Lohnabrechnung

Das Wachstumschancengesetz trägt den selbsterklärenden Namen „Gesetz zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovation sowie Steuervereinfachung und Steuerfairness“. Seine erklärten Ziele sind die Verbesserung der Liquiditätssituation von Unternehmen und die Steigerung von unternehmerischen Investitionen in Deutschland. Der Regierungsentwurf wurde am 17. November 2023 im Deutschen Bundestag mit einigen Änderungen verabschiedet – nun hat der Bundesrat das Gesetz jedoch vorerst gestoppt und an den Vermittlungsausschuss überwiesen. Dieser Beitrag stellt daher die wesentlichen Auswirkungen auf die Entgeltabrechnung nach gegenwärtigem Gesetzgebungsstand vor – weitere Änderungen sind möglich.

Wie wirkt sich das Wachstumschancengesetz auf die Entgeltabrechnung aus?

Mit dem Wachstumschancengesetz sollen verschiedene Änderungen im Bereich der Lohnabrechnung einhergehen. Hier ein Überblick.

Anhebung der Verpflegungspauschalen

Die Verpflegungspauschalen bei auswärtigen Tätigkeiten im Inland sollen ab dem 1. Januar 2024 steigen:

• Pro Kalendertag bei einer mehr als achtstündigen Abwesenheit des Beschäftigten von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte gelten künftig 16 Euro (bisher 14 Euro).
• Pro Kalendertag bei einer 24stündigen Abwesenheit des Beschäftigten von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte gelten künftig 32 Euro (bisher 28 Euro).
• Für entsprechende An- oder Abreisetage bei auswärtiger Unterbringung des Beschäftigten gelten fortan 16 Euro (bisher 14 Euro)

Pauschbetrag für Berufskraftfahrer steigt durchs Wachstumschancengesetz

Der Pauschbetrag für Berufskraftfahrer, die im Fahrzeug übernachten, soll ab dem 1. Januar 2024 auf 9 Euro steigen (bisher: 8 Euro).

Sonderregelung der privaten Nutzung von Elektrofahrzeugen

Bei der privaten Nutzung betrieblicher Kraftfahrzeuge ohne CO2-Ausstoß wird bisher nur ein Viertel des Bruttolistenpreises als Bemessungsgrundlage angesetzt, sofern dieser 60.000 Euro nicht übersteigt. Nach dem Wachstumschancengesetz soll dieser Höchstbetrag ab dem 1. Januar 2024 auf 70.000 Euro erhöht werden.

Fünftelungsregelung wird abgeschafft

Die komplizierte Fünftelungsregelung führt dazu, dass die Tarifermäßigung für Vergütungen von mehrjährigen Tätigkeiten bereits bei der Lohnsteuerberechnung berücksichtigt wird. Durch das Wachstumschancengesetz soll dieses Verfahren ab 2024 entfallen. Arbeitnehmer können die Tarifermäßigung jedoch weiterhin im Rahmen ihrer Einkommensteuerveranlagung geltend machen.

Betriebsveranstaltungen – Anhebung des Freibetrags

Der Freibetrag für Betriebsveranstaltungen soll ab 2024 von 110 Euro auf 150 Euro angehoben werden. Dieser Freibetrag gilt für arbeitgeberseitige Zuwendungen an eigene Beschäftigte und deren Begleitpersonen im Rahmen von Betriebsveranstaltungen. Falls der Freibetrag überschritten wird, gelten die darüber hinausgehenden Beträge als Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit.

Geschenke für Betriebsfremde – Höchstwert steigt

Der gewinnunschädliche Höchstwert für Geschenke an Personen, die nicht zu den eigenen Beschäftigten gehören, soll ab 2024 von bisher 35 auf 50 Euro pro Wirtschaftsjahr angehoben werden.

Geringwertige Wirtschaftsgüter – Grenze steigt

Ab 2024 können die Anschaffungs- oder Herstellungskosten für geringwertige Wirtschaftsgüter wie Arbeitsmittel bis zu 1.000 Euro sofort und vollständig als Betriebsausgaben oder Werbungskosten bei Beschäftigten abgezogen werden. So sieht es das Wachstumschancengesetz vor. Bisher lag die Grenze bei 800 Euro.

Gruppenunfallversicherung – Höchstbetrag entfällt

Bisher können Arbeitgeber die Beiträge für eine Gruppenunfallversicherung mit einem pauschalen Steuersatz von 20 Prozent erheben, sofern der steuerliche Durchschnittsbetrag ohne Versicherungssteuer im Kalenderjahr 100 Euro nicht überschritt. Ab 2024 soll diese Grenze aufgehoben sein. Somit können Arbeitgeber ab diesem Zeitpunkt grundsätzlich alle Beiträge mit einem pauschalen Steuersatz von 20 Prozent versteuern, unabhängig von der tatsächlichen Höhe der Beiträge.

