sind die Löhne der gewerblichen Arbeitnehmer (Zeit- und ggf. Akkord- oder Prämienlöhne) sowie Zuschläge (Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit), Erschwerniszuschläge und Arbeitgeberanteile zur Vermögensbildung.

Lohnzusatz- und Lohnnebenkosten

Dazu gehören Kosten für Krankheit, Urlaub, Feiertage, Sozialtage (z. B. Hochzeit, Umzug) sowie Beiträge zu Sozialversicherungen. Auch Kosten für auswärtige Tätigkeiten wie Fahrgeld oder Verpflegungszuschüsse zählen dazu.

Kleingeräte und Werkzeuge

Verbrauch und Verschleiß von Arbeitsmitteln (z. B. Schaufeln, Handschuhe, Leitern) sollten anteilig eingerechnet werden.

Alle diese Kosten werden als Zuschlag auf den Produktivlohn umgelegt.

Produktivlohn realistisch planen

Um den Produktivlohn zu berechnen, wird von den 365 Kalendertagen eines Jahres ausgegangen. Abgezogen werden:

  • Wochenenden und Feiertage
  • Urlaubstage
  • Sozialtage (z. B. Hochzeit, Umzug)
  • Schlechtwettertage
  • geschätzte Krankheitstage

Die verbleibenden produktiven Arbeitstage werden mit der Zahl der gewerblichen Mitarbeiter, der täglichen Arbeitszeit und dem Grundmittellohn multipliziert.

Beispiel:
197 produktive Tage × 20 Mitarbeiter × 8 Std. × 16,50 € = 520.080 € Produktivlohn pro Jahr

Zuschlagsberechnung für den Kalkulationslohn

Nachdem nun die umzulegenden Kosten und die Produktivlohnsumme des Jahres ermittelt sind, kann die Zuschlagsberechnung erfolgen.

Der Grundmittellohn zuzüglich der Zuschläge für Lohnzusatzkosten, Lohnnebenkosten sowie Kleingeräte und Werkzeuge ergibt den sogenannten Kalkulationslohn.

Um einen kostendeckenden Verrechnungslohn zu ermitteln, müssen zusätzlich die Baustellengemeinkosten und die Allgemeinen Geschäftskosten anteilig auf den Lohn verteilt werden:

  • Baustellengemeinkosten (BGK):
    Kosten, die durch das Betreiben der Baustelle entstehen und keiner Einzelleistung zugeordnet werden können (z. B. Vorhaltekosten von Geräten).
  • Allgemeine Geschäftskosten (AGK):
    Kosten, die nicht projektbezogen sind, sondern den Betrieb insgesamt betreffen (z. B. Verwaltung, Mieten, Versicherungen).

Baustellengemeinkosten korrekt einbeziehen

Baustellengemeinkosten sollten nicht pauschal mit einem festen Prozentsatz kalkuliert werden, da sie je nach Projekt stark variieren können.

Formel:
BGK-Zuschlag (%) = (BGK / Produktivlohnsumme der Baustelle) × 100

Allgemeine Geschäftskosten und Wagnis & Gewinn

  • Allgemeine Geschäftskosten (AGK):
    Verwaltungskosten, Mieten, Versicherungen, Gehälter der Verwaltung usw.
  • Wagnis und Gewinn:
    Individuell zu kalkulieren, abhängig von Marktsituation und Risikobereitschaft.

Werden bereits auf andere Kostenarten (z. B. Material oder Nachunternehmer) Zuschläge erhoben, kann der Lohnzuschlag geringer ausfallen. Die nachfolgende Grafik veranschaulicht das Kalkulationsschema.

Häufige Fehler und Praxistipps

  • Veraltete Kostenansätze verwenden
  • Produktivstunden zu optimistisch kalkulieren
  • BGK pauschal statt projektspezifisch berechnen
  • Änderungen bei Tarifen, Sozialabgaben oder gesetzlichen Vorgaben nicht einbeziehen

Tipp: Das Rechnungswesen regelmäßig auswerten und Zuschlagssätze anpassen, wenn sich Lohnkosten oder Gemeinkosten verändern.

Fazit

Ein präzise berechneter Verrechnungslohn ist die Grundlage für wirtschaftlichen Erfolg im Baugewerbe. Nur wer seine Kostenstruktur kennt, kann Angebote realistisch kalkulieren, Preisdruck standhalten und die eigene Existenz langfristig sichern. Dabei sollten alle Kostenfaktoren – vom Grundmittellohn über Nebenkosten bis hin zu Baustellengemeinkosten und allgemeinen Geschäftskosten – berücksichtigt und regelmäßig aktualisiert werden. Kalkulation ist mehr als Bauchgefühl: Sie ist der Schlüssel zu fairen Preisen und nachhaltigem Unternehmenserfolg.

FAQ: Verrechnungslohn im Bau

Was ist der Verrechnungslohn?

Ein kalkulierter Stundenlohn, der alle anfallenden Lohn- und Gemeinkosten deckt.

Warum sollte man ihn kennen?

Um kostendeckend zu arbeiten, Angebote realistisch zu kalkulieren und Preisdumping zu vermeiden.

Was gehört alles in den Verrechnungslohn?

Grundlöhne, Zuschläge, Nebenkosten, Kleingeräte, Baustellengemeinkosten, Allgemeine Geschäftskosten sowie Wagnis & Gewinn.

Wie oft sollte man den Verrechnungslohn überprüfen?

Mindestens einmal jährlich oder bei Änderungen von Tariflöhnen, Sozialversicherungsbeiträgen oder Unternehmensstruktur.

Was passiert, wenn ich zu niedrig kalkuliere?

Projekte decken nicht die vollen Selbstkosten – langfristig drohen Liquiditätsprobleme bis hin zur Insolvenz.

Quellen‍

‍Bundesministerium für Arbeit und Soziales – Arbeitsrecht und Mindestlohn‍

‍Statistisches Bundesamt – Arbeitskostenindex (Qualitätsbericht)

Direktauszahlungsmechanismus: Staatliche Hilfen direkt aufs Konto
HR & Payroll

Direktauszahlungsmechanismus: Staatliche Hilfen direkt aufs Konto

Im Dezember 2024 hat die Bundesregierung die Eckpunkte für einen neuen Direktauszahlungsmechanismus verabschiedet. Mit dieser digitalen Infrastruktur sollen staatliche Hilfszahlungen in Krisensituationen künftig schnell und direkt an betroffene Bürgerinnen und Bürger ausgezahlt werden – ohne den Umweg über Arbeitgeber oder andere Behörden.

5 Min. Lesezeit

Was ist der Direktauszahlungsmechanismus?

Der Direktauszahlungsmechanismus ist eine staatliche Infrastruktur, die es ermöglicht, finanzielle Hilfen bei Naturkatastrophen, Pandemien oder Energiekrisen direkt auf die Bankkonten der Bürgerinnen und Bürger zu überweisen. Damit reagiert der Bund auf die Kritik an bisherigen Verfahren, bei denen Hilfszahlungen oft über komplexe Kanäle wie Arbeitgeber oder Sozialbehörden abgewickelt wurden.

Ziel ist der Aufbau einer modernen, digitalen Auszahlungsinfrastruktur, die auf der steuerlichen Identifikationsnummer (Steuer-ID) und der dazugehörigen IBAN basiert.

Vorteile direkter staatlicher Hilfen auf einen Blick

  • Schnelle und zielgerichtete Auszahlung staatlicher Hilfen in Krisenzeiten
  • Entlastung von Arbeitgebern und Behörden durch Wegfall administrativer Zwischenschritte
  • Datensicherheit durch einen Steuer-ID-basierten Datenabgleich
  • Möglichkeit zur automatisierten Auszahlung staatlicher Leistungen
  • Flexible Einsetzbarkeit für verschiedenste Förderarten und Zielgruppen

Wie funktioniert die direkte staatliche Auszahlung?

Um staatliche Auszahlungen direkt auf die Konten der Bürgerinnen und Bürger zu ermöglichen, müssen diese ihre Kontodaten hinterlegen. Voraussetzung ist die Verknüpfung der IBAN mit der Steuer-ID. Dies kann auf folgenden Wegen geschehen:

  • Online über ELSTER (unter „Meine Daten“)
  • Im BZSt-Online-Portal (BOP)
  • Über die Bank, sofern diese nach Einwilligung die IBAN an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) übermittelt

Die rechtlichen Rahmenbedingungen für die Speicherung der IBAN in der Steuer-ID-Datenbank sind bereits geschaffen (vgl. BMF-Pressemitteilung vom 18.12.2024). Durch diese Verknüpfung ist eine sichere und eindeutige Auszahlung staatlicher Leistungen gewährleistet – unabhängig von Beschäftigungssituation oder Sozialstatus.

Was ändert sich durch den Direktauszahlungsmechanismus in Deutschland?

Durch diesen Mechanismus erhält das Konzept unbürokratischer staatlicher Hilfen eine neue Qualität. Arbeitgeber oder Kommunen müssen künftig nicht mehr als Zwischenstelle fungieren. Die neue Infrastruktur ist so konzipiert, dass sie an gesetzliche Leistungssysteme angebunden werden kann. Für jede Auszahlung ist jedoch weiterhin ein eigenes Leistungsgesetz erforderlich, das die Anspruchsvoraussetzungen und den Ablauf regelt.

Ob für eine Auszahlung ein Antrag erforderlich ist, hängt vom jeweiligen Leistungsgesetz ab. Ziel ist es, möglichst viele Auszahlungen automatisiert und ohne zusätzlichen Antrag zu ermöglichen.

Ausblick: Digitale staatliche Hilfen mit Zukunft

Langfristig könnte der Direktauszahlungsmechanismus auch für weitere Unterstützungsleistungen wie automatisierte Einmalzahlungen, familienbezogene Hilfen oder regionale Soforthilfen genutzt werden, sofern die gesetzlichen und technischen Grundlagen entsprechend weiterentwickelt werden. Der Aufbau dieser digitalen Auszahlungsinfrastruktur ist ein bedeutender Schritt hin zu einem modernen, leistungsfähigen Sozialstaat.

