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Bestände, Aufträge und Lieferketten: So behalten Sie Ihre Warenwirtschaft unter Kontrolle.

Compliance in der Warenwirtschaft – So bleiben KMU rechtssicher
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Compliance in der Warenwirtschaft – So bleiben KMU rechtssicher

Compliance in der Warenwirtschaft ist für KMU eine zentrale Herausforderung. Steigende gesetzliche Anforderungen und komplexe Prozesse erhöhen das Risiko von Fehlern und Haftungsfällen. Dieser Artikel zeigt typische Problemfelder auf und erläutert, wie eine Warenwirtschaftssoftware Unternehmen dabei unterstützt, rechtssicher und effizient zu arbeiten.

5 Min. Lesezeit

Die Anforderungen an Unternehmen steigen kontinuierlich: Gesetzgeber, Behörden, Kunden und Geschäftspartner erwarten transparente, nachvollziehbare und rechtskonforme Prozesse. Besonders in der Warenwirtschaft treffen zahlreiche gesetzliche Vorgaben auf operative Alltagsabläufe. Dies stellt insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) eine besondere Herausforderung dar. Begrenzte personelle Ressourcen, historisch gewachsene Prozesse und ein hoher manueller Aufwand erhöhen das Risiko von Compliance-Verstößen erheblich. Gleichzeitig bietet eine strukturierte und softwaregestützte Warenwirtschaft große Chancen, Rechtssicherheit und Effizienz miteinander zu verbinden.

Bedeutung von Compliance in der Warenwirtschaft

Compliance in der Warenwirtschaft beschreibt die konsequente Einhaltung aller gesetzlichen, regulatorischen und internen Vorgaben entlang der gesamten Warenbewegung. Dazu zählen der Einkauf von Waren, deren Lagerung und Weiterverarbeitung sowie der Verkauf und die Dokumentation und Archivierung aller relevanten Vorgänge. Dabei werden unter anderem das Handels- und Steuerrecht, Vorschriften zur Produktsicherheit und Produkthaftung, das Zoll- und Außenwirtschaftsrecht, datenschutzrechtliche Anforderungen sowie Umwelt- und Entsorgungsauflagen berührt.

Für KMU bedeutet dies: Jeder Wareneingang, jede Bestandsbewegung und jede Rechnung muss nicht nur betriebswirtschaftlich korrekt, sondern auch rechtlich einwandfrei abgebildet sein.

Typische Compliance-Problemfelder in KMU

Viele KMU sind sich der Relevanz von Compliance in der Warenwirtschaft bewusst, stoßen in der Praxis jedoch immer wieder auf Probleme. Ein zentrales Problem ist die mangelnde Transparenz in den Warenwirtschaftsprozessen. Oft kommen Excel-Listen, Einzellösungen oder manuelle Abläufe zum Einsatz, die nicht miteinander verzahnt sind. Dadurch entstehen Medienbrüche, unvollständige Daten und eine fehlende Nachvollziehbarkeit.

Hinzu kommt, dass das Wissen über aktuelle gesetzliche Anforderungen begrenzt ist. Diese ändern sich regelmäßig, etwa im Steuerrecht, bei Dokumentationspflichten oder im Bereich Verpackung und Nachhaltigkeit. Ohne spezialisierte Fachkräfte ist es für KMU schwierig, stets auf dem neuesten Stand zu bleiben.

Ein weiterer kritischer Punkt sind Dokumentationslücken. Fehlende oder unvollständige Belege, nicht revisionssichere Ablagen oder unklare Zuständigkeiten können bei Betriebsprüfungen, Zollkontrollen oder Audits schnell zu Problemen führen. Dieses Risiko wird durch manuelle Datenerfassung verstärkt, da menschliche Fehler dabei kaum vermeidbar sind.

Risiken und Folgen mangelnder Compliance in der Warenwirtschaft

Compliance-Verstöße bleiben selten ohne Folgen. KMU riskieren Bußgelder, Nachzahlungen, Vertragsstrafen oder sogar Lieferstopps, wenn sie gesetzliche Anforderungen nicht erfüllen. Darüber hinaus können fehlerhafte Produktinformationen oder eine unklare Rückverfolgbarkeit zu Haftungsfällen führen. Auch der Verlust von Kundenvertrauen und die Schädigung des eigenen Rufs sind nicht zu unterschätzen. Gerade in wettbewerbsintensiven Märkten kann mangelnde Compliance die Existenz des Unternehmens langfristig gefährden.

Strategien für rechtssichere Warenwirtschaftsprozesse

Um Compliance nachhaltig sicherzustellen, benötigen KMU klare, standardisierte und dokumentierte Prozesse. Die Verantwortlichkeiten sollten eindeutig geregelt sein, beispielsweise für die Bereiche Einkauf, Lagerverwaltung, Inventur und Versand. Ergänzend dazu sind regelmäßige Schulungen sinnvoll, um Mitarbeitende für relevante rechtliche Anforderungen zu sensibilisieren.

Ein wirksames Mittel zur Risikominimierung sind interne Kontrollen. Durch regelmäßige Prüfungen von Beständen, Belegen und Prozessabläufen können Schwachstellen frühzeitig erkannt und behoben werden. In der Praxis zeigt sich jedoch, dass diese Maßnahmen ohne technische Unterstützung nur mit hohem Aufwand umzusetzen sind.

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Die Rolle der Warenwirtschaftssoftware für Compliance in KMU

An dieser Stelle kommt Warenwirtschaftssoftware ins Spiel. Sie bildet das Rückgrat einer rechtssicheren Warenwirtschaft, indem sie Prozesse digitalisiert, automatisiert und zentralisiert. Statt verteilter Datenquellen gibt es eine einheitliche Datenbasis, auf die alle relevanten Abteilungen zugreifen können.

Durch die softwaregestützte Erfassung von Wareneingängen, Lagerbewegungen, Aufträgen und Rechnungen entsteht eine lückenlose Dokumentation. Jede Änderung ist nachvollziehbar, Verantwortlichkeiten sind klar zugeordnet, und relevante Informationen stehen jederzeit zur Verfügung.

Vorteile von Warenwirtschaftssoftware für die rechtliche Sicherheit

Ein wesentlicher Vorteil von Warenwirtschaftssystemen ist ihre hohe Transparenz. Alle Warenbewegungen lassen sich in Echtzeit nachvollziehen, wodurch sich die Rückverfolgbarkeit erheblich verbessert. Einheitliche Stammdaten gewährleisten, dass Produktinformationen, Preise und steuerliche Angaben konsistent und korrekt sind.

Darüber hinaus unterstützen viele Systeme eine revisionssichere Archivierung von Belegen und Dokumenten. Mithilfe von Audit-Logs und Änderungsprotokollen kann jederzeit nachgewiesen werden, wer wann welche Anpassungen vorgenommen hat. Dies ist ein entscheidender Faktor bei Prüfungen durch Finanzbehörden oder externe Auditoren.

Moderne Softwarelösungen bieten zudem integrierte Kontrollmechanismen. Plausibilitätsprüfungen, Pflichtfelder und Freigabeprozesse reduzieren das Risiko menschlicher Fehler erheblich. Warnhinweise machen auf Unstimmigkeiten aufmerksam, bevor es zu Compliance-Verstößen kommt.

Nicht zuletzt profitieren KMU von regelmäßigen Software-Updates, die gesetzliche Änderungen, etwa bei Steuersätzen, Meldepflichten oder internationalen Handelsvorschriften, berücksichtigen. So bleibt die Warenwirtschaft auch bei sich ändernden Rahmenbedingungen rechtssicher.

Warenwirtschaftssoftware als Wettbewerbsvorteil für KMU

Compliance wird oft als lästige Pflicht betrachtet. Wenn sie jedoch richtig umgesetzt wird, kann sie zu einem echten Wettbewerbsvorteil werden. Unternehmen, die ihre Warenwirtschaft sauber, transparent und regelkonform organisieren, profitieren von stabilen Prozessen, geringeren Risiken und höherer Effizienz. Geschäftspartner und Kunden schätzen die Zuverlässigkeit und Professionalität, die sich aus einer rechtskonformen Arbeitsweise ergibt.

Der Einsatz einer geeigneten Warenwirtschaftssoftware bedeutet für KMU daher nicht nur mehr Rechtssicherheit, sondern auch eine solide Basis für Wachstum und Skalierbarkeit.

Fazit: Rechtssicherheit durch digitale Warenwirtschaft

Compliance in der Warenwirtschaft ist für KMU eine zentrale Managementaufgabe. Eine Kombination aus klar definierten Prozessen, geschulten Mitarbeitenden und einer leistungsfähigen Warenwirtschaftssoftware ermöglicht es, gesetzliche Anforderungen zuverlässig zu erfüllen und Risiken zu minimieren. Unternehmen, die frühzeitig in digitale und strukturierte Lösungen investieren, schaffen nicht nur Rechtssicherheit, sondern stärken zugleich ihre Wettbewerbsfähigkeit in einem zunehmend regulierten Marktumfeld.

FAQ – Compliance in der Warenwirtschaft

Was bedeutet Compliance in der Warenwirtschaft?

Compliance in der Warenwirtschaft bezeichnet die rechtssichere Abwicklung aller Warenbewegungen innerhalb eines Unternehmens. Dazu gehören der Einkauf, die Lagerhaltung, die Weiterverarbeitung, der Verkauf sowie die vollständige und revisionssichere Dokumentation aller Vorgänge gemäß rechtlicher Vorgaben wie den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).

Warum ist Compliance in der Warenwirtschaft für KMU so wichtig?

Für KMU ist Compliance in der Warenwirtschaft von besonderer Relevanz, da Fehler hier schnell zu Bußgeldern, Steuernachzahlungen oder Haftungsrisiken führen können. Gleichzeitig fehlen oft die personellen Ressourcen, um die komplexen gesetzlichen Anforderungen manuell umzusetzen.

Welche gesetzlichen Anforderungen betreffen die Warenwirtschaft?

Die Warenwirtschaft unterliegt unter anderem:

  • Handels- und Steuerrecht
  • Produktsicherheits- und Produkthaftungsgesetzen
  • Zoll- und Außenwirtschaftsvorschriften
  • Datenschutz (DSGVO)
  • Umwelt- und Entsorgungsauflagen

Eine rechtskonforme Warenwirtschaft gewährleistet, dass alle Vorgaben eingehalten werden und dies jederzeit nachweisbar ist.

Welche Compliance-Probleme treten in der Warenwirtschaft von KMU häufig auf?

Typische Compliance-Risiken in der Warenwirtschaft sind:

  • Fehlende Transparenz durch Excel-Listen oder Insellösungen
  • Medienbrüche und doppelte Datenerfassung
  • Unvollständige oder nicht revisionssichere Dokumentation
  • Manuelle Prozesse mit hoher Fehleranfälligkeit

Diese Faktoren erhöhen das Risiko von Verstößen erheblich.

Welche Folgen hat mangelnde Compliance in der Warenwirtschaft?

Fehlende Compliance kann Bußgelder, Nachzahlungen, Vertragsstrafen oder Lieferstopps nach sich ziehen. Darüber hinaus drohen Reputationsschäden und Vertrauensverluste bei Kunden und Geschäftspartnern. Diese können die Wettbewerbsfähigkeit langfristig gefährden.

Wie können KMU eine rechtssichere Warenwirtschaft umsetzen?

Eine rechtssichere Warenwirtschaft basiert auf:

  • Standardisierten und dokumentierten Prozessen
  • Klar geregelten Verantwortlichkeiten
  • Regelmäßigen Mitarbeiterschulungen
  • Internen Kontrollen zur Fehlervermeidung

Ohne digitale Unterstützung sind diese Maßnahmen jedoch mit hohem Aufwand verbunden.

Wie unterstützt Warenwirtschaftssoftware die Compliance?

Eine Warenwirtschaftssoftware für KMU digitalisiert und automatisiert alle relevanten Prozesse. Sie schafft eine zentrale Datenbasis, ermöglicht lückenlose Nachvollziehbarkeit und reduziert Fehler durch integrierte Prüf- und Kontrollmechanismen.

Welche Vorteile bietet Warenwirtschaftssoftware für die rechtliche Sicherheit?

Ein Warenwirtschaftssystem unterstützt die Compliance durch:

  • Echtzeit-Transparenz aller Warenbewegungen
  • Einheitliche und korrekte Stammdaten
  • GoBD-konforme Archivierung von Belegen
  • Audit-Logs und Änderungsprotokolle
  • Automatische Plausibilitätsprüfungen und Freigabeprozesse
  • Regelmäßige Updates bei gesetzlichen Änderungen

Ersetzt Warenwirtschaftssoftware interne Kontrollen und Fachwissen?

Nein, eine Warenwirtschaftssoftware ergänzt interne Kontrollen und fachliches Know-how, ersetzt diese jedoch nicht. Erst das Zusammenspiel von Software, klaren Prozessen und geschulten Mitarbeitenden gewährleistet nachhaltige Compliance.

Kann Compliance in der Warenwirtschaft ein Wettbewerbsvorteil sein?

Ja, denn eine transparente und rechtskonforme Warenwirtschaft stärkt das Vertrauen von Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern. Gleichzeitig verbessern sich die Effizienz, die Prozesssicherheit und die Skalierbarkeit, wodurch sich ein klarer Wettbewerbsvorteil für KMU ergibt.

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Warenwirtschaftssystem einführen: So steuern Sie Bestände und Prozesse effizient
ERP & Finance

Warenwirtschaftssystem einführen: So steuern Sie Bestände und Prozesse effizient

5 Min. Lesezeit

Ob Auftragsabwicklung, Lagerbestand oder Einkauf: Ein modernes Warenwirtschaftssystem bündelt diese Prozesse in einer zentralen Datenbasis. Wir zeigen Ihnen, warum die Software gerade für mittelständische Unternehmen zum strategischen Faktor wird, welche Vorteile sie bietet und wie Sie die Einführung in sieben Schritten strukturiert planen – inklusive der häufigsten Fehler, die Sie vermeiden sollten.