Altersentlastungsbetrag wird halbiert

Der verminderte Anstieg des Besteuerungsanteils soll für die Abschmelzung des Altersentlastungsbetrags nachvollzogen werden, indem die bisher gültigen Jahresschritte ab dem Jahr 2023 von 0,8 Prozent auf 0,4 Prozent halbiert werden. Dadurch reduziert sich der Höchstbetrag ab 2023 nur noch um 19 Euro pro Jahr, statt der bisherigen 38 Euro.

Rentenbesteuerung verlangsamt

Ab 2023 wird der Anstieg des Besteuerungsanteils für jeden neuen Renteneintrittsjahrgang von bisher 1,0 Prozent auf 0,5 Prozent pro Jahr reduziert. Für die Kohorte 2023 beträgt der Besteuerungsanteil damit nur noch 82,5 Prozent. Die volle Besteuerung von 100 Prozent wird folglich erst für die Kohorte 2058 erreicht.

Doppelbesteuerung von Renten – neue Maßnahmen

Mehrere neue Maßnahmen sollen gegen die Doppelbesteuerung von Renten wirken, insbesondere Anpassungen beim Versorgungsfreibetrag und Altersentlastungsbetrag sowie bei der Rentenbesteuerung.

Abfindung einer Kleinbetragsrente

Die Abfindung einer Kleinbetragsrente soll ab dem Tag der Verkündung des Gesetzes auch während der Auszahlungsphase möglich sein, sofern die bisherige Rente aufgrund der Durchführung des Versorgungsausgleichs den Wert einer Kleinbetragsrente erreicht oder unterschreitet.

Warum digitale Lohn- und Gehaltsunterlagen wichtig sind

Die Bereitstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen in Papierform oder per E-Mail ist nicht nur zeitaufwendig, sondern birgt auch Sicherheits- und Organisationsrisiken. Mit der Digitalisierung werden diese Prozesse verschlankt und optimiert.

Vorteile eines Mitarbeiterportals für die Lohnsachbearbeitung

Nach der Erstellung der Abrechnungen in einer Baulohn-Software werden diese einfach in das Mitarbeiterportal hochgeladen. Dies ersetzt den aufwendigen Versand physischer Dokumente und spart wertvolle Arbeitszeit. Lohnsachbearbeiter*innen können sich so stärker auf anspruchsvollere Aufgaben konzentrieren und werden spürbar entlastet.

Mehrwert für Mitarbeitende durch ortsunabhängigen Zugriff

Für die Beschäftigten des Baubetriebes bietet das Portal einen klaren Vorteil: Sie erhalten jederzeit und von überall Zugriff auf ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Urlaubsnachweise oder andere wichtige Dokumente. Gleichzeitig dient das Portal als sicheres Archiv, sodass keine Unterlagen mehr verloren gehen und Aktenordner überflüssig werden.

Effizienz und Kostenersparnis im Bauunternehmen

Die Einführung eines digitalen Mitarbeiterportals steigert die Effizienz, senkt Kosten und sorgt für eine sichere Bereitstellung wichtiger Unterlagen. Bauunternehmen sparen nicht nur Ressourcen, sondern zeigen sich auch als moderner Arbeitgeber, der auf digitale Lösungen setzt.

Über das neue SV-Meldeportal können Arbeitgeber und Selbstständige Meldungen, Beitragsnachweise, Bescheinigungen und Anträge mit den Sozialversicherungsträgern elektronisch auszutauschen. Dieser Beitrag beantwortet die wichtigsten Fragen zur neuen Ausfüllhilfe im Meldeverfahren.

Was ist das SV-Meldeportal?

Das SV-Meldeportal ist seit dem 4. Oktober 2023 verfügbar. Es wird die Vorgängeranwendung sv.net vollständig ersetzen und ist über jeden gängigen Browser aufrufbar. Das SV-Meldeportal ist eine reine Webanwendung, die es Unternehmen ermöglicht, Sozialversicherungsmeldungen und Beitragsnachweise einzureichen. Es ist als Ausfüllhilfe für die Abgabe von Sozialversicherungsmeldungen konzipiert.

Als rechtliche Grundlage dient § 95a des Sozialgesetzbuches IV. Aufgrund dieser gesetzlichen Verpflichtung müssen die Sozialversicherungsträger die bislang freiwillig bereitgestellte Anwendung nunmehr verpflichtend anbieten. Somit muss das SV-Meldeportal Arbeitgebern und Selbstständigen dauerhaft als Ausfüllhilfe für das Meldeverfahren zur Verfügung stehen.

