Warenwirtschaft

Die Kawasaki Gas Turbine Europe GmbH (KGE) steuert ihre betriebswirtschaftlichen Prozesse seit Jahren mit Anwendungen von Suiteify. Aufgrund des jüngsten Wachstums und des damit einhergehenden erhöhten Einkaufsvolumens hat KGE nun auch die Abläufe im Bereich der Lagerverwaltung digitalisiert. Hierzu wurde albos.lawi eingeführt.

Mit der mobilen Lagerlösung des Suiteify-Partners Albos erfassen die Anwender sämtliche Lagerbewegungen und melden diese direkt ans Warenwirtschaftssystem Suiteify Commercial classic zurück. Welche Vorteile sich daraus ergeben und wie ein solches Digitalisierungsprojekt erfolgreich gestartet und durchgeführt werden kann, darüber berichten Yasemin Türkmen und Thomas Himmighofen im gemeinsamen Interview.

Herr Himmighofen, Sie haben kürzlich Ihre Arbeitsabläufe im Lager umfassend digitalisiert. Welche Beweggründe waren hierfür ausschlaggebend?

Thomas Himmighofen: Als Tochtergesellschaft der Kawasaki Heavy Industries Ltd. sind wir in den vergangenen Jahren kontinuierlich gewachsen. Die Anzahl unserer Anlagen im Markt hat sich stetig vergrößert, was wiederum unser Ein- und Verkaufsvolumen stark beeinflusst. Am Hauptsitz in Bad Homburg befindet sich unser zentrales Warenlager für Europa. Dort lagern wir Verbrauchsmaterialen, Einzelkomponenten und Baugruppen für die Fertigung, wie auch die Ersatzteile für den Service.

Wenn man bedenkt, dass ein Gasturbinen Generator Aggregat aus mehreren Tausend Einzelteilen besteht, wundert es nicht, dass wir mit unseren alten Prozessen in der Lagerverwaltung immer häufiger an unsere Grenzen gestoßen sind.

Die Umstellung auf eine Lagerlösung mit mobiler Anbindung war unabdingbar, nicht nur um tägliche Arbeitsabläufe zu erleichtern, sondern auch um Teileplanung, Instandhaltungs- und Reparaturplanung, Lagerhaltung und Controlling künftig noch effizienter durchführen können.

Wie haben Sie das Lager denn zuvor geführt? Welche Lösungen hatten Sie im Einsatz?

Yasemin Türkmen: Vor Einführung der mobilen Lagerlösung wurde das Lager hauptsächlich mit verschiedenen Office-Lösungen und mithilfe der Warenwirtschaftssoftware von Suiteify geführt. Lager und Regale waren durchgängig nummeriert und in den Stammdaten der Artikel vermerkt.

Wareneingänge wurden in der Regel mündlich mitgeteilt und mussten dann manuell in Suiteify Commercial classic nacherfasst werden.

Die Fehleranfälligkeit war dementsprechend hoch und weiterführende Maßnahmen wie Forecast-Planung, Lagerabwicklung, Lagerhaltung und Controlling immer sehr zeitintensiv.

Es ging Ihnen also primär darum, eine höhere digitale Durchgängigkeit zu erreichen und dass Daten möglichst nur einmal im System vorhanden sind?

Yasemin Türkmen: Ja, wenn nicht alle Bereiche durchgängig digitalisiert sind, schleichen sich Fehler ein. Im Grunde waren wir ständig am Anpassen der Prozesse und kamen nie so richtig hinterher.

Aufgrund der manuellen Erfassung in Wareneingang und Lager wurden die Artikel im Warenwirtschaftssystem teilweise doppelt angelegt, Artikelnummern waren nicht identisch oder fehlerhaft erfasst.

Oder am Wareneingang abgelegte Ersatzteile waren nicht auffindbar, weil ein Servicetechniker diese für einen Wartungsauftrag in sein Fahrzeug gepackt hatte und niemand darüber informiert war.

Menschen machen eben Fehler, und da wurden dann oft Teile doppelt bestellt, obwohl sich diese noch am Lager befanden.

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Wie verlief das Projekt und welche Herausforderungen mussten dabei überwunden werden?

Yasemin Türkmen: Ein Vorteil war sicherlich, dass wir gemeinsam mit den Experten von Albos und Suiteify im Vorfeld sehr genau unsere Anforderungen und Ziele definiert hatten.

Aufgrund der Partnerschaft war die Schnittstellenzusammenführung letztlich auch viel einfacher als ursprünglich befürchtet.

Allerdings mussten wir einiges an Fleißarbeit leisten, um konsistente Daten zu erhalten. Nicht nur die bereits erfassten Artikel mussten inventiert werden, auch der gesamte Lagerbestand wurde neu mit der Albos-Software erfasst.

Auch die Aufteilung des physischen Lagers in diverse digitale Lagerbereiche war eine Herausforderung.

Welche system- und hardwareseitigen Voraussetzungen mussten Sie dafür schaffen?

Thomas Himmighofen: Für den Lagerarbeitsplatz wurde eigens ein neues Lagerterminal installiert. Im Lager selbst verwenden wir mobile Handhelds für Umlagerungen und Inventur. Darauf läuft eine von Albos entwickelte Lager-App.

Wie wichtig ist Mobilität bei dieser Art von Lagerhaltung? Und kommunizieren das Warenwirtschaftssystem und die Lagerlösung heute nahtlos miteinander?