Warum ein Warenwirtschaftssystem für Ihr Unternehmen wichtig ist

Die Konzepte und Organisationsformen des Handels in Deutschland haben sich in den vergangenen Jahrzehnten stark verändert. Prägten in der Nachkriegszeit vorwiegend kleinere Geschäfte und Genossenschaften die Handelslandschaft, bestimmen heute Unternehmenskonzentrationen, Internationalisierung, wachsende Sortimente und zunehmend der Onlinehandel das Bild. Zugleich sind die Erwartungen Ihrer Kunden in Bezug auf Warenangebot, Preis-Leistungs-Verhältnis und Service gestiegen.

Vor allem als kleines oder mittleres Unternehmen (KMU) verfügen Sie über deutlich geringere betriebswirtschaftliche Spielräume als Großunternehmen und Handelskonzerne. Ineffiziente Abläufe, mangelnde Information der Führungsebene oder Fehlentscheidungen bei der Sortimentspolitik können Sie sich daher noch weniger leisten als große Wettbewerber. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, benötigen Sie ein Steuerungsinstrument, mit dem Sie Warenbewegungen artikelgenau erfassen, Ihr Sortiment laufend weiterentwickeln und Ihre Bestände optimal führen können. Diese Aufgaben lassen sich angesichts der Dynamik und Komplexität der betrieblichen Praxis nur mithilfe eines Warenwirtschaftssystems (WWS) effizient erledigen.

Ein Warenwirtschaftssystem bündelt relevante Informationen aus Einkauf, Lagerhaltung, Auftragsabwicklung und Verkauf und unterstützt Sie dabei, Abläufe einheitlich zu organisieren. Sie erhalten einen besseren Überblick über Lagerbestände, offene Aufträge und Warenflüsse. Das erleichtert operative Entscheidungen und kann dazu beitragen, Überbestände, Fehlmengen und unnötige manuelle Arbeit zu reduzieren.

Trotz dieser Vorteile setzen manche kleinen oder mittelgroßen Unternehmen noch immer kein Warenwirtschaftssystem ein, sondern erledigen die Auftragsbearbeitung mithilfe selbst erstellter Anwendungen oder auf Basis von Tabellenprogrammen wie Microsoft Excel. Damit lassen sich zwar Aufträge erfassen, den Warenfluss umfassend abbilden können solche Lösungen jedoch nicht. Auch veraltete und unflexible Warenwirtschaftssysteme, die sich bei veränderten Anforderungen nicht anpassen lassen, sind in der Praxis verbreitet. Häufig bestehen zudem Defizite bei der organisatorischen Einbindung, der Datenqualität, dem internen IT-Know-how oder der Nutzung vorhandener Funktionen. Dies zeigt: Warenwirtschaftssysteme werden vielerorts noch nicht als strategischer Wettbewerbsfaktor betrachtet.

Welche Aufgaben übernimmt ein Warenwirtschaftssystem?

Das WWS bildet als zentrales Softwaresystem in Ihrem Unternehmen den physischen Warenfluss in den Schlüsselbereichen der Warenwirtschaft ab. Dazu gehören typischerweise:

  • Einkauf und Bestellwesen
  • Lagerverwaltung und Bestandsführung
  • Auftragsabwicklung sowie Wareneingang und Warenausgang
  • Sortiments-, Lieferanten- und Artikeldatenverwaltung
  • Inventur und Rechnungsprüfung
  • Auswertungen und Analysen
  • Anbindung von Online-Shops und weiteren Vertriebskanälen

Auf Basis der erfassten und weiterverarbeiteten Daten liefert Ihnen das System jederzeit aktuelle Informationen zur Entscheidungsvorbereitung und Ergebniskontrolle. Neben Auswertungen zu warenwirtschaftlichen Messgrößen wie Umsatz und Rohertrag stellt ein WWS auch Bewertungs- und Steuerungsinformationen zu Kunden, Lieferanten und Lagerbeständen bereit. Anhand dieser Informationen behalten Sie Sortiment und Bestände im Blick, erkennen Fehlentwicklungen frühzeitig und können steuernd eingreifen.

Die konkrete Ausstattung hängt von der jeweiligen Lösung und Ihren Anforderungen ab. Entscheidend ist, dass die Software Ihre tatsächlichen Abläufe unterstützt und Daten möglichst ohne doppelte Erfassung zwischen den beteiligten Bereichen fließen – etwa zwischen Warenwirtschaft, Lagerwirtschaft und Finanzbuchhaltung.

Warenwirtschaftssysteme werden für KMU immer wichtiger

Insbesondere die Anforderungen des Omni-Channel- und Cross-Channel-Vertriebs erhöhen die Komplexität im Handel spürbar: Ihre Kunden entscheiden sich in jeder Phase des Kaufprozesses – Information, Kauf, Logistik, Bezahlung, Rückgabe – unabhängig voneinander für einen Kanal. Differenziertere Kundenbedürfnisse erfordern schnellere Veränderungen von Handelsleistungen und -prozessen. Ein Warenwirtschaftssystem, das vollständig mit Ihrer Shop-Lösung und einem Analyse- und Auswertungssystem integriert ist, bildet die zentrale IT-technische Basis, ohne die Prozesse im Handel kaum noch effizient funktionieren.

Besonders wichtig ist deshalb die Integration mit angrenzenden Systemen: Online-Shops, Kassensysteme, Business-Intelligence-Lösungen sowie Anwendungen für die Kundenbetreuung. Wenn diese Systeme miteinander verbunden sind, lassen sich Systembrüche und redundante Datenhaltung reduzieren. Auch beim elektronischen Datenaustausch (EDI) besteht bei vielen KMU noch Potenzial – etwa bei der bislang oft manuellen Artikelanlage, die sich auf automatisierte Prozesse umstellen lässt.

Zusätzliches Potenzial liegt in der Automatisierung von Bestellungen: Geeignete Systeme unterstützen Sie dabei, Bestände zu überwachen, Fehlmengen zu vermeiden und die Warenverfügbarkeit besser zu planen. Auch die Vertriebsunterstützung lässt sich in Richtung eines effizienten Customer-Relationship-Managements (CRM) weiterentwickeln, um beispielsweise selektives Marketing zu ermöglichen.

Eine Warenwirtschaftslösung sollte dabei nicht isoliert betrachtet werden. Ihr Nutzen hängt maßgeblich davon ab, ob die Software passend eingerichtet ist, von Ihren Mitarbeitenden verstanden wird und die organisatorischen Prozesse mit ihr übereinstimmen.

Welche Vorteile bietet Ihnen ein Warenwirtschaftssystem?

Ein leistungsfähiges Warenwirtschaftssystem versetzt Sie in die Lage, Ihre Geschäftsprozesse wirtschaftlich zu gestalten – in mehreren Bereichen zugleich:

Mehr Transparenz über Bestände und Prozesse

Aktuelle Informationen erleichtern Ihnen die Beurteilung von Lagerbeständen, Aufträgen und Warenbewegungen. Dadurch können Sie fundierter entscheiden und Engpässe oder Überbestände früher erkennen.

Weniger manuelle Arbeit durch Rationalisierung

Aufträge, Adressen, erbrachte Leistungen und gelieferte Waren müssen nur einmal erfasst werden, wodurch sich Ihr Zeit- und Kostenaufwand reduziert. Das gilt auch für Artikel-, Kunden- und Lieferantenstammdaten, die sich mithilfe der Software übersichtlich verwalten lassen. Abhängig vom Funktionsumfang lassen sich zudem wiederkehrende Arbeitsschritte automatisieren, was das Risiko von Fehlern durch doppelte Datenpflege senkt.

Schnellere Auftragsabwicklung und optimierte Bestände

Ein modernes WWS beschleunigt die Abläufe im Bestellwesen, was dazu beiträgt, Lagerbestände zu optimieren und die Verkaufsbereitschaft zu erhöhen. Auch die Rechnungsschreibung funktioniert schnell und nahezu automatisch.

Effizientere Zusammenarbeit

Einkauf, Lager, Vertrieb und Verwaltung arbeiten mit einer gemeinsamen Datenbasis. Das verbessert die Abstimmung und erleichtert die Übergabe von Informationen zwischen den Bereichen – etwa der Lagerwirtschaft und der Finanzbuchhaltung.

Fundiertere Auswertungen

Ausgereifte Reportingfunktionen, idealerweise ergänzt um ein Kennzahlen-Cockpit, verschaffen Ihnen als Führungskraft einen schnellen Überblick und ermöglichen fundierte Geschäftsentscheidungen.

Ein zusätzliches Sparpotenzial ergibt sich, wenn Sie elektronische Rechnungen erstellen und archivieren: Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Geschäftsverkehr grundsätzlich empfangen und verarbeiten können; für die Ausstellung gelten je nach Unternehmensgröße noch Übergangsfristen bis Ende 2027 beziehungsweise Ende 2028. Als E-Rechnung gelten dabei nur strukturierte, maschinenlesbare Formate wie XRechnung oder das hybride Format ZUGFeRD – eine reine PDF-Rechnung erfüllt diese Anforderung nicht mehr. Ein Warenwirtschaftssystem, das solche Formate direkt erzeugen, versenden und GoBD-konform archivieren kann, unterstützt Sie dabei, diese gesetzlichen Vorgaben ohne zusätzlichen manuellen Aufwand zu erfüllen.

Worauf sollten Sie bei der Auswahl achten?

Die passende Software sollte sich an den Anforderungen Ihres Unternehmens orientieren. Wichtige Auswahlkriterien sind:

  • Intuitive Bedienbarkeit: Das spart Schulungskosten und sorgt dafür, dass die Software sofort produktiv genutzt werden kann.
  • Passende Funktionen für Ihre Geschäftsprozesse: Orientieren Sie sich an den Kernaufgaben Ihrer Warenwirtschaft sowie an branchenspezifischen Anforderungen, etwa bei Stammdaten wie Mindesthaltbarkeitsdatum, Seriennummern oder Farb-Größen-Matrizen.
  • Integrationsfähigkeit in Ihre bestehende IT-Landschaft, etwa zu Lagerwirtschaft, Finanzbuchhaltung, Onlineshop oder Kassensystemen. Erst der wechselseitige Datenfluss mit anderen Unternehmensbereichen bringt die Vorzüge eines WWS voll zur Geltung.
  • Support durch den Anbieter in jeder Projektphase – das schützt Sie besonders in der Einführungsphase vor ungewollten Verzögerungen.
  • Auswertungs- und Analysefunktionen, idealerweise mit Kennzahlen-Cockpit.
  • Skalierbarkeit: Die Lösung sollte funktional mit Ihrem Unternehmen mitwachsen können.
  • Angemessene Gesamtbetriebskosten, betrachtet über den gesamten Total-Cost-of-Ownership-Ansatz.

Bei der Grundsatzfrage Standard- versus Individualsoftware gilt: Für die meisten KMU dürfte eine Standardsoftware die bessere Wahl sein. Sie ist in der Regel deutlich kostengünstiger als eine individuell angefertigte Lösung und bietet durch kontinuierliche Weiterentwicklung und Wartung des Herstellers ein höheres Maß an Zukunftssicherheit. Das verbreitete Vorurteil, man müsse bei Standardsoftware erst die eigenen Geschäftsprozesse anpassen, ist in der Praxis längst widerlegt: Moderne Standard-Warenwirtschaftssysteme lassen sich dank ihres modularen Aufbaus flexibel konfigurieren und durch Customizing auf Ihre Bedürfnisse zuschneiden. Individualsoftware kann sinnvoll sein, wenn sehr spezielle Prozesse abgebildet werden müssen – sie geht jedoch meist mit höheren Anschaffungs- und Wartungskosten sowie einer stärkeren Abhängigkeit vom Softwareentwickler einher. Entscheidend ist letztlich, ob der Anbieter in der Lage ist, Ihre Spezialanforderungen zuverlässig umzusetzen, im Idealfall durch Aufnahme in den Software-Standard.

Bewerten Sie dabei nicht nur den Anschaffungspreis, sondern auch Einführung, Schulung, Betrieb, Wartung, Schnittstellen und mögliche Anpassungen.

Warenwirtschaft einführen: In sieben Schritten zum passenden System

Die Einführung einer Warenwirtschaftssoftware ist kein gewöhnliches IT-Projekt, sondern greift direkt in zentrale Abläufe der Auftragsabwicklung ein. Ein Softwareprojekt kann beispielsweise daran scheitern, dass sich die betrieblichen Anforderungen nach der Einführung ändern und die gewählte Lösung sich als unflexibel erweist oder der Anbieter benötigte Funktionen nicht zeitnah bereitstellen kann. Solche Fehlentscheidungen lassen sich mit einer sorgfältigen, strukturierten Planung von Anfang an vermeiden.

1. Ziele klar definieren

Bestimmen Sie zunächst, welche Ziele Sie mit der Einführung einer neuen Warenwirtschaftssoftware verfolgen. Dazu können zählen: eine beschleunigte Auftragsabwicklung durch verbesserten Informationsfluss, eine höhere Qualität und Aktualität von Informationen zur Entscheidungsvorbereitung, Kostensenkung durch Rationalisierung der Betriebsabläufe oder der Ersatz papierbasierter, manueller Prozesse.