Die Entwicklung des neuen Portals erfolgte in Zusammenarbeit zwischen der Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG) und dem GKV-Spitzenverband.

An wen richtet sich das SV-Meldeportal?

Das SV-Meldeportal wurde speziell als Unterstützung für Kleinunternehmen entwickelt, die kein Entgeltabrechnungsprogramm nutzen. Es kann jedoch auch Selbstständigen, mittelständischen Unternehmen und großen Betrieben helfen, ihren Meldepflichten nachzukommen und Bescheinigungen zu empfangen. Außerdem steht das Portal der öffentlichen Verwaltung zur Verfügung.

Ersetzt das SV-Meldeportal eine Entgeltabrechnungssoftware?

Das SV-Meldeportal ist keine Alternative zu einer professionellen Entgeltabrechnungssoftware. Ebenso wie der Vorgänger sv.net führt das SV-Meldeportal keine Entgeltberechnungen oder Berechnungen zu Sozialversicherungs- und Steueranteilen durch. Es ermöglicht lediglich die Übertragung von Informationen und ersetzt somit kein Lohnabrechnungsprogramm.

Im Unterschied zu sv.net verfügt das SV-Meldeportal jedoch über zusätzliche Funktionen wie eine cloudbasierte Datenspeicherung. Diese Funktion erlaubt es beispielsweise Kleinunternehmern, alle relevanten Daten elektronisch zu speichern und sie später im Rahmen einer elektronischen Betriebsprüfung zu verwenden. Die Daten werden in einem zentralen Online-Datenspeicher abgelegt, und die maximale Speicherdauer beträgt fünf Jahre.

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Welche Kosten fallen für die Nutzung an?

Die Gebühren für die Nutzung des SV-Meldeportals variieren je nach Anzahl der benötigten Betriebsnummern des Unternehmens für die Übermittlung von Sozialversicherungsmeldungen. Es gibt zwei Anwendergruppen: die Single-Mandanten-Variante und die Multi-Mandanten-Variante.

Bis zum März 2024 gelten vergünstigte Gebühren. Unternehmen, die sich vor dem 31. März 2024 registrieren, zahlen für die Jahre 2023 und 2024 keine Gebühr. In diesem Fall entstehen erst ab dem 1. Januar 2025 Kosten für die Nutzung des SV-Meldeportals. Unternehmen, die sich ab dem 1. April 2024 registrieren, müssen sofort für die Nutzung bezahlen.

Bei einer Registrierung vor dem 31. März 2024 gilt automatisch die Multi-Mandanten-Variante. Diese ermöglicht den Datenaustausch für mehrere Betriebsnummern und die Verwaltung mehrerer Mandanten. Im Herbst 2024 müssen die Nutzer eine der beiden Varianten auswählen, für die ab dem 1. Januar 2025 erstmals eine Gebühr anfällt.

• Die Kosten für die Nutzung einer einzigen Betriebsnummer betragen 36 Euro zuzüglich Umsatzsteuer für einen Zeitraum von 36 Monaten.
• Für die Nutzung mehrerer Betriebsnummern belaufen sich die Kosten auf 99 Euro zuzüglich Umsatzsteuer für ebenfalls 36 Monate.

Es gibt keine Begrenzung für den Austausch von Sozialversicherungsmeldungen; daher können beliebig viele Meldungen ausgetauscht werden.

Wie funktioniert die Registrierung für das SV-Meldeportal?

Die Registrierung für das SV-Meldeportal ist ausschließlich mit einem ELSTER-Zertifikat möglich. Jede Person innerhalb eines Unternehmens, die auf das Portal zugreifen möchte, muss über ein eigenes ELSTER-Zertifikat verfügen. Diese Zertifikate sind kostenlos beim Finanzamt oder auf der ELSTER-Website unter „Mein Unternehmenskonto“ erhältlich.

Überblick über die Registrierung

Die Registrierung läuft in diesen Schritten ab:

1. SV-Meldeportal aufrufen
2. Registrierung zur Nutzung über „Mein Unternehmenskonto“ abwickeln
3. Im SV-Meldeportal mit dem ELSTER-Zertifikat authentifizieren
4. Betriebsnummer und Unternehmensdaten eingeben
5. Vertretungsberechtigungsschreiben mit Freischaltcode per Post erhalten
6. Freischaltcode eingeben
7. Freigabe des SV-Meldeportals für die Nutzung

Nach erfolgreicher Registrierung ist das SV-Meldeportal uneingeschränkt nutzbar. Für jeden Login wird das ELSTER-Zertifikat benötigt, mit dem sich das Unternehmen registriert hat.

Wie lange kann sv.net noch genutzt werden?