Yasemin Türkmen: Mobilität ist für unsere Lagerhaltung sehr wichtig. Mithilfe der mobilen Endgeräte wird nun jede Lagerbewegung erfasst und an Suiteify Commercial classic rückgemeldet.

Im Warenwirtschaftssystem werden die Bestände dann automatisch gegeneinander abgeglichen und bei Bedarf nachbestellt.

Ein großer Vorteil ist der automatisierte Bestandsabgleich zwischen albos.lawi und Suiteify Commercial classic. Damit ist jede Lagerbewegung lückenlos im Bestand dokumentiert und nicht mehr in irgendeiner Excel-Tabelle erfasst.

Die Transparenz ist somit heute deutlich höher. Ganz gleich, wo etwas gebucht wird, der Bestand ist immer aktuell.

Das führende System bleibt die Warenwirtschaftssoftware Suiteify Commercial classic – dort werden die Stammdaten zentral erfasst und von der Lagerlösung übernommen. Die Anbindung zwischen Warenwirtschaft und Lagerbestandsführung erfolgt über Webservices.

Was hat sich durch die Einführung der Lagerlösung bei Ihnen nachhaltig verbessert?

Yasemin Türkmen: Durch den Einsatz von Barcodes und Scannern vermeiden wir Übertragungsfehler, außerdem konnten wir die manuellen Erfassungszeiten deutlich verringern. Wegzeiten fallen kürzer aus und Aufträge laufen somit schneller durch. Insgesamt profitieren wir von einem besseren Überblick und mehr Transparenz in Bezug auf Lagerbestände und -bewegungen. Für die Inventur brauchen wir heute nur noch drei statt fünf Tage.

Thomas Himmighofen: Nicht zuletzt können wir durch die Digitalisierung des Lagers unseren Kunden einen besseren Service bieten. Gerade bei Ersatzteilen mit längeren Lieferzeiten, die direkt aus Japan kommen, ist lückenlose Transparenz im Lagerbestand essenziell, damit bei Mindestbestand frühzeitig nachbestellt werden kann.

Selbst bei ungeplanten Wartungen sind nun 95 Prozent der Ersatzteile immer vorrätig. Ebenso bietet die Neuorganisation die Möglichkeit, sowohl nicht bestandsgeführte Komponenten wie Spezialwerkzeug als auch Verbrauchsmaterialien diversen Prozessschritten zuzuordnen.

Früher hatten wir immer das Gefühl, dass wir gar nicht genau wussten, was am Lager ist – von dieser Sorge sind wir jetzt völlig befreit.

Digitalisierung ist ein fortlaufender Prozess. Welches Projekt folgt bei Ihnen als nächstes?

Thomas Himmighofen: Bis zum Sommer soll das Lager für den allgemeinen Einkauf auf die Lagerlösung albos.lawi nachgezogen werden. Gemeinsam mit Albos und Suiteify haben wir hierfür eine solide Basis geschaffen.

Yasemin Türkmen: Wir haben natürlich schon viel Vorarbeit geleistet, sodass wir das nächste Projekt schneller und effektiver umsetzen können. Vieles lässt sich dann schon remote bewerkstelligen. Aufgrund der intuitiven Handhabung unserer Lagerbestandsverwaltung können wir neue Nutzer innerhalb kürzester Zeit einarbeiten.

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Die Ansprüche an Produktionsware steigen ebenso rasant wie das Tempo, in dem sie zur Verfügung stehen müssen. Fertigungsbetriebe müssen ihre Ware daher in immer kürzerer Zeit produzieren und ausliefern. Das darf natürlich weder die Qualität beeinträchtigen noch die Produktkosten in die Höhe treiben. Damit stehen insbesondere kleine und mittlere Unternehmen (KMU) vor einer ständigen Herausforderung: Wie setzen wir unsere vergleichsweise begrenzten Ressourcen optimal ein? Wehe dem Betrieb, dessen Produktionslauf ins Stocken gerät – etwa weil die Verwaltung aufgrund verzögerter Datenübermittlung aus der Produktion zu spät Material nachgeordert hat.

Erfreulicherweise gibt es für solche Herausforderungen aber längst eine digitale Lösung – und die lautet: Produktionsdaten mobil erfassen. Die mobile Datenerfassung unterstützt produzierende Unternehmen dabei, den steigenden Anforderungen gerecht zu werden. Durch höhere Transparenz in der Produktion erkennen sie Engpässe frühzeitig und können sofort eingreifen.

Häufiges Problem: Produktion als Black Box

Transparenz und Überblick über die Produktionsprozesse, am besten in Echtzeit – von diesem Idealzustand sind viele kleine und mittlere Fertigungsbetriebe noch weit entfernt. Immer wieder kommt es zu Verzögerungen im Produktionslauf, was gerade bei dichter Auftragslage problematisch ist. Die Ursachen reichen von fehlendem Material bis hin zu falschen Abrechnungen, weil keine korrekten Informationen zu den Fertigungszeiten vorlagen.

In vielen KMU gleicht die Produktion aus Sicht des kaufmännischen Bereichs einer in sich geschlossenen, undurchsichtigen Black Box. Die Verwaltung hat oft keinen oder nur eingeschränkten Zugang zu Informationen aus der Produktion.

Wichtige Daten wie Arbeitszeiten oder Änderungen an der Stückliste ergänzen die Mitarbeitenden handschriftlich auf den ausgedruckten Fertigungsaufträgen; somit stehen sie der Verwaltung meist erst am Ende des Produktionslaufs zur Verfügung. Die verzögerte Informationsübermitttlung erschwert nicht nur die Materialbeschaffung, sondern auch die Steuerung, Planung und Kalkulation der Fertigung.