Fazit: Mehr Tempo, weniger Bürokratie – echte Hilfe im Krisenfall

Mit dem Direktauszahlungsmechanismus geht die Verwaltung einen zukunftsweisenden Weg: Staatliche Hilfszahlungen werden schneller, einfacher und sicherer. Bürgerinnen und Bürger profitieren von einer direkten Abwicklung, während Unternehmen und Behörden entlastet werden. Die Digitalisierung der Verwaltung schafft so echte Vorteile – besonders dann, wenn sie pragmatisch und bürgernah umgesetzt wird.

Lohnsoftware finden: Auswahlkriterien, Vergleich und Einführung in der Praxis
HR & Payroll

Lohnsoftware finden: Auswahlkriterien, Vergleich und Einführung in der Praxis

Die richtige Lohnsoftware macht den Unterschied bei Effizienz, Fehlerfreiheit und rechtlicher Sicherheit. Der Beitrag nennt fünf zentrale Auswahlkriterien wie ITSG-Zertifizierung und HR-Reporting, vergleicht Anbieter wie Suiteify, Personio und Sage Business Cloud Lohn und beschreibt die praktische Einführung einer neuen Lösung im Unternehmen.

5 Min. Lesezeit

Ob Sie gerade erst über die Digitalisierung Ihrer Lohnabrechnung nachdenken oder mit Ihrem aktuellen System unzufrieden sind: Die richtige Lohnsoftware macht den entscheidenden Unterschied bei Effizienz, Fehlerfreiheit und rechtlicher Sicherheit. Welche Kriterien bei der Auswahl zählen, wie sich gängige Anbieter unterscheiden und wie die Einführung gelingt.

Die Wahl der richtigen Lohnsoftware ist für Unternehmen jeder Größe entscheidend. Ein Lohnabrechnungsprogramm hilft dabei, die Lohn- und Gehaltsabrechnung effizient, fehlerfrei und gesetzeskonform zu gestalten – inklusive aller Abgaben, Meldungen und Nachweise. Gerade in kleineren HR-Teams sorgt eine gute Lösung für weniger manuelle Arbeit, mehr Sicherheit bei Steuer und Sozialversicherung, schnellere Prozesse und eine spürbare Entlastung der HR- und der Buchhaltungsabteilung.

Warum sich die Investition lohnt

Eine Lohnsoftware lohnt sich für jeden Arbeitgeber – auch für Unternehmen, die ihre Lohnbuchhaltung bisher manuell oder über externe Dienstleister abwickeln. Automatisierte Abläufe reduzieren manuelle Aufgaben und sparen Arbeitszeit, während die Software Eingaben auf Plausibilität prüft und Abrechnungsfehler minimiert. Da doppelte Datenerfassung entfällt, entsteht ein sauberer, zentral verfügbarer Datenbestand, und HR-Kennzahlen sind jederzeit abrufbar. Zugleich bleibt Fachwissen im Unternehmen und wird kontinuierlich aufgebaut.

Fünf Auswahlkriterien für die passende Lohnsoftware

1. Intuitive Bedienung und Programm-Assistenten. 

Ein Lohnabrechnungsprogramm sollte leicht verständlich sein. Intuitive Menüführung, individualisierbare Dialoge und Schritt-für-Schritt-Assistenten reduzieren Schulungsaufwand und Fehler, sodass die Software schneller akzeptiert und produktiv genutzt wird. Wichtig sind dabei Plausibilitätsprüfungen bei Eingaben, ein anpassbares Menü (Customizing) sowie Hilfestellungen bei seltenen oder komplexen Aufgaben.

2. Automatisiertes Melde- und Bescheinigungswesen inklusive GKV-Zertifizierung. 

Die digitale Lohnabrechnung spart viel Zeit bei Meldungen an die Finanzverwaltung und die Sozialversicherungsträger. Eine ITSG-zertifizierte Lohnsoftware erfüllt alle Anforderungen für elektronische Übermittlungen – etwa das automatische Versenden von Entgeltbescheinigungen, die Erstellung von Arbeitsbescheinigungen, den Aufwendungsausgleich nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz sowie die Integration der ELSTER-Schnittstelle für Steuerdaten. Ohne ITSG-Zertifizierung müssten diese Aufgaben manuell erledigt werden – zeitaufwendig und fehleranfällig.

3. Abbildung von Sonderfällen und tariflichen Regelungen. 

In Branchen wie dem Baugewerbe, dem Maler- und Lackiererhandwerk oder dem Garten- und Landschaftsbau gelten spezielle tarifliche Lohnabrechnungen. Eine gute Lohnsoftware berechnet VWL-Leistungen korrekt, verwaltet Urlaubsansparungen und -einlösungen, erstellt elektronische Meldungen und Anträge selbstständig und bildet besondere Branchenanforderungen ab – ohne dass zusätzliche Tools nötig werden.

4. Auswertungen und HR-Reporting. Eine Lohnabrechnungssoftware sollte umfassende HR-Auswertungen ermöglichen: Überblick über Fluktuation, Altersstruktur und Personalkosten, individuelle Reports ohne Programmierkenntnisse, Exportfunktionen etwa nach Excel sowie ein Dashboard zur Visualisierung der wichtigsten HR-Kennzahlen. So lassen sich datenbasierte Entscheidungen treffen und das HR-Controlling effizient gestalten.

5. Kompetenter Support mit schneller Erreichbarkeit. Selbst mit der besten Lohnsoftware haben Nutzerinnen und Nutzer gelegentlich Fragen. Entscheidend sind kurze Reaktionszeiten, ein fachlich kompetentes Support-Team und Hilfestellung bei technischen Problemen – ein guter Support spart Zeit, reduziert Stress und sorgt für die optimale Nutzung der Software.

Weitere Kriterien für den Softwarevergleich

Über diese fünf Kriterien hinaus lohnt sich der Blick auf den Funktionsumfang der Software insgesamt: Sie sollte Löhne und Gehälter zuverlässig berechnen, steuerliche Abgaben und Sozialversicherungsbeiträge korrekt abrechnen, Anwesenheits- und Arbeitszeiten erfassen und die Personalverwaltung – etwa Urlaubs- und Krankheitszeiten sowie Berichte und Analysen – unterstützen. Eine nahtlose Integration in bestehende HR- oder ERP-Systeme sorgt dafür, dass Daten automatisch übertragen werden und manuelle Eingaben entfallen, was das Fehlerrisiko deutlich senkt. Moderne Lohnprogramme bieten zudem oft Self-Service-Portale für Mitarbeitende, über die diese ihre Gehaltsabrechnungen und persönlichen Daten selbst einsehen und verwalten können.

Cloudfähigkeit und mobiler Zugriff sind für viele Unternehmen mittlerweile Standard, ebenso DSGVO-Konformität, Sicherheitsfunktionen wie Zwei-Faktor-Authentifizierung und regelmäßige Sicherheitsupdates. Wer keine eigene Payroll-Abteilung betreiben möchte, sollte zusätzlich auf Outsourcing-Optionen des Anbieters achten.

Anbieter im Vergleich

Beim Vergleich verschiedener Lösungen zeigen sich unterschiedliche Profile.

Suiteify positioniert sich als Anbieter mit Fokus auf DACH-spezifische Compliance. Die Lösung ist wahlweise cloudbasiert oder On-Premises verfügbar und als einzige Lösung nativ in Microsoft Dynamics 365 Business Central integriert, wodurch sich die Lohn- und Gehaltsabrechnung an bestehende ERP-Strukturen anbinden lässt. Ergänzend steht ein Outsourcing-Angebot zur Verfügung, sodass Unternehmen die Lohnabrechnung bei Bedarf vollständig auslagern können, statt eine eigene Payroll-Abteilung zu betreiben. Support leisten dabei Payroll-Expertinnen und -Experten aus der DACH-Region.

Personio punktet mit einer intuitiven Benutzeroberfläche und starken HR-Funktionen rund um Recruiting und Personalverwaltung. Die Payroll-Funktionen sind dagegen bislang eher für kleinere Teams ohne komplexe Anforderungen ausgelegt – wer umfangreiche tarifliche Sonderfälle oder eine tiefe ERP-Integration benötigt, stößt hier schneller an Grenzen.

Sage Business Cloud Lohn bringt langjährige Markterfahrung und eine gute Integration in andere Sage-Produkte mit, etwa in die Buchhaltung. Die Benutzeroberfläche wirkt im Vergleich zu jüngeren Lösungen jedoch weniger modern und teilweise komplex in der Bedienung.

Anbieter Cloud / On-Premises Integration Preis-Leistung Besonderheit
Suiteify Beides möglich Microsoft Dynamics 365, DATEV u. a. ⭐⭐⭐⭐⭐ Native Payroll-Integration für Dynamics 365
Personio Cloud HR-first ⭐⭐⭐☆ Starker Recruiting-Fokus
Sage Beides möglich ERP, Buchhaltung ⭐⭐⭐☆ Lange Marktpräsenz

Suiteify punktet im Anbietervergleich vor allem mit dem Zusammenspiel aus starker Payroll-Funktionalität, wahlweise Integration in die eigenen Suiteify-Lösungen für HR, Finance und ERP, lokaler DACH-Expertise und flexiblen Outsourcing-Angeboten. Die native Anbindung an Microsoft Dynamics 365 Business Central macht die Lösung zudem für KMU mit entsprechender ERP-Infrastruktur interessant, da sich HR- und ERP-Systeme so ohne zusätzliche Schnittstellen verbinden lassen und der manuelle Aufwand bei der Datenübertragung sinkt. 