2. Anforderungen priorisieren und im Lastenheft festhalten

Erstellen Sie ein Lastenheft (Anforderungskatalog) mit Ihren Anforderungen an das Warenwirtschaftssystem. Legen Sie fest, welche Funktionsbereiche die Software abdecken muss – von den Kernaufgaben wie Auftragsverwaltung, Bestandsführung und Rechnungsprüfung bis zu Zusatzfunktionen wie Einkauf, Chargenverwaltung oder Offene-Posten-Verwaltung. Beziehen Sie die betroffenen Fachabteilungen ein, damit die Anforderungen aus Einkauf, Lager, Vertrieb und Verwaltung berücksichtigt werden. Prüfen Sie zudem, ob eine Integration mit angrenzenden Funktionsbereichen wie digitaler Lagerverwaltung, Fertigung oder Dokumentenmanagement sinnvoll ist.

3. Geeignete Anbieter sorgfältig vergleichen

Recherchieren Sie auf Basis Ihres Lastenhefts geeignete Anbieter und lassen Sie sich typische Prozesse anhand Ihrer Anforderungen zeigen. Bewerten Sie dabei nicht nur die Funktionen, sondern auch Bedienbarkeit, Integrationsfähigkeit und Anbieterunterstützung. Wählen Sie einen engeren Kreis infrage kommender Kandidaten aus und bitten Sie diese um vergleichbare Angebote auf Grundlage Ihres Lastenhefts.

4. Zuständigkeiten, Abläufe und Fristen festlegen

Klären Sie, wer in Ihrem Unternehmen verantwortlicher Hauptansprechpartner während des Einführungsprojekts ist, wer die Fachabteilungen vertritt, wer das Konzept erstellt und wer für die Datenübernahme aus dem Altsystem zuständig ist. Legen Sie außerdem gemeinsam mit dem Softwareanbieter fest, welche Aufgaben bis wann erledigt sein müssen, wann die Testphase beginnt und wann das neue System in den Echtbetrieb gehen soll. Ein realistischer Zeitplan mit klaren Meilensteinen schafft Verbindlichkeit.

5. Daten vorbereiten und gründlich testen

Bereinigen und vereinheitlichen Sie Artikeldaten, Lieferanteninformationen und Bestände vor der Übernahme in das neue System. Testen Sie vor dem Produktivstart insbesondere die Funktionen, die Stabilität der Prozesse, die Schnittstellen sowie die Konsistenz der übernommenen Daten. In der Testphase werden häufig noch Anpassungen vorgenommen, etwa Fehlerkorrekturen oder die Ergänzung von Funktionen.

6. Mitarbeitende praxisnah schulen

Warten Sie mit der Schulung Ihrer Mitarbeitenden nicht bis zum Produktivstart. Machen Sie zunächst Ihre IT-Fachleute und Führungskräfte mit Konfiguration, Rechtevergabe und Bedienung vertraut. Im nächsten Schritt lernen die künftigen Anwenderinnen und Anwender die Bedienabläufe kennen, um im Tagesgeschäft sicher damit umgehen zu können. Erklären Sie dabei nicht nur die Bedienung, sondern auch die Ziele der Umstellung.

7. Schrittweise starten und kontinuierlich optimieren

Ein Pilotprojekt mit ausgewählten Bereichen oder Lieferanten kann den Einstieg erleichtern. Mit dem Produktivstart ist das Projekt „Warenwirtschaft einführen“ jedoch nicht automatisch beendet: Meist zeigen sich nach den ersten Praxiserfahrungen weitere Möglichkeiten, das System zu optimieren. Betrachten Sie die Weiterentwicklung Ihrer Warenwirtschaft als fortlaufenden Prozess und nehmen Sie Ihren Softwareanbieter dabei in die Pflicht.

Typische Fehler bei der Einführung

Viele Softwareprojekte scheitern nicht an fehlenden Funktionen, sondern an unzureichender Vorbereitung. Häufige Fehler sind:

  • Ziele und Anforderungen bleiben unklar formuliert.
  • Mitarbeitende werden erst kurz vor dem Produktivstart einbezogen.
  • Daten werden ungeprüft aus dem Altsystem übernommen.
  • Zuständigkeiten für die Einführung sind nicht eindeutig geregelt.
  • Schnittstellen zu anderen Systemen werden erst spät betrachtet.
  • Die Software wird nicht ausreichend geschult.
  • Das System wird nicht an die tatsächlichen betrieblichen Prozesse angepasst.

Auch eine Lösung mit vielen Funktionen bringt wenig, wenn sie organisatorisch nicht eingebettet ist oder in den Fachabteilungen unzureichende Kenntnisse vorhanden sind. Die Einführung endet deshalb nicht mit dem Go-live: Regelmäßige Überprüfung und Weiterentwicklung gehören zum laufenden Betrieb dazu.

Fazit

Ein Warenwirtschaftssystem bildet als zentrales Softwaresystem die Grundlage, um Bestände, Aufträge und Warenflüsse transparent zu steuern. Für Sie als KMU wird die Software vor allem dann zum strategischen Vorteil, wenn sie vollständig in Ihre bestehende Systemlandschaft integriert ist, Daten konsistent hält und Ihre tatsächlichen Prozesse unterstützt – statt umgekehrt Ihre Abläufe an die Software anzupassen.

Eine erfolgreiche Einführung braucht klare Ziele, ein priorisiertes Lastenheft, sorgfältig ausgewählte Anbieter, eindeutige Zuständigkeiten, bereinigte Daten und die frühzeitige Einbindung Ihrer Mitarbeitenden. Wenn Sie das Projekt strukturiert planen und schrittweise umsetzen, schaffen Sie bessere Voraussetzungen für effiziente Abläufe und eine belastbare Grundlage für die weitere Digitalisierung Ihres Unternehmens.

Häufig gestellte Fragen zum Warenwirtschaftssystem

Was ist ein Warenwirtschaftssystem?

Ein Warenwirtschaftssystem (WWS) ist eine Software zur Planung, Steuerung und Dokumentation von Warenprozessen. Es bildet den physischen Warenfluss in den Schlüsselbereichen Verkauf, Bestellwesen, Einkauf und Lagerhaltung ab und liefert der Unternehmensführung aktuelle Informationen zur Entscheidungsvorbereitung.

Warum ist ein Warenwirtschaftssystem für KMU wichtig?

Es schafft mehr Transparenz über Bestände und Warenbewegungen, reduziert manuelle Datenpflege durch einmalige Erfassung und unterstützt Sie dabei, komplexere Abläufe – etwa durch Omni-Channel-Vertrieb oder wachsende Sortimente – effizienter zu steuern, obwohl Sie als KMU über geringere betriebswirtschaftliche Spielräume verfügen als Großunternehmen.

Welche Vorteile bietet eine Warenwirtschaftssoftware?

Zu den möglichen Vorteilen zählen eine bessere Bestandsübersicht, schnellere Auftragsabwicklung, weniger doppelte Datenerfassung, effizientere Zusammenarbeit zwischen Fachabteilungen und fundiertere Auswertungen durch Reportingfunktionen und Kennzahlen-Cockpits.

Wie führen Sie ein Warenwirtschaftssystem erfolgreich ein?

Definieren Sie zunächst Ihre Ziele, halten Sie die Anforderungen in einem Lastenheft fest, vergleichen Sie geeignete Anbieter, legen Sie Zuständigkeiten und Fristen fest, bereiten Sie Daten vor und testen Sie das System gründlich, schulen Sie Ihre Mitarbeitenden praxisnah und starten Sie idealerweise schrittweise mit einem Pilotprojekt.

Welche Funktionen sollte ein Warenwirtschaftssystem haben?

Das hängt von Ihren individuellen Anforderungen ab. Zu den Kernaufgaben zählen typischerweise Auftragsverwaltung, Bestandsführung, Steuerung des Warenflusses, Erfassung von Wareneingängen und -ausgängen, Sortimentsverwaltung, Inventur und Rechnungsprüfung. Wichtig ist zusätzlich die Integration mit relevanten Nachbarsystemen wie Lagerwirtschaft, Finanzbuchhaltung oder Online-Shop.

Standardsoftware oder Individualsoftware: Was ist für KMU sinnvoller?

Für die meisten KMU ist Standardsoftware die wirtschaftlichere Wahl. Sie ist in der Regel kostengünstiger, wird vom Hersteller kontinuierlich weiterentwickelt und lässt sich dank modularem Aufbau flexibel an betriebliche Besonderheiten anpassen. Individualsoftware bietet zwar einen geringeren Anpassungsaufwand an bestehende Prozesse, geht aber meist mit höheren Anschaffungs- und Wartungskosten sowie einer stärkeren Abhängigkeit vom Entwickler einher.

Welche Rolle spielt die E-Rechnungspflicht für Warenwirtschaftssysteme?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland im B2B-Geschäftsverkehr grundsätzlich E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Als E-Rechnung gelten nur strukturierte, maschinenlesbare Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD – eine reine PDF-Datei erfüllt diese Vorgaben nicht mehr. Für die Ausstellung von E-Rechnungen gelten je nach Unternehmensgröße noch Übergangsfristen bis Ende 2027 beziehungsweise Ende 2028. Ein Warenwirtschaftssystem, das diese Formate direkt erzeugen und GoBD-konform archivieren kann, erleichtert Ihnen die Umsetzung dieser gesetzlichen Vorgaben erheblich.

Welche Rolle spielen Mitarbeitende bei der Einführung?

Mitarbeitende kennen die bestehenden Abläufe am besten und sollten deshalb frühzeitig einbezogen werden. Schulungen, klare Zuständigkeiten und ein schrittweises Vorgehen erleichtern die Akzeptanz und die produktive Nutzung der neuen Lösung im Tagesgeschäft.

Effiziente Lagerhaltung in fünf Schritten
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Effiziente Lagerhaltung in fünf Schritten

Viele Unternehmen stehen vor Herausforderungen in der Lagerhaltung – ineffiziente Prozesse, hohe Kosten und Verzögerungen bei der Auftragsabwicklung bremsen den Geschäftserfolg. Mit gezielter Prozessoptimierung und digitalen Lösungen können Sie diese Probleme meistern und Ihre Lagerhaltung nachhaltig effizienter gestalten.

5 Min. Lesezeit

Lange Laufwege, Fehler bei der Kommissionierung und ungenaue Excel-basierte Bestandsdaten kosten Zeit und Geld. Zudem erschweren sie effizientes Arbeiten im Lager. Gerade im Zeitalter der Digitalisierung wächst der Wunsch, diese Hürden zu überwinden und Lagerprozesse zu optimieren.

Doch die Installation neuer Software allein reicht nicht aus. Eine effiziente Lagerhaltung erfordert eine ganzheitliche Neuausrichtung – von der Lagerstruktur über die Abläufe bis hin zur digitalen Lagerverwaltung.

1. Schwachstellen in der Lagerhaltung erkennen

Analysieren Sie Ihre aktuelle Lagerstruktur und Lagerprozesse genau, bevor Sie Maßnahmen ergreifen. Identifizieren Sie Schwachstellen und verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre Artikelstruktur.

Nutzen Sie dabei Methoden wie die ABC-Analyse, um Ihre Artikel nach Zugriffshäufigkeit zu kategorisieren. Berücksichtigen Sie außerdem Anforderungen wie Chargenpflicht, Seriennummern oder Gefahrstoffe.

Binden Sie Ihre Lagermitarbeiter aktiv in die Analyse ein, denn sie kennen die Abläufe aus erster Hand und können wertvolle Hinweise auf Prozesslücken geben. So schaffen Sie die Basis für eine gezielte Lageroptimierung.

2. Lager optimieren – Strukturen neu gestalten

Nachdem Sie die Schwachstellen erkannt haben, können Sie mit der praktischen Lageroptimierung beginnen:

  • Prüfen Sie, ob Sie neue Regale, Fördertechnik oder eine geeignete Lagerverwaltungssoftware benötigen.
  • Wählen Sie eine Software mit Scan- und Erfassungslösungen, um Arbeitsprozesse zu beschleunigen. Achten Sie dabei auf Anwenderfreundlichkeit und Praxisnähe.
  • Gestalten Sie Ihre Lagerbereiche (z. B. Kleinteile-, Kommissions- oder Palettenlager) effizient. Lagern Sie schnell drehende Artikel vorne, trennen Sie Kleinteile und sortieren Sie veraltete Bestände aus.

Eine digitale Lagererfassung sorgt für Transparenz und ermöglicht eine präzise Bestandsführung in Echtzeit.

3. Lagerbestände optimieren – Kapitalbindung reduzieren

Ein hoher Lagerbestand bindet Kapital und verursacht Kosten. Gleichzeitig dürfen fehlende Artikel den Versand nicht verzögern.

Nutzen Sie deshalb Ihr Warenwirtschaftssystem (WWS), um optimale Mindestbestände und Bestellvorschläge zu ermitteln. Durch die Integration von WWS und Lagerverwaltungssoftware erhalten Sie eine Echtzeitübersicht über Ihre Bestände und können schnell nachbestellen. So senken Sie Ihre Lagerkosten und erhöhen Ihre Lieferfähigkeit.

4. Prozesse digitalisieren – Arbeitsabläufe effizient gestalten

Eine wirklich effiziente Lagerhaltung basiert auf digitalen Prozessen. Vermeiden Sie Medienbrüche, indem Sie Ihre Systeme vernetzen, und automatisieren Sie wiederkehrende Arbeitsschritte.

Digitale Unterstützung stellt sicher, dass alle Lagerdaten jederzeit aktuell sind und für Mitarbeitende zugänglich bleiben – selbst wenn Schlüsselpersonen fehlen.

So verbessern Sie die Prozesssicherheit, reduzieren Fehlerquellen und schaffen mehr Transparenz im gesamten Lager.

