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Lohnabrechnung
Rechtssicher abrechnen: Fristen, Neuregelungen und Praxiswissen für die Lohnbuchhaltung im Mittelstand.
Interne Lohnabrechnung: Die wichtigsten Vorteile für Arbeitgeber
Die Lohnbuchhaltung gehört zu den Aufgaben, die Unternehmen gern auslagern. Outsourcing ist aber nicht immer die bessere Lösung. Im Gegenteil: Es gibt gute Gründe für die interne Lohnabrechnung.
Jedes Unternehmen, das Arbeitnehmer beschäftigt, kommt um die korrekte und gesetzeskonforme Entgeltabrechnung nicht herum. Dabei geht es immer um eine Grundsatzentscheidung: Interne Lohnabrechnung oder Auslagerung der Lohnbuchhaltung an den Steuerberater oder einen Payroll-Dienstleister?
11 Argumente für die interne Lohnabrechnung
Viele Gründe sprechen dafür, die Lohnbuchhaltung im Unternehmen zu behalten oder – falls bereits ausgelagert – wieder ins Unternehmen zurückzuholen. Die folgenden Argumente zeigen, warum sich eine interne Lohnabrechnung mit einer professionellen Lohnabrechnungssoftware in vielen Fällen lohnt.
1. Interne Lohnabrechnung oft kostengünstiger
Auch wenn die Kosten nicht das wichtigste Kriterium sind und auch nicht sein sollten, werden sie oft als erstes in Betracht gezogen. Verlassen Sie sich nicht auf die pauschalen Versprechungen der Payroll-Anbieter, sondern unterziehen Sie Outsourcing und Inhouse-Lösung einem direkten Kostenvergleich – in vielen Fällen wird die interne Lohnabrechnung mit der Kombination aus leistungsfähiger Payroll-Software und erfahrenem Lohnbuchhalter die Nase vorn haben.
2. Rechtssicherheit der Lohnbuchhaltung
Rechtssicherheit ist eines der wichtigsten Argumente für Unternehmer, die ihre Lohnbuchhaltung auslagern. Fakt ist: Mit einer guten Lohnsoftware und geschulten Mitarbeitenden kann man genauso rechtssicher arbeiten wie zum Beispiel mit einem spezialisierten Lohndienstleister. Erlässt der Gesetzgeber neue Anforderungen und Vorgaben, passt der Hersteller der Lohnsoftware diese durch zeitnahe Updates an, so dass sich keine Fehler aufgrund veralteter Technik einschleichen können.
3. Lohnsoftware übernimmt Routineaufgaben (Automatisierung)
Mit einer guten Lohnabrechnungssoftware werden Routineaufgaben zum Kinderspiel. Viele Prozesse können teilweise oder vollständig automatisiert werden, wie zum Beispiel die Datenerfassung, die Erstellung von Auswertungen und die Übernahme von Zeitwirtschaftsdaten. Zeitraubende Routinearbeiten, wiederkehrende Aufgaben und manuelle Dateneingaben entfallen – es bleibt mehr Zeit. Professionelle Inhouse-Lösungen arbeiten vernetzt und beziehen Informationen aus verschiedenen Bereichen wie dem Lohnstamm oder der Zeitwirtschaft ein, um individuelle Entgeltabrechnungen automatisiert zu erstellen.
4. Lohnbuchhaltungs-Know-how bleibt im Unternehmen
Wird die Lohnbuchhaltung ausgelagert, geht unweigerlich Know-how verloren. Läuft es mit dem gewählten Dienstleister nicht wie gewünscht, fehlt im Unternehmen das Fachwissen für die interne Lohnabrechnung. Für viele Unternehmen ist es daher die bessere Lösung, die Lohnabrechnung im eigenen Haus durchzuführen und die Fachkräfte mit Hilfe der Abrechnungssoftware von zeitraubenden Routinearbeiten zu entlasten.
5. Flexibilität durch jederzeitigen Zugriff auf Lohndaten
Schnell noch etwas ändern oder einen Fehler korrigieren? Mit der internen Lohnabrechnung kein Problem, denn die Lohnsoftware steht Ihnen rund um die Uhr zur Verfügung – ohne Termin beim Steuerberater. So können Sie flexibel agieren und haben jederzeit die Kontrolle über den Stand der Lohnbuchhaltung und der elektronischen Meldungen.
