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Lohnabrechnung
Rechtssicher abrechnen: Fristen, Neuregelungen und Praxiswissen für die Lohnbuchhaltung im Mittelstand.
Digitale Lohnabrechnung: So machen KMU ihren HR-Bereich zukunftsfit
Auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) können sich dem digitalen Wandel nicht verschließen. Der Bereich Human Resources (HR) sollte mit gutem Beispiel vorangehen und seine Prozesse digitalisieren. Den Anfang macht hier die digitale Lohnabrechnung.
Der deutsche Mittelstand hat es in diesen Tagen nicht leicht – die Digitalisierung streckt ihre Fühler in alle Richtungen aus und macht vor keinem Betrieb Halt. In vielen Bereichen ist die digitale Kommunikation bereits zum Muss geworden – kein Unternehmer kann sich davor verstecken, seine Sozialversicherungsbeiträge online zu melden oder die Lohnsteueranmeldung elektronisch zu übermitteln.
Neben diesen Besonderheiten in der Entgeltabrechnung kämpft gerade das Personalwesen mit weiteren Herausforderungen. Der Fachkräftemangel, der die Suche nach geeignetem Personal stark erschwert. Der wachsende Bedarf an gezielter Personalentwicklung, der mit der sich immer schneller verändernden Arbeitswelt einhergeht. Die Flexibilisierung der Arbeitszeitmodelle und -strukturen. Das immer komplizierter werdende Steuer- und Sozialversicherungsrecht. Diese und viele weitere Faktoren erschweren die Personalarbeit, lassen sich jedoch durch geeignete digitale Unterstützung meistern.
Warum die digitale Lohnabrechnung für KMU vorteilhaft ist
Gerade in der Lohnabrechnung ist die Umsetzung der Digitalisierung für kleine und mittlere Unternehmen besonders einfach: In kaum einem anderen Bereich gibt es so viele Routineabläufe, die sich mit den richtigen Hilfsmitteln ganz oder teilweise automatisieren lassen. Denn letztlich läuft die Entgeltabrechnung jeden Monat nach demselben Schema ab.
Davon abgesehen gibt es viele gute Gründe für Unternehmen jeder (!) Größe, sich mit der digitalen Transformation der Unternehmensprozesse im HR-Bereich auseinanderzusetzen:
- Effizienzsteigerung: Die Maschine führt die Entgeltabrechnung in einem Bruchteil der Zeit eines Menschen durch. Dadurch werden wertvolle personelle Ressourcen geschont und frei für wichtigere Aufgaben, gleichzeitig steigt die Effizienz.
- Geringere Fehleranfälligkeit: Plausibilitätsprüfungen verhindern Fehler durch Falscheingaben sowie Bedienungsfehler. Die Fehleranfälligkeit des Prozesses verringert sich.
- Kostenersparnis: Weniger Arbeitszeit bedeutet gleichzeitig auch geringere Kosten. Zugleich werden weitere Kostenfaktoren eingespart, z. B. Druckkosten und Porto. Zudem muss durch die Digitalisierung der Lohnabrechnung seltener externes Fachpersonal hinzugezogen werden (z. B. Steuerberater), nur noch zur Klärung spezieller Fragen.
- Zukunftsfähigkeit: Um auch in Zukunft handlungsfähig zu bleiben, müssen kleine und mittlere Unternehmen mit der Entwicklung Schritt halten und den Weg der Digitalisierung mitgehen. Andernfalls ist der Vorsprung der anderen später zu groß, um ihn noch aufzuholen.
- Informationsgrundlage: Dem Unternehmen stehen ständig aktuelle Werte und Kennzahlen zur Verfügung. Vorbei sind die Zeiten, in denen man auf der Basis von Zahlen entschied, die der Steuerberater für einen Monate zurückliegenden Zeitraum übermittelte.
- Zeitersparnis beim Datenzugriff: Nach Informationen zu einem früheren Vorgang muss nicht mehr lange in Ordnern oder im Archiv geblättert werden. Per Suchfunktion gelangt der Mitarbeiter in nur wenigen Sekunden zu den benötigten Daten.
Ohne das erforderliche Know-how in der Hinterhand wird es wegen der zunehmenden Komplexität für KMU immer schwieriger, ihre Entgeltabrechnung und andere HR-Themen selbst abzuwickeln. Mithilfe von Personalsoftware können sie wichtige Prozesse selbst durchführen und damit auch ihre Zukunftsfähigkeit sichern.