5. Schritt für Schritt zur Lagerhaltung 4.0

Die Industrie 4.0 eröffnet vielfältige Möglichkeiten für eine moderne Lagerverwaltung. Sie müssen nicht sofort vollautomatisieren. Bereits kleine, gezielte Digitalisierungsmaßnahmen können Ihre Lagerlogistik deutlich verbessern.

Denken Sie langfristig und prüfen Sie Förderprogramme zur Digitalisierung, um Ihr Projekt wirtschaftlich umzusetzen. Eine Übersicht aktueller Programme finden Sie in der Förderdatenbank des BMWK. So entwickeln Sie Ihre Lagerhaltung Schritt für Schritt hin zu einer zukunftssicheren Lösung.

Whitepaper: Digitalisierung der Warenwirtschaft – den Nutzen erkennen und Ziele definieren
ERP & Finance

Whitepaper: Digitalisierung der Warenwirtschaft – den Nutzen erkennen und Ziele definieren

Was bringt die Digitalisierung der Warenwirtschaft kleinen und mittleren Unternehmen (KMU)? Wie lassen sich individuelle Ziele für die digitale Transformation des eigenen Unternehmens definieren? Ein Whitepaper hilft bei der Beantwortung dieser Fragen.

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Viele mittelständische Betriebe setzen im Bereich der Auftragsabwicklung digitale Lösungen ein.Dabei handelt es sich jedoch oft um Programme, die bestimmte Funktionen ausführen, aber keine Prozesse abbilden. Mit Office-Anwendungen wie Excel oder Word werden beispielsweise Listen und Auswertungen erstellt, deren Daten häufig nicht aktuell sind.

Wird eine Warenwirtschaftslösung eingesetzt, unterstützt diese meist nur die Abläufe im Büro, während die Werkhalle, das Lager und der Außendienst digital abgehängt sind. All dies beeinträchtigt die Auftragsabwicklung und somit die Fähigkeit, Kunden zufriedenzustellen. Abhilfe schafft hier eine gezielte Digitalisierung der Warenwirtschaft.

Auftragsabwicklung durch Digitalisierung der Warenwirtschaft optimieren

Durch digitale Vernetzung können KMU die Teilprozesse ihrer Auftragsabwicklung miteinander verbinden und einen durchgängigen Datenfluss schaffen. Das schreiben die Autoren eines neuen Whitepapers von Suiteify. Auf Basis einer leistungsfähigen Warenwirtschaftssoftware lasse sich ein effizientes System einrichten, das einen höheren Durchsatz und bessere Übersicht ermögliche.

Als wesentliche Vorzüge einer Digitalisierung der Warenwirtschaft nennt das Whitepaper unter anderem:

  • Kostensenkung durch verbesserte Prozesse
  • Produktivitätssteigerung durch Automatisierung, wo immer diese sinnvoll ist
  • Höhere Kundenzufriedenheit durch schnellere Auftragsabwicklung
  • Bessere Steuerungs- und Reaktionsmöglichkeiten anhand von Kennzahlen

Messbare Ziele für die Digitalisierung der Warenwirtschaft definieren

Das Whitepaper enthält zudem Anregungen und Tipps, die Unternehmern dabei helfen, sich konkrete und messbare Ziele für die Digitalisierung ihrer Warenwirtschaft zu setzen. Anstatt zu sagen: „Wir wollen bessere Qualität liefern“, sollte man sich beispielsweise vornehmen: „Wir wollen den Ausschuss bei der Fertigung bis zum 30. Oktober 2019 um 30 Prozent reduzieren.“

Da sich die Ziele einer Digitalisierung der Warenwirtschaft von Betrieb zu Betrieb erheblich unterscheiden können, empfehlen die Autoren des Whitepapers, zuerst eine schonungslose Schwachstellenanalyse durchzuführen. Wo liegen die Herausforderungen des Unternehmens? Liegen die Probleme bei den Lieferungen? Häufige Reklamationen? Redundante Arbeiten? Oder eine schlechte Bestandsführung?

Nach dieser Bestandsaufnahme gilt es, aus der Analyse der Schwachstellen eine Prioritätenliste mit messbaren Zielen abzuleiten. Eine Priorisierung ist wichtig, da man nicht alles zugleich anpacken kann. Deshalb empfiehlt es sich, einen Stufenplan aufzustellen und sich zuerst die größten Herausforderungen vorzunehmen.

In der Regel kann der Geschäftsbetrieb dann nahezu ungestört weiterlaufen, während die Warenwirtschaftsprozesse Schritt für Schritt digitalisiert werden.

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Shopsystem mit Wawi - welche Lösungen sich gut miteinander verbinden lassen
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Shopsystem mit Wawi - welche Lösungen sich gut miteinander verbinden lassen

Ein Onlineshop-System sollte sich gut mit der Warenwirtschaft verbinden lassen. In diesem Beitrag finden Sie Informationen und Tipps, die Ihnen dabei helfen, das passende Shopsystem mit Wawi zu finden.

5 Min. Lesezeit

Immer mehr Unternehmen setzen auf Onlineshops, um ihre Produkte zu verkaufen. Entscheidend für den Erfolg ist dabei die Verbindung zwischen Shopsystem und Warenwirtschaft (Wawi). Nur wenn ein Shopsystem mit Wawi richtig integriert ist, können Artikelstammdaten, Bestände und Bestellungen effizient ausgetauscht werden.

Eine gelungene Wawi-Integration spart Zeit, reduziert Fehler und optimiert die Prozesse im E-Commerce. Dies setzt voraus, dass in den zu verbindenden Systemen bestimmte Funktionen zur Verfügung stehen. Welche das sind, erfahren Sie in diesem Blogartikel.

Szenario für ein Shop-Schnittstellen-Projekt

Definieren wie zuerst ein Beispielszenario, das geradezu typisch für ein Shop-Schnittstellen-Projekt ist: In unserem Beispiel wird ein Basisumfang an Artikeldaten aus der Warenwirtschaft an den Onlineshop übermittelt. Die Artikelattribute ändern sich häufig. Zusätzlich werden Bestellungen aus dem Onlineshop in die Warenwirtschaft übernommen. Dabei werden Kunden angelegt oder aktualisiert.

Artikeldaten

Bevor ein Unternehmen einen Onlineshop einführt, speichert es in der Warenwirtschaftssoftware vorwiegend abrechnungsrelevante Daten sowie Informationen zur Lagerhaltung. Das reicht für die Daten-Befüllung eines Onlineshops aber nicht aus. Wenn man sich dafür entscheidet, Artikel aus der Warenwirtschaft an den Onlineshop zu übermitteln, müssen daher im Warenwirtschaftssystem zusätzliche Daten gespeichert werden. Hierzu gehören unter anderem:

  • Metadaten (Beschreibung, Titel)
  • Bilder
  • Detaillierte HTML-Beschreibungstexte mit Formatierungen
  • Gesetzliche Pflichtangaben (etwa bei Lebensmitteln)
  • Kategoriezuordnungen
  • Artikeleigenschaften (zur effektiven Filterung)
  • Varianten (beispielsweise zur Farben- und Größenauswahl)

Weil die oben genannten Angaben sich von den Abrechnungsdaten signifikant unterscheiden, beziehen die meisten Unternehmen die Artikeldaten des Onlineshops nicht vollständig aus der Warenwirtschaft. Stattdessen pflegen sie die für den Onlineverkauf spezifischen Artikelattribute direkt im Onlineshop. Nur Attribute, die sich häufig ändern, werden zwischen beiden Systemen synchronisiert. In unserem Szenario werden deshalb keine kompletten Artikel übermittelt, sondern nur die Preis- und Bestandsänderungen. Das spart eine Menge Zeit bei der Datenpflege und Migration ein.

Bestellungen

Zu einer reibungslosen Abwicklung von Onlinebestellungen gehört deren Import in das Warenwirtschaftssystem. Dazu werden die Bestellungen regelmäßig (z. B. stündlich) aus dem Onlineshop „abgeholt“ und in die Warenwirtschaft importiert. Eine Onlinebestellung enthält üblicherweise die folgenden Daten:

  • Kundendaten
  • Liefer- und Rechnungsadresse
  • Bestellstatus (zum Beispiel: offen, in Bearbeitung, versendet)
  • Bestellpositionen

Beim Import der Daten ordnet die Shop-Schnittstelle Debitorennummern zu, ergänzt Kunden bzw. legt neue Kunden an und prüft Bestellpositionen. Zum Schluss wird der Beleg erstellt. Ab hier übernimmt die Warenwirtschaft die Kontrolle und reserviert gegebenenfalls bereits die bestellten Artikel, damit es nicht zu Überverkäufen kommt. Auch die E-Mail-Kommunikation über die Versandbestätigung bis hin zur Rechnung erfolgt dann üblicherweise direkt aus der Warenwirtschaft, weil hier alle Verkäufe aus unterschiedlichen Kanälen zusammenlaufen.

Was ein Onlineshop können sollte

Für die reibungslose Kommunikation zwischen Warenwirtschaftssystem und Online-Shop braucht es einige Funktionen im Shop. Moderne Shop-Systeme bieten für diesen Zweck Schnittstellen zum Datenaustausch an: Zum einen gibt es Dateischnittstellen für den Import und Export von beispielweise CSV- oder XML-Dateien, zum anderen werden Programmierschnittstellen angeboten (API – Application Programming Interface). Diese sogenannten APIs sind vorrangig dafür gemacht, dass Maschinen miteinander kommunizieren.

Für eine möglichst gute Integration der Systeme sollte im Schnittstellen-Projekt auf APIs zurückgegriffen werden. Eine dateibasierte Schnittstelle ermöglicht nämlich keine vollständige Automatisierung und ist zumindest für eine direkte Kommunikation zwischen zwei Softwaresystemen weniger gut geeignet. Für das oben beschriebene Szenario sollte der Online-Shop also eine API-Schnittstelle anbieten, die folgende Funktionen enthält:

  • Bestellungen (lesen)
  • Bestellpositionen (lesen)
  • Kundendaten (lesen)
  • Liefer- und Rechnungsadresse (lesen)
  • Bestellstatus (lesen und schreiben)
  • Artikelpreise (lesen und schreiben)
  • Artikelbestände (lesen und schreiben)

Was die Warenwirtschaftssoftware können sollte

Um eine Onlinebestellung reibungslos in die Warenwirtschaftssoftware zu bekommen und Artikeldaten zu lesen, bieten die Hersteller von Onlineshop-Systemen unterschiedliche Lösungen an.

Integration

Von einer Integration spricht man, wenn die Warenwirtschaft Onlineshops so einbindet, dass fast kein Unterschied zwischen online und offline feststellbar ist. Eine solche Integration ist meist zwar schnell eingerichtet, aber nicht sonderlich flexibel. Grund hierfür ist, dass tiefe Integrationen oft nur für bestimmte Shop-Systeme oder für Eigenentwicklungen der Wawi-Hersteller angeboten werden – entsprechend unflexibel sind sie, wenn der Kunde individuelle Wünsche umsetzen bzw. ein anderes Shop-System nutzen möchte.

Allgemeine Schnittstelle

Eine allgemeine Schnittstelle bietet den Vorteil, dass sich hierüber viele verschiedene Daten mit der Warenwirtschaft austauschen lassen. Als Zuspieler sind nicht nur Onlineshops möglich, sondern auch andere Quellen, wie EDI-Prozesse oder Kassensysteme. Daher setzen die meisten Anbieter von Warenwirtschaftssystemen auf allgemeine Schnittstellen. Diese können wie beim Onlineshop in Form einer Datei-Schnittstelle daherkommen – besser jedoch als API-Schnittstelle, weil das eine nahtlose Verbindung ermöglicht.

Zwischen der allgemeinen Schnittstelle der Warenwirtschaft und der Schnittstelle des Onlineshops kommt zusätzlich eine sogenannte Middleware-Software zum Einsatz, die die Verbindung zwischen den Systemen herstellt. Diese kann sowohl eine Standardsoftware sein (Shop-Schnittstelle) als auch individuell auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sein. Viele professionelle Onlinehändler setzen auf eine solche Lösung.

Was die Finanzbuchhaltung können sollte

Der Finanzbuchhaltung kommt im Zusammenhang mit einem Onlineshop keine derart zentrale Rolle wie der Warenwirtschaft zu. Daher sind die Anforderungen an die Schnittstellentechnologie grundsätzlich nicht so hoch. Dennoch sollte natürlich auch die Finanzbuchhaltung Schnittstellen haben, um Daten zu lesen und zu schreiben (z. B. mittels Datei- oder API-Schnittstelle). Die wichtigsten Funktionen zur Automatisierung sind hier:

  • Schnittstellen für den Import von Kontoauszügen der Zahlungsanbieter (wie PayPal, KLARNA oder paydirekt)
  • Automatischer Zahlungsausgleich mit Zahlungsanbietern (Offene-Posten-Ausgleich)

Beispiele für geeignete Shopsysteme

Im Folgenden schauen wir uns einige beliebte Shop-Systeme hinsichtlich ihrer Möglichkeiten zur Anbindung an die Warenwirtschaft an.

Hinweis: Bei der Auswahl wurde lediglich darauf geachtet, wie gut sich die Systeme in die bestehende IT-Umgebung integrieren lassen. Der übrige Funktionsumfang wird nicht beurteilt. Eine Bewertung oder Empfehlung stellt dies in keiner Weise dar.

Shopware

(Ähnliche Anbindungsmöglichkeiten besitzen: Magento 2, WooCommerce, Gambio GX3)

Bei Shopware – wie auch bei Magento 2, WooCommerce und Gambio GX3 – handelt es sich um Shop-Software, die typischerweise selbst betrieben wird (auf dem eigenen bzw. auf gemieteten Servern). Diese Systeme bieten standardmäßig eine API zur Kommunikation mit Warenwirtschaftssystemen an und lassen sich dadurch gut integrieren.

