Lohnabrechnung

Die Bundesregierung hatte bereits in ihrem Koalitionsvertrag eine Erhöhung des gesetzlichen Mindestlohns angekündigt. Im Juni 2022 haben Bundestag und Bundesrat den Mindestlohn – abweichend vom üblichen Erhöhungsverfahren – einmalig per Gesetz angehoben. Seit Oktober 2022 müssen Arbeitgeber ihren Beschäftigten, statt bisher 10,45 Euro, mindestens 12 Euro brutto pro Zeitstunde zahlen. Auf den gesetzlichen Mindestlohn kann nicht durch vertragliche Regelungen verzichtet werden.

Künftige Anpassungen des Mindestlohns sollen wieder durch die Mindestlohnkommission, die normalerweise für die Anpassungen des Mindestlohns zuständig ist, vorgenommen werden. Die erste Anpassung soll am 30. Juni 2023 mit Wirkung zum 1. Januar 2024 erfolgen.

Wie wirkt sich der höhere Mindestlohn auf Minijobs und Midijobs aus?

Minijobs

Die Anhebung des Mindestlohns hat Auswirkungen auf geringfügige Beschäftigungsverhältnisse, die sogenannten Minijobs. Bisher waren die geringfügigen Beschäftigungen bis zu einem monatlichen Entgelt von 450 Euro sozialversicherungsfrei. Diese Entgeltgrenze hebt der Gesetzgeber im Zuge der Mindestlohnerhöhung ebenfalls an, und zwar auf 520 Euro im Monat. Die höhere Verdienstgrenze soll Minijobbern eine Wochenarbeitszeit von zehn Stunden zum neuen 12-Euro-Mindestlohn ermöglichen.

Midijobs

Auch der Übergangsbereich (sogenannte Midijobs, früher: Gleitzone) ist von der Mindestlohnerhöhung betroffen. Also Personen, die ein monatliches Entgelt von 450,01 Euro bis 1.300 Euro erhalten. Mit der Einführung des 12-Euro-Mindestlohns steigt die Entgeltgrenze des Übergangsbereichs von 1.300 Euro auf 1.600 Euro monatlich. Midijobber sind sozialversicherungspflichtig. Sie zahlen allerdings nur einen reduzierten Beitrag, der mit steigendem Entgelt an den normalen hälftigen Beitragssatz angepasst wird. Der Arbeitgeberbeitrag bemisst sich hingegen am tatsächlich erzielten Entgelt des Midijobbers.

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Welche weitere Gesetzesänderung gibt es in Bezug auf Minijobber?

Neben der Anhebung des Mindestlohns und der Anhebung der Geringfügigkeitsgrenze hat der Gesetzgeber eine weitere Änderung im Zusammenhang mit geringfügigen Beschäftigungen auf den Weg gebracht: Bisher durfte der Verdienst von Minijobbern die Geringfügigkeitsgrenze maximal drei Monate lang aufgrund eines unvorhersehbaren Mehrbedarfs an Arbeitsleistung überschreiten – sofern dabei die zulässige Jahresentgeltgrenze von 5.400 Euro nicht überschritten wurde. Nun wurde die Regelung in § 8 Abs. 1b SGB IV erstmals gesetzlich fixiert:

• Die maximale Dauer einer unvorhersehbaren Überschreitung der Geringfügigkeitsgrenze ist seit Oktober 2022 auf zwei Monate reduziert. Dies müssen Arbeitgeber in den Fällen, in denen ein unvorhersehbarer Mehrbedarf an der Arbeitsleistung des Minijobbers besteht, künftig unbedingt beachten.
• Dauert die unvorhersehbare Überschreitung länger als zwei Monate und wird die neue Jahresentgeltgrenze von 6.240 Euro überschritten, so besteht Versicherungspflicht. Hier müssen dann die entsprechenden Meldungen an die Einzugsstelle (Krankenkasse) abgegeben werden.

Was gilt es noch bei Minijobs zu beachten?

• Bei der Beurteilung, ob eine geringfügige Beschäftigung vorliegt oder nicht, ist nicht nur das monatliche Entgelt zu berücksichtigen. Vielmehr zählen hierzu auch Einmalzahlungen wie beispielsweise Weihnachts- oder Urlaubsgeld. Diese Zahlungen sind nicht als unvorhersehbare Überschreitung der Entgeltgrenze in einem Monat zu bewerten, da der Arbeitnehmer mit ihnen bei Arbeitsaufnahme rechnen konnte. Falls sie Einmalzahlungen leisten, müssen Arbeitgeber also sicherstellen, dass durch diese Zahlungen die Jahresentgeltgrenze von künftig 6.240 Euro nicht überschritten wird. Andernfalls liegt von Beschäftigungsbeginn an keine Entgeltgeringfügigkeit vor.
• Ebenfalls vor Beschäftigung eines Minijobbers ist abzuklären, ob weitere geringfügige Beschäftigungen ausgeübt werden. Übt ein Minijobber mehrere geringfügige Beschäftigungen aus, so werden die Entgelte zusammengezählt. Dies führt zur Beitragspflicht in der Sozialversicherung.
• Darüber hinaus sei auf die Dokumentationspflichten der werktäglichen Arbeitszeit von geringfügig Beschäftigten hingewiesen. Diesen Nachweis muss der Arbeitgeber für mindestens zwei Jahre beginnend ab dem Aufzeichnungszeitzeitpunkt (spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertag) aufbewahren. Kommt er dieser Aufzeichnungspflicht nicht nach, droht ein Bußgeld.
• Zuletzt müssen die Minijobber auf die Möglichkeit der Befreiung in der Rentenversicherung hingewiesen werden. Hier bietet es sich an, den Arbeitsverträgen den Vordruck der Minijobzentrale sowie das dazugehörige Merkblatt zur Befreiung von der Rentenversicherungspflicht als Anlage beizufügen. Die Befreiung von der Rentenversicherungspflicht ist für die gesamte Dauer der geringfügigen Beschäftigung bindend und kann nicht zu einem späteren Zeitpunkt zurückgenommen werden.