Bis zum 31. Dezember 2023 bleibt das bisherige Portal sv.net uneingeschränkt nutzbar. Ab dem Jahresbeginn 2024 wird die Nutzung von sv.net jedoch eingeschränkt. So können Rückmeldungen ab dem 1. Januar 2024 nur noch über das SV-Meldeportal erfolgen. Ende Februar 2024 wird sv.net endgültig abgeschaltet. Daher sollten betroffene Unternehmen und Selbstständige schnellstmöglich auf das neue SV-Meldeportal umsteigen, um einen reibungslosen Betrieb sicherzustellen.

Welche Funktionen bietet das SV-Meldeportal?

Das SV-Meldeportal bietet einige Funktionen, die über die bisherigen Anwendungen von sv.net hinausgehen:

• Online-Datenspeicher
  Das neue SV-Meldeportal ist als Online-Datenspeicher nutzbar. Hier können insbesondere Kleinunternehmen sämtliche Daten aus Sozialversicherungsmeldungen, einschließlich der Entgeltdaten, sicher und zentral in einem Online-Speicher aufbewahren. Die eingegebenen Daten werden verschlüsselt gespeichert und sind ausschließlich für legitimierte Benutzer zugänglich. Der Online-Speicher speichert Unternehmens- und Personaldaten sowie alle Meldungen.
• Personalverwaltung mit Historienführung
  Das SV-Meldeportal ermöglicht eine gestufte Personalverwaltung mit Historienführung, die über den Online-Datenspeicher funktioniert. Unter den jeweiligen Betriebsnummern werden wichtige Daten wie Name, Adresse, Geburtsdatum und Sozialversicherungsnummer der Mitarbeiter erfasst. Die Meldungen für die Mitarbeiter werden automatisch in die Stammdaten übertragen und dabei auf den Monat der Meldung bezogen. Dadurch können spätere Meldungen leicht bestimmten Zeiträumen zugeordnet werden.
• Mandantenverwaltung
  Unternehmen, die Sozialversicherungsdaten für mehrere Betriebsnummern austauschen, sowie Dienstleistungsunternehmer, die die Entgeltabrechnung und das Meldeverfahren für mehrere Unternehmen durchführen, können das SV-Meldeportal für eine strukturierte Mandantenverwaltung nutzen. Auf diese Weise kann ein Unternehmen einem Steuerberater für einen frei wählbaren Zeitraum ein Mandat übertragen. Dies ermöglicht dem Steuerberater, das Meldewesen mit den Sozialversicherungsträgern im Namen des Unternehmens zu führen.
• Barrierefreie Benutzeroberfläche
  Das Portal verfügt über eine barrierefreie Benutzeroberfläche, die in mehreren Sprachen bedienbar ist. Es hat ein neues, flexibles Design, das es Unternehmen ermöglicht, das Portal sowohl auf Stand-PCs als auch auf mobilen Endgeräten wie Smartphones und Tablets zu nutzen. Das Design passt sich dabei automatisch an das jeweilige Gerät an.
• Handlungsanleitungen
  Das Portal stellt Anleitungen und Videos bereit, die bei der Registrierung und Nutzung helfen. Es bietet klare Anweisungen dazu, wie Meldungen abgegeben und empfangen werden können, und enthält zudem einen Fragen- und Antwortkatalog.

Fazit zum SV-Meldeportal

Die Funktionen des SV-Meldeportals stehen bereits seit Anfang Oktober 2023 zur Verfügung. Unternehmen und Selbstständige, die sich noch nicht registriert haben, sollten dies bis zum Jahresende nachholen. Auf diese Weise wird ein reibungsloser elektronischer Datenaustausch im Meldeverfahren gewährleistet, bevor sv.net im Februar 2024 endgültig abgeschaltet wird. Zudem bringt eine frühzeitige Registrierung Vergünstigungen bei den Nutzungsgebühren mit sich.

Die Lohnabrechnung zählt zu den wichtigsten Aufgaben von Arbeitgebern. Schließlich geht es darum, den Mitarbeitern pünktlich ihr Entgelt auszuzahlen und so den Betriebsfrieden zu bewahren. Da ist es gut, zu wissen, wie man den Monatswechsel in der Lohnabrechnung schrittweise bis zur fehlerfreien Payroll durchführt.

Monatswechsel in der Lohnabrechnung: die wichtigsten Arbeitgeberpflichten

Ziel der Entgeltabrechnung ist, die auszuzahlenden Löhne korrekt zu berechnen sowie die erforderlichen Abgaben rechtzeitig und richtig durchzuführen. Damit dies gewährleistet ist, erlegt der Gesetzgeber Arbeitgebern zahlreiche Pflichten auf:

• Ausstellung einer schriftlichen Lohnabrechnung (§ 108 GewO)
• pünktliche Einreichung der Beitragsnachweise bei den Sozialversicherungsträgern und Abführung der Beiträge
• Anmeldung und Abführung der Lohnsteuern beim Finanzamt, unter Berücksichtigung der Lohnsteuermerkmale (ElStAM) der Arbeitnehmer

Arbeitgeber können theoretisch darauf verzichten, dem Arbeitnehmer monatlich erneut einen Lohnzettel auszuhändigen, wenn von der Berechnung des Vormonats nicht abgewichen wird. Die meisten Arbeitgeber erstellen dennoch bei jedem Monatswechsel eine neue Lohnabrechnung.