Typische Stolperfallen bei der Auswahl

Bei der Auswahl einer Lohnabrechnungssoftware lauern immer wieder dieselben Stolperfallen. Eine fehlende Integration in bestehende HR- Finance- oder ERP-Systeme führt zu ineffizienten Arbeitsabläufen und erhöhtem manuellem Aufwand – die Softwarelösung sollte deshalb über entsprechende Schnittstellen verfügen oder – noch besser – nativ integriert sein. Eine zu starre oder komplizierte Bedienung schreckt Anwender ab und erschwert die Einarbeitung; eine intuitive Oberfläche steigert dagegen die Akzeptanz im Unternehmen. Mangelnde Rechtssicherheit bei GoBD und DSGVO kann zu rechtlichen Problemen und empfindlichen Strafen führen, weshalb Anbieter regelmäßige Updates bereitstellen sollten. Und ein Support, der nur schwer erreichbar oder ausschließlich englischsprachig ist, erschwert gerade im DACH-Raum die schnelle Problemlösung.

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Fazit

Eine digitale Lohnabrechnung spart Zeit, minimiert Fehler, ermöglicht HR-Auswertungen und unterstützt rechtssichere, effiziente Prozesse. Bei der Auswahl der richtigen Lohnsoftware zählen neben den Funktionen auch Hersteller, Bedienbarkeit und Service. Testzugänge, Demos oder Webinare vermitteln einen praxisnahen Eindruck, bevor die Entscheidung fällt. Wer zusätzlich auf Integration, Rechtssicherheit und erreichbaren Support achtet und die Einführung strukturiert mit Status-quo-Analyse, Pilotphase und Mitarbeiterschulung angeht, legt den Grundstein für eine zukunftssichere Lohnbuchhaltung.

Häufige Fragen zur Auswahl einer Lohnsoftware

Worauf sollten Unternehmen bei der Auswahl einer Lohnsoftware am meisten achten? 

Besonders relevant sind eine intuitive Bedienung mit Programm-Assistenten, ein automatisiertes Melde- und Bescheinigungswesen mit ITSG-Zertifizierung, die Abbildung von Sonderfällen und tariflichen Regelungen, umfassende Auswertungen und HR-Reporting sowie ein kompetenter, gut erreichbarer Support.

Was bringt eine ITSG-Zertifizierung konkret? 

Eine ITSG-zertifizierte Lohnsoftware erfüllt alle Anforderungen für elektronische Übermittlungen an die Finanzverwaltung und die Sozialversicherungsträger, etwa beim automatischen Versand von Entgelt- und Arbeitsbescheinigungen oder DEÜV-Meldungen. Ohne diese Zertifizierung müssten solche Aufgaben manuell erledigt werden, was zeitaufwendig und fehleranfällig ist.

Welche Rolle spielt die Integration in HR- und ERP-Systeme? 

Eine Integration sorgt dafür, dass Daten automatisch übertragen werden und manuelle Eingaben entfallen. Das spart Zeit und senkt das Fehlerrisiko.

Wie unterscheiden sich Suiteify, Personio und Sage Business Cloud Lohn?

Suiteify überzeugt mit umfassender Payroll-Funktionalität mit optionaler nativer Integration in Suiteify-Lösungen für HR, Finance und ERP, DACH-Expertise und flexiblen Outsourcing-Angeboten. Personio hat eine intuitive Oberfläche, richtet seinen Fokus jedoch stärker auf HR-Funktionen, als auf Payroll. Sage Business Cloud Lohn bringt langjährige Markterfahrung und eine gute Anbindung an andere Sage-Produkte mit, wirkt in der Bedienung jedoch weniger modern.

Kann man die Lohnabrechnung auch komplett auslagern, statt eine eigene Softwarelösung zu betreiben? 

Ja. Anbieter wie Suiteify bieten Outsourcing-Angebote an, bei denen Unternehmen ihre Lohnabrechnung an externe Spezialisten übergeben. Das lohnt sich vor allem für Unternehmen ohne eigene Payroll-Abteilung.

Welche typischen Fehler sollten Unternehmen bei der Softwareauswahl vermeiden? 

Häufige Fallstricke sind eine fehlende Integration in bestehende Systeme, eine zu starre oder komplizierte Bedienung, mangelnde Rechtssicherheit bei GoBD und DSGVO sowie ein Support, der schwer erreichbar oder nicht in der lokalen Sprache verfügbar ist.

Wie läuft die Einführung einer neuen Lohnsoftware idealerweise ab? 

Bewährt hat sich ein Vorgehen in fünf Schritten: Status quo analysieren, Anforderungen definieren, Anbieter anhand von Integration, Support und Preis-Leistungs-Verhältnis vergleichen, eine Pilotphase mit ausgewählten Mitarbeitenden einplanen und die Belegschaft durch Schulungen sowie begleitendes Change-Management auf die Umstellung vorbereiten.

Sondermeldung 57 an die DRV - vor Rentenbeginn und bei Scheidungen erforderlich
HR & Payroll

Sondermeldung 57 an die DRV - vor Rentenbeginn und bei Scheidungen erforderlich

Im betrieblichen Alltag haben Arbeitgeber regelmäßig mit den Meldungen zur Sozialversicherung zu tun. Ob An- oder Abmeldung, Jahres- oder Unterbrechungsmeldung – viele dieser Datenübermittlungen erfolgen routinemäßig. Die Gesonderte Meldung mit dem Meldegrund 57, kurz: GML57, stellt jedoch so manchen Lohnbuchhalter vor ein Rätsel. Dieser Artikel erklärt, was es mit dieser Meldung auf sich hat.

5 Min. Lesezeit

Zweck der Sondermeldung 57: Meldung des beitragspflichtigen Entgelts

Mit der Gesonderten Meldung 57 meldet der Arbeitgeber auf Anforderung der Deutschen Rentenversicherung (DRV) die seit der letzten Jahresmeldung ausgezahlten, beitragspflichtigen Einnahmen der Arbeitnehmer. Diese besondere Meldung ist in zwei Fällen erforderlich:

  • Bevorstehender Renteneintritt: Steht ein Arbeitnehmer kurz vor der Rente, berechnet die Deutsche Rentenversicherung Bund die künftige Rente auf der Grundlage des letzten Einkommens. Anhand der mit der Sondermeldung 57 gemeldeten Werte rechnet die Rentenversicherung das voraussichtliche Einkommen bis zum Renteneintritt hoch. Aus dieser Summe ermittelt sie die Höhe der Rentenzahlung. Die Gesonderte Meldung mit dem Meldegrund 57 gewährleistet somit einen nahtlosen Übergang vom Erwerbsleben in den Rentenbezug.
  • Scheidung: Lässt sich ein Arbeitnehmer scheiden, führt das Familiengericht in vielen Fällen einen Versorgungsausgleich durch, um die während der Ehe erworbenen Rentenanwartschaften gerecht zwischen den Ehepartnern aufzuteilen. Dabei sind auch die im laufenden Jahr entstandenen Rentenanwartschaften relevant. Deshalb benötigt das Familiengericht die aktuellen Werte seit der letzten Jahresmeldung.

Kurz erklärt: Sondermeldung 57

Die Gesonderte Meldung mit dem Meldegrund 57 wurde im Jahr 2008 eingeführt. Sie basiert auf § 194 Abs. 1 SGB VI. Der Arbeitgeber gibt in der Regel eine Jahresmeldung im DEÜV-Verfahren ab, mit der er die gezahlten Entgelte bestätigt.

Die Sondermeldung 57 schließt die Lücke zwischen der letzten DEÜV-Meldung und den aufgelaufenen beitragspflichtigen Einnahmen bis zum Zeitpunkt der Sondermeldung. Falls für das vergangene Jahr noch keine Jahresmeldung abgegeben wurde, ist im Zuge der Sondermeldung auch die Jahresmeldung einzureichen.

Die Gesonderte Meldung mit dem Meldegrund 57 enthält insbesondere die Zeiträume, in denen der Arbeitnehmer beschäftigt war, sowie die in dieser Zeit bezogenen beitragspflichtigen Einnahmen.

So erreicht die Anforderung der Sondermeldung 57 den Arbeitgeber

  • In den meisten Fällen fordert die Deutsche Rentenversicherung den Arbeitgeber zur Abgabe der Sondermeldung 57 auf. Dies gilt auch in Scheidungsfällen, da das Familiengericht die Sozialversicherungsträger um die Abgabe der Sondermeldung 57 ersucht.
  • Aber auch ein Arbeitnehmer, der kurz vor dem Rentenbezug steht, kann vom Arbeitgeber die Abgabe der Meldung verlangen. Entscheidend ist in diesem Fall, dass der Arbeitnehmer die Rentenversicherung im Rahmen seines Rentenantrags bis zum Zeitpunkt des Renteneintritts zur Hochrechnung der Beiträge veranlasst. Andernfalls wirkt sich die Sondermeldung 57 nicht auf seine Rentenbezüge aus.

Seit 2017 gibt es das maschinelle Verfahren rvBEA, mit dem die DRV die Sondermeldung 57 elektronisch beim Arbeitgeber anfordert. Voraussetzung hierfür ist, dass sich der Arbeitgeber für das Verfahren registriert hat – dann erhält er die Anforderung über die entsprechende Schnittstelle in seiner Entgeltabrechnungssoftware.

Alternativ fordert die Rentenversicherung den Arbeitgeber per Vordruck mit dem Formular R250 zur Abgabe der Gesonderten Meldung auf. Dies kommt insbesondere beim Versorgungsausgleich im Rahmen einer Ehescheidung vor.

Ob elektronische Anforderung oder Vordruck: In jedem Fall enthält die Aufforderung eine genaue Angabe, auf welchen Zeitraum sich die Sondermeldung 57 beziehen soll.