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Das deutsche Arbeitszeitgesetz verpflichtet Arbeitgeber dazu, die geleisteten Überstunden ihrer Mitarbeiter zu dokumentieren – nicht aber die gesamte Arbeitszeit. Diese Regelung wurde im Mai 2019 durch ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs revolutioniert. Demzufolge sind die Arbeitgeber in den Mitgliedsstaaten dazu verpflichtet, ein System zur vollständigen Arbeitszeiterfassung einzurichten.

Doch obwohl das Thema die deutsche HR-Szene zunächst kräftig aufmischte, ist es seither ruhig geworden um die Zeiterfassung. Das Bundesarbeitsgericht hat es nun wieder erneut aufs Tableau gebracht. Das erst wenige Tage veröffentlichte Urteil stellt nämlich fest: Die vom EuGH gemachte Vorgabe zur verpflichtenden Zeiterfassung gilt bei korrekter Auslegung des Arbeitszeitgesetzes schon heute. Und setzt damit die deutschen Arbeitgeber jetzt in Zugzwang.

Das EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019 im Überblick

In dem EuGH-Urteil entschieden die Richter, dass Arbeitgeber verpflichtet werden sollen, ein „objektives, verlässliches und zugängliches System“ einzuführen, das die detaillierte Zeiterfassung ermöglicht. Dies soll die Aufsichtsbehörden in die Lage versetzen, die Einhaltung der Rechtsvorschriften zur Arbeitszeit zu kontrollieren, etwa der Mindestruhezeiten oder der maximalen, durchschnittlichen Arbeitszeit pro Woche. Arbeitnehmern ermöglicht ein Zeiterfassungssystem zudem, ihre Rechte besser durchzusetzen, weil dadurch die tatsächlich geleistete Arbeitszeit nachweisbar wird.

Die bisherige Rechtssituation: Zeiterfassung für einige Arbeitgeber verpflichtend

Schon vor dem EuGH-Urteil gab es im deutschen Recht mehrere Vorschriften zu einer verpflichtenden Zeiterfassung:

• Nach § 16 Abs. 2 ArbZG muss der Arbeitgeber Überstunden und Mehrarbeit aufzeichnen und diese Dokumentation mindestens zwei Jahre lang aufbewahren. Entscheidend ist hier, dass nur der Teil der Arbeitszeit aufzuzeichnen ist, der über die werktägliche Arbeitszeit hinausgeht.
• Auch das Mindestlohngesetz schreibt für viele Arbeitgeber eine Verpflichtung zur Dokumentation von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer vor, wenn sie in von Schwarzarbeit betroffenen Wirtschaftsbereichen tätig sind (§ 17 Abs. 1 MiLoG).
• § 19 Abs. 1 AEntG (Arbeitnehmer-Entsendegesetz) verpflichtet den entsendenden Arbeitgeber, Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit des entsendeten Arbeitnehmers zu erfassen.
• Hat der Arbeitgeber Kurzarbeit angemeldet, muss er auf Verlangen für alle betroffenen Arbeitnehmer bei der Bundesagentur für Arbeit Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden sowie Ausfall- und Fehlzeiten einreichen.

Alle Arbeitgeber, die unter keine der oben genannten Regeln fallen, mussten bisher die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter nicht zwingend dokumentieren. Darüber hinaus gab es bislang keine Verpflichtung, ein elektronisches System für die Zeitwirtschaft einzuführen.

Unklare Rechtslage bis zum BAG-Urteil

Die deutschen Arbeitgeber standen bis vor Kurzem noch vor dem Problem, dass der konkrete Handlungsbedarf bislang nicht geklärt werden konnte. Viele Experten waren der Auffassung, dass das EuGH-Urteil eine Vorgabe für die Gesetzgebung der EU-Mitgliedsstaaten sei, die Pflicht zur Zeiterfassung in nationales Recht umzusetzen. Folgte man dieser Argumentation, bestünde für die deutschen Arbeitgeber (noch) kein Handlungsbedarf über die bereits existierenden Verpflichtungen hinaus.

Andere Spezialisten kommen hingegen zu dem Ergebnis, dass das EuGH-Urteil direkt zur Anwendung kommen muss. In diese Kerbe schlägt auch ein Urteil des Arbeitsgerichts Emden vom 20. Februar 2020. In einem Vergütungsprozess stellten die Richter fest, dass die Ansicht des Europäischen Gerichtshofs aufgrund der EU-Grundrechts-Charta direkte Anwendung findet. Vor diesem Hintergrund wurde der Überstundenvortrag des klagenden Arbeitnehmers auf Basis seiner eigenen, handschriftlichen Dokumentation von den Richtern akzeptiert, weil der Arbeitgeber die Behauptungen mangels eines entsprechenden Zeiterfassungssystems nicht entkräften konnte.