OXID eSales

(Ähnliche Anbindungsmöglichkeiten besitzt: xt:Commerce)

Bei Lösungen wie OXID eSales handelt es sich ebenfalls um Shop-Software, die man selbst betreiben kann. Der wesentliche Unterschied zu den oben genannten Shop-Systemen besteht darin, dass im Standardfunktionsumfang von OXID eSales keine API-Schnittstelle enthalten ist. Man nutzt entweder Dateischnittstellen, greift im Hintergrund direkt auf Datenbanken zu (was nicht zu empfehlen ist), oder man muss die API-Schnittstelle individuell beauftragen (bzw. lizenzieren, falls möglich). In der Praxis führt das zu höherem Abstimmungsaufwand und umfangreicheren Lizenz- und Dienstleistungskosten, die oft in der anfänglichen Planung vernachlässigt werden.

Shopify

(Ähnliche Anbindungsmöglichkeiten besitzen: Lightspeed, ePages – letzteres wird z. B. von 1&1 und Strato eingesetzt)

Bei Systemen wie Shopify handelt es sich um sogenannte Software-as-a-Service-Angebote, die auch als Cloud-Software bezeichnet werden. Sie werden direkt vom Anbieter betrieben und man zahlt in der Regel eine wiederkehrende Nutzungsgebühr (z. B. monatlich). Die Systeme zeichnen sich dadurch aus, dass sie in der Regel umfangreiche APIs anbieten und sich dadurch gut integrieren lassen. Manchmal ist die Nutzung der API aufpreispflichtig. Auch kann es sein, dass die Menge der zu übermittelnden Daten begrenzt ist (z. B. maximal zwei Anfragen pro Sekunde).

Marktplätze wie Amazon und Ebay

Marktplätze sind eigenständige Plattformen, auf denen man ohne große Hürden direkt Onlinehandel treiben kann. Im Unterschied zu einem selbst betriebenen Onlineshop hat man aber nur wenig Kontrolle über die Platzierung des eigenen Angebots und über die Präsentation der Artikel. Allerdings hat man sofort „Zugriff“ auf eine große Zahl potenzieller Kunden. Aus Schnittstellen-Sicht können Marktplätze in der Regel gut mit Warenwirtschaften verbunden werden, weil sie API-Schnittstellen anbieten.

Fazit: Shopsystem mit Wawi optimal auswählen

Es gibt auf dem Markt zahlreiche Shop-Systeme, die sich gut in die Warenwirtschaft integrieren lassen. Die hier erwähnten Shop-Systeme stellen nur einen kleinen Ausschnitt des breiten Angebots dar. In diesem Beitrag habe ich beschrieben, welche Funktionen ich für die Wawi-Integration als wichtig erachte. So können Sie die anfänglich oft vernachlässigte Integration in die Warenwirtschaft bereits bei der Auswahl des Shop-Systems berücksichtigen bzw. dies als Anforderung gegenüber der Shop-Agentur anbringen.

Wer ein Shopsystem mit Wawi sucht, darf aber natürlich nicht nur auf die Schnittstellen-Thematik schauen. Weitere wichtige Kriterien kommen bei der Auswahl einer geeigneten Shop-Lösung hinzu. Schließlich kommt es nicht nur darauf an, dass sich das Shopsystem gut in die IT-Landschaft integriert, sondern es sollen damit in erster Linie Verkäufe erzielt werden. Lassen Sie sich deshalb am besten von Ihrer Shop-Agentur beraten, worauf noch zu achten ist.

Lagersoftware einführen – weshalb externe Beratung ratsam ist
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Lagersoftware einführen – weshalb externe Beratung ratsam ist

Eine Lagersoftware verschafft Unternehmen einen besseren Überblick über ihre Bestände und Lagerbewegungen. Immer mehr Betriebe möchten daher ein digitales Lagerverwaltungssystem einführen. Im Interview erläutert Experte Jürgen Grabowski von der albos computer GmbH, warum man dabei professionelle Beratung und Unterstützung in Anspruch nehmen sollte.

5 Min. Lesezeit

Die digitale Lagerverwaltung erfreut sich auch bei kleineren Mittelständlern zunehmender Beliebtheit. Doch wann ist der Einsatz eines Lagerverwaltungssystems tatsächlich sinnvoll?

Jürgen Grabowski: Sobald es im Unternehmen ein Lager gibt, kann ein digitales Lagerverwaltungssystem prinzipiell sinnvoll sein. Vor allem dann, wenn man in der Lagerwirtschaft mit Problemen kämpft. Der Leidensdruck sollte immerhin so stark sein, dass eine gewisse Investitionsbereitschaft besteht. Denn, so ehrlich muss man sein, Industrie-Hardware, die notwendige Verkabelung für Netzwerke, Software sowie eigene und fremde Arbeitsleistung kosten Geld – und zwar manchmal gar nicht so wenig.

Ist der Leidensdruck nicht hoch genug und scheut man sich vor den notwendigen Ausgaben, sollte man gar nicht erst damit beginnen, Lagersoftware einzuführen. Ein halbes Lagerverwaltungssystem hilft nicht. Schlimmer noch: Es kann den Ablauf aufblähen und verkomplizieren. Letztlich hängt es also von Art und Umfang der Probleme im Lager ab, ob man eine digitale Lagerverwaltung braucht oder nicht.

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Welche Probleme in der Lagerwirtschaft begegnen Ihnen im Rahmen Ihrer Beratungstätigkeit?

Grabowski: Die Probleme im Lager können vielfältig sein. Das fängt bei einer hohen Fehlerquote in der Kommissionierung an und reicht bis hin zu falschen Lagerbeständen.

Manchmal stellt man bei der Problemanalyse aber fest, dass es sich dabei nur um die Spitze des Eisbergs handelt und dass die Ursache tiefer liegt. Dann landet man schnell bei viel umfangreicheren Themen, wie zum Beispiel einem fehlenden Wissens- und Datenmanagement im Lager.

Denn gerade bei kleinen Mittelständlern sind die wesentlichen und wichtigen Informationen oft im Kopf eines bestimmten Mitarbeiters gesammelt. Fällt diese Schlüsselperson kurzfristig oder für längere Zeit aus, ist guter Rat teuer.

Wie lassen sich solche Probleme lösen?

Grabowski: Ein Lagerverwaltungssystem kann hier erhebliche Verbesserungen bringen. Denn damit können die Lagerbestände verwaltet, Falschlieferungen minimiert und Informationen rund um das Lager global und für jeden zugänglich bereitgestellt werden. Das Ziel ist eine durchgängige digitalisierte Prozesskette, die weniger störanfällig ist und keine Medienbrüche hat.

Sie empfehlen Unternehmen, bei der Digitalisierung der Lagerverwaltung von vornherein professionelle Beratung und Unterstützung in Anspruch zu nehmen – warum?

Grabowski: Eine Lagersoftware zu installieren macht noch keine Digitalisierung. Der Eingriff innerhalb eines solchen Projekts beginnt schon viel früher, nämlich direkt bei den Arbeitsabläufen im Unternehmen. Über Jahre hinweg eingeschliffene und erprobte Prozesse müssen nun auf einmal in Frage gestellt werden, weil andere Prozesse nicht ausreichend anknüpfen können oder die Herangehensweise überholt ist. Diese eingefahrenen Organisationsstrukturen und Arbeitsabläufe müssen zugunsten des Digitalisierungsvorhabens kritisch hinterfragt, aufgebohrt und angepasst werden.

Die Software ist nur das Werkzeug und unterstützt später die digitale Abbildung von angepassten Arbeitsabläufen und Informationsflüssen.

Die Digitalisierung von Lagerprozessen ist also ein aufwendiges Unterfangen, das Zeit und Geld kostet. Umso ärgerlicher ist es, wenn man am Ende feststellt, dass die neuen Prozesse nicht passen und im schlimmsten Fall den Ablauf komplizierter und langsamer machen. Daher ist es sinnvoll, auf die Expertise externer Berater zurückzugreifen und sie rechtzeitig in das Digitalisierungsprojekt einzubeziehen.

Aber was bringen externe Berater mit, das die eigenen IT-Leute im Unternehmen nicht haben?

Grabowski: Externe Berater bringen Erfahrungen aus vorherigen Projekten mit. Zudem können Sie die Prozesse im Unternehmen unvoreingenommen und aus einem ganz anderen Blickwinkel als die Beschäftigten betrachten. Es ist schwer, die Abläufe, in denen man selbst arbeitet und die man vielleicht sogar mitgestaltet hat, neutral zu analysieren, zu verändern oder als obsolet einzustufen. Im Optimalfall bringen die externen Berater auch gleich die passende Software mit, dann erhält man alles aus einer Hand.

Wie läuft ein Einführungsprojekt „digitale Lagerverwaltung“ denn üblicherweise ab?

Grabowski: Ein Digitalisierungsprojekt zur Einführung einer Lagerwirtschaftslösung umfasst in der Regel die fünf Teilschritte Analyse, Konzeption, Testphase, Realisierung und Echtbetrieb.

  • Im Zuge einer Analyse geht es für die Berater darum, die vorhandenen Prozesse im Unternehmen zu verstehen. Dabei prüfen sie, inwiefern die Prozesse durch ein digitales Lagerverwaltungssystem sinnvoll unterstützt werden können. Hierzu schaut man sich die Arbeitsabläufe vor Ort an und zerlegt sie in einzelne Arbeitsschritte. Wenn die Probleme erkannt sind und das Ziel definiert wurde, werden die erforderlichen Maßnahmen festgehalten und Arbeitspakete zusammengestellt.
  • Sobald feststeht, wohin der Weg führen soll und was dafür zu tun ist, folgt die Konzeption. Die Berater werten die in der Analysephase gesammelten Erkenntnisse aus und bilden sie in digitalen Musterprozessen ab. Die eingesetzte Lagersoftware wird vorkonfiguriert und der Musterprozess mit einem beispielhaft eingerichteten Artikel durchlaufen, bis dieser unter Laborbedingungen fehlerfrei funktioniert.
  • Um herauszufinden, ob der Musterprozess auch in der Praxis funktioniert, wird der Ablauf in einer Testphase erprobt. Dazu wird die Lagersoftware im Unternehmen installiert und eingerichtet. Da ein unter Laborbedingungen erstellter Prozess niemals alle in der Praxis vorkommenden Hürden auf Anhieb berücksichtigen kann, rollt man den neuen Ablauf erstmal nur für einen Artikel oder einen Kunden aus. So können Hürden der Praxis gefunden werden, ohne gleich im schlimmsten Fall das ganze Lager lahmzulegen. Während der Testphase werden eventuelle Lücken in der  Software und den Prozessen geschlossen und die Abläufe geschliffen. Dieser Schritt kann insofern unangenehm sein, da man sich von alten Gewohnheiten trennen und sich an neue Abläufe gewöhnen muss.
  • Auf die erfolgreich abgeschlossene Testphase folgt die Realisierung. In dieser Phase bereitet das Beratungsunternehmen die Hardware vor und installiert die Lagersoftware auf allen dafür vorgesehenen Arbeitsplätzen. Anschließend wird der digitale Prozess auf alle Artikel bzw. alle Kunden ausgerollt. Dies bedeutet meistens einen vorübergehend erhöhten Datenpflege- und Erfassungsaufwand, bis alle relevanten Datensätze im Unternehmen an die neuen Abläufe angepasst sind.
  • Im letzten Schritt wird die digitale Lagerverwaltung vom Testbetrieb auf den Echtbetrieb umgestellt und die alten Arbeitsabläufe durch die neuen abgelöst. Sind die Eingriffe in die Arbeitsabläufe sehr umfangreich, ist auch eine schrittweise Einführung in den Echtbetrieb möglich, zum Beispiel artikel- oder kundenweise.
Was Digitalisierung für die Fertigung bedeutet
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Was Digitalisierung für die Fertigung bedeutet

Die mit der Digitalisierung in der Fertigung einhergehenden Veränderungen stellen vor allem kleine und mittlere Produktionsunternehmen vor große Herausforderungen. Michael Liecke von der Fraunhofer-Gesellschaft rät Unternehmen, sich jetzt mit den Themen Digitalisierung und vernetzte Produktion auseinanderzusetzen.

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Seit einigen Jahren verkünden Politik und Branchenverbände unter dem Schlagwort Industrie 4.0 die vierte industrielle Revolution. Wo steht die deutsche Wirtschaft bei der Umsetzung einer digital vernetzten Produktion?

Michael Liecke: Der digitale Wandel hat die deutsche Wirtschaft auf ganzer Breite erfasst. Dabei sind alle Wirtschaftszweige in vergleichbarem Umfang betroffen. Die zeitweilige Engführung der Digitalisierung in der öffentlichen Diskussion auf den Begriff Industrie 4.0 ist damit hinfällig. Aber: Nur etwas mehr als ein Viertel aller Betriebe halten die Digitalisierung in ihrem Unternehmen laut einer DIHK-Umfrage für „voll“ oder „nahezu voll“ entwickelt. Vor allem Daten- und Informationssicherheit, rechtliche Unsicherheiten, eine unzureichende Breitbandanbindung und fehlende Kompetenzen bei den Mitarbeitenden werden als große Hemmnisse für die eigene Digitalisierung gesehen.

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Viele kleine und mittlere Fertigungsbetriebe arbeiten noch ziemlich traditionell, sprich: analog. Warum ist die digitale Vernetzung der Produktion auch für diese Unternehmen wichtig?

