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Lohnabrechnung

Rechtssicher abrechnen: Fristen, Neuregelungen und Praxiswissen für die Lohnbuchhaltung im Mittelstand.

Interne Lohnabrechnung: Die wichtigsten Vorteile für Arbeitgeber
HR & Payroll

Interne Lohnabrechnung: Die wichtigsten Vorteile für Arbeitgeber

Die Lohnbuchhaltung gehört zu den Aufgaben, die Unternehmen gern auslagern. Outsourcing ist aber nicht immer die bessere Lösung. Im Gegenteil: Es gibt gute Gründe für die interne Lohnabrechnung.

5 Min. Lesezeit

Jedes Unternehmen, das Arbeitnehmer beschäftigt, kommt um die korrekte und gesetzeskonforme Entgeltabrechnung nicht herum. Dabei geht es immer um eine Grundsatzentscheidung: Interne Lohnabrechnung oder Auslagerung der Lohnbuchhaltung an den Steuerberater oder einen Payroll-Dienstleister?

11 Argumente für die interne Lohnabrechnung

Viele Gründe sprechen dafür, die Lohnbuchhaltung im Unternehmen zu behalten oder – falls bereits ausgelagert – wieder ins Unternehmen zurückzuholen. Die folgenden Argumente zeigen, warum sich eine interne Lohnabrechnung mit einer professionellen Lohnabrechnungssoftware in vielen Fällen lohnt.

1. Interne Lohnabrechnung oft kostengünstiger

Auch wenn die Kosten nicht das wichtigste Kriterium sind und auch nicht sein sollten, werden sie oft als erstes in Betracht gezogen. Verlassen Sie sich nicht auf die pauschalen Versprechungen der Payroll-Anbieter, sondern unterziehen Sie Outsourcing und Inhouse-Lösung einem direkten Kostenvergleich – in vielen Fällen wird die interne Lohnabrechnung mit der Kombination aus leistungsfähiger Payroll-Software und erfahrenem Lohnbuchhalter die Nase vorn haben.

2. Rechtssicherheit der Lohnbuchhaltung

Rechtssicherheit ist eines der wichtigsten Argumente für Unternehmer, die ihre Lohnbuchhaltung auslagern. Fakt ist: Mit einer guten Lohnsoftware und geschulten Mitarbeitenden kann man genauso rechtssicher arbeiten wie zum Beispiel mit einem spezialisierten Lohndienstleister. Erlässt der Gesetzgeber neue Anforderungen und Vorgaben, passt der Hersteller der Lohnsoftware diese durch zeitnahe Updates an, so dass sich keine Fehler aufgrund veralteter Technik einschleichen können.

3. Lohnsoftware übernimmt Routineaufgaben (Automatisierung)

Mit einer guten Lohnabrechnungssoftware werden Routineaufgaben zum Kinderspiel. Viele Prozesse können teilweise oder vollständig automatisiert werden, wie zum Beispiel die Datenerfassung, die Erstellung von Auswertungen und die Übernahme von Zeitwirtschaftsdaten. Zeitraubende Routinearbeiten, wiederkehrende Aufgaben und manuelle Dateneingaben entfallen – es bleibt mehr Zeit. Professionelle Inhouse-Lösungen arbeiten vernetzt und beziehen Informationen aus verschiedenen Bereichen wie dem Lohnstamm oder der Zeitwirtschaft ein, um individuelle Entgeltabrechnungen automatisiert zu erstellen.

4. Lohnbuchhaltungs-Know-how bleibt im Unternehmen

Wird die Lohnbuchhaltung ausgelagert, geht unweigerlich Know-how verloren. Läuft es mit dem gewählten Dienstleister nicht wie gewünscht, fehlt im Unternehmen das Fachwissen für die interne Lohnabrechnung. Für viele Unternehmen ist es daher die bessere Lösung, die Lohnabrechnung im eigenen Haus durchzuführen und die Fachkräfte mit Hilfe der Abrechnungssoftware von zeitraubenden Routinearbeiten zu entlasten.

5. Flexibilität durch jederzeitigen Zugriff auf Lohndaten

Schnell noch etwas ändern oder einen Fehler korrigieren? Mit der internen Lohnabrechnung kein Problem, denn die Lohnsoftware steht Ihnen rund um die Uhr zur Verfügung – ohne Termin beim Steuerberater. So können Sie flexibel agieren und haben jederzeit die Kontrolle über den Stand der Lohnbuchhaltung und der elektronischen Meldungen.

6. Wissenszuwachs durch die Lohnsoftware

Kein Lohnbuchhalter, keine Lohnbuchhalterin kann alles wissen. Das muss er auch nicht, denn in der Lohnsoftware steckt Praxis-Know-how bis in den letzten Winkel spezieller Abrechnungsthemen, sei es die Abrechnung von Kurzarbeit, Altersteilzeit oder betrieblicher Altersversorgung oder die Ermittlung von Zuschlägen. Auch für branchenspezifische Besonderheiten wie den Baulohn gibt es Lösungen.

Zu einer guten Abrechnungssoftware gehört zudem ein guter Support. Bei Fragen zur Software oder zu gesetzlichen Änderungen sollte die Hotline schnell und kompetent Auskunft geben können.

7. Automatische Erstellung der Lohnabrechnung

Der größte Vorteil von Inhouse-Lösungen liegt in der weitgehend automatisierten Erstellung der Lohnabrechnung. Sei es die monatliche Entgeltabrechnung, die elektronischen Meldungen an die Sozialversicherungsträger, das Finanzamt und andere Stellen – oder auch Auswertungen: Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Lohnbuchhaltung müssen nur noch kontrollieren und steuern. Den Großteil der eigentlichen Arbeit übernimmt die Lohnsoftware. Der hohe Automatisierungsgrad sorgt für maximale Transparenz und Kontrolle im Meldewesen.

8. Ihre Daten bleiben im Unternehmen

Ein weiterer Vorteil der internen Lohnabrechnung ist, dass Ihre Daten im Unternehmen bleiben. Weder werden Ordner oder Datenträger zum Steuerberater gebracht, noch werden Daten über möglicherweise unsichere Übertragungswege übermittelt. Eine hundertprozentige Sicherheit gibt es zwar nie, aber die Lohnabrechnungssoftware bietet den größtmöglichen Schutz für die sensiblen Personal- und Abrechnungsdaten. So haben nur berechtigte Personen Zugriff auf die interne Lohnabrechnung. Unbefugte Dritte können die Daten nicht einsehen.

9. Alle wichtigen Daten immer bereit zum Abruf

Die interne Lohnabrechnung ermöglicht es der Geschäftsleitung, jederzeit die aktuellsten Daten abzurufen und in ihre Entscheidungen einzubeziehen. So trifft sie ihre Entscheidungen stets auf einer fundierten und aktuellen Grundlage und nicht auf der Grundlage veralteter Informationen aus früheren Abrechnungsperioden.

10. Transparenz: Wer macht was?

In der internen Lohnabrechnung ist leicht nachvollziehbar, wer wann an welcher Aufgabe gearbeitet hat. Die Software ermöglicht jederzeit die Überprüfung des Prozesses, die Klärung von Unstimmigkeiten und die Kontrolle der erstellten Lohnabrechnungen.

11. Die Kommunikation mit Ämtern und Behörden in der Hand behalten

Die Verantwortung für eine fehlerfreie Abrechnung und die korrekte Abführung von Steuern und Beiträgen liegt beim Arbeitgeber – unabhängig davon, ob er die Lohnbuchhaltung selbst durchführt oder auslagert. Wenn also bei einer Auslagerung ohnehin eine zusätzliche Kontrolle erforderlich ist, liegt es nahe, die Lohnabrechnung im eigenen Haus durchzuführen und damit auch die Kommunikation mit den Ämtern und Behörden in der eigenen Hand zu behalten.

Interne Lohnabrechnung vs. Outsourcing? Eine Entscheidungshilfe

Um sich zwischen der internen Lohnabrechnung und der Auslagerung des gesamten Prozesses zu entscheiden, sollten zunächst die Vor- und Nachteile gegenübergestellt werden:

 

Interne Lohnabrechnung

Outsourcing der Lohnbuchhaltung

Vorteile
  • Uneingeschränkter Zugang zu Software und Daten
  • Ständig aktuelle Daten verfügbar
  • Know-how bleibt im Unternehmen
  • Kurzfristige Änderungen von Software und Daten möglich
  • Oft kostengünstiger als Outsourcing
  • Automatische Aktualisierung im Hinblick auf aktuelle steuerliche und rechtliche Änderungen
  • Geringerer Personalaufwand
  • Konzentration von HR auf die Mitarbeiterbetreuung möglich
  • Hohes Know-how durch großes Team von Spezialisten
  • Schutz vor Personalausfall
  • Gute Kalkulierbarkeit der Kosten durch Festpreise pro Abrechnung
  • Erprobte Systeme zur Fehlervermeidung

Nachteile
  • Erhöhter Personalaufwand
  • Große Abhängigkeit vom Personal (gute Vertretungsregelungen sind notwendig)
  • Kosten nur bedingt kalkulierbar
  • Gut geschultes Personal erforderlich, um Fehler zu vermeiden
  • Nur eingeschränkter Zugriff auf Software und Daten
  • Oft teurer als Inhouse-Lösungen
  • Kontrolle aus Haftungsgründen meist trotzdem notwendig
  • Erhöhter Aufwand für Kommunikation und Abstimmung mit dem Dienstleister
  • Eigenes Know-how geht verloren
  • Verlust der Kontrolle über einen wichtigen Kernprozess
  • Bei Servern im Ausland Datensicherheitsproblem

Beide Varianten – die interne Lohnabrechnung wie ein Outsourcing der Lohnbuchhaltung – haben also ihre Vor- und Nachteile. Für welche Option sich Unternehmer entscheiden, hängt von ihrer individuellen Situation ab.

In den folgenden Szenarien kann die Auslagerung der Lohnbuchhaltung sinnvoll sein:

  • Die Abrechnung erfolgt intern durch eine einzige Person, auf die der Arbeitgeber voll und ganz angewiesen ist – schwierig wird es bei längerem Urlaub oder Krankheit. Im Kündigungsfall wäre ein Ersatz wahrscheinlich nicht auf die Schnelle zu finden.
  • Die Lohnbuchhaltung wird von der Personalabteilung „nebenbei“ erledigt, obwohl dafür eigentlich keine Kapazitäten vorhanden sind.
  • Das HR-Team soll sich wieder mehr auf die Betreuung der Mitarbeiter konzentrieren können, statt Lohnabrechnungen zu erstellen.

Im Gegensatz dazu gibt es viele Szenarien, in denen es sich lohnt, die Lohnabrechnung intern durchzuführen:

  • Was bisher fehlt, ist eine Lohnabrechnungssoftware, die durch die Automatisierung von Routinearbeiten wirklich entlastet und gleichzeitig Rechtssicherheit schafft.
  • Sie tun sich schwer damit, Ihre sensibelsten Daten in fremde Hände zu geben – auch wenn diese einen verantwortungsvollen Umgang zusichern.
  • Sie wollen sich nicht von einem Dienstleister abhängig machen und würden ohnehin alles kontrollieren.
  • Sie haben bereits Lohnspezialisten in Ihrem Team, deren Wissen sonst verloren ginge.