So lassen sich durch die digitale Lohnabrechnung Abhängigkeiten von externen Dienstleistern ebenso wie der Verlust von Know-how in der Entgeltabrechnung, einem der HR-Kernbereiche, vermeiden und die eigene Handlungsfähigkeit bewahren. Zudem ist die selbst durchgeführte Lohnabrechnung eine unverzichtbare Informationsquelle für die praktische Personalarbeit. Allein schon deshalb sollte sie inhouse durchgeführt werden.
Digitale Transformation im Bereich HR: Mit gutem Beispiel vorangehen
Wenn es um die digitale Transformation geht, nimmt die Personalabteilung eine tragende Rolle und eine Vorbildfunktion ein. Jeder Arbeitnehmer und jede Führungskraft kommt regelmäßig mit den HR-Managern in Kontakt. Geht man hier mit gutem Beispiel voran und arbeitet an störungsfreien, digitalen Prozessen, kann dies eine deutliche Signalwirkung auch für andere Abteilungen haben. Deshalb ist der HR-Bereich von Anfang an in die Umsetzung im Unternehmen einzubeziehen, beginnend bei der Digitalisierung der Lohnabrechnung.
Lohnabrechnungssoftware in KMU: So erleichtert sie den Alltag
Eine softwaregestützte digitale Lohnabrechnung kann dem Unternehmen viel Arbeit abnehmen. So lassen sich beispielsweise diese Vorgänge vereinfachen:
- Anfertigung der Gehaltsabrechnung unter Berücksichtigung der individuellen Besonderheiten der Mitarbeiter
- Arbeiten stets auf dem aktuellen gesetzlichen Stand
- Auswertungen und Statistiken ganz nach Bedarf
- Kommunikation mit Sozialversicherungsträgern und Ämtern
Entscheidend ist: All diese Vorgänge können grundsätzlich auch ohne vertieftes Wissen im Bereich der Lohnabrechnung bearbeitet werden. Die Arbeit mit einer Lohnsoftware kann das Know-how in der Personalabteilung sogar stärken und ausbauen – als eine Art kontinuierliche Weiterbildung.
Digitale Lohnabrechnung – das sollte die Software können
- Abrechnung nicht nur von herkömmlichen sozialversicherungspflichtigen Arbeitsverhältnissen, sondern auch von spezielleren Fällen wie Minijobs, Teilzeitarbeit oder Werksstudenten
- Automatisierte Meldungen an Sozialversicherungsträger und weitere Stellen (z. B. ELStAM, DEÜV-Meldungen, elektronischer Lohnnachweis)
- Zulassung für das DEÜV-Verfahren nach erfolgreich absolvierter ITSG-Prüfung
- Assistenten, die durch die Entgeltabrechnung führen, zur vereinfachten Bearbeitung von Lohndaten
- Individuelle Zusammenstellung von Berichten und Statistiken
- Import- und Exportfunktionen sowie Schnittstellen zu anderen Systemen
- Freie Verwaltung der Lohnarten
- Intuitive Bedienung in einer modernen Benutzeroberfläche
- Regelmäßige Updates
- Sofern benötigt: Umsetzung von branchenspezifischen Besonderheiten (z. B. Tarifverträge, Baulohn)
- Idealerweise modularer Aufbau, damit die Software mit den Anforderungen des Unternehmens mitwachsen kann
- Gewährleistung des Datenschutzes und der Datensicherheit
Eine Software zur Lohnabrechnung, die über die oben genannten Funktionen bzw. Eigenschaften verfügt, bietet gute Voraussetzungen für eine gesetzeskonforme inhouse erstellte Entgeltabrechnung. Welche spezifischen Funktionen eine Lohnsoftware für ein Unternehmen darüber hinaus enthalten sollte, ist im Vorfeld über ein Lastenheft zu ermitteln.
Digitale Lohnabrechnung: Mit Lohnsoftware auch für KMU umsetzbar
Die Lohnabrechnung mit ihren gesetzlichen Anforderungen und ständigen Neuerungen wirkt vor allem auf kleinere Firmen häufig abschreckend. Mit den richtigen Hilfsmitteln – Stichwort: digitale Lohnabrechnung – lässt sich diese Aufgabe jedoch erstaunlich leicht und sicher bewältigen.
Eine intuitiv bedienbare, ITSG-geprüfte Lohnsoftware versetzt auch kleine und mittlere Unternehmen in die Lage, eine korrekte und rechtlich einwandfreie Entgeltabrechnung durchzuführen, ohne dafür einen Steuerberater oder einen anderen Dienstleister beauftragen zu müssen. Dadurch bleibt wichtiges HR-Know-how im Unternehmen. Zudem ist die digitale Lohnabrechnung das Fundament für die künftige weitere Digitalisierung anderer HR-Bereiche.