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So geben Arbeitgeber die Meldung ab

Wenn der Arbeitgeber eine Lohnsoftware verwendet, die die elektronische Abgabe der Gesonderten Meldung mit Grund 57 unterstützt, ist folgendermaßen vorzugehen:

Schritt 1: Registrierung bei der Deutschen Rentenversicherung (DRV)

Um am elektronischen Meldeverfahren teilnehmen zu können, muss sich der Arbeitgeber bei der DRV registrieren lassen. Die Registrierung für die Sondermeldung 57 erfolgt über die eingesetzte Lohnsoftware und wird in der Regel mit der nächsten Entgeltabrechnung durchgeführt. Hat ein Unternehmen mehrere Betriebsstätten, muss jede Betriebsstätte separat angemeldet werden.

Schritt 2: Wöchentlicher Abruf von Anforderungen

Mit der Registrierung für das elektronische Verfahren verpflichten sich Arbeitgeber, etwaige Anforderungen einmal wöchentlich über ihre Lohnsoftware abzurufen.

Schritt 3: Durchführung der Gesonderten Meldung 57

  • Erhält der Arbeitgeber die Aufforderung zur Sondermeldung 57, muss er das beitragspflichtige Arbeitsentgelt seit der letzten Jahresmeldung übermitteln, einschließlich etwaiger beitragspflichtiger Einmalzahlungen. Das beitragspflichtige Arbeitsentgelt ist auf die Beitragsbemessungsgrenze in der gesetzlichen Rentenversicherung begrenzt. Beitragsfreie Teile bleiben unberücksichtigt, zum Beispiel Aufstockungsbeträge bei Altersteilzeit oder die steuerfreie Erstattung von Auslagen.
  • Mit der Sondermeldung 57 können nur Entgelte gemeldet werden, die noch nicht im Rahmen einer früheren Meldung übermittelt wurden. Sie wirkt ähnlich wie eine Jahresmeldung, jedoch für einen verkürzten Zeitraum, der von der DRV vorgegeben wird.
  • Die Sondermeldung 57 kann frühestens drei Monate vor Renteneintritt, also mit der viertletzten Entgeltabrechnung, abgegeben werden.
  • Ist der Arbeitgeber nicht für das elektronische Verfahren registriert, schickt ihm die Deutsche Rentenversicherung das Formular R250 per Post zu. Dieses ist manuell auszufüllen und an die DRV zurückzusenden.
  • Die Sondermeldung 57 ist auch für Arbeitsverhältnisse im Übergangsbereich sowie für Minijobs einzureichen. Private Arbeitgeber von Minijobbern lassen die Meldung durch die Minijob-Zentrale vornehmen.

Sondermeldung 57 mit Lohnsoftware durchführen

Mit der Lohnabrechnungssoftware von Suiteify können Arbeitgeber die Gesonderte Meldung mit Grund 57 mit einem hohen Automatisierungsgrad abgeben und dadurch Zeit sparen. Dazu gehen sie wie folgt vor:

  • Registrierung: Mit dem Suiteify Modul Elektronisches Bescheinigungswesen meldet sich der Arbeitgeber für das elektronische Verfahren an. Hierzu passt er die Einstellungen für das rvBEA-Verfahren an.
  • Abruf der Anforderungen: Über das MeldeCenter der Lohnsoftware ruft der Arbeitgeber einmal wöchentlich die aktuellen Anforderungen einer Sondermeldung 57 ab.
  • Erzeugung der Sondermeldung 57: Wurde eine Gesonderte Meldung mit Grund 57 angefordert, erstellt die Software die entsprechende Meldung automatisch mit der nächsten Lohnabrechnung. Ist dies nicht möglich, erfolgt eine Rückmeldung an die DRV mit Angabe des Hinderungsgrundes.

Auch ohne Registrierung unterstützt die Suiteify Payroll DE classic den Arbeitgeber bei der Abgabe im Papierverfahren. So kann er die GML57 im MeldeCenter der Anwendung erstellen und sie entweder per Post versenden oder mit Hilfe des Erweiterungsmoduls Monats-DEÜV über die Software versenden.

Elektronische Meldung oder Papierformular?

Die Sondermeldung 57 kann grundsätzlich auch in Papierform abgegeben werden – aber nur ausnahmsweise. Seit dem 1. Juli 2021 ist das elektronische Verfahren für alle Arbeitgeber verpflichtend, und die Meldung muss im Regelfall elektronisch über die Lohnsoftware oder eine Ausfüllhilfe an die Deutsche Rentenversicherung übermittelt werden.

Eine Abgabe in Papierform ist nur möglich, wenn der Arbeitgeber nicht am elektronischen Verfahren teilnimmt oder aus technischen Gründen daran gehindert ist.

Für Arbeitgeber empfiehlt sich klar das elektronische Verfahren, das insbesondere in Kombination mit einer leistungsfähigen Lohnsoftware erhebliche Vorteile bietet:

  • Automatisierte Verarbeitung auf Basis der in der Lohnsoftware hinterlegten Daten
  • Wegfall manueller Formulare, was Zeit spart und den Aufwand reduziert
  • Niedrigere Kosten durch automatisierte Routineprozesse
  • Weniger Fehler dank automatischer Ermittlung der relevanten Angaben
Lohnabrechnung im internationalen Vergleich: Was deutsche Unternehmen lernen können
HR & Payroll

Lohnabrechnung im internationalen Vergleich: Was deutsche Unternehmen lernen können

Die Lohnabrechnung ist ein zentraler Bestandteil des Personalmanagements und variiert weltweit erheblich. Deutsche Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre Prozesse kontinuierlich zu optimieren, um effizient und gesetzeskonform zu arbeiten. Ein Blick über die Landesgrenzen hinweg kann dabei wertvolle Erkenntnisse liefern.

5 Min. Lesezeit

Einleitung

Die Lohnabrechnung ist ein zentraler Bestandteil des Personalmanagements und variiert weltweit erheblich. Deutsche Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre Prozesse kontinuierlich zu optimieren, um effizient und gesetzeskonform zu arbeiten. Ein Blick über die Landesgrenzen hinweg kann dabei wertvolle Erkenntnisse liefern. Es ist wichtig, die erforderlichen Angaben in der Lohnabrechnung zu berücksichtigen, da diese grundlegende Informationen enthalten, die für die Erstellung einer korrekten Gehaltsabrechnung unerlässlich sind und von den gesetzlichen Vorgaben abhängen. In diesem Beitrag beleuchten wir, wie die Lohnabrechnung in anderen Ländern gehandhabt wird und welche Best Practices deutsche Unternehmen daraus ableiten können.

Die Vielfalt der Lohnabrechnungspraktiken weltweit zeigt, wie unterschiedlich die Herangehensweisen an diese komplexe Aufgabe sein können. In vielen Ländern wird die Lohnabrechnung nicht nur als eine buchhalterische Pflicht angesehen, sondern als ein strategischer Bestandteil des Personalmanagements, der erheblichen Einfluss auf die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung hat. Die Digitalisierung spielt hierbei eine entscheidende Rolle, da viele Unternehmen auf moderne Payroll-Software und automatisierte Prozesse setzen, um die Effizienz zu steigern und Fehler zu minimieren.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Einhaltung der lokalen Gesetze und Vorschriften, die sich von Land zu Land stark unterscheiden können. Dies umfasst nicht nur steuerliche Aspekte, sondern auch die Berücksichtigung von Sozialabgaben und anderen verpflichtenden Beiträgen. Unternehmen, die international tätig sind, müssen sich daher intensiv mit den jeweiligen gesetzlichen Rahmenbedingungen auseinandersetzen, um Compliance-Risiken zu vermeiden. Verschiedene Faktoren wie individuelle Merkmale der Mitarbeiter und externe Regularien beeinflussen die Berechnung von Steuern und Sozialabgaben erheblich.

Zusätzlich zu den gesetzlichen Anforderungen müssen Unternehmen auch kulturelle Unterschiede in den Arbeitsbeziehungen berücksichtigen. In einigen Ländern wird beispielsweise großer Wert auf flexible Arbeitszeitmodelle gelegt, während in anderen eher traditionelle Strukturen vorherrschen. Diese Unterschiede können sich auch auf die Gestaltung der Lohnabrechnung auswirken und erfordern eine angepasste Herangehensweise.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Lohnabrechnung im internationalen Kontext eine vielschichtige Herausforderung darstellt, die sowohl technisches Know-how als auch ein tiefes Verständnis der kulturellen und rechtlichen Besonderheiten erfordert. Deutsche Unternehmen können von den Erfahrungen und Praktiken anderer Länder profitieren, indem sie bewährte Methoden übernehmen und an ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen.

1. Komplexität der Lohnabrechnung in Deutschland

Deutschland verfügt über ein hochreguliertes System mit zahlreichen gesetzlichen Vorgaben. Arbeitgeber müssen neben dem Bruttolohn diverse Sozialabgaben und Steuern berücksichtigen. Das Bruttogehalt dient dabei als Grundlage für die Berechnung der Sozialabgaben und Steuern. Die durchschnittlichen Arbeitskosten im verarbeitenden Gewerbe lagen 2022 bei 44 Euro pro Stunde und damit deutlich über dem EU-Durchschnitt von 30,50 Euro. Dies zeigt, dass die Lohnabrechnung in Deutschland eine erhebliche finanzielle Belastung für Unternehmen darstellt. Neben den direkten Lohnkosten müssen Arbeitgeber auch die Beitragssätze für die Sozialversicherung, einschließlich Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung, berücksichtigen. Diese Beitragssätze werden regelmäßig angepasst und erfordern eine ständige Aktualisierung der Lohnabrechnungssysteme.