So viel Entlastung ist mit aktueller Lohnabrechnungssoftware möglich

Eine erfolgreiche interne Lohnabrechnung steht und fällt mit einer durchdachten Lohnsoftware. Sie verschafft der Personalabteilung mehr Freiraum für die Betreuung der Mitarbeitenden und entlastet sie auf verschiedenen Ebenen:

  • Wegfall von Routinearbeiten, die automatisiert werden können
  • Automatische Erstellung von Beitragsnachweisen, elektronischen Meldungen und Lohnsteueranmeldungen nach erfolgter Lohnabrechnung
  • Geringerer Aufwand für die Umsetzung gesetzlicher Vorgaben durch softwaretechnische Updates
  • Geringerer Aufwand bei der Fehlersuche, da Fehler durch Kontrollläufe und Plausibilitätsprüfungen frühzeitig erkannt werden
  • Schnelle Klärung offener Fragen durch den angeschlossenen Support
  • Vorgefertigte Berichte und Auswertungen zu den wichtigsten Themen für den schnellen Zugriff
  • Vorausgefüllter Druck von Verdienst- und Arbeitsbescheinigungen
  • Sichere Durchführung komplexerer Abrechnungen

Fazit

Es gibt keinen Grund, die interne Lohnabrechnung zu scheuen, wenn man sich durch eine professionelle Lohnbuchhaltungssoftware unterstützen und entlasten lässt. So kann jeder Unternehmer Know-how im Betrieb halten, unabhängig von externen Dienstleistern bleiben und flexibel agieren.

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Payroll Outsourcing als Hebel für ein agiles HR-Department
HR & Payroll

Payroll Outsourcing als Hebel für ein agiles HR-Department

5 Min. Lesezeit

Die Lohnabrechnung im DACH-Raum unterliegt komplexen, länderspezifischen Regeln. Wer diese Aufgabe auslagert, gewinnt nicht nur Zeit, sondern auch die Flexibilität, die ein modernes HR-Department heute braucht.

Was Payroll Outsourcing konkret bedeutet

Payroll Outsourcing bezeichnet die automatisierte und digitalisierte Auslagerung von Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozessen an einen externen Dienstleister. Zur Lohnabrechnung gehören typischerweise die Berechnung von Gehältern und Löhnen, Abzüge für Steuern und Sozialversicherungen, das Einhalten gesetzlicher Bestimmungen, das Ausstellen der Abrechnungen samt Versand der erforderlichen Meldungen sowie die Überweisung der Gehälter an die Mitarbeitenden. Diese Prozesse erfordern genaue Kenntnisse der aktuellen Steuergesetze und Vorschriften und bringen entsprechende Komplexität mit sich.

Ein externer Dienstleister stellt sicher, dass Experten diese Prozesse durchführen. Das verringert Fehler und sichert die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Gleichzeitig kann sich Ihr internes Personal auf strategischere Aufgaben konzentrieren, während die operativen Details der Lohnabrechnung bei externen Fachleuten liegen.

Länderspezifische Unterschiede im DACH-Raum

Payroll Outsourcing unterscheidet sich innerhalb Deutschlands, Österreichs und der Schweiz deutlich, allerdings weniger beim Outsourcing-Service selbst als bei den länderspezifischen gesetzlichen Anforderungen, den steuerlichen Bestimmungen und den kulturellen Eigenheiten. Folgende Punkte spielen dabei eine Rolle:

Jedes Land im DACH-Raum hat eigene gesetzliche Bestimmungen zu Lohnsteuern, Sozialversicherungen, Arbeitszeitregelungen und weiteren arbeitsrechtlichen Aspekten. Ein Outsourcing-Anbieter muss die spezifischen Regelungen jedes Landes kennen. Auch die Sozialversicherungssysteme unterscheiden sich zwischen den Ländern, sodass ein Payroll-Dienstleister diese Unterschiede verstehen und korrekt abhandeln muss.

Kulturelle Unterschiede in Arbeitsgewohnheiten, Kommunikationsstilen und Geschäftspraktiken wirken sich auf die Umsetzung von Payroll Outsourcing aus. Hinzu kommen sprachliche Unterschiede zwischen Deutsch in Deutschland und Österreich sowie Deutsch, Französisch und Italienisch in der Schweiz. Tarifverträge und arbeitsrechtliche Bestimmungen variieren ebenfalls von Land zu Land, weshalb ein Payroll-Dienstleister sicherstellen muss, dass Lohnabrechnungen im Einklang mit den jeweils geltenden Regelungen stehen. Auch die Währung unterscheidet sich: Deutschland und Österreich nutzen den Euro, die Schweiz den Schweizer Franken, was bei der Gehaltsabrechnung für grenzüberschreitend tätige Mitarbeitende zu beachten ist.

Bei der Auswahl eines Payroll-Outsourcing-Anbieters im DACH-Raum kommt es deshalb darauf an, dass dieser über fundierte Kenntnisse der spezifischen Anforderungen jedes Landes verfügt und seine Dienstleistungen entsprechend anpassen kann.

Warum HR agiler werden muss

Die aktuelle Marktdynamik verlangt von Unternehmen, schnell zu reagieren und sich ständig zu erneuern. Agilität ist damit in den meisten Geschäftsbereichen zu einer zentralen Anforderung geworden, auch im Personalwesen. Die Zeiten starrer Regeln und langfristiger Planung weichen einem leichteren, schnelleren HR-Modell, das als Agile HR bezeichnet wird. Für manche Unternehmen war dieser Wandel Teil einer umfassenderen Transformation der Geschäftsprozesse, für andere ein gezielter Schritt, um die eigenen Geschäftsziele besser zu unterstützen.

In der Softwareentwicklung ist „Agile" als Methode seit Langem etabliert, mittlerweile haben zahlreiche Geschäftsbereiche den agilen Ansatz übernommen: Prototyping, Flexibilität, Anpassungsfähigkeit an Veränderungen und die Entwicklung von Projekten in Sprints, also iterativen, zeitlich begrenzten Aktivitäten von Projektteams. HR hat viele Berührungspunkte innerhalb eines Unternehmens und tiefgreifende Auswirkungen auf die Belegschaft, deshalb ist die agile Transformation im HR-Bereich komplexer als in den meisten anderen Geschäftsbereichen.

Die Transformation zeigt sich bereits in mehreren HR-Bereichen. Bei Mitarbeiterbewertungen und Gehaltserhöhungen wurden Bewertungen früher meist einmal jährlich durchgeführt. Angesichts kürzerer Projektlaufzeiten ist es sinnvoller, Feedback am Ende eines Projekts zu geben, statt auf die jährliche Überprüfung zu warten: Mitarbeitende erhalten so sofort relevantes Feedback und können es im nächsten Projekt direkt umsetzen. Auch die Vergütung wird agiler, manche Unternehmen zahlen leistungsbasierte Sofortprämien anstelle des Jahresendbonus.

Bei der Talententwicklung investieren Unternehmen in kurze Coachings für Führungskräfte, damit diese ihre neu erlernten Fähigkeiten sofort umsetzen und besseres Feedback geben können. Talentmanagement wird teamorientierter, ähnlich wie bei agilen Scrum-Teams, in denen Fortschritt bewertet, Manager und Kollegen beurteilt und Leistungsverbesserungen durch das Schließen von Lücken erreicht werden. Auch Lern- und Entwicklungsaktivitäten werden agiler, etwa durch kontinuierliche Lernangebote und proaktive Beratung dazu, welche Fähigkeiten für die aktuelle oder künftige Rolle nötig sind.

Bei Einstellung und Rekrutierung zerlegt die agile Rekrutierung den komplexen Einstellungsprozess in einfache, handhabbare Aktivitäten. Einstellungssprints helfen dabei, innerhalb eines bestimmten Zeitraums ein Ziel zu erreichen: Der erste Sprint kann etwa der Einholung aller Genehmigungen dienen, der zweite der Ausschreibung der Stelle und der dritte der Vorauswahl und den Interviews.

Wie Outsourcing Agilität im HR ermöglicht

Wenn Sie einzelne Aufgaben auslagern, können sich Ihre internen Teams auf Innovation und Strategie konzentrieren, während ein Partner die Routineaufgaben übernimmt. Funktionen wie die Gehaltsabrechnung sind zeitaufwändig und mit administrativem Aufwand verbunden. Wird sie ausgelagert, setzt das wertvolle Ressourcen frei und ist kosteneffizient, da der HR-Partner für eine genaue Auszahlung an die Mitarbeitenden sorgt. Ebenso lässt sich die Verwaltung von Benefits auslagern.

Durch das Outsourcing von Talentakquisition können Sie sich stärker auf Einstellungsstrategien konzentrieren. Da Rekrutierung zunehmend digitale und physische Elemente kombiniert, verfügen spezialisierte Partner über die nötige Technologie, um vielfältige Anforderungen zu unterstützen und dabei Zeit und Kosten zu sparen. Zusätzlich bringen HR-Partner aktuelles Wissen über Compliance und rechtliche Anforderungen mit, von dem Ihr Unternehmen profitiert. Outsourcing ermöglicht damit Flexibilität, Anpassungsfähigkeit und Skalierbarkeit im HR-Bereich, eine zentrale Voraussetzung, um agil zu werden.

HR-Initiativen müssen mit den Geschäftsanforderungen und -zielen übereinstimmen. Eine agile HR-Outsourcing-Strategie stellt sicher, dass Agilität optimal und anpassungsfähig umgesetzt wird. Definieren Sie die Ziele und Vorgaben des Outsourcings und prüfen Sie, wie sich Agilität in jede betroffene Funktion integrieren lässt. Die Identifizierung der wichtigsten auslagerbaren Bereiche sowie die Bestimmung der intern benötigten Fähigkeiten im Team sorgen dafür, dass der Ansatz innovativ und effizient bleibt. Wie jeder agile Prozess muss auch diese Strategie iterativ sein und sich kontinuierlich an Unternehmensanforderungen und Marktbedingungen anpassen. Der richtige Outsourcing-Partner unterstützt Ihr Unternehmen mit Fachwissen, Know-how und der nötigen technologischen Infrastruktur, um im HR-Bereich Agilität aufzubauen, die für langfristiges Wachstum und nachhaltigen Erfolg notwendig ist.

Fazit

Payroll Outsourcing im DACH-Raum verlangt einen Partner, der die gesetzlichen, sprachlichen und kulturellen Unterschiede zwischen Deutschland, Österreich und der Schweiz kennt und seine Leistungen entsprechend anpasst. Gleichzeitig ist die Auslagerung von Lohnabrechnung, Benefits-Verwaltung und Talentakquisition ein wirksamer Hebel, um HR agiler zu machen: Interne Teams gewinnen Zeit für Innovation und Strategie, während ein spezialisierter Partner Routineaufgaben übernimmt und aktuelles Compliance-Wissen einbringt. Damit eine solche Strategie funktioniert, braucht es klare Ziele für das Outsourcing und eine kontinuierliche Anpassung an veränderte Geschäftsanforderungen und Marktbedingungen.