WEITERE ARTIKEL
Digitalisierung der Vorsorgeaufwendungen: Neuerung im Lohnsteuerverfahren ab 2026
Ab 2026 werden die Beiträge zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung erstmals digital statt in Papierform an Arbeitgeber übermittelt – ein echter Meilenstein im Lohnsteuerverfahren. Doch was bedeutet die Digitalisierung der Vorsorgeaufwendungen für Arbeitgeber und Versicherte? Hier ist ein Überblick über die wichtigsten Aspekte des neuen ELStAM-Verfahrens.
Was ändert sich ab 2026?
- Ab dem 1. Januar 2026 sind private Kranken- und Pflegeversicherungsunternehmen dazu verpflichtet, die beitragsrelevanten Daten zur Basisabsicherung ihrer Kunden elektronisch an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) zu melden. Diese Daten werden anschließend den Arbeitgebern über das ELStAM-System zur Verfügung gestellt.
- Die bisherige Papierbescheinigung entfällt, da Arbeitgeber künftig direkt auf die im ELStAM-System hinterlegten Monatsbeiträge zugreifen. Arbeitnehmer müssen ihrem Arbeitgeber keine schriftlichen Nachweise mehr vorlegen.
- Arbeitgeber dürfen bei der Gehaltsabrechnung nur noch die in ELStAM hinterlegten Monatsbeiträge steuerlich berücksichtigen. Dadurch wird der Prozess automatisiert und es gibt weniger Fehlerquellen.
- Bei Änderungen im Versicherungsvertrag, beispielsweise bei Beitragserhöhungen oder Tarifwechseln, sind die Versicherer dazu verpflichtet, Korrekturmeldungen an das BZSt zu übermitteln. So fließen stets die aktuellen Beitragsdaten in die Lohnabrechnung ein.
Welche Daten werden im Rahmen der Digitalisierung der Vorsorgeaufwendungen übertragen?
Es werden ausschließlich Beiträge zur privaten Pflichtkrankenversicherung und zur privaten Pflegeversicherung gemeldet, die für den steuerfreien Arbeitgeberzuschuss (§ 3 Nr. 62 EStG) sowie für die Vorsorgepauschale (§ 39 Abs. 4 Nr. 4 EStG) relevant sind.
Zusatzversicherungen sind davon ausgenommen. Die elektronische Übermittlung gilt nur für Versicherer mit Sitz in Deutschland.
Private Krankenversicherung im Ausland: Freibetrag weiterhin möglich
Ausländische Versicherer sind nicht an die digitale Meldung der Vorsorgeaufwendungen angeschlossen. In diesen Fällen müssen Versicherte weiterhin Papierbescheinigungen vorlegen und können beim Finanzamt einen Freibetrag beantragen.
Was passiert bei einem Widerspruch gegen die elektronische Übermittlung?
Versicherungsnehmer können der elektronischen Übermittlung von Krankenversicherungsbeiträgen widersprechen. In diesem Fall dürfen Arbeitgeber jedoch keine Papiernachweise mehr steuerlich berücksichtigen, was zu steuerlichen Nachteilen führen kann.
Übergangsregelung bis 2028
Bis Ende 2028 gibt es bei technischen Problemen ein Papierersatzverfahren – jedoch nicht, wenn der Versicherte dem Datenaustausch widersprochen hat.
Wegfall der Mindestvorsorgepauschale
Für Arbeitgeber ist wichtig zu wissen: Ab 2026 entfällt die Mindestvorsorgepauschale (z. B. 1.900 Euro jährlich). Die Lohnsteuerberechnung berücksichtigt nur noch die tatsächlich gezahlten und gemeldeten Beiträge zur Basisabsicherung in der privaten Kranken- und Pflegeversicherung. Das kann für manche Arbeitnehmer zu höheren Abzügen führen – Arbeitgeber sollten ihre Mitarbeiter rechtzeitig informieren.
Fazit: Arbeitgeber profitieren von der Digitalisierung der Vorsorgeaufwendungen
Die digitale Übermittlung der Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung reduziert den Verwaltungsaufwand, verbessert die Datenqualität und macht den Lohnsteuerabzug effizienter. Arbeitgeber sollten ihre Lohnbuchhaltung und ihre Gehaltsabrechnungssoftware daher rechtzeitig auf die ab 2026 geltenden neuen Prozesse vorbereiten. Privatversicherte sollten zur Jahreswende 2025/2026 die Löschfristen, Meldungen und Änderungen im Blick behalten und bei Bedarf gezielt Informationsmaterial bei ihrer Versicherung anfordern.