Um die Komplexität zu bewältigen, setzen viele deutsche Unternehmen auf spezialisierte Payroll-Anbieter, die umfassende Serviceleistungen bieten. Diese Anbieter unterstützen bei der Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben und optimieren die Prozesse der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Eine korrekte und termingerechte Zahlung der Gehälter ist dabei von zentraler Bedeutung. Sie bieten verschiedene Dienstleistungen für Angestellte, wie die Verwaltung von Urlaubs- und Krankheitstagen sowie die Bereitstellung von Mitarbeitendenportalen. Die Digitalisierung spielt hierbei eine zentrale Rolle, da moderne Softwarelösungen die Erfassung und Berechnung der Löhne automatisieren und somit die Effizienz steigern. Unternehmen müssen zudem sicherstellen, dass ihre Lohnbuchhaltungssysteme den Anforderungen der DSGVO entsprechen, um den Datenschutz der Mitarbeiterdaten zu gewährleisten.

Ein weiterer Aspekt der Komplexität ist die Berücksichtigung von steuerlichen Besonderheiten wie der Lohnsteuer und der Einkommensteuer. Unternehmen müssen regelmäßig die Steuerklasse der Mitarbeitenden überprüfen und entsprechende Anpassungen in der Lohnabrechnung vornehmen. Die genaue Erfassung und Dokumentation aller relevanten Daten ist dabei von entscheidender Bedeutung. Darüber hinaus sind regelmäßige Schulungen für die Mitarbeitenden in der Lohnbuchhaltung notwendig, um auf dem neuesten Stand der gesetzlichen Änderungen zu bleiben und Fehler in der Abrechnung zu vermeiden.

Insgesamt stellt die Lohnabrechnung in Deutschland eine anspruchsvolle Aufgabe dar, die ein hohes Maß an Fachwissen und technologische Unterstützung erfordert. Die kontinuierliche Weiterbildung der Mitarbeitenden in der Lohnbuchhaltung ist dabei unerlässlich. Unternehmen, die diese Herausforderungen erfolgreich meistern, können von einer erhöhten Mitarbeiterzufriedenheit und einer besseren Einhaltung gesetzlicher Vorgaben profitieren.

2. Was sind Payroll-Services?

Payroll-Services sind Dienstleistungen, die Unternehmen bei der Verwaltung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen unterstützen. Diese Services umfassen weit mehr als nur die Auszahlung von Gehältern. Sie beinhalten auch die Einhaltung lokaler Gesetze und Vorschriften, die Berechnung und Abführung von Steuern und Sozialabgaben sowie die Erstellung detaillierter Gehaltsabrechnungen. Der gesamte Prozess der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist komplex und erfordert präzise Berechnungen und eine genaue Dokumentation, um Fehler zu vermeiden und gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.

Durch die Nutzung von Payroll-Services können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen korrekt und termingerecht durchgeführt werden. Dies reduziert nicht nur den administrativen Aufwand, sondern minimiert auch das Risiko von Compliance-Verstößen. Moderne Payroll-Anbieter bieten oft umfassende Softwarelösungen an, die den gesamten Prozess automatisieren und somit die Effizienz steigern. Unternehmen profitieren von einer verbesserten Genauigkeit und Transparenz in ihren Lohnabrechnungen, was letztlich zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit führt.

Definition: Was versteht man unter dem Begriff Payroll?

Der Begriff Payroll bezieht sich auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung eines Unternehmens. Payroll umfasst den gesamten Prozess der Verwaltung von finanziellen Entschädigungen für die Arbeitsleistung der Mitarbeitenden. Dies schließt die Berechnung und Auszahlung von Löhnen und Gehältern, die Abführung von Steuern und Sozialabgaben sowie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften ein. Ein wesentlicher Bestandteil der Payroll ist die genaue Erfassung und Dokumentation aller relevanten Daten, um sicherzustellen, dass alle Zahlungen korrekt und fristgerecht erfolgen. Die genaue Dokumentation ist besonders wichtig, um die Flexibilität bei der Bereitstellung von Gehaltsabrechnungen zu gewährleisten, sei es in gedruckter Form oder als digitales Dokument, und um die damit verbundenen Vorteile wie Kosten- und Ressourcensparnisse zu nutzen.

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ein zentraler Bestandteil des Personalmanagements und erfordert ein hohes Maß an Genauigkeit und Fachwissen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie alle gesetzlichen Vorgaben einhalten, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Moderne Payroll-Softwarelösungen unterstützen Unternehmen dabei, diese komplexen Prozesse zu automatisieren und zu optimieren, wodurch Fehler reduziert und die Effizienz gesteigert werden.

3. Internationale Ansätze in der Lohnabrechnung

  • USA: Hier sind die Lohnabrechnungsprozesse oft dezentralisiert, wobei Unternehmen häufig spezialisierte Payroll-Dienstleister nutzen. Dies ermöglicht Flexibilität, erfordert jedoch eine genaue Abstimmung mit den Dienstleistern, um Compliance sicherzustellen. Eine genaue Erfassung und Dokumentation aller relevanten Daten ist dabei unerlässlich, um rechtliche Anforderungen zu erfüllen. Unternehmen profitieren von einem breiten Spektrum an Payroll-Software, die auf die spezifischen Anforderungen der US-amerikanischen Arbeitsgesetze zugeschnitten sind. Die Einhaltung der Vorschriften zur Sozialversicherung und der Lohnsteuer ist essenziell, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.
  • Skandinavische Länder: In Ländern wie Schweden oder Dänemark sind digitale Lösungen weit verbreitet. Die enge Verzahnung zwischen Unternehmen und Steuerbehörden ermöglicht automatisierte und effiziente Abrechnungsprozesse. Diese Länder legen großen Wert auf Transparenz und Benutzerfreundlichkeit, was die Lohnabrechnung für Unternehmen und Arbeitnehmer gleichermaßen vereinfacht. Zudem sind die Beitragssätze für Sozialversicherungen klar definiert, was die Berechnungen vereinfacht. Payroll-Service-Anbieter bieten hier verschiedene Dienstleistungen für Angestellte an, wie z.B. die Verwaltung von Urlaubs- und Krankheitstagen sowie die Bereitstellung von Mitarbeitendenportalen.
  • Vereinigtes Königreich: Hier gibt es ein PAYE-System (Pay As You Earn), bei dem Steuern und Sozialabgaben direkt vom Arbeitgeber einbehalten und abgeführt werden. Dies reduziert den administrativen Aufwand für Arbeitnehmer und sorgt für Transparenz. Das System ist stark reguliert und erfordert von den Arbeitgebern eine präzise Erfassung und Abführung der Beiträge. Kontinuierliche Weiterbildung der Mitarbeitenden in der Lohnbuchhaltung ist dabei von großer Bedeutung, um den sich ständig ändernden gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden. Darüber hinaus bietet das Vereinigte Königreich zahlreiche Ressourcen und Unterstützung für Unternehmen, die sich mit den lokalen Lohnabrechnungsanforderungen vertraut machen möchten.

Zusätzlich zu diesen Beispielen gibt es weltweit eine Vielzahl weiterer Ansätze, die von den jeweiligen gesetzlichen Rahmenbedingungen und kulturellen Gegebenheiten geprägt sind. In Asien beispielsweise sind die Lohnabrechnungsprozesse häufig stark von den lokalen Arbeitsgesetzen beeinflusst, die sich von Land zu Land erheblich unterscheiden können. In Australien setzt man auf ein zentrales System zur Verwaltung von Steuern und Sozialabgaben, das den Unternehmen hilft, den administrativen Aufwand zu minimieren. Diese internationalen Ansätze bieten wertvolle Einblicke und Anregungen für deutsche Unternehmen, die ihre Lohnabrechnungsprozesse optimieren möchten.

Wie funktioniert die Lohnabrechnung in anderen Ländern?

Die Lohnabrechnung kann sich von Land zu Land erheblich unterscheiden. In einigen Ländern, wie beispielsweise den USA, gibt es spezifische Vorschriften und Steuern, die auf das Gehalt erhoben werden. Hier müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie alle lokalen Gesetze und Vorschriften einhalten, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Jeder Schritt der Lohnabrechnung, von der Berechnung der Bruttolöhne bis zur Abführung der Steuern, muss genau beachtet werden. In anderen Ländern, wie in vielen skandinavischen Staaten, sind die Prozesse stark digitalisiert und eng mit den Steuerbehörden verknüpft, was die Abrechnung vereinfacht und automatisiert.

In Ländern wie Australien gibt es zentrale Systeme zur Verwaltung von Steuern und Sozialabgaben, die den administrativen Aufwand für Unternehmen erheblich reduzieren. In Asien hingegen variieren die Vorschriften stark von Land zu Land, was eine genaue Kenntnis der lokalen Gesetze erfordert. Unternehmen, die international tätig sind, müssen sich intensiv mit den spezifischen Anforderungen in jedem Land auseinandersetzen, um sicherzustellen, dass ihre Lohnabrechnungen korrekt und gesetzeskonform sind.

4. Lohn und Gehaltsabrechnung

Wie kann die Lohnabrechnung effizient durchgeführt werden?

Die effiziente Durchführung der Lohnabrechnung erfordert den Einsatz geeigneter Tools und Softwarelösungen. In Deutschland stehen Unternehmen zahlreiche spezialisierte Programme zur Verfügung, die den gesamten Prozess der Lohn- und Gehaltsabrechnung automatisieren und optimieren. Bekannte Anbieter wie DATEV, Personio und Gastromatic bieten umfassende Funktionen, die von der automatischen Berechnung von Steuern und Sozialabgaben bis hin zur Erstellung detaillierter Gehaltsabrechnungen reichen.

Ein entscheidender Faktor für die Effizienz ist die Wahl der richtigen Software, die den spezifischen Bedürfnissen des Unternehmens entspricht. Während einige Programme speziell für kleine und mittelständische Unternehmen entwickelt wurden, sind andere besser für größere Unternehmen geeignet. Regelmäßige Updates der Software sind unerlässlich, um sicherzustellen, dass alle Funktionen auf dem neuesten Stand sind und Sicherheitslücken geschlossen werden.