Häufige Fragen zu Payroll Outsourcing und Agile HR

Was bedeutet Payroll Outsourcing? 

Payroll Outsourcing bezeichnet die automatisierte und digitalisierte Auslagerung von Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozessen an einen externen Dienstleister. Dazu gehören die Berechnung von Gehältern, Abzüge für Steuern und Sozialversicherungen, das Einhalten gesetzlicher Bestimmungen, das Ausstellen der Abrechnungen samt Meldungen sowie die Überweisung der Gehälter.

Gibt es Unterschiede beim Payroll Outsourcing im DACH-Raum? 

Ja. Die Unterschiede betreffen weniger den Outsourcing-Service selbst als die länderspezifischen gesetzlichen Anforderungen, steuerlichen Bestimmungen und kulturellen Eigenheiten in Deutschland, Österreich und der Schweiz, etwa bei Sozialversicherungssystemen, Tarifverträgen, Sprache und Währung.

Welchen Vorteil bringt Payroll Outsourcing für interne Teams? 

Ein externer Dienstleister führt die Prozesse durch Experten aus, was Fehler verringert und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sichert. Ihr internes Personal kann sich dadurch auf strategischere Aufgaben konzentrieren, während die operativen Details bei externen Fachleuten liegen.

Was ist Agile HR? 

Agile HR überträgt den aus der Softwareentwicklung bekannten agilen Ansatz auf das Personalwesen: kürzere, iterative Zyklen statt starrer Regeln und langfristiger Jahresplanung, etwa bei Feedback, Vergütung, Talententwicklung und Rekrutierung.

Wie unterstützt Outsourcing Agilität im HR-Bereich? 

Durch das Auslagern zeitaufwändiger Aufgaben wie Gehaltsabrechnung, Benefits-Verwaltung und Talentakquisition können sich interne Teams auf Innovation und Strategie konzentrieren, während ein Partner Routineaufgaben übernimmt, Kosten senkt und aktuelles Compliance-Wissen einbringt.

Digitale Lohnunterlagen: Effizienz steigern und Kosten senken
HR & Payroll

Digitale Lohnunterlagen: Effizienz steigern und Kosten senken

Digitalisierung bedeutet mehr, als Unterlagen nur elektronisch zu erfassen und weiterzuleiten. Sie eröffnet die Möglichkeit, Prozesse gezielt zu optimieren und effizienter zu gestalten. Gerade in der Lohn- und Gehaltsabrechnung im Bauwesen sollten Betriebe unnötige Abläufe überdenken und verbessern, um ihre Lohnsachbearbeiter*innen zu entlasten und Kosten zu senken. Ein digitales Mitarbeiterportal bietet hier entscheidende Vorteile und setzt neue Maßstäbe in puncto Effizienz und Nachhaltigkeit.

5 Min. Lesezeit

Warum digitale Lohn- und Gehaltsunterlagen wichtig sind

Die Bereitstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen in Papierform oder per E-Mail ist nicht nur zeitaufwendig, sondern birgt auch Sicherheits- und Organisationsrisiken. Mit der Digitalisierung werden diese Prozesse verschlankt und optimiert.

Vorteile eines Mitarbeiterportals für die Lohnsachbearbeitung

Nach der Erstellung der Abrechnungen in einer Baulohn-Software werden diese einfach in das Mitarbeiterportal hochgeladen. Dies ersetzt den aufwendigen Versand physischer Dokumente und spart wertvolle Arbeitszeit. Lohnsachbearbeiter*innen können sich so stärker auf anspruchsvollere Aufgaben konzentrieren und werden spürbar entlastet.

Mehrwert für Mitarbeitende durch ortsunabhängigen Zugriff

Für die Beschäftigten des Baubetriebes bietet das Portal einen klaren Vorteil: Sie erhalten jederzeit und von überall Zugriff auf ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Urlaubsnachweise oder andere wichtige Dokumente. Gleichzeitig dient das Portal als sicheres Archiv, sodass keine Unterlagen mehr verloren gehen und Aktenordner überflüssig werden.

Effizienz und Kostenersparnis im Bauunternehmen

Die Einführung eines digitalen Mitarbeiterportals steigert die Effizienz, senkt Kosten und sorgt für eine sichere Bereitstellung wichtiger Unterlagen. Bauunternehmen sparen nicht nur Ressourcen, sondern zeigen sich auch als moderner Arbeitgeber, der auf digitale Lösungen setzt.

SV-Meldeportal: Was kann die neue Ausfüllhilfe im Meldeverfahren?
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SV-Meldeportal: Was kann die neue Ausfüllhilfe im Meldeverfahren?

Seit Anfang Oktober 2023 können Unternehmen und Selbstständige das neue SV-Meldeportal nutzen. Es löst zum Jahresende die bisherige Ausfüllhilfe sv.net ab. Das bedeutet: Ab dem 1. Januar 2024 können Rückmeldungen der Krankenkassen nur noch über das SV-Meldeportal abgerufen werden. Hier die wichtigsten Infos zur neuen Anwendung.

5 Min. Lesezeit

Über das neue SV-Meldeportal können Arbeitgeber und Selbstständige Meldungen, Beitragsnachweise, Bescheinigungen und Anträge mit den Sozialversicherungsträgern elektronisch auszutauschen. Dieser Beitrag beantwortet die wichtigsten Fragen zur neuen Ausfüllhilfe im Meldeverfahren.

Was ist das SV-Meldeportal?

Das SV-Meldeportal ist seit dem 4. Oktober 2023 verfügbar. Es wird die Vorgängeranwendung sv.net vollständig ersetzen und ist über jeden gängigen Browser aufrufbar. Das SV-Meldeportal ist eine reine Webanwendung, die es Unternehmen ermöglicht, Sozialversicherungsmeldungen und Beitragsnachweise einzureichen. Es ist als Ausfüllhilfe für die Abgabe von Sozialversicherungsmeldungen konzipiert.

Als rechtliche Grundlage dient § 95a des Sozialgesetzbuches IV. Aufgrund dieser gesetzlichen Verpflichtung müssen die Sozialversicherungsträger die bislang freiwillig bereitgestellte Anwendung nunmehr verpflichtend anbieten. Somit muss das SV-Meldeportal Arbeitgebern und Selbstständigen dauerhaft als Ausfüllhilfe für das Meldeverfahren zur Verfügung stehen.

Die Entwicklung des neuen Portals erfolgte in Zusammenarbeit zwischen der Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG) und dem GKV-Spitzenverband.

An wen richtet sich das SV-Meldeportal?

Das SV-Meldeportal wurde speziell als Unterstützung für Kleinunternehmen entwickelt, die kein Entgeltabrechnungsprogramm nutzen. Es kann jedoch auch Selbstständigen, mittelständischen Unternehmen und großen Betrieben helfen, ihren Meldepflichten nachzukommen und Bescheinigungen zu empfangen. Außerdem steht das Portal der öffentlichen Verwaltung zur Verfügung.

Ersetzt das SV-Meldeportal eine Entgeltabrechnungssoftware?

Das SV-Meldeportal ist keine Alternative zu einer professionellen Entgeltabrechnungssoftware. Ebenso wie der Vorgänger sv.net führt das SV-Meldeportal keine Entgeltberechnungen oder Berechnungen zu Sozialversicherungs- und Steueranteilen durch. Es ermöglicht lediglich die Übertragung von Informationen und ersetzt somit kein Lohnabrechnungsprogramm.

Im Unterschied zu sv.net verfügt das SV-Meldeportal jedoch über zusätzliche Funktionen wie eine cloudbasierte Datenspeicherung. Diese Funktion erlaubt es beispielsweise Kleinunternehmern, alle relevanten Daten elektronisch zu speichern und sie später im Rahmen einer elektronischen Betriebsprüfung zu verwenden. Die Daten werden in einem zentralen Online-Datenspeicher abgelegt, und die maximale Speicherdauer beträgt fünf Jahre.

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Welche Kosten fallen für die Nutzung an?

Die Gebühren für die Nutzung des SV-Meldeportals variieren je nach Anzahl der benötigten Betriebsnummern des Unternehmens für die Übermittlung von Sozialversicherungsmeldungen. Es gibt zwei Anwendergruppen: die Single-Mandanten-Variante und die Multi-Mandanten-Variante.

Bis zum März 2024 gelten vergünstigte Gebühren. Unternehmen, die sich vor dem 31. März 2024 registrieren, zahlen für die Jahre 2023 und 2024 keine Gebühr. In diesem Fall entstehen erst ab dem 1. Januar 2025 Kosten für die Nutzung des SV-Meldeportals. Unternehmen, die sich ab dem 1. April 2024 registrieren, müssen sofort für die Nutzung bezahlen.

Bei einer Registrierung vor dem 31. März 2024 gilt automatisch die Multi-Mandanten-Variante. Diese ermöglicht den Datenaustausch für mehrere Betriebsnummern und die Verwaltung mehrerer Mandanten. Im Herbst 2024 müssen die Nutzer eine der beiden Varianten auswählen, für die ab dem 1. Januar 2025 erstmals eine Gebühr anfällt.

  • Die Kosten für die Nutzung einer einzigen Betriebsnummer betragen 36 Euro zuzüglich Umsatzsteuer für einen Zeitraum von 36 Monaten.
  • Für die Nutzung mehrerer Betriebsnummern belaufen sich die Kosten auf 99 Euro zuzüglich Umsatzsteuer für ebenfalls 36 Monate.

Es gibt keine Begrenzung für den Austausch von Sozialversicherungsmeldungen; daher können beliebig viele Meldungen ausgetauscht werden.

Wie funktioniert die Registrierung für das SV-Meldeportal?

Die Registrierung für das SV-Meldeportal ist ausschließlich mit einem ELSTER-Zertifikat möglich. Jede Person innerhalb eines Unternehmens, die auf das Portal zugreifen möchte, muss über ein eigenes ELSTER-Zertifikat verfügen. Diese Zertifikate sind kostenlos beim Finanzamt oder auf der ELSTER-Website unter „Mein Unternehmenskonto“ erhältlich.

Überblick über die Registrierung

Die Registrierung läuft in diesen Schritten ab:

  1. SV-Meldeportal aufrufen
  2. Registrierung zur Nutzung über „Mein Unternehmenskonto“ abwickeln
  3. Im SV-Meldeportal mit dem ELSTER-Zertifikat authentifizieren
  4. Betriebsnummer und Unternehmensdaten eingeben
  5. Vertretungsberechtigungsschreiben mit Freischaltcode per Post erhalten
  6. Freischaltcode eingeben
  7. Freigabe des SV-Meldeportals für die Nutzung

Nach erfolgreicher Registrierung ist das SV-Meldeportal uneingeschränkt nutzbar. Für jeden Login wird das ELSTER-Zertifikat benötigt, mit dem sich das Unternehmen registriert hat.

Wie lange kann sv.net noch genutzt werden?