6. Wissenszuwachs durch die Lohnsoftware
Kein Lohnbuchhalter, keine Lohnbuchhalterin kann alles wissen. Das muss er auch nicht, denn in der Lohnsoftware steckt Praxis-Know-how bis in den letzten Winkel spezieller Abrechnungsthemen, sei es die Abrechnung von Kurzarbeit, Altersteilzeit oder betrieblicher Altersversorgung oder die Ermittlung von Zuschlägen. Auch für branchenspezifische Besonderheiten wie den Baulohn gibt es Lösungen.
Zu einer guten Abrechnungssoftware gehört zudem ein guter Support. Bei Fragen zur Software oder zu gesetzlichen Änderungen sollte die Hotline schnell und kompetent Auskunft geben können.
7. Automatische Erstellung der Lohnabrechnung
Der größte Vorteil von Inhouse-Lösungen liegt in der weitgehend automatisierten Erstellung der Lohnabrechnung. Sei es die monatliche Entgeltabrechnung, die elektronischen Meldungen an die Sozialversicherungsträger, das Finanzamt und andere Stellen – oder auch Auswertungen: Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Lohnbuchhaltung müssen nur noch kontrollieren und steuern. Den Großteil der eigentlichen Arbeit übernimmt die Lohnsoftware. Der hohe Automatisierungsgrad sorgt für maximale Transparenz und Kontrolle im Meldewesen.
8. Ihre Daten bleiben im Unternehmen
Ein weiterer Vorteil der internen Lohnabrechnung ist, dass Ihre Daten im Unternehmen bleiben. Weder werden Ordner oder Datenträger zum Steuerberater gebracht, noch werden Daten über möglicherweise unsichere Übertragungswege übermittelt. Eine hundertprozentige Sicherheit gibt es zwar nie, aber die Lohnabrechnungssoftware bietet den größtmöglichen Schutz für die sensiblen Personal- und Abrechnungsdaten. So haben nur berechtigte Personen Zugriff auf die interne Lohnabrechnung. Unbefugte Dritte können die Daten nicht einsehen.
9. Alle wichtigen Daten immer bereit zum Abruf
Die interne Lohnabrechnung ermöglicht es der Geschäftsleitung, jederzeit die aktuellsten Daten abzurufen und in ihre Entscheidungen einzubeziehen. So trifft sie ihre Entscheidungen stets auf einer fundierten und aktuellen Grundlage und nicht auf der Grundlage veralteter Informationen aus früheren Abrechnungsperioden.
10. Transparenz: Wer macht was?
In der internen Lohnabrechnung ist leicht nachvollziehbar, wer wann an welcher Aufgabe gearbeitet hat. Die Software ermöglicht jederzeit die Überprüfung des Prozesses, die Klärung von Unstimmigkeiten und die Kontrolle der erstellten Lohnabrechnungen.
11. Die Kommunikation mit Ämtern und Behörden in der Hand behalten
Die Verantwortung für eine fehlerfreie Abrechnung und die korrekte Abführung von Steuern und Beiträgen liegt beim Arbeitgeber – unabhängig davon, ob er die Lohnbuchhaltung selbst durchführt oder auslagert. Wenn also bei einer Auslagerung ohnehin eine zusätzliche Kontrolle erforderlich ist, liegt es nahe, die Lohnabrechnung im eigenen Haus durchzuführen und damit auch die Kommunikation mit den Ämtern und Behörden in der eigenen Hand zu behalten.
Interne Lohnabrechnung vs. Outsourcing? Eine Entscheidungshilfe
Um sich zwischen der internen Lohnabrechnung und der Auslagerung des gesamten Prozesses zu entscheiden, sollten zunächst die Vor- und Nachteile gegenübergestellt werden:
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Interne Lohnabrechnung |
Outsourcing der Lohnbuchhaltung |
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Vorteile |
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Nachteile |
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Beide Varianten – die interne Lohnabrechnung wie ein Outsourcing der Lohnbuchhaltung – haben also ihre Vor- und Nachteile. Für welche Option sich Unternehmer entscheiden, hängt von ihrer individuellen Situation ab.