Die Sicherheit der Daten spielt ebenfalls eine zentrale Rolle. Unternehmen müssen sicherstellen, dass alle Daten sicher gespeichert und übertragen werden. Dies kann durch den Einsatz von Verschlüsselungstechnologien und sicheren Servern gewährleistet werden. Moderne Payroll-Softwarelösungen bieten oft integrierte Sicherheitsfunktionen, die den Schutz sensibler Mitarbeiterdaten gewährleisten.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die effiziente Durchführung der Lohnabrechnung durch den Einsatz moderner Softwarelösungen, regelmäßige Updates und strenge Sicherheitsmaßnahmen erreicht werden kann. Dies reduziert nicht nur den administrativen Aufwand, sondern minimiert auch das Risiko von Fehlern und Compliance-Verstößen.

5. Payroll-Anbieter und -Software

Die Anbieterlandschaft für Payroll in Deutschland ist vielfältig und bietet eine breite Palette an Lösungen für Unternehmen jeder Größe und Branche. Bekannte Anbieter wie DATEV, Personio und Gastromatic bieten umfassende Softwarelösungen und Dienstleistungen an, die speziell auf die Bedürfnisse deutscher Unternehmen zugeschnitten sind. Diese Anbieter unterstützen Unternehmen dabei, ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen effizient und korrekt zu verwalten, indem sie moderne Technologien und automatisierte Prozesse nutzen. Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, die Lohn- und Gehaltsabrechnung durch die Nutzung von Payroll-Anbietern zu optimieren, was Zeit und Ressourcen spart.

Was bietet die Anbieterlandschaft für Payroll in Deutschland?

Die Anbieterlandschaft für Payroll in Deutschland bietet eine Vielzahl von Lösungen, die Unternehmen dabei helfen, ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen effizient zu verwalten. Diese Lösungen umfassen sowohl Software als auch Dienstleistungen, die speziell auf die Anforderungen deutscher Unternehmen zugeschnitten sind. Anbieter wie DATEV bieten umfassende Funktionen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung, die die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben erleichtern und die Genauigkeit der Abrechnungen verbessern.

Einige Anbieter bieten auch spezialisierte Lösungen für bestimmte Branchen oder Unternehmensgrößen an. So können Unternehmen die für sie am besten geeignete Lösung auswählen, um ihre spezifischen Bedürfnisse zu erfüllen. Die Nutzung moderner Payroll-Software ermöglicht es Unternehmen, ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen zu automatisieren, was zu einer erheblichen Reduzierung des administrativen Aufwands und einer Verbesserung der Effizienz führt. Durch die Integration dieser Softwarelösungen können Unternehmen zudem von einer besseren Datenanalyse und Berichterstattung profitieren, was zu fundierteren Entscheidungen im Personalmanagement beiträgt.

6. Outsourcing von Lohnabrechnung

Das Outsourcing der Lohnabrechnung bietet Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen, insbesondere in Bezug auf Effizienz und Compliance. Durch die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern können Unternehmen den administrativen Aufwand erheblich reduzieren und gleichzeitig von spezialisiertem Know-how profitieren. Anbieter wie Paychex bieten umfassende Dienstleistungen, die von der Abwicklung der Sozialversicherungsbeiträge bis hin zur Bereitstellung von Mitarbeitendenportalen reichen.

Ein wesentlicher Vorteil des Outsourcings ist die Flexibilität, die es Unternehmen ermöglicht, schnell auf Veränderungen im Unternehmensumfeld zu reagieren, ohne umfangreiche interne Anpassungen vornehmen zu müssen. Externe Dienstleister verfügen über umfassende Kenntnisse der lokalen und internationalen Vorschriften, was das Risiko von Compliance-Verstößen minimiert. Dies ist besonders wichtig in einem sich ständig ändernden rechtlichen Umfeld, in dem regelmäßige Schulungen und Weiterbildungen der Mitarbeitenden erforderlich sind.

Darüber hinaus ermöglicht das Outsourcing den Zugang zu modernster Technologie und automatisierten Prozessen, die die Genauigkeit und Effizienz der Lohnabrechnung verbessern. Unternehmen können sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren, während spezialisierte Dienstleister die komplexen Aufgaben der Lohn- und Gehaltsabrechnung übernehmen.

Insgesamt bietet das Outsourcing der Lohnabrechnung eine effektive Möglichkeit, die Effizienz zu steigern, Compliance-Risiken zu minimieren und Zugang zu spezialisiertem Fachwissen und modernster Technologie zu erhalten. Unternehmen, die diesen Ansatz wählen, können ihre internen Ressourcen auf strategisch wichtigere Aufgaben konzentrieren und gleichzeitig sicherstellen, dass ihre Lohnabrechnungsprozesse korrekt und gesetzeskonform sind.

7. Herausforderungen und Lösungsansätze bei Sozialabgaben

  • Einsatz moderner Payroll-Software: Automatisierte Systeme reduzieren Fehlerquellen und erhöhen die Effizienz. Lösungen wie DATEV bieten umfassende Funktionen zur Lohnabrechnung und erleichtern die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Durch den Einsatz solcher Softwarelösungen können Unternehmen nicht nur Zeit und Ressourcen sparen, sondern auch die Genauigkeit der Lohn- und Gehaltsabrechnungen erheblich verbessern. Diese Anbieter unterstützen Unternehmen dabei, ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen effizient und korrekt zu verwalten, indem sie moderne Technologien und automatisierte Prozesse nutzen. Eine genaue Erfassung und Dokumentation aller relevanten Daten ist dabei unerlässlich, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und die korrekten Beträge zu berechnen. Darüber hinaus ermöglicht die Integration von Payroll-Software eine bessere Datenanalyse und Berichterstattung, was zu fundierteren Entscheidungen im Personalmanagement beiträgt. Die kontinuierliche Weiterentwicklung dieser Softwarelösungen stellt sicher, dass Unternehmen stets auf dem neuesten Stand der Technik bleiben und sich an veränderte gesetzliche Anforderungen anpassen können.
  • Outsourcing von Payroll-Prozessen: Die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern kann den administrativen Aufwand verringern und den Zugang zu spezialisiertem Know-how ermöglichen. Anbieter wie Paychex unterstützen internationale Unternehmen bei der Lohnabrechnung in Deutschland. Einige Anbieter bieten auch spezialisierte Lösungen für bestimmte Branchen oder Unternehmensgrößen an. Diese Dienstleistungen umfassen die Abwicklung von Sozialversicherungsbeiträgen, die Bereitstellung von Mitarbeitendenportalen und die genaue Abrechnung der Angestellten. Durch das Outsourcing können Unternehmen nicht nur von der Expertise der Dienstleister profitieren, sondern auch ihre internen Ressourcen auf strategisch wichtigere Aufgaben konzentrieren. Zudem bietet das Outsourcing die Möglichkeit, flexibel auf Veränderungen im Unternehmensumfeld zu reagieren, ohne dass umfangreiche interne Anpassungen erforderlich sind. Externe Dienstleister verfügen oft über umfassende Kenntnisse der lokalen und internationalen Vorschriften, was das Risiko von Compliance-Verstößen minimiert.
  • Regelmäßige Schulungen und Weiterbildung: Angesichts sich ständig ändernder gesetzlicher Rahmenbedingungen ist es essenziell, dass HR- und Payroll-Mitarbeiter stets auf dem neuesten Stand sind. Regelmäßige Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen helfen dabei, das Wissen der Mitarbeitenden aktuell zu halten und die Qualität der Lohnabrechnungen zu sichern. Durch gezielte Trainings können Mitarbeitende besser auf neue Herausforderungen reagieren und innovative Lösungen entwickeln. Dies stärkt nicht nur die Kompetenz der Mitarbeitenden, sondern trägt auch zur langfristigen Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens bei. Durch die Integration dieser Softwarelösungen können Unternehmen zudem von einer besseren Datenanalyse und Berichterstattung profitieren, was zu fundierteren Entscheidungen im Personalmanagement beiträgt. Die Investition in die Weiterbildung der Mitarbeitenden ist ein entscheidender Faktor, um die Herausforderungen der digitalen Transformation erfolgreich zu meistern.

8. Integration von Best Practices

Die Integration internationaler Best Practices erfordert Anpassungen an nationale Gegebenheiten. Wichtige Aspekte sind dabei:​

  • Datenschutz: Die DSGVO stellt hohe Anforderungen an den Umgang mit Mitarbeiterdaten. Unternehmen müssen sicherstellen, dass alle personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit den Datenschutzrichtlinien verarbeitet werden. Dies beinhaltet die Implementierung strenger Sicherheitsmaßnahmen und regelmäßiger Datenschutzschulungen für Mitarbeitende, um Datenlecks und Missbrauch zu verhindern. Payroll-Service-Anbieter bieten verschiedene Dienstleistungen für Angestellte an, um sicherzustellen, dass alle relevanten Daten korrekt erfasst und dokumentiert werden.
  • Kulturelle Unterschiede: Arbeitszeitmodelle und Vergütungsstrukturen variieren international und müssen berücksichtigt werden. Unternehmen sollten sich intensiv mit den kulturellen Besonderheiten der Länder auseinandersetzen, in denen sie tätig sind. Dies kann durch interkulturelle Trainings und den Austausch mit lokalen Experten unterstützt werden, um ein tiefes Verständnis für die Erwartungen und Bedürfnisse der Mitarbeitenden zu entwickeln. Die kontinuierliche Weiterbildung der Mitarbeitenden in der Lohnbuchhaltung ist entscheidend, um den sich ständig ändernden gesetzlichen Vorgaben und technologischen Entwicklungen gerecht zu werden.
  • Technologische Infrastruktur: Nicht alle digitalen Lösungen sind problemlos in bestehende Systeme integrierbar. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre IT-Infrastruktur so zu gestalten, dass sie flexibel genug ist, um neue Technologien zu integrieren. Dies erfordert Investitionen in moderne Softwarelösungen und die Schaffung einer digitalen Unternehmenskultur, die Innovation fördert und Mitarbeitende dazu ermutigt, neue Tools und Prozesse zu adaptieren.