Digitale Vernetzung schafft Transparenz

Zwischen Produktion und Verwaltung klafft in vielen Unternehmen eine breite Kommunikationslücke. Um sie dauerhaft zu schließen, müssen beide Bereiche digital miteinander vernetzt werden – aber nicht beliebig und wild durcheinander, sondern mithilfe eines durchdachten Informationskonzepts. Dabei dreht sich alles um eine zentrale Frage: Wie gelangen die Mitarbeitenden im Büro schnellstmöglich an die Informationen, die sie brauchen, um störungsfreie Produktionsläufe zu ermöglichen und Aufträge besser kalkulieren zu können?

Die Lösung des Problems beginnt dort, wo die Informationen entstehen: in der Produktion. Die Kolleginnen und Kollegen in der Fertigung müssen in die Lage versetzt werden, die Betriebsdaten standortunabhängig zu erfassen und sofort digital zur Verfügung zu stellen. Dies darf den Arbeitsfluss selbstverständlich nicht behindern.

Mithilfe von produktionsunterstützender Software und entsprechender Hardware lässt sich Licht in die Black Box Produktion bringen.

Solche digitalen Lösungen enthalten Plausibilitätsprüfungen, die zugleich für eine hohe Datenqualität sorgen. Auf diese Weise lassen sich wichtige Informationen aus der Produktion mittels schnittstellenverknüpfter Systeme im Haus ohne die Gefahr von Übertragungsfehlern schnell verteilen und im Warenwirtschaftssystem weiterverarbeiten.

Mobile Datenerfassung ist entscheidend

Datenerfassung in der Produktion besteht aber nicht nur aus der stationären Erfassung an Maschinen. Auch an anderen Stellen entstehen Informationen zum Produktionshergang und zu Materialbeständen, die für die Verwaltung relevant sind. Wo diese Informationen konkret entstehen, hängt von der Art des Auftrags ab.

Bei serviceleistenden Unternehmen, die ihre produzierten Waren vor Ort bei ihren Kunden montieren, liegt es beispielsweise in der Natur der Sache, dass der Standort ständig wechselt. Daher gilt:

Die Mobilität produktionsunterstützender Software ist ein mindestens ebenso entscheidender Faktor wie die unternehmensinterne Vernetzung und eine hohe Datenqualität.

Wichtig ist auch, dass sich die Hardware für die jeweilige Arbeitsumgebung und die Bedürfnisse der Benutzer eignet. Mittlerweile gibt es auf dem Markt ein breites Angebot an Geräten, mit dem sich Produktionsdaten mobil erfassen lassen.

Die Geräte erfüllen unterschiedlichste Anforderungen: So können beispielsweise Touch-Displays mit Arbeitshandschuhen bedient werden. Die Geräte halten Stürze auf Beton aus und können je nach Modell sogar in Kühlhäusern eingesetzt werden.

Den Wünschen sind hier meist nur durch das Budget Grenzen gesetzt – Industrie-Hardware hat nun einmal ihren Preis. Die Investition in die mobile Datenerfassung zugunsten einer störungsfreien Wertschöpfungskette lohnt sich aber allemal.

Ein hoher Digitalisierungsgrad bringt für Unternehmen viele Vorteile mit sich: effizientere Abläufe, höhere Transparenz und eine bessere Wettbewerbsfähigkeit. Viele Betriebe nutzen deshalb die Chance, ihre Geschäftsprozesse gezielt zu optimieren, etwa durch den Einsatz eines modernen Warenwirtschaftssystems (WWS).

Die Einführung einer Warenwirtschaftssoftware ist jedoch weit mehr als ein gewöhnliches IT-Projekt. Ein Warenwirtschaftssystem greift direkt in die Warenwirtschaft und damit in die zentralen Prozesse der Auftragsabwicklung ein. Daher sind eine sorgfältige Planung, strukturierte Vorbereitung und ein systematisches Vorgehen entscheidend für den erfolgreichen Einsatz.

Ein Whitepaper von Suiteify erläutert, wie man die Einführung von Warenwirtschaftssoftware optimal vorbereitet und umsetzt.

Stufenplan zur Implementierung von Warenwirtschaftssoftware aufstellen

Wenn man eine Warenwirtschaftssoftware erfolgreich einführen möchte, kommt es entscheidend darauf an, Betriebsunterbrechungen zu vermeiden. Hierzu ist ein Stufenplan aufzustellen, der die Prioritäten und die Reihenfolge der Einführungsschritte festlegt.

Generell bieten sich dabei drei verschiedene Methoden für die Einführung von Warenwirtschaftssoftware an:

1. Sequenzielle Einführung einzelner Module – Hierbei werden einzelne Funktionsbereiche und Prozesse nacheinander eingeführt (also zum Beispiel erst die Stammdatenverwaltung, dann die Belegprozesse, anschließend die Bestandsführung und so weiter). Diese Methode gilt als relativ risikoarm, weil der Einführungsprozess überschaubar bleibt und sich dadurch Betriebsunterbrechungen besser vermeiden lassen.
2. Einführung von Modulgruppen in zeitlichen Abständen – Bei dieser Methode nimmt man sich jeweils mehrere Bereiche auf einmal vor (beispielsweise Stammdatenverwaltung und Belegbearbeitungsprozesse in einem Rutsch, dann alle lagerbezogenen Funktionen und so weiter).
3. Prozessorientierte Einführung – Diese Methode birgt das höchste Risiko von Betriebsunterbrechnungen, da sie gleich komplette Geschäftsprozesse, wie zum Beispiel die Bestellabwicklung, ins Visier nimmt und umstellt.