Liecke: Die Veränderungen im Rahmen der digitalen Transformation gehen weit über die Organisation von Fertigungsprozessen hinaus. Denn die Digitalisierung verschiebt die Wertschöpfung im produzierenden Gewerbe zugunsten standardisierter IT-Lösungen. Anbieter dieser Lösungen könnten, wie in anderen Sektoren bereits vielfach geschehen, die Industrie von der Schnittstelle zum Kunden verdrängen und damit Wertschöpfung von den Produzenten abziehen.

Traditionsunternehmen der Industrie könnten sich schnell in der Rolle eines leicht austauschbaren Zulieferers wiederfinden, wenn sie nicht in der Lage sind, ihren Kunden passgenaue Smart Services anzubieten.

Aber auch abseits der sogenannten Plattformisierung ist schon heute absehbar, dass Unternehmen sich mit diesem Trend auseinandersetzen und die Potenziale nutzen müssen, um weiterhin am Markt erfolgreich tätig zu bleiben. Insofern ist das ständige Überprüfen neuer Geschäftsmöglichkeiten kein „nice to have“, sondern erfolgskritisch.

Was kommt auf kleine und mittlere Produktionsbetriebe im Zuge der Digitalisierung in der Fertigung zu?

Liecke: Gerade der industrielle Mittelstand steht vor einem hohen Investitionsbedarf in IT-gesteuerte Produktionsmittel und Maschinen – mit unklaren Erwartungshorizonten.

Die IT-Infrastruktur in den vielen kleinen und mittleren Industriebetrieben ist sehr heterogen, und wertschöpfungskettenübergreifend harmonisierte Schnittstellen und Standards sind noch nicht verbreitet.

Dies ist vor dem Hintergrund bedeutsam, dass es Industrie 4.0 ohne umfangreiche Vorarbeiten nicht geben kann. Jene Betriebe also, die den letzten Entwicklungsschritt versäumt haben, können diesen nicht einfach überspringen, sondern stehen vor einer doppelten Herausforderung. Dazu gehört, dass Unternehmen die Frage beantworten, wie sie in einer digitalen Welt ihre geschäftskritischen Informationen vor Verlust oder unerlaubtem Zugriff bewahren können.

Eine weitere Einstiegshürde sind die Investitionskosten. Rund drei Viertel der Befragten in der eingangs erwähnten DIHK-Erhebung sagen, dass diese Kosten gegen die Einführung von Industrie 4.0 in ihrem Unternehmen sprechen. Allerdings lassen sich zahlreiche Industrie- 4.0-Anwendungen zunächst allein mithilfe firmeninterner Prozesse und Werkzeuge bewerkstelligen. Trotzdem ist mittelfristig eine Anpassung der IT-Architekturen an die veränderten Wertschöpfungsprozesse unabdingbar. Diese sollte von Anfang an mitgedacht werden.

Inwieweit wird sich die Digitalisierung in der Fertigung inklusive vernetzter Produktion in Deutschland in den kommenden Jahren etablieren?

Liecke: Hiesige Industriebetriebe haben sich mit ihrem Know-how um industrielle Fertigungsprozesse und Steuerungselektronik weltweit eine gute Wettbewerbsposition erarbeitet.

Deutschland ist mit seinem großen Angebot an erstklassiger Fertigungstechnologie, Fertigungssteuerung und Produktionsplanungssoftware der Ausstatter der ‚Werkstätten der Welt‘. Die hiermit verbundene gute Marktstellung und umfassende Kompetenz prädestiniert deutsche Unternehmen als Anbieter und Entwickler von Industrie 4.0 in der Produktion. Dementsprechend optimistisch fallen Schätzungen über zukünftige Umsatzentwicklungen aus.

Ein Blick in die Zukunft ist aufgrund der überwältigenden Dynamik kaum möglich. Wichtig ist, dass die Rahmenbedingungen am Standort passen, dann werden auch die Unternehmen erfolgreich sein. Dazu gehören eine flächendeckend verfügbare hochleistungsfähige Kommunikationsinfrastruktur, für den Mittelstand gut verfügbare und anwendbare Sicherheitsarchitekturen, gut ausgebildete Fachkräfte und nicht zuletzt ein positives Umfeld für Unternehmensneugründungen. Denn die Erfahrungen aus anderen Branchen, wie Handel oder Logistik, haben gezeigt, dass es fast ausschließlich neue, branchenfremde Unternehmen waren, die Plattformen etabliert und damit die Märkte umgekrempelt haben.

Digitale Lagerverwaltung: Experten-Tipps für KMU
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Digitale Lagerverwaltung: Experten-Tipps für KMU

Vor allem kleinere mittelständische Unternehmen klagen häufig über ineffiziente Lagerprozesse und mangelnde Transparenz in der Lagerverwaltung. Durch eine digitale Lagerverwaltung lassen sich diese Probleme lösen. Zugleich verbessert sich die Wettbewerbs- und Zukunftsfähigkeit des Unternehmens, wie die Experten Günter Dietze und Kira Schmeltzpfenning vom Fraunhofer-Institut für Materialfluss und Logistik IML bestätigen.

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Viele kleine Mittelständler steuern die Prozesse ihrer Lagerwirtschaft auf Zuruf und mithilfe von Excel-Listen. Zu welchen Problemen kann das führen?

Kira Schmeltzpfenning: Es ist kaum zu glauben, aber Excel in Kombination mit dem Erfahrungswissen langjähriger Mitarbeiter ist tatsächlich häufig noch die Lagersteuerung der Wahl vieler kleiner Unternehmen. Die Vorgehensweisen und Schwierigkeiten, die wir in diesen Lagern sehen, sind immer wieder die gleichen: Kundenaufträge werden direkt oder in Form von Kommissionierlisten ausgedruckt, manuell sortiert und dann von den Mitarbeitern bearbeitet.

Ob tatsächlich ausreichende Ware im Lager vorhanden ist und diese Ware auch auffindbar ist, stellt sich immer erst nach der Kommissionierung heraus. Befindet sich auf dem Kommissionierplatz keine Ware, so wird diese auf Zuruf angefordert. Unvollständige Aufträge werden bestenfalls zur Seite gestellt, um fehlende Ware nachträglich zu suchen – oder der Kunde kann nicht vollständig beliefert werden.

Günter Dietze: Zudem erfolgt die Identifikation der Ware bei der Kommissionierung manuell durch die Mitarbeiter, indem die Artikelbezeichnungen bzw. die Artikelnummern mit der gedruckten Kommissionierliste abgeglichen werden. Abweichungen der Mengen werden schriftlich notiert und vollständige Positionen werden „abgehakt“. Pickfehler werden dabei selten erkannt und behoben. Selbst eine zweite, zeitaufwendige Kontrolle im Verpackungs- oder Versandprozess findet viele Pickfehler aufgrund des manuellen Abgleichs nicht. Fehlmengen werden zwar meist bemerkt, aber erst mit starker zeitlicher Verzögerung dem Einkauf, dem Vertrieb oder der Disposition mitgeteilt.

Kira Schmeltzpfenning: Der doppelte Medienbruch bei der Kommissionierung (Aufträge drucken, Ergebnisse der Kommissionierung wieder eintippen) eröffnet dabei weitere Fehlerquellen: Beispielsweise werden Abweichungen der Kommissionierung in der falschen Zeile notiert oder falsche Werte abgetippt.

Günter Dietze: Kunden beurteilen ihre Lieferanten neben der Qualität und dem Preis der Ware hauptsächlich nach der Lieferfähigkeit und der Korrektheit der Lieferungen. Und hier schneiden Lager, die mit Excel und Papier gemanagt werden, aus den genannten Gründen oft sehr schlecht ab.

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Was ist digitale Lagerverwaltung und welchen Nutzen bietet sie kleinen und mittleren Unternehmen?

Kira Schmeltzpfenning: Digitale Lagerverwaltung unterstützt Unternehmen nicht nur im operativen Bereich direkt auf dem Shop Floor, sondern birgt auch darüber hinaus enorme Potenziale. Die digitale Erfassung und Kontrolle der Wareneingänge mit Scannern ermöglicht eine schnelle und sichere Abrechnung mit den Lieferanten. Die Lagerplatzfindung eines Lagerverwaltungssystems, kurz: LVS (engl. Warehouse Management System), und die sofortige Buchung der eingelagerten Ware führen zu einer zeitnahen Bestandsinformation.

Auch der Status der Ware (z. B. QS-Ware, beschädigte Ware) ist dem System bekannt. So kann ein übergeordnetes Auftragserfassungs- und -bearbeitungssystem (ERP, Warenwirtschaftssystem) sofort auf Fehlbestände reagieren und gegenüber dem Kunden kann schon vorab eine verlässliche Aussage über die Lieferfähigkeit getroffen werden. Dadurch steigt der Lieferservicegrad (Available-to-promise) des Unternehmens automatisch.

Einkauf und Vertrieb müssen nicht mehr regelmäßig zur Kontrolle ins Lager, da sie im LVS jederzeit vollständige, korrekte und zeitnahe Informationen über Lagerbestände, Arbeitsfortschritte und den Bearbeitungsstatus jedes einzelnen Auftrags einsehen können. Eine Kundenfrage nach dem Bearbeitungszustand lässt sich dann zum Beispiel so beantworten: „Ihr Auftrag wurde bereits vollständig kommissioniert und befindet sich aktuell in der Verpackung. Ihr Auftrag wird heute noch versendet.“ Eine solche Antwort kann auch automatisiert per E-Mail versendet werden, da alle Bearbeitungsschritte im Lager digital erfasst werden.

Günter Dietze: Auch bei der Auftragsfreigabe können eine erneute Prüfung auf Lieferfähigkeit und eine Sortierung der Kundenaufträge nach Auslieferungssollzeit, Versandart, Tour und weiteren Kriterien erfolgen. Eilaufträge können durch einen Mausklick priorisiert werden. Und größere Aufträge lassen sich durch mehrere Mitarbeiter parallel bearbeiten, wodurch sich die Durchlaufzeit des Auftrags drastisch verkürzt.

Auch können Aufträge systemgestützt zusammengefasst und gleichzeitig durch einen Kommissionierer bearbeitet werden (Multi-Order- Picking).  Nachschubaufträge zum Auffüllen der Kommissionierplätze können rechtzeitig beauftragt werden, sodass der Kommissionierer keine leeren Plätze mehr anfahren muss.

Kira Schmeltzpfenning: Ein weiterer Vorteil eines LVS besteht darin, dass man von der personalintensiven Stichtagsinventur zu einer permanenten Inventur, bei der das Lager nicht stillgelegt werden muss, umsteigen kann. Fast schon nebenbei liefert ein Lagerverwaltungssystem eine Vielzahl von relevanten Kennzahlen aus dem Lager und ermöglicht dem Unternehmen damit eine effiziente Mitarbeiter- und Ressourcenplanung.

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Welche Möglichkeiten haben Unternehmen mit schmalerem Budget, ihre Prozesse durch digitale Lagerverwalt

Kira Schmeltzpfenning: Digitalisierung muss nicht zwingend mit Automatisierung einhergehen. Gerade in manuell bedienten Lagern mit Fachboden- und Palettenregalen bergen eine gezielte Datenerfassung und eine optimierte Materialflusssteuerung mittels LVS große Potenziale.

Um Probleme im Lager zu lösen, muss man sie jedoch erst einmal erkennen. Hierfür ist es sinnvoll, zunächst seine Lagerabläufe und Prozesse auf den Prüfstand zu stellen und nötigenfalls auch alte Zöpfe abzuschneiden.

Günter Dietze: Auch ein Lagerverwaltungssystem kann immer nur so gut sein, wie die Prozesse, die es abbilden soll. Daher empfehle ich: Führen Sie zuerst eine Schwachstellenanalyse Ihres Informations- und Materialflusses durch und definieren Sie Sollprozesse. Betrachten Sie dabei auch Ihre zukünftige, geplante Unternehmensstrategie.

Wollen oder müssen Sie den Bereich E-Commerce ausbauen? Sollte die Produktion – zumindest bezüglich der Materialversorgung und -entsorgung – mit digitalisiert werden? Verlangen die Kunden kürzere Reaktions- und Lieferzeiten? Wie entwickelt sich der Markt? Und wie entwickeln sich die Wettbewerber?

Kira Schmeltzpfenning: Das Ergebnis der Bestandsaufnahme sollte in ein Lastenheft einfließen. Dieses beschreibt, was das künftige LVS können muss. Im nächsten Schritt holen Sie Angebote für die Realisierung des Projekts ein. Gemeinsam mit dem ausgewählten Softwareanbieter erstellen Sie dann das Pflichtenheft, welches klärt, wie die Anforderungen und Prozesse des Lastenhefts für Ihr Lager ungesetzt werden sollen.

Bedenken Sie, dass die digitale Lagerverwaltung als ein Projekt angesehen werden muss, das man nicht einfach so nebenbei abwickelt. Befreien Sie die involvierten Mitarbeiter zumindest teilweise von der normalen Tagesarbeit, damit sie ihren Beitrag zum Projekt leisten können. Und scheuen Sie sich nicht, externe Experten hinzuzuziehen.

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Digitale Lagerverwaltung: Die Erfassung und Kontrolle der Wareneingänge mit Scannern ermöglicht eine schnelle und sichere Abrechnung mit den Lieferanten.

Inwieweit wird es für KMU künftig immer wichtiger werden, eine digitale Lagerverwaltung zu haben?

Günter Dietze: Insbesondere durch den wachsenden E-Commerce steigt der Druck auf die Unternehmen, stets und kurzfristig lieferfähig zu sein und dem Kunden immer schneller verlässliche Auskünfte erteilen zu können. Der dadurch bedingte Trend hin zu Omnichannel-Strategien erhöht auch die Anforderungen an die Logistik. Auch Themen wie die Nachverfolgbarkeit der Lieferkette, Chargenverwaltung, Seriennummernverwaltung und Fälschungssicherheit dringen in mehr Produktbereiche und damit Unternehmen vor. Diese Anforderungen sind papier- und excelgestützt kaum noch zu erfüllen.