In den folgenden Szenarien kann die Auslagerung der Lohnbuchhaltung sinnvoll sein:
- Die Abrechnung erfolgt intern durch eine einzige Person, auf die der Arbeitgeber voll und ganz angewiesen ist – schwierig wird es bei längerem Urlaub oder Krankheit. Im Kündigungsfall wäre ein Ersatz wahrscheinlich nicht auf die Schnelle zu finden.
- Die Lohnbuchhaltung wird von der Personalabteilung „nebenbei“ erledigt, obwohl dafür eigentlich keine Kapazitäten vorhanden sind.
- Das HR-Team soll sich wieder mehr auf die Betreuung der Mitarbeiter konzentrieren können, statt Lohnabrechnungen zu erstellen.
Im Gegensatz dazu gibt es viele Szenarien, in denen es sich lohnt, die Lohnabrechnung intern durchzuführen:
- Was bisher fehlt, ist eine Lohnabrechnungssoftware, die durch die Automatisierung von Routinearbeiten wirklich entlastet und gleichzeitig Rechtssicherheit schafft.
- Sie tun sich schwer damit, Ihre sensibelsten Daten in fremde Hände zu geben – auch wenn diese einen verantwortungsvollen Umgang zusichern.
- Sie wollen sich nicht von einem Dienstleister abhängig machen und würden ohnehin alles kontrollieren.
- Sie haben bereits Lohnspezialisten in Ihrem Team, deren Wissen sonst verloren ginge.
So viel Entlastung ist mit aktueller Lohnabrechnungssoftware möglich
Eine erfolgreiche interne Lohnabrechnung steht und fällt mit einer durchdachten Lohnsoftware. Sie verschafft der Personalabteilung mehr Freiraum für die Betreuung der Mitarbeitenden und entlastet sie auf verschiedenen Ebenen:
- Wegfall von Routinearbeiten, die automatisiert werden können
- Automatische Erstellung von Beitragsnachweisen, elektronischen Meldungen und Lohnsteueranmeldungen nach erfolgter Lohnabrechnung
- Geringerer Aufwand für die Umsetzung gesetzlicher Vorgaben durch softwaretechnische Updates
- Geringerer Aufwand bei der Fehlersuche, da Fehler durch Kontrollläufe und Plausibilitätsprüfungen frühzeitig erkannt werden
- Schnelle Klärung offener Fragen durch den angeschlossenen Support
- Vorgefertigte Berichte und Auswertungen zu den wichtigsten Themen für den schnellen Zugriff
- Vorausgefüllter Druck von Verdienst- und Arbeitsbescheinigungen
- Sichere Durchführung komplexerer Abrechnungen
Fazit
Es gibt keinen Grund, die interne Lohnabrechnung zu scheuen, wenn man sich durch eine professionelle Lohnbuchhaltungssoftware unterstützen und entlasten lässt. So kann jeder Unternehmer Know-how im Betrieb halten, unabhängig von externen Dienstleistern bleiben und flexibel agieren.
WEITERE ARTIKEL
Betriebsrentenstärkungsgesetz – was sich für Arbeitgeber bei der bAV ändert
Ab Januar 2022 müssen Arbeitgeber in der betrieblichen Altersversorgung (bAV) auch bei Entgeltumwandlungen, die vor 2019 vereinbart wurden, einen Pflichtzuschuss in Höhe von 15 Prozent zahlen. Nur noch bis zum Jahreswechsel gilt für solche Altverträge eine Übergangsfrist. Unternehmen sollten sich jetzt vorbereiten.
Die betriebliche Altersversorgung ist neben den gesetzlichen Versorgungssystemen (z. B. gesetzliche Rentenversicherung und berufsständische Versorgung) und den privaten Versorgungen (z. B. Riester- und Rürup-Renten) eine wichtige Säule der Altersvorsorge in Deutschland. Um sie zu stärken, hat der deutsche Gesetzgeber die im Betriebsrentengesetz (BetrAVG) geregelte bAV durch das Betriebsrentenstärkungsgesetz (BRSG) reformiert.