Die Autoren des Whitepaper empfehlen, die Warenwirtschaftslösung zuerst für die Teilprozesse und Bereiche einzuführen, in denen der Optimierungsbedarf am größten ist. Dadurch lassen sich schnell erste Erfolge erzielen und eine grundsätzliche Akzeptanz des neuen Warenwirtschaftssystems durch die Mitarbeiter erzielen.

Wichtig sei es, nicht nur die Module der Warenwirtschaftssoftware sorgfältig auszuwählen und zu priorisieren, sondern auch an ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS) zu denken. DMS-Software ermögliche jederzeitige Informationsverfügbarkeit und eine zentrale, GoBD-konforme Aufbewahrung von Belegen.

Gründlich auf die Einführung vorbereiten

Bevor es an die Implementierung der Warenwirtschaftssoftware geht, sind noch einige Vorbereitungsschritte notwendig. Als wichtige Punkte nennt das Whitepaper unter anderem:

• Ausreichend Zeit für das Projekt einplanen
• Einen Projektverantwortlichen bestimmen
• Klare Maßstäbe zur Erfolgskontrolle definieren (Key Performance Indicators – KPI)
• Personelle Ressourcen für die Einführung bereitstellen

Zu einer guten Vorbereitung gehört es zudem, frühzeitig ein Anwenderteam aus Personen zusammenzustellen, die mit der Lösung arbeiten werden. Sie können die Kollegen in den jeweiligen Funktionsbereichen später coachen.

Bei der Implementierung den Hersteller des Warenwirtschaftssystems einbeziehen

Bereits in der Vorbereitungsphase sollte ein Consultant des Softwareherstellers das Unternehmen beraten. Spätestens bei der Implementierung des Warenwirtschaftssystems ist die Unterstützung durch Spezialisten dann unverzichtbar – sowohl in technischer Hinsicht als auch im Hinblick auf die Umstellung von Prozessen. Die Fachleute des Softwareanbieters verfügen über die entsprechende Projekterfahrung und das erforderliche Know-how. Darauf aufbauend erstellen sie gemeinsam mit dem Unternehmen einen Ablaufplan für die gesamte Implementierungsphase, bis hin zur Inbetriebnahme des neuen Systems.

Zu den Stationen und Aufgaben, bei denen die Consultants unterstützen, zählen beispielsweise:

• Ermittlung des künftigen Bedarfs an IT-Ausstattung
• Bereinigung der Bestandsdaten und Migration ins neue Warenwirtschaftssystem
• Anpassung und Konfiguration der Software
• Integration des neuen WWS in die bestehende Systemlandschaft
• Anwenderschulung
• Test und Roll-out der Lösung
• Evaluation

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Eine Schnittstelle zwischen Warenwirtschaft und Shop unterstützt Onlinehändler bei der Auftragsabwicklung. Bei der Einführung und beim Einsatz einer Shop-Schnittstelle kann es allerdings zu Problemen kommen, die häufig aus den folgenden Fehleinschätzungen resultieren:

• Die Komplexität einer Schnittstelle zwischen Warenwirtschaft und Shop wurde unterschätzt.
• Vor der Anbindung von Warenwirtschaft und Onlineshop wurden keine Anforderungen festgelegt.
• Die Artikeldaten wurden nicht für den Onlinehandel optimiert.
• Es gibt kein Testsystem.
• Bei der Anbindung von Warenwirtschaftssystem und Onlineshop wurde nicht an alle Prozesse gedacht.
• Die Prozesse zwischen Warenwirtschaft und Shop wurden gar nicht automatisiert.

Dieser Blogbeitrag soll Ihnen dabei helfen, Fehler beim Einsatz einer Schnittstelle zwischen Warenwirtschaftssoftware und Onlineshop zu vermeiden.

Fehler 1: Die Komplexität einer Schnittstelle zwischen Warenwirtschaft und Shop wurde unterschätzt.

Die Hersteller von Shop-Schnittstellen-Software werben gern damit, dass die Einrichtung ihrer Tools einfach funktioniert und eine Datenübertragung auf Knopfdruck ermöglicht. Dahinter steckt das Versprechen, technische Herausforderungen durch geeignete Software zu lösen. Dem ist zwar nicht grundsätzlich zu widersprechen – es ist aber nur die halbe Wahrheit.

Zu den technischen Herausforderungen kommen nämlich noch die fachlichen Herausforderungen hinzu. Hier geht es darum, die verschiedenen Prozesse und Datentransfers zwischen Warenwirtschaft und Onlineshop zu definieren.

Wichtige Fragen sind zum Beispiel:

• Welches System (Onlineshop oder Warenwirtschaft) ist zu welchem Zeitpunkt das führende System für bestimmte Daten (Artikel-, Kunden- und Auftragsdaten)?
• Welchen Bestellstatus soll der Kunde einsehen können, wenn die Bestellung in der Warenwirtschaft vorliegt, zur Lieferung bereit ist und in Rechnung gestellt wurde?
• Wann und wie erfolgt eine Versandmeldung und wie wird diese ausgelöst?
• Welche Informationen sind erforderlich, damit die Artikel im Onlineshop wie gewünscht präsentiert werden? Werden all diese Informationen auch in der Warenwirtschaft vorgehalten, insbesondere bei automatischer Datensynchronisation?
• Zu welchem Zeitpunkt bietet sich der Lagerbestandsabgleich an, damit es nicht zu Überverkäufen kommen kann (mehr dazu: Tipps zum Synchronisieren von Lagerbeständen zwischen Online-Shop und Wawi)?