Bei Detailfragen zu Sonderfällen, etwa bei Versorgungsempfängern, mehreren Jobs oder Beitragsfamilienverträgen, lohnt sich ein Blick in die FAQ der jeweiligen Versicherung oder in das BMF-Schreiben zum Thema.
rvBEA-Abrufe für Elterngeldanträge (BEEG): Das müssen Arbeitgeber jetzt wissen und tun
Das digitale Verfahren rvBEA (Rentenversicherung Bescheinigungen Elektronisch Anfordern) wird für Elterngeldanträge immer wichtiger. Durch das darin enthaltene BEEG-Verfahren (Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz) können Behörden gezielt eine elektronische Entgeltbescheinigung bei Arbeitgebern abrufen – ohne Papierkram, schnell und sicher. Besonders für Mitarbeitende, die Elterngeld digital beantragen möchten, ist das ein großer Fortschritt.
Was ist das rvBEA-Verfahren und warum ist es für Arbeitgeber relevant?
rvBEA ermöglicht es der Rentenversicherung, Elterngeldstellen und Krankenkassen, Entgeltbescheinigungen digital bei Arbeitgebern anzufordern. Das reduziert für alle Beteiligten den Verwaltungsaufwand und gewährleistet einen schnellen, reibungslosen Ablauf im Elterngeldverfahren. Über das Teilverfahren BEEG (Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz) werden exakt die Daten abgerufen, die für den Elterngeldantrag notwendig sind – im geschützten XML-Format.
Digitale Elterngeldanträge im Aufwind: Nutzung von rvBEA nimmt zu
Immer mehr Bundesländer nutzen das digitale Elterngeldverfahren. Seit Ende 2024 sind Baden-Württemberg und Bremen aktiv dabei, Hamburg startet im Sommer 2025, und Bayern folgt im Herbst. Das führt zu steigenden rvBEA-Abrufzahlen – und macht die aktive Mitwirkung der Arbeitgeber umso wichtiger.
Welche Pflichten haben Arbeitgeber bei rvBEA-Abrufen für Elterngeld?
Arbeitgeber sind verpflichtet, jede rvBEA-Anfrage unverzüglich zu beantworten – und zwar unabhängig vom Lohnabrechnungslauf. Die Datenübermittlung erfolgt elektronisch an die DSRV (Datenstelle der Rentenversicherung) und von dort weiter an die zuständige Elterngeldstelle.
Die Bedeutung der elektronischen Entgeltbescheinigung für Elterngeldanträge
Nur eine zeitnah übermittelte elektronische Entgeltbescheinigung ermöglicht eine zügige Bearbeitung des Elterngeldantrags. Verzögerungen durch verspätete Antworten führen dazu, dass Leistungsempfänger unnötig lange auf ihr Elterngeld warten – oder sogar eine Papierbescheinigung nachreichen müssen.
Tipp für Arbeitgeber: Beantworten Sie jede rvBEA-Anfrage innerhalb von 42 Tagen – danach ist eine digitale Antwort technisch nicht mehr möglich.
Was sollten Arbeitgeber jetzt konkret tun?
- Prüfen Sie regelmäßig (idealerweise täglich) den Eingang neuer rvBEA-Anfragen.
- Behandeln Sie jede Entgeltbescheinigung für Elterngeld mit höchster Priorität.
- Sensibilisieren Sie Ihr HR-Team für die Bedeutung des rvBEA-Verfahrens.
Fazit: Digitalisierung beim Elterngeld aktiv mitgestalten
Die erfolgreiche Digitalisierung von Verwaltungsprozessen hängt maßgeblich von der Mitwirkung der Arbeitgeber ab. Durch fristgerechte digitale Entgeltbescheinigungen leisten sie einen entscheidenden Beitrag dazu, dass Elterngeld digital beantragt und schnell ausgezahlt werden kann. Das rvBEA-Verfahren ist dabei ein zentrales Element – für mehr Effizienz, Sicherheit und Fairness im digitalen Staat.
Weiterführende Informationen
Besuchen Sie die offiziellen Seiten der DSRV – Datenstelle der Rentenversicherung.
EU-Entgelttransparenzrichtlinie: Was Arbeitgeber jetzt wissen müssen
Mehr Transparenz bei Gehältern, neue Berichtspflichten und strengere Vorgaben im Bewerbungsprozess: Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie (EU) 2023/970, die bis zum 7. Juni 2026 in nationales Recht umgesetzt werden muss, bringt weitreichende Änderungen für Unternehmen in Deutschland mit sich. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche konkreten Anforderungen auf Sie zukommen und wie Sie sich optimal auf die neuen gesetzlichen Vorgaben vorbereiten können.