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Entgeltabrechnung erstellen: Die Schritte beim Monatswechsel in der Lohnabrechnung

Die Lohnabrechnung ist eine komplexe Aufgabe, die aus einer Vielzahl einzelner Schritte besteht.

Lohnabrechnung erstellen: Berechnung von Brutto- und Nettolohn

Zunächst berechnen Sie für jeden Mitarbeiter den Bruttolohn. Er setzt sich meist aus mehreren Bestandteilen zusammen:

• Grundlohn
• geldwerte Vorteile/Sachbezüge (z. B. Dienstwagenregelung)
• vermögenswirksame Leistungen des Arbeitgebers
• Zuschläge und Zulagen (z. B. Gefahrenzulagen, Zuschläge für Überstunden, Nachtarbeit, Sonn- und Feiertagsarbeit)
• leistungsbezogene Bonuszahlungen (z. B. Provisionen, Prämien)
• pauschal versteuerte Leistungen
• betriebliche Altersvorsorge

Deshalb kann es sein, dass das Bruttoentgelt in der Gehaltsabrechnung bei jedem Monatswechsel variiert. Um nun das Nettoentgelt zu berechnen, sind vom Gesamtbrutto die anfallende Lohnsteuer, gegebenenfalls die Kirchensteuer und der Solidaritätszuschlag sowie der Arbeitnehmeranteil an den Sozialversicherungsbeiträgen abzuziehen.

Die Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung werden im Regelfall nach dem solidarischen Prinzip jeweils zur Hälfte vom Arbeitgeber und Arbeitnehmer getragen. Es gibt jedoch auch Ausnahmen wie den Kinderlosenzuschlag in der Pflegeversicherung, den nur der Arbeitnehmer zahlt. Die Höhe der Lohnsteuer richtet sich nach den individuellen Lohnsteuermerkmalen der Mitarbeiter wie Lohnsteuerklasse oder Kinderfreibeträge.

Abweichungen von dieser Vorgehensweise können bei besonderen Umständen auftreten. Liegt etwa eine geringfügige Beschäftigung vor, zahlt der Arbeitnehmer selbst keine Sozialversicherungsbeiträge. Der Arbeitgeber hingegen führt einen pauschalen Beitrag an die Knappschaft-Bahn-See ab, der etwa 31 Prozent des Lohns ausmacht.

Noch deutlich mehr Besonderheiten bringt die Baulohnabrechnung mit sich. Hier gibt es beispielsweise durch Sommer- und Winterarbeitszeit Unterschiede beim monatlichen Brutto. Zudem müssen die Arbeitgeber Beiträge an die verpflichtenden Sozialkassen der Bauwirtschaft abführen.

Meldewesen im Rahmen des Monatswechsels bei der Lohnabrechnung

Sobald die Löhne für alle Mitarbeiter berechnet wurden, müssen die entsprechenden Beträge an die Sozialversicherungsträger und das Finanzamt gemeldet werden.

• Beitragsnachweise: Spätestens bis zum fünftletzten Bankarbeitstag eines Monats müssen die Beitragsnachweise an die Sozialversicherungsträger übermittelt werden. Fällig sind die Beiträge zwei Tage später.
• Lohnsteueranmeldung: Die Lohnsteueranmeldung müssen Sie je nach Höhe der abzuführenden Lohnsteuer entweder monatlich, vierteljährlich oder jährlich jeweils am 10. Tag nach dem betreffenden Zeitraum beim Finanzamt einreichen. Für die Zahlung gilt dieselbe Frist, wobei es eine Schonfrist von drei Tagen gibt.

All diese Meldungen müssen auf elektronischem Weg eingereicht werden. Hierfür wurden in den vergangenen Jahren entsprechende Verfahren geschaffen. Für die Anmeldung der Lohnsteuer können Sie die ELSTER-Schnittstelle verwenden, für Beitragsnachweise nutzen Sie das sogenannte DEÜV-Verfahren.