Schließlich geht es darum, sich Gedanken über die Anforderungen zu machen. Es muss klar sein, welche Daten in welche Richtung übertragen werden müssen und wodurch ein solcher Datentransfer ausgelöst wird. Das Ziel ist, den Grad der Automatisierung zu bestimmen – was sehr komplex sein kann.

Doch ist es immer ratsam, sämtliche Prozesse von vornherein zu automatisieren? Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten. Langfristig ist eine vollständige Automatisierung wahrscheinlich sinnvoll. Kurzfristig wird dieses Ziel aber kaum zu erreichen sein, weil dafür wirklich jeder zu automatisierende Prozess bekannt und definiert sein müsste. Das ist aber gerade zum Start eines Onlineshop-Projekts weder möglich noch wirtschaftlich sinnvoll. Deshalb ist es zu empfehlen, die wichtigsten Prozesse möglichst früh zu automatisieren. Weniger wichtige Prozesse lassen sich später ergänzen.

Praxistipp

Fahren Sie auf Sicht und nehmen Sie Automatisierungen schrittweise vor. Das reduziert die Komplexität erheblich. Zum Beispiel ist die Bestellabwicklung in der Warenwirtschaft meist wichtiger als automatisierte Retouren, die viel engmaschiger geplant werden müssen.

Fehler 2: Vor der Anbindung von Warenwirtschaft und Onlineshop wurden keine Anforderungen festgelegt.

Welche Anforderungen eine Shop-Schnittstelle erfüllen muss und welche Ziele mit ihr erreicht werden sollen, hängt immer vom eigenen Geschäftsmodell ab: Für das eine Unternehmen kann es besonders wichtig sein, dass die Lagerbestände im Shop ständig korrekt sind. Für andere Unternehmen ist es hingegen wichtiger, Aufträge sehr schnell und automatisch zu verarbeiten; der Lagerbestand ist hier nachrangig.

Um sich einen Überblick zu verschaffen, ist eine stichwortartige, formlose Aufstellung über die wichtigsten Datenabgleiche sinnvoll. Hierzu reicht es aus, jeden relevanten Datentransfer zwischen Warenwirtschaft und Webshop kurz zu beschreiben. Insgesamt sollte diese Aufstellung knapp gehalten werden und möglichst nicht mehr als eine Textseite umfassen.

Am besten unterteilen Sie die Aufstellung bereits in Muss-Anforderungen und Kann-Anforderungen („nice-to-have“). So fällt es Ihnen viel leichter, Funktionen zu priorisieren und sich nicht zu verzetteln.

Praxistipp

Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Funktionen Sie für eine Shop-Schnittstelle tatsächlich benötigen, gehen Sie mithilfe einer Checkliste zum Finden der passenden ERP-Shop-Schnittstelle vor.  Dies erleichtert es Ihnen, Ihre Anforderungen in Muss- und Kann-Anforderungen zu gliedern und Shop-Schnittstellen verschiedener Anbieter zu vergleichen.

Fehler 3: Die Artikeldaten wurden nicht für den Onlinehandel optimiert.

In Ihrem Warenwirtschaftssystem sind jede Menge Artikeldaten gespeichert. Um sie auch im Online-Shop zu nutzen und doppelte Datenpflege zu vermeiden, müssen die Daten meistens noch optimiert werden. Grund hierfür ist, dass die Artikeldaten in der Warenwirtschaftssoftware ursprünglich nicht zur Produktpräsentation in einem Webhop, sondern in erster Linie zur korrekten Rechnungsstellung und zur Lagerhaltung angelegt worden sind.

Möchten Sie dieselben Daten nun auch zur Online-Produktpräsentation nutzen, müssen die dafür notwendigen Informationen ergänzt werden. Dazu gehören zum Beispiel:

• Beschreibungstexte (lange Beschreibung, kurze Beschreibung, Meta-Beschreibung)
• Übersetzungen für Beschreibungstexte
• Mehrere Bilder
• Varianten (zur Auswahl von Größen, Farben usw.)
• Produkteigenschaften (für die Filterung im Onlineshop)
• Kategorisierungen
• Mengen für die Grundpreisberechnung und Daten für andere rechtliche Anforderungen
• Zubehör und Cross-Selling-Artikel

Nur wenn auch diese Informationen vorliegen, ist die Nutzung der Artikeldaten aus der Warenwirtschaft für den Online-Shop sinnvoll möglich. Aufgrund des damit verbundenen Pflegeaufwands entscheiden sich viele Unternehmen gegen eine vollständige Übermittlung von Artikeldaten aus dem Warenwirtschaftssystem an ihren Webshop.

Wer sich weniger Aufwand machen möchte, kann aber auch nur bestimmte Informationen aus der Warenwirtschaft an den Shop übermitteln. Dafür bieten sich Daten an, die sich häufiger ändern, wie zum Beispiel Lagerbestände und Preise. Alle weiteren Informationen zum Artikel können dann direkt im Onlineshop eingegeben werden. Dadurch lässt sich Zeit einsparen, die ansonsten beim Einpflegen diverser Artikelinformationen in der Warenwirtschaft sowie bei Einrichtung und Test der Schnittstelle eingeplant werden müsste. Wenn sich die übrigen Artikeldaten nicht besonders häufig ändern, kann dies ein guter Weg sein.