Klärung durch das neueste BAG-Urteil

Klärung bringt jetzt ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts, das sich eigentlich mit einer ganz anderen Frage auseinandersetzte. Die Richter hatten zu klären, ob dem Betriebsrat ein Initiativrecht bezüglich der Einführung einer elektronischen Zeiterfassung zusteht. Dieses Recht steht ihm nach Auffassung der BAG-Richter nicht zu (BAG, Beschluss vom 13.9.2022, 1 ABR 21/22, Pressemitteilung 35/22). Was jetzt jedoch die Diskussion um das Thema Zeiterfassung anheizt, ist die Begründung. Im Urteil heißt es auszugsweise:

„Der Betriebsrat hat nach § 87 Abs. 1 Eingangssatz BetrVG in sozialen Angelegenheiten nur mitzubestimmen, soweit eine gesetzliche oder tarifliche Regelung nicht besteht. Bei unionsrechtskonformer Auslegung von § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG ist der Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, die Arbeitszeiten der Arbeitnehmer zu erfassen. Dies schließt ein – ggfs. mithilfe der Einigungsstelle durchsetzbares – Initiativrecht des Betriebsrats zur Einführung eines Systems der Arbeitszeiterfassung aus.“

Das BAG hat damit klar festgestellt: Entgegen der bisherigen Annahmen zahlreicher Rechtsexperten kann das EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019 durchaus europarechtskonform ausgelegt werden. In der Konsequenz müssen Arbeitgeber die Vorgaben zur Zeiterfassung bereits erfüllen und dürfen nicht abwarten, bis der deutsche Gesetzgeber die EuGH-Vorgabe in nationales Recht umgesetzt hat.

Im Vorteil sind jetzt Arbeitgeber, die schon frühzeitig vorgesorgt und ein adäquates Zeiterfassungssystem eingeführt bzw. bestehende Systeme nachjustiert haben. Akuter Handlungsbedarf besteht nun in Unternehmen, die bislang noch keine Zeiterfassungslösung im Einsatz haben.

Modelle wie die Vertrauensarbeitszeit werden zukünftig in der jetzigen Form nicht mehr möglich sein, besonders wenn sie mit einer pauschalen Überstundenabgeltung verbunden sind. Unternehmen, die solche oder ähnliche Arbeitszeitmodelle im Einsatz haben, werden künftig nicht mehr um ein Mindestmaß an Kontrolle herumkommen.

Professionelle Zeiterfassung – warum sich die Investition lohnt

Die Investition in eine softwaregestützte Arbeitszeiterfassung lohnt sich unabhängig von der gesetzlichen Verpflichtung für nahezu jeden Unternehmer. Der Einsatz professioneller Zeitwirtschaftslösungen von Anbietern wie askDANTE oder ZMI bringt nämlich eine ganze Reihe von Vorteilen:

• Homeoffice: Arbeiten die Mitarbeiter im Homeoffice, kann der Arbeitgeber die Arbeitszeiten nur über ein Zeiterfassungssystem effektiv kontrollieren.
• Transparenz: Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer können jederzeit nachvollziehen, wann wie viele Stunden gearbeitet wurde und wie viele Überstunden angefallen sind.
• Geringere Fehleranfälligkeit: Gegenüber der manuellen Berechnung von Löhnen ist die automatisierte Arbeitszeiterfassung klar im Vorteil – viele Prozesse, etwa die Lohnabrechnung, lassen sich anhand der lückenlosen Daten automatisieren.
• Aktuelle Berichte: Der Arbeitgeber kann jederzeit auf aktuelle Berichte und Statistiken zugreifen.
• Flexibilität: Das EuGH-Urteil führt nicht etwa zum Zwangs-Comeback der klassischen Stechuhr, sondern bietet jede Menge Freiraum für die Zeiterfassung, etwa per Terminal, Webbrowser, Computer oder Smartphone.

Zeiterfassung manuell oder elektronisch? Professionelle Zeitwirtschaft empfehlenswert

Der EuGH machte keine Angaben dazu, wie das Zeiterfassungssystem konkret aussehen soll und auch Vorgaben des deutschen Gesetzgebers fehlen hierzu noch. Mit dem neuen BAG-Urteil haben sich diesbezüglich keine Veränderungen ergeben. Nach wie vor gibt es keine vorgeschriebene Form, und der Betriebsrat hat für die Einführung eines elektronischen Zeiterfassungssystem kein Initiativrecht, kann sie also nicht erzwingen.

Das System muss dem EuGH zufolge lediglich „objektiv, verlässlich und zugänglich“ sein. Diesen Anforderungen könnte nach heutigem Stand sogar eine gut strukturierte, handschriftliche Dokumentation der Arbeitszeiten oder eine klassische Stechuhr gerecht werden. Und doch gibt es gute Gründe, sich für eine professionelle digitale Zeiterfassung zu entscheiden:

• Datenschutz: Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) stellen hohe Anforderungen an die Verarbeitung von Arbeitszeitdaten und damit verbundenen personenbezogenen Daten. Professionelle Software stellt sicher, dass nur zulässige Daten verarbeitet werden, diese nach deren maximal zulässiger Speicherdauer gelöscht werden und der Zugriff durch unberechtigte Dritte verhindert wird.
• Datensicherung: Ein Verlust von Daten würde nicht nur einen Verstoß gegen die Vorschriften zur Dokumentation der Arbeitszeiten bedeuten, sondern zugleich auch den Verlust der Nachweismöglichkeiten im Fall eines Gerichtsprozesses. Eine fortlaufende Datensicherung in Form von Back-ups ist für professionelle Software selbstverständlich.
• Homeoffice: Rund jeder vierte Arbeitnehmer arbeitet 2021 bereits im Homeoffice. Um bei Remote-Arbeitsmodellen die Kontrolle über gearbeitete Arbeitsstunden behalten zu können, lohnt sich die Investition in ein Zeiterfassungssystem, das die Dokumentation über mobile Schnittstellen ermöglicht. Zudem sollten Arbeitgeber schon heute einen Blick in die Zukunft werfen: Mit einem neuen Referentenentwurf des „Mobile-Arbeit-Gesetzes“ will das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) Arbeitgeber dazu verpflichten, die gesamte tägliche Arbeitszeit von mobil arbeitenden Mitarbeitern zu dokumentieren.
• Auswertbarkeit: Um den Anforderungen des Europäischen Gerichtshofs genügen zu können, müssen die Daten auswertbar sein. Anhand handschriftlicher Aufzeichnungen dürfte dies nur schwer möglich sein.