Kira Schmeltzpfenning: Die zunehmende Verknüpfung von Informationen über die Unternehmensgrenzen hinaus bedingt, dass diese Informationen auch im eigenen Unternehmen vorhanden sind. Nur so können zukünftige Herausforderungen wie optimierte Bestandsplanung, Predictive Planning, Vendor Managed Inventory (VMI) und die Einbindung von Daten aus dem Internet der Dinge und der Industrie 4.0 überhaupt ermöglicht werden.

Ein praktisches Beispiel: Der LKW, der Ihre dringend benötigte Ware anliefert, steht im Stau und kommt verspätet an. Erhalten Sie diese Information rechtzeitig und digital, so können Sie die Lieferung an Ihren Kunden noch priorisiert bearbeiten und pünktlich ausliefern oder zumindest Ihrem Kunden frühzeitig einen verbindlichen, neuen Liefertermin zusagen, wenn sich die Verspätung nicht mehr auffangen lässt.

Günter Dietze: Die entscheidende Frage, die hier im Vordergrund stehen sollte, lautet: Können es sich KMU auch in Zukunft noch leisten, auf eine digitale Lagerverwaltung zu verzichten? Die steigenden Anforderungen des Marktes und die digitalen Fortschritte der Wettbewerber erfordern spätestens in den kommenden Jahren eine Digitalisierung der Lagerprozesse, um weiterhin wettbewerbsfähig zu bleiben und bei Wachstum des Unternehmens keinen zusätzlichen Engpass im Lager zu generieren.

Die digitale Transformation lässt sich nicht mehr aufhalten und sie wird definitiv nicht vor Ihrem Lager haltmachen.

Sechs häufige Fehler beim Einsatz einer Schnittstelle zwischen Warenwirtschaft und Shop
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Sechs häufige Fehler beim Einsatz einer Schnittstelle zwischen Warenwirtschaft und Shop

Für reibungslose Geschäftsprozesse benötigen Onlinehändler eine Schnittstelle zwischen Warenwirtschaft und Shop. Beim Einsatz einer solchen Lösung ist einiges zu beachten. Dieser Beitrag erläutert, wie sich typische Fehler vermeiden lassen.

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Eine Schnittstelle zwischen Warenwirtschaft und Shop unterstützt Onlinehändler bei der Auftragsabwicklung. Bei der Einführung und beim Einsatz einer Shop-Schnittstelle kann es allerdings zu Problemen kommen, die häufig aus den folgenden Fehleinschätzungen resultieren:

  • Die Komplexität einer Schnittstelle zwischen Warenwirtschaft und Shop wurde unterschätzt.
  • Vor der Anbindung von Warenwirtschaft und Onlineshop wurden keine Anforderungen festgelegt.
  • Die Artikeldaten wurden nicht für den Onlinehandel optimiert.
  • Es gibt kein Testsystem.
  • Bei der Anbindung von Warenwirtschaftssystem und Onlineshop wurde nicht an alle Prozesse gedacht.
  • Die Prozesse zwischen Warenwirtschaft und Shop wurden gar nicht automatisiert.

Dieser Blogbeitrag soll Ihnen dabei helfen, Fehler beim Einsatz einer Schnittstelle zwischen Warenwirtschaftssoftware und Onlineshop zu vermeiden.

Fehler 1: Die Komplexität einer Schnittstelle zwischen Warenwirtschaft und Shop wurde unterschätzt.

Die Hersteller von Shop-Schnittstellen-Software werben gern damit, dass die Einrichtung ihrer Tools einfach funktioniert und eine Datenübertragung auf Knopfdruck ermöglicht. Dahinter steckt das Versprechen, technische Herausforderungen durch geeignete Software zu lösen. Dem ist zwar nicht grundsätzlich zu widersprechen – es ist aber nur die halbe Wahrheit.

Zu den technischen Herausforderungen kommen nämlich noch die fachlichen Herausforderungen hinzu. Hier geht es darum, die verschiedenen Prozesse und Datentransfers zwischen Warenwirtschaft und Onlineshop zu definieren.

Wichtige Fragen sind zum Beispiel:

  • Welches System (Onlineshop oder Warenwirtschaft) ist zu welchem Zeitpunkt das führende System für bestimmte Daten (Artikel-, Kunden- und Auftragsdaten)?
  • Welchen Bestellstatus soll der Kunde einsehen können, wenn die Bestellung in der Warenwirtschaft vorliegt, zur Lieferung bereit ist und in Rechnung gestellt wurde?
  • Wann und wie erfolgt eine Versandmeldung und wie wird diese ausgelöst?
  • Welche Informationen sind erforderlich, damit die Artikel im Onlineshop wie gewünscht präsentiert werden? Werden all diese Informationen auch in der Warenwirtschaft vorgehalten, insbesondere bei automatischer Datensynchronisation?
  • Zu welchem Zeitpunkt bietet sich der Lagerbestandsabgleich an, damit es nicht zu Überverkäufen kommen kann (mehr dazu: Tipps zum Synchronisieren von Lagerbeständen zwischen Online-Shop und Wawi)?

Schließlich geht es darum, sich Gedanken über die Anforderungen zu machen. Es muss klar sein, welche Daten in welche Richtung übertragen werden müssen und wodurch ein solcher Datentransfer ausgelöst wird. Das Ziel ist, den Grad der Automatisierung zu bestimmen – was sehr komplex sein kann.

Doch ist es immer ratsam, sämtliche Prozesse von vornherein zu automatisieren? Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten. Langfristig ist eine vollständige Automatisierung wahrscheinlich sinnvoll. Kurzfristig wird dieses Ziel aber kaum zu erreichen sein, weil dafür wirklich jeder zu automatisierende Prozess bekannt und definiert sein müsste. Das ist aber gerade zum Start eines Onlineshop-Projekts weder möglich noch wirtschaftlich sinnvoll. Deshalb ist es zu empfehlen, die wichtigsten Prozesse möglichst früh zu automatisieren. Weniger wichtige Prozesse lassen sich später ergänzen.

Praxistipp

Fahren Sie auf Sicht und nehmen Sie Automatisierungen schrittweise vor. Das reduziert die Komplexität erheblich. Zum Beispiel ist die Bestellabwicklung in der Warenwirtschaft meist wichtiger als automatisierte Retouren, die viel engmaschiger geplant werden müssen.

Fehler 2: Vor der Anbindung von Warenwirtschaft und Onlineshop wurden keine Anforderungen festgelegt.

Welche Anforderungen eine Shop-Schnittstelle erfüllen muss und welche Ziele mit ihr erreicht werden sollen, hängt immer vom eigenen Geschäftsmodell ab: Für das eine Unternehmen kann es besonders wichtig sein, dass die Lagerbestände im Shop ständig korrekt sind. Für andere Unternehmen ist es hingegen wichtiger, Aufträge sehr schnell und automatisch zu verarbeiten; der Lagerbestand ist hier nachrangig.

Um sich einen Überblick zu verschaffen, ist eine stichwortartige, formlose Aufstellung über die wichtigsten Datenabgleiche sinnvoll. Hierzu reicht es aus, jeden relevanten Datentransfer zwischen Warenwirtschaft und Webshop kurz zu beschreiben. Insgesamt sollte diese Aufstellung knapp gehalten werden und möglichst nicht mehr als eine Textseite umfassen.

Am besten unterteilen Sie die Aufstellung bereits in Muss-Anforderungen und Kann-Anforderungen („nice-to-have“). So fällt es Ihnen viel leichter, Funktionen zu priorisieren und sich nicht zu verzetteln.

Praxistipp

Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Funktionen Sie für eine Shop-Schnittstelle tatsächlich benötigen, gehen Sie mithilfe einer Checkliste zum Finden der passenden ERP-Shop-Schnittstelle vor.  Dies erleichtert es Ihnen, Ihre Anforderungen in Muss- und Kann-Anforderungen zu gliedern und Shop-Schnittstellen verschiedener Anbieter zu vergleichen.

Fehler 3: Die Artikeldaten wurden nicht für den Onlinehandel optimiert.

In Ihrem Warenwirtschaftssystem sind jede Menge Artikeldaten gespeichert. Um sie auch im Online-Shop zu nutzen und doppelte Datenpflege zu vermeiden, müssen die Daten meistens noch optimiert werden. Grund hierfür ist, dass die Artikeldaten in der Warenwirtschaftssoftware ursprünglich nicht zur Produktpräsentation in einem Webhop, sondern in erster Linie zur korrekten Rechnungsstellung und zur Lagerhaltung angelegt worden sind.

Möchten Sie dieselben Daten nun auch zur Online-Produktpräsentation nutzen, müssen die dafür notwendigen Informationen ergänzt werden. Dazu gehören zum Beispiel:

  • Beschreibungstexte (lange Beschreibung, kurze Beschreibung, Meta-Beschreibung)
  • Übersetzungen für Beschreibungstexte
  • Mehrere Bilder
  • Varianten (zur Auswahl von Größen, Farben usw.)
  • Produkteigenschaften (für die Filterung im Onlineshop)
  • Kategorisierungen
  • Mengen für die Grundpreisberechnung und Daten für andere rechtliche Anforderungen
  • Zubehör und Cross-Selling-Artikel

Nur wenn auch diese Informationen vorliegen, ist die Nutzung der Artikeldaten aus der Warenwirtschaft für den Online-Shop sinnvoll möglich. Aufgrund des damit verbundenen Pflegeaufwands entscheiden sich viele Unternehmen gegen eine vollständige Übermittlung von Artikeldaten aus dem Warenwirtschaftssystem an ihren Webshop.

Wer sich weniger Aufwand machen möchte, kann aber auch nur bestimmte Informationen aus der Warenwirtschaft an den Shop übermitteln. Dafür bieten sich Daten an, die sich häufiger ändern, wie zum Beispiel Lagerbestände und Preise. Alle weiteren Informationen zum Artikel können dann direkt im Onlineshop eingegeben werden. Dadurch lässt sich Zeit einsparen, die ansonsten beim Einpflegen diverser Artikelinformationen in der Warenwirtschaft sowie bei Einrichtung und Test der Schnittstelle eingeplant werden müsste. Wenn sich die übrigen Artikeldaten nicht besonders häufig ändern, kann dies ein guter Weg sein.

Praxistipp

Falls Sie bereits einen umfangreichen Artikelstamm im Onlineshop angelegt haben, der nicht aus der Warenwirtschaft bestückt wird, sollten Sie Folgendes beachten: Prüfen Sie – bevor Sie eine automatische Datensynchronisation einrichten – sorgfältig, ob auch alle Informationen (Datenfelder) an der richtigen Stelle ankommen. Das können Sie zum Beispiel mit 20 ausgewählten Testartikeln machen. Andernfalls besteht die Gefahr, dass Sie die vorhandenen Artikeldaten im Shop versehentlich überschreiben.

Fehler 4: Es gibt kein Testsystem.

Bei komplexen Systemen lässt sich das Ausfallrisiko minimieren, indem man zusätzlich Testsysteme betreibt. Testsysteme sollten sowohl auf Seiten der Warenwirtschaft als auch auf Seiten des Online-Shops existieren. Sie erweisen sich insbesondere in den folgenden Situationen als überaus nützlich, um die Funktionsfähigkeit von Schnittstellen, Moudlen, Ansichten usw. zu überprüfen:

  • Nach Updates des Shopsystems oder der Warenwirtschaftssoftware
  • Bei größeren Änderungen in den Bestellprozessen
  • Zum Durchspielen von Testfällen, ohne dass dabei beispielsweise echte Zahlungen ausgelöst werden müssen
  • Zum Testen von Stammdatenänderungen wie dem Hinzufügen einer Fremdsprache oder einer neuen Kategoriestruktur
  • Zur Prüfung von Änderungen an Webadressen, bevor diese von der Suchmaschine indiziert werden

Eine gute Onlineshop-Schnittstelle unterstützt verschiedene Konfigurationen, so dass jederzeit ein Wechsel zwischen Test- und Produktivumgebung möglich ist.

Praxistipp

Sprechen Sie frühzeitig mit Ihrer Webagentur und stellen Sie sicher, dass die Nutzung eines Testsystems von vornherein eingeplant wird. Am besten ist es, wenn man mit wenigen Handgriffen aus dem Produktivsystem ein Testsystem erstellen kann. Das Gleiche gilt für die Warenwirtschaft. Dokumentieren Sie anhand einer Checkliste, welche Schritte notwendig sind, um aus der Kopie des Produktivsystems ein Testsystem zu machen.

Fehler 5: Bei der Anbindung von Warenwirtschaftssystem und Onlineshop wurde nicht an alle Prozesse gedacht.

Eine Shop-Schnittstelle soll Arbeitsprozesse automatisieren und sicherer machen. In den meisten Fällen genügt es dabei, die wichtigsten Fälle zu automatisieren und bestimmte andere Arbeiten nach wie vor manuell durchzuführen (wie zum Beispiel die Retourenabwicklung einschließlich Rückzahlung).