Ziel der EU-Entgelttransparenzrichtlinie ist es, die Entgeltgleichheit zwischen Frauen und Männern durch mehr Transparenz und neue Berichtspflichten zu fördern. Die Richtlinie geht dabei deutlich über das 2017 in Kraft getretene deutsche Entgelttransparenzgesetz (EntgTranspG) hinaus.
Die wichtigsten Neuerungen der EU‑Entgelttransparenzrichtlinie im Vergleich zum deutschen Recht
1. Ausweitung des Auskunftsanspruchs
- Alle Beschäftigten – unabhängig von der Betriebsgröße – erhalten einen Anspruch auf Auskunft über das eigene Entgelt sowie das Durchschnittsentgelt vergleichbarer Kollegen des anderen Geschlechts.
- Bisher galt der Auskunftsanspruch nur für Unternehmen mit mehr als 200 Beschäftigten.
- Unternehmen müssen ihre Mitarbeitenden jährlich proaktiv über das Auskunftsrecht informieren.
2. Transparenz bei Stellenausschreibungen und im Bewerbungsprozess
- Arbeitgeber müssen bereits im Bewerbungsprozess (z. B. in Stellenanzeigen) das vorgesehene Einstiegsgehalt oder die Gehaltsspanne offenlegen.
- Bewerberinnen und Bewerber haben Anspruch auf Informationen zu den objektiven, geschlechtsneutralen Kriterien der Entgeltfindung.
3. Berichtspflichten für Unternehmen
- Unternehmen mit mindestens 100 Beschäftigten müssen künftig regelmäßig über ihre Entgeltstrukturen berichten (bisher ab 500 Beschäftigten).
- Die Berichte umfassen unter anderem den Gender Pay Gap (Verdienstabstand pro Stunde zwischen Frauen und Männern) und die Median-Entgelte nach Geschlecht.
- Die Berichtspflicht betrifft sowohl den privaten als auch den öffentlichen Sektor.
4. Offenlegung von Kriterien der Entgeltfindung
- Arbeitgeber müssen transparent machen, nach welchen objektiven und geschlechtsneutralen Kriterien Entgelte festgelegt und entwickelt werden.
- Beschäftigte dürfen nicht mehr daran gehindert werden, ihr Gehalt offenzulegen. Verschwiegenheitsklauseln in Arbeitsverträgen sind künftig unzulässig.
5. Sanktionen und Durchsetzung
- Der deutsche Gesetzgeber muss „abschreckende“ Sanktionen (Bußgelder, Ausschluss von Ausschreibungen etc.) einführen.
- Es sollen neue Instrumente wie Verbandsklagen eingeführt werden, um die Rechte der Beschäftigten durchzusetzen.
Umsetzung der EU-Entgelttransparenzrichtlinie: Was sollten Arbeitgeber jetzt tun?
Interne Projektstruktur und Analyse
- Bilden Sie eine Projektgruppe (HR, Recht, Finanzen), um die Vergütungsstrukturen zu analysieren und anzupassen.
- Führen Sie frühzeitig Equal‑Pay-Analysen durch, inklusive datengestützter Bewertung Ihrer Systeme.
Stellen- und Entgeltbewertungssystem etablieren
- Etablieren oder aktualisieren Sie ein analytisches Stellenbewertungsverfahren (Qualifikation, Verantwortung, Belastung, Arbeitsbedingungen).
- Dokumentieren und begründen Sie Entgeltunterschiede transparent mit objektiven, geschlechtsneutralen Kriterien.
Struktur für Auskunfts- und Berichtspflichten entwickeln
- Implementieren Sie Prozesse zur jährlichen Auskunftserteilung an Mitarbeitende – auch Betriebe mit weniger als 100 Mitarbeitenden sind davon betroffen.
- Installieren Sie Tools zur Erstellung und Veröffentlichung der Entgeltberichte je nach Unternehmensgröße (siehe Tabelle; Hinweis: Die Ausgestaltung der Berichtspflichten und die Übergangsfristen können sich im deutschen Gesetzgebungsverfahren noch ändern.).
Geplante Entgeltberichtspflichten nach Unternehmensgröße
Kommunikation, Schulung & Compliance
- Schulen Sie HR und Führungskräfte in transparentem Vergütungsmanagement und Auskunftsszenarios.
- Informieren Sie die Mitarbeitenden jährlich über ihre Rechte und die Entgeltkriterien.
- Etablieren Sie Beschwerde- und Korrekturprozesse bei Entgeltungleichheiten.