Bis zum 31. Dezember 2023 bleibt das bisherige Portal sv.net uneingeschränkt nutzbar. Ab dem Jahresbeginn 2024 wird die Nutzung von sv.net jedoch eingeschränkt. So können Rückmeldungen ab dem 1. Januar 2024 nur noch über das SV-Meldeportal erfolgen. Ende Februar 2024 wird sv.net endgültig abgeschaltet. Daher sollten betroffene Unternehmen und Selbstständige schnellstmöglich auf das neue SV-Meldeportal umsteigen, um einen reibungslosen Betrieb sicherzustellen.

Welche Funktionen bietet das SV-Meldeportal?

Das SV-Meldeportal bietet einige Funktionen, die über die bisherigen Anwendungen von sv.net hinausgehen:

  • Online-Datenspeicher
    Das neue SV-Meldeportal ist als Online-Datenspeicher nutzbar. Hier können insbesondere Kleinunternehmen sämtliche Daten aus Sozialversicherungsmeldungen, einschließlich der Entgeltdaten, sicher und zentral in einem Online-Speicher aufbewahren. Die eingegebenen Daten werden verschlüsselt gespeichert und sind ausschließlich für legitimierte Benutzer zugänglich. Der Online-Speicher speichert Unternehmens- und Personaldaten sowie alle Meldungen.
  • Personalverwaltung mit Historienführung
    Das SV-Meldeportal ermöglicht eine gestufte Personalverwaltung mit Historienführung, die über den Online-Datenspeicher funktioniert. Unter den jeweiligen Betriebsnummern werden wichtige Daten wie Name, Adresse, Geburtsdatum und Sozialversicherungsnummer der Mitarbeiter erfasst. Die Meldungen für die Mitarbeiter werden automatisch in die Stammdaten übertragen und dabei auf den Monat der Meldung bezogen. Dadurch können spätere Meldungen leicht bestimmten Zeiträumen zugeordnet werden.
  • Mandantenverwaltung
    Unternehmen, die Sozialversicherungsdaten für mehrere Betriebsnummern austauschen, sowie Dienstleistungsunternehmer, die die Entgeltabrechnung und das Meldeverfahren für mehrere Unternehmen durchführen, können das SV-Meldeportal für eine strukturierte Mandantenverwaltung nutzen. Auf diese Weise kann ein Unternehmen einem Steuerberater für einen frei wählbaren Zeitraum ein Mandat übertragen. Dies ermöglicht dem Steuerberater, das Meldewesen mit den Sozialversicherungsträgern im Namen des Unternehmens zu führen.
  • Barrierefreie Benutzeroberfläche
    Das Portal verfügt über eine barrierefreie Benutzeroberfläche, die in mehreren Sprachen bedienbar ist. Es hat ein neues, flexibles Design, das es Unternehmen ermöglicht, das Portal sowohl auf Stand-PCs als auch auf mobilen Endgeräten wie Smartphones und Tablets zu nutzen. Das Design passt sich dabei automatisch an das jeweilige Gerät an.
  • Handlungsanleitungen
    Das Portal stellt Anleitungen und Videos bereit, die bei der Registrierung und Nutzung helfen. Es bietet klare Anweisungen dazu, wie Meldungen abgegeben und empfangen werden können, und enthält zudem einen Fragen- und Antwortkatalog.

Fazit zum SV-Meldeportal

Die Funktionen des SV-Meldeportals stehen bereits seit Anfang Oktober 2023 zur Verfügung. Unternehmen und Selbstständige, die sich noch nicht registriert haben, sollten dies bis zum Jahresende nachholen. Auf diese Weise wird ein reibungsloser elektronischer Datenaustausch im Meldeverfahren gewährleistet, bevor sv.net im Februar 2024 endgültig abgeschaltet wird. Zudem bringt eine frühzeitige Registrierung Vergünstigungen bei den Nutzungsgebühren mit sich.

Monatswechsel in der Lohnabrechnung: Schritt für Schritt zur fehlerfreien Payroll
HR & Payroll

Monatswechsel in der Lohnabrechnung: Schritt für Schritt zur fehlerfreien Payroll

Jeden Monat aufs Neue steht Arbeitgebern die Lohnabrechnung für ihre Beschäftigten ins Haus. Dabei müssen sie eine Vielzahl von Pflichten erfüllen, um die korrekte Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen und Steuern zu gewährleisten. Dieser Beitrag gibt einen Überblick über die erforderlichen Schritte im Rahmen des Monatswechsels in der Lohnabrechnung.

5 Min. Lesezeit

Die Lohnabrechnung zählt zu den wichtigsten Aufgaben von Arbeitgebern. Schließlich geht es darum, den Mitarbeitern pünktlich ihr Entgelt auszuzahlen und so den Betriebsfrieden zu bewahren. Da ist es gut, zu wissen, wie man den Monatswechsel in der Lohnabrechnung schrittweise bis zur fehlerfreien Payroll durchführt.

Monatswechsel in der Lohnabrechnung: die wichtigsten Arbeitgeberpflichten

Ziel der Entgeltabrechnung ist, die auszuzahlenden Löhne korrekt zu berechnen sowie die erforderlichen Abgaben rechtzeitig und richtig durchzuführen. Damit dies gewährleistet ist, erlegt der Gesetzgeber Arbeitgebern zahlreiche Pflichten auf:

  • Ausstellung einer schriftlichen Lohnabrechnung (§ 108 GewO)
  • pünktliche Einreichung der Beitragsnachweise bei den Sozialversicherungsträgern und Abführung der Beiträge
  • Anmeldung und Abführung der Lohnsteuern beim Finanzamt, unter Berücksichtigung der Lohnsteuermerkmale (ElStAM) der Arbeitnehmer

Arbeitgeber können theoretisch darauf verzichten, dem Arbeitnehmer monatlich erneut einen Lohnzettel auszuhändigen, wenn von der Berechnung des Vormonats nicht abgewichen wird. Die meisten Arbeitgeber erstellen dennoch bei jedem Monatswechsel eine neue Lohnabrechnung.

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Entgeltabrechnung erstellen: Die Schritte beim Monatswechsel in der Lohnabrechnung

Die Lohnabrechnung ist eine komplexe Aufgabe, die aus einer Vielzahl einzelner Schritte besteht.

Lohnabrechnung erstellen: Berechnung von Brutto- und Nettolohn

Zunächst berechnen Sie für jeden Mitarbeiter den Bruttolohn. Er setzt sich meist aus mehreren Bestandteilen zusammen:

  • Grundlohn
  • geldwerte Vorteile/Sachbezüge (z. B. Dienstwagenregelung)
  • vermögenswirksame Leistungen des Arbeitgebers
  • Zuschläge und Zulagen (z. B. Gefahrenzulagen, Zuschläge für Überstunden, Nachtarbeit, Sonn- und Feiertagsarbeit)
  • leistungsbezogene Bonuszahlungen (z. B. Provisionen, Prämien)
  • pauschal versteuerte Leistungen
  • betriebliche Altersvorsorge

Deshalb kann es sein, dass das Bruttoentgelt in der Gehaltsabrechnung bei jedem Monatswechsel variiert. Um nun das Nettoentgelt zu berechnen, sind vom Gesamtbrutto die anfallende Lohnsteuer, gegebenenfalls die Kirchensteuer und der Solidaritätszuschlag sowie der Arbeitnehmeranteil an den Sozialversicherungsbeiträgen abzuziehen.

Die Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung werden im Regelfall nach dem solidarischen Prinzip jeweils zur Hälfte vom Arbeitgeber und Arbeitnehmer getragen. Es gibt jedoch auch Ausnahmen wie den Kinderlosenzuschlag in der Pflegeversicherung, den nur der Arbeitnehmer zahlt. Die Höhe der Lohnsteuer richtet sich nach den individuellen Lohnsteuermerkmalen der Mitarbeiter wie Lohnsteuerklasse oder Kinderfreibeträge.

Abweichungen von dieser Vorgehensweise können bei besonderen Umständen auftreten. Liegt etwa eine geringfügige Beschäftigung vor, zahlt der Arbeitnehmer selbst keine Sozialversicherungsbeiträge. Der Arbeitgeber hingegen führt einen pauschalen Beitrag an die Knappschaft-Bahn-See ab, der etwa 31 Prozent des Lohns ausmacht.

Noch deutlich mehr Besonderheiten bringt die Baulohnabrechnung mit sich. Hier gibt es beispielsweise durch Sommer- und Winterarbeitszeit Unterschiede beim monatlichen Brutto. Zudem müssen die Arbeitgeber Beiträge an die verpflichtenden Sozialkassen der Bauwirtschaft abführen.

Meldewesen im Rahmen des Monatswechsels bei der Lohnabrechnung

Sobald die Löhne für alle Mitarbeiter berechnet wurden, müssen die entsprechenden Beträge an die Sozialversicherungsträger und das Finanzamt gemeldet werden.

  • Beitragsnachweise: Spätestens bis zum fünftletzten Bankarbeitstag eines Monats müssen die Beitragsnachweise an die Sozialversicherungsträger übermittelt werden. Fällig sind die Beiträge zwei Tage später.
  • Lohnsteueranmeldung: Die Lohnsteueranmeldung müssen Sie je nach Höhe der abzuführenden Lohnsteuer entweder monatlich, vierteljährlich oder jährlich jeweils am 10. Tag nach dem betreffenden Zeitraum beim Finanzamt einreichen. Für die Zahlung gilt dieselbe Frist, wobei es eine Schonfrist von drei Tagen gibt.

All diese Meldungen müssen auf elektronischem Weg eingereicht werden. Hierfür wurden in den vergangenen Jahren entsprechende Verfahren geschaffen. Für die Anmeldung der Lohnsteuer können Sie die ELSTER-Schnittstelle verwenden, für Beitragsnachweise nutzen Sie das sogenannte DEÜV-Verfahren.

Inhalte und Aufbau einer Entgeltabrechnung

108 Abs. 1 der Gewerbeordnung (GewO) macht klare Angaben dazu, welche Pflichtangaben auf die Verdienstabrechnung gehören:

  • Angaben zum Abrechnungszeitraum
  • Zusammensetzung des Arbeitsentgelts
  • Art und Höhe der Zuschläge und Zulagen
  • sonstige Vergütungen
  • Art und Höhe der Abzüge
  • Abschlagszahlungen und Vorschüsse

In der Praxis enthält der Lohnzettel jedoch noch viele weitere Informationen:

  • Allgemeine Angaben zu Arbeitnehmer und Arbeitgeber
    Dazu gehören Name und Anschrift des Arbeitgebers und des Mitarbeiters, der Beginn des Arbeitsverhältnisses und der Abrechnungszeitraum. Ebenso werden häufig genannt das Geburtsdatum und die Lohnsteuermerkmale (z. B. Steuerklasse, Konfession, Kinderfreibeträge, Steueridentifikationsnummer) sowie die Sozialversicherungsnummer des Arbeitnehmers.
  • Aufbau des Entgelts
    Es wird detailliert aufgeschlüsselt, wie sich der ausgezahlte Lohn zusammensetzt. Dazu gehören:
    – Bruttolohn
    – Arbeitnehmeranteil zu den verschiedenen Sozialversicherungen
    – Höhe von Lohn- und Kirchensteuer sowie ggf. Solidaritätszuschlag
    – persönliche Abzüge
    – Beiträge zu einer betrieblichen Altersvorsorge (bAV)
    – vermögenswirksame Leistungen
    – angewendete Steuerfreibeträge
    – geldwerte Vorteile
    – Zuschläge und Zulagen
    – Nettolohn
    – Auszahlungsbetrag

Hilfe durch Lohnsoftware: Vereinfachung des Monatswechsels in der Lohnabrechnung

Größte Sorgfalt ist bei der Lohnabrechnung besonders wichtig. Entstandene Fehler müssen aufwendig durch Korrekturen und Rückrechnungen beseitigt werden. Schlimmer wiegt jedoch, dass schlampige Arbeit auch rechtliche Auswirkungen haben kann. Bei einer lediglich verspäteten Abgabe werden die Beiträge geschätzt. Werden Meldungen jedoch ganz unterlassen oder Beiträge nicht abgeführt, kann dies sogar strafrechtlich relevant sein. Im schlimmsten Fall kommt eine Geldstrafe oder eine Freiheitsstrafe auf den Arbeitgeber zu.