Fazit

Jetzt ist der Punkt gekommen, an dem Arbeitgeber schnell handeln müssen, um ihre rechtlichen Verpflichtungen zu erfüllen. Die Einführung einer professionellen Zeiterfassung ist nun Pflicht. Im Idealfall wird sie softwaregestützt umgesetzt, aber auch jedes andere zuverlässige System ist ausreichend. Wer dieser Verpflichtung nicht nachkommt, riskiert schwerwiegende Folgen: Es könnte zu bösen Überraschungen kommen, wenn eine Vergütungsklage genauere Aufzeichnungen erfordert oder seitens des Gesetzgebers Strafen für Versäumnisse der Arbeitgeber eingeführt werden.

Bis zum Ausbruch der Covid-19-Pandemie hätten es sich die meisten der betroffenen Arbeitgeber wohl nicht träumen lassen, Kurzarbeitergeld abrechnen zu müssen. Doch das Coronavirus hat vieles schlagartig verändert. Mittlerweile sind die pandemiebedingten Beschränkungen zwar weitgehend aufgehoben worden – stattdessen verdüstert sich die wirtschaftliche Lage nun infolge steigender Energiepreise und gestörter Lieferketten. Damit dürfte die Anzahl der Unternehmen steigen, die bei der Bundesagentur für Arbeit Kurzarbeitergeld (Kug) beantragen müssen. Hier Antworten auf wichtige Fragen zum Kug.

Für welche Beschäftigten kann ich als Arbeitgeber Kurzarbeitergeld beantragen?

Nach § 98 SGB III können Arbeitgeber Kurzarbeitergeld beantragen, wenn die grundsätzlichen Voraussetzungen für Kurzarbeit erfüllt sind und wenn eine ungekündigte versicherungspflichtige Beschäftigung vorliegt. Auch befristet Beschäftigte können Kurzarbeitergeld erhalten.

Welche Beschäftigten erhalten kein Kug?

Keinen Anspruch auf Kug haben:

• Studierende, die an einer Hochschule immatrikuliert sind und in der Hauptsache ihr Studium betreiben
• geringfügig Beschäftigte
• gekündigte Arbeitnehmer ab Ausspruch der Kündigung

Bekommen Auszubildende Kurzarbeitergeld?

Der Ausbildungsbetrieb muss grundsätzlich versuchen, die Ausbildung weiterzuführen. Ist dies nicht umsetzbar, etwa bei Betriebsschließungen aufgrund des Coronavirus, können Arbeitgeber aber auch für Auszubildende Kurzarbeitergeld abrechnen – jedoch erst nach einem Arbeitsausfall von mindestens sechs Wochen oder 30 Arbeitstagen. Bis dahin bekommen Azubis ihre volle Ausbildungsvergütung.

Müssen während der Kurzarbeit Arbeitszeitnachweise geführt werden?

Ja. Arbeitgeber müssen Nachweise über die Arbeits-, Ausfall- und Fehlzeiten führen, wenn sie für Beschäftigte Kurzarbeitergeld abrechnen. Die Kug-Abrechnung muss innerhalb von drei Monaten nach Ablauf des beantragten Kalendermonats bei der zuständigen Arbeitsagentur eingereicht werden. Nach Beendigung der Kurzarbeit prüft die Agentur anhand der Arbeitszeitnachweise und der Lohnabrechnungen den Anspruch.

Wie gehe ich als Arbeitgeber bei der Berechnung vor?

Für die Ermittlung der Höhe des Kug ist es erforderlich, dass der Arbeitgeber aus der offiziellen Tabelle zur Berechnung des Kurzarbeitergeldes (Kug) die rechnerischen Leistungssätze für das Soll-Entgelt (Bruttoarbeitsentgelt ohne Mehrarbeitsentgelt und Einmalzahlungen) und für das Ist-Entgelt (tatsächlich im Kalendermonat erzieltes Bruttoarbeitsentgelt) abliest. Dabei ist die eingetragene Lohnsteuerklasse des Arbeitnehmers zugrunde zu legen sowie eine Zuordnung zu den Leistungssätzen 1 oder 2 vorzunehmen.

Leistungssatz 1 ist bei Arbeitnehmern anzuwenden, auf deren Lohnsteuerkarte ein Kinderfreibetrag mit dem Zähler von mindestens 0,5 eingetragen ist oder für die aufgrund einer Bescheinigung der Agentur für Arbeit der Leistungssatz 1 maßgebend ist. Für alle übrigen Beschäftigten ist Leistungssatz 2 anzuwenden.

Der Unterschiedsbetrag zwischen den aus dieser Tabelle abgelesenen Leistungssätzen ergibt das Kurzarbeitergeld für den jeweiligen Kalendermonat (s. auch Tabelle zur Berechnung des Kurzarbeitergeldes (Kug) für Beschäftigte, die keine Sozialversicherungsbeiträge zu tragen haben)

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Muss ich als Arbeitgeber weiterhin Sozialversicherungsbeiträge für meine Beschäftigten abführen?