Praxistipp

Falls Sie bereits einen umfangreichen Artikelstamm im Onlineshop angelegt haben, der nicht aus der Warenwirtschaft bestückt wird, sollten Sie Folgendes beachten: Prüfen Sie – bevor Sie eine automatische Datensynchronisation einrichten – sorgfältig, ob auch alle Informationen (Datenfelder) an der richtigen Stelle ankommen. Das können Sie zum Beispiel mit 20 ausgewählten Testartikeln machen. Andernfalls besteht die Gefahr, dass Sie die vorhandenen Artikeldaten im Shop versehentlich überschreiben.

Fehler 4: Es gibt kein Testsystem.

Bei komplexen Systemen lässt sich das Ausfallrisiko minimieren, indem man zusätzlich Testsysteme betreibt. Testsysteme sollten sowohl auf Seiten der Warenwirtschaft als auch auf Seiten des Online-Shops existieren. Sie erweisen sich insbesondere in den folgenden Situationen als überaus nützlich, um die Funktionsfähigkeit von Schnittstellen, Moudlen, Ansichten usw. zu überprüfen:

• Nach Updates des Shopsystems oder der Warenwirtschaftssoftware
• Bei größeren Änderungen in den Bestellprozessen
• Zum Durchspielen von Testfällen, ohne dass dabei beispielsweise echte Zahlungen ausgelöst werden müssen
• Zum Testen von Stammdatenänderungen wie dem Hinzufügen einer Fremdsprache oder einer neuen Kategoriestruktur
• Zur Prüfung von Änderungen an Webadressen, bevor diese von der Suchmaschine indiziert werden

Eine gute Onlineshop-Schnittstelle unterstützt verschiedene Konfigurationen, so dass jederzeit ein Wechsel zwischen Test- und Produktivumgebung möglich ist.

Praxistipp

Sprechen Sie frühzeitig mit Ihrer Webagentur und stellen Sie sicher, dass die Nutzung eines Testsystems von vornherein eingeplant wird. Am besten ist es, wenn man mit wenigen Handgriffen aus dem Produktivsystem ein Testsystem erstellen kann. Das Gleiche gilt für die Warenwirtschaft. Dokumentieren Sie anhand einer Checkliste, welche Schritte notwendig sind, um aus der Kopie des Produktivsystems ein Testsystem zu machen.

Fehler 5: Bei der Anbindung von Warenwirtschaftssystem und Onlineshop wurde nicht an alle Prozesse gedacht.

Eine Shop-Schnittstelle soll Arbeitsprozesse automatisieren und sicherer machen. In den meisten Fällen genügt es dabei, die wichtigsten Fälle zu automatisieren und bestimmte andere Arbeiten nach wie vor manuell durchzuführen (wie zum Beispiel die Retourenabwicklung einschließlich Rückzahlung).

Allerdings ist es in jedem Fall wichtig, sich einen umfassenden Überblick über sämtliche Prozesse zu machen, die im Zusammenhang mit dem E-Commerce stehen. Nur dann kann man zuverlässig entscheiden, welche Abläufe automatisiert und welche manuell bedient werden sollten. Zu klären sind unter anderem folgende Punkte:

• Bestellbestätigung, Auftragsbestätigung
• Welche Schritte braucht es bis zur Rechnung?
• Unterschiedliche Bearbeitungen bei verschiedenen Zahlungsarten
• Vorkasse, besondere Zahlungsanbieter
• Nutzung der Offene-Posten-Buchhaltung ohne Rechnungsnummer zum Zeitpunkt der Zahlung (z. B. bei Zahlungsanbietern)
• Teil-Lieferungen
• Retouren und Teil-Retouren
• Ablauf von Rückzahlungen, auch von Teilbeträgen

Praxistipp

Veranschaulichen Sie sich alle Prozesse in Form von Diagrammen und einfachen Beschreibungstexten. Das hilft Ihnen nicht nur bei der Entscheidung, welche Prozesse automatisiert werden können, sondern erleichtert Ihnen auch die Einarbeitung des Personals. Als weiterer positiver Nebeneffekt unterstützt dies auch Ihre Verfahrensdokumentation zur Buchhaltung und zum Datenschutz.

Fehler 6: Die Prozesse zwischen Warenwirtschaft und Shop wurden gar nicht automatisiert.

Es besteht wohl Einigkeit darüber, dass mangelnde Automatisierung in Zeiten voranschreitender Digitalisisierung ein Wettbewerbsnachteil ist. Daher ist es ein großer Fehler, sich gar nicht erst um die Automatisierung zu kümmern. Auch wenn Automatisierung zum Start eines Onlineshops vielleicht nicht der dringendste Punkt ist, ändert sich dies mit steigendem Bestellaufkommen schnell.

Praxistipp

Denken Sie bei der Einführung einer Schnittstelle zwischen Warenwirtschaft und Shop rechtzeitig auch an die Automatisierung, auch wenn Sie diese zu Anfang noch nicht nutzen. Sobald das E-Commerce-Geschäft einen größeren Anteil einnimmt, wird die Automatisierung umso wichtiger. Auch kann es zu einem plötzlichen Anstieg des Bestellaufkommens kommen – etwa aufgrund eines Medienbeitrags (wie einer TV-Ausstrahlung) oder einer ungeplanten wirtschaftlichen Lage (wie es zum Beispiel bestimmte Branchen im Zuge der Coronavirus-Pandemie erfahren durften). Unternehmen, die dafür gut gerüstet sind, haben deutliche Wettbewerbsvorteile.