Entsprechend wichtig ist es, den Monatswechsel in der Lohnabrechnung strukturiert anzugehen und Fehler zu vermeiden. Je höher der Anteil an manuellen Arbeiten und Berechnungen ist, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit von Fehlern in den Lohnabrechnungen. Arbeitgeber müssen ihre Lohnabrechnung deshalb aber nicht unbedingt an einen Steuerberater auslagern. Denn mit einer guten und aktuellen Lohnsoftware können sie diese auch problemlos selbst durchführen.

Die gute Nachricht: Möchten Arbeitgeber den Monatswechsel in der Lohnabrechnung effizient gestalten, benötigen sie hierfür lediglich eine aktuelle, GKV-zertifizierte Lohnabrechnungssoftware. Mit einem solchen Abrechnungsprogramm erledigen auch kleine und mittlere Unternehmen die Aufgaben im Rahmen der Lohnbuchhaltung zu überschaubaren Kosten selbst:

  • Verwaltung der Mitarbeiterstammdaten
  • weitgehend automatisierte Erstellung der Lohnabrechnung
  • elektronischer Versand der Lohnsteueranmeldungen und der Beitragsnachweise
  • Abwicklung des Zahlungsverkehrs anhand hinterlegter Bankverbindungen
  • Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen

Mit einer modernen Lohnbuchhaltungssoftware können Arbeitgeber somit den Aufwand für den Monatswechsel in der Lohnabrechnung deutlich senken und gleichzeitig die Fehleranfälligkeit reduzieren. Zudem haben sie – im Unterschied zu einer ausgelagerten Lohnabrechnung – alle Personaldaten jederzeit im Zugriff.

GKV-Zertifikat: Warum Arbeitgeber auf ITSG-geprüfte Lohnsoftware setzen sollten
HR & Payroll

GKV-Zertifikat: Warum Arbeitgeber auf ITSG-geprüfte Lohnsoftware setzen sollten

Für den direkten elektronischen Datenaustausch mit den Sozialversicherungsträgern benötigen Entgeltabrechnungsprogramme und Zeitwirtschaftssoftware ein GKV-Zertifikat. Um dieses zu erhalten, muss die Software eine sogenannte Systemuntersuchung durch die ITSG erfolgreich absolvieren. Dieser Beitrag gibt einen Überblick über die Anforderungen und den Ablauf der Prüfung. Zudem erläutert er, warum das GKV-Zertifikat für Arbeitgeber wichtig ist.

5 Min. Lesezeit

Viele Zertifikate sind „nice to have“ – das heißt, es ist zwar schön, sie zu haben, aber im Arbeitsalltag notwendig sind sie nicht. Beim GKV-Zertifikat sieht das anders aus. Um als Arbeitgeber elektronische Meldungen direkt an die Sozialversicherungsträger versenden zu können, benötigt die eingesetzte Entgeltabrechnungssoftware dieses Gütesiegel.  Andernfalls droht im Meldewesen ein erheblicher manueller Mehraufwand. Schauen wir uns genauer an, welche Anforderungen und welcher Nutzen mit dem GKV-Zertifikat verbunden sind.

Was ist ein GKV-Zertifikat?

Eines vorweggeschickt: Obwohl es ebenfalls von der ITSG, der Informationstechnischen Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung, erteilt wird, hat das GKV-Zertifikat nichts mit dem ITSG-Zertifikat zu tun, das Arbeitgeber für die Abgabe von Sozialversicherungsmeldungen benötigen. Vielmehr handelt es sich um ein Gütesiegel der gesetzlichen Krankenversicherung für Entgeltabrechnungssoftware, Zeiterfassungssysteme und elektronische Ausfüllhilfen, die die gesetzlichen Anforderungen für die Kommunikation mit den Sozialversicherungsträgern erfüllen.

Das GKV-Zertifikat ist Voraussetzung dafür, dass Arbeitgeber mit ihrer Software elektronische Meldungen direkt bei den Sozialversicherungsträgern einreichen können. Bevor das Zertifikat erteilt wird, müssen die Softwareersteller der ITSG ihre Lösungen für umfangreiche Prüfungen zur Verfügung stellen. Das GKV-Zertifikat bescheinigt einerseits die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen, andererseits aber auch eine anwenderfreundliche Bedienung der Software.

Inhalte der Systemuntersuchung durch die ITSG

Die ITSG konzentriert sich bei der Systemuntersuchung von Entgeltabrechnungssoftware auf die Programmteile, die für die Berechnung und Übermittlung der Sozialversicherungsbeiträge und -meldungen erforderlich sind. Welche Inhalte dabei genau geprüft werden, legt die ITSG im Auftrag des GKV-Spitzenverbandes fest. Hierzu wird ein Pflichtenheft erstellt, das die genauen Anforderungen ausweist. Entscheidend ist, dass sie den gesetzlichen Vorgaben für das Melde- und Beitragswesen der sozialen Sicherung entspricht und die verschiedenen Verfahren umsetzt. Seit Anfang 2022 können auch Softwareprodukte für die Zeiterfassung GKV-zertifiziert werden, sofern sie in der Lage sind, elektronische AU-Bescheinigungen abzurufen.

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Der Weg zum GKV-Zertifikat in mehreren Schritten

Um das GKV-Zertifikat zu erhalten, müssen Softwareersteller die Systemuntersuchung der ITSG erfolgreich durchlaufen. Diese besteht aus mehreren Schritten.

1. Beratungsphase

Bereits während der Vorbereitung auf die Umsetzung aller gesetzlichen Vorgaben in der Software steht dem Softwareersteller ein Systemberater zur Seite. Er berät ihn im Hinblick auf das zu erfüllende Pflichtenheft und bietet Workshops und Seminare an.

2. Systemprüfung

GKV-zertifizierte Software muss erfolgreich die sogenannte Systemprüfung durchlaufen. Dabei wird überprüft, ob sie die für das Basismodul vorgeschriebenen Fachverfahren enthält. Dazu gehören unter anderem:

  • Beitragsberechnung
  • Beitragsabrechnung
  • Ermittlung und Übertragung der Melde- und Bescheinigungsdaten sowie der Informationen aus den Beitragsnachweisen

Die Anforderungen werden anhand des Pflichtenhefts abgeglichen. Außerdem führt die ITSG gemeinsame Testaufgaben der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung durch.

3. Pilotprüfung

Das Bestehen der Pilotprüfung ist ebenfalls zwingende Voraussetzung für die Erteilung eines GKV-Zertifikats. Dabei müssen zwei verschiedene Arbeitgeber das System auf Herz und Nieren testen. Idealerweise sollten diese mindestens drei Abrechnungsmonate lang damit arbeiten, während dieser Zeit viele Abrechnungen erstellen und ein breites Spektrum an Meldearten austesten. Verlaufen diese Pilotprüfungen positiv, sind die größten Hürden der GKV-Zertifizierung genommen.

Abschließend erhält der Softwareersteller einen Bescheid des GKV-Spitzenverbands über die positive Systemuntersuchung und das GKV-Zertifikat „systemuntersucht“ von der ITSG.

Nur jeweils ein Jahr lang gültig

Hat eine GKV-zertifizierte Entgeltabrechnungssoftware das Zertifikat erhalten, ist der Prozess der Systemuntersuchung an und für sich abgeschlossen. Der Softwareersteller erhält mit dem GKV-Zertifikat eine Produkt-Modifikations-Identnummer (Prod-MOD-ID). Diese wird bei jeder eingehenden Meldung vom Sozialversicherungsträger auf Gültigkeit überprüft. Ist sie abgelaufen, werden die Meldungen nicht angenommen und abgewiesen.

Die Produkt-Modifikations-Identnummer läuft spätestens nach einem Jahr ab. Sie gilt lediglich bis zur nächsten Prüfung im Rahmen der Qualitätssicherung. Dabei werden wiederum Testfälle der ITSG kontrolliert. Gesetzliche Änderungen müssen in der Software umgesetzt und neu eingeführte Module überprüft werden. Diese Prüfung wird anlassbezogen von der ITSG durchgeführt, mindestens jedoch einmal im Jahr. Anschließend erhält der Softwareanbieter eine neue Prod-MOD-ID.

Software ohne GKV-Zertifikat: Was sind die Folgen?

Der erstmalige Erwerb des GKV-Zertifikats sowie die jährlichen Überprüfungen stellen für Softwarehäuser einen beträchtlichen Aufwand dar. Die hohen Anforderungen der ITSG sind nur schwer zu erfüllen. In den vergangenen Jahren haben deshalb bereits viele kleinere Anbieter von Lohnsoftware die Prüfungen entweder nicht mehr bestanden oder gar nicht erst versucht, das GKV-Zertifikat verlängern zu lassen.

In der Folge können Arbeitgeber über die betreffende Software keine Meldungen mehr an die Sozialversicherungsträger versenden. Für sie bedeutet die fehlende ITSG-Zertifizierung, dass sie mit der Lohnsoftware zwar die Entgeltabrechnung erstellen können – die Beitragsnachweise müssen sie jedoch mithilfe der kostenfreien Ausfüllhilfe sv.net (ab März 2024 über das neue SV-Meldeportal) übermitteln. Dies erfordert manuellen Aufwand und kostet daher mehr Zeit als der direkte Versand der Nachweise aus der Entgeltabrechnungssoftware. Zudem steigt die Fehleranfälligkeit.

Warum das GKV-Zertifikat auch für Arbeitgeber wichtig ist

Eine ITSG-geprüfte Lohnsoftware ermöglicht Arbeitgebern die direkte Kommunikation mit den Sozialversicherungsträgern – ohne Medienbrüche und aufwendige manuelle Datenerfassung. Zudem bedeutet ein gültiges GKV-Zertifikat für Arbeitgeber ein hohes Maß an Rechts- und Verfahrenssicherheit, da im Rahmen der jährlichen Prüfung die Umsetzung gesetzlicher Neuerungen kontrolliert wird. Auch die nachgewiesene hohe Anwenderfreundlichkeit ist ein Argument für die Auswahl GKV-zertifizierter Abrechnungssoftware.

eAU: Elektronische Krankmeldung seit 2023 Pflicht für Betriebe
HR & Payroll

eAU: Elektronische Krankmeldung seit 2023 Pflicht für Betriebe

Seit dem 1. Januar 2023 ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) für gesetzlich Versicherte verbindlich. Der vertraute „gelbe Zettel“ hat damit – bis auf wenige Ausnahmen – ausgedient. Arbeitgeber rufen die Krankmeldungen nun direkt bei den Krankenkassen ab. Diese Umstellung soll Prozesse vereinfachen, sorgt aber auch für neue Fragen und Herausforderungen im Bauwesen.