Inhalte und Aufbau einer Entgeltabrechnung

108 Abs. 1 der Gewerbeordnung (GewO) macht klare Angaben dazu, welche Pflichtangaben auf die Verdienstabrechnung gehören:

• Angaben zum Abrechnungszeitraum
• Zusammensetzung des Arbeitsentgelts
• Art und Höhe der Zuschläge und Zulagen
• sonstige Vergütungen
• Art und Höhe der Abzüge
• Abschlagszahlungen und Vorschüsse

In der Praxis enthält der Lohnzettel jedoch noch viele weitere Informationen:

• Allgemeine Angaben zu Arbeitnehmer und Arbeitgeber
  Dazu gehören Name und Anschrift des Arbeitgebers und des Mitarbeiters, der Beginn des Arbeitsverhältnisses und der Abrechnungszeitraum. Ebenso werden häufig genannt das Geburtsdatum und die Lohnsteuermerkmale (z. B. Steuerklasse, Konfession, Kinderfreibeträge, Steueridentifikationsnummer) sowie die Sozialversicherungsnummer des Arbeitnehmers.
• Aufbau des Entgelts
  Es wird detailliert aufgeschlüsselt, wie sich der ausgezahlte Lohn zusammensetzt. Dazu gehören:
  – Bruttolohn
  – Arbeitnehmeranteil zu den verschiedenen Sozialversicherungen
  – Höhe von Lohn- und Kirchensteuer sowie ggf. Solidaritätszuschlag
  – persönliche Abzüge
  – Beiträge zu einer betrieblichen Altersvorsorge (bAV)
  – vermögenswirksame Leistungen
  – angewendete Steuerfreibeträge
  – geldwerte Vorteile
  – Zuschläge und Zulagen
  – Nettolohn
  – Auszahlungsbetrag

Hilfe durch Lohnsoftware: Vereinfachung des Monatswechsels in der Lohnabrechnung

Größte Sorgfalt ist bei der Lohnabrechnung besonders wichtig. Entstandene Fehler müssen aufwendig durch Korrekturen und Rückrechnungen beseitigt werden. Schlimmer wiegt jedoch, dass schlampige Arbeit auch rechtliche Auswirkungen haben kann. Bei einer lediglich verspäteten Abgabe werden die Beiträge geschätzt. Werden Meldungen jedoch ganz unterlassen oder Beiträge nicht abgeführt, kann dies sogar strafrechtlich relevant sein. Im schlimmsten Fall kommt eine Geldstrafe oder eine Freiheitsstrafe auf den Arbeitgeber zu.

Entsprechend wichtig ist es, den Monatswechsel in der Lohnabrechnung strukturiert anzugehen und Fehler zu vermeiden. Je höher der Anteil an manuellen Arbeiten und Berechnungen ist, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit von Fehlern in den Lohnabrechnungen. Arbeitgeber müssen ihre Lohnabrechnung deshalb aber nicht unbedingt an einen Steuerberater auslagern. Denn mit einer guten und aktuellen Lohnsoftware können sie diese auch problemlos selbst durchführen.

Die gute Nachricht: Möchten Arbeitgeber den Monatswechsel in der Lohnabrechnung effizient gestalten, benötigen sie hierfür lediglich eine aktuelle, GKV-zertifizierte Lohnabrechnungssoftware. Mit einem solchen Abrechnungsprogramm erledigen auch kleine und mittlere Unternehmen die Aufgaben im Rahmen der Lohnbuchhaltung zu überschaubaren Kosten selbst:

• Verwaltung der Mitarbeiterstammdaten
• weitgehend automatisierte Erstellung der Lohnabrechnung
• elektronischer Versand der Lohnsteueranmeldungen und der Beitragsnachweise
• Abwicklung des Zahlungsverkehrs anhand hinterlegter Bankverbindungen
• Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen

Mit einer modernen Lohnbuchhaltungssoftware können Arbeitgeber somit den Aufwand für den Monatswechsel in der Lohnabrechnung deutlich senken und gleichzeitig die Fehleranfälligkeit reduzieren. Zudem haben sie – im Unterschied zu einer ausgelagerten Lohnabrechnung – alle Personaldaten jederzeit im Zugriff.

Viele Zertifikate sind „nice to have“ – das heißt, es ist zwar schön, sie zu haben, aber im Arbeitsalltag notwendig sind sie nicht. Beim GKV-Zertifikat sieht das anders aus. Um als Arbeitgeber elektronische Meldungen direkt an die Sozialversicherungsträger versenden zu können, benötigt die eingesetzte Entgeltabrechnungssoftware dieses Gütesiegel.  Andernfalls droht im Meldewesen ein erheblicher manueller Mehraufwand. Schauen wir uns genauer an, welche Anforderungen und welcher Nutzen mit dem GKV-Zertifikat verbunden sind.

Was ist ein GKV-Zertifikat?