BRSG erweitert Zuschusspflicht stufenweise
Das Betriebsrentenstärkungsgesetz enthält verschiedene Änderungen bei der betrieblichen Altersversorgung, die von Arbeitgebern stufenweise umzusetzen waren bzw. sind:
- Bereits mit Inkrafttreten des BRSG zum Januar 2018 wurde unter anderem die neue Zusageart der reinen Beitragszusage eingeführt. Hierbei haftet der Arbeitgeber – nach dem Prinzip „Pay and Forget“ – nur für die Zahlung der Beiträge an Pensionskassen, Pensionsfonds oder Lebensversicherer, nicht aber für eine bestimmte Höhe der Leistung. Zudem wurde der steuerfreie Höchstbetrag für die Direktversicherung von vier Prozent auf acht Prozent der Beitragsbemessungsgrößen der Rentenversicherung (West) angehoben.
- Seit dem Januar 2019 gilt für neue Versorgungszusagen in Form der Direktversicherung, Pensionskasse und Pensionsfonds eine Zuschusspflicht des Arbeitgebers. Voraussetzung hierfür ist, dass die Versorgungszusage auf einer Entgeltumwandlung (Gehaltsverzicht) gemäß § 3 Nr. 63 Einkommensteuergesetz (EStG) beruht. Der Pflichtzuschuss beträgt 15 Prozent des Umwandlungsbetrags, wenn der Arbeitgeber durch die Entgeltumwandlung Sozialabgaben spart.
- Die dritte Stufe des BRSG regelt, dass Arbeitgeber den Pflichtzuschuss ab dem Januar 2022 auch für bereits vor dem Jahr 2019 bestehende Direktversicherungen, Pensionskassenverträge und Pensionsfondsverträge zahlen müssen, sofern sie durch die Entgeltumwandlung Sozialabgaben sparen. Dies gilt auch für pauschalversteuerte Direktversicherungen nach § 40b Einkommensteuergesetz (EStG), welche bis Ende 2004 eingerichtet werden konnten.
Umsetzung der Änderungen in der bAV stellt Unternehmen vor Herausforderungen
Mit dem Inkrafttreten der dritten Stufe des Betriebsrentenstärkungsgesetzes müssen Arbeitgeber ab Januar 2022 in der betrieblichen Altersversorgung somit auch für ältere Entgeltumwandlungsvereinbarungen einen mindestens 15-prozentigen Zuschuss zahlen.
Die Erweiterung der Zuschusspflicht führt auf Arbeitgeberseite zu erheblichem administrativem Aufwand und erfordert gründliche Vorbereitung. Die Umsetzung der Regelungen des BSRG ist nämlich komplexer als sie auf den ersten Blick erscheint:
Der Grundsatz der Vertragsfreiheit verhindert einfache, pauschale Regelungen für sogenannte Altfälle in der bAV.
Längst nicht alle Versicherungsgesellschaften lassen eine Erhöhung des Produktbeitrags in bestehenden Vorsorgeverträgen zu. Daher müssen Arbeitgeber zuerst die Zustimmung der Versicherungsgesellschaft oder Pensionskasse einholen, bevor sie den neuen Pflichtzuschuss mit beitragserhöhender Wirkung in bestehende Vorsorgeverträge einzahlen dürfen. Hierbei zeigt sich oft: Je älter der Vertrag und je „exotischer“ der Versicherungsträger ist, desto aufwendiger sind Anpassungen.
Sofern die Beitragserhöhung nicht möglich ist, muss der Arbeitgeber mit jedem betroffenen Beschäftigten individuell vereinbaren, dass die Entgeltumwandlung in Zukunft – spätestens mit Wirkung ab dem 1. Januar 2022 – um den Pflichtzuschuss vermindert wird.
Was Arbeitgeber nun tun sollten
Arbeitgeber, die ihren Bestand an Altfällen in der betrieblichen Altersversorgung bislang nicht aufgearbeitet haben, sollten jetzt ihre Beschäftigten informieren und handeln – hier die wichtigsten Schritte:
- Alle bestehenden Entgeltumwandlungsvereinbarungen sind zu prüfen und entsprechend zu ändern.
- Mit dem Versorgungsträger ist zu klären, wie der Pflichtzuschuss umgesetzt werden kann.
- Des Weiteren ist die Lohnbuchhaltung einzubeziehen, denn die in der Lohnabrechnung gespeicherten Daten sind natürlich eine wichtige Informationsquelle.