Ja. Unternehmen müssen auch bei Kurzarbeit den vollen Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil zur Kranken-, Renten- und Pflegeversicherung im Zuge der Lohnabrechnung abführen.

Wie wirkt sich eine Nebenbeschäftigung auf die Kug-Höhe aus?

Hier ist zu unterscheiden: Hat der Arbeitnehmer die Nebentätigkeit schon vor Beginn der Kurzarbeit durchgeführt, wird das daraus erzielte Entgelt nicht auf das Kurzarbeitergeld angerechnet.

Anders sieht es aus, wenn der Beschäftigte während des Bezugs von Kug eine Nebentätigkeit aufnimmt. Dann liegt eine Erhöhung des tatsächlichen erzielten Entgelts vor, die auf das Kurzarbeitergeld angerechnet wird.

Ein Minijob (450 Euro/Monat; ab 1. Oktober 2022: 520 Euro/Monat) wird seit dem 1. Juli 2022 vollständig angerechnet, wenn der Minijob während des Bezugs von Kurzarbeitergeld aufgenommen wurde. In diesem Fall erhöht sich das tatsächlich erzielte Entgelt (= Ist-Entgelt) um den Minijob-Verdienst.

Kug-Praxistipps für Lohnabrechner

Was ist bei Kurzarbeitergeld in Verbindung mit Krankheit zu beachten?

Auch bei Kurzarbeit gilt die 42-Tage-Frist der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. Es ist jedoch zu unterscheiden, ob die Arbeitsunfähigkeit vor oder nach dem Beginn der Kurzarbeit eingetreten ist:

• Ist der Beschäftigte vor der Einführung der Kurzarbeit arbeitsunfähig geworden und erhält er noch Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber, hat er keinen Anspruch auf Kurzarbeitergeld. Stattdessen bekommt der Arbeitnehmer Krankengeld.
  Beispiel: Ein Mitarbeiter ist seit dem 25. März arbeitsunfähig und noch bis zum 2. April krankgeschrieben. Seit dem 1. April wird in seinem Betrieb kurzgearbeitet. Damit unterliegen die Fehltage vom 25. März bis einschließlich 31. März der normalen Entgeltfortzahlung des Arbeitgebers. Der 1. und der 2. April hingegen liegen im Kug-Zeitraum und sind in der Lohnabrechnung mit dem Fehlzeitkennzeichen KU zu schlüsseln. Für diese beiden Tage bekommt der Beschäftigte – neben der Entgeltfortzahlung – Krankengeld in Höhe des Kurzarbeitergelds, das er erhielte, wenn er nicht arbeitsunfähig wäre. Der Arbeitgeber muss dieses Krankengeld ausrechnen und auszahlen, es wird ihm dann auf Antrag von der zuständigen Krankenkasse erstattet.
• Tritt die Arbeitsunfähigkeit erst nach der Einführung der Kurzarbeit ein, erhält der Beschäftigte für den kurzarbeitsbedingten Arbeitsausfall bis zu sechs Wochen Kurzarbeitergeld. Für die nicht vom Arbeitsausfall betroffene Arbeitszeit besteht der normale Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. Nach Ablauf der Lohnfortzahlung (42-Tage-Frist) bekommt der Arbeitnehmer kein Kurzarbeitergeld mehr. Für die weitere Zeit der Arbeitsunfähigkeit hat er ausschließlich einen Anspruch auf Krankengeld.

Wie werden Feiertage bei Kurzarbeit abgerechnet?

Fällt ein Feiertag in die Kurzarbeitsperiode, so ist die Feiertagsvergütung ausschließlich vom Arbeitgeber zu zahlen (§ 2 Abs. 2 EFZG); Anspruch auf Kug durch die Bundesagentur für Arbeit besteht nicht. Wenn also ein Mitarbeiter an einem Feiertag grundsätzlich nicht arbeiten muss, aber dafür bezahlt wird, gibt es zwei Möglichkeiten der Entlohnung:

• Fall 1: Der Feiertag wird wie jeder andere Arbeitstag bezahlt. Das Entgelt für den Feiertag läuft in das Ist-Brutto und es wird kein Kug-Feiertagsentgelt gezahlt. Deshalb brauchen hier auch keine Stunden angegeben zu werden.
• Fall 2: Der Feiertag wird nicht wie jeder andere Arbeitstag, sondern über das Kug-Feiertagsentgelt bezahlt. Hier ist die Anzahl der Kug-Feiertagsentgelt-Stunden anzugeben.

Wie berechnet man den Kug-Stundenlohn?

Der Kug-Stundenlohn ist, neben der direkten Eingabe von Soll- und Ist-Brutto, der einfachste Weg, das Ausfallentgelt und somit das Kurzarbeitergeld zu ermitteln. Um den Kug-Stundenlohn zu berechnen, addiert man zum Monatsgehalt gegebenenfalls weitere Bestandteile, wie zum Beispiel vermögenswirksame Leistungen (VWL). Die Gesamtsumme wird dann durch die durchschnittliche monatliche Stundenanzahl geteilt. Die durchschnittliche monatliche Stundenzahl wiederum berechnet man nach der Formel: regelmäßige wöchentliche Arbeitsstunden mal 13, geteilt durch 3.

Wie rechnet man einen Kug-Arbeitgeberzuschuss (Aufstockung) ab?