Eines vorweggeschickt: Obwohl es ebenfalls von der ITSG, der Informationstechnischen Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung, erteilt wird, hat das GKV-Zertifikat nichts mit dem ITSG-Zertifikat zu tun, das Arbeitgeber für die Abgabe von Sozialversicherungsmeldungen benötigen. Vielmehr handelt es sich um ein Gütesiegel der gesetzlichen Krankenversicherung für Entgeltabrechnungssoftware, Zeiterfassungssysteme und elektronische Ausfüllhilfen, die die gesetzlichen Anforderungen für die Kommunikation mit den Sozialversicherungsträgern erfüllen.

Das GKV-Zertifikat ist Voraussetzung dafür, dass Arbeitgeber mit ihrer Software elektronische Meldungen direkt bei den Sozialversicherungsträgern einreichen können. Bevor das Zertifikat erteilt wird, müssen die Softwareersteller der ITSG ihre Lösungen für umfangreiche Prüfungen zur Verfügung stellen. Das GKV-Zertifikat bescheinigt einerseits die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen, andererseits aber auch eine anwenderfreundliche Bedienung der Software.

Inhalte der Systemuntersuchung durch die ITSG

Die ITSG konzentriert sich bei der Systemuntersuchung von Entgeltabrechnungssoftware auf die Programmteile, die für die Berechnung und Übermittlung der Sozialversicherungsbeiträge und -meldungen erforderlich sind. Welche Inhalte dabei genau geprüft werden, legt die ITSG im Auftrag des GKV-Spitzenverbandes fest. Hierzu wird ein Pflichtenheft erstellt, das die genauen Anforderungen ausweist. Entscheidend ist, dass sie den gesetzlichen Vorgaben für das Melde- und Beitragswesen der sozialen Sicherung entspricht und die verschiedenen Verfahren umsetzt. Seit Anfang 2022 können auch Softwareprodukte für die Zeiterfassung GKV-zertifiziert werden, sofern sie in der Lage sind, elektronische AU-Bescheinigungen abzurufen.

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Der Weg zum GKV-Zertifikat in mehreren Schritten

Um das GKV-Zertifikat zu erhalten, müssen Softwareersteller die Systemuntersuchung der ITSG erfolgreich durchlaufen. Diese besteht aus mehreren Schritten.

1. Beratungsphase

Bereits während der Vorbereitung auf die Umsetzung aller gesetzlichen Vorgaben in der Software steht dem Softwareersteller ein Systemberater zur Seite. Er berät ihn im Hinblick auf das zu erfüllende Pflichtenheft und bietet Workshops und Seminare an.

2. Systemprüfung

GKV-zertifizierte Software muss erfolgreich die sogenannte Systemprüfung durchlaufen. Dabei wird überprüft, ob sie die für das Basismodul vorgeschriebenen Fachverfahren enthält. Dazu gehören unter anderem:

• Beitragsberechnung
• Beitragsabrechnung
• Ermittlung und Übertragung der Melde- und Bescheinigungsdaten sowie der Informationen aus den Beitragsnachweisen

Die Anforderungen werden anhand des Pflichtenhefts abgeglichen. Außerdem führt die ITSG gemeinsame Testaufgaben der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung durch.

3. Pilotprüfung

Das Bestehen der Pilotprüfung ist ebenfalls zwingende Voraussetzung für die Erteilung eines GKV-Zertifikats. Dabei müssen zwei verschiedene Arbeitgeber das System auf Herz und Nieren testen. Idealerweise sollten diese mindestens drei Abrechnungsmonate lang damit arbeiten, während dieser Zeit viele Abrechnungen erstellen und ein breites Spektrum an Meldearten austesten. Verlaufen diese Pilotprüfungen positiv, sind die größten Hürden der GKV-Zertifizierung genommen.

Abschließend erhält der Softwareersteller einen Bescheid des GKV-Spitzenverbands über die positive Systemuntersuchung und das GKV-Zertifikat „systemuntersucht“ von der ITSG.

Nur jeweils ein Jahr lang gültig

Hat eine GKV-zertifizierte Entgeltabrechnungssoftware das Zertifikat erhalten, ist der Prozess der Systemuntersuchung an und für sich abgeschlossen. Der Softwareersteller erhält mit dem GKV-Zertifikat eine Produkt-Modifikations-Identnummer (Prod-MOD-ID). Diese wird bei jeder eingehenden Meldung vom Sozialversicherungsträger auf Gültigkeit überprüft. Ist sie abgelaufen, werden die Meldungen nicht angenommen und abgewiesen.

Die Produkt-Modifikations-Identnummer läuft spätestens nach einem Jahr ab. Sie gilt lediglich bis zur nächsten Prüfung im Rahmen der Qualitätssicherung. Dabei werden wiederum Testfälle der ITSG kontrolliert. Gesetzliche Änderungen müssen in der Software umgesetzt und neu eingeführte Module überprüft werden. Diese Prüfung wird anlassbezogen von der ITSG durchgeführt, mindestens jedoch einmal im Jahr. Anschließend erhält der Softwareanbieter eine neue Prod-MOD-ID.