5 Min. Lesezeit

Was ist die eAU und wen betrifft sie?

Seit Januar 2023 müssen Arbeitgeber Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen direkt bei den Krankenkassen ihrer Mitarbeiter abrufen. Versicherte leiten diese nicht mehr selbst an Arbeitgeber oder Krankenkasse weiter. Ein Ausdruck der Bescheinigung ist nur auf Wunsch des Arbeitnehmers vorgesehen – darf aber nicht vom Arbeitgeber angefordert werden, da Diagnosen enthalten sind.

Die eAU gilt für alle gesetzlich Krankenversicherten, einschließlich geringfügig und kurzfristig Beschäftigter sowie Werkstudenten.

Ausnahmen von der eAU-Pflicht

Von der elektronischen Übermittlung ausgenommen sind:

  • Privatversicherte Arbeitnehmer
  • Krankmeldungen aus dem Ausland
  • Arbeitnehmer bei Kind krank
  • Rehamaßnahmen

In diesen Fällen bleibt die Papierform weiterhin bestehen.

Ablauf und Rückmeldungen der Krankenkassen

Die Krankenkassen melden in der Regel innerhalb von ein bis drei Tagen zurück. Enthalten sind:

  • Dauer der Arbeitsunfähigkeit
  • Qualifizierung (Ersterkrankung, Folgeerkrankung, Krankenhausaufenthalt)

Es kann auch zurückgemeldet werden, dass keine AU-Meldung vorliegt oder keine Mitgliedschaft bei der angefragten Krankenkasse festgestellt wurde.

Häufige Fragen zur eAU

Die Einführung des eAU-Verfahrens wirft bei Arbeitgebern wichtige Fragen auf:

  • Wie erfährt der Arbeitgeber zunächst von der Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers?
  • Welche Pflichten hat der Arbeitnehmer?
  • Kann die Entgeltfortzahlung verweigert werden, wenn die Übermittlung verzögert erfolgt?
  • Werden Beschäftigungsverbote von Schwangeren übermittelt?
  • Was passiert bei ambulanten Untersuchungen im Krankenhaus?
  • Können ausländische Ärzte Krankmeldungen an deutsche Krankenkassen senden?

Fazit

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) sorgt für eine deutliche Vereinfachung der Abläufe und reduziert Papierarbeit. Gleichzeitig erfordert sie von Arbeitgebern und Arbeitnehmern ein Umdenken, um Fristen einzuhalten und Prozesse anzupassen. Betriebe sollten sicherstellen, dass ihre internen Abläufe und Systeme auf die neuen Anforderungen vorbereitet sind, um Verzögerungen und Unsicherheiten zu vermeiden.

Pflegereform 2023: Wie Sie die neue Beitragsberechnung in der Pflegeversicherung meistern
HR & Payroll

Pflegereform 2023: Wie Sie die neue Beitragsberechnung in der Pflegeversicherung meistern

Arbeitgeber müssen bei der Berechnung des Beitragssatzes zur sozialen Pflegeversicherung (PV) künftig die Anzahl der Kinder berücksichtigen. Dies gilt nach dem vom Bundeskabinett beschlossenen Entwurf des Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetzes (PUEG) grundsätzlich ab dem 1. Juli 2023. Um beim Lohnsteuerabzug Unsicherheiten aufgrund fehlender Nachweise auf Arbeitgeberseite zu vermeiden, bleiben die Abschläge jedoch laut Finanzverwaltung in der zweiten Jahreshälfte 2023 noch unberücksichtigt. Dieser Beitrag fasst die wichtigsten Informationen zusammen.

5 Min. Lesezeit

Da ist man sich in der Bundesregierung einmal einig: In der Pflege muss sich einiges ändern. Und so hat das Bundeskabinett die umfangreiche Pflegereform 2023 auf den Weg gebracht. Mit an Bord der Pflegereform ist etwa eine Erhöhung des Pflegegelds und der ambulanten Sachleistungsbeträge, eine Ausweitung des Pflegeunterstützungsgelds und eine Erhöhung der gezahlten Zuschläge für die Unterbringung von Pflegebedürftigen in vollstationären Pflegeeinrichtungen. Ein Thema, das auf Arbeitgeberseite für einen gewissen Mehraufwand sorgen wird, ist das Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetz (PUEG) – dieses sieht nämlich einen gestaffelten Beitragssatz zur Pflegeversicherung in Abhängigkeit von der Kinderzahl vor.

Worum geht es beim Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetz?

Notwendig wurde das Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetz durch einen Beschluss des Bundesverfassungsgerichts vom 7. April 2022 (Az. 1 BvL 3718). Die Richter sehen in der bisherigen  PV-Beitragsberechnung eine verfassungsrechtliche Ungleichbehandlung von Eltern mit mehreren Kindern. Sie fordern daher eine Berücksichtigung der Kinderzahl in den Beiträgen zur Pflegeversicherung. In der Folge hat die Bundesregierung einen Entwurf des Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetzes verabschiedet.

Im Kern soll die Beitragsberechnung nach der Pflegereform 2023 künftig folgendermaßen ablaufen:

  • Der Beitragssatz für die gesetzliche Pflegeversicherung steigt von 3,05 auf 3,40 Prozent.
  • Der Arbeitgeberanteil beträgt immer 1,7 Prozent.
  • Kinderlose Beschäftigte ab 23 Jahren zahlen wie bisher einen Zuschlag. Dieser steigt von 0,35 auf 0,60 Prozent. Ab dem 1. Juli 2023 beträgt der Beitragssatz für gesetzlich Versicherte ohne Kinder somit 2,30 Prozent (Arbeitnehmeranteil).
  • Haben Beschäftigte ein Kind, entfällt der Zusatzbeitrag – ihr Beitragssatz beträgt somit 1,70 Prozent. Haben sie mehr als ein Kind, sinkt der PV-Beitragssatz pro Kind um 0,25 Prozentpunkte. Ab dem fünften Kind wird der Beitragssatz gedeckelt. Die Ermäßigung kann also insgesamt höchstens 1 Prozent betragen. Der niedrigste mögliche PV-Beitragssatz beträgt somit bei fünf oder mehr Kindern 0,7 Prozent. Die Abschläge ab dem zweiten bis zum fünften Kind werden jedoch nur so lange gewährt, bis diese Kinder das 25. Lebensjahr vollendet haben.

Tabelle: PV-Beitragssätze nach dem PUEG

Anzahl der Kinder

Arbeitnehmeranteil

Arbeitgeberanteil
0
2,30 Prozent
1,70 Prozent
1
1,70 Prozent
1,70 Prozent
2
1,45 Prozent
1,70 Prozent
3
1,20 Prozent
1,70 Prozent
4
0,95 Prozent
1,70 Prozent
ab dem 5. Kind
0,70 Prozent
1,70 Prozent

Erläuterung zur Tabelle: Die lohnsteuerrechtliche Elterneigenschaft bleibt unabhängig vom Lebensalter der Kinder bestehen. Arbeitnehmer mit einem oder mehr Kindern zahlen somit auch nach der Vollendung des 25. Lebenjahres aller Kinder den ermäßigten PV-Beitragssatz von 1,70 Prozent (Arbeitnehmeranteil).

Welches Ziel verfolgt die Bundesregierung mit der Berücksichtigung der Kinderzahl?

Zunächst einmal müssen die Vorgaben aus dem Beschluss des Bundesverfassungsgerichts umgesetzt werden. Zugleich erreicht die Bundesregierung mit der Pflegereform 2023 eine gezielte Entlastung von Eltern mit mehreren Kindern. Diese zahlen künftig spürbar geringere Beiträge zur Pflegeversicherung. Gleichzeitig zahlen infolge der Beitragserhöhung jene Beschäftigten mehr in die Pflegekasse ein, die keine Kinder haben und somit nicht dazu beitragen, den Generationenvertrag zu stärken.

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Auswirkungen der Pflegereform 2023 auf die Arbeitgeber

Auf die Arbeitgeber kommt durch die Neuregelung der PV-Beitragsberechnung beträchtlicher Mehraufwand zu. Zum einen müssen sie die erforderlichen Nachweise der Elterneigenschaft ihrer Beschäftigten einholen und führen. Zum anderen müssen sie die entsprechenden Abschläge in der Entgeltabrechnung umsetzen.

Nachweis über die Anzahl der Kinder

Bislang orientieren sich viele Arbeitgeber bei der Ermittlung der Elterneigenschaft an der Eintragung von Kinderfreibeträgen in den ELStAM-Merkmalen. Dies reicht jedoch künftig nicht mehr aus, weil die Anzahl der Kinder von Beschäftigten daraus nicht sicher abgelesen werden kann. Deshalb sind Arbeitgeber verpflichtet, sich von den Arbeitnehmern entsprechende Nachweise vorlegen zu lassen. Dabei gelten folgende Regeln:

  • Die Geburtsurkunden der zu berücksichtigenden Kinder müssen von dem Beschäftigten im Original vorgelegt werden. Der Arbeitgeber nimmt eine Kopie zur Personalakte des Angestellten. Aller Voraussicht nach wird dies auch für Adoptivkinder gelten.
  • Legen ausländische Angestellte Geburtsurkunden in einer anderen Sprache vor, müssen diese beglaubigt übersetzt werden.
  • Nur für Kinder, zu denen der Nachweis vorliegt, darf der Abschlag in den PV-Beiträgen berücksichtigt werden.

Tipp: Die Pflegereform 2023 bedeutet für Arbeitgeber mehr Papier, das sie künftig aufbewahren müssen. Mehr denn je lohnt sich daher die Investition in eine digitale Personalakte. Die vorgelegten Nachweise zur Kinderzahl können direkt digitalisiert und dem betreffenden Mitarbeiter zugeordnet werden. Bei einer Prüfung sind die Nachweise jederzeit abrufbar.

Umsetzung in der Entgeltabrechnung

Bislang müssen Arbeitgeber lediglich die Elternschaft an sich prüfen. Hierzu konnte in der Lohnsoftware ein Kennzeichen gesetzt werden. Dieses entscheidet darüber, ob der Zusatzbeitrag gezahlt werden muss oder nicht. Dieses Kennzeichen an sich würde zwar für die Entscheidung über die Frage „Beitragszuschlag ja oder nein“ auch künftig noch reichen. Für die Berechnung der Abschläge ab dem zweiten bis zum fünften Kind muss die Lohnanwendung künftig aber auch eine Altersprüfung zu jedem erfassten Kind durchführen. Der Abschlag darf nämlich nur so lange abgezogen werden, bis die betreffenden Kinder das 25. Lebensjahr vollendet haben. Danach entfällt er.