- Um die versicherungstechnischen Fragen zu klären, empfiehlt es sich, auch den zuständigen Versicherungsvermittler ins Boot zu holen.
All diese Aufgaben – von der Prüfung der Ist-Situation bis zur Anpassung bestehender Verträge und Zahlungsströme – können zu erheblichen Kosten beim Arbeitgeber führen.
Der Einsatz spezialisierter Berater sowie digitale Helfer und automatisierte Prozesse können helfen, den Arbeits- und Zeitaufwand dieser gesetzlich verursachten Zusatzaufgaben spürbar zu verringern.
DEÜV Meldungen: 10 Fragen und Antworten zum DEÜV-Meldeverfahren
Kranken- und Pflegekassen, Rentenversicherungen, Unfallversicherungen, Bundesagentur für Arbeit – sie alle benötigen zur Erfüllung ihrer Aufgaben Informationen über beschäftigte Arbeitnehmer. Deswegen müssen Arbeitgeber für ihre Mitarbeiter sogenannte DEÜV Meldungen an die Sozialversicherungsträger erstatten. Dieser Beitrag fasst zusammen, was Arbeitgeber über das Meldeverfahren nach der DEÜV wissen sollten.
Arbeitgeber müssen Meldungen zur Sozialversicherung (SV-Meldungen) sowie Beitragsnachweise auf elektronischem Weg an die Sozialversicherungsträger übermitteln.
Das dazugehörige Meldeverfahren nach der DEÜV gilt auch für kleine Betriebe und mittelständische Unternehmen.
Im Zusammenhang mit DEÜV-Meldungen ergeben sich für Arbeitgeber häufig Fragen – dieser Blogartikel beantwortet einige davon.
1. Was ist die DEÜV?
DEÜV ist die Abkürzung für Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung. Es handelt sich um jene Vorschriften, die die elektronische Meldung von eindeutig festgelegten Mitarbeiterdaten durch den Arbeitgeber an die Sozialversicherungsträger (SV-Träger) regeln.
Bei der DEÜV geht es aus Arbeitgebersicht um die digitale Kommunikation mit Krankenkassen, Rentenversicherungsträgern, der Bundesagentur für Arbeit (BA) und Unfallversicherungsträgern (Berufsgenossenschaft und Unfallkasse).
Die DEÜV bezeichnet somit ein elektronisches Kommunikationssystem zwischen Arbeitgeber und SV-Trägern. Die dazugehörige Verordnung erlässt das Bundesministerium für Arbeit und Soziales in Zusammenarbeit mit dem Bundesgesundheitsministerium.
2. Was regelt die DEÜV?
Die DEÜV regelt die Verpflichtung von Arbeitgebern, die Sozialversicherungsdaten der Mitarbeiter weiterzuleiten. Demnach sind alle Arbeitgeber rechtlich dazu verpflichtet, die Beitragsnachweise zum Arbeitsentgelt der Beschäftigten elektronisch an die gesetzlichen Krankenkassen sowie an die Rentenversicherung und gesetzliche Unfallversicherung weiterzugeben.
Auf der Grundlage dieser Beitragsnachweise berechnet insbesondere die gesetzliche Unfallversicherung die Beiträge, die Arbeitgeber für ihre Mitarbeitenden zahlen müssen. Die Bundesagentur für Arbeit greift ebenfalls auf Daten aus den DEÜV-Meldungen zu, um sie behördenintern zu nutzen.
Die Art der Datenübermittlung ist klar geregelt: Sie erfolgt verschlüsselt über zertifizierte Entgeltabrechnungsprogramme. Die digitalen SV-Meldungen sollen die Ansprüche der Arbeitnehmer auf Leistungen gegenüber den SV-Trägern sichern.
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3. Wie funktioniert das DEÜV-Meldeverfahren?
Die Teilnahme am DEÜV-Meldeverfahren erfordert ein zertifiziertes Entgeltabrechnungsprogramm.
Kleinunternehmen und mittelständische Betriebe können als Alternative dazu auf das SV-Meldeportal zugreifen. Dort können Arbeitgeber Beitragsnachweise einreichen oder andere Meldungen wie eine Jahresmeldung übermitteln. Die Nutzung ist kostenfrei.