Zusätzlich zu diesen Herausforderungen müssen Unternehmen auch die kontinuierliche Weiterbildung ihrer Mitarbeitenden sicherstellen, um den sich ständig ändernden gesetzlichen Vorgaben und technologischen Entwicklungen gerecht zu werden. Der Aufbau einer Lohnabrechnung umfasst grundlegende gemeinsame Elemente und einen identischen Ablauf, unabhängig von der verwendeten Software. Eine enge Zusammenarbeit mit Payroll-Spezialisten kann dabei helfen, die Komplexität der internationalen Lohnabrechnung zu meistern und gleichzeitig die Effizienz und Genauigkeit der Prozesse zu verbessern. Durch den Einsatz von fortschrittlichen Payroll-Programmen und die Implementierung von Best Practices können Unternehmen ihre Lohnabrechnungsprozesse optimieren und sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.

Fazit

Der internationale Vergleich zeigt, dass es vielfältige Ansätze in der Lohnabrechnung gibt, von denen deutsche Unternehmen profitieren können. Durch den gezielten Einsatz moderner Technologien, die Zusammenarbeit mit spezialisierten Dienstleistern und kontinuierliche Weiterbildung können Prozesse optimiert und den steigenden Anforderungen des Marktes gerecht werden.

Die Integration internationaler Best Practices in die Lohnabrechnung kann nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch die Genauigkeit und Transparenz der Prozesse verbessern. Unternehmen, die auf innovative Payroll-Software setzen, profitieren von automatisierten Berechnungen und einer besseren Datenverwaltung, was zu einer Reduzierung von Fehlern und einer Erhöhung der Datensicherheit führt. Dies ist besonders wichtig im Hinblick auf die Einhaltung der DSGVO-Richtlinien, die den Schutz personenbezogener Daten gewährleisten.

Darüber hinaus ermöglicht die Zusammenarbeit mit erfahrenen Payroll-Anbietern den Zugang zu spezialisiertem Fachwissen und globalen Netzwerken, die bei der Bewältigung internationaler Herausforderungen hilfreich sind. Diese Dienstleister bieten umfassende Unterstützung bei der Einhaltung lokaler Vorschriften und der Anpassung an kulturelle Unterschiede, was für den Erfolg internationaler Geschäfte entscheidend ist.

Regelmäßige Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen sind ebenfalls von großer Bedeutung, um sicherzustellen, dass Mitarbeitende in der Lohnbuchhaltung stets über die neuesten gesetzlichen Änderungen und technologischen Entwicklungen informiert sind. Dies stärkt nicht nur ihre Fähigkeiten, sondern trägt auch zur Innovationsfähigkeit des Unternehmens bei.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass deutsche Unternehmen durch die Umsetzung internationaler Best Practices in der Lohnabrechnung ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern und gleichzeitig die Zufriedenheit ihrer Mitarbeitenden erhöhen können. Die Kombination aus technologischem Fortschritt, strategischer Partnerschaft und kontinuierlicher Weiterbildung bildet die Grundlage für eine erfolgreiche und zukunftssichere Lohn- und Gehaltsabrechnung. Zudem ist es die Verantwortung des Arbeitgebers, die Lohnsteuerbescheinigung fristgerecht auszustellen und an das Finanzamt zu übermitteln, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.

Energiepreispauschale 300 Euro: Anspruch, Auszahlung & Steuer
HR & Payroll

Energiepreispauschale 300 Euro: Anspruch, Auszahlung & Steuer

Die Bundesregierung beschließt eine Energiepreispauschale (EPP) in Höhe von 300 Euro. Damit sollen Arbeitnehmer*innen in Deutschland steuerlich entlastet werden, um die stark gestiegenen Energiekosten abzufedern.

5 Min. Lesezeit

Was ist die Energiepreispauschale (EPP)?

Die Energiepreispauschale ist eine einmalige Zahlung in Höhe von 300 Euro brutto. Ziel der Maßnahme ist es, alle einkommensteuerpflichtigen Erwerbstätigen in Deutschland finanziell zu entlasten.

Wer hat Anspruch auf die 300 Euro?

Anspruch auf die Energiepreispauschale haben grundsätzlich alle Arbeitnehmer*innen, die in Deutschland unbeschränkt einkommensteuerpflichtig sind. Dazu gehören:

  • sozialversicherungspflichtig Beschäftigte,
  • geringfügig Beschäftigte (Minijobber*innen),
  • Selbständige und Gewerbetreibende.

Wie erfolgt die Auszahlung der Energiepreispauschale?

Die Auszahlung an Arbeitnehmer*innen erfolgt in der Regel über den Arbeitgeber mit der Lohnabrechnung. Für Selbständige und Gewerbetreibende wird die Entlastung über die Herabsetzung der Einkommensteuer-Vorauszahlung berücksichtigt.

Muss die Energiepreispauschale versteuert werden?

Ja, die 300 Euro Energiepreispauschale unterliegt der Einkommensteuerpflicht. Sie wird jedoch nicht auf Sozialversicherungsbeiträge angerechnet. Das bedeutet: Arbeitnehmer*innen müssen die Zahlung in ihrer Steuererklärung angeben, profitieren aber dennoch von einer spürbaren Entlastung.

Fazit

Die Energiepreispauschale 2022 ist ein zentraler Bestandteil des Steuerentlastungspakets der Bundesregierung. Mit der Einmalzahlung von 300 Euro sollen Arbeitnehmer*innen in Deutschland schnell und unkompliziert finanziell unterstützt werden.

Neue Verdiensterhebung seit 2022 – was Unternehmen wissen müssen
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Neue Verdiensterhebung seit 2022 – was Unternehmen wissen müssen

Die Verdiensterhebung (VE) ersetzt seit Januar 2022 die bisherigen vierteljährliche Verdiensterhebung (VVE) und die alle vier Jahre stattfindende Verdienststrukturerhebung (VSE). Ziel ist, aktuellere und umfassendere Daten über Löhne und Gehälter zu gewinnen – relevant für Wirtschaft, Politik und Unternehmen.

5 Min. Lesezeit

Was ist die Verdiensterhebung (VE)?

Seit Januar 2022 wird die Verdiensterhebung monatlich durchgeführt. Sie fasst VVE und VSE zusammen und liefert aktuellere Daten zu Verdienstniveaus, Arbeitszeiten und Geschlechterunterschieden.
Statistisches Bundesamt

Wer ist meldepflichtig?

Betriebe mit mindestens einem sozialversicherungspflichtigen Beschäftigten können aus einer repräsentativen Stichprobe ausgewählt werden. Die Stichprobe umfasst deutschlandweit bis zu 58.000 Betriebe.

Meldefrist & Verfahren zur Übermittlung

  • Erhebungszeitraum beginnt beim jeweiligen Berichtsmonat (z. B. April, Mai etc.) – Meldefrist ist in vielen Landesämtern der 10. Tag des Folgemonats.
  • Meldung erfolgt elektronisch via IDEV oder eSTATISTIK.core.

Was wird erhoben – Merkmale & Inhalte

Erhoben werden u. a.:

  • Bruttomonatsverdienste und bezahlte Arbeitsstunden
  • Demografische Merkmale wie Geschlecht, Geburtsdatum, Beschäftigungsbeginn
  • Tarifbindung, Mindestlohnbetroffenheit, Verdienstunterschiede Frauen vs. Männer

Bedeutung für Unternehmen

Unternehmen sollten prüfen, ob sie zur Meldepflicht gehören und ihre Lohnabrechnung so organisieren, dass stichhaltige Daten bereitstehen. Viele Softwarelösungen bieten Schnittstellen zur automatischen Extraktion der notwendigen Angaben. So lassen sich Aufwand und Fehlerquellen minimieren.

Fazit

Die neue monatliche Verdiensterhebung liefert deutlich aktuellere Daten als ihre Vorgänger. Für Unternehmen heißt das: Statistikmeldungen sind nicht mehr nur alle vier Jahre oder vierteljährlich wichtig, sondern regelmäßiger Bestandteil. Frühzeitige Vorbereitung (Datenpflege, Software) ist der Schlüssel zur rechtskonformen Erfüllung.

Quellen

‍‍Destatis: Verdiensterhebung (Erklärung)

‍‍Statistik Nord: Erhebungsinformationen zur Verdiensterhebung‍‍

IHK Limburg: Bundesweite Einführung der neuen Verdiensterhebung‍‍

Amt für Statistik Berlin-Brandenburg: Meldedokumentation Verdiensterhebung (PDF)

Unterjährige Gehaltserhöhung und Kurzarbeit: Wie Sie das Jahresarbeitsentgelt ermitteln
HR & Payroll

Unterjährige Gehaltserhöhung und Kurzarbeit: Wie Sie das Jahresarbeitsentgelt ermitteln

Das regelmäßige Jahresarbeitsentgelt (JAE) ist ausschlaggebend für die Entscheidung, ob für Beschäftigte Ver­siche­rungs­pflicht oder -freiheit in der Kranken- und Pflegeversicherung besteht. Arbeitgeber müssen das JAE daher im Blick behalten. Dieser Beitrag erläutert, woraus sich das Jahresarbeitsentgelt zusammensetzt und wie sich Entgeltveränderungen, etwa durch eine unterjährige Gehaltserhöhung oder Kurzarbeit, auswirken.

5 Min. Lesezeit

Verdient ein Arbeitnehmer Monat für Monat das gleiche Gehalt, lässt sich das Jahresarbeitsentgelt einfach prüfen und feststellen. Etwas schwieriger gestaltet sich die Situation jedoch, wenn besondere Umstände wie eine unterjährige Gehaltserhöhung oder Kurzarbeit hinzukommen.

Warum müssen Arbeitgeber das Jahresarbeitsentgelt feststellen?