WICHTIG: Laut dem vorliegenden Entwurf eines BMF-Schreibens der Finanzverwaltung bleibt der Abschlag in der Pflegeversicherung ab dem zweiten bis zum fünften Kind beim Lohnsteuerabzug in der zweiten Jahreshälfte 2023 noch unberücksichtigt. Dies soll Unsicherheiten bei der Berechnung bzw. Ermittlung der Lohnsteuer vermeiden, wenn den Arbeitgebern kurzfristig noch keine Informationen zu den in der Pflegeversicherung zu berücksichtigenden Kindern vorliegen.

Während die Softwarehersteller die neu erforderlichen Funktionen umsetzen, müssen auch die Arbeitgeber aktiv werden. Neben der Anforderung der Geburtsurkunden müssen sie sicherstellen, dass zu jedem Beschäftigten die Anzahl der Kinder und deren Geburtsdatum bis spätestens Ende 2023 korrekt im Lohnprogramm erfasst wird. Legen Arbeitnehmer die erforderlichen Nachweise nicht vor, sind sie im Zweifelsfall mit dem höheren Beitragssatz abzurechnen.

Kommt frühestens ab 2025: Erleichterung für Arbeitgeber durch zentrale Nachweisführung

Die Bundesregierung hat angekündigt, dass künftig eine zentrale Stelle die Nachweisführung über die Anzahl und das Geburtsdatum der Kinder übernehmen soll. Dies könnte den Aufwand für Arbeitgeber sowie für Beschäftigte mit mehreren Jobs erheblich senken. Allerdings steht gegenwärtig noch nicht fest, welche Stelle diese Daten frühestens ab 2025 maschinell bereitstellen wird. Arbeitgeber sind deshalb gut beraten, sich jetzt mit der Problematik auseinanderzusetzen und selbst Lösungen für die Nachweisführung zu finden.

Coronavirus, Kurzarbeitergeld, Entgeltfortzahlung – was Sie jetzt wissen müssen
HR & Payroll

Coronavirus, Kurzarbeitergeld, Entgeltfortzahlung – was Sie jetzt wissen müssen

Die Coronavirus-Pandemie zwingt viele Unternehmen dazu, Kurzarbeitergeld (KUG) zu beantragen. Dieser Beitrag fasst die aktuellen Entwicklungen beim KUG zusammen und informiert über die Entgeltfortzahlung im Quarantänefall.

5 Min. Lesezeit

Viele Unternehmen sind unmittelbar von den Auswirkungen der Corona-Pandemie betroffen. Es entstehen mitunter krisenhafte Situationen, beispielsweise durch eine hohe Anzahl an Erkrankungen oder Quarantänefällen in der Belegschaft. Eine Fortsetzung der Geschäftstätigkeit im bisherigen Maß ist so kaum mehr möglich. Probleme können sich aber auch ergeben, weil Veranstaltungen abgesagt werden, die Reisefähigkeit eingeschränkt wird oder Lieferketten abreißen, weil zum Beispiel Bauteile üblicherweise aus China importiert werden.

Auf längere Sicht kann die Konjunktur einer Volkswirtschaft einen Einbruch erleben, was wiederum die Nachfrage nach Dienstleistungen und Gütern verschlechtert. Auftragseinbrüche würden zu Entlassungen führen.

Um Entlassungen zu vermeiden, können Betriebe Kurzarbeit anmelden. Die Arbeitszeit wird herabgesenkt, ohne dass die Firma Mitarbeiter entlassen muss. Die Beschäftigten erhalten dann vom Unternehmen ein vermindertes Arbeitsentgelt, das über das Kurzarbeitergeld aufgestockt wird.

Kurzarbeitergeld soll die Wirtschaft in Krisenzeiten stützen

Das Kurzarbeitergeld ist eine besondere Entgeltersatzleistung der Bundesagentur für Arbeit. Sie dient dem übergeordneten Zweck, den Betrieben die Arbeitnehmer und den Arbeitnehmern die Arbeitsplätze zu erhalten sowie ihnen einen Teil des durch die Kurzarbeit bedingten Lohnausfalls zu ersetzen.

Die Bundesagentur prüft im Rahmen des Antrags, ob die Erhaltung der Arbeitsplätze durch die Maßnahme Kurzarbeitergeld zu erwarten ist und trifft daraufhin eine Entscheidung. Parallel prüft die Bundesagentur, ob es sinnvoller ist, Arbeitskräfte in andere Beschäftigungsverhältnisse zu vermitteln.

Das Kurzarbeitergeld beträgt für Arbeitnehmer mit Kindern (unabhängig von der Anzahl der Kinder), auf deren Lohnsteuerkarte ein Kinderfreibetrag von mindestens 0,5 eingetragen ist, 67 Prozent der Nettoentgeltdifferenz und für kinderlose Arbeitnehmer 60 Prozent. Bei Kurzarbeit trägt der Arbeitgeber weiterhin die Beiträge zur Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung für das erzielte Arbeitsentgelt.

Tipp: Weitere Details für Interessierte

Ein Merkblatt der Bundesagentur für Arbeit zum KUG beleuchtet die genaueren Voraussetzungen für das Kurzarbeitergeld.

Corona: Aktuelle Entwicklungen beim Kurzarbeitergeld

Aufgrund der Wucht der Coronavirus-Pandemie und ihrer massiven Auswirkungen auf die Wirtschaft hat die Bundesregierung im Eilverfahren das „Gesetz zur befristeten krisenbedingten Verbesserung der Regelungen für das Kurzarbeitergeld“ auf den Weg gebracht. Die Regelungen sind rückwirkend zum 1. März 2020 in Kraft getreten. Sie ermöglichen eine kurzfristige Unterstützung von betroffenen Unternehmen während der Corona-Krise – mit dem Ziel, sie vor existenziellen Bedrohungen durch die Auswirkungen der Pandemie zu bewahren.

Die wesentlichen Inhalte des Gesetzes:

  • Wenn sich die Auftragslage aufgrund der wirtschaftlichen Entwicklungen verschlechtert, kann ein Betrieb Kurzarbeit anmelden. Die Schwelle der von Kurzarbeit betroffenen Mitarbeiter eines Betriebes wurde von regulär einem Drittel auf 10 Prozent der Belegschaft herabgesenkt.
  • Auf den Aufbau negativer Arbeitszeitsalden (wenn dies tarifvertraglich geregelt ist) kann verzichtet werden.
  • Die Möglichkeit, Kurzarbeitergeld zu beantragen, wird auf den Bereich der Leiharbeit ausgeweitet.
  • Beiträge zur Sozialversicherung soll die Bundesagentur für Arbeit vollständig erstatten.

Der Arbeitgeber beantragt und zahlt das Kurzarbeitergeld und bekommt es von der Agentur für Arbeit erstattet. Die Höhe des Kurzarbeitergeldes richtet sich nach einer Tabelle, die das Bundesministerium für Arbeit und Soziales erstellt.

Der Antrag auf Erstattung des Kurzarbeitergeldes kann auf folgenden Wegen gestellt werden:

  • entweder online bei der Arbeitsagentur
  • oder bequem mithilfe der Suiteify Programme zur Lohnabrechnung. Weitere Informationen: Kurzarbeitergeld mit Suiteify

Entgeltfortzahlung bei Quarantäne-Anordnung

Im Fall einer Quarantäne-Anordnung muss der Arbeitgeber dem betroffenen Mitarbeiter den Lohn sechs Wochen lang fortzahlen. Vom Beginn der siebten Woche an wird die Entschädigung des Verdienstausfalls in Höhe des Krankengeldes nach § 47 Abs. 1 des Fünften Buches Sozialgesetzbuch gewährt, soweit der Verdienstausfall die für die gesetzliche Krankenversicherungspflicht maßgebende Jahresarbeitsentgeltgrenze nicht übersteigt. So steht es in Paragraf 56 des Infektionsschutzgesetzes (IfsG).

Das IfsG regelt zudem, dass dem Arbeitgeber ausgezahlte Beträge von der zuständigen Behörde – auf Antrag – erstattet werden. Hierzu empfiehlt es sich, dass der unter Quarantäne gestellte Mitarbeiter dem Arbeitgeber die schriftliche Anordnung des Gesundheitsamts weiterreicht. Welches Gesundheitsamt für Ihren Betrieb zuständig ist, erfahren Sie hier: https://tools.rki.de/PLZTool/

(Stand der Informationen: 19.03.2020)

Die Rolle der Personalabrechnung im Unternehmen
HR & Payroll

Die Rolle der Personalabrechnung im Unternehmen

Payroller sorgen mit der Personalabrechnung nicht nur für pünktliche Gehälter, sondern haben auch die Einhaltung von Fristen und Gesetzen im Blick. Warum die Personalabrechnung als tragende Säule im Betrieb viel zu oft unterbewertet wird.

5 Min. Lesezeit

Welche Aufgaben hat die Personalabrechnung?

Personalabrechnung wird als Bezeichnung sehr unterschiedlich genutzt. Das kann leicht zu Missverständnissen über die Aufgabenbandbreite und das Verantwortungsgebiet dieser Abteilung führen. Was ist also unter Personalabrechnung zu verstehen?  

Laut der allgemeinen Begriffsbestimmung umfasst sie die Ermittlung und Überweisung des Entgeltes, der Steuerbeträge und der Versicherungsbeiträge eines Mitarbeiters innerhalb einer Personalabrechnungsperiode. Die Personalabrechnungsperiode beträgt in der Regel einen Monat.

Die Aufgaben der Personalabrechnung sind:

  • Lohn- und Gehaltsabrechnungen erstellen
  • Überweisen der Löhne und Gehälter
  • Schnittstelle zur Hauptbuchhaltung und Übergabe der gezahlten Löhne und Gehälter
  • Stammdaten der Mitarbeiter erstellen und pflegen, z. B. bei Eintritt oder Austritt
  • Meldungen an das Finanzamt und Sozialversicherungsträger durchführen
  • Mutterschaftsgeld und Lohnfortzahlungen beantragen

Personalabrechnung wird auch als Entgeltabrechnung, Lohnabrechnung, Lohnbuchhaltung, Gehaltsabrechnung, Monatsabrechnung oder Neudeutsch: Payroll bezeichnet. In diesem Prozess entsteht ein Dokument, das Angaben über den Abrechnungszeitraum und die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts enthält. Dazu zählen neben dem vereinbarten Gehalt zum Beispiel die Art und Höhe von Zuschlägen, Zulagen oder sonstige Vergütungen. Aufgeführt sind auch die Art und die Höhe aller abgeführten Abzüge, Abschlagszahlungen oder gewährte Vorschüsse.

Welche Bereiche fallen nicht in die Personalabrechnung?

Es gibt aber auch Bereiche, die streng genommen nicht in das Feld der Personalabrechnung fallen, aber insbesondere in kleinen und mittelständischen Unternehmen von den Personalabrechnern oftmals mit erledigt werden. Das betrifft zum Beispiel die Abrechnungsbelange, die der hauseigene Fuhrpark mit sich bringt.