Allerdings ist es in jedem Fall wichtig, sich einen umfassenden Überblick über sämtliche Prozesse zu machen, die im Zusammenhang mit dem E-Commerce stehen. Nur dann kann man zuverlässig entscheiden, welche Abläufe automatisiert und welche manuell bedient werden sollten. Zu klären sind unter anderem folgende Punkte:

  • Bestellbestätigung, Auftragsbestätigung
  • Welche Schritte braucht es bis zur Rechnung?
  • Unterschiedliche Bearbeitungen bei verschiedenen Zahlungsarten
  • Vorkasse, besondere Zahlungsanbieter
  • Nutzung der Offene-Posten-Buchhaltung ohne Rechnungsnummer zum Zeitpunkt der Zahlung (z. B. bei Zahlungsanbietern)
  • Teil-Lieferungen
  • Retouren und Teil-Retouren
  • Ablauf von Rückzahlungen, auch von Teilbeträgen

Praxistipp

Veranschaulichen Sie sich alle Prozesse in Form von Diagrammen und einfachen Beschreibungstexten. Das hilft Ihnen nicht nur bei der Entscheidung, welche Prozesse automatisiert werden können, sondern erleichtert Ihnen auch die Einarbeitung des Personals. Als weiterer positiver Nebeneffekt unterstützt dies auch Ihre Verfahrensdokumentation zur Buchhaltung und zum Datenschutz.

Fehler 6: Die Prozesse zwischen Warenwirtschaft und Shop wurden gar nicht automatisiert.

Es besteht wohl Einigkeit darüber, dass mangelnde Automatisierung in Zeiten voranschreitender Digitalisisierung ein Wettbewerbsnachteil ist. Daher ist es ein großer Fehler, sich gar nicht erst um die Automatisierung zu kümmern. Auch wenn Automatisierung zum Start eines Onlineshops vielleicht nicht der dringendste Punkt ist, ändert sich dies mit steigendem Bestellaufkommen schnell.

Praxistipp

Denken Sie bei der Einführung einer Schnittstelle zwischen Warenwirtschaft und Shop rechtzeitig auch an die Automatisierung, auch wenn Sie diese zu Anfang noch nicht nutzen. Sobald das E-Commerce-Geschäft einen größeren Anteil einnimmt, wird die Automatisierung umso wichtiger. Auch kann es zu einem plötzlichen Anstieg des Bestellaufkommens kommen – etwa aufgrund eines Medienbeitrags (wie einer TV-Ausstrahlung) oder einer ungeplanten wirtschaftlichen Lage (wie es zum Beispiel bestimmte Branchen im Zuge der Coronavirus-Pandemie erfahren durften). Unternehmen, die dafür gut gerüstet sind, haben deutliche Wettbewerbsvorteile.

Fazit

Es gibt viele Fehler, die auf dem Weg zu einer funktionierenden Schnittstelle zwischen Warenwirtschaft und Shop gemacht werden können. Dieser Artikel sollte Ihnen einen Überblick über die häufigsten Schwierigkeiten geben. Die Kernbotschaft aber lautet: Beherrschen Sie die Komplexität, indem Sie sich über die Anforderungen und Prozesse Klarheit verschaffen. Dann sind Sie bereits gut für das Projekt Shop-Schnittstelle gerüstet.

Intrastat-Meldungen – was Unternehmer wissen müssen
ERP & Finance

Intrastat-Meldungen – was Unternehmer wissen müssen

Immer mehr Unternehmen in der Europäischen Union (EU) nehmen am innergemeinschaftlichen Warenverkehr teil und sind zu Intrastat-Meldungen verpflichtet. Hier die wichtigsten Fakten zu Intrastat und zur Meldepflicht für deutsche Firmen.

5 Min. Lesezeit

Die Einführung der Intrahandelsstatistik (abgekürzt: Intrastat) ist eine unmittelbare Folge der Vollendung des EU-Binnenmarkts im Jahr 1993. Damit entfiel die Zollabwicklung im innergemeinschaftlichen Warenverkehr, was wiederum zur Folge hatte, dass die Behörden keine statistischen Informationen zum Warenverkehr zwischen den Mitgliedstaaten mehr erhielten.

Die Entscheidungsträger aus Regierungen, Institutionen und Unternehmen konnten und wollten auf die in den Außenhandelsdaten enthaltenen Informationen jedoch nicht verzichten. Also führte man mit Intrastat ein neues Meldesystem ein. Dieses beruht im Wesentlichen auf den europäischen Rechtsverordnungen EG-Verordnung Nr.638/2004 (Grundverordnung), EG-Verordnung Nr.1982/2004 (Durchführungsverordnung) und EU-Verordnung Nr. 1106/2012. Die Verordnungen sind in allen EU-Mitgliedstaaten unmittelbar geltendes Recht, das heißt, die Meldeverpflichtung gilt in der gesamten Union.

Die folgenden Ausführungen beziehen sich auf die Situation in Deutschland. Hier werden die europäischen Rechtsverordnungen durch verschiedene nationale Gesetze, wie das Bundesstatistikgesetz und das Außenhandelsstatistikgesetz, ergänzt.

Auskunftspflichtige Unternehmen müssen demnach monatlich statistische Informationen über die Versendung und den Empfang von Waren an die Intrahandelsstatistik melden. Deren Organisation und Durchführung ist Aufgabe des Statistischen Bundesamtes in Wiesbaden.

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Wer ist zur Abgabe von Intrastat-Meldungen verpflichtet?

Grundsätzlich sind alle Unternehmen, die eine innergemeinschaftliche Lieferung (Versendung) im Sinne des Umsatzsteuergesetzes (UStG) ausführen bzw. einen innergemeinschaftlichen Erwerb (Eingang) tätigen, dazu verpflichtet, Daten über diesen Warenverkehr an Intrastat zu melden.

Wer ist von der Meldepflicht an Intrastat befreit?

Zur Entlastung der Auskunftspflichtigen sieht das Intrastat-System bestimmte Schwellenwerte vor. Unternehmen, deren Wareneingänge aus anderen EU-Mitgliedstaaten den Wert von 800.000 Euro nicht überschreiten oder die innergemeinschaftliche Versendungen im Wert von nicht mehr als 500.000 Euro tätigen, brauchen keine Intrastat-Meldungen abzugeben.

Die Wertberechnung bezieht sich jeweils auf das Vorjahr. Werden die genannten Wertgrenzen im laufenden Kalenderjahr überschritten, so beginnt die Meldepflicht mit dem Kalendermonat, in dem die Schwelle überschritten wurde. Bei der Berechnung der meldepflichtigen Umsätze sind ausschließlich Warenlieferungen zu berücksichtigen, jedoch keine (Dienst-)Leistungen.

Welche Warenbewegungen sind an Intrastat zu melden?

Die Intrastat-Statistik erfasst Warenverkehre mit Unionswaren, für die keine Zollanmeldung erforderlich ist. Unionswaren sind alle in der EU gewonnenen oder hergestellten Waren sowie Waren, die sich im zollrechtlich freien Verkehr der EU befinden.

Alle anderen Waren gelten als Nicht-Unionswaren, die im Rahmen der vorgeschriebenen Zollbehandlung statistisch erfasst werden und für die keine zusätzliche Intrastat-Anmeldung abzugeben ist. Ausnahme: Werden Nicht-Unionswaren im Rahmen einer zollamtlich bewilligten Lohnveredelung innerhalb der EU grenzüberschreitend bewegt, so muss dieser Warenverkehr an Intrastat gemeldet werden.

Wie sind Intrastat-Meldungen zu übermitteln?

Deutsche Unternehmer müssen Intrastat-Meldungen seit 2013 grundsätzlich elektronisch an das Statistische Bundesamt übermitteln. Hiervon weichen die Behörden nur in Härtefällen auf Antrag ab. Für die Übermittlung stehen zwei elektronische Meldeverfahren zur Verfügung, für die man sich jeweils registrieren lassen muss:

  • IDEV/IDES
    Mithilfe der „Internet Datenerhebung im Verbund“ (IDEV) lässt sich zum einen im Browser online eine Formularmeldung an Intrastat erstellen. Zum anderen können Unternehmen mittels der Software IDES ihre Meldedateien offline erstellen und anschließend hochladen. IDES steht auf der Website des Statistischen Bundesamtes als Download zur Verfügung (weitere Informationen zu den IDEV-Meldeverfahren).
  • eSTATISTIK.core
    eSTATISTIK.core ist ein Online-Meldeverfahren der Statistischen Ämter des Bundes und der Länder. Es unterstützt die automatisierte Gewinnung der statistischen Rohdaten aus den betrieblichen Daten des Unternehmens (weitere Informationen zu eSTATISTIK.core).

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Welche Informationen müssen an Intrastat gemeldet werden?

Im Rahmen von Intrastat-Meldungen müssen Auskunftspflichtige zu jedem innergemeinschaftlichen Warenverkehr eine Reihe von Angaben machen. So sind beispielsweise bei der Online-Formularmeldung IDEV zahlreiche Felder auszufüllen – von der Warenbezeichnung über die Art des Geschäfts bis zum Rechnungsbetrag. Ein zentrales Ordnungskriterium ist hierbei die achtstellige Intrastat-Warennummer. Sie klassifiziert die Waren nach ihrer technischen Beschaffenheit. Das Statistische Bundesamt stellt für die Außenhandelsstatistik ein online abrufbares Warenverzeichnis zur Verfügung, das alle Unternehmen anwenden müssen.

Weitere Informationen zum Umfang und zur Übermittlung von Intrastat-Meldungen enthält der Leitfaden zur Intrahandelsstatistik des Statistischen Bundesamtes.

Für welchen Berichtszeitraum müssen Intrastat-Meldungen abgegeben werden?

Der Berichtszeitraum für eine Intrastat-Meldung ist grundsätzlich der Kalendermonat, in dem der innergemeinschaftliche Warenverkehr stattgefunden hat. Ausnahme: Wird die dem Warenverkehr und der Meldung zugrundeliegende Rechnung (auch Proforma-Rechnung und Teilrechnung) erst im Folgemonat oder später ausgestellt bzw. vorgelegt, so muss das auskunftspflichtige Unternehmen auch den innergemeinschaftlichen Warenverkehr im Folgemonat melden.

Bis wann muss die Intrastat-Meldung beim Statistischen Bundesamt eingehen?

Die Intrastat-Meldung muss bis zum 10. Arbeitstag nach Ablauf des Berichtsmonats beim Statistischen Bundesamt elektronisch eingehen. Unternehmen erhalten keine Aufforderung zur Abgabe einer Intrastat-Meldung. Die Meldepflicht beginnt automatisch mit Überschreiten bzw. endet mit Unterschreiten der oben genannten Wertschwellen für Warenlieferungen und Wareneingänge.

Tipps zur Auswahl von Warenwirtschaftssoftware
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Tipps zur Auswahl von Warenwirtschaftssoftware

Warenwirtschaftssysteme gibt es viele auf dem Markt, doch welches passt am besten zu den eigenen Anforderungen? Ein kostenlos erhältliches Whitepaper nennt wichtige Kriterien und gibt Tipps zur Auswahl der richtigen Warenwirtschaftssoftware.

5 Min. Lesezeit

In vielen kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) laufen die Prozesse der Warenwirtschaft oft nicht reibungslos. Hauptursache ist in der Regel die mangelnde Softwareunterstützung. So fehlen aktuelle Informationen über Lagerbestände und es kommt immer wieder zu Mehrfacherfassungen, die zu inkonsistenten Daten führen. Mitarbeiter außerhalb des Büros sind zudem oft nicht an die Systeme angebunden. Das Ergebnis ist eine mangelnde Transparenz über den Auftragsstatus und die Fehlerquellen.

Viele Unternehmen möchten diese Probleme angehen, stehen dabei jedoch vor der anspruchsvollen Aufgabe der Auswahl einer passenden Warenwirtschaftssoftware. Das Ziel besteht darin, eine Lösung zu finden, die aktuelle Herausforderungen löst und zudem zukunftsfähig, skalierbar und erweiterbar ist.

Ein Whitepaper von Suiteify zeigt, worauf es bei der Auswahl von Warenwirtschaftssoftware wirklich ankommt.

Rahmenbedingungen für die Auswahl von Warenwirtschaftssoftware abstecken

Bevor man ein Warenwirtschaftssystem auswählen kann, ist es wichtig, die Rahmenbedingungen des Softwareeinsatzes zu klären. Dabei sind unter anderem die folgenden Punkte zu berücksichtigen:

  • Gegenwärtige Schwachstellen und Probleme in den Prozessen
  • Bisheriger Grad der Digitalisierung im Betrieb
  • Aktuelle IT-Landschaft
  • Netzabdeckung und Internet-Bandbreite am Standort
  • Grundsatzentscheidung: Cloud versus lokale Software-Installation

Kriterien für die Auswahl von Warenwirtschaftssoftware definieren

Im nächsten Schritt geht es darum, einen Kriterienkatalog für die Auswahl einer Warenwirtschaftssoftware zu erstellen, schreiben die Whitepaper-Autoren. Mögliche Kriterien sind zum Beispiel:

  • Compliance: Erfüllt das Warenwirtschaftssystem die rechtlichen Anforderungen, etwa von DSGVO und GoBD?
  • Schnittstellen: Wie offen ist die Warenwirtschaftssoftware für die Verknüpfung mit anderen internen und externen Anwendungen, beispielsweise von Lieferanten und Logistikpartnern?
  • Zuverlässigkeit des Software-Dienstleisters: Wie vertrauenswürdig sind der Hersteller und seine Implementierungspartner?

Warenwirtschaftssystem auswählen

Nachdem die prozessualen Schwachstellen ermittelt, die Ziele definiert und die Anforderungen an die Warenwirtschaftssoftware (Lastenheft) festgelegt worden sind, geht es an die Auswahl einer Lösung.

Das Whitepaper nennt die acht wesentlichen Schritte und gibt darüber hinaus Tipps zur Vorgehensweise. Beispielsweise empfehlen die Autoren möglichst frühzeitig die Mitarbeitenden, die mit der neuen Lösung arbeiten werden, in den Prozess einzubeziehen. Wenn sich dann noch die Mitarbeitenden des Softwareunternehmens als fähige Berater und Prozessoptimierer erweisen, stehe einem erfolgreichen Digitalisierungsprojekt nichts mehr im Wege.

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