Das Jahresarbeitsentgelt ist die entscheidende Bezugsgröße für die Beurteilung, ob ein Arbeitnehmer in der gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung versicherungspflichtig ist. Überschreitet das regelmäßige Einkommen eines Beschäftigten die Jahresarbeitsentgeltgrenze, so endet die Versicherungspflicht. In der Folge kann der Arbeitnehmer selbst entscheiden, ob er freiwillig in der gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung versichert bleiben oder in eine private Krankenversicherung wechseln möchte.

Jahresarbeitsentgelt: Als Jahresarbeitsentgelt (JAE) bezeichnet man das regelmäßige Arbeitsentgelt eines Arbeitnehmers, hochgerechnet auf ein ganzes Kalenderjahr.

Jahresarbeitsentgeltgrenze: Die JAE-Grenze definiert eine Schwelle, deren Überschreiten für Arbeitnehmer das Ende der Versicherungspflicht bedeutet. Sie liegt im Jahr 2022 bei 64.350 Euro und wird jährlich neu festgesetzt. Ist das Jahresarbeitsentgelt höher als die Jahresarbeitsentgeltgrenze, tritt mit dem nächsten Kalenderjahr Versicherungsfreiheit ein.

Aus welchen Bestandteilen setzt sich das JAE zusammen?

Bestandteile des Jahresarbeitsentgelts sind alle Arten von Einnahmen, die der Arbeitnehmer regelmäßig erhält und die im Sinne von § 14 Abs. 1 SGB IV als Arbeitsentgelt zählen. Davon ausgenommen sind bestimmte Entgeltbestandteile, die steuerfrei ausgezahlt werden (s. folgende Übersicht).

Bestandteil des JAE

Nicht Bestandteil des JAE
  • Einkünfte aus mehreren Beschäftigungen
  • Feste, pauschale Abgeltung von Überstunden
  • Sachbezüge, soweit sie regelmäßig geleistet werden und nicht steuerfrei sind
  • Zuschuss zu vermögenswirksamen Leistungen
  • Regelmäßig geleistete Einmalzahlungen (mind. einmal pro Jahr, z. B. Weihnachts-/Urlaubsgeld)
  • Einkommen aus einem ersten Minijob
  • Einkünfte, die nicht mit der aktuellen Tätigkeit zusammenhängen (z. B. Renten, Mieten, Unterhaltsleistungen)
  • Überstundenvergütungen
  • Variable Entgeltbestandteile
  • Heirats- und Geburtsbeihilfen
  • Urlaubsabgeltungen für nicht genommenen Urlaub
  • Belegschaftsrabatte

Beispiel: Ein Arbeitnehmer erhält ein monatliches Bruttoentgelt von 5.250 Euro, eine monatliche Überstundenpauschale von 300 Euro, im November ein halbes Monatsgehalt als Weihnachtsgeld, und hat monatlich 1.000 Euro Mieteinkünfte. Um das Jahresarbeitsentgelt zu ermitteln, rechnet der Arbeitgeber folgendermaßen:

JAE = (5.250 Euro + 300 Euro) x 12 + 2.625 Euro = 69.225 Euro

Die Mieteinkünfte zählen nicht in das Jahresarbeitsentgelt hinein. Es überschreitet die Jahresarbeitsentgeltgrenze von 64.350 Euro. Ist dies auch im kommenden Jahr der Fall, besteht ab dem nächsten Jahr Versicherungsfreiheit.

Bei einem schwankenden Monatsgehalt, etwa bei der Arbeit auf Stundenlohnbasis, muss ein durchschnittliches Jahresarbeitsentgelt berechnet werden.

Was ist eine vorausschauende Betrachtung des Jahresarbeitsentgelts?

Für die Bewertung des Jahresarbeitsentgelts ist nicht die aktuelle Gehaltssituation ausschlaggebend. Vielmehr geht es darum, das künftige Entgelt in den kommenden zwölf Monaten vorausschauend zu betrachten. Dabei bezieht man das aktuelle Einkommen sowie die Entwicklungen der folgenden zwölf Monate ein, die bei einem normalen Verlauf zu erwarten sind.

Beispiel: Der Arbeitnehmer verdient vom 1. Januar bis zum 30. Juni 2022 monatlich 5.200 Euro. Ab dem 1. Juli wird er eine feste Gehaltserhöhung auf 5.700 Euro erhalten. Hochgerechnet ergibt sich ein Jahresarbeitsentgelt von 65.400 Euro, das die Jahresentgeltgrenze überschreitet. Ist es auch höher als die Jahresentgeltgrenze für das Jahr 2023, ist der Arbeitnehmer ab 2023 versicherungsfrei.

Wichtig: Arbeitgeber dürfen in die vorausschauende Betrachtung nur Erhöhungen einbeziehen, die mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit feststehen. Eine vielleicht kommende Erhöhung infolge einer noch zu verhandelnden Tariferhöhung etwa ist in diesem Zusammenhang nicht sicher genug.

Wann müssen Arbeitgeber das jährliche Entgelt ihrer Beschäftigten feststellen?

Im Verlauf eines Arbeitsverhältnisses gibt es mehrere Zeitpunkte, zu denen das Jahresarbeitsentgelt festgestellt werden muss:

  • Zu Beginn des Arbeitsverhältnisses: Erhält der Beschäftigte bereits von Beginn an ein Entgelt, das hochgerechnet auf ein Kalenderjahr die Jahresarbeitsentgeltgrenze übersteigt, tritt sofort Versicherungsfreiheit ein. Die Verhältnisse des vorherigen Beschäftigungsverhältnisses sind dabei unerheblich.
    Beispiel: Der Arbeitnehmer erhält ein Monatsentgelt von 6.000 Euro (72.000 Euro jährlich). Bei seiner vorherigen Anstellung war er versicherungspflichtig. Er wird dennoch bei seiner neuen Festanstellung sofort als versicherungsfrei eingestuft.
  • Zum Jahresende: Während eines laufenden Beschäftigungsverhältnisses wird das JAE jeweils zum Jahresende für das nächste Jahr neu beurteilt. Wird das Einkommen des Arbeitnehmers im kommenden Jahr die Jahresarbeitsentgeltgrenze übersteigen, endet die Versicherungspflicht für das nächste Kalenderjahr. Diese Entscheidung beeinflusst jedoch die Behandlung des aktuellen Beschäftigungsjahrs nicht.
  • Dauerhafte Entgeltveränderungen: Werden während des Jahres Entgeltveränderungen vorgenommen, die dauerhaft bestehen werden (z. B. Erhöhung des Grundlohns), kann die Situation neu beurteilt werden. Auch hier gilt jedoch: Eine unterjährige Gehaltserhöhung kann sich erst ab dem folgenden Jahr bemerkbar machen.

Automatisierungspotenzial nutzen

Die Prüfung der Jahresarbeitsentgeltgrenze lässt sich mithilfe von Personalsoftware erheblich vereinfachen. Die Software rechnet das Entgelt auf Grundlage des aktuellen Entgelts sowie kommender Erhöhungen auf ein ganzes Jahr hoch und erleichtert dadurch die zutreffende Bewertung des Jahresentgelts. Entsprechende Auswertungen unterstützen die Personalabteilung dabei, die betroffenen Mitarbeiter mit minimalem Aufwand über bevorstehende Veränderungen in der Versicherungspflicht zu informieren.

Wie wirkt sich eine unterjährige Gehaltserhöhung auf das Jahresentgelt aus?

Bleibt ein Arbeitnehmer mit seinem Jahresarbeitsentgelt knapp unter der JAE-Grenze, so wirkt sich eine unterjährige Gehaltserhöhung nicht auf die Bewertung aus.

Beispiel: Bei der turnusmäßigen Überprüfung des Jahresarbeitsentgelts eines Beschäftigten zum Jahresende 2021 ergibt für das Jahr 2022 ein hochgerechnetes Jahresarbeitsentgelt von 64.000 Euro. Die Versicherungspflicht bleibt bestehen.

Zum 1. April 2022 erhält der Beschäftigte eine unterjährige Gehaltserhöhung in Höhe von 250 Euro, sodass sich das Jahresarbeitsentgelt um 9 x 250 Euro = 2.250 Euro auf insgesamt 66.250 Euro erhöht. Er bleibt dennoch im Jahr 2022 versicherungspflichtig, da sich die Überschreitung erst ab 2023 auswirken kann – vorausgesetzt, die dann geltende Jahresentgeltgrenze wird ebenfalls überschritten.

Hinweis: Auch eine Entgelterhöhung zum 1. Januar 2022, die erstmals dazu führt, dass die Jahresarbeitsentgeltgrenze überschritten wird, gilt als unterjährig und kann sich somit erst ab 2023 auf die Versicherungspflicht auswirken.

Kann die Versicherungsfreiheit durch Kurzarbeit entfallen?

Arbeiten besserverdienende Arbeitnehmer in Kurzarbeit, senkt dies ihr Jahresarbeitsentgelt.

Beispiel: Eine Mitarbeiterin erhält ein Jahresarbeitsentgelt von 75.000 Euro (6.250 Euro pro Monat). Im Jahr 2022 arbeitet sie drei Monate in Kurzarbeit, wodurch sich ihr Einkommen auf 56.250 Euro reduziert. Damit unterschreitet sie die Jahresarbeitsentgeltgrenze. Trotz dieser Unterschreitung bleibt der Versicherungsstatus unverändert.

Da es sich nicht um eine dauerhafte Entgeltminderung handelt, sondern diese nur vorübergehender Natur ist, bleibt die Versicherungsfreiheit bei Kurzarbeit auch bei einer Unterschreitung der Jahresarbeitsentgeltgrenze bestehen. Dies gilt selbst dann, wenn die maximale Dauer der Kurzarbeit von 24 Monaten ausgereizt wird. Voraussetzung ist lediglich, dass sich das Arbeitsentgelt nach dem Ende der Kurzarbeit weiterhin über der Jahresentgeltgrenze bewegen wird.