Und dann gibt es noch so manchen Themenbereich, der mit der Personalabrechnung zwar direkt zusammenhängt, aber streng genommen ebenfalls nicht in ihr Hoheitsgebiet gehört.

Meist werden aber auch diese Aspekte von Personalabrechnern gemanagt:

  • Zeitwirtschaft
  • Saisonarbeit
  • Berechnung und Vergabe von Boni nach Erreichen der gesetzten Ziele
  • Berechnung und Vergabe von Boni, die über Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programme ausgeschüttet werden
  • Das Abrechnen von Weiterbildungen
  • u. v. m.

So erfüllt die Personalabrechnung in vielen Unternehmen inzwischen eine Schnittstellenfunktion und bearbeitet häufig alle Vorgänge, die im weitesten Sinne etwas mit den Themen Lohn und Gehalt zu tun haben.

Inhouse-Lohnabrechnung: Mehr Qualität und bessere Steuerung für KMU
HR & Payroll

Inhouse-Lohnabrechnung: Mehr Qualität und bessere Steuerung für KMU

Viele kleine und mittlere Unternehmen (KMU) überlassen die Entgeltabrechnung spezialisierten Dienstleistern. Doch das ist keineswegs automatisch die optimale Lösung, sagt die Payroll-Expertin Sabine Katzmair. Es komme, beim Outsourcing wie bei der Inhouse-Lohnabrechnung, stets auf die Qualität an.

5 Min. Lesezeit

Gerade KMU lagern ihre Entgeltabrechnung häufig an einen Steuerberater oder ein Lohnbüro aus, weil sie sich mit dieser Aufgabe nicht belasten möchten. Ist ein Outsourcing wirklich das Allheilmittel für alle Probleme?

Sabine Katzmair: Nein, Outsourcing ist nicht das Allheilmittel für alle Probleme, im Gegenteil. Oft wird eine Auslagerung damit begründet, dass die Entgeltabrechnung kein Hauptgeschäft des Unternehmens sei und dass man gut daran tue, sein Business davon zu entlasten. Der wichtigste Aspekt ist dabei häufig die Kostenfrage. Jedoch lassen sich Kosteneinsparungen nach einem Outsourcing nur in den wenigsten Fällen erzielen.

Oft wird das ganze Projekt sogar teurer, da sich die Outsourcing-Partner, je nach Dienstleistungsvertrag, jede einzelne Dienstleistung, wie zum Beispiel Korrekturen von Lohnabrechnungen, die Änderung von Kostenstellen oder die Anlage von Lohnarten, einzeln bezahlen lassen. Es gilt also, sich vor einem geplanten Outsourcing über die Pro- und Kontra-Argumente zu informieren und die Entscheidung unter Berücksichtigung der Unternehmensstrategie sorgfältig abzuwägen.

Eine gute Lösung kann es nach meiner Erfahrung sein, nur Teile der Abrechnung – zum Beispiel Spezialthemen wie Ausland oder Betriebsrentner – extern zu vergeben. Auch ist es möglich, die Lohnabrechnung mit interner Datenerfassung selbst durchzuführen und lediglich die weitere Verarbeitung der Daten sowie das Hosting und die Betreuung des Lohnabrechnungssystems auszulagern.

Doch egal ob inhouse oder extern – es kommt stets auf die Qualität der Lohnabrechnung an. Sie ist wichtig, um die Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter zu erhalten und Probleme bei Lohn- oder Sozialversicherungsprüfungen sowie bei Haftungsthemen zu vermeiden. Bei ständigen Fehlern in der Lohnabrechnung hört auch bei Mitarbeitern der Spaß auf. Fehler in der Umsetzung von rechtlichen Themen können hohe Nachzahlungen, plus Säumniszuschläge und Zinsen, nach sich ziehen.

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Welche Schwierigkeiten können auftreten, wenn die Entgeltabrechnung ausgelagert wurde?

Katzmair: Wenn die Kommunikation mit dem Outsourcing-Anbieter nicht stimmt, kommt es zu Missverständnissen und die Prozesse geraten ins Stocken. Typische Beispiele hierfür: Beim Auftraggeber ist nicht klar geregelt, wer mit dem Outsourcing-Partner kommuniziert. Es gibt zu viele Ansprechpartner beim Dienstleister. Der Service läuft über ein Ticketsystem. Wer kennt das nicht – man telefoniert wegen eines Problems mehrmals mit einer Hotline und ständig fängt man wieder von vorn an zu erklären, da man immer jemand anderen am Apparat hat.

Auch wenn Inhouse-Prozesse, wie zum Beispiel die Übergabe der Lohndaten an die Finanzbuchhaltung, nicht sauber geregelt und klar übergeben wurden, wird es Fehler in der Lohnabrechnung geben.

Die Qualität des Outsourcings hängt also immer auch stark von der Steuerung und Kontrolle durch den Auftraggeber ab. Ein weiterer Faktor ist die Komplexität der Prozesse beim Auftraggeber. Je komplexer, desto schwieriger ist ein Outsourcing und desto höher ist der Kontrollaufwand durch den Auftraggeber. Diese Faktoren werden von vielen Auftraggebern unterschätzt und oft erst nach einem Outsourcing sichtbar.

Was spricht dafür, die Entgeltabrechnung selbst zu machen?

Katzmair: Aus meiner Sicht sind die Qualität und die Steuerungsmöglichkeiten einer Inhouse-Lohnabrechnung mit einer ausgelagerten oft nicht vergleichbar. Die Kommunikationswege, der Datenfluss und die Kontrolle der Daten sind bei unternehmensintern durchgeführter Entgeltabrechnung einfacher. Außerdem geht die Auswertung von Daten schneller.

Welche Voraussetzungen müssen für eine Inhouse-Lohnabrechnung erfüllt sein?

Katzmair: Wichtige Voraussetzung für die interne Durchführung ist eine Fachkraft für Lohnabrechnung. Bei vielen KMU läuft die Lohnabrechnung im Bereich Finanzbuchhaltung mit. Ein Finanzbuchhalter hat aber von Lohnabrechnung in der Regel wenig Ahnung. Hier gibt es zum einen die Möglichkeit, eine Fachkraft mit Lohnkenntnissen einzustellen – was leichter gesagt als getan ist, denn die Fachkräftesituation für den Bereich der Lohnabrechnung ist an vielen Standorten problematisch. Zum anderen besteht die Möglichkeit, bestehendes Personal im Bereich Payroll weiterzubilden.

Entgeltabrechner benötigen in jedem Fall mindestens Grundlagenwissen im Lohnsteuerrecht, Sozialversicherungsrecht und Arbeitsrecht. Außerdem sollten sie die sozialversicherungsrechtlichen und lohnsteuerrechtlichen Meldeverfahren kennen.

Schulungen und Jahreswechselseminare, um das Fachwissen aktuell zu halten, sind ebenso unabdingbar wie ein Verständnis für die regelmäßigen Änderungen in der Lohnsoftware.

Darüber hinaus ist es bei der Inhouse-Lohnabrechnung wichtig, dass es bei einem Ausfall des Entgeltabrechners jemand gibt, der die Löhne und Gehälter ersatzweise zuverlässig abrechnet.

Leider fällt mir in Projekten mittlerweile immer häufiger auf, dass viele Unternehmen das Thema Arbeitsweise in der Lohnabrechnung vernachlässigen. Die Sorgfalt, Prüfungen und die Einhaltung von Fristen lassen oft zu wünschen übrig. Man verlässt sich häufig zu sehr auf das Lohnabrechnungssystem und hinterfragt zu wenig. Aber ich erlebe auch Überkontrolle, wie zum Beispiel die Erstellung von separaten Excel-Dateien und manuellen Auswertungen, da man den Daten aus dem System nicht traut.

Unter dem Strich muss solides Fachwissen mit einer versierten Handhabung und effektiven Ausnutzung des Lohnabrechnungssystems sowie mit einer umsichtigen Arbeitsweise Hand in Hand gehen.

Inwieweit unterstützt Entgeltabrechnungssoftware Arbeitgeber bei der Inhouse-Lohnabrechnung?

Katzmair: Egal, für welches Lohnabrechnungssystem man sich entscheidet – ganz ohne Software funktioniert heutzutage keine Lohnabrechnung mehr. Schon allein die monatlichen Meldeverfahren, wie EEL, DEÜV, ELStaM und Beitragsnachweise, lassen sich ohne ein Lohnabrechnungssystem nicht durchführen. Darüber hinaus lassen sich mithilfe von Abrechnungssystemen verschiedene Auswertungen erstellen, die das HR-Controlling oder die Finanzbuchhaltung mit Daten versorgen.

Betrachten wir das Ganze unter dem Aspekt der Digitalisierung: Welche Bedeutung werden digitale Lösungen im Personalbereich künftig für Arbeitgeber haben?

Katzmair: Auch im Bereich der Lohnabrechnung schreitet die Digitalisierung weiter fort. Insbesondere die Kommunikation rund um den Datenaustausch mit Krankenkassen, Finanzämtern und anderen Behörden wie dem Arbeitsamt erfolgt zunehmend papierlos.

Ich spreche hier bewusst von Kommunikation, denn es handelt sich längst um einen wechselseitigen Austausch – nicht nur der Arbeitgeber meldet Daten, sondern auch die Behörden melden Daten und Informationen digital zurück. So übermitteln Arbeitgeber beispielsweise Informationen zu Vorerkrankungen über das Verfahren Elektronische Entgeltersatzleistungen (EEL) an die Krankenkasse. Diese prüft die Angaben und teilt dem Arbeitgeber die anrechenbaren Zeiten auf digitalem Weg mit. Nur in Ausnahmefällen versenden die Krankenkassen hier noch Informationen auf nichtelektronischem Weg.

Auch unternehmensintern schafft die Digitalisierung neue Möglichkeiten. Über HR-Portale, die einen sogenannten Employee Self Service ermöglichen, können Arbeitgeber ihren Mitarbeitern zum Beispiel Lohnabrechnungsdokumente papierlos zum Download zur Verfügung stellen. Das spart Kosten, stellt aber auch hohe Anforderungen an den Datenschutz. Die Mitarbeiter wiederum können in solchen Portalen bestimmte Personalgrunddaten, wie ihre Adresse, selbst ändern und hinterlegen.

Jedoch sind wir aus meiner Sicht im Bereich der Lohnabrechnung von einer Zukunft mit voll automatisierten Prozessen noch weit entfernt. Ein Einlesen von Belegen mit automatischer Erfassung im Payroll-System wird es so schnell nicht geben. Im Unterschied zur Buchhaltung, die höher standardisierte Prozesse aufweist und gern als Vorzeigebereich für die Nutzung von künstlicher Intelligenz genannt wird, fehlen in der Lohnabrechnung die ständig gleichbleibenden Prozesse.

Die deutsche Lohnabrechnung ist durchsetzt von Ausnahmeregelungen, die durch alleinige digitale Prüfverfahren nicht komplett erfasst werden können. Kurzum: Auf mittelfristige Sicht kommen hierzulande kein Unternehmen und auch kein Payroll-Outsourcing-Dienstleister um einen kompetenten und umsichtigen Lohnabrechner herum.