Ein Arbeitgeberzuschuss zum Kurzarbeitergeld lässt sich in der Entgeltabrechnungssoftware über die Lohnart 0760 abrechnen. Diese Lohnart ist steuerpflichtig, aber bis zu einem gewissen Grad sozialversicherungsfrei (Ausfallentgelt mal 0,8, minus Kurzarbeitergeld).

Um den Kug-Zuschuss zu berechnen, teilt man das Kurzarbeitergeld durch 60 bzw. 67 (je nach Leistungssatz) und multipliziert diesen Betrag mit dem gewünschten Aufstockungssatz – also zum Beispiel 33, wenn bei Leistungssatz 1 auf 100 Prozent aufgestockt werden soll.

Hinweis: Da die Leistungssätze nur Näherungswerte abbilden und der Zuschuss steuerpflichtig ist, kann eine exakte Aufstockung meist nur über eine zusätzliche, steuer- und sozialversicherungspflichtige Lohnart mittels Iterationsrechnung erfolgen.

Müssen die festen Be- und Abzüge bei Gehaltsempfängern während der Kurzarbeit jeden Monat angepasst werden?

Nein, die Beträge in den festen Be- und Abzügen bleiben beim Kurzarbeitergeld abrechnen unangetastet. Die Kürzung erfolgt in der Lohnsoftware stattdessen über eine Abzugslohnart (zum Beispiel 2400).

Können Arbeitnehmer mit Kind(ern) auch ohne eingetragenen Kinderfreibetrag bei der Kug-Berechnung den Leistungssatz 1 (67 Prozent) in Anspruch nehmen?

Ja. Hierzu muss der Arbeitnehmer bei der Agentur für Arbeit eine Bescheinigung beantragen und dem Arbeitgeber vorlegen (Kind im Sinne des § 32 Abs. 1, 3 bis 5 EStG). Anschließend kann der Arbeitgeber das Kurzarbeitergeld abrechnen und dabei den Leistungssatz 1 für den Beschäftigten zugrunde legen.

Wie ist ein Firmen-PKW im Hinblick auf Kurzarbeitergeld zu bewerten?

Ein PKW wird zum Soll- und Ist-Entgelt hinzugerechnet. Eine Kürzung findet nicht statt, da der PKW auch ohne Kug voll versteuert und verbeitragt werden muss, wenn er im beantragten Kalendermonat mindestens einen Tag zur Verfügung stand. Bei einem kurzarbeitsbedingten, kompletten Arbeitsausfall im Monat ist zu prüfen, ob der PKW vom Mitarbeiter weiterhin genutzt wird. In Zweifelsfällen sollten sich Unternehmen eine Rechtsauskunft bei der Arbeitsagentur bzw. beim Steuerberater einholen.

Was ist das 9-Euro-Ticket?

Das 9-Euro-Ticket wurde am 20. Mai 2022 von der Bundesregierung als Teil eines umfangreichen Entlastungspakets beschlossen. Ziel ist, die Bürger angesichts der steigenden Energiepreise zu entlasten.

Das 9-Euro-Ticket ist am 1. Juni 2022 in Kraft getreten und gilt für die Monate Juni, Juli und August. Während dieser drei Monate können die Bürger alle öffentlichen Nahverkehrsmittel zum einheitlichen Preis von nur neun Euro monatlich nutzen – so oft sie wollen.

Die Nachfrage ist groß: Mitte Juni waren bereits mehr als 16 Millionen Neun-Euro-Tickets verkauft, berichtet der Verband Deutscher Verkehrsunternehmen (VDV).

Auch viele Arbeitnehmer profitieren von dem vergünstigten Jobticket, das sie dank ÖPNV-Anbindung besonders günstig an den Arbeitsplatz bringt.

BMF-Schreiben vom 30. Mai 2022: Vereinfachungsregel und Jahresbetrachtung

Das BMF-Schreiben vom 30. Mai 2022 sorgt seitens der Arbeitgeber für Erleichterungen und reduziert den zusätzlichen administrativen Aufwand für die vorübergehende Änderung auf ein Minimum. Die Finanzverwaltung hält darin zwei grundsätzliche Regeln für den Umgang mit dem 9-Euro-Ticket bei der Lohnabrechnung fest:

• Vereinfachungsregel: Zahlt der Arbeitgeber einen gleichbleibenden monatlichen Zuschuss zum Bahnticket seiner Mitarbeiter, muss er dessen Höhe nicht jeden Monat neu überprüfen. Beträgt der Zuschuss also etwa im Juni 2022 25 Euro, obwohl der Arbeitnehmer nur neun Euro gezahlt hat, muss dieser Umstand in der Juni-Abrechnung nicht auftauchen.
• Jahresbetrachtung: Zum Ende des Jahres 2022 sollen Arbeitgeber, die Zuschüsse zu Jobtickets für den ÖPNV gezahlt haben, eine Überprüfung vornehmen. Übersteigen die Zuschüsse des Arbeitgebers die tatsächlichen Ausgaben des Mitarbeiters, so muss er die Differenz entweder vom Arbeitnehmer zurückfordern oder als steuerpflichtigen Arbeitslohn behandeln (und somit versteuern und Sozialabgaben abführen).

Besondere Fälle und Fragen rund um das 9-Euro-Ticket

Auf so mancher Lohnabrechnung ändert sich durch das 9-Euro-Ticket überhaupt nichts. Das ist oft der Fall, wenn nur ein geringer Arbeitgeberzuschuss gezahlt wird. Es gibt aber auch einige Sonderfälle, die bei Arbeitgebern Fragen aufwerfen:

• Der Arbeitgeber kauft die Tickets für den ÖPNV.