Fazit

Es gibt viele Fehler, die auf dem Weg zu einer funktionierenden Schnittstelle zwischen Warenwirtschaft und Shop gemacht werden können. Dieser Artikel sollte Ihnen einen Überblick über die häufigsten Schwierigkeiten geben. Die Kernbotschaft aber lautet: Beherrschen Sie die Komplexität, indem Sie sich über die Anforderungen und Prozesse Klarheit verschaffen. Dann sind Sie bereits gut für das Projekt Shop-Schnittstelle gerüstet.

Die Einführung der Intrahandelsstatistik (abgekürzt: Intrastat) ist eine unmittelbare Folge der Vollendung des EU-Binnenmarkts im Jahr 1993. Damit entfiel die Zollabwicklung im innergemeinschaftlichen Warenverkehr, was wiederum zur Folge hatte, dass die Behörden keine statistischen Informationen zum Warenverkehr zwischen den Mitgliedstaaten mehr erhielten.

Die Entscheidungsträger aus Regierungen, Institutionen und Unternehmen konnten und wollten auf die in den Außenhandelsdaten enthaltenen Informationen jedoch nicht verzichten. Also führte man mit Intrastat ein neues Meldesystem ein. Dieses beruht im Wesentlichen auf den europäischen Rechtsverordnungen EG-Verordnung Nr.638/2004 (Grundverordnung), EG-Verordnung Nr.1982/2004 (Durchführungsverordnung) und EU-Verordnung Nr. 1106/2012. Die Verordnungen sind in allen EU-Mitgliedstaaten unmittelbar geltendes Recht, das heißt, die Meldeverpflichtung gilt in der gesamten Union.

Die folgenden Ausführungen beziehen sich auf die Situation in Deutschland. Hier werden die europäischen Rechtsverordnungen durch verschiedene nationale Gesetze, wie das Bundesstatistikgesetz und das Außenhandelsstatistikgesetz, ergänzt.

Auskunftspflichtige Unternehmen müssen demnach monatlich statistische Informationen über die Versendung und den Empfang von Waren an die Intrahandelsstatistik melden. Deren Organisation und Durchführung ist Aufgabe des Statistischen Bundesamtes in Wiesbaden.

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Wer ist zur Abgabe von Intrastat-Meldungen verpflichtet?

Grundsätzlich sind alle Unternehmen, die eine innergemeinschaftliche Lieferung (Versendung) im Sinne des Umsatzsteuergesetzes (UStG) ausführen bzw. einen innergemeinschaftlichen Erwerb (Eingang) tätigen, dazu verpflichtet, Daten über diesen Warenverkehr an Intrastat zu melden.

Wer ist von der Meldepflicht an Intrastat befreit?

Zur Entlastung der Auskunftspflichtigen sieht das Intrastat-System bestimmte Schwellenwerte vor. Unternehmen, deren Wareneingänge aus anderen EU-Mitgliedstaaten den Wert von 800.000 Euro nicht überschreiten oder die innergemeinschaftliche Versendungen im Wert von nicht mehr als 500.000 Euro tätigen, brauchen keine Intrastat-Meldungen abzugeben.

Die Wertberechnung bezieht sich jeweils auf das Vorjahr. Werden die genannten Wertgrenzen im laufenden Kalenderjahr überschritten, so beginnt die Meldepflicht mit dem Kalendermonat, in dem die Schwelle überschritten wurde. Bei der Berechnung der meldepflichtigen Umsätze sind ausschließlich Warenlieferungen zu berücksichtigen, jedoch keine (Dienst-)Leistungen.

Welche Warenbewegungen sind an Intrastat zu melden?

Die Intrastat-Statistik erfasst Warenverkehre mit Unionswaren, für die keine Zollanmeldung erforderlich ist. Unionswaren sind alle in der EU gewonnenen oder hergestellten Waren sowie Waren, die sich im zollrechtlich freien Verkehr der EU befinden.

Alle anderen Waren gelten als Nicht-Unionswaren, die im Rahmen der vorgeschriebenen Zollbehandlung statistisch erfasst werden und für die keine zusätzliche Intrastat-Anmeldung abzugeben ist. Ausnahme: Werden Nicht-Unionswaren im Rahmen einer zollamtlich bewilligten Lohnveredelung innerhalb der EU grenzüberschreitend bewegt, so muss dieser Warenverkehr an Intrastat gemeldet werden.

Wie sind Intrastat-Meldungen zu übermitteln?

Deutsche Unternehmer müssen Intrastat-Meldungen seit 2013 grundsätzlich elektronisch an das Statistische Bundesamt übermitteln. Hiervon weichen die Behörden nur in Härtefällen auf Antrag ab. Für die Übermittlung stehen zwei elektronische Meldeverfahren zur Verfügung, für die man sich jeweils registrieren lassen muss:

• IDEV/IDES
  Mithilfe der „Internet Datenerhebung im Verbund“ (IDEV) lässt sich zum einen im Browser online eine Formularmeldung an Intrastat erstellen. Zum anderen können Unternehmen mittels der Software IDES ihre Meldedateien offline erstellen und anschließend hochladen. IDES steht auf der Website des Statistischen Bundesamtes als Download zur Verfügung (weitere Informationen zu den IDEV-Meldeverfahren).
• eSTATISTIK.core
  eSTATISTIK.core ist ein Online-Meldeverfahren der Statistischen Ämter des Bundes und der Länder. Es unterstützt die automatisierte Gewinnung der statistischen Rohdaten aus den betrieblichen Daten des Unternehmens (weitere Informationen zu eSTATISTIK.core).