4. Wer muss DEÜV-Meldungen erstellen?
Die Meldepflichtigen sind in § 2 DEÜV genannt. Demnach müssen die folgenden Personen und Einrichtungen Meldungen erstellen:
- Arbeitgeber
- Personen, die ebenso wie ein Arbeitgeber Beiträge auf der Grundlage gesetzlicher Regelungen entrichten
- Zahlstellen
- Bundesministerium für Verteidigung oder die von ihm festgelegten Stellen
- Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben
- Leistungsträger
5. Wann müssen welche DEÜV-Meldungen erstellt werden?
Wann DEÜV-Meldungen zu erstellen sind, hängt davon ob, welcher Meldeanlass vorliegt. Es gelten diese Meldefristen:
Falls die Meldefrist an einem Wochenende oder Feiertag endet, verlängert sich die Meldefrist bis auf den nächsten Werktag. Bei Arbeitnehmern mit Mehrfachbeschäftigung müssen alle betroffenen Arbeitgeber GKV-Meldungen in Form von GKV-Monatsmeldungen abgeben.
6. Welche Meldeanlässe gibt es?
Die DEÜV sieht verschiedene Meldeanlässe vor:
- Anmeldung
- Abmeldung
- Jahresmeldung
- Unterbrechungsmeldung
- Entgeltmeldungen (einmal gezahltes Arbeitsentgelt, flexible Arbeitszeitregeln, GKV-Meldungen bei Mehrfachbeschäftigung)
- Änderungsmeldungen: Personen- oder Beitragsgruppenschlüssel; Krankenkasse oder Betriebsstätte
- Sofortmeldung in bestimmten Wirtschaftszweigen
- Eintritt eines Insolvenzereignisses
- Meldungen für geringfügig Beschäftigte
7. Welche Voraussetzungen müssen Entgeltabrechnungsprogramme erfüllen?
Für das Verfahren werden geeignete Softwareprogramme, eine Verschlüsselungsmethode sowie digitale Daten zu Beschäftigungszeiten und Arbeitsentgelten benötigt. Auf Basis der maschinell aufbereiteten Informationen erfolgt die Berechnung der SV-Beiträge.
Alle Daten aus den DEÜV-Meldungen werden automatisiert ausgelesen und verarbeitet, was eine zügige Weiterleitung und Bearbeitung durch die Sozialversicherungsträger gewährleistet.
Damit eine Datenübertragung im DEÜV-Meldeverfahren möglich ist, müssen Entgeltabrechnungsprogramme bestimmte Voraussetzungen erfüllen:
- Das Programm prüft bei der Datenerfassung und Abrechnung automatisch, ob alle Angaben zuverlässig, korrekt und vollständig sind.
- Fehlerhafte Daten werden systemseitig dokumentiert.
- Das Programm verwaltet folgende Informationen maschinell:
- Persönliche, melderelevante Daten
- Fehlzeiten
- SV-Unterbrechungen
- Sozialversicherungsbeiträge
Zusätzlich muss ein zertifiziertes Entgeltabrechnungsprogramm Meldeanlässe erkennen, den elektronischen Lohnnachweis und die Jahresmeldung übermitteln sowie eingehende Meldungen entsprechend dokumentieren.
8. Welche Voraussetzungen gelten bei DEÜV-Meldungen?
Die Meldung findet über ein digitales Entgeltabrechnungsprogramm statt, das die Anforderungen der DEÜV und jene des SGB IV erfüllen muss (Meldeverfahren). DEÜV-Meldungen erfolgen über eine Softwareanwendung oder das SV-Meldeportal (s. o.).
Für alle SV-Meldungen ist nach der DEÜV ein nummerischer Schlüssel (Beitragsgruppenschlüssel/SV-Schlüssel) anzuführen, wobei für jeden Mitarbeitenden zu Krankenversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung und Pflegeversicherung die jeweils passende Ziffer anzugeben ist.
Des Weiteren sind diese Voraussetzungen zu erfüllen:
- Die Rentenversicherungsnummer des Beschäftigten fungiert als Ordnungsmerkmal.
- Die persönlichen Mitarbeiterdaten (Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Staatsangehörigkeit und Adresse) müssen bei allen Meldungen vorhanden sein.