Kauft der Arbeitgeber selbst die Jobtickets, etwa im Rahmen einer Kooperation mit dem örtlichen Verkehrsbetrieb, so sind diese bei Erfüllung aller Voraussetzungen steuer- und sozialabgabenfrei. Das ist der Fall, wenn das Ticket nur für den ÖPNV (nicht für den Fernverkehr) gilt – beim 9-Euro-Ticket ist dies schon durch dessen Geltungsbereich erfüllt. Zudem muss die Fahrkarte zusätzlich zum Arbeitslohn gezahlt werden, eine Entgeltumwandlung ist nicht zulässig. Da der Arbeitgeber ohnehin die tatsächlichen Kosten trägt, ändert sich für ihn nichts. Er muss lediglich den geringeren Betrag der übernommenen Kosten korrekt auf der Lohnabrechnung angeben.

• Der Arbeitgeber erstattet den Mitarbeitern ihre vollen Ausgaben für den ÖPNV.

Auch wenn Mitarbeiter ihre Jobtickets selbst kaufen und der Arbeitgeber die Kosten erstattet, sind diese steuer- und sozialabgabenfrei. Es gelten die gleichen Voraussetzungen wie beim Kauf des Tickets durch den Arbeitgeber. Das Unternehmen muss jedoch am Jahresende prüfen, ob der Arbeitgeberzuschuss möglicherweise höher war als die tatsächlichen Ausgaben des Mitarbeiters. Die Differenz wäre dann zu versteuern.

Beispiel: Der Mitarbeiter hat monatliche Kosten in Höhe von 50 Euro für den ÖPNV, die der Arbeitgeber mit einer Auszahlung von 50 Euro im Monat übernimmt. Durch das 9-Euro-Ticket liegen die tatsächlichen Kosten im Jahr 2022 bei nur 477 Euro (9 Monate x 50 Euro + 3 Monate x 9 Euro). Der Arbeitgeber zahlt jedoch 12 x 50 Euro = 600 Euro. Die Differenz von 123 Euro ist zu versteuern.

• Der Arbeitgeber erstattet nur einen Teil der Kosten für das Jobticket.

Bekommt der Mitarbeiter nur einen Arbeitgeberzuschuss von beispielsweise 50 oder 75 Prozent zu den Kosten, muss der Arbeitgeber am Jahresende kontrollieren, ob eine Überzahlung vorliegt. In der Regel ist dies aber nicht der Fall.

Beispiel: Ein Mitarbeiter zahlt monatlich 50 Euro für sein Ticket und erhält dazu 25 Euro Arbeitgeberzuschuss. Er kommt normalerweise im Jahr auf Kosten von 600 Euro und einen Zuschuss von 300 Euro. Durch das 9-Euro-Ticket liegen die Gesamtkosten in diesem Jahr bei 477 Euro. Der Zuschuss übersteigt trotz 9 Euro-Tickets nicht die tatsächlichen Ausgaben.

• Der Arbeitgeber zahlt einen Zuschuss zu Jahrestickets.

Kauft der Arbeitgeber zu Beginn des Jahres ein Jahresticket für einen Mitarbeiter oder erstattet er ihm die Ausgaben dafür, muss er diese Kosten im betreffenden Monat in der Lohnabrechnung berücksichtigen. Erhält der Arbeitgeber bzw. der Mitarbeiter eine Gutschrift für die Kostendifferenz in den Monaten Juni bis August, muss die frühere Lohnabrechnung im Hinblick auf die Jahreskosten korrigiert werden.

Folgen einer falschen Abrechnung

Berücksichtigt der Arbeitgeber das BMF-Schreiben nicht und zahlt weiterhin den vollen Zuschuss steuer- und beitragsfrei aus, obwohl er so die tatsächlichen Kosten übersteigt, geht er ein finanzielles Risiko ein. Fällt dieser Umstand bei einer Betriebsprüfung auf, zahlt er nicht nur den Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung für die Differenz nach, sondern steht auch für den Arbeitnehmeranteil und dessen Lohnsteuer gerade.

Welche Aufzeichnungspflichten bestehen im Lohnkonto für den Arbeitgeber?

Um die korrekte Lohnabrechnung nachvollziehen zu können, sind Arbeitgeber verpflichtet, im Lohnkonto der Mitarbeiter Details zu den gezahlten Arbeitgeberzuschüssen zu erfassen. Zudem müssen sie bei Erstattungen oder Zuschüssen nachweisen können, wie hoch die tatsächlichen Kosten der Arbeitnehmer waren.

Darüber hinaus ist die korrekte Höhe der gezahlten Zuschüsse in der Lohnabrechnung auszuweisen, da diese sich auf die Steuererklärung der Arbeitnehmer auswirken. Um diese Zuschüsse sinkt die Entfernungspauschale, die die Mitarbeiter für den Weg zwischen Wohnort und erster Tätigkeitsstätte steuerlich geltend machen können.

Nachdem der Bundesrat im Mai dieses Jahres einen entsprechenden Beschluss gefasst hatte, ist der Weg nun frei für die Energiepreispauschale (kurz: Energiepauschale), über die im Rahmen des zweiten sogenannten Entlastungspakets entschieden wurde. Im September sollen Arbeitgeber das Geld in einem Betrag mit der Lohnabrechnung auszahlen. Eine Auszahlung in Raten oder Teilbeträgen ist dabei nicht zulässig.

Wer hat Anspruch auf die Energiepreispauschale?