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Welche Informationen müssen an Intrastat gemeldet werden?

Im Rahmen von Intrastat-Meldungen müssen Auskunftspflichtige zu jedem innergemeinschaftlichen Warenverkehr eine Reihe von Angaben machen. So sind beispielsweise bei der Online-Formularmeldung IDEV zahlreiche Felder auszufüllen – von der Warenbezeichnung über die Art des Geschäfts bis zum Rechnungsbetrag. Ein zentrales Ordnungskriterium ist hierbei die achtstellige Intrastat-Warennummer. Sie klassifiziert die Waren nach ihrer technischen Beschaffenheit. Das Statistische Bundesamt stellt für die Außenhandelsstatistik ein online abrufbares Warenverzeichnis zur Verfügung, das alle Unternehmen anwenden müssen.

Weitere Informationen zum Umfang und zur Übermittlung von Intrastat-Meldungen enthält der Leitfaden zur Intrahandelsstatistik des Statistischen Bundesamtes.

Für welchen Berichtszeitraum müssen Intrastat-Meldungen abgegeben werden?

Der Berichtszeitraum für eine Intrastat-Meldung ist grundsätzlich der Kalendermonat, in dem der innergemeinschaftliche Warenverkehr stattgefunden hat. Ausnahme: Wird die dem Warenverkehr und der Meldung zugrundeliegende Rechnung (auch Proforma-Rechnung und Teilrechnung) erst im Folgemonat oder später ausgestellt bzw. vorgelegt, so muss das auskunftspflichtige Unternehmen auch den innergemeinschaftlichen Warenverkehr im Folgemonat melden.

Bis wann muss die Intrastat-Meldung beim Statistischen Bundesamt eingehen?

Die Intrastat-Meldung muss bis zum 10. Arbeitstag nach Ablauf des Berichtsmonats beim Statistischen Bundesamt elektronisch eingehen. Unternehmen erhalten keine Aufforderung zur Abgabe einer Intrastat-Meldung. Die Meldepflicht beginnt automatisch mit Überschreiten bzw. endet mit Unterschreiten der oben genannten Wertschwellen für Warenlieferungen und Wareneingänge.

In vielen kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) laufen die Prozesse der Warenwirtschaft oft nicht reibungslos. Hauptursache ist in der Regel die mangelnde Softwareunterstützung. So fehlen aktuelle Informationen über Lagerbestände und es kommt immer wieder zu Mehrfacherfassungen, die zu inkonsistenten Daten führen. Mitarbeiter außerhalb des Büros sind zudem oft nicht an die Systeme angebunden. Das Ergebnis ist eine mangelnde Transparenz über den Auftragsstatus und die Fehlerquellen.

Viele Unternehmen möchten diese Probleme angehen, stehen dabei jedoch vor der anspruchsvollen Aufgabe der Auswahl einer passenden Warenwirtschaftssoftware. Das Ziel besteht darin, eine Lösung zu finden, die aktuelle Herausforderungen löst und zudem zukunftsfähig, skalierbar und erweiterbar ist.

Ein Whitepaper von Suiteify zeigt, worauf es bei der Auswahl von Warenwirtschaftssoftware wirklich ankommt.

Rahmenbedingungen für die Auswahl von Warenwirtschaftssoftware abstecken

Bevor man ein Warenwirtschaftssystem auswählen kann, ist es wichtig, die Rahmenbedingungen des Softwareeinsatzes zu klären. Dabei sind unter anderem die folgenden Punkte zu berücksichtigen:

• Gegenwärtige Schwachstellen und Probleme in den Prozessen
• Bisheriger Grad der Digitalisierung im Betrieb
• Aktuelle IT-Landschaft
• Netzabdeckung und Internet-Bandbreite am Standort
• Grundsatzentscheidung: Cloud versus lokale Software-Installation

Kriterien für die Auswahl von Warenwirtschaftssoftware definieren

Im nächsten Schritt geht es darum, einen Kriterienkatalog für die Auswahl einer Warenwirtschaftssoftware zu erstellen, schreiben die Whitepaper-Autoren. Mögliche Kriterien sind zum Beispiel:

• Compliance: Erfüllt das Warenwirtschaftssystem die rechtlichen Anforderungen, etwa von DSGVO und GoBD?
• Schnittstellen: Wie offen ist die Warenwirtschaftssoftware für die Verknüpfung mit anderen internen und externen Anwendungen, beispielsweise von Lieferanten und Logistikpartnern?
• Zuverlässigkeit des Software-Dienstleisters: Wie vertrauenswürdig sind der Hersteller und seine Implementierungspartner?

Warenwirtschaftssystem auswählen

Nachdem die prozessualen Schwachstellen ermittelt, die Ziele definiert und die Anforderungen an die Warenwirtschaftssoftware (Lastenheft) festgelegt worden sind, geht es an die Auswahl einer Lösung.

Das Whitepaper nennt die acht wesentlichen Schritte und gibt darüber hinaus Tipps zur Vorgehensweise. Beispielsweise empfehlen die Autoren möglichst frühzeitig die Mitarbeitenden, die mit der neuen Lösung arbeiten werden, in den Prozess einzubeziehen. Wenn sich dann noch die Mitarbeitenden des Softwareunternehmens als fähige Berater und Prozessoptimierer erweisen, stehe einem erfolgreichen Digitalisierungsprojekt nichts mehr im Wege.

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