- Das beitragspflichtige Arbeitsentgelt ist vollständig und kaufmännisch gerundet zu melden.
9. Für welche Personen sind DEÜV-Meldungen zu erstellen?
Arbeitgeber müssen gemäß § 3 DEÜV für diese Personen Meldungen erstatten:
- Beschäftigte, die einer Versicherungspflicht in Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung unterliegen oder nach dem Recht der Arbeitsförderung versicherungspflichtig sind
- Beschäftigte, für die Beiträge zur Rentenversicherung oder gemäß dem Recht der Arbeitsförderung zu entrichten sind
- Personen mit geringfügiger Beschäftigung
- Leiharbeitskräfte
- Personen, die Entgeltersatzleistungen oder Arbeitslosengeld II beziehen
- Wehr- und Zivildienstleistende
10. Wo ist die DEÜV im Wortlaut zu finden?
Die DEÜV, mit vollem Wortlaut: Verordnung über die Erfassung und Übermittlung von Daten für die Träger der Sozialversicherung (DEÜV), ist in der aktuellen Fassung auf der Website des Bundesjustizministeriums zu finden.
Ausführliche Erläuterungen zum Meldeverfahren zur Sozialversicherung enthält ein gemeinsames Rundschreiben der SV-Träger.
Das müssen Arbeitgeber wissen über die Reisekostenabrechnung
Was sind die wichtigsten Punkte, die Arbeitgeber bei der Reisekostenabrechnung beachten sollten? Unsere Experten verraten es!
Arbeitnehmer oder Unternehmer, die oft und viel reisen, verursachen Reisekosten. Diese müssen abgerechnet werden. Doch wie wird eine Reisekostenabrechnung richtig erstellt? Was muss sie beinhalten? In diesem Artikel findest Du die Antworten auf diese Fragen und noch viele weitere Informationen.
Reisekostenabrechnung Definition: Was ist eine Abrechnung von Reisekosten?
In der Reisekostenabrechnung sind alle Kosten zusammengestellt, die einem Arbeitgeber durch eine Dienstreise seiner Mitarbeiter entstehen.
Zu den Reisekosten gehören:
- Angefallene Fahrtkosten
- Kosten für die Übernachtung
- Reisenebenkosten
- Kosten für die Verpflegung, der so genannte Verpflegungsmehraufwand
Bei den anfallenden Reisekosten handelt es sich meist nur um kleinere Beträge. Diese können sich aber schnell zu einer größeren Ausgabe summieren.
Was ist bei der Erstellung der Reisekostenabrechnung zu beachten?
Die entstandenen Reisekosten können lohnsteuerfrei beim Finanzamt geltend gemacht werden. Dazu müssen Arbeitnehmer und Arbeitgeber allerdings nachweisen, dass die Ausgaben wirklich bei Dienstreisen entstanden sind. Als Beleg für die Steuer dient die Reisekostenabrechnung. In ihr sind alle Kosten aufgelistet.
Dazugehörige Rechnungen und Belege müssen zunächst nicht pauschal an das Finanzamt übermittelt werden, aber der Fiskus kann sie im Zweifelsfall jederzeit einfordern. HR-Abteilungen sollten deshalb alle Belege mit der Reisekostenabrechnung eines Mitarbeiters einfordern und diese sorgfältig archivieren.
Welche Kosten gehören nicht in die Reisekostenabrechnung?
Beachte außerdem, dass keine Kosten geltend gemacht werden dürfen, die nicht als Reisekosten gelten. Das zögert die Bearbeitungszeit beim Finanzamt nur unnötig heraus.
Zum Beispiel:
- Bußgelder, die durch Schwarzfahren, Geblitzt werden oder Falschparken entstehen
- Kosten für die Minibar im Hotel
- Kosten für Pay-TV
- Kosten für Übergepäck
- Kosten für Anwendungen wie Massagen
Was kann man als Reisekosten abrechnen?
Während manche Kostenpunkte nicht Teil einer Reisekostenabrechnung sind, gibt es gleichzeitig natürlich eine ganze Reihe an Kosten, die in der Reisekostenabrechnung erstattungsfähig sind. Oben haben wir bereits einige aufgeführt, aber im Folgenden gehen wir etwas detaillierter auf die verschiedenen Reisekosten ein:
- Fahrtkosten und Parkkosten
- Übernachtungskosten für Hotel und Co.