Grundsätzlich steht die Einmalzahlung in Höhe von 300 Euro allen Arbeitnehmern der Steuerklassen I bis V zu, die zum Stichtag am 1. September 2022 in einem Beschäftigungsverhältnis stehen. Dies schließt auch ein:

• Minijobber und kurzfristig Beschäftigte
• Auszubildende
• Werkstudenten sowie Studenten mit Nebenjob
• Eltern in Elternzeit oder Mutterschutz

Anspruchsberechtigt sind grundsätzlich also alle Personen, die im Veranlagungszeitraum 2022 in Deutschland unbeschränkt steuerpflichtig sind und Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit oder Gewinneinkünfte aus selbstständiger Tätigkeit erzielen. Hierzu zählen auch Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft und andere gewerbliche Einkünfte.

Übrigens: Personen, die zum 1. September 2022 nicht in einem Beschäftigungsverhältnis stehen, weil sie beispielsweise durch einen Arbeitgeberwechsel vorher ausgeschieden sind und eine neue Tätigkeit erst danach aufnehmen, können die Pauschale über die Einkommensteuererklärung für den Veranlagungszeitraum 2022 beantragen. Dies gilt ebenfalls für Arbeitnehmer, die im gesamten Jahr 2022 Krankengeld beziehen, das aus einem aktiven Dienstverhältnis heraus entsteht.

Für Selbstständige und Gewerbetreibende wird die Einkommensteuer-Vorauszahlung für das dritte Quartal 2022 um die Höhe der Energiepreispauschale, also um 300 Euro, reduziert.

Was ist hinsichtlich der Auszahlung und Besteuerung der Energiepauschale zu beachten?

Ausgezahlt wird das Geld jeweils nur für das erste Dienstverhältnis eines Arbeitnehmers; weitere eventuell bestehende Dienstverhältnisse bleiben davon unberührt. Arbeitgeber müssen beachten, dass Minijobber und kurzfristig Beschäftigte eine schriftliche Erklärung abgeben und den Status des ersten Dienstverhältnisses mit ihrer Unterschrift bestätigen müssen.

Wichtig: Die Energiepreispauschale ist zwar beitragsfrei in der Sozialversicherung, wird jedoch als sogenannter sonstiger Bezug individuell mit dem persönlichen Steuersatz besteuert. Auch Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag können gegebenenfalls zusätzlich anfallen.

Für die Arbeitgeber bedeutet diese Änderung in der Lohnabrechnung – neben der bereits beschlossenen rückwirkenden Erhöhung der Grundfreibeträge und dem höheren Werbekostenpauschbetrag – einigen bürokratischen Mehraufwand. Bislang sehen die Lohnabrechnungsprogramme vieler Unternehmen diese Anpassung nicht vor. Allerdings arbeiten einige Softwarehersteller (wie zum Beispiel Suiteify – Anm. der Redaktion) bereits an einem Update, damit die Änderungen den Unternehmen möglichst wenig Aufwand bescheren.

Wie gehen Arbeitgeber nun konkret vor?

In der Regel soll die Energiepreispauschale ab September 2022 ausgezahlt werden, mit dem Vermerk des Großbuchstabens „E“ für „Einmalbezug“ auf der Lohnsteuerbescheinigung. Die Verrechnung erfolgt dann mit der Lohnsteueranmeldung für den August, die bis zum 10. September 2022 fällig ist.

Arbeitgeber, die die Lohnsteuer nicht monatlich, sondern vierteljährlich abführen, haben die Wahl, die Pauschale im Oktober zu zahlen und die Verrechnung dann mit der Lohnsteueranmeldung bis zum 10. Oktober 2022 vorzunehmen.

Wer ausschließlich Minijobber beschäftigt und damit grundsätzlich keine Lohnsteuer abführt, ist nicht verpflichtet, die Zahlung zu leisten. Die Beschäftigten können die Energiepreispauschale in diesem Fall nur über ihre Einkommensteuererklärung 2022 geltend machen.

Wie erfolgt die Finanzierung der Pauschale für den Arbeitgeber?

Wie bereits dargestellt wird die an die Arbeitnehmer ausgezahlte Energiepreispauschale mit der Lohnsteuer, die der Arbeitgeber an das Finanzamt abführt, verrechnet. Damit er auch selbst von der Pauschale profitiert, kann der Arbeitgeber seinen eigenen Betrag von der geschuldeten Lohnsteuer abziehen. Zahlt ein Unternehmen eine höhere Energiepreispauschale, als es Lohnsteuer zahlt, bekommt es den Differenzbetrag vom Finanzamt erstattet.

Weitere Informationen hat das Bundesfinanzministerium in Abstimmung mit den obersten Finanzbehörden der Länder in FAQs zur Energiepreispauschale zusammengefasst.

Möglichkeiten zur Korrektur

Die Art und Weise der Korrektur sind gesetzlich nicht festgelegt. Sie kann sowohl durch eine Neuberechnung als auch durch eine Differenzberechnung der zurückliegenden Lohnzahlungszeiträume erfolgen. Arbeitgeber haben hier also Handlungsspielraum, sollten jedoch in jedem Fall eine saubere Dokumentation sicherstellen.

Auswirkungen bei Kurzarbeitergeld

Besonders zu beachten ist, dass sich beim Bezug von Kurzarbeitergeld (KuG) oder Saison-KuG in den betroffenen Lohnzahlungszeiträumen Änderungen ergeben können. In solchen Fällen sind Korrekturanträge erforderlich, damit die steuerliche Anpassung korrekt berücksichtigt wird.