Fazit: Jetzt auf die Umsetzung der EU-Entgelttransparenzrichtlinie vorbereiten
Die EU‑Entgelttransparenzrichtlinie bringt weitreichende Pflichten für Arbeitgeber in Deutschland: von Gehaltsangaben im Recruiting über Auskunftsrechte der Mitarbeitenden bis hin zu umfangreichen Berichtspflichten und möglichen Sanktionen bei Verstößen. Um rechtzeitig gesetzeskonform zu sein, sollten sich Arbeitgeber jetzt auf den Juni 2026 vorbereiten. Eine strukturierte Projektplanung, Objektivität bei Entgeltkriterien und klare Kommunikation schaffen Compliance sowie Chancen für bessere Arbeitgebermarke und Mitarbeiterzufriedenheit.
Steuern & Sozialversicherung im Baubetrieb: Aktuelle Grundlagen 2025
Die monatliche Berechnung des Baulohns zählt zu den komplexesten Aufgaben im Lohnwesen – gerade im Baugewerbe. Gesetzliche Änderungen, Tarifvorgaben und sozialversicherungsrechtliche Besonderheiten verlangen ein solides Basiswissen. Wer diese Grundlagen kennt, vermeidet Fehler und schafft sichere Abrechnungen. Im Folgenden werden zentrale Aspekte des Steuer- und Sozialversicherungsrechts für Baubetriebe erklärt – mit aktuellen Zahlen und praktischen Hinweisen.
Steuern vs. Sozialversicherung – der Unterschied
Steuern sind Abgaben ohne Gegenleistung, die dem Staat zufließen.
Sozialversicherungsbeiträge hingegen finanzieren Leistungen (z. B. Rente, Krankenversicherung).
Im Baulohnkontext heißt das: Sie müssen sowohl Steuergesetze als auch Sozialversicherungsregeln gleichzeitig berücksichtigen.
Lohnsteuer im Überblick
Steuerklassen, Tarif & Progression
Arbeitgeber führen für Arbeitnehmer die Lohnsteuer direkt vom Arbeitslohn ab, gemäß § 39b EStG. Es existieren sechs Steuerklassen (1–6), die nach Lebenssituation (ledig, verheiratet, Zweitjob etc.) vergeben werden.
Der Einkommensteuertarif ist progressiv: Bei höheren Einkommen steigt der Steuersatz. Der Spitzensteuersatz 42 % gilt aktuell ab einem zu versteuernden Einkommen (zvE) von rund 68.481 € (Stand 2025).
Sonderzahlungen (Weihnachtsgeld, Prämien etc.) werden steuerlich gesondert behandelt: Der laufende Bezüge-Anteil erhält die normale Monatsbesteuerung, der sonstige Anteil nach besonderen Berechnungsmethoden.
Sozialversicherungsbeiträge
Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung
Arbeitnehmer und Arbeitgeber teilen sich die Beiträge zu Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Die Unfallversicherung trägt allein der Arbeitgeber.
Beitragsbemessungsgrenzen 2025
- Kranken- & Pflegeversicherung (GKV / GPV): 66.150 €/Jahr bzw. 5.512,50 €/Monat
- Renten- & Arbeitslosenversicherung: 96.600 €/Jahr bzw. 8.050 €/Monat
Übersteigt das Einkommen diese Grenzen, fallen keine zusätzlichen Beiträge mehr an.
Beitragssätze 2025 in Kurzform:
- Krankenversicherung ca. 14,6 % plus Zusatzbeitrag (variabel)
- Pflegeversicherung (mit Zuschlag für Kinderlose) etwa 3,6 %
- Rentenversicherung: 18,60 % (je Hälfte AN / AG)
- Arbeitslosenversicherung: 2,6 % gesamt
Wenn z. B. das beitragspflichtige Entgelt über der Bemessungsgrenze liegt, wird nur der Teil bis zur Grenze berücksichtigt.
Besonderheiten bei Bauunternehmen
- Im Baulohn ist häufig mit Schlechtwetterzeiten, wechselnden Einsatzorten, Lohnzuschlägen und tariflichen Vorgaben zu rechnen – das verlangt flexible Steuer- und Abrechnungsmodelle.
- Der steuerliche Arbeitslohn kann sich von dem sozialversicherungspflichtigen Entgelt unterscheiden – nicht alle Entgeltbestandteile sind gleichermaßen beitragspflichtig.
- Für Sonderzahlungen gilt oft die Märzklausel: Wenn im Jan–März gezahlt und die Grenze überschritten wird, kann eine Zuordnung in das Vorjahr erforderlich sein.
- Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit, Mehrarbeit, Erschwernis etc. sind meist steuer- und sozialversicherungspflichtig, sofern sie traditionelle Voraussetzungen erfüllen.
FAQ – Häufige Fragen & Klarstellungen
Wann greift der Spitzensteuersatz?
2025 ab einem zu versteuernden Einkommen von ca. 68.481 € (Ledige) (§ 32a EStG)
Was sind Beitragsbemessungsgrenzen?
Die Höchstgrenzen, bis zu denen Löhne für Sozialversicherungsbeiträge herangezogen werden (2025: KV: 66.150 €, RV: 96.600 €)
Teilt sich der Beitragsvorteil gleich zwischen AN und AG?
Bei Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung tragen Arbeitnehmer und Arbeitgeber jeweils etwa die Hälfte.
Wie werden Sonderzahlungen sozialversicherungsrechtlich behandelt?
Sie werden gesondert geprüft, anteilig in Bezug auf Beitragsbemessungsgrenzen und ggf. mit Zuordnung nach der Märzklausel.
Welche Risiken bestehen bei veralteten Tarifwerten?
Fehlerhafte Beiträge, Nachforderungen, Bußgelder und Korrekturen gegenüber Sozialversicherungsträgern oder Finanzbehörden.
Quellen
Bundesministerium der Finanzen (BMF) – Einkommensteuerrecht
Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) – Sozialversicherung
Deutsche Rentenversicherung – Beitragssätze & Grundlagen
Verband der Ersatzkassen (vdek) – Beitragssätze Kranken-, Pflege-, Renten- & Arbeitslosenversicherung
Techniker Krankenkasse (TK) – Beitragsbemessungsgrenzen 2025
SOKA-BAU – Informationen zur Lohnabrechnung im Baugewerbe
Sozialgesetzbuch IV – Beitragsrechtliche Regelungen (z. B. Entstehungsprinzip, Märzklausel)
Baulohnkosten im Griff: So sichern Sie Ihren Projekterfolg
Die Baulohnkosten stellen in Bauunternehmen oft den größten Anteil an den Gesamtkosten dar. Wer Bauprojekte wirtschaftlich erfolgreich realisieren möchte, sollte deshalb während der Bauphase regelmäßig überprüfen, ob die kalkulierten Lohnkosten eingehalten werden (Soll-Ist-Vergleich). Weichen die tatsächlichen Werte von der Kalkulation ab, ist es entscheidend, die Ursachen zu erkennen und schnell gegenzusteuern. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie mit einer gut organisierten Baulohnabrechnung Transparenz schaffen und den wirtschaftlichen Erfolg Ihrer Bauprojekte sichern.
Warum eine laufende Kontrolle der Baulohnkosten wichtig ist
Die Lohnkosten im Baugewerbe sind stark von externen Faktoren wie Witterung, Ausfällen und Lohnzusatzkosten beeinflusst. Werden Abweichungen erst spät erkannt, können Projekte schnell unwirtschaftlich werden. Eine laufende Kontrolle hilft, rechtzeitig zu reagieren, Nachkalkulationen vorzunehmen und notwendige Maßnahmen einzuleiten.
Analyse der unternehmensbezogenen Baulohnkosten
Starten Sie mit einer Gesamtbetrachtung Ihres Betriebs:
- Arbeitsstunden prüfen: Stimmen die geplanten Stunden mit den tatsächlich geleisteten überein?
- Lohnzusatzkosten analysieren: Entwickeln sich Krankheits- und Ausfalltage wie prognostiziert?
- Planwerte anpassen: Wenn sich Mittellöhne oder Lohnnebenkosten anders entwickeln als geplant, müssen Zuschlagssätze angepasst werden, um Unterdeckungen zu vermeiden.
Eine professionelle Baulohnabrechnung liefert hierfür wichtige Kennzahlen – etwa Mittellohn, Lohnzusatzkosten und Fehlzeitenstatistiken.
Kontrolle der baustellenbezogenen Lohnkosten
Neben der Gesamtbetrachtung sind auch die einzelnen Baustellen entscheidend:
Prüfen Sie, ob die kalkulierten Stunden und Kosten pro Projekt eingehalten werden.
Werden die Stundenvorgaben eingehalten, aber die Kosten steigen?
⚠️ Möglicherweise wird teureres Personal eingesetzt als geplant.
Weichen sowohl Stunden als auch Kosten ab?
⚠️ Es besteht dringender Handlungsbedarf bei der Projektsteuerung.
Der Soll-Ist-Vergleich als zentrales Steuerungsinstrument
Der Soll-Ist-Vergleich bildet die Grundlage für eine effektive Kostenkontrolle.