Software ohne GKV-Zertifikat: Was sind die Folgen?

Der erstmalige Erwerb des GKV-Zertifikats sowie die jährlichen Überprüfungen stellen für Softwarehäuser einen beträchtlichen Aufwand dar. Die hohen Anforderungen der ITSG sind nur schwer zu erfüllen. In den vergangenen Jahren haben deshalb bereits viele kleinere Anbieter von Lohnsoftware die Prüfungen entweder nicht mehr bestanden oder gar nicht erst versucht, das GKV-Zertifikat verlängern zu lassen.

In der Folge können Arbeitgeber über die betreffende Software keine Meldungen mehr an die Sozialversicherungsträger versenden. Für sie bedeutet die fehlende ITSG-Zertifizierung, dass sie mit der Lohnsoftware zwar die Entgeltabrechnung erstellen können – die Beitragsnachweise müssen sie jedoch mithilfe der kostenfreien Ausfüllhilfe sv.net (ab März 2024 über das neue SV-Meldeportal) übermitteln. Dies erfordert manuellen Aufwand und kostet daher mehr Zeit als der direkte Versand der Nachweise aus der Entgeltabrechnungssoftware. Zudem steigt die Fehleranfälligkeit.

Warum das GKV-Zertifikat auch für Arbeitgeber wichtig ist

Eine ITSG-geprüfte Lohnsoftware ermöglicht Arbeitgebern die direkte Kommunikation mit den Sozialversicherungsträgern – ohne Medienbrüche und aufwendige manuelle Datenerfassung. Zudem bedeutet ein gültiges GKV-Zertifikat für Arbeitgeber ein hohes Maß an Rechts- und Verfahrenssicherheit, da im Rahmen der jährlichen Prüfung die Umsetzung gesetzlicher Neuerungen kontrolliert wird. Auch die nachgewiesene hohe Anwenderfreundlichkeit ist ein Argument für die Auswahl GKV-zertifizierter Abrechnungssoftware.

Was ist die eAU und wen betrifft sie?

Seit Januar 2023 müssen Arbeitgeber Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen direkt bei den Krankenkassen ihrer Mitarbeiter abrufen. Versicherte leiten diese nicht mehr selbst an Arbeitgeber oder Krankenkasse weiter. Ein Ausdruck der Bescheinigung ist nur auf Wunsch des Arbeitnehmers vorgesehen – darf aber nicht vom Arbeitgeber angefordert werden, da Diagnosen enthalten sind.

Die eAU gilt für alle gesetzlich Krankenversicherten, einschließlich geringfügig und kurzfristig Beschäftigter sowie Werkstudenten.

Ausnahmen von der eAU-Pflicht

Von der elektronischen Übermittlung ausgenommen sind:

• Privatversicherte Arbeitnehmer
• Krankmeldungen aus dem Ausland
• Arbeitnehmer bei Kind krank
• Rehamaßnahmen

In diesen Fällen bleibt die Papierform weiterhin bestehen.

Ablauf und Rückmeldungen der Krankenkassen

Die Krankenkassen melden in der Regel innerhalb von ein bis drei Tagen zurück. Enthalten sind:

• Dauer der Arbeitsunfähigkeit
• Qualifizierung (Ersterkrankung, Folgeerkrankung, Krankenhausaufenthalt)

Es kann auch zurückgemeldet werden, dass keine AU-Meldung vorliegt oder keine Mitgliedschaft bei der angefragten Krankenkasse festgestellt wurde.

Häufige Fragen zur eAU

Die Einführung des eAU-Verfahrens wirft bei Arbeitgebern wichtige Fragen auf:

• Wie erfährt der Arbeitgeber zunächst von der Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers?
• Welche Pflichten hat der Arbeitnehmer?
• Kann die Entgeltfortzahlung verweigert werden, wenn die Übermittlung verzögert erfolgt?
• Werden Beschäftigungsverbote von Schwangeren übermittelt?
• Was passiert bei ambulanten Untersuchungen im Krankenhaus?
• Können ausländische Ärzte Krankmeldungen an deutsche Krankenkassen senden?

Fazit

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) sorgt für eine deutliche Vereinfachung der Abläufe und reduziert Papierarbeit. Gleichzeitig erfordert sie von Arbeitgebern und Arbeitnehmern ein Umdenken, um Fristen einzuhalten und Prozesse anzupassen. Betriebe sollten sicherstellen, dass ihre internen Abläufe und Systeme auf die neuen Anforderungen vorbereitet sind, um Verzögerungen und Unsicherheiten zu vermeiden.