- Verpflegungsmehraufwand
- Reisenebenkosten
Sehen wir uns einmal genauer an, was man jeweils als Reisekosten abrechnen kann.
Was muss der Arbeitgeber bei Dienstreisen bezahlen?
- Fahrtkosten: alle Fahrten mit Auto, Zug bzw. Bahn sowie mit dem Flugzeug können als Reisekosten geltend gemacht werden können. Auch Taxifahrten, die Nutzung von einem Mietwagen und auch Tickets für öffentliche Verkehrsmittel sind erstattungsberechtigt. Das gleiche gilt für Mautgebühren sowie für alle Kosten rund um das Parken (Parkgebühren), wobei letzteres unter Reisenebenkosten fällt.
- Übernachtungskosten: alle Kosten, die anfallen, wenn eine Übernachtung nötig wird. In den meisten Fällen – gerade im Business-Umfeld – sind das Hotelkosten; allerdings gibt es auch die Möglichkeit, Privatunterkünfte geltend zu machen.
- Verpflegungsmehraufwand: Wer geschäftlich reist, hat höhere Kosten für Mahlzeiten als jemand, der sich zuhause seine Mahlzeiten zubereiten kann. Entsprechend sind, je nach Fall, die entsprechende Pauschale für das Hotelfrühstück und Co. abzurechnen oder aber die Restaurantrechnungen einzureichen.
- Reisenebenkosten: Die Reisenebenkosten enthalten alles, was keine Fahrtkosten, Übernachtungskosten oder Verpflegungskosten sind. Das können die Mautgebühren und Parkkosten sein, die Eintrittskosten die im Rahmen der beruflichen Tätigkeit anfallen, Gebühren die Gepäckaufbewahrung am Flughafen oder Bahnhof während eines repräsentativen Kundenbesuchs oder auch Telefon- und Internetkosten, die für die Ausführung der beruflichen Aufgaben anfallen – aber auch negative Kosten wie Reisegepäckschäden werden erstattet. Außerdem fallen unter die Reisenebenkosten auch die Zahlung von Schadenersatz bei einem Verkehrsunfall im beruflichen Rahmen, der Ersatz bei Diebstahl von beruflichen oder privat gekauften aber beruflich genutzten Gegenständen während einer Dienstreise sowie der Ersatz persönlicher und nötiger Reisegegenstände im Falle eines Diebstahls bei einer Dienstreise.
Welche Besonderheiten gibt es bei den Fahrtkosten?
Auch bei den Fahrtkosten gibt es einiges zu beachten. Kosten für die Fahrt können nur dann in der Reisekostenabrechnung geltend gemacht werden, wenn es sich nicht um eine Fahrt mit dem Dienst- bzw. Firmenwagen handelt.
Abgesetzt werden können hingegen alle Aufwendungen, die durch Fahrten mit dem eigenen Auto, mit einem Mietwagen, oder der Benutzung des Flugzeugs, der Bahn oder anderweitigen öffentlichen Verkehrsmitteln entstanden sind. Bei öffentlichen Verkehrsmitteln können die Fahrtkosten voll abgesetzt werden.
Bei Fahrten mit dem privaten Auto gibt es zwei Varianten, um die Fahrtkosten anzusetzen:
- über eine Kilometer-Pauschale
- über die real zurückgelegte Wegstrecke
In beiden Fällen muss allerdings ein Fahrtenbuch geführt werden.
So berechnest Du die Fahrtkosten
Die Kilometer-Pauschale beträgt 30 Cent pro gefahrenem Kilometer mit dem Auto oder 20 Cent pro Kilometer mit einem Motorrad oder Moped. Wenn Du nicht von der Kilometer-Pauschale Gebrauch machen willst, gilt Folgendes, um den Kilometersatz zu berechnen:
Addieren dazu die gesamten Kosten für das benutzte Fahrzeug, die in einem Jahr anfallen: Abschreibungen, Benzin, Reparaturen oder Kosten für Steuer und Versicherung zum Beispiel. Teile diese Summe durch die Anzahl der gefahrenen Kilometer während der Geschäftsreise.