- Sollwerte: Basieren auf der Kalkulation (Arbeitsstunden, Mittellohn, Lohnnebenkosten).
- Istwerte: Kommen aus der laufenden Lohnabrechnung.
Durch den kontinuierlichen Abgleich können Bauleiter und Geschäftsführung Kostenentwicklungen frühzeitig erkennen und gezielt eingreifen.
Unproduktive Kostenstellen im Blick behalten
Nicht alle Stunden fließen in Bauprojekte: Tätigkeiten auf dem Bauhof oder in der Werkstatt verursachen unproduktive Zeiten.
Eine transparente Lohnkostenverteilung hilft, diese Kostenstellen zu erfassen und zu bewerten. So erkennen Sie, ob interne Abläufe effizient sind oder Optimierungspotenzial besteht.
Benchmarking: Ist Ihr Unternehmen wettbewerbsfähig?
Ein Blick über den Tellerrand lohnt sich: Vergleichen Sie Ihre Kennzahlen mit branchenüblichen Werten.
- Wie liegt Ihr Mittellohn im Vergleich zu ähnlichen Betrieben?
- Wie entwickeln sich Lohnnebenkosten und Krankheitstage?
Viele moderne Baulohn-Lösungen liefern hierfür Branchendaten, um die eigene Wettbewerbsfähigkeit realistisch einschätzen zu können.
Fazit: Mit Baulohn-Daten wirtschaftlich steuern
Die Baulohnabrechnung ist weit mehr als eine Pflichtaufgabe. Richtig genutzt, liefert sie entscheidende Informationen für die Projektsteuerung und den langfristigen Unternehmenserfolg.
Wer Soll- und Istwerte konsequent überwacht und Abweichungen frühzeitig erkennt, kann wirtschaftlich handeln und seine Projekte sicher zum Erfolg führen.
Beitragsbemessungsgrenzen 2025: Aktuelle Werte & Ausblick 2026
Die Beitragsbemessungsgrenze (BBG) legt die maximale Höhe des Bruttolohns fest, bis zu der Beiträge in der Sozialversicherung erhoben werden. Einkommen oberhalb dieser Grenze bleiben beitragsfrei. Die Bemessungsgrenzen werden jedes Jahr an die Einkommensentwicklung angepasst. Bundestag und Bundesrat haben die Beitragsbemessungsgrenzen für 2025 beschlossen – mit einer wichtigen Neuerung: Erstmals gelten einheitliche Werte für West und Ost.
Beitragsbemessungsgrenzen 2025 im Überblick
Vergleich zu 2024
- In 2024 lag die BBG für die Renten- und Arbeitslosenversicherung in den alten Bundesländern bei 7.550,00 €/Monat, in den neuen bei 7.450,00 €/Monat.
- Die Kranken-/Pflegeversicherungs-Grenze betrug 2024 5.175,00 € monatlich bzw. 62.100,00 €/Jahr.
Bundesregierung.de - Für 2025 wurden die Werte deutlich angehoben und gelten nun bundesweit einheitlich.
Geplante Anpassungen für 2026
Laut Entwürfen und offiziellen Berichten sind für 2026 bereits folgende BBG-Erhöhungen in Planung:
Diese Werte sind noch nicht endgültig bestätigt, sondern basieren auf Verordnungsentwürfen bzw. Planungen.
Bedeutung für Arbeitgeber & Arbeitnehmer
- Wer in 2024 Gehälter oberhalb der alten Bemessungsgrenzen hatte, zahlt ab 2025 mehr Sozialversicherungsbeiträge, da der Grenzwert erhöht wurde.
- Arbeitgeber müssen ihre Abrechnungssysteme (z. B. Baulohnsoftware) anpassen, damit die neuen Beiträge korrekt berechnet werden.
- Die geplanten Werte für 2026 sollten ebenfalls frühzeitig beachtet werden, um Budget und Personalkosten vorausschauend planen zu können.
Fazit
Die Beitragsbemessungsgrenzen steigen 2025 deutlich gegenüber 2024 und gelten nun einheitlich für ganz Deutschland. Die noch zur Diskussion stehenden Werte für 2026 deuten darauf hin, dass sich dieser Trend fortsetzt. Wer jetzt seine Lohn- und Gehaltsabrechnungen entsprechend anpasst, ist auf der sicheren Seite.
Quellen:
Bundesministerium für Arbeit und Soziales, Sozialversicherungsrechengrößen-Verordnung 2025
Bundesministerium für Arbeit und Soziales, Sozialversicherungsrechengrößen-Verordnung 2026